Приклад наказу без збереження заробітної плати. Оформлення наказу на відпустку без збереження заробітної плати

Стаття 128 ТК РФ регулює питання надання неоплачуваних вихідних днів, частина перша цієї статті дозволяє оформити відпустку без збереження зарплати за погодженням сторін за наявності письмового бажання відпочити від працівника, друга частина встановлює випадки обов'язкового надання вихідних без оплати. У статті розповімо про наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати, дамо приклад заповнення.

Навіщо використовується наказ про надання відпустки без зарплати

Наказ дозволяє віддати письмовий указ відповідальному співробітнику провести процедуру направлення певного співробітника до неоплачуваної відпустки. Крім того, цей розпорядчий бланк дозволяє зібрати підписи всіх зацікавлених осіб. Наявність підписів дозволять згодом у разі виникнення спірних моментів щодо законності направлення співробітника на відпочинок без змісту підтвердити правильність проведення процедури.

Складання наказу розумно проводити лише у разі досягнення узгодження питання оформлення відпустки між працівником та роботодавцем.

Не можна змусити працівника піти у неоплачувану відпустку, також не можна без згоди роботодавця самовільно не виходити на роботу після подання заяви на відпустку власним коштом. Процедурі оформлення наказу передує виконання наступних кроків:

Ким підписується наказ про неоплачувану відпустку

Бланк наказу повинен містити підписи таких осіб:

1. Керівник компанії – це підпис, що затверджує, який вводить розпорядження в силу і подає сигнал відповідальній особі у проведенні необхідних дій, пов'язаних з відпусткою співробітника;
2. Працівник, який виходить у неоплачувану відпустку – підпис має ознайомлювальний характер і підтверджує факт інформування заявника про надані йому вихідні дні без оплати.

Які необхідні документи для складання наказу

Для оформлення наказу на відпустку без збереження зарплати роботодавцю необхідно отримати:

1. Заява особистого характеру від працівника (потрібно перевірити його зміст на предмет наявності тимчасового періоду, щодо якого запитується відпустка, а також причини його надання). Також читайте статтю: → « ».
2. Документи, що підтверджують вказану заявником причину.

В останній пункт може входити:

• Пенсійне посвідчення, якщо відпустка вимагає робочого пенсіонера;
• Підтвердження інвалідності, якщо заявник – працюючий інвалід;
• Свідоцтво про народження, шлюб або смерть члена сім'ї, якщо причина запиту відпустки – одна із зазначених ситуацій;
• Інший документ, здатний підтвердити підставу надання неоплачуваної відпустки.

Якщо відпустка запитується у зв'язку із сімейними обставинами, і підтвердити документально це неможливо, то жодні документи до заяви не прикладаються.

Рекомендації щодо оформлення наказу на відпустку без заробітної плати

Рекомендується для складання наказу застосовувати типовий бланк Т-6, яким можливо оформити як основну трудову відпустку, так і будь-який інший її вид, у тому числі і без утримання. Бланк Т-6 потрібно заповнити такою інформацією:

• Угорі вноситься найменування компанії роботодавця, де працевлаштований заявник;
• № наказу – визначається відповідно до нумерації розпорядчих документів, що присвоюється у процесі реєстрації нового наказу в журналі;
• Дата - день, коли фактично формується форма Т-6;
• Дані співробітника, щодо якого оформляється надання вихідних без оплати, включають формулювання професії, ПІБ у повному вигляді, індивідуальний табельний номер, а також місце здійснення трудових функцій (назва відділу, підрозділи компанії).

Щодо неоплачуваної відпустки потрібно заповнити розділ Б, що включає вказівку наступних реквізитів:

• Найменування виду наданої відпустки;
• Тривалість періоду відпочинку – цифрою вноситься кількість вихідних днів, що не оплачуються;
• Конкретний часовий відрізок, обмежений початковою та кінцевою датою відпускного періоду.

Розділ В відображає підсумкові дані про вихідні дні з урахуванням заповнених відомостей у двох перших розділах. Якщо відпустка без збереження зарплати надається самостійно, без прив'язки до щорічної, то дані розділу В повторюють відомості з розділу Б. Якщо вихідні дні, що не оплачуються, додаються до основної трудової відпустки, то в розділі В підводиться підсумок і підсумовується загальна кількість відпускних днів.

Завершальним етапом формування наказу на відпустку є його затвердження керівником, а також проведення ознайомлювальної процедури з працівником, який спрямовується у неоплачувану відпустку. Працівник повинен розуміти, що однієї поданої заяви недостатньо для невиходу на роботу. Вирушати у відпустку можна лише після особистого ознайомлення з наказом.

Якщо наказ складається при направленні дистанційного співробітника в неоплачувану відпустку, складений документ слід завірити посиленим електронним підписом та направити в електронній формі працівникові для ознайомлення та підписання. Підписати можна також УКЕП.

Затверджений наказ підлягає реєстрації у спеціальному журналі для розпорядчої документації з особового складу.

Законодавство РФ дозволяє організаціям замість типових форм застосовувати власні, розроблені та затверджені в обліковій політиці, тому за компанією залишається право самостійно вирішити, в якому вигляді буде складено наказ – у типовому чи вільному. Якщо наказ складається у вільній формі, він повинен включати ті самі реквізити, що перераховані вище.

Наказ є підставою для внесення даних про надану відпустку в особисту карту Т-2.Проводити нарахування у записці-розрахунку Т-60 не потрібно, оскільки вихідні дні не підлягають сплаті.

Помилки під час заповнення наказу

Які помилки часто припускаються компанії при оформленні наказу про подання неоплачуваної відпустки:

1. Неправильне формулювання вихідних днів, неприпустимо іменувати даний вид відпустки «за власний рахунок» і «без утримання» – це розмовні висловлювання, які не підлягають застосуванню в офіційному документі. Слід писати правильне формулювання – «відпустка без збереження зарплати», саме таке найменування закріплено трудовому законодавстві РФ;
2. Невірно порахований відпускний період – необхідно виражати тривалість відпустки, що надається, в календарних днях, а не робітників. Тобто у визначенні загальної кількості днів відпустки беруть участь, у тому числі, і вихідні, і святкові дні, якщо вони потрапляють у період відпусток, обмежений двома датами;
3. При одночасному наданні двох видів відпусток (наприклад, щорічної та неоплачуваної) оформляється два різні накази – це не правильно, необхідно складати один документ, в якому відобразити тривалість обох періодів відпочинку, а в розділі В навести сумовані відомості про період відпустки;
4. Не заповнюється розділ В – даний розділ підлягає обов'язковому заповненню навіть у тому випадку, якщо не внесено жодних даних до розділу А. У разі відсутності інформації в розділі А інформація про відпустку, що надається, дублюється у розділі В у точній відповідності до розділу Б;
5. Відсутній підпис директора – затвердити документ може лише керівник підприємства, а також особа, уповноважена на те окремим документом (довіреністю чи наказом). Якщо підпис у полі «керівник організації», який затверджує, відсутній або належить особі, яка не має права завіряти подібні розпорядчі документи, то наказ не визнається введеним у дію;
6. Відсутність ознайомлювального підпису працівника – працівника, який направляється у відпустку, обов'язково потрібно під розпис ознайомити з розпорядженням, що цього вимагає трудовий кодекс. Підпис співробітника підтверджує обізнаність співробітника про умови та тривалість наданої йому відпустки.

Кожен роботодавець рано чи пізно має справу з адміністративною відпусткою. Його найпоширеніша назва в документах та побуті – відпустка власним коштом. Основна особливість у тому, що за співробітником не зберігається заробітна плата протягом усього періоду відсутності на роботі. Розкажемо, у яких випадках такий вид відпустки потрібно оформити, хто може її вимагати, а також як має бути складена заява.

Відпустка за бажанням підлеглого

Це поняття має на увазі відпустку, за час якої підлеглий не отримає відповідну частину зарплати. При цьому майте на увазі: сам термін «адміністративна відпустка» у чинному законодавстві не вживається. Однак його часто вказують у колективних договорах та актах праці на рівні підприємств. Це не заборонено.

Адміністративна відпустка у справах сімейних

За статтею 128 Трудового кодексу РФ є три однозначно поважні причини, за наявності яких не можна відмовити у вимушеній відпустці. Це такі факти сімейного життя:

1. народився чи народиться дитина;
2. має бути реєстрація шлюбу в органах РАГС;
3. помер близький родич.

У разі народження дитини – це поважна причина, насамперед, для представників чоловічої статі. Справа в тому, що матері після пологів отримують відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами. Він покладений їм у силу статті 255 Трудового кодексу. Хоча жінка має право відмовитися від нього. Таке трапляється, але не часто.

У випадках тривалість відпочинку за домовленістю з начальством може становити максимум п'ять календарних днів.

Право на отримання адміністративної відпустки мають окремі категорії співробітників. Вони повинні мати певний статус. У цьому випадку роботодавець зобов'язаний розглянути та задовольнити заяву на відпустку підлеглого, яка відноситься до відповідної категорії (див. таблицю).

Читайте також У Держдумі запропонували включати до трудового стажу нові періоди

Майте на увазі: за власний рахунок ці категорії працівників можна відпускати лише один раз на рік. При цьому співробітник на свій розсуд може брати адміністративну відпустку частинами, а також використовувати його щорічно.

Інші підстави

Інші причини, через які працівник може піти у вимушену відпустку, стаття 128 Трудового кодексу визначає аналогічним чином – як «сімейні обставини та інші поважні причини». Їхнього повного переліку в законі немає. І не сказано, які саме підстави можна чи не можна вважати шанобливими. Отже, остаточне вирішення цього питання за роботодавцем.

У ситуаціях, які не обумовлені Трудовим кодексом, максимальний термін адміністративної відпустки з ініціативи працівника норми права ніяк не обмежують. Тому це питання співробітник і роботодавець узгоджують між собою.

Краще, коли можливі терміни такої відпустки та підстави її отримання прописані у колективному договорі.

Відпустка власним коштом з ініціативи роботодавця

Компанія не має права відправити співробітника у вимушену відпустку без згоди останньої. У цьому випадку працівник може звернутись із відповідною скаргою до трудової інспекції.

Якщо факт порушення трудового законодавства буде підтверджено, роботодавця можуть притягнути до відповідальності за частиною 1 статті 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення. Посадова особа компанії та ІП заплатять до бюджету від 1000 до 5000 руб., А організація-роботодавець - від 30 000 до 50 000 рублів.

Заява на відпустку власним коштом: зразок 2018 року

Далі розміщено зразок заяви на адміністративну відпустку. Врахуйте, що чинними нормами не передбачено його обов'язкову або рекомендовану форму. Тому працівник має право скласти його у вільній письмовій формі. Якихось жорстких вимог та обмежень з погляду закону немає. Найголовніше - співробітник повинен розумно і коректно вказати причини, з яких просить піти в неоплачувану відпустку.

Час канікул без утримання заробітної плати надається всім працівникам на підставі їхньої заяви. Таке право належить будь-якій особі, яка офіційно працевлаштована. При цьому роботодавець зобов'язаний надавати його лише певним категоріям працівників. Це працюючі інваліди, пенсіонери тощо. Що стосується всіх інших груп працівників, керівництво має право надати час без збереження заробітної плати, але не зобов'язане робити це.

Всі ці питання регулюються відповідним графіком, але він має бути затверджений. Для цього використовується наказ про затвердження графіка відпусток на 2018 рік, зразок якого можна знайти у статті за посиланням.

Як написати наказ на відпустку без утримання заробітної плати

Надання такої відпустки без заробітної плати здійснюється на підставі відповідної заяви працівника. За результатами його розгляду керівник приймає рішення про його задоволення і складає спеціальний наказ. Саме цей наказ дозволяє співробітнику не виходити на роботу протягом зазначеного часу.

До основних умов документа, слід віднести:

• слід зазначити всі необхідні реквізити документа. Важливою умовою є відображення номера наказу, дати його складання та місця. Реєстраційний номер потрібен, оскільки всі ці документи підшиваються у відповідний накопичувач і враховуються;
• основною умовою змісту документа буде тривалість відпочинку. Працівник зобов'язаний у заяві написати про бажану тривалість періоду без заробітної плати. Якщо працівник не належить до категорій, яким час надається в обов'язковому порядку, тривалість може бути скорочена на розсуд роботодавця;
• як підстави слід включити норму ТК РФ, яка регулює порядок надання відпусток.

Наказ має відповідати цим умовам. Інакше рішення керівника вдасться оскаржити.

Наказ на надання відпустки без збереження заробітної плати

Як зазначено вище, законом досить докладно регламентовано отримання дозволу на зазначені відпустки. Передбачено кілька груп працівників, які мають право на ту чи іншу тривалість часу. Тому документ має містити ще одну важливу умову. Це вказівку на категорію, до якої належить працівник.

Умови надання відпустки без збереження заробітної плати

Оскільки така можливість є у кожного працівника, то скористатися її вправі всі категорії. Для цього необхідно написати письмову заяву. Як правило, ці відгули необхідні для вирішення поточних побутових питань. Це може бути переїзд чи потреба відвідування родичів.

Потрібно враховувати, що час без збереження заробітної плати не включається фактично відпрацьований період. Таким чином, при розрахунку оплачуваного періоду та нарахуванні премії, зазначений час не братиметься до уваги. В результаті співробітник гарантовано отримає премію в меншому розмірі і йому доведеться працювати довше до виходу на весь щорічний відпочинок.

Відповідний наказ як основна умова повинен містити вказівку на тривалість відсутності на робочому місці. Як правило, працівникам надається 14 діб. При цьому керівник може скоротити цей час або збільшити його. Максимальний термін значиться як 2 місяці, але його може отримати далеко не кожен.

Подробиці надання максимального терміну відпустки без утримання

Двотижневий період заснований на аналогії з дозволом на обов'язкову неоплачувану відпустку для низки категорій громадян. Саме 14 днів зазначено у законі як мінімальний період.

Заява на надання відпустки без збереження заробітної плати

Заява складається особисто, підписується із проставленням дати. Роботодавець не може відмовити у задоволенні заяв, поданих наступними категоріями громадян:

• Пенсіонери, що продовжують трудову діяльність. Усі вони мають безумовне декларація про призначення часу без змісту. Наказ про задоволення їхньої заяви бід виданий однозначно;
• Інваліди, які здійснюють трудову діяльність. Ця категорія осіб отримує право на призначення 60 діб відпустки без утримання;
• Батьки та подружжя, військовослужбовців, які загинули під час проходження служби;
• Співробітники, які навчаються у ВНЗ. Керівництво зобов'язане надати їм час складання державних іспитів чи підготовки до них. Як правило, цей період займає один місяць.

Всім іншим час дається тільки за погодженням з начальством.

-Наказ на відпустку (форма Т6 та Т6а)- розпорядчий документ про надання відпустки співробітникам чи керівництву організації. У статті розберемося, як оформити наказ на відпустку, які форми необхідно використати та як їх правильно заповнити. Наприкінці статті ви можете завантажити заповнений зразок наказу форма Т-6 та бланки форма Т-6 та Т-6а.

Трудовий кодекс РФ дає можливість працівникам ходити у відпустку, це може бути щорічна оплачувана відпустка, а також відпустка, пов'язані з вагітністю, пологами та вихованням дитини, також відпустка може бути додаткова оплачувана і без утримання. Якою б не була відпустка, її треба оформити документально.

Насамперед щороку складається, керуючись яким, і відправляємо співробітників відпочивати.

Першим кроком в оформленні відпустки буде написання працівником заяви на відпустку, як це зробити грамотно читаємо.

Другий крок – це створення наказу на відпустку на підставі заяви працівника.

Третій крок - розрахунок відпускних, допомог (наприклад,) та інших виплат, пов'язаних з відпусткою.

Докладніше зупинимося на другому кроці.

Наказ на відпустку оформляється з використанням типової форми Т-6 (при оформленні відпустки на одного працівника) та Т-6а (при оформленні відпустки на групу працівників). Також можна самостійно розробити бланк наказу, але набагато простіше скористатися вже готовою формою. Як правильно заповнити наказ на відпустку формою Т-6?

Для організації кадрового обліку в компанії кадрівникам і бухгалтерам-початківцям відмінно підходить авторський курс Ольги Лікіної (бухгалтера М.Відео менеджмент) ⇓

Зразок заповнення наказу на відпустку (форма Т-6 та Т6а)

Наказ має стандартну форму, що включає вказівки найменування організації, номер і дату складання наказу. В даному випадку дата - це день відпустки працівника у відпустку.

• Вказуємо, кому надаємо відпустку: ПІБ, табельний номер, підрозділ, посада.
• Також вписуємо період роботи, за який надається відпустка.
• Далі необхідно визначитися, в яку відпустку йде співробітник. Якщо працівник вирушає до чергового оплачуваного - то заповнюємо розділ А, вказуємо тривалість відпустки та дати його початку та закінчення.
• Інші види відпусток оформляються у розділі Б - вказується найменування відпустки та її тривалість.
• Підписує та затверджує наказ керівник та документ дається для ознайомлення співробітнику.

На підставі цього наказу заноситься інформація в

Наказ про надання відпустки працівнику - це розпорядчий акт локального значення, в якому позначаються дати та тривалість відпочинку співробітника, а також умови його заміни на період відсутності, якщо це передбачено робочим процесом.

Право на відпочинок записано не тільки у Конституції РФ, але і в Трудовий кодекс. Кожен працевлаштований громадянин має законне право відпочити щонайменше 28 днів на рік за рахунок свого роботодавця. Такий відпочинок називається щорічною оплачуваною відпусткою, і щоб вона настала, і працівник, і роботодавець повинні скласти кілька важливих документів. Одним із них є наказ про надання відпустки. Розглянемо докладніше як оформити цей документ.

Наказ про відпустку (зразок розглянемо нижче) одна із найчастіше використовуваних документів у роботі фахівця з кадрам. Адже законний відпочинок працівників дозволяється дробити на частини, внаслідок чого один працівник може відпочивати кілька разів на рік. І щоразу потрібно складати новий локальний акт. Тому вміння правильно скласти цей документ і знання всіх нюансів та «підводного каміння» в оформленні щорічної відпустки суттєво полегшує роботу кадровиків. Насправді у складанні цього локального акту немає жодної складності.

Форми наказу про надання щорічної основної оплачуваної відпустки

Директор теж хоче відпочивати

Як бути, якщо відпочити, вирішив сам директор компанії? Теж потрібно все оформити відповідно до законодавства. Керівник організації водночас є її працівником. У цьому, з Федерального закону від 08.02.1998 № 14-ФЗ і Федерального закону від 26.12.1995 № 208-ФЗ, має статус одноосібного виконавчого органу. Але відправити сам себе відпочивати права все одно не має, якщо не включено до графіка. У статуті організації має бути записано, хто може ухвалити таке рішення: лише колегіальний орган (правління, дирекція та ін.), за його наявності, збори учасників (акціонерів) товариства чи сам керівник. Рішення колегіального органу чи зборів учасників оформляється протоколом, у якому, крім всіх умов відпочинку директора, вирішується також питання, хто виконуватиме його обов'язки на час відсутності.

З такого протоколу видається наказ. Він також може бути складений у будь-якій формі: як в уніфікованій, так і довільній.

Якщо обрано уніфіковану форму Т-6, її за замовчуванням може підписати лише сам керівник. Тому, щоби свій підпис зміг поставити уповноважений на це учасник товариства, до нього потрібно заздалегідь внести зміни.

Факт таких змін фіксується окремим наказом довільної форми. Буває, що директор має за статутом повноваження відправити себе у відпустку самостійно. Тоді він може підписати наказ сам, а все оформлення провести відповідно до загальних норм ТК РФ.

Зразок наказу на щорічну оплачувану відпустку директора

Обов'язковий відпочинок за минулі роки

Буває так, що співробітник не відпочивав кілька років, а цього року вирішив скористатися днями відпочинку за минулі періоди. У цьому випадку це обов'язково потрібно відобразити у локальному акті № Т-6 або Т-6а. Щоправда, звичайний бланк не передбачає перерахування кількох періодів, тому його потрібно доопрацювати. Зміни обов'язково мають бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом, як передбачено Порядком застосування уніфікованих форм первинної облікової документації. В цьому випадку самостійно розроблений бланк краще, оскільки він не вимагає додаткових процедур.

Термін зберігання

Після завершення оформлення документ потрібно підшити в папку і відправити на зберігання. Пунктом 19 Переліку типових управлінських архівних документів, затвердженого Наказом Мінкультури РФ від 28.08.2010 № 558 термін зберігання таких локальних актів становить 5 років. Однак якщо працівники, які пішли відпочивати, зайняті на важких, шкідливих чи небезпечних роботах або документ стосується надання днів без збереження утримання (заробітної плати), то відповідно до пункту 19 Переліку такий локальний акт доведеться зберігати 75 років.