Головна › Шини та диски › Наказ про заміщення на час лікарняного (зразок). Наказ про заміщення тимчасово відсутнього працівника зразок Наказ про заміщення охоронця на період відпустки

Наказ про заміщення на час лікарняного (зразок). Наказ про заміщення тимчасово відсутнього працівника зразок Наказ про заміщення охоронця на період відпустки

У кожній організації бувають ситуації, коли необхідно замінити тимчасово відсутнього працівника - відпустку, хворобу, відрядження. У цьому випадку видають наказ про покладання обов'язків на іншого працівника, який виконуватиме роботу колеги за його відсутності.

Як оформити

Найчастіше оформлення обов'язків відсутнього працівника провадиться за правилами ст. 60.2 ТК РФ.

В цьому випадку:

додаткова робота виконується протягом робочого дня;
оформляється додатковою угодою до трудового договору;
доплата визначається за згодою;
до трудової книжки запис не вноситься.

Видати наказ та вимагати виконання додаткової роботи, тим більше без оплати, не є правомірним. При цьому з працівником мають бути узгоджені і термін та обсяг додаткової роботи. Але працівник має право в будь-який момент достроково відмовитися, попередивши за три дні. Також роботодавець може скасувати доручення. Обов'язкова вимога – згода працівника. У статті наведено зразок наказу про покладання обов'язків, який також необхідно скласти.

Зразок наказу про покладення обов'язків

І оскільки ситуації з відсутністю когось із працівників обов'язково трапляються, то порядок заміщення обов'язків у ряді випадків можна одразу вказати у посадовій інструкції. У цьому випадку працівника відразу буде повідомлено про необхідність заміщення конкретного працівника, заздалегідь може бути визначено коло обов'язків, які необхідно виконувати за його відсутності.

Цей варіант практично не вимагає від керівника додаткових адміністративних та організаційних змін, адже працівник виконує чужу роботу разом зі своєю, ущільнюючи графік та розставляючи пріоритети. Але в залежності від завантаження працівника, обсягу переданого обов'язків, терміну відсутності (наприклад, більше року, якщо це декретна відпустка) можна використовувати й інші варіанти - внутрішнє сумісництво або тимчасове переведення.

Сумісництво чи переклад

Внутрішнє сумісництво регулюється положеннями гол. 44 ТК РФ і може бути оформлено у разі, коли працівнику необхідно виконувати чужі обов'язки крім своєї основний роботи.

У чому особливості? Необхідно укласти окремий трудовий договір, у якому будуть зазначені всі умови. І оплачуватиметься робота виходячи з посади, що заміщається пропорційно часу, обсягу або іншим умовам, зазначеним у договорі. Принципова відмінність від вищезазначеного варіанту - робота виконуватиметься понад основний час, але не більше 4 годин на день, тобто такий варіант буде зручний, якщо функції можна чітко розмежувати, і працівник, закінчивши виконання своєї основної роботи, приступає до роботи відсутнього працівника. Однак роботодавцю треба буде вести облік робочого часу або інших необхідних показників та за бажання працівника внести запис до трудової книжки.

Тимчасовий переклад, який регулюється ст. 72.2 ТК РФ, - це найбільш кардинальний варіант у цій ситуації. Працівник виконуватиме лише роботу відсутнього працівника, тобто це можливо в тому випадку, коли роботу відсутнього працівника неможливо поєднати з основною роботою, коли основна робота може бути перекладена на іншого працівника або припинення цієї роботи завдасть меншої шкоди роботодавцю, ніж невиконання роботи відсутнього працівника . І в тому випадку, якщо відсутність працівника має місце наперед на тривалий термін, - тривале відрядження, відпустка з догляду за дитиною та інші причини.

Оформляється таке переведення додатковою угодою до трудового договору, оплата провадиться згідно з окладом, що належить на новій посаді. При цьому для дострокового припинення тимчасового переведення потрібна угода сторін, в односторонньому порядку скасувати її не можна.

Спільним всім випадків оформлення заміщення є необхідність згоди працівника, визначення обсягу роботи та розміру оплати праці виконання додаткових обязанностей.

Як скласти наказ про призначення виконувача обов'язків директора? Керівник організації часто буває у роз'їздах: службові відрядження займають чималу частину його робочого часу. До того ж, як і інші співробітники організації, генеральний директор має право на щорічну оплачувану відпустку і може взяти лікарняну. На ці періоди необхідний виконувач обов'язків директора. Приклад наказу, підготовлений нашими фахівцями, допоможе кадровику заощадити час на розробку власного документа.

Потрібна заміна

Дійсно, керівник організації з тієї чи іншої причини може бути відсутнім на своєму робочому місці. Однак директор є ключовою фігурою компанії і за його відсутності хтось повинен виконувати його обов'язки. Для цього і потрібний наказ на виконувача обов'язків директора. Так, необхідно оформити заміну, якщо у статуті підприємства не прописано, що функції генерального директора організації виконують кілька співробітників (п. 3 ст. 65.3 ДК РФ).

Загалом, обов'язки гендира, що цілком логічно, покладаються на його заступника. І тут видається наказ про тимчасово виконує обов'язки директора.

В аналогічному порядку надходять і в тому випадку, якщо у керівника компанії немає заступника, функціонал якого включає тимчасове виконання функцій керівника. У разі обов'язки генерального директора делегують будь-якому іншому працівникові компанії. Роблять це також, випускаючи наказ про призначення тимчасового виконувача обов'язків директора (п. 1 Порядку, затв. роз'ясненням від 29.12.1965 Держкомпраці СРСР № 30 та Секретаріату ВЦРПС № 39).

У виданому наказі необхідно зазначити конкретні обов'язки працівника, який взяв він функції директора, наприклад, право підписувати рахунки-фактури (п. 6 ст. 169 НК РФ). Весь тимчасовий функціонал співробітника, який замінює керівника, потрібно включити до наказу про тимчасове призначення виконувача обов'язків директора.

Без наказу не обійтись

Важливо розуміти, що у будь-якому разі треба видати наказ виконуючого обов'язки генерального директора. Так слід вчинити, навіть якщо в посадовій інструкції заступника працівника передбачено обов'язок щодо тимчасового виконання обов'язків керівника організації на час його відсутності.

Причому видавати наказ про тимчасове заміщення потрібно у разі відсутності директора, який вимагає заміщення. Випустити один наказ, який діятиме, наприклад, рік, не вийде.

Окрім наказу на заступника необхідно оформити довіреність. Її завдання – підтвердити повноваження заступника. Тому підписати доручення має сам керівник організації (п. 4 ст. 185.1 ЦК України). Максимальний термін дії такої довіреності – 1 рік із видачі (п. 1 ст. 186 ДК РФ).

Додамо, що за виконання обов'язків генерального директора співробітнику, що його замінює, покладено доплату (ст. 151 ТК РФ).

Спеціально для читачів наші фахівці підготували наказ про призначення виконувача обов'язків директора: зразок 2018 року, який можна скачати безкоштовно на сайті.

Ctrl+Enter.

Наказ про призначення директора, який тимчасово виконує обов'язки

Формування наказу про призначення тимчасового виконувача обов'язків директора відбувається у разі, коли керівник організації з якихось причин не має можливості перебувати на своєму робочому місці певний проміжок часу.

Приводи для складання наказу

У кожній організації має бути керівник, який призначається відповідно до установчих документів фірми (в т.ч. статутом) та займається управлінською діяльністю.

Але іноді настають обставини, за якими у директора виникає потреба перекласти свої функції на іншого співробітника – і їх у повсякденній практиці будь-якого підприємства достатньо. Найчастіше це:

відпустка (як планова, так і позапланова);
лікарняний;
відрядження;
можуть бути й якісь особисті причини.

На кого перекласти виконання обов'язків

Рішення, на кого саме перекласти на час обов'язки директора, кожен керівник, звісно, ухвалює в індивідуальному порядку. Головна умова, щоб обраний співробітник мав певний рівень освіти та досвід роботи, а також користувався повною довірою керівництва та адміністрації фірми. Пов'язано це з тим, що з моменту підписання наказу про призначення директора, який тимчасово виконує обов'язки, вся відповідальність за поточну діяльність підприємства переходить на того працівника, щодо якого написано документ.

Слід зазначити, що як виконувач обов'язків директора може бути призначений як один із співробітників компанії, так і людина, як кажуть, «з боку».

У другому випадку спочатку необхідно укласти трудовий договір із зазначенням періоду його дії, і тільки після цього писати наказ про передачу повноважень.

Хто пише наказ

Так як наказ завжди пишеться від імені директора організації, безпосереднє завдання щодо його складання зазвичай лежить на секретарі, юрисконсульті чи іншому наближеному до керівника працівнику. Головна умова, щоб після формування наказ був обов'язково завірений самим директором.

Наказ треба писати щоразу, коли намічається щодо тривалу відсутність керівника робочому місці.

Загальні відомості про документ

На сьогоднішній день строгих правил щодо складання розпорядчих документів немає, тому будь-який подібний папір представники підприємств і організацій можуть писати з довільним виглядом, або, якщо в компанії є розроблена форма наказу – за його зразком.

При формуванні наказів важливо дотримуватися кількох умов:

Упорядкування кожного наказу має бути чимось обґрунтовано. Обґрунтування завжди пишеться на початку документа, після слів «У зв'язку із…» і означає реальну причину для формування наказу. В даному випадку як обґрунтування може бути відпустка керівника, його відрядження, лікарняний і т.п.
Також у наказ вписується і основу – тобто. норма закону, що дає право на складання цього документа.
Наказ можна писати на звичайному аркуші будь-якого зручного формату (зазвичай використовується стандартний А4) або на фірмовому бланку організації (як правило, у випадках, якщо така вимога прописана в локальних актах фірми). Дозволяється писати наказ від руки або набирати на комп'ютері – у визначенні законності документа це значення не має.
Документ складається в одному примірнику, який підписується керівником (або іншим співробітником, уповноваженим діяти від його імені), а також усіма іншими особами, які у ньому згадані.

Підписи мають бути лише «живими», жодні факсимільні (тобто надруковані) автографи в бланку не допустимі.

Друк на наказі ставити необхідно лише тоді, коли правило з використання штемпельних виробів для візування паперів закріплено облікової політики підприємства.

Зразок наказу про призначення директора, який тимчасово виконує обов'язки

У «шапці» документа пишеться:

його назва (з коротким позначенням сенсу) та номер;
найменування організації;
дата та місце складання наказу.

Потім нижче йде основна частина. Тут потрібно:

дати обгрунтування, тобто. у зв'язку з якими обставинами знадобилося формування цього розпорядження;
сказати, хто саме виконуватиме обов'язки директора (посада, прізвище-ім'я-по батькові працівника);
вказати період та кількість повних календарних днів, протягом яких ця роль має виконуватися;
вписати функції, які виконуватиме заступник директора співробітник (у тому числі право підписувати документацію);
написати його заробітну плату на цей термін (тут треба врахувати один важливий момент - якщо зарплата директора вища за зарплату виконувача обов'язків, різницю слід компенсувати);
на завершення слід вписати відповідальну за виконання наказу особу (це може бути сам директор або будь-який його заступник, керівник підрозділу).

Зберігання документа

Після того, як наказ буде написано та оформлено належним чином, а всі зацікавлені особи з ним ознайомлені, його необхідно передати на зберігання секретареві організації або іншому працівникові, відповідальному за збереження розпорядчої документації.

Протягом періоду дії наказ має перебувати в окремій папці разом з іншими подібними документами, у приміщенні, куди доступ сторонніх людей обмежений.

Після закінчення терміну зберігання документ можна передати в архів і згодом знищити в установленому законом порядку.

Пишемо в документах правильно: виконувач обов'язків директора

Замість керівника організації його обов'язки тимчасово виконує виконувач обов'язків директора. Як писати в документах, наприклад, у договорах та актах приймання-передачі його посаду правильно? З такою ситуацією кадровик стикається вперше. Хочеться все оформити без помилок, тим більше, що ухвалений в організації порядок проставлення перед посадою позначення ВРІО вселяє кадровому фахівцю сумніви. Продемонструємо у статті зразок, як писати в документах «виконувач обов'язків директора».

Начальника немає на місці

Насправді може скластися ситуація, коли керівник організації з тієї чи іншої причини відсутня на своєму робочому місці. Так як директор є ключовою фігурою компанії, за його відсутності хтось повинен виконувати його обов'язки. Для цього оформлюють наказ на виконувача обов'язків директора. Заміна оформляється, якщо у статуті підприємства не прописано, що функції генерального директора організації виконують кілька співробітників (п. 3 ст. 65.3 ЦК України).

У випадку, обов'язки генерального директора, що цілком логічно, покладаються з його заступника. Однак якщо посади заступника директора по штату не передбачено, делегувати обов'язки керівника можна будь-якому співробітнику компанії. При передачі повноважень і постає питання, як писати скорочено «виконувач обов'язків директора».

Крім наказу потрібно оформити доручення на виконувача обов'язків директора з правом підпису. Пояснюється це так. Довіреність на виконувача обов'язків директора підтверджує повноваження співробітника, якому передано функції керівника, для контрагентів. Тобто цей документ покликаний бути доказом того, що заступник директора може представляти інтереси компанії у відносинах із сторонніми особами. Наприклад, підписувати договори із контрагентами. Тому і потрібно досконально розібратися з питанням, як писати «виконувач обов'язків директора».

Порядок, у якому відбуватиметься тимчасове заміщення керівника організації, можна передбачити у статутних документах компанії. Наприклад, у разі тривалої відсутності директора можна передбачити алгоритм призначення на посаду нового керівника компанії (п. 2 ст. 12 Федерального закону від 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 11 Федерального закону від 26.12.1995 № 208-ФЗ).

І.О не ставимо, оскільки посада співробітника не змінюється

Отже, як писати в документах скорочено «виконувач обов'язків директора»? Все просто, таке позначення не потрібно ставити зовсім. Пояснюється це так. Через те, що на співробітника покладено обов'язки директора, його посада, вказана у штатному розкладі, не змінюється. Тому під час укладання договорів заступник директора співробітник вказує свою посаду. Жодних «В.О», «ВРІО», «Виконувач обов'язків», підписуючи договір, вказувати не потрібно.

Таким чином, популярне питання: як писати в документах, якщо виконувач обов'язків директора жінка, не має сенсу.

Жодних обмежень на тимчасове виконання функцій керівника організації будь-яким відповідним працівником чинне законодавство не містить (п. 1 Порядку, затв. роз'ясненням від 29.12.1965 Держкомпраці СРСР № 30 та Секретаріату ВЦРПС № 39). І тут видається наказ про тимчасово виконує обов'язки директора.

Спеціально для читачів наші фахівці підготували приклад, як писати «виконувач обов'язків директора» у документах у шапці:

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Наказ про тимчасове виконання обов'язків керівника

Підстава складання наказу про тимчасове виконання обов'язків керівника

Відповідно до ст. 273 ТК РФ керівник організації (генеральний директор, директор, президент, голова тощо) — фізична особа, яка відповідно до ТК РФ та інших нормативно-правових актів, установчих документів, локальних актів здійснює керівництво цією організацією, в тому числі виконує функції її одноосібного виконавчого органу.

За відсутності керівника організації на робочому місці (наприклад: у зв'язку з відпусткою, відрядженням, хворобою, стажуванням тощо) повинен бути призначений працівник, який тимчасово виконує обов'язки керівника організації. І.О. керівника організації відповідає за керівництво всієї організації.

При призначенні тимчасового виконувача обов'язків керівника слід спиратися на норми ст. 60.2 ТК РФ, з якої випливає, що керівнику необхідно:

отримати письмову згоду працівника;
встановити розмір оплати за тимчасове виконання додаткової роботи;
встановити термін, протягом якого працівник виконуватиме обов'язки, їх утримання та обсяг.

Тільки керівник організації або органи управління (наприклад: загальні збори учасників або акціонерів тощо) мають право доручати працівникові тимчасово виконувати обов'язки керівника організації.

Підставою призначення працівника тимчасово виконуючим обов'язкибуде наказ.

Зміст наказу про тимчасове виконання обов'язків директора (керівника)

Наказ про тимчасове виконання обов'язків директора не має уніфікованої форми та складається довільно.

Представлений зразок наказу, крім основних реквізитів, міститьтакі дані:

причина відсутності директора на робочому місці;
термін відсутності;
відомості про директора (ПІБ, табельний номер, посада, структурний підрозділ);
відомості про працівника, на якого покладається відповідальність тимчасово виконувати обов'язки директора (ПІБ, табельний номер, посада, структурний підрозділ);
термін тимчасового виконання обов'язків директора;
розмір доплати;
та інші дані.

Наказ про тимчасове виконання обов'язків директора підписується керівником організації.

З наказом слід ознайомити працівника під розпис— у нижній частині наказу працівник повинен розписатися та поставити дату ознайомлення.

Наказ про тимчасове виконання обов'язків директора реєструється в журналі реєстрації наказів та розпоряджень за особовим складом, та зберігатися в організації 75 років.

Чи вправі генеральний директор призначити тимчасового виконувача обов'язків генерального директора?

Ситуація.Генеральний директор товариства, йдучи у відпустку, підписує наказ про призначення тимчасового виконувача обов'язків генерального директора. На підставі наказу генерального директора тимчасово виконуючий обов'язки фактично стає виконавчим органом організації на певний термін, підписує договори, накази, позовні заяви та здійснює інші дії від імені організації.

Запитання.Чи вправі генеральний директор призначити тимчасового виконувача обов'язків генерального директора з передачею йому повноважень виконавчого органу організації?

Розглядаючи це питання, зазначимо, що відповідно до п. 1 ст. 53 ДК РФ порядок освіти та компетенція органів юридичної особи визначаються законом та установчим документом організації. На цьому слід, що призначити тимчасово виконуючого обов'язки одноосібного виконавчого органу має право той орган управління, який уповноважений цього законодавством і установчим документом організації.

Таким чином, якщо закон та установчий документ організації не передбачають порядок призначення тимчасово виконуючого обов'язки генерального директора, то особа, що діє як таке, виконує функції керівника неправомірно і всі юридично значущі дії, що здійснюються виконуючим обов'язки керівника не можуть розцінюватися як скоєні від імені організації.

В даний час чинним законодавством порядок призначення тимчасового виконувача обов'язків генерального директора не передбачено.

Для можливості вирішення цього питання у ситуації законодавчої невизначеності звернемося до судової практики. Існує дві позиції судів.

Позиція 1.Особа, яка здійснює функції одноосібного виконавчого органу товариства, не має права призначати тимчасово виконуючого обов'язки цього органу.

Ухвала ВАС РФ від 28.07.2011 № ВАС-9232/11 у справі № А40-163238/09-125-802 про відмову в передачі справи до Президії Вищого Арбітражного Суду Російської Федерації

«…Апеляційний суд констатував, що оскаржуваним наказом Веселову А.Ю. були представлені всі повноваження генерального директора, передбачені статтею 40 Федерального закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю», і він став по суті виконувати повноваження одноособового виконавчого органу.

Задовольняючи позовну вимогу, суди апеляційної та касаційної інстанцій виходили з того, що оскаржуване рішення, оформлене наказом від 05.03.2008, прийнято Веселовим О.Ю. за відсутності в нього таких повноважень, порушуючи норми Федерального закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю», згідно з якими рішення з зазначеного питання має прийматися загальними зборами учасників товариства…».

Ухвалу Ленінградського обласного суду від 29.10.2014 № 33-5130/2014

«…Знаходження генерального директора товариства у відпустці передбачає призначення на відповідний період тимчасово виконуючого обов'язки генерального директора товариства.

Виконувач обов'язків генерального директора товариства на відповідний період, загальними зборами учасників товариства не призначався.

З огляду на положення ст. ст. 33, 40 Федерального закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю» вирішення питання про призначення тимчасового виконувача обов'язків генерального директора товариства належить виключно до компетенції загальних зборів учасників товариства.

Особа, яка виконує обов'язки генерального директора товариства не має права призначати тимчасово виконуючого обов'язки генерального директора товариства, а також видавати щодо себе наказ про надання відпустки, без її погодження з учасниками товариства та без прийняття загальними зборами учасників товариства рішення про призначення на відповідний період тимчасово виконуючого обов'язки генерального директора товариства…»

Постанова Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 20.01.2011 № 09АП-31253/2010-ГК у справі № А40-163238/09-125-802 (Постановою ФАС Московського округу від 13.04.4-201 залишено без зміни)

«… Апеляційний суд дійшов висновку, що призначення виконавчого органу шляхом видання наказу іншим виконавчим органом фактично позбавляє учасників можливості реалізовувати свої права на управління суспільством.

Враховуючи викладене, апеляційний суд вважає вимоги позивача правомірними та відповідно до ст. 53 ЦК України, ст. ст. 33, 40 ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю» визнає наказ від 05.03.2008 р. про призначення Веселова А.Ю. тимчасово виконуючим керівника ТОВ «Торгівельна та дослідницька компанія «Інтероптика» недійсним…»

Позиція 2.Особа, яка здійснює функції одноосібного виконавчого органу товариства, має право призначати тимчасово виконуючого обов'язки цього органу.

Постанова Арбітражного суду Уральського округу від 26.11.2014 № Ф09-7730/14 у справі № А76-5959/2013

«…Порядок призначення тимчасового виконувача обов'язків директора товариства законодавчо не визначено. Водночас директор товариства в силу п. 3 ст. 40 Федерального закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю» має право призначати працівників на посади та наділяти їх повноваженнями на представлення інтересів суспільства.

Оскільки виконавчий орган юридичної особи, який діє в межах наданих йому повноважень, у розпорядчому порядку тимчасово поклав виконання своїх обов'язків на іншу посадову особу, цей наказ є достатньою підставою для передачі зазначеній у ній особі повноважень одноосібного виконавчого органу, включаючи право на укладення договору, що не суперечить закону та статуту суспільства.

У зв'язку з цим суди дійшли висновку про відсутність підстав вважати, що договір постачання від 18.05.2011 № 040/2011 підписаний неуповноваженою особою...»

Постанова Арбітражного суду Західно-Сибірського округу від 25.06.2015 № Ф04-20941/2015 у справі № А45-15825/2014

«…Посилання заявника на відсутність схвалення правочину загальними зборами засновників відхиляється, оскільки виконавчий орган товариства, який діє в межах наданих йому статутом повноважень, у розпорядчому порядку тимчасово поклав виконання своїх обов'язків на іншу посадову особу, цей наказ є достатньою підставою для передачі зазначеній у ній особі повноважень одноосібного виконавчого органу, включаючи право на укладання оспорюваного договору, що не суперечить статуту товариства та закону...»

Підбиваючи підсумки, зазначу наступне.

З наведеної практики випливає, що суди мають різний погляд на вирішення питання. Таким чином, особа, яка здійснює функції одноосібного виконавчого органу товариства, призначаючи тимчасово виконуючого обов'язки цього органу, несе ризики визнання наказу про призначення тимчасово виконуючого обов'язки недійсним.

Законодавство передбачає три способи виконання додаткових функцій:

Поєднання роботи.
Її збільшення.
Виконання функцій за робочим місцем тимчасового відсутнього співробітника.

Дорогий читачу! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся у форму онлайн-консультанта праворуч або телефонуйте.

Це швидко і безкоштовно!

Всі ці функції виконуються разом із основною трудовою діяльністю, нерозривно з нею у певний час роботи. Якщо вони виходять за межі робочого дня, йдеться вже про внутрішнє сумісництво.

Який варіант вибрати, вирішується роботодавцем у кожному конкретному випадку:

При суміщенні посад працівник виконує додаткову роботу з іншої посади.За двома однаковими посадами працівник одночасно працювати не може. Як правило, це відбувається за вільної вакантної штатної одиниці. Тобто секретар одночасно працює і за кадровим працівником до прийняття на вказану посаду людини. При цьому людина має право до терміну відмовитися від покладених функцій. Для цього він попереджає роботодавця за три дні.
При збільшеному обсязі робіт працівник виконує додаткові роботи за своєю основною професією, але з перевищенням їхньої кількості. Наприклад, із прибиральницею було укладено трудовий договір на прибирання вісімдесяти квадратних метрів приміщення. Збільшивши їй доручили ще додаткові двадцять метрів. При цьому слід враховувати, чи реально справиться людина з підвищеним навантаженням.
При виконанні обов'язків відсутнього співробітника іншою людиною останній виконує додаткові робочі функції за своєю професією або за іншою. Колишній працівник перебуває в установі, але з різних причин тимчасово не може працювати. Тобто заміщення за вакантною посадою неможливе. Наприклад, інженер приймає він функції завідувача складом період його хвороби. Якщо сумісна посада – матеріально відповідальна, то період заміщення співробітник повинен підписати договір про матеріальної відповідальності.

Необхідні документи для оформлення тимчасового виконання обов'язків

У разі тривалої відсутності основного працівника застосовується правило укладання термінового трудового договору, у якому спеціально обумовлено умову роботи до виходу основного працівника.

Якщо ж на потрібне місце оформляється штатний співробітник, то про це видається наказ, з яким обов'язково знайомиться вказана людина, тим самим даючи свою згоду на це. Або згода прикладається на окремому аркуші. При переведенні на строк менше одного місяця, згода необов'язкова.

Також надходять і під час покладання додаткових обов'язків на співробітника. При цьому у наказі зазначаються дані про відсутнього працівника, його посаду та розмір доплати за заміщення.

Письмова згода співробітника на виконання обов'язків

Вищезазначені робочі обов'язки можна доручати працівникові лише після отримання його згоди, оформленої письмово. Це може бути заява або пропозиція про суміщення, надіслане керівником.

Заява про згоду є документом, що підтверджує згоду особи на виконання посадових обов'язків відсутнього співробітника. Згода може надаватися на строк не більше одного календарного місяця. Якщо ж заміщення передбачається довше, ніж місяць, термін спеціально обумовлюється. Він може бути продовжений до одного року.

Додаткова угода до трудового договору

Коли згоду працівника на тимчасове виконання обов'язків буде одержано, це оформляється додатковою угодою до трудового договору. У ньому має обов'язково міститися вказівка посади з додаткової роботи, її зміст та обсяг. Також, у якому розмірі здійснюватиметься доплата, час виконання роботи.

Якщо працівник повинен поєднувати вакантну посаду, то в угоді можна це позначити, що суміщення відбуватиметься до закриття вакансії. Якщо час виходу працювати основного співробітника неможливо визначити, то вказується «до виходу відсутнього працівника».

Додаткова угода – обов'язковий документ під час заміщення посад. За його відсутності роботодавець може бути притягнуто до адміністративної відповідальності.

Наказ про тимчасове виконання додаткових обов'язків

Після того, як із працівником було укладено додаткову угоду про тимчасове виконання обов'язків, необхідно про це видати наказ. У відомчому нормативному акті вказується коло та термін виконання обов'язків, оплата. Із зазначеним наказом працівник повинен бути обов'язково ознайомлений, про що він розписується.

Текст наказу має бути приблизно наступним. Після реквізитів організації, номера та дати наказу вказується «У зв'язку з відходом у відпустку покласти тимчасове виконання обов'язків секретаря на інспектора відділу кадрів з першого травня. Здійснити доплату сорок відсотків від окладу».

Доплата

Законодавством чітко не встановлено максимального або навпаки, розміру доплати за виконання обов'язків відсутнього працівника. Це встановлюється кожному підприємстві по-своєму. Але такі функції обов'язково підлягають сплаті.

Конкретні розміри доплати визначаються додатковому угоді, укладеному працівником і роботодавцем. Вони здебільшого визначаються від обсягу майбутніх трудових обов'язків, термін їх виконання, змісту. При цьому роботодавцем однаково оплачує працю рівної цінності. Також законодавчо не визначено порядку доплати. Це може виражатися у конкретній грошовій сумі. А можуть оплачуватись у відсотковому відношенні від окладу чи зарплати співробітника.

Якщо трудовий договір спочатку передбачає можливість чи обов'язок працівника поєднувати якусь посаду, то така діяльність додатково не оплачується. Бо вважається, що це просто робітничі обов'язки.

Таким чином, якщо співробітник організації йде на відпочинок, занедужує, зменшується у відрядження, то його колега приймається за функції того, хто вибув за додаткову оплату. Подібні дії мають бути належним чином оформлені у вигляді підписаної обома сторонами додаткової угоди та виданого на підприємстві наказу.

Без зазначених документів, доплата працівнику, який виконує обов'язки відсутнього, не проводиться. Також заміщення неможливе нескінченно. Воно має свій термін, причому не дуже тривалий. Адже це велике навантаження на працівника. Тобто, приймаючи він додаткові обов'язки, кожен співробітник бажає бачити їх гідно оплаченими.

Жодна організація не застрахована від того, що її співробітники можуть захворіти і втратити працездатність на тривалий час. У такій ситуації роботодавцю доведеться подбати, щоб робочий процес за цей час не зупинився. Одним із найбільш оптимальних варіантів стане заміщення тимчасово відсутнього працівника на час хвороби іншим співробітником. При цьому не варто забувати про правильне документальне оформлення такого заміщення.

Що може зробити роботодавець, якщо один із співробітників пішов на лікарняний

Перевести тимчасово цю посаду його колегу (підстава – ст. 72.2 ТК РФ). При цьому треба оформити додаткову угоду до договору та наказ про заміщення на час лікарняного, зразок якого буде поданий далі.
Покласти додатково функції відсутнього працівника на його товариша по службі, оформивши при цьому додаткову угоду до трудового договору і наказ про суміщення посад (підстава - ст. 60.2 ТК РФ).
Найняти нову людину на період відсутності основного співробітника.

Поєднання буде ефективним лише якщо обсяг роботи відносно невеликий. В іншому випадку найкращою альтернативою стане заміщення.

Поняття заміщення

Заміщення посади – це переведення співробітника компанії в іншу посаду шляхом оформлення відповідного розпорядження. Переклад може здійснюватись як на тимчасовій, так і на постійній основі. Заміщувальний працівник буде зазначений у документах як ІВ або ВРІО. Заміщення може знадобитися у таких випадках: якщо основний співробітник перебуває на лікарняному, у відпустці, у декретній відпустці, пішов на пенсію або був звільнений.

Механізм заміщення регламентується ст. 72.2 ТК РФ. При перекладі відбувається зміна функціональних обов'язків замінника. Співробітник виконує лише обов'язки свого колеги в повному обсязі, зарплата йому нараховується відповідно до виконуваної роботи, але як правило, не нижча за його основний середній заробіток. Записи про період заміщення у трудову книжку у своїй не вносяться, достатньо складання додаткової угоди до трудового договору.

Роботодавець немає права змушувати найнятий персонал заміщати інші посади проти його волі. Це можливо лише за згодою працівника, і у разі відмови він не несе жодної відповідальності. Винятком є ситуації, коли заміщення тимчасово відсутнього працівника обумовлено надзвичайними обставинами (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ). Неприпустимо переводити людину на нову посаду, якщо вона має протипоказання за станом здоров'я.

ТК РФ встановлює тривалість максимального терміну заміщення - 1 рік, а при заміщенні хворіючого співробітника, або перебуває на відпочинку - до його повернення на роботу. Конкретний термін встановлює керівник організації за погодженням із заміщувальною особою.

Оформлення заміщення на час лікарняного

Тимчасове заміщення вакантної посади відбувається у кілька етапів:

Керівник компанії визначає потенційного заступника та отримує від нього письмову згоду.
Сторони оформлюють додаткову угоду до трудового договору. У документі вказують терміни, розмір оплати, посада, обсяг роботи, що виконується. Якщо точна дата виходу хворого співробітника не відома – вказують, що заміщення проводиться доти, як основний працівник вийде з лікарняного.
Від імені керівника видається наказ про заміщення. Співробітник, який погодився на заміщення, має ознайомитись з ним під розпис.

Чи покладено доплату за заміщення?

Для осіб, які взяли на себе виконання чужих посадових обов'язків, актуальним є питання щодо того, чи належить їм доплата за заміщення тимчасово відсутнього працівника. Тут слід розрізняти доплату при поєднанні та оплату праці при заміщенні іншої посади.

Оплата праці при поєднанні регламентується ст. 151 ТК РФ: працівнику виробляється доплата, оскільки обсяг його роботи збільшується - у робочий час він виконує свій обсяг роботи та роботу за відсутнього колегу. Розмір доплати встановлюється за згодою сторін у додатковій угоді до трудового договору. Сума доплати може бути будь-якою, оскільки законодавством цей момент не регулюється.

При заміщенні співробітник залишає свої обов'язки з основної посади і виконує роботу тільки за відсутнього працівника. Доплата у разі можлива, якщо нова робота складніша, чи передбачає більший обсяг обов'язків, ніж основна робота замінника. У будь-якому випадку порядок оплати фіксується в додатковій угоді про заміщення, що додається до трудового договору.

Наказ про заміщення на час лікарняного

Організації мають право складати даний документ за самостійно розробленим зразком або за уніфікованою формою Т-5, затвердженої Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 №1.

Наказ на заміщення тимчасово відсутнього працівника, зразок якого можна взяти за основу, повинен містити такі відомості:

найменування юридичної особи;
дату складання;
П.І.Б. особи, яка переводиться на нову посаду;
відомості про колишню посаду та заміщувану;
причину перекладу;
розмір оплати;
посилання на документ, який став підставою для перекладу;
дату, з якої заміщення набирає чинності;
дату закінчення заміщення (або іншу вказівку);
підпис керівника компанії;
підпис працівника, який заступає на нову посаду, про ознайомлення.

Ці відомості мають бути відображені у розпорядженні в обов'язковому порядку. Решту інформації фіксують за необхідності. З наказом має ознайомитись особа, щодо якої він був складений.

Упорядкуванню наказу передує написання службової записки на заміщення співробітника начальником структурного підрозділу, де працює відсутній співробітник. Службова записка подається керівнику організації на розгляд. Співробітник, який погодився замінювати відсутню особу, підтверджує свою згоду письмово і також подає її керівнику. Лише після цього видається відповідне розпорядження.

Наказ на заміщення на час відпустки

Наказ на заміщення на час відпустки, зразок якого аналогічний наказу на заміщення хворого співробітника, оформляється у зв'язку з відходом основного працівника на відпочинок. Цей наказ відноситься до внутрішніх локальних актів, спеціальна форма для нього не встановлена законодавством. У тексті документа необхідно зазначити:

реквізити організації;
чому виникла потреба у заміщенні;
дані співробітників: що пішов у відпустку та заміщає його;
терміни заміщення;
перелік трудових функцій, що підлягають виконанню;
назва та номер документа, який став підставою для складання наказу.

У всіх організаціях іноді трапляються ситуації, коли необхідно тимчасово замінити одного із співробітників. Для цієї процедури за встановленими правилами є певний розроблений алгоритм дій, початок якому дає наказ про заміщення відсутнього працівника.

ФАЙЛИ

Причини для заміщення

Приводом для заміни будь-кого з персоналу можуть послужити різні обставини. Найбільш поширені:

догляд одного із співробітників на лікарняний;
відхід у декретну або планову звичайну відпустку;
від'їзд у відрядження тощо.

Слід зазначити, що у таких випадках призначається тимчасовий заступник.

Зазвичай це потрібно, коли відсутність триває понад три робочі дні або тоді, коли обов'язки працівника настільки значимі, що без них нормальна поточна діяльність фірми неможлива.

Кого можна призначити

Для того, щоб запустити процес заміщення тимчасово відсутнього співробітника, необхідно спочатку підібрати правильну кандидатуру на заміну.

Це має бути людина, яка має достатню кваліфікацію, рівень освіти і досвід.

Він може працювати на будь-якій посаді всередині компанії (у цьому випадку потрібно буде заручитися ще й його письмовою згодою) або прийнятий з боку на умовах поєднання.

У деяких ситуаціях, для заміщення довго відсутнього цінного «кадра», працювати приймається новий фахівець – тоді з ним повинен укладатися окремий терміновий трудовий договір із зазначенням конкретного обмеженого періоду дії.

Порядок заміщення

Після того, як тимчасовий заступник буде знайдено, керівництво видає наказ, в якому вказує на необхідність заміщення, а також умови, на яких воно відбуватиметься.

Потім із працівником укладається додаткова угода до чинного трудового договору (якщо це хтось із фахівців компанії) або трудовий договір, і після цього людина може приступати до своїх нових функцій.

Хто формує наказ

Директори компаній майже ніколи не займаються створенням розпорядчої документації. Найчастіше це роблять керівники структурних підрозділів, юрисконсульти чи секретарі – залежно від цього, яке саме розпорядження потрібно підготувати.

Наказ про заміщення тимчасово відсутнього працівника зазвичай пишеться з ініціативи кадрового відділу і оформляється у самому відділі, або секретарем.

Що взяти за основу для наказу

Усі накази, що розробляються, повинні на чомусь базуватися. Зокрема, у кожного такого розпорядження має бути документальна підстава та обґрунтування.

Як підстава може бути зазначена або стаття закону, що має безпосереднє відношення до суті наказу, або внутрішній документ компанії (наприклад, акт, Положення облікової політики, службова або доповідна записка). З обґрунтуванням все простіше – це реальна причина, через яку видається розпорядження.

Хто має підписати наказ про заміщення тимчасово відсутнього працівника

Наказ відноситься до тих документів, які завжди походять від вищого керівництва підприємства.

Тому цей документ може бути підписаний або директором організації особисто, або співробітником, який тимчасово виконує його обов'язки. Також під наказом мають розписатися всі особи, щодо яких він виданий і ті, хто є відповідальним за його виконання.

Таким чином усі вищезгадані працівники засвідчать те, що ознайомлені з розпорядженням та готові його виконати.

Оформлення наказу

Цей наказ можна писати у вільній формі – уніфікований його образ законодавчо не встановлено (за винятком державних установ – там для всіх розпорядчих актів існують свої стандарти).

Однак деякі керівники підприємств розробляють власний шаблон наказу - якщо такий у компанії є, при складанні розпоряджень необхідно орієнтуватися саме на нього.

Формат документа

Як і оформлення наказу, його формат довільний - це означає, що його можна робити в друкованому вигляді або в рукописному, для визначення законного статусу документа це не має ніякого значення. Тільки один нюанс потрібно врахувати – електронний бланк треба обов'язково роздрукувати – для того, щоб директор та всі зацікавлені працівники могли під ним розписатись.

Щодо друку – вона не обов'язкова (якщо тільки керівництво не вимагає її наявності).

Реєстрація наказу

Усі розпорядчі бланки, підготовлені та підписані, слід реєструвати у спеціальному обліковому документі – журналі, який зазвичай знаходиться у секретаря чи іншого працівника, який відповідає за фіксацію начальницьких розпоряджень. До журналу достатньо внести назву наказу, дату його складання та номер.

Як зберігати

Виданий наказ необхідно обов'язково зберігати певний період – він визначається або чинним законодавством, або внутрішніми нормативними актами.

Після того, як термін зберігання мине, бланк можна передати до архіву або утилізувати (з дотриманням процедури, також прописаної в законі).

Зразок наказу про заміщення тимчасово відсутнього працівника

Якщо вам доручено створити наказ про заміщення тимчасово відсутнього працівника, перегляньте наведений нижче приклад – на його основі ви легко оформите потрібне вам розпорядження.

Спочатку документ вкажіть: