Orçamento mensal do escritório. Melhores práticas para criação de formulários de orçamento no Excel

O problema da falta de dinheiro é relevante para a maioria das famílias modernas. Muitas pessoas sonham literalmente em sair das dívidas e começar uma nova vida financeira. Em tempos de crise, o peso dos baixos salários, dos empréstimos e das dívidas afecta quase todas as famílias, sem excepção. É por isso que as pessoas se esforçam para controlar suas despesas. O objetivo de economizar despesas não é que as pessoas sejam gananciosas, mas sim ganhar estabilidade financeira e olhar para o seu orçamento com sobriedade e imparcialidade.

O benefício de controlar o fluxo financeiro é óbvio – é a redução de custos. Quanto mais você economiza, mais confiança você terá no futuro. O dinheiro que você economiza pode ser usado para criar um colchão financeiro que permitirá que você se sinta confortável por um tempo, por exemplo, se estiver desempregado.

O principal inimigo no caminho do controle financeiro é a preguiça. As pessoas primeiro ficam entusiasmadas com a ideia de controlar o orçamento familiar, mas depois rapidamente se acalmam e perdem o interesse pelas finanças. Para evitar esse efeito, você precisa adquirir um novo hábito - controlar constantemente seus gastos. O período mais difícil é o primeiro mês. Então o controle se torna um hábito e você continua a agir automaticamente. Além disso, você verá os frutos do seu “trabalho” imediatamente - suas despesas serão incrivelmente reduzidas. Você verá pessoalmente que alguns gastos foram desnecessários e podem ser abandonados sem prejuízo para a família.

Enquete: Uma planilha de Excel é suficiente para controlar o orçamento familiar?

Contabilização de despesas e receitas familiares em uma planilha Excel

Se você é novo na criação de um orçamento familiar, antes de usar ferramentas poderosas e pagas para contabilidade doméstica, tente manter seu orçamento familiar em uma planilha simples do Excel. Os benefícios de tal solução são óbvios - você não gasta dinheiro em programas e tenta controlar as finanças. Por outro lado, se você comprou o programa, isso vai te estimular - já que você gastou dinheiro, então você precisa manter registros.

É melhor começar a traçar o orçamento familiar com uma tabela simples em que tudo fique claro para você. Com o tempo, você pode complicá-lo e complementá-lo.

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Aqui vemos três seções: receitas, despesas e relatório. Na seção de despesas introduzimos as categorias acima. Ao lado de cada categoria há uma célula contendo o gasto total do mês (a soma de todos os dias à direita). Na área “dias do mês” são inseridos os gastos diários. Na verdade, este é um relatório completo do mês sobre as despesas do seu orçamento familiar. Esta tabela fornece as seguintes informações: despesas de cada dia, de cada semana, do mês, bem como as despesas totais de cada categoria.

Quanto às fórmulas utilizadas nesta tabela, são muito simples. Por exemplo, o consumo total da categoria “automóvel” é calculado pela fórmula =SOMA(F14:AJ14). Ou seja, esse é o valor de todos os dias da linha 14. O valor das despesas por dia é calculado da seguinte forma: =SOMA(F14:F25)– todos os números na coluna F da 14ª à 25ª linha são somados.

A seção “renda” está estruturada de forma semelhante. Esta tabela apresenta categorias de receitas orçamentárias e o valor que lhes corresponde. Na célula “total” a soma de todas as categorias ( =SOMA(E5:E8)) na coluna E da 5ª à 8ª linha. A seção “relatório” é ainda mais simples. As informações das células E9 e F28 são duplicadas aqui. O saldo (receitas menos despesas) é a diferença entre essas células.

Agora vamos tornar nossa tabela de despesas mais complexa. Vamos apresentar as novas colunas “plano de despesas” e “desvio” (baixe a tabela de despesas e receitas). Isso é necessário para um planejamento mais preciso do orçamento familiar. Por exemplo, você sabe que o custo do carro geralmente é de 5.000 rublos/mês e o aluguel é de 3.000 rublos/mês. Se soubermos as despesas com antecedência, podemos fazer um orçamento para um mês ou até um ano.

