Avaliando a eficácia de uma ideia Como avaliar o sucesso de uma ideia bem pensada de vídeo viral? É mesmo possível prever se um vídeo viral vai “decolar” ou não? Como foi dito, primeiro você precisa entender por que precisa criar um vídeo viral. Não há mais resposta para esta pergunta

O Balanced Scorecard, que surgiu no início dos anos 90 no Ocidente como um ditame da época, entrou na prática de gestão russa na década de 2000. Inicialmente, era geralmente aceito que o BSC funcionava como um poderoso regulador motivacional das práticas comerciais processuais. Neste artigo consideraremos a questão de quais indicadores-chave de desempenho podem ser aplicados com sucesso nas atividades do projeto. Essa experiência vem ganhando cada vez mais importância na gestão moderna.

Breve visão geral do BSC

A teoria do Balanced Scorecard (BSC) tornou-se conhecida e popular na mente dos gestores graças aos livros e atividades de dois autores R.S. Kaplan e D.P. Norton. Um dos componentes essenciais desse sistema são os modelos de indicadores motivacionais, que aos poucos passaram a ser chamados de KPI (Key Performance Indicators). Devido às dificuldades de tradução correta, esses indicadores no ambiente de língua russa passaram a ser chamados de KPR (indicadores-chave de desempenho) ou KPI (indicadores-chave de desempenho). Por alguma razão, este último enraizou-se melhor na mentalidade dos gestores.

Os modelos de KPI implementados em negócios reais, fazendo parte do Balanced Scorecard, representam eles próprios um sistema integrado em vários blocos de controle funcionais. Entre eles, a gestão estratégica e a gestão de pessoas ocupam um lugar dominante.

Nos últimos anos, muitas empresas russas aprenderam a ter sucesso no desenvolvimento de estratégias. No entanto, as razões para o fracasso empresarial ainda residem na fragilidade do desenvolvimento metódico e da implementação de programas de ações específicas para implementação estratégica. O BSC e os seus principais indicadores de desempenho foram concebidos para colmatar as lacunas que permanecem entre a estratégia e os processos de base e os projectos de desenvolvimento.

Pirâmide do Balanced Scorecard da Empresa

O sistema BSC é denominado equilibrado porque representa uma pirâmide-hierarquia de objetivos que possui uma lógica harmoniosa de decomposição desde a visão, missão da empresa, passando pela estratégia e objetivos estratégicos até objetivos de níveis cada vez mais baixos:

• financeiro;
• cliente;
• processo e design e técnico;
• objetivos do sistema de negócios e necessidades de pessoal.

Como você sabe, a metodologia tradicional do BSC dá mais atenção aos processos do que às tarefas de design. Este estado de coisas permaneceu inalterado durante muito tempo. Atualmente, a própria arquitetura dos negócios pós-industriais está se tornando cada vez mais orientada para projetos, portanto, a necessidade de localizar o sistema de KPI em relação aos projetos está aumentando. Abaixo estão dois esquemas para transmitir a estratégia aos componentes da implementação do projeto, que não requerem explicação separada.

Modelo de Bloco de Projeto do Balanced Scorecard

Dividindo os projetos da empresa em dois tipos principais dentro do BSC

Quer queiramos quer não, as nossas empresas já se encontram no ambiente de negócios de uma nova era. E se o caminho da degradação e da falência for categoricamente inaceitável, não há alternativa ao BSC. O mais interessante é que nos últimos anos a dimensão do negócio não tem sido um obstáculo à implementação de um sistema de KPI equilibrado, mas existem e existirão dificuldades de implementação. Aqui, como sempre, o importante é o movimento em direção a um modelo completo; nunca funciona perfeitamente na primeira vez.

Motivação de pessoal em projetos e KPIs

Um sistema de indicadores de desempenho é construído para fins de gestão, motivando o pessoal a resolver problemas cíclicos (processos) e tarefas únicas sob restrições (projetos). Na prática empresarial russa, às vezes é preciso lidar com uma situação em que um gerente de projeto fica perdido devido a questões pouco claras relacionadas à motivação não apenas dos membros de sua equipe, mas também de si mesmo. Esta é uma das razões significativas para o fracasso de empreendimentos bem-sucedidos.

É claro que um sistema de motivação de pessoal orientado para projetos precisa ser cuidadosamente desenvolvido e regulamentado. O papel principal aqui é desempenhado pelo diretor de RH. Deve-se lembrar que todos os projetos são únicos não só na composição das tarefas a serem resolvidas, mas também na configuração motivacional. Usando indicadores-chave de desempenho, você precisa motivar não apenas a equipe do projeto e seu gerente. Esta questão também deve ser abordada em relação ao escritório do projeto, às equipes de gerenciamento do projeto e, às vezes, ao curador. O sistema de KPI que motiva os participantes do projeto deve incluir o seguinte.

