Сколько хранятся акты сверок с контрагентами. Сроки хранения бухгалтерских документов
Рано или поздно руководители организации, а также начальники планово-экономических отделов, сталкиваются с вопросом хранения и утилизации документации, в частности, актов выполненных работ. Какие же сроки их хранения существуют и кто за него ответственен?
Отечественное законодательство обязывает субъекты предпринимательства, независимо от правовой формы собственности, обеспечивать сохранность внутренней документации. В частности, оно регулирует порядок и сроки хранения актов сделанных работ и предоставленных услуг, игнорирование и несоблюдение которых чревато штрафными санкциями, применяемыми к организации. Поэтому вопрос «сколько хранятся акты выполненных работ» является актуальным.
Вышеуказанная документация сопровождает гражданско-правовые договора и является базисом для отчета исполнителя перед заказчиком о сроках, объемах и качестве выполненных работ. Кроме того, они:
- подтверждают юридическую силу заключенной сделки между ее сторонами;
- содержат аналитическую информацию для составления отчетности о деятельности субъекта предпринимательства.
Определившись со статусом актов о выполненных работах в общем документообороте организации, следует разобраться, каков срок их хранения и кто за него ответственен.
Ответственность за хранение актов
Отечественное законодательство вменяет обязанность по обеспечению сохранности внутренней документации руководителю организации, а ответственность за оформление и передачу в архив возлагает на главного бухгалтера. По факту передачи актов в архив следить за их сохранностью должен архивариус или другое уполномоченное на это лицо. До этого момента акты хранятся в бухгалтерии по ответственностью избранны главным бухгалтером сотрудников.
Сроки хранения актов выполненных работ
Так как данные акты относятся к первичной документации, точный срок их хранения, согласно требованиям отечественного архивного дела, составляет не менее 60 месяцев после года, являющегося отчетным. Исчисление срока начинается с 01.01 числа нового года, следующего за отчетным.
Данное предписание актуально как для машинописных печатных экземпляров, так и для электронных вариантов. Что касается последних, во многих программах можно вручную установить срок хранения документации в базе данных, по истечении которого она уничтожается.
Таким образом, если акты выполненных работ свидетельствуют о том, что работы были сделаны в 20хх году, то хранить документы следует до 20хх+5 года.
Если вы на нашем сайте не нашли необходимый вам документ, просто оставляйте комментарий с указанием вашей почты. Вы получите необходимый вам документ, а также он будет опубликован в ближайшее время на нашем сайте — .
Бухгалтерские документы: первичные учетные документы, кассовые документы и бухгалтерские регистры - должны храниться пять лет после отчетного года. Документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета. такие как учетная политика - хранятся не менее пяти лет после окончания года. в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности.
В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов - Налоговым кодексом РФ, Законом N 212-ФЗ, Законом об архивном деле и Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).
Например, бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, т.е. в течение всего срока существования организации.
Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.
| Вид документа | Срок хранения |
| Документы, используемые для целей налогообложения, в т.ч. первичные документы и счета-фактуры | Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности. Например, документы по основным средствам надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором ОС будет: - самортизировано; - или ликвидировано; - или продано. Если ОС продано с убытком, то документы по нему надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором такой убыток был полностью включен в расходы для целей налогообложения |
| Регистры налогового учета и налоговая отчетность | Пять лет после окончания периода, за который они составлены |
| Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС | Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним |
| Документы по личному составу (т.е. документы, отражающие трудовые отношения), в т.ч. трудовые договоры, личные карточки (форма N Т-2), лицевые счета (форма N Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т.п. | Документы, созданные: - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания; |
| Кассовые документы на выдачу зарплаты | Пять лет после окончания года, в котором составлен документ. Но при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54) за этот год кассовые документы на выдачу зарплаты, созданные: - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания; |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | Пять лет после окончания года, в котором они составлены. Но при отражении в документах по учету рабочего времени периодов работы во вредных или опасных условиях труда они хранятся: - если созданы до 2003 г. - 75 лет со дня создания; |
Срок хранения документов, подтверждающих налоговый убыток, который организация переносит на будущее
Завершается очередной финансовый год. Пришло время для подведения итогов. Организации оценивают удачным ли он был с точки зрения финансовых показателей. Одним из самых наглядных индикаторов успеха является финансовый результат. Он может быть как положительным - получена прибыль, так и отрицательным - получен убыток.
Убытком признается отрицательная разница между доходами и расходами, исчисленными в соответствии с положениями главы 25 Налогового кодекса РФ. В целях налогообложения прибыли убытки учитываются в порядке, предусмотренном статьей 283 НК РФ.
Общий порядок переноса убытков
Общий порядок переноса убытков закреплен в статье 283 Налогового кодекса. В соответствии с этой нормой организации, понесшие убыток, могут уменьшить базу по налогу на прибыль в текущем налоговом периоде на всю сумму убытка. Также часть полученного убытка можно перенести на будущее.
Стоит отметить, что переносимый убыток на будущее приводит к возникновению вычитаемой временной разницы.
Это важно
Под временными разницами понимаются доходы и расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) в одном отчетном периоде, а налоговую базу по налогу на прибыль - в другом или в других отчетных периодах.
Организации имеют право переносить убытки в течении десяти лет, следующих за годом, в котором получен убыток. При этом их можно учитывать как в полной сумме, так и частично. То есть учет убытков можно «растянуть» на последующие годы, но только в пределах 10 лет.
Однако у организаций нет гарантий, что в ближайшие годы больше не возникнет убытков и предприятие будет стабильно приносить прибыль. Может сложиться ситуация, при которой уже через 2 или 3 года фирма опять «уйдет в минус».
В такой ситуации у предприятия не будет возможности уменьшить убытки, поскольку прибыль им получена не будет. На этот случай законодательством предусмотрена возможность переноса убытков на ближайший год, в котором он получит положительную разницу между доходами и расходами.
А как же быть, если убыток получен не в одном налоговом периоде, а в нескольких?
В данном случае перенос таких убытков на будущее производится в той очередности, в которой они возникли.
Пример 1
ООО «Альфа» имеет следующие финансовые показатели:
За 2008 год получен убыток 468900 рублей
За 2009 год получен убыток 351300 рублей
За 2010 год получен убыток 112600 рублей
За 2011 год получена прибыль 695800 рублей
При исчислении налога на прибыль за 2011 год ООО «Альфа» учитывает убытки полученные в прошлые налоговые периоды в хронологическом порядке в сумме, равной налоговой базе за 2011 год, то есть 695800 рублей.
В итоге убыток за 2008 год будет считаться погашенным полностью: 695800 руб. - 468900 руб. = 226900 руб. Остаток 226900 рублей налогоплательщик также может учесть для погашения задолженности, но уже за 2009 год.
Убыток за 2009 год будет считаться погашенным частично: 351300 руб. - 226900 руб. = 124400 руб. Разница 124400 рублей это оставшийся непокрытой убыток. Данная разница и убыток за 2010 год в сумме 112600 рублей может быть направлен на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в будущие налоговые периоды. При этом часть убытка за 2009 год (124400 руб.) можно будет учесть до 2019 года включительно, а убыток 2010 года (112600 руб.) до 2020 года. По истечении указанного срока убытки за эти годы нельзя будет признать в целях налогообложения.
Специалисты финансового ведомства в своем письме от 19 апреля 2010 № 03-03-06/1/276 отметили, что перенос убытков на будущее возможен не только по итогам налогового периода, но и по итогам отчетных периодов. Другими словами, организации могут учитывать полученные убытки уже начиная с первого квартала следующего года, а не дожидаться итогов налогового периода. Это возможно только при условии, что предприятие будет работать с прибылью.
Согласно порядку заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль организаций (утв. Приказом ФНС России от 15 декабря 2010 № ММВ-7-3/730@) в этом случае необходимо оформить Приложение № 4 к листу 02 декларации, где рассчитывается сумма убытка, уменьшающая налоговую базу.
Указанное Приложение не представляется по итогам полугодия и девяти месяцев. А поскольку убыток (или его часть) можно перенести и на эти отчетные периоды, то сумму убытка (части) нужно отразить по строке 110 листа 02 налоговой декларации.
В бухгалтерском учете полученные убытки учитываются целиком в отчетном периоде. При этом убытки в целях бухгалтерского и налогового учета могут признаваться по разному. Поэтому целесообразно в налоговом учете использовать специальный налоговой регистр для отражения переноса убытков на будущее. Для наглядности рассмотрим пример.
Пример 2
На начало 2012 года ООО «Альфа» имеет неучтенные убытки за 2009 год и 2010 год в размере 395695 рублей и 232481 рубль соответственно. Отчетными периодами являются первый квартал, полугодие и девять месяцев.
ООО «Альфа» имеет следующие финансовые показатели за 2011 год:
Первый квартал - получена прибыль 128439 рублей;
- полугодие - получена прибыль 215317 рублей;
- девять месяцев - получена прибыль 349941 рубль;
- четвертый квартал - получена прибыль 479672 рубля.
Поскольку ООО «Альфа» в первом квартале получена прибыль, то можно перенести убыток на данный отчетный период. В таком случае по итогам первого квартала у ООО «Альфа» налоговая база будет равна 0 рублей за счет переноса убытка за 2009 год в сумме 128439 рублей. Размер неучтенного убытка за 2009 год уменьшится до 267256 рублей (395695 руб. - 128439 руб.).
По итогам полугодия налоговая база составила 215317 рублей, то есть по сравнению с первым кварталом увеличилась на 86878 рублей. За счет перенесенного остатка убытка 2009 года налоговая база также составит 0 рублей. Неучтенный убыток 2009 года уменьшится до 180378 рублей (267256 руб. - 86878 руб.).