Conhecendo suas despesas e receitas mensais, você pode planejar grandes compras. Por exemplo, a renda familiar é de 70.000 rublos/mês e as despesas são de 50.000 rublos/mês. Isso significa que todos os meses você pode economizar 20.000 rublos. E em um ano você será dono de uma grande soma - 240.000 rublos.

Assim, as colunas “plano de despesas” e “desvio” são necessárias para o planeamento orçamental de longo prazo. Se o valor na coluna de desvio for negativo (destacado em vermelho), você se desviou do plano. O desvio é calculado usando a fórmula =F14-E14(ou seja, a diferença entre o plano e as despesas reais da categoria).

E se você se desviar do plano em algum mês? Se o desvio for insignificante, no próximo mês você deverá tentar economizar nesta categoria. Por exemplo, em nossa tabela na categoria “roupas e cosméticos” há um desvio de -3.950 rublos. Isso significa que no próximo mês é aconselhável gastar 2.050 rublos (6.000 menos 3.950) neste grupo de bens. Então, em média, ao longo de dois meses você não terá nenhum desvio do plano: (2.050 + 9.950) / 2 = 12.000 / 2 = 6.000.

Utilizando nossos dados da tabela de despesas, construiremos um relatório de custos em forma de gráfico.

Construímos um relatório sobre a renda do orçamento familiar da mesma forma.

Os benefícios desses relatórios são óbvios. Em primeiro lugar, obtemos uma representação visual do orçamento e, em segundo lugar, podemos acompanhar a percentagem de cada categoria. No nosso caso, os itens mais caros são “vestuário e cosméticos” (19%), “alimentação” (15%) e “crédito” (15%).

O Excel possui modelos prontos que permitem criar as tabelas necessárias em dois cliques. Se você for ao menu “Arquivo” e selecionar “Criar”, o programa lhe oferecerá a criação de um projeto finalizado com base nos modelos existentes. Nosso tema inclui os seguintes modelos: “Orçamento Familiar Típico”, “Orçamento Familiar (Mensal)”, “Orçamento de Despesas Simples”, “Orçamento Pessoal”, “Orçamento Residencial Semestral”, “Orçamento Estudantil Mensal”, “Calculadora de Despesas Pessoais ” .

Uma seleção de modelos Excel gratuitos para orçamento

Você pode baixar tabelas Excel prontas gratuitamente usando estes links:

As duas primeiras tabelas são discutidas neste artigo. A terceira tabela é descrita em detalhes no artigo sobre contabilidade doméstica. A quarta seleção é um arquivo contendo modelos padrão da planilha Excel.

Tente baixar e trabalhar com cada tabela. Depois de revisar todos os modelos, você certamente encontrará uma mesa adequada especificamente ao seu orçamento familiar.

Planilhas Excel vs. software de contabilidade doméstica: o que escolher?

Cada método de fazer contabilidade doméstica tem suas próprias vantagens e desvantagens. Se você nunca fez contabilidade doméstica e tem poucos conhecimentos de informática, é melhor começar a contabilizar suas finanças usando um caderno comum. Insira todas as despesas e receitas de qualquer forma e, no final do mês, pegue uma calculadora e combine débitos e créditos.

Se o seu nível de conhecimento permitir que você use um processador de planilhas Excel ou um programa semelhante, sinta-se à vontade para baixar modelos de planilhas de orçamento doméstico e começar a contabilizar eletronicamente.

Quando a funcionalidade das tabelas não for mais adequada para você, você poderá usar programas especializados. Comece com o software mais simples para contabilidade pessoal e só então, quando tiver experiência real, poderá adquirir um programa completo para PC ou smartphone. Informações mais detalhadas sobre programas de contabilidade financeira podem ser encontradas nos seguintes artigos:

As vantagens de usar tabelas do Excel são óbvias. Esta é uma solução simples, direta e gratuita. Também existe a oportunidade de adquirir habilidades adicionais no trabalho com um processador de mesa. As desvantagens incluem baixo desempenho, pouca visibilidade e funcionalidade limitada.

