Головна › Трансмісія › Як оформити замовлення клієнта із резервуванням товарів із поточного залишку на складі після попередньої оплати клієнта? Управління замовленнями клієнтів Відокремлення товарів на замовлення.

Як оформити замовлення клієнта із резервуванням товарів із поточного залишку на складі після попередньої оплати клієнта? Управління замовленнями клієнтів Відокремлення товарів на замовлення.

Для оформлення цієї операції використовується документ Замовлення клієнта.

Для оформлення цієї операції в налаштуваннях програми (розділ Адміністрація - CRM та Продажі) має бути увімкнений прапорець Замовлення клієнтів. Для оформлення цієї операції можна використовувати варіанти роботи Замовлення зі складу та Замовлення зі складу та на замовлення. У методиці застосовується режим роботи Замовлення зі складу та на замовлення.

Новий документ може бути введений зі списку документів Замовлення клієнтів (розділ Продажу) або створений на підставі угоди з клієнтом, комерційної пропозиції чи завдання торговому представнику. Порядок введення та заповнення полів у цих випадках описаний у відповідних розділах довідника. У цьому розділі розглядатимемо той варіант, коли замовлення клієнта вводиться зі списку документів.

Слід зазначити, що порядок роботи із замовленням клієнта залежить від тих умов, що визначаються угодою з клієнтом і не залежить від того, яким саме чином було створено нове замовлення клієнта.

Після введення нового документа, після вибору інформації про партнера, автоматично встановлюються реквізити, які ми встановили в угоді для цього партнера.

У попередніх розділах довідника ми вже розглядали питання про те, як оформити угоду з клієнтом, як запровадити інформацію про ціни та знижки, які діятимуть у рамках цієї угоди.

Введення нового клієнта у форму замовлення можна розпочати з введення інформації про партнера (Клієнт) або з юридичної особи партнера (Контрагент). Для введення інформації про клієнта можна використовувати режим швидкого введення.

Наприклад, якщо нам відома інформація про ІПН клієнта, то інформацію про перші цифри ІПН можна ввести в поле Клієнт або Контрагент і натиснути кнопку Enter. Якщо програма зможе однозначно ідентифікувати цю інформацію, вона автоматично заповнить дані про контрагента. Якщо однозначної ідентифікації не відбулося, буде запропоновано список значень (як це показано на малюнку), з якого потрібно вибрати потрібне.

Аналогічним чином можна зробити заповнення за першими літерами найменування партнера (клієнта).

Після введення інформації про клієнта автоматично заповнюється вся доступна інформація, якщо вона може бути однозначно ідентифікована:

якщо для клієнта визначено одну юридичну особу, то після введення інформації про клієнта буде автоматично заповнена інформація про контрагента;
якщо клієнт працює завжди по одним і тим самим умовам, тобто для нього діє індивідуальна або цілком певна типова угода, то інформація про цю угоду буде автоматично заповнена в документі;
якщо за умовами угоди розрахунки повинні вестись за договорами та для юридичної особи партнера (контрагента) визначено один договір, то інформація про цей договір буде автоматично заповнена у документі.

Якщо для клієнта можливий вибір – клієнт може працювати за кількома угодами чи від імені кількох юридичних осіб, то цю інформацію потрібно додатково заповнити у документі, вказавши необхідні дані у відповідних полях документа.

При введенні нового документа програма автоматично заповнює інформацію про організацію та склад відповідно до статистики зазначення цієї інформації в попередніх документах даного типу, якщо ця інформація не вказана в угоді. Тобто, якщо менеджер оформляє замовлення від імені однієї організації на один склад, то при введенні наступних документів (при введенні третього документа) ця інформація заповниться автоматично.

Отже, як клієнт, який замовив у нас товар, було обрано партнера «Саймон і Шустер». Як угоду з клієнтом вибрано угоду Оптові продажі (передплата). При оформленні документа використовуватимуться ті параметри, які встановлені в цій угоді.

Щоб переглянути параметри, встановлені в угоді, потрібно натиснути кнопку поряд з назвою угоди.

За умовами прикладу товар повинен резервуватися на замовлення клієнта тільки після повної оплати покупцем. Тому в угоді з клієнтом вибрано графік оплати Передоплата, в якому зазначено 100% авансовий платіж із відстроченням платежу 5 днів. Відповідно до цього параметра буде автоматично розрахована дата оплати (гіперпосилання До оплати) у документі. Заповнення дати оплати будемо проводити пізніше, після того як визначимося із сумою замовлення (переліком замовлених позицій).

Примітка

Дата оплати може розраховуватися відповідно до календарних або робочих днів. Це визначається встановленням прапорця у графіку оплати. У нашому випадку використовується Облік відстрочки календарних днів. Тому дата сплати буде розрахована з урахуванням вихідних днів.

За замовчуванням для цього клієнта встановлено оптову ціну (Вигляд ціни – оптова). Інформація про цю ціну буде використовуватися при заповненні цін на товари в документі.

У угоді з клієнтом встановлено валюту – рублі (RUB). Ця валюта і встановилася за замовчуванням на замовлення клієнта. Замовлення клієнта може бути оформлене у будь-якій валюті, зареєстрованій у довіднику Валюти. Інформація про валюту заповнюється на сторінці Додатково.

