Cara menulis surat bisnis: jenis, aturan desain, gaya, dan contoh surat bisnis. Contoh Surat Bisnis

Menurut GOST R 7.0.82013 "Sistem standar untuk informasi, perpustakaan, dan penerbitan. Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi” penerima adalah atribut dari dokumen yang berisi informasi tentang penerima dokumen (pasal 67).

"Penerima" yang diperlukan digunakan dalam surat bisnis dan informasi internal dan dokumen referensi (laporan dan memo, pernyataan, dll.).

"Alamat" yang diperlukan meliputi:

• nama penerima (penerima surat);
• alamat pos atau nomor telepon - faks, alamat email.

Penerima surat dapat berupa:

• pejabat / beberapa pejabat;
• organisasi;
• subdivisi struktural organisasi;
• kelompok organisasi;
• individu.

ALAMAT - RESMI

Menurut GOST R 6.30-2003, inisial ditulis sebelum nama belakang pejabat mana pun. Jika surat itu dikirim pimpinan suatu instansi pemerintah, maka nama organisasi dicantumkan dalam jabatan, nama lengkap. ditunjukkan dalam kasus datif, inisial ditulis sebelum nama belakang:

Jika surat itu ditujukan pimpinan organisasi bisnis, maka jabatan mencantumkan nama organisasi yang menunjukkan bentuk hukum (dalam bentuk lengkap atau disingkat), inisial ditulis sebelum nama belakang:

Jika surat itu ditujukan Wakil Kepala, judul jabatan mencantumkan nama organisasi. Nama belakang ditunjukkan dalam kasus datif:

Jika penerima dokumen adalah kepala unit struktural, lalu nama organisasi di kasus nominatif, maka dalam kasus datif nama jabatan orang yang menunjukkan satuan struktural, misalnya:

Menurut paragraf 5.15 dari GOST baru:

• saat menangani surat kepada pejabat, inisial ditempatkan setelah nama belakang;
• sebelum nama belakang, diperbolehkan menggunakan singkatan "Tuan" (Tuan), jika penerima adalah laki-laki, atau "Nyonya" (Nyonya), jika penerima adalah perempuan:

ALAMAT - ORGANISASI

Jika surat itu ditujukan kepada suatu organisasi, maka namanya (lengkap atau disingkat) ditunjukkan dalam kasus nominatif:

Saat menangani surat ke suatu organisasi, nama lengkap atau singkatannya ditunjukkan, misalnya:

Alamat ke suatu organisasi digunakan dalam kasus di mana pengirim tidak mengetahui siapa kepala organisasi, nama belakangnya, inisialnya.

ALAMAT - UNIT STRUKTURAL

Dokumen tersebut dapat ditujukan ke unit struktural organisasi. Biasanya, metode pengalamatan ini dimungkinkan jika pertimbangan masalah yang menjadi tujuan surat tersebut berada dalam kompetensi unit struktural.

Saat merujuk dokumen ke subdivisi struktural suatu organisasi, nama organisasi dalam kasus nominatif ditunjukkan dalam persyaratan "Penerima", di bawah - nama unit struktural dalam kasus nominatif, misalnya:

Apa yang mengubah GOST R 7.0.97-2016? Tidak ada apa-apa.

ALAMAT - INDIVIDU

Desain persyaratan "Alamat" saat melakukan korespondensi dengan individu memiliki karakteristiknya sendiri. Pertama, nama belakang dalam kasus datif ditunjukkan, lalu inisial, dan kemudian alamat pos:

Apa yang mengubah GOST R 7.0.97-2016? Tidak ada apa-apa.

DIALAMATKAN - ORGANISASI GANDA
ATAU UNIT STRUKTUR

Surat bisnis dapat memiliki banyak penerima. GOST R 6.30-2003 menetapkan metode untuk desain umum penerima saat mengirim surat ke beberapa organisasi homogen atau ke beberapa divisi struktural dari satu organisasi. Ada dua opsi untuk mendekorasi alat peraga.

Opsi 1: tentukan beberapa penerima di atribut "Alamat" itu sendiri. Opsi desain ini digunakan ketika surat ditujukan ke organisasi atau pejabat (ini adalah penerima utama) dan untuk informasi - ke sejumlah organisasi atau pejabat lain.

Mengatasi diformalkan seperti biasa di kanan pojok atas sebagai pencacahan rincian “Alamat” untuk setiap badan/organisasi atau unit struktural organisasi.

Di mana total penerima tidak boleh lebih dari empat.

Semua penerima dibuat di dokumen itu sendiri, kata "Salin" sebelum penerima ke-2, ke-3 dan ke-4 tidak disebutkan.

Semua salinan cetak surat dalam hal ini ditandatangani sebagai aslinya. Setiap salinan disegel dalam amplop terpisah, di mana alamat pos dari organisasi tertentu atau subdivisi struktural dikeluarkan.

Opsi 2: tentukan penerima secara umum, jika kami mengirim dokumen ke sekelompok organisasi (kepala organisasi) dengan jenis yang sama atau ke subdivisi struktural (cabang, kantor perwakilan, dll.) dari satu organisasi:

Jika jumlah penerima dalam hal ini lebih dari empat, daftar tambahan disusun untuk mengirimkan surat (milis), yang menunjukkan penerima tertentu dan alamat mereka. Ini dicatat dalam alat peraga "Alamat":

Tidak ada formulir milis yang disetujui. Bentuk lembaran dapat diperbaiki dalam instruksi untuk pekerjaan kantor organisasi. Faktanya, milis adalah atribut "Alamat" yang ditransfer ke lembar terpisah, yang berarti isinya harus sesuai dengan atribut ini. Ada tiga blok informasi dalam atribut "Alamat": nama organisasi, jabatan, inisial, dan nama keluarga. Di milis untuk surat itu, kami mereproduksi blok informasi yang sama, tetapi kami menempatkannya dalam satu baris, dan bukan di sisi kanan lembaran. Anda juga dapat mengatur data dalam bentuk tabel. Urutan penerimanya bisa sembarangan, tapi lebih baik disusun berdasarkan abjad.

Informasi tentang nomor surat keluar, tanggal dimasukkan setelah pendaftarannya (Contoh 1).

Semua surat yang dikirim ke sekelompok penerima memiliki satu nomor registrasi keluar, nomor masuk karena semua huruf akan berbeda.

Apa yang mengubah GOST R 7.0.97-2016? Tidak ada apa-apa.

MENEMPATKAN DETAIL "ADDRESSED" PADA FORMULIR

"Penerima" yang diperlukan terletak di bagian kanan atas dokumen (pada formulir dengan susunan detail bersudut) atau di kanan bawah detail formulir (pada formulir dengan susunan detail memanjang). Lokasi "Alamat" yang diperlukan ditunjukkan dalam Lampiran B ke GOST R 6.30-2003:

• pada formulir dengan susunan detail sudut - Contoh 2;
• pada formulir dengan susunan detail memanjang - Contoh 3.

Apa yang mengubah GOST R 7.0.97-2016? Tidak ada apa-apa. "Penerima" yang diperlukan tetap berada di tempat yang sama.

PERTANYAAN TEKNIS

• Apakah mungkin memisahkan elemen atribut "Alamat" dengan interval?

Atribut "Alamat", biasanya menempati beberapa baris.

Dalam pasal 6.1 rekomendasi metodologi tentang implementasi GOST R 6.30-2003 (disetujui oleh Arsip Federal), dikatakan bahwa detail dokumen dari beberapa baris dicetak dengan satu spasi. Komponen detail "Penerima", "Tanda Persetujuan Dokumen", "Tanda Lampiran", "Tanda Persetujuan Dokumen" dipisahkan satu sama lain dengan interval baris 1,5-2.

Aturan serupa terkandung dalam GOST R 7.0.97-2016 baru di bagian 3, yang menetapkan persyaratan umum untuk produksi dokumen: “Detail multi-baris dicetak dengan spasi satu baris, bagian komponen detail dipisahkan oleh spasi tambahan”:

• Bagaimana cara menyelaraskan atribut "Tujuan"?

Atribut multi-garis "Penerima" dirancang dengan perataan di sepanjang batas kiri zona yang ditempati oleh atribut, atau dipusatkan relatif terhadap garis terpanjang, misalnya:

Menurut British Direct Marketing Association, setiap pound yang diinvestasikan dalam pemasaran email pada tahun 2015 menghasilkan keuntungan sebesar 38 pound. Ingin mencapai hasil yang sama, tetapi tidak tahu bagaimana cara menulis surat kepada klien?Kemudian gunakan yang terbaikcontoh surat kepada klienyang telah kami kumpulkan untuk Anda dalam ulasan ini.

Cara menulis surat ke klien

Anda memikirkan pelanggan sepanjang waktu, tetapi itu tidak saling menguntungkan. Untuk menarik perhatian mereka dan mengungguli pesaing Anda, Anda perlu mengingatkan diri sendiri secara teratur. Email sangat bagus untuk ini. Menurut penulis blog Pipedrive, ada beberapa trik yang dapat menguntungkan Anda:

1. Sabar dan lebih sabar. Ajak calon pembeli untuk bertransaksi secara bertahap dengan mengirimkannya secara rutin.
2. Sepakati strategi dalam mengirim surat kepada klien dengan bagian pemasaran, agar tidak terlalu mengganggu dan tidak menyumbat kotak surat klien dengan informasi berulang.
3. Gunakan sistem CRM. Dia akan membuatnya mudah sisi teknis komunikasi dengan pelanggan akan mempercepat pekerjaan dengan surat.

Sistem CRM adalah program praktis yang membantu menyimpan catatan klien dan transaksi, mencatat semua panggilan, dan juga membantu mengatur korespondensi dengan klien dengan mudah. Misalnya, program terintegrasi dengan layanan surat (Anda dapat menghubungkan kotak surat dalam jumlah tak terbatas) dan memungkinkan Anda menyimpan riwayat korespondensi langsung di kartu rekanan. Jika klien baru menulis kepada Anda, maka Anda dapat membuat kartu kesepakatan langsung dari surat yang masuk.

Dan sekarang hal yang paling menarik: untuk mengirim surat ke klien dari CRM, Anda bahkan tidak perlu mengetik teks. Dengan bantuan perancang dokumen, Anda dapat membuat satu set surat untuk semua kesempatan dan mengirimkannya ke klien dalam dua klik. SalesapCRM sendiri akan mengganti nama dan data klien lainnya dalam surat tersebut. Ingin tahu detailnya? Lalu tekan .

Surat kepada klien: contoh dan sampel siap pakai

Kami telah menyusun pilihansurat bisnis kepada klienyang dapat Anda ambil sebagai sampel. Yang harus Anda lakukan hanyalah mengisi detailnya.

1. Apakah Anda menulis kepada calon klien untuk pertama kalinya? Kirim pesan singkat ini:

Subjek surat: Mungkin Anda adalah klien baru kami

Halo, [Nama].

Kami [informasi singkat Tentang perusahaan].

Jika Anda tertarik, saya siap membahas kemungkinan kerja sama. Beri tahu kami jam berapa Anda merasa nyaman untuk menelepon.

[Tanda tangan]

2. Beri tahu klien potensial tentang pengalaman sukses kerja sama dengan pesaingnya:

Subjek surat: Bersaing dengan pesaing

Halo, [Nama].

Kami telah berhasil bekerja dengan [pesaing X dan Y] V [bidang kegiatan] sudah [begitu banyak waktu] dan bersama-sama kita mencapainya hasil yang baik. Berkenalan dengan Informasi rinci tentang mereka Anda bisa di sini [tautan ke kasus/ulasan].

Kami akan senang jika Anda bergabung dengan kami.

[Tanda tangan]

3. Jika Anda menerima kontak klien potensial di acara bisnis, Kirim merekasurat penawaransepertiSampel:

Subjek surat: Lebih lanjut tentang perusahaan kami

Halo, [Nama].

Saya harap Anda juga menyukainya [peristiwa] dan ingin mengucapkan terima kasih atas minat Anda pada [Nama perusahaan].

lebih banyak saya lampirkan Informasi rinci tentang perusahaan kami. Saya akan dengan senang hati mendiskusikan semua pertanyaan Anda melalui telepon.

[Tanda tangan]

Surat pengingat

4. Beberapa saat setelah pengiriman surat kepada klien yang menawarkan layanan atau lebih banyak informasi ingatkan tentang diri Anda:

Subjek surat: Apakah Anda ingin mendiskusikan sesuatu?

Halo, [Nama].

Saya harap Anda memiliki kesempatan untuk membaca surat saya sebelumnya dan mempelajari lebih lanjut [informasi tambahan].

Apakah Anda memiliki pertanyaan atau pemikiran tentang proposal saya? Saya akan dengan senang hati mendiskusikannya melalui telepon atau secara langsung. Kapan Anda punya waktu untuk ini?

[Tanda tangan]

5. Jika Anda dapat menunjukkan keefektifan proposal Anda dalam jumlah, maka bagikan surat kepada klien perusahaan. Fakta meyakinkan lebih baik.

Subjek surat: Beberapa fakta yang mungkin belum Anda ketahui [Nama perusahaan]

Halo, [Nama].

Saya baru-baru ini mengirimi Anda email tentang [Nama perusahaan] dan saya pikir kita bisa berguna [perusahaan Anda].

Klien kami melihat pertumbuhan [tentukan indikator] saat digunakan [nama produk dan layanan]. Kami juga menawarkan [ceritakan tentang promosi] Dan [sebutkan penawaran hebat lainnya].

Jika Anda ingin mengetahui detailnya, beri tahu kami, dan kami akan menyetujui negosiasi melalui telepon atau rapat.

Saya menantikan jawaban.

[Tanda tangan]

6. Tawarkan pelanggan masa percobaan atau sampel gratis. Pembeli lebih bersedia membuat kesepakatan jika mereka menguji produk terlebih dahulu.

Subjek surat: Hadiah untuk perusahaan Anda

Halo, [Nama].

Beberapa hari yang lalu saya mengirimkan informasi tentang [nama produk] dan sekarang saya mengusulkan untuk mencobanya dalam tindakan.

Saya telah membuat/melampirkan beberapa login tamu/sampel/voucher gratis yang dapat digunakan untuk mengakses/menerima [produk atau layanan]. Bagikan dengan kolega Anda. Akan menarik untuk mendengar pendapat mereka.

Saya akan dengan senang hati mendiskusikan semuanya secara lebih rinci melalui telepon atau secara langsung. Saya yakin kami benar-benar dapat melayani Anda [bidang kegiatan].

[Tanda tangan]

7. Jika Anda tidak yakin apakah Anda berkorespondensi dengan karyawan yang berwenang untuk bernegosiasi, mintalah dia untuk membantu Anda menghubungi pembuat keputusan:

Subjek surat: Saya harap Anda dapat mengarahkan saya ke orang yang tepat

Halo, [Nama].

Beberapa hari yang lalu saya mengirimi Anda email tentang [perusahaan atau produk] dan sekarang saya ragu bahwa saya menoleh ke alamatnya.

Apakah Anda yang memutuskan masalah yang menarik minat saya? Jika tidak, dapatkah Anda membantu saya menghubungi orang yang tepat di perusahaan Anda?

Menunggu jawaban Anda.

8. Gunakan teks surat ini kepada klien jika, setelah bertemu dengannya, Anda ingin bertanya tentang rencana masa depannya:

Subjek surat: rencana-rencana mu

Halo, [Nama].

Terima kasih atas waktu Anda. Sekarang saya ingin tahu bagaimana Anda melihat diskusi lebih lanjut tentang masalah kita.

Jika Anda masih tertarik, beri tahu kami tentang rencana Anda.

Menunggu jawaban Anda.

[Tanda tangan]

9. Setelah bertemu dengan klien, ingatkan dia tentang langkah-langkah negosiasi berikut:

Subjek surat: Rencana aksi untuk waktu dekat

Halo, [Nama].

Terima kasih telah meluangkan waktu - pertemuan hari ini sangat produktif. Izinkan saya mengingatkan Anda secara singkat bagaimana kita akan melanjutkan:

[Tanggal]: Saya akan mengirim Anda [kontrak/dokumen lengkap].

[Tanggal]: Anda akan memberi saya komentar dan keinginan.

[Tanggal]: Kami akan membuat semua perubahan terakhir dan menandatangani perjanjian.

Jika Anda perlu mendiskusikan sesuatu sebelum tanggal tersebut, beri tahu saya.

10. Dandansepertisurat kepada klienjika pada pertemuan itu dia ingin mendapatkan informasi tambahan:

Subjek surat: Informasi atas permintaan Anda

Halo, [Nama].

Kami senang bertemu secara pribadi dengan perwakilan organisasi Anda. Saya berjanji untuk mengirimkan informasi tambahan tentang [pertanyaan]- mereka ada di file terlampir.

Siap menjawab pertanyaan apapun. Silakan hubungi saya di [nomor] kapan saja atau kirim surat ke alamat ini.

[Tanda tangan]

Jika klien tidak menghubungi

11. Jika klien tidak merespon panggilan telepon, gunakan yang berikut inicontoh penulisan surat:

Subjek surat: Tidak dapat menghubungi Anda

Halo, [Nama].

Saya ingin berdiskusi dengan Anda [pertanyaan] tetapi Anda mungkin sibuk. Silahkan hubungi saya di [nomor] Atau beri tahu saya jika Anda merasa nyaman untuk menelepon saya.

[Tanda tangan]

12. Tidak menghubungi klien dan meninggalkan pesan suara untuknya? Lengkapi dengan surat berikut:

Subjek surat: Tidak menelepon Anda

Halo, [Nama].

Saya menelepon Anda baru-baru ini untuk berdiskusi [pertanyaan].

[Tanda tangan]

13. Jika klien tetap tidak menanggapi melalui semua saluran, mereka mungkin harus melakukan banyak hal. Gunakan templat ini - bahkan orang yang sangat sibuk dapat menemukan beberapa detik untuk sebuah jawaban:

Subjek surat: Diperlukan jawaban singkat

Halo, [Nama].

Sayangnya, saya tidak bisa menghubungi Anda. Saya yakin Anda sangat sibuk atau tidak lagi tertarik dengan layanan kami.

Harap tunjukkan jawaban yang sesuai dalam balasan Anda:

1. Tolong tinggalkan saya sendiri!
2. Terlalu sibuk, tolong kirimi saya pesan lagi dalam sebulan.
3. Saya akan menghubungi Anda sendiri.

[Tanda tangan]

14. Jika Anda ingin mengingatkan diri sendiri secara diam-diam, bagikan informasi dengan klien yang akan berguna baginya:

Subjek surat: Informasi yang berguna untuk bisnis Anda

15. Jika klien terlambat membayar, ingatkan dia akan hal ini:

Subjek surat: Keterlambatan pembayaran

Halo, [Nama].

[Tanggal] Saya mengirimi Anda faktur surel. Pembayaran belum kami terima, mohon tanyakan apakah bagian keuangan Anda telah menerima tagihan kami? Jika perlu, saya akan mengirimkannya lagi. Saya mengharapkan pembayaran dari Anda dalam waktu seminggu.

Terima kasih untuk bantuannya.

[Tanda tangan]

Templat ini akan menghemat waktu Anda untuk komunikasi nyata dengan klien. Dan untuk mencapai efek yang lebih besar, otomatiskan pembuatan dan distribusi template melalui . sekarang - gratis dan hanya butuh beberapa menit.

Surat bisnis disusun saat berkomunikasi dengan mitra di hampir semua kesempatan. Contoh dan aturan siap pakai untuk menyusun dokumen semacam itu dapat ditemukan di artikel.

Surat bisnis dapat didefinisikan sebagai dokumen yang dikirim atas nama seluruh perusahaan ke perusahaan lain, pengusaha perorangan atau perorangan (misalnya, investor). Faktanya, setiap korespondensi perusahaan adalah surat bisnis. Tujuan mereka sangat berbeda:

1. tentang kerja sama.
2. kerjasama, negosiasi.
3. Pengingat akan kebutuhan untuk memenuhi kewajiban berdasarkan kontrak.
4. Klarifikasi posisi seseorang, tanggapan atas surat yang dikirim sebelumnya, dan banyak lainnya.

Dokumen tersebut biasanya dibuat di atas kop surat perusahaan, diperbolehkan untuk dikirim melalui surat biasa atau email. Namun, jika mitra sangat penting, lebih baik mencetaknya di atas kertas tebal berkualitas tinggi dan menyerahkannya secara pribadi atau melalui kurir. Struktur surat itu menyerupai dokumen bisnis biasa - Anda dapat secara skematis merepresentasikannya dengan cara ini.

Apa yang harus diperhatikan saat kompilasi

Tidak ada aturan khusus dan contoh surat semacam itu, oleh karena itu struktur, volume, dan desainnya sangat bergantung pada kasus tertentu. Misalnya, surat pemberitahuan akan cukup ringkas (3-4 paragraf), sedangkan rekomendasi karyawan atau proposal bisnis mungkin membutuhkan lebih dari satu halaman.

Namun, ada beberapa aturan umum yang harus Anda perhatikan saat menyusun makalah:

1. Dokumen itu sendiri tidak memiliki kekuatan hukum, namun dibuat sesuai dengan semua aturan pendaftaran. Strukturnya, gaya penyajiannya harus sesuai dengan prinsip manajemen dokumen modern yang diterima secara umum.
2. Proposal dibangun secara logis, dalam urutan yang jelas. Tidak ada hiasan, rumit, emosional, dan terlebih lagi percakapan sehari-hari. Nadanya netral.
3. Presentasi selalu dilakukan hanya dari 1 orang - baik dalam bentuk tunggal jika teks ditulis langsung dari kepala, atau dalam bentuk jamak jika disusun atas nama seluruh perusahaan.
4. Tujuan khusus kompilasi dan tindakan yang diharapkan dari penerima diucapkan (mengirim tanggapan, mempertimbangkan pencalonan karyawan, menyetujui negosiasi, mengirim dokumen, dll.).
5. Makalah tersebut tidak mencerminkan kepentingan individu kepala atau karyawan lain, tetapi tujuan perusahaan sebagai sebuah tim. Jika Anda perlu menjalin kontak pribadi, disarankan untuk melakukannya secara berbeda dan tidak memposisikan diri Anda sebagai perwakilan perusahaan.

TOP 5 kesalahan ejaan

Kesalahan dapat dibagi menjadi 2 kelompok besar - beberapa dikaitkan dengan tulisan seperti teks (pelanggaran logika, kosa kata, dan norma bahasa lainnya), yang lain - dengan pelanggaran etiket bisnis yang tepat:

1. Kesalahan ejaan, tanda baca tidak diperbolehkan - teks surat harus selalu diperiksa minimal 1-2 kali sebelum dikirim.
2. Pelanggaran gaya bisnis pernyataan, adanya ungkapan emosional, kesopanan yang berlebihan atau, sebaliknya, kekerasan.
3. Nada negatif - bahkan ancaman harus ditulis tanpa kata-kata yang tidak perlu - misalnya: "Kami berhak mengajukan permohonan ke pengadilan dalam waktu 30 hari sejak tanggal Anda menerima surat ini."
4. Volume terlalu besar atau, sebaliknya, terlalu kecil. Biasanya seluruh teks bisa muat dalam 1-2 halaman. Namun, bukan berarti Anda tidak perlu menyampaikan semua informasi penting kepada pasangan. Data volumetrik, diagram, bentuk dokumen dapat ditransfer ke aplikasi.
5. Merampas hak lawan bicara untuk memilih. Misalnya, Anda tidak boleh menulis: “Tolong tinjau dan setujui versi akhir perjanjian."

Ungkapan pola yang khas

Penggunaan karakteristik frasa standar pidato bisnis dalam teks adalah fenomena yang sepenuhnya normal dan bahkan diinginkan. Di bawah ini adalah daftar klise paling umum yang digunakan dalam berbagai situasi.

Sampel 2019

Ini beberapa contoh yang sudah jadi huruf yang dapat Anda andalkan saat mengkompilasi versi Anda.

Permintaan data

Meminta

Penawaran komersial

Surat jaminan

Mengeklaim

Rasa syukur

Permintaan maaf

Pengusaha harus melakukan korespondensi aktif baik dengan pejabat (misalnya, perwakilan badan negara) dan dengan "semi-resmi" - mitra, kontraktor, spesialis yang terlibat dalam pesanan lepas, dan sebagainya. Keahlian komunikasi tertulis dikembangkan cukup cepat, tetapi pada awalnya Anda dapat membuat banyak kesalahan dan tidak memberikan kesan yang paling menyenangkan pada penerima Anda. Pada artikel ini, kita akan berbicara tentang kekhasan menulis surat bisnis biasa (di atas kertas) dan pesan elektronik.

Kop surat dan tata letak

Pastikan untuk menggunakan kop surat perusahaan Anda. Hal ini selalu membekas dan meningkatkan loyalitas para “lawan bicara”. Jenis formulir, norma pengisiannya, dan elemen desain harus ditetapkan dalam urutan organisasi (atau instruksi untuk pekerjaan kantor). Persyaratan dasar untuk formulir surat bisnis dapat ditemukan di GOST 2003 "Persyaratan untuk dokumen".

Diinginkan untuk "memeras" informasi dasar tentang perusahaan ke dalam bentuk:

• nama (dan nama singkatan);
• alamat aktual dan pos;
• Alamat email;
• Hubungi nomor telepon;
• Alamat website.

Ini bukan daftar data wajib, tetapi hanya daftar sampel. Anda dapat menambah atau menghapus sesuai keinginan.

Persyaratan umum untuk menulis surat adalah sebagai berikut:

• lekukan minimum - 10 mm di kanan dan 20 mm di kiri, atas dan bawah;
• jika surat itu ditulis pada dua lembar atau lebih, masing-masing harus diberi nomor di tengah dari atas;
• setiap aplikasi diberi nomor secara terpisah;
• nomor keluar surat tertera di pojok kiri atas (jangan lupa untuk memperbaikinya di log registrasi dokumen);
• di pojok kanan atas nama organisasi, posisi penerima dan nama belakangnya dengan inisial ditunjukkan;
• di pojok kiri bawah - posisi Anda, nama keluarga dengan inisial dan tanda tangan;
• pastikan untuk menuliskan tanggal penulisan surat di bagian bawah.

Namun, GOST 2003 memungkinkan penggunaan formulir tidak hanya dengan sudut, tetapi juga dengan susunan detail memanjang (bila ditunjukkan di tengah). Tata letak sudut terlihat lebih familiar dan lebih mudah dibaca, jadi sebaiknya pilih opsi ini.

Aturan umum untuk menulis

Struktur teks klasik surat Bisnis meliputi tiga unsur:

• bagian pengantar (indikasi singkat tentang alasan mengapa surat itu ditulis, tujuannya);
• konten (deskripsi situasi, usulan solusi, presentasi kesimpulan dan rekomendasi);
• bagian meringkas (ringkasan singkat dengan indikasi yang jelas tentang apa yang Anda harapkan dari penerima).

Anda harus selalu memahami tujuan menulis surat. Apakah Anda ingin menawarkan kerja sama? Mengajukan keluhan? Mengundang ke presentasi atau acara lainnya? Tulis hanya tentang ini dan jangan terganggu oleh argumen dan asumsi panjang yang tidak relevan dengan kasus tersebut.

Setiap surat bisnis harus memiliki satu tujuan tertentu. Jika Anda menyentuh beberapa masalah di dalamnya, mereka harus terkait erat. Jika Anda perlu menghubungi organisasi yang sama tentang beberapa topik berbeda, lebih baik menulis surat terpisah untuk masing-masing topik.

Bahasa tulisan

Gaya korespondensi bisnis adalah bisnis resmi yang “ringan”. Adalah mungkin dan perlu untuk membakukan frasa, menggunakan beberapa klise dan klise, tetapi tidak disarankan untuk membawa semua ini ke birokrasi yang kering. Bahasa "Live" selalu dirasakan dengan mudah dan menyenangkan. Tentu saja, pidato tertulis bisnis harus mematuhi norma etiket (yang akan dibahas di bawah), tetapi esensi masalah harus dinyatakan dengan jelas dan ringkas.

Beberapa tips praktis:

• menggunakan kata-kata sederhana: istilah "pintar" dianggap buruk dan sering menyebabkan iritasi pada seseorang yang terpaksa membaca dan menguraikannya;
• gunakan kata kerja lebih sering dan kata sifat lebih jarang;
• jangan menyebarkan pemikiran Anda di sepanjang pohon - hanya spesifik dan hanya dalam kerangka topik tertentu, tanpa banyak detail dan detail yang tidak penting;
• hindari pernyataan panjang, jika memungkinkan, jangan gunakan partisip dan putaran partisip;
• tulis secara khusus: berbagai “tentang ini”, “mereka/dia” tidak dapat diterima;
• hindari inkonsistensi logis dan transisi tiba-tiba dari satu blok semantik ke blok semantik lainnya;
• periksa semua yang ditulis dengan telinga: kesalahan ucapan terjadi di hampir setiap teks yang tidak diedit.

Salah satu aturan utama untuk menulis surat bisnis mengatakan: pesan harus terpelajar dan diverifikasi secara gaya.

Fitur menangani penerima

Biasanya, penerima disapa satu kali, di awal surat. Ini dapat dilakukan dengan tiga cara.

1. Jika Anda menyapa seseorang untuk pertama kali (atau jika hubungan resmi murni telah terjalin antara Anda dan penerima), Anda harus menggunakan alamat yang menunjukkan jarak tertentu. Contoh: "Tuan Ivanov yang terhormat!".
2. Jika Anda menghubungi seseorang yang sudah lama Anda percayai hubungan bisnis, lebih baik memanggilnya dengan nama depan dan patronimiknya. Contoh: "Ekaterina Leonidovna yang terhormat!".
3. Saat menyapa secara kolektif, gunakan frasa standar "Dear Sirs!".

Pada bagian terakhir, Anda perlu menggunakan apa yang disebut frase penutup. Ada lebih banyak opsi di sini:

• "Hormat", "Hormat kami";
• "DENGAN Semoga sukses»;
• “Dengan harapan dapat terus bekerja sama”;
• “Kami selalu senang melayani Anda”;
• dll.

Singkatnya, pilihan kalimat terakhir- masalah selera.

etika penulisan bisnis

Bahkan penghinaan terselubung dalam surat bisnis tidak luput dari perhatian. Tentu saja, dalam hal ini, Anda tidak dapat lagi mengandalkan sikap positif atau setidaknya sikap terhadap diri sendiri. Kesimpulannya jelas: jangan menyerah pada emosi dan pertahankan diri Anda meskipun penerima benar-benar membuat Anda marah. Selalu perhatikan nada pesan.

Perhatian khusus harus diberikan pada surat yang berisi penolakan tersebut. Sangat tidak bijaksana untuk memulai pesan seperti itu dengan kata "tidak" kategoris dalam satu atau lain bentuk - ini akan menciptakan perasaan pada orang bahwa dia hanya dikirim. Coba berikan penjelasan yang meyakinkan (bukan dibuat-buat) terlebih dahulu. Setelah menguraikan secara singkat alasan penolakan, seseorang harus dengan lancar melanjutkan untuk menyatakannya. Dalam hal ini, ekspresi berikut dapat digunakan:

• “Sayangnya, kami tidak melihat kesempatan untuk mengabulkan permintaan Anda”;
• “Permintaan Anda tidak dapat dikabulkan karena alasan berikut…”;
• "Sangat menyesal, tapi kami harus menolak tawaranmu."

Idealnya, bahkan sebelum membenarkan penolakan - di awal surat - Anda harus mengulangi permintaan penerima secara singkat. Dia akan mengerti bahwa Anda telah membaca permintaan atau proposalnya dengan cermat, dan pasti akan menghargainya. Mungkin di masa depan Anda akan bekerja sama lagi - mengapa segera menyiarkan hal negatif dan menakuti orang tersebut dengan kekerasan yang berlebihan?

Jangan pernah pergi ke ekstrem yang lain. Sanjungan dan banyak jaminan tentang watak yang tulus adalah tanda-tanda ketidaktulusan yang jelas. Ketidaktulusan selalu menyebabkan penolakan.

Menulis email

Pesan di atas kertas sudah menjadi usang. Tentu saja, korespondensi "kertas" tidak akan pernah hilang sama sekali, tetapi dalam beberapa tahun surat yang ditulis dengan bentuk klasik akan menjadi barang langka. Negosiasi semakin banyak dilakukan secara elektronik. Pengusaha modern sekarang mengirim lebih banyak surat melalui email daripada melalui surat biasa.

Surat bisnis yang dikirim melalui email ditulis menggunakan yang sama aturan umum. Persyaratan bahasa, gaya dan nada, kepatuhan pada etiket - semua elemen wajib ini tidak berubah. Namun, pesan elektronik memiliki fitur spesifiknya sendiri.

1. Pastikan login Anda terlihat solid atau setidaknya memadai. [email dilindungi]- Bagus, [email dilindungi]- Dengan buruk.
2. Sangat penting untuk selalu mengisi kolom "Subjek". Tergantung pada baris ini apakah seseorang akan membuka pesan masuk. Jika Anda menulis kepada seseorang yang tidak Anda kenal, Anda harus mencoba membuat judul yang menarik. Tapi jangan berlebihan - topik dalam semangat "Mendesak!!! Penawaran unik, buka sekarang juga!” hanya menyebabkan keinginan untuk mengklik ikon keranjang di bagian atas dengan cepat. Judul harus terdiri dari 3-5 kata dan mencerminkan isi pesan.
3. Jika Anda tidak mengenal penerima, jelaskan secara singkat siapa Anda, bagaimana Anda mengetahui tentang dia. Tanpa pengantar yang diperlukan ini, pesan dapat disalahartikan sebagai spam dan segera dihapus.
4. Jangan nonaktifkan kutipan di pengaturan - biarkan korespondensi sebelumnya ditampilkan di bawah, di bawah potongan.
5. Membaca dari layar adalah kesenangan yang meragukan. Surat kertas dapat diambil, dan untuk alasan ini saja surat itu dianggap lebih serius pada tingkat bawah sadar daripada surat elektronik. Pertimbangkan ini.
6. Semakin pendek pesan email, semakin cepat akan dijawab.
7. Gunakan hanya font standar.
8. Jangan terlalu sering menggunakan pemilihan teks - maksimal poin penting"tebal" dapat diterapkan, tetapi gunakan warna yang berbeda tidak dapat diterima.
9. Tidak ada "topi". Tidak pernah. Bahkan di subtitle. Hal yang sama berlaku untuk tanda baca duplikat.
10. Pisahkan teks menjadi paragraf dengan spasi di antara keduanya (biarkan baris kosong).
11. Anda dapat melampirkan gambar atau file teks ke email. Bahan tambahan dan penjelasan, komentar, rinci deskripsi rinci- semua ini harus ada di file terlampir, tetapi tidak di badan surat.
12. Dalam korespondensi bisnis dengan orang-orang yang telah menjalin hubungan saling percaya dengan Anda (kita berbicara tentang mitra tepercaya, rekanan yang dapat diandalkan), terkadang Anda dapat menggunakan emotikon. Ini akan "menghidupkan kembali" komunikasi - smiley di layar (bahkan dalam pesan bisnis) dianggap cukup positif. Tentu saja, mereka tidak dapat digunakan dalam huruf "kertas".
13. Pastikan untuk menandatangani. Dalam email, biasanya terdiri dari 3-6 baris dan mencantumkan nama depan dan belakang pengirim, posisi, nama perusahaan, alamat situs web, dan nomor telepon kontak.

Contoh tanda tangan:

Sungguh-sungguh,

Ivan Ivanov

[email dilindungi]

http://situs.com.

Berikut adalah contoh surat bisnis untuk Anda.

Menyimpulkan

Meski cukup sederhana, contoh surat bisnis yang ditulis dengan baik tidak begitu banyak. Pengusaha sering bingung dalam mendesain, menggunakan alamat yang tidak tepat dan melupakan nuansa penting.

Kami mencantumkan fitur utama yang melekat pada pesan bisnis yang baik:

• objektivitas;
• singkatnya (sebaiknya surat itu tidak lebih dari satu halaman);
• nada presentasi yang netral;
• kurangnya penalaran, naratif, detail yang berlebihan;
• kurangnya evaluasi emosional;
• hubungan logis yang jelas antara bagian-bagian teks dan frasa individual.

Ini adalah semacam daftar periksa yang dapat Anda periksa terlebih dahulu. Setelah ratusan pesan bisnis ditulis dan dikirim, kebutuhan akan itu akan hilang. Jangan abaikan aturan di atas dan ingat: keterampilan korespondensi bisnis yang "dipompa" secara signifikan meningkatkan reputasi Anda dan, karenanya, citra perusahaan.