Os programas especializados para gerenciar o orçamento familiar têm apenas uma desvantagem - quase todos os softwares normais são pagos. Há apenas uma questão relevante aqui - qual programa é da mais alta qualidade e mais barato? As vantagens dos programas são: alto desempenho, apresentação visual dos dados, diversos relatórios, suporte técnico do desenvolvedor, atualizações gratuitas.

Se você quiser tentar planejar um orçamento familiar, mas não está pronto para pagar, faça o download gratuitamente e comece a trabalhar. Se você já tem experiência em contabilidade doméstica e deseja utilizar ferramentas mais avançadas, recomendamos a instalação de um programa simples e barato chamado Housekeeper. Vejamos os fundamentos da contabilidade pessoal usando o Housekeeper.

Manutenção da contabilidade doméstica no programa "Governanta"

Uma descrição detalhada do programa pode ser encontrada nesta página. A funcionalidade do “Governanta” é simples: existem duas seções principais: receitas e despesas.

A seção “Renda” é organizada de maneira semelhante. As contas de usuário são configuradas na seção “Usuários”. Você pode adicionar qualquer número de contas em moedas diferentes. Por exemplo, uma conta pode ser em rublos, a segunda em dólares, a terceira em euros, etc. O princípio de funcionamento do programa é simples - ao adicionar uma transação de despesa, o dinheiro é debitado da conta selecionada, e quando se trata de uma transação de receita, o dinheiro, ao contrário, é creditado na conta.

Para construir um relatório, você precisa selecionar o tipo de relatório na seção “Relatórios”, especificar o intervalo de tempo (se necessário) e clicar no botão “Construir”.

Como você pode ver, tudo é simples! O programa gerará relatórios de forma independente e indicará os itens de despesas mais caros. Usando relatórios e uma tabela de despesas, você pode gerenciar seu orçamento familiar de maneira mais eficaz.

Vídeo sobre orçamento familiar em Excel

Existem muitos vídeos na Internet dedicados a questões de orçamento familiar. O principal é que você não apenas assista, leia e ouça, mas também aplique na prática os conhecimentos adquiridos. Ao controlar seu orçamento, você reduz despesas desnecessárias e aumenta a economia.

A empresa Ural Lotto desenvolveu um modelo em Excel, com o qual o serviço financeiro pode elaborar rapidamente um Orçamento de Receitas e Despesas (I&C) e um Orçamento de Fluxo de Caixa (CFB). Um exemplo em Excel pode ser baixado no link no final do artigo.

Para desenvolver um sistema orçamentário, simplificar o procedimento de planejamento e minimizar o risco de erros nos planos financeiros, uma empresa necessita de um modelo unificado de contabilidade financeira em Excel, no qual apenas uma tabela é alocada para entrada de dados e todas as demais são geradas automaticamente.

Imaginemos que o diretor financeiro, em conjunto com o serviço económico, tenha que desenvolver um sistema orçamental de raiz. A princípio, é difícil entender como será organizado o processo orçamentário, que tipos de orçamentos e relatórios serão necessários e de que forma será necessária a obtenção de informações sobre receitas e despesas reais do programa contábil. Isso é exatamente o que eles pensaram na Ural Lotto LLC.

Nos primeiros meses nos limitamos à formação de orçamentos separados - vendas, compras, divisões. Depois de algum tempo, conseguimos desenvolver (planilhas “PL detalhado” e “CF detalhado”, respectivamente) criadas utilizando a ferramenta “Tabelas Dinâmicas” do Excel. Usando filtros integrados, você pode selecionar itens de interesse, subitens de primeiro e segundo níveis, e agrupar separadamente receitas (recebimentos) e despesas (pagamentos). Para refletir as alterações feitas na planilha, você precisará clicar com o botão direito e selecionar “Atualizar” no menu que aparece.

A planilha “PL detalhado” permite criar um orçamento de receitas e despesas tanto para a empresa como um todo quanto para uma divisão separada. Para obtê-lo, basta selecionar os itens “BDR” e “Para ambos os orçamentos” na janela “Nome do Orçamento”. Se necessitar de um plano para um departamento específico, deverá inserir o seu nome na janela “CFD”.

A opção “Para ambos os orçamentos” destina-se caso os números sejam iguais para ambos os orçamentos, ou seja, por exemplo, quando 10.000 rublos em janeiro para algum item vão tanto para o BDR quanto para o BDDS. Isso é feito para evitar inserir os mesmos números duas vezes.

Um BDDS detalhado no Excel é criado de forma semelhante: na planilha “CF detalhado”, é necessário selecionar “BDDS” e “Ambos os orçamentos” e a seguir atualizar os dados. Também existe filtragem por CFD.

Quando o método de orçamento de fluxo de caixa indireto é melhor do que o método direto?

Este artigo explicará qual método de orçamento de fluxo de caixa é adequado para sua empresa.

Documentos úteis

Exemplo de BDR e BDDS no Excel

Um exemplo de orçamento de receitas e despesas e orçamento de fluxo de caixa (CFB) em Excel para toda a empresa é apresentado nas planilhas “Orçamento PL” e “Orçamento CF”. Ao contrário dos planos detalhados, eles não são formados diretamente a partir da planilha, mas após processamento intermediário das informações em fichas auxiliares (“Código de Artigos” e “Código do Art.-Subst.”).

A primeira das tabelas auxiliares é “Código de Artigos”. – destina-se a consolidar os dados orçamentais sobre as principais rubricas de despesas e receitas (receitas e pagamentos). É configurado da mesma forma que os orçamentos detalhados - através do campo “Nome do Orçamento” (ver Fig. 1).

Por ser utilizado para ambos os orçamentos, o BDR e o BDDS só poderão ser gerados sucessivamente através da aplicação de um filtro no campo “Nome do Orçamento”. A atualização simultânea de ambos os orçamentos nesta versão do arquivo é impossível. Claro, você pode fazer duas dessas tabelas auxiliares - para cada orçamento, mas usar o arquivo ficará mais difícil, pois cada vez você terá que atualizar um número maior de tabelas de resumo. E o próprio arquivo ficará “mais pesado”.

Figura 1. Mesa auxiliar

A segunda tabela auxiliar (“Código do Artigo-Subst.”) consolida os dados com o detalhe “Artigo” e “Subartigo de primeiro nível”. Os nomes combinados destes últimos são fornecidos na coluna “Para Relatório” da planilha. O trabalho prossegue de forma semelhante ao “Código de Arte” descrito anteriormente. – você deve selecionar o nome do orçamento dependendo de qual está sendo formado.

Os orçamentos são preenchidos com dados de tabelas auxiliares através da fórmula VLOOKUP. Por exemplo, o cálculo da “Receita da venda da loteria de “6 de 40”” de janeiro (célula E10 da planilha “Orçamento PL”) será especificado como PROCV($A10;"Código de st.- subst."!$A:$T; 4;0), onde A10 é a célula que contém o nome do subartigo (“6 de 40”), “Código do art.-subst.”!$A:$T é o intervalo inicial na segunda tabela auxiliar, onde se busca a linha de mesmo nome, 4 – número da coluna com dados de janeiro.

Baixe um exemplo de BDR e BDDS no Excel

Benefícios do orçamento no Excel

Um único orçamento em Excel simplificou significativamente o processo de planejamento na empresa. Os ajustes orçamentários tornaram-se mais fáceis. Basta inserir um novo valor em uma tabela e isso se refletirá em todas as outras. A probabilidade de erros é reduzida.

O formato “tudo em um” possibilitou abandonar a criação de orçamentos separados para vendas, compras, impostos, folha de pagamento, etc. A empresa Ural Lotto é relativamente pequena: um escritório central (funcionários - 55 pessoas), sem filiais. Portanto, é muito mais fácil preencher apenas uma planilha.

Mesa. Estrutura de uma planilha de orçamento em Excel (planilha de tabela de trabalho)

No planejamento, dois documentos orçamentários são usados ​​com mais frequência - o Orçamento de Receitas e Despesas (IBB) e o Orçamento de Fluxo de Caixa (CFFB). Porém, não se esqueça do saldo previsto. Quase todos os dados são apresentados no BDR e BDDS. Vejamos como criar um saldo previsional com base nas rubricas desses orçamentos, transformar indicadores do BDR e BDDS em balanço.

FORMAÇÃO DO SALDO PREVISTO

Para traçar um saldo previsional, precisamos de cinco documentos orçamentários:

1. Saldo no início do período de planejamento.
2. Plano BDR.
3. Plano de compra de estoque.
4. Cálculo do IVA a pagar.
5. Plano BDDS.

Mostraremos esquematicamente a conexão entre esses documentos (ver figura).

O principal documento do planejamento é Orçamento de receitas e despesas(Tabela 1), que apresenta planos de receita, custo dos produtos vendidos e despesas operacionais no período de previsão.

Documento " Cálculo do IVA a pagar» é necessária se a empresa estiver no regime de tributação clássico, ou seja, for contribuinte do imposto sobre valor agregado. Neste caso, todas as receitas e despesas do BDR e parte das rubricas do balanço (“Imobilizado”, “Inventários”) de acordo com as regras contabilísticas são reflectidas sem IVA, e de forma a transformar os dados do Orçamento de Receitas e Despesas no BDR, precisaremos de uma coluna adicional no BDR com a taxa de IVA nela alocada.

Se a empresa estiver em regime de tributação simplificada, todas as rubricas do Orçamento de Receitas e Despesas e do Balanço já contêm IVA e o processo de transferência de dados de orçamento para orçamento é simplificado.

Mostraremos ainda como não perder IVA ao transformar os dados do orçamento de fluxo de caixa em orçamento de fluxo de caixa e depois do orçamento de fluxo de caixa em balanço, usando o exemplo de uma empresa com sistema tributário clássico.

Tabela 1. Orçamento planejado de receitas e despesas
	Artigo	Orçamento	Taxa do IVA, %	Valor incluindo IVA, esfregue.
	Receitas de vendas	4 158 000
	Receita com IVA 18%
	Receita com IVA 10%
	Outros rendimentos
	Custo dos produtos	3 150 000
	Custo das mercadorias com IVA 18%
	Custo das mercadorias com IVA 10%
	Renda bruta
	Despesas operacionais
	Custos trabalhistas
	Parte da capa
	Impostos salariais
	Custos pessoais
	Check up médico
	Educação
	Custos de manutenção de edifícios
	Aluguel de instalações
	Despesas comunitárias
	Depreciação de ativos fixos e ativos intangíveis
	Impostos para o orçamento
	Contribuição predial
	outras despesas
	Lucro comercial
	Outras receitas não operacionais
	Outras despesas não operacionais
	Juros sobre empréstimos
	Serviços bancários para transações correntes
	Lucro antes de impostos
	Imposto de Renda
	Lucro líquido (perda

Para planear no BDDS os artigos 200.1 “Pagamento a fornecedores” e 218.1 “IVA a pagar”, precisaremos de um Orçamento para movimentação de inventário (Tabela 2) e “Cálculo do IVA a pagar” (Tabela 3).

Tabela 2. Orçamento de fluxo de estoque (sem IVA), esfregue.
Nomenclatura	Estoque no início	Compra de estoque	Venda de inventário (artigo 200 BDR)	Fechando inventário
Bens com IVA 18%
Mercadorias com IVA 10%

No Orçamento de Fluxo de Estoque planejamos a compra de estoque (TK) com base nos saldos iniciais, no plano de vendas e na taxa de giro de TK do período. Você pode manter esta tabela dividida por item (se o plano de receitas também estiver dividido por item), mas para calcular o saldo previsto, basta dividir todo o item em grupos de acordo com as taxas de IVA. No nosso exemplo, as alíquotas são de 18% e 10%.

K. I. Pankova, chefe da PEO Holding Company "Domocenter"

O material é publicado parcialmente. Você pode ler na íntegra na revista

O orçamento é uma ferramenta universal no gerenciamento de processos de negócios. Com a ajuda destas ferramentas, torna-se possível não só otimizar a utilização dos recursos da organização, mas também avaliar a atividade económica de um empreendimento que se encontra apenas em fase de planeamento.

