Per quanto tempo vengono conservati i report di riconciliazione con le controparti? Periodi di conservazione dei documenti contabili

Prima o poi, i capi dell'organizzazione, così come i capi dei dipartimenti di pianificazione ed economici, si trovano ad affrontare il problema dell'archiviazione e dello smaltimento della documentazione, in particolare dei certificati del lavoro svolto. Quali sono i periodi di conservazione e chi ne è responsabile?

La legislazione nazionale obbliga le entità aziendali, indipendentemente dalla forma giuridica della proprietà, a garantire la sicurezza della documentazione interna. In particolare, regola le modalità ed i termini di conservazione dei certificati delle attività svolte e dei servizi prestati, la cui ignoranza e inosservanza è gravata di sanzioni a carico dell'organizzazione. Pertanto, la domanda "per quanto tempo vengono conservati i certificati di lavoro completato" è rilevante.

La suddetta documentazione accompagna i contratti civili e costituisce la base per la relazione dell'appaltatore al cliente sui tempi, il volume e la qualità del lavoro eseguito. Inoltre:

• confermare la validità giuridica della transazione conclusa tra le sue parti;
• contenere informazioni analitiche per la rendicontazione sulle attività di un'entità aziendale.

Dopo aver deciso lo stato dei certificati di completamento del lavoro nel flusso generale dei documenti dell'organizzazione, dovresti capire qual è il loro periodo di conservazione e chi ne è responsabile.

Responsabilità della conservazione dei documenti

La legislazione nazionale impone al capo dell'organizzazione la responsabilità di garantire la sicurezza della documentazione interna e attribuisce la responsabilità della registrazione e del trasferimento all'archivio al capo contabile. Al momento del trasferimento dei documenti nell'archivio, l'archivista o altra persona autorizzata deve vigilare sulla loro sicurezza. Fino a questo momento gli atti sono conservati nel reparto contabilità sotto la responsabilità dei dipendenti eletti capo contabile.

Periodi di conservazione dei certificati di ultimazione lavori

Poiché questi atti riguardano documentazione primaria, il periodo esatto della loro conservazione, secondo i requisiti degli affari archivistici nazionali, è di almeno 60 mesi dopo l'anno di riferimento. Il calcolo del periodo inizia il 1° gennaio del nuovo anno successivo a quello di riferimento.

Questo requisito è rilevante sia per le copie stampate dattiloscritte che per le versioni elettroniche. Riguardo quest'ultimo, in molti programmi è possibile impostare manualmente il periodo di conservazione della documentazione nel database, dopodiché questa viene distrutta.

Pertanto, se i certificati di lavoro completato indicano che il lavoro è stato svolto nell'anno 20xx, i documenti dovranno essere conservati fino all'anno 20xx+5.

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Documenti contabili: i documenti contabili primari, i documenti di cassa e i registri contabili devono essere conservati per i cinque anni successivi alla chiusura dell'anno di riferimento. Documenti relativi all'organizzazione e al mantenimento della contabilità. quali i principi contabili - sono conservati per almeno cinque anni dopo la fine dell'anno. in cui sono stati utilizzati per l'ultima volta per la redazione del bilancio.

Inoltre, periodi di conservazione più lunghi per i documenti contabili possono essere stabiliti dal Codice Fiscale della Federazione Russa, dalla Legge N 212-FZ, dalla Legge sugli Affari Archivistici e dall'Elenco approvato con Ordinanza del Ministero della Cultura del 25 agosto 2010. N 558 (di seguito denominato Elenco).

Ad esempio, i rendiconti finanziari devono essere conservati in modo permanente, vale a dire per tutta la vita dell’organizzazione.

Se diversi atti normativi stabiliscono periodi di conservazione diversi per lo stesso documento, il periodo di conservazione del documento deve essere determinato in base all'atto che prevede un periodo più lungo. I principali periodi particolari di conservazione dei documenti sono riportati nella tabella.

Tipo di documento	Data di scadenza
Documenti utilizzati a fini fiscali, incl. documenti primari e fatture	Quattro anni dopo la fine del periodo fiscale in cui il documento è stato utilizzato per l'ultima volta per calcolare le imposte e preparare la dichiarazione dei redditi. Ad esempio, i documenti relativi alle immobilizzazioni devono essere conservati per quattro anni successivi all'anno in cui le immobilizzazioni saranno: - ammortizzato; - o liquidato; - o venduto. Se un bene viene venduto in perdita, i documenti relativi allo stesso devono essere conservati per quattro anni successivi all'anno in cui tale perdita è stata interamente inclusa nelle spese ai fini fiscali
Registri fiscali e rendicontazione fiscale	Cinque anni dopo la fine del periodo per il quale sono stati compilati
Documenti utilizzati per il calcolo e il pagamento dei premi assicurativi alla Cassa pensione, al Fondo delle assicurazioni sociali e al Fondo federale dell'assicurazione medica obbligatoria	Sei anni dopo la fine dell'anno in cui il documento è stato utilizzato per l'ultima volta per calcolare e rendicontare i premi assicurativi
Documenti sul personale (ovvero documenti che riflettono i rapporti di lavoro), incl. contratti di lavoro, carte personali (modulo N T-2), conti personali (modulo N T-54) dei dipendenti, ordini e istruzioni su assunzione, trasferimento, licenziamento, bonus, ecc.	I documenti creati: - prima del 2003, sono conservati per 75 anni dalla data di creazione;
Documenti in contanti per il pagamento degli stipendi	Cinque anni dopo la fine dell'anno in cui è stato redatto il documento. Ma in assenza di conti personali (modulo N T-54) per quest'anno, i documenti in contanti per l'emissione degli stipendi creati: - prima del 2003, vengono conservati per 75 anni dalla data di creazione;
Fogli presenze (pianificazioni), registri degli orari di lavoro	Cinque anni dopo la fine dell'anno in cui furono compilati. Ma quando i registri dell'orario di lavoro riflettono periodi di lavoro in condizioni di lavoro dannose o pericolose, vengono conservati: - se creati prima del 2003 - 75 anni dalla data di creazione;

Periodo di conservazione dei documenti che confermano le perdite fiscali che un'organizzazione riporta nel futuro

Un altro anno finanziario sta finendo. È tempo di fare il punto. Le organizzazioni valutano se ha avuto successo in termini di performance finanziaria. Uno degli indicatori più chiari di successo sono i risultati finanziari. Può essere positivo - viene realizzato un profitto o negativo - viene realizzata una perdita.

Una perdita viene riconosciuta come differenza negativa tra entrate e spese calcolata secondo le disposizioni del capitolo 25 del Codice fiscale della Federazione Russa. Ai fini dell'imposta sugli utili, le perdite vengono prese in considerazione secondo le modalità previste dall'articolo 283 del Codice fiscale della Federazione Russa.

Procedura generale per il trasferimento delle perdite

La procedura generale per il trasferimento delle perdite è sancita dall'articolo 283 del codice fiscale. Secondo questa regola, le organizzazioni che hanno subito una perdita possono ridurre la loro base imponibile sul reddito nel periodo fiscale in corso per l'intero ammontare della perdita. Inoltre, parte della perdita risultante può essere riportata al futuro.

Vale la pena notare che il riporto delle perdite comporta una differenza temporanea deducibile.

È importante

Per differenze temporanee si intendono le entrate e le spese che formano l'utile (perdita) contabile in un periodo di riferimento e la base imponibile per l'imposta sul reddito in un altro o in altri periodi di riferimento.

Le organizzazioni hanno il diritto di riportare le perdite per dieci anni successivi all'anno in cui si è verificata la perdita. Allo stesso tempo, possono essere presi in considerazione in tutto o in parte. Cioè, la contabilizzazione delle perdite può essere “allungata” negli anni successivi, ma solo entro 10 anni.

Tuttavia, le organizzazioni non hanno alcuna garanzia che nei prossimi anni non ci saranno più perdite e che l’impresa genererà costantemente profitti. Potrebbe verificarsi una situazione in cui entro 2 o 3 anni l’azienda “andrà nuovamente in rosso”.

In una situazione del genere, la società non avrà l'opportunità di ridurre le perdite, poiché non riceverà alcun profitto. In questo caso, la legge prevede la possibilità di trasferire le perdite all'anno successivo, in cui riceverà una differenza positiva tra entrate e uscite.

Ma cosa succede se la perdita non è stata ricevuta in un periodo fiscale, ma in diversi?

In questo caso, tali perdite vengono riportate al futuro nell'ordine in cui si sono verificate.

Esempio 1

Alpha LLC ha i seguenti indicatori finanziari:

Per il 2008 è stata ricevuta una perdita di 468.900 rubli

Per il 2009 è stata ricevuta una perdita di 351.300 rubli

Per il 2010 è stata ricevuta una perdita di 112.600 rubli

Per il 2011 è stato ottenuto un profitto di 695.800 rubli

Nel calcolare l'imposta sul reddito per il 2011, Alpha LLC tiene conto delle perdite ricevute nei periodi fiscali precedenti in ordine cronologico per un importo pari alla base imponibile per il 2011, ovvero 695.800 rubli.
Di conseguenza, la perdita per il 2008 sarà considerata interamente ripagata: 695.800 rubli. - 468900 rubli. = 226900 rubli. Per saldare il debito il contribuente può anche prendere in considerazione il saldo di 226.900 rubli, ma per il 2009.
La perdita del 2009 sarà considerata parzialmente ripagata: RUB 351.300. - 226900 rubli. = 124400 rubli. La differenza di 124.400 rubli rappresenta la restante perdita scoperta. Questa differenza e perdita per il 2010 pari a 112.600 rubli può essere utilizzata per ridurre la base imponibile per l'imposta sul reddito nei futuri periodi fiscali. Allo stesso tempo, una parte della perdita del 2009 (124.400 rubli) può essere presa in considerazione fino al 2019 compreso, e la perdita del 2010 (112.600 rubli) fino al 2020. Trascorso tale periodo, le perdite di tali esercizi non potranno più essere riconosciute ai fini fiscali.

Gli specialisti del dipartimento finanziario nella loro lettera del 19 aprile 2010 n. 03-03-06/1/276 hanno osservato che il trasferimento delle perdite al futuro è possibile non solo sulla base dei risultati del periodo fiscale, ma anche sulla base di i risultati dei periodi di riferimento. In altre parole, le organizzazioni possono tenere conto delle perdite ricevute a partire dal primo trimestre dell’anno successivo, anziché attendere i risultati del periodo fiscale. Ciò è possibile solo se l’azienda opera in modo redditizio.
Secondo la procedura di compilazione della dichiarazione dei redditi per l'imposta sul reddito delle società (approvata con Ordinanza del Servizio fiscale federale russo del 15 dicembre 2010 n. ММВ-7-3/730@), in questo caso è necessario compilare l'appendice n. 4 al foglio 02 della dichiarazione, dove viene calcolata la base imponibile dell'importo della perdita che riduce l'imposta.

L'appendice specificata non viene presentata sulla base dei risultati di sei mesi e nove mesi. E poiché la perdita (o parte di essa) può essere trasferita a questi periodi di riferimento, l'importo della perdita (parte) deve essere riportato nella riga 110 del foglio 02 della dichiarazione dei redditi.

Nella contabilità, le perdite subite vengono prese in considerazione interamente nel periodo di riferimento. Tuttavia, le perdite ai fini contabili e fiscali possono essere riconosciute in modo diverso. Pertanto, è consigliabile utilizzare un registro fiscale speciale nella contabilità fiscale per riflettere il trasferimento delle perdite al futuro. Per chiarezza, diamo un'occhiata a un esempio.

Esempio 2

All'inizio del 2012, Alpha LLC aveva perdite non contabilizzate per il 2009 e il 2010 rispettivamente per un importo di 395.695 rubli e 232.481 rubli. I periodi di riferimento sono il primo trimestre, il semestre e i nove mesi.
Alpha LLC ha i seguenti indicatori finanziari per il 2011:

Primo trimestre: è stato ottenuto un profitto di 128.439 rubli;
- semestre: l'utile ricevuto è stato di 215.317 rubli;
- nove mesi: è stato ricevuto un profitto di 349.941 rubli;
- quarto trimestre - utile di 479.672 rubli.

Poiché Alpha LLC ha realizzato un profitto nel primo trimestre, la perdita può essere riportata a questo periodo di riferimento. In questo caso, sulla base dei risultati del primo trimestre, Alpha LLC avrà una base imponibile di 0 rubli a causa del trasferimento delle perdite per il 2009 per un importo di 128.439 rubli. L'importo delle perdite non contabilizzate per il 2009 scenderà a 267.256 rubli (395.695 rubli - 128.439 rubli).

Alla fine del semestre la base imponibile ammontava a 215.317 rubli, ovvero rispetto al primo trimestre è aumentata di 86.878 rubli. A causa del saldo trasferito della perdita del 2009, anche la base imponibile sarà di 0 rubli. La perdita non contabilizzata per il 2009 scenderà a 180.378 rubli (267.256 rubli - 86.878 rubli).

Alla fine dei 9 mesi, la base imponibile ammontava a 349.941 rubli, ovvero è aumentata di 134.624 rubli. L'entità della base imponibile, tenendo conto delle perdite non sostenute nel 2009, sarà pari a 0 rubli. La perdita non contabilizzata per il 2009 sarà di 45.754 rubli (180.378 rubli - 134.624 rubli).

Alla fine del 2011, la base imponibile ammontava a 479.672 rubli, ovvero è aumentata di altri 129.731 rubli. Alpha LLC riduce la base imponibile per la perdita non sostenuta del 2009 (45.754 rubli) e inizia a riportare la perdita del 2010 per un importo di 83.977 rubli (129.731 rubli - 45.754 rubli)

Pertanto, la base imponibile per il 2011 sarà pari a 0 rubli. Il saldo delle perdite non sostenute per il 2010 sarà pari a 148.504 rubli.

Trasferiamo i risultati del calcolo ottenuti in un registro di contabilità fiscale di esempio.

In questo registro è logico prevedere una colonna che rifletta le variazioni del valore dell'attività fiscale differita (di seguito denominata DTA) in relazione al trasferimento delle perdite al futuro nella contabilità fiscale.
Attenzione: un'attività fiscale differita è l'importo di cui l'imposta sul reddito calcolata può essere ridotta nel periodo o nei periodi di riferimento successivi.

All'inizio del 2011, il valore dell'ONA era di 125.635,20 rubli ((395.695 rubli + 232.481 rubli) x 20%). L'importo della perdita riportata nel primo trimestre lo ridurrà di 25.687,80 rubli (128.439 rubli x 20%). Di conseguenza, all'inizio del secondo trimestre, il valore dell'ONA sarà di 99.947,40 rubli (125.635,20 rubli - 25.687,80 rubli). Alla fine di ogni trimestre successivo, il TNA diminuisce. All'inizio del 2012, il valore dell'attività fiscale differita diminuisce a 29.700,80 rubli (99.947,40 rubli - 17.375,60 rubli - 26.924,80 rubli - 25.946,20 rubli), dove 17.375,60 rubli (86.878 rubli x 20%).

Gli importi ridotti dell'IT vengono iscritti nell'apposita colonna del registro tributario.

Esempio di compilazione del registro tributario “riporto perdite al futuro”

Periodo	Periodo emergenza perdita	Resto non trasferito perdita, strofinare.	Base imponibile, strofina.		Perdita contabilizzata, strofina.		Importo LEI, strofinare.
			Per il trimestre	Crescente di conseguenza	Per il trimestre	Crescente di conseguenza
Inizio 2011	2009 2010	395695 232481	-	-	-	-	125635,2
1° quarto	2009	395695	128439	128439	128439	128439	125635,2 - 25687,8
metà anno	2009	267256	86878	215317	86878	215317	99947,4 - 17375,6
9 mesi	2009	180378	134624	349941	134624	349941	82571,8 - 26924,8
2011	2009 2010	45754 232481	129731	479672	129731	479672	55647 - 25946,2
Inizio 2012	2010	148504	-	-	-	-	29700,8

Allo stesso tempo, se l'impresa ha realizzato un profitto alla fine dei periodi di riferimento e lo ha ridotto dell'importo di ONA, e alla fine dell'anno ha ricevuto un risultato finanziario negativo, le perdite registrate diventano automaticamente eccezionali. Ciò è dovuto al fatto che l'importo della perdita preso in considerazione nel calcolo dell'imposta sul reddito alla fine dei periodi di riferimento è provvisorio. Il risultato finale è determinato sulla base dei risultati del periodo fiscale, cioè dell'anno.

