Где ставится гербовая печать. Применение круглой печати - право, а не обязанность организаций
Печать должна быть у каждого юридического лица. Эта норма закреплена в законе. ООО, ЗАО, ОАО и другие организации должны использовать круглую печать, оттиск которой включает полное фирменное наименование предприятия на русском языке и ссылку на место его территориального размещения. Фирменное имя может быть указано и на иностранном языке.Оттиск печати значится в перечне реквизитов документа, согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят 03.03.2003). В то же время печать, к примеру, не включается в перечень обязательных реквизитов ряда первичных учетных , за исключением банковских бумаг, приходного кассового ордера, документов на отгрузку и т.д.Обязательно закрепляется печатью договор, если это оговорено в самом договоре особым условием или если на бланке указываются две буквы «МП» («Место печати»). То же самое касается актов выполненных работ (услуг). Предусмотрено использование печати и на доверенности, которая дается организацией сотруднику (эта позиция указана в Гражданском Кодексе РФ - п. 5 ст. 185).Отсутствует требование по наличию печати в некоторых формах бухгалтерской отчетности (положения приказов Минфина России от 22.07.2003 N 67н и от 02.07.2010 N 66н), однако, согласно Приказам Минфина России от 15.10.2009 N 104н и от 05.05.2008 N 54н, формы налоговых деклараций (по НДС, налогу на прибыль и других) должны быть заверены печатью. Обязательное заверение печатью организации предусмотрено для важнейших : первой страницы трудовой книжки, командировочного удостоверения (форма N Т-10), акта о приеме работ по срочному трудовому договору (форма N Т-73). В Трудовом кодексе РФ (ст. 57) требование печати на трудовом договоре не прописано, но на практике печать обычно ставится.С учетом того, что существует множество документов, по которым нет однозначного решения по наличию или отсутствию печати, организации следует разработать собственный приказ (положение, инструкцию), в котором необходимо прописать перечень документов, требующих удостоверения печатью. Примерный их перечень перечислен в ГСДОУ (Государственной системе документационного обеспечения управления - 1988, 1991 гг.).Варианты могут быть следующими:- акты (выполненных работ, экспертизы, списания, приема объектов и т.д.);- нормы расхода (например, на драгметаллы);- образцы оттисков печатей, а также образцы подписей работников, которым дано право совершать финансово-хозяйственные операции;- гарантийные письма;- переписка с руководством и структурами различных государственных органов (например, с налоговой службой, внебюджетными фондами и т.д.).Печать можно изготовить не одну, а несколько (закрепив этот факт документально) - для каждого обособленного подразделения организации. У каждой печати будет свое конкретное предназначение - для пропусков, для документов, для счетов-фактур. Печать на документе нужно ставить в том месте листа, где стоит «МП» («Место печати»). Если его нет, печать проставляется так, чтобы оттиск перекрывал часть слова - обозначения должности лица, завизировавшего документ. При этом подпись должна быть четко различима, как и вся информация с оттиска печати.
Источники:
- печать для документов где ставится
Наличие на документе печати свидетельствует о его важности, подлинности и официальном статусе. Однако в процессе деятельности предприятий время от времени возникают вопросы относительно того, куда и какую печать следует ставить.
В первую очередь, правила проставления печати зависят от ее типа и принадлежности. Так, на документы государственных учреждений ставится гербовая печать с изображением двуглавого орла. Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели заверяют документы стандартным круглым оттиском, содержащим наименование (фамилию, имя и отчество), регистрационные данные и, по желанию, .Помимо основной печати, которая применяется для особо важных и стратегических целей: создания и внесения изменений в учредительные документы, заключения договоров, оформления платежных поручений и чеков, официальных писем, и т.д., можно изготовить и дополнительные: для справок, финансовых документов, отдела кадров. При этом их назначение должно быть указано на оттиске.Основной печатью заверяют подписи первых лиц - директоров и их заместителей, а дополнительными – сотрудников соответствующих служб (бухгалтерии, отдела кадров и т.д.). Оттиск нужно проставлять таким образом, чтобы он частично захватывал наименование должности лица, подписавшего документ, а подпись и реквизиты печати были хорошо видны. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденная приказом Главархива СССР 23.05.1988 года предусматривает перечень документов, на которые ставится основная или гербовая печать. Более новой редакции нет, но применительно к настоящему моменту он примерно следующим образом:- акты;- доверенности;- договоры; - заключения,
Помимо законов об ООО и АО изменения были внесены также в ряд нормативных актов, ранее предусматривавших обязательное удостоверение документов печатью организации. Теперь печать проставляется исключительно при ее наличии (то есть при указании на наличие печати в уставе организации) в следующих документах:
- акт о несчастном случае на производстве (ст. 230 ТК РФ);
- доверенность, выдаваемая организацией представителю (ч. 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 3 ст. 53 ГПК РФ, ч. 2 ст. 54 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»);
- журнал учета проверок (ч. 10 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении контроля (надзора) и муниципального контроля»;
- двойное складское свидетельство (абз. 9 п. 1 ст. 913 ГК РФ);
- копии учредительных документов, представляемых в регистрирующий орган (п. 4 ст. 16 Федерального закона от 21.07.1997 № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»;
- копия извещения об уплате авансового платежа акциза при реализации этилового спирта (пп. 5 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничениях потребления (распития) алкогольной продукции»);
- выписки по счету депо и закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства (абз. 5 п. 3 ст. 16, абз. 5 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25 Федерального закона от 16.07.1998 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)»);
- решения об эмиссии ценных бумаг, сертификаты эмиссионной ценной бумаги; решения о выпуске российских депозитарных расписок (п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3 Федерального закона от 22.04.1996 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»);
- документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица, а также документы, представляемые претендентами на покупку имущества (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16 Федерального закона от 21.12.2001 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества»);
- доверенность от имени организации (при обжаловании действий таможенного органа), копия аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению о включении в реестр уполномоченных экономических операторов; отчетность о хранящихся, перевозимых, реализуемых, перерабатываемых и (или) используемых товарах и о совершенных таможенных операциях; выписки из системы учета товаров, представляемых должностным лицам таможенных органов (ч. 6 ст. 39, п. 6 ч. 3 ст. 90, п. 2 ч. 5 ст. 177, п. 1 ст. 184 Федерального закона от 27.11.2010 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ») (эти изменения действуют с 18.05.2015);
- доверенность, прилагаемая к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе; доверенность, выдаваемая в целях получения аккредитации участников электронного аукциона; заявка на участие в закрытом аукционе (ст. 51, 61, 88 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»).
