Ordine di sostituzione durante il congedo per malattia (campione). Esempio di ordine di sostituzione di un dipendente temporaneamente assente Ordine di sostituzione di una guardia giurata per il periodo di ferie

In ogni organizzazione ci sono situazioni in cui è necessario sostituire un dipendente temporaneamente assente: ferie, malattia, viaggio d'affari. In questo caso viene emessa un'ordinanza per assegnare i compiti ad un altro dipendente che svolgerà il lavoro di un collega durante la sua assenza.

Come applicare

Molto spesso i doveri di un dipendente assente sono formalizzati secondo le norme dell'art. 60.2 Codice del lavoro della Federazione Russa.

In questo caso:

• viene svolto lavoro aggiuntivo durante l'orario di lavoro;
• redatto da un accordo aggiuntivo al contratto di lavoro;
• il pagamento aggiuntivo è determinato mediante accordo;
• non viene effettuata alcuna registrazione nel libro di lavoro.

Non è legale emettere un ordine e richiedere che vengano eseguiti lavori aggiuntivi, soprattutto senza pagamento. In questo caso sia la scadenza che l'importo del lavoro aggiuntivo devono essere concordati con il dipendente. Ma il lavoratore ha il diritto di rifiutare anticipatamente in qualsiasi momento, con preavviso di tre giorni. Il datore di lavoro può anche annullare l'ordine. Un requisito obbligatorio è il consenso del dipendente. L'articolo fornisce un modello di ordine sull'assegnazione dei compiti, anch'esso da redigere.

Ordine campione sull'assegnazione dei compiti

E poiché si verificano necessariamente situazioni con l'assenza di uno dei dipendenti, in alcuni casi la procedura per la sostituzione delle mansioni può essere immediatamente indicata nella descrizione del lavoro. In questo caso, il dipendente verrà immediatamente informato della necessità di sostituire un determinato dipendente e la gamma di compiti che dovranno essere svolti in sua assenza potrà essere determinata in anticipo.

Questa opzione praticamente non richiede ulteriori modifiche amministrative e organizzative da parte del manager, perché il dipendente svolge il lavoro di qualcun altro insieme al proprio, restringendo il programma e stabilendo le priorità. Ma a seconda del carico di lavoro del dipendente, del volume delle responsabilità trasferite, del periodo di assenza (ad esempio, più di un anno, se si tratta di congedo di maternità), è possibile utilizzare altre opzioni: lavoro part-time interno o trasferimento temporaneo.

Part-time o traduzione

Il lavoro part-time interno è regolato dalle disposizioni del Cap. 44 del Codice del lavoro della Federazione Russa e può essere rilasciato anche nel caso in cui un dipendente debba svolgere compiti di altre persone oltre al suo lavoro principale.

Quali sono le caratteristiche? È necessario concludere un contratto di lavoro separato, che indicherà tutte le condizioni. E il lavoro verrà pagato in base alla posizione ricoperta in proporzione al tempo, al volume o ad altre condizioni specificate nel contratto. La differenza fondamentale rispetto all'opzione di cui sopra è che il lavoro verrà svolto oltre l'orario principale, ma non più di 4 ore al giorno, ovvero questa opzione sarà conveniente se le funzioni possono essere chiaramente delineate e il dipendente, dopo aver completato il suo lavoro principale, inizia il lavoro del dipendente assente. Tuttavia, il datore di lavoro dovrà tenere un registro dell'orario di lavoro o altri indicatori necessari e, se il dipendente lo desidera, inserirlo nel libro di lavoro.

Trasferimento temporaneo disciplinato dall'art. 72.2 del Codice del lavoro della Federazione Russa è l'opzione più drastica in questa situazione. Il dipendente svolgerà solo il lavoro del dipendente assente, cioè ciò è possibile nel caso in cui il lavoro del dipendente assente non può essere combinato con il lavoro principale, quando il lavoro principale può essere trasferito a un altro dipendente, o in caso di licenziamento di tale lavoro causerà meno danni al datore di lavoro rispetto alla mancata esecuzione del lavoro del dipendente assente. E nel caso in cui l'assenza del dipendente sia ovviamente per un lungo periodo di tempo: un lungo viaggio d'affari, un congedo parentale e altri motivi.

Tale trasferimento è formalizzato da un accordo aggiuntivo al contratto di lavoro, il pagamento viene effettuato in base alla retribuzione dovuta nella nuova posizione. Allo stesso tempo, per la risoluzione anticipata di un trasferimento temporaneo è necessario l'accordo delle parti; esso non può essere annullato unilateralmente.

Comune a tutti i casi di registrazione del sostituto è la necessità del consenso del dipendente, la determinazione dell’importo del lavoro e l’importo della remunerazione per lo svolgimento di compiti aggiuntivi.

Come redigere un ordine per la nomina di un direttore ad interim? Il capo di un'organizzazione viaggia spesso: i viaggi d'affari occupano una parte considerevole del suo tempo lavorativo. Inoltre, come gli altri dipendenti dell'organizzazione, il direttore generale ha diritto alle ferie annuali retribuite e può prendere un congedo per malattia. Per questi periodi è necessario un direttore ad interim. Un ordine campione preparato dai nostri specialisti aiuterà l'ufficiale del personale a risparmiare tempo nello sviluppo del proprio documento.

Necessita di sostituzione

In effetti, il capo di un'organizzazione può essere assente dal posto di lavoro per un motivo o per l'altro. Tuttavia l’amministratore è una figura chiave dell’azienda e in sua assenza qualcuno deve svolgere le sue funzioni. Ecco perché abbiamo bisogno di un ordine per il direttore ad interim. Pertanto, è necessario organizzare una sostituzione se lo statuto della società non prevede che le funzioni di direttore generale dell'organizzazione siano svolte da più dipendenti (clausola 3 dell'articolo 65.3 del Codice Civile della Federazione Russa).

In generale, le responsabilità del direttore generale, il che è abbastanza logico, sono attribuite al suo vice. In questo caso viene emessa un'ordinanza nei confronti del direttore ad interim.

