Fylla i en arbetsbok vid uppsägning. En anteckning i arbetsboken vid uppsägning av en anställd? Information om arbetsaktivitet

En arbetsbok är ett dokument som innehåller uppgifter om en persons anställningsort, befattning och arbetsperiod.

Kära läsare! Artikeln talar om typiska sätt att lösa juridiska frågor, men varje fall är individuellt. Om du vill veta hur lösa exakt ditt problem- kontakta en konsult:

ANSÖKNINGAR OCH SAMTAL ACCEPTERAS 24/7 och 7 dagar i veckan.

Det är snabbt och GRATIS!

Uppsägning sker sista arbetsdagen. Texten är certifierad av en tjänstemans underskrift - en anställd vid personaltjänsten eller en chef och är förseglad med företagets sigill.

Normativ bas

Utnämningen av arbetsboksanteckningar är en bekräftelse på tjänstetiden för ytterligare anställning och presentationen av personuppgifter till PFR:s territoriella organ vid tilldelning av pension.

När du fyller i en arbetsbok vägleds den ansvariga personen av regulatoriska dokument:

• Ryska federationens arbetslag, hänvisningar till artiklar som ingår i texten vid uppsägning.
• Instruktion (Order från Ryska federationens arbetsministerium nr 69 daterad 10.10.2003).
• Regler för uppförande (dekret från Ryska federationens regering nr 225 av den 16 april 2003), (nedan kallade reglerna).

Du kan se dokumenten här:

Anställningsjournaler förs av arbetsgivaren från anställningsdagen till dagen för uppsägningen.

En felaktigt upprättad journal kl kan beröva den uppsagda arbetstagaren möjligheten att hitta ett arbete.

Den skadade har rätt att inom tre månader bestrida journalen med krav på ersättning för stillestånd och moralisk skada.

Om en nyanställd anställd inte har en arbetsbok tillhandahålls dokumentet av arbetsgivaren mot en avgift som motsvarar det belopp som spenderats på dess förvärv.

Företaget på den första anställningsorten ansvarar för att fylla i dokumentets titelsida.

Fylla i en arbetsbok vid uppsägning (2015-2016)

Registreringen av uppsägningen av en person utförs på grundval av en beställning av T-8-formuläret, utfärdat på företaget och undertecknat av chefen.

Rätten att göra anmälan har en ansvarig person auktoriserad utifrån en arbetsbeskrivning eller beställning.

Det finns ett standardschema för att fylla i ett dokument vid uppsägning av ett kontrakt:

• Kolumn 1 - kronologiskt nummer.
• Kolumn 2 - dagen, månaden och året för inmatningen (kan skilja sig från datumet för beställningen).
• Kolumn 3 - textdel med en länk till artikeln i Ryska federationens arbetslagstiftning.
• Kolumn 4 - grunden för uppsägning - företagets ordning som anger datum och nummer.

Personalanställda använder 2019 års prov för att fylla i en arbetsbok vid uppsägning, upprättad i enlighet med reglerna.

Ordning och regler

När du fyller i en arbetsbok, observeras följande allmänna regler:

• Anmälan görs på bokens fria rad.
• Vid ifyllning används mörkt bläck.
• Varje ny post följs av ett sekvensnummer. Undantaget är fall av återvinningsposter.
• Vid angivande av dokumentdatum används arabiska siffror. Dagar och månader har ett tvåsiffrigt format, år har ett fyrsiffrigt format.

En felaktig inmatning är föremål för rättelse i form av att en ny text införs.

Exempel på inmatning och formulering

När en anställd avskedas krävs en exakt indikation på artikeln i Rysslands arbetslagstiftning, på grundval av vilken kontraktet avslutas.

Ordalydelsen beror på skälet eller skälen för uppsägning.

Ett exempel på den vanligaste texten: ”Avskedad av egen fri vilja, punkt 3 i första delen av art. 77 i Ryska federationens arbetslagstiftning.

Exempel:

Ett exempel på protokoll vid uppsägning av egen vilja

Den korrekta indikationen av artikeln i Ryska federationens arbetskod när du gör en post i arbetsboken om uppsägning är av stor betydelse för det medföljande dokumentflödet.

Signaturer

När du fyller i boken sätts underskrifter först efter arbetsgivarens slutgiltiga rekord, vilket indikerar uppsägningen.

Listan över personer som intygar med signaturer anges i punkt 35 i reglerna.