По итогам 9 месяцев налоговая база составила 349941 рубль, то есть увеличилась на 134624 рубля. Размер налоговой базы, с учетом неперенесенного убытка 2009 года, составит 0 рублей. Неучтенный убыток 2009 года составит 45754 рубля (180378 руб. - 134624 руб.).
По окончании 2011 года налоговая база составила 479672 рубля, то есть возросла еще на 129731 рубль. ООО «Альфа» уменьшает налоговую базу на неперенесенный убыток 2009 года (45754 руб.) и начинает переносить убыток 2010 года на сумму 83977 рублей (129731 руб. - 45754 руб.)
Таким образом налоговая база за 2011 год составит 0 рублей. Остаток неперенесенного убытка 2010 года будет равен 148504 рубля.
Перенесем полученные результаты расчетов в образец регистра налогового учета.
В данном регистре логично предусмотреть графу для отражения изменений величины отложенного налогового актива (далее - ОНА) в связи с переносом в налоговом учете убытка на будущее.
Внимание: Отложенный налоговый актив это сумма, на которую можно уменьшить исчисленный налог на прибыль в следующем отчетном периоде (периодах).
На начало 2011 года величина ОНА - 125635,20 рублей ((395695 руб. + 232481 руб.) x 20%). Переносимая в первом квартале сумма убытка уменьшит ее на 25687,80 рублей (128 439 руб. x 20%). Следовательно, на начало второго квартала значение ОНА составит 99 947,40 рублей (125635,20 руб. - 25687,80 руб.). По окончании каждого следующего квартала происходит уменьшение ОНА. На начало 2012 года значение отложенного налогового актива уменьшается до 29700,80 рублей (99947,40 руб. - 17375,60 руб. - 26924,80 руб. - 25946,20 руб.), где 17375,60 рублей (86878 руб. x 20%), 26924,80 рублей (134 624 руб. x 20%), 25946,20 рублей (129731 руб. x 20%) - уменьшаемые значения ОНА, рассчитанные по окончании второго, третьего и четвертого кварталов 2011 г.
Уменьшаемые суммы ОНА заносятся в соответствующую графу налогового регистра.
Образец заполнения налогового регистра «перенос убытков на будущее»
| Период | Период возникновения убытка |
Остаток неперенесенного убытка, руб. |
Налогооблагаемая база, руб. | Учтенный убыток, руб. | Сумма ОНА, руб. | ||
| За квартал | Нарастающим итогом |
За квартал | Нарастающим итогом |
||||
| Начало 2011 | 2009
2010 |
395695
232481 |
- |
- |
- |
- |
125635,2 |
| 1 квартал | 2009 | 395695 | 128439 | 128439 | 128439 | 128439 | 125635,2
- 25687,8 |
| полугодие | 2009 | 267256 | 86878 | 215317 | 86878 | 215317 | 99947,4
- 17375,6 |
| 9 месяцев | 2009 | 180378 | 134624 | 349941 | 134624 | 349941 | 82571,8
- 26924,8 |
| 2011 год | 2009
2010 |
45754
232481 |
129731 | 479672 | 129731 | 479672 | 55647
- 25946,2 |
| Начало 2012 | 2010 | 148504 | - | - | - | - | 29700,8 |
Вместе с тем, если предприятие по итогам отчетных периодов получало прибыль и уменьшало ее на сумму ОНА, а по итогам года оно получило отрицательный финансовый результат, то учтенные убытки становятся непогашенными автоматически. Это происходит из-за того, что сумма убытка, учитываемого при исчислении налога на прибыль по итогам отчетных периодов, является промежуточной. Окончательный результат определяется по итогам налогового периода, то есть года.
Сроки хранения документов
Общий порядок хранения документов обязывает налогоплательщиков хранить бухгалтерские документы в течение четырех лет. В Законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ указано, что первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет.
В свою очередь, при переносе убытков на будущие налоговые периоды, фирмы обязаны хранить документы в течение всего срока списания. Таким образом, если организация переносит убытки прошлых лет в течение 10 лет, то и документы она обязана хранить в течение всего этого срока. То есть существует особый порядок хранения документов при переносе убытков, отличный от общих правил, закрепленных в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.
Понятно, что документы, подтверждающие убытки, надо хранить столь длительный срок для подтверждения расходов, в случае проведения выездной налоговой проверки. А что делать с документами, если выездная проверка тех периодов, в которых учитывались убытки прошлых лет уже была проведена?
По данному вопросу специалисты финансового ведомства разъясняют, что хранить документы необходимо в течение всего срока списания убытков даже в том случае, если за периоды, в которых получены убытки, проводились налоговые проверки (письмо Минфина России от 23 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/276). Также в письме было отмечено, что Налоговый кодекс не предусматривает прекращение обязанности по хранению документов, подтверждающих убытки, в связи с проведенной налоговой проверкой. Поэтому дальнейшее списание убытков возможно только при наличии этих документов.
В целом такая точка зрения подтверждается и арбитражными судьями. При этом они отмечают, что если в ходе выездной проверки налоговый орган проверял правильность исчисления полученного убытка, он не вправе требовать подтверждающие документы вновь при следующей выездной налоговой проверке, проводимой в период списания этого убытка (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 05 сентября 2007 г. № Ф04-5962/2007(37734-А45-40) и ФАС Северо-Западного округа от 16 января 2007 г. по делу № А56-22363/2006).
Таким образом, если налоговые проверки не проводились и отсутствуют документы, подтверждающие убытки, то налогоплательщики не имеют права переносить убытки на будущее в связи с тем, что в этом случае ими нарушен пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса (постановления ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2 и ФАС Дальневосточного округа от 15 августа 2008 г. № Ф03-А51/08-2/3204).
Перенос убытков при реорганизации
Некоторые организации в течение нескольких лет подряд могут приносить только убытки. Наиболее простым вариантом было бы закрыть фирму. Однако становится жаль сил и средств, вложенных в дело. В данной ситуации многие собственники проводят реорганизацию предприятий. Пытаются всеми доступными способами сохранить бизнес.
Законодательством о налогах и сборах предусмотрена возможность также переносить убытки на будущие налоговые периоды в случае реорганизации. Об этом сказано в пункте 5 статьи 283 Налогового кодекса.
Реорганизация предприятий может происходить в различных формах. При этом в ходе таких мероприятий всегда есть организация-правопреемник и реорганизуемое юридическое лицо.
Организация-праоприемник может уменьшать свои доходы на суммы убытков. При этом понесенные убытки должны быть подтверждены документально и отраженны в налоговых декларациях реорганизуемым лицом. Переносить организация-правоприемник может убытки только в течение оставшегося срока, за который реорганизуемое предприятие их не учитывало (письмо Минфина России от 07 июня 2011 г. № 03-03-06/1/328).
Однако в случае реорганизации при выделении нового предприятия из реорганизуемого, учесть убытки выделившемуся лицу не удастся. Так в письме Минфина России от 24 июня 2010 г. № 03-03-06/1/428 отмечено, что при реорганизации в форме выделения реорганизуемая организация не прекращает деятельности, в связи с чем убыток реорганизованного общества не может быть перенесен на будущее выделившимися организациями в порядке, установленном статьей 283 Налогового кодекса.
Переход на УСН
Налогоплательщики вправе с начала нового налогового периода перейти на применение упрощенной системы налогообложения. При этом оно должно соответствовать ряду критериев, определенных Главой 26.2 Налогового кодекса.
Если предприятие перешло на упрощенный режим налогообложения, то списать убытки прошлых лет в период применения общей системы налогообложения нельзя. Напомним, что перенос убытков касается налогоплательщиков, выбравших в качестве объекта обложения «доходы минус расходы».
Вместе с тем, в данном случае возможность переносить убытки не исчезает совсем. Она просто прерывается до момента, когда предприятие вновь вернется на общий режим налогообложения. При этом не стоит забывать о том, что убытки можно переносить только в течение 10 лет. Другими словами в этот срок будут входить и годы, когда предприятие применяло УСН. Такая позиция отражена в письме Минфина России от 28 января 2011 г. № 03-11-11/18. Также стоит отметить, что убыток, полученный в период применения УСН при переходе на общий режим налогообложения не может быть перенесен.
Налогоплательщики при применении УСН имеют право сменить объект налогообложения. Как в данной ситуации учитывать убытки, полученные в годы применения объекта «доходы минус расходы», при переходе к исчислению налогов с доходов?
В данной ситуации перенос производится аналогично порядку, предусмотренному при смене режимов налогообложения. Такое мнение выражено в письме Минфина России от 16 марта 2010 г. № 03-11-06/2/35.
Также стоит упомянуть, что при применении УСН, полученный по итогам прошлого года убыток не влияет на уплату авансового платежа. ФНС России считает, что неуплата авансового платежа по «
упрощенному»
налогу в данном случае неправомерна (письмо от 14 июля 2010 г. № ШС-37-3/6701@).
Мнение ФНС
При применении УСН полученный по итогам прошлого года убыток не влияет на уплату авансового платежа. Столь неприятный вывод был сделан чиновниками ФНС России в письме от 14 июля 2010 г. № ШС-37-3/6701.
В соответствии с пунктом 1 статьи 346.19 Налогового кодекса налоговым периодом для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения, является календарный год.
При этом авансовые платежи исчисляются по итогам отчетного периода, а налоговую базу « упрощенец» вправе уменьшить только по итогам налогового периода (календарного года). Следовательно, при расчете авансовых платежей налогоплательщик не вправе учесть сумму убытков, полученных в предыдущих налоговых периодах.