Una procedura simile viene seguita se il capo della società non ha un sostituto la cui funzionalità include l'esercizio temporaneo delle funzioni di manager. In questo caso le funzioni di direttore generale sono delegate a qualsiasi altro dipendente della società. Lo fanno anche emettendo un ordine sulla nomina di un direttore ad interim (clausola 1 della Procedura, approvata con chiarimento del 29 dicembre 1965 del Comitato statale per il lavoro n. 30 dell'URSS e del Segretariato del Consiglio centrale di tutta l'Unione dei Sindacati n. 39).

L'ordine emesso deve indicare le responsabilità specifiche del dipendente che ha assunto le funzioni di amministratore, ad esempio il diritto di firmare fatture (clausola 6 dell'articolo 169 del Codice Fiscale della Federazione Russa). Tutte le funzionalità temporanee di un dipendente che sostituisce un dirigente devono essere incluse nell'ordine di nomina temporanea di un amministratore ad interim.

Non posso fare a meno di un ordine

È importante capire che in ogni caso è necessario emettere un ordine al direttore generale ad interim. Ciò dovrebbe essere fatto anche se la descrizione del lavoro del dipendente sostitutivo prevede l'obbligo di svolgere temporaneamente le funzioni del capo dell'organizzazione durante la sua assenza.

Inoltre, deve essere emesso un provvedimento di sostituzione temporanea in ogni caso di assenza di un amministratore da sostituire. Non sarà possibile emettere un ordine che avrà validità, ad esempio, per un anno.

Oltre all'ordinanza, al sostituto deve essere rilasciata una procura. Il suo compito è confermare l'autorità del deputato. Pertanto, il capo dell'organizzazione deve firmare la procura (clausola 4 dell'articolo 185.1 del Codice Civile della Federazione Russa). Il periodo massimo di validità di tale procura è di 1 anno dalla data di rilascio (clausola 1 dell'articolo 186 del Codice Civile della Federazione Russa).

Aggiungiamo che per l'esercizio delle funzioni di direttore generale, il dipendente che lo sostituisce ha diritto a un pagamento aggiuntivo (articolo 151 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

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Ordinanza sulla nomina di un amministratore ad interim

La formazione di un ordine per la nomina di un direttore ad interim avviene nel caso in cui il capo dell'organizzazione, per qualche motivo, non è in grado di trovarsi sul posto di lavoro per un certo periodo di tempo.

Motivi per redigere un ordine

Ogni organizzazione deve avere un manager nominato in conformità con i documenti costitutivi della società (compreso lo statuto) ed è responsabile delle attività di gestione.

Ma a volte si verificano circostanze in cui il direttore deve trasferire le sue funzioni a un altro dipendente - e ce ne sono molte nella pratica quotidiana di qualsiasi impresa. Molto spesso questo è:

• ferie (sia programmate che non programmate);
• congedo per malattia;
• viaggio di lavoro;
• Potrebbero esserci anche ragioni personali.

A chi dovrebbero essere delegati i compiti?

Ogni manager, ovviamente, decide su base individuale a chi trasferire temporaneamente le responsabilità del direttore. La condizione principale è che il dipendente selezionato abbia un certo livello di istruzione ed esperienza lavorativa e goda anche della piena fiducia della direzione e dell'amministrazione dell'azienda. Ciò è dovuto al fatto che dal momento in cui viene firmato l'ordine sulla nomina di un amministratore ad interim, tutta la responsabilità per le attività correnti dell'impresa passa al dipendente per il quale è stato scritto il documento.

Va notato che uno dei dipendenti dell'azienda o una persona, come si suol dire, "dall'esterno", può essere nominato amministratore ad interim.

Nel secondo caso, è necessario prima concludere un contratto di lavoro indicando il periodo di validità e solo successivamente scrivere un ordine sul trasferimento dei poteri.

Chi scrive l'ordine

Poiché l'ordine è sempre scritto per conto del direttore dell'organizzazione, il compito diretto di redigerlo spetta solitamente al segretario, al consulente legale o ad altro dipendente vicino al direttore. La condizione principale è che dopo la formazione l'ordine debba essere certificato dallo stesso direttore.

Un ordine deve essere scritto ogni volta che si prevede un'assenza relativamente lunga di un dirigente dal posto di lavoro.

Informazioni generali sul documento

Oggi non esistono regole rigide per la redazione di documenti amministrativi, quindi i rappresentanti di imprese e organizzazioni possono scrivere qualsiasi documento di questo tipo in qualsiasi forma o, se la società dispone di un modulo d'ordine sviluppato, in base al proprio campione.

Quando si creano gli ordini, è importante rispettare diverse condizioni:

1. Ogni ordine deve essere giustificato in qualche modo. La motivazione è sempre scritta all'inizio del documento, dopo le parole “In relazione a...” e indica il vero motivo della formazione dell'ordine. In questo caso, la giustificazione può essere la vacanza del manager, un viaggio di lavoro, un congedo per malattia, ecc.
2. Nell'ordine è inclusa anche la base, ovvero una norma di diritto che dà il diritto di redigere questo documento.
3. L'ordine può essere scritto su un normale foglio di qualsiasi formato conveniente (di solito viene utilizzato lo standard A4) o sulla carta intestata dell'organizzazione (di norma, nei casi in cui tale requisito è specificato nelle normative locali dell'azienda). È possibile scrivere un ordine a mano o digitarlo su un computer: ciò non ha importanza nel determinare la legalità del documento.
4. Il documento è redatto in unica copia, firmata dal dirigente (o da altro dipendente autorizzato ad agire per suo conto), nonché da tutte le altre persone in esso menzionate.

Le firme devono essere solo “vive”; non sono ammessi autografi facsimile (cioè stampati) sul modulo.

È necessario apporre un timbro sull'ordine solo quando la regola sull'uso dei timbri per la girata dei documenti è sancita nella politica contabile della società.

Ordinanza campione per la nomina di un amministratore ad interim

Nell'intestazione del documento è scritto:

• il suo nome (con una breve indicazione del significato) e il numero;
• nome dell'azienda;
• data e luogo di redazione dell'ordine.

Poi di seguito arriva la parte principale. Qui hai bisogno di:

• fornire una giustificazione, ad es. in relazione a quali circostanze è stato necessario formulare questo ordine;
• indicare chi fungerà esattamente da amministratore (posizione, cognome, nome e patronimico del dipendente);
• indicare il periodo ed il numero di giorni di calendario interi durante i quali tale ruolo dovrà essere svolto;
• inserire le funzioni che svolgerà il dipendente che sostituisce l'amministratore (incluso il diritto di firmare la documentazione);
• annotare il suo stipendio per questo periodo (qui è necessario tenere conto di un punto importante: se lo stipendio del regista è superiore allo stipendio del direttore ad interim, la differenza dovrebbe essere compensata);
• alla fine va inserita la persona responsabile dell'esecuzione dell'ordine (può essere il direttore stesso o uno dei suoi vice, il capo del dipartimento).

Archiviazione documenti

Dopo che l'ordine è stato scritto ed eseguito correttamente e tutte le parti interessate ne hanno preso conoscenza, deve essere trasferito per l'archiviazione al segretario dell'organizzazione o ad un altro dipendente responsabile della sicurezza della documentazione amministrativa.

Durante il periodo di validità, l'ordine deve essere conservato in una cartella separata insieme ad altri documenti simili, in un locale dove l'accesso alle persone non autorizzate è limitato.

Decorso il periodo di conservazione, il documento potrà essere trasferito in archivio e successivamente distrutto secondo le modalità previste dalla legge.

Scriviamo correttamente nei documenti: direttore ad interim

Invece del capo dell'organizzazione, i suoi compiti sono temporaneamente svolti dal direttore ad interim. Come scrivere correttamente la sua posizione nei documenti, ad esempio nei contratti e negli atti di accettazione e trasferimento? Questa è la prima volta che un ufficiale del personale si trova ad affrontare una situazione del genere. Vorrei formalizzare il tutto senza errori, soprattutto perché la procedura adottata nell'organizzazione per anteporre la designazione “ATTIVO” davanti a una posizione suscita dubbi nello specialista del personale. Nell'articolo dimostreremo un esempio di come scrivere "direttore ad interim" nei documenti.

Il capo non c'è

In pratica, può verificarsi una situazione in cui il capo di un'organizzazione è assente dal posto di lavoro per un motivo o per l'altro. Poiché l'amministratore è una figura chiave dell'azienda, qualcuno deve svolgere le sue funzioni in sua assenza. Per fare ciò, viene emesso un ordine al direttore ad interim. La sostituzione è formalizzata se lo statuto della società non prevede che le funzioni di direttore generale dell'organizzazione siano svolte da più dipendenti (clausola 3 dell'articolo 65.3 del Codice Civile della Federazione Russa).

In generale, le responsabilità del direttore generale, il che è abbastanza logico, sono attribuite al suo vice. Tuttavia, se la posizione di vicedirettore non è prevista per il personale, le funzioni di dirigente possono essere delegate a qualsiasi dipendente dell'azienda. Quando si trasferiscono i poteri, sorge la questione di come abbreviare “direttore ad interim”.

Oltre all'ordine, è necessario rilasciare una procura al direttore ad interim con diritto di firma. Ciò è spiegato come segue. Una procura per l'amministratore ad interim conferma i poteri del dipendente al quale sono state trasferite le funzioni di amministratore per gli appaltatori. Cioè, questo documento vuole servire come prova che il vicedirettore può rappresentare gli interessi della società nei rapporti con terzi. Ad esempio, firmare contratti con le controparti. Pertanto, è necessario comprendere a fondo la questione su come scrivere "direttore ad interim".

La procedura in cui avrà luogo la sostituzione temporanea del capo dell'organizzazione può essere prevista nei documenti statutari della società. Ad esempio, in caso di lunga assenza di un amministratore, è possibile fornire un algoritmo per la nomina di un nuovo capo della società alla carica (clausola 2, articolo 12 della legge federale n. 14-FZ del 02/08 /1998, articolo 11 della legge federale n. 208-FZ del 26/12/1995).

Non inseriamo un I.O, poiché la posizione del dipendente non cambia

Quindi, come abbreviare “direttore ad interim” nei documenti? È semplice, non è affatto necessario inserire una tale designazione. Ciò è spiegato come segue. A causa del fatto che al dipendente sono affidate le funzioni di amministratore, la sua posizione indicata nella tabella del personale non cambia. Pertanto, al momento della conclusione dei contratti, il dipendente dell'amministratore sostitutivo indica la sua posizione. Non è necessario indicare alcun “I.O”, “Acting” o “Acting” al momento della firma del contratto.

Pertanto, la domanda popolare: come scrivere nei documenti se il direttore ad interim è una donna non ha senso.

L'attuale legislazione non contiene alcuna restrizione all'esercizio temporaneo delle funzioni di capo di un'organizzazione da parte di qualsiasi dipendente idoneo (clausola 1 della Procedura, approvata con chiarimento del 29 dicembre 1965 del Comitato statale per il lavoro dell'URSS n. 30 e il Segretariato del Consiglio Centrale dei Sindacati di tutta l'Unione n. 39). In questo caso viene emessa un'ordinanza nei confronti del direttore ad interim.

Soprattutto per i lettori, i nostri specialisti hanno preparato un esempio di come scrivere "direttore ad interim" nei documenti nell'intestazione:

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Ordine sull'esercizio temporaneo delle funzioni di un dirigente

La base per redigere un ordine per l'esercizio temporaneo delle funzioni di un manager

Secondo l'art. 273 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il capo di un'organizzazione (direttore generale, direttore, presidente, presidente, ecc.) è un individuo che, in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa e altri regolamenti, documenti costitutivi, atti locali, gestisce questa organizzazione, compreso svolge le funzioni del suo unico organo esecutivo.

In assenza del capo dell'organizzazione sul posto di lavoro (ad esempio: per ferie, viaggio di lavoro, malattia, tirocinio, ecc.), deve essere nominato temporaneamente un dipendente che agisca a capo dell'organizzazione. E A PROPOSITO DI. Il capo dell'organizzazione è responsabile della gestione dell'intera organizzazione.

Nella nomina dell'amministratore ad interim ci si deve avvalere delle disposizioni dell'art. 60.2 del Codice del lavoro della Federazione Russa, da cui ne consegue il gestore ha bisogno:

• ottenere il consenso scritto del dipendente;
• stabilire l'importo del pagamento per l'esecuzione temporanea di lavori aggiuntivi;
• stabilire il periodo durante il quale il dipendente svolgerà le funzioni, il loro contenuto e la portata.

Solo il capo dell'organizzazione o degli organi di gestione (ad esempio: un'assemblea generale dei partecipanti o degli azionisti, ecc.) ha il diritto di incaricare un dipendente di svolgere temporaneamente le funzioni di capo dell'organizzazione.

Motivi per nominare un dipendente come esecutore temporaneo sarà l'ordine.

Contenuto dell'ordine sull'esercizio temporaneo delle funzioni di un amministratore (manager)

L'ordine sull'esercizio temporaneo delle funzioni di un amministratore non ha una forma unificata ed è redatto in modo arbitrario.

L'ordine campione presentato, oltre ai dettagli principali, contiene i seguenti dati:

• il motivo dell'assenza dell'amministratore dal posto di lavoro;
• periodo di assenza;
• informazioni sul direttore (nome completo, numero del personale, posizione, unità strutturale);
• informazioni sul dipendente responsabile della funzione temporanea di amministratore (nome completo, numero del personale, posizione, unità strutturale);
• termine di esercizio temporaneo delle funzioni del direttore;
• importo del supplemento;
• e altri dati.

L'ordine sull'esercizio temporaneo delle funzioni di amministratore è firmato dal capo dell'organizzazione.

CON l'ordine deve essere familiarizzato al dipendente contro firma— in fondo all'ordine, il dipendente deve firmare e datare la recensione.

L'ordine sull'esercizio temporaneo delle funzioni del direttore è registrato nel giornale per la registrazione degli ordini e delle istruzioni per il personale, e conservato nell'organizzazione per 75 anni.

L’amministratore delegato ha il diritto di nominare un amministratore delegato ad interim?

Situazione. Il direttore generale della società, andando in vacanza, firma un ordine che nomina un direttore generale ad interim. Sulla base dell'ordine del direttore generale, il direttore ad interim diventa effettivamente l'organo esecutivo dell'organizzazione per un certo periodo, firma contratti, ordini, dichiarazioni di reclamo e svolge altre azioni per conto dell'organizzazione.

Domanda. Il direttore generale ha il diritto di nominare un direttore generale ad interim con il trasferimento dei poteri dell'organo esecutivo dell'organizzazione?

Considerando tale questione, si segnala che ai sensi del comma 1 dell'art. 53 del Codice Civile della Federazione Russa, la procedura per la formazione e la competenza degli organi di una persona giuridica sono determinate dalla legge e dal documento costitutivo dell'organizzazione. Ne consegue che l'organo di gestione autorizzato a farlo dalla legge e dall'atto costitutivo dell'organizzazione ha il diritto di nominare un organo esecutivo unico ad interim.

Pertanto, se la legge e l'atto costitutivo dell'organizzazione non prevedono la procedura per la nomina di un direttore generale ad interim, allora la persona che agisce in quanto tale svolge illegalmente le funzioni di dirigente e tutte le azioni giuridicamente significative svolte dal direttore ad interim non possono essere considerati eseguiti per conto dell’organizzazione.

Attualmente la normativa vigente non prevede la procedura per la nomina di un direttore generale ad interim.

Per risolvere questo problema in una situazione di incertezza legislativa, rivolgiamoci alla pratica giudiziaria. Ci sono due posizioni dei tribunali.

Posizione 1. Una persona che svolge le funzioni di organo esecutivo unico di una società non ha il diritto di nominare un organo ad interim.

Sentenza della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 28 luglio 2011 n. VAS-9232/11 nel caso n. A40-163238/09-125-802 sul rifiuto di trasferire il caso al Presidium della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa

“...La Corte d'appello ha dichiarato che l'ordinanza contestata a Veselov A.Yu. furono presentati tutti i poteri del direttore generale previsti dall'articolo 40 della legge federale "sulle società a responsabilità limitata", e iniziò, di fatto, ad esercitare i poteri dell'unico organo esecutivo.

Nel soddisfare la richiesta, le corti d'appello e di cassazione sono partite dal fatto che la decisione impugnata, formalizzata con l'ordinanza del 03/05/2008, è stata emessa da A.Yu Veselov. in assenza di tali poteri, in violazione delle norme della legge federale “sulle società a responsabilità limitata”, secondo la quale la decisione in merito deve essere presa dall’assemblea generale dei partecipanti alla società...”

Determinazione del tribunale regionale di Leningrado del 29 ottobre 2014 n. 33-5130/2014

“...La presenza in ferie del direttore generale della società prevede la nomina di un direttore generale ad interim della società per il corrispondente periodo.

Il direttore generale ad interim della società per il periodo in questione non è stato nominato dall'assemblea generale dei partecipanti alla società.

In virtù di quanto previsto dall'art. Arte. 33, 40 della legge federale "sulle società a responsabilità limitata", la decisione sulla nomina di un direttore generale ad interim della società rientra esclusivamente nella competenza dell'assemblea generale dei partecipanti alla società.

Una persona che agisce in qualità di direttore generale di una società non ha il diritto di nominare un direttore generale ad interim della società, né di emettere un ordine per la concessione di ferie nei confronti di se stesso, senza la sua approvazione da parte dei partecipanti alla società e senza l'assemblea generale dei partecipanti alla società che delibera sulla nomina di un direttore generale ad interim per il periodo corrispondente. direttore generale della società..."

Risoluzione della Nona Corte d'appello arbitrale del 20 gennaio 2011 n. 09AP-31253/2010-GK nel caso n. A40-163238/09-125-802 (Risoluzione del Servizio federale antimonopolio del distretto di Mosca del 13 aprile 2011 N. KG-A40/2428-11-P questa risoluzione è rimasta invariata)

«… La Corte d'appello giunge alla conclusione che la nomina di un organo esecutivo mediante emissione di un ordine da parte di un altro organo esecutivo priva di fatto i partecipanti della possibilità di esercitare i propri diritti di gestione della società.

Tutto ciò premesso, la Corte d'appello ritiene legittime le pretese ricorrenti e, ai sensi dell'art. 53 Codice Civile della Federazione Russa, art. Arte. 33, 40 della legge federale “Sulle società a responsabilità limitata” riconosce l'ordinanza del 05/03/2008 sulla nomina di A.Yu Veselov. capo ad interim della LLC "La società di commercio e ricerca "Interoptika" non è valida..."

Posizione 2. La persona che svolge le funzioni di organo esecutivo unico della società ha il diritto di nominare un organo ad interim.

Risoluzione del tribunale arbitrale del distretto degli Urali del 26 novembre 2014 n. F09-7730/14 nel caso n. A76-5959/2013

“...La procedura per la nomina di un amministratore ad interim di una società non è definita dalla legge. Allo stesso tempo, l'amministratore della società, in forza del comma 3 dell'art. 40 della legge federale “sulle società a responsabilità limitata” ha il diritto di nominare dipendenti incarichi e conferire loro il potere di rappresentare gli interessi della società.

Poiché l'organo esecutivo di una persona giuridica, agendo nell'ambito dei poteri ad esso conferiti, ha, mediante ordine amministrativo, assegnato temporaneamente l'esercizio delle sue funzioni ad un altro funzionario, tale ordine è una base sufficiente per trasferire alla persona ivi specificata i poteri dell'organo esecutivo unico, compreso il diritto di concludere un accordo che non sia contrario alla legge e allo statuto della società.

A questo proposito, i tribunali sono giunti alla conclusione che non vi era motivo di ritenere che il contratto di fornitura del 18 maggio 2011 n. 040/2011 fosse stato firmato da una persona non autorizzata...”

Risoluzione del tribunale arbitrale del distretto della Siberia occidentale del 25 giugno 2015 n. F04-20941/2015 nel caso n. A45-15825/2014

"...il riferimento del ricorrente alla mancata approvazione dell'operazione da parte dell'assemblea generale dei fondatori è respinto, poiché l'organo esecutivo della società, agendo nell'ambito dei poteri ad esso conferiti dallo statuto, con provvedimento amministrativo ha temporaneamente assegnato l'esecuzione delle sue funzioni ad un altro funzionario; questo ordine costituisce una base sufficiente per il trasferimento alla persona specificata nella sua persona ha i poteri di un unico organo esecutivo, compreso il diritto di concludere un accordo controverso, che non contraddice lo statuto della società e la legge...”

Per riassumere, vorrei sottolineare quanto segue.

Dalla pratica di cui sopra ne consegue che i tribunali hanno opinioni diverse sulla risoluzione della questione. Pertanto, una persona che esercita le funzioni di organo esecutivo unico di una società, quando nomina un organo ad interim, corre il rischio di invalidare l'ordinanza di nomina di un organo ad interim.

La normativa prevede tre modalità per svolgere funzioni aggiuntive:

1. Combinazione di lavoro.
2. Il suo aumento.
3. Svolgimento di funzioni sul posto di lavoro di un dipendente temporaneamente assente.

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Tutte queste funzioni vengono svolte insieme all'attività lavorativa principale, inseparabilmente da essa in un determinato momento lavorativo. Se vanno oltre la giornata lavorativa si parla di lavoro part-time interno.

Quale opzione scegliere viene decisa dal datore di lavoro in ciascun caso specifico:

1. Quando si combinano le posizioni, un dipendente svolge lavoro aggiuntivo in un'altra posizione. Un dipendente non può lavorare in due posizioni identiche contemporaneamente. Di norma, ciò accade quando c'è una posizione vacante nel personale. Cioè, il segretario lavora contemporaneamente per un impiegato del personale prima di assumere una persona per la posizione specificata. Allo stesso tempo, la persona conserva il diritto di rifiutare le funzioni assegnate prima della scadenza. Per fare ciò avvisa il datore di lavoro tre giorni prima.
2. Con un aumento del volume di lavoro, il dipendente svolge un lavoro aggiuntivo nella sua professione principale, ma in eccesso rispetto alla sua quantità. Ad esempio, è stato concluso un contratto di lavoro con un addetto alle pulizie per pulire ottanta metri quadrati di locali. Con l'aumento le furono assegnati altri venti metri. In questo caso, si dovrebbe tener conto se una persona può davvero far fronte al carico maggiore.
3. Quando le mansioni di un dipendente assente sono svolte da un'altra persona, quest'ultima svolge funzioni lavorative aggiuntive nella propria professione o in un'altra. L'ex dipendente è iscritto all'istituto, ma per vari motivi è temporaneamente inabile al lavoro. Cioè, coprire una posizione vacante è impossibile. Ad esempio, un ingegnere assume le funzioni di responsabile di magazzino durante la sua malattia. Se la posizione ricoperta è finanziariamente responsabile, per il periodo di sostituzione il dipendente deve firmare un accordo sulla responsabilità finanziaria.

Documenti necessari per la registrazione dell'esecuzione temporanea delle funzioni

In caso di assenza prolungata del dipendente principale, si applica la regola per la conclusione di un contratto di lavoro a tempo determinato, che stabilisce specificamente le condizioni di lavoro fino alla partenza del dipendente principale.

Se un dipendente a tempo pieno viene assunto per la posizione richiesta, viene emesso un ordine al riguardo, con il quale la persona specificata deve familiarizzare, dando così il suo consenso. Oppure il consenso è allegato su un foglio separato. In caso di trasferimento per un periodo inferiore a un mese non è necessario il consenso.

Lo stesso vale quando si assegnano responsabilità aggiuntive a un dipendente. In questo caso, l'ordine indica le informazioni sul dipendente assente, la sua posizione e l'importo del pagamento aggiuntivo per la sostituzione.

Consenso scritto del dipendente allo svolgimento delle mansioni

Le suddette mansioni lavorative possono essere affidate a un dipendente solo dopo aver ricevuto il suo consenso scritto. Potrebbe trattarsi di una dichiarazione o di una proposta di combinazione inviata dal manager.

Una dichiarazione di consenso è un documento che conferma il consenso di una persona a svolgere le funzioni ufficiali di un dipendente assente. Il consenso può essere prestato per un periodo non superiore a un mese solare. Se si prevede che la sostituzione richieda più di un mese, il periodo è stabilito appositamente. Può essere prorogato fino ad un anno.

Accordo aggiuntivo al contratto di lavoro

Quando viene ricevuto il consenso del dipendente a svolgere temporaneamente le proprie mansioni, questo viene formalizzato in un accordo aggiuntivo al contratto di lavoro. Deve necessariamente contenere un'indicazione della posizione per lavoro aggiuntivo, del suo contenuto e volume. Inoltre, quanto verrà effettuato il pagamento aggiuntivo, il tempo necessario per completare il lavoro.

Se un dipendente deve combinare una posizione vacante, l'accordo può indicare che la combinazione avrà luogo fino a quando il posto vacante non sarà coperto. Se non è possibile determinare l'ora in cui il dipendente principale ritorna al lavoro, viene indicato "prima del ritorno del dipendente assente".

L'accordo aggiuntivo è un documento obbligatorio per la copertura delle posizioni. In sua assenza il datore di lavoro può essere ritenuto responsabile amministrativamente.

Ordinanza sull'esecuzione temporanea di compiti aggiuntivi

Dopo che è stato concluso con il dipendente un accordo aggiuntivo sull'esecuzione temporanea delle funzioni, è necessario emettere un ordine al riguardo. L'atto normativo dipartimentale specifica la portata e la durata delle funzioni e del pagamento. Il dipendente deve conoscere questo ordine e firmarlo.

Il testo dell'ordinanza dovrebbe essere approssimativamente il seguente. Dopo i dettagli dell'organizzazione, il numero e la data dell'ordine, è indicato “In relazione all'andare in ferie, affidare temporaneamente lo svolgimento delle funzioni di segretario all'ispettore del dipartimento del personale dal primo maggio. Effettua un pagamento aggiuntivo pari al quaranta per cento dello stipendio.

Sovraccarico

La legislazione non stabilisce chiaramente l'importo massimo, o viceversa, del pagamento aggiuntivo per lo svolgimento delle funzioni di un dipendente assente. Questo è impostato in modo diverso in ciascuna impresa. Ma tali funzioni devono essere pagate.

Gli importi specifici del supplemento sono determinati in un accordo aggiuntivo concluso tra il dipendente e il datore di lavoro. Sono determinati principalmente dal volume delle future mansioni lavorative, dai tempi della loro attuazione e dal contenuto. Allo stesso tempo, il datore di lavoro paga equamente per un lavoro di pari valore. Inoltre, la procedura per il pagamento aggiuntivo non è definita dalla legge. Questo può essere espresso in un importo monetario specifico. Oppure possono essere pagati come percentuale dello stipendio o dello stipendio del dipendente.

Se il contratto di lavoro prevede inizialmente l'opportunità o l'obbligo del dipendente di combinare qualsiasi posizione, tale attività non viene ulteriormente retribuita. Poiché si ritiene che questi siano solo obblighi lavorativi.

Pertanto, se un dipendente di un'organizzazione va in vacanza, si ammala o va in viaggio d'affari, il suo collega assume le funzioni della persona defunta dietro pagamento di una retribuzione aggiuntiva. Tali azioni devono essere adeguatamente formalizzate sotto forma di un accordo aggiuntivo firmato da entrambe le parti e di un ordine emesso dall'impresa.

Senza i documenti specificati, non verrà effettuato il pagamento aggiuntivo al dipendente che svolge le mansioni dell'assente. Inoltre, la sostituzione non è possibile a tempo indeterminato. Ha il suo periodo, e non molto lungo. Dopotutto, questo è un grosso onere per il dipendente. Cioè, quando si assumono responsabilità aggiuntive, ogni dipendente vuole vederle adeguatamente retribuite.

Nessuna organizzazione è immune dal fatto che i suoi dipendenti possano ammalarsi e perdere la capacità di lavorare per un lungo periodo. In una situazione del genere, il datore di lavoro dovrà garantire che il processo lavorativo non si interrompa durante questo periodo. Una delle opzioni migliori sarebbe quella di sostituire un dipendente temporaneamente assente durante la malattia con un altro dipendente. Allo stesso tempo, non dimenticare la documentazione corretta di tale sostituzione.

Cosa può fare un datore di lavoro se uno dei dipendenti va in congedo per malattia?

• Trasferisci temporaneamente il suo collega in questa posizione (in base all'articolo 72.2 del Codice del lavoro della Federazione Russa). In questo caso è necessario stipulare un accordo aggiuntivo al contratto e un ordine di sostituzione durante il congedo per malattia, un esempio del quale verrà presentato di seguito.
• Assegnare ulteriormente le funzioni del dipendente assente al suo collega, dopo aver redatto un accordo aggiuntivo al contratto di lavoro e un ordine di combinare le posizioni (sulla base dell'articolo 60.2 del Codice del lavoro della Federazione Russa).
• Assumere una nuova persona durante l'assenza del dipendente principale.

La combinazione sarà efficace solo se la quantità di lavoro è relativamente piccola. Altrimenti la sostituzione sarà la soluzione migliore.

Il concetto di sostituzione

La sostituzione di una posizione è il trasferimento di un dipendente dell'azienda ad un'altra posizione mediante l'emissione di un ordine appropriato. La traduzione può essere effettuata sia su base temporanea che permanente. Il dipendente sostitutivo sarà indicato nei documenti come EO o ACT. La sostituzione può essere necessaria nei seguenti casi: se il dipendente principale è in malattia, in ferie, in maternità, in pensione o è stato licenziato.

Il meccanismo di sostituzione è disciplinato dall'art. 72.2 Codice del lavoro della Federazione Russa. Durante il trasferimento cambiano le responsabilità funzionali del sostituto. Il lavoratore svolge soltanto integralmente le funzioni del suo collega; il suo stipendio è calcolato in base al lavoro svolto, ma di norma non inferiore alla sua retribuzione media di base. Nel libro di lavoro non vengono inserite voci relative al periodo di sostituzione, è sufficiente stipulare un accordo aggiuntivo al contratto di lavoro.

Il datore di lavoro non ha il diritto di obbligare il personale assunto a ricoprire altre posizioni contro la sua volontà. Ciò è possibile solo con il consenso del dipendente e in caso di rifiuto non si assume alcuna responsabilità. L'eccezione riguarda le situazioni in cui la sostituzione di un dipendente temporaneamente assente è dovuta a circostanze di emergenza (parti 2, 3, articolo 72.2 del Codice del lavoro della Federazione Russa). È inaccettabile trasferire una persona in una nuova posizione se presenta controindicazioni per motivi di salute.

Il Codice del lavoro della Federazione Russa stabilisce la durata del periodo massimo di sostituzione - 1 anno e in caso di sostituzione di un dipendente malato o in ferie - fino al suo ritorno al lavoro. Il periodo specifico è stabilito dal capo dell'organizzazione in accordo con la persona sostitutiva.

Registrazione della sostituzione durante il congedo per malattia

La copertura temporanea di una posizione vacante avviene in più fasi:

• Il capo dell'azienda identifica un potenziale sostituto e riceve da lui il consenso scritto.
• Le parti stipulano un accordo aggiuntivo al contratto di lavoro. Il documento indica i termini, l'importo del pagamento, la posizione e la quantità di lavoro svolto. Se non si conosce la data esatta di partenza del dipendente malato, indicare che la sostituzione viene effettuata fino al ritorno del dipendente principale dal congedo per malattia.
• Viene emesso un ordine sostitutivo per conto del gestore. Il dipendente che ha acconsentito alla sostituzione deve prenderne visione contro firma.

È previsto un pagamento aggiuntivo per la sostituzione?

Per le persone che hanno subentrato nell’esercizio delle funzioni ufficiali di qualcun altro, la questione rilevante è se hanno diritto a un compenso aggiuntivo per la sostituzione di un dipendente temporaneamente assente. Qui è necessario distinguere tra pagamento aggiuntivo in caso di combinazione e remunerazione in caso di copertura di un'altra posizione.

La remunerazione per il lavoro combinato è regolata dall'art. 151 del Codice del lavoro della Federazione Russa: il dipendente viene pagato in più perché il volume del suo lavoro aumenta - durante l'orario di lavoro svolge il proprio volume di lavoro e lavora per un collega assente. L'importo del pagamento aggiuntivo è stabilito di comune accordo dalle parti nell'accordo aggiuntivo al contratto di lavoro. L'importo del sovrapprezzo può essere qualsiasi, poiché questo punto non è regolato dalla legge.

In caso di sostituzione, il dipendente lascia le sue funzioni nella posizione principale e svolge il lavoro solo per il dipendente assente. In questo caso, è possibile un pagamento aggiuntivo se il nuovo lavoro è più complesso o comporta un volume maggiore di responsabilità rispetto al lavoro principale del sostituto. In ogni caso la modalità di pagamento è fissata nell'accordo sostitutivo aggiuntivo allegato al contratto di lavoro.

Ordine di sostituzione durante il congedo per malattia

Le organizzazioni hanno il diritto di redigere questo documento secondo un campione sviluppato in modo indipendente o secondo il modulo T-5 unificato, approvato con Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 5 gennaio 2004 n. 1.

Un ordine di sostituzione di un dipendente temporaneamente assente, un campione del quale può essere preso come base, deve contenere le seguenti informazioni:

• nome della persona giuridica;
• data di compilazione;
• NOME E COGNOME. una persona che viene trasferita in una nuova posizione;
• informazioni sulla posizione precedente e su quella sostituita;
• motivo del trasferimento;
• ammontare del pagamento;
• un collegamento al documento che è diventato la base per la traduzione;
• la data in cui la sostituzione ha effetto;
• data di fine sostituzione (o altra indicazione);
• firma del capo dell'azienda;
• firma del dipendente che assume la nuova posizione confermando la familiarizzazione.

Queste informazioni devono essere riportate nell'ordine senza errori. Se necessario vengono registrate altre informazioni. La persona per la quale è stata redatta deve familiarizzare con l'ordine.

La predisposizione dell'ordine è preceduta dalla stesura di una nota per la sostituzione del dipendente con il responsabile dell'unità strutturale dove lavora il dipendente assente. Il promemoria viene sottoposto all'esame del capo dell'organizzazione. Un dipendente che accetta di sostituire una persona assente conferma il suo consenso per iscritto e lo trasmette anche al dirigente. Solo dopo viene emesso l'ordine corrispondente.

Ordine di sostituzione durante le vacanze

Un ordine di sostituzione durante le ferie, il cui campione è simile a un ordine di sostituzione di un dipendente malato, viene emesso in occasione della partenza del dipendente principale in ferie. Questa ordinanza si riferisce ad atti locali interni; la legge non ne stabilisce una forma speciale. Il testo del documento deve indicare:

• dettagli dell'organizzazione;
• per quale motivo è stata necessaria la sostituzione;
• dati dei dipendenti: coloro che sono andati in ferie e coloro che li hanno sostituiti;
• tempi di sostituzione;
• elenco delle funzioni lavorative da svolgere;
• nome e numero del documento che è diventato la base per la stesura dell'ordine.

In tutte le organizzazioni a volte si verificano situazioni in cui è necessario sostituire temporaneamente uno dei dipendenti. Per eseguire questa procedura secondo le regole stabilite, esiste un certo algoritmo di azioni sviluppato, il cui inizio è dato dall'ordine di sostituire il dipendente assente.

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Motivi della sostituzione

Una varietà di circostanze può servire come motivo per sostituire qualsiasi membro del personale. Il più comune:

• uno dei dipendenti in congedo per malattia;
• andare in maternità o in congedo regolare programmato;
• andare in viaggio d'affari, ecc.

Va notato che in questi casi non sempre viene nominato un sostituto temporaneo.

Ciò è solitamente richiesto quando l’assenza dura più di tre giorni lavorativi o quando i compiti del dipendente sono così importanti che senza di essi le normali attività quotidiane dell’azienda sono impossibili.

Chi può essere nominato

Per avviare il processo di sostituzione di un dipendente temporaneamente assente è necessario innanzitutto selezionare il candidato giusto per la sostituzione.

Deve trattarsi di una persona con qualifiche, istruzione ed esperienza sufficienti.

Può ricoprire qualunque posizione all'interno dell'azienda (in questo caso bisognerà ottenere anche il suo consenso scritto) oppure assunto “dall'esterno” con contratto part-time.

In alcune situazioni, per sostituire un prezioso “personale” assente da molto tempo, viene assunto un nuovo specialista, quindi con lui deve essere concluso un contratto di lavoro a tempo determinato separato, indicando uno specifico periodo di validità limitato.

Procedura di sostituzione

Una volta individuata una sostituzione temporanea, la direzione emette un ordine indicando la necessità di sostituzione, nonché le condizioni alle quali avverrà.

Quindi con il dipendente viene concluso un accordo aggiuntivo all'attuale contratto di lavoro (se si tratta di uno degli specialisti dell'azienda) o un contratto di lavoro, dopodiché la persona può iniziare le sue nuove funzioni.

Chi crea l'ordine

Gli amministratori delle società non sono quasi mai coinvolti in prima persona nella realizzazione della documentazione amministrativa. Molto spesso ciò viene fatto dai capi delle unità strutturali, dai consulenti legali o dai segretari, a seconda del tipo di ordine che deve essere preparato.

Un ordine di sostituzione di un dipendente temporaneamente assente viene solitamente scritto su iniziativa del dipartimento del personale e redatto nel dipartimento stesso o dalla segretaria.

Cosa prendere come base per un ordine

Tutti gli ordini sviluppati devono essere basati su qualcosa. In particolare, ciascun ordine di questo tipo deve avere base documentale e giustificazione.

La base può essere un articolo di legge direttamente correlato all'essenza dell'ordine o un documento interno della società (ad esempio, un atto, un regolamento sulle politiche contabili, un funzionario o un memorandum). Con la giustificazione, tutto è più semplice: questo è il vero motivo per cui viene emesso l'ordine.

Chi deve firmare un'ordinanza per sostituire un dipendente temporaneamente assente

L'ordine si riferisce a quei documenti che provengono sempre dai vertici dell'impresa.

Pertanto, questo documento deve essere firmato personalmente dal direttore dell'organizzazione o da un dipendente che svolge temporaneamente le sue funzioni. Inoltre, tutte le persone nei confronti delle quali è stata emessa e i responsabili della sua esecuzione devono firmare l'ordinanza.

Pertanto, tutti i dipendenti sopra menzionati testimonieranno di conoscere l'ordine e di essere pronti a eseguirlo.

Effettuare un ordine

Questo ordine può essere scritto in forma libera - la sua forma unificata non è stabilita dalla legge (ad eccezione delle istituzioni governative - che hanno i propri standard per tutti gli atti amministrativi).

Tuttavia, alcuni manager aziendali sviluppano il proprio modello di ordine: se l'azienda ne ha uno, è necessario concentrarsi su di esso durante l'elaborazione degli ordini.

Formato del documento

Come l'esecuzione di un ordine, il suo formato è arbitrario: ciò significa che può essere effettuato in forma stampata o scritta a mano, ciò non ha importanza per determinare lo status giuridico del documento. È necessario tenere conto di una sola sfumatura: il modulo elettronico deve essere stampato in modo che il direttore e tutti i dipendenti interessati possano firmarlo.

Per quanto riguarda il sigillo, non è richiesto (a meno che la direzione non lo richieda).

Registrazione di un ordine

Tutti i moduli amministrativi, preparati e firmati, devono essere registrati in un apposito documento contabile - un giornale, che di solito è tenuto dal segretario o da altro dipendente incaricato di registrare gli ordini di gestione. È sufficiente inserire il nome dell'ordine, la data della sua preparazione e il numero nel giornale.

Come conservare

L'ordine emesso deve essere conservato per un certo periodo di tempo, determinato dalla legislazione vigente o dai regolamenti interni.

Trascorso il periodo di conservazione, il modulo potrà essere trasferito in archivio o smaltito (nel rispetto della procedura prescritta anche dalla legge).

Esempio di ordine per la sostituzione di un dipendente temporaneamente assente

Se ti viene assegnato il compito di creare un ordine per sostituire un dipendente temporaneamente assente, guarda l'esempio seguente: sulla base puoi facilmente emettere l'ordine di cui hai bisogno.

All'inizio del documento, indicare:

• Nome della ditta;
• nome dell'ordine;
• il suo numero, luogo e data di compilazione.

Quindi, di seguito, fornire le basi e le motivazioni per la sua formazione. Successivamente, dopo la parola “ordino”, scrivi:

• posizione e nome completo del dipendente a cui vengono assegnate responsabilità sostitutive;
• il periodo durante il quale tali funzioni devono essere svolte;
• condizioni per la sostituzione (l'elenco delle responsabilità e delle condizioni può essere specificato in un'appendice separata);
• il dipendente responsabile dell'attuazione di tale ordine.

Se necessario, integra l'ordine con tutte le altre informazioni necessarie rilevanti nel tuo caso.

Al termine raccogliere le firme di tutti gli interessati.