Pedido de substituição durante licença médica (amostra). Exemplo de pedido de substituição de funcionário temporariamente ausente Pedido de substituição de segurança durante o período de férias

Em todas as organizações existem situações em que é necessária a substituição de um funcionário temporariamente ausente - férias, doença, viagem de negócios. Neste caso, é emitida ordem de atribuição de funções a outro colaborador que desempenhará o trabalho de um colega durante a sua ausência.

Como aplicar

Muitas vezes, as funções do empregado ausente são formalizadas de acordo com as regras do art. 60.2 Código do Trabalho da Federação Russa.

Nesse caso:

• trabalho adicional é realizado durante o horário de trabalho;
• elaborado por acordo adicional ao contrato de trabalho;
• o pagamento adicional é determinado por acordo;
• nenhuma entrada é feita na carteira de trabalho.

Não é legal emitir uma ordem e exigir a execução de trabalhos adicionais, principalmente sem pagamento. Nesse caso, tanto o prazo quanto a quantidade de trabalho adicional devem ser acordados com o funcionário. Mas o funcionário tem o direito de recusar antecipadamente a qualquer momento, avisando com três dias de antecedência. O empregador também pode cancelar o pedido. Um requisito obrigatório é o consentimento do funcionário. O artigo traz um modelo de despacho de atribuição de funções, que também precisa ser elaborado.

Exemplo de pedido de atribuição de funções

E como necessariamente acontecem situações de ausência de um dos colaboradores, o procedimento de substituição de funções em alguns casos pode ser imediatamente indicado na descrição do cargo. Neste caso, o colaborador será imediatamente avisado da necessidade de substituição de determinado colaborador, podendo ser previamente determinado o leque de funções que deverão ser desempenhadas na sua ausência.

Essa opção praticamente não exige alterações administrativas e organizacionais adicionais do gestor, pois o funcionário realiza o trabalho alheio junto com o seu, apertando o cronograma e definindo prioridades. Mas dependendo da carga de trabalho da funcionária, do volume de responsabilidades transferidas, do período de ausência (por exemplo, mais de um ano, se for licença maternidade), outras opções podem ser utilizadas - trabalho interno a tempo parcial ou transferência temporária.

Meio período ou tradução

O trabalho interno a tempo parcial é regulado pelas disposições do Capítulo. 44 do Código do Trabalho da Federação Russa e também pode ser emitido no caso em que um funcionário precise desempenhar funções de outras pessoas além de seu trabalho principal.

Quais são os recursos? É necessária a celebração de um contrato de trabalho separado, que indicará todas as condições. E o trabalho será remunerado de acordo com o cargo preenchido proporcionalmente ao tempo, volume ou outras condições especificadas no contrato. A diferença fundamental da opção acima é que o trabalho será executado além do horário principal, mas não mais que 4 horas diárias, ou seja, esta opção será conveniente se as funções puderem ser claramente delineadas, e o funcionário, tendo concluído seu trabalho principal, inicia o trabalho do empregado ausente. No entanto, o empregador deverá manter registros da jornada de trabalho ou outros indicadores necessários e, se o empregado desejar, fazer lançamento na carteira de trabalho.

Transferência temporária regulamentada pelo art. 72.2 do Código do Trabalho da Federação Russa é a opção mais drástica nesta situação. O empregado somente realizará o trabalho do empregado ausente, ou seja, isso é possível no caso em que o trabalho do empregado ausente não possa ser cumulativo com o trabalho principal, quando o trabalho principal puder ser transferido para outro empregado, ou a rescisão deste trabalho causará menos danos ao empregador do que a não execução do trabalho do empregado ausente. E no caso de a ausência do funcionário ser obviamente por um longo período de tempo - uma longa viagem de negócios, licença parental e outros motivos.

Tal transferência é formalizada por acordo adicional ao contrato de trabalho, o pagamento é feito de acordo com o salário devido no novo cargo. Ao mesmo tempo, para a rescisão antecipada de uma transferência temporária, é necessário o acordo das partes, não podendo ser cancelada unilateralmente.

Comum a todos os casos de registo de substituição é a necessidade de consentimento do trabalhador, determinação do volume de trabalho e do valor da remuneração pelo exercício de funções adicionais.

Como redigir um despacho de nomeação de administrador interino? O chefe de uma organização viaja frequentemente: as viagens de negócios ocupam uma parte considerável do seu tempo de trabalho. Além disso, assim como os demais funcionários da organização, o diretor-geral tem direito a férias anuais remuneradas e pode gozar de licença médica. É necessário um diretor interino para esses períodos. Um pedido de amostra preparado por nossos especialistas ajudará o oficial de pessoal a economizar tempo no desenvolvimento de seu próprio documento.

Precisa de substituição

Na verdade, o chefe de uma organização pode estar ausente do local de trabalho por um motivo ou outro. No entanto, o administrador é uma figura chave na empresa e na sua ausência alguém deve exercer as suas funções. É por isso que precisamos de uma ordem para o diretor interino. Assim, é necessário providenciar uma substituição se o estatuto da empresa não estipular que as funções do diretor geral da organização sejam desempenhadas por vários funcionários (cláusula 3 do artigo 65.3 do Código Civil da Federação Russa).

Em geral, as responsabilidades do diretor-geral, o que é bastante lógico, são atribuídas ao seu substituto. Neste caso, é emitida uma ordem relativa ao diretor interino.

Procedimento semelhante é seguido caso o dirigente da empresa não disponha de suplente cuja funcionalidade inclua o exercício temporário de funções de dirigente. Neste caso, as funções de diretor-geral são delegadas em qualquer outro colaborador da empresa. Eles também fazem isso emitindo uma ordem sobre a nomeação de um diretor interino (cláusula 1 do Procedimento, aprovado por esclarecimento datado de 29 de dezembro de 1965 do Comitê Estadual do Trabalho da URSS nº 30 e da Secretaria do Conselho Central de Toda a União dos Sindicatos nº 39).

A ordem emitida deve indicar as responsabilidades específicas do funcionário que assumiu as funções de diretor, por exemplo, o direito de assinar faturas (cláusula 6 do artigo 169 do Código Tributário da Federação Russa). Todas as funcionalidades temporárias de funcionário em substituição de gestor devem constar do despacho de nomeação temporária de diretor interino.

Não posso ficar sem um pedido

É importante compreender que em qualquer caso é necessário emitir uma ordem ao diretor-geral em exercício. Isso deve ser feito mesmo que a descrição do cargo do funcionário substituto preveja a obrigação de exercer temporariamente as funções de chefe da organização durante sua ausência.

Além disso, deverá ser emitida ordem de substituição temporária em cada caso de ausência de administrador que exija substituição. Não será possível emitir um pedido válido por, por exemplo, um ano.

Além do despacho, deverá ser expedida procuração para o deputado. Sua tarefa é confirmar a autoridade do deputado. Portanto, o chefe da organização deve assinar a procuração (cláusula 4 do artigo 185.1 do Código Civil da Federação Russa). O período máximo de validade dessa procuração é de 1 ano a partir da data de emissão (cláusula 1 do artigo 186 do Código Civil da Federação Russa).

Acrescentemos que, pelo desempenho das funções de diretor-geral, o trabalhador que o substitui tem direito a um pagamento adicional (artigo 151.º do Código do Trabalho da Federação Russa).

Especialmente para os leitores, nossos especialistas prepararam um pedido de nomeação de diretor interino: amostra 2018, que pode ser baixado gratuitamente no site.

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Ordem sobre a nomeação de um diretor interino

A formação de despacho de nomeação de diretor interino ocorre no caso em que o chefe da organização, por algum motivo, não possa estar em seu local de trabalho por determinado período de tempo.

Razões para redigir um pedido

Cada organização deve ter um gestor nomeado de acordo com os documentos constitutivos da empresa (incluindo o estatuto) e responsável pelas atividades de gestão.

Mas às vezes surgem circunstâncias em que o diretor precisa transferir suas funções para outro funcionário - e há muitas delas na prática diária de qualquer empresa. Na maioria das vezes é:

• férias (planejadas e não programadas);
• Atestado médico;
• viagem de negócios;
• Também pode haver alguns motivos pessoais.

A quem devem ser delegadas as funções?

Cada gerente, é claro, toma a decisão sobre quem transferirá temporariamente as responsabilidades do diretor individualmente. A principal condição é que o colaborador selecionado possua determinado nível de escolaridade e experiência profissional, além de gozar da total confiança da direção e administração da empresa. Isto deve-se ao facto de, a partir do momento em que é assinado o despacho de nomeação de um administrador interino, toda a responsabilidade pela actividade corrente da empresa passa para o trabalhador sobre o qual o documento foi redigido.

Refira-se que tanto um dos colaboradores da empresa como uma pessoa, como se costuma dizer, “de fora”, podem ser nomeados administradores interinos.

No segundo caso, é necessário primeiro celebrar um contrato de trabalho indicando o prazo da sua validade, e só depois redigir um despacho de transferência de poderes.

Quem escreve o pedido

Como o despacho é sempre redigido em nome do diretor da organização, a tarefa direta de sua redação geralmente recai sobre o secretário, consultor jurídico ou outro funcionário próximo ao diretor. A principal condição é que após a formação a ordem seja certificada pelo próprio diretor.

Um pedido deve ser escrito sempre que for planejada uma ausência relativamente longa de um gerente do local de trabalho.

Informações gerais sobre o documento

Hoje, não existem regras rígidas para a elaboração de documentos administrativos, portanto, representantes de empresas e organizações podem redigir tais documentos em qualquer formato ou, se a empresa possuir um formulário de pedido desenvolvido, com base em sua amostra.

Ao criar pedidos, é importante cumprir diversas condições:

1. Cada pedido deve ser justificado de alguma forma. A justificativa é sempre escrita no início do documento, após as palavras “Em relação a...” e indica o real motivo da formação do pedido. Nesse caso, a justificativa pode ser férias do gestor, viagem de negócios, licença médica, etc.
2. A base também está incluída no pedido - ou seja, um estado de direito que dá o direito de redigir este documento.
3. O pedido pode ser redigido em folha normal de qualquer formato conveniente (geralmente é usado o padrão A4) ou em papel timbrado da organização (como regra, nos casos em que tal exigência esteja especificada na regulamentação local da empresa). É possível redigir um pedido à mão ou digitá-lo no computador - isso não importa para determinar a legalidade do documento.
4. O documento é lavrado em uma via, a qual é assinada pelo gestor (ou outro funcionário autorizado a atuar em seu nome), bem como por todas as demais pessoas nele mencionadas.

As assinaturas devem ser apenas “ao vivo”; não são permitidos autógrafos fac-símile (ou seja, impressos) no formulário.

É necessária a aposição de carimbo na encomenda apenas quando a regra sobre a utilização de carimbos para endosso de papéis estiver consagrada na política contabilística da empresa.