Если организация решила отказаться от использования печати, целесообразно исключить информацию о ней и из устава, хотя законом и не предусмотрена такая обязанность. Представляется, что если в уставе организации упоминается печать, а в перечисленных документах ее оттиск отсутствует, это может стать предметом для споров и претензий со стороны различных контролирующих органов.
Напоминаем: как и прежде, на оформляемых организацией бланках первичной учетной документации, не содержащих пометки «М.П.», печать проставлять необязательно (оттиск печати не является обязательным реквизитом первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; п. 13 Положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34-н). Это же касается и заключаемых договоров. Скреплять их печатью не запрещено, но необязательно (см. постановление ФАС Московского округа от 22.03.2012 № А40-62363/11-71-291, постановление ФАС Московского округа от 23.12.2010 № КГ-А40/13774-10, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.01.2013 № А28-3218/2012).
Итак, поскольку печать должны иметь все организации, то возникает только один вопрос: на каких документах она должна обязательно присутствовать? Целью проставления оттиска печати является заверение подлинности подписи должностного лица на документах. Какого-либо общего порядка, обязывающего ставить печать на всех документах, где есть подпись должностного лица, нет. Однако в отдельных случаях законодательство все же предусматривает необходимость проставления печати. Рассмотрим некоторые из них.
Договор
Гражданское законодательство не требует обязательного наличия печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, иногда включают в текст самого договора. В этом случае отсутствие печати может повлечь:
Признание письменной формы сделки несоблюденной. А значит, стороны не смогут ссылаться при спорах на свидетельские показания;
Признание договора недействительным, если такое последствие прямо указано в договоре.
Приведем выдержку из договора, в котором оговорено условие о необходимости печати.
9. Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями Сторон.
Покупатель: Продавец:
Генеральный директор ООО "Альфа" Генеральный директор ООО "Гамма"
Иванов Иванов И.И. Петров Петров В.П.
Печать ООО "Альфа" Печать ООО "Гамма"
Оттиск печати лучше проставлять таким образом, чтобы он захватывал не всю подпись, а только ее часть.
Доверенность
Печать является обязательным атрибутом доверенности, выданной от имени юридического лица. Без нее доверенность является недействительной.
Первичка
Расходы, принимаемые для целей налогообложения, и вычет по НДС обязательно должны быть подтверждены первичными документами. Все обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в Законе о бухучете. Оттиска печати среди них нет. Однако если для первичного документа утверждена унифицированная форма (например, для товарной накладной - унифицированная форма N ТОРГ-12), то применять нужно именно ее. И если в ней такой реквизит, как оттиск печати, предусмотрен, а его там не будет, то такой документ налоговики могут счесть составленным с нарушениями, что, в свою очередь, может повлечь отказ в вычете НДС или признании расходов. Если не хватает оттиска своей печати, то организация может исправить это в любой момент, поставив его на документе. А вот если нет оттиска печати контрагента, то с проставлением его, особенно после исполнения сделки, могут быть проблемы. И тогда претензии налоговиков можно снять в суде. Ведь Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации являются лишь подзаконными актами. И отсутствие печати на документах, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг), не свидетельствует о безвозмездном их приобретении. Такие споры случаются редко. И есть суды, которые встают на сторону налогоплательщиков.
Если же унифицированной формы документа нет и вы применяете самостоятельно разработанную форму первичного документа - печать тем более можно не ставить. Но тогда не включайте в эту форму реквизит "Место печати".
Что касается унифицированных форм первички по учету труда и его оплаты, проставлять печать обязательно лишь на следующих документах:
Командировочном удостоверении (форма N Т-10). Печатями в нем заверяются отметки о прибытии командированного работника в место командировки и выбытии из него. Командировочные удостоверения, в которых не проставлена печать организации, в которую работники отправлены в командировку, однажды были признаны судом оформленными ненадлежащим образом и вследствие этого не подтверждающими командировочные расходы;
Акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73). Печатью заверяется подпись руководителя организации, утвердившего акт, или уполномоченного им на это лица.
В остальных унифицированных формах первичных кадровых документов (приказах, табелях учета рабочего времени, расчетно-платежных ведомостях) печать ставить не нужно.
Счет-фактура
НК РФ не требует наличия печати на счете-фактуре.
Но вот когда в счет-фактуру вносятся исправления, их нужно заверить подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты их внесения.
СЧЕТ-ФАКТУРА N -- от "-" ----------------------- (1)
|
Наименование |
Еди- |
Коли- |
Цена |
Стоимость |
В том |
Нало- |
Сумма |
Стоимость |
Страна |
Номер |
|
Удобрение |
||||||||||
|
Всего к оплате |
||||||||||
Никитин (Никитин В.А.) Алексеева (Алексеева Т.П.)
Руководитель организации (подпись) (ф.и.о.) Главный бухгалтер (подпись) (ф.и.о.)
Исправлено: в графе 4 - 40 на 45
в графе 5 - 2000 на 2250
в графе 8 - 360 на 405
в графе 9 - 2360 на 2655
Руководитель организации Никитин Никитин В.А.
Печать ООО "Василек"
Документы, представляемые в налоговые органы
На отчетности, заявлениях, сопроводительных письмах, представляемых в ИФНС, оттиск печати обязательно должен быть, иначе налоговики просто не примут эти документы.
При проведении проверок налоговые органы вправе потребовать у вас документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов. Поскольку в ИФНС представляются не подлинники, а копии документов, то их также обязательно нужно заверить подписью руководителя и печатью.
Трудовая книжка
Оттиск печати является обязательным реквизитом трудовой книжки. Проставлять ее необходимо:
При оформлении трудовой книжки - на первой странице (титульном листе), содержащей сведения о работнике;
При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника - на внутренней стороне обложки, где указываются документы, на основании которых вносятся такие изменения.
Причем в этих случаях может быть поставлена как печать самой организации, так и штамп кадровой службы.
Кроме того, при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы в организации, заверяются печатью работодателя.
Вот так заверяются записи за время работы в организации.
Сведения о работе
|
N |
Сведения о приеме на |
Наименование, |
|||
|
Общество с ограниченной |
|||||
|
ответственностью |
|||||
|
"Булочка" |
|||||
|
(ООО "Булочка") |
|||||
|
Принята на должность |
|||||
|
бухгалтера |
|||||
|
Переведена на должность |
|||||
|
заместителя главного |
|||||
|
бухгалтера |
|||||
|
Уволена по собственному |
|||||
|
желанию, пункт 3 |
|||||
|
части 1 статьи 77 |
|||||
|
Трудового кодекса |
|||||
|
Российской Федерации |
|||||
|
Инспектор отдела кадров |
|||||
|
Волкова В.Л. Волкова |
|||||
|
Печать ООО "Булочка" |
|||||
|
С записями в трудовой |
|||||
|
книжке ознакомлена |
|||||
|
Васильева Васильева |
|||||
Если документ составляет предприниматель
В отличие от организаций, предприниматели иметь собственную печать не обязаны. Ведь ни ГК РФ, ни Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" не предъявляет такого требования к предпринимателям. Но законодательство и не запрещает предпринимателям завести собственную печать, если они захотят ее использовать. Суды также подтверждают, что иметь печать или нет - это личное дело каждого предпринимателя. Например, часто бывает, что предпринимателю приходится заводить печать из-за того, что контрагенты хотят видеть ее на составляемых им документах. И ему проще и выгоднее выполнить такую просьбу, чем терять этих контрагентов и искать новых. Да и некоторые нормативно-правовые акты предусматривают обязательное наличие печати на определенных документах, составляемых предпринимателями. Однако то, что каким-либо нормативно-правовым актом, утвердившим форму документа, предусмотрен такой реквизит, как оттиск печати, не означает обязанности предпринимателя ее иметь.
Если возникают сомнения, нужна ли на документе печать, то лучше ее поставить. Ведь даже если законодательство не предусматривает проставления печати на документе, а вы это сделаете, то вы ничего не нарушите.
На какие документы можно ставить круглую печать "для документов"?
Из личной офисной практики такую печать ставят на:
- договора, контракты (поставки, оказания услуг, подряда)
- счета (которые выписывают на оплату чего-либо)
- процентовки, акты выполненных работ, КС-2, КС-3
- платежных документах для банка
- справках, выписках (будь-то ЖКО, медицинские учреждения, ЗАГС и т.д.)
- дипломах, свидетельствах
- и просто на различных письмах, проходящих как деловая переписка между вашей организацией и другими конторами
Такого вида печать ставится на документах для подтверждения юридического обоснования, проще говоря, для понимания действительности данного документа. Печать организации можно ставить в следующих формах.
Для документов - это основный вид печати у всех организаций, вспомогательные печати имеют более узкий круг (для счетов, для копий).
Насколько я знаю, в делопроизводстве каждой организации принято заводить список (приказ) документов, которые заверяются печатью.
Оттиском печати "Для документов" можно заверять копии документов, отчеты во внебюджетные фонды, приходные кассовые ордера, заверять внутренние документы предприятия (организации), письменные запросы в государственные органы, доверенности для должностных лиц на представление интересов в суде и ходатайства, справки бухгалтерии "о предоставлении сведений". Приказы по предприятию.
Везде, где есть потребность ставить печать. Некоторые даже на принятые письма ставят круглую печать.
Главное - это знать куда нельзя ставить печать для документов .
В основном это касается банковских документов, в которых уже содержится оттиск печати. Важно, чтобы в компании был распорядительный акт, который нормировал бы действие дополнительной печати.
Печать для документов используется в основном для внутреннего пользования организации, можно поставить на акте передачи товара, на подписи, принял груз. На договорах такую печать не ставят.По крайней мере это касается крупных организаций.
Куда можно ставить и когда применяется печать для документов
В начале апреля 2015 года вышел Федеральный закон №82-ФЗ, согласно которому печать перестает быть обязательным атрибутом организаций .
Какой должна быть
Вне зависимости от организационной формы клише организации должно содержать полное ее наименование и адрес . Допускается указание наименования на иностранном языке. Нормативные акты не регламентируют ни размер клише, ни его цвет.
Более того, неизвестно, можно ли указывать сокращенное наименование компании, а также дополнять печать такими реквизитами, как надписи «для документов» или «для накладных». Можно сделать вывод, что проставление сокращенного наименования и надписей законодательство оставило на усмотрение предпринимателям.
Общепринятый размер равен 38-42 мм . Обычно штамп компании синего или фиолетового цвета. Если он утерян или износился, то компания должна изготовить новый экземпляр. То же самое касается и ситуаций, когда у организации изменились реквизиты, указанные на оттиске (например, адрес или наименование).
Федеральный закон №82-ФЗ допускает возможность того, что у организации может не быть печати, однако, законодательство обязывает применять печать на бланках строгой отчетности, в трудовых книжках, а также в кассовых ордерах. Из этого следует, что пока упоминание об обязательном проставлении печати на некоторой документации сохраняется в нормативных актах, компания обязана ее иметь.
Применение печатей обязательно, если с каким-то определённым контрагентом компания не прописала в договоре пункт о возможном ее неиспользовании. Если такого пункта нет, то сделка может считаться недействительной.
Перечень документов
Штамп ставится на документах, чтобы придать им юридическую силу. Однако далеко не вся документация нуждается в этом. На некоторых кадровых документах можно упустить проставление этого реквизита.
Штампом заверяются некоторые бухгалтерские бумаги (например, сметы и поручения). Обязательны и к заверению вся учредительная документация, договора, дополнительные соглашения.
Оттиск ставится внизу текста рядом с подписью должностного лица. Штамп ни в коем случае не должен попадать на расшифровку подписи. Иногда в месте проставления печати ставится отметка «М. П.» или «Место печати» и оттиск должен ставиться именно на нее.
Первичные
Первичная документация в компании относится к так называемому первичному учету, который означает самый первый этап обобщения операций в организации . Первичными считаются документы, которые могут подтвердить факт существования какой-либо хозяйственной операции. Все информация, которая содержится в «первичке», должна быть отражена в бухгалтерском учете.
Штамп ставится на тех первичных бумагах, которые выполнены по унифицированной форме. Пример унифицированного первичного документа — товарная накладная, выполненная по форме ТОРГ-12. Если компания сама утверждает форму какого-либо первичного документа, то проставление оттиска не является обязательным.
Приказы
Приказ является внутренним документом в организации, т.е. за ее пределы он не выходит. Таким образом, проставление оттиска на приказе не является обязательным, и в большинстве случаев это опускается. Если работник просит предоставить копию приказа, то копия заверяется по всем стандартам, с проставлением печати и прочих надлежащих реквизитов.
Фирменные бланки организации
Штамп ставится на бланке организации в зависимости от того, каким способом изготовлен бланк. Так, если бланк компании принадлежит к бланкам строгой отчетности, то оттиск на такой бумаге обязателен. Если же бланк организации выпущен на разноцветной бумаге с логотипом компании, то оттиск не ставится.
Для заверения обычного информационного письма на бланке организации достаточно проставить подпись должностного лица. В некоторых случаях оттиск на бланке компании обязателен к проставлению. Печать ставится на гарантийных письмах, а также на доверенностях (например, на представление интересов компании в суде или на получение материальных ценностей).
Другое
Проставление штампа на том документе, на котором он не ставится, не приведет ни к каким разбирательствам. Однако, если вы не проставите этот реквизит на обязательных к заверению таким образом бумагах, то последствия могут быть неблагоприятными.
Кроме вышеназванных документов, обязательны к заверению следующие виды бумаг :
- договора (как внутренние, так и внешние);
- дополнительные соглашения;
- акты (приема-передачи, экспертизы и проч.);
- справки и характеристики;
- командировочные бумаги;
- ходатайства;
- гарантийные письма;
- штатные расписания, инструкции;
- трудовые книжки.
При заполнении трудовой книжки следует учитывать следующие моменты. Штамп организации должен обязательно стоять на титульной стороне книжки. Если у работника изменились анкетные данные – на внутренней стороне обложки. При увольнении запись об увольнении всегда должна сопровождаться синей печатью организации.
Типичные оттиски
В зависимости от организационной формы предприятия оттиски печати могут различаться по внешнему виду . Так, оттиск ИП немного проще, чем у ООО или ЗАО, и содержит меньше обязательных элементов. Рассмотрим типичные оттиски штампов в зависимости от типа и формы компании.
- Простой . Содержит в середине наименование организации, а в окантовке находится форма организационной деятельности, а также ОРГН и КПП. Также в окантовку может быть пущен адрес компании.
- С микротекстом . В таких печатях, в отличие от предыдущих, более сложная окантовка, проходящая по краю в 2 слоя. Во внешнем слое находится более мелкий текст, которым прописывается, например, ее реестровый номер. Во внутреннем слое окантовки, также как и в простой печати, находится адрес, ОГРН и КПП, а также организационная форма компании.
- С окантовкой в виде орнамента . Крупные компании предпочитают использовать в своей деятельности фантазийные оттиски, в которых между внутренним и внешним слоем окантовки идет узор.
- Для ИП . Содержит, как правило, ФИО предпринимателя в середине, по краю же пущены такие реквизиты, как ОГРНИП, адрес, а также ИНН.
На каких документах ставится печать, можно узнать из данного видео.
Особенности проставления
Печать обязательна к проставлению на всех договорах, большинстве кадровых документах, а также на первичной документации. Гарантийные письма и акты не имеют юридической силы, если на них не проставлен оттиск. Ничего страшного не случится, если на документе, на котором оттиск необязателен, его проставить. Однако следует всегда проставлять его там, где его присутствие может в дальнейшем понадобиться при судебном разбирательстве.
Некоторые фирмы разрабатывают специальное положение или инструкцию по применению печати. Как правило, утверждается она руководителем и содержит такие разделы, как перечень штампов, используемых в организации, место их хранения, а также порядок пользования.
Юридический смысл данного реквизита заключается в том, чтобы заверить подпись того должностного лица, который входит в руководящий круг людей, работающих в компании, наименование которой указано на печати.
Оттиск не может быть проставлен рядом с подписью обычного сотрудника компании. Желательно, чтобы печать не заходила на подпись должностного лица, была читабельной и давала возможность различить всю информацию на ней.
Как отказаться от печати на первичных документах, представлено в данном видео.
Copyright 2017 - ЗнайБизнес.Ру Портал для предпринимателей
Копирование материалов допускается только при использовании активной ссылки на этот сайт.
Куда можно ставить печать для документов - образец?
Отправить на почту
Печать для документов - куда можно ставить ее и какой она должна быть? Ответ на эти, казалось бы, простейшие вопросы характеризуется рядом нюансов — рассмотрим их.
Какой должна быть печать для документов?
Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:
- основную;
- структурного подразделения;
- специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).
В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.
Необходимость в задействовании печатей для документов , отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:
- посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
- они имеют круглую форму;
- название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).
Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.
В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.
Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
Но если фирма всё же использует собственную печать для документов - куда можно ставить ее, в какую часть листа?
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
- распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
- удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?
Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов , которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.
Итоги
В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов . Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.
Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов , используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.
Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.
Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «В трудовых книжках лучше ставить круглую печать».
Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях
Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!
Когда можно использовать дополнительные печати
Многие организации, помимо основной печати, используют в работе еще и дополнительные. Они могут быть идентичны основной, а могут содержать различные надписи, указывающие на вид структурного подразделения компании (например, «Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Склад», «Секретариат», «Филиал») или тип документов, на которые ставится печать («Для финансовых документов» «Для счетов», «Для справок», «Для договоров» и др.). Это особенно удобно, когда нужно срочно поставить печать, а доступа к основной печати нет. Однако контрагенты часто подозрительно относятся к таким печатям и иногда даже просят заменить документ. К специальным печатям порой цепляются и налоговик и Постановление ФАС СЗО от 13.10.2009 № А21-8887/2008 . Выясним, правомерны ли подобные претензии.
Можно ли иметь дополнительные печати
Как может выглядеть дополнительная печать
Вспомним, как должна выглядеть основная печать, и, исходя из этого, выделим виды дополнительных печатей.
На каких документах можно ставить дополнительную печать
Если печать на документе не обязательна, то вы можете проставить на нем любую печать, даже штамп.
Если же печать на документе обязательна, то вы можете использовать специальную печать, но лишь при соблюдении нескольких правил.
Мнение читателя
“ Отправили водителя получать товар по доверенности с печатью «Для документов». Товар ему не отгрузили - сказали, что такая печать недействительна. Объясняли, что они не правы, ведь печать круглая и на ней указаны наименование и место регистрации организации, не помогло. Пришлось переделывать доверенность и ехать еще раз ” .
бухгалтер, г. Москва
ПРАВИЛО 2. Специальные печати применяются в соответствии с их назначение м Постановления Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10; ФАС ВВО от 16.04.2004 № А43-10946/2003-25-340 . К примеру, печать «Для счетов» не следует ставить на договорах, а печать филиала - на документах головного подразделения. А вот у печати «Для документов» назначение общее, поэтому ее можно использовать для любых документо в Постановление ФАС ЗСО от 11.11.2010 № А70-4089/2010 .
ПРАВИЛО 3. На договорной документации, а также документах приема-передачи товаров (работ, услуг) специальная печать применяется, если договор этого не запрещае т Постановление Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10 . Например, если в договоре нет оговорки, что стороны могут использовать лишь основную печать, то можно поставить на документах печать «Для документов».
На документы для госорганов лучше все-таки ставить основную печать. Это избавит компанию от возможных придирок с их стороны и споров. А для удобства можно изготовить несколько одинаковых печатей.
Напомним, что печать обязательна, например, на таких документах:
Если печатей в компании несколько, то, чтобы не возникало путаницы, какую печать на какой документ нужно ставить, лучше издать приказ или утвердить положение, регламентирующие эти вопросы.
При использовании дополнительных печатей помните, что налоговикам до них особого дела нет. Важно это в основном контрагентам. К примеру, в ситуациях, когда ваша компания - покупатель. Поскольку они опасаются, что вы, поставив на приемо-сдаточных документах дополнительную печать, впоследствии откажетесь оплачивать товары (работы, услуги). То есть будете оспаривать факт их приемки, ссылаясь на то, что ни печать, ни подписи в этих документах к вам никакого отношения не имею т Постановления ФАС УО от 03.06.2011 № Ф09-2118/11-С5; Восемнадцатого ААС от 01.06.2011 № 18АП-4749/2011; Восьмого ААС от 19.04.2010 № А70-10916/2009; Четвертого ААС от 22.12.2009 № А19-12082/09; Тринадцатого ААС от 25.08.2008 № А56-43993/2007 .
Поэтому из этих же соображений и вы внимательно проверяйте полномочия ваших покупателей на подписание отгрузочных документов и соответствие поставленных ими печатей названным нами требованиям.
Тема: Куда можно ставить печать "Для документов" ?
Опции темы
Поиск по теме
Куда можно ставить печать "Для документов" ?
Печать официально зарегистрирована. Но хочу заранее обезопасить человека, у которого будет эта печать, и написать приказ (положение) в котором подробно расписать куда можно, а куда нельзя ставить такую печать, кто имет право "просить" поставить такую печать и на какие документы.
К примеру акты выполненых работ, акты сверки задолженности, накладные, счета - можно ставить, или нет?
А на принятые письма и извещения?
Не уверен, как пишется слово - загляни в словарь .
если обратится к п.5 ст.185 ГК РФ, то печать - это обязательный реквизит доверенности, выдаваемой от имени юридического лица.
я так полагаю, что если закон, иной правовой акт и соглашение сторон предусматривает скрепление печатью тот или иной документ, то на этом документе должна проставляться печать, речь о которой идет в п.5 ст.2 закона об ООО.
а то, что ваша печать будет "для документов", то приведите пример, когда печать ставится не на документах. Банковская карточка - не документ?
лат.Documentum - письменное удостоверение.
Stas®
Просто первоначальный вопрос, как понимаю, был о печати, отличной от той, что на банковской карточке.
А на договора можно либо совсем не ставить, либо ставить любую печать, сути это не меняет
И потом этой же печатью платжки штамповать.
С ОБРАЗЦАМИ ПОДПИСЕЙ И ОТТИСКА ПЕЧАТИ
8. Образец оттиска печати юридического лица (обособленного подразделения), проставляемый клиентом в Карточке, должен соответствовать печати, которую имеет клиент согласно его учредительным документам (положению об обособленном подразделении), иным документам и федеральным законам, устанавливающим требования к печатям юридических лиц.
ОБОБЩЕНИЕ ПРАКТИКИ ПРИМЕНЕНИЯ УКАЗАНИЯ БАНКА РОССИИ
ОТ 21.06.2003 N 1297-У "О ПОРЯДКЕ ОФОРМЛЕНИЯ КАРТОЧКИ
С ОБРАЗЦАМИ ПОДПИСЕЙ И ОТТИСКА ПЕЧАТИ"
7. Должен ли банк при принятии карточек с образцами подписей и оттиска печати проводить проверку гербовых печатей на соответствие их требованиям Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст)? Следует ли рассматривать включение слов, не предусмотренных ГОСТом, в печать как противоречие ГОСТу и вправе ли банк в таком случае отказать клиенту в принятии карточек при условии, что основные данные о юридическом лице (наименование, ИНН, ОГРН) отражены в печати верно?
В соответствии с п. 8 Указания образец оттиска печати юридического лица (обособленного подразделения), проставляемый клиентом в карточке с образцами подписей и оттиска печати, должен соответствовать печати, которую имеет клиент согласно его учредительным документам (положению об обособленном подразделении), иным документам и федеральным законам, устанавливающим требования к печатям юридических лиц.
Согласно подпункту 26 п. 6 Положения о Государственном комитете Российской Федерации по стандартизации и метрологии (далее - Госстандарт России), утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 07.05.1999 N 498, Госстандарт России устанавливает порядок осуществления государственного надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов, а также организует проведение указанного контроля и надзора.
Положением об организации и осуществлении государственного контроля и надзора в области стандартизации, обеспечения единства измерений и обязательной сертификации, утвержденным Правительством Российской Федерации от 16.05.2003 N 287, предусмотрено, что данный контроль и надзор включают в себя в том числе государственный контроль и надзор за соблюдением юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований государственных стандартов к продукции (товарам), работам и услугам.
А я не знаю. Но себе такую печать "Для документов" я заказывать бы не стала - факт. Меня смущает формулировка "Для документов" отсутствием в ней смысла. Так и хочется сказать: конечно, для документов, для чего же еще?
Сама печать сделана точь в точь как оригинальная (со всеми реквизитами), только под названием организации надпись - для документов.
Смысл в том, что нам нужна 2-ая печать, которой можно заверять документы, потому как 1-ая очень часто не доступна, а на руки ее не отдают.
Директор боится, вдруг за его спиной кто нить поставит печать на договор о продаже имущества или платеж какой нить без его ведома сделает.
Поэтому и была высказана мысль - сделать печать, отличную от оригинала, с определенными "полномочиями"! Что бы можно было ее шлепать куда угодно, кроме договоров и банковских документов.
Вот сегодня еще возник вопрос-можно ли ей заверять копии документов, на которых стоит ксерокопия оригинальной печати?
У нас в конторе, например, были печати "Склад №..", "Для накладных", просто штампики и т.д. Основную печать ставили на договора и акты, банковские документы, отчетные документы, важные исходящие.
или наличие на печати реквизитов и огрн делает ее "действующей" печатью? (может и не так выразился - к примеру у нас есть печать-штам, на котором просто в круге название организации и больше ничего - ставят на всякие "неважные" письма).
Для принятой корреспонденции есть штамп с название организации.
Stas® , а как же накладные? Там же стоит МП.
Что, такая печать не действительна?
Просто у нас есть несколько штампиков наших "субподрядчиков" - которые "просто сделаны" по факсовой копии. А есть пара печатей которые вообще сделаны на компьютере и с распечатки уже их "в натуре" сделали. не уверен даже, что такие фирмы существуют.
Суть в том, что эта "Для документов" печать может быть в руках у черт знает кого, кому в договорах делать нечего. Запретить ставить ее на договора - значит как-то разграничить полномочия держателей разных печатей, что не помешает.
имеет смысл делать печать: "для актов и накладных" - это понятно что и зачем
однако, я бы завернул договор, скрепленный печатью контрагента "для накладных".
почему? а во избежании рисков
но! принял бы договор вообще без печати, если наличие оной не предусмотрено законом или договоренностью сторон
Информация о теме
Пользователи, просматривающие эту тему
Эту тему просматривают: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1)
Обязательна она будет, только если это прямо предусмотрено законом. В остальных случаях организации будут сами определять, использовать им печать или нет. Например, печать будет не обязательна в журнале учета проверок. На акте о несчастном случае на производстве. На судебной доверенности и доверенности на представительство в ходе исполнительного производства. На документах для участия в госзакупках и др.
Примечание : Источник: Федеральный закон № 82-ФЗ
Печать организации когда нужно ставить (документы в ФНС, договора с контрагентами и т.д.)
Раньше, до апреля 2015 г., если на документах не было печати, последствия в этом случае могли быть печальными. При возникновении спора с контрагентом или с контролирующим органом. Документ, оформленный без печати, мог быть признан недействительным. Поэтому некоторые бухгалтера ставили оттиск печати на всех документах. Даже на тех, в которых оттиск не нужен.
Представление документов в ИФНС: когда не надо ставить печать
Если в уставе общества не содержатся сведения о наличии у него печати. То документы, представляемые в ИФНС, могут не содержать оттиск печати.
Примечание : Письмо Минфина РФ в письме от 16.02.2016 № 03-02-07/1/8575 .
Чиновники ссылаются на законы об акционерных обществах. И об обществах с ограниченной ответственностью (ООО). Из которых следует, что использование компанией печати является правом. А не обязанностью. А сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.
к меню
Печать организации в договорах с контрагентами нужна или не нужна
В общем случае печать на договорах с контрагентами можно не ставить. Если, конечно, сам текст соглашения не обязывает стороны заверить печать организации договор. Или этого прямо не требует закон. Такой вывод следует из пункта 1 .
К примеру, в обязательном порядке должны стоять печати на двойном складском свидетельстве. И договоре залога, если предмет залога остается у залогодателя. Потому что об этом сказано в и .
Если же специальных требований к договору в законе или тексте договора нет. Печать можно не проставлять. Потому что суды, например, делают вывод. В общем случае печать компании – это всего лишь дополнительный. А не обязательный реквизит договора. А потому, и без оттиска договор считается заключенным. И такую сделку нельзя признать недействительной. Поэтому, если в тексте договора о печати нет ни слова. То договор будет действительным и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи сторон сделки.
Кто хочет подстраховаться. И желает обязательные печати обеих сторон. То можно прописать в них такую формулировку. «Настоящий договор и изменения к нему действительны только при условии, если они совершены в письменной форме. Подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон». Тогда без печати точно не обойтись.