Signaturer sätts under texten, utan att hoppa över rader:

• personalarbetare fylla i boken och ansvarig för dess underhåll eller chefen - representanten för arbetsgivaren.
• Den anställde med vilken avtalet sägs upp. Tjänstemännens signaturer avkodas med efternamn och initialer, till exempel "Enskild entreprenör Nikitin A.A."

Hur appliceras tätningen?

När du matar in data i boken om anställningen av en anställd, hans rörelser, är registren inte certifierade av signaturer och sigill.

Endast den anteckning som arbetsgivaren gör vid uppsägning av arbetstagaren intygas av arbetsgivarens sigill. Avtrycket placeras på ett fritt utrymme, delvis överlappande textdelen av posten på den plats där ansvariga personers positioner anges. Texten under avtrycket ska vara lättläst.

Stämpeluppgifterna ska exakt överensstämma med arbetsgivaren.

Om företaget omorganiseras kommer det att bli nödvändigt att göra en anteckning över de justeringar som gjorts i företagsuppgifterna före uppsägning.

Ungefärlig formulering av texten: "LLC Romashka har döpts om till LLC Tsvetochnik sedan 15 oktober 2019."

Ett exempel på en sådan post:

Exempel på inmatning i arbetsboken under omorganisationen av företaget

Hur markerar man att medarbetaren är bekant?

Proceduren för att bekanta en person är som följer:

• Presentation av företagets order om anställning, flytt, uppsägning.
• Bekräftelse på bekantskap med signaturen på beställningen och personligt kort.
• Skriva in en signatur i arbetsboken sista arbetsdagen.

För granskning, under den ansvariga personens uppgifter, görs en post: "Anställd Petrov K.M.: (signatur)".

Det är inte nödvändigt att komplettera signaturen med formuleringen "bekant", men införandet av en extra text är inte ett brott mot ordningen för att behålla dokumentet.

Göra korrigeringar

Felaktiga uppgifter som identifieras efter att de har gjorts måste korrigeras.

Förekomsten av korrigeringar påverkar inte arbetsbokens giltighet.

Om arbetsgivaren gör en korrigerande korrekt anteckning vid uppsägning görs förseglingen på nytt.

När krävs ett rekordbyte?

När du fyller i en arbetsbok kan det vara nödvändigt att göra korrigeringar i fall där:

• Fel titelsidestext. Posten är överstruken, rätt text skrivs in bredvid och anledningen till ändringarna anges på bokens omslag.
• Fel företagsnamn."Företagets namn är felaktigt. Rätt namn: Izmeritel LLC.
• Fel formulering av texten- Mänskligt misstag.
• Olämplig artikel när det ändras i bestridandeordningen.

Hur man fixar?

Endast texten med felaktigt innehåll kan korrigeras.

En felaktigt inmatad felaktig post är inte överstruken och finns kvar i sin ursprungliga form. Nedan anger ansvarig person: "Anteckningen för nr 15 anses ogiltig."

Exempel på korrigeringsposter:

Provkorrigering i arbetsboken vid inmatning av fel namn på organisationen
Ett exempel på att korrigera en post vid felaktig inmatning av information

Om en felaktig textinmatning görs görs korrigeringen med angivande av sekvensnumret.

Är det möjligt att göra efter uppsägning?

Att korrigera en felaktig post i tid är en nödvändighet som gör att du kan harmonisera dokument relaterade till anställning.

Rätten att göra ändringar efter uppsägning har:

• Arbetsgivaren på den tidigare anställningsorten.
• Ett nytt företag baserat på en handling som lämnats in från ett tidigare företag.

Organisationen tillhandahåller ett utdrag ur beställningen, på grundval av vilket rätt inmatning görs.

Funktioner i annulleringen av posten

Behovet av att avbryta anteckningen uppstår i samband med ändrade arbetsförhållanden - till exempel när arbetstagaren återkallar inom föreskriven tid, som görs senare än registreringen av arbetsboken.

Annullering av posten kan ske vid ändring av datum för uppsägning.

Vid avbokning av anmälan anger personalofficeraren: "Anmälan för nr 16 avbröts på grundval av order nr 25 av 2016-01-12."

FAQ

Vid ifyllning av arbetsböcker kan det uppstå situationer med registrering som inte följer de fastställda reglerna.