В письме от 01 апреля 2011 г. № 03-11-06/2/42 Минфин России указал, что порядок уплаты налога и авансовых платежей по налогу обязателен для всех « упрощенцев» , в том числе и для налогоплательщиков, которые по итогам предыдущих налоговых периодов получили убытки.
Ставка 0 процентов
С 1 января 2011 года статья 283 Налогового кодекса была дополнена новым абзацем. Начиная с указанной даты налогоплательщики не вправе переносить на будущее убытки, полученные от деятельности облагаемой налогом на прибыль поставке 0%.
Отметим, что налоговую базу по прибыли, облагаемой по ставке, отличной от ставки 20%, надлежит определять отдельно. При этом ему следует вести раздельный учет доходов (расходов) по операциям, по которым в соответствии с Главой 25 Налогового кодекса предусмотрен отличный от общего порядок учета прибыли и убытков (письмо Минфина России от 25 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/740).
Налоговая ставка 0% применяется к следующим видам доходов.
По доходам, полученным российскими организациями в виде дивидендов. При этом должны выполняться следующие условия:
- получатель дохода должен в течение 365 дней непрерывно владеть на праве собственности 50% уставным капиталом организации-источника выплаты дивидендов;
- получатель дохода должен владеть депозитарными расписками, дающими право на получение не мене 50% всех выплачиваемых дивидендов.
По доходу в виде процентов по государственным и муниципальным облигациям, выпущенным до 20 января 1997 года включительно, а также по облигациям государственного валютного облигационного займа 1999 года серии III.
Отметим, что убыток от получения дивидендов или процентов по ценным бумагам налогоплательщик получить не может, а упомянутые доходы фактически формируют отдельную налоговую базу, которая может иметь только положительную величину. Следовательно, организации, получающие подобные доходы и применяющие по ним ставку налога на прибыль 0%, не могут утратить с 2011 года право на признание убытка по прошлым налоговым периодам.
Прибыль, полученная Банком России от деятельности, связанной с выполнением им функций, предусмотренных Федеральным законом от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ.
Для сельскохозтоваропроизводителей, по деятельности, связанной с реализацией произведенной ими сельскохозяйственной продукции, а также с реализацией произведенной и переработанной данными организациями собственной сельскохозяйственной продукции до конца 2012 года.
Начиная с 2013 года размер ставки для них возрастает до 18%. В этот период они и утратят право переносить на будущее сумму убытков, полученных от соответствующих видов деятельности за предыдущие налоговые периоды, когда ими использовалась ставка 0%.
Прибыль, полученная организацией, получившей статус участника проекта «Сколково». Таким образом, у организаций, которые будут признаны участниками проекта « Сколково» и у которых указанная прибыль будет облагаться по ставке 0%, отсутствует возможность переноса налоговых убытков на будущее, которые могут образоваться в период налогообложения доходов по ставке 0%.
Деятельность обслуживающих производств и хозяйств
С начала 2011 года серьезные изменения притерпел порядок налогообложения обслуживающих производств и хозяйств (далее - ОПХ). Соответственно изменился и порядок учета убытков и перенос их на будущие периоды.
Особые правила
Организации, в состав которых входят подразделения обслуживающих производств и хозяйств, должны определять налоговую базу по деятельности этих подразделений отдельно. Убыток от деятельности конкретного подразделения ОПХ погашается только прибылью, полученной именно этим подразделением.
Налогоплательщики, в состав которых входят подразделения ОПХ должны определять налоговую базу по деятельности этих подразделений отдельно.
Для признания убытка от деятельности ОПХ необходимо соблюдение следующих условий:
- стоимость товаров (работ, услуг) объектов ОПХ должна соответствовать стоимости аналогичных услуг, оказываемых специализированными организациями осуществляющие аналогичную деятельность;
- расходы на содержание объектов ОПХ не должны превышать обычных расходов на обслуживание аналогичных объектов специализированными организациями, для которых эта деятельность является основной;
- условия оказания услуг (выполнения работ) существенно не отличаются от условий на которых осуществляют деятельность специализированные организации.
Если хотя бы одного из этих условий не выполняется, то убыток по объектам ОПХ можно перенести на срок, не превышающий 10 лет. Направить на погашение этого убытка можно только прибыль, полученную при осуществлении деятельности объектами ОПХ. Другими словами, убыток от деятельности, например столовой, может погашаться только прибылью, полученной этой же столовой.
Налогоплательщики, численность работников которых составляет не менее 25% численности работающего населения соответствующего населенного пункта и в состав которых входят структурные подразделения ОПХ, начиная с 1 января 2011 года вправе принять для целей налогообложения фактически осуществленные расходы на содержание указанных объектов.
Если организация не подходит по этим критериям, то полученный убыток может быть учтен при расчете налоговой базы только при соблюдении вышеперечисленных условий. В ином случае перенос убытка производится в порядке описанному выше.
Чем регламентируются сроки хранения документов в организации
В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится:
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
В список «иных нормативных правовых актов Российской Федерации» входят:
« Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» , утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.
Сроки хранения документов акционерных обществ определены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Порядок хранения кадровой и бухгалтерской документации
Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами.
Документ передается на хранение в Архив с января года, который идет вслед за годом окончания использования документа.
Пример:
Если документ закончили использовать в сентябре 2013 года, на хранение его рекомендуется передать 1 января 2014 года.
Документы, передаваемые в архив, имеют четкий срок хранения, которое организации обязаны законодательно соблюдать - временные (до 75 лет) и постоянные сроки хранения. Документы, у которых истек срок хранения, подлежат уничтожению.
Среди управленческих документов, которые требуется хранить 75 лет - личные дела сотрудников и журналы регистрации несчастных случаев на производстве.
В целом документы по сроку хранения делятся на группы:
- документы с ограниченным периодом хранения
- документы постоянного хранения
- хранения до минования надобности
- хранения до замены новыми документами
Кадровая документация обычно хранится в кадровом департаменте, в собственном архиве организации или внеофисно - в профессиональном коммерческом архиве. Порядок хранения кадровой документации регулирует трудовое законодательство.
Определенные кадровые документы относятся к группе «документы со сроком хранения до востребования».
Одной из важнейших задач руководителя компании и кадрового департамента - это обязанность гарантировать безопасность персональных данных каждого работника. К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.
Определенных требований к помещению, в котором хранятся персональные дела работников, законодательством не установлено.
В сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши. Эти документы входят в список документов строгой отчетности, поэтому к их хранению предъявляются строгие правила.
Первичные документы, бухгалтерские отчеты и регистры подлежат передаче в архив, это регулируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утверждено Министерством финансов СССР от 29.07.1983 № 105):
Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. (Статья № 85 ТК РФ)
В Положении также регламентируется порядок хранения бухгалтерской документации - первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов:
6.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
6.3. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
6.4. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
6.5. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
6.6. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
6.7. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
6.8. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Ответственность за сохранность документов организации
За нарушение сроков и порядка хранения документов установлена административная ответственность согласно КоАП РФ.
Ответственность за хранение бухгалтерских документов несет руководитель компании.
При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации:
Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета
1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.
2. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.
3. Руководитель экономического субъекта, за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя.
За нарушения правил хранения кадровой документации также предусмотрена ответственность, которая регламентируется КоАП РФ. Это может быть или предупреждение, или штраф в размере 300-500 рублей:
Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, - (в ред. Федерального закона от 09.02.2009 N 9-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей. (в ред. Федерального закона от 22.06.2007 N 116-ФЗ).
Таблица: «Сроки хранения документов организаций»
Cогласно федеральным законам и иным нормативно-правовым актам РФ.