1. Metas de funcionários e equipes responsáveis.
2. Cobertura de funcionários da empresa e terceiros participantes.
3. Período de validade da motivação.
4. Critérios de avaliação, seus procedimentos e responsáveis ​​pela definição do tamanho do KPI.
5. Regulamentação de procedimentos de penalidades e incentivos.
6. Cronograma de calendário para cálculo de KPIs.
7. Regulamento para a formação de um orçamento motivacional.

É muito importante que desde o início, ao nível da estratégia, do investimento e das políticas motivacionais, seja conceptualmente estabelecida a política da empresa no domínio da motivação do pessoal envolvido nas atividades do projeto. Algumas empresas não têm isso. Deve ser atribuído um orçamento para uma parte fixa dos incentivos aos trabalhadores envolvidos nas actividades do projecto, e devem ser angariados fundos para bónus pela sua implementação bem sucedida. Na minha prática, sempre me esforcei para conseguir da alta administração um nível de fundo de bônus no valor de 30-40% da parte fixa do orçamento para esses fins.

Modelo de fornecimento de informações ao procedimento de cálculo dos KPIs da empresa

O sistema de gestão orçamental, o PMS (sistema de gestão de projetos) e o sistema de KPI estão em estreita interação tanto na posição do orçamento de motivação de pessoal como na posição de suporte de informação para a base de cálculo dos indicadores de desempenho. Isto é bastante natural. Além disso, em muitas empresas, para além dos planos e relatórios puramente financeiros, o complexo de gestão orçamental integra um subsistema de regulamentação laboral, técnica e outros tipos. Em algumas empresas, pelo contrário, o sistema de planeamento normativo substitui completamente o orçamental e funciona de forma muito eficaz. Qualquer que seja o modelo de regulação financeira escolhido, estou convencido de que estes três sistemas são melhor implementados e desenvolvidos em conjunto, porque são partes de um todo.

KPIs para negócios orientados a projetos

Lembremos que as tarefas de projeto em uma organização são divididas em dois grandes grupos: projetos de desenvolvimento corporativo interno e projetos do tipo contrato inerentes à natureza de um negócio que possui um tipo de produção de projeto. No âmbito desta secção, interessa-nos o segundo tipo de organização, inerente aos negócios na área da construção, desenvolvimento de TI, produção em pequena escala e por peça e atividades de consultoria. Neste sentido, são interessantes exemplos de desenvolvimento de sistemas de KPI para projetos empresariais nestas áreas.

A base do critério para a eficácia e eficiência do projeto é formada na fase de desenvolvimento do termo de abertura do projeto. Os seus componentes são fatores de sucesso (indicadores de implementação bem-sucedida), que estabelecem as bases para a composição futura dos KPIs. Tendo em conta as principais funções de gestão, fases de implementação do projeto, seu conteúdo, limitações e riscos, centramo-nos em três elementos temáticos do “triângulo de restrições”:

• “dinheiro” ou restrições orçamentárias;
• “limites de tempo” ou limites de tempo;
• limitações substantivas ou “qualidade” do projeto.

A eficácia dos projectos é determinada principalmente pelo tratamento hábil destes três aspectos. Um sistema de indicadores deve ser construído em torno deles. Tanto de acordo com a lógica da metodologia BSC como com a sabedoria comum, as restrições orçamentais são fundamentais para motivar a eficiência. É mais aconselhável adotar o método do valor agregado (EVM) como base para o desenvolvimento de KPIs relevantes. O objetivo do desenvolvimento de indicadores para este grupo é determinar a conformidade do trabalho real executado com os volumes planejados dentro do orçamento.

Composição dos indicadores EVM que servem de base para os KPIs do projeto

Os principais indicadores de desempenho gerados com base na metodologia EVM são bem aplicáveis ​​na prática usando o amplamente difundido MS Project. Por exemplo, o indicador mais acessível - o valor padrão do CV - desvio de custo mostra se o gerente de projeto se enquadra ou não no orçamento que lhe foi atribuído. Também podemos distinguir os KPIs praticados da categoria de índices, entre os quais o indicador IPC é utilizado para efeitos de restrições orçamentais. Fornece uma avaliação relativa da eficiência do uso de recursos.

A eficiência da implementação do projeto em termos de tempo é caracterizada pelos indicadores SV e SPI. O desvio do cronograma pode ser calculado em unidades monetárias ou unidades de tempo, dependendo da lógica de medição adotada. Isto também se aplica ao indicador do índice. Ao considerar a questão dos indicadores significativos, não se pode deixar de levar em conta a necessidade de concluir os marcos do projeto dentro do prazo. Até o momento, não há necessidade de falar sobre a implantação de um BSC completo no âmbito das tarefas individuais do projeto, mas o desenvolvimento elemento por elemento de tais sistemas está em andamento de acordo com os componentes tradicionais:

• clientes;
• processos;
• sistemas e pessoal.

Projeto de inovação de produto e KPI

Descreverei um exemplo real de projeto de introdução de um novo serviço “N” em uma empresa de nível médio, mas com uma gestão bastante desenvolvida. As políticas de pessoal e motivação da empresa envolvem a atribuição de orçamentos motivacionais para a implementação de projetos de desenvolvimento. A empresa não possui escritório de projetos, mas existe um administrador de projetos que auxilia diversos supervisores entre a alta administração e gerentes de projetos entre gerentes funcionais e especialistas altamente qualificados. Não há motivação monetária para os curadores, uma vez que estão atrelados aos resultados de desempenho financeiro e aos KPIs não monetários dos mapas estratégicos corporativos.

No âmbito dos regulamentos do projeto, os trabalhos foram realizados de acordo com o conceito e o estatuto do projeto. Os critérios para avaliar o sucesso do projeto foram desenvolvidos e acordados entre o curador e o PM. Eles incluem as seguintes posições.

1. Entrega do serviço “N” totalmente desenvolvido na produção industrial no prazo A dentro do orçamento Y aprovado.
2. A receita bruta da prestação de serviços “N” no período B para o período a partir do lançamento do projeto é de F mil rublos.
3. Lucro marginal por prazo B – G mil rublos.
4. Alcançar o retorno dentro do prazo C.
5. O financiamento do projeto é fornecido dentro do orçamento aprovado de Y.
6. 85% dos especialistas das categorias de qualificação I e II passaram no teste e foram certificados para o direito de prestar serviços “N” aos clientes da empresa no prazo D.
7. A amplitude de utilização do serviço “N” por especialistas das categorias de qualificação I e II no período E é de no mínimo 70%.
8. No prazo L, o número de chamadas para a empresa para o serviço “N” atingiu o valor de P chamadas por mês.
9. O número de reclamações de clientes da área de negócio diminuiu para o nível X na data T.

Observe que vários critérios têm a natureza de marcos. Muitos dos parâmetros listados são essencialmente KPIs, que podem ser usados ​​para motivar os trabalhadores envolvidos no projeto. Não recomendo a utilização de um grande número de indicadores para motivar o pessoal do projecto. Para nosso exemplo, no nível PM, eu deixaria dois KPIs (pontos 1 e 3), e distribuiria o restante entre os executores responsáveis. Mas eu reduziria o número total de indicadores de “salários” para cinco.

Modelo de dependência dos parâmetros de gerenciamento de projetos em relação ao número de indicadores

A razão reside nos requisitos de economia e consistência do sistema de motivação do pessoal envolvido no projecto. Os funcionários incluídos na equipe do projeto realizam trabalhos simultaneamente em seus locais funcionais. Isso deve ser lembrado.

Neste artigo abordamos algumas questões muito interessantes. Sinto a necessidade de voltar mais de uma vez à questão da natureza holística do projeto BSC e às soluções industriais nesta área. Era completamente impossível pensar no tema de traduzir as metas corporativas, através das metas do projeto, em indicadores-chave de desempenho. E como o desenvolvimento da doutrina de gerenciamento de projetos está longe de estar esgotado e ainda existem muitos “pontos em branco”, tenho certeza de que este material sobre motivação de projetos é apenas o começo.

Continuamos a série de materiais dedicados aos KPIs dos principais gestores responsáveis ​​por diversas funções dentro da empresa. A base teórica do método KPI foi delineada em publicações anteriores, portanto este artigo fornece apenas explicações mínimas para facilitar uma rápida compreensão do material. Observe que todos os exemplos dados não podem ser utilizados na prática sem a devida adaptação às condições específicas de um empreendimento real.

Primeiro, vamos ver o que é um projeto. De acordo com a definição do livro fundamental sobre metodologia de gerenciamento de projetos PMBOK (padrão PMI), um projeto é uma sequência temporária de trabalho que leva à criação de um produto, serviço ou resultado único.

Todas as atividades empresariais consistem em projetos e processos. A diferença entre essas duas atividades é o resultado. Num projeto o resultado é único, no processo é cíclico e reprodutível. É a singularidade do resultado que coloca os gerentes de projeto em uma categoria especial de trabalhadores contratados que habitam o espaço empresarial.

Na verdade, a principal tarefa de todos os gestores de projetos é garantir a obtenção de um resultado único com recursos limitados (tempo, materiais e humanos). Resolver tal problema envolve um aspecto empreendedor e gerencial. Apesar da conhecida afirmação do poeta de que “não se pode atrelar um cavalo e uma corça trêmula a uma carroça”, é isso que os gerentes de projeto fazem basicamente - reúnem o irredutível, organizam tudo o que está mal organizado e com firmeza liderar projetos até a conclusão bem-sucedida.

A posição de gestor de projetos implica a presença de muitas competências, nomeadamente, a capacidade de planear e guiar-se por um plano nas suas ações, juntamente com a compreensão de que a vida é muito mais rica do que ideias sobre ela, e a vontade de fazer o mudanças necessárias. É extremamente necessário que ele seja “amigo” dos números para reduzir todas as expectativas vagamente formuladas do cliente desde a implementação do projeto até critérios e indicadores específicos levados em consideração. Além disso, o gerente do projeto deve ser um psicólogo sutil. Uma equipe de projeto muitas vezes requer a presença de especialistas completamente diferentes, que às vezes têm dificuldade em se entender. É ao gestor que se depara a tarefa não só de selecionar uma equipa e motivar todos os seus membros para o desempenho de tarefas profissionais específicas, mas também de organizar a interação entre eles de forma a fazer avançar o projeto e não o levar a um beco sem saída.

Bons gerentes de projeto são caros e raramente estão disponíveis no mercado de trabalho. Mesmo em tempos de crise, eles continuaram sendo profissionais muito procurados e bem remunerados.

Como já foi observado, as atividades do projeto, por fazerem parte das atividades globais da organização, são também um agente de mudança. A singularidade de um resultado bem-sucedido envolve a reconfiguração de todo o sistema de gestão de forma a tornar um “teste” bem-sucedido parte do trabalho cíclico e repetível da empresa, ou seja, integrar os resultados do projeto aos processos da empresa.

Por que, em geral, a empresa desenvolve suas atividades? Mesmo sem levar em conta conceitos como “missão”, “visão” e “estratégia”, fica claro que o dono de qualquer negócio deseja que seu empreendimento lhe traga um bom rendimento garantido na forma de lucro. Os resultados da atividade devem justificar os esforços e recursos despendidos pelo empresário, bem como proporcionar-lhe bem-estar suficiente para que continue a querer investi-los no seu empreendimento.

Assim, cada gestor é obrigado não apenas a garantir que as atividades do projeto sejam realizadas até que o resultado seja alcançado, mas também a permanecer dentro do plano e do orçamento do projeto, apesar da imprevisibilidade das circunstâncias (incluídas separadamente no orçamento na forma de riscos calculados ) e outras “resistências do material”. Além disso, os projetos podem ser diferentes, nem todos envolvem a obtenção de lucros irreversíveis pela empresa. Por exemplo, projetos de investimento envolvem retornos dentro de um determinado período de tempo após a obtenção do resultado principal. No entanto, a implementação da maioria dos projetos em organizações comerciais visa a obtenção de lucro. Nesse sentido, os principais objetivos pelos quais um gerente de projeto normalmente é responsável são:

As tarefas que o gerente de projeto enfrenta levam a indicadores-chave que medem a eficácia de suas atividades.

Normalmente, o esquema de cálculo do gerente de projeto inclui os seguintes KPIs:

• lucro;
• o tamanho dos desvios do plano e orçamento do projeto;
• o valor das contas a receber vencidas, caso o gestor se deparasse com a tarefa de vender produtos criados como resultado da implementação do projeto

O KPI de lucro costuma ser o chamado fator de parada no esquema geral. Caso não seja possível atingir o valor planejado, isso levará à ausência ou redução significativa de bônus pelo alcance de outros KPIs.

O bônus final do gerente de projeto é igual à soma dos bônus de cada um dos KPIs. Neste caso, o bônus como um todo é concedido caso seja alcançado um KPI, que é um fator de parada (neste caso, lucro). Caso este KPI não seja alcançado, o bônus não é concedido, independentemente do atingimento dos demais KPIs.

Valor do bônus de acordo com KPI Bi é definido da seguinte forma:

Bi = BF x Bi x min (KPIreal / KPIplan; 1) + VP, Onde

namorado– fundo de bônus para funcionários;
Bi– o peso do indicador no scorecard do colaborador;
KPI fato.– valor real do KPI;
Plano de KPI.– valor planejado do KPI;
Vice-presidente– recompensa pelo cumprimento excessivo.

Um bônus de KPI é concedido se a porcentagem de conclusão do KPI exceder o valor limite (TV) e se o KPI geral for atingido.

O tamanho do bônus depende do percentual de cumprimento do KPI estabelecido e do peso do KPI no scorecard.

PMBOK – conjunto de conhecimento em gerenciamento de projetos – é uma publicação atualizada regularmente. Atualmente existe uma quarta versão, cuja tradução para o russo pode ser encontrada no fórum: microsoftproject.ru

Pushkin A.S., poema “Poltava”

Isso se refere a empresas comerciais. Nas empresas estatais e nas organizações públicas, os critérios de sucesso são diferentes. Eles não são discutidos neste artigo para evitar falta de foco.

Normalmente, o retorno esperado é medido através do ROI – retorno sobre o investimento – um indicador de quando e até que ponto os investidores devem esperar pelo retorno dos fundos investidos antes de atingir o ponto de equilíbrio (retorno total dos fundos investidos) e então gerar lucro (receber mais de foi investido). Compreender o ROI é muito importante em termos de prioridades de investimento. Assim, à primeira vista, pode parecer que comprar vários apartamentos em Moscou com o propósito de alugá-los posteriormente pode ser um bom investimento. No entanto, a situação atual do mercado imobiliário residencial em Moscou é tal que é possível compensar os investimentos na compra (devolver os recursos gastos - levando em consideração a inflação, diferenças cambiais e outros fatores que afetam o valor absoluto dos recursos) somente depois de várias décadas, se não houver, ocorrerão mudanças dramáticas (mas provavelmente aumentarão o retorno do investimento, porque o custo da habitação em Moscou está muito inflacionado em comparação com habitações comparáveis ​​em outros países e cidades civilizados. Um gestor envolvido no setor imobiliário residencial deve estar atento a todas as características do mercado para não decepcionar os investidores.

A rentabilidade do projeto é tão importante para as organizações comerciais que no caso de um grande número de circunstâncias de força maior que aumentem drasticamente o custo do projeto, o gestor pode decidir encerrar o projeto, e isso acabará sendo muito mais eficaz do que continuá-lo a qualquer custo. Infelizmente, as agências governamentais têm uma atitude diferente em relação ao dinheiro, razão pela qual aparecem monstros de projetos que duram décadas, dando origem a projetos de construção de longo prazo que se transformam em objetos abandonados se o financiamento para trabalhos não lucrativos for interrompido. Um exemplo disso é o edifício da Academia Aganbegyan, que há trinta anos brilha com restos de vidro azul em ruínas, no sudoeste de Moscou. Outro exemplo do constante enterramento de fundos de projectos são as longas e persistentes tentativas de várias administrações russas para desenvolver uma área deprimida entre as duas capitais - Moscovo e São Petersburgo. Vias expressas, fazendas para militares aposentados, assentamentos para imigrantes das ex-repúblicas soviéticas - todos esses são projetos que atraíram bilhões de dólares em investimentos, mas não deram nenhum resultado tangível, exceto para o lançamento do Sapsan de alta velocidade, e então com muitas restrições. A “emboscada” é clara: duas megacidades, como dois aspiradores gigantes, estão expulsando a população dos territórios adjacentes, tornando irrealista o povoamento uniforme desta zona. A constante escassez de recursos laborais em ambas as capitais irá certamente despovoar todas as “aldeias Potemkin”

O orçamento do projeto é baseado na rentabilidade padrão, mas o MP é muitas vezes motivado especificamente pelo Cliente para reduzir custos a fim de alcançar o resultado planejado a um custo menor.

Este objetivo surge para aquelas pequenas empresas que realizam projetos comerciais explícitos que envolvem não apenas o desenvolvimento e criação de um produto, mas também a sua venda ao consumidor.

Marina Vishnyakova,
"Manual de Gestão de Recursos Humanos"

Para avaliar o trabalho de um gestor, você pode implementar um sistema como KPI na empresa. Já se provou bem no Ocidente e tem sido usado com sucesso na Rússia há vários anos. O sistema pode ser utilizado em pequenas, médias e grandes empresas. Com sua ajuda, você pode identificar elos fracos no trabalho da empresa e construir uma estratégia de desenvolvimento de longo prazo. O trabalho dos gestores de topo é um dos componentes mais importantes do sucesso, e veremos como o KPI de um gestor é medido.

Algumas funcionalidades

É importante que as tarefas atribuídas ao gestor possam ser realizadas de forma realista. Se os requisitos forem muito elevados, o gestor pode simplesmente desistir imediatamente. Para avaliar com precisão as realizações de um gerente, você precisa de um período de um ano. Este é o período ideal durante o qual um funcionário pode provar seu valor e obter melhor desempenho. O melhor é combinar indicadores pessoais com indicadores gerais, para que o quadro fique muito mais objetivo. Os indicadores gerais referem-se aos dados apresentados pelo departamento. E quanto maior o nível do gestor, mais importantes são os indicadores gerais para a avaliação do seu trabalho.

KPIs são sempre valores específicos expressos em números. Mas você não deve analisar muitos indicadores de uma vez, caso contrário o resultado ficará embaçado. É melhor focar em 5 indicadores - esse número é ideal, segundo especialistas.

Níveis de realização

Para a alta administração, são estabelecidos certos níveis de realização:

1. O limite mínimo abaixo do qual os bônus não são mais acumulados.
2. Alvo – a barreira para pagar bônus em dinheiro.
3. Exceder. Se um gerente exceder o limite da meta, ele receberá um bônus maior como incentivo.

Para o chefe de departamento, os indicadores poderiam ser, por exemplo, os seguintes:

• Como o plano está sendo implementado.
• Como os relatórios sobre documentos são mantidos e a disciplina é mantida no departamento.
• Quão eficientemente os funcionários trabalham.

Além disso, os chefes dos diferentes departamentos devem definir os seus próprios indicadores de desempenho que correspondam à direção do trabalho do departamento. Por exemplo, alguns gerentes lidam com pessoal, enquanto outros lidam com vendas. Para essas pessoas, naturalmente, os indicadores irão variar.

Eventualmente

O bem-estar de toda a empresa depende da eficácia dos gestores seniores. Portanto, é benéfico para o proprietário introduzir um sistema de KPI para monitorar o trabalho de seus gestores e identificar todas as suas deficiências. Disto concluímos que o KPI do gerente de projeto é algo muito importante.

Olá! Neste artigo falaremos sobre o sistema KPI.

Hoje você aprenderá:

1. O que é KPI.
2. Como calcular este indicador.
3. Como implementar um sistema KPI em uma empresa.
4. Sobre os prós e contras deste sistema.

O que é KPI em palavras simples

KPI - este é um coeficiente que determina a eficiência de uma determinada empresa: quão bem ela funciona e se atinge seus objetivos.

A decodificação desta abreviatura é a seguinte - Indicadores Chave de Desempenho, que geralmente é traduzido para o russo como “indicadores chave de desempenho”.

Se traduzida literalmente, a palavra “chave” significa “chave”, “significativo”, “indicadores” - “indicadores”, “indicadores”, mas com a palavra “desempenho” surgem dificuldades na tradução, pois aqui é difícil interpretar de forma inequívoca . Existe uma norma que dá a tradução mais correta dessa palavra, dividindo-a em dois termos: eficiência e eficácia. A eficiência mostra como se comparam os recursos gastos e os resultados alcançados, e a eficácia mostra até que ponto a empresa conseguiu atingir o resultado pretendido.

Portanto, KPI é traduzido mais corretamente como “indicador chave de desempenho”. Em termos simples, para leigos, por assim dizer, você pode ver que este sistema ajuda a descobrir quais medidas precisam ser tomadas para melhorar a eficiência. A eficiência abrange todas as ações realizadas durante um determinado período de tempo, bem como os benefícios recebidos pela empresa de cada funcionário individual.

Os indicadores KPI são os seguintes:

• KPIs de desempenho- mostra a relação entre os recursos monetários e de tempo gastos e o resultado alcançado;
• KPI de custo- mostra quantos recursos são utilizados;
• Resultado KPI- ilustra o resultado obtido durante a execução das tarefas.

Como este sistema não é fácil de implementar, você deve aderir a certas regras e princípios que podem se tornar assistentes indispensáveis ​​na mudança para KPIs:

1. A regra 10/80/10. Afirma que uma empresa deve definir 10 indicadores-chave de desempenho, 80 indicadores de desempenho e 10 indicadores de desempenho. Não é recomendável utilizar muito mais indicadores KPI, pois corre o risco de sobrecarregar os gestores com trabalho desnecessário e desnecessário, e os gestores certamente estarão preocupados em descobrir os motivos do não cumprimento de indicadores que têm pouco impacto no desempenho em geral.
2. Alinhamento de indicadores de desempenho e plano estratégico. Os indicadores de desempenho não têm significado a menos que estejam relacionados com os actuais Fatores Críticos de Sucesso (FCS) integrados no Balanced Scorecard (BSS), e.
3. Capacidade de gerenciamento e controlabilidade. Cada divisão da empresa responsável pelo seu indicador deve ser dotada de recursos para gerenciá-lo. O resultado deve ser controlado.
4. Integrando processos de medição de desempenho, relatórios e melhoria de desempenho.É necessário introduzir um processo de avaliação de desempenho e de relatórios que estimule os funcionários a tomarem as ações específicas necessárias. Para tanto, deverão ser realizadas reuniões de relato para considerar a questão que está sendo resolvida.
5. Parceria. Para aumentar a produtividade com sucesso, vale a pena garantir parcerias entre todos os colaboradores envolvidos. Portanto, a forma de implementação do novo sistema deve ser desenvolvida em conjunto. Isto permitirá que todos compreendam quais são as vantagens da inovação e também se convençam da necessidade de mudança.
6. Transferindo esforços para as direções principais. Para aumentar a produtividade, é preciso ampliar as competências dos especialistas: ajudar, oferecer-se para desenvolver seus próprios KPIs, ministrar treinamentos.

Como calcular KPI

Parágrafo 1. Para calcular o KPI, é necessário selecionar de três a cinco indicadores de desempenho que serão os critérios de avaliação do especialista. Por exemplo, para um comerciante da Internet, eles poderiam ser os seguintes:

1. O número de visitantes do site atraídos por um especialista.
2. Número que mostra quantas compras foram realizadas por clientes que já entraram em contato com a empresa.
3. O número de recomendações louváveis ​​e respostas de clientes nas redes sociais ou no site da organização após a compra de um produto ou serviço.

1. novos clientes - 0,5;
2. clientes que repetiram o pedido - 0,25;
3. recomendações positivas - 0,25.

Ponto 3. Agora você precisa analisar os dados de todos os indicadores selecionados dos últimos seis meses e traçar um plano:

Ponto 4. A próxima etapa é o cálculo dos indicadores KPI no Excel. É necessário utilizar a fórmula para cálculo do KPI: Índice KPI = Peso do KPI*Fato/Meta.

Aqui, a meta é o indicador que o funcionário deve atingir de acordo com o planejado, e o fato é o que ele conquistou na realidade. O valor final é de 113,70%, é um bom resultado, porém, se você olhar a tabela com mais detalhes, verá que o profissional de marketing não cumpriu integralmente os padrões planejados.

Ponto 5. Calculamos salários. Contaremos com o fato de que os ganhos totais do profissional de marketing são de US$ 800, dos quais a parte fixa (salário) é de US$ 560 e a parte variável (bônus) é de US$ 240. Para um índice de 100%, o funcionário tem direito a salário e bônus integral, mas pelo fato de o plano ser ultrapassado, o feirante receberá bônus adicionais no valor de 13,7% do bônus, ou seja, R$ 32,88. Como resultado, o salário do funcionário será de $ 560 + $ 240 + $ 32,88 = $ 832,88.

Mas quando um funcionário não cumpre o plano e seu indicador de desempenho fica abaixo de 99%, o valor do bônus é reduzido proporcionalmente.

Com a ajuda desses cálculos e da elaboração de uma tabela, você poderá ver os problemas e dificuldades que um comerciante da Internet enfrenta.

O baixo desempenho pode ser devido ao fato do plano ter sido elaborado incorretamente ou da própria estratégia de fidelização estar incorreta. A área problemática precisa ser monitorada e, se as coisas não melhorarem com o tempo, a saída certa para a situação é alterar os indicadores de desempenho.

Graças a esta abordagem, é formada uma compreensão do princípio de funcionamento dos KPIs. Com base nas metas, o cálculo pode ser complementado com novos valores. Pode ser um sistema de multas, o número de problemas resolvidos e não resolvidos e muito mais. Por exemplo, se menos de 70% do trabalho planejado for concluído, o funcionário não receberá nenhum bônus.

Existe também uma forma alternativa de calcular os salários em relação à percentagem de conclusão do plano:

KPIs na prática

O indicador de desempenho KPI é usado por quase todas as empresas que atuam em vendas diretas. Vejamos alguns exemplos de um gerente de vendas. Tendo adotado os indicadores-chave aprovados, ele terá uma visão clara de suas atividades: ficará claro para ele quantos bens precisam ser vendidos para atingir uma determinada receita, quais.

Para um consultor de seguros novo na profissão, o índice de eficiência ideal seria 1/10: para vender uma apólice de seguro, você precisa se reunir com 10 compradores potenciais.

Há também um resultado de KPI, por exemplo, “o número de novos clientes não é inferior a n”, “o volume de vendas não é inferior a n”, etc. 5 e, o mais importante, devem ser facilmente mensuráveis ​​e claramente formulados.

Além de motivar os colaboradores, os gestores das empresas utilizam os KPIs como ferramenta de análise do trabalho de seus subordinados.

Este sistema permite ver claramente as lacunas na atividade e em que estágio elas surgiram. Por exemplo, o chefe monitora a base de clientes do gestor e quantas ligações e reuniões o funcionário faz. Se esses indicadores forem atendidos de forma suficiente, mas houver poucas vendas, podemos concluir que faltam ao funcionário certos conhecimentos, habilidades ou qualidades pessoais para ter um desempenho bem-sucedido.

KPI e planejamento empresarial

Os indicadores KPI podem ser usados ​​em atividades de planejamento e monitoramento. Após a conclusão do trabalho, os indicadores reais são medidos e, se se desviarem gravemente dos planejados e não para melhor, as demais atividades serão analisadas e ajustadas. Como todos os indicadores são “ditados” pelo processo real, e não inventados de forma independente, tal planejamento contribuirá para o alcance dos objetivos necessários da organização.

Como motivar a equipe para atingir KPIs

Graças à utilização do sistema KPI, no momento do pagamento dos salários são registrados os indicadores planejados e reais, o que dá ao gestor uma compreensão clara de como motivar um funcionário e para quê. Ao mesmo tempo, o colaborador também vê claramente os prós e os contras do seu trabalho e tem consciência de quais ações podem lhe trazer recompensas e quais penalidades são devidas.

Por exemplo, um consultor de seguros vendeu mais apólices de seguro do que o planejado e expandiu sua base de clientes com muitos novos clientes. Assim, ele ultrapassou o plano e, além do salário, receberá uma gratificação em forma de bônus. Por outro lado, se o mesmo gestor vendeu muito menos apólices do que o planejado, poderá perder completamente o bônus e receber um salário “básico”, pois seu desempenho pessoal será baixo.

No entanto, você pode motivar os funcionários não apenas com dinheiro.

Pelo cumprimento das metas, você pode ser recompensado com treinamentos interessantes pagos pela empresa, folgas não programadas, presentes e outras “cenouras” que vão inspirar o funcionário tanto quanto dinheiro. Mas, neste caso, o salário do funcionário é sempre fixo e, de acordo com o sistema KPI, são calculados pontos que o funcionário pode trocar pelos bônus desejados.

Para criar KPIs para funcionários, você precisa se concentrar em um objetivo comum para todos os funcionários e em uma forte motivação. Trabalhar em uma equipe de especialistas interessados, como um relógio, pode levar rapidamente uma empresa a atingir todos os seus objetivos.

