Πράξη αποδοχής και μεταφοράς βιβλίων εργασίας: δείγμα, έντυπο και διαδικασία συμπλήρωσης. Παραλαβή και μεταφορά βιβλίων εργασίας: δείγμα πράξης

Καταρτίζεται για διαβίβαση σε άλλο υπάλληλο της υπηρεσίας προσωπικού, που ορίζεται με εντολή του διευθυντή ως υπεύθυνος για τη συντήρηση και αποθήκευση εντύπων. Στην περίπτωση αυτή, τα έγγραφα μεταφέρονται σύμφωνα με την πράξη σύμφωνα με το βιβλίο καταγραφής κίνησης βιβλίων. Υποδεικνύει τη λίστα των εγγράφων που πρόκειται να μεταφερθούν και περιλαμβάνει επίσης πληροφορίες σχετικά με τη διαθεσιμότητα των ένθετων. Μετά από αυτό γίνεται η μεταφορά.

Πώς συντάσσεται η βεβαίωση αποδοχής; αρχεία εργασίας? Μπορείτε να δείτε ένα δείγμα εδώ:

Σχετικά με τη διαγραφή κατεστραμμένων εντύπων

Τα έντυπα και τα ένθετα που έχουν καταστραφεί κατά τη συμπλήρωση πρέπει να καταστραφούν και να συνταχθεί αντίστοιχη έκθεση. Προκειμένου να διαγραφούν κατεστραμμένα έγγραφα, ο διαχειριστής πρέπει να εκδώσει εντολή που θα εξουσιοδοτεί τη δημιουργία επιτροπής για τη διενέργεια της διαγραφής. Η συσταθείσα επιτροπή παρουσιάζεται με κατεστραμμένα έντυπα. Συντάσσεται πράξη διαγραφής βιβλίων εργασίας, δείτε το δείγμα συμπλήρωσης παρακάτω. Υποδεικνύει τους αριθμούς των βιβλίων, την ποσότητα τους και τους λόγους διαγραφής. Μετά καταστρέφονται.

Σε περίπτωση άρνησης παραλαβής τεχνικής τεκμηρίωσης

Την ημέρα της απόλυσης επιστρέφεται το βιβλίο του υπαλλήλου. Αν για κάποιο λόγο αρνηθεί να το παραλάβει, συντάσσεται έκθεση. Υπογράφεται από υπάλληλο του τμήματος HR, καθώς και από δύο μάρτυρες της άρνησης. Υποδεικνύει το πλήρες όνομα, τη θέση, τον λόγο απόλυσης του υπαλλήλου, καθώς και το γεγονός ότι του ζητήθηκε να λάβει έγγραφο από το τμήμα προσωπικού της επιχείρησης. Συνιστάται να αναφέρετε τους λόγους άρνησης λήψης και την ημερομηνία προετοιμασίας. Εχει μεγάλης σημασίαςσε περίπτωση εργατικών διαφορών.

Εάν ένας πολίτης όχι μόνο αρνείται να παραλάβει τα χαρτιά, αλλά και δεν εμφανιστεί στην επιχείρηση την ημέρα της απόλυσης, ο εργοδότης πρέπει να του στείλει μια ειδοποίηση ζητώντας του να εμφανιστεί στο τμήμα προσωπικού ή να δώσει άδεια να τα στείλει μέσω ταχυδρομείου . Σε περίπτωση άρνησης έχει δικαίωμα να συντάξει πράξη άρνησης λήψης βιβλίου εργασίας.

Σχετικά με την αποτυχία παροχής βιβλίου εργασίας

Εκδίδεται εάν νέος υπάλληλοςάρχισε να εκπληρώνει τα επαγγελματικά του καθήκοντα, εργάστηκε για μια εβδομάδα, αλλά δεν υπέβαλε το έντυπο για την επισημοποίηση της εργασιακής σχέσης στον εργοδότη.

Απαιτήσεις εγγραφής

Για την εγγραφή χρησιμοποιείται ένα έντυπο που έχει αναπτυχθεί από την εταιρεία ή ένα εγκεκριμένο έντυπο.

Πρέπει να παρέχονται οι ακόλουθες λεπτομέρειες:

• Ονομα εταιρείας;
• Ονομα;
• ημερομηνία υπογραφής και αριθμός·
• τόπος κατάρτισης·
• τίτλος;
• υπογραφή του διαχειριστή και των υπευθύνων για τη σύνταξη.

Δείγμα και κανόνες σύνταξης πράξης αποδοχής και μεταφοράς βιβλίων εργασίας

Σύμφωνα με την εργατική νομοθεσία, το βιβλίο εργασίας περιέχει πληροφορίες σχετικά με εργασιακή δραστηριότητακαι εμπειρία εργαζομένων. Ενώ ισχύει σύμβαση εργασίας, πρέπει να βρίσκονται στον εργοδότη. Δεν έχει το δικαίωμα να εκχωρήσει αυτή την ευθύνη σε ξένο λόγω της άμεσης ένδειξης αυτού κανονιστικές νομικές πράξεις, συγκεκριμένα στην ρήτρα 45 των Κανόνων για τη διατήρηση και αποθήκευση βιβλίων εργασίας, που εγκρίθηκαν με Διάταγμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 16ης Απριλίου 2003 αριθ. 225 (εφεξής οι Κανόνες). Περισσότερο λεπτομερείς πληροφορίεςσχετικά με την εγγραφή αρχείων εργασίας δίνεται στο άρθρο "Δείγμα συμπλήρωσης αρχείου καταγραφής εργασιών - λήψη."

Δεδομένου ότι τα βιβλία εργασίας είναι πολύτιμα έγγραφα, το άτομο που είναι εξουσιοδοτημένο να συνεργαστεί μαζί τους ορίζεται με την κατάλληλη εντολή ή κανονισμό εξουσιοδοτημένο φορέα. Κατά κανόνα, ένα τέτοιο άτομο είναι υπάλληλος προσωπικού. Σε περιπτώσεις που ο υπεύθυνος αλλάξει, για παράδειγμα, παραιτηθεί, υποχρεούται να μεταφέρει τα βιβλία εργασίας που του εμπιστεύονται στον νεοδιοριζόμενο υπάλληλο. Σε αυτή την περίπτωση, αυτό πρέπει να γίνει αυστηρά σύμφωνα με το πιστοποιητικό αποδοχής.

Η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας δεν περιέχει ανεπτυγμένο δείγμα πράξης αποδοχής και μεταφοράς βιβλίων εργασίας, επομένως ένα τέτοιο έγγραφο συντάσσεται από τον εργοδότη σε ελεύθερη μορφή. Όμως, παρά την αυθαίρετη μορφή, η πράξη μεταφοράς βιβλίων εργασίας πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες:

• στοιχεία του εργοδότη οργανισμού, όπως όνομα, διεύθυνση και άλλα·
• ημερομηνία και τόπος σύνταξης της πράξης·
• θέσεις και ονόματα των προσώπων που υπογράφουν το έγγραφο·
• πληροφορίες σχετικά με βιβλία εργασίας που υπόκεινται σε μεταφορά (κατά κανόνα, είναι πιο βολικό να εμφανίζονται σε μορφή πίνακα).

Πώς να συντάξετε σωστά μια πράξη: κατεβάστε ένα δείγμα

Η πράξη αποδοχής και μεταφοράς βιβλίων εργασίας συντάσσεται σε έντυπη μορφή, συνήθως σε ένα μόνο αντίτυπο.

Στο επάνω μέρος του φύλλου πρέπει να αναφέρετε το όνομα του οργανισμού και το όνομα του εγγράφου με αύξοντα αριθμό. Η παρακάτω γραμμή δείχνει την ημερομηνία και τον τόπο σύνταξης της πράξης. Αυτή είναι η λεγόμενη κεφαλίδα εγγράφου.

Πλέον σημαντικό σημείοπράξη είναι μια λίστα μεταβιβασθέντων βιβλίων. Μπορούν να παρατίθενται σε μια λίστα, αλλά τις περισσότερες φορές συντάσσεται ένας πίνακας, ο οποίος περιλαμβάνει τις ακόλουθες στήλες:

1. Πλήρες όνομα των κατόχων των αρχείων εργασίας.
2. Σειρά και αριθμός βιβλίων εργασίας.
3. Σημειώσεις, όπου, για παράδειγμα, μπορεί να αναφέρεται ο αριθμός των ενθέτων για το βιβλίο εργασίας.

Πρέπει να διευκρινιστεί σύνολομεταβιβάστηκαν βιβλία εργασίας.

Επίσης, στην πράξη της μεταφοράς βιβλίων εργασίας, είναι απαραίτητο να αντικατοπτρίζεται ο πραγματικός αριθμός των κενών εντύπων που διαθέτει ο εργοδότης, καθώς τα έντυπα αρχείου εργασίας, σύμφωνα με την ρήτρα 41 των Κανόνων, υπόκεινται επίσης σε λογιστική στον οργανισμό.

Το τελευταίο μέρος του εγγράφου είναι οι υπογραφές των προσώπων που μεταφέρουν και αποδέχονται βιβλία εργασίας. Πρέπει επίσης να αναφέρετε τις θέσεις και τα επώνυμά τους.

Μπορείτε να κατεβάσετε ένα δείγμα πράξης μεταφοράς αρχείων εργασίας από τον σύνδεσμο: Δείγμα πράξης αποδοχής και μεταφοράς βιβλίων εργασίας και ένθετων για αυτά.

Κατά τη σύνταξη πράξης μεταφοράς βιβλίων εργασίας, είναι απαραίτητο να τηρούνται όλες οι τυπικές απαιτήσεις, όπως η ένδειξη της ημερομηνίας, του τόπου, των θέσεων και των ονομάτων των υπαλλήλων που υπογράφουν την πράξη. Είναι πολύ σημαντικό να ελέγξετε ότι ο πραγματικός αριθμός των εγγράφων που μεταφέρονται αντιστοιχεί στα δεδομένα που καθορίζονται στην πράξη, καθώς ο νέος υπάλληλος θα είναι υπεύθυνος για την απουσία βιβλίου εργασίας μετά την υπογραφή του εγγράφου.

Η επιχείρηση ρυθμίζεται από το νόμο. Ο εργοδότης πρέπει να διασφαλίζει την ασφάλεια αυτών των εγγράφων. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητος ο περιοδικός έλεγχος των βιβλίων εργασίας, ειδικά όταν υπάρχει αλλαγή στο πρόσωπο που ορίζεται υπεύθυνος για την τήρησή τους.

Πότε συντάσσεται η πράξη μεταφοράς βιβλίων εργασίας;

Τυχόν μεταφορά βιβλίων εργασίας πρέπει να τεκμηριώνεται ώστε ο εργοδότης να μπορεί να παρέχει πληροφορίες για τη μετακίνησή τους ανά πάσα στιγμή. Μια αναφορά μεταφοράς συντάσσεται όταν μετακινείται μεγάλος αριθμός βιβλίων. Αυτό μπορεί να συμβαίνει στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• Αλλαγή ατόμου στο οποίο έχει ανατεθεί η ευθύνη για τη διατήρηση και την καταγραφή αυτών των εγγράφων στον οργανισμό.
• Αναδιοργάνωση νομική οντότητα, στην περίπτωση που μια νέα επιχείρηση αποχωρίζεται ή η μία απορροφά την άλλη.
• Μεταφορά μέρους των αρχείων εργασίας σε ξεχωριστές δομικές μονάδες κ.λπ.

Με άλλα λόγια, κάθε μεταβίβαση βιβλίων, με εξαίρεση την προσωρινή παράδοση στον ιδιοκτήτη, πρέπει να επισημοποιείται με πράξη.

Ποιος συντάσσει την πράξη

Η πράξη πρέπει να συνταχθεί από επιτροπή, η οποία πρέπει να αποτελείται από τρία ή περισσότερα άτομα. Διορίζεται με εντολή του οργανισμού.

Το άτομο που διαβιβάζει τα έντυπα και το άτομο που τα παραλαμβάνει δεν θα πρέπει να περιλαμβάνεται στην επιτροπή.

Η επιτροπή διορίζει έναν πρόεδρο που επιβλέπει τη μεταφορά των αρχείων εργασίας.

Στο τέλος της πράξης, όλα τα μέλη της επιτροπής πρέπει να βάλουν την υπογραφή τους.

Η πράξη εγκρίνεται από τον επικεφαλής της επιχείρησης. Εάν τα βιβλία μεταφέρονται από έναν οργανισμό στον άλλο, τότε ο επικεφαλής οποιουδήποτε από αυτούς μπορεί να εγκρίνει την πράξη.

Πράξη αποδοχής και μεταφοράς βιβλίων εργασίας: δείγμα

Μπορείτε να κατεβάσετε το ολοκληρωμένο δείγμα πράξης παρακάτω. Τώρα θα σας πούμε για τη διαδικασία και τους κανόνες για τη συμπλήρωση αυτού του εγγράφου.

Διαδικασία πλήρωσης

Το έντυπο για την πράξη αποδοχής και μεταφοράς βιβλίων εργασίας δεν έχει εγκριθεί σε νομοθετικό επίπεδο, επομένως ο οργανισμός μπορεί να το αναπτύξει ανεξάρτητα. Στην τρέχουσα πρακτική διαχείριση αρχείων προσωπικούη έκθεση ελέγχου του αρχείου εργασίας περιέχει τις ακόλουθες λεπτομέρειες και πληροφορίες:

• Πλήρες όνομα του οργανισμού. Η πράξη μπορεί να συνταχθεί στο επίσημο επιστολόχαρτο της εταιρείας.
• Ημερομηνία και τόπος προετοιμασίας του εγγράφου.
• Στη δεξιά γωνία τοποθετείται σφραγίδα έγκρισης. Εάν ένα νομικό πρόσωπο έχει σφραγίδα, τότε υπογράφεται από τον επικεφαλής.
• Σύνθεση της επιτροπής και λόγος μεταφοράς των φακέλων εργασίας.
• Πληροφορίες για μεταφερόμενα βιβλία. Αυτό είναι το πιο σημαντικό τμήμα της πράξης. Για ευκολία αντίληψης των πληροφοριών, καταρτίζεται ένας πίνακας στον οποίο εισάγονται τα ακόλουθα δεδομένα: πλήρες όνομα του κατόχου του βιβλίου, σειρά και αριθμός του, ειδικά σήματα (για παράδειγμα, ένα βιβλίο που δεν έχει ζητηθεί ή παραδόθηκε στον ιδιοκτήτη). Τα ένθετα υποδεικνύονται ξεχωριστά.
• Συνολικός αριθμός βιβλίων.
• Υπογραφές υπαλλήλων που εμπλέκονται στη μεταφορά: μέλη της επιτροπής και υπάλληλοι που παραδίδουν και δέχονται εργασία.

Η πράξη μπορεί επίσης να περιλαμβάνει πληροφορίες για υπαλλήλους που εργάζονται με μερική απασχόληση, για τους οποίους δεν τηρείται βιβλίο, καθώς και για την παρουσία κενών εντύπων και ενθέτων.

Η πράξη συντάσσεται σε 2 αντίτυπα, τα οποία φυλάσσονται από τους μεταβιβάζοντες και παραλήπτες.

Κανόνες σύνταξης

Κατά τη σύνταξη της πράξης πρέπει να τηρούνται οι ακόλουθοι κανόνες γραφείου:

• Η πράξη συντάσσεται γραπτώς, συμπληρώνεται σε υπολογιστή ή γράφεται με το χέρι.
• Το έγγραφο δεν πρέπει να περιέχει σβησίματα ή διορθώσεις. Το χειρόγραφο περιεχόμενο πρέπει να είναι πλήρως ευανάγνωστο.
• Όλες οι υπογραφές πρέπει να τίθενται προσωπικά από τους ιδιοκτήτες τους.
• Εάν υπάρχουν περισσότερα από ένα φύλλα στην πράξη, τότε όλες οι σελίδες είναι αριθμημένες και ραμμένες.

Εάν η πράξη συνταχθεί κατά παράβαση των απαιτήσεων, τότε δεν θα έχει ισχύ νομίμου εγγράφου.

Κατά τη μετακίνηση εργαζομένων από έναν εργοδότη σε άλλον ή κατά την αλλαγή των υπευθύνων για τη συντήρησή τους, συντάσσεται πράξη μεταφοράς βιβλίων εργασίας. Μπορείτε να κατεβάσετε το δείγμα από τον παρακάτω σύνδεσμο ή να το συνθέσετε μόνοι σας. Ταυτόχρονα όμως πρέπει να περιέχει πληροφορίες για τα βιβλία που μεταβιβάζονται και τα πρόσωπα που εμπλέκονται στη μεταβίβαση.

Η πράξη μεταφοράς του βιβλίου εργασίας είναι ένα αναντικατάστατο έγγραφο. Η λογιστική και η ασφάλεια των εγγράφων είναι ευθύνη του εργοδότη. Αυτό κατοχυρώνεται στο νόμο. Τι αναγράφεται στην πράξη αποδοχής και μεταφοράς του βιβλίου εργασίας;

Εάν το θέμα αφορά την υπηρεσία προσωπικού, πρέπει να συνταχθεί πράξη μεταφοράς φακέλων εργασίας. Το έγγραφο παρέχει μια λίστα αυστηρών εντύπων αναφοράς και ένθετα για αυτά. Στην πράξη αποδοχής και μεταφοράς του βιβλίου εργασίας πρέπει να αναφέρονται τα υπεύθυνα πρόσωπα: ο υποβάλλων τα έγγραφα και ο παραλήπτης. Η διαδικασία παράδοσης πραγματοποιείται παρουσία ειδικής προμήθειας, τα αποτελέσματα αποτυπώνονται στην πράξη αποδοχής και μεταφοράς του βιβλίου εργασίας στον εργαζόμενο.

Δείγμα πράξης μεταφοράς βιβλίου εργασίας

Ο νομοθέτης δεν υποδεικνύει σαφώς την ανάγκη κατάρτισης πράξης μεταφοράς του βιβλίου εργασίας εντός της επιχείρησης. Όμως, με βάση τη σκοπιμότητα της εκδήλωσης, ο διαχειριστής έχει το δικαίωμα να εκδώσει ένα τοπικό έγγραφο που νομιμοποιεί μια τέτοια ανάγκη. Θα μπορούσε να είναι εντολή ή οδηγία από την υπηρεσία προσωπικού. Ορίζεται μια επιτροπή που θα ελέγξει τα αρχεία καταγραφής του εργατικού κινήματος, θα επαληθεύσει την ακρίβεια των δεδομένων και θα μετρήσει τον αριθμό των εγγράφων.

Με βάση τα αποτελέσματα της επιθεώρησης, συντάσσεται πράξη μεταφοράς του βιβλίου εργασίας στον υπάλληλο, ο οποίος είναι πλέον υπεύθυνος για την ασφάλεια και τη λογιστική των εγγράφων που του έχουν ανατεθεί (σύμφωνα με την παραγγελία).

Η πράξη αποδοχής και μεταφοράς του βιβλίου εργασίας πρέπει να ολοκληρωθεί παρουσία της επιτροπής. Θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Το πρόσωπο που διαβιβάζει τα έγγραφα είναι υπάλληλος προσωπικού ή άλλο υπεύθυνο πρόσωπο.
• Αποδοχή αυστηρών εντύπων αναφοράς.
• Νομικός σύμβουλος του οργανισμού.
• Αναπληρωτής επικεφαλής (ένας από αυτούς).
• Προϊστάμενος ΥΕ (αν υπάρχει ξεχωριστό τμήμα).

Μετά την ολοκλήρωση της συμπλήρωσης του δείγματος πράξης μεταφοράς του βιβλίου εργασίας, όλα τα μέλη της επιτροπής πιστοποιούν το έγγραφο με προσωπική υπογραφή, επιβεβαιώνοντας τη συνάφεια των καθορισμένων δεδομένων.

Παρά το γεγονός ότι ο νομοθέτης επιτρέπει τη σύνταξη πράξης μεταφοράς ενός βιβλίου εργασίας σε ελεύθερη μορφή, είναι απαραίτητο να αναφέρετε σε αυτό όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη μεταφερόμενη τεκμηρίωση. Είναι βολικό να συστηματοποιούνται τα δεδομένα σε μορφή πίνακα, υποδεικνύοντας τα ακόλουθα σημεία:

• Η πράξη αποδοχής και μεταφοράς του βιβλίου εργασίας στον εργαζόμενο πρέπει να περιέχει αύξοντα αριθμό.
• ΠΛΗΡΕΣ ΟΝΟΜΑ. Για κάθε εργαζόμενο του οποίου το βιβλιάριο εργασίας φυλάσσεται και θα παραδοθεί στον υπεύθυνο, πρέπει να αναφέρεται η θέση του υπαλλήλου.
• Ο αριθμός βιβλίου, η σειρά, η διαθεσιμότητα και ο αριθμός των ένθετων πρέπει να αναφέρονται στην πράξη αποδοχής και μεταφοράς του βιβλίου εργασίας στον εργαζόμενο
• Η ημερομηνία ανοίγματος του βιβλίου (εάν είναι νέο) ή παραλήφθηκε για αποθήκευση από την υπηρεσία προσωπικού (κατά την πρόσληψη).
• Σημειώσεις – είναι απαραίτητο να αντικατοπτρίζονται δεδομένα που χαρακτηρίζουν την κατάσταση του βιβλίου αρχείων εργασίας. Για παράδειγμα ότι είναι ερειπωμένο ή ήταν αζήτητο όταν έφυγε ο υπάλληλος.

Πώς να μεταφέρετε ένα βιβλίο εργασίας σε έναν υπάλληλο χρησιμοποιώντας μια πράξη;

Σύμφωνα με το νόμο, όλα τα βιβλία εργασίας αποθηκεύονται στην υπηρεσία προσωπικού και πρέπει να παραδοθούν στον εργαζόμενο κατά τη στιγμή της απόλυσης ή της μεταφοράς του σε άλλη επιχείρηση. Ο εργοδότης μπορεί να προστατευτεί από αξιώσεις προς εργαζόμενο για μη έκδοση βιβλιαρίου εργασίας συντάσσοντας πράξη μεταβίβασης του βιβλίου εργασίας. Το έγγραφο (που συντάχθηκε σε οποιαδήποτε μορφή) αντικατοπτρίζει:

• Πληροφορίες για το χρόνο εργασίας πριν από την απόλυση (14 ημέρες).
• Η ημερομηνία παράδοσης του βιβλίου.
• Στοιχεία ότι ο εργαζόμενος δεν έχει παράπονο.
• Προσωπική υπογραφή του υπαλλήλου.

Η πράξη μεταφοράς του βιβλίου εργασίας στον υπάλληλο αποθηκεύεται στο αρχείο μαζί με την εντολή απόλυσης και άλλα έγγραφα που σχετίζονται με την υπηρεσία προσωπικού.

Εάν ένας εργαζόμενος μετακομίσει σε άλλη επιχείρηση και αυτές οι εργασιακές σχέσεις επισημοποιηθούν με μετάθεση, μπορεί να υπογραφεί πράξη αποδοχής και μεταφοράς του βιβλίου εργασίας μεταξύ των δύο διευθυντών. Το έγγραφο αντικατοπτρίζει πληροφορίες ότι το αυστηρό έντυπο αναφοράς μεταφέρεται στην επιμέλεια του παλιού εργοδότη στον νέο.

Η σωστή συντήρηση και καταγραφή των εγγράφων προσωπικού αποτελεί εγγύηση ότι ο εργοδότης όχι μόνο σέβεται τα δικαιώματα των εργαζομένων, αλλά και δεν θα αποτελέσει αντικείμενο δικαστικής αγωγής στο μέλλον. Επομένως, είναι τόσο σημαντικό να συντάξετε μια πράξη μεταφοράς αρχείων εργασίας εάν είναι απαραίτητο - την απόλυση ενός υπαλλήλου προσωπικού, μια αλλαγή ιδιοκτήτη ή μια προγραμματισμένη επιθεώρηση.

Εάν ο υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για την τήρηση, την καταγραφή και την αποθήκευση βιβλίων εργασίας αλλάξει ή αποχωρήσει, τότε θα πρέπει να συντάξετε πράξη αποδοχής και μεταφοράς. Σε αυτό το άρθρο θα δούμε πώς να το κάνουμε σωστά και θα παρέχουμε επίσης ένα δείγμα τέτοιου εγγράφου.

Σε ποιες περιπτώσεις απαιτείται πράξη αποδοχής και μεταφοράς βιβλίων εργασίας;

Τα βιβλία εργασίας, καθώς και τα ένθετα σε αυτά, είναι έγγραφα αυστηρής λογοδοσίας. Αυτά τα έγγραφα περιέχουν προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων, καθώς και πληροφορίες σχετικά με τις χρονικές περιόδους της εργασίας τους με έναν συγκεκριμένο εργοδότη. Με βάση τα στοιχεία που καθορίζονται στην έκθεση εργασίας, χορηγείται στον πολίτη σύνταξη. Από αυτή την άποψη, η καταγραφή και αποθήκευση των αρχείων εργασίας πρέπει να γίνεται σύμφωνα με τις ειδικές απαιτήσεις που ορίζονται από τους «Κανόνες διατήρησης και αποθήκευσης αρχείων εργασίας» (εφεξής οι Κανόνες).

Αυτοί οι Κανόνες καταγράφουν τα έντυπα εργασίας, τα συμπληρωμένα βιβλία και τα ένθετα για αυτά σε ειδικά περιοδικά:

1. Βιβλίο αποδείξεων και εξόδων λογιστικής εντύπων βιβλίων εργασιών, καθώς και ένθετα για αυτό.
2. Ένα βιβλίο για την καταγραφή της κίνησης των βιβλίων εργασίας, καθώς και ένθετα για αυτήν.

Υπεύθυνος για τα βιβλία εργασίας (λογιστική, συντήρηση και αποθήκευσή τους) είναι υπάλληλος που ορίζεται με εντολή του διευθυντή. Σε περίπτωση αλλαγής του υπεύθυνου θα χρειαστεί να συνταχθεί έγγραφο όπως πράξη αποδοχής και μεταφοράς βιβλίων εργασίας. Αυτή η πράξη θα επιβεβαιώσει το γεγονός ότι ένας υπάλληλος επισημοποίησε τη μεταφορά των καθορισμένων εγγράφων σε άλλον. Ταυτόχρονα, ο δεύτερος υπάλληλος έλαβε αυτά τα έγγραφα στον καθορισμένο όγκο και στην κατάλληλη μορφή.

Σπουδαίος! Όταν υπάρχει αλλαγή στον υπεύθυνο για την τήρηση και αποθήκευση αρχείων εργασίας, η μεταφορά των εγγράφων προσωπικού πραγματοποιείται σύμφωνα με το πιστοποιητικό αποδοχής.

Η διαδικασία αποδοχής εγγράφων σύμφωνα με την πράξη αποδοχής και μεταφοράς βιβλίων εργασίας

Για να μεταφερθούν σωστά αυτά τα έγγραφα σύμφωνα με το πιστοποιητικό αποδοχής, είναι απαραίτητο να συμμορφωθείτε ορισμένης τάξηςΕνέργειες:

Σπουδαίος! Στη μορφή της πράξης αποδοχής και μεταφοράς εργασίας υπάρχει μια στήλη "Σημείωση". Αυτή η στήλη περιέχει όλα τα σχόλια που ανακαλύφθηκαν κατά τη μεταφορά των εγγράφων στο πλαίσιο του πιστοποιητικού αποδοχής εργασίας. Για παράδειγμα, εάν εντοπιστεί λανθασμένη καταχώριση αρχείων ή αν εντοπιστεί ζημιά, καθώς και εάν λείπουν ένα ή περισσότερα βιβλία.

Κανόνες σύνταξης πράξης αποδοχής και μεταφοράς βιβλίων εργασίας

Η νομοθεσία δεν θεσπίζει ειδικές απαιτήσεις και κανόνες για τη σύνταξη ενός τέτοιου εγγράφου ως πράξη μεταφοράς εργασίας. Ωστόσο, ο εργοδότης έχει το δικαίωμα να αναπτύξει αυτούς τους κανόνες ανεξάρτητα και στη συνέχεια να τους εγκρίνει στα εσωτερικά έγγραφα της εταιρείας. Αυτό μπορεί να καταγραφεί στους κανονισμούς για την εργασία γραφείου ή στους κανονισμούς για τις υπηρεσίες προσωπικού. Εάν η εταιρεία του εργοδότη είναι πολύ μεγάλη με μεγάλο αριθμό εργαζομένων, μπορεί να χρειαστεί να δημιουργηθεί ειδική επιτροπή. Τότε οι Κανονισμοί θα πρέπει να προβλέπουν τα ακόλουθα:

1. Η διαδικασία δημιουργίας επιτροπής που συμμετέχει στον έλεγχο και τη μεταφορά εγγράφων. Καθορίζεται επίσης η σύνθεση μιας τέτοιας επιτροπής.
2. Η διαδικασία λειτουργίας της συσταθείσας επιτροπής. Σε αυτή την περίπτωση, καθορίζεται η διαδικασία συμφωνίας εγγράφων, καθώς και το έντυπο του πιστοποιητικού αποδοχής, το έντυπο αυτού του εγγράφου και ένα δείγμα για τη συμπλήρωση αυτού του εγγράφου.

Τρόπος σύνταξης πράξης αποδοχής μεταβίβασης βιβλίων εργασίας

Η πράξη μεταφοράς εργασίας συνήθως συντάσσεται με τη μορφή πίνακα στον οποίο καταχωρούνται οι ακόλουθες πληροφορίες:

1. Πληροφορίες για τον ιδιοκτήτη του βιβλίου εργασίας (πλήρες όνομα του υπαλλήλου).
2. Τύπος φόρμας (εργασία ή ένθετο για αυτό).
3. Σειρά και αριθμός εργασίας.

Κατά τη μεταφορά εργασίας, αυτός ο πίνακας υποδεικνύει πληροφορίες σχετικά με τα έγγραφα (τον αριθμό και τη σειρά τους). Κάτω από τον πίνακα υποδεικνύεται συνολικός αριθμόςέγγραφα του ίδιου τύπου. Μετά την ολοκλήρωση, η πράξη βεβαιώνεται από το πρόσωπο που παρέδωσε τα βιβλία σύμφωνα με το παρόν έγγραφο και το πρόσωπο που τα αποδέχτηκε με την παρούσα πράξη. Πριν από τις υπογραφές, αναγράφεται η θέση του υπογράφοντος του εγγράφου, καθώς και το αντίγραφο της υπογραφής του.

Σπουδαίος! Σε περίπτωση απώλειας βιβλίων, θα είναι κουραστικό να συντάξετε ξεχωριστή έκθεση. Θα αναφέρει τους λόγους για την έλλειψη αρχείων εργασίας. Η πράξη αυτή συμπληρώνεται από το πρόσωπο που μεταφέρει τα έγγραφα βάσει της πράξης.

Απαντήσεις σε κοινές ερωτήσεις

Ερώτηση: Για να παρουσιαστεί ο εργαζόμενος Ταμείο συντάξεωνΑπαιτείται βιβλιάριο σύνταξης. Πώς να του παραδώσετε σωστά ένα βιβλίο; Χρειάζεται να συντάξω πιστοποιητικό μεταφοράς και αποδοχής ή θα χρειαστεί να συντάξω άλλο έγγραφο;

συμπέρασμα

Έτσι, η μεταφορά εγγράφων όπως βιβλία εργασίας, καθώς και ένθετα σε αυτό, πρέπει να συνοδεύεται από τη σύνταξη ειδικού εγγράφου. Το έγγραφο αυτό είναι η πράξη αποδοχής και μεταφοράς βιβλίων εργασίας. Σύμφωνα με αυτό το έγγραφο, ένας υπάλληλος (το άτομο που απαλλάσσεται από την ευθύνη για τα βιβλία εργασίας) μεταφέρει έγγραφα προσωπικού σε έναν άλλο (το άτομο που ορίζεται υπεύθυνος για τα βιβλία εργασίας).