| Вид документа | Срок хранения | Законодательное обоснование |
| Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации | Не менее 5 лет | Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» |
| Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | ||
| Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования | Не менее 45 лет | Согласно Трудовому Кодексу РФ |
| Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования | ||
| Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Не менее 45 лет | Постановление Минтруда РФ от 24.10.2002 № 73 |
| Вторые экземпляры утвержденного и заверенного печатью акта формы Н-1 (Н-1ПС) и составленного в установленных случаях акта о расследовании несчастного случая с копиями материалов расследования | ||
| Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования | ||
| Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования | Не менее 75 лет | Постановление Правительства РФ от 15.12.2000 № 967 |
| Эксплуатационные журналы | Не менее 3 лет | Постановление Минтруда РФ от 22.12.2000 № 92 |
| Информация о платежах, в том числе об их уточнении | Не менее 5 лет | Правила оказания Федеральным казначейством информационных услуг по учету начислений и фактов оплаты физическими и юридическими лицами государственных пошлин, денежных платежей (штрафов) и сборов, утв. Приказ Казначейства РФ от 29.06.2011 № 252 |
| Документы, подписанные электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено Порядком (совместно с применявшимся для формирования ЭЦП указанных документов сертификатом ключа подписи) | В течение срока, установленного для хранения счетов-фактур | Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Порядок выставления и получения счетов- фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» |
| Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде | Не менее 4 лет | Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «Правила ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость |
| Документы об освобождении от уплаты авансового платежа акциза и извещение (извещения) об освобождении от уплаты авансового платежа | Не менее 4 лет | Налоговый кодекс РФ |
| Журнал учета поступивших в организацию федеральных специальных марок | Не менее 5 лет | Приказ Росалкогольрегулирования от 24.06.2010 № 42н «Порядок учета федеральных специальных марок, а также уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок организацией, осуществляющей производство алкогольной продукции на территории Российской Федерации» |
| Журнал учета нанесенных федеральных специальных марок на алкогольную продукцию | ||
| Журнал учета уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок | ||
| Журналы учета акцизных марок | Не менее 3 лет | Постановление Правительства РФ от 20.02.2010 № 76 «Правила изготовления акцизных марок для маркировки ввозимой на таможенную территорию Российской Федерации табачной продукции, их приобретения, маркировки ими табачной продукции, учета, идентификации и уничтожения поврежденных акцизных марок» |
| Журналы учета специальных марок | Не менее 3 лет | Постановление Правительства РФ от 26.01.2010 № 27 «Правила изготовления специальных марок, их приобретения, маркировки ими табачной продукции, учета, идентификации и уничтожения поврежденных специальных марок» |
| Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность | Не менее 5 лет | Федеральный закон от 06.12.2012 № 402-ФЗ « О бухгалтерском учете» |
| Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) | ||
| Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность | ||
| Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи | ||
| Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств | Приказ Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н «Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств» | |
| Единая форма бухгалтерского учета гуманитарной помощи (содействия) № ГП-1 (вместе с документами, относящимися к поставке гуманитарной помощи) | Постановление Госкомстата РФ № 21, Минфина РФ № 29н от 03.04.2001 «Указания по заполнению единой формы бухгалтерского учета гуманитарной помощи» | |
| Рабочие документы | Не менее 5 лет | Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 696 «Правила (стандарта) № 2 «Документирование Аудита»» |
| Документы, свидетельствующие о функционировании системы контроля качества | В течение времени, достаточного для того, чтобы лица, осуществляющие мониторинг, могли оценивать соблюдение принципов и процедур контроля качества услуг аудиторской организации, или в течение более длительного срока, если этого требуют нормативные правовые акты РФ | Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 696 «Контроль качества услуг в аудиторских организациях» |
| Информация об уведомлениях, направленных клиенту и полученных от клиента | Не менее 3 лет | Федеральный закон от 27.06.2011 № 161-ФЗ « О национальной платежной системе» |
| Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт) | Не менее 5 лет | Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «Положения об осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно- кассовой техники» |
| Документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации ККТ, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно- аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации | Не менее 5 лет с даты окончания их использования | Постановление Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 «Положения о регистрации и применении контрольно- кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями» |
| Контрольные ленты, книга кассира- операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами) | Не менее 5 лет | Постановление Правительства РФ от 30.07.1993 № 745 «Положения по применению контрольно- кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» |
| Формы синтетического и аналитического учета: - ведомость остатков по счетам кредитной организации; - лицевые счета; - отчет о прибылях и убытках | Не менее 5 лет | Указание Банка России от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета» |
| Расчетные документы, платежные ордера, изначально составленные или поступившие в электронном виде | ||
| Мемориальные ордера | ||
| Кассовые документы, которые не содержат подписи клиента (вносителя, получателя): - приходный кассовый ордер 0402008, который не содержит подписи клиента (вносителя); - расходный кассовый ордер 0402009, который не содержит подписи клиента (получателя) | ||
| Ведомости открытых и закрытых счетов | ||
| Кассовый журнал по приходу | ||
| Кассовый журнал по расходу | ||
| Реестр операций с наличной валютой и чеками | ||
| Реестр платежей по приему наличных денег для уплаты коммунальных, налоговых и других платежей | ||
| Распоряжение на отражение в бухгалтерском учете начисленных процентов по привлеченным и размещенным денежным средствам | ||
| Электронные журналы, сформированные при совершении операций с использованием банкомата и (или) электронного терминала, реестры платежей по операциям с использованием платежных карт | ||
| Кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская (финансовая) отчетность | Не менее 5 лет | Положение Банка России от 26.03.2007 № 302-П «Правила ведения Бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» |
| Текст для дела (сшива) с кассовыми документами (код по ОКУД 0402433) | Не менее 5 лет | Положение Банка России от 24.04.2008 № 318-П «Порядок ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» |
| Отчетность на бумажном носителе | Не менее 5 лет | Указание Банка России от 16.01.2004 № 1375-У «Правила составления и представления отчетности кредитными организациями в Центральный банк Российской Федерации» |
| Все документы, картотеки, журналы, отчетные материалы и записи депозитарного учета (аналитического и синтетического): - в депозитарии до передачи в архив; - в архиве | Не менее 3 лет с момента поступления документа в депозитарий, внесения последних изменений в картотеку или журнал, подготовки отчета или корректировки записи Не менее 5 лет с момента передачи в архив | Приказ Банка России от 25.07.1996 № 02-259 «Правила ведения учета депозитарных операций кредитных организаций в Российской Федерации» |
| Информация о закрытых счетах депо: - до передачи ее в архив; - в архиве | Не менее 3 лет с момента закрытия Не менее 5 лет с момента передачи в архив | |
| Принятые поручения депозитария: - в картотеке поручений депозитария; - в архиве | В течение 3 лет после завершения операции Не менее 5 лет после приема в архив | |
| Документы органов управления кредитной организации и внутренние нормативные документы | Постоянно (после завершения ликвидационных процедур) | Приложение к письму Банка России от 05.08.1998 № 169-Т «Размещение архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций» |
| Документы о приеме и передаче филиалов | ||
| Документы ревизий и проверок кредитной организации, отчеты по различным видам деятельности | Сроки хранения приведены в приложении | |
| Документы по работе кредитной организации с ценными бумагами и инвестиционными фондами | ||
| Документы, устанавливающие право собственности кредитной организации на землю, здания, сооружения, оборудование, и документы по хозяйственной деятельности кредитной организации | ||
| Документы кредитной организации по кадровой работе | ||
| Документы по работе кредитной организации с юридическими и физическими лицами | ||
| Документы по валютным операциям | ||
| Документы по кредитной работе | ||
| Документы по претензионно-исковой работе, переписка с правоохранительными органами | 3 года (после завершения ликвидационных процедур) | |
| Кредитные истории | В течение 15 лет со дня последнего изменения информации, содержащейся в кредитной истории | Статья Федерального закона от 30.12.2004 № 218-ФЗ «О кредитных историях» |
| Электронные документы | Не менее 5 лет | Приказ ФСФР РФ от 25.03.2010 № 10-21/пз-н «Порядок организации электронного документооборота при представлении электронных документов с электронной цифровой подписью в Федеральную службу по Финансовым рынкам» |
| Экземпляр бумажной формы отчетности и копии файлов электронной формы отчетности (электронного документа) | Не менее 5 лет | Приказ ФСФР РФ от 19.11.2009 № 09-49/пз-н «Порядок и Срок представления отчетности профессиональными участниками рынка ценных бумаг» |
| Отчеты контролера о проверке выявленного нарушения профессиональным участником рынка ценных бумаг требований законодательства РФ, в том числе нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, и внутренних документов профессионального | Не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ | Приказ ФСФР РФ от 21.03.2006 № 06-29/пз-н «Положение о внутреннем контроле профессионального участника рынка ценных бумаг» |
| Документы, являющиеся основанием для записи в регистрах внутреннего учета, и иные документы внутреннего учета, включая копии отчетов клиентам | В течение 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ | Постановление ФКЦБ РФ № 32, Минфина РФ № 108н от 11.12.2001 «Порядок ведения внутреннего учета сделок, включая срочные сделки, и операций с ценными бумагами профессиональными участниками рынка ценных бумаг, осуществляющими брокерскую, дилерскую деятельность и деятельность по управлению ценными бумагами» |
