Penganjuran dan mengadakan mesyuarat. Mesyuarat dan mesyuarat, ciri umum dan khas
§1. Pertemuan sebagai satu jenis organisasi komunikasi perniagaan kumpulan
Mesyuarat perniagaan (mesyuarat)- interaksi komunikatif lisan sekumpulan orang (kolektif). Jenis komunikasi ini menggabungkan pelbagai genre: monolog pidato (pengenalan dan kata akhir pembentang, ucapan peserta, laporan), perbualan (pertukaran maklumat, promosi dan perbincangan idea semasa sumbangsaran), perbincangan.
Keberkesanan mesyuarat sebahagian besarnya bergantung pada bakat penganjur - pada kemahiran ucapan dan kebolehan pengurusannya. Selalunya mesyuarat diketuai oleh pemimpin sendiri.
Tugas utama mesyuarat perniagaan berikut dibezakan:
1) Ketahui, analisa keadaan (bagaimana rancangan itu dijalankan, apa yang berlaku dalam pasukan ...); bertukar maklumat tentang isu yang dibincangkan, menyelaraskan usaha dan membuat kesimpulan organisasi. Tugas-tugas ini sepadan dengan jenis pengumpulan maklumat.
2) Maklumkan kepada pasukan tentang pencarian untuk menyelesaikan masalah, tentang pengalaman baru dan kemungkinan pelaksanaannya, untuk meyakinkan pekerja tentang ketepatan dasar ekonomi yang sedang dijalankan. Untuk menyelesaikan masalah ini, mesyuarat penerangan, atau mesyuarat - taklimat, bertujuan.
3) Cari penyelesaian kolektif kepada masalah, hasilkan, kumpulkan idea. Ini adalah jenis pertemuan - bermasalah, atau "percambahan fikiran".
4) Pilih dan buat keputusan yang membina. Ini adalah tugas mesyuarat - pembuat keputusan.
5) Untuk memberi peserta pengetahuan yang diperlukan, meningkatkan kemahiran mereka. Jenis ini dipanggil persidangan, atau mesyuarat latihan.
Jika ketua berminat untuk terus berhubung dengan pasukan, dia menganjurkan mesyuarat tetap. Mengikut kekerapan mesyuarat, ia juga boleh sekali dan berkala.
§2. Peringkat menyediakan dan mengadakan mesyuarat
Mesyuarat ialah komunikasi kumpulan yang diurus, teratur. Kejayaannya adalah 90% bergantung kepada persediaan, refleksi pada elemen struktur peringkat komunikatif dan penilaian seterusnya dan penilaian kendiri.
|
Peringkat pra-komunikatif |
Peringkat komunikasi |
pasca komunikatif |
|
1. Mengetahui keperluan untuk mesyuarat. |
1. Ucapan pengenalan pengerusi. |
Analisis perhimpunan. |
|
2.Formulirovka tema dan matlamat. |
2. Perbincangan masalah (mesej, perbualan atau perbincangan). | |
|
3. Pembangunan agenda, draf keputusan. |
3. Membuat keputusan (pilihan). | |
|
4.Pengenalpastian dan penyediaan peserta. |
4. Monolog akhir pengerusi. | |
|
5. Penetapan masa dan tempat mesyuarat. |
Persediaan untuk mesyuarat bermula dengan menentukan keperluannya. Adalah dinasihatkan untuk menggunakan jenis kerja yang kompleks ini jika tidak ada alternatif, seperti, sebagai contoh, perbualan, keputusan oleh pengurusan yang lebih tinggi, persatuan dengan mesyuarat lain. Selepas memutuskan untuk menganjurkan proses perbincangan kolektif, topik dan tujuannya dijelaskan. Dengan mengetengahkan dan mengelompokkan isu, agenda dibangunkan. Memilih urutan pertimbangan soalan, teruskan dari alasan psikologi. Perkara yang paling "sukar" yang memerlukan perbincangan dan perincian lanjutan adalah yang terbaik diletakkan dalam pertiga kedua mesyuarat, apabila prestasi fizikal dan mental kumpulan mencapai kemuncaknya. Isu semasa atau mendesak yang tidak memerlukan banyak masa boleh ditangani terlebih dahulu, dan perkara yang paling "mudah" atau yang paling menarik boleh ditinggalkan pada penghujungnya.
Secara umum, adalah perlu untuk menyediakan, mungkin dengan mengadakan suruhanjaya untuk tujuan ini, draf keputusan. Ia selalunya terdiri daripada "soal selidik", untuk setiap item yang peserta akan memberikan jawapan khusus semasa mesyuarat.
Langkah seterusnya ialah menentukan komposisi kuantitatif dan kualitatif penonton, dan menyediakan peserta.
Tidak semestinya menjemput ketua-ketua semua jabatan ke setiap mesyuarat. Pegawai yang paling cekap dalam masalah yang dibincangkan biasanya terlibat. Adalah perlu untuk menentukan sama ada komunikan mewakili pelbagai pendapat atau membentuk kumpulan yang bersatu dengan pandangan yang sama. Mengikut bilangan peserta, mesyuarat boleh menjadi sempit (sehingga 5 orang), dilanjutkan (sehingga 20 orang) dan wakil (lebih 20 orang). Kumpulan kecil adalah kohesif, sangat produktif, tetapi sukar untuk memulakan perbualan di dalamnya, terdapat risiko membuat keputusan yang tidak boleh dipercayai. Yang besar, sebagai peraturan, membuat keputusan yang dipertimbangkan dengan baik berdasarkan banyak sudut pandangan, tetapi sukar untuk mencapai kata sepakat di dalamnya, kawalan yang dipertingkatkan diperlukan, terdapat bahaya kemunculan kumpulan, tekanan ke atas " pensabotaj". Bilangan peserta yang ideal untuk mesyuarat perniagaan dalaman adalah dari 6 hingga 9. Semua pekerja mesti dibiasakan dengan topik, tujuan, agenda dan bahan serta dokumen yang diperlukan terlebih dahulu.
Masa terbaik untuk mengadakan mesyuarat, menurut penyelidikan ergonomik, adalah lewat pagi (11 pagi Rabu atau Khamis). Hari tertentu dalam seminggu ditetapkan untuk mesyuarat biasa.
Tempat itu, sebagai peraturan, adalah pejabat ketua organisasi. Walau bagaimanapun, adalah lebih baik untuk mengadakan mesyuarat di dalam bilik yang dilengkapi khas. Ia mesti mempunyai akustik yang baik, penebat bunyi, pengudaraan, suhu udara normal (+ 19 ° C), perabot yang selesa untuk bekerja. Susunan peserta yang paling optimum adalah pada jarak lengan antara satu sama lain di meja trapezoid.
Tempoh yang sesuai untuk aktiviti mental bersama sebilangan besar orang - 40 - 45 minit. Sekiranya keadaan kes memerlukan lebih banyak masa, maka selepas 40 minit rehat sepuluh minit diumumkan. Peraturan ditetapkan pada awal mesyuarat. Biasanya, ucapan perasmian dan penutup pengacara, serta semua ucapan, dijadualkan selama 10 minit. Dalam ucapan perkenalan adalah perlu untuk menggariskan dengan jelas dan amat konkrit, secara ringkas masalah yang dibincangkan dan sekali lagi menarik perhatian mereka yang hadir kepada matlamat akhir mesyuarat. Untuk mencipta rangsangan untuk perbincangan, seseorang boleh menekankan kepentingan praktikal soalan dan menetapkan beberapa tugas khusus untuk penonton. Salah satu syarat yang paling penting bagi pengerusi mesyuarat ialah tidak mengenakan kedudukannya kepada peserta lain sejak awal lagi. Kedudukan itu memberi penekanan khusus kepada kata-kata pengurus, dan pekerja yang mempunyai pandangan yang bertentangan mungkin tidak berani untuk menyatakannya supaya tidak bercanggah dengan pihak berkuasa. Kita mesti cuba mengambil pendirian neutral, menyatakan pendapat kita daripada orang ke-3 atau merumuskannya sebagai soalan. Adalah wajar untuk memulakan pertemuan yang paling serius dengan ucapan menarik yang tidak dijangka dan juga jenaka. Ia sangat berkesan jika frasa, pemikiran yang membuka pertemuan, akan digunakan pada kesimpulannya. Menangani, pemimpin memanggil peserta dengan nama pertama mereka - patronimik, jika boleh, menekankan pengalaman dan kecekapan mereka dalam isu yang berkaitan. Pengerusi harus sangat prihatin bukan sahaja kepada intipati ucapan, tetapi juga bagaimana setiap daripada mereka sesuai dengan struktur keseluruhan, bagaimana ia berfungsi untuk mencapai matlamat yang dimaksudkan; adakah ia membawa ke tepi. Penganjur mematuhi peraturan, semasa dan selepas pertimbangan setiap masalah merumuskan secara ringkas persembahan. Ini membolehkan anda memastikan bahawa semua orang yang hadir memahami dengan jelas perkara tersebut dalam soalan bahawa beberapa kemajuan telah dicapai dalam perbincangan. Jika penceramah melampaui skop soalan, hentikan dia secara diplomatik. Penilaian kritikal cadangan diberikan sama ada sejurus selepas ucapan, atau, jika kaedah sumbang saran digunakan, selepas semua idea telah dinyatakan.
Peringkat seterusnya dalam mesyuarat adalah membuat keputusan. Draf keputusan yang telah disediakan terlebih dahulu dibacakan, dan peserta mesyuarat membuat pelarasan mereka sendiri, menerima pakai berdasarkan keputusan pengundian. Selepas keputusan dibuat, orang yang melaksanakan pelaksanaan dan kawalannya ditentukan.
Pada akhir mesyuarat, pemimpin boleh memanggil semua orang untuk melaksanakan rancangan, program, untuk mencapai matlamat yang mereka capai pada akhirnya; merumuskan secara ringkas perbincangan; memuji idea yang paling berjaya, prestasi perniagaan; terima kasih semua atas kerja yang produktif.
Penyelidik mesyuarat Inggeris Elan Barker betul-betul percaya bahawa analisis berterusan perbincangan kolektif yang berterusan membawa kepada keuntungan. Penilaian hendaklah objektif, dirumuskan oleh seluruh kumpulan pada mesyuarat berasingan, di luar mesyuarat. Anda boleh meminta peserta mengisi soal selidik menggunakan skala gelongsor yang dipanggil untuk jawapan: (tidak) 1 2 3 4 5 6 (Ya):
Adakah mesyuarat perlu?
Adakah tujuannya jelas?
Adakah ia menepati tujuannya?
Adakah anda bersetuju bahawa tempoh dan masa adalah sesuai?
Adakah anda berpuas hati dengan lokasi?
Adakah anda menerima agenda dan dokumen tepat pada masanya?
Adakah semua item agenda ditetapkan?
Adakah mereka yang hadir cekap?
Adakah pengerusi menjalankan kawalan yang betul?
Adakah anda berpuas hati dengan proses membuat keputusan?
Analisis perhimpunan boleh dijalankan dengan lebih berkesan sekiranya pakar bebas terlibat. Dia akan dapat menilai secara saksama apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu diubah.
Seorang pengurus baru boleh menganalisis komunikasi kolektif secara bebas mengikut skema:
1. Apakah jenis mesyuarat bergantung kepada tujuan?
2. Adakah tema dan sub tema (agenda) digubal dengan baik?
3. Bilakah isu yang paling sukar dijadualkan untuk dipertimbangkan?
4. Adakah tempat, masa, bilangan dan komposisi peserta sesuai?
5. Apakah yang dikatakan oleh tuan rumah dalam ucapan perasmiannya?
6. Apakah peraturan yang diterima pakai?
7. Apakah aksi ucapan penganjuran pemimpin semasa dialog?
8. Adakah semua yang hadir mengambil bahagian dalam perbincangan?
9. Apakah keputusan yang telah dibuat?
10. Bagaimanakah tuan rumah menamatkan mesyuarat?
11. Adakah protokol disediakan dengan betul?
Hantar kerja baik anda di pangkalan pengetahuan adalah mudah. Gunakan borang di bawah
Pelajar, pelajar siswazah, saintis muda yang menggunakan pangkalan pengetahuan dalam pengajian dan kerja mereka akan sangat berterima kasih kepada anda.
Dihoskan di http://www.allbest.ru/
DENGANkandungan
- pengenalan
- 1.1. Konsep "pertemuan" dan "sesi"
- 1.2. Penganjuran mesyuarat
- 1.3. Jenis dan pengendalian mesyuarat
- 1.4. Meningkatkan kecekapan mesyuarat dan sesi
- Kesimpulan
pengenalan
Subjek kerja kawalan"Mesyuarat dan mesyuarat, tanda-tanda umum dan khas."
Antara jenis yang berbeza aktiviti ketua jumlah masa yang paling banyak, dan dengan pemisahan dari seluruh kerja, menyerap mesyuarat.
Tujuan kerja kawalan adalah untuk mempertimbangkan ciri umum dan khas mesyuarat dan sesi.
Selaras dengan matlamat ini, tugas-tugas berikut telah ditakrifkan:
1. Pertimbangkan konsep mesyuarat dan mesyuarat.
2. Pertimbangkan untuk menganjurkan mesyuarat dan mesyuarat.
3. Pertimbangkan peluang utama untuk meningkatkan kecekapan mesyuarat dan sesi.
Objek adalah satu bentuk membuat keputusan kolektif.
Subjek - mesyuarat dan mesyuarat.
Kecuali perbualan perniagaan dan rundingan komersial, bentuk khas mengendalikan perbualan perniagaan tersebar luas dalam amalan perniagaan - mesyuarat, yang merupakan cara perbincangan kolektif terbuka tentang isu-isu tertentu.
Gaya kerja pengurus sebahagian besarnya ditentukan oleh pemilikan "kebijaksanaan" mengadakan pelbagai jenis mesyuarat dan mesyuarat, yang menduduki sebahagian besar masa kerja dan berkaitan dengan fungsi pengurusan langsung.
Sikap bertanggungjawab terhadap aktiviti ini ditentukan bukan sahaja oleh keberkesanan atau ketidakberkesanan kesannya aktiviti selanjutnya institusi, organisasi, tetapi juga jumlah masa yang dihabiskan oleh sejumlah besar peserta yang hadir pada mesyuarat itu.
Perbincangan kolektif sebagai satu bentuk perbualan perniagaan mempunyai banyak aspek positif. Pertama, ia meningkatkan kecekapan berfikir. Pepatah Rusia "fikiran baik, tetapi dua lebih baik" tidak timbul dari awal, ia mengandungi makna yang mendalam. Sesungguhnya, keaslian pemikiran manusia terletak pada fakta bahawa ia amat berkesan dalam keadaan aktiviti intelektual bersama, kerana hasil intelektual tidak bertambah, tetapi berlipat ganda. Adalah diketahui bahawa majoriti idea yang bermanfaat dilahirkan semasa pertukaran pemikiran kolektif.
Kedua, semasa mesyuarat itu, komuniti kreatif pekerja diperkukuh, minat pekerja individu dimasukkan ke dalam satu sistem tugas kolektif, dan kemahiran perniagaan pesertanya juga dipertingkatkan. Ketiga, dalam kerja mental bersama, ia didedahkan potensi kreatif setiap dari mereka. Kuzin F. A. Budaya komunikasi perniagaan: Panduan praktikal. -- ed. ke-6, disemak. dan tambahan - M.: Os-89, 2002.- hlm. 195
Semasa menulis karya itu digunakan bahan pendidikan pengarang seperti F. A. Kuzin, V. M. Chizhikov dan lain-lain.
1. Mesyuarat dan mesyuarat, ciri umum dan khas
1.1 Konsep "pertemuan" dan "sesi"
Mesyuarat adalah satu bentuk pembangunan keputusan kolektif mengenai isu-isu terpenting dalam kehidupan sesebuah institusi atau organisasi. Mesyuarat tersebut dihadiri oleh wakil pelbagai jabatan institusi yang berminat untuk menyelesaikan isu dalam agenda. Mesyuarat boleh diperluaskan (mengikut bilangan peserta) dan terhad (bulatan sempit peserta mesyuarat).
Mesyuarat juga merupakan satu bentuk perbincangan kolektif dan penyelesaian isu, namun, ia merujuk terutamanya kepada kerja entiti tetap (badan) yang diwujudkan dalam satu institusi atau atas terma korporat dengan institusi dan organisasi lain.
Sebagai contoh, perkara berikut boleh disebut: kolej, lembaga pengarah, plenum, Duma Negeri, Majlis Persekutuan, Majlis Keselamatan, dll. Badan-badan ini mempunyai komposisi ahli mereka yang agak tetap, bekerja secara berterusan, dengan kekerapan tertentu mesyuarat mereka.
Ketua dan pakar institusi dan organisasi lain, wakil pentadbiran, organisasi awam bandar, apabila masalah diselesaikan yang melangkaui kecekapan satu institusi.
Mesyuarat - mesyuarat profesional secara sempit untuk menangani terutamanya isu organisasi (contohnya, mesyuarat jawatankuasa kesatuan sekerja, mesyuarat presidium, dll.). Smirnov E.A. Pembangunan keputusan pengurusan: Buku teks untuk universiti. M: PERPADUAN-DANA, 2002. hlm. 20
Mesyuarat biasanya diperlukan dalam keadaan berikut:
Pembentukan kedudukan bersama berhubung dengan masalah yang kompleks;
Perbincangan pendapat peribadi dan penyediaan keputusan;
Penghantaran maklumat jenis ini yang memerlukan penjelasan dan membimbangkan ramai;
Pembentukan tugas baru;
Pembangunan penyelesaian penting yang menjanjikan;
Menyelesaikan situasi yang unik dan bermasalah;
Penyelarasan;
Menyelesaikan masalah segera; menyelesaikan masalah yang mengubah pembahagian kerja sedia ada.
Ia berlaku bahawa mesyuarat itu tidak sesuai dalam asasnya dan oleh itu menjadi sebab untuk ketidakpuasan hati para pesertanya:
Kelemahan kerja individu;
Ketidakpastian dalam pembahagian kerja;
Struktur perhubungan rasmi yang tidak sesuai;
Gaya kepimpinan autokratik;
Tradisi berakar umbi;
Keinginan yang lemah untuk kerjasama dalam organisasi;
Keinginan beberapa pekerja untuk menonjol;
Menangguhkan penyelesaian masalah sehingga keadaan memerlukan mesyuarat;
Ketidakpastian dalam pengagihan arahan;
Apa yang dipanggil mesyuarat terkawal (atas permintaan pengurusan yang lebih tinggi);
Urusetia membentuk surat kepada mereka yang bertanggungjawab menyediakan bahan untuk mesyuarat. Pada masa yang sama, untuk setiap item agenda, semua pelaksana ditunjukkan dan pelaksana yang bertanggungjawab (yang pertama dalam senarai) diperuntukkan. Surat itu menerima nombor pendaftaran dalam sistem. Tujuan utama surat adalah untuk menyampaikan kepada pelaksana yang bertanggungjawab kandungan perkara agenda mesyuarat dan tarikh akhir untuk menyediakan bahan-bahan yang diperlukan untuk mesyuarat. Surat itu dicetak dan ditandatangani oleh orang yang bertanggungjawab. Selepas itu, urusetia menyediakan, menggunakan sistem, surat kepada semua wasi yang bertanggungjawab, mencetak pada salinan surat yang ditandatangani jawatan dan nama wasi yang bertanggungjawab. Setiap pelaksana yang bertanggungjawab menyediakan bahan untuk mesyuarat, antaranya draf keputusan mengenai perkara tertentu mesyuarat adalah wajib.
Draf keputusan termasuk atribut yang diperlukan, Bagaimana:
- untuk mesyuarat yang draf keputusan sedang disediakan;
- untuk perkara agenda mana draf keputusan sedang disediakan;
- pengulangan nama item;
- siapa yang menyediakan draf keputusan;
Agenda mesyuarat diluluskan apabila agenda ditandatangani. Selepas itu, urusetia menghantar jemputan ke mesyuarat dan pakej bahan untuk mesyuarat, iaitu agenda yang diluluskan, draf keputusan dan rujukan.
Sejurus sebelum mesyuarat bermula, pakej dokumen kepadanya diedarkan kepada peserta yang masih belum menerimanya. Berikutan keputusan mesyuarat, protokol disediakan. Maklumat berikut dimasukkan ke dalam protokol:
- tarikh;
- pegawai pengerusi;
- mereka yang hadir, dikumpulkan mengikut kedudukan;
- nama isu (item agenda);
- nama pembesar suara;
- mukadimah (boleh ditinggalkan);
- keputusan mengenai isu dalam bentuk senarai bernombor.
1.3 Jenis dan pengendalian mesyuarat
Mesyuarat perniagaan sangat pelbagai. Biasanya terdapat jenis berikut:
- diktator (ketua mempunyai hak untuk mengundi, selebihnya diam mendengar, sering menerima teguran daripada bos);
-- autokratik (dijalankan dalam mod interaktif, apabila ketua bertanya soalan kepada setiap peserta dan menerima jawapan kepada mereka);
- segregatif (apabila laporan ketua dan ucapan orang bawahan yang dilantik olehnya dirancang);
- boleh dibahaskan (mereka dicirikan oleh pertukaran percuma pendapat, keputusan dibuat, yang diambil dengan pengundian peserta, diikuti dengan persetujuan oleh ketua);
- percuma (ini adalah mesyuarat tanpa agenda yang jelas dan tanpa pengerusi. Selalunya sebahagian mesyuarat apabila perbincangan sebarang masalah telah menemui jalan buntu. Dalam kes ini, pengerusi mesyuarat mengumumkan rehat yang panjang, di mana mesyuarat di belakang tabir secara spontan timbul).
Di bawah syarat sistem pentadbiran-perintah di negara kita, tiga jenis mesyuarat perniagaan pertama biasanya digunakan, maksud utamanya ialah pemimpin di mereka hanya membiasakan mereka yang dijemput dengan keputusan atau arahan mereka dari parti dan organisasi yang lebih tinggi. , manakala intipati mesyuarat perniagaan adalah untuk memastikan perbincangan bebas dan membangunkan penyelesaian bersama berdasarkan pertimbangan luas pendapat, termasuk yang tidak sesuai dengan sudut pandangan pentadbiran.
Selalunya, mesyuarat perniagaan diadakan atas sebab-sebab berikut: pertama, jika perlu untuk membuat keputusan kolektif berdasarkan hak sama rata setiap orang untuk menyatakan dan mewajarkan pendapat mereka; kedua, dengan syarat penyelesaian isu itu menjejaskan kepentingan beberapa bahagian struktur organisasi atau firma pada masa yang sama; ketiga, sekiranya untuk menyelesaikan masalah itu perlu menggunakan pendapat pelbagai kumpulan pekerja.
Amalan kehidupan perniagaan menunjukkan bahawa mesyuarat perniagaan adalah lebih berkesan daripada hanya keputusan pentadbiran bulatan pengurus yang sempit. Walau bagaimanapun, mesyuarat yang tidak disediakan dengan baik dan tidak dikendalikan dengan baik, yang diadakan pada setiap kesempatan, menyebabkan kemudaratan yang besar, kerana mereka memakan masa yang berharga orang, mencabut mereka dari kerja utama mereka. Oleh itu, sebelum mengadakan mesyuarat sebegini, pertimbangan perlu diberikan kepada perlunya langkah tersebut. Berkemungkinan isu yang dicadangkan untuk dipertimbangkan tidak memerlukan penyelesaian segera sama sekali. Lebih-lebih lagi, pengurus, sebagai contoh, hanya ingin memberitahu pekerja tentang sesuatu. Dalam kes ini, anda boleh melakukannya dengan mudah tanpa mesyuarat.
Tetapi jika mengadakan mesyuarat bagaimanapun diiktiraf sebagai suai manfaat, maka, pertama sekali, adalah perlu untuk menyediakannya dengan teliti. Latihan ini dan prosedur pelaksanaannya hendaklah direka bentuk sedemikian rupa cara yang paling baik tugas utama telah diselesaikan, untuk kepentingan mesyuarat itu sendiri diadakan.
Apabila menentukan masa mula mesyuarat, anda harus mengambil kira irama kerja. Untuk tidak memaksa orang ramai untuk bertukar tanpa henti dari satu jenis kerja ke yang lain pada siang hari, adalah dinasihatkan untuk mengadakan mesyuarat pada awal atau akhir hari bekerja atau selepas rehat makan tengah hari. Dengan mengambil kira jumlah masa yang dibelanjakan - iaitu, masa yang diperlukan bukan sahaja untuk mesyuarat itu sendiri, tetapi juga untuk pengumpulan, pemindahan, pemulangan dan kemasukan dalam kerja - permulaan dan akhir mesyuarat harus dirancang supaya tidak ada masa segmen "kosong": jika ia tamat 15 minit sebelum rehat makan tengah hari, pastinya ia akan hilang beberapa minit.
Ia dikehendaki memberitahu peserta mesyuarat terlebih dahulu dan membiasakan mereka dengan agenda, dengan semua bahan yang betul supaya persembahan mereka difikirkan lebih awal. Kuzin F. A. Budaya komunikasi perniagaan: Panduan praktikal. -- ed. ke-6, disemak. dan tambahan - M.: Os-89, 2002.- hlm. 197
Seperti yang ditunjukkan oleh pengalaman, mesyuarat perniagaan tidak selalu membawa kesan yang diingini kerana fakta bahawa ramai pengurus tidak membayangkan dengan jelas teknologi organisasi dan kelakuan mereka. Dalam beberapa kes, mesyuarat perniagaan diadakan terlalu kerap dan kurang bersedia; terlalu ramai orang yang terlibat dalam pelaksanaannya, dan sudah tentu pemimpin "pertama"; tempoh mesyuarat yang tidak munasabah mengurangkan keberkesanannya; akhirnya, keputusan yang dibuat pada mesyuarat perniagaan selalunya kurang formal dan kurang dikawal dalam proses pelaksanaan, yang mengurangkan keberkesanannya dengan ketara, yang menjadikannya perlu untuk bertemu semula mengenai isu yang sama.
Mesyuarat perniagaan - satu cara untuk melibatkan minda kolektif dalam pembangunan penyelesaian yang optimum mengenai isu-isu topikal dan paling kompleks yang timbul dalam perusahaan. Proses pengurusan dalam hal ini dikurangkan kepada tiga peringkat utama:
- pengumpulan dan pemprosesan maklumat;
- penyelarasan aktiviti semua jabatan syarikat dan semua pekerja;
- membuat keputusan.
Kecuali anda destinasi langsung, masing-masing rasional mesyuarat yang dianjurkan juga menyelesaikan masalah pendidikan yang penting. Pada mesyuarat itu, pekerja belajar untuk bekerja dalam satu pasukan, untuk mengambil pendekatan yang komprehensif untuk penyelesaian tugasan biasa mencapai kompromi, memperoleh budaya komunikasi, dsb. Bagi sesetengah pekerja, menghadiri mesyuarat perniagaan adalah satu-satunya peluang untuk melihat dan mendengar pemimpin peringkat yang lebih tinggi pengurusan. Di samping itu, pada mesyuarat perniagaan, pengurus diberi peluang untuk menunjukkan bakat pengurusannya. Kabushkin N.I. Pengurusan pelancongan: Proc. elaun. - Minsk: BSEU, 2000. - hlm. 437
1.4 Meningkatkan kecekapan mesyuarat dan sesi
Dalam institusi dan organisasi yang berkaitan dengan bidang sosio-budaya, tidak selalu mungkin untuk mencari badan pengurusan yang dicipta khas. Dalam institusi ini, badan kerajaan sendiri awam paling kerap diwujudkan dalam bentuk majlis awam untuk pemeliharaan dan pemulihan monumen sejarah dan budaya, untuk pembangunan. seni rakyat dan kraf, menganjurkan kerja dengan kanak-kanak dan remaja, dsb.
Sesetengah pengurus, dengan tepat dan bukan tanpa ironi, sebagai contoh, mengatakan bahawa tujuan tersembunyi banyak mesyuarat terletak pada keinginan pengurus untuk berkongsi tanggungjawab untuk membuat keputusan yang tidak popular, berisiko, sukar atau salah. Serius cakap, mesyuarat diadakan bukan sahaja kerana pemimpin tidak boleh atau tidak mahu membuat keputusan sendiri.
Tujuan mesyuarat adalah untuk menyelaraskan usaha pekerja, memberi dan menerima maklumat yang diperlukan, buat keputusan yang diperlukan (meninggalkan kes apabila mesyuarat diadakan demi mesyuarat itu sendiri, apabila tidak ada matlamat yang jelas, agenda tertentu, tetapi ada keinginan untuk komunikasi, keinginan untuk "berkumpul dan berbincang") .
Mesyuarat tidak akan menjadi produktif sekiranya ketua tidak menentukan komposisi peserta terlebih dahulu. Kecenderungan untuk mesyuarat besar, keinginan untuk menjemput seramai mungkin orang kepada mereka tidak selalu memberikan hasil yang diinginkan. mesyuarat mesyuarat
Pakar yang tidak mempunyai kaitan langsung dengan perkara agenda mesyuarat kehilangan mereka masa kerja sia-sia. Selain itu, peningkatan bilangan jemputan menyukarkan komunikasi antara peserta mesyuarat, menimbulkan penyelewengan daripada perbincangan isu yang dinyatakan, mengurangkan keupayaan untuk menggunakan kebolehan semua peserta, dan menyukarkan membuat keputusan.
Amalan menunjukkan bahawa kejayaan mesyuarat ditentukan oleh pilihan tepat masa dan tempat diadakan. Masa hari mesyuarat hendaklah ditetapkan mengikut kapasiti bakal pesertanya. Adalah paling munasabah untuk melantik mesyuarat setengah jam sebelum rehat makan tengah hari atau sebelum tamat hari bekerja.
Peraturan tersembunyi pada akhir mesyuarat akan memaksa peserta untuk tidak terganggu oleh soalan sampingan, tidak bertele-tele, untuk menjejaki masa. Setiap pemimpin memutuskan berapa lama masa mesyuarat akan diambil. Kebanyakan orang berpendapat bahawa satu jam sudah cukup untuk mana-mana mesyuarat, tetapi bergantung pada bilangan soalan dan kepentingannya, rangka masa mungkin berbeza-beza.
Dan pemimpin yang berpengalaman akan sentiasa menetapkan masa tamat mesyuarat, tempoh ucapan, menentukan peraturan untuk membincangkan setiap isu.
Ketiadaan jangka masa yang tegar, sebagai peraturan, tidak membawa kepada penumpuan perhatian peserta mesyuarat, dan bilangan perkataan meningkat mengikut kadar masa yang ada.
Menyelesaikan perbincangan isu pada masa yang sesuai mengajar orang ramai untuk segera mencari penyelesaian yang betul, disiplin dan, pada masa yang sama, memberi mereka peluang untuk merancang masa mereka, mengetahui dengan tepat bila mesyuarat akan berakhir.
Masalah yang dikenal pasti harus dianggap hanya sebagai batasan luaran, yang mengatasinya tidak mencukupi untuk mesyuarat yang berkesan.
Masalah mendalam wujud dalam diri pemimpin itu sendiri, pengetahuan, pengalaman, kemahiran, gaya kepimpinan yang disahkan dan kehadiran matlamat yang jelas.
Hakikatnya ialah kos dari segi material bagi sesetengah mesyuarat adalah tiga kali ganda (kerja persediaan, gaji peserta, overhed, kos perjalanan, Kehilangan masa perjalanan pergi dan balik dan mesyuarat itu sendiri) daripada penjimatan yang mungkin terhasil daripada keputusan mereka. Berhasrat untuk mengadakan mesyuarat, pengurus mesti memastikan kos yang dijangkakan sekurang-kurangnya tidak melebihi manfaat yang dijangkakan.
Masa yang dihabiskan dengan sia-sia di mesyuarat dikaitkan bukan sahaja dengan tempoh yang tidak wajar, tetapi juga dalam banyak aspek ketidakupayaan pengerusi untuk memulakannya tepat pada masanya.
Setiap pekerja akan menamakan banyak contoh apabila mesyuarat bermula 15-20 minit lewat daripada masa yang ditetapkan. Semua orang tahu untuk bermula tepat pada masanya, tetapi sentiasa ada sebab untuk menunggu sedikit. Pemimpin menunggu semua orang berkumpul, memanjakan peserta yang lewat.
Terdapat beberapa orang seperti itu, tetapi mereka seolah-olah menentukan keadaan mereka kepada yang lain. Kali seterusnya dan seterusnya plot diulang dengan watak yang sama, secara beransur-ansur membiasakan yang lain dengan ini. Mengisi masa menunggu, pengerusi memulakan perbualan dengan salah seorang yang hadir tentang fakta yang tidak penting atau peristiwa baru-baru ini, yang melibatkan orang lain dalam perbualan yang tidak produktif.
Jadi, pembaziran masa yang tidak masuk akal kerana ketidakdisiplinan individu peserta dalam mesyuarat mesti dihentikan oleh ketua, dan ini hanya memerlukan keazaman untuk berhenti bercakap apabila tiba masanya untuk memulakan mesyuarat. Mereka yang lewat untuk kali pertama dan kedua akan "menyala" dan mendapati diri mereka dalam minoriti, dan kali ketiga mereka akan datang tepat pada masanya atau tidak dijemput sebagai tidak perlu.
Mendapatkan orang ramai untuk berkumpul tepat pada masanya dan memulakan mesyuarat tepat pada masanya bukanlah tugas yang mudah, tetapi ia hanya sebahagian daripada masalah. Peranan sebenar pemimpin (mempengerusikan) sebagai pemimpin terzahir dalam proses mengendalikan mesyuarat.
Kemahirannya, pengetahuan tentang psikologi manusia, kehalusan sains pengurusan ditunjukkan dalam keupayaan untuk mendengar pendapat dan kehendak peserta mesyuarat, dalam fleksibiliti optimum dan keupayaan untuk mengubah suai gaya dan cara mengendalikan mesyuarat. , berdasarkan situasi tertentu.
Kekuatan asas dalam mesyuarat sedemikian sentiasa jelas, tetapi memerlukan kepimpinan yang halus dan mahir, membolehkan para peserta dalam mesyuarat itu mengambil alih peranan yang akan memudahkan, bukan menghalang, membuat keputusan. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Pengenalan kepada pengurusan sosio-budaya. - M.: MGUKI, 2003. - hlm. 282
Kesimpulan
Oleh itu, berdasarkan bahan di atas, kesimpulan berikut boleh dibuat.
Pertemuan dan pertemuan bukanlah konsep yang tidak jelas.
Mempunyai asas semula jadi yang sama - untuk menyelaraskan tindakan, bertukar maklumat, menyelesaikan masalah dan membuat keputusan (atau undang-undang), mereka, bagaimanapun, berbeza dengan ketara dalam bentuk, kandungan, komposisi dan kuasa peserta.
Mesyuarat adalah satu bentuk pembangunan keputusan kolektif mengenai isu-isu terpenting dalam kehidupan sesebuah institusi atau organisasi.
Mesyuarat - mesyuarat profesional secara sempit untuk menangani terutamanya isu organisasi (contohnya, mesyuarat jawatankuasa kesatuan sekerja, mesyuarat presidium, dll.).
Menyediakan mesyuarat - Kitaran hayat mesyuarat boleh dipecahkan kepada langkah berikut:
Persediaan;
memegang;
Kawalan pelaksanaan.
Setiap pelaksana yang bertanggungjawab menyediakan bahan untuk mesyuarat, antaranya draf keputusan mengenai perkara tertentu mesyuarat adalah wajib.
Mesyuarat perniagaan paling kerap diadakan atas sebab-sebab berikut: pertama, jika perlu untuk membuat keputusan kolektif berdasarkan hak sama rata setiap orang untuk menyatakan dan mewajarkan pendapat mereka; kedua, dengan syarat penyelesaian isu itu menjejaskan kepentingan beberapa bahagian struktur organisasi atau firma pada masa yang sama; ketiga, sekiranya untuk menyelesaikan masalah itu perlu menggunakan pendapat pelbagai kumpulan pekerja.
Apabila menentukan masa mula mesyuarat, anda harus mengambil kira irama kerja. Ia dikehendaki memberitahu peserta mesyuarat terlebih dahulu dan membiasakan mereka dengan agenda, dengan semua bahan yang diperlukan, supaya ucapan mereka difikirkan lebih awal.
Tujuan mesyuarat adalah untuk menyelaraskan usaha pekerja, memberi dan menerima maklumat yang diperlukan, untuk membuat keputusan yang diperlukan.
Mesyuarat tidak akan menjadi produktif sekiranya ketua tidak menentukan komposisi peserta terlebih dahulu.
Amalan menunjukkan bahawa kejayaan mesyuarat ditentukan oleh pilihan tepat masa dan tempat diadakan. Masa hari mesyuarat hendaklah ditetapkan mengikut kapasiti bakal pesertanya.
Tempat mesyuarat tidak boleh jauh dari lokasi komposisi utama pesertanya atau di dalam bilik yang mustahil untuk menganjurkan pameran, paparan bahan bergambar, dsb.
Senarai sumber yang digunakan
1. Zadorkin V. I. Organisasi kerja pengurus. Buku teks elektronik.
2. Kabushkin N.I. Pengurusan pelancongan: Proc. elaun. - Minsk: BSEU, 2000. - 644 p.
3. Kuzin F. A. Budaya komunikasi perniagaan: Panduan praktikal. -- ed. ke-6, disemak. dan tambahan - M.: Os-89, 2002.- 320 p.
4. Smirnov E.A. Pembangunan keputusan pengurusan: Buku teks untuk universiti. M: UNITI-DANA, 2002. 271 hlm.
5. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Pengenalan kepada pengurusan sosiobudaya. - M.: MGUKI, 2003. - 382 hlm.
Dihoskan di Allbest.ru
Dokumen Serupa
Masalah menjalankan mesyuarat perniagaan sebagai kunci untuk mencapai kecekapan organisasi dan menggalakkan orang ramai untuk mencapai matlamat bersama. Perbualan perniagaan semasa mesyuarat dan persidangan. Persediaan untuk mesyuarat, kemajuan dan analisisnya selepas selesai.
abstrak, ditambah 18/12/2013
Menyelesaikan masalah ketidakpuasan hati dengan kerja dalam pasukan briged, jabatan. Motivasi dan pengiktirafan terhadap merit pekerja. Kawalan kualiti oleh pengurus terhadap kerja yang dilakukan oleh pekerjanya. Jenis dan tujuan mesyuarat. Ciri-ciri organisasi dan pengendalian mesyuarat.
ujian, ditambah 03/10/2015
Konsep mesyuarat perniagaan, klasifikasi mesyuarat mengikut matlamat dan kaedah pengendalian. Peraturan untuk menyediakan mesyuarat perniagaan. Organisasi dan pengendalian perbincangan. Jenis psikologi peserta perbincangan. Peraturan untuk menyusun minit mesyuarat.
abstrak, ditambah 19/12/2009
Klasifikasi dan jenis mesyuarat, penetapan agenda, komposisi dan peserta. Penyediaan dokumen untuk mesyuarat (laporan, bahan maklumat, alat visual). Pendaftaran dokumen mesyuarat: transkrip, fonogram, protokol.
kertas penggal, ditambah 09/04/2009
Mesyuarat seperti alat penting pengurusan sistem organisasi. Matlamat utama mesyuarat sebagai cara komunikasi rasmi. Ciri-ciri mengadakan persidangan, mesyuarat, mesyuarat, seminar, dan lain-lain. Prosedur untuk menyediakan dan mengadakan mesyuarat.
abstrak, ditambah 09/30/2010
Kelebihan keputusan yang dibuat oleh kumpulan kecil: kualiti, persetujuan, pelaksanaan dan status. Klasifikasi mesyuarat perniagaan. Tanggungjawab ketua mesyuarat: menetapkan topik dan agenda; pelantikan acara dan peserta; penyediaan bilik.
kertas penggal, ditambah 23/02/2014
Konsep persidangan dan mesyuarat. Perjumpaan formal dan tidak formal. Perkara utama untuk pelaksanaan dan penyiapannya. Soalan yang tidak dibawa kepadanya. Organisasi perbincangan yang berkesan. Prinsip menjalankan pertikaian dengan rakan bicara dan mengemukakan hujah.
pembentangan, ditambah 06/03/2015
Bersedia untuk mesyuarat perniagaan. Gaya diplomatik atau autoritarian kelakuannya. Organisasi perbincangan dan jenis psikologi peserta dalam perbincangan perniagaan. Peringkat membuat keputusan. Menyelesaikan mesyuarat perniagaan dan penyediaan minitnya.
abstrak, ditambah 06/06/2010
Konsep mesyuarat perniagaan dan prinsip organisasi, klasifikasi dan jenis, ciri fungsi, prosedur dan spesifik pegangannya. Analisis proses mengadakan mesyuarat perniagaan di syarikat OOO "Antipozh", gaya tingkah laku pemimpin di situ.
kertas penggal, ditambah 20/11/2013
Konsep mesyuarat perniagaan. Ciri-ciri penyediaan mesyuarat perkhidmatan. Proses mengadakan mesyuarat. Gaya hubungan perniagaan. Perbincangan isu strategik dan operasi. Penyelesaian pada mesyuarat isu perhubungan korporat.
Agensi Pendidikan Persekutuan
Magnitogorsk Universiti Negeri mereka. G.I. Nosova
Jabatan Psikologi
esei komunikasi perniagaan
Mengenai topik: "Mesyuarat dan mesyuarat perniagaan"
Diisi oleh: pelajar kumpulan FFK 06-1
Grebenshchikova V.I.
Disemak oleh: Orinina L.V.
Selain perbualan perniagaan dan rundingan komersial, bentuk perbualan perniagaan khas tersebar luas dalam amalan perniagaan - mesyuarat, yang merupakan cara perbincangan kolektif terbuka tentang isu-isu tertentu. Bentuk perbincangan sedemikian sangat pelbagai. Ini adalah kongres, persidangan, simposium, mesyuarat, sesi, seminar. Keputusan yang dibuat pada acara ini biasanya lebih berkesan daripada yang dibuat oleh kumpulan pengurus yang sempit.
TUJUAN mesyuarat perniagaan adalah untuk membenarkan perbincangan percuma dan mencapai penyelesaian bersama berdasarkan pelbagai pendapat.
Saya memilih topik "Menganjurkan Mesyuarat" kerana sumbang saran sebagai satu bentuk perbualan perniagaan mempunyai banyak aspek positif:
Pertama, ia meningkatkan kecekapan berfikir. Pepatah Rusia "fikiran itu baik, tetapi dua lebih baik" tidak timbul dari awal, ia mempunyai makna yang mendalam. Sesungguhnya, keaslian pemikiran manusia terletak pada fakta bahawa ia amat berkesan dalam keadaan aktiviti intelektual bersama, kerana hasil intelektual tidak bertambah, tetapi berlipat ganda. Adalah diketahui bahawa majoriti idea yang bermanfaat dilahirkan semasa pertukaran pemikiran kolektif.
Kedua, semasa mesyuarat itu, komuniti kreatif pekerja diperkukuh, minat pekerja individu dimasukkan ke dalam satu sistem tugas kolektif, dan kemahiran perniagaan pesertanya juga dipertingkatkan.
Ketiga, dalam kerja mental bersama, potensi kreatif setiap daripada mereka didedahkan.
Pertemuan yang tidak disediakan dengan baik dan tidak dikendalikan dengan baik, yang diadakan pada setiap kesempatan, menyebabkan kemudaratan yang besar, kerana mereka "memakan" masa yang berharga, merobek orang dari kerja utama mereka.
DALAM Pandangan umum persediaan untuk mesyuarat termasuk tindakan berikut: mentakrifkan topik, menetapkan agenda, menentukan objektif mesyuarat dan jumlah tempohnya, tarikh dan masa mula, komposisi peserta, anggaran jadual kerja.
Apabila menentukan masa mula mesyuarat, anda harus mengambil kira irama kerja. Untuk tidak memaksa orang ramai untuk bertukar tanpa henti dari satu jenis kerja ke yang lain pada siang hari, adalah dinasihatkan untuk mengadakan mesyuarat pada awal atau akhir hari bekerja atau selepas rehat makan tengah hari. Dengan mengambil kira jumlah masa yang dibelanjakan (bukan sahaja secara langsung untuk mesyuarat, tetapi juga untuk yuran, peralihan, pemulangan dan kemasukan dalam kerja), permulaan dan akhir mesyuarat harus dirancang supaya tidak ada slot masa kosong: jika ia tamat 15 minit sebelum rehat makan tengah hari , maka minit ini boleh dianggap hilang.
Ia dikehendaki memberitahu peserta mesyuarat terlebih dahulu mengenai penganjurannya dan membiasakan mereka dengan agenda, dengan semua bahan yang diperlukan, supaya ucapan mereka difikirkan lebih awal.
Anda perlu memulakan mesyuarat tepat pada masanya dan segera bersetuju dengan para peserta mengenai peraturan untuk bekerja bersama, contohnya, mengehadkan masa ucapan atau cara keputusan dibuat. Selepas itu, salah seorang peserta perlu diamanahkan untuk menjaga protokol.
Soalan-soalan ini dan lain-lain organisasi biasa mesyuarat perniagaan dan mesyuarat melihat dengan lebih dekat.
Mesyuarat perniagaan (mesyuarat) - interaksi komunikatif lisan sekumpulan orang (pasukan). Jenis komunikasi ini menggabungkan pelbagai genre: monolog pidato (kata pengantar dan penutup oleh pengacara, ucapan oleh peserta, laporan), perbualan (pertukaran maklumat, promosi dan perbincangan idea semasa sumbang saran), perbincangan.
Keberkesanan mesyuarat sebahagian besarnya bergantung pada bakat penganjur - pada kemahiran ucapan dan kebolehan pengurusannya, serta pada pilihan yang tepat jenis pertemuan dan pengetahuan tentang ciri-cirinya.
Mesyuarat perniagaan adalah:
1. Mengikut bentuk acara:
1.1. persidangan
1.2. mesyuarat
1.3. mesyuarat
1.4. seminar, simposium
2. Mengikut bentuk pengendalian mesyuarat oleh ketua:
2.1. diktator
2.2. autokratik
2.3. agregatif - pertama laporan, perdebatan, di mana hanya orang tersebut mengambil bahagian,
dilantik oleh ketua.
2.4. boleh dipertikaikan
2.5. percuma
3. Dengan tergolong dalam bidang kehidupan awam:
3.1. pesta
3.2. kesatuan sekerja
3.3. perniagaan (pentadbiran)
3.4. saintifik
3.5. bersatu
4. Mengikut skala:
4.1. antarabangsa
4.2. semua-Rusia
4.3. Republikan
4.4. industri
4.5. serantau
4.6. serantau
4.7. bandar
4.8. serantau
4.9. dalaman
5. Mengikut tempat:
5.1. tempatan
5.2. melawat
6. Mengikut kekerapan:
6.1. biasa
6.2. kekal
6.3. satu kali
6.4. berkala
7. Mengikut bilangan peserta:
7.1. dalam pasukan yang sempit (sehingga 5 orang)
7.2. dalam kakitangan lanjutan (sehingga 20 orang)
7.3. wakil (lebih daripada 20 orang)
8. Mengikut kestabilan komposisi peserta:
8.1. dengan komposisi tetap
8.2. dengan pelakon tetamu
8.3. dengan senarai mesyuarat tertentu
8.4. digabungkan
9. Mengikut topik soalan:
9.1 pentadbiran
9.2 teknikal
9.3 kakitangan
9.4 kewangan
9.5 teknologi
10. Mengikut tugasan:
10.1 bermasalah
10.2 instruktif
10.3 beroperasi
11. Dengan pelantikan:
11.1 membuat keputusan
11.2 menjelaskan tugas
11.3 Merumuskan
Salah satu tugas utama mesyuarat perniagaan terkemuka adalah untuk membawa seberapa banyak fakta yang mungkin untuk lebih menghargai kerumitan masalah yang sedang dibincangkan, serta melibatkan mereka yang hadir dalam proses menyelesaikan masalah. Sememangnya pemimpin harus mempunyai pandangan sendiri tentang keadaan semasa, tetapi perlu juga mengetahui pandangan orang lain untuk memahami sama ada mereka betul atau tidak dalam memahami masalah. Jika pandangan orang lain betul, ketua mesyuarat boleh mengubah pandangannya tentang keadaan. Jika rakan sekerja salah atau kehilangan sesuatu yang penting, dia boleh memberikan fakta yang hilang. Soalan yang betul adalah alat yang hebat untuk mengarahkan mesyuarat ke arah yang betul.
Keberkesanan mesyuarat sebahagian besarnya bergantung pada bakat penganjur - pada kemahiran ucapan dan kebolehan pengurusannya. Selalunya mesyuarat diketuai oleh pemimpin sendiri.
Tugas utama mesyuarat perniagaan berikut dibezakan:
1) Ketahui, analisa keadaan (bagaimana rancangan itu dijalankan, apa yang berlaku dalam pasukan ...); bertukar maklumat tentang isu yang dibincangkan, menyelaraskan usaha dan membuat kesimpulan organisasi. Tugas-tugas ini sepadan dengan jenis pengumpulan maklumat.
2) Maklumkan kakitangan tentang pencarian untuk menyelesaikan masalah, tentang pengalaman baru dan kemungkinan pelaksanaannya, untuk meyakinkan pekerja tentang ketepatan dasar ekonomi yang sedang dijalankan. Untuk menyelesaikan masalah ini, mesyuarat penerangan, atau mesyuarat - taklimat, bertujuan.
3) Cari penyelesaian kolektif kepada masalah, hasilkan, kumpulkan idea. Ini adalah jenis pertemuan - bermasalah, atau "percambahan fikiran".
4) Pilih dan buat keputusan yang membina. Ini adalah tugas mesyuarat - pembuat keputusan.
5) Untuk memberi peserta pengetahuan yang diperlukan, meningkatkan kemahiran mereka. Jenis ini dipanggil persidangan, atau mesyuarat latihan.
Jika ketua berminat untuk terus berhubung dengan pasukan, dia menganjurkan mesyuarat tetap. Mengikut kekerapan mesyuarat, ia juga boleh sekali dan berkala.
Jika mana-mana peserta dalam mesyuarat itu merasakan keinginan yang tidak dapat ditolak untuk berhujah, pemimpin harus, sambil mengekalkan keseimbangan, membenarkan kumpulan itu untuk menyangkal hujah pembahas. Pembahas yang tidak perlu bercakap mesti diganggu secara bijaksana tanpa mendengar ucapan mereka hingga akhir, sebagai peraturan, terdapat sedikit manfaat daripada ucapan sedemikian. Sekiranya anda terpaksa berhadapan dengan seorang yang negativis (iaitu, orang yang suka bercanggah), anda perlu mengenali dan menghargai pengetahuan dan pengalamannya. Peserta yang malu-malu digalakkan untuk bertanya soalan mudah untuk mengukuhkan keyakinan diri. Jika pihak yang bertikai sentiasa bertanya soalan dan bukannya membuat cadangan, soalannya harus ditujukan kepada kumpulan.
Agar mesyuarat perniagaan membuahkan hasil, pengerusi mesti menguasai teknik menjalankan perbincangan. Pertama sekali, kita mesti berusaha untuk menjalankan perbincangan dalam kumpulan secara beradab. Ini membayangkan kehadiran kehalusan dalam hubungan pihak yang bertikai dan, oleh itu, mengecualikan penggunaan cara untuk mempertikaikan pandangan seseorang sebagai ejekan, gangguan pihak lawan, serangan tajam terhadap mereka. Penjagaan khusus mesti diambil untuk memastikan bahawa pertikaian perniagaan antara peserta adalah pasti dan mempunyai had masa, serta untuk mengelakkan pertembungan peribadi. Istilah pertikaian hendaklah jelas kepada semua yang hadir.
Semasa membuat persediaan untuk perbincangan, sekurang-kurangnya paling banyak rancangan keseluruhan berjuang untuk kebenaran, ambil hujah yang paling berat. Terutamanya mengagumkan adalah angka tepat yang tidak boleh disangkal.
Pada praktiknya, terdapat pembahagian mesyuarat yang sama mengikut tugas dan matlamat mereka. Dari sini, mesyuarat bermasalah, instruktif dan operasi dibezakan Pengurusan peribadi: Buku Teks / S.D. Reznik dan lain-lain - ed. ke-2, disemak. dan tambahan - M.: INFRA-M, 2004. - 622 hlm.
Tujuan mesyuarat masalah adalah untuk mencari penyelesaian pengurusan yang terbaik bagi masalah yang dibincangkan. Keputusan dalam mesyuarat sebegini biasanya dirumus hasil perbincangan dan diambil selepas undian. Mesyuarat sedemikian diadakan mengikut skema: laporan; soalan untuk penceramah; perbincangan; membuat keputusan.
Tugas mesyuarat taklimat ialah menyampaikan pesanan dan maklumat yang diperlukan dari atas ke bawah melalui skim kawalan untuk pelaksanaannya yang lebih pantas dan cekap. Pada mesyuarat sedemikian, pemimpin membawa kepada perhatian mesyuarat keputusan pentadbiran yang diambil.
Mesyuarat operasi adalah apa yang dipanggil mesyuarat perancangan, mesyuarat musim panas, mesyuarat lima minit. Mereka tidak berlama-lama. Tugas mesyuarat tersebut adalah untuk mendapatkan maklumat tentang keadaan semasa dalam pengeluaran. Berbeza dengan taklimat, mesyuarat operasi memastikan pemindahan maklumat dari bawah ke atas sepanjang skim kawalan. Setelah menerima maklumat terkini daripada peserta mesyuarat, pengurus mengenal pasti kehadiran "kemacetan", sebab-sebab tunggakan dan kegagalan, di sini dia membuat keputusan yang diperlukan, memberi arahan, menentukan tarikh akhir untuk pelaksanaannya. Tiada laporan dibuat pada mesyuarat operasi. Matlamat utama adalah untuk mengenal pasti masalah-masalah pengeluaran tersebut, mengenai penyelesaian yang mana usaha utama pasukan harus diarahkan.
Walau bagaimanapun, matlamat utama mengadakan sebarang mesyuarat atau perhimpunan adalah untuk membuat keputusan bersama selepas pertukaran maklumat kolektif, iaitu, untuk mencapai keputusan tertentu.
Klasifikasi mesyuarat dan mesyuarat
Mesyuarat dan mesyuarat adalah formal dan tidak formal. Untuk menjalankan sesuatu acara dengan jayanya, pertama sekali perlu ditentukan sifatnya.
Jenis mesyuarat boleh dikelaskan mengikut fungsi pengurusan:
1. Merancang mesyuarat, yang membincangkan isu-isu strategi dan taktik organisasi, sumber yang diperlukan untuk pelaksanaan rancangan;
2. Mesyuarat mengenai motivasi buruh, di mana masalah produktiviti dan kualiti, kepuasan kakitangan, sebab motivasi rendah, kemungkinan mengubahnya, isu insentif moral dan material dibincangkan;
3. Mesyuarat mengenai organisasi dalaman, di mana isu-isu penstrukturan organisasi, penyelarasan tindakan unit struktur, perwakilan kuasa, dan lain-lain menjadi bahan perbincangan;
4. Mesyuarat untuk memantau aktiviti pekerja ditumpukan untuk membincangkan hasil aktiviti, mencapai matlamat, masalah gangguan, produktiviti yang rendah;
5. Mesyuarat khusus untuk organisasi, di mana isu-isu operasi pengurusan dibincangkan berkaitan dengan situasi dalam organisasi, inovasi dan kemungkinan pelaksanaannya, masalah kelangsungan hidup, daya saing, imej, gaya.
Terdapat juga klasifikasi mesyuarat mengikut gaya mengadakan:
1. Mesyuarat autokratik, di mana hanya pemimpin yang berhak bersuara dan membuat keputusan. Peserta dalam mesyuarat ini harus mendengar dan menjawab soalan yang ditanya oleh pengurus. Mesyuarat sedemikian diadakan apabila pengurus perlu memaklumkan atau memberi arahan kepada orang bawahannya.
2. Mesyuarat percuma tiada agenda. Mereka boleh diadakan tanpa pengerusi. Pertemuan sedemikian dikurangkan kepada pertukaran pandangan, keputusan yang tidak ditetapkan. Pertemuan sebegini diadakan dalam bentuk perbualan atau perbualan.
3. Mesyuarat perbincangan - satu cara untuk mendapatkan keputusan mengenai sebarang isu dengan menjana idea baru dan menganalisis cadangan penyelesaian hasil kerja kolektif sekumpulan orang semasa mesyuarat yang diadakan mengikut peraturan tertentu. ciri ciri kaedah ini adalah kekurangan kritikan dan penilaian terhadap idea yang diutarakan.
Acara rasmi mempunyai status yang jelas dan diadakan mengikut peraturan yang ditetapkan. Orang yang dijemput khas sentiasa hadir di mesyuarat sebegini. Komponen utama acara:
1. Agenda (senarai isu yang akan dibincangkan);
2. Laporan (menyatakan intipati isu);
3. Ucapan (perbincangan perkara agenda);
4. Pindaan (perbincangan perubahan yang dicadangkan untuk dibuat kepada perbincangan);
5. Perbahasan (mengadakan perbincangan);
7. Merangka protokol (pernyataan bertulis tentang peristiwa);
8. Pelbagai (perbincangan isu yang tiada dalam agenda).
Pada mesyuarat tidak rasmi, orang ramai berasa lebih selesa, tetapi anda juga harus bersedia untuk acara sedemikian. Untuk mesyuarat tidak rasmi anda perlukan:
1. Senarai topik untuk perbincangan;
2. Pengacara majlis;
3. Protokol perjanjian yang dicapai.
Peristiwa tidak formal berlaku dalam lebih daripada persekitaran yang tenang, tetapi anda masih perlu ingat bahawa hanya mesyuarat atau mesyuarat yang teratur memberikan hasil yang positif.
Setiap mesyuarat perlu ada agenda yang perlu dirancang lebih awal. Agenda membantu menjimatkan masa dan tidak memikirkan isu sekunder untuk masa yang lama.
Agenda yang disediakan dengan baik terdiri daripada:
* tujuan, tarikh, masa dan tempat mesyuarat;
* senarai orang yang dijemput;
* senarai masalah yang dibincangkan;
* tema utama;
* pelbagai;
* tarikh mesyuarat seterusnya.
Perniagaanmesyuarat - satu bentuk interaksi yang teratur dan bertujuan sekumpulan orang yang berminat melalui pertukaran pandangan untuk pembangunan dan penerimaan keputusan.
1. Oleh tergolong dalam bidang kehidupan awam memperuntukkan: pentadbiran, saintifik atau saintifik dan teknikal, politik, kesatuan sekerja dan mesyuarat bersama.
2. Oleh skala menarik peserta: antarabangsa, republik, cawangan, serantau, serantau, bandar, daerah, dalaman.
3. Oleh Tempat: tempatan dan luar.
4. Oleh kekerapan memegang: sekali, kekal, berkala.
5. Oleh bilangan peserta: dalam komposisi sempit (sehingga 5 orang), dalam komposisi yang diperluas (sehingga 20 orang), wakil (lebih daripada 20 orang).
6. Oleh tugas utama: instruktif, operasi (perancangan), bermasalah.
8. Oleh jarak peserta: bersemuka dan interkom (menggunakan pertukaran telefon automatik yang mewujudkan hubungan antara ketua dan peserta mesyuarat yang terletak di tempat kerja mereka).
Teori pengurusan mencadangkan klasifikasi mesyuarat dan mesyuarat berikut mengikut tujuannya:
■ temu bual bermaklumat. Setiap peserta secara ringkas melaporkan keadaan hal ehwal kepada ketua, yang mengelakkan penyerahan laporan bertulis dan memberi semua orang peluang untuk mendapatkan idea tentang keadaan dalam institusi;
■ mesyuarat untuk membuat keputusan. Penyelarasan pendapat peserta yang mewakili jabatan yang berbeza, di bawah
pembahagian organisasi, untuk membuat keputusan mengenai masalah tertentu; ■ mesyuarat kreatif. Penggunaan idea baru, pembangunan bidang aktiviti yang menjanjikan. Sebarang mesyuarat dan mesyuarat adalah berkesan hanya jika ia diadakan dengan mematuhi piawaian tingkah laku manusia yang berorientasikan etika dalam proses komunikasi perniagaan. M. Braim menyatakan bahawa dalam perbincangan adalah perlu untuk menghormati pendapat orang lain, walaupun ia kelihatan tidak masuk akal pada pandangan pertama.
Mesyuarat perniagaan boleh dihadiri oleh 7-9, maksimum 12 orang, bilangan peserta yang ramai sudah boleh mengurangkan kecekapan kerja. Topik perbincangan harus ditentukan terlebih dahulu supaya para peserta dapat menyediakan secara profesional, memikirkan cadangan mereka, malah menyediakan laporan yang berkaitan. Susunan ruang peserta dalam bentuk "meja bulat" adalah penting untuk meningkatkan interaksi. Pemimpin mesyuarat harus terlebih dahulu menyatakan harapan bahawa mesyuarat itu akan menjadi seperti perniagaan dan membina, semasa mesyuarat ikut peraturan, "menjaga" penceramah dalam rangka topik yang dibincangkan, melibatkan "tidak aktif", menghentikan "bercakap" ”, menentukan susunan perkataan yang diberikan, menanyakan soalan yang diperlukan , menjalankan parafrasa dan merumuskan hasil perantaraan, memberikan ulasan akhir tentang mesyuarat. Harus diingat bahawa mesyuarat perniagaan membayangkan kemungkinan mengkritik kedudukan subjek, dan bukan ciri peribadi orang yang menyatakannya, dan disyorkan untuk mengikuti peraturan: pertama perhatikan kebetulan kedudukan, dan kemudian bincangkan perbezaannya. antara kedudukan dan pendekatan yang berbeza untuk menyelesaikan masalah, dengan meyakinkan berhujah kebaikan dan keburukan setiap alternatif. Sekiranya anda diserang, adalah berguna untuk menjadikan serangan ke atas diri anda sebagai serangan terhadap masalah: "Saya gembira anda mengambil berat tentang isu yang sama dan anda cuba mencari penyelesaian terbaik ...". Perkara utama bukanlah untuk memenangi pertikaian, tetapi untuk bergerak ke hadapan dalam menyelesaikan masalah. Adalah penting untuk menganggap kedudukan anda bukan sebagai satu-satunya yang mungkin dan satu-satunya yang benar, tetapi untuk dapat memahami dan juga menerima pendapat yang berbeza, untuk meresap kepada pendapat yang berbeza. Untuk menghilangkan sifat pasif peserta, perkara berikut boleh digunakan: 1) pernyataan dalam bulatan atau 2) kaedah sumbang saran. Percanggahan pendapat boleh berlaku dalam dua bentuk: berdaya saing atau reban-kolaboratif. Untuk mengurangkan permusuhan dalam persaingan pendapat, komisen atau kumpulan pendamaian boleh diwujudkan, termasuk peserta yang mempunyai pandangan yang bertentangan, yang harus menentukan titik di mana pendapat mereka berkumpul, mencari titik dalam kedudukan orang lain yang mereka suka atau boleh berguna untuk menyelesaikan masalah secara optimum.
Mesyuarat perniagaan selalunya bersifat arahan, apabila pemimpin dari kedudukan "Ibu bapa" menunjukkan pendapatnya sebagai satu-satunya penyelesaian kepada masalah dan peserta lain dari kedudukan "Anak" menerima keputusan ini untuk dilaksanakan. Yang paling berkesan adalah mesyuarat perniagaan yang bersifat kolegial dan interaksi yang sama dari kedudukan "Dewasa - Dewasa". Walau bagaimanapun, terdapat juga manipulasi apabila secara lahiriah interaksi dilakukan sebagai "Dewasa - Dewasa", tetapi sebenarnya "Ibu bapa - Anak", i.e. pemimpin seolah-olah meminta semua orang untuk bersuara, walaupun mereka yang senyap, tetapi selepas semua orang bercakap, pemimpin, menghuraikan semua orang, meletakkan aksen yang diperlukan dan, sebagai hasilnya, membuat keputusan yang dia perlukan, mewajibkan peserta untuk melaksanakan keputusan ini sebenarnya dari kedudukan "Anak".