Den anställde kanske inte kan kontrollera korrekt ifyllning och tillgänglighet av register vid uppsägning om boken mottagits via post.

Vad ska man göra om en arbetsbok utfärdades utan motsvarande post?

Om saknade register upptäcks ska den anställde kontakta den tidigare anställningsorten.

Om personen inte är anställd skriver företagets personalorgan in texten i arbetsboken.

En mellantext kan matas in av personaltjänstemannen på en ny tjänstgöringsort på grundval av ett utdrag.

Vem kan avbryta eller ändra posten om organisationen likvideras?

Vid omorganisation av ett företag som har gjort en felaktig anteckning i arbetsboken, görs korrigeringen av efterträdarorganisationen eller den nya arbetsgivaren.

Den felaktiga inmatningen av den avvecklade enskilda företagaren rättas av nästa arbetsgivare.

Jag märkte sent att uppsägningsprotokollet utelämnades. Så vad är det nu?

När en anställd sägs upp förseglas texten i arbetet med namnunderskrifter och en order.

Om uppgiften utelämnas måste du kontakta den tidigare anställningsorten för att ange ett fullständigt block som anger företagets namn, uppgifter om anställning och uppsägning.

Uppsägningsprotokollet i arbetsboken anger grunden för uppsägning av kontraktet.

Arbetsgivarens slutgiltiga inträde bekräftas av den ansvariga personens eller chefens underskrift och företagets sigill.

Uppmärksamhet!

• På grund av frekventa ändringar i lagstiftningen blir information ibland föråldrad snabbare än vi kan uppdatera den på sajten.
• Alla fall är väldigt individuella och beror på många faktorer. Grundläggande information garanterar inte lösningen av dina specifika problem.

Du kan använda dessa material på jobbet. De kommer säkert att tjäna dig väl. Det är dock förbjudet att skriva om material från denna bok på andra webbplatser utan författarnas medgivande. Var förstående. På Internet kan du lämna länkar till sidorna i detta avsnitt.

Välj ochavsnitt du är intresserad av: Juridisk reglering av frågor om underhåll, bokföring, förvaring och utgivning av arbetsböcker och bilagor i dessa Ett exempel på att fylla i titelsidan på arbetsboken om det "gamla" diplomet tidigare år Ett exempel på att fylla i titelsidan på en arbetsbok på grundval av ett "nytt" diplom i enlighet med de senaste lagkraven (fragment) kapitel 4 4.1. Jobbrekord 4.2. Servicetidsrekord (tillgänglig i referensdatabasen för ICS och i Regler för inspelningstid för tjänst

.......//.

...///...