Валюта, встановлена у замовленні клієнта, буде тією валютою, у якій ведуться взаєморозрахунки з партнером. Валюта взаєморозрахунків, зазначена у замовленні, жорстко пов'язана з валютою взаєморозрахунків за договором. Якщо взаєморозрахунки з клієнтом ведуться за договорами, то як договір на замовлення клієнта можна буде вказати тільки той договір, валюта якого збігається з валютою замовлення.

В рамках однієї угоди можуть бути оформлені замовлення з веденням взаєморозрахунків у різних валютах та за різними договорами. Відповідно до умов, зазначених у угоді, зазначення договору не потрібне, тому в документі інформація про договір зазначена не буде.

Слід пам'ятати, що якщо замовлення клієнта оформлятиметься у валюті, відмінній від валюти угоди, це буде порушенням умов продажу. Оформити таке замовлення зможе тільки менеджер, для якого включено право відхилення від умов продажу, або для цього замовлення необхідно буде провести додаткове узгодження відхилень від умов продажу.

У нашому прикладі замовлення клієнта оформлятимемо у валюті, яка вказана в угоді, в рублях. Відповідно до умов угоди в документі автоматично заповнилася інформація про організацію «Торговий дім «Комплексний», від імені якої оформлюватиметься замовлення клієнта.

Інформація про склад, на якому буде резервуватись товар, у замовленні клієнта заповнилася відповідно до раніше оформлених документів (за статистикою використання). Розглянемо варіант, коли товар резервується і відвантажується з одного складу. Відповідно до статистики заповнився склад Центральний склад. Змінимо склад та вкажемо склад «Побутова техніка». Склади в редакції 11 конфігурації «Управління торгівлею» – це складські території, які можуть бути поділені на кілька приміщень. Фактична відвантаження товарів може бути надалі зроблено з різних приміщень однієї складської території. У той же час передбачено можливість вказати в одному замовленні групу, до якої буде включено декілька складських територій.

На складі "Побутова техніка" контролюються залишки товарів з урахуванням раніше зарезервованих товарів (встановлений прапорець Контролювати забезпечення).

Після визначення основних параметрів замовлення переходимо до підбору товарів до табличної частини документа. При доборі товарів можна використовувати варіант швидкого підбору за першими літерами короткого найменування або артикулом товару.

При такому варіанті підбору будуть автоматично заповнені оптові ціни товару (якщо вони зареєстровані на дату оформлення документа).

Також можна використовувати варіант підбору товарів за допомогою діалогового вікна Підбір номенклатури. Виклик діалогового вікна підбору здійснюється натисканням кнопки Підібрати товари.

Принцип підбору однаковий у всіх документах. Він уже розглядався під час оформлення комерційних пропозицій.

Зупинимося на деяких особливостях підбору під час продажу товарів.

У прикладі товар резервується з поточного вільного залишку на складі. Тому при доборі слід аналізувати поточні залишки товарів складі і підбирати ті товари, які є у доступному залишку. Інформація про доступний залишок товарів відображається для складу, зазначеного в документі, якщо встановлено варіант показу Детальна інформація про залишки (показати). Оскільки в нашому прикладі товар повинен відвантажуватися з поточного залишку, слід встановити фільтр за наявності товарів на поточному складі (Тільки в наявності на складі Побутова техніка).

Слід зазначити, зазвичай при продажу товару призначаються фіксовані ціни. Інформація про ціни заповнюється відповідно до того типу цін, який зазначений у документі. Тому при доборі рекомендується виключити запит кількості та цін. Це прискорить процес добору товарів у табличну частину документа. Однак якщо необхідно все-таки контролювати ціни та вказувати кількість товарів при доборі, то можна залишити варіант запиту кількості та ціни (Всі дії – Налаштування – Запитувати кількість та ціну).

При доборі продуктів можна використовувати різні варіанти пошуку продуктів. Для обмеження списку товарів можна використовувати фільтр за видами та властивостями номенклатури.

Особливістю даного відбору є те, що при його використанні можна встановити добір за додатковими відомостями (додатковими властивостями та реквізитами), які ми довільно додали для товарів. Список тих параметрів, за якими необхідно проводити відбір, потрібно додати до довідника Види номенклатури. Для кожного виду номенклатури можуть бути встановлені параметри відбору.

Наприклад, при установці прапорця у конкретного значення параметра відбудеться швидкий відбір і у списку будуть показані лише холодильники, які мають вибраний тип (марку). Якщо додатково встановлено фільтр за наявністю товару, то у списку будуть показані лише ті вибрані марки холодильників, які є у наявності на конкретному складі.

Цей спосіб підбору зручно використовувати для відбору товарів за властивостями характеристик. Наприклад, якщо нам необхідно відібрати взуття 36-го розміру, ми можемо встановити відбір за видом номенклатури «Взуття» та відбір за якістю характеристики – 36-й розмір.

Використовуючи можливість відбору за додатковими властивостями, можна швидко знайти ті товари, які мають такі самі властивості, як вихідний товар. Причому це можна зробити у загальному списку, не встановлюючи фільтр за видами та властивостями. Для цього використовується команда контекстного меню Товар зі схожими властивостями.

Для пошуку товарів можна використовувати швидкий пошук по контексту. Наприклад, якщо у списку електротоварів потрібно знайти кавоварки, достатньо набрати цю інформацію в рядку пошуку. У разі використання такого варіанту пошуку слід використовувати повнотекстовий пошук даних. Налаштування варіанта пошуку здійснюється за командою Усі дії – Налаштування – Налаштувати пошук.

Підбір товарів у документ проводиться подвійним клацанням миші або за допомогою Enter. Товари можуть бути одразу перенесені до документа або попередньо додані до діалогового вікна Підібрані товари, а потім перенесені до документа. Це залежить від положення перемикача. Усього підібрано позицій... (показати).

Якщо прапорець встановлений, після перевірки списку підібраних товарів потрібно натиснути кнопку Перенести в документ. Якщо не встановлено, то товари автоматично переносяться до документа під час підбору.

При підборі товарів можна переглянути список тих товарів, які зазвичай продаються з підібраним товаром (З підібраною номенклатурою продається спільно). Для показу таких товарів має бути встановлений прапорець Номенклатура, що продається разом у розділі Адміністрація – Номенклатура. Список товарів, які спільно продаються, налаштовується в розділі Нормативно-довідкова інформація – Налаштування та довідники.

Після того, як товари підібрані в документ, необхідно уточнити стан забезпечення для даних товарів, тобто чи зможемо забезпечити відвантаження цього товару з урахуванням раніше зарезервованих товарів. Для цього необхідно замовити обробку Стан забезпечення.

У стані забезпечення ми бачимо, що всі відібрані нами позиції позначені зеленим кольором. Це означає, що всі товари можна відвантажити зі складу (доступне повне забезпечення).

В даному випадку ми не розглядаємо варіант, коли відсутній товар можна замовити у постачальника, а також можливість часткового відвантаження на замовлення. Ці питання ми розглянемо у наступних розділах.

Попередній перелік товарів нам необхідний для розрахунку суми передоплати та виставлення рахунку клієнту. Резервування товарів буде здійснюватись після того, як ми зареєструємо надходження оплати від клієнта. Після того, як ми визначилися із сумою замовлення, необхідно заповнити інформацію про суму авансового платежу відповідно до графіка оплати.

Для заповнення інформації про платеж потрібно натиснути кнопку Заповнити етапи за графіком. При заповненні інформації про платеж ми можемо вказати вид оплати (готівкова, безготівкова, платіжна картка).

Припустимо, що клієнт оплачуватиме замовлення шляхом переказу коштів на розрахунковий рахунок нашого підприємства. Потрібно вказати всі ці дані на сторінці діалогового вікна Правила оплати.

Слід звернути увагу на ще один параметр, який ми можемо заповнити в документі, – Бажана дата відвантаження.

Програма пропонує заповнити цю дату відповідно до передбачуваної дати перерахування авансу клієнтом, оскільки відвантаження товарів може здійснюватись тільки після повної оплати замовлення клієнта.

Після того, як усі дані введені в документ, потрібно встановити в документі Замовлення клієнта статус виконання. Так як ми не хочемо резервувати товар до моменту одержання оплати від клієнта, то для всіх рядків замовлення встановимо дію Не забезпечувати. Для групового заповнення можна використовувати команду Заповнити забезпечення.

Оскільки ми оформили документ відповідно до умов продажу, то додаткового узгодження замовлення у керівництва нам робити не потрібно.

Після того, як ми встановили у замовлення клієнта статус виконання, змінився стан замовлення. У замовленні встановився статус Очікується аванс (до забезпечення). Товар на замовлення не можна буде відвантажити (встановити дію Відвантажити для рядків замовлення), якщо не зареєстровано оплату замовлення.

Важливо!

Контроль необхідності передоплати відбуватиметься лише в тому випадку, якщо використовується порядок ведення взаєморозрахунків на замовлення.

Розглянемо замовлення оптового клієнта, резервування замовлених товарів та їх відвантаження зі складу без застосування ордерної схеми.

Клієнт ІП Алхімов домовився з організацією ТОВ "Стройснаб" про купівлю товарів - холодильників "SH-10 BOSCH" та "Х-67890 Стінол", по 10 шт. Було оформлене замовлення. Відвантаження замовлених товарів здійснено частково, у два етапи. Оплата поки що не здійснювалася.

Виконаємо відповідний приклад у стандартній демонстраційній базі "1С: Управління торгівлею" ред. 11.3. (У прикладі будемо використовувати відомості, що є в демо-базі при постачанні, а також товарні позиції, закупівля яких розглядалася у попередніх статтях та ).

Функції замовлень клієнтів у 1С

Домовленість між організацією та клієнтом про оптове постачання товарів відображається у 1С спеціальним документом – «Замовлення клієнта». Він служить наступним цілям:

фіксує намір клієнта та відомості про майбутній продаж (товар, його вартість та кількість, склад-відправник, дата відвантаження), тобто дозволяє планувати процес продажу;
резервує необхідну кількість товару на складі саме для цього клієнта, для продажу на це замовлення;
якщо потрібного товару немає на складі, існує можливість оформити замовлення на відсутній товар, а потім закупити товар у постачальника під конкретне замовлення клієнта;
замовлення дозволяє планувати рух коштів (отримання від клієнта).

Налаштування нормативно-довідкової інформації (НДІ)

У 1С передбачено гнучке налаштування функціоналу замовлень. Відкриємо форму налаштування продажів.

НСІ та адміністрування – Налаштування НСІ та розділів – Продажі

Розкриємо підрозділ «Оптові продажі». Для замовлень клієнтів передбачено три варіанти:

замовлення, що виконує лише функції рахунку на оплату (без резервування товарів та контролю виконання);
замовлення тільки зі складу (з резервуванням, але без можливості оформляти замовлення на товар);
замовлення зі складу та на замовлення (включені всі можливості).

За замовчуванням у демо-базі встановлено третій варіант, а також включені функції: контроль відвантаження товарів та оплати (при закритті замовлень), фіксація причин скасування замовлень клієнтами, оформлення реалізації товарів та актів виконаних робіт з кількох замовлень. Якщо ці можливості не потрібні, користувач може вимкнути їх. У нашому прикладі залишаємо як є.

Документ "Замовлення клієнта"

Щоб ввести в програму нове замовлення, перейдемо до журналу замовлень.

Продажі – Оптові продажі – Замовлення клієнтів

Створення замовлення та занесення основних відомостей

Створимо документ на кнопку «Створити». На першій вкладці «Основне» (вона відкрита за замовчуванням) зазначимо організацію та клієнта. Для нашого прикладу виберемо угоду з клієнтом із розрахунками в рублях, а також склад без застосування ордерної схеми. Операцію вже встановлено автоматично: "Реалізація". Номер документа вказувати не потрібно, програма надасть його під час запису.

Занесення товарів на замовлення клієнта

Перейдемо на вкладку «Товари» та вкажемо товари, які замовив клієнт. Найзручніше зробити це за допомогою форми підбору, яка, як і в інших документах, пов'язаних із товарообігом, відкривається за кнопкою «Заповнити» – «Підібрати товари».

Форма підбору виглядає так само, як і при заповненні документа реалізації (докладніше див. у нашій статті). У списку видів та властивостей виділяємо «Холодильники», після чого зліва у списку товарів з'являється номенклатура цього виду. Тут же відображається ціна товарів, їх наявність на складі, доступна для продажу (тобто не зарезервована) кількість. Зверніть увагу, що ціна у цьому прикладі заповнюється автоматично. Докладніше про ціноутворення читайте у наших наступних статтях.

Виберемо потрібні товари подвійним клацанням. Якщо включено опцію «Запитувати кількість та ціну» (її можна налаштувати за кнопкою «Ще – Налаштування» у формі підбору»), то при виборі товару відкриватиметься вікно для введення кількості та ціни.

Важливо. Форма введення кількості та ціни на замовлення клієнта відрізняється від аналогічної форми в інших документах. Тут необхідно вказати дію, яка буде вчинена з товаром. Доступні такі варіанти як: відвантажити, резервувати на складі, забезпечувати окремо, до забезпечення, не забезпечувати.

- Тема нашого наступного матеріалу.

Припустимо, що клієнт приїхав отримувати товар на автомобілі, що вміщує лише 10 холодильників. По товару "SH-10 BOSCH" вкажемо 10 шт. Для дії "Відвантажити", це означатиме, що товар готовий до відвантаження, і клієнт зможе відразу забрати його. А за "Х-67890 Стінол" вкажемо 10 шт. для дії "Резервувати на складі". Цей товар буде зарезервовано на замовлення.

Підібрані товари відображаються внизу форми підбору (якщо їх не видно, потрібно натиснути на посилання «Всього підібрано…»). Тут же видно і варіант забезпечення (дія) для кожного товару:

Для перенесення позицій у документ натискаємо "Перенести до документа". Товари та дії з'явилися у табличній частині замовлення клієнта:

Важливо. Якщо не вказати дію, програма автоматично поставить варіант До забезпечення. Це означає, що замовлений товар ще потрібно купити у постачальника. Відвантаження буде недоступним, доки дія в замовленні не буде змінена.

Вкладка «Додатково» на замовлення клієнта

Тут відображається додаткова аналітика та налаштування оподаткування ПДВ. Багато параметрів заповнені автоматично. У нашому прикладі залишаємо ці відомості без змін.

Статус замовлення клієнта

Важливо. Можливість вибору статусу замовлення клієнта визначається варіантом використання замовлень, зазначеним у формі налаштувань продажів (див. початок статті).

Залежно від цього параметра можуть бути доступні такі статуси в замовленнях клієнтів:

"Замовлення як рахунок" - немає статусів.
"Замовлення тільки зі складу" - статуси "На погодженні", "В резерві", "До відвантаження", "Закритий".
«Замовлення зі складу та на замовлення» – статуси «На погодженні», «До виконання», «Закрито».

У прикладі використовується третій варіант настройки. В цьому випадку в замовленні клієнта за умовчанням встановлено статус «До виконання» (замовлення одразу може бути виконане). Залишаємо цей статус:

Проведемо наше замовлення звичайним способом. При цьому може з'явитись повідомлення про автоматичне заповнення етапів оплати. Докладніше тему оплати замовлень буде розкрито в наступних статтях.

Звіт про зарезервовані товари

Подивимося, як зарезервовані товари відображаються у звіті. Перейдемо до панелі звітів по складу.

Склад та доставка – Звіти по складу

Сформуємо звіт «Залишки та доступність товарів» за нашим складом. Дані звіту відповідають відомостям, занесеним на замовлення. На даний момент ("Зараз") 10 шт. першого товару перебуває у процесі відвантаження, 10 прим. другого товару – у резерві. Очікується витрата (продаж) 10 шт. кожного товару.

Важливо. Товари в 1С резервуються під конкретне замовлення клієнта та можуть бути продані з резерву тільки на це замовлення. Їх не зможе купити інший клієнт (і навіть той самий, але не на це замовлення).

Створення документа реалізації на підставі замовлення клієнта

Щоб відобразити у програмі продаж замовлених товарів, створимо документ «Реалізація» на підставі замовлення клієнта. Для цього у відкритому замовленні (або у списку замовлень з виділеним потрібним документом) слід натиснути «Створити на підставі» та вибрати «Реалізацію товарів та послуг»:

Створено документ реалізації, автоматично заповнений відомостями із вихідного замовлення. На вкладці «Основне» є посилання на замовлення:

Зверніть увагу, що в табличній частині «Товари» з'явилися тільки ті позиції, для яких у замовленні була вказана дія «Відвантажити» (у нашому прикладі – 10 холодильників «SH-10 BOSCH»):

Проведемо документ реалізації звичайним способом.

Стан виконання замовлення клієнта

У списку замовлень стан нашого замовлення відображається як «Готов до відвантаження», оскільки не всі замовлені товари відвантажені. Тут же видно відсоток відвантаження та боргу.

Подвійним клацанням по рядку замовлення у графі «Поточний стан» можна сформувати звіт про стан виконання замовлення.

Цей звіт формується і за кнопкою «Звіти – Стан виконання» в самому замовленні.

У звіті відображено відвантажені товари, що залишилися в резерві («Забезпечення»), а також заборгованість клієнта:

Оформлення реалізації через «Накладні для оформлення»

Зміна дії замовлення клієнта

Важливо. Щоб відвантаження зарезервованого товару стало можливим, необхідно на замовлення клієнта змінити дію для цього товару на «Відвантажити».

Припустимо, що клієнт приїхав забрати зарезервований товар, але не всі 10 холодильників, а тільки 8 шт. (Двоє залишаться в резерві). Відкриємо замовлення клієнта. Для товару «Х-67890 Стінол» зараз вказано дію «Резервувати на складі». Змінимо його. По подвійному клацанню відкривається форма вибору дії. Вкажемо у рядку «Відвантажити» кількість – 8. Кількість у рядку «Резервувати на складі» змінилася автоматично.

На кнопці «ОК» збережемо вибір дії. Після цього у замовленні клієнта замість одного рядка з товаром «Х-67890 Стінол» з'явилися два: 8 шт. готові до відвантаження, а 2 залишаються зарезервованими:

Проведемо та закриємо замовлення.

Оформлення відвантаження через «Накладні для оформлення»

Крім створення документа реалізації на підставі замовлення, в 1С передбачено ще один спосіб відвантаження товарів на замовлення: сторінка «Накладні до оформлення». Вона доступна зі списку документів з продажу.

Продажі – Оптові продажі – Документи продажу (всі)

У списку накладних відображаються замовлення, товари за якими готові до відвантаження. Для створення документа реалізації потрібно виділити замовлення (або кілька замовлень, утримуючи Ctrl) та натиснути «Оформити на замовлення»:

Буде створено «Реалізацію товарів та послуг» з тими товарними позиціями, для яких у замовленні зазначено дію «Відвантажити». Документ реалізації проводиться у звичайний спосіб. Його буде збережено у списку документів продажу.

Після оформлення реалізації замовлення перестає відображатись на сторінці накладних до оформлення.

Порада. У списку накладних до оформлення за кнопкою «Ще – Налаштування» доступні параметри для створення, проведення та друку документів реалізації та рахунків-фактур.

Коробочні програмні продукти компанії 1С хороші своєю універсальністю, стандартними інтерфейсами та простотою освоєння. Робота із замовленнями в 1Сбудується на зрозумілій та простій схемі обробки документів.

Але навіть цю щоденну та важливу роботу обробкою замовлень у 1Сіноді хочеться спростити та оптимізувати.

Зручна обробка замовлень у 1С

У програмі «1С:Керування торгівлею» замовлення це документи з певним набором реквізитів.

Щоб побачити в 1с замовлення необхідно зайти в розділ «Продажі» та вибрати пункт «Замовлення покупців». Вам відкривається форма переліку замовлень покупців. У цій формі Ви бачите реквізити самого замовлення, такі як номер, дата, клієнт, статус, сума.

Але що робити якщо Вам необхідно працювати із замовленнями та бачити при цьому більший обсяг інформації, швидко отримувати інформацію про товари у замовленні покупця тощо.

Зазвичай при цьому роблять доопрацювання типової форми. 1С замовлення покупців.

Ми ж пропонуємо зовсім іншу обробку замовлень у 1С.

Обробка є зовнішнім файлом, використання якого ніяк не впливає на цілісність бази даних «1С:Управління торгівлею», але за бажання її можна безболісно вбудувати в 1С для роботи із замовленнями.

В обробці роботи із замовленнями 1С дві вкладки – виведення загального списку замовлень у 1С та список товарів за всіма замовленнями. Кожна форма містить фільтри для відбору замовлень за статусами виконання, оплати та певними властивостями.