| Документы, связанные с осуществлением профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг | В течение 5 лет, если иное не установлено законодательством РФ | Приказ ФСФР РФ от 28.12.2010 № 10-78/пз-н «Положение о деятельности по организации торговли на рынке ценных бумаг» |
| Копии первичных документов, касающихся прав на имущество, в которое размещены средства пенсионных резервов (инвестированы средства пенсионных накоплений), в том числе передаточных актов или иных документов о передаче указанного имущества | Не менее 3 лет | Постановление Правительства РФ от 16.04.2008 № 269 «Положение об особенностях деятельности специализированного депозитария негосударственного пенсионного фонда» |
| Копии документов, подтверждающих право на недвижимое имущество, в которое размещены средства пенсионных резервов, а также отчетов об оценке указанного недвижимого имущества | ||
| Копии договоров доверительного управления средствами пенсионных резервов (средствами пенсионных накоплений), заключенных фондом с управляющими компаниями фонда, копии изменений, внесенных в указанные договоры, а также копии документов, подтверждающих прекращение указанных договоров | ||
| Копии договоров, на основании которых осуществляется размещение средств пенсионных резервов (инвестирование средств пенсионных накоплений), изменений, внесенных в указанные договоры, а также копии документов, подтверждающих прекращение указанных договоров | ||
| Копии пенсионных правил фонда и внесенных в них изменений, зарегистрированных в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом | ||
| Поручения и иные документы, получаемые или составляемые специализированным депозитарием в отношении имущества, в которое размещены средства пенсионных резервов (инвестированы средства пенсионных накоплений) | ||
| Копии документов, подтверждающих предварительное согласие специализированного депозитария на распоряжение средствами пенсионных резервов (средствами пенсионных накоплений) | ||
| Копии документа, определяющего учетную политику, принятую фондом, а также документов о ее изменении | ||
| Документы по пенсионным счетам: - негосударственного пенсионного обеспечения; - накопительной части трудовой пенсии | В течение 3 лет начиная со дня исполнения своих обязательств по пенсионному договору В течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти - в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел в соответствии с законодательством РФ | Федеральный закон от 07.05.1998 № 75-ФЗ «Негосударственные пенсионные фонды» |
| Журнал, содержащий сведения о выявленных нарушениях, а также сведения об их устранении | В течение не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ | Приказ ФСФР РФ от 03.06.2008 № 08-23/пз-н «Требования к правилам организации и осуществлении внутреннего контроля в негосударственном пенсионном фонде» |
| Отчеты контролера по результатам проверок | ||
| Подлинники документов, подтверждающих информацию, раскрытую в соответствии с Положением | Не менее 5 лет с даты ее опубликования или распространения, если другие сроки хранения не установлены федеральными законами или иными правовыми актами РФ | Приказ ФСФР РФ от 22.06.2005 № 05-23/пз-н «Положение о требованиях к порядку и срокам раскрытия информации, связанной с деятельностью акционерных инвестиционных фондов и управляющих компаний паевых инвестиционных фондов, а также к содержанию раскрываемой информации» |
| Документы, относящиеся к системе ведения реестра владельцев ценных бумаг или депозитарного учета, а также документы, связанные с учетом и переходом прав на ценные бумаги | Не менее 5 лет с даты их поступления держателю реестра владельцев ценных бумаг или депозитарию и совершения операции с ценными бумагами, если такие документы являлись основанием для ее совершения | Федеральный закон от 22.04.1996 № 39-ФЗ «Рынок ценных бумаг» |
| Не переданные оригиналы документов, на основании которых осуществлялись операции в реестре владельцев ценных бумаг | В течение 5 лет после прекращения действия договора на ведение реестра | Приказ ФСФР РФ от 23.12.2010 № 10-77/пз-н «Положение о порядке взаимодействия при передаче документов и информации, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг» |
| Документы и информация системы ведения реестра владельцев ценных бумаг: - на бумажном носителе; - в электронном виде (за исключением переданных в саморегулируемую организацию) | Не менее 5 лет В течение всего периода действия лицензии регистратора на ведение реестра | |
| Электронные документы, связанные с ведением реестров владельцев ценных бумаг, переданные регистраторами | В течение всего срока своей деятельности | |
| Документы, на основании которых были проведены операции в реестре владельцев именных ценных бумаг | Не менее 5 лет | Приказ ФСФР РФ от 29.07.2010 № 10-53/пз-н « Некоторые вопросы ведения реестра владельцев ценных бумаг» |
| Документы на бумажном носителе, представленные лицами, обратившимися за заверением подлинности подписи | В течение 5 лет либо в течение срока, установленного договором, на основании которого на профессионального участника рынка ценных бумаг возлагается заверение подлинности подписи физических лиц на документах о переходе прав на ценные бумаги и прав, закрепленных ценными бумагами | Приказ ФСФР РФ от 18.02.2010 № 10-10/пз-н «Положение о порядке заверения подлинности подписи профессиональными участниками рынка ценных бумаг» |
| Испорченные, недействительные и невостребованные полисы и временные свидетельства | Не менее 3 лет | Приказ Минздравсоцразвития РФ от 28.02.2011 № 158н «Правила обязательного медицинского страхования» |
| Экземпляры или электронные версии публикаций информации, указанной в п. 182 Правил | ||
| Опись уничтоженных документов | 3 года | Приказ Минфина РФ от 29.12.2010 № 193н «Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов» |
| Документы, содержащие данные, необходимые для расчета страховых резервов на каждую отчетную дату по каждому договору, относящемуся к страхованию иному, чем страхование жизни | Не менее 5 лет с даты полного исполнения обязательств по договору | Приказ Минфина РФ от 11.06.2002 № 51н «Правила формирования страховых резервов по страхованию иному, чем страхование жизни» |
| Документы и материалы по проводимым валютным операциям | В течение не менее 3 лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора | Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «Валютное регулирование и валютный контроль» |
| Заверенные копии подтверждающих документов, представленных резидентами и нерезидентами при осуществлении валютных операций | Не менее 3 лет со дня представления резидентом или нерезидентом подтверждающих документов (копий документов) и информации | Постановление Правительства РФ от 17.02.2007 № 98 «Правила представления резидентами и нерезидентами подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций агентам валютного контроля, за исключением уполномоченных банков» |
| Документы, представляемые резидентом и нерезидентом в уполномоченный банк при осуществлении валютных операций | Не менее 3 лет с даты помещения документа в материалы валютного контроля | Инструкция Банка России от 15.06.2004 № 117-И «Порядок представления резидентами и нерезидентами, уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций, порядке учета уполномоченными банками валютных операций и оформления паспортов сделок» |
| Документы, помещенные в досье по паспорту сделки | Не менее 3 лет со дня закрытия паспорта сделки | |
| Акты и Протоколы испытаний количества и качества экспортируемых из РФ товаров | В течение 3 лет | Приказ ВЭК РФ от 06.05.1999 № 88 «Положение о порядке проведения экспертной оценки количества и качества товаров, экспортируемых из Российской Федерации» |
| Документы, содержащие сведения, указанные в ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ, и сведения, необходимые для идентификации личности | Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» | |
| Документы, полученные в результате реализации правил внутреннего контроля и программ его осуществления | Распоряжение Правительства РФ от 10.06.2010 № 967-р «Рекомендации по разработке организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма | |
| Документы, полученные в результате идентификации клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя, а также документы, относящиеся к деятельности клиента (в том числе документы переписки и иные документы по усмотрению организации) | В течение не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом | Приказ Росфинмониторинга от 17.02.2011 № 59 «Положение о требованиях к идентификации клиентов и выгодоприобретателей, в том числе с учетом степени (уровня) риска совершения клиентом операций в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма» |
| Документы, подтверждающие сведения об операциях с денежными средствами или иным имуществом, подлежащих контролю, а также документы, подтверждающие направление организациями (лицами) сведений об операциях в Росфинмониторинг, на основании статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ | Не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом | Приказ Росфинмониторинга от 05.10.2009 № 245 «Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» |
| Сообщения, направленные организацией (лицом) в Росфинмониторинг | ||
| Документы, касающиеся противодействия отмыванию денег | Не менее 5 лет | от 30.10.2000 «Всеобщие директивы по противодействию отмыванию доходов в частном банковском секторе (Вольфсбергских принципов)» |
| Анкета (досье) клиента | Не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом | Банк России 19.08.2004 № 262-П «Положение об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации(отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» |
| Уведомления, полученные от кредитных организаций: - о принятии кредитной организацией решения о ненаправлении сведений о подозрительной операции, полученных от своего филиала, в уполномоченный орган; - о принятии (непринятии) уполномоченным органом представленных филиалом сведений, предусмотренных Федеральным законом от 07.08.2001 № 115-ФЗ и относящихся к операциям, которые были выявлены в указанном филиале кредитной организации (в этом случае вместо уведомления кредитная организация может направить в филиал копию извещения в виде электронного сообщения (ИЭС)) | Не менее 5 лет со дня их получения | Банк России от 29.08.2008 № 321-П «Положение о порядке представления кредитными организациями в уполномоченный орган сведений, предусмотренных Федеральным законом « О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» |
| Направленные кредитной организацией в уполномоченный орган ОЭС, по которым получены ИЭС о принятии их территориальным учреждением, а также указанные ИЭС территориального учреждения и ИЭС уполномоченного органа, полученные кредитной организацией в ответ на данный ОЭС (в электронном виде) | ||
| Копии документов, полученных на основании Федерального закона « О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и Положения Банка России № 262-П, которые могут быть использованы в качестве доказательства в уголовном, гражданском и арбитражном процессе, Сообщения, а также иные документы и деловая переписка | Не менее 5 лет после прекращения обязательств между кредитной организацией и клиентом | Письмо Банка России от 13.07.2005 № 99-Т «Рекомендации по разработке кредитными организациями правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» |
