Обмін бухгалтерія 3.0 ЗУП 2.5. Публікації

) на базі 1С 8.3 обмін даними з Бухгалтерією 3.0 сильно відрізняється від версії 2.5. У версії 2.5 обмін відбувався за правилами обміну через файл формату XML з ініціативи користувача. У версії ЗУП 3.0 йдеться вже швидше не про обмін, а про синхронізацію даних.

Тепер не потрібно щоразу робити вивантаження-завантаження, потрібно лише один раз налаштувати синхронізацію між базами. Причому з'явилася можливість настроїти розклад синхронізації, не виключаючи при цьому примусового обміну даними.

Отже, розглянемо інструкцію, як настроїти синхронізацію даних між 1С ЗУП 3.0 та Бухгалтерією підприємства 3.0.

Вивантаження даних із 1С ЗУП 3.0

Запустимо конфігурацію ЗІК 3.0 , зайдемо в меню «Адміністрування» та оберемо пункт «Налаштування синхронізації даних».

І тут багато хто натикається на перший «підводний камінь» — прапорець Синхронізація данихнедоступний! А причина проста: недостатньо прав для налаштування синхронізації. Щоб отримати доступ до налаштувань, недостатньо навіть Повні права.Здійснити налаштування синхронізації може тільки користувач за участю Адміністратор системи. У цьому випадку Вам слід звернутися до фахівця з 1С або до Вашого системного адміністратора або призначити собі цю роль. Розглянемо, як це зробити (у кого прапорець доступний, може пропустити наступну частину статті).

Для включення ролі Адміністратор системискористаємося Конфігуратор.У Конфігураторпотрібно зайти в меню Адміністрація, далі підменю Користувачіта вибрати користувача, який налаштовує синхронізацію. Потім у вікні перейти на вкладку Іншіі встановити прапорець навпроти ролі Адміністратор системи.

Натискаємо ОК та виходимо з конфігуратора. Перезапускаємо конфігурацію ЗІК 3.0 і переконуємось, що прапорець Синхронізація данихтепер доступний. Встановлюємо його.

Тепер можна переходити до параметрів синхронізації. Щоб відкрити вікно початку налаштування, натискаємо на посилання Синхронізація даних.У вікні задаємо префікс для нумерації документів і довідників (наприклад, « ЗК»), що передаються до Бухгалтерії. В списку Налаштувати синхронізаціюданих вибираємо Бухгалтерія підприємства, редакція 3.0.

Відкриється вікно помічника налаштувань. Тут програма запропонує зробити резервну копію бази даних перед початком налаштувань. Раджу не нехтувати цією процедурою. Налаштування будемо робити вручну, а не з файлу, створеного в іншій програмі, про що і вкажемо відповідний вибір.

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

Тиснемо Далі. У наступному вікні вказуємо, що ми маємо намір підключатися безпосередньо до бази даних Бухгалтерії 3.0 і де вона знаходиться. Якщо база даних розміщена на цьому комп'ютері або на комп'ютері в локальній мережі, потрібно вказати шлях до неї.

Якщо шлях не відомий, його можна дізнатися в такий спосіб. Запускаємо 1С 8.3 та виділяємо у вікні запуску ту Інформаційну базу, з якою йтиме обмін. Внизу вікна буде вказано шлях до бази, його потрібно скопіювати без лапок і вставити в поле Каталог інформаційної базиу вікні параметрів синхронізації.

Якщо Інформаційна база знаходиться на сервері 1С Підприємства, необхідні дані для з'єднання також можна дізнатися у вікні запуску.

При підключенні до бази на сервері потрібні два параметри:

• Кластер серверів
• Ім'я інформаційної бази

У вікні запуску встановлюємо курсор на назву Інформаційної бази, і внизу вікна з'являться параметри підключення.

Після того, як задали всі необхідні параметри, натискаємо кнопку Перевірити підключення. Якщо все зазначено правильно, маємо побачити наступну картину:

Тиснемо Далі. Програма ще раз виконає перевірку підключення та запропонує вибрати Організації, за якими слід вивантажувати дані до Бухгалтерії (посилання Змінити правила розвантаження даних), в одному вікні та Організації, за якими йтиме вивантаження з Бухгалтерії до ЗУП 3.0 (наступне вікно).

І тут я натрапив на другий «підводний камінь». При натисканні кнопки Далівийшло таке ось повідомлення про помилку:

Виявилося, що у конфігурації Бухгалтерія підприємства, з якою збираємося синхронізуватися, також необхідно встановити прапорець Синхронізація даних. Заходимо в інформаційну базу Бухгалтерії (знову ж таки обов'язково під користувачем з правами Адміністратор системи), далі меню Адміністрація, пункт Налаштування синхронізації даних. Ставимо прапорець Синхронізація даних.Бухгалтерію можна закрити та повернутися до ЗУП.

Завантаження у 1С Бухгалтерію 8.3

Після натискання кнопки Далі з'явиться вікно із пропозицією виконати синхронізацію. Можна одразу натиснути кнопку Готовоі негайно виконати синхронізацію, але я спочатку прибрав цей прапорець, щоб дізнатися, що програма запропонує мені ще, а саме обіцяний розклад обміну.

Тиснемо Готовоі потрапляємо у вікно, де можна переглянути та змінити всі раніше зроблені налаштування, а також налаштувати розклад.

Налаштування розкладу не викликало жодних особливих нарікань. Після натискання кнопки Налаштуватиз'являється вікно налаштувань. Ставимо прапорець Автоматично за розкладомі переходимо за посиланням до вікна Розклад. Після налаштування натискаємо ОК. Розклад можна налаштувати для кожної Інформаційної базисвоє як на розвантаження, так і на завантаження даних.

Залишилося обговорити ще один важливий момент. При першій синхронізації необхідно зробити зіставлення даних. Це необхідно, щоб уникнути дублювання елементів довідників або документів. Здебільшого це є актуальним для довідників.

Налаштування обміну 1С ЗУП та БП. Вивантаження та завантаження даних з 1С Зарплата та управління персоналом 2.5 у Бухгалтерію підприємства 3.0

Налаштування обміну даними у програмі 1С між конфігураціями «Зарплата та управління персоналом» та «Бухгалтерія підприємства» не займає багато часу, тим більше якщо Ви фахівець 1С. Розглянемо обмін даними на прикладі змін Зарплата та управління персоналом редакції 2.5 та Бухгалтерія підприємства редакції 3.0.

У програмі Зарплата та управління персоналом 2.5 відкриємо налаштування програми через меню Сервіс / Налаштування програми та перейдемо на закладку Програма бухобліку та виберемо Бухгалтерія підприємства редакція 3.0 (рисунок 1).

Рисунок 1. – Налаштування вивантаження у 1С

Для вивантаження даних із «зарплати» до «бухгалтерії» перейдемо на Сервіс / Обмін даними / Вивантаження даних у бухгалтерську програму. У вікні виберемо організацію, вкажемо період вивантаження даних і шлях до файлу, куди будуть записані дані з інформаційної бази. Після цього натиснемо «Виконати» (рисунок 2).

Рисунок 2. – Вивантаження даних із 1С

Після того, як дані із «зарплати» вивантажені, виконаємо їх завантаження в «бухгалтерію». У програмі 1С Бухгалтерія 3.0 на закладці Довідники та налаштування обліку відкриємо вікно Налаштування параметрів обліку. Там у розділі Співробітники та зарплата зазначимо, що облік розрахунків із заробітної плати та кадровий облік ведуться у зовнішній програмі (рисунок 3).

Рисунок 3. – Налаштування параметрів обліку у Бухгалтерії 3.0

Тепер перейдемо на закладку Співробітники та зарплата та в розділі Обмін даними із ЗУП натиснемо Завантаження даних зарплати у форматі ЗУП, ред. 2.5 (рисунок 4).

Малюнок 4. – Обмін даними із ЗУП

У вікні виберемо файл даних, який ми зберегли з програми 1С Зарплата та управління персоналом і натиснемо «Завантажити дані» (рисунок 5).

I. Що потрібно зробити в 1С: Бухгалтерія 8», ред.3

Описуватимемо послідовність дій для інтерфейсу «Таксі».

1. Пункт меню "Головне" - "Параметри обліку". Відкриваємо закладку «Зарплата та кадри» та вказуємо, що розрахунок зарплати та кадровий облік ведуться у зовнішній програмі.

