Hur man skriver ett affärsbrev: typer, designregler, stil och exempel på affärsbrev. Affärsbrev prov

Enligt GOST R 7.0.82013 "System av standarder för information, bibliotek och publicering. Kontorsarbete och arkivering. Termer och definitioner” adressaten är dokumentets attribut som innehåller information om mottagaren av handlingen (punkt 67).

Erforderlig "Mottagare" används i affärsbrev och interna informations- och referensdokument (rapporter och PM, utlåtanden etc.).

Den erforderliga "Adressen" inkluderar:

• namn på adressaten (mottagaren av brevet);
• postadress eller telefonnummer - fax, e-postadress.

Mottagaren av brevet kan vara:

• tjänsteman / flera tjänstemän;
• organisation;
• strukturell uppdelning av organisationen;
• grupp av organisationer;
• enskild.

ADRESSOR - OFFICIELL

Enligt GOST R 6.30-2003 skrivs initialer före efternamnet på någon tjänsteman. Om brevet skickas chef för en statlig myndighet, då ingår organisationens namn i tjänsten, fullständigt namn. anges i dativfallet, initialerna skrivs före efternamnet:

Om brevet är adresserat chef för en företagsorganisation, då inkluderar positionen organisationens namn som anger den juridiska formen (i full eller förkortad form), initialerna skrivs före efternamnet:

Om brevet är adresserat biträdande chef, titeln på tjänsten inkluderar namnet på organisationen. Efternamnet anges i dativfallet:

Om mottagaren av dokumentet är chef för strukturenheten, sedan namnet på organisationen i nominativ fall, sedan i dativfallet namnet på positionen för den person som anger den strukturella enheten, till exempel:

Enligt punkt 5.15 i den nya GOST:

• när man adresserar ett brev till en tjänsteman placeras initialer efter efternamnet;
• före efternamnet är det tillåtet att använda förkortningen "Mr" (Mr.), om adressaten är en man, eller "Ms." (Madam), om adressaten är en kvinna:

ADRESSOR - ORGANISATION

Om brevet är adresserat till en organisation, anges dess namn (fullständigt eller förkortat) i nominativfallet:

När ett brev adresseras till en organisation anges dess fullständiga eller förkortade namn, till exempel:

Adressering till en organisation används i de fall avsändaren inte vet vem som är chef för organisationen, hans efternamn, initialer.

ADRESSOR - STRUKTURELL ENHET

Dokumentet kan adresseras till organisationens strukturella enhet. Som regel är denna adressmetod möjlig om övervägandet av den fråga som brevet ägnas ligger inom den strukturella enhetens kompetens.

När ett dokument adresseras till en strukturell underavdelning av en organisation, anges namnet på organisationen i nominativfallet i kravet "Adressate" nedan - namnet på den strukturella enheten i nominativfallet, till exempel:

Vad ändrar GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

ADRESSOR - INDIVIDUELL

Utformningen av "Adress" som krävs vid korrespondens med individer har sina egna egenskaper. Först anges efternamnet i dativfallet, sedan initialerna och sedan postadressen:

Vad ändrar GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

ADRESSERAT - FLERA ORGANISATIONER
ELLER STRUKTURELLA ENHETER

Ett affärsbrev kan ha flera mottagare. GOST R 6.30-2003 fastställer en metod för generaliserad design av adressater när man skickar brev till flera homogena organisationer eller till flera strukturella avdelningar i en organisation. Det finns två alternativ för att dekorera rekvisita.

Alternativ 1: ange flera mottagare i själva attributet "Adress". Detta designalternativ används när ett brev är adresserat till en organisation eller tjänsteman (detta är huvudmottagaren) och för information - till ett antal andra organisationer eller tjänstemän.

Adresseringen är formaliserad som vanligt till höger övre hörnet som en uppräkning av detaljerna i "Adressen" för varje organ/organisation eller strukturell enhet i organisationen.

Vart i total mottagare bör inte vara fler än fyra.

Alla adressater är ritade på själva handlingen, ordet "Kopiera" före 2:a, 3:e och 4:e adressaten anges inte.

Alla tryckta kopior av brevet är i detta fall signerade som original. Varje exemplar är förseglat i ett separat kuvert, på vilket postadressen till en viss organisation eller strukturell underavdelning utfärdas.

Alternativ 2: ange adressaten i allmänhet, om vi skickar ett dokument till en grupp organisationer (organisationschefer) av samma typ eller till strukturella underavdelningar (filialer, representationskontor, etc.) av en organisation:

Om antalet mottagare i det här fallet är fler än fyra sammanställs en extra lista för att skicka brevet (mailinglista), som anger specifika mottagare och deras adresser. Detta noteras i rekvisitan "Adress":

Det finns inget godkänt formulär för e-postlista. Arkets form kan fastställas i instruktionerna för organisationens kontorsarbete. Faktum är att e-postlistan är attributet "Adress" som överförs till ett separat ark, vilket innebär att dess innehåll måste motsvara detta attribut. Det finns tre informationsblock i attributet "Adress": organisationens namn, position, initialer och efternamn. I e-postlistan för brevet återger vi samma informationsblock, men vi placerar dem på en rad och inte på höger sida av arket. Du kan också ordna data i form av en tabell. Ordningen på mottagarna kan vara godtycklig, men det är bättre att ordna alfabetiskt.

Information om utgående brevnummer, datum anges efter registreringen (exempel 1).

Alla brev som skickas till en grupp av mottagare har ett utgående registreringsnummer, inkommande nummer för alla bokstäver kommer att vara olika.

Vad ändrar GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

PLACERING AV DETALJERNA "ADRESSERADE" PÅ BLANKETET

Den erforderliga "Mottagare" finns i den övre högra delen av dokumentet (på ett formulär med en vinklad uppställning av detaljer) eller till höger under formulärets detaljer (på en blankett med en längsgående uppställning av detaljer). Platsen för den erforderliga "Adressen" visas i bilaga B till GOST R 6.30-2003:

• på ett formulär med ett hörnarrangemang av detaljer - Exempel 2;
• på ett formulär med ett längsgående arrangemang av detaljer - Exempel 3.

Vad ändrar GOST R 7.0.97-2016? Ingenting. Den erforderliga "Mottagare" finns kvar på samma plats.

TEKNISKA FRÅGOR

• Är det möjligt att separera elementen i "Address"-attributet med intervaller?

Attributet "Adress", som regel, upptar flera rader.

I paragraf 6.1 metodologiska rekommendationer om implementeringen av GOST R 6.30-2003 (godkänd av Federal Archives), sägs det att detaljerna i ett dokument från flera rader skrivs ut med ett radavstånd. Komponenterna i detaljerna "Recipient", "Document Approval Mark", "Appendix Mark", "Document Approval Mark" är separerade från varandra med 1,5-2 radintervall.

En liknande regel finns i den nya GOST R 7.0.97-2016 i avsnitt 3, som fastställer allmänna krav för produktion av dokument: "Flerradsdetaljer skrivs ut med ett radavstånd, detaljernas beståndsdelar separeras med ett extra mellanrum”:

• Hur justerar man attributet "Destination"?

Attributet med flera linjer "Recipient" är utformat med inriktning längs den vänstra gränsen för den zon som upptas av attributet, eller centrerad i förhållande till den längsta linjen, till exempel:

Enligt British Direct Marketing Association genererade varje pund som investerades i e-postmarknadsföring 2015 en avkastning på 38 pund. Vill uppnå samma resultat, men vet inte hur skriver man ett brev till en kund?Använd sedan det bästaexempel på brev till kundersom vi har samlat in åt dig i denna recension.

Hur man skriver ett brev till en kund

Man tänker på kunder hela tiden, men det är inte ömsesidigt. För att fånga deras uppmärksamhet och komma före dina konkurrenter måste du regelbundet påminna dig själv om dig själv. E-post är bra för detta. Enligt författarna till Pipedrive-bloggen finns det några knep som kan fungera till din fördel:

1. Tålamod och mer tålamod. Få den potentiella köparen till affären gradvis genom att regelbundet skicka honom.
2. Kom överens om en strategi i att skicka brev till kunder med marknadsavdelningen, för att inte vara för påträngande och inte täppa till kundens brevlåda med upprepad information.
3. Använd ett CRM-system. Hon kommer att göra det lätt tekniska sidan kommunikation med kunder kommer att påskynda arbetet med post.

Ett CRM-system är ett praktiskt program som hjälper till att föra register över kunder och transaktioner, registrerar alla samtal och även hjälper till att enkelt organisera korrespondens med en kund. Till exempel integreras programmet med posttjänsten (du kan ansluta ett obegränsat antal brevlådor) och låter dig spara korrespondenshistoriken direkt på motpartskortet. Om en ny kund skrev till dig kan du skapa ett dealkort direkt från det inkommande brevet.

Och nu det mest intressanta: för att skicka ett brev till en kund från CRM behöver du inte ens skriva text. Med hjälp av dokumentdesignern kan du skapa en uppsättning brev för alla tillfällen och skicka dem till kunder med två klick. SalesapCRM kommer själv att ersätta kundens namn och andra uppgifter i brevet. Vill du veta detaljerna? Tryck sedan på .

Brev till kunder: exempel och färdiga prover

Vi har sammanställt ett urvalaffärsbrev till kundersom du kan ta som prov. Allt du behöver göra är att fylla i uppgifterna.

1. Skriver du till en potentiell kund för första gången? Skicka detta korta meddelande:

Bokstavsämne: Kanske är du vår nya kund

Hallå, [Namn].

Vi [kort information Om företag].

Om du är intresserad är jag redo att diskutera möjligheten till samarbete. Låt oss veta vilken tid det passar dig att ringa.

[Signatur]

2. Berätta för den potentiella kunden om den framgångsrika erfarenheten av samarbete med sina konkurrenter:

Bokstavsämne: Håll koll på konkurrenterna

Hallå, [Namn].

Vi har framgångsrikt arbetat med [konkurrent X och Y] V [verksamhetsområde] redan [så mycket tid] och tillsammans uppnådde vi bra resultat. Bekant med detaljerad information om dem kan du här [länk till ärende/recension].

Vi blir glada om du går med oss.

[Signatur]

3. Om du fick kontakter med potentiella kunder vid ett affärsevenemang, skicka demerbjudande brevsådanprov:

Bokstavsämne: Mer om vårt företag

Hallå, [Namn].

Jag hoppas att du också gillade det [händelse] och vill tacka dig för ditt intresse [Företagsnamn].

Jag bifogar fler detaljerad information om vårt företag. Jag diskuterar gärna alla dina frågor per telefon.

[Signatur]

Påminnelsebrev

4. En tid efter sändning brev till den kund som erbjuder tjänster eller mer information påminn om dig själv:

Bokstavsämne: Vill du diskutera något?

Hallå, [Namn].

Jag hoppas att du har haft möjlighet att läsa mitt tidigare brev och lära dig mer om [ytterligare information].

Har du några frågor eller funderingar kring mitt förslag? Jag diskuterar dem gärna per telefon eller personligen. När hinner du med detta?

[Signatur]

5. Om du kan visa effektiviteten av ditt förslag i siffror, dela dem sedan brev till företagets kunder. Fakta övertygar bättre.

Bokstavsämne: Några fakta som du kanske inte känner till [Företagsnamn]

Hallå, [Namn].

Jag skickade nyligen ett mail till dig om [Företagsnamn] och jag tror att vi kan vara användbara [ditt bolag].

Våra kunder ser tillväxt [ange indikatorer] när den används [namn på produkt och tjänst]. Vi erbjuder också [berätta om kampanjer] Och [nämn andra bra erbjudanden].

Om du vill veta detaljerna, vänligen meddela oss, så kommer vi överens om förhandlingar per telefon eller vid ett möte.

Jag ser fram emot ett svar.

[Signatur]

6. Erbjud kunderna en provperiod eller gratisprover. Köpare är mer villiga att göra en affär om de testar produkten först.

Bokstavsämne: Present till ditt företag

Hallå, [Namn].

För några dagar sedan skickade jag information om [produktens namn] och nu föreslår jag att prova det i aktion.

Jag har skapat/bifogat några gästinloggningar/gratisprover/kuponger som kan användas för att komma åt/ta emot [produkt eller tjänst]. Dela dem med dina kollegor. Det skulle vara intressant att höra deras åsikt.

Jag diskuterar gärna allt mer i detalj per telefon eller personligen. Jag är säker på att vi verkligen kan vara till tjänst för dig [verksamhetsområde].

[Signatur]

7. Om du inte är säker på att du korresponderar med en anställd som är behörig att förhandla, be honom hjälpa dig att nå beslutsfattaren:

Bokstavsämne: Jag hoppas att du kan hänvisa mig till rätt person

Hallå, [Namn].

För några dagar sedan skickade jag ett mail till dig om [företag eller produkt] och nu tvivlar jag på att jag vände mig till adressen.

Är det du som bestämmer i frågan som intresserar mig? Om inte, kan du hjälpa mig att komma i kontakt med rätt person i ditt företag?

Väntar på ditt svar.

8. Använd denna text i brevet till klienten om du efter att ha träffat honom vill fråga honom om hans framtidsplaner:

Bokstavsämne: dina planer

Hallå, [Namn].

Tack för din tid. Nu skulle jag vilja veta hur du ser på den fortsatta diskussionen om vår fråga.

Om du fortfarande är intresserad, vänligen meddela oss om dina planer.

Väntar på ditt svar.

[Signatur]

9. Efter mötet med kunden, påminn honom om följande förhandlingssteg:

Bokstavsämne: Handlingsplan för den närmaste framtiden

Hallå, [Namn].

Tack för att du tog dig tid - dagens möte var mycket produktivt. Låt mig kort påminna dig om hur vi kommer att gå vidare:

[Datum för]: Jag kommer att skicka dig [kontrakt/full uppsättning dokument].

[Datum för]: Du kommer att ge mig kommentarer och önskemål.

[Datum för]: Vi kommer att göra alla slutliga ändringar och underteckna avtalet.

Om du behöver diskutera något före det datumet, låt mig veta.

10. Utgörasådanbrev till kundenom han vid mötet ville få ytterligare information:

Bokstavsämne: Information om din förfrågan

Hallå, [Namn].

Vi var glada över att personligen träffa representanter för din organisation. Jag lovade att skicka ytterligare information om [fråga]- de finns i den bifogade filen.

Redo att svara på alla frågor. Ring mig gärna på [nummer] när som helst eller skriv till den här adressen.

[Signatur]

Om klienten inte tar kontakt

11. Om klienten inte svarade på telefonsamtal, Använd följandebrevskrivprov:

Bokstavsämne: Kunde inte kontakta dig

Hallå, [Namn].

Jag ville diskutera med dig [fråga] men du är förmodligen upptagen. Vänligen ring mig på [siffra] Eller låt mig veta när det passar dig att ringa mig.

[Signatur]

12. Kom inte fram till klienten och lämnade ett röstmeddelande till honom? Komplettera den med följande bokstav:

Bokstavsämne: Ringde dig inte

Hallå, [Namn].

Jag ringde dig nyligen för att diskutera [fråga].

[Signatur]

13. Om en klient fortsätter att inte svara genom alla kanaler kan de ha mycket att göra. Använd den här mallen - även en mycket upptagen person kan hitta ett par sekunder för ett svar:

Bokstavsämne: Kort svar krävs

Hallå, [Namn].

Tyvärr kan jag inte komma i kontakt med dig. Jag tror att du är väldigt upptagen eller inte längre intresserad av våra tjänster.

Vänligen ange lämpligt svar i ditt svar:

1. Lämna mig ifred!
2. För upptagen, smsa mig igen om en månad tack.
3. Jag kontaktar dig själv.

[Signatur]

14. Om du diskret vill påminna dig själv om dig själv, dela information med klienten som kommer att vara användbar för honom:

Bokstavsämne: Användbar information för ditt företag

15. Om en kund är sen med betalningen, påminn honom om detta:

Bokstavsämne: Försenad betalning

Hallå, [Namn].

[Datum för] Jag har skickat en faktura till dig e-post. Betalningen har ännu inte mottagits, så fråga gärna om din ekonomiavdelning har fått vår faktura? Vid behov skickar jag den igen. Jag förväntar mig betalning från dig inom en vecka.

Tack för din hjälp.

[Signatur]

Dessa mallar sparar tid för verklig kommunikation med kunder. Och för att uppnå större effekt, automatisera skapandet och distributionen av mallar genom . just nu - det är gratis och tar bara ett par minuter.

Affärsbrev sammanställs när man kommunicerar med partners vid nästan alla tillfällen. Färdiga exempel och regler för att sammanställa sådana dokument finns i artikeln.

Ett affärsbrev kan definieras som ett dokument som skickas på uppdrag av hela företaget till ett annat företag, enskild företagare eller privatperson (till exempel en investerare). Faktum är att all korrespondens från företaget är affärsbrev. Deras syfte är väldigt olika:

1. om samarbete.
2. samarbete, förhandling.
3. En påminnelse om behovet av att uppfylla förpliktelser enligt avtalet.
4. Klargörande av sin ståndpunkt, svar på ett tidigare skickat brev och många andra.

Dokumentet är vanligtvis upprättat på företagets brevpapper, det är tillåtet att skicka det med vanlig post eller e-post. Men om partnern är av särskild betydelse är det att föredra att skriva ut det på högkvalitativt tjockt papper och lämna över det personligen eller med bud. Brevets struktur liknar ett typiskt affärsdokument - du kan schematiskt representera det på detta sätt.

Vad man ska vara uppmärksam på när man kompilerar

Det finns inga specifika regler och prover av sådana bokstäver, därför beror deras struktur, volym och design till stor del på det specifika fallet. Till exempel kommer ett meddelandebrev att vara ganska kortfattat (3-4 stycken), medan en anställd rekommendation eller ett affärsförslag kan ta mer än en sida.

Det finns dock några allmänna regler som du bör vara uppmärksam på när du sammanställer papper:

1. Själva handlingen har ingen rättskraft, men den är upprättad i enlighet med alla registreringsregler. Dess struktur, presentationsstil måste överensstämma med de allmänt accepterade principerna för modern dokumenthantering.
2. Förslagen byggs logiskt, i en tydlig sekvens. Det finns inga utsmyckade, komplexa, känslomässiga och ännu mer vardagliga vändningar. Tonen är neutral.
3. Presentationen genomförs alltid endast från 1 person - antingen i singular, om texten är skriven direkt från huvudet, eller i plural, om den är sammanställd på uppdrag av hela företaget.
4. Det specifika syftet med sammanställningen och adressatens förväntade handlingar uttalas (skicka ett svar, överväga en anställds kandidatur, gå med på förhandlingar, skicka ett dokument, etc.).
5. Tidningen speglar inte chefens eller andra anställdas individuella intressen, utan målen för företaget som ett team. Om du behöver etablera en personlig kontakt är det lämpligt att göra det annorlunda och inte positionera dig som representant för företaget.

TOP 5 stavfel

Fel kan delas in i två stora grupper - vissa är förknippade med att skriva som med text (brott mot logik, ordförråd och andra språknormer), andra - med ett brott mot korrekt affärsetikett:

1. Stavnings-, skiljeteckenfel är inte tillåtna - brevets text bör alltid kontrolleras minst 1-2 gånger innan du skickar.
2. Överträdelse affärsstil uttalanden, närvaron av känslomässiga fraser, överdriven artighet eller omvänt svårighetsgrad.
3. Negativ ton – även hot ska skrivas utan onödiga ord – till exempel: "Vi förbehåller oss rätten att vända oss till domstolen inom 30 dagar från det datum du får detta brev."
4. För stor eller omvänt för liten volym. Vanligtvis ryms hela texten på 1-2 sidor. Det betyder dock inte att du inte behöver ta med all viktig information till din partner. Volumetriska data, diagram, dokumentformer kan överföras till applikationer.
5. Att beröva samtalspartnern rätten att välja. Du ska till exempel inte skriva: ”Vänligen granska och godkänn slutversion avtal."

Typiska mönsterfraser

Användningen av standardfraser som är karakteristiska för affärstal i texten är ett helt normalt och till och med önskvärt fenomen. Nedan är en lista över de vanligaste klyschorna som används i olika situationer.

Prover 2019

Här är några färdiga exempel bokstäver som du kan lita på när du sammanställer din version.

Databegäran

Begäran

Kommersiellt erbjudande

Garantibrev

Krav

Tacksamhet

Ursäkta

Entreprenören måste föra aktiv korrespondens både med tjänstemän (till exempel representanter för statliga organ) och med "halvofficiella" - partners, entreprenörer, specialister involverade i en frilansbeställning och så vidare. Skicklighet skriftlig kommunikation utvecklas ganska snabbt, men till en början kan du göra många misstag och inte göra det mest trevliga intrycket på dina adressater. I den här artikeln kommer vi att prata om funktionerna i att skriva både vanliga affärsbrev (på papper) och elektroniska meddelanden.

Brevpapper och layout

Se till att använda ditt företags brevpapper. Detta gör alltid intryck och ökar lojaliteten hos "samtalaktörerna". Typen av blanketter, normerna för att fylla i dem och designelementen måste fastställas i organisationens beställning (eller instruktioner för kontorsarbete). Grundläggande krav för affärsbrevsformulär finns i GOST 2003 "Krav för pappersarbete."

Det är önskvärt att "pressa" grundläggande information om företaget i formuläret:

• namn (och förkortat namn);
• faktiska och postadresser;
• E-postadress;
• Kontakttelefonnummer;
• Webbadress.

Detta är inte en lista över obligatoriska uppgifter, utan endast provlista. Du kan lägga till eller ta bort som du vill.

De allmänna kraven för att skriva ett brev är följande:

• minsta indrag - 10 mm till höger och 20 mm till vänster, topp och botten;
• om bokstaven är skriven på två eller flera ark, måste vart och ett av dem numreras i mitten från toppen;
• varje ansökan är separat numrerad;
• brevets utgående nummer anges i det övre vänstra hörnet (glöm inte att fixa det i dokumentregistreringsloggen);
• i det övre högra hörnet anges organisationens namn, adressatens position och hans efternamn med initialer;
• i det nedre vänstra hörnet - din position, efternamn med initialer och signatur;
• var noga med att ange datumet då du skrev brevet längst ner.

GOST 2003 tillåter dock användningen av formulär inte bara med en vinkel utan också med ett längsgående arrangemang av detaljer (när de är indikerade i mitten). Vinkellayout ser mer bekant ut och lättare att läsa, så det är bättre att välja det här alternativet.

Allmänna regler för skrivning

Klassisk textstruktur affärsbrev innehåller tre element:

• inledande del (en kort angivelse av skälen till att brevet är skrivet, dess syfte);
• innehåll (beskrivning av situationen, förslag på lösningar, presentation av slutsatser och rekommendationer);
• sammanfattande del (en kort sammanfattning med en tydlig indikation på vad du förväntar dig av mottagaren).

Du bör alltid förstå syftet med att skriva ett brev. Vill du erbjuda samarbete? Skicka in ett klagomål? Bjud in till en presentation eller annat evenemang? Skriv bara om detta och låt dig inte distraheras av långa argument och antaganden som inte är relevanta för fallet.

Varje affärsbrev bör ha ett specifikt mål. Om du berör flera frågor i den bör de vara nära besläktade. Om du behöver kontakta samma organisation om flera olika ämnen är det bättre att skriva ett separat brev för var och en av dem.

Skrivspråk

Stilen på affärskorrespondens är "lätt" officiell affär. Det är möjligt och nödvändigt att standardisera fraser, använda några klichéer och klichéer, men det rekommenderas inte att föra allt detta till torr byråkrati. "Levande" språk uppfattas alltid lätt och positivt. Naturligtvis måste affärsskrivet tal följa normerna för etikett (vilket kommer att diskuteras nedan), men kärnan i frågan bör anges tydligt och koncist.

Några praktiska tips:

• använda sig av enkla ord: "smarta" termer uppfattas dåligt och orsakar ofta irritation hos en person som tvingas läsa och dechiffrera dem;
• använd verb oftare och adjektiv mindre ofta;
• sprid inte dina tankar längs trädet - bara detaljer och bara inom ramen för ett givet ämne, utan många detaljer och obetydliga detaljer;
• undvik långa påståenden, om möjligt, använd inte particip och particip vändningar;
• skriv specifikt: olika "om detta", "de/han/hon" är oacceptabla;
• undvik logiska inkonsekvenser och abrupta övergångar från ett semantiskt block till ett annat;
• kontrollera allt skrivet på gehör: talfel förekommer i nästan varje oredigerad text.

En av huvudreglerna för att skriva affärsbrev säger: budskapet måste vara läskunnigt och stilistiskt verifierat.

Funktioner för att tilltala adressaten

Adressaten tilltalas i regel en gång, i början av brevet. Detta kan göras på tre sätt.

1. Om du vänder dig till en person för första gången (eller om en rent officiell relation har upprättats mellan dig och adressaten) ska du använda en adress som anger ett visst avstånd. Exempel: "Kära herr Ivanov!".
2. Om du kontaktar en person som du sedan länge har etablerat förtroende med affärsrelation, det är bättre att kalla honom vid hans förnamn och patronym. Exempel: "kära Ekaterina Leonidovna!".
3. När du tilltalar kollektivt, använd standardfrasen "Dear Sirs!".

I den sista delen behöver du använda den så kallade avslutningsfrasen. Det finns fler alternativ här:

• "Respekt", "Med vänlig hälsning";
• "MED Med vänliga hälsningar»;
• "Med hopp om fortsatt samarbete";
• "Vi är alltid glada att betjäna dig";
• etc.

Med ett ord, val sista frasen- en fråga om smak.

affärsskrivande etik

Även det beslöjade föraktet i ett affärsbrev går inte obemärkt förbi. Naturligtvis kommer du i det här fallet inte längre att kunna räkna med en positiv eller åtminstone ens inställning till dig själv. Slutsatsen är uppenbar: ge inte efter för känslor och håll dig inom dig även om adressaten verkligen gör dig upprörd. Var alltid uppmärksam på tonen i meddelandet.

Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt brevet som innehåller avslaget. Det är extremt oklokt att börja ett sådant meddelande med ett kategoriskt "nej" i en eller annan form - detta kommer att skapa känslan hos personen att han helt enkelt skickades. Försök att ge övertygande (inte konstruerade) förklaringar först. Efter att kortfattat ha redogjort för skälen till avslaget bör man smidigt gå vidare till att ange det. I det här fallet kan följande uttryck användas:

• "Tyvärr ser vi inte en möjlighet att bevilja din begäran";
• "Din begäran kan inte beviljas av följande skäl...";
• "Jag är ledsen, men vi måste tacka nej till ditt erbjudande."

Helst, även innan du motiverar avslaget - i början av brevet - bör du kort upprepa adressatens begäran. Han kommer att förstå att du noggrant har läst hans begäran eller förslag, och kommer säkert att uppskatta det. Kanske kommer ni i framtiden att arbeta tillsammans igen - varför omedelbart sända det negativa och skrämma bort personen med överdriven hårdhet?

Gå aldrig till den andra ytterligheten. Smicker och många försäkringar om ett uppriktigt sinne är uppenbara tecken på ouppriktighet. Ouppriktighet orsakar alltid avslag.

Skriver mejl

Meddelanden på papper börjar redan bli föråldrade. Naturligtvis kommer "pappers" korrespondens aldrig helt att försvinna, men om några år kommer brev skrivna på klassiska formulär att bli en sällsynthet. Förhandlingar förs allt oftare elektroniskt. Den moderna entreprenören skickar nu många fler brev via e-post än med vanlig post.

Affärsbrev som skickas via e-post skrivs med samma generella regler. Krav på språk, stil och ton, efterlevnad av etikett - alla dessa obligatoriska element förändras inte. Elektroniska meddelanden har dock sina egna specifika egenskaper.

1. Se till att din inloggning ser stabil ut eller åtminstone tillräcklig. [e-postskyddad]- Bra, [e-postskyddad]- Dåligt.
2. Det är mycket viktigt att alltid fylla i fältet "Ämne". Det beror på denna linje om en person kommer att öppna det inkommande meddelandet. Om du skriver till en person du inte känner bör du försöka komma på en intressant rubrik. Men överdriv inte - ämnen i andan av "Brådskande!!! Unikt erbjudande, öppet just nu!” orsaka bara önskan att snabbt klicka på korgikonen längst upp. Titeln ska bestå av 3-5 ord och spegla innehållet i meddelandet.
3. Om du inte är bekant med mottagaren, beskriv kort vem du är, hur du lärde dig om honom. Utan denna nödvändiga introduktion kan meddelandet förväxlas med spam och omedelbart raderas.
4. Inaktivera inte citat i inställningarna - låt den tidigare korrespondensen visas nedan, under klippet.
5. Att läsa från skärmen är ett tveksamt nöje. Ett pappersbrev kan hämtas, och bara av denna anledning tas det mer seriöst på en omedveten nivå än en elektronisk. Överväg detta.
6. Ju kortare e-postmeddelandet är, desto snabbare kommer det att besvaras.
7. Använd endast standardteckensnitt.
8. Överanvänd inte textval – till det mesta viktiga punkter"fet" kan användas, men använd olika färger oacceptabel.
9. Inga kepsar". Aldrig. Även i undertexterna. Detsamma gäller för dubbla skiljetecken.
10. Dela upp text i stycken med avstånd mellan dem (lämna bara en tom rad).
11. Du kan bifoga bilder eller textfiler till ett e-postmeddelande. Ytterligare material och förklaringar, kommentarer, detaljerade detaljerade beskrivningar- allt detta ska finnas i de bifogade filerna, men inte i brevets brödtext.
12. I affärskorrespondens med personer som du har etablerat en förtroendefull relation med (vi pratar om pålitliga partners, pålitliga motparter) kan du ibland använda uttryckssymboler. Detta kommer att "återuppliva" kommunikationen - smileys på skärmen (även i ett affärsmeddelande) uppfattas ganska positivt. Naturligtvis kan de inte användas i "pappers" brev.
13. Se till att skriva under. I e-postmeddelanden består det vanligtvis av 3-6 rader och innehåller avsändarens för- och efternamn, position, företagsnamn, webbadress och kontakttelefonnummer.

Signaturexempel:

Vänliga hälsningar,

Ivan Ivanov

[e-postskyddad]

http://site.com.

Här är ett exempel på affärsbrev för dig.

Summering

Även om det är ganska enkelt är det inte så många exempel på välskrivna affärsbrev. Entreprenörer blir regelbundet förvirrade i designen, använder inte riktigt korrekta adresser och glömmer viktiga nyanser.

Vi listar huvuddragen i bra affärsbudskap:

• objektivitet;
• korthet (det är önskvärt att brevet inte tar mer än en sida);
• neutral ton i presentationen;
• brist på resonemang, berättelse, överdriven detaljrikedom;
• brist på känslomässiga utvärderingar;
• ett tydligt logiskt förhållande mellan delar av texten och enskilda fraser.

Det här är en sorts checklista som du kan kolla först. Efter hundratals skrivna och skickade affärsmeddelanden kommer behovet av det att försvinna. Ignorera inte ovanstående regler och kom ihåg: den "pumpade" skickligheten i affärskorrespondens ökar ditt rykte avsevärt och följaktligen företagets image.