| Отчеты арбитражных управляющих и иные документы, утвержденные решением общего собрания членов саморегулируемой организации | В течение 5 лет с даты представления соответствующего документа | Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «Несостоятельности (банкротстве)» |
| Акты проверок деятельности своих членов в качестве арбитражных управляющих со всеми приложениями | В течение всего периода их деятельности | Постановление Правительства РФ от 25.06.2003 № 366 «Правила проведения саморегулируемой организацией арбитражных управляющих проверки деятельности своих членов» |
| Заявки на участие в открытых торгах и иные документы, представленные заявителями, участниками торгов, а также протоколы о результатах проведения открытых торгов (в электронной форме) | В течение 10 лет с даты утверждения протокола о результатах проведения открытых торгов | Приказ Минэкономразвития РФ от 15.02.2010 № 54 «Требования к электронным площадкам и операторам электронных площадок при проведении открытых торгов в электронной форме при продаже имущества (предприятия) должников в ходе процедур, применяемых в деле о банкротстве» |
| Информация, внесенная в реестр сертификатов | В течение всего срока деятельности удостоверяющего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами РФ | Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Электронная подпись» |
| Информация, указанная в ч. 1 ст. 15 Федерального закона « Об электронной подписи» | ||
| Сертификат ключа подписи в форме электронного документа: - после его аннулирования - в режиме архивного хранения | Не менее установленного федеральным законом срока исковой давности для отношений, указанных в сертификате ключа подписи. Не менее чем 5 лет | Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Электронная цифровая подпись» |
| Информация, внесенная в реестр квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи | В течение всего срока | Деятельности аккредитованного удостоверяющего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами РФ Приказ Минкомсвязи РФ от 05.10.2011 № 250 «Формирование и ведение реестров квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, а также предоставления информации из таких реестров» |
| Регистрационный журнал | Не менее 1 года с даты последней записи в нем | Закон РФ от 27.12.1991 № 2124-1 «Средства массовой информации» |
| Рекламные материалы или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоры на производство, размещение и распространение рекламы (кроме документов, в отношении которых законодательством РФ установлено иное) | В течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров | Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «Реклама» |
| До дня вступления в силу принимаемого соответствующим нормативным правовым актом технического регламента | Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «Техническое Регулирование» | |
| Полученные в письменной форме замечания заинтересованных лиц | До утверждения национального стандарта | |
| Декларация о соответствии и доказательственные материалы | В течение 10 лет со дня окончания срока действия такой декларации в случае, если иной срок их хранения не установлен техническим регламентом | |
| Зарегистрированная декларация о соответствии вместе с документами, на основании которых она была принята | Не менее 3 лет после окончания срока ее действия | Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 № 766 «Порядок принятия декларации о соответствии и ее регистрации» |
| Тарная этикетка на дезинфекционные средства | Весь период хранения (реализации) дезинфекционного средства | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 09.06.2003 № 131 |
| Копия сертификата соответствия и документы, послужившие основанием для его получения | В течение не менее чем 2 лет после окончания срока его действия | Федеральный закон от 12.06.2008 № 88-ФЗ «Технический регламент на молоко и молочную продукцию» |
| Техническая документация, включая документы, подтверждающие соответствие на территории государств- членов Таможенного союза: - на газоиспользующее оборудование; - партию газоиспользующего оборудования (единичное изделие) | В течение не менее 10 лет со дня снятия (прекращения) с Производства этого Оборудования В течение не менее 10 лет со дня реализации последнего изделия из партии | Решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 875 «Безопасность аппаратов, работающих на газообразном топливе» |
| Комплект документов на продукцию легкой промышленности: - на продукцию, выпускаемую серийно; - на партию продукции | В течение не менее 5 лет со дня снятия (прекращения) с Производства продукции легкой промышленности В течение не менее 5 лет со дня реализации последнего изделия из партии | Решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 876 «Безопасность продукции легкой промышленности» |
| Декларация о соответствии и входящие в состав доказательственных материалов документы | В течение 10 лет со дня окончания действия декларации о соответствии вследствие снятия продукции с производства или реализации последнего изделия из задекларированной партии средств индивидуальной защиты | Решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 878 «Безопасность средств индивидуальной защиты» |
| Комплект документов на: - средство индивидуальной защиты; - партию средств индивидуальной защиты | В течение не менее 10 лет со дня снятия (прекращения) с Производства данного средства индивидуальной защиты. В течение не менее 10 лет со дня реализации последнего изделия из партии | |
| Комплект документов на: - техническое средство; - партию технических средств | В течение не менее 10 лет со дня снятия (прекращения) с Производства этого Технического средства В течение не менее 10 лет со дня реализации последнего изделия из партии | Комиссия Таможенного союза от 09.12.2011 № 879 «Электромагнитная совместимость технических средств» |
| Документы, содержащие сведения, на основании которых осуществляется учет внешнеэкономических сделок для целей экспортного контроля | Федеральный закон от 18.07.1999 № 183-ФЗ «Экспортный контроль» | |
| Учетные журналы и учетные документы | Не менее 3 лет, если более длительный срок их хранения не установлен законодательством РФ | Приказ ФСТЭК РФ от 31.03.2010 № 165 «Порядок учета внешнеэкономических сделок для целей экспортного контроля» |
| Документация, связанная с проведением экспертиз | В течение 3 лет, если более длительный срок хранения не установлен законодательством РФ | Постановление Правительства РФ от 21.06.2001 № 477 «Положение о проведении независимой идентификационной экспертизы товаров и технологий в целях экспортного контроля» |
| Приходно-расходные документы, указанные в абз. 5 п. 3.5 Инструкции | Не менее 3 лет | Приказ Росгидромета от 26.02.2007 № 58 «Инструкция о порядке учета, хранения и передачи средств активного воздействия одной специализированной организацией другой специализированной организации» |
| Маркшейдерская документация, перечисленная в п. 428 Инструкции | В течение 3 лет со дня окончания отображенных в ней работ | Постановление Госгортехнадзора РФ от 06.06.2003 № 73 «Инструкция по производству маркшейдерских работ» |
| Журналы вычислений, послужившие основой составления чертежей, указанных в п. 428 Инструкции, а также материалы фотометрической съемки - снимки (негативы) и списки координат опорных точек, использованных для ориентирования (корректирования) стереомоделей | Не менее 3 лет | |
| Чертежи, перечисленные в п. 429 Инструкции, а также журналы вычислений, послужившие основой их составления | До ликвидации отдельных объектов и до погашения горных выработок | |
| Чертежи, перечисленные в п. 430 Инструкции, а также журналы вычислений, послужившие основой их составления | До ликвидации горного предприятия | |
| Чертежи, перечисленные в п. 431 Инструкции, а также журналы вычислений, послужившие основой их составления | Постоянно (уничтожению не подлежат) | |
| Документация по отгрузке товарного сырья | В течение операционного года | Постановление Госгортехнадзора РФ от 06.06.2003 № 71 |
| Карточки учета индивидуальных доз облучения персонала | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 12.03.2003 | |
| Копии карточек учета индивидуальных доз внешнего облучения персонала группы А, работающего с лучевыми досмотровыми установками (ЛДУ) | В течение 50 лет после увольнения работника | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 16.06.2008 № 37 |
| Копии карточек учета индивидуальных доз внешнего облучения персонала группы А | В течение 50 лет | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 16.06.2008 № 36, и приложения № 3, № 5, № 6, № 7, № 8, № 10, № 11 к ним |
| Журналы, формы которых приведены в приложениях № 3, № 5, № 6, № 7, № 8, № 10 и № 11 к СанПиН 2.6.1.2368-08 | Постоянно | |
| Договоры на оказание сыскных услуг и акты на выполнение работ | В течение 5 лет | Закон РФ от 11.03.1992 № 2487-1 «Частная детективная и охранная деятельность в Российской Федерации» |
| Документы, подтверждающие приобретение специальных средств | До принятия руководителем частной охранной организации решения об их уничтожении, продаже (передаче) | Постановление Правительства РФ от 14.08.1992 № 587 «Правила приобретения, учета, хранения и ношения специальных средств, приобретения и обращения огнестрельного оружия и патронов к нему, применяемых в ходе осуществления частной охранной деятельности» |
| Дела с учетными документами, реестры, книги и журналы учета оружия | В течение 10 лет (либо до письменного разрешения органа внутренних дел, осуществляющего контроль за деятельностью данного юридического лица на их уничтожение) | Приказ МВД РФ от 12.04.1999 № 288 «Инструкция по организации работы органов внутренних дел по контролю за оборотом гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации» |
| Данные самопишущих приборов | Не менее 3 месяцев | Постановление Госгортехнадзора РФ от 24.04.2003 № 24 |
| Технологические журналы | До капитального ремонта установки | |
| Полученные в результате проведения экспертизы опасного объекта материалы (договор, заключение экспертизы опасного объекта, переписка, другие документы) | В течение срока действия договора обязательного страхования гражданской ответственности владельца опасного объекта | Приказ МЧС РФ от 30.12.2011 № 807 «Методические рекомендации по проведению экспертизы опасного объекта, а также взаимодействию владельцев опасных объектов, страховщиков, специализированных организаций и специалистов, осуществляющих экспертизу опасных объектов» |
| Отчеты экспертов | В течение всего срока действия лицензии | Постановление Госгортехнадзора РФ от 06.11.1998 № 64 |
| Акты, оформленные по установленной форме по результатам спуска обсадной колонны и ее цементированию, наряду с заключениями геофизических организаций о фактическом состоянии цементного камня за обсадными колоннами | На протяжении всего периода эксплуатации скважины (хранятся в деле скважины) | Постановление Госгортехнадзора РФ от 05.06.2003 № 56 |
| Декларация о соответствии автомобильного и авиационного бензина, дизельного и судового топлива, топлива для реактивных двигателей и топочного мазута (вместе с доказательственными материалами) | В течение 3 лет с момента окончания срока ее действия | Приказ Ростехрегулирования от 25.12.2008 № 743-ст |
| Документы и материалы, подтверждающие сертификацию указанной продукции | Не менее чем срок действия сертификата | |
| Документация по строительству скважин на площадях залегания калийных солей | Постоянно | Постановление Госгортехнадзора РФ от 04.02.2002 № 8 |
| Результаты анализа, оформленные в виде отчетов | На весь период разработки месторождения и проведения ликвидационных работ | |
| Заключения, радиографические снимки, магнитные ленты или диаграммы | В течение года после сдачи газопровода в эксплуатацию | Постановление Госгортехнадзора РФ от 18.03.2003 № 9, и приложение № 3 к ним |
| В течение всего срока эксплуатации опасного производственного объекта (до ликвидации) | ||
| Наряды-допуски | Не менее 1 года с момента его закрытия | |
| Наряды-допуски, выдаваемые на первичный пуск газа, врезку в действующий газопровод, отключения газопроводов с заваркой наглухо в местах ответвления | Постоянно (хранятся в исполнительно- технической документации на данный газопровод) | |
| Журнал регистрации нарядов-допусков на производство газоопасных работ | Не менее 5 лет | |
| Проектная и исполнительная документация | В течение всего срока Эксплуатации опасного производственного объекта (до ликвидации) | Постановление Госгортехнадзора РФ от 27.05.2003 № 40 |
| Наряды-допуски | Не менее 1 года | |
| Наряды-допуски, выдаваемые на первичный слив газа, производство ремонтных работ с применением сварки на элементах технологических газопроводов и резервуаров в земле | Постоянно (хранятся в исполнительно-технической документации объекта СУГ) | |
| Журналы регистрации нарядов-допусков | Не менее 5 лет | |
| Журнал контроля работы стационарной дегазационной станции (ДС) (мобильной дегазационной установки (ДУ)) | Весь период эксплуатации ДС (ДУ) | Приказ Ростехнадзора от 01.12.2011 № 679 «Инструкция по дегазации угольных шахт» |
| Журнал проведения вакуумно-газовых съемок дегазационной сети | Весь период эксплуатации дегазационной сети шахты | |
| Журнал учета работы дегазационных скважин | Весь период эксплуатации выемочного участка | |
| Журнал осмотра и ремонта дегазационных газопроводов | Весь период эксплуатации дегазационной системы шахты | |
| Акт приемки подземных дегазационных скважин | Весь период эксплуатации выемочного участка. Для скважин, пробуренных в старые выработанные пространства, - весь период эксплуатации скважины | |
| Акт приемки дегазационных скважин, пробуренных с поверхности | Весь период эксплуатации выемочного участка. Для скважин, пробуренных в старые выработанные пространства, - весь период эксплуатации скважины. | |
| Параметры работы главных вентиляторных установок, характеризующие ее как элемент вентиляционной системы шахты, переданные в систему аэрогазового контроля (АГК) | Не менее 1 года | Приказ Ростехнадзора от 01.12.2011 № 678 «Положение об аэрогазовом контроле в угольных шахтах» |
| Данные, характеризующие проветривание тупиковых выработок | ||
| Данные о состоянии шлюзов | ||
| Письменное указание начальника участка о временной блокировке автоматического отключения электроснабжения при закорачивании вентилляционных струй воздуха в шлюзах | ||
| Данные о контролируемых параметрах работы газоотсасывающих установок | ||
| Данные от систем контроля вакуум- насосной станции и дегазационных трубопроводов и эффективности работы дегазационной системы | ||
| Сведения от датчиков, используемых для выявления пожаров и обнаружения начальных стадий возникновения пожаров | ||
| Данные, получаемые от датчиков основных измерительных каналов | ||
| Данные обо всех измерениях программного обеспечения (конфигурация, технологические программы, настройки, прикладные технологические программы для подземных устройств контроля и управления), связанные с алгоритмами измерения, АГК и автоматической газовой защиты (АГЗ) | ||
| Документация по системе АГК шахты | Не менее 1 года после Прекращения эксплуатации контролируемого объекта | |
| Наряд-путевки | Не менее 6 месяцев | Постановление Госгортехнадзора РФ от 05.06.2003 № 50 |
| Протокол испытаний и техническая документация | В течение периода действия сертификата, но не менее 5 лет | Постановление Госстандарта РФ от 04.04.1997 № 7 «Правила проведения сертификации продукции в системе сертификации металлообрабатывающих станков» |
| Протокол оценки производства | ||
| Руководство по эксплуатации изделия | Не менее 5 лет | |
| Журналы регистрации в ОС | ||
| Отчеты ОС | ||
| Протоколы испытаний ИЛ (ИЦ) | ||
| Журналы регистрации ИЛ (ИЦ) | ||
| Государственный реестр Системы сертификации ГОСТ Р, который ведет ОС и который содержит основные сведения, входящие в сертификаты соответствия | ||
| Ведомости выдачи сертификатов соответствия в ОС | ||
| Ведомости выдачи копий сертификатов соответствия в ОС | ||
| Ведомости выдачи лицензий на применение знака соответствия в ОС | ||
| Сводные отчеты о работе ОС и ИЛ (ИЦ) и копии сертификатов соответствия, направляемые в Госстандарт России | ||
| Сводная информация о работе ОС и ИЛ (ИЦ), направляемая в Центральный орган Системы сертификации металлообрабатывающих станков (ЦОС) | ||
| Журнал учета процесса денатурации (введения денатурирующих веществ) этилового спирта и спиртосодержащей непищевой продукции и содержания в них денатурирующих веществ | Не менее 5 лет после окончания его заполнения | Приказ Росалкогольрегулирования от 30.04.2010 № 30н «Порядок ведения журнала учета процесса денатурации (введения денатурирующих веществ) этилового спирта и спиртосодержащей непищевой продукции, и содержания в них денатурирующих веществ» |
| Один экземпляр диссертации, принятой к защите, и два экземпляра автореферата | Бессрочно (хранятся в библиотеке, на правах рукописи) | Приказ Минобрнауки РФ от 12.12.2011 № 2817 «Положение о совете по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук» |
| Второй экземпляр аттестационного дела соискателя | В течение 10 лет (хранится в диссертационном совете) | |
| Один экземпляр автореферата и диссертации (при отрицательном результате защиты диссертации) | В течение 10 лет (хранятся в диссертационном совете) | |
| Журналы регистрации выданных дипломов доктора наук и кандидата наук | Приказ Минобрнауки РФ от 24.01.2012 № 37 «Порядок оформления и выдачи дипломов и дубликатов дипломов доктора наук и кандидата наук, а также замены дипломов» | |
| Журналы регистрации выданных аттестатов об ученых званиях профессора по кафедре, доцента по кафедре, профессора по специальности и доцента по специальности | Постоянно (хранятся как документы строгой отчетности) | Приказ Минобрнауки РФ от 24.01.2012 № 38 «Порядок оформления и выдачи аттестатов об ученых званиях профессора по кафедре, доцента по кафедре, профессора по специальности и доцента по специальности и их дубликатов» |
| Аттестационные дела: - отложившиеся до 1945 г. включительно; - дела лиц, утвержденных в ученом звании профессора, отложившиеся до 1991 г. включительно; - аналогичные дела, отложившиеся после 1991 г.; - дела лиц, утвержденных в ученых званиях доцента и старшего научного сотрудника (вне зависимости от периода утверждения) | Постоянно Постоянно 10 лет ЭПК 5 лет ЭПК | Росархив от 05.12.2008 № 4/2191 «Сроки хранения аттестационных дел лиц, утвержденных в ученом звании доцента, старшего научного сотрудника, профессора» |
| Корешки Медицинских свидетельств о рождении | В течение 1 календарного года после окончания года, когда было выдано Медицинское свидетельство (хранятся по месту их выдачи) | Минздравсоцразвития РФ от 19.01.2009 № 14-6/10/2-178 |
| Корешки Медицинских свидетельств о смерти | ||
| Корешки Медицинских свидетельств о перинатальной смерти | ||
| Корешки бланков листков нетрудоспособности | В течение 3 лет | Приказ ФСС РФ № 18, Минздрава РФ № 29 от 29.01.2004 «Инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения» |
| Испорченные бланки листков нетрудоспособности | ||
| Экземпляр заключительного акта | В течение 50 лет | Приказ Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н «Порядок проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований)работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» |
| Второй экземпляр акта медицинского освидетельствования на состояние опьянения лица, которое управляет транспортным средством (форма № 307/у-05) | В течение 3 лет | Приказ Минздрава РФ от 14.07.2003 № 308 «Инструкция, приведенная в приложении № 3, и п. 7 Инструкция, приведенная в приложении № 4» |
| Заполненный журнал регистрации медицинских освидетельствований на состояние опьянения лиц, которые управляют транспортными средствами (форма № 304/у) | ||
| Третий экземпляр заключения независимой экспертизы вместе с представлением, протоколом заседания комиссии, копиями запрошенных документов, рассмотренных при производстве независимой экспертизы, особыми мнениями экспертов (при их наличии) | В течение 50 лет | Постановление Правительства РФ от 28.07.2008 № 574 |
| Индивидуальная карта пациента при применении вспомогательных репродуктивных технологий (форма № 111-1/у-03) | 50 лет | Приказ Минздрава РФ от 26.02.2003 № 67 «Применение вспомогательных репродуктивных технологий (ВРТ) в терапии женского и мужского бесплодия» |
| Индивидуальная карта донора спермы (форма № 158/у-03) | ||
| Индивидуальная карта донора ооцитов (форма № 158-1/у-03) | ||
| Журнал учета, хранения и использования спермы пациентов (форма № 158-2/у-03) | ||
| Журнал учета, хранения и использования спермы доноров (форма № 158-3/у-03) | ||
| Журнал учета, хранения и использования ооцитов пациенток (форма № 158-4/у-03) | ||
| Журнал учета, хранения и использования ооцитов доноров (форма № 158-5/у-03) | ||
| Журнал учета, хранения и использования криоконсервированных эмбрионов (форма № 158-6/у-03) | ||
| Журнал проведения искусственных инсеминаций (форма № 158-7/у-03) | ||
| Акт о несчастном случае на производстве | Не менее 3 лет | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 03.03.2008 № 15 |
| Оконченные журналы (карты) | Не менее 3 лет | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 24.08.2007 № 61 |
| Все документы на серию каждого медицинского иммунобиологического препарата (МИБП): - на препараты, вводимые человеку; - на другие препараты | Не менее 2 лет по окончании срока годности Не менее 6 месяцев по окончании срока годности | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 18.04.2003 № 60 |
| Оконченные журналы (карты) учетных форм, перечисленных в пунктах 3.2.1, 3.2.2 и 3.2.6 СП 1.2.036-95 | В течение 3 лет | Постановление Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.08.1995 № 14 |
| Санаторно-курортная карта | В течение 3 лет | Приказ Минздравсоцразвития РФ от 22.11.2004 № 256 |
По материалам: buhgalteria.ru, www.osgrm.ru
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов. Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.
Сроки хранения документов установлены , и другими нормативными актами.