Periodi di conservazione dei documenti

La procedura generale di conservazione dei documenti obbliga i contribuenti a conservare i documenti contabili per quattro anni. La legge n. 129-FZ del 21 novembre 1996 stabilisce che i documenti contabili primari devono essere conservati per almeno cinque anni.

A loro volta, quando riportano le perdite a periodi fiscali futuri, le società sono tenute a conservare i documenti per l’intero periodo di cancellazione. Pertanto, se un'organizzazione riporta le perdite degli anni precedenti per 10 anni, è obbligata a conservare i documenti per tutto questo periodo. Cioè, esiste una procedura speciale per la conservazione dei documenti durante il trasferimento delle perdite, diversa dalle regole generali sancite dal comma 8 del paragrafo 1 dell'articolo 23 del Codice Fiscale.

È chiaro che i documenti che attestano le perdite devono essere conservati per un periodo di tempo così lungo per confermare le spese in caso di verifica fiscale in loco. Cosa fare con i documenti se è già stato effettuato un audit in loco di quei periodi in cui sono state prese in considerazione le perdite degli anni precedenti?

A questo proposito, gli specialisti del dipartimento finanziario spiegano che è necessario conservare i documenti per l'intero periodo di cancellazione delle perdite, anche se sono state effettuate verifiche fiscali durante i periodi in cui si sono verificate le perdite (lettera del Ministero delle Finanze della Russia del 23 aprile 2009 n. 03-03- 01/06/276). Nella lettera si osserva inoltre che il Codice Fiscale non prevede la cessazione dell'obbligo di conservare i documenti che confermano le perdite in relazione ad una verifica fiscale. Pertanto, un'ulteriore cancellazione delle perdite è possibile solo se questi documenti sono disponibili.

In generale, questo punto di vista è confermato dai giudici arbitrali. Allo stesso tempo, rilevano che se durante un controllo in loco l'autorità fiscale ha verificato la correttezza del calcolo della perdita risultante, non ha il diritto di richiedere nuovamente documenti giustificativi durante il successivo controllo fiscale in loco effettuato durante il periodo di cancellazione di questa perdita (delibera del Servizio federale antimonopoli del Distretto della Siberia occidentale del 5 settembre 2007 n. F04-5962/2007 (37734-A45-40) e del Servizio federale antimonopoli del Distretto nord-occidentale del 16 gennaio 2007 nel caso n. A56-22363/2006).

Pertanto, se non sono stati effettuati controlli fiscali e non esistono documenti che confermino le perdite, i contribuenti non hanno il diritto di riportare le perdite al futuro per il fatto che in questo caso hanno violato il paragrafo 4 dell'articolo 283 della tassa Codice (delibera del Servizio federale antimonopolio del distretto di Mosca del 23 settembre 2008 n. KA-A40/8513-08-2 e FAS Distretto dell'Estremo Oriente del 15 agosto 2008 n. F03-A51/08-2/3204) .

Riporto delle perdite durante la riorganizzazione

Alcune organizzazioni possono generare perdite solo per diversi anni consecutivi. L’opzione più semplice sarebbe quella di chiudere l’azienda. Tuttavia, diventa un peccato per gli sforzi e le risorse investite in questa materia. In questa situazione, molti proprietari stanno riorganizzando le imprese. Stanno cercando in ogni modo possibile di salvare l'azienda.

La normativa in materia di imposte e tasse prevede anche la possibilità di trasferire le perdite ai periodi d'imposta futuri in caso di riorganizzazione. Ciò è affermato nel paragrafo 5 dell'articolo 283 del codice fiscale.

La riorganizzazione delle imprese può avvenire in varie forme. Inoltre, durante tali eventi c'è sempre un'organizzazione successore e un'entità legale riorganizzata.

L'organizzazione successore può ridurre le proprie entrate in misura pari all'importo delle perdite. In questo caso, le perdite subite devono essere documentate e riflesse nelle dichiarazioni dei redditi dell'entità riorganizzata. L'organizzazione successore può trasferire le perdite solo durante il periodo rimanente per il quale l'impresa riorganizzata non le ha prese in considerazione (lettera del Ministero delle Finanze russo del 7 giugno 2011 n. 03-03-06/1/328).

Tuttavia, in caso di riorganizzazione, quando una nuova impresa viene separata da quella riorganizzata, l'entità separata non sarà in grado di tenere conto delle perdite. Pertanto, nella lettera del Ministero delle Finanze russo del 24 giugno 2010 n. 03-03-06/1/428, si osserva che durante la riorganizzazione sotto forma di spin-off, l'organizzazione riorganizzata non cessa le attività , e pertanto la perdita della società riorganizzata non può essere riportata al futuro dalle organizzazioni spin-off secondo le modalità stabilite dall'articolo 283 del codice tributario.

Transizione al sistema fiscale semplificato

I contribuenti hanno il diritto di passare ad un sistema fiscale semplificato a partire dall’inizio del nuovo periodo fiscale. Inoltre, deve soddisfare una serie di criteri definiti dal capitolo 26.2 del Codice Fiscale.
Se un'impresa è passata a un regime fiscale semplificato, le perdite degli anni precedenti non possono essere cancellate durante il periodo di applicazione del sistema fiscale generale. Ricordiamo che il trasferimento delle perdite si applica ai contribuenti che hanno scelto come oggetto di tassazione “redditi meno spese”.

Tuttavia, in questo caso la possibilità di trasferire le perdite non scompare del tutto. Viene semplicemente interrotto fino al ritorno dell'impresa al regime fiscale generale. Tuttavia, non dimenticare che le perdite possono essere riportate solo per 10 anni. In altre parole, questo periodo comprenderà anche gli anni in cui l'impresa ha applicato il sistema fiscale semplificato. Questa posizione si riflette nella lettera del Ministero delle Finanze russo del 28 gennaio 2011 n. 03-11-11/18. Vale anche la pena notare che le perdite subite durante il periodo di applicazione del sistema fiscale semplificato durante la transizione al regime fiscale generale non possono essere trasferite.

Quando si applica il sistema fiscale semplificato, i contribuenti hanno il diritto di modificare l'oggetto della tassazione. In questa situazione, come possiamo tenere conto delle perdite subite durante gli anni di applicazione dell'oggetto “redditi meno spese” quando si passa al calcolo delle imposte sul reddito?

In questa situazione, il trasferimento viene effettuato in modo simile alla procedura prevista in caso di modifica del regime fiscale. Questa opinione è espressa nella lettera del Ministero delle Finanze russo del 16 marzo 2010 n. 03-11-06/2/35.
Vale anche la pena ricordare che quando si applica il sistema fiscale semplificato, la perdita ricevuta alla fine dello scorso anno non influisce sul pagamento dell'anticipo. Il Servizio fiscale federale russo ritiene illegittimo il mancato pagamento anticipato dell'imposta “semplificata” in questo caso (lettera del 14 luglio 2010 n. ШС-37-3/6701@).

Parere del Servizio fiscale federale

Quando si applica il sistema fiscale semplificato, la perdita ricevuta alla fine dello scorso anno non influisce sul pagamento dell'anticipo. Questa spiacevole conclusione è stata raggiunta dai funzionari del Servizio fiscale federale russo in una lettera datata 14 luglio 2010 n. ШС-37-3/6701.

Ai sensi dell'articolo 346.19, paragrafo 1, del Codice Fiscale, il periodo fiscale per i contribuenti che applicano il sistema fiscale semplificato è un anno solare.

In questo caso, gli acconti vengono calcolati sulla base dei risultati del periodo di riferimento e la base imponibile “semplificata” ha il diritto di ridurre solo sulla base dei risultati del periodo fiscale (anno solare). Di conseguenza, nel calcolo degli acconti, il contribuente non ha il diritto di tenere conto dell'importo delle perdite ricevute nei periodi d'imposta precedenti.

Nella lettera del 1° aprile 2011 n. 03-11-06/2/42, il Ministero delle Finanze russo ha indicato che la procedura per il pagamento delle imposte e degli acconti fiscali è obbligatoria per tutte le "persone semplificate", compresi i contribuenti che, sulla base dei risultati dei periodi fiscali precedenti ha ricevuto perdite.

Tasso 0%.

Il 1° gennaio 2011 l'articolo 283 del Codice Fiscale è stato integrato con un nuovo comma. A partire da questa data, i contribuenti non hanno il diritto di riportare a nuovo le perdite ricevute da attività soggette ad imposta sul reddito allo 0%.

Si prega di notare che la base imponibile per gli utili tassati con un'aliquota diversa dal 20% deve essere determinata separatamente. Allo stesso tempo, dovrebbe tenere registri separati delle entrate (spese) per le transazioni per le quali, ai sensi del capitolo 25 del Codice fiscale, è prevista una procedura diversa per la contabilizzazione dei profitti e delle perdite (lettera del Ministero delle Finanze della Russia del 25 novembre 2010 n. 03-03-06/1 /740).

Un’aliquota fiscale dello 0% si applica ai seguenti tipi di reddito.

Basato sul reddito ricevuto dalle organizzazioni russe sotto forma di dividendi. In questo caso devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:

• il destinatario del reddito deve possedere continuativamente il 50% del capitale autorizzato dell'organizzazione che è la fonte del pagamento dei dividendi per 365 giorni;
• il destinatario del reddito deve possedere ricevute di deposito che gli diano diritto a ricevere almeno il 50% di tutti i dividendi pagati.

Per i redditi sotto forma di interessi su obbligazioni statali e comunali emesse prima del 20 gennaio 1997 compreso, nonché su obbligazioni del prestito obbligazionario statale in valuta estera del 1999, serie III.
Notiamo che il contribuente non può ricevere una perdita dalla percezione di dividendi o interessi su titoli, e il reddito menzionato costituisce in realtà una base imponibile separata, che può avere solo un valore positivo. Di conseguenza, le organizzazioni che ricevono tali redditi e applicano su di essi un’aliquota fiscale sugli utili pari allo 0% non possono perdere il diritto di riconoscere le perdite per periodi fiscali precedenti a partire dal 2011.

Profitto ricevuto dalla Banca di Russia dalle attività legate all'esercizio delle sue funzioni previste dalla legge federale n. 86-FZ del 10 luglio 2002.

Per i produttori agricoli, per le attività legate alla vendita dei prodotti agricoli da loro prodotti, nonché alla vendita dei propri prodotti agricoli prodotti e trasformati da queste organizzazioni fino alla fine del 2012.

A partire dal 2013, l'aliquota per loro aumenta al 18%. Durante questo periodo, perderanno il diritto di riportare a nuovo l'importo delle perdite ricevute dalle relative tipologie di attività per periodi fiscali precedenti quando utilizzavano un'aliquota dello 0%.

Profitto ricevuto da un'organizzazione che ha ricevuto lo status di partecipante al progetto Skolkovo. Pertanto, le organizzazioni che saranno riconosciute come partecipanti al progetto Skolkovo e i cui profitti specificati saranno tassati con un'aliquota dello 0%, non hanno la possibilità di riportare in futuro le perdite fiscali che potrebbero verificarsi durante il periodo di tassazione dei redditi. ad un tasso dello 0%.

Attività delle industrie di servizi e delle aziende agricole

Dall'inizio del 2011 la procedura di tassazione del terziario e dell'azienda agricola (di seguito OPH) ha subito importanti modifiche. Di conseguenza, è cambiata anche la procedura per contabilizzare le perdite e trasferirle a periodi futuri.

Regole speciali

Le organizzazioni che comprendono divisioni delle industrie di servizi e delle aziende agricole devono determinare separatamente la base imponibile per le attività di queste divisioni. Una perdita derivante dalle attività di una determinata divisione di un'impresa industriale viene ripagata solo dal profitto ottenuto da questa particolare divisione.

I contribuenti che comprendono unità di imprese private devono determinare separatamente la base imponibile per le attività di tali unità.

Per riconoscere una perdita derivante dalle attività di un’impresa privata, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:

• il costo dei beni (lavoro, servizi) degli oggetti dell'impresa industriale deve corrispondere al costo di servizi simili forniti da organizzazioni specializzate che svolgono attività simili;
• i costi di manutenzione delle strutture OPH non dovrebbero superare i normali costi di manutenzione di strutture simili da parte di organizzazioni specializzate per le quali questa attività è l'attività principale;
• le condizioni per la fornitura di servizi (esecuzione del lavoro) non differiscono in modo significativo dalle condizioni in cui operano le organizzazioni specializzate.

Se almeno una di queste condizioni non è soddisfatta, la perdita sugli impianti OPH può essere riportata per un periodo non superiore a 10 anni. Solo il profitto ricavato dalle attività delle imprese private può essere utilizzato per ripianare questa perdita. In altre parole, una perdita derivante da un'attività, come ad esempio una mensa, può essere compensata solo dal profitto conseguito da quella stessa mensa.

I contribuenti il ​​cui numero di dipendenti rappresenta almeno il 25% della popolazione attiva della località corrispondente e che comprende unità strutturali di imprese private, a partire dal 1 gennaio 2011, hanno il diritto di accettare a fini fiscali le spese effettivamente sostenute per il mantenimento di queste strutture.

Se un'organizzazione non soddisfa questi criteri, la perdita risultante può essere presa in considerazione nel calcolo della base imponibile solo se sono soddisfatte le condizioni di cui sopra. In caso contrario, la perdita viene trasferita secondo le modalità sopra descritte.

Quali sono le regole per l'archiviazione dei documenti in un'organizzazione?

Nella legge federale del 22 ottobre 2004 n. 125-FZ “Sugli affari archivistici nella Federazione Russa” all'art. 17 dice:

Gli enti statali, gli enti locali, le organizzazioni e i cittadini impegnati in attività commerciali senza costituire una persona giuridica sono tenuti a garantire la sicurezza dei documenti d'archivio, compresi i documenti relativi al personale, durante i periodi di conservazione stabiliti dalle leggi federali e da altri atti normativi della Russia. Federazione, nonché gli elenchi dei documenti previsti nella parte 3 dell'articolo 6 e nella parte 1 dell'articolo 23 della presente legge federale.

L'elenco degli "altri atti normativi della Federazione Russa" comprende:

"Elenco dei documenti di archivio di gestione standard generati nel processo di attività degli enti statali, dei governi e delle organizzazioni locali, con l'indicazione dei loro periodi di conservazione", approvato. Con ordinanza del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 n. 558;

1. Elenco dei documenti d'archivio standard generati nelle attività scientifiche, tecniche e produttive delle organizzazioni, con l'indicazione dei periodi di conservazione, approvato. Con ordinanza del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 31 luglio 2007 n. 1182;
2. Elenco dei documenti standard generati nelle attività di comitati statali, ministeri, dipartimenti e altre istituzioni, organizzazioni, imprese, che indicano i periodi di conservazione, approvati. Capo dell'Archivio dell'URSS del 15/08/1988.

I periodi di conservazione dei documenti delle società per azioni sono determinati nel Regolamento sulla procedura e sui periodi di conservazione dei documenti delle società per azioni, approvato. Risoluzione della Commissione Federale per il Mercato dei Valori Mobiliari della Federazione Russa del 16 luglio 2003 n. 03-33/ps.

Procedura per la conservazione del personale e della documentazione contabile

I periodi di conservazione determinati dai documenti normativi della Federazione Russa sono strettamente obbligatori per tutte le organizzazioni che lavorano con documenti.

Il documento viene trasferito per la conservazione in Archivio a partire dal gennaio dell'anno successivo a quello in cui il documento è stato utilizzato.

Esempio:

Se il documento ha terminato di essere utilizzato a settembre 2013, si consiglia di trasferirlo per l'archiviazione il 1 gennaio 2014.

I documenti trasferiti nell'archivio hanno un periodo di conservazione chiaro, che le organizzazioni sono tenute a rispettare per legge: periodi di conservazione temporanei (fino a 75 anni) e permanenti. I documenti il ​​cui periodo di conservazione è scaduto sono soggetti a distruzione.

Tra i documenti gestionali che devono essere conservati per 75 anni ci sono i fascicoli personali dei dipendenti e i registri degli incidenti sul lavoro.

In generale, i documenti in base al periodo di conservazione sono suddivisi in gruppi:

• documenti con un periodo di conservazione limitato
• documenti di conservazione permanente
• conservazione fino a quando non sarà più necessaria
• conservazione fino alla sostituzione con nuovi documenti

La documentazione del personale viene solitamente archiviata nel dipartimento del personale, nell'archivio dell'organizzazione o fuori sede in un archivio commerciale professionale. La procedura per l'archiviazione della documentazione del personale è regolata dalla legislazione sul lavoro.

Alcuni documenti del personale appartengono al gruppo “documenti con scadenza fino al momento della richiesta”.

Uno dei compiti più importanti del capo dell'azienda e del dipartimento del personale è la responsabilità di garantire la sicurezza dei dati personali di ciascun dipendente. I dati personali includono le informazioni contenute in un file personale.

Non esistono requisiti specifici per i locali in cui sono conservati i file personali dei dipendenti.

I moduli e gli inserti della documentazione di lavoro vengono conservati in casseforti, armadi metallici o locali appositamente attrezzati. Questi documenti sono inclusi nell'elenco dei documenti di reporting rigorosi, quindi si applicano regole rigide alla loro archiviazione.

I documenti primari, i rapporti contabili e i registri sono soggetti a trasferimento nell'archivio, secondo quanto regolato dal "Regolamento sui documenti e sul flusso dei documenti in contabilità" (approvato dal Ministero delle Finanze dell'URSS il 29 luglio 1983 n. 105):

I dati personali di un dipendente sono informazioni necessarie al datore di lavoro in relazione al rapporto di lavoro e relative a un determinato dipendente. (Articolo n. 85 del Codice del lavoro della Federazione Russa)

Il Regolamento disciplina anche la procedura di conservazione della documentazione contabile - documenti primari, registri contabili, relazioni contabili e stati patrimoniali:

6.2. I documenti primari, i registri contabili, i resoconti contabili ed i bilanci, prima del loro trasferimento negli archivi di un'impresa o di un ente, devono essere conservati presso l'ufficio contabilità in appositi locali o armadi chiusi a chiave sotto la responsabilità di persone autorizzate dal capo contabile.

I moduli di segnalazione rigorosi devono essere conservati in casseforti, armadi metallici o locali appositi per garantirne la sicurezza.

6.3. La procedura per l'archiviazione dei documenti primari e di output su supporti leggibili dalla macchina è determinata nei documenti normativi pertinenti che regolano il mantenimento della contabilità nelle condizioni della sua meccanizzazione (automazione).

6.4. I documenti primari elaborati manualmente del mese corrente relativi ad uno specifico registro contabile vengono compilati in ordine cronologico e accompagnati da un certificato per l'archivio.

I mandati di cassa, i verbali anticipati, gli estratti conto con i relativi documenti dovranno essere raccolti in ordine cronologico e rilegati.

Alcuni tipi di documenti (ordini di lavoro, resoconti di turno) possono essere archiviati non rilegati, ma archiviati in cartelle per evitarne la perdita o l'uso improprio.

6.5. Il periodo di conservazione dei documenti primari, dei registri contabili, dei rapporti contabili e dei bilanci negli archivi di un'impresa o istituzione è determinato in conformità con l'Elenco dei materiali documentari standard generati nelle attività dei ministeri e di altre istituzioni, organizzazioni e imprese, indicando il periodi di conservazione dei materiali, approvati dalla Direzione archivistica principale del Consiglio dei ministri dell'URSS.

6.6. La sicurezza dei documenti primari, dei registri contabili, delle relazioni contabili e dei bilanci, la loro esecuzione e trasferimento all'archivio è assicurata dal capo contabile dell'impresa o istituzione.

Di norma, non è consentita l'emissione di documenti primari, registri contabili, relazioni contabili e bilanci dal reparto contabilità e dagli archivi dell'impresa o dell'istituzione ai dipendenti di altre divisioni strutturali dell'impresa o dell'istituzione e, in alcuni casi, i casi possono essere svolti solo per ordine del capo contabile.

6.7. Il sequestro di documenti primari, registri contabili, rapporti contabili e bilanci di imprese e istituzioni può essere effettuato solo dagli organi di inchiesta, dalle indagini preliminari, dalla procura e dai tribunali sulla base delle decisioni di questi organi in conformità con l'attuale procedura penale legislazione dell'URSS e delle repubbliche federate. Il sequestro viene documentato in un verbale, copia del quale viene consegnata contro ricevuta al funzionario competente dell'impresa o dell'ente.

Con il permesso e in presenza dei rappresentanti delle autorità che eseguono il sequestro, i funzionari competenti dell'impresa o dell'istituzione possono fare copie dei documenti sequestrati indicando i motivi e la data del loro sequestro.

Se vengono sequestrati volumi di documenti incompiuti (non archiviati, non numerati, ecc.), con il permesso e in presenza dei rappresentanti delle autorità che hanno effettuato il sequestro, i funzionari competenti dell'impresa o dell'istituzione possono completare questi volumi (fare un inventario, numerare i fogli, allacciarli, sigillarli, certificare con la propria firma e sigillo).

6.8. In caso di smarrimento o distruzione di documenti primari, il capo dell'impresa o dell'istituzione nomina con decreto una commissione per indagare sulle cause della perdita o della morte.

Se necessario, i rappresentanti delle autorità investigative, della sicurezza e dei vigili del fuoco statali sono invitati a partecipare ai lavori della commissione.

I risultati del lavoro della commissione sono documentati in un atto approvato dal capo dell’impresa o dell’istituzione. Una copia dell'atto viene inviata a un'organizzazione superiore.

Responsabilità per la sicurezza dei documenti dell'organizzazione

Per violazione dei termini e delle procedure per l'archiviazione dei documenti, la responsabilità amministrativa è stabilita in conformità con il Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa.

Il responsabile dell'azienda è responsabile della conservazione dei documenti contabili.

In questo caso, la responsabilità di organizzare la conservazione dei documenti contabili primari, dei registri contabili e dei rendiconti finanziari nell'organizzazione sarà a carico del capo dell'organizzazione:

Articolo 7. Organizzazione della contabilità

1. La contabilità e la conservazione dei documenti contabili sono curate dal responsabile dell'entità economica.

2. Se un singolo imprenditore o una persona impegnata in uno studio privato mantiene i registri contabili in conformità con la presente legge federale, organizzano essi stessi la tenuta dei registri contabili e l'archiviazione dei documenti contabili e si assumono anche altre responsabilità stabilite dalla presente legge federale per il capo di un soggetto economico.

3. Il capo di un'entità economica, ad eccezione di un'organizzazione creditizia, è tenuto ad affidare la contabilità al capo contabile o ad altro funzionario di tale entità o a stipulare un accordo per la fornitura di servizi contabili. Il capo di un istituto di credito è obbligato ad affidare la contabilità al capo contabile. Il responsabile di una piccola e media impresa può occuparsi della contabilità.

Le violazioni delle norme sulla conservazione della documentazione del personale prevedono anche la responsabilità, che è regolata dal Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa. Potrebbe trattarsi di un avvertimento o di una multa di 300-500 rubli:

Articolo 13.20. Violazione delle norme sulla conservazione, acquisizione, contabilità o utilizzo dei documenti d'archivio

La violazione delle regole di conservazione, acquisizione, registrazione o utilizzo dei documenti d'archivio, ad eccezione dei casi previsti dall'articolo 13.25 del presente Codice - (come modificato dalla legge federale del 02/09/2009 N 9-FZ) comporta un avvertimento o l'imposizione di un'ammenda amministrativa ai cittadini per un importo da cento a trecento rubli; per i funzionari: da trecento a cinquecento rubli. (come modificato dalla legge federale n. 116-FZ del 22 giugno 2007).

Tabella: “Tempi di conservazione dei documenti organizzativi”

In conformità con le leggi federali e altri atti giuridici della Federazione Russa.

Tipo di documento	Data di scadenza	Giustificazione legislativa
Diario di bordo per i dipendenti in partenza per viaggi di lavoro dall'organizzazione di invio	Almeno 5 anni	Ordinanza del Ministero della sanità e dello sviluppo sociale della Federazione Russa dell'11 settembre 2009 n. 739n "Procedura per la registrazione dei dipendenti in partenza per viaggi d'affari dall'organizzazione di invio e in arrivo presso l'organizzazione presso la quale sono distaccati"
Diario di bordo per i dipendenti che arrivano presso l'organizzazione in cui sono distaccati
Una seconda copia della denuncia di incidente industriale approvata dal datore di lavoro insieme ai materiali dell'indagine	Almeno 45 anni	Secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa
La seconda copia del rapporto sull'indagine su un incidente industriale collettivo, un incidente industriale grave o un incidente industriale mortale, insieme ai materiali dell'indagine
Registro degli infortuni sul lavoro	Almeno 45 anni	Risoluzione del Ministero del Lavoro della Federazione Russa del 24 ottobre 2002 n. 73
Seconde copie dell'atto approvato e sigillato del modulo N-1 (N-1PS) e del rapporto di indagine sull'incidente redatto nei casi prescritti con copie dei materiali dell'indagine
Atti sull'indagine degli incidenti qualificati dai risultati dell'indagine come non correlati alla produzione, insieme ai materiali dell'indagine
Relazione su un caso di malattia professionale insieme al materiale investigativo	Almeno 75 anni	Decreto del governo della Federazione Russa del 15 dicembre 2000 n. 967
Registri operativi	Almeno 3 anni	Risoluzione del Ministero del Lavoro della Federazione Russa del 22 dicembre 2000 n. 92
Informazioni sui pagamenti, compreso il loro chiarimento	Almeno 5 anni	Approvate le norme per la fornitura da parte del Tesoro federale di servizi di informazione per la registrazione di ratei e pagamenti da parte di persone fisiche e giuridiche di obblighi statali, pagamenti in contanti (multe) e commissioni. Ordine del Tesoro della Federazione Russa del 29 giugno 2011 n. 252
Documenti sottoscritti con firma digitale elettronica, la cui predisposizione ed emissione è prevista dalla Procedura (unitamente al certificato della chiave di firma utilizzato per generare la firma digitale di tali documenti)	Durante il periodo stabilito per la conservazione delle fatture	Ordinanza del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 25 aprile 2011 n. 50n "Procedura per l'emissione e la ricezione di fatture in formato elettronico tramite canali di telecomunicazione utilizzando una firma digitale elettronica"
Libro di vendita e fogli aggiuntivi del libro di vendita, compilati su supporto cartaceo o elettronico	Almeno 4 anni	Decreto del governo della Federazione Russa del 26 dicembre 2011 n. 1137 “Regole per la tenuta del libro delle vendite utilizzato nel calcolo dell'imposta sul valore aggiunto
Documenti sull'esenzione dal pagamento anticipato dell'accisa e avviso/i sull'esenzione dal pagamento anticipato	Almeno 4 anni	Codice Fiscale della Federazione Russa
Registro dei francobolli speciali federali ricevuti dall'organizzazione	Almeno 5 anni	Ordine di Rosalkogolregulirovanie del 24 giugno 2010 n. 42n “La procedura per la registrazione dei marchi speciali federali, nonché la distruzione dei marchi speciali federali non utilizzati, danneggiati e non conformi da parte di un'organizzazione impegnata nella produzione di bevande alcoliche sul territorio di la Federazione Russa"
Giornale di registrazione dei marchi speciali federali applicati ai prodotti alcolici
Registro per la distruzione dei francobolli speciali federali non utilizzati, danneggiati e non conformi
Registri delle marche da bollo	Almeno 3 anni	Decreto del governo della Federazione Russa del 20 febbraio 2010 n. 76 “Norme per la produzione di bolli fiscali per la marcatura dei prodotti del tabacco importati nel territorio doganale della Federazione Russa, il loro acquisto, l'etichettatura dei prodotti del tabacco con essi, la contabilità, identificazione e distruzione dei bolli fiscali danneggiati”
Libretti di francobolli speciali	Almeno 3 anni	Decreto del governo della Federazione Russa del 26 gennaio 2010 n. 27 "Norme per la produzione di francobolli speciali, il loro acquisto, l'etichettatura dei prodotti del tabacco con essi, la contabilità, l'identificazione e la distruzione dei francobolli speciali danneggiati"
Documenti contabili primari, registri contabili e bilanci	Almeno 5 anni	Legge federale del 6 dicembre 2012 n. 402-FZ “Sulla contabilità”
Piano dei conti di lavoro, altri documenti relativi alle politiche contabili, procedure di codifica, programmi di elaborazione dati informatici (indicando i termini del loro utilizzo)
Documenti contabili primari, registri contabili, prospetti contabili (finanziari).
Documenti di politica contabile, norme di un'entità economica, altri documenti relativi all'organizzazione e al mantenimento della contabilità, compresi strumenti che garantiscono la riproduzione di documenti elettronici, nonché la verifica dell'autenticità di una firma elettronica
Schede di inventario per cespiti ritirati		Ordinanza del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 13 ottobre 2003 n. 91n "Linee guida per la contabilità delle immobilizzazioni"
Modulo contabile unificato per gli aiuti umanitari (assistenza) n. GP-1 (insieme ai documenti relativi alla fornitura di aiuti umanitari)		Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa n. 21, Ministero delle finanze della Federazione Russa n. 29n del 04/03/2001 "Istruzioni per la compilazione di un modulo contabile unificato per gli aiuti umanitari"
Documenti di lavoro	Almeno 5 anni	Decreto del governo della Federazione Russa del 23 settembre 2002 n. 696 "Regole (standard) n. 2 "Documentazione di audit""
Documenti che attestano il funzionamento del sistema di controllo della qualità	Per un periodo di tempo sufficiente a consentire alle persone che effettuano il monitoraggio di valutare il rispetto dei principi e delle procedure per il controllo di qualità dei servizi dell'organismo di audit, o per un periodo più lungo se richiesto dagli atti normativi della Federazione Russa	Decreto del governo della Federazione Russa del 23 settembre 2002 n. 696 "Controllo della qualità dei servizi nelle organizzazioni di audit"
Informazioni sulle notifiche inviate al client e ricevute dal client	Almeno 3 anni	Legge federale del 27 giugno 2011 n. 161-FZ "Sul sistema di pagamento nazionale"
Copie di documenti (matrici) confezionati in sacchetti sigillati che confermano l'importo in contanti ricevuto (incluso l'utilizzo di carte di pagamento)	Almeno 5 anni	Decreto del governo della Federazione Russa del 6 maggio 2008 n. 359 "Norme sull'attuazione dei pagamenti in contanti o dei regolamenti utilizzando carte di pagamento senza l'uso di apparecchiature di registratore di cassa"
Documentazione relativa alla produzione, vendita, supporto tecnico, acquisto, registrazione, messa in servizio, funzionamento e smantellamento di registratori di cassa, nonché nastri di controllo usati, unità di memoria fiscale e software e hardware che forniscono registrazione non corretta e archiviazione non volatile a lungo termine di informazione	Almeno 5 anni dalla fine del loro utilizzo	Decreto del governo della Federazione Russa del 23 luglio 2007 n. 470 "Norme sulla registrazione e l'uso delle apparecchiature del registratore di cassa utilizzate da organizzazioni e singoli imprenditori"
Nastri di controllo, registro cassiere-operatore e altri documenti che confermano i pagamenti in contanti con gli acquirenti (clienti)	Almeno 5 anni	Decreto del governo della Federazione Russa del 30 luglio 1993 n. 745 "Norme sull'uso dei registratori di cassa quando si effettuano pagamenti in contanti con la popolazione"
Forme di contabilità sintetica e analitica: - saldi dell'estratto conto di un istituto di credito; - conti personali; - Rapporto profitti e perdite	Almeno 5 anni	Direttiva della Banca di Russia del 25 novembre 2009 n. 2346-U "Sulla conservazione in un istituto di credito in formato elettronico di determinati documenti relativi all'esecuzione di operazioni contabili, di regolamento e di contanti durante l'organizzazione del lavoro contabile"
Documenti di pagamento, ordini di pagamento, originariamente redatti o ricevuti in formato elettronico
Mandati commemorativi
Documenti di contante che non contengono la firma del cliente (depositante, destinatario): - ordine di ricevuta di cassa 0402008, che non contiene la firma del cliente (depositante); - vaglia spese 0402009, che non riporta la firma del cliente (destinatario)
Estratti conto aperti e chiusi
Registratore di cassa al ricevimento
Giornale di cassa per spesa
Registro delle transazioni con valuta contante e assegni
Registro dei pagamenti per l'accettazione di contanti per utenze, tasse e altri pagamenti
Ordine di riflettere gli interessi maturati sui fondi attratti e collocati nella contabilità
Registri elettronici generati durante l'esecuzione di transazioni utilizzando un bancomat e (o) un terminale elettronico, registri di pagamento per transazioni tramite carte di pagamento
Documenti di cassa, documenti contabili, registri contabili e rendiconti contabili (finanziari).	Almeno 5 anni	Regolamento della Banca di Russia n. 302-P del 26 marzo 2007 "Norme per la tenuta delle scritture contabili negli istituti di credito situati nel territorio della Federazione Russa"
Testo per custodia (cucitura) con documenti di cassa (codice OKUD 0402433)	Almeno 5 anni	Regolamento della Banca di Russia n. 318-P del 24 aprile 2008 "Procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti e regole per la custodia, il trasporto e la raccolta di banconote e monete della Banca di Russia negli istituti di credito sul territorio della Federazione Russa"
Reportistica cartacea	Almeno 5 anni	Direttiva della Banca di Russia del 16 gennaio 2004 n. 1375-U "Regole per la preparazione e la presentazione delle relazioni degli istituti di credito alla Banca Centrale della Federazione Russa"
Tutti i documenti, i fascicoli, i giornali, i materiali di rendicontazione e le registrazioni contabili di deposito (analitiche e sintetiche): - nel deposito prima del trasferimento in archivio; - nell'archivio	Almeno 3 anni dalla data di ricevimento del documento da parte del depositario, dall'esecuzione delle ultime modifiche allo schedario o al giornale, dalla redazione di un rapporto o dall'aggiornamento di un record Almeno 5 anni dalla data di trasferimento in archivio	Ordinanza della Banca di Russia del 25 luglio 1996 n. 02-259 "Regole per la tenuta dei registri delle operazioni di deposito degli istituti di credito nella Federazione Russa"
Informazioni sui conti titoli chiusi: - prima del trasferimento in archivio; - nell'archivio	Almeno 3 anni dalla data di chiusura Almeno 5 anni dalla data di trasferimento in archivio
Istruzioni accettate dal depositario: - nel fascicolo delle istruzioni del depositario; - nell'archivio	Entro 3 anni dal completamento dell'operazione. Almeno 5 anni dall'ammissione in archivio
Documenti degli organi di gestione dell'ente creditizio e documenti normativi interni	Permanentemente (dopo il completamento delle procedure di liquidazione)	Appendice alla lettera della Banca di Russia dell'08/05/1998 n. 169-T "Collocazione degli archivi e procedura per la distruzione dei documenti durante la liquidazione degli istituti di credito"
Documenti sull'accettazione e sul trasferimento delle filiali
Documenti di audit e ispezioni di un istituto di credito, relazioni su vari tipi di attività	I periodi di conservazione sono indicati nell'appendice
Documenti sul lavoro dell’ente creditizio con titoli e fondi di investimento
Documenti che attestano la proprietà dell'ente creditizio di terreni, edifici, strutture, attrezzature e documenti sulle attività economiche dell'ente creditizio
Documenti dell'istituto di credito sul lavoro del personale
Documenti sul lavoro di un istituto di credito con persone giuridiche e persone fisiche
Documenti sulle transazioni valutarie
Documenti sul lavoro di credito
Documenti sul lavoro di reclamo, corrispondenza con le forze dell'ordine	3 anni (dopo il completamento delle procedure di liquidazione)
Storie di credito	Entro 15 anni dalla data dell'ultima modifica delle informazioni contenute nella storia creditizia	Articolo della legge federale del 30 dicembre 2004 n. 218-FZ "Sulla storia creditizia"
Documenti elettronici	Almeno 5 anni	Ordinanza del Servizio federale dei mercati finanziari della Federazione Russa del 25 marzo 2010 n. 10-21/pz-n "Procedura per l'organizzazione della gestione elettronica dei documenti durante l'invio di documenti elettronici con firma digitale elettronica al Servizio federale dei mercati finanziari"
Copia del modulo di segnalazione cartaceo e copie dei file del modulo di segnalazione elettronico (documento elettronico)	Almeno 5 anni	Ordinanza del Servizio federale dei mercati finanziari della Federazione Russa del 19 novembre 2009 n. 09-49/pz-“Procedura e termine per la presentazione delle relazioni da parte degli operatori professionali nel mercato mobiliare”
Rapporti del responsabile del trattamento sulla verifica della violazione rilevata da parte di un partecipante professionale del mercato mobiliare dei requisiti della legislazione della Federazione Russa, compresi gli atti normativi dell'organo esecutivo federale per il mercato mobiliare e i documenti interni del professionista	Almeno 5 anni, salvo diversa disposizione degli atti normativi della Federazione Russa	Ordine del Servizio federale dei mercati finanziari della Federazione Russa del 21 marzo 2006 n. 06-29/pz-n "Regolamento sul controllo interno di un partecipante professionale al mercato dei valori mobiliari"
Documenti che costituiscono la base per le registrazioni nei registri contabili interni e altri documenti contabili interni, comprese le copie delle relazioni ai clienti	Per 5 anni, salvo diversamente stabilito dagli atti normativi della Federazione Russa	Risoluzione della Commissione Federale per il Mercato dei Valori Mobiliari della Federazione Russa N. 32, Ministero delle Finanze della Federazione Russa N. 108n dell'11 dicembre 2001 “Procedura per il mantenimento della contabilità interna delle transazioni, comprese le operazioni a termine, e delle operazioni con titoli di partecipanti professionali al mercato mobiliare impegnati in attività di intermediazione, di intermediazione e di gestione di titoli”
Documenti relativi alle attività professionali nel mercato mobiliare	Per 5 anni, salvo diversa disposizione della legislazione della Federazione Russa	Ordinanza del Servizio federale dei mercati finanziari della Federazione Russa del 28 dicembre 2010 n. 10-78/pz-n "Regolamento sulle attività di organizzazione delle negoziazioni sul mercato dei valori mobiliari"
Copie di documenti primari relativi ai diritti di proprietà in cui sono collocati i fondi delle riserve pensionistiche (vengono investiti i fondi del risparmio pensionistico), compresi gli atti di trasferimento o altri documenti sul trasferimento di detta proprietà	Almeno 3 anni	Decreto del governo della Federazione Russa del 16 aprile 2008 n. 269 "Regolamento sulle specifiche delle attività di un depositario specializzato di un fondo pensione non statale"
Copie di documenti che confermano il diritto agli immobili in cui sono collocati i fondi delle riserve pensionistiche, nonché rapporti sulla valutazione degli immobili specificati
Copie dei contratti di gestione fiduciaria dei fondi di riserva pensionistici (fondi di risparmio pensionistico) conclusi dal fondo con le società di gestione del fondo, copie delle modifiche apportate a tali contratti, nonché copie dei documenti che confermano la risoluzione di tali contratti
Copie degli accordi sulla base dei quali vengono collocati i fondi di riserva pensionistici (investimento dei fondi di risparmio pensionistico), le modifiche apportate a tali accordi, nonché copie dei documenti che confermano la risoluzione di tali accordi
Copie delle regole pensionistiche del fondo e delle modifiche apportate alle stesse, registrate secondo le modalità stabilite dall'organismo federale autorizzato
Istruzioni e altri documenti ricevuti o redatti da un depositario specializzato in relazione alla proprietà in cui sono collocati i fondi delle riserve pensionistiche (vengono investiti i fondi del risparmio pensionistico)
Copie dei documenti che confermano il consenso preliminare del depositario specializzato per lo smaltimento dei fondi delle riserve pensionistiche (fondi di risparmio pensionistico)
Copie del documento che definisce la politica contabile adottata dal fondo, nonché documenti sulle sue modifiche
Documenti sui conti pensionistici: - previdenza non statale; - parte finanziata della pensione di lavoro	Per 3 anni a partire dalla data di adempimento degli obblighi previsti dal contratto pensionistico Per tutta la vita dell'assicurato e dopo la sua morte - per il periodo previsto dalla procedura di archiviazione dei fascicoli pensionistici in conformità con la legislazione russa Federazione.	Legge federale del 07/05/1998 n. 75-FZ “Fondi pensione non statali”
Un registro contenente informazioni sulle violazioni rilevate, nonché informazioni sulla loro eliminazione	Per almeno 5 anni, salvo diversa disposizione degli atti normativi della Federazione Russa	Ordinanza del Servizio federale dei mercati finanziari della Federazione Russa del 3 giugno 2008 n. 08-23/pz-n "Requisiti per le regole di organizzazione e attuazione del controllo interno in un fondo pensione non statale"
Il controllore riporta i risultati dell'ispezione
Documenti originali che confermano le informazioni divulgate in conformità con i Regolamenti	Almeno 5 anni dalla data della sua pubblicazione o distribuzione, a meno che non siano stabiliti altri periodi di conservazione dalle leggi federali o da altri atti giuridici della Federazione Russa	Ordinanza del Servizio federale dei mercati finanziari della Federazione Russa del 22 giugno 2005 n. 05-23/pz-n “Regolamento sui requisiti per la procedura e i tempi di divulgazione delle informazioni relative alle attività dei fondi di investimento azionari e società di gestione di fondi comuni di investimento, nonché il contenuto delle informazioni diffuse”
Documenti relativi al sistema di tenuta del registro dei proprietari di titoli o della contabilità di deposito, nonché documenti relativi alla contabilità e al trasferimento dei diritti sui titoli	Almeno 5 anni dalla data di ricezione da parte del titolare del registro dei possessori di titoli o del depositario e dal completamento dell'operazione con titoli, se tali documenti costituivano la base per la sua esecuzione	Legge federale del 22 aprile 1996 n. 39-FZ “Mercato dei valori mobiliari”
Documenti originali non trasferiti in base ai quali sono state effettuate operazioni nel registro dei possessori di titoli	Entro 5 anni dalla risoluzione del contratto di tenuta del registro	Ordine del Servizio federale dei mercati finanziari della Federazione Russa del 23 dicembre 2010 n. 10-77/pz-"Regolamento sulla procedura di interazione durante il trasferimento di documenti e informazioni che compongono il sistema per la tenuta del registro dei possessori di titoli"
Documenti e informazioni del sistema di tenuta del registro dei possessori di titoli: - su supporto cartaceo; - in formato elettronico (ad eccezione di quelli trasferiti ad un organismo di autoregolamentazione)	Almeno 5 anni Durante l’intero periodo di validità della licenza dell’ufficiale del registro per la tenuta del registro
Documenti elettronici relativi alla tenuta dei registri dei detentori di titoli, trasmessi dai conservatori del registro	Durante tutto il periodo della sua attività
Documenti sulla base dei quali sono state effettuate operazioni nel registro dei proprietari di titoli nominativi	Almeno 5 anni	Ordinanza del Servizio federale dei mercati finanziari della Federazione Russa del 29 luglio 2010 n. 10-53/pz- "Alcune questioni relative alla tenuta del registro dei proprietari di titoli"
Documenti cartacei presentati da persone che richiedono la certificazione dell'autenticità di una firma	Entro 5 anni o durante il periodo stabilito dall'accordo, in base al quale un partecipante professionale al mercato mobiliare è incaricato di certificare l'autenticità delle firme delle persone fisiche sui documenti relativi al trasferimento di diritti su titoli e diritti garantiti da titoli	Ordine del Servizio federale dei mercati finanziari della Federazione Russa del 18 febbraio 2010 n. 10-10/pz-n "Regolamento sulla procedura di certificazione dell'autenticità della firma da parte dei partecipanti professionali al mercato dei valori mobiliari"
Polizze e certificati temporanei danneggiati, non validi e non reclamati	Almeno 3 anni	Ordinanza del Ministero della sanità e dello sviluppo sociale della Federazione Russa del 28 febbraio 2011 n. 158n “Regole sull'assicurazione sanitaria obbligatoria”
Copie o versioni elettroniche delle pubblicazioni delle informazioni specificate nella clausola 182 delle Regole
Inventario dei documenti distrutti	3 anni	Ordinanza del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 29 dicembre 2010 n. 193n "Elenco dei documenti la cui sicurezza gli assicuratori sono tenuti a garantire e requisiti per garantire la sicurezza di tali documenti"
Documenti contenenti i dati necessari per il calcolo delle riserve assicurative per ciascuna data di riferimento per ciascun contratto relativo ad assicurazioni diverse dalle assicurazioni sulla vita	Almeno 5 anni dalla data di completo adempimento degli obblighi previsti dal contratto	Ordinanza del Ministero delle Finanze della Federazione Russa dell'11 giugno 2002 n. 51n "Regole per la formazione delle riserve assicurative per assicurazioni diverse dall'assicurazione sulla vita"
Documenti e materiali sulle transazioni valutarie in corso	Per almeno 3 anni dalla data della relativa transazione valutaria, ma non prima della data di conclusione dell'accordo	Legge federale del 10 dicembre 2003 n. 173-FZ "Regolamentazione valutaria e controllo valutario"
Copie autenticate dei documenti giustificativi presentati da residenti e non residenti durante l'esecuzione di transazioni valutarie	Almeno 3 anni dalla data di presentazione da parte di un residente o non residente dei documenti giustificativi (copie di documenti) e delle informazioni	Decreto del governo della Federazione Russa del 17 febbraio 2007 n. 98 "Regole per la presentazione da parte di residenti e non residenti di documenti giustificativi e informazioni durante l'esecuzione di transazioni valutarie agli agenti di controllo valutario, ad eccezione delle banche autorizzate"
Documenti presentati da residenti e non residenti alla banca autorizzata durante l'esecuzione di operazioni valutarie	Almeno 3 anni dalla data in cui il documento è stato inserito nei materiali di controllo valutario	Istruzione della Banca di Russia del 15 giugno 2004 n. 117-I “La procedura per la presentazione da parte di residenti e non residenti di documenti e informazioni alle banche autorizzate quando effettuano operazioni di cambio, la procedura per le banche autorizzate di registrare le valute estere transazioni di scambio e preparazione di passaporti di transazione”
Documenti inclusi nel dossier del passaporto di transazione	Almeno 3 anni dalla data di chiusura del passaporto della transazione
Atti e protocolli per testare la quantità e la qualità delle merci esportate dalla Federazione Russa	Entro 3 anni	Ordinanza della CEE della Federazione Russa del 6 maggio 1999 n. 88 "Regolamento sulla procedura per l'esecuzione della valutazione da parte di esperti della quantità e della qualità delle merci esportate dalla Federazione Russa"
I documenti contenenti le informazioni indicate all'art. 7 della legge federale del 7 agosto 2001 n. 115-FZ e informazioni necessarie per l'identificazione personale		Legge federale del 7 agosto 2001 n. 115-FZ "Lotta alla legalizzazione (riciclaggio) dei proventi di reati e al finanziamento del terrorismo"
Documenti ottenuti a seguito dell'attuazione delle regole di controllo interno e dei programmi per la sua attuazione		Ordinanza del Governo della Federazione Russa del 10 giugno 2010 n. 967-r “Raccomandazioni per lo sviluppo di norme di controllo interno da parte di organizzazioni che effettuano transazioni con fondi o altri beni al fine di combattere la legalizzazione (riciclaggio) dei proventi di reato e il finanziamento del terrorismo
Documenti ottenuti a seguito dell'identificazione del cliente, del rappresentante del cliente, del beneficiario, nonché documenti relativi alle attività del cliente (compresi documenti di corrispondenza e altri documenti a discrezione dell'organizzazione)	Per almeno 5 anni dalla data di cessazione del rapporto con il cliente	Ordine di Rosfinmonitoring del 17 febbraio 2011 n. 59 “Regolamento sui requisiti per l'identificazione dei clienti e dei beneficiari, inclusa la presa in considerazione del grado (livello) di rischio del cliente che esegue transazioni ai fini della legalizzazione (riciclaggio) dei proventi di reato e finanziamento del terrorismo”
Documenti che confermano informazioni su transazioni con fondi o altri beni soggetti a controllo, nonché documenti che confermano l'invio da parte di organizzazioni (individui) di informazioni sulle transazioni a Rosfinmonitoring, sulla base dell'articolo 7 della legge federale n. 115-FZ	Almeno 5 anni dalla data di cessazione del rapporto con il cliente	Ordinanza di Rosfinmonitoring del 5 ottobre 2009 n. 245 “Lotta alla legalizzazione (riciclaggio) dei proventi di reati e al finanziamento del terrorismo”
Messaggi inviati da un'organizzazione (persona) a Rosfinmonitoring
Documenti relativi all'antiriciclaggio	Almeno 5 anni	del 30.10.2000 “Linee guida generali per la lotta al riciclaggio di denaro nel settore bancario privato (principi Wolfsberg)”
Questionario cliente (dossier)	Almeno 5 anni dalla data di cessazione del rapporto con il cliente	Banca di Russia 19.08.2004 n. 262-P "Regolamento sull'identificazione dei clienti e dei beneficiari da parte degli istituti di credito allo scopo di combattere la legalizzazione (riciclaggio) dei proventi di reati e il finanziamento del terrorismo"
Segnalazioni ricevute da istituti di credito: - circa la decisione dell'istituto di credito di non trasmettere all'organismo autorizzato le informazioni relative ad un'operazione sospetta ricevute dalla propria filiale; - sull'accettazione (non accettazione) da parte dell'organismo autorizzato delle informazioni fornite dalla filiale, previste dalla legge federale n. 115-FZ del 07.08.2001 e relative alle transazioni identificate nella filiale specificata dell'istituto di credito (in questo caso, in luogo della comunicazione, l'istituto di credito può inviare allo sportello copia della comunicazione sotto forma di messaggio elettronico (IES))	Almeno 5 anni dalla data di ricevimento	Banca di Russia del 29 agosto 2008 n. 321-P “Regolamento sulla procedura per gli enti creditizi di presentare all'organismo autorizzato le informazioni previste dalla legge federale “Sulla lotta alla legalizzazione (riciclaggio) dei proventi di reato e al finanziamento di Terrorismo"
ECO inviati dall'ente creditizio all'ente autorizzato, per i quali il CEI è stato ricevuto in accettazione da parte dell'ente territoriale, nonché il CEI specificato dell'ente territoriale e il CEI dell'ente autorizzato, ricevuti dall'ente creditizio in risposta a questo ECO (in formato elettronico)
Copie di documenti ricevuti sulla base della legge federale “Sulla lotta alla legalizzazione (riciclaggio) dei proventi di reati e al finanziamento del terrorismo” e al regolamento della Banca di Russia n. 262-P, che possono essere utilizzati come prova in sede penale, civile e procedimenti arbitrali, Messaggi, nonché altri documenti e corrispondenza commerciale	Almeno 5 anni dopo la cessazione degli obblighi tra l'ente creditizio e il cliente	Lettera della Banca di Russia del 13 luglio 2005 n. 99-T "Raccomandazioni per lo sviluppo di norme di controllo interno da parte degli enti creditizi al fine di combattere la legalizzazione (riciclaggio) dei proventi di reati e il finanziamento del terrorismo"
Relazioni dei curatori fallimentari e altri documenti approvati dalla decisione dell'assemblea generale dei membri dell'organismo di autoregolamentazione	Entro 5 anni dalla data di presentazione del relativo documento	Legge federale del 26 ottobre 2002 n. 127-FZ “Insolvenza (fallimento)”
Atti di controllo dell'attività dei suoi componenti in qualità di gestori arbitrali con tutti gli allegati	Durante tutto il periodo della loro attività	Decreto del governo della Federazione Russa del 25 giugno 2003 n. 366 "Regole per lo svolgimento di audit delle attività dei suoi membri da parte di un'organizzazione di autoregolamentazione dei gestori dell'arbitrato"
Domande di partecipazione a gare aperte e altri documenti presentati da candidati, offerenti, nonché protocolli sui risultati delle gare aperte (in formato elettronico)	Entro 10 anni dalla data di approvazione del protocollo sugli esiti delle gare aperte	Ordinanza del Ministero dello Sviluppo Economico della Federazione Russa del 15 febbraio 2010 n. 54 “Requisiti per le piattaforme elettroniche e gli operatori di piattaforme elettroniche nello svolgimento di aste aperte in formato elettronico nella vendita di beni (imprese) di debitori durante le procedure applicate in caso di fallimento caso"
Informazioni inserite nel registro dei certificati	Durante l'intero periodo di attività del centro di certificazione, a meno che non sia stabilito un periodo più breve dagli atti normativi della Federazione Russa	Legge federale del 6 aprile 2011 n. 63-FZ “Firma elettronica”
Le informazioni specificate nella Parte 1 dell'art. 15 della legge federale “sulle firme elettroniche”
Certificato della chiave di firma sotto forma di documento informatico: - dopo la sua cancellazione - in modalità di conservazione archivistica	Non meno dei termini di prescrizione stabiliti dalla legge federale per i rapporti specificati nel certificato della chiave di firma. Non meno di 5 anni	Legge federale del 10 gennaio 2002 n. 1-FZ “Firma digitale elettronica”
Informazioni inserite nel registro dei certificati qualificati delle chiavi di verifica della firma elettronica	Durante l'intero periodo	Attività di un centro di certificazione accreditato, a meno che un periodo più breve non sia stabilito da atti normativi della Federazione Russa Ordinanza del Ministero delle Telecomunicazioni e delle Comunicazioni di massa della Federazione Russa del 5 ottobre 2011 n. 250 “Formazione e mantenimento dei registri delle persone qualificate certificati di chiavi di verifica della firma elettronica, nonché fornitura di informazioni da tali registri”
Tronco d'albero	Almeno 1 anno dalla data dell'ultima iscrizione in esso	Legge della Federazione Russa del 27 dicembre 1991 n. 2124-1 “Mass media”
Materiale pubblicitario o copie dello stesso, comprese tutte le modifiche apportate ad esso, nonché contratti per la produzione, il posizionamento e la distribuzione della pubblicità (ad eccezione dei documenti rispetto ai quali la legislazione della Federazione Russa stabilisce diversamente)	Entro un anno dalla data dell'ultima diffusione della pubblicità o dalla data di scadenza di tali contratti	Legge federale del 13 marzo 2006 n. 38-FZ “Pubblicità”
	Fino alla data di entrata in vigore della regola tecnica adottata dal relativo atto normativo	Legge federale del 27 dicembre 2002 n. 184-FZ “Regolamento tecnico”
Commenti delle parti interessate ricevuti per iscritto	Prima che lo standard nazionale venga approvato
Dichiarazione di conformità e materiale probatorio	Entro 10 anni dalla data di scadenza di tale dichiarazione, salvo diverso periodo di conservazione stabilito dalle norme tecniche
Dichiarazione di conformità registrata unitamente ai documenti sulla base dei quali è stata adottata	Almeno 3 anni dopo la data di scadenza	Decreto del governo della Federazione Russa del 7 luglio 1999 n. 766 "Procedura per l'accettazione di una dichiarazione di conformità e la sua registrazione"
Etichetta del contenitore per disinfettanti	L'intero periodo di conservazione (vendita) del disinfettante	Risoluzione del Capo Sanitario dello Stato della Federazione Russa del 06/09/2003 n. 131
Una copia del certificato di conformità e dei documenti che sono serviti come base per la sua ricezione	Per almeno 2 anni dopo la data di scadenza	Legge federale del 12 giugno 2008 n. 88-FZ "Regolamentazioni tecniche per il latte e i prodotti lattiero-caseari"
Documentazione tecnica, compresi i documenti che confermano la conformità sul territorio degli Stati membri dell'Unione doganale: - per le apparecchiature che utilizzano gas; - lotto di apparecchiature che utilizzano gas (prodotto unico)	Per almeno 10 anni dalla data di rimozione (cessazione) di questa Attrezzatura dalla Produzione Per almeno 10 anni dalla data di vendita dell'ultimo prodotto del lotto	Decisione della Commissione dell'Unione Doganale del 9 dicembre 2011 n. 875 "Sicurezza dei dispositivi che funzionano con combustibili gassosi"
Una serie di documenti per i prodotti dell'industria leggera: - per i prodotti di serie; - per lotto di prodotti	Per almeno 5 anni dalla data di uscita (cessazione) dalla produzione dei prodotti dell'industria leggera Per almeno 5 anni dalla data di vendita dell'ultimo prodotto del lotto	Decisione della Commissione dell'Unione Doganale del 9 dicembre 2011 n. 876 “Sicurezza dei prodotti dell'industria leggera”
Dichiarazione di conformità e documenti allegati al materiale probatorio	Entro 10 anni dalla data di scadenza della dichiarazione di conformità per interruzione dei prodotti o vendita dell'ultimo prodotto del lotto dichiarato di dispositivi di protezione individuale	Decisione della Commissione dell'Unione Doganale del 9 dicembre 2011 n. 878 "Sicurezza dei dispositivi di protezione individuale"
Una serie di documenti per: - dispositivi di protezione individuale; - un lotto di dispositivi di protezione individuale	Per almeno 10 anni dalla data di rimozione (cessazione) di questo dispositivo di protezione individuale dalla produzione. Per almeno 10 anni dalla data di vendita dell'ultimo prodotto del lotto
Una serie di documenti per: - mezzi tecnici; - lotto di attrezzature tecniche	Per almeno 10 anni dalla data di rimozione (cessazione) dalla Produzione di questo Prodotto Tecnico Per almeno 10 anni dalla data di vendita dell'ultimo prodotto del lotto	Commissione dell’Unione doganale del 9 dicembre 2011 n. 879 “Compatibilità elettromagnetica delle apparecchiature tecniche”
Documenti contenenti informazioni in base alle quali vengono registrate le transazioni economiche estere ai fini del controllo delle esportazioni		Legge federale del 18 luglio 1999 n. 183-FZ “Controllo delle esportazioni”
Giornali contabili e documenti contabili	Almeno 3 anni, a meno che la legislazione della Federazione Russa non stabilisca un periodo di conservazione più lungo	Ordinanza dell'FSTEC della Federazione Russa del 31 marzo 2010 n. 165 "Procedura per la contabilità delle transazioni economiche estere ai fini del controllo delle esportazioni"
Documentazione relativa agli esami	Per 3 anni, a meno che la legislazione della Federazione Russa non stabilisca un periodo di conservazione più lungo	Decreto del governo della Federazione Russa del 21 giugno 2001 n. 477 "Regolamento sullo svolgimento di un esame di identificazione indipendente di beni e tecnologie ai fini del controllo delle esportazioni"
Documenti di ricevute e spese specificati al paragrafo. 5 p.3.5 Istruzioni	Almeno 3 anni	Ordine di Rosidromet del 26 febbraio 2007 n. 58 "Istruzioni sulla procedura per la registrazione, l'archiviazione e il trasferimento dei mezzi di influenza attiva da un'organizzazione specializzata a un'altra organizzazione specializzata"
Documentazione peritale elencata al paragrafo 428 delle Istruzioni	Entro 3 anni dalla data di ultimazione dei lavori in esso indicati	Risoluzione del Gosgortekhnadzor della Federazione Russa del 06.06.2003 n. 73 "Istruzioni per l'esecuzione dei lavori di rilevamento"
Registri di calcolo che sono serviti come base per la stesura dei disegni specificati nel paragrafo 428 delle Istruzioni, nonché materiali di rilievo fotometrico - fotografie (negativi) ed elenchi di coordinate di punti di riferimento utilizzati per l'orientamento (correzione) di modelli stereo	Almeno 3 anni
I disegni elencati al paragrafo 429 delle Istruzioni, nonché i verbali di calcolo che sono serviti come base per la loro preparazione	Fino alla liquidazione dei singoli oggetti e fino al rimborso dei lavori minerari
I disegni elencati al paragrafo 430 delle Istruzioni, nonché i verbali di calcolo che sono serviti come base per la loro preparazione	Prima della liquidazione dell'impresa mineraria
I disegni elencati al paragrafo 431 delle Istruzioni, nonché i verbali di calcolo che sono serviti come base per la loro preparazione	Permanentemente (non soggetto a distruzione)
Documentazione per la spedizione di materie prime commerciali	Durante l'anno di esercizio	Risoluzione del Gosgortekhnadzor della Federazione Russa del 06.06.2003 n. 71
Schede per la registrazione delle dosi individuali di radiazioni del personale		Risoluzione del Capo Sanitario dello Stato della Federazione Russa del 12 marzo 2003
Copie delle schede che registrano le dosi individuali di irradiazione esterna per il personale del gruppo A che lavora con le unità di ispezione delle radiazioni (LDU)	Per 50 anni dopo il licenziamento del dipendente	Risoluzione del medico sanitario capo dello Stato della Federazione Russa del 16 giugno 2008 n. 37
Copie delle schede di registrazione delle dosi individuali di irradiazione esterna per il personale del gruppo A	Per 50 anni	Risoluzione del medico sanitario capo dello Stato della Federazione Russa del 16 giugno 2008 n. 36 e allegati n. 3, n. 5, n. 6, n. 7, n. 8, n. 10, n. 11 ad essa
Riviste i cui moduli sono riportati negli allegati n. 3, n. 5, n. 6, n. 7, n. 8, n. 10 e n. 11 al SanPiN 2.6.1.2368-08	Costantemente
Contratti per la fornitura di servizi investigativi e certificati per l'esecuzione del lavoro	Entro 5 anni	Legge della Federazione Russa dell'11 marzo 1992 n. 2487-1 “Attività investigative private e di sicurezza nella Federazione Russa”
Documenti che confermano l'acquisto di attrezzature speciali	Fino a quando il capo di un'organizzazione di sicurezza privata non prende una decisione sulla loro distruzione, vendita (trasferimento)	Decreto del Governo della Federazione Russa del 14 agosto 1992 n. 587 "Norme per l'acquisizione, la contabilità, la custodia e il trasporto di attrezzature speciali, l'acquisizione e la circolazione di armi da fuoco e munizioni utilizzate nell'ambito di attività di sicurezza privata"
Casi con documenti di registrazione, registri, libri e registri contabili di armi	Entro 10 anni (o fino all'autorizzazione scritta dell'organo degli affari interni che esercita il controllo sulle attività di questa persona giuridica per la loro distruzione)	Ordinanza del Ministero degli affari interni della Federazione Russa del 12 aprile 1999 n. 288 "Istruzioni per l'organizzazione del lavoro degli organi degli affari interni per controllare la circolazione delle armi e delle munizioni civili e di servizio sul territorio della Federazione Russa"
Dati del registratore	Almeno 3 mesi	Risoluzione del Gosgortekhnadzor della Federazione Russa del 24 aprile 2003 n. 24
Riviste di tecnologia	Prima di una revisione importante dell'impianto
Materiali ottenuti a seguito dell'esame di un oggetto pericoloso (contratto, conclusione dell'esame di un oggetto pericoloso, corrispondenza, altri documenti)	Durante il periodo di validità del contratto di assicurazione obbligatoria della responsabilità civile del proprietario di un oggetto pericoloso	Ordinanza del Ministero delle situazioni di emergenza della Federazione Russa del 30 dicembre 2011 n. 807 “Raccomandazioni metodologiche per condurre l'esame di un oggetto pericoloso, nonché l'interazione tra proprietari di oggetti pericolosi, assicuratori, organizzazioni specializzate e specialisti che effettuano l’esame degli oggetti pericolosi”
Rapporti di esperti	Durante l'intero periodo di licenza	Risoluzione del Gosgortekhnadzor della Federazione Russa del 6 novembre 1998 n. 64
Atti redatti nella forma stabilita sulla base dei risultati della gestione dell'involucro e della sua cementazione, insieme alle conclusioni delle organizzazioni geofisiche sulle condizioni effettive della pietra di cemento dietro l'involucro.	Durante l'intero periodo di funzionamento del pozzo (conservato nella cartella del pozzo)	Risoluzione del Gosgortekhnadzor della Federazione Russa del 05/06/2003 n. 56
Dichiarazione di conformità di benzina per motori e aviazione, diesel e carburante marino, carburante per aerei e olio da riscaldamento (insieme ai materiali probatori)	Entro 3 anni dalla data di scadenza della sua validità	Ordine di Rostekhregulirovaniya del 25 dicembre 2008 n. 743-st
Documenti e materiali che confermano la certificazione dei prodotti specificati	Non inferiore al periodo di validità del certificato
Documentazione per la costruzione di pozzi in aree in cui sono presenti sali di potassio	Costantemente	Risoluzione del Gosgortekhnadzor della Federazione Russa del 02/04/2002 n. 8
Risultati dell'analisi presentati sotto forma di report	Per l'intero periodo di sviluppo sul campo e lavoro di liquidazione
Rapporti, pellicole radiografiche, nastri magnetici o diagrammi	Entro un anno dalla messa in funzione del gasdotto	Risoluzione del Gosgortekhnadzor della Federazione Russa del 18 marzo 2003 n. 9 e relativa appendice n. 3
	Durante l'intero periodo di funzionamento dell'impianto di produzione pericolosa (fino alla liquidazione)
Permesso di lavoro	Almeno 1 anno dalla data della sua chiusura
Permessi di lavoro rilasciati per la prima messa in servizio del gas, inserimento in gasdotto esistente, chiusura gasdotti con saldature ermetiche nei punti di diramazione	Permanentemente (memorizzato nella documentazione esecutiva e tecnica di questo gasdotto)
Registro per la registrazione dei permessi di lavoro per lavori pericolosi legati al gas	Almeno 5 anni
Progettazione e documentazione esecutiva	Durante l'intero periodo di funzionamento di un impianto di produzione pericoloso (fino alla liquidazione)	Risoluzione del Gosgortekhnadzor della Federazione Russa del 27 maggio 2003 n. 40
Permesso di lavoro	Almeno 1 anno
Autorizzazioni rilasciate per il drenaggio primario del gas, lavori di riparazione mediante saldatura su elementi di gasdotti tecnologici e serbatoi nel terreno	In modo permanente (memorizzato nella documentazione tecnica as-built dell'impianto GPL)
Libretti per la registrazione dei permessi di lavoro	Almeno 5 anni
Registro per il monitoraggio del funzionamento di una stazione di degasaggio fissa (DS) (unità mobile di degasaggio (MD))	Tutto il periodo di funzionamento della DS (centralina)	Ordine di Rostechnadzor del 1 dicembre 2011 n. 679 "Istruzioni per il degasaggio delle miniere di carbone"
Giornale delle indagini sui gas a vuoto della rete di degasaggio	L'intero periodo di funzionamento della rete di degasaggio della miniera
Registro dei pozzi di degasaggio	L'intero periodo di funzionamento del sito di scavo
Registro per l'ispezione e la riparazione dei gasdotti di degasaggio	L'intero periodo di funzionamento del sistema di degasaggio della miniera
Certificato di accettazione per pozzi di degasaggio sotterranei	L'intero periodo di funzionamento del sito di scavo. Per i pozzi perforati nei vecchi goaf: l'intero periodo di funzionamento del pozzo
Certificato di accettazione dei pozzi di degasaggio perforati dalla superficie	L'intero periodo di funzionamento del sito di scavo. Per i pozzi perforati nei vecchi goaf: l'intero periodo di funzionamento del pozzo.
Parametri operativi delle principali unità di ventilazione, che lo caratterizzano come elemento del sistema di ventilazione della miniera, trasferiti al sistema di controllo del gas aria (AGC)	Almeno 1 anno	Ordinanza di Rostekhnadzor del 1 dicembre 2011 n. 678 "Norme sul controllo del gas aerogas nelle miniere di carbone"
Dati che caratterizzano la ventilazione dei lavori senza uscita
Dati sullo stato del gateway
Istruzioni scritte da parte del responsabile del cantiere per bloccare temporaneamente l'interruzione automatica dell'alimentazione elettrica quando i flussi d'aria di ventilazione nelle camere di equilibrio vengono cortocircuitati
Dati sui parametri operativi controllati degli aspiratori di gas
Dati provenienti dai sistemi di monitoraggio della stazione di pompaggio del vuoto e delle tubazioni di degasaggio e dall'efficienza del sistema di degasaggio
Informazioni provenienti dai sensori utilizzati per rilevare gli incendi e rilevare le fasi iniziali degli incendi
Dati ricevuti dai sensori dei principali canali di misurazione
Dati su tutte le misurazioni software (configurazione, programmi tecnologici, impostazioni, programmi tecnologici applicativi per dispositivi di monitoraggio e controllo del sottosuolo) associati ad algoritmi di misurazione, AGC e protezione automatica del gas (AGP)
Documentazione sul sistema AGC della miniera	Almeno 1 anno dopo la cessazione dell'attività dell'impianto controllato
Abito da viaggio	Almeno 6 mesi	Risoluzione del Gosgortekhnadzor della Federazione Russa del 06/05/2003 n. 50
Rapporto di prova e documentazione tecnica	Durante il periodo di validità del certificato, ma non inferiore a 5 anni	Decreto della norma statale della Federazione Russa del 04.04.1997 n. 7 "Regole per la certificazione del prodotto nel sistema di certificazione delle macchine per la lavorazione dei metalli"
Protocollo di valutazione della produzione
Istruzioni per l'uso del prodotto	Almeno 5 anni
Registri del sistema operativo
Rapporti del sistema operativo
Rapporti di prova IL (IC).
Registri di registrazione IL (IC).
Registro statale del sistema di certificazione GOST R, che è gestito dal sistema operativo e che contiene le informazioni di base incluse nei certificati di conformità
Dichiarazioni per il rilascio di certificati di conformità nel sistema operativo
Dichiarazioni per il rilascio di copie dei certificati di conformità nel sistema operativo
Elenco delle licenze rilasciate per l'uso del marchio di conformità nel sistema operativo
Rapporti riassuntivi sul lavoro di OS e IL (IC) e copie dei certificati di conformità inviati a Gosstandart della Russia
Informazioni di sintesi sull'operato di OS e IL (IC), inviate all'Organismo Centrale del Sistema di Certificazione delle Macchine per la Lavorazione dei Metalli (CMC)
Registro per la registrazione del processo di denaturazione (introduzione di sostanze denaturanti) di alcol etilico e prodotti non alimentari contenenti alcol e del contenuto di sostanze denaturanti in essi contenuti	Almeno 5 anni dopo il completamento del suo completamento	Ordine di Rosalkogolregulirovanie del 30 aprile 2010 n. 30n "Procedura per tenere un registro del processo di denaturazione (introduzione di sostanze denaturanti) di alcol etilico e prodotti non alimentari contenenti alcol e del contenuto di sostanze denaturanti in essi contenuti"
Una copia della tesi accettata per la difesa e due copie dell'abstract	A tempo indeterminato (conservato nella biblioteca, come manoscritto)	Ordinanza del Ministero dell'Istruzione e della Scienza della Federazione Russa del 12 dicembre 2011 n. 2817 "Regolamento sul consiglio per la difesa delle tesi di laurea per il grado scientifico di Candidato in scienze, per il grado scientifico di Dottore in scienze"
Seconda copia del fascicolo di certificazione del richiedente	Per 10 anni (conservato nel consiglio di tesi)
Una copia dell'abstract e della tesi (se l'esito della discussione della tesi è negativo)	Per 10 anni (conservato nel consiglio di tesi)
Registri dei diplomi rilasciati di Dottore in Scienze e Candidato in Scienze		Ordine del Ministero dell'Istruzione e della Scienza della Federazione Russa del 24 gennaio 2012 n. 37 "Procedura per la registrazione e il rilascio di diplomi e duplicati di diplomi di dottore in scienze e candidato in scienze, nonché di sostituzione dei diplomi"
Giornali di registrazione dei certificati rilasciati dei titoli accademici di professore del dipartimento, professore associato del dipartimento, professore della specialità e professore associato della specialità	In modo permanente (archiviati come documenti di reporting rigorosi)	Ordinanza del Ministero dell'Istruzione e della Scienza della Federazione Russa del 24 gennaio 2012 n. 38 “La procedura per la registrazione e il rilascio dei certificati dei titoli accademici di professore del dipartimento, professore associato del dipartimento, professore della specialità e professore associato professore della specialità e loro duplicati”
Casi di attestazione: - rinviati al 1945 compreso; - casi di soggetti confermati nel grado accademico di professore, rinviati fino al 1991 compreso; - casi simili rinviati dopo il 1991; - cartelle di persone abilitate ai gradi accademici di professore associato e ricercatore senior (indipendentemente dal periodo di approvazione)	Costantemente Costantemente 10 anni EPC 5 anni EPC	Rosarkhiv del 05.12.2008 n. 4/2191 “Tempi di conservazione dei fascicoli di certificazione di persone abilitate al grado accademico di professore associato, ricercatore senior, professore”
Stub del certificato di nascita medico	Entro 1 anno solare dalla fine dell'anno in cui è stato rilasciato il Certificato Medico (conservato presso il luogo di rilascio)	Ministero della Sanità e dello Sviluppo Sociale della Federazione Russa del 19 gennaio 2009 N. 14-6/10/2-178
Matrici del certificato di morte medica
Stub di certificati medici di morte perinatale
Matrici di moduli di certificati di inabilità al lavoro	Entro 3 anni	Ordine del Fondo federale delle assicurazioni sociali della Federazione Russa n. 18, Ministero della Salute della Federazione Russa n. 29 del 29 gennaio 2004 "Istruzioni sulla procedura per la fornitura dei moduli dei certificati di congedo per malattia, la loro registrazione e archiviazione"
Moduli di congedo per malattia danneggiati
Una copia dell'atto finale	Per 50 anni	Ordinanza del Ministero della sanità e dello sviluppo sociale della Federazione Russa del 12 aprile 2011 n. 302n “La procedura per lo svolgimento di esami medici preliminari obbligatori (all'entrata al lavoro) e periodici (esami) dei lavoratori impegnati in lavori pesanti e lavori con condizioni di lavoro dannose e (o) pericolose”
La seconda copia del verbale di visita medica attestante lo stato di ebbrezza della persona alla guida del veicolo (modulo n. 307/u-05)	Entro 3 anni	Ordinanza del Ministero della Salute della Federazione Russa del 14 luglio 2003 n. 308 "Istruzioni fornite nell'Appendice n. 3 e clausola 7 Istruzioni fornite nell'Appendice n. 4"
Registro compilato di registrazione delle visite mediche per lo stato di ebbrezza delle persone alla guida di veicoli (modulo n. 304/u)
La terza copia della relazione dell'esame indipendente insieme alla presentazione, verbale della riunione della commissione, copie dei documenti richiesti considerati durante l'esame indipendente, opinioni dissenzienti di esperti (se presenti)	Per 50 anni	Decreto del governo della Federazione Russa del 28 luglio 2008 n. 574
Scheda individuale del paziente in caso di utilizzo di tecnologie di riproduzione assistita (modulo n. 111-1/u-03)	50 anni	Ordinanza del Ministero della Salute della Federazione Russa del 26 febbraio 2003 n. 67 “L’uso delle tecnologie di riproduzione assistita (ART) nel trattamento dell’infertilità femminile e maschile”
Tessera individuale di donatore di sperma (modulo n. 158/у-03)
Tessera di donazione di ovociti individuali (modulo n. 158-1/u-03)
Giornale di registrazione, conservazione e utilizzo dello sperma dei pazienti (modulo n. 158-2/у-03)
Giornale di contabilità, conservazione e utilizzo del seme di donatore (modulo n. 158-3/u-03)
Giornale di registrazione, conservazione e utilizzo degli ovociti dei pazienti (modulo n. 158-4/u-03)
Giornale di registrazione, conservazione e utilizzo degli ovociti donati (modulo n. 158-5/u-03)
Registro per la registrazione, conservazione e utilizzo degli embrioni crioconservati (modulo n. 158-6/у-03)
Giornale di inseminazione artificiale (modulo n. 158-7/u-03)
Rapporto sugli infortuni sul lavoro	Almeno 3 anni	Risoluzione del medico sanitario capo dello Stato della Federazione Russa del 3 marzo 2008 n. 15
Riviste finite (mappe)	Almeno 3 anni	Risoluzione del medico sanitario capo dello stato della Federazione Russa del 24 agosto 2007 n. 61
Tutti i documenti per una serie di ciascun farmaco medico immunobiologico (MIBP): - per i farmaci somministrati all'uomo; - per altri farmaci	Almeno 2 anni dopo la data di scadenza Almeno 6 mesi dopo la data di scadenza	Risoluzione del medico sanitario capo dello Stato della Federazione Russa del 18 aprile 2003 n. 60
Giornali compilati (schede) dei moduli contabili elencati ai paragrafi 3.2.1, 3.2.2 e 3.2.6 SP 1.2.036-95	Entro 3 anni	Risoluzione del Comitato statale per la vigilanza sanitaria ed epidemiologica della Federazione Russa del 28 agosto 1995 n. 14
Tessera sanatorio-resort	Entro 3 anni	Ordinanza del Ministero della Sanità e dello Sviluppo Sociale della Federazione Russa del 22 novembre 2004 n. 256

Basato su materiali da: buhgalteria.ru, www.osgrm.ru

Nel processo di attività finanziarie ed economiche, un'organizzazione o un singolo imprenditore riceve molti documenti. Spesso sorge la domanda: per quanto tempo devono essere conservati? In questa recensione, abbiamo raccolto informazioni su alcuni dei documenti contabili e fiscali più comuni, nonché sulla rendicontazione.

I periodi di conservazione dei documenti sono stabiliti da altre norme.

Documenti contabili primari

Tutti i documenti contabili primari devono essere conservati almeno cinque anni. Questo vale per:

• libri di cassa;
• documenti bancari;
• atti di accettazione, consegna, cancellazione di beni e materiali;
• fatture e relazioni anticipate;
• corrispondenza;
• lettere di vettura e giornali di bordo;
• documenti sulla ricezione dello stipendio e sul pagamento delle prestazioni;
• registri d'inventario dei beni mobili.

Per il periodo di conservazione di cinque anni della maggior parte di questi documenti è prevista una condizione: un'ispezione o un audit e talvolta anche delle eccezioni. Ad esempio, i documenti salariali dovrebbero essere conservati per 75 anni se non esistono conti personali.

I documenti sulle immobilizzazioni e i registri di inventario che non si riferiscono agli articoli di inventario dovranno essere archiviati in modo permanente.

Per quanto tempo devono essere conservati i documenti contabili?

Per quanto tempo conservare documenti primari, dichiarazioni fiscali, fatture, database contabili? Come archiviare e distruggere i documenti. Rosarkhiv. Responsabilità della conservazione dei documenti. ELENCO DEI DOCUMENTI DI GESTIONE STANDARD PRODOTTI NELLE ATTIVITÀ DELLE ORGANIZZAZIONI, CHE INDICANO I TERMINI DI ARCHIVIAZIONE Servizio di archiviazione federale della Russia Regole per l'archiviazione dei documenti nella contabilità.

Sorge la domanda, quanti anni conservare i documenti contabili.

Secondo alcuni documenti - 5 anni.

D’altro canto, la cosiddetta “profondità” di una verifica fiscale è di 3 anni.

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In caso di smarrimento dei documenti, il contribuente è tenuto a ripristinarli per i quattro anni precedenti

Se un'azienda ha perso i suoi documenti principali a causa di un'alluvione, è obbligata a ripristinare i documenti. Anche negli ultimi quattro anni, e non solo nel 2011. Gli specialisti del Ministero delle finanze russo lo hanno ricordato in una lettera del 08/11/11 n. 03-02-07/1-288.

Il che fa riferimento a quanto previsto dal comma 5. La quale stabilisce che durante una verifica fiscale, gli ispettori non hanno il diritto di richiedere all'azienda documenti che sono stati precedentemente presentati all'ispettorato (durante una verifica a tavolino o in loco). L'eccezione riguarda quei documenti che erano stati precedentemente presentati sotto forma di originali, ma sono stati restituiti dalle autorità fiscali e quindi la società li ha persi a causa di circostanze di forza maggiore.

Un altro motivo per il ripristino dei documenti è che il periodo di conservazione dei documenti necessari per il calcolo delle imposte è di quattro anni. Ciò è affermato nel comma 8 del paragrafo 1 dell'articolo 23 del Codice fiscale della Federazione Russa.

Come recuperare un documento smarrito

Formalmente la procedura è la seguente:

1. Emettere un'ordinanza che nomina una commissione per indagare sui motivi della mancata dichiarazione dei redditi.
2. Condurre un'indagine sul documento mancante. Ricevere spiegazioni scritte - promemoria - dai dipendenti responsabili della sua sicurezza.
3. Sulla base dei risultati dell'indagine, redigere una relazione. In esso indicare i motivi della perdita del documento, le misure da adottare per ripristinarlo.
4. Ripristina il documento sulla base dei documenti primari e dei registri fiscali.
5. Firmalo oggi stesso con il dipendente autorizzato a farlo. Anche se al momento della stesura originaria del documento, avrebbe dovuto essere firmato da un altro dipendente.
6. Fai la scritta "Duplicato" sulla dichiarazione. In pratica, i colleghi seguono raramente questa procedura. Secondo i dati contabili, compilano nuovamente la dichiarazione se non viene salvata nel programma di contabilità.

Per quanti anni va conservato il documento primario che attesta la perdita nella dichiarazione dei redditi?

Il Codice Fiscale dice: i documenti che confermano una perdita devono essere conservati per tutto il periodo mentre la perdita riduce la base imponibile. Questo è un massimo di 10 anni. Più altri quattro anni dopo che la perdita sarà stata ripagata.

Ma per quanto riguarda i documenti relativi ai sinistri? Solo dichiarazioni degli anni precedenti o dell'intero primario?

Il Ministero delle Finanze russo insiste: tutti i documenti primari devono essere conservati (lettera del 23 aprile 2009 n. 03-03-06/1/276).

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Organizzazione e regole per l'archiviazione di documenti contabili e altri

Per conservare i documenti contabili, è necessario attrezzare locali speciali, casseforti o armadi (clausola 6.2 del Regolamento, approvato con lettera del Ministero delle Finanze dell'URSS del 29 luglio 1983 n. 105). I requisiti per la costruzione di tali strutture di stoccaggio sono riportati nel Regolamento approvato con Ordinanza del Ministero della Cultura russo del 31 marzo 2015 n. 526.

Rigorosi moduli di segnalazione sono conservati in casseforti, armadi metallici o in locali appositi per garantirne la sicurezza (clausola 16 del Regolamento approvato con Decreto del Governo della Federazione Russa del 6 maggio 2008 n. 359). I mandati di cassa, i verbali anticipati, gli estratti conto con i relativi documenti vengono raccolti in ordine cronologico e rilegati.

I documenti etichettati come “segreto commerciale” sono conservati in casseforti.

Altri documenti possono essere conservati in appositi locali o in armadi chiusi a chiave sotto la responsabilità di persone autorizzate dal capo contabile.

Nota: clausole 6.2–6.4 del Regolamento approvato con lettera del Ministero delle Finanze dell'URSS del 29 luglio 1983 n. 105 e clausole 3.2 e 3.6 del Regolamento approvato con Risoluzione della Commissione Federale dei Titoli della Russia del 16 luglio 2003 N. 03-33/ps.

L'organizzazione ha il diritto di archiviare i documenti contabili in formato elettronico

Secondo la legislazione in materia contabile, i documenti contabili primari e sommari possono essere redatti su supporto cartaceo o elettronico (parte 5 dell'articolo 9 della legge del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ). I registri contabili fiscali possono essere tenuti anche su supporto cartaceo, elettronico e (o) su qualsiasi supporto informatico (). Infine, le dichiarazioni dei redditi (calcoli) possono, e in alcuni casi devono essere, presentate elettronicamente (articolo 80 del Codice Fiscale della Federazione Russa).

E poiché i documenti primari, i documenti contabili e fiscali, nonché le dichiarazioni dei redditi (calcoli) possono essere preparati in formato elettronico, possono essere archiviati nello stesso formato. Non è necessario stampare. L'unica condizione è che tali documenti debbano essere certificati secondo tutte le regole con una firma elettronica.

Nota: Lettere del Ministero delle Finanze della Russia datate 22 agosto 2012 n. 03-02-07/1-202 e datate 24 luglio 2008 n. 03-02-07/1-314.

Su richiesta delle agenzie di regolamentazione, compreso l'ispettorato fiscale, le copie dei documenti elettronici dovranno essere stampate e autenticate di persona prima di essere sottoposte all'ispezione (clausola 1 dell'articolo 252, clausola 1 dell'articolo 93 del Codice fiscale della Federazione Russa ). Questa conclusione si basa sulle disposizioni della parte 6 dell'articolo 9 della legge del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ, articoli 313 e 314 del codice fiscale della Federazione Russa.

Per organizzare l'archiviazione dei documenti in formato elettronico, si applicano il Regolamento approvato con lettera del Ministero delle Finanze dell'URSS del 29 luglio 1983 n. 105 (nella parte che non contraddice la legge), e il Regolamento approvato con ordinanza del Ministero della Cultura russo del 31 marzo 2015 n. 526. Fatelo fino all'approvazione dello standard contabile federale, che stabilisce i requisiti per i documenti e il flusso dei documenti nella contabilità. Ciò si legge nelle informazioni del Ministero delle Finanze russo n. PZ-13/2015.

I documenti elettronici di testo da archiviare nell'archivio dell'organizzazione devono essere inviati in formato PDF/A. Almeno una volta ogni cinque anni verificare lo stato dei supporti dei documenti elettronici e se i documenti stessi sono riproducibili. Questi sono i requisiti dei paragrafi 2.31 e 2.32 del Regolamento, approvati con ordinanza del Ministero della Cultura russo del 31 marzo 2015 n. 526.

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Distruzione di documenti

Alla scadenza del periodo di conservazione dei documenti, questi devono essere distrutti (clausola 2.3 del Regolamento approvato con ordinanza del Ministero della Cultura russo del 31 marzo 2015 n. 526). Documentare la distruzione dei documenti è vantaggioso per l'organizzazione stessa. Dopotutto, potrebbero essere necessari atti di distruzione durante ispezioni o procedimenti giudiziari, se l'organizzazione è tenuta a fornire documenti. La procedura di distruzione è prescritta nei paragrafi 4.6–4.13 del Regolamento, approvato con ordinanza del Ministero della Cultura russo del 31 marzo 2015 n. 526.

Una commissione di esperti seleziona i documenti da distruggere. La commissione di esperti può includere dipendenti dell'organizzazione (segretario, contabile, impiegato, ecc.).

La distruzione dei documenti selezionati deve essere completata (.xls 35Kb) dall'Appendice 21 del Regolamento, approvato con ordinanza del Ministero della Cultura russo del 31 marzo 2015 n. 526. Nell'atto, scrivi i dettagli di tutti i documenti. Documenti simili possono essere elencati sotto un'intestazione comune. Segna le scadenze per documenti simili. Ad esempio, "rapporti anticipati per il 2009, le scadenze sono 20/01/2009–01/12/2009".

Un'organizzazione può distruggere i documenti nei seguenti modi:

• trasferimento per l'elaborazione (smaltimento). Quando si trasferiscono documenti per l'elaborazione (smaltimento), compilare una fattura, indicando la data di trasferimento, il peso e la quantità di documenti;
• Distruggi tu stesso i documenti: bruciali, distruggili con un distruggidocumenti, gettali via, ecc.

La modalità di distruzione prescelta dovrà essere indicata nell'atto.

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Sanzioni e responsabilità per violazione delle regole e dei termini di conservazione dei documenti

Se non ci sono documenti contabili, ad esempio, sono andati persi, si tratta di una grave violazione delle regole per la contabilità delle entrate e delle spese. L'organizzazione rischia una multa di 10.000 rubli. secondo il codice fiscale della Federazione Russa. La stessa punizione verrà applicata se non rispetti la procedura e il periodo di archiviazione dei documenti.

Se la mancanza di documenti porta a una sottostima della base imponibile, il contribuente rischia una multa pari al 20% dell'importo dell'imposta non pagata, ma non inferiore a 40.000 rubli.

A un ufficiale possono essere applicate le seguenti sanzioni:

• multa da 5.000 a 10.000 rubli. – per la prima violazione;
• da 10.000 a 20.000 rubli. o squalifica per un periodo da uno a due anni - per una violazione ripetuta.

Tali sanzioni sono previste in caso di grave violazione dei requisiti contabili, compresi i rendiconti finanziari, del Codice della Federazione Russa sugli illeciti amministrativi.

La sicurezza dei documenti non viene ignorata nel diritto penale. In base al comma 1 dell'articolo 325 del Codice penale della Federazione Russa, il furto, la distruzione, il danneggiamento o l'occultamento di documenti ufficiali per interesse personale sono puniti con la reclusione fino a un anno. Ma, ovviamente, le forze dell’ordine dovranno dimostrare tale interesse.

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1. Codice del lavoro della Federazione Russa, articoli, 230.1
2. , che obbliga alla conservazione di determinata documentazione per periodi stabiliti dalla normativa.
3. (di seguito Elenco), che definisce gli obblighi per tutte le organizzazioni in merito ai periodi di conservazione della documentazione, ivi compresi i registri contabili, fiscali e del personale.
4. “Regole di base per il funzionamento degli archivi organizzativi”, approvate con decisione del Consiglio di Rosarkhiv del 02/06/2002 (sono di natura metodologica e informativa).

Non dimenticare che le normative sono di natura consultiva.

Occorre prestare attenzione alle ultime modifiche alla legislazione federale, introdotte nel marzo 2016 all'articolo 22.1 della legge 125-FZ, che stabiliscono nuovi periodi di conservazione per la nomenclatura dei file nell'organizzazione - in particolare, per gli ordini del personale creati dopo il 2003, invece del periodo di 75 anni, viene indicato un nuovo periodo: 50 anni.

Si dovrebbe prestare attenzione al conflitto sorto in relazione a questi cambiamenti. Secondo l'art. 3 della suddetta legge, tutte le informazioni sul personale si riferiscono a documenti d'archivio che riflettono il rapporto di lavoro del dipendente con il datore di lavoro. Non sono state invece inserite nuove modifiche nell'Elenco approvato con l'Ordinanza n. 558. A questo proposito sono sorti disaccordi. Secondo alcuni esperti, il periodo di conservazione passa da 75 a 50 solo per i documenti secondo la nomenclatura dei casi con un periodo di conservazione stabilito di 75 anni. Secondo altri le nuove scadenze riguardano l'intero archivio.

Regole di archiviazione

Il dipendente responsabile della tenuta dei registri del personale e dell'archiviazione delle informazioni è nominato per ordine del capo dell'organizzazione, le sue responsabilità funzionali sono fissate nella descrizione del lavoro.

Le informazioni sul personale vengono raccolte in file in conformità con le informazioni approvate.

La formazione dei casi dovrebbe essere intesa come il raggruppamento dei documenti eseguiti in casi (cartelle) secondo la nomenclatura dei casi.

Di seguito è riportata la procedura per la formazione dei casi

1. Sulla copertina della custodia devono essere indicate le seguenti indicazioni:

• nome dell'organizzazione (per intero)
• nome dell'unità strutturale (per intero)
• numero del caso (secondo la nomenclatura)
• titolo del caso
• durata di conservazione dei documenti secondo la nomenclatura

2. Nel fascicolo risultano:

• solo documenti completati ed eseguiti
• una copia originale, con poche eccezioni
• pubblicati nello stesso anno solare

All'interno del fascicolo gli atti sono ordinati per numeri e date; se il documento supera i 250 fogli o volume (4 cm), il documento viene suddiviso in volumi. Nelle grandi organizzazioni vengono emessi numerosi ordini, di norma archiviati in file diversi (ad esempio, ordini di concedere un congedo parentale, ordini di concedere un congedo non retribuito, ecc.).

Data di scadenza

I periodi di conservazione della documentazione sono riportati in tabella.

Periodo di conservazione	Nome
	dati delle persone non assunte
	credenziali attestanti l’attività lavorativa e l’anzianità di servizio del dipendente
	registri della disciplina del lavoro
	atti, regolamenti, rapporti di sicurezza
	estratti sul miglioramento delle condizioni di lavoro e della sicurezza
	documenti di sicurezza e conformità
50 anni (fino a richiesta del proprietario)	dati personali, originali (certificati, diplomi, libri di lavoro, certificati, ecc.)
Costantemente	contratti collettivi
	fascicoli personali dei dirigenti

Aree di attività più dettagliate delle organizzazioni sono riportate nell'Elenco, composto da 12 sezioni. Quanto segue si riferisce direttamente al servizio del personale: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Di seguito consideriamo una tabella con un elenco approssimativo dei documenti del personale.

Tabella dei periodi di conservazione dei documenti del personale in un'organizzazione

Durata di conservazione permanente
Ordini sulle principali attività
Conservazione a lungo termine
Disposizioni in materia di ammissione, trasferimento, licenziamento, aspettativa senza retribuzione
Riviste, libri di registrazione dei provvedimenti di ammissione, trasferimento, licenziamento
Contratti di lavoro e relativi accordi
		prima di sostituirli con quelli nuovi
Elenchi delle professioni		finché non passa la necessità

I documenti con un periodo permanente vengono archiviati nelle organizzazioni commerciali fino alla loro liquidazione. Ma nelle organizzazioni statali e municipali, la documentazione viene completata secondo le modalità prescritte per il trasferimento all'archivio.

È necessario tenere conto del ruolo speciale della commissione di esperti quando si stabiliscono i periodi di conservazione dei fascicoli nel servizio del personale. Nel diagramma 1 puoi vedere i compiti risolti dall'organismo di cui sopra.

I regolamenti sul lavoro di tale commissione, di regola, sono sviluppati sulla base dell'ordinanza dell'Archivio federale del 19 gennaio 1995 n. 2 “Sull'approvazione del regolamento approssimativo sulla commissione permanente di esperti di un'istituzione, organizzazione, impresa”.

Quando si fissano le scadenze nella colonna 4 dell'elenco dei casi, viene apposto il seguente segno:

• secondo il protocollo (CE), se non ce n'è - un ordine del capo dell'organizzazione;
• “fino a quando non passa la necessità” o “fino alla sostituzione con nuovi”, cioè Il periodo di conservazione è stabilito autonomamente dall'organizzazione (almeno 1 anno).

Il periodo di conservazione dei documenti secondo la nomenclatura dei casi inizia il 1° gennaio dell'anno solare successivo. I casi con durata di conservazione scaduta vengono preparati per la distruzione.

La riduzione dei termini di conservazione indicati negli elenchi o nei regolamenti non è accettabile. Se due regolamenti stabiliscono periodi di conservazione diversi per la stessa tipologia di informazioni, è meglio scegliere il periodo più lungo.

Responsabilità amministrativa

Nell'art. , sono previste varie responsabilità amministrative e civili per violazioni legate alla conservazione della documentazione - sotto forma di ammonizione, multa o interdizione.

Pratica dell'arbitraggio

I casi di illeciti amministrativi nel campo della legislazione archivistica sono considerati nei procedimenti civili. Per la maggior parte, il controllo oggi è finalizzato a identificare le violazioni esistenti. Gli ispettori sono guidati dalle Regole per l'organizzazione dello stoccaggio del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 2007: nonostante il fatto che l'atto normativo sia alquanto obsoleto, non ne è stato sviluppato uno nuovo.

Attualmente si applicano sanzioni minime ai sensi dell'art. 13.20, ma non dovresti esserne contento, visto che riguardano soprattutto gli archivi statali e comunali. Ma in relazione alle organizzazioni commerciali, l'art. 13.25, in cui le multe sono molto più elevate e raggiungono importi fino a 300.000 rubli.

La contabilità è il reparto più pesante di qualsiasi azienda. Ma devi sbarazzarti saggiamente di tutti i tipi di documenti. Dovrebbero essere conservati per almeno diversi anni. E alcuni documenti non possono essere distrutti fino a 75 anni! Quindi quanto dovrebbero “vivere” i documenti contabili?

Per quanto tempo conservare i documenti

Naturalmente i documenti devono essere conservati almeno per il tempo necessario agli ispettori fiscali durante un controllo. In base al paragrafo 4 dell'articolo 89 del Codice Fiscale della Federazione Russa, l'ispezione può essere effettuata per un periodo non superiore a tre anni civili precedenti l'anno in cui è stata presa la decisione sull'ispezione. Ciò significa che i documenti dei tre anni precedenti devono essere conservati.

Nel frattempo, la legislazione fiscale aggiunge un altro anno a questo periodo. Secondo il comma 8 del paragrafo 1 dell'articolo 23 del Codice Fiscale della Federazione Russa, i contribuenti sono tenuti a garantire la sicurezza dei documenti necessari per il calcolo e il pagamento delle imposte per quattro anni. Questi includono dati contabili e fiscali, nonché documenti attestanti la ricezione di redditi, spese e pagamento (ritenute) delle imposte. Un requisito simile è stabilito per gli agenti fiscali (sottoclausola 5, clausola 3, articolo 24 del Codice Fiscale della Federazione Russa). A che punto si inizia a contare il quadriennio?

Le tasse sono calcolate in base ai risultati dei periodi fiscali (clausola 1, articolo 55 del Codice fiscale della Federazione Russa). Risulta che il periodo di quattro anni deve essere conteggiato a partire dal giorno successivo alla fine del periodo fiscale. Prendiamo ad esempio l'IVA: fino a quale data conservare i documenti relativi al calcolo di questa imposta per il quarto trimestre del 2004? Il mandato quadriennale avrà inizio il 1° gennaio 2005 e terminerà il 31 dicembre 2008. Si scopre che nel 2008 è necessario archiviare i documenti dal 2004. Cioè un anno non soggetto a controllo in loco.

I periodi di conservazione dei documenti sono stabiliti anche dalla normativa contabile. Dall'articolo 17 della legge federale del 21 novembre 1996 n. 129-FZ "Sulla contabilità" (di seguito denominata legge sulla contabilità) risulta che:
- i documenti contabili primari, i registri contabili ed i bilanci devono essere conservati per periodi stabiliti dalla disciplina archivistica dello Stato, comunque non inferiori a cinque anni;
— i documenti relativi alle politiche contabili e i programmi informatici devono essere conservati dall'organizzazione per almeno cinque anni successivi all'anno in cui sono stati utilizzati per l'ultima volta per la redazione del bilancio.

Alcune eccezioni alla regola generale

Quindi, come regola generale, è necessario conservare i documenti per almeno cinque anni. Questo è il periodo massimo stabilito dalla legge contabile. Allo stesso tempo, la durata massima di una verifica fiscale è di tre anni. Pertanto, è particolarmente importante mantenere la sicurezza dei documenti relativi al calcolo delle imposte durante questo periodo. Se non hai abbastanza documenti, diciamo, cinque anni fa, puoi essere multato solo per aver violato le regole per l'archiviazione dei documenti.

Nel frattempo, in alcuni casi, il periodo di conservazione dei documenti è determinato in base a regole speciali. Di conseguenza, l'assenza di documenti anche, ad esempio, sei anni fa può portare a multe per aver sottovalutato il pagamento delle tasse. Diamo un'occhiata a tali situazioni separatamente.

“Primario” per la proprietà acquisita. I documenti per l'acquisizione di immobilizzazioni devono essere conservati indipendentemente dalla vita utile di questi oggetti. Dopotutto, sono necessari documenti per confermare il costo originale ai fini del calcolo dell'ammortamento, nonché dell'imposta sulla proprietà. Inoltre, senza un documento “primario”, la società non sarà in grado di confermare il valore dell’immobile al momento della vendita. Inoltre, ciò vale sia per le immobilizzazioni che per altri beni (lettera del Ministero delle Finanze russo del 15 settembre 2005 n. 03-03-02/84).

Requisiti speciali per le imprese in perdita. Il contribuente ha il diritto di ridurre la base imponibile del periodo corrente per le perdite dei periodi d'imposta precedenti secondo le modalità previste dall'articolo 283 del Codice Fiscale. Le perdite possono essere prese in considerazione per i prossimi 10 anni. Poiché il capitolo 25 del Codice Fiscale è in vigore dal 2002, la perdita di quest'anno può essere utilizzata per ridurre il carico fiscale della società fino al 2012 compreso. Inoltre, l'articolo 10 della legge federale n. 110-FZ del 6 agosto 2001 consente il riconoscimento delle perdite accertate alla fine del 2001.

Tuttavia, se una società trasferisce le perdite al futuro, durante l'intero periodo di utilizzo di questo vantaggio è tenuta a conservare i documenti che confermano l'importo delle perdite subite (clausola 4 dell'articolo 283 del Codice fiscale della Federazione Russa). Questa disposizione consente alle autorità fiscali di richiedere documenti sulle perdite pregresse che la società dichiara nella sua dichiarazione per il periodo corrente. Sulla base di ciò, il Ministero delle Finanze russo nella lettera del 3 aprile 2007 n. 03-03-06/1/206 spiega che la cancellazione delle perdite è possibile solo dietro presentazione dei documenti primari che confermano il risultato finanziario ottenuto.

È vero, l'entità delle perdite può essere confermata da controlli fiscali precedentemente condotti, durante i quali sono già stati esaminati i dati “primari” ad essi relativi. In questo caso non è richiesta la ripetuta verifica documentale. A questa conclusione è giunta la Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa con la sentenza del 6 giugno 2008 n. 6899/08.

Aggiungiamo che l'obbligo di conservare i documenti sulle perdite durante l'intero periodo della loro cancellazione si applica anche ai contribuenti dell'imposta agricola unificata (clausola 5 dell'articolo 346.6 del Codice fiscale della Federazione Russa) e ai "lavoratori semplificati" (clausola 7 dell'articolo 346.18 del Codice fiscale della Federazione Russa).

Cancellazione di crediti inesigibili. E in questo caso i documenti dovranno essere conservati per più di cinque anni.

Ricordiamo: in conformità con il comma 2 del paragrafo 2 dell'articolo 265 del Codice fiscale della Federazione Russa, gli importi dei crediti inesigibili sono equiparati alle spese non operative del contribuente come perdita ricevuta nella rendicontazione (imposta) periodo. Tali spese riducono la base imponibile nel calcolo dell'imposta sul reddito. Naturalmente con documenti giustificativi.

Pertanto, i documenti contabili primari che comprovano l'importo dei crediti caratterizzano il valore dei diritti di proprietà ceduti, ovvero l'importo delle spese. Pertanto, il conto alla rovescia del periodo di conservazione di tali documenti deve ricominciare dal momento in cui il debito viene cancellato. Se distruggi i documenti prima del previsto, la società perderà il diritto di riconoscere i crediti inesigibili come spese, poiché non sarà in grado di confermarne l'importo alle autorità fiscali.

Periodo di conservazione dei documenti da parte delle società di capitali. Per quanto riguarda la conservazione dei documenti, le società per azioni devono ispirarsi al Regolamento approvato con la Risoluzione FCSM n. 03-33/ps del 16 luglio 2003. In particolare, secondo tale documento normativo, essi sono tenuti a conservare permanentemente lo statuto e il bilancio annuale. Cioè durante tutta la vita dell'azienda. E in caso di liquidazione della società, i documenti con durata di conservazione permanente e i registri del personale vengono trasferiti all'archivio di Stato. Questo è se è stato concluso un accordo con lui. Se non esiste un accordo con l'archivio, è obbligato ad accettare per l'archiviazione solo i documenti relativi al personale dei dipendenti dell'azienda. Il luogo di conservazione dei restanti documenti viene stabilito dal presidente della commissione di liquidazione o dal curatore fallimentare.

Rapporti fiscali. La società deve conservare le dichiarazioni dei redditi annuali per almeno 10 anni e le dichiarazioni dei redditi trimestrali, se esistono annuali, per cinque anni. Ciò è determinato dal paragrafo 170 dell'Elenco dei documenti di gestione standard generati nelle attività delle organizzazioni, che indicano i periodi di conservazione, approvato da Rosarkhiv il 6 ottobre 2000 (di seguito denominato Elenco dei documenti di gestione standard) in combinazione con la clausola 2.4. 2 delle Istruzioni per l'uso dell'Elenco. Anche le relazioni trimestrali devono essere conservate per almeno 10 anni, se non esistono relazioni annuali (ad esempio per l'IVA). Ma i resoconti mensili in assenza di moduli trimestrali devono essere conservati per 5 anni.

Fatture, libri di acquisto e vendita. Secondo i paragrafi 15 e 27 delle Norme per la tenuta dei registri delle fatture ricevute ed emesse, dei libri di acquisto e di vendita... approvate con decreto del governo della Federazione Russa del 2 dicembre 2000 n. 914, dei libri di acquisto e di vendita devono essere conservati per cinque anni interi dalla data dell'ultima registrazione. Cioè, questi documenti per il quarto trimestre del 2004 dovrebbero essere conservati per tutto il 2009.

Anche per le fatture è previsto un periodo di conservazione di cinque anni. Motivo - clausola 150 dell'Elenco dei documenti di gestione standard.

Allo stesso tempo, sebbene le autorità fiscali abbiano il diritto di richiedere documenti che servano da base per il calcolo delle tasse e la conferma del loro pagamento, ma solo in conformità con la legislazione su tasse e commissioni. Ma l'elenco di cui sopra non è incluso in esso. Pertanto, ad esempio, nel 2009, la richiesta di fattura da parte dell’Agenzia delle Entrate per l’anno 2004 può essere ignorata.

Periodo di conservazione di una serie di altri documenti. I periodi di conservazione di una serie di altri documenti sono stabiliti da uno speciale organo esecutivo federale - Rosarkhiv (clausola 3 dell'articolo 6 della legge federale del 22 ottobre 2004 n. 125-FZ, decreto del governo della Federazione Russa di giugno 17, 2004 n. 290). E spesso superano i cinque anni. Passiamo al già citato Elenco dei documenti di gestione standard.

Il contabile si occupa principalmente della sezione 4 "Contabilità e rendicontazione", nonché delle sezioni 7 "Rapporti di lavoro" e 8 "Personale". Abbiamo riassunto in una tabella le singole voci della Lista.

La tabella contiene documenti con una durata di conservazione di un anno. Ma se questi documenti appartengono a documenti “primari”, in conformità con la legislazione contabile devono essere conservati per almeno cinque anni.

Come archiviare e distruggere correttamente i documenti

Una commissione permanente di esperti dovrebbe selezionare i documenti da conservare e distruggere, nonché fissare scadenze. È composto dagli specialisti più qualificati delle principali divisioni strutturali e uno dei dipendenti senior dell’azienda viene nominato presidente.

Come conservare. L'archiviazione dei documenti è un elemento del flusso documentale e pertanto deve essere regolata dalla politica contabile (clausola 5 della PBU 1/98 “Politica contabile dell'Organizzazione”). In questo caso, bisogna ispirarsi ai Regolamenti sui documenti e sul flusso dei documenti in contabilità (approvati dal Ministero delle Finanze dell'URSS il 29 luglio 1983 n. 105, di seguito denominati Regolamenti). Ma nella misura in cui ciò non contraddice la legislazione attuale. Il comma 6.1 del Regolamento prevede che i documenti primari, i registri contabili, le relazioni contabili ed i bilanci siano soggetti ad obbligo di trasferimento in archivio. I documenti primari elaborati vengono completati mensilmente (clausola 6.4 del Regolamento).

L'azienda determina autonomamente il luogo di archiviazione dei documenti. Di norma, questo è l'ufficio dell'azienda. Tieni presente che puoi conservare i documenti fuori dall'ufficio: ciò non è vietato dalla legge. Ad esempio, è possibile utilizzare i servizi di società di archiviazione specializzate, che spesso sono più redditizie e più affidabili. Ma le società per azioni devono conservare una serie di documenti (ad esempio lo statuto e le relazioni annuali) esclusivamente presso la sede del loro organo esecutivo (clausola 2 dell'articolo 89 della legge federale del 26 dicembre 1995 n. 208-FZ " Sulle società per azioni”).

Naturalmente, ospitare un archivio cartaceo richiede spazi per uffici, che diventano sempre più costosi. Pertanto è più semplice archiviare elettronicamente i documenti contabili e fiscali. Questa possibilità è prevista dagli articoli 9 e 10 della legge sulla contabilità e dall'articolo 314 del codice fiscale della Federazione Russa. Ciò è stato confermato dal Ministero delle Finanze russo in una lettera del 24 luglio 2008 n. 03-02-07/1-314.

Tuttavia, i funzionari hanno spiegato che le informazioni sui supporti informatici dovrebbero essere archiviate utilizzando una firma digitale elettronica. In conformità con le norme della legge federale del 10 gennaio 2002 n. 1-FZ "Sulla firma digitale elettronica", tale firma equivale a una firma autografa in un documento cartaceo. Per la gestione elettronica dei documenti l'azienda realizza un sistema informativo aziendale. È servito da un centro di certificazione che garantisce l'uso della firma digitale nei documenti elettronici.

Cosa fare con i documenti in caso di liquidazione della società? Quindi la commissione di liquidazione trasferisce i documenti sul personale per l'archiviazione nell'archivio statale o comunale. E anche altri documenti d'archivio, il cui periodo di conservazione temporanea non è scaduto, possono essere trasferiti all'archivio concludendo un accordo con esso. Oppure conservalo in qualsiasi altro posto. Notiamo che la semplice distruzione di questi documenti è vietata dalla clausola 9.7.3 delle Regole fondamentali per il funzionamento degli archivi delle organizzazioni, approvate con decisione del Consiglio di Rosarkhiv del 6 febbraio 2002. E per evitare possibili problemi con le forze dell'ordine, è meglio non farlo.

Quando un'azienda viene riorganizzata, i documenti vengono trasferiti all'organizzazione o alle organizzazioni successive. Se viene scorporata una nuova organizzazione, ad essa vengono trasferiti i file relativi al profilo delle sue attività, nonché i file personali e gli account personali dei dipendenti che si sono trasferiti a lavorare per questa organizzazione.

Come distruggere. La distruzione dei documenti è documentata da un atto approvato dal responsabile dell'organizzazione.

Allo stesso tempo, non è necessario indicare i dettagli di tutti i documenti nell'atto di smaltimento dei documenti. Questa conclusione consegue dal paragrafo 2.4.5 delle Regole fondamentali per il funzionamento degli archivi organizzativi. Queste regole forniscono una forma unificata della legge sull'assegnazione dei documenti per la distruzione. E in esso puoi creare un'unica voce per un gruppo di documenti simili. L'azienda ha il diritto di determinare autonomamente quali documenti siano considerati omogenei. Ad esempio, potrebbero trattarsi di documenti con lo stesso nome, ad esempio fatture.

Secondo la legge, le cartelle con documenti soggetti a distruzione devono essere conferite per il riciclaggio (smaltimento). Ad esempio, a un'azienda che tratta materiali riciclabili. Il trasferimento dei documenti viene emesso con fattura. Il caricamento e la rimozione per lo smaltimento avvengono sotto il controllo di un dipendente che garantisce la sicurezza dei documenti nell'organizzazione.

Esiste un approccio più semplice alla distruzione dei documenti. Diciamo che per questo utilizziamo un distruggidocumenti. Inoltre, i documenti possono essere bruciati o semplicemente gettati via. Tuttavia, va tenuto presente che l'incendio non autorizzato costituisce una violazione della legislazione ambientale. Anche buttare via la documentazione non necessaria è rischioso. Ad esempio, secondo il diritto del lavoro, il datore di lavoro è obbligato a garantire la protezione dei dati personali dei dipendenti. E altri titoli potrebbero interessare ai concorrenti.

Responsabilità per violazione delle norme sulla conservazione dei documenti

Secondo l'articolo 120 del Codice Fiscale, l'assenza di documenti primari del contribuente, o l'assenza di fatture o registri contabili è considerata una grave violazione delle norme sulla contabilizzazione dei ricavi e dei costi e delle voci imponibili. Tale reato fiscale comporta una multa di 5.000 rubli. Ma solo a condizione che la “carenza” di questi documenti fosse scoperta solo per un periodo fiscale. In caso contrario, il contribuente dovrà affrontare una multa di almeno 15.000 rubli. Se la mancanza di documenti porta a una sottostima della base imponibile, il contribuente rischia una multa pari al 10% dell'importo dell'imposta non pagata, ma non inferiore a 15.000 rubli. La sicurezza dei documenti non viene ignorata nel diritto penale. In base al comma 1 dell'articolo 325 del Codice penale della Federazione Russa, il furto, la distruzione, il danneggiamento o l'occultamento di documenti ufficiali per interesse personale sono puniti con la reclusione fino a un anno. Ma, ovviamente, le forze dell’ordine dovranno dimostrare tale interesse. Infine, gli archivisti possono verificare il modo in cui l'azienda rispetta la legislazione archivistica. Secondo l'articolo 13.20 del Codice della Federazione Russa sugli illeciti amministrativi, la violazione delle norme sulla conservazione, acquisizione, registrazione o utilizzo dei documenti d'archivio minaccia i funzionari con un avvertimento o una multa per un importo compreso tra 300 e 500 rubli.

Come viene distribuita la responsabilità della conservazione dei documenti?

Il capo dell'azienda e il capo contabile sono responsabili dell'archiviazione dei documenti. Inoltre, sulla base della legge sulla contabilità, il direttore è responsabile dell'organizzazione dell'immagazzinamento, in particolare della disponibilità di locali speciali, armadi con serratura e casseforti. E il capo contabile garantisce la sicurezza dei documenti e il loro trasferimento nell'archivio. A tal fine può nominare responsabili (clausole 6.6 e 6.2 del Regolamento). Ad esempio, nel tempo, le informazioni riflesse sulla carta potrebbero andare perse (sbiadite). In questo caso dovrai occuparti di fare delle copie di questi documenti e di certificarli con il sigillo dell’azienda. Questa raccomandazione deriva dalla lettera del Ministero delle Finanze russo del 3 aprile 2007 n. 03-03-06/1/209.

Cosa fare con i documenti il ​​cui periodo di conservazione è scaduto?