Exemplo de pedido para a nomeação de um diretor interino

No cabeçalho do documento está escrito:

• seu nome (com breve indicação do significado) e número;
• Nome da companhia;
• data e local de elaboração do pedido.

Então abaixo vem a parte principal. Aqui você precisa de:

• dar justificativa, ou seja, em relação às circunstâncias em que foi necessário formular esta ordem;
• dizer quem exatamente atuará como diretor (cargo, sobrenome, nome e patronímico do funcionário);
• indicar o período e o número de dias completos durante os quais esta função deverá ser desempenhada;
• inserir as funções que o funcionário substituto do diretor irá desempenhar (incluindo o direito de assinar documentação);
• anote o salário deste período (aqui deve-se levar em consideração um ponto importante - se o salário do diretor for superior ao salário do diretor interino, a diferença deverá ser compensada);
• ao final deverá ser inscrito o responsável pela execução da ordem (pode ser o próprio diretor ou qualquer um de seus suplentes, o chefe do departamento).

Armazenamento de documentos

Após a ordem ser redigida e devidamente executada, e com conhecimento de todos os interessados, a mesma deverá ser transferida para armazenamento ao secretário da organização ou outro funcionário responsável pela segurança da documentação administrativa.

Durante o período de validade, o pedido deverá ser guardado em pasta separada junto com outros documentos similares, em sala onde o acesso a pessoas não autorizadas seja limitado.

Decorrido o prazo de armazenamento, o documento poderá ser transferido para o arquivo e posteriormente destruído na forma prevista em lei.

Escrevemos corretamente nos documentos: diretor interino

Em vez do chefe da organização, suas funções são desempenhadas temporariamente pelo diretor interino. Como escrever corretamente sua posição em documentos, por exemplo, em contratos e certificados de aceitação? Esta é a primeira vez que um oficial de pessoal se depara com tal situação. Gostaria de formalizar tudo sem erros, até porque o procedimento adotado na organização para colocar a designação “ATIVO” antes de um cargo suscita dúvidas no especialista de RH. No artigo demonstraremos um exemplo de como escrever “diretor interino” em documentos.

O chefe não está lá

Na prática, pode surgir uma situação em que o chefe de uma organização se ausenta do local de trabalho por um motivo ou outro. Como o diretor é uma figura-chave na empresa, alguém deve exercer suas funções na sua ausência. Para isso, é emitida uma ordem ao diretor interino. A substituição é formalizada se o estatuto da empresa não estipular que as funções de diretor geral da organização sejam desempenhadas por vários funcionários (cláusula 3 do artigo 65.3 do Código Civil da Federação Russa).

Em geral, as responsabilidades do diretor-geral, o que é bastante lógico, são atribuídas ao seu substituto. Porém, se o cargo de vice-diretor não estiver previsto no quadro de pessoal, as funções de gestor poderão ser delegadas a qualquer funcionário da empresa. Ao transferir poderes, surge a questão de como abreviar “diretor interino”.

Além do despacho, deverá ser expedida uma procuração para o diretor interino com direito de assinatura. Isso se explica da seguinte maneira. A procuração do diretor interino confirma os poderes do funcionário para quem as funções de diretor foram transferidas para os contratados. Ou seja, este documento pretende servir como prova de que o vice-diretor pode representar os interesses da empresa nas relações com terceiros. Por exemplo, assinando contratos com contrapartes. Portanto, você precisa entender completamente a questão de como escrever “diretor interino”.

O procedimento em que ocorrerá a substituição temporária do chefe da organização pode ser previsto nos documentos estatutários da empresa. Por exemplo, em caso de ausência prolongada de um diretor, é possível fornecer um algoritmo para nomeação de um novo chefe da empresa para o cargo (artigo 2º do artigo 12 da Lei Federal nº 14-FZ de 02/08 /1998, artigo 11 da Lei Federal nº 208-FZ de 26/12/1995).

Não colocamos I.O, pois o cargo do funcionário não muda

Então, como abreviar “diretor interino” em documentos? É simples, você não precisa colocar essa designação. Isso se explica da seguinte maneira. Pelo facto de o trabalhador estar encarregado das funções de administrador, o seu cargo indicado no quadro de pessoal não se altera. Portanto, na celebração dos contratos, o diretor substituto indica o seu cargo. Não há necessidade de indicar qualquer “I.O”, “Atuação” ou “Atuação” no momento da assinatura do contrato.

Assim, a questão popular: como escrever em documentos se a diretora interina é mulher não faz sentido.

A legislação em vigor não contém quaisquer restrições ao desempenho temporário das funções de chefe de organização por qualquer funcionário idôneo (cláusula 1 do Procedimento, aprovado por esclarecimento de 29 de dezembro de 1965 do Comitê Estadual do Trabalho da URSS nº 30 e a Secretaria do Conselho Central Sindical de Todos os Sindicatos nº 39). Neste caso, é emitida uma ordem relativa ao diretor interino.

Especialmente para os leitores, nossos especialistas prepararam um exemplo de como escrever “diretor interino” em documentos no cabeçalho:

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Ordem sobre o desempenho temporário de funções de gerente

A base para a elaboração de uma ordem para o exercício temporário de funções de gerente

De acordo com art. 273 do Código do Trabalho da Federação Russa, o chefe de uma organização (diretor geral, diretor, presidente, presidente, etc.) é um indivíduo que, de acordo com o Código do Trabalho da Federação Russa e outros regulamentos, documentos constituintes, atos locais, administra esta organização, inclusive desempenha as funções de seu único órgão executivo.

Na ausência do chefe da organização no local de trabalho (por exemplo: por férias, viagem de negócios, doença, estágio, etc.), um funcionário deverá ser nomeado temporariamente para exercer a função de chefe da organização. E SOBRE. O chefe da organização é responsável pela gestão de toda a organização.

Ao nomear um administrador interino temporário, deve-se basear-se no disposto no art. 60.2 do Código do Trabalho da Federação Russa, do qual segue que o gerente precisa:

• obter o consentimento por escrito do funcionário;
• estabelecer o valor do pagamento pela execução temporária de trabalho adicional;
• estabelecer o período durante o qual o empregado exercerá funções, seu conteúdo e abrangência.

Apenas o chefe da organização ou dos órgãos de administração (por exemplo: uma assembleia geral de participantes ou acionistas, etc.) tem o direito de designar um funcionário para exercer temporariamente as funções de chefe da organização.

Motivos para nomear um funcionário como executor temporário será a ordem.

Conteúdo do despacho sobre o exercício temporário de funções de administrador (gerente)

O despacho de exercício temporário de funções de administrador não tem forma unificada e é elaborado de forma arbitrária.

O pedido de amostra apresentado, além dos principais detalhes, contém os seguintes dados:

• o motivo da ausência do diretor ao local de trabalho;
• período de ausência;
• informações sobre o diretor (nome completo, número pessoal, cargo, unidade estrutural);
• informações sobre o funcionário responsável pela atuação temporária como diretor (nome completo, número pessoal, cargo, unidade estrutural);
• prazo de exercício temporário das funções do administrador;
• valor da sobretaxa;
• e outros dados.

A ordem de exercício temporário das funções de diretor é assinada pelo chefe da organização.

COM o pedido deve ser familiarizado ao funcionário contra assinatura— no final do pedido, o funcionário deve assinar e datar a revisão.

A ordem de exercício temporário de funções de administrador é registada no diário de registo de ordens e instruções de pessoal, e armazenado na organização por 75 anos.

O CEO tem o direito de nomear um CEO interino?

Situação. O diretor-geral da empresa, em férias, assina despacho de nomeação de diretor-geral interino. Com base na ordem do diretor-geral, o diretor interino passa a ser o órgão executivo da organização por um determinado período, assina contratos, ordens, declarações de reclamação e realiza outras ações em nome da organização.

Pergunta. O diretor-geral tem o direito de nomear um diretor-geral interino com transferência para ele dos poderes do órgão executivo da organização?

Considerando esta questão, notamos que de acordo com o parágrafo 1º do art. 53 do Código Civil da Federação Russa, o procedimento para a constituição e competência dos órgãos de uma pessoa jurídica é determinado pela lei e pelo documento constitutivo da organização. Daqui decorre que o órgão de administração autorizado por lei e pelo documento constitutivo da organização tem o direito de nomear um órgão executivo único em exercício.

Assim, se a lei e o documento constitutivo da organização não preveem o procedimento de nomeação de um diretor geral interino, então a pessoa que atua como tal exerce ilegalmente as funções de gerente e todas as ações juridicamente significativas realizadas pelo diretor interino não podem ser considerado como realizado em nome da organização.

Atualmente, a legislação em vigor não prevê o procedimento de nomeação de um diretor-geral interino.

Para resolver esta questão numa situação de incerteza legislativa, recorramos à prática judicial. Existem duas posições de tribunais.

Posição 1. Quem exerce funções de órgão executivo único de uma sociedade não tem o direito de nomear órgão interino temporário.

Decisão do Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa datada de 28 de julho de 2011 nº VAS-9232/11 no processo nº A40-163238/09-125-802 sobre a recusa de transferência do caso para o Presidium do Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa

“...O Tribunal de Recurso declarou que a ordem contestada a Veselov A.Yu. foram apresentadas todas as atribuições do diretor-geral previstas no artigo 40 da Lei Federal “Sobre Sociedades de Responsabilidade Limitada”, e ele passou, de fato, a exercer as atribuições de órgão executivo único.

Para satisfazer o pedido, os tribunais de recurso e de cassação partiram do facto de a decisão impugnada, formalizada por despacho de 05/03/2008, ter sido proferida por A.Yu.Veselov. na ausência de tais poderes, em violação às normas da Lei Federal “Sobre Sociedades de Responsabilidade Limitada”, segundo a qual a decisão sobre esta questão deve ser tomada pela assembleia geral dos participantes da empresa...”

Determinação do Tribunal Regional de Leningrado de 29 de outubro de 2014 nº 33-5130/2014

“...A presença do diretor-geral da empresa em férias prevê a nomeação de um diretor-geral interino da empresa para o período correspondente.

O diretor geral em exercício da sociedade para o período em causa não foi nomeado pela assembleia geral de participantes da sociedade.

Em virtude do disposto no art. Arte. 33, 40 da Lei Federal “Sobre Sociedades de Responsabilidade Limitada”, a decisão sobre a nomeação de um diretor geral interino da sociedade é da competência exclusiva da assembleia geral de participantes da sociedade.

Quem exerce a função de administrador geral de uma sociedade não tem o direito de nomear um administrador geral interino da sociedade, bem como de expedir ordem de concessão de férias em relação a si mesmo, sem a sua aprovação pelos participantes da sociedade e sem a assembleia geral de participantes da sociedade delibera sobre a nomeação de um diretor geral interino para o período correspondente. diretor geral da sociedade..."

Resolução do Nono Tribunal Arbitral de Apelação de 20 de janeiro de 2011 nº 09AP-31253/2010-GK no processo nº A40-163238/09-125-802 (Resolução do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou de 13 de abril de 2011). 2011 No. KG-A40/2428-11-P esta resolução permanece inalterada)

«… O Tribunal de Recurso chega à conclusão de que a nomeação de um órgão executivo através da emissão de uma ordem de outro órgão executivo priva, na verdade, os participantes da oportunidade de exercerem os seus direitos de gestão da empresa.

Diante do exposto, o tribunal de apelação considera legítimas as demandas do autor, e de acordo com o art. 53 Código Civil da Federação Russa, art. Arte. 33, 40 da Lei Federal “Sobre Sociedades de Responsabilidade Limitada” reconhece o despacho de 05/03/2008 sobre a nomeação de A. Yu. Veselov. chefe interino temporário da LLC "Trading and Research Company "Interoptika" é inválido..."

Posição 2. Quem exerce funções de órgão executivo único da sociedade tem o direito de nomear órgão interino temporário.

Resolução do Tribunal Arbitral da Comarca dos Urais de 26 de novembro de 2014 nº F09-7730/14 no processo nº A76-5959/2013

“...O procedimento de nomeação de um administrador interino de uma sociedade não está definido por lei. Paralelamente, o administrador da sociedade, por força do inciso 3º do art. 40 da Lei Federal “Sobre Sociedades de Responsabilidade Limitada” tem o direito de nomear empregados para cargos e capacitá-los para representar os interesses da sociedade.

Dado que o órgão executivo de uma pessoa colectiva, actuando no âmbito dos poderes que lhe são conferidos, atribuiu, por despacho administrativo, temporariamente o exercício das suas funções a outro funcionário, este despacho constitui fundamento suficiente para transferir para a pessoa nele indicada os poderes do órgão executivo único, incluindo o direito de celebrar um acordo que não contrarie a lei e o estatuto da empresa.

A este respeito, os tribunais chegaram à conclusão de que não havia razão para acreditar que o contrato de fornecimento datado de 18 de maio de 2011 nº 040/2011 foi assinado por pessoa não autorizada...”

Resolução do Tribunal Arbitral do Distrito da Sibéria Ocidental de 25 de junho de 2015 nº F04-20941/2015 no processo nº A45-15825/2014

“...é rejeitada a referência da recorrente à falta de aprovação da operação pela assembleia geral de fundadores, uma vez que o órgão executivo da sociedade, agindo no âmbito dos poderes que lhe são conferidos pelo estatuto, por despacho administrativo atribuiu temporariamente a execução das suas funções a outro funcionário; esta ordem é base suficiente para a transferência para a pessoa nela especificada. A pessoa tem os poderes de um único órgão executivo, incluindo o direito de celebrar um acordo controverso, o que não contradiz o estatuto da empresa e a lei...”

Para resumir, gostaria de observar o seguinte.

Da prática acima decorre que os tribunais têm opiniões diferentes sobre a resolução da questão. Assim, quem exerce funções de órgão executivo único de uma sociedade, ao nomear órgão interino, corre o risco de ver inválida a ordem de nomeação de órgão interino.

A legislação prevê três formas de desempenhar funções adicionais:

1. Combinação de trabalho.
2. Seu aumento.
3. Desempenhar funções no local de trabalho de trabalhador temporariamente ausente.

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Todas essas funções são desempenhadas em conjunto com a atividade laboral principal, indissociavelmente dela em determinado horário de trabalho. Se ultrapassarem a jornada de trabalho, estamos falando de trabalho interno em meio período.

A opção a escolher é decidida pelo empregador em cada caso específico:

1. Ao combinar cargos, o funcionário realiza trabalho adicional em outro cargo. Um funcionário não pode trabalhar em dois cargos idênticos ao mesmo tempo. Via de regra, isso acontece quando há vaga no quadro de pessoal. Ou seja, o secretário trabalha simultaneamente para um funcionário de pessoal antes de contratar uma pessoa para o cargo especificado. Ao mesmo tempo, a pessoa reserva-se o direito de recusar as funções atribuídas antes do prazo. Para isso, ele avisa o empregador com três dias de antecedência.
2. Com o aumento do volume de trabalho, o empregado realiza trabalhos complementares em sua profissão principal, mas em quantidade superior à sua. Por exemplo, foi celebrado um contrato de trabalho com uma faxineira para limpar oitenta metros quadrados de instalações. Com o aumento, ela recebeu vinte metros adicionais. Nesse caso, deve-se levar em consideração se a pessoa realmente consegue lidar com o aumento da carga.
3. Quando as funções de trabalhador ausente são desempenhadas por outra pessoa, esta exerce funções laborais complementares na sua profissão ou noutra. O ex-funcionário está inscrito na instituição, mas por motivos diversos está temporariamente impossibilitado de trabalhar. Ou seja, é impossível preencher uma vaga. Por exemplo, um engenheiro assume as funções de gerente de armazém durante sua doença. Se o cargo a ser preenchido for de responsabilidade financeira, durante o período de substituição o funcionário deverá assinar um acordo de responsabilidade financeira.

Documentos necessários para registro de exercício temporário de funções

Em caso de ausência prolongada do trabalhador principal, aplica-se a regra de celebração do contrato de trabalho a termo, que estipula especificamente as condições de trabalho até à saída do trabalhador principal.

Se for contratado um trabalhador a tempo inteiro para o cargo pretendido, é emitida uma ordem a esse respeito, com a qual a pessoa indicada deve familiarizar-se, dando assim o seu consentimento. Ou o consentimento é anexado em folha separada. Ao transferir por um período inferior a um mês, não é necessário consentimento.

O mesmo se aplica à atribuição de responsabilidades adicionais a um funcionário. Nesse caso, o despacho indica informações sobre o funcionário ausente, seu cargo e o valor do adicional pela reposição.

Consentimento por escrito do funcionário para desempenhar funções

As funções de trabalho acima podem ser atribuídas a um funcionário somente após receber seu consentimento por escrito. Pode ser uma declaração ou proposta de combinação enviada pelo gestor.

Uma declaração de consentimento é um documento que confirma o consentimento de uma pessoa para desempenhar as funções oficiais de um funcionário ausente. O consentimento pode ser dado por um período não superior a um mês civil. Se a substituição demorar mais de um mês, o período é especialmente estipulado. Pode ser prorrogado por até um ano.

Acordo adicional ao contrato de trabalho

Quando é obtido o consentimento do trabalhador para o exercício temporário de funções, este é formalizado em acordo adicional ao contrato de trabalho. Deve conter obrigatoriamente a indicação da vaga para trabalho adicional, seu conteúdo e volume. Além disso, quanto será feito o pagamento adicional, o tempo necessário para a conclusão da obra.

Caso o funcionário tenha que combinar uma vaga, o acordo pode indicar que a combinação ocorrerá até que a vaga seja preenchida. Se não for possível determinar o horário de retorno do funcionário principal ao trabalho, será indicado “antes do retorno do funcionário ausente”.

O acordo adicional é um documento obrigatório no preenchimento de vagas. Na sua ausência, o empregador pode ser responsabilizado administrativamente.

Ordem sobre o desempenho temporário de funções adicionais

Após a celebração de um acordo adicional de exercício temporário de funções com o trabalhador, é necessária a emissão de despacho a esse respeito. O ato normativo departamental especifica o alcance e a duração dos deveres e pagamentos. O funcionário deve estar familiarizado com este pedido e assiná-lo.

O texto do pedido deve ser aproximadamente o seguinte. Após os dados da organização, o número e a data do pedido, é indicado “Em conexão com as férias, atribuir o desempenho temporário das funções de secretário ao inspetor do departamento de pessoal a partir de primeiro de maio. Faça um pagamento adicional de quarenta por cento do salário.”

Sobretaxa

A legislação não estabelece claramente o valor máximo, ou vice-versa, do pagamento adicional pelo desempenho das funções do trabalhador ausente. Isso é definido de forma diferente em cada empresa. Mas tais funções devem ser pagas.

Os valores específicos da sobretaxa são determinados em acordo adicional celebrado entre o trabalhador e o empregador. Eles são determinados principalmente pelo volume de tarefas de trabalho futuras, pelo momento de sua implementação e pelo conteúdo. Ao mesmo tempo, o empregador paga igualmente por trabalho de igual valor. Além disso, o procedimento para pagamento adicional não é definido por lei. Isso pode ser expresso em um valor monetário específico. Ou podem ser pagos como um percentual do salário ou vencimento do funcionário.

Se o contrato de trabalho prevê inicialmente a oportunidade ou obrigação do trabalhador de combinar qualquer cargo, tal atividade não é remunerada adicionalmente. Pois se acredita que se trata apenas de tarefas laborais.

Assim, se um funcionário de uma organização sai de férias, adoece ou faz viagem de negócios, seu colega assume as funções do falecido mediante remuneração adicional. Tais ações devem ser devidamente formalizadas na forma de acordo adicional assinado por ambas as partes e despacho expedido na empresa.

Sem os documentos especificados, não será efetuado pagamento adicional ao empregado que exerça as funções de ausente. Além disso, a substituição não é possível indefinidamente. Tem um período próprio, e não muito longo. Afinal, isso é um grande fardo para o funcionário. Ou seja, ao assumir responsabilidades adicionais, cada colaborador deseja vê-las devidamente remuneradas.

Nenhuma organização está imune ao facto de os seus funcionários poderem ficar doentes e perderem a capacidade de trabalhar durante muito tempo. Em tal situação, o empregador deverá garantir que o processo de trabalho não pare durante este período. Uma das melhores opções seria substituir um funcionário temporariamente ausente por motivo de doença por outro funcionário. Ao mesmo tempo, não se esqueça da documentação correta de tal substituição.

O que um empregador pode fazer se um dos empregados estiver de licença médica?

• Transferir temporariamente seu colega para este cargo (com base no Artigo 72.2 do Código do Trabalho da Federação Russa). Neste caso, é necessária a celebração de um acordo adicional ao contrato e de uma ordem de substituição durante o afastamento por doença, cujo exemplo será apresentado a seguir.
• Atribuir adicionalmente as funções de trabalhador ausente ao seu colega, tendo elaborado um acordo adicional ao contrato de trabalho e uma ordem de combinação de cargos (com base no artigo 60.2 do Código do Trabalho da Federação Russa).
• Contratar uma nova pessoa durante a ausência do funcionário principal.

A combinação só será eficaz se a quantidade de trabalho for relativamente pequena. Caso contrário, a substituição será a melhor alternativa.

O conceito de substituição

A substituição de cargo é a transferência de funcionário da empresa para outro cargo, mediante emissão de despacho apropriado. A tradução pode ser realizada de forma temporária e permanente. O funcionário substituto será indicado nos documentos como EO ou ACT. A substituição poderá ser necessária nos seguintes casos: se a empregada principal estiver em licença médica, férias, licença maternidade, aposentada ou demitida.

O mecanismo de substituição é regulamentado pelo art. 72.2 Código do Trabalho da Federação Russa. Durante a transferência, as responsabilidades funcionais do substituto mudam. O trabalhador apenas desempenha integralmente as funções do colega, sendo o seu salário calculado de acordo com o trabalho realizado, mas em regra não inferior à sua remuneração média básica. Os registros sobre o período de substituição não são feitos na carteira de trabalho, bastando a celebração de um acordo adicional ao contrato de trabalho.

O empregador não tem o direito de obrigar o pessoal contratado a ocupar outros cargos contra a sua vontade. Isto só é possível com o consentimento do colaborador e, em caso de recusa, este não assume qualquer responsabilidade. A exceção são as situações em que a substituição de um funcionário temporariamente ausente é devido a circunstâncias de emergência (Partes 2, 3, Artigo 72.2 do Código do Trabalho da Federação Russa). É inaceitável transferir uma pessoa para um novo cargo se ela tiver contra-indicações por motivos de saúde.

O Código do Trabalho da Federação Russa estabelece a duração do período máximo de substituição - 1 ano, e ao substituir um funcionário doente ou em férias - até que ele retorne ao trabalho. O prazo específico é definido pelo responsável da organização em acordo com o substituto.

Registro de substituição durante licença médica

O preenchimento temporário de uma vaga ocorre em várias etapas:

• O chefe da empresa identifica um potencial deputado e recebe dele o consentimento por escrito.
• As partes celebram um acordo adicional ao contrato de trabalho. O documento indica os prazos, valor do pagamento, cargo e quantidade de trabalho realizado. Caso não seja conhecida a data exata de saída do empregado doente, indicar que a substituição será realizada até o retorno do empregado principal do afastamento.
• Um pedido de substituição é emitido em nome do gerente. O funcionário que concordou com a substituição deverá familiarizá-lo mediante assinatura.

Existe um pagamento adicional para substituição?

Para as pessoas que assumiram o exercício de funções oficiais alheias, a questão relevante é se têm direito a um pagamento adicional pela substituição de um trabalhador temporariamente ausente. Aqui é necessário distinguir entre pagamento adicional na combinação e remuneração no preenchimento de outro cargo.

A remuneração do trabalho combinado é regulada pelo art. 151 do Código do Trabalho da Federação Russa: o funcionário é pago adicionalmente porque o volume de seu trabalho aumenta - durante o horário de trabalho ele realiza seu próprio volume de trabalho e trabalha para um colega ausente. O valor do pagamento adicional é estabelecido por acordo das partes no acordo adicional ao contrato de trabalho. O valor da sobretaxa pode ser qualquer, visto que este ponto não é regulamentado por lei.

Ao substituir, o empregado deixa as funções do cargo principal e exerce trabalho apenas para o empregado ausente. Nesse caso, o pagamento adicional é possível caso o novo cargo seja mais complexo ou envolva maior volume de responsabilidades do que o cargo principal do substituto. Em qualquer caso, o procedimento de pagamento está fixado no acordo adicional de substituição anexo ao contrato de trabalho.

Pedido de substituição durante licença médica

As organizações têm o direito de redigir este documento de acordo com uma amostra desenvolvida de forma independente ou de acordo com o formulário unificado T-5, aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 5 de janeiro de 2004 nº 1.

A ordem de substituição de funcionário temporariamente ausente, cuja amostra pode ser tomada como base, deve conter as seguintes informações:

• nome da pessoa jurídica;
• data de compilação;
• NOME COMPLETO. uma pessoa que é transferida para um novo cargo;
• informações sobre o cargo anterior e o que está sendo substituído;
• motivo da transferência;
• quantidade de pagamento;
• link para o documento que serviu de base para a tradução;
• a data em que a substituição produz efeitos;
• data final da substituição (ou outra indicação);
• assinatura do chefe da empresa;
• assinatura do funcionário que assume o novo cargo confirmando a familiarização.

Esta informação deve ser refletida no pedido sem falhas. Outras informações são registradas, se necessário. A pessoa para quem foi lavrado deve familiarizar-se com o despacho.

A elaboração do despacho é precedida da redação de memorando de substituição do trabalhador pelo chefe da unidade estrutural onde trabalha o trabalhador ausente. O memorando é submetido ao chefe da organização para consideração. O funcionário que concorda em substituir uma pessoa ausente confirma seu consentimento por escrito e também o envia ao gestor. Somente depois disso é emitida uma ordem correspondente.

Pedido de substituição durante as férias

A ordem de substituição durante férias, cujo modelo se assemelha a uma ordem de substituição de empregado doente, é emitida em conexão com a saída do empregado principal em férias. Este despacho refere-se a atos locais internos, não sendo estabelecida por lei uma forma especial para o mesmo. O texto do documento deve indicar:

• detalhes da organização;
• por que motivo houve necessidade de substituição;
• dados dos colaboradores: os que saíram de férias e os que os substituíram;
• tempo de substituição;
• lista de funções trabalhistas a serem desempenhadas;
• nome e número do documento que serviu de base para a elaboração do pedido.

Em todas as organizações, por vezes surgem situações em que é necessária a substituição temporária de um dos colaboradores. Para realizar este procedimento de acordo com as regras estabelecidas, existe um determinado algoritmo de ações desenvolvido, cujo início é dado pela ordem de substituição do trabalhador ausente.

ARQUIVOS

Razões para substituição

Uma variedade de circunstâncias pode servir como motivo para a substituição de qualquer membro do pessoal. O mais comum:

• um dos funcionários em licença médica;
• entrar em licença maternidade ou licença regular planejada;
• indo em uma viagem de negócios, etc.

Note-se que, nesses casos, nem sempre é nomeado um substituto temporário.

Isto é normalmente exigido quando a ausência dura mais de três dias úteis ou quando as funções do trabalhador são tão significativas que sem elas a actividade normal do dia-a-dia da empresa é impossível.

Quem pode ser nomeado

Para iniciar o processo de substituição de um funcionário temporariamente ausente, você deve primeiro selecionar o candidato certo para a substituição.

Deve ser uma pessoa com qualificações, educação e experiência suficientes.

Ele pode exercer qualquer cargo dentro da empresa (neste caso, também será necessário obter seu consentimento por escrito) ou contratado “de fora” em regime de meio período.

Em algumas situações, para substituir um valioso “pessoal” ausente há muito tempo, é contratado um novo especialista - então deve ser celebrado com ele um contrato de trabalho a termo separado, indicando um período de validade específico e limitado.

Procedimento de substituição

Após constatada a substituição temporária, a administração emite despacho indicando a necessidade da substituição, bem como as condições em que ela ocorrerá.

Em seguida, é celebrado com o trabalhador um acordo adicional ao contrato de trabalho em vigor (se for um dos especialistas da empresa) ou um contrato de trabalho, e a partir daí a pessoa pode iniciar as suas novas funções.

Quem cria o pedido

Os diretores das empresas quase nunca estão pessoalmente envolvidos na criação de documentação administrativa. Na maioria das vezes, isso é feito por chefes de unidades estruturais, consultores jurídicos ou secretários - dependendo do tipo de ordem que precisa ser preparada.

A ordem de substituição de funcionário temporariamente ausente é normalmente redigida por iniciativa do departamento de pessoal e lavrada no próprio departamento ou pela secretária.

O que tomar como base para um pedido

Todas as ordens desenvolvidas devem ser baseadas em alguma coisa. Em particular, cada pedido deve ter base documental e justificativa.

A base pode ser um artigo de lei diretamente relacionado à essência do pedido, ou um documento interno da empresa (por exemplo, algum ato, Regulamento de Política Contábil, um oficial ou memorando). Com justificativa, tudo fica mais simples - esse é o verdadeiro motivo da emissão do pedido.

Quem deve assinar um pedido de substituição de funcionário temporariamente ausente

O pedido refere-se aos documentos que sempre vêm da alta direção do empreendimento.

Portanto, este documento deve ser assinado pessoalmente pelo diretor da organização ou por um funcionário que exerça temporariamente suas funções. Além disso, todas as pessoas em relação às quais foi emitida e os responsáveis ​​​​pela sua execução devem assinar a ordem.

Assim, todos os colaboradores acima mencionados atestarão que estão familiarizados com o pedido e estão prontos para cumpri-lo.

Fazendo um pedido

Este despacho pode ser redigido de forma livre - sua forma unificada não é estabelecida por lei (com exceção das instituições governamentais - possuem normas próprias para todos os atos administrativos).

Porém, alguns gestores de negócios desenvolvem seu próprio modelo de pedido - se a empresa tiver, é necessário focar nele na hora de elaborar os pedidos.

Formato do documento

Assim como a execução de uma ordem, seu formato é arbitrário - isso significa que pode ser feito em formato impresso ou manuscrito, isso não importa para determinar o status jurídico do documento. Apenas uma ressalva precisa ser levada em consideração - o formulário eletrônico deve ser impresso para que o diretor e todos os funcionários interessados ​​possam assiná-lo.

Quanto ao selo, não é obrigatório (a menos que a administração exija).

Registro de um pedido

Todos os formulários administrativos, elaborados e assinados, devem ser registrados em documento contábil especial - diário, que normalmente é mantido pela secretária ou outro funcionário responsável pelo registro das ordens de gestão. Basta inserir o nome do pedido, a data de sua elaboração e o número no diário.

Como armazenar

A ordem emitida deve ser preservada por um determinado período de tempo - é determinado pela legislação em vigor ou por regulamentos internos.

Decorrido o prazo de conservação, o formulário pode ser transferido para o arquivo ou eliminado (de acordo com o procedimento também previsto na lei).

Exemplo de pedido para substituição de funcionário temporariamente ausente

Se você tiver a tarefa de criar um pedido para substituir um funcionário temporariamente ausente, veja o exemplo abaixo - com base nele você pode facilmente emitir o pedido que precisa.

No início do documento, indique:

• Nome da empresa;
• nome do pedido;
• seu número, local e data de compilação.

A seguir, apresente a base e a justificativa para sua formação. A seguir, após a palavra “Eu peço”, escreva:

• cargo e nome completo do funcionário ao qual são atribuídas responsabilidades de substituição;
• o período durante o qual essas funções devem ser desempenhadas;
• condições de substituição (a lista de responsabilidades e condições pode ser especificada em apêndice separado);
• o funcionário responsável pela implementação desta ordem.

Se necessário, complemente o pedido com todas as outras informações necessárias e relevantes para o seu caso.

Ao final, colete assinaturas de todos os interessados.