Головна › Гальмівна система › Тендерна діяльність Як проводити тендери: покрокова інструкція

Тендерна діяльність Як проводити тендери: покрокова інструкція

Навіщо проводяться комерційні тендери?

У Останнім часомучасть у тендерах стає поширеною практикою. До факторів, що визначають необхідність проведення комерційного тендеру компанією-замовником, відноситься поєднання наступних умов: чітке розуміння своєї потреби у певних товарах, роботах чи послугах, наявність технічного завдання, бюджету на проект, складність вибору між кількома компаніями-постачальниками.

Є й інші причини. У сфері корпоративної та державної політики закупівель є вимога проведення конкурсних процедур під час розміщення замовлення. Багато організаціях прийнято приймати рішення про вибір компанії - постачальника товарів, робіт чи послуг виходячи з торгів, які проходять через оголошення відкритого чи закритого конкурсу. Торги у бізнес-спільноті прийнято називати тендером. Термін «тендер» прийшов у російську економікузі світової економіки, де тендерна діяльність є основним механізмом реалізації системи державно-приватного партнерства. Тендери на російському ринкупроводить і корпоративний, і державний сектор. Сьогодні вимога проведення торгів пред'являється у Росії всім замовленням, оголошеним державними та муніципальними організаціями, вартість яких перевищує 100 тис. рублів на квартал.

Тендери допомагають знаходити оптимальні рішення для розвитку бізнесу. Контракт буде укладено з тим підприємством, яке зробило найвигіднішу пропозицію для організатора тендеру. Виграти тендер постачальнику нелегко: необхідно стати постачальником затребуваного на ринку товару, мати хорошу команду фахівців, розібратися у законодавстві та тонкощах конкурсних процедур.

Компанії-постачальники завдяки проведенню тендеру створюють навколо себе конкурентне середовище, мають можливість отримати замовлення на свою продукцію за найкращу ціну.

Комерційні тендери регулюються нормами Цивільного кодексу РФ та регламентами, встановленими самими компаніями-замовниками.

Стаття 448 ЦК України визначає, торги проводяться через відкриті та закриті аукціони та конкурси. У відкритому аукціоніта на відкритому конкурсі може брати участь будь-яка особа, в закриті - беруть участь тільки особи, спеціально запрошені для цієї мети. Організатор зобов'язаний сповістити громадськість про торги не менш як за 30 днів до їх проведення.

У четвертому розділі 135-ФЗ «Про захист конкуренції» передбачені антимонопольні вимоги до торгів та особливості відбору фінансових організацій.

Систематизацію та уніфікацію процедур приватних тендерних торгів здійснила РАТ «ЄЕС Росії». Компанія застосувала для проведення комерційних тендерів базові принципи та стандарти, передбачені для державних торгів та прописані у 94-ФЗ. Набір конкурсних процедур було розширено: відкритий конкурс, відкритий конкурс із попереднім відбором, закритий конкурс, двоетапний конкурс, багатоетапний конкурс, конкурси (відкриті, закриті) з переторгом, ціновий конкурс, запит цін, запит пропозицій, конкурентні переговори, закупівлю єдиного джерела.

Більшість комерційних торгів проводяться за тими самими принципами, як і державні торги. Різниця полягає в тому, що діяльність державних організацій при проведенні торгів жорстко регламентована законодавством, а комерційні організації проводять тендери за вільнішою формою. Вони орієнтуються на внутрішні документи, прийняті самих компаніях.

Комерційні організації немає такого єдиного і універсального закону щодо тендерів, як 94- ФЗ для державних закупівель. Причина в тому, що кожна сфера бізнесу має багато відмінностей та свою специфіку.

Для комерційних підприємств важливими є ефективність закупівлі та оптимальна процедура проведення тендеру.

Багато компаній-замовників мають електронні майданчики для проведення торгів, на них ведеться основна закупівельна діяльність. Так, РАТ ЄЕС створив єдиний інтернет-ресурс для компаній електроенергетики (www.b2benergo.ru). Комерційні тендери проводяться на таких майданчиках, як B2B-NPK, B2B-Avia, B2B-SNG, B2B-Холод, B2B-Спорт, B2B-Металург, B2B-Агро, B2B-ЖКГ, B2B-Авто, B2B-телеком, B2B- Страхування та інші. Всі ці портали мають єдині базиданих (тобто зареєстровані однією майданчику фірми можуть брати участь у торгах та інших), подібні регламенти, одноманітний інтерфейс. У кожній галузі є портали, що консолідують інформацію про торги, також працюють міжгалузеві портали типу "Трейд.Су" (alltenders.ru; i-tenders.ru). Основна відмінність b2b від площадок, що консолідують інформацію, в тому, що на останніх не проходять самі торги, на них не передбачені процедури. Там розміщується інформація, зокрема, повідомлення та посилання на сайт замовника, де зазвичай розміщується конкурсна документація.

Вибір місця для участі у торгах залежить від фінансових та організаційних умов, які пропонують різні майданчики. Одні майданчики беруть абонентську плату, інші - відсоток угоди, треті - одноразову плату, четверті надають безкоштовну участь або постачальників, або замовників.

Які бувають тендери?

Перший різновид тендеру – це «тендер ціни». Замовник точно знає, які товари, роботи чи послуги та в якому обсязі будуть потрібні йому для виконання завдання. А постачальники товарів чи виконавці робіт чи послуг висувають свої пропозиції щодо поставок товарів, щодо конкретних видів робіт, термінів, періоду гарантійного обслуговування, додаткових послуг – і головне за ціною.

Другий вид тендерів – це тендер відкритих рішень. Такий тендер організовується в тому випадку, коли фахівці компанії не мають чіткого уявлення про те, які товари, види робіт та послуг знадобляться їм для досягнення бажаного результату. Тендер «відкритих рішень» може оголошуватися і в тому випадку, якщо бажаного результату можна досягти у різний спосіб. Компанія в описі умов тендеру (брифе) вказує на проблему, яку їй необхідно вирішити або результат, який бажано досягти. Компанії-учасники пропонують своє бачення вирішення проблеми.

Такий тендер, звичайно, має на увазі набагато більший розкид за цінами та запропонованими рішеннями, але натомість компанія – замовник отримує унікальний шанс розглянути творчі розробки різних компаній.

У разі, коли доводиться приймати складні рішення, застосовують двоетапну модель тендера. У першому етапі компанія- замовник вибирає концепцію рішення, але в другому – цінову пропозицію.

Відкритий чи закритий тендер?

Переваги відкритого конкурсу– у його публічності, що важливо під час проведення великих та складних закупівель, вибору підрядників для реалізації масштабних проектів. У постачальників у разі більше відповідальності, вони більш ретельно ставляться до підготовки та подачі пропозицій. Для постачальників складності пов'язані з тим, що конкурсну процедуру чітко регламентовано і за термінами, і за наслідками. Для замовника складності в витратах тимчасових ресурсів, є елемент непередбачуваності, пов'язаний з ризиком приходу неперевірених компаній.

Закритий конкурс – найкраща процедура для закупівель невеликими партіями. Незважаючи на звуження конкуренції, простіше стає процес обробки та оцінки заявок, спеціально запрошуються перевірені компанії.

Правила підготовки до участі у тендері.

Як і будь-який бізнес-процес, тендер має свої правила підготовки та проведення. Компанія-замовник описує у конкурсній документації критерії та терміни вибору учасників та переможця тендеру.

Розглянемо план робіт із підготовки до участі у тендері.

1 етап. Вивчення тендерної документації та ухвалення рішення про участь у тендері.

Для підготовки пропозиції щодо участі в комерційному тендері необхідно ознайомитися з конкурсною документацією компанії, яка проводить тендер.

Замовник надсилає бриф (запрошення до участі) потенційним учасникам тендеру для розгляду.

Стандартний бриф передбачає наступний склад:

1. опис компанії-замовника

2.постановка проблеми та опис бажаного результату

3.вимоги до учасників тендеру

4.опис форми подання заявки

5. критерії оцінки претендентів

6.Строки проведення тендеру.

Розберемося зі змістом брифів.

Опис компанії-замовника.

Для підготовки пропозиції щодо участі у комерційному тендері необхідно ознайомитися з історією компанії, яка проводить тендер. Необхідно звернути увагу на чисельність компанії, сектор економіки, в якій вона працює, вид бізнесу та його специфічні особливості. Буклети та брошури, інтернет-ресурси про компанію, зміст сайту компанії дозволять отримати уявлення про замовника. Інформація про компанію дозволить правильно підготувати тендерну документацію.

Постановка проблеми та опис бажаного результату.

Цей розділ брифу показує, яку проблему потрібно вирішити замовнику. Тендерна документація містить технічну та комерційну частину. У технічній частині дається опис та Загальна інформаціяпро об'єкт торгів, інструкція для постачальників, інформаційні картки із зазначенням порядку підготовки та подання конкурсних заявок та інша необхідна інформація. У комерційній частині вказано вартість, умови, графіки платежів, джерела фінансування договору.

Вимоги до учасників тендеру.

Серед вимог може бути визначена вимога щодо наявності досвіду проведення аналогічних проектів, відгуків попередніх клієнтів, наявність інформації про термін роботи на ринку компанії – постачальника.

Опис форми подання заявки

У цьому розділі компанія – замовник обговорює ті розділи, які мають фігурувати у заявці (пропозиції) від компанії – учасниці тендеру.

Критерії оцінки

Критерії оцінки включають такі параметри, як ціна, час проекту, відсутність співвиконавців.

Термін проведення тендеру

Зазвичай вказують термін оголошення тендеру, термін початку та закінчення прийому заявок, орієнтовний термін розгляду заявок.

Як правило, якщо оголошується тендер ціни, то до участі запрошуються 3 -4 організації. Якщо ж заплановано проведення двоетапного «тендеру рішень», кількість учасників на першому етапі може бути від 5 до 9, а на другий етап виходять два – три учасники, які підготували найцікавіші пропозиції.

2 етап. Уточнення позицій.

На цьому етапі компанії, що подали початкові заявки на тендер, можуть звертатися до замовника за додатковою інформацією, щоб уточнити бачення проблеми замовником та шляхи її вирішення.

3 етап. Підготовка заявки.

Досить часто буває так, що підприємство не допускають до участі у тендері ще на етапі перевірки тендерних пропозицій, якщо подана заявка була некоректно складена. Тендерні документи мають бути оформлені професійно.

4 етап. Презентація речень.

Компанія-замовник тендеру запрошує на зустріч фіналістів конкурсу, які мають можливість переконати в тому, що їхня пропозиція є найкращою. Для того, щоб виграти тендер, постачальнику необхідно вигідно подати матеріал і зацікавити замовника. Професійно підготовлена презентація має бути доступною та наочною, повинна містити графічну інформацію, зіставлення з роботою інших компаній. Не зайвим буде додати список великих замовників та клієнтів компанії-постачальника, їхні відгуки.

5 етап. Остаточний відбір.

Відповідальні керівники компанії - замовника колегіально ухвалюють рішення про вибір того чи іншого постачальника. Під час обговорення уточнюються думки внутрішніх замовників, створюється рейтингова таблиця, де за допомогою методу середньозваженого коефіцієнта визначається підсумковий бал кожного учасника тендеру.

6 етап. Оголошення переможців.

на загальні збориабо через ЗМІ під час проведення відкритого тендеру або в персональному порядку, якщо тендер був закритий, учасники тендеру повідомляються про завершення конкурсних процедур та вибір переможця.

Існує думка, що для перемоги у тендері потрібні зв'язки. Звичайно, витрати є в будь-якому бізнес-процесі, і все ж таки існує три визначальних критерії перемоги в комерційному тендері - це ціна контракту, якість і кваліфікація.

Якщо тендер, потрібно керівництву провести...

Проведення тендеру.

Проведення тендера як спосіб вибору найбільш адекватного рішення завдання, що стоїть перед компанією, останнім часом ставати поширеною практикою.

Правила та порядок проведення тендерів стають загальноприйнятими, а самі тендери – дедалі прозорішими.

Причини оголошення тендерів.

Як правило, компанії оголошують тендер із двох причин.

Перша з них – це корпоративні вимоги, що існують в організації у сфері політики закупівель.

Так, у багатьох організаціях усього світу прийнято приймати рішення про вибір компанії постачальника на підставі відкритого або закритого тендеру. Сьогодні аналогічна вимога пред'являється до всіх замовлень, що оголошуються. державними організаціямивартість яких перевищує 100 тис. рублів.

Друга причинна – бажання компанії, організатора тендеру, отримати найкраще рішення за найкращу ціну.

Наприклад, компанія «АВС» планує змінити схему просування ринку свого продукту. Якщо фахівці компанії знають, який результат вважається бажаним, які терміни та ціни були б прийнятними для компанії, то вони оголошують тендер між різними рекламними агентствами.

Які бувають тендери?

Перший різновид тендеру – це «тендер ціни».

У цьому випадку замовник точно знає, які види робіт і в якому обсязі будуть потрібні для виконання завдання. А виконавці (учасники тендеру) висувають свої пропозиції щодо конкретних видів робіт, термінів, періоду гарантійного обслуговування, додаткових послуг – і головне за ціною. Цей вид тендерів зазвичай не приносить сюрпризів ні компанії-замовнику, ні учасникам тендеру. Вибір між підрядниками проводиться головним чином за ціною.

Другий вид тендерів – це так званий тендер відкритих рішень (тендер відкритого брифа). Такий тендер організовується в тому випадку, коли фахівці компанії лише приблизно представляють якісь види робіт та послуг, знадобляться їм для досягнення бажаного результату. Тендер «відкритих рішень» може оголошуватися так само, якщо бажаний результат можна досягти за допомогою різних методів і рішень.

У цьому випадку компанія в описі умов тендеру (брифе) вказує проблему, яку їй необхідно вирішити або результат, який бажано досягти. Компанії учасники – зі свого боку, пропонують своє бачення вирішення проблеми.

Як показує практика, найбільш обґрунтованою (принаймні у випадку складних рішень) ставати двоетапна модель тендера. На першому етапі якої компанія замовник вибирає концепцію рішення, а на другому – цінову пропозицію.

Правила підготовки тендеру

Як і будь-який бізнес-процес, тендер має свої правила підготовки та проведення.

Для того, щоб компанії-учасники тендеру змогли запропонувати вам рішення, найкращим чиномщо відповідає вашим побажанням, вам необхідно чітко і виразно пояснити їм, що ви від них хочете. Ну а щоб сам процес вибору та перегляду запропонованих рішень у вашій компанії затягнувся в часі і не перетворився на погану нескінченність переговорів та засідань, вам необхідно чітко описати критерії та терміни вибору учасників, а потім і переможця тендеру.

Перед вами стандартизований цикл роботи над проектом проведення тендеру.

1 етап. Формування всередині компанії списку завдань, що виносяться на тендер і узгодження типу організацій, що беруть у ньому участь. Ухвалення рішення про проведення тендеру.

Як показує практика, цей етап зовсім не зайвий, оскільки від того наскільки єдиним буде розуміння завдань, що виносяться на тендер, різними співробітниками компанії, залежить швидкість прийняття рішення по всіх наступних етапах робіт. Не погано також досягти взаєморозуміння з питань, якого роду і масштабу постачальників буде запрошено до участі в тендері, відкритим чи закритим він буде.

2 етап. Створення "Брифу" (Запрошення до участі).

На цьому етапі співробітник, відповідальний у компанії – замовнику за підготовку та проведення тендеру, має викласти в єдиному документі мету проекту (проведення тендеру) та вимоги до учасників змагання.

Такий бриф (Запрошення до участі) буде спрямований потенційним учасникам тендеру для розгляду.

Стандартний бриф передбачає наступний склад:

опис компанії-замовника
постановка проблеми
опис бажаного результату
вимоги до учасників тендеру
опис форми подання заявки (критерії документа)
критерії оцінки претендентів
терміни проведення тендеру

Кожна частина цієї заявки є осмисленою і функціональною частиною документа. Зрозуміло, що ваша компанія може виявитися від будь-якої з них, або кількох відразу, але це лише ускладнить ваше спілкування з потенційними постачальниками рішень.

Розберемо докладніше зміст брифа.

1. Можливо, слава вашої компанії велика і неосяжна, а може бути ви тільки ще починаєте свій шлях до вершин бізнес - олімпу, і все ж, є щось, що обов'язково знати провайдеру про вашу компанію успішної підготовкипропозиції. Історія компанії, її чисельність, сектор економіки, в якому ви працюєте, вид бізнесу та його специфічні особливості – все це буде важливим для підготовки персоніфікованої пропозиції. Звичайно в брифі немає необхідності описувати історію як кажуть «від Адама». Достатньо буде тієї інформації, яку ви зазвичай публікуєте в буклеті або брошурі про компанію. Вкажіть адресу вашого сайту, де постачальник послуг зможе отримати повніше уявлення про вашу компанію.

2. Розділ постановки проблеми повинен продемонструвати вашому адресату, що саме вас турбує, відповіді на які питання ви плануєте шукати, що не влаштовує в ситуації, що склалася. Практика показує, що цей розділ брифа неодноразово уточнюється під час наступних переговорів.

3. У цьому розділі ви повинні дати волю своєму перу. По-перше, опишіть яких змін (цілей) бажає досягти організація в результаті. По-друге, опишіть найактуальніші та термінові завдання, які хочете вирішити. Нарешті, по-третє, опишіть якісь продукти (рішення) повинні стати результатом робіт.

4. Вимоги до учасників тендеру зазвичай описують критичні для компанії параметри організації – учасника. Наприклад, для організацій, що працюють з державною таємницею, важливо, щоб постачальниками послуг для неї були російські компанії. Серед вимог може бути досвід проведення аналогічних проектів, наявність відгуків попередніх клієнтів або термін існування самої компанії – провайдера. До опису вимог варто підходить з достатньою обережністю: адже надмірно посиливши їх, ви можете зіткнутися з недостатнім вибором, як за ціною, так і за якістю пропозицій. У той же час, відсутність обмежень призведе до того, що вам буде складно зробити початковий вибір.

5. Чіткий опис форми заявки на участь у тендері покликаний полегшити подальшу роботу. Обробляти та порівнювати пропозиції, створені за єдиною схемою, істотно простіше, ніж уніфікувати збори різномастних документів. У цьому розділі компанія – замовник обговорює ті розділи, які мають фігурувати у заявці (Пропозиції) від компанії – учасниці тендеру.

6. Розділ «Критерії оцінки» викликає найбільші розбіжності у складанні документа. Справді, кажуть мені організатори тендеру, для нас важливим є розумне поєднання різних критеріїв в одній пропозиції. Так би мовити співвідношення ціна/якість. Очевидно це так. Однак якщо один із параметрів є для вас критичним (ціна, час проекту, відсутність співвиконавців, використання специфічного ПЗ) варто звернути на нього увагу ваших постачальників. Хоча б для того, що вони не виконували свідомо порожньої роботи.

7. Термін проведення тендеру можна не виділяти в окремий розділ, але вказати в брифі обов'язково. Зазвичай вказують термін оголошення тендеру, термін початку та закінчення прийому заявок, орієнтовний термін розгляду заявок.

3 етап. Вибір компаній – учасників.

Тепер після формування брифу ви можете сміливо запрошувати до участі в тендері зацікавлені організації. Зазвичай, якщо оголошується тендер ціни, то до участі запрошуються 3 -4 організації. Якщо ж заплановано проведення двоетапного «тендеру рішень», кількість учасників на першому етапі може бути від 5 до 9, а на другий етап виходять два – три учасники, які підготували найцікавіші пропозиції.

Як визначити склад компаній – учасників для тендеру?

Існує відкритий тендер, до участі у якому ви запрошуєте усі організації, які відповідають вимогам. Відкритий тендер оголошують через спеціалізовані ЗМІ, Інтернет-сайти або професійні спільноти. Такий вид проведення тендерів мають використати, наприклад, державні організації.

Закритий тендер передбачає запрошення учасників компанією-організатором. Для запрошення до участі у першому етапі компанії учасниці відбираються за значимими для організатора критеріями. Наприклад, це може бути досвід проведення подібних робіт, відгуки партерів, матеріали відкритої преси, сайти компаній в Інтернеті, участь їх у рейтингах, професійних виставках, конференціях та ін. У цьому випадку ви самі на підставі ваших критеріїв надсилаєте персональне запрошення взяти участь у тендері тієї чи іншої компанії. Імена учасників тендеру не афішуються.

Тепер, оголосивши про початок тендеру, ви з нетерпінням чекаєте на отримання початкових заявок.

4 етап. Уточнення позицій.

На цьому етапі робіт компанії, які подали початкові заявки на участь у тендері, звертатимуться до вас за додатковою інформацією. Уточнювати ваше бачення проблеми та бажані шляхи її вирішення. Для того, щоб остаточні пропозиції учасників виглядали не тільки персоналізованими, але й осмисленими, вам потрібно витратити на обговорення деяку кількість часу. Ось тут ви і згадаєте про розумне обмеження числа учасників тендеру, про яке писалося вище. У тому випадку, коли тендер намічено двох етапів після розгляду попередньої заявки, компанії, що вийшли у другий тур, готують підсумкові документи.

5 етап. Презентація підсумкових пропозицій.

У такий відповідальний момент сухим документом не обійтися фіналістів конкурсу запрошують на зустріч організатор. Саме на цій зустрічі, презентуючи своє рішення, представники провайдера і мають можливість переконати вас у тому, що їхнє рішення єдине правильне.

І якщо роботи на попередніх етапах могли проводитися силами одного двох співробітників відповідного підрозділу, то на підсумкову презентацію запрошуються керівники тих підрозділів, які виступатимуть у вас внутрішніми замовниками за проектом.

6 етап. Остаточний відбір.

Після проведення презентацій та уважного вивчення отриманої пропозиції відповідальні керівники вашої компанії колегіально приймають рішення про вибір того чи іншого постачальника. У деяких компаніях це рішення приймається на нараді за допомогою усного обговорення та уточнення думки внутрішніх замовників. В інших формальних випадках, створюється рейтингова таблиця, де за допомогою методу середньозваженого коефіцієнта визначається підсумковий бал кожного учасника тендера.

7 етап. Оголошення переможців.

Це, безперечно, найприємніший і хвилюючий етап для всіх учасників. На жаль, у російській практиці часто виявляється, що компанії, які не виграли тендер, дізнаються про його завершення, коли їх конкурент вже на всю роботу над проектом. Погодьтеся, така поведінка не прикрашає Замовника. Хорошим тоном вважається на загальних зборах або через ЗМІ (при відкритому тендері) або в персональному порядку (якщо тендер був закритий) оповістити всіх учасників про завершення робіт та вибір остаточного постачальника рішень.

Як ви бачите, робота над тендером не становить непереборних проблем з погляду організації. Головна складність у цьому полягає саме у усвідомленні замовником вирішуваної проблеми та виборі адекватного рішення. І якщо ви хочете знайти найекономічніше рішення вашого завдання, то, напевно, варто говорити лише про порівняння цін на однакові послуги.

Специфіка тендерів на службі персоналу.

Відділ персоналу має власну специфіку роботи, зокрема й у організації та проведенні тендерів. Як показує практика, сьогоднішні HR директори найчастіше проводять тендери серед організацій, що пропонують корпоративне навчання.

Однак зважити та оцінити тренера чи якість навчальної програми важко на підставі формальних ознак або тим більше на основі єдиної презентації. В цьому випадку істотну рольграє суб'єктивний чинник. У оціночних таблицях його зазвичай виводять у графу «особисте враження».

З погляду Олени Рудавіної, директора з персоналу ФГУП Видавництво«Освіта», тендер обґрунтовано проводити при поєднанні наступних умов:

наявності чіткого ТЗ на послугу
наявності бюджету на проект
складності вибору між кількома компаніями – провайдерами

А головною проблемоюзалишається, те, що компанії, що беруть участь у тендерах, схильні відмовлятися від об'єктивності і намагатися не стільки знайти точки дотику із замовником, скільки догодити йому. Іншими словами, не так демонструють свої справжні можливості, як підлаштовуються за бажанням замовника. Часто це заважає реальному досягненню мети.

«Думаю, схема тендера малоефективна лише стосовно кадрових агентств. У решті випадків найму сторонніх компаній постачальників (кеттерингова компанію, страховики, фахівці з консалтингу, аніматори тощо) використання тендеру цілком обгрунтовано. До речі, вибираючи компанію для аутсорсингу деяких HR функцій, також можна влаштувати тендер. Але одна умова залишається незмінною - чітке розуміння своєї потреби», - зазначає Олена Рудавіна.

Слід вивчити велику кількість правил, знання яких надалі знадобляться всім бажаючим взяти участь в аукціоні. Здебільшого правила проведення тендеру роз'яснюють консультанти з боку організатора. Зв'язатися з ними можна за телефонами, які вказуються в тендерній документації.

Порядок організації аукціону

До загальним положеннямщодо організації таких заходів насамперед належить те, що брати у них участь мають право приватні підприємці та юридичні люди незалежно від громадянства. Однак якщо в угоді бере участь компанія з іншої країни, то складання та підписання кінцевої документації після завершення аукціону на території Росії має проводитись відповідно до законів РФ.

Для участі необхідно подати заявку, оформлену російською мовою за формою, що додається до тендерної документації. Подаючи заявку на участь в аукціоні, заявник підтверджує, що він ознайомлений з правилами участі у цих заходах та зобов'язується їх дотримуватись. Якщо в процесі конкурсу учасник відхиляється від встановленого порядку, то він усувається від участі, та його пропозиції не розглядатимуться у підведенні підсумків.

Обов'язки та права тендерної комісії (організатора аукціону)

Робота комісії повинна ґрунтуватися на статуті підприємства, Цивільному кодексі та Конституції РФ. Крім цього, відповідальний за організацію конкурсу зобов'язаний діяти відповідно до регламенту «Про організацію та проведення тендерних та конкурсних заходів».

До основних функцій комісії входять:

складання документів;
оповіщення про початок аукціону всіх учасників тендеру;
збирання заявок від потенційних учасників;
розгляд питань від конкурсантів, які подали заявки щодо майбутнього регламенту заходу;
кваліфікація учасників виходячи з наданої тендерної та іншої документації;
аналіз та оцінювання пропозицій;
підбиття підсумків тендеру та оголошення переможця.

Організатор торгів має право самостійно приймати рішення щодо продовження терміну, протягом якого компанії можуть подавати заявки на участь в аукціоні. У разі потреби комісія з тендерів може у будь-який момент вимагати в учасників роз'яснення будь-якої інформації у наданих документах чи виправлення неточних формулюваньвиявлені в них. Якщо учасник відмовляється виконувати прохання організатора, він усувається від торгів.

Також варто знати, що організатор не зобов'язаний відшкодовувати учасникам торгів будь-які матеріальні витрати, понесені ними в ході тендерних заходів і має право відхиляти заявки без пояснень.

Правила складання та надання кваліфікаційних документів

До правил проведення тендерів входить правильне оформлення та надання організатору всієї необхідної документації та пропозицій. Усі кваліфікаційні документи та пропозиції мають бути передані секретареві комісії у двох конвертах, до яких додається опис вкладень, відштампованих штампом компанії та підписаних її власником. Обидва запечатані конверти розкриваються лише представником у присутності власника підприємства або його довіреної особи, після чого вкладення звіряються зі списком документації, необхідної для участі.

У разі, якщо список документів неповний чи відповідає регламенту конкурсу, секретар тендерної комісії зобов'язаний відмовити заявникові і повернути йому конверти.

Кваліфікація учасників аукціону

Усі вимоги, які можуть бути пред'явлені до учасників торгів, містяться у кваліфікаційних документах або будь-яких інших паперах, що стосуються залучення пропозицій щодо аукціону. Оцінювати претендентів має організаційна комісія. Цей процес обов'язково ґрунтується на аналізі тендерних документів. Оцінювання та підбиття підсумків виконується без присутності учасників.

Підбиття підсумків торгів та визначення переможця

Переможцем тендерних заходів стає конкурсант, який, на думку організатора, зміг надати найкращу пропозицію щодо предмета торгів. Найкраща пропозиція повинна відповідати сукупності наступних параметрів:

ціна;
кваліфікація;
графік робіт та проведення платежів.

Іноді для ухвалення остаточного рішення організатор торгів може вимагати в охочих взяти додаткову інформацію. Якщо після оголошення підсумків аукціону буде виявлено будь-які невідповідності або приховані факти, що суперечать правилам, то переможець знімається з участі у торгах. Нового переможця буде визначено протягом п'яти робочих днів.

Якщо конкурсанта тендерного заходу не задовольняє рішення організатора щодо вибору переможця, він має право звернутися до керівника компанії та написати на його ім'я відповідну заяву.

Зміна вимог до проведення аукціону та скасування торгів

Будь-яка компанія може протягом двотижневого терміну після подання заявки на

Участь у держзакупівлях набуває все більшої популярності. Великі компанії, малий та середній бізнес, індивідуальні підприємці, фізичні особи стають постачальниками держзакупівель У держзакупівлях беруть участь замовник та постачальники. Замовником є федеральне та муніципальна установа, що набуває для своїх потреб товари, роботи чи послуги коштом, що виділяються з держбюджету. Постачальником можна стати, вигравши тендер. Тендер - це електронна процедура вибору постачальника товару (послуги) чи виконавця. З допущених до процедури вибору постачальників перемагає той, хто запропонує найменшу ціну.

Тендери прийшли в російську практику держзакупівель та муніципальних закупівель зі світової торгівлі, де були розроблені чіткі правила та процедури. Як конкурсні процедури тендери зручні державі для контролю бюджетних коштів. Вони дозволяють чиновникам прозвітувати перед державою, чому був обраний той чи інший постачальник товарів чи послуг. Система тендерів була задумана для того, щоб виключити змову замовника та постачальника та забезпечити конкурентне середовище – основу ринкових відносин.

Які вигоди отримує постачальник? Переможець тендеру набуває замовлення із гарантованим розміром оплати. Перемогти у тендері – значить стати лідером у своєму сегменті ринку, забезпечити стійке зростання компанії. Участь та перемога у тендері для виробників та постачальників - це імпульс до подальшого розвиткубізнесу, адже компанія отримує велике замовлення на свою продукцію, яке може обчислюватися кількома мільйонами рублів.

Державні закупівлі проводяться відповідно до Федеральним законом№44-ФЗ. Державні корпорації, суб'єкти природних монополій, господарські товариства з державною участю у розмірі понад 50%, а також деякі інші організації зобов'язані виробляти закупівлі відповідно до Федерального закону № 223-ФЗ. Ці закупівлі теж зараховують до розряду державних, інколи їх називають корпоративними закупівлями.

Усі закупівлі відповідно до законів 44-ФЗ та 223-ФЗ публікуються у відкритій Єдиній інформаційній системі (ЄІС).

Інструкція для постачальника

Як підготуватися

Пакет документів на участь у держзакупівлях формується приблизно 20 днів. Термін, відведений для подання учасниками заявок буває ще менше. Для підготовки краще заздалегідь розробити план заходів щодо участі компанії у закупівлях, встановити терміни їх проведення та коло відповідальних осіб. Розібратися в питанні допоможе вивчення документації кількох закупівель, що цікавлять, публікованих у відкритій Єдиній інформаційній системі (ЄІС).

КРОК 1. Вивчення 44-ФЗ

Скажімо одразу – 44-ФЗ легким для вивчення законом не назвеш, та все ж таки необхідно докласти зусиль та уважно вивчити прописану 44-ФЗ процедуру вибору постачальника – це своєрідний алгоритм того, що, у які терміни та яким чином необхідно робити учаснику держзакупівель.

КРОК 2. Вибір електронного майданчика

Необхідно вибрати електронний майданчик для участі в електронному аукціоні із 8 електронних торгових майданчиків, відібраних урядом РФ для проведення електронних аукціонів. До шести операторів електронних майданчиків, що працюють на сьогоднішній день, додадуться з 1 жовтня 2018 р. електронні майданчики «ПЕК - Торг» та «Електронний торговий майданчик ДПБ». У перелік електронних майданчиків входять:

1.АТ «Агентство з державного замовлення Республіки Татарстан»;
2.АТ «Єдиний електронний торговий майданчик»;
3.АТ «Російський аукціонний дім»;
4.АТ «ПЕК - Торг»;
5.АТ "Електронні торгові системи";
6.ЗАТ «Сбербанк - Автоматизована систематоргів»;
7.ТОВ «РТС - тендер»; ТОВ "Електронний торговий майданчик ДПБ";
8. ЗАТ «Автоматизована система торгів державного оборонного замовлення» – спеціальний майданчик для держзамовлення.

КРОК 3. Отримання електронно-цифрового підпису

Електронний цифровий підпис дозволяє присвоїти електронному документуюридичний статус, рівноцінний юридичного статусузвичайного документа, на якому стоїть підпис уповноваженої особи та печатка організації.

Процедура отримання електронно-цифрового підпису (ЕЦП) здійснюється в одному з авторизованих центрів, що посвідчують, що входять у простір довіри обраного майданчика. Вона займає від 2 до 5 робочих днів. Список центрів, що засвідчують, можна дізнатися на сайті обраної електронного майданчика. В офісі центру, що посвідчує, необхідно буде отримувати сертифікат, тому вибір повинен бути зроблений на користь сусіднього центру, що посвідчує.

Сертифікати ЕП, отримані в Авторизованих посвідчувальних центрах, підходять для використання на всіх Електронних торгових майданчиках, відібраних з метою проведення електронних аукціонів для державних та муніципальних потреб, а також на майданчиках, що працюють у рамках закону № 223 ФЗ про закупівлю державних корпорацій та природних монополій.

Ви можете зв'язатися з call-центом Асоціації електронних торгових майданчиків для пошуку найближчої точки видачі ЕЦП.

Для цього Вам необхідно заповнити реєстраційну картку або зателефонувати на федеральний багатоканальний телефон 8-800-2000-100.

КРОК 4. Підготовка документів

Учасник надсилає оператору ЕТП інформацію, зазначену у ч. 2 ст. 61 44-ФЗ, а саме:

Для фізичних осіб:заяву, яка формується в електронному вигляді; 1-20 сторінки паспорта (тільки для фізосіб); Адреса електронної пошти.

Індивідуальні підприємцідодатково до цього надають: копію витягу з Єдиного державного реєстру (вона має бути отримана не раніше ніж за 6 місяців до моменту подання запиту); ІПН; довіреність на отримання реєстрації та здійснення дій, якщо від імені учасника закупівлі діє інша особа.

Для юридичного лиця додатково до всіх попередніх пунктів: копії установчих документів (статут чи договір залежно від організаційно-правової форми); копії документів, що підтверджують повноваження особи (рішення про призначення керівника на посаду); рішення про схвалення та вчинення угод із зазначенням її максимальної суми.

Необхідні документи мають бути переведені до електронного формату (відскановані). До них майданчики встановлюють певні вимоги: обсяг до 12 мегабайт; допустимі формати —.doc,.docx,.pdf,.txt,.rtf,.zip,.rar, xls, xlsx, xps, jpeg,.jpg,.gif,.png.

КРОК 5. Встановлення необхідного програмного забезпечення

Установка може бути виконана як самотужки, так і силами фахівців центру, що посвідчує.

Для успішного проходження процедури реєстрації необхідно настроїти персональний комп'ютер. Алгоритм налаштування простий:
1.Встановити Internet Explorer 11 або вище.
2.Завантажити та запустити Програму для налаштування коректної роботи на ЕТП.
3. Встановити будь-який із криптопровайдерів: Крипто-Про 3.6 або вище, LISSI 1.3.6, Сигнал-КОМ.
4.Встановити сертифікат електронного підпису, який видав посвідчувальний центр під час отримання ЭЦП.
5. Налаштувати ЕЦП.

КРОК 6. Акредитація на ЕТП

Процес акредитації на ЕТП безкоштовний за наявності сертифіката ЕЦП, отриманого в акредитованому центрі, що посвідчує. Якщо постачальник серйозно має намір заробляти на держконтрактах, доцільно акредитуватися на всіх ЕТП. Це з тим, що закупівлі не дублюються. Аукціон може бути проведений тільки на одному майданчику. Щоб подавати заявки на участь у закупівлі, потрібно отримати допуск саме до тієї ЕТП, на якій вона проводиться.

Термін розгляду заяви на акредитацію не перевищує п'ять робочих днів. При прийнятті оператором електронного майданчика рішення про відмову в акредитації - учасник розміщення замовлення, після усунення зазначених зауважень, має право знову направити заяву на акредитацію. Акредитація надається на три роки.

КРОК 7. Пошук торгів та подання заявки

Закупівлі за №44-ФЗ розміщені на нашому сайті. За допомогою сервісу «Розширений пошук» можна знайти тендери, що цікавлять, за такими критеріями, як регіон поставки, діапазон початкової ціни заявки, найменування замовника. Важливо уважно вивчити вимоги закупівельної документації та коректно подати заявку.

КРОК 8. Внесення забезпечення

Закон про контрактну систему (ст.44 № 44-ФЗ) зобов'язує замовника встановлювати розмір забезпечення заявок під час проведення аукціонів. Ці кошти підтверджують серйозність наміру брати участь у процедурі та укласти контракт. Учасник перераховує їх на свій особовий рахунок, який відкриває одночасно з акредитацією на електронній торговому майданчику(ЕТП).

Забезпечення заявок поменшало. А у закупівлі до 1 млн руб. його може зовсім не бути. У закупівлях дорожче забезпечення заявки буде таким:

Від 0,5 до 1%, якщо НМЦ від 1 млн до 20 млн руб.,
. від 0,5 до 5%, якщо НМЦ від 20 млн руб.,
. 2%, якщо НМЦ від 20 млн. і діють преференції для УІВ та організацій інвалідів.

Таким чином, для участі у торгах необхідно мати потрібну сумуна майданчику. У момент надсилання пропозиції сума забезпечення блокується. Однак це не означає, що ви можете брати участь лише в одній процедурі. Учасник сам вирішує, скільки коштів у нього на рахунку. І лише їхній загальний обсяг обмежує кількість аукціонів, на які можна подати пропозиції. Головне, щоби грошей вистачило на забезпечення по кожному. Звертаємо увагу, що сума блокується, але не витрачається. Можливість користуватися заблокованими грошима відновлюється при відкликанні пропозиції, відмови у допуску до участі у закупівлі, після підбиття підсумків.

Видавати гарантії для держзакупівель можуть лише 173 банки. На сайті Мінфіну опубліковано оновлений перелік банків, які мають право видавати банківські гарантії для забезпечення заявок та виконання контрактів по 44-ФЗ.

КРОК 9. Процедура електронних торгів

Тривалість цього етапу може тривати від кількох хвилин до 48 годин. Кожен учасник повинен заздалегідь передбачити приблизну вартість своїх послуг чи товарів, до якої готовий торгуватися.

КРОК 10. Підписання контракту

Переможцем торгів стає учасник, який подав пропозицію, яка відповідає вимогам конкурсної документації та запропонувала найкращі умови.

КРОК 11. Прийом виконання контракту

Приймання виконання контракту за 44-ФЗ здійснюється згідно з правилами та термінами, зазначеними у контракті (п. 13 ст. 34 44-ФЗ). Наразі замовники зобов'язані залучати зовнішніх експертів до приймання товарів чи робіт за контрактом, укладеним відповідно до п. 25.1-25.3 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ. Якщо ви стали переможцем такої закупівлі, будьте уважні та дотримуйтесь всіх умов контракту. До дрібниць, на які замовник може не звернути увагу, щоб швидше прийняти потрібний товар, зовнішня комісія може висловити свою відмову. За результатами підписується акт приймання або складається мотивована відмова.

Які поради стануть у нагоді новачкові, який бажає брати участь у тендерах?

1. освоюйте виробництво затребуваних, соціально значущих товарів;
2. розпочинайте підготовку до участі у тендерах через вивчення законодавства щодо держзакупівель;
3. удосконалюйте свою технічну підготовку до роботи на електронних торгах;
4. підготуйте фінансове забезпечення для участі у держзакупівлях;
5. уважно вивчайте конкурсну документацію компаній-замовників;
6. правильно оформлюйте необхідні документи.

Бажаючі взяти участь у тендерах, що проводяться, у строки, вказані на сайті, для отримання тендерної документації звертаються до підрозділів-ініціаторів за контактними телефонами, зазначеними у публічному оголошенні (додаткової інформації). Для участі у тендері претендент має подати такі документи (відомості про організацію):

Заявку на участь у тендері (спочатку копія заявки для реєстрації надсилається факсом, із зазначенням структурного підрозділу, який розмістив повідомлення про проведення тендеру);

Копія свідоцтва про постановку на облік у податковому органі;

Копія виписки зі Статуту: найменування, адреса, виконавчий орган та його права;

Копія рішення про призначення виконавчого органу;

Копія ліцензії (за потреби);

Копію сертифіката стандарту якості ISO 9001 (якщо є);

Конкурсна пропозиція (копія разом із заявкою факсом).

Конкурсна пропозиція складається з двох частин:

Технічна частина:

У технічному реченні повинна міститися вичерпна інформація про товар (роботи, послуги, що виконуються), про якість продукції (відповідності ГОСТ, ТУ, СПиП та інших характеристик); відсутність будь-якої інформації з перерахованих питань розцінюватиметься як невиконання вимог технічних умов.

Комерційна частина:

Комерційна частина пропозиції повинна містити відомості про ціну предмета тендеру обов'язковою вказівкоюзагальної вартості. Тут зазначаються також умови оплати (розрахунків) та можливі знижки; обсяги та терміни поставок (виконаних робіт, послуг, що надаються); умови постачання (виконання робіт, надання послуг), віднесення витрат на доставку товару.

Тендерні комісії при ухваленні рішення керуються такими критеріями:

Ціна товару (робіт, послуг) та умови оплати (передоплата, відстрочка);

Якість товару (робіт, послуг);

Забезпеченість підприємства технічними засобами;

Наявність власних розробників та дослідницької бази у підприємства;

Фінансовий стан підприємства.

Конкурсні пропозиції мають бути дійсними протягом 30 днів після дати проведення тендеру.

Усі подані конкурсні пропозиції та включені до них документи після їх розгляду не повертаються Учасникам тендеру. Учасники тендеру, які отримали тендерну документацію, повинні звертатися з нею як з конфіденційним документом і не мають права розголошувати інформацію щодо тендеру будь-якій третій стороні без отримання на це попередньої письмової згоди Організатора тендера. Організатор залишає за собою право обрати переможцем будь-якого Учасника тендеру, у тому числі і у разі якщо запропонована учасником ціна вища, ніж у інших учасників тендеру, а також відхилити будь-яку Конкурсну пропозицію, або всі Конкурсні пропозиції без пояснення учасникам тендеру причин такого рішення. У разі якщо найнижча ціна предмета тендеру, запропонована Учасниками тендеру, перевищує розрахункову вартість Організатора, Організатор матиме право відхилити усі Конкурсні пропозиції та провести повторний тендер. Розміщення в мережі інтернет повідомлення про тендер, що проводиться, не є офертою. Усі витрати, пов'язані з підготовкою та поданням Конкурсної пропозиції, несе Учасник тендеру.

Терміни подання Конкурсних пропозицій зазначаються у публічному оголошенні, розміщеному на сайті. Конкурсні пропозиції, отримані пізніше вищезазначеного терміну, не розглядатимуться. Саме собою проведення конкурсних торгів чи тендеру є відкритим процесом. Претенденти мають можливість подати, захистити, а також обґрунтувати власні тендерні пропозиції. Однією з умов торгів є термін здачі пропозицій щодо участі у торгах. Не пізніше цього часу всі фірми (оференти), що беруть участь у торгах, подають тендер, оформлений належним чином, під розпис до тендерного комітету.

Пропозиції подаються в закритих опечатаних конвертах (часто подвійних), щоб уникнути дострокового витоку відомостей, якими можуть скористатися конкуренти. На зовнішньому конверті вказується адреса прийому пропозицій, на внутрішньому - номер тендера, його назва (мета) і дата, встановлена прийому документів. Наступний етап проведення торгів - порівняння поданих пропозицій, підбиття підсумків та визначення переможця. У призначений день і годину тендерний комітет розкриває конверти з пропозиціями, що надійшли. Процедура розкриття пакетів із пропозиціями може бути здійснена за умов гласності, у присутності всіх учасників торгів, представників засобів масової інформації. Такі торги називають голосними.

Під час проведення негласних торгів тендерні комітети розкривають пакети на закритому засіданні. Вибір переможця торгів може відбутися відразу за розкриттям і оголошенням пропозицій, що надійшли в тому випадку, коли переслідується мета вибрати пропозицію з самими низькими цінамиза інших рівних умов. Однак найчастіше для ухвалення рішення про вибір постачальника (підрядника на будівництво об'єкта) потрібен час, щоб уважно проаналізувати подані пропозиції та відібрати те з них, яке найкраще відповідає цілям торгів. Термін, протягом якого тендерні комітети вивчають та аналізують пропозиції оферентів (оферти), залежить від обсягу інформації (технічної, комерційної та ін.), яку належить проаналізувати, зазвичай – від кількох тижнів до кількох місяців. Рішення тендерного комітету про вибір переможця торгів може бути гласним, а може бути закритим. У першому випадку це рішення повідомляється всім учасникам торгів, а також через засоби інформації.

У другому випадку рішення про передачу замовлення повідомляється переможцю у конфіденційній формі. Оферент, який виграв торги, відповідно до їх умов, як правило, вносить другу гарантійну заставу. Його величина зазвичай становить від 5 до 10% вартості замовлення. Після виконання замовлення гарантійна застава повертається.

З переможцями торгів підписується контракт, у якому обумовлюються всі необхідні умови. Контракти набирають чинності після схвалення урядовими службами. Укладання угоди за результатами торгів може здійснюватися шляхом прийняття пропозиції (акцепту) без подальшого підписання договору обома сторонами.

Стандартизований цикл роботи над проектом проведення тендеру.

2 етап. Створення "Брифу" (Запрошення до участі).

Такий бриф (Запрошення до участі) буде спрямований потенційним учасникам тендеру для розгляду.

Стандартний бриф передбачає наступний склад:

Опис компанії-замовника

Постановка проблеми

Опис бажаного результату

Вимоги до учасників тендеру

Опис форми подання заявки (критерії документа)

Критерії оцінки претендентів

Термін проведення тендеру

3 етап. Вибір компаній – учасників.

Тепер після формування брифу ви можете сміливо запрошувати до участі в тендері зацікавлені організації. Зазвичай, якщо оголошується тендер ціни, то до участі запрошуються 3 -4 організації. Якщо ж заплановано проведення двоетапного «тендеру рішень», то кількість учасників на першому етапі може бути від 5 до 9, а на другий етап виходять два – три учасники, які підготували найцікавіші пропозиції.

Як же визначити склад компаній – учасників для тендеру?

4 етап. Уточнення позицій.

У тому випадку, коли тендер намічено двох етапів після розгляду попередньої заявки, компанії, що вийшли у другий тур, готують підсумкові документи.

5 етап. Презентація підсумкових пропозицій.

6 етап. Остаточний відбір.

7 етап. Оголошення переможців.

Як видно, робота над тендером не становить непереборних проблем із погляду організації. Головна складність у цьому полягає саме у усвідомленні замовником вирішуваної проблеми та виборі адекватного рішення. І якщо ви хочете знайти найекономічніше рішення вашого завдання, то, напевно, варто говорити лише про порівняння цін на однакові послуги.

Популярне в рубриці: