İş toplantıları ve konferanslar düzenlemek. Bir toplantı nasıl organize edilir ve tutanaklar nasıl alınır?
Toplantı, çeşitli konuları tartışmak veya belirli sorunları çözmek için bir grup (kolektif) vatandaşın belirli bir yerde ortak olarak bulunmasıdır.
Başka bir toplantı kavramı daha var - bu, herhangi bir acil sorunu çözmek ve yönetim kararları kitlelerine bilgi getirmek için bir işletmenin veya kuruluşun tüm emek kolektifinin bir araya gelmesidir.
İş etkileşimi için en zor seçeneklerden biri, özellikle kuruluşta bir çatışma veya kriz durumunda yapılıyorsa toplantılardır. Bazı kuruluşlar için toplantılar en yüksek yönetim organıdır. Bu nedenle, çalışmaları sonucunda oluşturulan belgeler her zaman örgütün stratejik planlarını etkiler ve ekipteki psikolojik iklimi etkiler.
Toplantıların hazırlanmasındaki ana yönergeler, bir bütün olarak kuruluşun faaliyetlerini ve bir meslektaş yönetim organı olarak toplantıyı düzenleyen düzenleyici ve idari belgelerdir. Bu belgeler şunları içerir: dernek sözleşmesi, kuruluş tüzüğü, yasama işlemleri, bu tür kurumların standart hükümlerinin rolünü oynuyor. Bu tür belgeler genellikle, toplantı gündeminde yer alan ve kolej tartışması için sunulabilecek çeşitli konuların göstergelerini içerir. Ek olarak, organizasyonel ve idari belgeler genellikle bir toplantıya hazırlanma prosedürünün bir tanımını, belirli iş etkileşimi teknolojilerinin alaka derecesini belirleyen bu çalışmanın kurallarını içerir.
Uygulama, çatışma durumlarında büyük önem toplantı gündeminin tam olarak nasıl oluşturulduğunu öğrenir. Gündemde yalnızca çatışmanın özünü doğrudan etkileyen konular, ortaya çıkan çelişkilerin konusu varsa, yapıcı bir çatışma çözümü olasılığı artar. Toplantı sırasında çatışmanın kendisine ek olarak bazı ek sorunları çözme girişiminde bulunulursa, böyle bir gündem, çatışmanın çığ gibi gelişmesi için bir ön koşul oluşturur. Bu, aynı zamanda doğrudan etkileşime olan çekimden kaynaklanmaktadır. Büyük bir sayı insanların. Verilenlerle birleşen farklı çıkarları çatışma durumu rekabete yönelik tutumlar, çatışma alanının daha da genişlemesine, ortaya çıkan çelişkilerin büyümesine ve karmaşıklaşmasına neden olabilir.
Birçok iş toplantısı ve konferans tartışma şeklinde yapılır. Kitlesel bir tartışmada, başkan dışındaki tüm katılımcılar eşit konumdadır. Özel olarak hazırlanmış konuşmacılar atanmaz, aynı zamanda sadece dinleyici olarak değil herkes orada bulunur. özel soru tartışılan kesin emir, genellikle katı düzenlemelere uygun olarak ve bir yetkili tarafından yönetilir.
Toplantının oluşumu ve ondan birkaç gün önce anlamlı iletişime hazır olmaları için, tartışılan sorunun esasına ilişkin bir sertifika verilebilir. Derlemek için, kuruluştaki işlerin durumunun kapsamlı bir analizini yapmaya odaklanmış bir uzman grubu oluşturmanız önerilir.
Kural olarak, toplantı materyalleri (gündem, özetler veya rapor metinleri, taslak kararlar vb.), toplantının başlamasından en geç üç ila dört gün önce toplantının gelecekteki katılımcılarına sağlanır. Bu, halihazırda geliştirilmiş belgelerde değişiklik yapmalarına ve ardından toplantı sırasında önerilerini derhal sunmalarına olanak tanır.
Psikolojik olarak, zaten toplantı sırasında belgelerle çalışmak, çatışan taraflar arasındaki kişisel antipatilerin şiddetlenme olasılığını azaltmayı mümkün kılar. Belgeye itiraz, rakiple doğrudan etkileşimi atlayarak, belgenin aracı bir bağlantı olarak tanıtılması, duygusal tepkilerin patlak verme olasılığını azaltır, çatışma bir patlama senaryosuna göre ilerler.
Bir toplantı sırasında çatışma ile başa çıkmak oyun senaryosu ortak bir düzenlemenin benimsenmesi mümkün olduğunda genellikle daha yönetilebilir hale gelir. Taslak yönetmelikler üzerindeki çalışmayı kolaylaştırmak için, ilk iş parçası olarak toplantılar yapmak için aşağıdaki ortak planı kullanabilirsiniz:
- · giriiş toplam süresi 3 ila 5 dakika arasında olan, Genel kurallar toplantının işi, yapılma şekli, yaklaşık bitiş zamanı;
- 25 ila 30 dakika süren ana rapor (toplantıda çatışan tarafların birbirine taban tabana zıt pozisyonları sunulduysa, o zaman herkese görüşlerini sunmaları için eşit süre verilmelidir, ancak toplamda 30 dakikayı geçmemesi arzu edilir, aksi takdirde doğal yorgunluğun bir sonucu olarak seyirci dikkatsiz hale gelir);
- · konuşmacılara sorular ve cevapları (her soru ve cevap - en fazla 2 dakika);
- · eş konuşmacıların konuşmaları, ek mesajlar (2. paragrafta belirtilen nedenlerle ek mesajlar ile tüm konuşmacılar için en fazla 10-15 dakika);
- eş konuşmacılara sorular (her soru ve yanıt için en fazla 1 dakika);
- · toplantıya katılanların konuşmaları (5-7 dakika);
- · konuşmacıların cevapları (her biri en fazla 5 dakika);
- · eş konuşmacıların cevapları (her biri en fazla 3 dakika);
- toplantı sırasındaki referanslar (dikkati ana konudan uzaklaştırmamak ve toplantı için zayıf bir ön hazırlık duygusuna yol açmamak için üç ila beşten fazla olmamalıdır; bir referans en fazla 3 dakika verilmelidir. );
- Toplantı karar taslağının okunması (en fazla 5 dakika);
- Karar taslağı için teklifler (her biri için en fazla 1-3 dakika);
- Toplantının sonuçlarının özetlenmesi (en fazla 10 dakika).
50-75 katılımcı varsa her saat 10 dakikalık ara verilmesi en uygunudur. Katılımcı sayısı fazla ise 1,5-2 saatlik çalışmadan sonra ara verilmesi ve 15-20 dakika uzunluğunda yapılması tavsiye edilir.
Toplantıyı içerik ve zamana göre yapılandırma şeması yaklaşıktır. Ancak toplantı sırasında ne olacağı ne kadar belirsiz olursa olsun, organizatörler önce kendi taslak yönetmeliklerini düşünmeli ve geliştirmelidir. Bir çatışma bağlamında, toplantı sırasında tamamen hazırlıksız bir düzenlemenin tartışılması başlarsa, o zaman bu işleyen konunun kendisi, çatışma ortamlarını etkinleştirmek için fazladan bir neden, işe yaramaz bir "hesaplaşma" olabilir.
Herhangi bir halka açık konuşmanın özelliği olan ve hatta bir çatışma durumuyla bağlantılı olarak bir toplantıda konuşmak için daha fazla olan artan duygusal uyarılma, her konuşmacının mesajının hem yapısını hem de içeriğini ciddi bir şekilde incelemesini gerektirir. Herhangi bir konuşma, toplantıda tartışılan sorunu çözmek için mutlaka yapıcı öneriler içermelidir. Bir toplantıda bir çatışma durumunda, orada bulunanları rahatsız eden duygusal sözler özellikle tehlikelidir. Bu nedenle, duygusal saldırılar topluluk önünde konuşmadan dışlanmalıdır.
Konuşma bir rapor niteliğinde ise şunları içermelidir:
- mesajın amacının kısa bir tanımı;
- ana gerçeklerin bir ifadesi;
- sorunu çözmek için önerilen yolların kısa ve net bir ifadesi;
- · Kısa bir özet.
Yönetmeliğe göre planlanan konuşmacılar, konuşma metinlerini önceden hazırlamalıdır. Sunum materyali, organizasyondaki vakaların analizi sonucunda elde edilen veriler olabilir. Ayrıca rapor, gündem ve kurumun mevcut raporlama verileri ile bağdaştırılmalıdır. Rapor, dijital materyallerle aşırı yüklenmemelidir: izleyicinin mevcut durumu değerlendirmesine ve önerilen çözümlerin anlamını anlamasına yardımcı olmak için yalnızca temel göstergeler kullanılmalıdır.
Bir konuşmacıyı konuşmaya hazırlarken, toplantıda yapacağı ritim ve tarzda rapor metninin yüksek sesle okunması önerilebilir. Bu, öncelikle performansın zaman çerçevesini belirlemenizi ve ayarlamanızı sağlar. İkincisi, metinde daha hızlı yönlendirmeye katkıda bulunur. Bu tür bir yönlendirme, toplantının duygusal olarak yüklü atmosferinde, konuşmacının sözünün kesilebileceği, kendisinin yoldan çıkabileceği veya tekrar konuşmanın bir kısmına geri dönmesi gerektiğinde çok yararlıdır. Meclis pahalı bir kolej organı olduğu için stratejik Yönetim, o zaman konuşmacının konuşmasıyla ilgili ön çalışma için harcadığı süre oldukça haklı.
Genel kurul toplantılarını düzenleyenler tarafından ihtilaf konularını çözerken, önemli bir organizasyonel ve idari belge olan tutanakların hazırlanmasına çok dikkat edilmelidir. Bu protokol, gündeme getirilen konuların tartışılma sürecini, karar verme prosedürünü ve toplantı kararlarını kaydetmelidir.
İÇİNDE modern koşullar tutanaklar genellikle toplantı sırasında değil, video veya ses kaydı temelinde düzenlenir. İşlem ve dokümantasyonun hızı ve kolaylığı açısından, toplantının dijital olarak kaydedilmesi tercih edilir. Ancak, dijital teknolojinin kullanılması durumunda bile, toplantının önemli anlarını kaçırmamak için, önemli olayların zamanını gösteren el yazısıyla yazılmış bir protokol taslağı hazırlanırken, olup bitenlerin ses veya video kaydına eşlik edilmesi yine de önerilir. . Böyle bir protokol gelecekte teybe kaydedilenleri deşifre etmeye ve bunu niteliksel olarak ana protokolün içeriğine yansıtmaya yardımcı olur.
Resmi bir belge için olduğu gibi protokol için de büyük önem taşıyan, yürütme kurallarına uyulmasıdır. Tutanaklar toplantı gününe tarihlenir, imzalanma anına değil. Toplantı birkaç gün içinde gerçekleşmişse, tutanaklar bir tire ile gösterilen başlangıç gününe ve bitiş gününe göre tarihlendirilir. Ayrıca toplantı sıra numarasına karşılık gelen tutanak sıra numarasını gösterir. Toplantının yapıldığı yerin adı da belirtilir.
Protokolü hazırlarken, tartışılan konuların kapsamının eksiksizliğine göre, bu tür belgelerin tam ve kısa olmak üzere ikiye ayrıldığı dikkate alınmalıdır. Kısa protokolde konuşmacının adı, raporun konusu, konuşmacıların isimleri belirtilir. Konuşmaların içeriği özet protokolüne yansıtılmaz. Toplantı ihtilaf çözümüne ayrılmışsa, bu tür tutanaklar yalnızca raporların ve konuşmaların içeriğini sabitleme araçları varsa (deşifreler, rapor ve konuşmaların onaylı metinleri, ses veya video kayıtları) düzenlenebilir. Bu durumda, ilgili ayrıntılı konuşma kayıtlarının kendisine eklendiği protokolde bir giriş yapılır. Bu mümkün değilse, tartışmanın seyrini, önerilen ve kabul edilen kararları tam olarak yansıtan ayrıntılı bir protokol hazırlanmalıdır.
Toplantı esnasında son sürüm tam bir protokol hazırlamak neredeyse imkansızdır. Bu nedenle, bir taslak protokol hazırlanır. karar verirken hassas sorunlar bu tür tutanaklar tek bir kişi tarafından değil, toplantıdaki birkaç katılımcı tarafından düzenlenebilir ve bunlar daha sonra beş günlük bir süre içinde tutanakların son halini hazırlar ve düzenler.
Eksiksiz olarak hazırlanan tutanak, toplantı başkanı ve sekreteri tarafından imzalanır. Toplantının nihai kararları, tutanaklarda yer alan materyaller temelinde oluşturulan kararlar ve kararlar gibi bağımsız belgeler şeklinde katılımcılarına iletilir.
Bu prosedürlere uyulması, ortaya çıkan çelişkilerin tam olarak çözülmesini garanti etmese de, toplantının yapıcı ve verimli çalışması için ön koşulları oluşturur. Çok sayıda katılımcı nedeniyle, toplantılar sırasındaki standart dışı durum, insanların öz kontrol yeteneği azalır, tahminin etkinliği kötüleşir. Açıklanan prosedürler, standart olmayan bir durumda kağıda dökülen yönlendirme şemalarının rolünü oynar. Toplantıyı düzenleyenler, insanların zihinlerini bu tür planlardan kurtararak, katılımcılarının toplantıyı yürütme görevi üzerinde değil, sorunun özü üzerinde yoğun bir şekilde çalışmasını kolaylaştırır.
Genel olarak, toplantı hazırlıkları, katılımcılarının dikkatinin çözülmekte olan çelişkilerin özüne maksimum konsantrasyonunu kolaylaştırmayı amaçlamalıdır. Bunu yapmak için, tüm olası usul sorunlarının çözümü ve esasen sorunun tartışılması için sunulan gerekli tüm bilgilerin hazırlanması üzerindeki kontrol organize edilmelidir.
Hem toplantıya hazırlık aşamasında hem de toplantının yürütülmesi sırasında toplantı katılımcılarının bireysel özelliklerini dikkate almak gerekir. Organizatörler, katılımcıların bir bütün olarak tüm organizasyonun faaliyetlerinin etkinliğinin büyük ölçüde kendi irade ve niyetlerine bağlı olduğunu anlamalarını sağlamakla yükümlüdür.
Toplantı, bir kuruluşun tüm üyelerinin katıldığı zorunlu bir olaydır, örneğin yıllık hissedarlar toplantısı veya bir kooperatif üyelerinin genel kurulu. Toplantı yapma usulü, ilgili teşkilatın tüzüğü, toplantının şekli ve alınan kararlarözel bir belgeye kaydedilir - toplantı tutanakları.
Toplantının aksine, toplantıya, kural olarak, çeşitli firmaların veya işletmenin departmanlarının temsilcileri olan belirli bir sabit kişi grubu katılır. Toplantılar genellikle düzenlidir, sıkı bir şekilde toplanır
üretim ihtiyaçlarından kaynaklanan planlanmamış toplantılar olsa da, bölünmüş zaman, çoğunlukla haftada bir ve güncel konuların tartışılması amaçlanır. Toplantı tutanağına gerek yoktur, ancak genellikle toplantı sonunda bir karar verilir.
İş görüşmeleri ikiye ayrılır iş konuşmaları ve müzakereler. İş görüşmeleri, ortaya çıkan ve mutlaka bir kararla bitmesi gerekmeyen sorunları tartışmak için tasarlanmış ücretsiz bir biçimde yapılır. Müzakereler, işletmelerin ortak faaliyetleri, faaliyet alanlarının sınırlandırılması, fiyatlandırma politikasının geliştirilmesi vb. Nihai belgelerin veya sözlü beyanların kabul edilmesiyle sona ererler.
İşinin özelliğinden dolayı, herhangi bir tüccar sıklıkla çeşitli toplantılara, konferanslara ve iş toplantılarına katılmak ve bu etkinlikleri kendisi organize etmek zorundadır. Organizasyonları ve davranışları için belirlenmiş prosedürü takip etmek gereklidir, çünkü genellikle tüm ticari işlerin başarısı buna bağlıdır.
Bir toplantı, toplantı veya müzakere hazırlarken şunları yapmalısınız:
1. Bir gündem seçin ve net bir şekilde formüle edin. Gündemde iki veya üç ana konu ve üç veya dört küçük konu olabilir. Birkaç ana soru varsa, o zaman toplantı yavaş ilerleyecek ve sanki yeterince soru varmış gibi çok zaman alacak ve çok sayıda soru ile tartışma yüzeysel hale gelecektir.
2. Katılımcıların kompozisyonunu belirleyin (toplantı, müzakereler için). İstisna, sabit bir katılımcı kompozisyonu ile düzenli olarak (genellikle haftada bir kez) yapılan üretim toplantılarıdır.
3. Etkinliğin gününü ve saatini seçin. Müzakerelerde gün ve saat tüm katılımcılarla önceden kararlaştırılır.
4. Katılımcılara etkinliğin gün ve saatini bildirin. Bir toplantı düzenlerken, bunun 5-7 gün önceden yapılması arzu edilir. Üretim toplantısının gün ve saati, yalnızca toplantıya sürekli olarak katılmayan ve toplantıya davet edilen kişilere bildirilir.
5. Etkinliğin beklenen süresini belirleyin ve katılımcıları bu konuda uyarın. Deneyimler, bir toplantının veya toplantının bitiş saatinin duyurulmasının süresini %10-15 oranında azalttığını göstermektedir.
6. Ana raporu veya mesajı hazırlayın ve tartışmadaki zorunlu katılımcıları belirleyin. Rapor spesifik olmalı, incelenen konunun özünü yansıtmalı, sonuçlar kanıtlanmalıdır. Raporun veya mesajın ayrıntılı ve belirsiz olması, dinleyiciler arasında ilgisizliğe neden olur.
7. Bir oda seçin ve hazırlayın. Odanın tüm katılımcıları barındıracak kadar rahat olmasını sağlamak için özen gösterilmelidir. Sandalye sıkıntısı olmamalıdır. Her katılımcının önündeki masalarda müzakereler düzenlerken, temsil ettiği şirketin soyadını, adını, soyadını ve adını gösteren bir kart koymanız tavsiye edilir. Masalarda ayrıca kağıt ve yazı malzemeleri olmalı, meşrubat koyabilirsiniz. Az miktarda börek ile yapılan görüşmelerde çay veya kahve ikram edilmesi edep sayılır.
İşe doğru zamanda başlamanız gerekiyor. Bir toplantının veya toplantının başlamasının geciktirilmesi, genellikle katılımcıların bir sonraki toplantıda çok geç toplanmasına neden olur. Müzakerelerin başlama saatini tüm taraflarca katı bir şekilde gözlemlemek adettendir, müzakerelere geç kalmak ortaklara aşırı saygısızlık olarak kabul edilir ve istenmeyen sonuçlara yol açabilir.
Bir toplantı (konferans) veya iş toplantısı sırasındaki atmosfer dostça olmalıdır. Katılımcılarla ilgili kişisel saldırılar, hesaplaşma kabul edilemez.
Toplantıyı yönetmek üzere bir başkan seçilir. Başkanın başlıca görevleri şunlardır:
kurallara uymak;
konuşmacının adını ve görevini, temsilcisi olduğu kuruluşun adını duyurur.
Toplantı başkanı belirli gereklilikleri karşılamalıdır; bunların başlıcaları: yeterlilik, tarafsızlık, açık ve net bir şekilde ifade etme yeteneği ve diğer insanların fikirlerine hoşgörü. Başkanın, toplantıda şu veya bu görüş veya katılımcı için tercihini ifade etme ve görüşünü empoze etme hakkı yoktur. Sonuçta önerilerini belirtmeli.
Önemli bir kilometre taşı herhangi bir toplantı veya toplantı bir kararın kabul edilmesidir. Böyle anlarda, toplantı genellikle enerji kaybediyormuş gibi çaresiz hale gelir. Bunun nedeni, katılımcıların bir karar verme zamanının geldiğini fark edememesi veya bir seçim yapmaya cesaret edemeyip tereddüt etmesidir. Bu gibi durumlarda, bir teklif seçip onu değerlendirmeye devam etmek en iyisidir. Tartışmanın kapatılacağı anı kaçırmamak önemlidir - burada başkanın deneyimine ve becerisine ihtiyaç vardır. İyi bir yol- ara oylama. Tartışmanın bir sonraki aşamasını özetliyor. Bununla birlikte, son oylamada çok aceleci olunmamalıdır, çünkü azınlık tarafından reddedilen bir karar vermek mümkündür. Bu durumda, azınlık üyeleri, çoğunluğun haksız olduğunu kanıtlamak için harekete geçebilir, bu da tartışmanın yeniden başlamasına ve elde edilen sonuçların kaybedilmesine yol açabilir.
Özel bir toplantı türü sözde "beyin fırtınası" dır. Böyle bir toplantı karar verilmesi gerektiğinde yapılır. zor problem, kafa karıştırıcı bir durumdan bir çıkış yolu bulun, sorumlu bir karar verin.
Böyle bir toplantı yapmak için, her şeyden önce, görevi açıkça formüle etmek gerekir - yalnızca bir tanesi, en zoru veya en önemlisi. Tartışmaya 7-12'den fazla kişinin katılmaması arzu edilir. "Galeri" ve "başkanlık" olmaması için sandalyelerin bir daire şeklinde düzenlenmesi tavsiye edilir. Tartışmanın zamanını kesin olarak belirlemek gerekir. Zaman eksikliği stres yaratır, teşvik eder beyin aktivitesi. Böyle bir toplantı için en uygun süre yaklaşık 30 dakikadır. Önerilen önerileri kimse eleştirmesin. Çoğu insan ahlaki tehlike koşulları altında yaratıcı bir şekilde çalışamaz, eğer biri aşağı çekilirse, diğerleri sadece herkesten daha aptal görünmemeyi düşünür. Tartışmanın başında kural olarak banal, boş fikirler öne sürülür. Eleştiri yasağı, aralarında çok değerli fikirlerin de bulunabileceği herhangi bir fikrin ortaya atılmasını kolaylaştırır. seçilmesi tavsiye edilir en iyi fikirler en kötüsünü atmak yerine, şimdi kullanılamaz görünen şey daha sonra işe yarayabilir. Fikirlerin yazarlığını belirlemeye gerek yok - en iyi fikirler her zaman kolektif yaratıcılığın ürünüdür.
Bir çıkış yolu bulunmuş gibi göründüğünde zor durum, "destekçiler" ve "rakipler" olmak üzere iki gruba ayrılmanız ve bulmaya çalışmanız önerilir. Zayıf noktalar geliştirilen çözümde Nihai karar açıkça formüle edilmeli ve kaydedilmelidir.
İyi çalışmalarınızı bilgi bankasına göndermek basittir. Aşağıdaki formu kullanın
Bilgi tabanını çalışmalarında ve işlerinde kullanan öğrenciler, lisansüstü öğrenciler, genç bilim adamları size çok minnettar olacaklar.
http://www.allbest.ru/ adresinde barındırılmaktadır
İLEiçerik
- giriiş
- 1.1. "Toplantı" ve "oturum" kavramı
- 1.2. Toplantı organizasyonu
- 1.3. Toplantı türleri ve yürütülmesi
- 1.4. Toplantı ve oturumların verimliliğini artırmak
- Çözüm
giriiş
Ders kontrol işi"Toplantı ve toplantılar, genel ve özel işaretler."
Arasında farklı şekiller Başkanın faaliyetleri en fazla zamanı ve işin geri kalanından ayrılarak toplantıları özümser.
Kontrol çalışmasının amacı, genel ve özel özellikler toplantılar ve oturumlar.
Bu hedef doğrultusunda aşağıdaki görevler tanımlanmıştır:
1. Toplantı ve toplantı kavramlarını düşünün.
2. Toplantılar ve toplantılar düzenlemeyi düşünün.
3. Toplantıların ve oturumların verimliliğini artırmak için ana fırsatları değerlendirin.
Nesne, bir toplu karar verme biçimidir.
Konu - toplantı ve toplantı.
İş görüşmelerine ve ticari müzakerelere ek olarak, iş uygulamasında özel iş görüşmeleri biçimleri yaygındır - belirli konuların açık toplu tartışmanın bir yolu olan toplantılar.
Yöneticinin çalışma tarzı, büyük ölçüde, çalışma süresinin önemli bir bölümünü kaplayan ve doğrudan yönetim işlevleriyle ilgili olan çeşitli türde toplantılar ve toplantılar düzenleme “bilgeliğine” sahip olmasıyla belirlenir.
Bu faaliyetlere karşı sorumlu bir tutum, yalnızca etkilerinin etkinliği veya etkisizliği tarafından belirlenmez. diğer faaliyetler kurum, kuruluş, aynı zamanda toplantıda hazır bulunan çok sayıda katılımcı tarafından harcanan zaman miktarı.
Bir iş görüşmesi biçimi olarak grup tartışmasının birçok olumlu yönü vardır. İlk olarak, düşünme verimliliğini artırır. Rus atasözü "akıl iyidir, ama iki daha iyidir" sıfırdan ortaya çıkmadı, derin bir anlamı var. Gerçekten de, insan düşüncesinin özgünlüğü, özellikle ortak entelektüel faaliyet koşullarında etkili olduğu gerçeğinde yatmaktadır, çünkü entelektüel sonuçlar toplanmaz, çoğalır. Verimli fikirlerin çoğunun toplu fikir alışverişinde doğduğu bilinmektedir.
İkinci olarak, toplantı sırasında yaratıcı işçi topluluğu güçlendirilir, bireysel çalışanların çıkarları tek bir toplu görevler sistemine dahil edilir ve katılımcılarının iş becerileri de geliştirilir. Üçüncüsü, ortak zihinsel çalışmada, her birinin yaratıcı potansiyeli ortaya çıkar. Kuzin F. A. İş iletişimi kültürü: Pratik bir rehber. -- 6. baskı, gözden geçirilmiş. ve ek - M.: Os-89, 2002.- s. 195
Yazarken eser kullanıldı eğitim materyalleri F. A. Kuzin, V. M. Chizhikov ve diğerleri gibi yazarlar.
1. Toplantı ve toplantılar, genel ve özel işaretler
1.1 "Toplantı" ve "oturum" kavramı
Toplantı, bir kurum veya kuruluşun yaşamının en önemli konuları hakkında toplu kararlar geliştirme şeklidir. Toplantılara, gündemde yer alan konuların çözümlenmesi ile ilgilenen kurumun çeşitli birimlerinden temsilciler katılır. Toplantılar genişletilebilir (katılımcı sayısına göre) ve sınırlandırılabilir (dar bir toplantı katılımcısı çemberi).
Bir toplantı aynı zamanda bir toplu tartışma ve sorunların çözülmesi biçimidir, ancak, öncelikle bir kurum içinde veya diğer kurum ve kuruluşlarla kurumsal şartlarda oluşturulan kalıcı kuruluşların (kurumların) çalışmalarını ifade eder.
Örnek olarak, kolejler, yönetim kurulları, genel kurullar, Devlet Duması, Federasyon Konseyi, Güvenlik Konseyi vb. toplantılarının belirli bir sıklığı.
Diğer kurum ve kuruluşların başkan ve uzmanları ile idarenin temsilcileri, kamu kuruluşlarışehirler, bir kurumun yetkinliğini aşan sorunlar çözüldüğünde.
Toplantılar - esas olarak örgütsel konuları ele alan dar profesyonel toplantılar (örneğin, sendika komitesi toplantısı, başkanlık toplantısı vb.). Smirnov E.A. Yönetim kararlarının geliştirilmesi: Üniversiteler için ders kitabı. M: BİRLİK-DANA, 2002. s. 20
Bir toplantı genellikle aşağıdaki durumlarda gereklidir:
Karmaşık bir sorunla ilgili olarak ortak bir pozisyonun oluşturulması;
Özel görüşlerin tartışılması ve kararların hazırlanması;
Açıklama gerektiren ve birçok kişiyi ilgilendiren bu tür bilgilerin iletilmesi;
Yeni görevlerin oluşturulması;
Gelecek vaat eden önemli çözümlerin geliştirilmesi;
Benzersiz, sorunlu durumları çözme;
Koordinasyon;
Acil problemlerin çözümü; mevcut işbölümünü değiştiren sorunları çözmek.
Toplantının zaten temelde uygun olmadığı ve bu nedenle katılımcılarının memnuniyetsizliğinin bir nedeni olduğu görülüyor:
Bireysel çalışmanın zayıflığı;
İşbölümündeki belirsizlik;
Resmi ilişkilerin uygunsuz yapısı;
Otokratik liderlik tarzı;
Köklü gelenekler;
Organizasyonda işbirliği için zayıf istek;
Bazı çalışanların öne çıkma isteği;
Sorunun çözümünü, durum bir toplantı gerektirinceye kadar ertelemek;
Talimatların dağıtımındaki belirsizlik;
Düzenlemeye tabi toplantı (üst yönetimin talebi üzerine);
Sekretarya, toplantı materyallerini hazırlamaktan sorumlu olanlara bir mektup düzenler. Aynı zamanda her gündem maddesi için tüm yürütücüler belirtilir ve sorumlu yürütücü (listedeki ilk kişi) tahsis edilir. Mektup sistemde bir kayıt numarası alır. Mektubun asıl amacı, toplantının gündem maddesinin içeriğini ve toplantı için gerekli materyallerin hazırlanması için son tarihi sorumlu uygulayıcılara iletmektir. Mektup, sorumlu kişi tarafından yazdırılır ve imzalanır. Bundan sonra sekreterlik, sistemi kullanarak tüm sorumlu uygulayıcılara mektuplar hazırlar, imzalı mektubun kopyalarına sorumlu uygulayıcının konumunu ve adını yazdırır. Sorumlu uygulayıcıların her biri, toplantı için, toplantının belirli bir maddesine ilişkin bir karar taslağının zorunlu olduğu materyaller hazırlar.
Taslak karar şunları içeriyor: gerekli özellikler, Nasıl:
- Karar taslağının hangi toplantı için hazırlandığı;
- Karar taslağının hangi gündem maddesi için hazırlandığı;
- öğenin adının tekrarı;
- karar taslağını kim hazırlar;
Toplantı gündemi, gündemin imzalanması ile onaylanır. Daha sonra sekretarya toplantı davetini ve toplantı için onaylanan gündem, karar taslakları ve referansları içeren bir malzeme paketi gönderir.
Toplantının başlamasından hemen önce, henüz almamış olan katılımcılara bir belge paketi dağıtılır. Toplantı sonuçlarının ardından bir protokol düzenlenir. Aşağıdaki bilgiler protokole girilir:
- Tarihi;
- başkanlık görevlisi;
- pozisyona göre gruplandırılmış mevcut olanlar;
- konunun adı (gündem maddesi);
- konuşmacıların isimleri;
- önsöz (atlanabilir);
- numaralı bir liste şeklinde konularda kararlar.
1.3 Toplantı türleri ve yürütülmesi
İş toplantıları çok çeşitlidir. Genellikle aşağıdaki türler vardır:
- diktatörlük (başkanın oy kullanma hakkı vardır, geri kalanı sessizce dinler, genellikle patrondan azarlanır);
-- otokratik (lider her katılımcıya sorular sorduğunda ve onlara cevaplar aldığında etkileşimli bir modda gerçekleştirilir);
- ayırıcı (başkanın raporu ve onun tarafından atanan astların konuşmaları planlandığında);
- tartışmalı (şunlarla karakterize edilirler: ücretsiz değişim görüşler, katılımcıların oylaması ve ardından başkanın onayı ile alınan bir karar verilir);
- ücretsiz (bunlar, net bir gündemi olmayan ve başkanı olmayan toplantılardır. Çoğu zaman bunlar ayrılmaz parça herhangi bir sorunun tartışılması çıkmaza girdiğinde toplantılar. Bu durumda, toplantı başkanı uzun bir ara verir ve bu sırada kendiliğinden perde arkası toplantılar ortaya çıkar).
Ülkemizdeki idari-komuta sistemi koşullarında, genellikle ilk üç tür iş toplantısı kullanılırdı; bu toplantıların ana anlamı, toplantılardaki liderlerin yalnızca davet edilenlere parti ve üst kuruluşların kararlarını veya talimatlarını bildirmeleriydi. , özü ise iş görüşmesi idarenin bakış açısına uymayanlar da dahil olmak üzere, görüşlerin geniş bir şekilde değerlendirilmesine dayalı olarak özgürce tartışılmasını ve ortak bir çözüm geliştirilmesini sağlamaktır.
Çoğu zaman, iş toplantıları aşağıdaki nedenlerle yapılır: ilk olarak, herkesin eşit hakka dayalı olarak toplu bir karar alınması gerekiyorsa, görüşlerini açıklama ve gerekçelendirme; ikincisi, sorunun çözümünün aynı anda organizasyonun veya firmanın birkaç yapısal bölümünün çıkarlarını etkilemesi şartıyla; üçüncüsü, sorunu çözmek için çeşitli işçi gruplarının görüşlerinin kullanılması gerektiği durumlarda.
İş hayatının pratiği, iş toplantılarının sadece dar bir yönetici çevresinin idari kararlarından daha etkili olduğunu göstermektedir. Ancak her fırsatta yapılan yeterince iyi hazırlanmayan ve kötü yürütülen toplantılar, insanların değerli zamanlarını çalarak onları asıl işlerinden koparttığı için büyük zararlara yol açmaktadır. Bu nedenle, bu tür toplantılar yapılmadan önce, böyle bir adımın gerekliliği göz önünde bulundurulmalıdır. Göz önünde bulundurulması önerilen sorunun acil bir çözüm gerektirmemesi muhtemeldir. Ayrıca, örneğin yönetici, çalışanları yalnızca bir şey hakkında bilgilendirmek istiyor. Bu durumda, toplantı yapmadan kolayca yapabilirsiniz.
Ancak yine de bir toplantı yapmanın uygun olduğu kabul edilirse, o zaman her şeyden önce onu dikkatli bir şekilde hazırlamak gerekir. Bu eğitim ve uygulama prosedürü şu şekilde tasarlanmalıdır: en iyi yol toplantının kendisinin yapıldığı uğruna ana görev çözüldü.
Toplantı başlangıç saatini belirlerken iş ritmini de göz önünde bulundurmalısınız. İnsanları gün içinde sürekli bir işten diğerine geçmeye zorlamamak için, toplantıların iş gününün başında veya sonunda veya öğle tatilinden sonra yapılması tavsiye edilir. Harcanan toplam süre - yani yalnızca toplantının kendisi için değil, aynı zamanda toplama, aktarma, iade ve işe dahil olma için gereken süre - dikkate alınarak toplantının başlangıcı ve bitişi, herhangi bir aksilik olmayacak şekilde planlanmalıdır. “boş” segment süresi: öğle yemeği molasından 15 dakika önce biterse, kesinlikle dakikalar kaybedilecektir.
Toplantıya katılanlara önceden bilgi verilmesi ve konuşmalarının önceden düşünülmesi için gündem ve gerekli tüm materyallerle birlikte bilgilendirilmeleri gerekmektedir. Kuzin F. A. İş iletişimi kültürü: Pratik bir rehber. -- 6. baskı, gözden geçirilmiş. ve ek - M.: Os-89, 2002.- s. 197
Deneyimlerin gösterdiği gibi, iş toplantıları her zaman istenen etkiyi yaratmaz çünkü birçok yönetici kuruluşlarının teknolojisini ve davranışlarını net bir şekilde hayal edemez. Bazı durumlarda, iş toplantıları çok sık yapılır ve yetersiz hazırlanır; bunların uygulanmasına çok fazla insan katılıyor ve kesinlikle "ilk" liderler; toplantıların makul olmayan uzunluğu etkinliklerini azaltır; son olarak, iş toplantılarında alınan kararlar, uygulama sürecinde genellikle zayıf bir şekilde resmileştirilir ve zayıf bir şekilde kontrol edilir, bu da etkinliklerini önemli ölçüde azaltır ve bu da aynı konularda yeniden toplanmayı gerekli kılar.
Bir iş toplantısı, kuruluşta ortaya çıkan en acil ve en karmaşık sorunlara en uygun çözümleri geliştirmeye kolektif zihni dahil etmenin bir yoludur. Bu bağlamda yönetim süreci üç ana aşamaya indirgenmiştir:
- bilgilerin toplanması ve işlenmesi;
- şirketin tüm bölümlerinin ve tüm çalışanların faaliyetlerinin koordinasyonu;
- karar verme.
senin dışında doğrudan hedef, rasyonel olarak organize edilmiş her toplantı aynı zamanda önemli bir eğitim sorununu da çözer. Toplantıda çalışanlar bir ekip içinde çalışmayı, çözüme kapsamlı bir yaklaşım benimsemeyi öğrenirler. ortak görevler uzlaşmaya varmak, bir iletişim kültürü edinmek vb. Bazı çalışanlar için, bir iş toplantısında olmak, yönetimin en üst kademelerindeki liderleri görmek ve duymak için tek fırsattır. Ayrıca bir iş toplantısında yöneticiye yönetimsel yeteneğini gösterme fırsatı verilir. Kabushkin N.I. Turizm işletmeciliği: Proc. ödenek. - Minsk: BSEU, 2000. - s. 437
1.4 Toplantıların ve toplantıların verimliliğinin artırılması
Sosyo-kültürel alanla ilgili kurum ve kuruluşlarda, özel olarak oluşturulmuş yönetim organları bulmak çoğu zaman mümkün olmamaktadır. Bu kurumlarda, kamu özyönetim organları, çoğunlukla, tarihi ve kültürel anıtların korunması ve restorasyonu, gelişimi için kamu konseyleri şeklinde oluşturulur. Halk sanatı ve el sanatları, çocuklar ve ergenlerle çalışma düzenleme vb.
Bazı yöneticiler, yerinde ve alaycı bir şekilde, birçok toplantının gizli amacının, yöneticinin popüler olmayan, riskli, zor veya hatalı bir karar verme sorumluluğunu paylaşma arzusunda yattığını söyler. Cidden konuşursak, toplantılar sadece lider kendi başına karar veremediği veya almak istemediği için yapılmaz.
Toplantıların amacı, çalışanların çabalarını koordine etmek, vermek ve almaktır. gerekli bilgi, gerekli kararları verin (toplantıların kendileri için toplantıların yapıldığı, net bir hedefin olmadığı, belirli bir gündemin olmadığı, ancak iletişim arzusu, “bir araya gelip tartışma arzusu olduğu durumlar hariç”) .
Lider, katılımcıların kompozisyonunu önceden belirlemezse toplantı verimli olmayacaktır. Büyük toplantılara eğilim, mümkün olduğunca çok insanı davet etme arzusu her zaman istenen sonucu vermez. toplantı toplantısı
Toplantı gündem maddeleriyle doğrudan ilgisi olmayan uzmanlar görevlerini kaybederler. çalışma zamanı boşuna. Ayrıca, davetli sayısındaki artış, toplantı katılımcıları arasındaki iletişimi zorlaştırmakta, belirtilen konuların tartışılmasından sapmalara neden olmakta, tüm katılımcıların yeteneklerini kullanma becerisini azaltmakta ve karar vermeyi zorlaştırmaktadır.
Uygulama, toplantının başarısının, toplantının yapılacağı zaman ve yerin kesin seçimi ile belirlendiğini göstermektedir. Toplantının saati, potansiyel katılımcıların kapasitesine göre ayarlanmalıdır. Öğle tatilinden yarım saat önce veya iş günü bitmeden önce bir toplantı ayarlamak en mantıklısı.
Toplantının sonunun gizli kuralları, katılımcıları yan sorularla dikkatlerini dağıtmamaya, ayrıntılı olmamaya, zamanı takip etmeye zorlayacaktır. Her yönetici toplantının ne kadar süreceğine karar verir. Çoğu insan, herhangi bir toplantı için bir saatin yeterli olduğunu düşünür, ancak soruların sayısına ve önemine bağlı olarak, zaman çerçevesi değişebilir.
Ve deneyimli bir lider her zaman toplantının bitiş saatini, konuşmaların süresini belirleyecek, her konuyu tartışmak için kuralları belirleyecektir.
Kural olarak katı bir zaman çerçevesinin olmaması, toplantı katılımcılarının dikkatinin yoğunlaşmasına yol açmaz ve mevcut zamanla orantılı olarak kelime sayısı artar.
Sorunların tartışılmasını doğru zamanda tamamlamak, insanlara doğru çözümleri, disiplinleri hızla bulmayı öğretir ve aynı zamanda onlara toplantının tam olarak ne zaman biteceğini bilerek zamanlarını planlama fırsatı verir.
Tespit edilen sorunlar, etkin toplantılar için aşılması yeterli olmayan, yalnızca dışsal sınırlamalar olarak değerlendirilmelidir.
Liderin kendisinde, bilgisinde, deneyiminde, becerisinde, doğrulanmış liderlik tarzında ve açıkça tanımlanmış bir hedefin varlığında derin sorunlar vardır.
Gerçek şu ki, bazı toplantıların maddi maliyeti üç kat daha fazladır (hazırlık çalışmaları, katılımcıların maaşları, genel giderler, seyahat masrafları, Kayıp zaman gidiş-dönüş seyahat ve toplantının kendisi) kararlarından kaynaklanabilecek tasarruflardan daha fazla. Bir toplantı yapmak isteyen yönetici, beklenen maliyetlerin en azından beklenen faydaları aşmadığından emin olmalıdır.
Toplantılarda boşa harcanan zaman, yalnızca gerekçesiz süreleriyle değil, aynı zamanda birçok açıdan başkanın toplantıları zamanında başlatamamasıyla da bağlantılıdır.
Toplantılar belirlenen saatten 15-20 dakika sonra başladığında, her çalışan birçok örnek verecek. Herkes zamanında başlaması gerektiğini bilir, ancak her zaman biraz beklemek için sebepler vardır. Lider, geç kalan katılımcıları şımartarak herkesin toplanmasını bekler.
Bu tür çok az insan var, ancak koşullarını geri kalanına dikte ediyor gibi görünüyorlar. Sonraki ve sonraki zamanlarda olay örgüsü aynı karakterlerle tekrarlanır ve geri kalanı yavaş yavaş buna alışır. Bekleme süresini dolduran başkan, orada bulunanlardan biriyle önemsiz bir gerçek veya son olaylar hakkında bir konuşma başlatır ve diğer herkesi verimsiz bir sohbete dahil eder.
Bu nedenle, toplantıdaki bireysel katılımcıların disiplinsizliğinden kaynaklanan anlamsız zaman kaybı, lider tarafından durdurulmalıdır ve bu, yalnızca toplantıya başlama zamanı geldiğinde konuşmayı bırakma kararlılığını gerektirir. Birinci ve ikinci kez geç kalanlar "aydınlanacak" ve kendilerini azınlıkta bulacaklar ve üçüncü kez zamanında gelecekler veya gereksiz olarak davet edilmeyecekler.
İnsanları zamanında bir araya getirmek ve toplantıyı zamanında başlatmak kolay bir iş değildir, ancak sorunun yalnızca bir parçasıdır. Lider olarak liderin (başkanlık) gerçek rolü, bir toplantı yürütme sürecinde kendini gösterir.
Becerisi, insan psikolojisi bilgisi, yönetim biliminin incelikleri, toplantı katılımcılarının görüş ve isteklerini dinleme becerisinde, optimum esneklikte ve bir toplantıyı yürütme tarzını ve tarzını değiştirme becerisinde kendini gösterir. , belirli bir duruma dayalı.
Bu tür toplantıların altında yatan güçler her zaman açıktır, ancak incelikli ve becerikli bir liderlik gerektirir; Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Sosyo-kültürel yönetime giriş. - M.: MGUKI, 2003. - s. 282
Çözüm
Böylece, yukarıdaki materyale dayanarak, aşağıdaki sonuçlar çıkarılabilir.
Toplantı ve toplantı kesin kavramlar değildir.
Ortak bir doğal temele sahip olmak - eylemleri koordine etmek, bilgi alışverişinde bulunmak, sorunları çözmek ve kararlar (veya yasalar) vermek, ancak katılımcıların biçim, içerik, kompozisyon ve yetkileri bakımından birbirlerinden önemli ölçüde farklıdırlar.
Toplantı, bir kurum veya kuruluşun yaşamının en önemli konuları hakkında toplu kararlar geliştirme şeklidir.
Toplantılar - esas olarak örgütsel konuları ele alan dar profesyonel toplantılar (örneğin, sendika komitesi toplantısı, başkanlık toplantısı vb.).
Toplantı hazırlama - Bir toplantının yaşam döngüsü aşağıdaki adımlara bölünebilir:
Hazırlık;
tutma;
Yürütme kontrolü.
Sorumlu uygulayıcıların her biri, toplantı için, toplantının belirli bir maddesine ilişkin bir karar taslağının zorunlu olduğu materyaller hazırlar.
İş toplantıları en çok aşağıdaki nedenlerle yapılır: Birincisi, herkesin eşit hakka sahip olduğu görüşünü ifade etme ve gerekçelendirme temelinde toplu bir karar alınması gerekiyorsa; ikincisi, sorunun çözümünün aynı anda organizasyonun veya firmanın birkaç yapısal bölümünün çıkarlarını etkilemesi şartıyla; üçüncüsü, sorunu çözmek için çeşitli işçi gruplarının görüşlerinin kullanılması gerektiği durumlarda.
Toplantı başlangıç saatini belirlerken iş ritmini de göz önünde bulundurmalısınız. Toplantıya katılanlara önceden bilgi verilmesi ve konuşmalarının önceden düşünülmesi için gündem ve gerekli tüm materyallerle birlikte bilgilendirilmeleri gerekmektedir.
Toplantıların amacı, çalışanların çalışmalarını koordine etmek, gerekli bilgileri vermek ve almak, gerekli kararları almaktır.
Lider, katılımcıların kompozisyonunu önceden belirlemezse toplantı verimli olmayacaktır.
Uygulama, toplantının başarısının, toplantının yapılacağı zaman ve yerin kesin seçimi ile belirlendiğini göstermektedir. Toplantının saati, potansiyel katılımcıların kapasitesine göre ayarlanmalıdır.
Toplantı yeri, katılımcılarının ana kompozisyonunun bulunduğu yerden uzakta veya bir sergi düzenlemenin, resimli materyalin sergilenmesinin vb. imkansız olduğu bir odada olmamalıdır.
Kullanılan kaynakların listesi
1. Zadorkin V. I. Yöneticinin çalışmalarının organizasyonu. Elektronik ders kitabı.
2. Kabushkin N.I. Turizm işletmeciliği: Proc. ödenek. - Minsk: BSEU, 2000. - 644 s.
3. Kuzin F. A. İş iletişimi kültürü: Pratik bir rehber. -- 6. baskı, gözden geçirilmiş. ve ek - M.: Os-89, 2002.- 320 s.
4. Smirnov E.A. Yönetim kararlarının geliştirilmesi: Üniversiteler için ders kitabı. M: UNITI-DANA, 2002. 271 s.
5. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Sosyo-kültürel yönetime giriş. - M.: MGUKI, 2003. - 382 s.
Allbest.ru'da barındırılıyor
Benzer Belgeler
Örgütsel verimliliğe ulaşmanın ve insanları ortak hedeflere ulaşmaya teşvik etmenin anahtarı olarak iş toplantıları yürütme sorunu. Toplantı ve toplantı sürecinde iş iletişimi. Toplantıya hazırlık, ilerlemesi ve tamamlandıktan sonra analizi.
özet, 12/18/2013 eklendi
Tugay, departman ekibindeki işten memnuniyetsizlik sorununu çözmek. Motivasyon ve çalışanların değerlerinin tanınması. Çalışanları tarafından gerçekleştirilen işin yöneticisi tarafından kalite kontrolü. Toplantı türleri ve amaçları. Organizasyonun özellikleri ve toplantının yürütülmesi.
test, 03/10/2015 eklendi
İş toplantısı kavramı, toplantıların amaç ve yürütme yöntemlerine göre sınıflandırılması. Bir iş toplantısına hazırlanmak için kurallar. Tartışmanın organizasyonu ve yürütülmesi. Psikolojik tartışma katılımcıları türleri. Toplantı tutanaklarını derleme kuralları.
özet, 19.12.2009 tarihinde eklendi
Toplantıların sınıflandırılması ve türleri, gündem belirleme, kompozisyon ve katılımcılar. Toplantı için dokümanların hazırlanması (raporlar, bilgilendirme materyalleri, görsel yardımcılar). Toplantı belgelerinin kaydı: transkript, fonogram, protokol.
dönem ödevi, 09/04/2009 eklendi
gibi toplantılar gerekli araç organizasyonel sistemlerin yönetimi. Resmi iletişimin bir yolu olarak toplantının ana hedefleri. Konferans, toplantı, toplantı, seminer vb. düzenlemenin özellikleri. Toplantı hazırlama ve düzenleme prosedürü.
özet, 30.09.2010 tarihinde eklendi
Küçük gruplar tarafından alınan kararların avantajları: kalite, anlaşma, yürütme ve statü. İş toplantılarının sınıflandırılması. Toplantı liderinin sorumlulukları: konuyu ve gündemi belirlemek; etkinliğin ve katılımcıların atanması; oda hazırlığı.
dönem ödevi, 23.02.2014 tarihinde eklendi
Konferans ve toplantı kavramı. Resmi ve gayri resmi toplantılar. Uygulanması ve tamamlanması için kilit noktalar. Kendisine getirilmeyen sorular. Etkili bir tartışmanın organizasyonu. Muhataplarla bir anlaşmazlık yürütme ve argümanlar ileri sürme ilkeleri.
sunum, 06/03/2015 eklendi
Bir iş toplantısı için hazırlanıyor. Davranışlarının diplomatik veya otoriter tarzları. İş tartışmalarında tartışmaların organizasyonu ve katılımcıların psikolojik türleri. Karar verme aşamaları. İş toplantısının tamamlanması ve tutanaklarının hazırlanması.
özet, 06/06/2010 eklendi
Bir iş toplantısı kavramı ve organizasyonunun ilkeleri, sınıflandırılması ve türleri, işlevsel özellikleri, prosedürü ve düzenlemenin özellikleri. OOO "Antipozh" şirketinde bir iş toplantısı yapma sürecinin, liderin bu konudaki davranış tarzlarının analizi.
dönem ödevi, 20.11.2013 eklendi
Bir iş toplantısı konsepti. Bir hizmet toplantısı hazırlamanın özellikleri. Toplantı yapma süreci. İş ilişkileri tarzı. Stratejik ve operasyonel konuların tartışılması. Kurumsal ilişkiler konularının toplantılarında çözümlenmesi.
Belirli bir grup insan için, belirli bir yerde düzenlenen çeşitli etkinlik türleri vardır. farklı konular veya belirli konularda kararlar alınır. Örneğin, üç ayda bir hissedarlar toplantısı veya bir genel şirket toplantısı. Bu faaliyetler birkaç türe ayrılır:
ü Toplantı
ü toplantı
ü Bir iş toplantısı:
Ø İş görüşmesi
Ø Müzakereler
Toplantı Belirli kurallara göre yürütülen toplantı prosedürü), örgütün tüzüğünde dile getirilen. Toplantının yapılması ve alınan kararlar adı verilen özel bir belgeye kaydedilir. görüşme süreleri.
toplantı bir toplantıdan farklıdır, çünkü bir toplantıya genellikle dar bir çevre davet edilir. Örneğin, aynı organizasyonun farklı departmanlarını temsil eden kişiler veya farklı şirket ve firmaların temsilcileri.
Toplantılar genellikle toplantılardan daha düzenlidir. Belirli bir zamanda, genellikle haftada bir kez toplanırlar. Topikal sorunlar ve meseleler hakkında düşünmek için toplantılar vardır. Bu tür toplantılar, acil bir ihtiyaç nedeniyle gerekçelendirilirse planlanmamış bir yapıya da sahip olabilir. Toplantılarda genellikle tutanak tutulmaz ama mutlaka sonuca göre bir karar verilir.
İş toplantısı Alt bölümlere ayrılmış iş konuşmaları Ve müzakere.
iş görüşmesiserbest bir konuşma şeklinde gerçekleşir ve çeşitli acil anlık görevleri tartışmak için yapılır, ancak sonunda zorunlu olarak bir karar verilir.
Müzakereşirketlerin, kuruluşların veya işletmelerin ortak faaliyetleri için daha temel sorunların ve görevlerin çözümünü sağlamak, örneğin: etkileşim kapsamının belirlenmesi, etki alanlarının sınırlandırılması vb. Müzakereler, nihai bir anlaşmanın imzalanması veya sözlü bir açıklama ile sona erer.
Her girişimci, iş adamı, tüccar, faaliyetinin doğası gereği, çoğu zaman katılımcı olarak hareket etmeye veya çeşitli toplantılar, konferanslar ve iş toplantıları düzenlemeye ihtiyaç duyar. İşin başarısını ve gelişimini doğrudan etkilediğinden, bu faaliyetlerin yürütülmesi için takip edilmesi gereken yerleşik bir prosedür vardır.
Bu etkinliklerin kaliteli bir şekilde hazırlanması ve yürütülmesi için hangi koşullar sağlanmalıdır?
1. Konuyu net bir şekilde tanımlamak ve gündemi belirlemek önemlidir.
Gündemde 2-3 önemli konu ve 3-4 ikincil konu yer almalıdır. Neden böyle bir oran? Birkaç ana konu olması durumunda, bunları değerlendirmek için daha fazla zaman ayırabilir ve daha derinlemesine çalışabilirsiniz. Birçoğu varsa, sınırlı zaman göz önüne alındığında, ana konular yüzeysel olarak değerlendirilecek ve birçok nüans gözden kaçacaktır.
2. Toplantıya, toplantıya, müzakerelere davet edilen belirli kişilerin bir listesini yapın.
İstisna üretim toplantısı Düzenli olarak ve mevcut olanların değişmeyen bir listesiyle yapılır.
3. Etkinlik için bir tarih ve belirli bir saat belirleyin.
Müzakerelerin tarihi ve saati tüm taraflarla kararlaştırılmalıdır.
4. Tüm müstakbel kişilerin etkinliğin tarihi ve saati hakkında zorunlu bildirimi.
Toplantıyı gerçekleştirmek için, bunun en az bir hafta önceden yapılması gerekir. Sadece kalıcı katılımcı olmayan kişiler yaklaşan üretim toplantısı hakkında uyarılır.
5. Bu etkinliğin gerçekleşeceği zaman dilimini belirleyin ve tüm katılımcıları bu konuda bilgilendirin.
Deneyimlerin gösterdiği gibi, etkinliğin bitiş zamanı ile ilgili uyarı mevcut olan herkesi disipline eder ve etkinliğin süresini %10 ila 15 oranında azaltır.
6. Ana konuşmayı hazırlamak gerekir. Bu bir rapor veya kısa mesaj olabilir. Tartışma için gerekli katılımcıları belirleyin.
Konuşma kesinlikle konuyla ilgili yapılmalı ve ele alınan sorunu ortaya çıkarmalıdır. Argümanlar ve sonuçlar kanıtlanmalı ve gerçeklerle desteklenmelidir. Boş konuşma ve belirsizlik dinleyicilerde yalnızca dikkatsizlik ve ilgisizlik yaratır.
7. Mekana karar verin ve etkinlik için hazırlayın.
Oda veya salon rahat olmalı ve amaçlanan tüm katılımcıları barındırabilecek büyüklükte olmalıdır. Koltuk sayısını önceden düşünün - herkes için yeterli sandalye olmalıdır. Acil durumlar için yedek bulundurduğunuzdan emin olun. Müzakereler için, her katılımcının önüne tam baş harfleri olan bir kart koymakta fayda var. Üzerinde, bu kişinin adına bulunduğu kuruluşun veya şirketin adını belirtin. Her katılımcı için masaların üzerine bir parça kağıt/defter ve birkaç kalem yerleştirin. İçeceklerin (sodalı ve sodasız maden suyu) ve bardakların varlığı kabul edilir. Nezaket kuralları, müzakereler sırasında çay ve kahve servisi yapılmasını sağlar.
İş, kararlaştırılan zamanda katı bir şekilde başlamalıdır. Gecikmeler yalnızca sonraki olaylarda daha fazla gecikmeye neden olacaktır. Müzakereleri düzenlerken, tüm taraflar - katılımcılar, işe başlama anını koşulsuz olarak gözlemlemeye karar verdiler. Ortaklar tarafından müzakerelerdeki makul olmayan gecikmeniz, nihai ihmal derecesi olarak kabul edilecek ve daha fazla sonuç tahmin etmek zor olacaktır.
Etkinlik sırasındaki genel atmosferin samimi olduğundan emin olun. Kişilik geçişleri, hesaplaşmalar, hakaretler ve provokasyonlar kabul edilemez.
Toplantı yapmak için bir başkan seçmelisin. Bu, genel bir açık veya kapalı oylama yoluyla yapılır. Bu aşama protokole kaydedilmelidir.
Başkan, kuralları kontrol etmek ve her konuşmacının adını ve soyadını, görevini ve katılımcının adına konuştuğu şirketin adını duyurmakla yükümlüdür.
Seçilen konuşmacı belirli niteliklere sahip bir kişi olmalıdır. Her şeyden önce başkanın yetkin ve tarafsız bir kişi olması gerekir. Kendini açık ve net ifade edebilmeli, karşıt görüşlere hoşgörülü olmalıdır. Kimseye üstünlük tanımaya ve kendi görüşünü empoze etmeye hakkı yoktur. Toplantı sırasında kendi önerileri varsa, başkanın ancak tüm konuşma yapanlardan sonra ifade etme hakkı vardır.
Herhangi bir olayın en önemli anı özetlemek ve karar vermektir. Çoğu zaman, şu anda bir tür enerji kaybı ve çaresizlik var. Bunun nedeni psikolojik yön: Katılımcılar zamanın tükendiğini ve bazı kararlar alınması gerektiğini fark edemezler. Bir seçim yapmaktan şüphe duymaya, tereddüt etmeye, tereddüt etmeye başlarlar. Böyle bir durum ortaya çıkarsa, bundan kurtulmanın en iyi yolu bir teklif alıp onu değerlendirmektir. Tartışmayı bitirmeniz gereken anı kaçırmamak çok önemlidir. Tamamen başkanın tecrübesine bağlı. Tartışmanın her aşamasının sonuçları özetlendiğinde ara oylama uygulaması da vardır. Ancak bu karar azınlık tarafından reddedilirse nihai karar için acele etmeye de değmez. Bu durumda, tartışmanın tüm taraflarını tatmin edecek bir karara varmak için tartışmaya devam etmek gerekir.
3.10.1. "İşletme" kavramlarının tanımı
toplantı, kurul.
İş görüşmesi, toplantı bir formdur
toplu iş değerlendirmesi
üretim durumları,
ekonomik, bilimsel ve teknik,
siyasi ve diğer konular
3.10.2. Konferanslar ve toplantılar arasındaki fark.
Farkın adı.
Katılımcı sayısına göre.