Em que casos o KPI não é necessário?

Numa empresa jovem que acaba de iniciar a sua existência, não é aconselhável introduzir um sistema de KPI. O sistema de gestão aqui ainda não foi formado e o sucesso do desenvolvimento se deve ao trabalho do diretor geral. Na maioria das vezes, ele também desempenha as funções de especialista em finanças e pessoal.

E também, você não deve implementar KPIs naqueles departamentos que, por isso, possam afetar negativamente outros departamentos da empresa. Por exemplo, um serviço de TI, cujos representantes devem resolver os problemas que lhes são atribuídos (reparação de equipamento de escritório) o mais rapidamente possível. Afinal, acontece que o computador de um dos funcionários quebra e o trabalho para, e todo o departamento depende do trabalho desse funcionário.

Se o salário de um especialista em TI for calculado de acordo com o sistema KPI, ele não irá trabalhar imediatamente. Primeiro, você precisa enviar uma solicitação para corrigir o problema. Esta aplicação deve ser aprovada por um especialista sênior do departamento de TI, após o qual a tarefa é colocada na fila para implementação e aguarda consideração.

Como resultado, uma tarefa que requer 5 minutos para ser concluída leva muito mais tempo, durante o qual o trabalho de todo o departamento, onde um computador quebrou, não avança.

É por isso que é útil implementar um sistema de KPI com sabedoria, caso contrário, pode causar muitos danos.

Erros ao implementar KPIs

O erro mais comum é introduzir KPIs apenas para estatísticas.

Em última análise, verifica-se que os indicadores de uma divisão não têm qualquer ligação com os indicadores de outra.

Por exemplo, o departamento de abastecimento de uma empresa precisava reduzir custos. Portanto, para receber matéria-prima com desconto, os funcionários as adquiriam em grandes volumes e também adquiriam produtos defeituosos. Isso levou à superlotação dos armazéns, ao congelamento das finanças em matérias-primas, o que bloqueou todas as vantagens.

Enquanto isso, o departamento de produção tinha seu próprio indicador de prioridade - a taxa de ocupação dos equipamentos de produção. Para usar o tempo de forma eficiente, os funcionários produziam determinados produtos em grandes quantidades para economizar minutos valiosos em conversões de máquinas. Mas isso inevitavelmente afetou o cumprimento do plano de vendas por parte do departamento comercial, pois não havia sortimento necessário e em um determinado período o cliente só podia adquirir um tipo de produto.

Como resultado, surgiu uma situação em que todos puxam o cobertor sobre si e ninguém atinge o objetivo. O resultado foi reduzido a zero e todo o trabalho foi em vão.

Outro erro comum é focar exclusivamente nos indicadores materiais que são o resultado: nível de vendas, faturamento, etc. No entanto, só quando os indicadores-chave não são financeiros, mas proactivos, é que os objectivos podem ser alcançados de forma muito mais eficaz.

Por exemplo, quantas chamadas um gestor de vendas deve fazer, quantas reuniões deve realizar, quantos contratos deve celebrar para atingir o mesmo KPI resultante? É com base nesses fatores não financeiros que o sistema de motivação dos funcionários deve ser construído, e os chefes de departamento devem focar diretamente nos financeiros.

E também um erro grave seria uma situação em que as pessoas responsáveis ​​por um determinado indicador não fossem identificadas. Por exemplo, o procedimento de incentivo não implica pagamento de bônus ou sua redução por parte do gestor pelo cumprimento ou não cumprimento do plano. Nesse caso, o chefe não pode ser responsável pelas ações de seus subordinados, pois não tem oportunidade de influenciá-los.

Prós e contras da implementação de um sistema KPI

Trabalhar de acordo com o sistema KPI tem muitas vantagens:

• Foi estabelecido que em empresas com tal sistema, os funcionários trabalham de 20 a 30% com mais eficiência.
• Os especialistas entenderão claramente quais tarefas são prioritárias e como concluí-las.
• Com um sistema de indicadores bem implementado, o acompanhamento das atividades da empresa é muito facilitado, graças ao qual os problemas são detectados já na fase da sua ocorrência e são resolvidos antes que possam causar danos.
• No cálculo dos salários, aplica-se o princípio da justiça: quem trabalhou com afinco recebe mais. Isso permite que a organização retenha talentos valiosos.
• O fundo salarial passa a ser um meio de motivação do pessoal e não a principal fonte de despesas.

O sistema KPI também tem desvantagens. Em primeiro lugar, a desvantagem é que se gasta muito tempo e esforço na implementação, porque todos os indicadores precisam ser trabalhados detalhadamente. Muito provavelmente, será necessário retreinar os funcionários, explicar-lhes informações sobre mudanças nas condições de trabalho e novas tarefas.

No entanto, a principal desvantagem é que a eficácia nem sempre é avaliada corretamente. Isso pode ser evitado se, na fase de desenvolvimento do sistema, os critérios pelos quais a avaliação será realizada estiverem perfeitamente formados.