• 4.3. Rekord på tilldelningen av en ny rang / kategori, inrättandet av ett andra yrke (finns i referensdatabasen för ICS och i det elektroniska biblioteket "Kadroviks paket")
• Register över tilldelningen av en ny kategori, kategori, etc.
• Uppgifter om etablering av ett andra yrke
• 4.4. Register över överföringar till ett annat jobb (finns i referensdatabasen för ICS och i det elektroniska biblioteket "Kadroviks paket")
• Regler för registrering av register om överföring av en anställd till ett annat jobb
• Register över permanenta överföringar
• "Omvandling" av en tillfällig överföring till en permanent. Anteckningar i arbetsboken
• 4.5. Register över byte av namn och omorganisation av arbetsgivare - organisation (finns i referensdatabasen för ICS och i det elektroniska biblioteket "Kadroviks paket")
• Regler för registrering av register för att byta namn på en organisation
• Organisationsregistreringar
• 4.6. Position byt namn på poster (finns i referensdatabasen för ICS och i det elektroniska biblioteket "Kadroviks paket")
• Svårigheter att byta namn på en position
• 4.7. Pensionsrekord
• 4.8. Deltidsjobb rekord (finns i referensdatabasen för ICS och i det elektroniska biblioteket "Kadroviks paket")
• Regler för registrering av register över deltidsarbete
• Intern kombination
• Extern deltid
• Ange register över deltidsarbete av olika arbetsgivare
• Skriva in register över ett sedan länge deltidsjobb
• Kapitel 5 (finns i referensdatabasen för ICS och i det elektroniska biblioteket "Kadroviks paket")
• Kapitel 6 (finns i referensdatabasen för ICS och i det elektroniska biblioteket "Kadroviks paket")
• Fall då en anställd kan få en dubblett av arbetsboken
• Registrering av en dubblett av arbetsboken vid förlust av en arbetsbok av en anställd
• Registrering av en duplikat av arbetsboken i händelse av ogiltigförklaring av uppsägningsprotokollet eller överföring till ett annat jobb och om arbetsboken har blivit oanvändbar
• Registrering av dubbletter av arbetsböcker vid massförlust av arbetsböcker av arbetsgivaren
• Frågor och svar om kapitel 6
• Kapitel 7 (finns i referensdatabasen för ICS och i det elektroniska biblioteket "Kadroviks paket")
• 7.1. Ändra information om medarbetaren på arbetsbokens titelsida
• Regler för hantering av ändringar i uppgifter om arbetstagaren på arbetsbokens titelsida
• Efternamnsbyte
• Ändra utbildning
• 7.2. Rättelse av fel på arbetsbokens titelsida
• Rättelse på arbetsbokens titelsida av fel som hittas omedelbart vid ifyllning av titelbladet
• Rättelse av "gamla" fel på arbetsbokens titelsida
• 7.3. Regler för rättelse av anteckningar i avsnitten "Information om arbetet" och "Information om utmärkelsen" i arbetsboken
• Vem gör korrigeringarna?
• Vad bygger korrigeringarna på?
• Proceduren för att korrigera poster i arbetsböcker
• 7.4. Rättelse av fel i rubrikerna (arbetsgivarens namn) före anteckningarna i avsnittet "Jobbinformation" i arbetsboken
• Vanliga rubrikfel
• Fel - saknad titel och jobbinmatning
• Rubrikfel
• Fallet när de i avsnittet "Information om arbete" satte postens serienummer, datumet för posten före rubriken (organisationens namn) och / eller angav ordningen i kolumn 4 mittemot rubriken och inte mittemot antagningsprotokollet
• 7.5. Rättelse av fel som gjorts vid angivande av befattning och strukturell enhet i anställningsjournalen
• Regler för att rätta till misstag som görs vid angivande av befattning och strukturell enhet i anställningsregister
• 7.6. Rättelse av uppsägningsanteckningar i arbetsboken
• Rättelse av grunderna för uppsägning
• Återanställning av en anställd på jobbet
• 7.7. Rättelse av anställningsdatum (övergång, uppsägning) i arbetsboken
• Svårigheter att korrigera anställningsdatum (överföring, uppsägning) i arbetsboken
• 7.8. Rättelse av beställningens datum och nummer i kolumn 4 i arbetsbokens avsnitt
• Svårigheter att korrigera datum och nummer för beställningen i kolumn 4 i avsnitten i arbetsboken
• 7.9. Rättelse i arbetsboken av felaktiga anteckningar
• Svårigheter att korrigera poster i arbetsboken som gjorts felaktigt
• 7.10. Ange missade poster i arbetsboken
• Svårigheter att göra missade poster i arbetsboken
• Kapitel 8 (finns i referensdatabasen för ICS och i det elektroniska biblioteket "Kadroviks paket")
• Frågor och svar om kapitel 8
• Kapitel 9. Redovisning, förvaring, utgivning av arbetsböcker (finns i referensdatabasen för ICS och i det elektroniska biblioteket "Kadroviks paket")
• Redovisning och förvaring av arbetsböcker
• Utfärdande av arbetsböcker till anställda

Varje organisation behöver verkligen ha arbetsböcker för alla som arbetar i den löpande och i mer än fem dagar. Personaltjänstemän noterar här all viktig information om ägarens yrkesverksamhet - detta är kravet i arbetslagen och provet och reglerna för att fylla i en arbetsbok, vi kommer att analysera i dagens artikel.

Det är tillåtet att göra märken på bokens sidor med en blå penna (lila som tillval) eller svart, användningen av olika typer av förkortningar anses vara ett misstag.

Titelsidasinformation:

1. Namn. Det måste skrivas i full form, som i passet, utan användning av förkortade formulär och initialer. Data finns i pass, körkort, militär-ID och liknande dokument.
2. Födelsedatum. Arabiska siffror används för att skriva det. När du anger dag och månad används två ordningstal, och året skrivs som fyra ordningstal.
3. Utbildning. Denna linje innehåller den utbildningsnivå som finns tillgänglig, som kan vara gymnasieutbildning, högre eller annan. Här kan du lägga in information om utbildning som inte är avslutad för tillfället. De uppgifter som är nödvändiga för korrekt komplettering av denna paragraf bör hämtas från de dokument som tillhandahålls av den anställde.
4. Specialitet. Här passar den huvudsakliga arbetsspecialiteten för ägaren av boken, mottagen av honom i en utbildningsinstitution. Denna information specificeras också enligt de dokument om utbildning som tillhandahålls.
5. Slutdatum. Som regel är ett viktigt datum fastställt här - dagen då den första posten i boken gjordes. Ett karakteristiskt drag för att ange datum på denna rad är att månaden kan skrivas i ord, och detta kommer inte att betraktas som ett fel.
6. Underskrift av ägaren av boken. Här är allt klart, skriver den arbetssökande själv under.
7. Underskrift av den anställde som hanterar alla frågor som rör utförande av sådana dokument. Det finns alternativ här. Helst ska personalavdelningen stå för sådant, respektive underskrifterna i böckerna görs av hans chef. Men inte alla företag har sin egen personalavdelning, så ofta tilldelas ett sådant ansvar en revisor eller till och med en chef.
8. Täta. Det bekräftar allt som sagts tidigare. Detta kan vara företagets eller dess personalavdelnings officiella stämpel, om någon.

Mata in data om huvudarbetet

1. Företagsnamn. Det skrivs i den tredje kolumnen i tabellen, först i sin helhet, utan förkortningar som OOO, ZAO, etc., och sedan är den förkortade formen av namnet dessutom undertecknad inom parentes.
2. Rekordnummer. Serienumret för absolut alla jobbposter skrivs in i den obligatoriska kolumnen i tabellen, det vill säga, till exempel, vid den första anställningen kommer det att vara numret "1", när överföringen kommer att vara "2" och så vidare. Det är anmärkningsvärt att denna siffra är placerad på raden efter företagets namn, och själva namnet bildar ett slags "keps" över alla efterföljande märken.
3. Datum för. Datumet för officiell registrering för arbete anges i kolumnerna i tabellen speciellt utformade för detta ändamål i arabiska siffror. När det gäller raden finns informationen på samma rad som serienumret för denna post.
4. Arbetsansökan rekord. Det är skrivet i den tredje kolumnen och börjar på samma rad som innehåller datumet för enheten för arbete. Namnet på avdelningen i företaget där den anställde accepteras och hans position anges.
5. Uppgift om det dokument som låg till grund för anställningen av bokens ägare. Vanligtvis får de en order om att anställa en ny medarbetare. Denna information läggs in i den sista kolumnen på samma rad som föregående post.

Ange information om deltidsarbete

Ibland händer det att en anställd utför vissa uppgifter och kombinerar dem med sitt huvudsakliga jobb. Information om ett sådant arbetsinitiativ registreras endast på begäran av den anställde själv. Om han har en önskan och han bad om att göra ett märke i boken, kommer proceduren för att ange data att likna den som beskrivits tidigare, bara organisationens namn behöver inte skrivas en andra gång.

Överföring till annan enhet eller byte av position

Det händer att en anställd förflyttas för vidare arbete till annan avdelning eller byter tjänst. Naturligtvis måste sådana förändringar i hans karriärväg fixas i arbetet.

1. Rekordnummer. En ny milstolpe i förlossningen markeras naturligtvis med ett nytt nummer i rad.
2. Datum för. Datumet för den officiella översättningen är skrivet med arabiska siffror.
3. Ett register över en övergång eller en ny position. I den tredje kolumnen skrivs namnet på enheten dit ägaren av arbetskraften överförs och hans nya befattning.
4. Grund för översättning. Den sista kolumnen i tabellen innehåller data för överföringsordern.

Ange information om uppsägningen

Uppsägningen av en anställd är en anledning till en annan inträde i arbetskraften, och det måste göras i tid, eftersom det den sista arbetsdagen måste återlämnas till ägaren. Dröjsmål i ett sådant ärende kan hota med böter och ersättning för en anställd som har slutat arbeta i denna organisation.

1. Serienummer. Uppsägning är en annan post, och den måste ha sitt nummer i kolumnen som är avsedd för detta.
2. Datum för. Datumet för den sista arbetsdagen anges här - det är hon som anses vara datumet för den slutliga uppsägningen. Naturligtvis måste siffrorna vara arabiska.
3. Orsaker. I den tredje kolumnen, där positionen och arbetsplatsen registreras, måste du göra en anteckning om orsaken till uppsägning, och inte glömma att hänvisa till den obligatoriska artikeln i arbetslagen. Om uppsägningen till exempel föregicks av arbetstagarens omedelbara önskan ska man hänvisa till artikel 77.3.
4. Bas. Den sista kolumnen innehåller uppgifterna för det dokumentet (vanligtvis ett beslut om uppsägning), på grundval av vilket uppsägningen inträffade.
5. Täta. Efter att ha fyllt i alla register måste du försegla dem, såväl som underskriften av chefen för företaget eller annan auktoriserad person. Även den uppsagda medarbetaren skriver under, och uppsägningen kan anses avslutad.

Göra korrigeringar

Ibland uppstår fel när man skriver ner olika uppgifter i arbetsbladet, till exempel istället för "överingenjör" skrivs det helt enkelt "ingenjör". Felet måste förstås rättas till, det har vi redan skrivit en mer detaljerad artikel om. Det är förbjudet att stryka över och släta över något, och det finns bara ett sätt att korrigera det - att ogiltigförklara de felaktigt angivna uppgifterna:

1. siffra . Numret på nästa post läggs ner.
2. Datum för. Datumet från vilket den felaktiga inmatningen kommer att anses ogiltig registreras.
3. I den tredje kolumnen är följande text skriven "Inmatning under nr. _ är ogiltig."
4. En ny post görs med aktuella och korrekta uppgifter, för vilken även dess löpnummer och datum är påsatta.

Vid anställning av en ny medarbetare ska arbetsgivaren fylla i den anställdes arbetsbok. Och du måste veta hur du gör det rätt. Enligt skrivelsen från Rostrud daterad 2015-09-08 gjordes förtydliganden, enligt vilka arbetsgivaren nu inte får ange namnet på organisationen utan istället sätta en stämpel. Förenklingen är inte så allvarlig, men det är ändå nödvändigt att känna till det. I artikeln ger vi dig ett exempel på hur du fyller i en arbetsbok när du söker ett jobb.

Det åtföljs av överföringen av den anställde av det nödvändiga, varav en är en arbetsbok. Om en medborgare anställs för första gången, måste företaget förse honom med en arbetsbok, där den första anteckningen måste göras, och om detta dokument redan har fyllts i tidigare, görs inmatningen i kronologisk ordning.

För att göra detta skrivs organisationens fullständiga och korta (om något) namn in i kolumn 3 (enligt instruktionerna som godkänts av Ryska federationens arbetsministerium den 10 oktober 2003 nr 69, klausul 3.1). Samtidigt, enligt denna instruktion, kan inträdet göras med en rullbollspenna (kulspets), gel eller reservoarbläck av lila, blått och även svart. Inget sades om stämpeln i denna instruktion, förklaringen av Rostrud gjordes i ett brev daterat 2015-09-08.

Hur man fyller i en arbetsbok när man anställer en ny medarbetare

Användningen av en organisations stämpel när man skriver in i en anställds arbetsbok är inte ett brott, en sådan åsikt framfördes av Rostrud. Stämpeln motsvarar den vanliga posten. För att undvika frågor måste färgen på bläcket vid stämpelsättningen väljas bland de tillåtna, d.v.s. svart, blått eller lila ska det även innehålla organisationens fullständiga namn och ett förkortat, om det finns.

Denna information kommer att räcka för att fylla i arbetskraften, du bör inte överbelasta den med annan information - lägg till TIN, telefonnummer eller adress till organisationen. Det kommer dock inte att vara ett brott att ange ytterligare information om den är korrekt.

Om stämpeln bara innehåller det förkortade namnet på organisationen, är upp och ner eller dåligt tryckt, är det säkrast att ogiltigförklara det, vilket gör en lämplig inmatning, som i exemplet nedan. Sådana korrigeringar kan göras, eftersom både postnummer och datum saknas före stämpeln, och en sådan post är inte numrerad.

Du kan skriva det i följande form: "Stämpeln med organisationens namn är ogiltig" eller som på det bifogade provet. Därefter, nedan, i kolumn nr 3, skrivs företagets fullständiga namn (och förkortat om tillgängligt) eller en stämpel sätts utan fel. Därefter görs en anteckning om anställningen av en ny anställd: postens serienummer, anställningsdatum, detaljer och information om antagning anges - som i exemplet nedan.