İşine yön vermek.
tartışılan konular
Toplantı
başkanlık seçildi
Sorular tartışılıyor
ile ilgili koordinasyon
bütün takım
toplantı
Lider tarafından yürütülen
Bireysel problemler
özel şekiller
hariç ekip çalışması
toplantılar ve toplantılar.
konferanslar
seminerler
Sempozyum
Mitingler
xxx
Ana amaç
toplantılar, toplantılar.
Hazırlık ve uygulamada yardım
yönetim kararları.
Toplantıların avantajları
montajlar.
Kolektif zekanın ilkeye göre kullanılması
"bir kafa iyidir, ancak birkaçı daha iyidir",
Sorunlara daha kapsamlı bir bakış
çeşitli profillerden uzmanları çekmek
faaliyetler,
Daha hızlı karar verme
hazırlıklarında doğrudan dikkate alma
sanatçılar
Yönetime tanışma fırsatı
astların kişisel ve ticari nitelikleri
onların zekası
Bir çeşit üretim aracıdır.
eğitim ve ahlaki eğitim
Etkili bir aktivite kontrol şekli
Önder
Buhar boşaltma mekanizması - çalışanlar
görüşlerini ifade eden, memnun olmayan,
yönetimi eleştirmek vb.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
İletimdeki dezavantajlar
toplantılar, konferanslar.
Dikkatin Dağılması Nedeniyle Kaybedilen Zaman
çalışanların doğrudan görevlerini yerine getirmekten
resmi görevler;
Yetersiz hazırlık çalışmaları nedeniyle
reasürans ya da öylesine düzenli olarak sahip oldukları
onay işareti efekti;
Kolektif organların çalışmalarının sonuçları genellikle
idama götürüldü;
- "unutmak"
kabul edilen
Kararların uygulanması üzerinde kontrol eksikliği ve
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Ana türler
toplantılar.
sıkıntılı
öğretim
Operasyonel (sevkiyat)
Toplantı yapısı.
Rapor (bilgi)
konuşmacıya sorular
karar vermek
"sorunun görevleri
toplantılar".
Tartışma yoluyla, en uygun olanı bulun
yönetim, üretim,
sosyal vb. problemler
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
"İş İletişimi"
özel bir toplantı türü.
Yabancı uygulamada özel bir tip kullanılır.
toplantılar: " iş görüşmesi". Özellikleri:
Katılımcıların kalıcı bileşimi, belirlendi
başın emriyle
Belirlenen günlerde sistematik ücretler ve
Tek başkan yok, toplantıyı onlar yönetiyor.
sırayla tüm katılımcılar
hakem seçildi
iş tartışması
yönetmeliklere uygunluk
iş tartışmaları
Gelişmiş
düzenli "mekanizma"
kararların uygulanmasındaki ilerleme hakkında bilgi
iş tartışması
Bu bir çeşit kalıcı tavsiye
Belli bir süre bir lider altında
iş hattı
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
öğretim görevleri
toplantılar.
Emirlerin yukarıdan aşağıya iletildiğini varsayar
kontrol şemasına göre en hızlı
verim
Çözümleri uygulama yollarının ve araçlarının tartışılması
Yönetim belgeleri ile tanışma
Yürütme tarafından değiştirilebilir
yazılı kararlar
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
operasyonel
(kontrol) toplantısı.
(sözde planlama toplantıları, beş dakika,
Bilgileri aşağıdan yukarıya doğru varsayar
(toplantıda, çalışanlar raporu
yerdeki işlerin durumu hakkında yönetici)
Lider, sırayla, temelinde çalışır
Ortaya çıkan sorunu çözmek için alınan bilgiler
problemler
Rusya'daki en yaygın toplantı şekli,
ancak genellikle uzun süre dayanırlar ve sıklıkla
astların bir "boşluğuna" dönüşmek, içine
departmanlar ve hizmetler arasındaki çekişmeler vb.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
verimliliği artır
toplantılar.
organizasyonel:
Gündemi, konuları ve konuları açıkça tanımlayın.
Tam olarak kimden gelen katılımcıları seçin
problem çözme bağlıdır
Katılımcıları önceden bilgilendirin
Toplantının konusu ve gerekli
problemle ilgili materyaller
Günün en iyi zamanlarını ve zamanlarını düşünün
toplantı
Optimum oda büyüklüğünü belirleyin
İstenilen sıcaklık, havalandırma,
görsel-işitsel araçlar
Düzenlemeleri onaylayın
Psikolojik:
Önce daha basit olanları düşünün
daha az zaman gerektiren sorular ve
zihinsel enerji
Raporların "gevezeliğinden" kurtulmaya çalışın
Başarılar hakkında, eksiklikleri tespit etmek, bravura
hazırlık beyanları vb.
Yapıcı olmayan bir kural haline gelmelidir.
cümleler kelimeleri almak için hiçbir şey
Toplantı katılımcılarının iş ruhu,
başlangıcı, liderin başlangıçtaki davranışından
(başlangıçta astların ayrılması bir garantidir
tartışma işe yaramaz)
Kamusal eleştiriyi ustaca kullanın:
“Kötü yapılan işler eleştirilir,
İnsan"
Parlak ilginç gerçek seyirciyi harekete geçirir
Performansın etkisini azaltır
hiçbir şey ifade etmeyen bakışlar
Seyircinin dikkati mimiklerle tutulur.
konuşuyorum
etik:
- "bir kağıt parçası üzerindeki performans" izlenimi azaltır
konuşmadan ve üzerindeki etkisini azaltır
kitle
Argümanlarından emin olmayan bir konuşmacıya,
söylenenlerin doğruluğuna ikna olmak, zor
başkalarını haklı olduğuna ikna et
Başınızın üzerinden veya içine bakarken konuşmayın.
Dinleyiciler yanlış şekilde rahatsız oluyor
konuşulan kelimeler yanlış
stres, aynı kelime ve deyimlerin tekrarı
Performansın izlenimi olabilir
Negatif etki dış görünüş ve davranış
Performans sırasında keman çalmamalısınız
yüzünüze dokunun, bir düğmeyi çevirin,
sağa sola salla, elinde dön
öğeler vb.
3.10.7. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Tartışmaların etik normları
bir toplantı veya toplantı sırasında.
Herhangi bir tartışmada, saygılı
ilk başta olsa bile başkasının görüşüne karşı tutum
bakmak saçma
Başkalarının görüşlerini anlamak için çaba göstermeliyiz ve bunun için
Her şeyden önce sabırlı olmanız gerekiyor,
onu dinlemek için dikkatinizi harekete geçirin
Tek konuya bağlı kalınmalı
spor. ile ifade edilen duruma izin vermeyin.
halk deyişi: "biri Thomas hakkında, diğeri hakkında
Tartışmayı şuna çevirmekten kaçının:
anlaşmazlık. Herhangi bir anlaşmazlıkta, puan aramanız gerekir
fikir ve yargıların yakınsaması ve bulmak için çaba
genel çözümler. Tartışmaya yol açmalı
işbirliği, çatışma değil. hiçbir şekilde
durum kişinin kendi görüşünden vazgeçmesi anlamına gelmez
kendini beğenmişlik ama sorgulamak
Fikriniz yardımcı olur. Bilge sözü hatırla
Sokrates: "Sadece hiçbir şey bilmediğimi biliyorum"
Uzlaşmazlıkla en keskin tartışma bile
bakış açıları küfür içermemeli,
Bunun gibi buyurgan ifadeler doğru değil, bu
saçmalamak, saçmalamak vs. kısaltmıyorlar
gerçeğe giden yol. ironi, alay
mevcut olmak Ama kullanılmaları gerekir
ustaca, rakipleri aşağılamadan veya aşağılamadan
Tartışmadaki ana silah olabilir
sadece gerçekler, onların vicdani yorumu
Hatalı olduğunu kabul et. asilce
rakiplerinize acı çektiyse davranın
tartışmada yenilgi. Onlara kurtarma şansı verin
olumlu yönlerine dikkat çekerek itibarlarını
pozisyonlar. Yenilgilerinden böbürlenme.
sorumluluklar
başkanlık etmek
tartışmalar.
tartışmanın (toplantının) lideri olmalıdır
problem çözmede yetkin
Tartışma becerisine sahip olmak
Elbette iyi huylu bir insan olmak
Sadece sözü vermemeli
konuşmak ve kurallara uymak isteyen,
ama aynı zamanda tartışmayı yapıcı bir şekilde yönlendirmek.
Katılımcıların duygularını kısıtlamak
edep sınırlarını aşan ifadeler söz konusu olduğunda
sözlerini almak
tartışma başlat
söyleyebilirsin:
Dikkatinizi rica ediyorum.
Başlayalım mı?
Hadi çalışalım?
Açayım (başlayayım)...
açmaktan mutluyum
(Başlangıç)...
Konuşma görgü biçimlerine örnekler
toplantı esnasında.
Hadi tartışalım...
Tartışmamız gereken ilk şey...
Herhangi bir yorum (ekleme, soru) var mı? ..
Lütfen yoldaş (efendim) ... Sorunuz ...
Bu soruya cevap vereyim...
Bu sorunun cevaplanabileceğini sanmıyorum
anında yanıt...
Bence bu soru daha sonra sorulabilir
bireysel olarak...
Tartışmaya devam edelim...
Bir sonraki söz aldı
yoldaş (usta) ...
Yoldaş (Bey) konuşuyor...
Lütfen mikrofona konuşun (biraz
oturduğunuz yerden daha yüksek sesle).
Aşağıdakileri tartışmaya geçeyim
gündem maddesi
Konuşmacıların kısaca konuşmasını istiyorum.
(kurallara uymak).
Maalesef. Süren doldu...
Lütfen konunun dışına çıkmayın...
Gelelim konuya (sorun, soru)...
Bu konu bir sonraki bölümde tartışılacak
toplantı...
Üzgünüm ama zamanımız doldu ve biz
durdurmak zorunda
Tartışma...
Tartışma devam edecek...
Toplantımızın sonunda, yapmak istiyorum
Yorum...
Umarım hepimiz katılmaktan faydalanmışızdır.
bu tartışma
Toplantıyı (oturum) kapatayım.
Toplantı (oturum) kapalı ilan edilir.
Etik Formlar
soruların ifade edilmesi.
Bir soru sormama izin verin...
için bir sorum var...
bir soru sormak istiyorum...
İlgiliyim...
Açıklayabilir misin...
Soruları cevaplamak
tümceler veya tümcelerin başlangıcı:
Bu çok ilginç (zor, tartışmalı)
Bu soru için teşekkür ederim (minnettar).
Netleştirmenize (açıklamanıza,
detay) benim (bizim) amacım
Sorunuza cevap verirdim (cevaplardım)
Aşağıdaki şekilde...
sorunuzu tam anlayamadım...
Lütfen tekrarla. Senin sorun...
Sonuncuyu yanıtlayarak başlayayım
Sakıncası yoksa, isterim
düşünmek...
cevap veremem
senin sorunun çünkü
Korkarım buna cevap veremem
hemen sorun, ama sonra sizinle tartışacağız
tartışmadan (toplantıdan) sonra bu sorun.
Bildiğim kadarıyla…
İyilik kaynakları veya
kötü toplantı
üç alanda bulunmaktadır:
1. Katılımcıların kişisel özelliklerinde.
2. katılımcıların kendi aralarındaki etkileşiminde
3. toplantı sürecinin organizasyonunda.
Engelleyici rollerde insanları etkisiz hale getirmek için tarifler.
1. "Saldırgan".
Herkesi arka arkaya eleştirir, katılanların durumunu küçümser, buna katılmaz.
teklif edildi.
İfadelerinden ve çürütmelerinden herhangi birine, "Ne öneriyorsunuz?" Sorusunu sorun.
2. Ona aşırı eleştirinin yapıcı fikirleri körelttiğini hatırlatın.
2. "Engelleyici".
İnatla kimseyle aynı fikirde olmaz, örnek verir. kişisel deneyim, geri döner
zaten çözülmüş sorunlar.
1. Tartışmanın amacını ve konusunu hatırlatın. Ona şöyle sorular sorun: "Sen nesin?
Bizim amacımızdan mı yoksa bu tartışmadan mı bahsediyorsunuz?” 2. Nazikçe hatırlatın
Yan tarafa gittiği "engelleyici".
3. "Emekli".
Katılmak istemiyor, dikkati dağılıyor, kişisel konular hakkında konuşuyor.
Onu konuşmaya ve önerilerini yapmaya davet edin: "Ne düşünüyorsun?
hakkında...?" veya "Ne gibi önerileriniz var?".
4. "Tanıma aranıyor."
Övünüyor, çok konuşuyor, durumunu ileri sürüyor.
İfadelerinin kendisi hakkında açıklamalar olduğunu gösteren sorular sorun ve
dava hakkında değil: “Bize söyledikleriniz, tartışılan sorunu çözmek için kullanılabilir mi?
soru?"
5. "Konudan konuya atlama."
Konuşma konusunu sürekli değiştirir.
"Problem üzerinde düşünmeyi bitirdik mi?" gibi sorulardan vazgeçin. veya:
"Söyledikleriniz toplantımız için geçerli mi?"
6. "Baskın".
Gücü ele geçirmeye ve mevcut olanları manipüle etmeye çalışır.
Sakin ve kendinden emin bir tavırla sözlerini karşı ile durdur:
"Tahmininiz olası alternatiflerden sadece biri. Dinleyelim
ve diğer öneriler.
7. "Tırmık".
Seyircinin zamanını espriler yaparak, eğlenceli hikayeler anlatarak geçirir,
umursamaz, alaycı.
İfadelerinin toplantının konusuna uyup uymadığını sorun.
8. "Şeytanın Avukatı".
Toplantının başarısızlığına, çıkmaza yol açan kasıtlı olarak keskin sorular sorar.
1. Sorularının keskinliğini değerlendirin: "Yeni sorunuz analiz edilenleri keskinleştirmiyor
sorun, ama bizi ondan uzaklaştırıyor."
2. Haksız polemiğe veya kışkırtıcılığına odaklanın.
Mevcut durum için açıklamalar.
3. Sorusunu bir cevap için ona iletin: "Peki bunun hakkında ne düşünüyorsunuz?
soru?" veya "Kendi sorunuza cevabınızı duymak isteriz."
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Başarılı bir toplantıyı tehdit eden ve psikolojik olarak yetkin sekiz durum
lider davranışı.
Birçok insan dürüst olmayan veya
etik olmayan yol ve yöntemler.
Lider olarak göreviniz:
a) Bu yöntem ve vasıtaları tespit etmek,
b) zararlı etkilerini nötralize eder.
Durum 1.
Bariz aldatma, çarpıtma, dürüst olmayan güvenceler.
Psikolojik olarak yetkin yaklaşım:
1. Aldatmakla kaba bir şekilde suçlamamalısınız ve ifşa etmeye karar verirseniz, bunu kurnazca yapın.
2. Teminatlarını desteklemek için gerekçe ve gerçekler talep edin: "Satmazsınız
onaylamak".
3. Rakibinizin eylemlerinin anlaşılmaz ama,
muhtemelen onun için daha faydalıdır.
4. Onu kendi taktiklerini belirlemeye ve değerlendirmeye davet edin.
5. Sırayla benzer taktikleri şakacı bir şekilde değiş tokuş etmeyi teklif edin. "Önce sen söyle
söz ver ve satma, o zaman ben."
Durum 2.
Birisi iflas etti.
1. Baskıya boyun eğmeyin.
2. Sanki önemsemiyormuş gibi taktiklerine odaklanmayın. sonra ona
geri çekilmek daha kolay olacaktır.
3. Saldırgan olmayan bir biçimde genel olarak çocuksu konumunun bir tanımını yapın.
4. Oyunun devam etmesi durumunda, hepsi bir arada ve durumunda onun için yararları ve kayıpları karşılaştırın.
anlaşmak.
Durum 3.
Birisi nedenlerini açıklamaya veya failleri belirlemeye "takılıp kalıyor".
Sebepleri anlamanın önemli olduğunu, ancak durumdan çıkış yollarını bulmanın daha da önemli olduğunu söyleyin.
bu yüzden daha az önemli olan şeyler için zaman kaybetmeyelim.
Durum 4.
Girişim tekel ele geçirilir.
Hangisinin daha iyi olduğunu değerlendirmeyi teklif edin: bir __________ zihin veya birkaç. "Başkalarını dinleyelim."
Durum 5.
Sizin tarafınızdan sunulan her şeyi kabul etmede düşük kritiklik ve uygunluk.
1. Şunu sorun: "Bu önerilerde herhangi bir kusur var mı?"
2. Özellikle "siyah rakip" rolünü girin.
3. Şunu sorun: "Hangi olumsuz sonuçlar mümkündür?" veya:
"Bu öneriler reddedilebilir mi?"
Durum 6.
Toplantıya katılanlardan biri "psikolojik savaş" tekniklerini kullanıyor
(saldırılar, tehditler ve suçlamalar).
1. Taktiklerini açıklayın çünkü "savaştığını" ve saldırgan olduğunu anlamayabilir.
2. Olası sonuçları çizin, uyarın ama tehdit etmeyin.
3. Davranışı hakkında değerlendirme yapmayın, sadece taktiklerini tanımlayın, nasıl olduğunu yansıtın
4. Duygularınızı kendiniz iletin: "Saldırılarınızdan sonra ayağa kalktım.
baskı ve gerçekten kötü hissediyorum."
5. Taktiklerini sırayla kullanmayı teklif edin: "Önce sen saldırırsın, sonra ben."
6. Sakin bir tonda konuşmaya çalışın ve kendinden emin bir duruş sergileyin.
7. "Saldırgan"ın konuşmasına izin verin.
8. Davranışını olumlu duygularla etkisiz hale getirin: "Öfkeliyken daha da güzelsin."
(bir kadın için)" veya: "Sen zeki ve dengeli bir insansın ve muhtemelen ciddi
Savaşa gitmeniz için nedenler."
9. Dikkatini tavsiyeye veya size yardım etmeye çevirin: "Söyledikleriniz çok
önemli. Muhtemelen bizden gizlenenleri görüyorsunuz. Ve eğer daha net olacak
neyi sevmediğini sakince açıkla."
10. Varsa hatalarınızı kabul edin.
Durum 7.
Toplantı başka konularda sohbete dönüşür, bazı şakalar başlar ve
sorunla ilgili olmayan hikayeler.
Uzatan, aşama veya konuyla ilgili olmayan tüm ifadeler,
bir soru ile durun: "Söyledikleriniz bizim sohbetimizle (konumuzla) veya
benimsenen stratejinin hangi aşamasında?" veya "Çünkü bu özel bir tartışmayı hak ediyor.
("Hak ediyor"!), sizin ve benim zamanıma değer veriyorum, o zaman önce bitirelim
hakkında konuşmak..."
Durum 8.
Toplantıda _________ söylenenler çürütülmeye çalışılıyor.
1. Kanıt olmadan çürütmeleri kabul etmeyin. Net karşı argümanlar talep edin.
2. Tartışmanın ve çürütmenin bir anlamı yok, argümanlarını tanımak daha iyidir, ancak başka bir tane verin
dönüş, ifadesinin olumsuz tarafını gölgeleyen tez (teknik "Evet, ama ...").
3. "Sokratik diyalog" tekniğini uygulayın: aklınıza gelen soruları sorun.
bir "evet" yanıtı bekliyorum.
4. Tahriş etmeyin, küçük enjeksiyonlara tepki vermeyin ve bahaneler üretmeyin.
Durumu hafifletmeye yardım et
karşılaşmaktan kaçınmak
aşağıdaki ifade biçimleri
anlaşmazlıklar:
Fikrinize katılabilirim, ancak yalnızca
rezervasyon...
Birçok noktaya katılıyorum ama bence
gerekli...
Destek olmak isterdim ama...
Bazı şüphelerim var...
Bu yaklaşımın haklı olduğundan emin değilim ...
çok dikkatli olurdum...
Bu çekici bir fikir...
Üzgünüm ama aynı fikirde değilim...
Bu konuda görüş paylaşamam ...
soru...
Eleştirel görünmek istemiyorum
ayarlandı, ama genel olarak tavrım
olumsuz...
bir kaç yorumum var...
dikkatinizi çekmek isterim...
Bence bunu tartışmalıyız
daha dikkatli sorgula...
bir yoldaşın (usta) konuşmasında ...
güncel konular dile getirildi (etkilendi,
problemler dikkate alınır), ilginç
teklifler. Anlatılanları dikkate alarak,
dikkat…
Toplantıların ve toplantıların materyalleri nasıl kaydedilir?
Toplantıların ve toplantıların seyri, kural olarak kaydedilir.
Protokol şunlardan oluşur:
giriş bölümü
protokol numarası
Tarih, buluşma yeri
üniversite türü
İsim
kolej organı
başkanın adı
sekreter ve üyeler
kolej organı
Gündem
Konuşmacı isimleri ve
Ofis dışında
Ana bölüm:
Konuşmacılar
Karar verilmiş
Onaylanmış eylem
Oyuncuları
son tarihler
Steno veya metinler
konuşmalar
Tutanak, toplantı başkanı ve sekreteri tarafından imzalanır.
hhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhh
3.10.10. Toplantıyı yönetmek için liderin 27 “hamlesi”.
Toplantıdan önce
Toplantı esnasında
12. Tam zamanında başlayın.
20. Stok alın.
Toplantıdan sonra
Bilginin kendi kendine incelenmesi için sorular.
3.10.1. "İş görüşmesi, görüşme" kavramının tanımında eksik kalan kelimeler:
biçim, düşünce, durumlar
İş toplantısı, toplantı, iş durumlarının toplu olarak değerlendirilme şeklidir.
endüstriyel, ekonomik, bilimsel ve teknik, politik ve diğer
problemler.
3.10.2. .Aşağıdaki tablo montajların performansını karşılaştırır ve
toplantılar
Farkın adı.
Katılımcı sayısına göre.
İşine yön vermek.
tartışılan konular
Toplantı
başkanlık seçildi
Sorular tartışılıyor
ile ilgili koordinasyon
bütün takım
toplantı
Lider tarafından yürütülen
Bireysel problemler
Tabloyu doldurun.
Soruları "toplantı" ve "toplantı" sözcükleriyle değiştirin.
3.10.3. Toplantı ve toplantıların faydaları aşağıdadır
Toplantıların faydaları.
Kolektif zekanın "bir kafa iyidir, ancak
birkaçı daha iyi,
Uzmanları çekerken sorunların daha çok yönlü değerlendirilmesi
çeşitli aktivite profilleri,
doğrudan dikkate alınarak bir çözümün daha verimli hazırlanması
sanatçıların kendilerinin hazırlanması,
Yönetim için kişisel ve ticari nitelikleri tanıma fırsatı
astlar
onların zekası
o iş durumlarını analiz etme yeteneği
o optimal çözümler bulma yeteneği
Bu bir tür endüstriyel eğitim ve ahlaki araçtır.
eğitim
Başkanın faaliyetleri üzerinde etkili bir kontrol şekli
"Buharı bırakma" mekanizması - çalışanlar görüşlerini ifade edebilir,
Memnun değil, yönetimi eleştiriyor, vb.
Üniversite organlarının haysiyetini tam olarak yansıttıklarını düşünüyor musunuz?
3.10.4. Aşağıda listelenen üç tür toplantıya ek olarak:
sıkıntılı
öğretim
Operasyonel (sevkiyat)
başka türleri var mı?
3.10.5. "İş tartışmasının" özellikleri nelerdir? özel çeşit toplantılar?
Başkanın sırasına göre belirlenen katılımcıların kalıcı bileşimi;
Sabit gün ve saatlerde sistematik ücretler;
Tek bir başkan yoktur, tüm katılımcılar sırayla toplantıyı yönetir;
Seçilmiş ... iş ... iş görüşmelerinde düzenlemelere uygunluk nedeniyle;
Kararların uygulanmasındaki ilerleme hakkında düzenli bilgi için bir “mekanizma” geliştirilmektedir.
bir iş görüşmesinde;
Bu, belirli bir süre için liderin yönetimindeki bir tür daimi konseydir.
faaliyet yönü;
Tartışma sırasında “aşağıdan” ve “yatay olarak” bilgi alırlar;
Toplantıda sorunlar hızla çözülür;
Çözümleri uygulama yollarını ve araçlarını tartışın.
Üç yanlış ifadeyi ortadan kaldırın.
organizasyonel;
yasal;
Psikolojik;
etik;
Halk (gelenekler);
Estetik.
Metinde belirtilen üç türü bırakın.
3.10.7. Toplantılar ve toplantılar sırasındaki tartışmalar için aşağıdaki etik standartlarda
ayrı kelimeler eksik: saygılı, anlayın, tartışın, dönüştürün, kısaltın,
yanlış
Onları dağıtın.
Herhangi bir tartışmada, başkalarının görüşlerine saygı gösterilmesi zorunludur.
ilk bakışta saçma görünüyorsa;
Başkasının fikrini anlamak için çaba sarf etmek gerekir ve bunun için her şeyden önce kişi
sabırlı olun, onu dinlemek için dikkatinizi harekete geçirin;
Anlaşmazlığın bir konusuna bağlı kalmak gerekir. duruma izin verme
bir halk deyişiyle ifade edilen “biri Thomas, diğeri Yerema hakkında”;
Tartışmayı çatışmaya dönüştürmekten kaçının. Herhangi bir anlaşmazlıkta, aramanız gerekir
fikir ve yargıların birleştiği noktalarda ortak çözümler bulmaya çalışır. Tartışma
çatışmaya değil, işbirliğine yol açmalıdır. Bu hiçbir şekilde
ret kendi görüşü haklı olduğunuzdan emin olduğunuzda, ancak konu
Fikrinizi yararlı bir şekilde sorgulayın. Sokrates'in bilge sözünü hatırlayalım: "Ben sadece şunu biliyorum.
hiçbir şey bilmediğimi";
Uzlaşmaz bakış açılarıyla en hararetli tartışma bile
saçma sapan konuşmak vs. Gerçeğe giden yolu kısaltmazlar. ironi, alay
mevcut olmak Ama çok ustaca, aşağılamadan, küçük düşürmeden kullanılmalıdırlar.
rakipler;
Tartışmadaki ana silah yalnızca gerçekler olabilir, onların vicdani
tercüme
Hatalı olduğunu kabul et. Eğer rakiplerinize karşı nazik olun
tartışmada mağlup oldular. İtibarlarını kurtarmaları için onlara bir şans verin
konumlarının olumlu yönlerini vurgulamaktadır. onlara böbürlenme
yenmek.
3.10.8. Başarılı bir taşımayı engelleyen bölümde kaç tür insan adı verilir?
tartışmalar?
toplantıda lider metinde verilir?
3.10.10. Aşağıda bir toplantı yöneticisinin 27 “hamlesi” bulunmaktadır.
Bunları üç kategoriye ayırın:
toplantıdan önce
toplantı esnasında
toplantıdan sonra
toplantıdan önce
1. Toplantı gerekli mi?
2. Toplantının alternatifi nedir?
3. Kişisel olarak katılmak zorunda mıyım?
4. Ya da belki katılımınızı minimuma indirmek?
5. Katılımcı sayısını minimuma indirmek mi?
6. Zaman uygun mu yoksa yeniden planlanmalı mı?
7. Oda yabancılara kapalı mı?
8. Görsel bilgi mevcut mu?
9. Bireysel gündem maddelerinin amaçları nelerdir?
10. Münferit tartışma konuları için süre veriliyor mu?
toplantı esnasında
12. Tam zamanında başlayın.
13. Dakika başına maliyeti bildirin.
14. Çalışma kuralları üzerinde anlaşın.
15. Yönetmelik ve protokolden sorumlu bir kişi atayın.
16. Gereksiz duraklamaları ve "öldürücü" cümleleri ortadan kaldırın.
17. Tartışmada kritik noktaları gözden kaçırmayın.
18. Belirlenen hedeflere doğru hareketi kontrol edin.
19. Alınacak kararları ve eylemleri yineleyin.
20. Stok alın.
21. Tam belirlenen saatte bitirin,
22. Son söz olumlu bir kayda göre.
toplantıdan sonra
23. Toplantının ilerlemesini ve sonuçlarını yeniden kontrol edin.
24. Bir sonuç protokolü hazırlayın.
25. Özet protokolünü kopyalayın ve dağıtın.
26. Kararların uygulanmasını izleyin.
27. Uygulanmayan hususlar bir sonraki toplantıda görüşülmek üzere.
Test: İş Müzakeresinde İyi misiniz?
Çoğu yönetici, toplantıları en önemli nedenlerden biri olarak gösteriyor
zaman eksikliği, son teslim tarihlerine yetişememe ve son olarak sadece yorgunluk,
iş gününün sonu. Bu arada, bir toplantıyı ustaca organize edip yürütürseniz, o zaman
liderin çalışmasında çok yardımcı olabilir. Ne yazık ki neredeyse hiçbir yerde
geleceğin liderlerine toplantı yürütme sanatının temelleri bile öğretilmiyor.
Size davranış çizginizi analiz etmenize yardımcı olacak bir test sunuyoruz.
toplantılar.
Kendinize 1'den 5'e kadar puan verin ve bunları her sorunun yanına yazın (bu gerekli
doğru ve nesnel olarak yapın). Aşırı tahminler yapmaktan korkmayın.
Derecelendirmeler şu anlama gelir: 1 - hayır, olmaz; 2 - hayır, kural olarak bu olmaz; 3-
belirsiz tahmin; 4 - evet, kural olarak olur; 5 - evet, her zaman olur.
1. Bir tehlike olsa bile astlarıma talimat veririm.
yerine getirilmezlerse beni eleştirecekler.
2. Her zaman birçok fikrim ve planım olur.
3. Başkalarının yorumlarını dinlerim.
4. Çoğu zaman mantıklı ve doğru argümanlar sunabiliyorum.
tartışmalar.
5. Çalışanları problemlerini çözmeleri için kurarım
kendi başına
6. Eleştirilirsem, ne olursa olsun kendimi savunurum.
7. Başkaları sebeplerini açıkladığında her zaman dinlerim.
8. Bir çeşit etkinlik düzenlemek için inşa etmeliyim
önceden planlar.
9. Çoğunlukla hatalarımı kabul ederim.
10. Başkalarının önerilerine alternatifler sunarım.
11. Zorlananları korurum.
12. Düşüncelerimi maksimum ikna edicilikle ifade ederim.
13. Coşkum bulaşıcıdır.
14. Diğer insanların bakış açılarını dikkate alırım ve
taslak karara yansıtır.
15. Genellikle kendi bakış açım ve varsayımlarım üzerinde ısrarcı olurum.
16. Anlayarak dinlerim ve agresif konuşurum.
karşı argüman.
17. Düşüncelerimi açıkça ifade ederim.
18. Her zaman bir şey bilmediğimi kabul ederim.
19. Görüşlerimi şiddetle savunurum.
20. Başkalarının fikirlerini sanki benim fikirlerimmiş gibi geliştirmeye çalışırım.
21. Her zaman şu veya bu soruya ne cevap verebileceğimi düşünürüm
diğerleri ve argümanlar aramak.
22. İnsanlara işlerini nasıl organize edecekleri konusunda tavsiye vererek yardım ederim.
23. Projelerime, geleceğe yönelik çalışma planlarıma kapılıp,
Genelde başkalarının planları umurumda olmaz.
24. Bakış açısı olan insanları dinlerim.
benimkinden farklı
25. Birisi projeme karşı çıkarsa, yeni yollar ararım.
26. İnsanları benimle aynı fikirde olmaya zorlamak için her yolu kullanırım.
27. Umutlarım, korkularım ve kişisel zorluklarım hakkında açıkça konuşuyorum.
28. Her zaman projelerim için destek organize etme fırsatı bulurum.
29. Diğer insanların duygularını anlıyorum.
30. Başkalarını dinlemekten çok düşüncelerimi ifade etmeye çalışırım.
31. Kendimi savunmadan önce eleştirileri dikkatle dinlerim.
32. Düşüncelerimi sistematik olarak ifade ederim.
33. Başkalarına kendi bakış açılarını ifade etme fırsatı veririm.
34. Diğer insanların muhakemesindeki çelişkileri dikkatle takip ederim.
35. Başkalarına yolu takip ettiğimi göstermek için bakış açımı değiştiririm.
onların düşünceleri.
36. Kural olarak kimsenin sözünü kesmem.
37. Kendi bakış açımdan emin değilsem, eminmiş gibi davranmam.
38. Başkalarını ihtiyaç duydukları şekilde ikna etmek için çok fazla enerji harcıyorum.
Doğru şeyi yapmak.
39. İnsanları çalışmaya teşvik etmek için duygusal olarak konuşurum.
40. Nadiren
kelimeler sorar.
Özetle.
İfadelere verdiğiniz puanları toplayınız.
1, 3, 5, 7, 9, 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29, 31, 33, 35, 36, 37 ve 40 ve miktarını yazınız.
A'dan (20 ila 100 aralığındadır). B toplamını elde etmek için, ekleyin
2, 4,6,8, 10,12, 13, 15, 17,19,21,23,25,26, 28, 30, 32, 34, 38 ve 39. ifadelere işaret eder.
Bu değer de 20 ile 100 arasında olmalıdır.
Test sonuçları, toplantılardaki davranışınızın
A toplamı, B toplamından en az on puan daha yüksekse, o zaman iyisiniz
diplomat.
B toplamı, A toplamından en az on puan daha yüksekse, o zaman siz
Her iki miktar da on puandan daha az farklılık gösteriyorsa, davranışınız
takımda kesin bir değerlendirme alır. Olumlu olabilir veya
olumsuz - koşullara bağlı olarak.
Diyelim ki davranış tarzınız bu test kullanılarak benzersiz bir şekilde belirlendi. böyle
diplomatik tarz, başkalarının görüşlerini dikkate alma arzunuz olduğu anlamına gelir ve
fikirlerinizin diğer çalışanların fikirleriyle tutarlı olduğundan emin olun. nerede
tavizler kaçınılmazdır, ancak toplantının katılımcıları katkılarının olduğuna ikna olmuşlardır.
Bir lider olarak onların işbirliğini önemsediğinize karar vermek.
Toplantının bazı katılımcıları projelerini “ilerletmek” için çabalıyor, harekete geçiyor.
iddialı. Toplantı ortakları nadiren konuşma şansı bulurlar. -de
kurul, birçok teklif sunar, bilgilendirir yeni bilgi, formüle eder
uygulamak için gerekli desteği arar.
Davranış seçimi, belirli hedeflere olduğu kadar belirlenen hedeflere de bağlıdır.
belirli bir toplantıyı veya konuşmayı yürüteceğiniz durum. diplomasi
iletişimde uygun aşağıdaki durumlar:
─ tüm argümanları tartışmak için yeterli zaman;
Bir çözüm ancak herkes tarafından kabul edildiğinde başarılı bir şekilde uygulanacaktır.
tartışmaya katılanlar;
─ Toplantı katılımcıları sorunu anlar ve çözme seçeneklerini bilir;
─ Büyük fikir ayrılıkları var ve aynı fikirde olmayanları ikna etmek gerekiyor.
kararın doğruluğu.
ne yaratıcı bir tartışmada, ne de bu konunun değerlendirilmesinde ortakların yardımı, ne de
müteakip karar üzerine. Bu gerektiğinde olur
daha hızlı karar verin.
İşletmelerde çalışan psikologlar, her iki davranış tarzının da -
toplantının yürütülmesi, özellikle de
hiçbir diplomasi yardımcı olmayacaktır.