Первичные учетные документы
Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет . Это касается:
- кассовых книг;
- банковских документов;
- актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
- накладных и авансовых отчетов;
- переписки;
- путевых листов и журналов их учета;
- документов о получении зарплаты и выплате пособий;
- инвентаризационных описей о движимом имуществе.
Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.
Документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.
Сколько лет хранить бухгалтерскую документацию
Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.
Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы .
По одним документам - 5 лет .
А с другой стороны так называемая "глубина" налоговой проверки - 3 года .
к меню
В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за четыре предшествующих года
Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288 .
В котором ссылаются на положения пункта 5 . В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.
Еще одно основание для восстановления документов - срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.
Как восстановить утерянный документ
Формально порядок действий такой:
- Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
- Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения - докладные записки.
- По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
- На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
- Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
- Сделайте на декларации надпись "Дубликат". На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.
Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль
В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.
Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?
Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).
к меню
к меню
Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.
Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.
Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Примечание : Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.
Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме
По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).
А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.
Примечание : Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.
По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.
Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.
Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
к меню
Уничтожение документов
Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).
Уничтожение выбранных документов нужно оформить (.xls 35Кб) из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».
Организация может уничтожить документы следующими способами
- передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
- самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.
Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте.
к меню
Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов
Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.
Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
К должностному лицу могут применить такие меры наказания:
- штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
- от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.
Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.
к меню
|
Период хранения |
Наименование |
|---|---|
|
данные лиц, не принятых на работу |
|
|
учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника |
|
|
записи о трудовой дисциплине |
|
|
акты, предписания, отчеты по технике безопасности |
|
|
выписки по улучшению условий и охраны труда |
|
|
документы по технике безопасности и ее соблюдению |
|
|
50 лет (до востребования владельцем) |
личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.) |
|
Постоянно |
коллективные договоры |
|
личные дела руководителей |
Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.
Постоянный срок хранения |
|||||
|
Приказы по основной деятельности |
|||||
Длительное хранение |
|||||
|
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания |
|||||
|
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении |
|||||
|
Трудовые договора, соглашения к ним |
|||||
|
до замены новыми |
|||||
|
Перечни профессий |
до минования надобности |
||||
Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:
- по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется - приказ руководителя организации;
- «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).
Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.
Административная ответственность
В ст. , предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации - в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.
Судебная практика
Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.
В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.
Бухгалтерия — самое бумажное подразделение любой компании. Но избавляться от всевозможных документов нужно грамотно. Хранить их следует как минимум несколько лет. А некоторые документы нельзя уничтожать целых 75 лет! Так сколько же должны «жить» бухгалтерские бумаги?Сколько хранить документы
Само собой, документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.
Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?
Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2004 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2005 года, а окончанием — 31 декабря 2008 года. Получается, что в 2008 году надо хранить документы 2004 года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.
Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что:
— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет;
— документы учетной политики и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Несколько исключений из общего правила
Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.
Между тем в ряде случаев срок хранения документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации отдельно.
«Первичка» по приобретенному имуществу . Документы на приобретение основных средств нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-02/84).
Специальное требование для убыточных компаний . Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет. Поскольку глава 25 Налогового кодекса действует с 2002 года, убыток этого года можно использовать для уменьшения налоговой нагрузки компании вплоть до 2012 года включительно. Более того, статья 10 Федерального закона от 6 августа 2001 г. № 110-ФЗ допускает признание убытков, выявленных на конец 2001 года.
Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.
Правда, объем убытков может быть подтвержден ранее проведенными налоговыми проверками, в ходе которых уже исследовалась относящаяся к ним «первичка». В этом случае повторной документальной проверки не требуется. К такому выводу пришел ВАС РФ в определении от 6 июня 2008 г. № 6899/08.
Добавим, что требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).
Списание безнадежной дебиторской задолженности. И в этом случае хранить документы придется дольше пяти лет.
Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.
Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.
Срок хранения документов акционерными обществами . Акционерные общества при хранении документов должны руководствоваться Положением, утвержденным постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. В частности, согласно этому нормативному документу, устав и годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно. То есть в течение всего срока работы компании. А в случае ликвидации общества документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный архив. Это если с ним был заключен договор. Если же соглашения с архивом нет, то он обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Отчеты по налогам . Годовые налоговые декларации компания должна хранить не менее 10 лет, а квартальные при наличии годовых — пять лет. Это определяет пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень типовых управленческих документов) во взаимосвязи с пунктом 2.4.2 Указаний по применению Перечня. Не менее 10 лет нужно хранить и квартальные отчеты, если нет годовых (например, по НДС). А вот месячную отчетность при отсутствии квартальных форм нужно хранить 5 лет.
Счета-фактуры, книги покупок и продаж. Согласно пунктам 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж… утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, книги покупок и книги продаж следует хранить в течение полных пяти лет с даты последней записи. То есть эти бумаги за IV квартал 2004 года должны храниться и на протяжении 2009 года.
Пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание — пункт 150 Перечня типовых управленческих документов.
Вместе с тем налоговые органы хотя и вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления налогов и подтверждающие их уплату, но лишь в соответствии с законодательством о налогах и сборах. А вышеназванный Перечень в него не входит. Следовательно, например, в 2009 году запрос налоговиков о представлении счета-фактуры за 2004 год можно оставить без внимания.
Срок хранения ряда других документов. Сроки хранения ряда других документов установлены специальным федеральным органом исполнительной власти — Росархивом (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290). И они зачастую превышают пять лет. Обратимся к уже упомянутому нами Перечню типовых управленческих документов.
Бухгалтера в первую очередь касается раздел 4 «Учет и отчетность», а также разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Мы свели отдельные позиции Перечня в таблицу.
В таблице есть документы со сроком хранения один год. Но если эти бумаги относятся к «первичке», то в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете их нужно хранить не менее пяти лет.
Как правильно хранить и уничтожать документы
Отбирать документы на хранение и уничтожение, а также устанавливать сроки должна постоянно действующая экспертная комиссия. В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений, а председателем назначается один из руководящих работников фирмы.
Как хранить . Хранение документов является элементом документооборота и поэтому должно регламентироваться учетной политикой (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»). При этом следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, далее — Положение). Но в части, не противоречащей действующему законодательству. В пункте 6.1 Положения указано, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения).
Место хранения документов компании определяют самостоятельно. Как правило, это офис компании. Отметим, что хранить бумаги можно и не в офисе — законом это не запрещено. Например, можно воспользоваться услугами специализированных архивных фирм, что нередко бывает и выгоднее, и надежнее. Но акционерные общества ряд документов (например, устав и годовые отчеты) должны хранить исключительно по местонахождению своего исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Конечно, размещение бумажного архива требует офисных площадей, которые постоянно дорожают. Поэтому проще хранить бухгалтерские и налоговые документы в электронном виде. Такая возможность предусмотрена статьями 9 и 10 Закона о бух-учете и статьей 314 Налогового кодекса РФ. Это подтвердил и Минфин России в письме от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.
Однако чиновники разъяснили, что информацию на машинных носителях следует хранить с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с нормами Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» такая подпись равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе. Для электронного документооборота фирма создает корпоративную информационную систему. Ее обслуживает удостоверяющий центр, обеспечивающий применение цифровой подписи в электронных документах.
А что делать с документами, если фирма ликвидируется? Тогда документы по личному составу ликвидационная комиссия передает на хранение в государственный или муниципальный архив. А иные архивные бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, можно также передать в архив, заключив с ним договор. Либо хранить в любом ином месте. Отметим, что просто уничтожить эти бумаги запрещает пункт 9.7.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. И во избежание возможных проблем с правоохранительными органами лучше так не поступать.
При реорганизации компании документы передаются организации или организациям-правопреемникам. Если же происходит выделение новой организации, ей передаются дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.
Как уничтожать . Уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым руководителем организации.
При этом в акте на утилизацию документов не обязательно указывать реквизиты всех бумаг. Такой вывод следует из пункта 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций. В этих правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение. И в нем можно делать единую запись по группе однородных документов. Какие документы считаются однородными, фирма вправе определить самостоятельно. Например, это могут быть документы с одинаковым наименованием, скажем счета-фактуры.
По закону папки с документами, подлежащими уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию). Например, в компанию, занимающуюся переработкой вторсырья. Передачу бумаг оформляют накладной. Погрузка и вывоз на утилизацию происходят под контролем сотрудника, обеспечивающего сохранность документов в организации.
Подойти к уничтожению документов можно и проще. Скажем, использовать для этого уничтожитель бумаг. Кроме того, документы можно сжечь или просто выбросить. Правда, следует учитывать, что несанкционированное сжигание является нарушением экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно. Например, согласно трудовому законодательству работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных работников. Да и прочие бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.
Ответственность за нарушение правил хранения документов
Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Такое налоговое правонарушение влечет штраф в размере 5000 руб. Но лишь при условии, что «недостача» названных документов обнаружена только за один налоговый период. В противном случае налогоплательщика ждет штраф в размере не менее 15 000 руб. Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность. И наконец, как компания соблюдает архивное законодательство, могут проверить работники архивных органов. Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов грозит должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 300 до 500 руб.
Как распределяется ответственность за хранение документов
За хранение документов отвечают руководитель компании и главный бухгалтер. Причем на основании Закона о бухучете директор отвечает за организацию хранения, в частности за наличие специальных помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главный бухгалтер обеспечивает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать ответственных лиц (п. 6.6 и 6.2 Положения). К примеру, с течением времени информация, отраженная на бумажных носителях, может теряться (выцветать). В таком случае нужно позаботиться об изготовлении копий этих документов и заверить их печатью фирмы. Данная рекомендация следует из письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.
Как Вы поступаете с документами, срок хранения которых истек?