к меню
Когда печать обязательна
Примечание : Смотрите полный Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
С 1 января 2013 года компании в общем случае могут использовать собственные бланки первички, прописав это в учетной политике. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Поэтому если в формах документов, которые разработала или усовершенствовала и теперь использует ваша компания, нет поля для печати , ее оттиск на документе не нужен. Смело работайте без него.
А вот если вы пользуетесь типовыми бланками первички, в которых стоит пометка «М.П.», поставить печать придется. Иначе документ будет оформлен с нарушением. А значит, с его помощью не получится, к примеру, подтвердить расходы по налогу на прибыль.
к меню
Печать отменили. Как теперь работать?
С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.
Обязательно ли отказываться от печати?
Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.
Чем можно заменить печать?
Заменить печать можно, например, электронной подписью, специальными бланками компаний или голографическими печатями.
Получили от контрагента товарную накладную без печати. Стоит ли вернуть документ, чтобы проставили оттиск?
Все зависит от того, какая форма у этой накладной. Если ваш поставщик использует стандартный бланк № ТОРГ-12, который утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, печать нужна. Ведь сам бланк содержит специально отведенное для оттиска место. Причем в документе должны быть две печати – продавца и покупателя.
А если вы с поставщиком договоритесь использовать самостоятельно разработанную накладную, где нет поля «М.П.», то печать не нужна.
А еще многие компании сейчас используют в работе . Это удобно – одним документом можно и вычеты НДС подтвердить, и расходы обосновать. Форма УПД есть в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@. Так вот, в самом бланке место для оттиска предусмотрено (поле «М.П.»).
Хотя в рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов универсального документа налоговики указали, что печать на бланке необязательна. Так что УПД без оттиска все равно можно принять к налоговому учету. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички.
Нет печати продавца на товарном чеке. Получится ли таким документом подтвердить расходы?
Если в самой форме документа нет поля «М.П.», никаких проблем у вас не будет. Ведь форму товарного чека каждый продавец разрабатывает самостоятельно. Официального бланка нет. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28. Так что если места для оттиска в товарном чеке не предусмотрено, то печать на документе не нужна.
к меню
Как отказаться от печати организации?
Внесите изменения в устав своей организации. Сведения о наличии печати должны быть именно в этом документе.
Если откажемся от печати организации, нужно ли ставить ее в типовых документах, где такой реквизит предусмотрен, например, в кассовой книге?
Официальных разъяснений по этому вопросу пока не вышло. Но в ФНС России, ПФР и ФСС России поясняют, что сразу после вступления в силу закона компания вправе передавать им любые документы без печати. Единственное пожелание – если решили отказаться от печати, известите об этом инспекторов письмом. Как только появятся официальные разъяснения, в статью будут внесены изменения.
Нужно ли ставить печать в первичке, формы которой компания разработала сама?
Нет, не нужно. Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Обязательно ли использовать печать в договорах, например, в договоре купли-продажи?
Нет, не обязательно. Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ). Поэтому, если одна из сторон отказалась от круглой печати, просто проследите, чтобы из договора убрали требование ее проставлять.
к меню
Не будут ли банки требовать печати на документах?
Нет, не будут. Представители банков сообщают, что подписи генерального директора на любых документах им достаточно, если компания откажется от печати.
Организации не обязаны ставить печать на декларациях и документах, представляемых в инспекцию
Налоговые инспекторы не вправе отказать организации в приеме документов, ссылаясь на отсутствие в них печати налогоплательщика. Такой вывод следует из письма ФНС России от 05.08.15 № БС-4-17/13706@ . Комментируемое письмо направлено в нижестоящие налоговые органы для использования в работе.
Согласно письма налоговые инспекторы должны принимать представленные налогоплательщиками документы, независимо от того, заверены они печатью или нет.
Данной проблемы (отсутствие печати на декларации, расчете или иных представляемых в инспекцию документах) не существует для организаций, которые сдают через интернет. Ведь им для заверения названных документов достаточно подписать отправляемый файл квалифицированной электронной подписью.
Печать на форме 4-ФСС нужна?
Согласно Информации ФСС от 10.06.2015 отсутствие на расчете по страховым взносам круглой печати организации не может служить основанием для отказа в приеме отчетности. Кроме того, сотрудники ФСС не вправе требовать от организаций заверять печатью исправления в и заявление о зачете (возврате) излишне уплаченных (взысканных) сумм страховых взносов, пеней и штрафов.
к меню
Можно теперь не ставить печати в трудовых книжках?
Раньше так делать было рискованно. Ведь в правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ).
Печать в трудовых книжках больше не обязательна!
Минтруд поставил точку в спорах об использовании печати организации при заполнении трудовых книжек. Теперь заверять записи в трудовой книжке печатью нужно лишь при ее наличии.
Примечание : Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н и Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 588н.
По новым правилам организации, отказавшиеся от использования печати, должны заверять записи о приеме на работу, кадровых перемещениях и увольнениях только подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Компании, продолжающие использовать печать, должны по-прежнему заверять печатью увольнительные записи.
Кстати, оговорка «при наличии» распространяется и на проставление печати на первом листе трудовой книжки и вкладыше в трудовую книжку. Заверять оттиском печати приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней тоже больше необязательно.
Примечание : Новый порядок вступает в силу с 27.11.2016 года .
к меню