O elemento-chave aqui é a organização de um orçamento de receitas e despesas (abreviado como BDR). Com base nele, é feita uma previsão dos resultados das atividades para todo o período de formação do orçamento.

Se você tem interesse em automatização de orçamento, implementação de tesouraria ou contabilidade de acordo com IFRS, confira nosso.

Antes de responder à pergunta sobre a formação da gestão financeira e financeira, é preciso entender: o orçamento de receitas e despesas é a parte final da formação do orçamento financeiro da organização. O BDR baseia-se em muitos indicadores, incluindo dados sobre um conjunto de orçamentos a todos os níveis.

Admite-se que antes de elaborar o BDR seja necessário criar um orçamento de produção, um orçamento relativo às vendas, um orçamento que inclua todos os custos de produção, um orçamento de gestão, comércio, etc.

Em uma nota.Assim, o orçamento de receitas e despesas é uma característica que resume todos esses indicadores.

O resultado da educação A B&R calculará o lucro líquido no final do período orçamentário.

Componentes do BDR

Os componentes do orçamento de receitas e despesas costumam ser divididos em duas partes:

• rentável;
• consumível

Vejamos cada um com mais detalhes.

Rentável

Inclui o seguinte:

• lucrar com a venda dos principais produtos, cujo escoamento está previsto na fase orçamentária;
• lucrar com outros tipos de vendas de quaisquer produtos;
• lucro recebido de receitas não operacionais. Isso também inclui a quantia de dinheiro recebida de empréstimos concedidos a outras organizações. Os lucros também podem advir de alterações nas taxas de câmbio.

Descartável

Esta parte consiste em indicadores:

• custos de produção. Estes dados são retirados dos custos associados ao orçamento de produção;
• despesas relacionadas a negócios e administração;
• despesas para outras necessidades. Isso inclui pagamentos de juros sobre o empréstimo contraído, etc.

Em uma nota.Se necessário, relacionado às necessidades contábeis, cada linha individual de receitas e despesas pode ser detalhada e novos elementos podem ser adicionados.

Formulário de relatório OBD

O modelo de relatório pode ser diferente e depende principalmente das especificidades da empresa onde é compilado. Mas há um princípio geral que deve ser observado - um reflexo real da ordem confiável e do significado do cálculo, que é planejado como resultado para o período orçamentário pretendido.

O tipo de relatório mais popular, e também o mais simples, é o Formulário 2 do relatório de lucros e perdas. Tudo é elaborado de acordo com a norma, mas a base são todos os indicadores regulatórios da organização.

Em uma nota.O relatório, no qual será formado o orçamento de cada nível da empresa, permite visualizar quase todas as áreas que afetam negativamente os lucros.

É por isso que um orçamento de receitas e despesas bem elaborado, que levará em consideração todos os aspectos possíveis das atividades da organização, não só ajuda os gestores a tomarem as decisões corretas em tempo hábil, mas também altera algumas nuances das atividades da empresa. . Por exemplo, corrigir o plano de vendas para um mais atual ou ativar reservas de recursos adicionais em tempo hábil .

Esta é a aparência do formulário 2 como exemplo:

Diferenças entre BDR e BDDS

(orçamento de fluxo de caixa), assim como o orçamento de fluxo de caixa, é um orçamento financeiro. Além disso, eles também são os mais populares. Muitas pessoas pensam que esses conceitos são semelhantes, mas isso está longe de ser o caso, e você pode notar um bom número de diferenças que podem confirmar isso.

Nós sabemos o que é BDR. Agora você precisa descobrir o que é exatamente um orçamento de fluxo de caixa.

O BDDS é um documento que reflete os fluxos de caixa que existem em toda a organização. Ou seja, apenas as transações expressas em termos monetários estão incluídas aqui.

Comparação

Os BDR diferem dos BDDS não apenas nas finalidades para as quais são constituídos, mas também nos indicadores que integram o seu reporte.

• BDR- é desenvolvido para planejar o lucro que a organização pode receber durante o período orçamentário. Isso inclui dados de custos e receitas. Em termos da forma do relatório, o documento é muito semelhante a uma demonstração contábil de lucros e perdas.
• BDDS desempenha uma função diferente - um orçamento desse tipo é formado para distribuir o fluxo de caixa. Eles podem ser de entrada e de saída. O documento mostra todas as atividades da organização que foram realizadas em dinheiro. Assim, todos os movimentos de fundos da empresa em diversas contas são rastreados. O documento é semelhante a uma demonstração de fluxo de caixa.

É nestes pontos que reside a diferença fundamental entre BDR e BDDS.

Se você criar um relatório no Excel, ele será exatamente como no exemplo. Não há nada complicado em compilar um BDR, se você olhar bem, é claro.

Além disso, no sistema 1C, cada um dos números pode ser decifrado até o documento primário.

Como você pode ver na imagem, muitos fatores são levados em consideração. Essas tabelas volumosas são típicas principalmente de grandes empresas. Se você tiver uma organização pequena, o número de colunas poderá ser reduzido várias vezes.

Num contexto de concorrência crescente e de uma situação económica instável, um número crescente de empresas sente a necessidade de introduzir a orçamentação. Orçamentar em uma empresa é o processo de planejamento, controle e execução de orçamentos no processo de gestão financeira. Neste artigo, tentaremos descobrir como elaborar um orçamento empresarial usando um exemplo.

A criação de um sistema orçamentário em uma empresa ou empreendimento geralmente consiste em várias etapas. Numa primeira fase, a empresa precisa decidir sobre metas, metodologia orçamentária, determinar a estrutura financeira (estrutura dos centros de responsabilidade financeira - FRC), desenvolver um modelo orçamentário (composição, estrutura, tipos de orçamentos), aprovar os regulamentos e regulamentos de o processo orçamentário. No segundo estágio, você pode começar diretamente a planejar o orçamento empresarial. É conveniente automatizar a preparação de orçamentos empresariais usando um produto de software especial.

O regulamento sobre orçamento de uma empresa pode conter as seguintes seções:

• Metas e objetivos estratégicos do empreendimento;
• Modelo orçamentário;
• Estrutura financeira da empresa, etc.

Com base no Regulamento Orçamentário da empresa, é necessário desenvolver um Regulamento Orçamentário Empresarial, que pode conter as seguintes seções:

• O procedimento de formação dos orçamentos funcionais e mestres, a estrutura de subordinação;
• Atribuir responsabilidades e prazos para apresentação de orçamentos e relatórios;
• O procedimento para aprovação e alterações;
• Controle e análise orçamentária, etc.

Existem várias maneiras de implementar um modelo orçamentário pronto. As formas mais comuns e relativamente baratas são:

• Orçamento em Excel

Exemplo de orçamento de empresa Excel

O orçamento no Excel envolve a criação de formulários de orçamento no Excel e a vinculação desses formulários usando fórmulas e macros. As formas de orçamentos, incluindo o orçamento de receitas e despesas, o orçamento de fluxo de caixa, podem ser diferentes, com itens consolidados ou mais detalhados, divididos em períodos longos (por exemplo, um orçamento anual por trimestre) ou em períodos mais curtos (por exemplo , um orçamento mensal por semana) – dependendo das necessidades de gestão financeira da empresa.

Abaixo segue um Orçamento de Receitas e Despesas (exemplo de elaboração em Excel) e um exemplo de Orçamento de Fluxo de Caixa.

Figura 1. Orçamento de receitas e despesas de uma amostra empresarial em Excel.

Figura 2. Exemplo de orçamento de fluxo de caixa em Excel.

Exemplo de elaboração de BDR e BDDS no Excel

O processo de compilação do BDR e BDDS, usando um exemplo em Excel, pode ser assim. Vamos construir o orçamento de uma empresa ou empreendimento usando o exemplo de uma empresa manufatureira em Excel (detalhes nos arquivos abaixo):

Figura 3. Exemplo de BDDS em Excel (Exemplo de orçamento de fluxo de caixa em Excel).

Figura 4. Exemplo de orçamento orçamentário em Excel (Exemplo de elaboração de orçamento de receitas e despesas em Excel).

Este exemplo é simplificado tanto quanto possível. Mas mesmo a partir dele fica claro que orçamentar em Excel é um processo bastante trabalhoso, pois é necessário coletar todos os orçamentos funcionais e escrever fórmulas e macros para exibir corretamente os resultados finais. Se você pegar uma empresa real, ou ainda mais uma estrutura de holding, pode imaginar como se torna complicado o processo de orçamentação no Excel.

Um exemplo de implementação de orçamento baseado em Excel tem muitas desvantagens: modo de usuário único, falta de capacidade de coordenar orçamentos funcionais, falta de diferenciação de acesso à informação, complexidade de consolidação, etc. empresa.

Orçamento em programas na plataforma 1C

A automação do orçamento e da contabilidade gerencial baseada em 1C, por exemplo, no sistema WA: Financier, torna o processo orçamentário em uma empresa mais eficiente em comparação ao orçamento em Excel.

O subsistema orçamentário “WA: Financier” inclui a capacidade de criar e controlar orçamentos operacionais e mestres.

A solução implementa mecanismos com os quais os usuários podem configurar de forma independente a estrutura dos orçamentos, suas relações, métodos de obtenção de dados reais e dados para cálculos. O mecanismo implementado de interação com sistemas de contabilidade externos permite a utilização de dados externos tanto para o cálculo dos indicadores planeados ou para a geração de relatórios, como para a reflexão dos dados reais nos registos orçamentais.

Este sistema permite construir de forma eficaz o processo de negócio orçamentário em todas as suas etapas:

• desenvolvimento de um modelo orçamentário;
• coordenação de orçamentos e seus ajustes;
• reflexão de dados reais sobre itens orçamentários;
• controle sobre a execução orçamentária;
• análise factual de indicadores usando ferramentas de relatório desenvolvidas;
• formação de decisões de gestão empresarial.

Figura 5. Interface “WA: Financiador: Orçamento”. Seção de orçamento.

WA: O “Orçamento” do Financiador inclui os seguintes processos de negócios:

• Modelagem – desenvolvimento de modelo orçamentário;
• O principal processo orçamentário é o registro dos indicadores planejados pelos departamentos. Aprovação de orçamentos. Ajuste de planos e coordenação de ajustes;
• Subsistema de interação com fontes de dados – configurando o recebimento de dados de fontes externas (como caso especial, acesso aos dados do sistema).
• Relatórios do sistema – um conjunto de relatórios analíticos.

Os indicadores planejados são inseridos no sistema por meio de um documento “Orçamento” flexível e personalizável. O formulário de entrada do orçamento (formulário de orçamento de receitas e despesas, bem como formulário de orçamento de fluxo de caixa) é o mais próximo possível do formato Excel, o que garante uma transição confortável para o usuário trabalhar com o sistema.

Algumas rubricas orçamentais que dependem de outra rubrica orçamental (por exemplo, recebimentos de clientes dependem da rubrica de receitas “Receitas”) podem ser planeadas através do mecanismo de rotação dependente, que é apresentado no sistema sob a forma de documentos “Registo de volume de negócios dependências por item.”

Se necessário, é possível ajustar o orçamento aprovado através de documentos especiais “Ajuste Orçamentário” e acompanhar as alterações feitas nos relatórios com a visão “Ajustes orçamentários de saída separadamente”. É possível configurar a distribuição orçamentária e manter registros das solicitações orçamentárias.

Usando documentos especiais “Contabilização de dados reais sobre orçamentos”, os fatos são obtidos de sistemas de contabilidade externos, por exemplo, 1C Accounting.

Vários relatórios permitem analisar dados planejados e reais, gerenciando assim o orçamento da empresa.

Assim, a introdução do orçamento numa empresa em programas da plataforma 1C é a mais óptima em termos de tempo, dinheiro e eficiência de trabalhos futuros.