На формі списку замовлень при подвійному натисканні на 1C відкривається форма замовлення покупця. У цій формі можна виставити статус виконання відвантаження та запровадити документ реалізація.

Запропонована обробка замовлень в 1С насамперед призначена для роботи із замовленнями, які приходять в 1С з інтернет сайту. Насамперед із 1С:Бітрікс. Але вона може бути адаптована до будь-якої ситуації залежно від потреб користувачів.

Наведений опис з обробкою замовлень у 1Сце один із прикладів нашого налаштування та розробки в "1С:Управління торгівлею" за технічними завданнями замовника.

Запроваджуємо документи замовлення покупця, замовлення постачальнику, надходження товарів та послуг, реалізація товарів.

Ланцюжок замовлення покупця – реалізація

Введемо в систему управління підприємством 2.0 класичний ланцюжок руху товарів, що починається замовленням покупця і завершується реалізацією цього покупця.

У нашому ланцюжку братиме участь – замовлення постачальнику. Тобто буде запроваджено такі документи – замовлення покупця, далі замовлення постачальнику, надходження товарів та послуг, реалізація товарів та послуг покупцю.

Для оформлення замовлення покупцю перейдемо до розділу «Продажі». Виберемо пункт "Замовлення клієнтів". До речі, якщо у вас цього пункту немає, потрібно не забувати, що система управління підприємством налаштована, і можливо, цей пункт відключений у вашій системі. А налаштовується це в меню "Адміністрування" у розділі "і продажу". Тут є відповідна галочка - "замовлення клієнтів". У тому випадку, якщо її відключено, у нас у розділі «Продажі» - «Замовлення клієнтів» немає. Увімкнемо її назад.

Отже, повернемось до створення замовлень клієнтів. Створюємо новий документ. Вказуємо клієнта. Це буде «Світлий шлях». Нам потрібно вибрати таку ж угоду. І додати товар, який бажає придбати клієнт. Вкажемо кількість товару та його ціну. Також нам необхідно вказати бажану дату відвантаження. Дата документа маємо 9-е число. Нехай бажана дата відвантаження буде 14 число.
Також на закладці «Додатково» слід перевірити заповнення етапів оплати. Заповнимо їх автоматично. І виберемо варіант оплати – після відвантаження, інакше програма нам не дасть відвантажити даний товар без оплати, а оплату в даному уроці ми не розглядаємо. Натискаємо ОК.

І в принципі, документ у нас заповнений за винятком такого важливого моменту, як «Статус». Статус, також пункт, що налаштовується. Статуси можна вимкнути, але якщо вони включені, його потрібно обов'язково заповнювати, щоб документ коректно проводився. У цьому випадку у нас статус – «до забезпечення». Після натискання стрілки вгору програма автоматично встановлює максимально можливий статус документа. Натискаємо кнопку «Провести та закрити». І ми створюємо документ «Замовлення клієнтів».

У самому замовленні ми можемо переглянути стан виконання цього замовлення. Цей звіт показує: скільки клієнт замовив, скільки потрібно забезпечити і якого числа, і скільки, власне кажучи, вже збирається складі, і скільки йому відвантажено. Тобто в даному звіті ви можете побачити повну картину виконання цього замовлення.

Введемо виходячи з цього замовлення клієнта – замовлення постачальнику. Натисніть кнопку «Створити на основі». І виберемо "Замовлення постачальнику". У нас відкриється нове замовлення постачальнику. Також замовлення постачальнику можна ввести через розділ "Закупівлі" - "Замовлення постачальникам".

Отже, у нас заповнений документ на підставі замовлення постачальнику. Нам потрібно вказати постачальника. Також у нас заповнена таблична частина, де нам залишається вказати ціну замовлення. На закладці «Додатково» ми також повинні вказати етапи оплати постачальнику. Етапи оплати ми вказуємо, щоб бухгалтер зміг вчасно сплатити всі наші замовлення, для того щоб у нас була чітка картина за тими грошима, які до нас прийдуть і тими грошима, які ми повинні заплатити, щоб наша організація не мала касового розриву. З платежів та надходжень у нас складається так званий «платіжний календар». Натискаємо кнопку ОК. Також встановлюємо статус на замовлення постачальнику. Натискаємо кнопку "Провести".

І далі створимо «На підставі» прямо з форми цього документа «Надходження товарів та послуг». Система говорить нам, що ми не можемо запровадити надходження товарів та послуг, оскільки статус цього документа не дозволяє нам зробити це. Це можна зробити лише після того, як статус буде – до вступу. Для того, щоб статус був «До вступу», ми можемо його встановити «До вступу» та провести документ.

Тепер створюємо «На підставі» – «надходження товарів та послуг». Вказуємо дату документа – 10 число. Тут також ми можемо вказати, що отримано рахунок від постачальника. На закладці «Додатково» ми маємо вказати «Підрозділ». Вкажемо підрозділ - "Відділ закупівель". І натиснемо "Провести" документ. Документ проведеться. І в "Замовленні постачальнику" ми можемо побачити стан виконання цього замовлення. Ми бачимо, що замовлено 5 шт. та оформлено також 5 шт. У "Замовленні постачальнику" встановлюємо статус "Закрито". І проведемо його.

Тепер повернемось до нашого «Замовлення клієнта». І перевіримо його статус виконання. Як бачимо, він зараз не змінився. Введемо «На підставі» замовлення клієнта документ «Реалізація товарів та послуг». Система не дозволяє нам запровадити документ реалізації товарів та послуг доки документ перебуває у статусі «до забезпечення». Переведемо його у статус «до відвантаження». Проведемо. І введемо «На підставі» – «реалізація товарів та послуг». Тут нам також потрібно на закладці «Додатково» зазначити підрозділ. Вкажемо "відділ продажів". Також створимо рахунок-фактуру. І проведемо документ.

Повернемося до замовлення клієнта. Подивимося його статус виконання. Як бачимо, що у документі замовлено 5 прим., оформлено 5 прим. Таким чином, ми бачимо, що замовлення виконане. Встановимо статус замовлення клієнта - "Закрито". І проведемо його.

Таким чином, ми пройшли весь ланцюжок від замовлення клієнта до реалізації клієнта товару. Подивимося, як це вплинуло на діяльність підприємства. Перейдемо до розділу «Фінанси». Відкриємо пункт «Звіти з фінансів». І відкриємо звіт «Валовий прибуток підприємства». Натисніть кнопку "Сформувати".

Як бачимо, система показує нам виручку і собівартість у межах підрозділів, організації та менеджерів. Але в даному випадку собівартість не розрахована і програма показує нам 100-відсоткову рентабельність нашої операції. З чим це пов'язано? Це з тим, що собівартість у цій програмі розраховується окремо.

Розрахуємо собівартість нашої операції. Для цього перейдемо до розділу «Закриття місяця» у меню «Фінанси». Натисніть кнопку "Розрахувати" навпроти пункту "Розрахунок собівартості". Собівартість розрахується.

Якщо ж у вас собівартість не розрахована, то, можливо, ви не налаштували облікову політику з розрахунку собівартості. Для цього вам потрібно перейти до «Налаштування та довідники». І вказати налаштування методів оцінки вартості товарів. У цьому випадку зазначена – середня за місяць. Але це може бути – ФІФО зважена чи ковзна оцінка. Також дуже важлива галочка – оновлювати вартість регламентним завданням. Вона означає, що собівартість буде перераховуватися автоматично раз на заздалегідь заданий проміжок часу.

Але повернемося до нашого звіту «Валовий прибуток підприємства». Сформуємо його. Ми побачимо, що собівартість розрахувалася. У нас вийшов валовий прибуток та рентабельність.

Замовлення покупців у програмі 1С Управління торгівлею версія 11.2 використовується для планування процесу продажу товарів нашим клієнтам.

Самі замовлення розміщуються у розділі «Продаж». За командою «Замовлення клієнтів»ми переходимо до журналу відповідних замовлень. У верхній частині журналу наведені команди швидкого відбору. Наприклад, це поточний стан замовлення, термін виконання замовлення та відповідальний менеджер. Створити замовлення можна безпосередньо з цього журналу.

Налаштовується механізм використання замовлень у розділі «Нормативно-довідкова інформація та адміністрування». У налаштуванні розділів «Продаж», в групі "Оптові продажі"є прапори, що відповідають за відповідні опції. Наприклад, основний прапор – це «Замовлення клієнтів». Установка даного прапора дозволяє активувати використання у програмі 1С Управління торгівлею 11 замовлень клієнтів.

Також необхідно вибрати, як ці замовлення будуть використовуватися. Можливі три опції: Перша - «замовлення як рахунок». Під час встановлення даного прапора замовлення буде використовуватися виключно для друку рахунків для наших клієнтів, і на підставі такого замовлення товар не буде резервуватись, не контролюватиметься виконання замовлень клієнта.
Також замовлення можна використовувати для резервування товарів, що є на складі. Для цього встановлюється опція «замовлення тільки зі складу». За такими замовленнями клієнтів можна контролювати їх виконання. Можна планувати оплату і за допомогою цих замовлень можна резервувати товар на складах.
Третя опція – це «замовлення зі складу та на замовлення». Від попередньої вона відрізняється тим, що можна резервувати товар, відсутній на даний момент на складі, і таким чином формувати потребу в цьому товарі. І надалі, на підставі цієї потреби, можна буде сформувати замовлення постачальнику. При надходженні товару він автоматично потрапить у резерв на це замовлення.

Також для керування замовленнями використовується ще кілька опцій, а саме - «не закривати частково відвантажені замовлення та заявки», «не закривати частково оплачені замовлення та заявки». Якщо ці прапори встановлені, то менеджер не зможе закрити відповідні замовлення до виконання зазначеної умови.

Прапор «причини скасування замовлень клієнтів»дозволяє активувати у програмі 1С Управління торгівлею довідник «Причини скасування замовлень клієнтів». І при встановленні відповідного прапора в замовленнях клієнтів необхідно буде вказувати причину, через яку відбувається скасування цього замовлення.

Другий спосіб створення замовлень клієнтів – це виконання відповідного кроку при використанні угод із клієнтами. З використанням управління угодами з клієнтами. Наприклад, зараз у мене на початковій сторінці у списку моїх завдань встановлено завдання - Сформувати замовлення по угоді.

Відкривши відповідну команду, я маю команду «створити замовлення». Скориставшись цією командою, програма 1С Управління торгівлею 11 на підставі вже введеної на попередніх етапах нашої угоди інформації формує замовлення клієнта.

Уся основна інформація у нас заповнена. Давайте подивимося. Поля «клієнт», «контрагент» та «угода» є обов'язковими. Конфігурація 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 не дозволить зберегти та провести документ без зазначення цієї інформації. Також ми вже заповнені: вид операції «реалізація»; організація, від імені якої відбуватиметься продаж товару; склад, з якого планується продаж.

За гіперпосиланням «Оплата»ми відкриваємо правила оплати. Нині вони у нас не заповнені. Можна скористатися командою «Заповнити за згодою», та на підставі угоди з клієнтом буде заповнена відповідна інформація. У нашому випадку, це – «аванс (до забезпечення)» та «передоплата (до відвантаження)». Перенесемо цю інформацію на замовлення покупця.

Перейдемо на основну вкладку «Товари»та подивимося, яка інформація у нас тут відображена. На підставі оформленої на попередньому етапі нашої угоди комерційної пропозиції, затвердженої та узгодженої, у нас заповнилася таблична частина, в якій ми бачимо перелік нашої номенклатури, кількість, ціни, автоматичні знижки (ручні знижки тут не застосовувалися) та суму (ставку ПДВ).

В останній правій колонці якраз встановлюються прапори «скасовано», і необхідно буде вказати «через». Якщо ми ставимо такий прапор, необхідно буде зі списку заздалегідь введених причин вказати причину, з якої скасовується відповідна позиція. Цей рядок підсвічується сірим кольором, що означає скасування цієї позиції.

Також у замовленні покупця є два важливі поля, що впливають на поведінку програми 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2, а саме - "статус замовлення". У нас зараз доступні 3 статуси:

Статус "на погодженні; на узгодженні"- у цьому статусі замовлення не робить жодних рухів. Товар не резервується, доки замовлення не буде погоджено.
Статус «до виконання», який встановлений зараз, говорить про те, що замовлення знаходиться зараз у стадії виконання, тобто по ньому планується оплата, відвантаження та забезпечення резервування товару.
Статус «закритий»говорить про те, що замовлення закрито та подальша робота з ним не ведеться.

Також можна встановити пріоритети, що є додатковою аналітикою при роботі з замовленнями клієнтів. І основне поле, на яке варто звертати увагу, це - «дії». В даному випадку у нас по всіх позиціях заповнено дію «до забезпечення». Можна скористатися відповідним помічником, у якому ми встановлюємо прапори. Наприклад, доступні дії:

«Не забезпечувати»замовлення, тоді на це замовлення не розраховуються потреби, товар не планується до закупівлі.
«До забезпечення»(те, що встановлено у нас зараз) - говорить про те, що за цим замовленням починається робота, і потреба в цьому товарі визначатиметься в замовленнях постачальнику.
«Резервувати у міру надходження»- говорить про те, що на замовлення необхідно зарезервувати товар у міру його надходження на склад у разі його відсутності.
«Резервувати на складі». Цей товар буде резервуватися із вільного залишку на складі.
І дія «Відвантажити»говорить про те, що товар можна безпосередньо відвантажувати.

У нас є ще один помічник. «Стан забезпечення замовлення». Перейшовши до нього, ми можемо побачити, які номенклатурні позиції у нас знаходяться в документі, що зарезервовано, що знаходиться в забезпеченні, які дії можна зробити (наприклад, товар у нас є на складі, його можна зарезервувати, а також який склад використовується в даному випадку).

На вкладці «додатково»вказується угода, за якою оформляється наше замовлення; відповідальний менеджер; підрозділ, у якому працює відповідальний менеджер; валюта; прапор «ціна включає ПДВ» та оподаткування - те, що продаж оподатковується ПДВ.

На вкладці «Товари»необхідно заповнити передбачувану дату відвантаження. У цьому випадку у нас встановлено прапор "відвантажувати однією датою". Якщо ми його знімемо, то передбачувана дата відвантаження вказуватиметься в кожному рядку нашого товару. Встановимо сьогоднішню дату, і таке замовлення може «до виконання»можна провести та закрити.

Програма 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 каже, що не вдалося провести замовлення. Розберемося із причинами відмови. У цьому випадку відбувся контроль програми 1С Управління торгівлею над замовленнями клієнта, а саме – програмі не сподобалося те, що ми намагаємося поставити товар «до забезпечення», хоча у нас на це замовлення перша позиція оплати «аванс (до забезпечення)». Тобто, поки на це замовлення не надійде відповідний аванс, товарні позиції «наш товар» не направляються в роботу, і ми їх не можемо зарезервувати і не можемо розмістити їх «до забезпечення» нашому постачальнику. Тому по всіх рядках я встановлюю дію «не забезпечувати», і вже таке замовлення намагаюся повторно провести.

Конфігурація 1С Управління торгівлею версія 11.2 провела це замовлення та відповідне завдання – «сформувати замовлення по угоді» – відзначаємо як виконану.

Програма 1С Управління торгівлею 11 переводить нас на наступний етап за нашою угодою, а саме - «підтвердити зобов'язання щодо угоди».

Таким чином, у програмі 1С Управління торгівлею версія 11.2 здійснюється робота із замовленнями клієнтів як у рамках управління угодами, так і поза рамками управління угодами.

Популярне в рубриці: