Бюджет офісу на місяць. Рекомендації щодо створення форм бюджетів в Excel

Проблема нестачі грошей є актуальною для більшості сучасних сімей. Багато хто буквально мріє про те, щоб розплатитися з боргами і розпочати нове фінансове життя. В умовах кризи тягар маленької зарплати, кредитів та боргів зачіпає майже всі сім'ї без винятку. Саме тому люди прагнуть контролювати свої витрати. Суть економії витрат не в тому, що люди жадібні, а в тому, щоб набути фінансової стабільності і поглянути на свій бюджет тверезо і неупереджено.

Користь контролю фінансового потоку є очевидною – це зниження витрат. Чим більше ви заощадили, тим більше впевненості у завтрашньому дні. Заощаджені гроші можна пустити на формування фінансової подушки, яка дозволить вам деякий час почуватися комфортно, наприклад, якщо ви залишилися без роботи.

Головний ворог на шляху фінансового контролю – це ліньки. Люди спочатку спалахують ідеєю контролювати сімейний бюджет, а потім швидко остигають і втрачають інтерес до своїх фінансів. Щоб уникнути подібного ефекту, потрібно придбати нову звичну – контролювати свої витрати постійно. Найважчий період – це перший місяць. Потім контроль входить у звичку і ви продовжуєте діяти автоматично. До того ж плоди своїх "трудів" ви побачите відразу - ваші витрати дивним чином скоротяться. Ви особисто переконаєтеся в тому, що деякі витрати були зайвими і від них без шкоди для сім'ї можна відмовитися.

Опитування: Таблиці Excel достатньо контролю сімейного бюджету?

Облік витрат та доходів сім'ї у таблиці Excel

Якщо ви новачок у справі складання сімейного бюджету, то перш ніж використовувати потужні та платні інструменти для ведення домашньої бухгалтерії, спробуйте вести бюджет сім'ї у простій таблиці Excel. Користь такого рішення очевидна – ви не витрачаєте гроші на програми і пробуєте свої сили у справі контролю фінансів. З іншого боку, якщо ви купили програму, то це вас стимулюватиме – якщо витратили гроші, значить потрібно вести облік.

Починати складання сімейного бюджету краще в простій таблиці, де вам все зрозуміло. Згодом можна ускладнювати та доповнювати її.

Читайте також:

Тут ми бачимо три розділи: доходи, витрати та звіт. У розділі «Витрати» ми ввели вищезазначені категорії. Біля кожної категорії знаходиться осередок, що містить сумарну витрату за місяць (сума всіх днів праворуч). В області дні місяця вводяться щоденні витрати. Фактично це повний звіт за місяць щодо витрат вашого сімейного бюджету. Ця таблиця дає таку інформацію: витрати за кожний день, щотижня, місяць, і навіть підсумкові витрати з кожної категорії.

Щодо формул, які використані в цій таблиці, то вони дуже прості. Наприклад, сумарна витрата за категорією «автомобіль» обчислюється за формулою =СУМ(F14:AJ14). Тобто це сума за всі дні за рядком номер 14. Сума видатків за день розраховується так: = СУМ (F14: F25)– підсумовуються всі цифри в стовпці F з 14-го по 25-й рядок.

Аналогічно влаштований розділ «доходи». У цій таблиці є категорії доходів бюджету та сума, яка їй відповідає. У осередку «підсумок» сума всіх категорій ( =СУМ(E5:E8)) у стовпці Е з 5-го по 8-му рядок. Розділ «звіт» влаштований ще простіше. Тут дублюється інформація з осередків E9 та F28. Сальдо (дохід мінус витрата) – це різниця між цими осередками.

Тепер ускладнимо нашу таблицю витрат. Введемо нові стовпці «план витрати» та «відхилення» (завантажити таблицю витрат та доходів). Це потрібно для точного планування бюджету сім'ї. Наприклад, ви знаєте, що витрати на автомобіль зазвичай становлять 5000 руб/міс, а квартплата дорівнює 3000 руб/міс. Якщо нам заздалегідь відомі витрати, ми можемо скласти бюджет на місяць або навіть на рік.

Знаючи свої щомісячні витрати та доходи, можна планувати великі покупки. Наприклад, доходи сім'ї 70 000 руб/міс, а витрати 50 000 руб/міс. Значить, щомісяця ви можете відкладати 20 000 руб. А за рік ви будете володарем великої суми – 240 000 рублів.

Таким чином, стовпці «план витрати» та «відхилення» потрібні для довгострокового планування бюджету. Якщо значення в стовпці відхилення негативне (підсвічене червоним), то ви відхилилися від плану. Відхилення розраховується за формулою =F14-E14(тобто різниця між планом та фактичними витратами за категорією).

Як бути, якщо за якийсь місяць ви відхилилися від плану? Якщо відхилення незначне, то наступного місяця потрібно постаратися заощадити на даній категорії. Наприклад, у нашій таблиці в категорії «одяг та косметика» є відхилення на -3950 руб. Отже, наступного місяця бажано витратити цієї групи товарів 2050 рублів (6000 мінус 3950). Тоді в середньому за два місяці у вас не буде відхилення від плану: (2050+9950)/2=12000/2=6000.

Використовуючи наші дані з таблиці витрат, побудуємо звіт про витрати у вигляді діаграми.

Аналогічно будуємо звіт щодо доходів сімейного бюджету.

Користь цих звітів є очевидною. По-перше, ми отримуємо візуальне уявлення про бюджет, а по-друге, можна простежити частку кожної категорії у відсотках. У нашому випадку найвитратніші статті – «одяг та косметика» (19%), «продукти харчування» (15%) та «кредит» (15%).

У програмі Excel є готові шаблони, які дозволяють у два кліки створити потрібні таблиці. Якщо зайти в меню "Файл" і вибрати пункт "Створити", програма запропонує вам створити готовий проект на базі наявних шаблонів. До нашої теми належать такі шаблони: «Типовий сімейний бюджет», «Сімейний бюджет (місячний)», «Простий бюджет видатків», «Особистий бюджет», «Напівмісячний домашній бюджет», «Бюджет студента на місяць», «Калькулятор особистих видатків» .

Добірка безкоштовних шаблонів Excel для складання бюджету

Безкоштовно завантажити готові таблиці Excel можна за цими посиланнями:

Перші дві таблиці розглянуті у цій статті. Третя таблиця докладно описана у статті про домашню бухгалтерію. Четверта добірка – це архів, що містить стандартні шаблони із табличного процесора Excel.

Спробуйте завантажити та попрацювати з кожною таблицею. Розглянувши всі шаблони, ви, напевно, знайдете таблицю, яка підходить саме для вашого сімейного бюджету.

Таблиці Excel проти програми "Домашня бухгалтерія": що вибрати?

Кожен спосіб ведення домашньої бухгалтерії має свої переваги і недоліки. Якщо ви ніколи не вели домашню бухгалтерію і слабо володієте комп'ютером, краще починати облік фінансів за допомогою звичайного зошита. Заносите до неї у довільній формі всі витрати та доходи, а наприкінці місяця берете калькулятор і зводите дебет із кредитом.

Якщо рівень ваших знань дозволяє користуватися табличним процесором Excel або аналогічною програмою, сміливо завантажуйте шаблони таблиць домашнього бюджету і починайте облік в електронному вигляді.

Коли функціонал таблиць вас не влаштовує, можна використовувати спеціалізовані програми. Почніть із найпростішого софту для ведення особистої бухгалтерії, а вже потім, коли отримаєте реальний досвід, можна придбати повноцінну програму для ПК або смартфона. Більш детальну інформацію про програми обліку фінансів можна переглянути в наступних статтях:

Плюси використання таблиць Excel очевидні. Це просте, зрозуміле та безкоштовне рішення. Також можна отримати додаткові навички роботи з табличним процесором. До мінусів можна віднести низьку продуктивність, слабку наочність, а також обмежений функціонал.

Спеціалізовані програми ведення сімейного бюджету мають лише один мінус – майже весь нормальний софт є платним. Тут актуальне лише одне питання – яка програма найякісніша та найдешевша? Плюси програм такі: висока швидкодія, наочне подання даних, безліч звітів, технічна підтримка з боку розробника, безкоштовне оновлення.

Якщо ви хочете спробувати свої сили у сфері планування сімейного бюджету, але при цьому не готові платити гроші, скачуйте безкоштовно і приступайте до справи. Якщо у вас вже є досвід у галузі домашньої бухгалтерії, і ви хочете використовувати більш досконалі інструменти, то рекомендуємо встановити просту та недорогу програму під назвою «Економка». Розглянемо основи ведення особистої бухгалтерії з допомогою «Економки».

Ведення домашньої бухгалтерії у програмі «Економка»

Детальний опис програми можна переглянути на цій сторінці. Функціонал «Економки» влаштований просто: є два головні розділи: доходи та витрати.

Аналогічно влаштований розділ «Доходи». Рахунки користувачів налаштовуються у розділі "Користувачі". Ви можете додати будь-яку кількість рахунків у різній валюті. Наприклад, один рахунок може бути рублевим, другий доларовим, третій у Євро тощо. Принцип роботи програми простий – коли ви додаєте видаткову операцію, то гроші списуються з обраного рахунку, а коли прибуткову, то гроші, навпаки, зараховуються на рахунок.

Щоб побудувати звіт, потрібно у розділі «Звіти» вибрати тип звіту, вказати часовий інтервал (якщо потрібно) та натиснути кнопку «Побудувати».

Як бачите все просто! Програма самостійно побудує звіти та вкаже вам на найвитратніші статті витрат. Використовуючи звіти та таблицю видатків, ви зможете більш ефективно керувати своїм сімейним бюджетом.

Відео на тему сімейного бюджету в Excel

На просторах інтернету є багато відеороликів, присвячених питанням сімейного бюджету. Головне, щоб ви не лише дивилися, читали та слухали, а й на практиці застосовували отримані знання. Контролюючи свій бюджет, ви скорочуєте зайві витрати та збільшуєте накопичення.

У компанії «Урал Лото» розробили модель в Excel, за допомогою якої фінансова служба зможе швидко скласти Бюджет доходів та витрат (БДР) та Бюджет руху грошових коштів (БДДС). Приклад Excel можна завантажити за посиланням наприкінці статті.

Для розробки системи бюджетування, спрощення процедури планування та мінімізації ризику виникнення помилок у фінансових планах компанії потрібна єдина модель БДР в Excel, у якій під введення даних відведено лише одну таблицю, проте інші формуються автоматично.

Уявімо, що фінансовий директор спільно з економічною службою має розробити систему бюджетування з нуля. Спочатку складно зрозуміти, як буде організований бюджетний процес, які види бюджетів та звітів будуть потрібні, в якому вигляді необхідно буде отримувати інформацію щодо фактичних доходів та витрат з облікової програми. Саме так міркували у ТОВ «Урал Лото».

У перші місяці обмежилися формуванням окремих бюджетів – продажів, закупівель, підрозділів. Через деякий час вдалося розробити (аркуші "detailed PL" і "detailed CF" відповідно) створені за допомогою інструмента Excel "Зведені таблиці". За допомогою вбудованих фільтрів в них можна відібрати статті, підстатті першого і другого рівнів, згрупувати окремо доходи (надходження) і витрати (виплати). Щоб відобразити в них зміни, внесені в робочу таблицю, потрібно клацнути правою кнопкою миші і вибрати з меню «Оновити».

Аркуш «detailed PL» дозволяє сформувати бюджет доходів та видатків як загалом по компанії, так і по окремому підрозділу. Щоб отримати його, достатньо вибрати у вікні «Назва бюджету» пункти «БДР» та «В обидва бюджети». Якщо необхідний план конкретного підрозділу, потрібно буде ввести його назву у вікні ЦФО.

Опція "В обидва бюджети" призначена на випадок, якщо цифри однакові для обох бюджетів, тобто, наприклад, коли 10 000 рублів у січні за якоюсь статтею йде і в БДР, і в БДДС. Це зроблено, щоб не вбивати одні й самі цифри двічі.

Деталізований БДДС в Excel створюється аналогічно: на аркуші «detailed СF» потрібно вибрати «БДДС» та «В обидва бюджети», а потім оновити дані. Також існує і фільтрація ЦФО.

Коли непрямий метод планування бюджету руху коштів кращий за прямий

Стаття підкаже, який спосіб складання бюджету руху коштів підходить вашій компанії.

Корисні документи

БДР та БДДС приклад в Excel

Приклад бюджету доходів і видатків та бюджету руху грошових коштів (БДДС) в Excel в цілому по компанії наведено на аркушах «PL Budget» та «CF Budget». На відміну від деталізованих планів, вони формуються не безпосередньо з робочої таблиці, а після проміжної обробки інформації на допоміжних аркушах («Звід ст.» та «Звід ст.-підст.»).

Перша з допоміжних таблиць – «Звід ст.» – призначена для консолідації бюджетних даних за основними статтями витрат та доходів (надходжень та виплат). Налаштовується аналогічно до деталізованих бюджетів – за допомогою поля «Назва бюджету» (див. рис. 1).

Оскільки вона використовується для обох бюджетів, БДР та БДДС можна сформувати лише по черзі, застосовуючи фільтр у полі «Назва бюджету». Одночасне оновлення обох бюджетів у цій версії файлу неможливе. Звичайно, можна зробити дві такі допоміжні таблиці – для кожного бюджету, але користуватися файлом стане складніше, адже щоразу довелося б оновлювати більше зведених таблиць. Та й сам файл стане «важчим».

Рисунок 1. Допоміжна таблиця

У другій допоміжній таблиці («Звід ст.-підст.») консолідуються дані з деталізацією «Стаття» та «Підстаття першого рівня». Об'єднані назви останніх наводяться у стовпці «Для звіту» у робочій таблиці. Робота проходить аналогічно з описаної раніше «Звід ст.» – необхідно вибрати назву бюджету залежно від того, який із них формується.

Бюджети заповнюються даними із допоміжних таблиць за допомогою формули ВПР. Наприклад, розрахунок «Виручки від реалізації лотереї по “6 із 40”» за січень (осередок Е10 на аркуші «PL Budget») буде заданий як ВПР($A10;"Звід ст.-підст."!$A:$T; 4;0), де A10 – осередок, що містить найменування підстатті («6 з 40»), "Звід ст.-підст."!$A:$T – вихідний діапазон у другій допоміжній таблиці, де відбуватиметься пошук рядка з тим ж найменуванням, 4 - номер стовпця з даними за січень.

Завантажити приклад БДР та БДДС в Excel

Переваги бюджетування в Excel

Єдиний бюджет у Excel суттєво спростив процес планування у компанії. Коригування бюджету стали проходити простіше. Достатньо ввести нове значення в одній таблиці, і це відобразиться у всіх інших. Імовірність помилок знижується.

Формат «все в одному» дозволив відмовитися від створення окремих бюджетів із продажу, закупівлі, податків, ФОП тощо. Компанія "Урал Лото" відносно невелика: один центральний офіс (чисельність співробітників - 55 осіб), філій немає. Тому набагато простіше заповнювати лише одну робочу таблицю.

Таблиця.Структура робочої таблиці бюджету Excel (лист «Work table»)

При плануванні найчастіше використовують два бюджетні документи — Бюджет доходів та видатків (БДР) та Бюджет руху грошових коштів (БДДЗ). Однак не слід забувати про прогнозний баланс. Практично всі дані йому представлені в БДР і БДДС. Розглянемо, як сформувати прогнозний баланс з урахуванням статей цих бюджетів, трансформувати показники з БДР і БДДС на баланс.

ФОРМУВАННЯ ПРОГНОЗНОГО БАЛАНСУ

Щоб скласти прогнозний баланс, нам знадобиться п'ять бюджетних документів:

1. Баланс початку планового періоду.
2. План БДР.
3. План закупівлі товарних запасів.
4. Розрахунок ПДВ до сплати.
5. План БДДС.

Зв'язок між цими документами покажемо схематично (див. рисунок).

Первинним документом у плануванні є Бюджет доходів та витрат(табл. 1), в якому представлені плани з виручки, собівартості проданої продукції та операційних витрат у прогнозному періоді.

Документ « Розрахунок ПДВ до сплати» необхідний, якщо компанія знаходиться на класичній системі оподаткування, тобто платник податку на додану вартість. У такому випадку всі доходи та витрати у БДР та частина статей балансу («Основні кошти», «Запаси») за правилами бухгалтерського обліку відображаються без ПДВ, і щоб трансформувати дані з Бюджету доходів та витрат у БДДС, нам буде потрібний додатковий стовпець у БДР з виділеної у ньому ставкою ПДВ.

Якщо компанія перебуває на спрощеній системі оподаткування, всі статті в Бюджеті доходів і видатків та балансі вже містять у собі ПДВ та процес перенесення даних з бюджету до бюджету спрощується.

Як не втратити ПДВ при трансформації даних з БДР до Бюджету руху грошових коштів, а потім з БДДС до Балансу, покажемо далі на прикладі компанії з класичною системою оподаткування.

Таблиця 1. Плановий Бюджет доходів та витрат
	Стаття	Бюджет	Ставка ПДВ, %	Сума з ПДВ, руб.
	Виручка від реалізації	4 158 000
	Виторг з ПДВ 18 %
	Виторг з ПДВ 10 %
	інші доходи
	Собівартість товарів	3 150 000
	Вартість товарів з ПДВ 18%
	Вартість товарів з ПДВ 10%
	Валовий дохід
	Операційні витрати
	Витрати на оплату праці
	Окладна частина
	Податки із зарплати
	Витрати на персонал
	Медичний огляд
	Навчання
	Витрати утримання будівлі
	Оренда приміщень
	Комунальні витрати
	Амортизація основних засобів та нематеріальних активів
	Податки до бюджету
	Податок на майно
	Інші витрати
	Прибуток комерційний
	Інші позареалізаційні доходи
	Інші позареалізаційні витрати
	Відсотки за кредитами
	Послуги банків за поточними операціями
	Прибуток до оподаткування
	Податок на прибуток
	Чистий прибуток (збиток

Для планування в БДДС статей 200.1 «Оплата постачальникам» та 218.1 «ПДВ до сплати» нам знадобиться Бюджет руху товарних запасів (табл. 2) та «Розрахунок ПДВ до сплати» (табл. 3).

Таблиця 2. Бюджет руху товарних запасів (без ПДВ), руб.
Номенклатура	Товарні запаси на початок	Закупівля товарних запасів	Продаж товарних запасів (стаття 200 БДР)	Товарні запаси на кінець
Товари з ПДВ 18 %
Товари з ПДВ 10 %

У Бюджеті руху товарних запасів ми плануємо закупівлю товарних запасів (ТЗ) виходячи з початкових залишків, плану продажу та нормативу оборотності ТЗ за період. Вести цю таблицю можна в розбивці аж до номенклатури (якщо план з виручки також розбитий за номенклатурою), але для розрахунку прогнозного балансу нам достатньо розбити всю номенклатуру на групи за ставками ПДВ. У прикладі ставки — 18 % і 10 %.

К. І. Панькова, керівник ПЕО ХК "Домоцентр"

Матеріал публікується частково. Повністю його можна прочитати у журналі

Складання бюджету є універсальним інструментом у керуванні бізнес-процесами. За допомогою даних інструментів з'являється можливість не тільки оптимізувати використання ресурсів організації, але й оцінку економічної діяльності підприємства, яке знаходиться лише на планувальному етапі.

Тут ключовим елементом є організація бюджету доходів та видатків (скорочено БДР). На його основі складається прогнозування результату діяльності за весь період, який формується бюджет.

Якщо Вас цікавить автоматизація бюджетування, впровадження казначейства або обліку МСФЗ, ознайомтесь з нашим .

Перш ніж відповісти на питання про формування БДіР, необхідно засвоїти: бюджет доходів та видатків є завершальною частиною утворення фінансового бюджету організації. В основі БДР лежить безліч показників, серед яких дані про комплекс бюджетів на всіх рівнях.

Прийнято, що перед тим, як складати БДР, необхідно сформувати виробничий бюджет, бюджет, пов'язаний з продажами, бюджет, який включає всі виробничі витрати, управлінський бюджет, комерція і т.д.

На замітку.Таким чином, бюджет доходів та видатків є якоюсь рисою, яка узагальнює всі ці показники.

Підсумком освіти БДіР буде підрахувати на закінчення бюджетного періоду чистого прибутку.

Складові частини БДР

Складові частини бюджету доходів та видатків прийнято розділяти на дві частини:

• прибуткова;
• видаткова.

Розглянемо кожну детальніше.

Прибуткова

До неї включається таке:

• прибуток від продажу основної продукції, відтік якої заплановано у бюджетній фазі;
• прибуток від інших типів реалізації будь-якої продукції;
• прибуток, отриманий від позареалізаційних доходів. Сюди включається і одержана грошова сума від позик, які були надані іншим організаціям. Також прибуток може надійти від зміни курсу валюти.

Витратна

Ця частина складається з показників:

• виробничих витрат. Беруться ці дані із витрат, пов'язаних з виробничим бюджетом;
• витрат, пов'язаних з комерцією та управлінням;
• видатків на інші потреби. Сюди включаються відсоткові виплати за взятим кредитом тощо.

На замітку.За потреби, пов'язаної з потребами обліку, кожен окремий рядок доходної та видаткової частини можна деталізувати та додати нові елементи.

Форма звіту з БДіР

Модель звіту може бути різною і здебільшого залежить безпосередньо від специфіки підприємства, на якому складається. Але існує загальний принцип, дотримуватися якого обов'язково — реальне відображення достовірного порядку та сенсу підрахунку, який планується як результат на намічений бюджетний період.

Найпопулярніший вид звіту, він же найпростіший — використання форми 2 звіту про прибуток та збитки. Оформляється все за стандартом, але основа – всі регламентні показники організації.

На замітку.Звіт, у якому буде сформовано бюджет кожного рівня компанії, дозволяє побачити практично всі напрямки, що негативно впливають на прибуток.

Саме тому правильно складений бюджет доходів і витрат, у якому враховуватимуться всі можливі аспекти діяльності організації, допомагає керівникам своєчасно прийняти правильні рішення, а й змінити деякі нюанси у діяльності фірми. Наприклад, виправити план продажу на більш актуальний або вчасно підключити додаткові резерви ресурсів .

Так виглядає форма 2 на прикладі:

Відмінності БДР від БДДС

(бюджет руху коштів) як і, як і БДР, є фінансовим бюджетом. До того ж вони одночасно найпопулярніші. Багато хто думає, що ці поняття схожі, проте це далеко не так, і можна помітити пристойну кількість відмінностей, які можуть це підтвердити.

Що таке БДР, ми знаємо. Тепер необхідно дізнатися, що саме собою представляє бюджет руху коштів.

БДДС - документ, що відображає потоки коштів, що існують у всій організації. Тобто сюди включаються ті операції, які виражені в грошовому еквіваленті.

Порівняння

БДР відрізняється від БДДС не лише цілями, для яких вони формуються, а й показниками, які включені до їхньої звітності.

• БДР - розробляється для планування прибутку, який може отримати організація за бюджетний період. Сюди включаються дані про собівартість та виручку. За формою звіту документ дуже схожий на бухгалтерський звіт про прибуток та збиток.
• БДДС виконує іншу функцію - бюджет такого типу формується для розподілу потоку коштів. Вони можуть бути як вхідними, так і вихідними. Документ показує всю діяльність організації, яка була виконана у грошовій формі. Таким чином, відстежуються всі переміщення коштів компанії за різними рахунками. Документ схожий на звіт щодо руху коштів.

Саме у цих пунктах полягає принципова відмінність між БДР та БДДС.

Якщо складати звіт у Excel, він виглядатиме саме таким чином, як у прикладі. Нічого складного у складанні БДР немає, якщо розібратися, звісно.

Причому в системі 1С кожну цифру можна розшифрувати аж до первинного документа.

Як видно, на зображенні враховується безліч факторів. Такі об'ємні таблиці характерні переважно великих підприємств. Якщо ж у Вас невелика організація, кількість стовпців може скоротитися в кілька разів.

В умовах зростаючої конкуренції, нестабільної економічної ситуації дедалі більше компаній приходять до необхідності впровадження бюджетування. Бюджетування для підприємства – це процес планування, контролю та виконання бюджетів у процесі управління фінансами. У цій статті спробуємо з прикладу розібрати, як складати бюджет підприємства з прикладу.

Створення системи бюджетування у компанії чи підприємстві зазвичай складається з кількох етапів. На першому етапі компанії необхідно визначитися з цілями, методологією бюджетування, визначити фінансову структуру (структуру центрів фінансової відповідальності – ЦФО), розробити бюджетну модель (склад, структуру, види бюджетів), затвердити положення та регламент бюджетного процесу. З другого краю етапі можна безпосередньо розпочинати планування бюджету підприємства. Упорядкування бюджетів підприємства у своїй зручно автоматизувати з урахуванням спеціального програмного продукту.

Положення про бюджетування для підприємства може містити такі разделы:

• Стратегічні цілі та завдання підприємства;
• Бюджетна модель;
• Фінансова структура компанії тощо.

На підставі Положення про бюджетування у компанії необхідно розробити Регламент бюджетування на підприємстві, який може містити такі розділи:

• Порядок формування функціональних та майстер бюджетів, структура супідрядності;
• Призначення відповідальних та строків надання бюджетів та звітності;
• Порядок узгодження та внесення змін;
• Контроль та аналіз бюджету тощо.

Є кілька шляхів реалізації готової бюджетної моделі. Найпоширенішими та відносно дешевими способами є:

• Бюджетування в Excel

Бюджет компанії приклад Excel

Бюджетування в Excel полягає у створенні форм бюджетів у форматі Excel та зв'язуванні цих форм за допомогою формул та макросів. Форми бюджетів, у тому числі бюджету доходів і видатків, бюджету руху коштів можуть бути різними, з укрупненими статтями або більш докладні, розбиті на тривалі періоди (наприклад, річний бюджет за кварталами) або на короткі періоди (наприклад, місячний бюджет у тижні ) - Залежно від потреби фінансового менеджменту в компанії.

Нижче наведено Бюджет доходів та витрат (приклад складання в ексель) та приклад Бюджету руху грошових коштів.

Малюнок 1. Бюджет доходів та витрат підприємства зразок Excel.

Малюнок 2. Бюджет руху коштів приклад Excel.

Складання БДР та БДДС приклад в Excel

Процес складання БДР і БДДС на прикладі Excel може виглядати наступним чином. Побудуємо бюджетування у компанії або на підприємстві на прикладі виробничої компанії в Excel (подробиці у файлах нижче):

Рисунок 3. БДДС приклад у Excel (Бюджет руху коштів приклад у Excel).

Рисунок 4. БДР приклад у Excel (Бюджет доходів та витрат приклад складання в Excel).

Цей приклад максимально спрощений. Але навіть з нього видно, що бюджетування в ексель – процес досить трудомісткий, тому що необхідно зібрати всі функціональні бюджети та прописати формули та макроси для коректного відображення підсумкових результатів. Якщо взяти реальне підприємство, чи тим паче холдингову структуру, можна уявити, наскільки ускладнитися процес складання бюджету в Excel.

Приклад впровадження бюджетування на базі Excel має безліч недоліків: однокористувацький режим, відсутність можливості узгодження функціональних бюджетів, немає розмежування доступу до інформації, складність консолідації і т. д. Таким чином, бюджетування ексель є не оптимальним вибором для компанії.

Бюджетування у програмах на платформі 1С

Автоматизація бюджетування та управлінського обліку на базі 1С, наприклад, у системі «WA: Фінансист», робить процес бюджетування на підприємстві ефективнішим у порівнянні з бюджетуванням в Excel.

Підсистема бюджетування «WA: Фінансист» включає можливості формування та контролю операційних і майстер бюджетів.

У рішенні реалізовані механізми, за допомогою яких користувачі можуть самостійно налаштовувати структуру бюджетів, їх взаємозв'язки, способи одержання фактичних даних та дані для розрахунків. Реалізований механізм взаємодії із зовнішніми обліковими системами дає можливість використовувати зовнішні дані як розрахунків планових показників чи формування звітів, так відображення фактичних даних на регістрах бюджетування.

Ця система дозволяє ефективно будувати бізнес-процес бюджетування на всіх його етапах:

• розробка бюджетної моделі;
• узгодження бюджетів та їх коригування;
• відображення фактичних даних за статтями бюджетування;
• контроль за виконанням бюджету;
• план-факт аналіз показників з допомогою розвинених інструментів формування звітності;
• формування рішень щодо управління бізнесом.

Малюнок 5. Інтерфейс "WA: Фінансист: Бюджетування". Розділ Бюджетування.

WA: Фінансист «Бюджетування» включає такі бізнес-процеси:

• Моделювання – розробка бюджетної моделі;
• Основний бюджетний процес – реєстрація планових показників підрозділами. Твердження бюджетів. Коригування планів та узгодження коригувань;
• Підсистема взаємодії з джерелами даних – налаштування отримання даних із зовнішніх джерел (як окремий випадок-звернення до даних системи).
• Звіти системи – набір аналітичних звітів.

Введення планових показників у системі проводиться за допомогою гнучкого довільно настроюваного документа «Бюджет». Форму введення бюджету (форму бюджету доходів і видатків, а також форму бюджету руху грошових коштів при цьому) максимально наближено до формату в Excel, що забезпечує комфортний перехід користувача до роботи з системою.

Деякі статті бюджету, які залежать від іншої статті бюджету (наприклад, надходження коштів від покупців залежать від статті доходу "Виручка") - можна планувати за допомогою механізму залежних оборотів, який у системі представлений у вигляді документів "Реєстрація залежностей оборотів за статтями".

За потреби є можливість коригувати затверджений бюджет спеціальними документами «Коригування бюджету» та відстежувати внесені зміни у звітах з видом «Виводити коригування бюджету окремо». Є можливість настроїти розподіл бюджету, вести облік бюджетних заявок.

За допомогою спеціальних документів «Облік фактичних даних щодо бюджетів» здійснюється отримання факту із зовнішніх облікових систем, наприклад, 1С Бухгалтерії.

Різні звіти дозволяють аналізувати плановини і фактично дані, таким чином здійснюючи управління бюджетуванням на підприємстві.

Таким чином, впровадження бюджетування у компанії в програмах на платформі 1С є найбільш оптимальним з погляду витрат часу, грошей та ефективності подальшої роботи.