Вказуємо, як ми хочемо здійснювати вивантаження – по кожному працівнику чи зведено.

2. Пункт меню «Зарплата та кадри» – «Налаштування обліку зарплати». Встановлюємо прапорець «Використовувати формат обміну ЗУП ред. 2.5».

3. Вивантажуємо з "1С: Бухгалтерії 8", ред. 3. в «1С: Зарплата та Управління персоналом», ред.2.5 план рахунків та необхідну аналітику.

Для цього заходимо до пункту меню «Зарплата та кадри» - «Вивантаження в «Зарплата та Управління персоналом», ред. 2.5

Якщо облік у «1С:Зарплата та Управління персоналом» ще не ведеться, то включаємо пункт «Відомості для вивантаження у нову інформаційну базу». При цьому будуть вивантажені відомості про організацію, облікову політику, фізичних осіб та ін.

Початкове вивантаження рекомендується робити лише один раз. Якщо облік у «1С:Зарплата та Управління персоналом» вже ведеться, то перед вивантаженням перевіряємо ідентичність найменування організації, ІПН та КПП у програмах «1С:Зарплата та Управління персоналом», ред. 2.5 та «1С:Бухгалтерія 8», ред. 3.

При подальшій роботі з програмами, якщо змінюється аналітика (або план рахунків) у «1С:Бухгалтерія 8», ред. 3, то ми будемо повинні зробити додаткове вивантаження цієї аналітики в «1С:Зарплата та управління персоналом». При цьому ми встановлюємо лише прапорці для розділу «Об'єкти обліку» (або відповідно вивантажуємо лише змінений план рахунків та види субконто).

Вивантаження у прикладі здійснюється у вказаний нами файл.

ІІ. Що потрібно зробити в "1С: Зарплата та управління персоналом", ред. 2.5

Налаштовуємо обмін у «1С:Зарплата та управління персоналом», ред. 2.5

1. Пункт меню "Сервіс" - "Налаштування програми". Відкриває закладку «Програма бухобліку» і вказуємо, що програма бухобліку, що використовується - це «Бухгалтерія підприємства», ред.3.0.

2. Встановлюємо необхідний режим розвантаження проводок - з деталізацією по співробітникам чи зведений.

3. Завантажуємо вивантажені раніше дані із «1С: Бухгалтерія 8», ред. 3. Для цього заходимо до пункту меню "Сервіс" - "Обмін даними" - "Універсальний обмін даними". Переходимо на закладку «Завантаження даних», вказуємо файл, який вивантажували дані з «1С:Бухгалтерії 8», ред. 3 та натискаємо «Завантажити дані».

4. Тепер у нас є вся інформація для налаштування проводок у «1С:Зарплата та Управління персоналом», ред. 2.5. Відкриваємо «Розрахунок зарплати по організаціям» – «Облік зарплати» – «Способи відображення зарплати в регламентованому обліку». Вказуємо кореспонденцію рахунків з аналітикою.

Якщо вся зарплата співробітників відноситься на один рахунок, то проводку можна прив'язати до організації, якщо зарплата різних підрозділів відноситься на різні рахунки, то прив'язуємо різні проводки до підрозділів і т. д. Сенс у тому, що всі нарахування та утримання, що застосовуються в організації повинні відбиватися у проводках. Після розрахунку зарплати та податків ми формуємо та проводимо документ «Відображення зарплати у регламентованому обліку». Він формує проводки. Робимо звіт «Звід із зарплати» та звіт «Відображення зарплати в регламентованому обліку». Перевіряємо чи всі нарахування та утримання відобразились у проводках. Якщо все добре - то приступаємо до розвантаження проводок до «1С:Бухгалтерію 8», ред.3.

5. Для цього заходимо до пункту меню «Сервіс» - «Обмін даними» - «Вивантаження даних у бухгалтерську програму»:

Вивантажуємо проводки у вказаний файл.

ІІІ. Кінцевий етап - завантаження проводок у «1С:Бухгалтерію 8», ред. 3

6. Заходимо до пункту меню «Зарплата та кадри» - «Завантаження даних у форматі ЗУП, ред. 2.5», вказуємо шлях до файлу вивантаження проводок із «1С:Зарплати та Управління персоналом», ред. 2.5 та натискайте кнопку «Завантажити дані».

Після завантаження у пункті меню «Зарплата та кадри» сформуються документи

• «Зарплата (ЗУП 2.5, ЗІК 7.7)
• "Відомість на виплату зарплати".

Для відображення факту виплати зарплати необхідно сформувати документ "Витратний касовий ордер" з видом операції "Виплата заробітної плати за відомостями" або "Виплата заробітної плати працівникові" з прив'язкою до перенесених відомостей на виплату зарплати.

У додатку "1С:Бухгалтерія 8" підтримується режим, при якому для розрахунку заробітної плати та кадрового обліку використовується локальна програма, наприклад, "1С:Зарплати та управління персоналом". При цьому, обмін даними здійснюється через файл, подібно до того, як організований обмін із системою "клієнт - банк".

Включення режиму обліку зарплати у зовнішній програмі

Для того, щоб почати використовувати цей режим роботи, слід виконати такі дії:

Після встановлення описаних налаштувань у розділі Співробітники та зарплата, стануть доступними команди виклику обробки вивантаження та завантаження даних, а також документи, в які будуть завантажуватися дані.

Вивантаження даних у локальну програму "1С:Зарплата та управління персоналом"

Для того, щоб вивантажити дані до програми обліку зарплати, виконайте такі дії:

В результаті файл обміну буде збережено на локальний комп'ютер, і його можна буде завантажити в програму "1С:Зарплата та управління персоналом".

Надалі, при спільній роботі двох програм, може виникнути потреба оновити дані про об'єкти аналітичного обліку, які містяться в інформаційній базі обліку зарплати. У цьому випадку під час обміну рекомендується встановлювати прапорці для розділів пункту Об'єкти обліку.

Розділи План рахунківі Види субконторекомендується включати в перенесення при початковому обміні та у разі, якщо до плану рахунків додатка "1С:Бухгалтерія 8" вносилися зміни.

Завантаження даних про заробітну плату у додаток "1С:Бухгалтерія 8"

Щоб завантажити дані про заробітну плату, виконайте такі дії:

Після того, як файл буде завантажений у сервіс, у додатку "1С:Бухгалтерія 8" з'являться дані про заробітну плату (див. наступний розділ).

додаткові відомості

Дані про заробітну плату завантажуються до наступних документів додатка "1С:Бухгалтерія 8":

• Відображення зарплати в обліку (для обміну у форматі ЗУП, ред. 2.5)- у документ завантажуються відомості про нараховану зарплату та утримані податки (внески) з ФОП. При проведенні документа формуються проведення з обліку зарплати у бухгалтерському обліку, а також здійснюється відображення зарплати та податків (внесків) із ФОП у податковому обліку;
• Відомість на виплату зарплати (для обміну у форматі ЗУП, ред. 2.5)- у документ завантажуються відомості про виплати зарплати. Для відображення факту виплати зарплати у бухгалтерському та податковому обліку у програмі слід запровадити документ Видатковий касовий ордерз виглядом операції Виплата заробітної плати за відомостямиабо Виплата заробітної плати працівникові, вказати документ Відомість…та суму виплати.Якщо виплата здійснюється перерахуванням до банку, слід ввести документ Списання з розрахункового рахункуз виглядом операції Перерахування заробітної плати, вказавши Відомість…та суму виплати.

Важливо! Якщо в установках параметрів обліку на закладці Співробітники та зарплатаобрана опція Зведено за всіма працівниками, то в документах на виплату зарплати ( Видатковий касовий ордері Списання з розрахункового рахунку) вказувати Відомість…не вимагається. У цьому випадку, при розвантаженні даних з локальної програми "1С:Зарплата та управління персоналом" також слід зазначати, що вивантаження здійснюється зведено за співробітниками.

При виборі відомості у документах Видатковий касовий ордері Списання з розрахункового рахункусума до виплати визначається автоматично і не може перевищувати суму, зазначену у відомості (або за групою відомостей, якщо їх зазначено декілька). Сума до виплати визначається за значенням реквізиту Виплаченістьдокумента Відомість…- тобто. виплаченими вважаються ті суми, котрим зазначено значення Виплачено.

У документі Видатковий касовий ордерслід вибирати Відомість… Через касу.

У документі Списання з розрахункового рахункуслід вибирати Відомість…, у якої у шапці зазначено спосіб виплати Через банк.

Вивантаження даних із локальної програми "1С:Зарплата та управління персоналом"

Для здійснення обміну з додатком "1С:Бухгалтерія 8" у налаштуваннях програми, попередньо, слід зазначити, з яким додатком бухгалтерського обліку передбачається здійснювати обмін. Для цього у формі Налаштування програми(меню Сервіс / Налаштування програми), на закладці Програма бухоблікуслід вказати використовуваний додаток для ведення бухгалтерського обліку (у нашому випадку це Бухгалтерія 8 ред. 3.0), а також вибрати режим вивантаження проводок - з деталізацією по співробітникам або зведено.

Якщо в налаштуваннях вибрати режим вивантаження Зведено, то у списку об'єктів пункт Зарплата до виплатибуде відсутня. У цьому випадку додаток "1С:Бухгалтерія 8" для відображення в обліку факту виплати зарплати даних про оплату відомостей не вимагається.

Для вивантаження даних призначено обробку Вивантаження даних у бухгалтерську програму(команда меню Сервіс / Обмін даними / Вивантаження даних у бухгалтерську програму). В обробці слід вказати організацію, за якою здійснюється вивантаження, період даних, що вивантажуються, і файл для вивантаження даних.

Бажаємо успіхів та приємної роботи!

У статті, що пропонується, розповімо, як налаштувати перенесення даних з програми «1С:Зарплата та управління персоналом 8» в «1С:Бухгалтерію 8» при першому спільному використанні цих програмних продуктів. Налаштування виконується одноразово, а потім перенесення здійснюється в автоматичному режимі. Можливості обліку в «1С:Підприємстві 8» багатоваріантні, тому всі вибрані варіанти необхідно відобразити у налаштуванні перенесення даних.

Зв'язок між програмами «1С:Бухгалтерія 8» та «1С:Зарплата та управління персоналом 8» здійснюється на рівні проводок.

Для цього в програмі передбачено спеціальне оброблення , яка може працювати у двох режимах: перенесення проводок та перенесення касових операцій.

Режим перенесення проводок

У режимі перенесення проводок до «1С:Бухгалтерія 8» переноситься документ , Сформований у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8».

Обробка Вивантаження даних у бухгалтерську програму(в «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8») запускається з меню Сервіс - Обмін даними.

Перш ніж запустити обробку, необхідно вказати період - місяць, за який вивантажуються проводки, вибрати шлях та ім'я файлу вивантаження, встановити прапорець Відображення зарплати в регіоні обліку(Про розвантаження касових документів поговоримо далі).

Вивантаження проводок здійснюється один раз на місяць після розрахунку зарплати, нарахування внесків та податків та формування проводок. Точніше сказати, вивантажувати і завантажувати можна скільки завгодно разів, але кожне наступне завантаження замінює попереднє.

Далі у меню програми «1С:Бухгалтерії 8» Сервіс - Обмін даними з Зарплата та керування Персоналом 8 - Завантаження даних з конфігурації «Зарплата та керування Персоналом 8»слід вказати файл, в який було виконано вивантаження та натиснути кнопку Виконати.

Але для того, щоб підготувати проводки до вивантаження з «1С:Зарплати та управління персоналом 8», необхідно їх сформувати, а це потребує певних налаштувань. Налаштування формування проводок в «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» потрібно починати з налаштування вимірювань обліку, що використовуються в «1С:Бухгалтерії 8».

Для початку слід вказати в «1С:Бухгалтерії 8» Налаштування параметрів облікуна закладці Розрахунки з персоналом, що облік розрахунків із заробітної плати та кадровий облік ведуться У зовнішній програмі. Необхідно визначити аналітику рахунка 70: По кожному працівникуабо Зведено за всіма працівниками.

У разі, коли облік у «1С:Бухгалтерії 8» розпочато раніше, ніж використання «1С:Зарплати та управління персоналом 8», має сенс вивантажити до неї Відомості для вивантаження на нову інформаційну базу. У меню «1С:Бухгалтерії 8» вибрати Сервіс -> Обмін даними з Зарплата та управління персоналом 8 -> Вивантаження даних у конфігурацію «Зарплата та управління персоналом» ред 2.5(Рис. 1).

Мал. 1

Необхідно вказати файл для розвантаження даних.

Зверніть увагу - щоб надалі отримати можливість вивантажувати в «1С:Бухгалтерію 8» проводки та платіжки, потрібно подбати про синхронізацію даних.

Відомості про організацію, підрозділи організацій повинні абсолютно збігатися в обох програмах, а якщо аналітичний облік розрахунків з персоналом ведеться щодо кожного працівника, то збігатися повинні й елементи довідників Фізичні особиі Співробітники організації.

Отже, початкові дані з «1С:Бухгалтерії 8» вивантажені. Тепер їх слід завантажити у «1С:Зарплату та управління персоналом 8».

У меню «1С:Зарплати та управління персоналом 8» Сервіс -> обмін даними -> універсальний обмінна закладці необхідно вибрати файл, вказаний при вивантаженні та натиснути на кнопку у верхній частині вікна Завантажити дані.

Далі потрібно виконати в «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» початкові налаштування в меню Сервіс -> Налаштування програмина закладці Програма бухобліку. Необхідно вказати використовувану програму бухобліку та режим вивантаження. У разі, коли в процесі експлуатації системи відбулася заміна редакції «1С:Бухгалтерії 8» (наприклад, з 2.0 на 3.0), слід змінити, відповідно, це налаштування та переформувати проводки до вивантаження їх.

Прапорець Дозволити вивантаження даних з ПДФО та страхових внесківслід встановлювати, якщо планується формування регламентованої звітності (персоніфікованої ПФР та ПДФО) у «1С:Бухгалтерії 8».

При цьому у формі обробки Вивантаження даних у бухгалтерську програмустають доступні прапорці Дані обліку з ПДФО та страхових внесків (ЄСП)і Дані обліку посібників із соціального страхування(Рис. 2).

Мал. 2

При встановленому прапорці Дані обліку з ПДФО та страхових внесків (ЄСП)крім проводок додатково вивантажуватиметься наступна інформація:

• документи Коригування обліку з ПДФО, страхових внесків та ЄСПз відповідними даними обліку, дата яких попадає у зазначений період;
• дані з незалежних регістрів відомостей: Доходи з попереднього місця роботи (ПДФО), Застосування відрахувань (ПДФО) та Стандартні відрахування фізичних осіб з ПДФО, Стандартні відрахування фізичних осіб на дітей;
• дані з регістрів накопичень: ПДФО відомості про доходи, ПДФО розрахунки з бюджетом, ПДФО майнові відрахування, Страхові внески обчислені, Облік доходів для обчислення страхових внесків, ЄСН Обчислений, ЄСП Відомості про доходи, введені за вказаний період;
• дані з регістрів накопичення буде перенесено до документа Коригування обліку з ПДФО, страхових внесків та ЄСП. Додатково за даними рухів регістру ПДФО майнові відрахування з видом руху Парафіястворюватиметься документ Підтвердження права на майнове відрахування.

Установка прапорця Дані обліку посібників із соціального страхуваннятягне перенесення додатково документів Коригування обліку з ПДФО, страхових внесків та ЄСПз відповідними даними обліку, дата яких потрапляє у зазначений період та даних з регістрів: Заробітки одержувачів допомоги по догляду за дитиною до півтора року, Посібники з догляду за дитиною до півтора рокуі Допомога соціальному страхуванню, запроваджених за зазначений період.

Рекомендуємо формувати регламентовану звітність із зарплати в «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» та не навантажувати «1С:Бухгалтерію 8» зайвими відомостями (тобто не встановлювати прапорець Дозволити вивантаження даних з ПДФО та страхових внесків у налаштуванні програми).

Тепер слід налаштувати проводки. Способи відображення в обліку можуть бути зазначені в цілому для організації, для підрозділу, для співробітника та для виду розрахунку.

При цьому дані використовуються в наступній послідовності способу відбиття, зазначеного:

• в обліку конкретного планового нарахування конкретного працівника;
• в обліку конкретного нарахування;
• у документі Введення розподілу основного заробітку працівників організації;
• в обліку заробітку конкретного працівника;
• в обліку заробітку;
• в обліку заробітку організації;
• у способі Відображення нарахувань за умовчанням.

Спосіб відображення планових нарахувань конкретних працівників реєструється документом Введення відомостей про регламентований облік планових нарахувань.

Спосіб відображення зарплати конкретних працівників реєструється документом Облік основного заробітку співробітника організації у регламентованому обліку.

Ці два документи слід використовувати у виняткових випадках, тобто коли потрібно вказати виняток із загального правила.

Так, загальне правило для виду розрахунку зазначається у реквізиті Відображення в бухобліку основних та додаткових нарахувань(Рис. 3).

Мал. 3

При виборі способу відображення витрат у налаштуванні виду розрахунку можна вибрати або конкретну проводку з довідника Способи відображення зарплати у регламентованому облікуабо варіанти - за базовими нарахуваннями або станом на дату події.

варіант за базовими нарахуваннямиозначає, що нарахування відображається в обліку на тих самих рахунках, що і відображені в обліку раніше базові нарахування, пропорційно їх значенню.

варіант станом на дату подіїозначає, що нарахування відображається в обліку так само, як було відображено в обліку основний заробіток на дату початку події.

Загальне правило для співробітника береться із способу відображення витрат, зазначеного на закладці Бухобліку формі елемента довідника Підрозділи організацій, у якому числиться співробітник, або, якщо там не вказано спосіб відображення витрат, то на закладці Бухоблік зарплатиу формі елемента довідника Організації.

Документ Введення розподілу основного заробітку працівників організацій(Рис. 4) дозволяє тимчасово на один місяць зареєструвати розподіл основного заробітку за різними рахунками. Це зручно використовуватиме виділення частки заробітку при ЕНВД.

Мал. 4

При заповненні способу відображення витрат у всіх перерахованих вище формах використовується довідник Способи відображення зарплати у регламентованому обліку(меню Розрахунок зарплати по організаціям -> Облік зарплати -> Способи відображення зарплати в обліку).

У довіднику є зумовлені проведення (див. рис. 5):

Мал. 5

• Відображення нарахуваньза замовчуванням використовується програмою автоматично, коли для формування бухгалтерських проводок для нарахувань не заданий спосіб відображення;
• Розподіляти пропорційно до базових нарахуваньмає сенс вказувати лише для конкретних нарахувань, що розраховуються на основі результатів інших нарахувань;
• Не відображати у бухоблікумає сенс вказувати для нарахувань та утримань, відображення в обліку яких здійснюється у бухгалтерській програмі. У обліку не відображаються як самі нарахування, котрим заданий цей спосіб відображення, і податки і внески, розраховані з цього нарахування;
• Відображення частки лікарняного за рахунок роботодавцяне використовується з 2011, з того моменту, як у програмі це нарахування стало виділеним в окремий вид нарахування, де можна вказати проводку.

Можна заповнити цей довідник спочатку при виконанні налаштувань, а можна додавати при необхідності всі варіанти обліку витрат, що використовуються.

Заповнювати реквізити у проводках не завжди потрібно все. Навіть навпаки, найчастіше їх потрібно залишати незаповненими.

Якщо не вказати рахунок дебету або рахунок кредиту - то рахунок буде підставлятися автоматично, якщо нарахування, якому призначено таке проведення, має розрахункову базу, і її відображення в бухобліку визначено.

Якщо не вказати значення субконто Підрозділ на витратних рахунках, то вони підставляться автоматично за підрозділом, у якому числиться співробітник.

Значення субконто Працівники на рахунку 70і зовсім не потрібно вказувати - воно автоматично підбирається за співробітниками, нарахування яких відображаються в обліку, при встановленому Режими розвантаження проводок у бухгалтерську програму- З деталізацією по співробітникам.

При відображенні утримань по виконавчих листах субконто Контрагентипідбираються з реквізиту Одержувач документа.

За замовчуванням страхові внески до позабюджетних фондів, допомоги за рахунок роботодавця, відображаються на рахунках витрат за тією самою статтею витрат, що й нарахування, з яких зроблено розрахунок.

Для відображення у бухобліку страхових внесків, допомоги за рахунок роботодавця за статтями витрат, відмінними від статті витрат нарахування, необхідно налаштувати відповідність статей витрат у довіднику Відповідність статей витрат відображення зарплати у бухобліку (меню Розрахунок зарплати по організаціям -> Облік зарплати -> Відповідність статей витрат відображення зарплати в регіоні облікудив. рис. 6).

Мал. 6

Відповідність описується видом статті витрат, статтею витрат нарахування та статтею витрат, на якій необхідно відобразити страхові внески, частку допомоги за рахунок роботодавця. Задати відповідність можна для наступних видів статей витрат:

• Страхові внески(використовується для опису порядку відображення в обліку страхових внесків на страхову та накопичувальну частини пенсії, ФСС, ТФОМС та ФФОМС);
• ФСС НС(використовується для завдання відповідності статей витрат з відрахувань до ФСС, на страхування від нещасних випадків на виробництві та проф. захворювань);
• Допомога за рахунок роботодавця(Використовувалося раніше, коли не було виділено окремого виду розрахунку для оплати допомоги за рахунок роботодавця).

Можна додати інші статті витрат. Список видів статей витрат автоматично доповнюється елементами довідника Оціночні зобов'язання та резерви.

Порядок налаштування відповідності (списку правил) наступний: вказується вид статті витрат, далі задається стаття витрат нарахування, заміну якої необхідно зробити та стаття витрат, яку необхідно замінити. Якщо не вказати статтю витрат нарахування, то всі страхові внески, що стосуються заданого виду статті витрат відображатимуться за статтею витрат, зазначеною в колонці Стаття витрат.

Наприкінці нагадаємо послідовність дій для формування проводок:

Виконати налаштування у програмах «1С:Зарплата та управління персоналом 8» та «1С:Бухгалтерія 8»;

Переконається у точному збігу об'єктів, які використовуються під час розвантаження в обох програмах;

Вивірити, що при формуванні проводок враховано всі нараховані суми, використовуючи звіт Аналіз нарахування працівникам організацій, та порівнявши дані зі звіту Звід нарахованої зарплати організацій із показником за рахунком 70 зі звіту Відображення зарплати у регламентованому обліку;

Сформувати файл вивантаження у «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8»;

Завантажити сформований файл у «1С:Бухгалтерію 8».

Режим перенесення касових операцій

В режимі Перенесення касових операційобробка Вивантаження даних у бухгалтерську програму(див. рис. 2 вище) дозволяє переносити касові та банківські документи.

Якщо проводки, як говорилося раніше, має сенс переносити лише наприкінці місяця, то касові операції потрібно переносити регулярно в міру їхнього виникнення.

Для перенесення касових операцій слід встановити прапорець Касові документита вказати варіант вивантаження Всі документиабо Тільки депонування.

Перелік документів, що вивантажуються, для варіанту Всі документизалежить від налаштування параметрів обліку Виплата заробітної плати.

Якщо не вибрано Спрощений облік взаєморозрахунків, то вивантажуватимуться такі документи:

• Прибутковий касовий ордер;
• Видатковий касовий ордер;
• Платіжне доручення вихідне;
• Депонування організацій;

Для варіанта Тільки депонуваннявивантажуватимуться такі документи:

• Зарплатня до виплати організації;
• Депонування організацій;
• Списання депонентів у доходи організацій.

Спрощений облік взаєморозрахунків передбачає, що не створюються платіжні документи Видатковий касовий ордер, Платіжне доручення, А значить, вони не будуть вивантажені.

Якщо за вказаний період вивантаження введено документи Видатковий касовий ордерз виглядом операції Виплата заробітної плати співробітнику, то тут немає можливості вивантажити зведені дані, і рекомендується або вивантажувати докладні дані, або скасувати проведення документів Видатковий касовий ордеріз зазначеним видом операції.

При розвантаженні касових документів необхідно стежити за періодом вивантаження та затвердити регламент нумерації документів для зручності взаємодії з «1С:Бухгалтерією 8». Так, наприклад, можна домовитися, що номер чергового касового документа завжди надається у програмі «1С:Бухгалтерія 8».

Далі можливі варіанти залежно від можливості доступу розрахунника до інформаційної бази «1С:Бухгалтерії 8». Або він встановлює номер у «1С:Бухгалтерії 8» самостійно, або це робить відповідальний бухгалтер, який надсилає електронні повідомлення про черговий касовий документ. Далі номер дублюється у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8».