Акт приймання-передачі трудових книжок: зразок, бланк та порядок заповнення. Прийом та передача трудових книжок: зразок акту

Складається передачі іншому співробітнику кадрової служби, призначеному наказом керівника відповідальним за ведення і зберігання бланків. Документи у разі передаються за актом відповідно до книгою обліку руху книжок. У ньому вказується перелік документів, що передаються, також вноситься інформація про наявність вкладишів. Після цього виконується передача.

Як оформляється акт приймання-передачі трудових книжок? Зразок можете переглянути тут:

Про списання зіпсованих бланків

Зіпсовані під час заповнення бланки та вкладиші підлягають знищенню зі складанням відповідного акта. Для того, щоб списати зіпсовані документи, керівник повинен видати наказ, який дозволяв би створення комісії для списання. Сформованій комісії висуваються зіпсовані бланки. Складається акт на списання трудових книжок, зразок заповнення дивіться нижче. У ньому вказуються номери книжок, їх кількість, причини списання. Далі відбувається їхнє знищення.

Про відмову від отримання ТК

У день звільнення співробітнику повертається книжка. У разі, якщо з якихось причин він відмовляється забирати її, складається акт. Він підписується співробітником відділу кадрів, а також двома свідками відмови. У ньому вказується ПІБ працівника, посада, причина звільнення, а також те, що йому було запропоновано отримати документ у відділі кадрів підприємства. Бажано вказати мотиви відмови від отримання та дату складання. Це має велике значенняу разі виникнення трудових спорів.

Якщо ж громадянин не тільки відмовляється забирати папери, а й не з'явився у день звільнення на підприємство, роботодавець повинен направити йому повідомлення з проханням з'явитися до відділу кадрів, або дати дозвіл на їхнє пересилання поштою. У разі відмови він має право оформити акт про відмову в отриманні трудової книжки.

Про ненадання трудової книжки

Оформляється у разі, якщо новий співробітникрозпочав виконання своїх професійних обов'язків, відпрацював тиждень, але бланк для оформлення робочих відносин не здав роботодавцю.

Вимоги до оформлення

Для оформлення використовується бланк, розроблений компанією або затверджена форма.

Обов'язково мають бути зазначені такі реквізити:

• Найменування компанії;
• назву;
• дата підписання та номер;
• місце складання;
• Заголовок;
• підпис керівника та відповідальних за складання осіб.

Зразок та правила складання акта приймання-передачі трудових книжок

Відповідно до трудового законодавства трудова книжка містить інформацію про трудової діяльностіта стажу працівника. Поки що діє трудовий договір, вони повинні перебувати у роботодавця. Делегувати цей обов'язок сторонній особі він не має права в силу прямої вказівки на це нормативно-правових актах, А саме в п. 45 Правил ведення та зберігання трудових книжок, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 (далі - Правила). Більше Детальна інформаціяпро облік трудових книжок наведено у статті «Зразок заповнення журналу обліку трудових книжок – завантажити».

Оскільки трудові книжки є цінними документами, особа, яка уповноважена з ними працювати, призначається відповідним наказом чи розпорядженням уповноваженого органу. Як така особа, як правило, виступає кадровий працівник. У випадках, коли відповідальна особа змінюється, наприклад, звільняється, вона зобов'язана передати довірені їй трудові книжки новопризначеному співробітнику. При цьому зробити це потрібно за актом прийому-передачі.

Законодавство РФ не містить розробленого зразка акта приймання-передачі трудових книжок, тому такий документ складається роботодавцем у вільній формі. Але незважаючи на довільну форму, акт передачі трудових книжок повинен включати наступні відомості:

• реквізити організації-роботодавця, такі як найменування, адресу місцезнаходження та інші;
• дату та місце складання акта;
• посади та прізвища осіб, які підписують документ;
• інформацію про трудові книжки, які підлягають передачі (як правило, її зручніше відобразити у вигляді таблиці).

Як правильно оформити акт: завантажити зразок

Акт приема-передачи трудових книжок оформляється у друкованому вигляді, зазвичай у єдиному екземплярі.

У верхній частині аркуша необхідно вказати найменування організації та назву документа з порядковим номером. У рядку нижче зазначається дата та місце складання акта. Це так звана шапка документа.

Самої важливою частиноюакта є перелік книжок, що передаються. Їх можна перерахувати списком, але найчастіше оформляється таблиця, до якої включаються стовпці такого змісту:

1. Повністю Ф. І. О. власників трудових книжок.
2. Серія та номер трудових книжок.
3. Примітки, де, наприклад, може бути зазначено кількість вкладок до трудової книжки.

Обов'язково потрібно вказати Загальна кількістьпереданих трудових книжок.

Також в акті передачі трудових книжок необхідно відобразити фактичну кількість чистих бланків, які є у роботодавця, оскільки бланки трудових книжок згідно з п. 41 Правил також підлягають обліку в організації.

Завершальна частина документа – це підписи осіб, які передають та приймають трудові книжки. Також потрібно вказати їхні посади та прізвища.

Завантажити зразок акта передачі трудових книжок можна за посиланням: Зразок акта приймання-передачі трудових книжок та вкладок до них.

При складанні акта передачі трудових книжок необхідно дотриматися всіх формальних вимог, таких як зазначення дати, місця, посад та прізвищ співробітників, які підписують акт. Дуже важливо перевірити відповідність фактичної кількості документів, що передаються даним, зазначеним в акті, тому що відповідати за відсутність трудової книжки після підписання документа буде вже новий співробітник.

На підприємстві регулюється законодавством. Роботодавець повинен забезпечити збереження цих документів. Тому необхідна періодична перевірка трудових книжок, особливо при зміні особи, яка призначена відповідальною за їхнє відання.

Коли складається акт передачі трудових книжок

Будь-яка передача трудових книжок має бути зафіксована документально, щоб роботодавець у будь-який момент міг надати відомості про їх рух. Акт передачі складається, коли переміщається велика кількість книжок. Це може бути в таких випадках:

• Зміна особи, на яку в організації покладено обов'язок щодо ведення та обліку цих документів;
• Реорганізація юридичного лиця, у разі коли відбувається виділення нового підприємства, або одне поглинає інше.
• Передача частини трудових книжок до відокремлених структурних підрозділів тощо.

Інакше висловлюючись, будь-яка передача книжок, крім тимчасової видачі на руки власнику, має бути оформлена актом.

Хто складає акт

Акт має складатися комісією, яка має складатися із трьох осіб і більше. Вона призначається наказом організації.

Особа, яка передає бланки та особу, яка їх приймає до складу комісії, не повинні входити.

У комісії призначається голова, який керує передачею трудових книжок.

Наприкінці акта усі члени комісії мають поставити свої підписи.

Затверджує акт керівник підприємства. Якщо книжки передаються з однієї організації до іншої, то затвердити акт може керівник будь-якої з них.

Акт прийому – передачі трудових книжок: зразок

Завантажити заповнений зразок акту можна нижче. А зараз ми розповімо про порядок та правила заповнення цього документа.

Порядок заповнення

Бланк акта прийому - передачі трудових книжок не затверджено законодавчому рівні, тому організація може розробити його самостійно. У практиці, що склалася кадрового діловодстваакт перевірки трудових книжок містить такі реквізити та відомості:

• Повна назва організації. Акт можна складати на офіційному бланку компанії.
• Дата та місце складання документа.
• У правому кутку ставиться гриф затвердження. Якщо юридична особа має печатку, то вона ставиться на підпис керівника.
• Склад комісії та причина передачі трудових книжок.
• Відомості про книги, що передаються. Це найголовніший розділ акту. Для зручності сприйняття інформації становлять таблицю, куди вносять такі дані: ПІБ власника книжки, її серія і номер, особливі позначки (наприклад, незатребувана книжка чи видана власнику руки). Вкладиші вказують окремо.
• Підсумкова кількість книжок.
• Підписи посадових осіб, які беруть участь у передачі: члени комісії та працівники, які здають та приймають трудові.

В акт також можна внести відомості про співробітників, які працюють за сумісництвом, на яких не ведеться книжка та наявність чистих бланків і вкладишів.

Акт складається у 2 примірниках, які зберігаються у передавальної та приймаючої сторони.

Правила складання

При складанні акту слід дотримуватися таких правил діловодства:

• Акт складається письмово, заповнюється на комп'ютері або пишеться від руки;
• Документ не повинен містити помарок чи виправлень. Написаний від руки має бути повністю читаним;
• Усі підписи мають бути проставлені особисто їх власниками;
• Якщо в акті більше одного аркуша, то всі сторінки нумеруються та зшиваються;

Якщо акт складено з порушеннями вимоги, він не матиме сили юридичного документа.

При переміщенні трудових від одного роботодавця до іншого, або за зміни осіб, відповідальних їх ведення, складається акт передачі трудових книжок. Зразок можна завантажити за посиланням нижче, або скласти самостійно. Але при цьому він повинен містити відомості про книги, що передаються, та осіб, які беруть участь у передачі.

Акт передачі трудової книжки – незамінний документ. Облік та збереження документів лежать на роботодавці. Це закріплено законом. Що вказується в акті приймання-передачі трудової книжки?

Якщо стосується кадрової служби, обов'язково складається акт передачі трудових книжок. У документі наводиться перелік бланків суворої звітності та вкладишів до них. В акті прийому-передачі трудової книжки обов'язково вказуються відповідальні особи: той, хто здає документи і приймає. Процес здачі відбувається у присутності спеціальної комісії, результати відбиваються у акті приема-передачи трудової книжки працівнику.

Зразок акта передачі трудової книжки

Законодавець чітко не вказує на необхідність упорядкування акта передачі трудової книжки всередині підприємства. Але, з доцільності заходу, керівник має право видати локальний документ, де узаконити таку необхідність. Їм може стати наказ чи розпорядження щодо кадрової служби. Призначається комісія, яка проведе перевірку журналів руху трудових, звірить достовірність даних та порахує кількість документів.

За підсумками перевірки складається акт передачі трудової книжки працівникові, який тепер відповідає за безпеку та облік довірених йому документів (згідно з наказом).

Акт приймання-передачі трудової книжки обов'язково заповнюється у присутності комісії. У її складі мають бути:

• Передавальний документи – кадровий працівник чи інша відповідальна особа.
• Приймає бланки суворої звітності.
• Юрисконсульт організації.
• Заступник керівника (один із них).
• Глава кадрової служби (якщо є окремий підрозділ).

Після закінчення заповнення зразка акта передачі трудової книжки всі члени комісії засвідчують документ особистим підписом, підтверджуючи актуальність зазначених даних.

Незважаючи на те, що законодавець дозволяє складати акт передачі трудової книжки у вільній формі, необхідно вказати в ньому якнайбільше інформації про документацію, що передається. Зручно систематизувати дані в табличному вигляді із зазначенням таких пунктів:

• Акт приймання-передачі трудової книжки працівникові обов'язково містить порядковий номер.
• П.І.Б. кожного співробітника, чия книжка про працю зберігається та буде передана відповідальній особі – обов'язково вказується посада працівника.
• Номер книжки, серія, наявність та номери вкладишів обов'язково вказуються в акті прийому-передачі трудової книжки працівникові
• Дата, коли книжка була заведена (якщо нова) або надійшла на зберігання до кадрової служби (при прийомі на роботу).
• Примітки - необхідно відобразити дані, що характеризують стан трудової книжки. Наприклад, що вона стара або була незатребувана при звільненні працівником.

Як за допомогою акта передати трудову книжку працівникові?

За законом усі книжки про працю зберігаються у кадровій службі і мають бути передані на руки співробітнику в момент його звільнення або переведення на інше підприємство. Роботодавець може убезпечити себе від претензій працівникові про невидачу книжки, склавши акт передачі трудової книжки. У документі (складається у довільній формі) відображаються:

• Відомості про відпрацьований перед звільненням часу (14 днів).
• Даті, коли книжка була передана на руки.
• Дані про те, що співробітник не має претензій.
• Особистий підпис працівника.

Акт передачі трудової книжки працівнику зберігається в архіві разом із наказом на звільнення та іншими документами з кадрової служби.

Якщо співробітник переходить на інше підприємство та дані трудові відносини оформляються перекладом – між двома керівниками може бути підписаний акт приймання-передачі трудової книжки. У документі відображається інформація про те, що бланк суворої звітності переходить на зберігання від старого роботодавця до нового.

Правильне ведення та облік кадрових документів – гарантія, що роботодавець не лише дотримується прав співробітників, а й не стане в майбутньому об'єктом судового розгляду. Тому важливо складати акт передачі трудових книжок за необхідності – звільнення кадрового працівника, зміна власника чи планова перевірка.

Якщо змінюється чи звільняється співробітник, відповідальний за ведення, облік та зберігання трудових книжок, потрібно буде скласти акт їх приймання-передачі. У статті розглянемо, як правильно це зробити, а також наведемо зразок такого документа.

У яких випадках потрібен акт прийому-передачі трудових книжок

Трудові книжки, і навіть вкладиші у ній є документами суворої звітності. У цих документах містяться персональні дані співробітників, а також відомості про тимчасові відрізки їхньої трудової діяльності у того чи іншого роботодавця. З даних, зазначених у трудовий, громадянину нараховується пенсія. У зв'язку з цим облік та зберігання трудових має відбуватися відповідно до особливих вимог, встановлених «Правилами ведення та зберігання трудових» (далі – Правила).

Дані Правила облік бланків трудових, заповнених книжок та вкладок до неї відбувається у спеціальних журналах:

1. Прибутково-витратної книги обліку бланків трудової книжки, а також вкладишів до неї.
2. Книга обліку руху трудових книжок, а також вкладок до неї.

Особою, відповідальною за трудові книжки (їх облік, ведення та зберігання) є співробітник, призначений наказом директора. У разі зміни відповідальної особи знадобиться складання такого документа, як акт приймання-передачі трудових книжок. Цей акт підтверджуватиме той факт, що одним співробітником оформлена передача іншому зазначених документів. При цьому другий співробітник отримав дані документи у зазначеному обсязі та у належному вигляді.

Важливо! При зміні особи, відповідальної за ведення та зберігання трудових, передача кадрових документів провадиться за актом приймання-передачі.

Порядок прийняття документів за актом приймання-передачі трудових книжок

Для того, щоб зазначені документи були передані за актом приймання-передачі належним чином, необхідно дотримання певного порядкудій:

Важливо! У бланку акта приймання-передачі трудових є графа "Примітка". До цієї графи заносяться всі ті зауваження, які було виявлено під час передачі документів за актом приймання-передачі трудових. Наприклад, при виявленні неправильного оформлення записів або при виявленні пошкоджень, а також у разі відсутності однієї або кількох книжок.

Правила оформлення акта приймання-передачі трудових книжок

Законодавством не встановлено спеціальних вимог та правил щодо складання такого документа, як акт передачі трудових. Однак, ці правила роботодавець має право розробити самостійно, після чого затвердити їх у внутрішніх документах компанії. Це можна зафіксувати у Положенні про діловодство або у Положенні про кадрову службу. Якщо компанія роботодавця дуже велика з великою кількістю співробітників, може знадобитися створення спеціальної комісії. Тоді у Положенні слід передбачити таке:

1. Порядок, за яким відбувається створення комісії, яка бере участь у перевірці та передачі документів. Також визначається склад такої комісії.
2. Порядок роботи утвореної комісії. При цьому визначається порядок звіряння документів, а також форма акта приймання-передачі, бланк цього документа та зразок заповнення цього документа.

Як скласти акт-прийом передачі трудових книжок

Акт передачі трудових зазвичай оформляється як таблиці, куди заноситься така информация:

1. Відомості про власника трудової книжки (ПІБ працівника).
2. Вигляд бланка (трудова або вкладка до неї).
3. Серія та номер трудовий.

Здійснюючи передачу трудових, у цій таблиці вказуються відомості про документи (їхній номер та серію). Під таблицею вказується загальне числодокументів одного виду. Після заповнення акт засвідчується особою, яка здала за цим документом книжки та особою, яка прийняла їх за цим актом. перед підписами вказується посада особи, яка підписує документ, а також розшифровка його підпису.

Важливо! У разі втрати книжок нудно буде скласти окремий акт. У ньому будуть зазначені причини відсутності трудових книжок. Заповнює цей акт особа, яка передає за актом документи.

Відповіді на поширені запитання

Питання: Працівнику для пред'явлення у Пенсійний фондпотрібна пенсійна книжка. Як правильно видати книжку йому на руки? Чи потрібно оформлювати акт прийому-передачі чи потрібно скласти інший документ?

Висновок

Таким чином, передача таких документів, як трудові книжки, а також вкладиші до неї, має супроводжуватися складанням спеціального документа. Цим документом є акт приймання-передачі трудових книжок. За цим документом один співробітник (особа, з якої знімається відповідальність за трудові книжки) передає іншому (особа, яка призначається відповідальним за трудові книжки) кадрові документи.