ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് എങ്ങനെ എഴുതാം: തരങ്ങൾ, ഡിസൈൻ നിയമങ്ങൾ, ശൈലി, ബിസിനസ് അക്ഷരങ്ങളുടെ സാമ്പിളുകൾ. ബിസിനസ് കത്ത് മാതൃക

GOST R 7.0.82013 പ്രകാരം "വിവരങ്ങൾ, ലൈബ്രറി, എന്നിവയ്ക്കായുള്ള സ്റ്റാൻഡേർഡ് സിസ്റ്റം പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നു. ഓഫീസ് ജോലിയും ആർക്കൈവിംഗും. നിബന്ധനകളും നിർവചനങ്ങളും" വിലാസക്കാരൻ എന്നത് പ്രമാണത്തിന്റെ സ്വീകർത്താവിനെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയ പ്രമാണത്തിന്റെ ആട്രിബ്യൂട്ടാണ് (ക്ലോസ് 67).

ആവശ്യമായ "സ്വീകർത്താവ്" ബിസിനസ്സ് കത്തുകളിലും ആന്തരിക വിവരങ്ങളിലും റഫറൻസ് ഡോക്യുമെന്റുകളിലും (റിപ്പോർട്ടുകളും മെമ്മോകളും പ്രസ്താവനകളും മറ്റും) ഉപയോഗിക്കുന്നു.

ആവശ്യമായ "വിലാസം" ഉൾപ്പെടുന്നു:

• വിലാസക്കാരന്റെ പേര് (കത്തിന്റെ സ്വീകർത്താവ്);
• തപാൽ വിലാസം അല്ലെങ്കിൽ ടെലിഫോൺ നമ്പർ - ഫാക്സ്, ഇ-മെയിൽ വിലാസം.

കത്തിന്റെ സ്വീകർത്താവ് ഇതായിരിക്കാം:

• ഔദ്യോഗിക / നിരവധി ഉദ്യോഗസ്ഥർ;
• സംഘടന;
• സംഘടനയുടെ ഘടനാപരമായ ഉപവിഭാഗം;
• സംഘടനകളുടെ ഗ്രൂപ്പ്;
• വ്യക്തി.

അഡ്രസ്സർ - ഒഫീഷ്യൽ

GOST R 6.30-2003 അനുസരിച്ച്, ഏതെങ്കിലും ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ കുടുംബപ്പേരിന് മുമ്പായി ഇനീഷ്യലുകൾ എഴുതിയിരിക്കുന്നു. കത്തയച്ചാൽ ഒരു സർക്കാർ ഏജൻസിയുടെ തലവൻ, തുടർന്ന് ഓർഗനൈസേഷന്റെ പേര് സ്ഥാനത്ത് ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്, മുഴുവൻ പേര്. ഡേറ്റീവ് കേസിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, കുടുംബപ്പേരിന് മുമ്പായി ഇനീഷ്യലുകൾ എഴുതിയിരിക്കുന്നു:

കത്ത് അഭിസംബോധന ചെയ്താൽ ഒരു ബിസിനസ് സ്ഥാപനത്തിന്റെ തലവൻ, തുടർന്ന് നിയമപരമായ രൂപത്തെ സൂചിപ്പിക്കുന്ന ഓർഗനൈസേഷന്റെ പേര് സ്ഥാനത്തിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു (പൂർണ്ണമോ ചുരുക്കമോ ആയ രൂപത്തിൽ), ഇനീഷ്യലുകൾ കുടുംബപ്പേരിന് മുമ്പ് എഴുതിയിരിക്കുന്നു:

കത്ത് അഭിസംബോധന ചെയ്താൽ ഡെപ്യൂട്ടി ഹെഡ്, സ്ഥാനത്തിന്റെ തലക്കെട്ടിൽ സംഘടനയുടെ പേര് ഉൾപ്പെടുന്നു. കുടുംബപ്പേര് ഡേറ്റീവ് കേസിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു:

പ്രമാണത്തിന്റെ സ്വീകർത്താവ് ആണെങ്കിൽ ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റിന്റെ തലവൻ, തുടർന്ന് സംഘടനയുടെ പേര് ഇൻ നോമിനേറ്റീവ് കേസ്, പിന്നീട് ഡേറ്റീവ് കേസിൽ ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റിനെ സൂചിപ്പിക്കുന്ന വ്യക്തിയുടെ സ്ഥാനത്തിന്റെ പേര്, ഉദാഹരണത്തിന്:

പുതിയ GOST യുടെ ഖണ്ഡിക 5.15 അനുസരിച്ച്:

• ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥന് ഒരു കത്ത് എഴുതുമ്പോൾ, കുടുംബപ്പേരിന് ശേഷം ഇനീഷ്യലുകൾ സ്ഥാപിക്കുന്നു;
• കുടുംബപ്പേരിന് മുമ്പ്, വിലാസം ഒരു പുരുഷനാണെങ്കിൽ "മിസ്റ്റർ" (മിസ്റ്റർ), അല്ലെങ്കിൽ "മിസ്" (മാഡം) എന്ന ചുരുക്കെഴുത്ത് ഉപയോഗിക്കാൻ അനുവാദമുണ്ട്, വിലാസം ഒരു സ്ത്രീയാണെങ്കിൽ:

അഡ്രസ്സർ - ഓർഗനൈസേഷൻ

കത്ത് ഒരു ഓർഗനൈസേഷനെ അഭിസംബോധന ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, അതിന്റെ പേര് (പൂർണ്ണമോ ചുരുക്കമോ) നാമനിർദ്ദേശ കേസിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു:

ഒരു ഓർഗനൈസേഷന് ഒരു കത്ത് എഴുതുമ്പോൾ, അതിന്റെ പൂർണ്ണമായ അല്ലെങ്കിൽ ചുരുക്കിയ പേര് സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, ഉദാഹരണത്തിന്:

ഒരു ഓർഗനൈസേഷനെ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നത് അയച്ചയാൾക്ക് ഓർഗനൈസേഷന്റെ തലവൻ ആരാണെന്ന് അറിയാത്ത സന്ദർഭങ്ങളിൽ ഉപയോഗിക്കുന്നു, അവന്റെ കുടുംബപ്പേര്, ഇനീഷ്യലുകൾ.

അഡ്രസ്സർ - ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റ്

സംഘടനയുടെ ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റിലേക്ക് പ്രമാണം അഭിസംബോധന ചെയ്യാവുന്നതാണ്. ചട്ടം പോലെ, കത്ത് നീക്കിവച്ചിരിക്കുന്ന പ്രശ്നത്തിന്റെ പരിഗണന ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റിന്റെ കഴിവിനുള്ളിലാണെങ്കിൽ ഈ അഭിസംബോധന രീതി സാധ്യമാണ്.

ഒരു ഓർഗനൈസേഷന്റെ ഘടനാപരമായ ഉപവിഭാഗത്തിലേക്ക് ഒരു പ്രമാണത്തെ അഭിസംബോധന ചെയ്യുമ്പോൾ, നോമിനേറ്റീവ് കേസിലെ ഓർഗനൈസേഷന്റെ പേര് "വിലാസക്കാരൻ" ആവശ്യകതയിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, ചുവടെ - നോമിനേറ്റീവ് കേസിലെ ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റിന്റെ പേര്, ഉദാഹരണത്തിന്:

എന്താണ് GOST R 7.0.97-2016 മാറ്റുന്നത്?ഒന്നുമില്ല.

വിലാസം - വ്യക്തി

വ്യക്തികളുമായി കത്തിടപാടുകൾ നടത്തുമ്പോൾ ആവശ്യമായ "വിലാസം" രൂപകൽപ്പനയ്ക്ക് അതിന്റേതായ സവിശേഷതകളുണ്ട്. ആദ്യം, ഡേറ്റീവ് കേസിലെ കുടുംബപ്പേര് സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, തുടർന്ന് ഇനീഷ്യലുകളും തുടർന്ന് തപാൽ വിലാസവും:

എന്താണ് GOST R 7.0.97-2016 മാറ്റുന്നത്?ഒന്നുമില്ല.

വിലാസം - ഒന്നിലധികം സംഘടനകൾ
അല്ലെങ്കിൽ ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റുകൾ

ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിന് ഒന്നിലധികം സ്വീകർത്താക്കൾ ഉണ്ടാകാം. GOST R 6.30-2003 നിരവധി ഏകതാനമായ ഓർഗനൈസേഷനുകളിലേക്കോ ഒരു ഓർഗനൈസേഷന്റെ നിരവധി ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളിലേക്കോ കത്തുകൾ അയയ്ക്കുമ്പോൾ വിലാസക്കാരുടെ പൊതുവായ രൂപകൽപ്പനയ്ക്ക് ഒരു രീതി സ്ഥാപിക്കുന്നു. അലങ്കാരങ്ങൾ അലങ്കരിക്കാൻ രണ്ട് ഓപ്ഷനുകൾ ഉണ്ട്.

ഓപ്ഷൻ 1: "വിലാസം" ആട്രിബ്യൂട്ടിൽ തന്നെ നിരവധി സ്വീകർത്താക്കളെ വ്യക്തമാക്കുക.ഒരു ഓർഗനൈസേഷനോ ഉദ്യോഗസ്ഥനോ (ഇതാണ് പ്രധാന വിലാസം) കൂടാതെ മറ്റ് നിരവധി ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്കോ ​​​​ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കോ ഒരു കത്ത് അയയ്ക്കുമ്പോൾ ഈ ഡിസൈൻ ഓപ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു.

വലതുവശത്ത് പതിവുപോലെ വിലാസം ഔപചാരികമാക്കിയിരിക്കുന്നു മുകളിലെ മൂലഓർഗനൈസേഷന്റെ ഓരോ ബോഡി / ഓർഗനൈസേഷനും അല്ലെങ്കിൽ ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റിനുമുള്ള "വിലാസം" എന്നതിന്റെ വിശദാംശങ്ങളുടെ ഒരു കണക്കായി.

അതിൽ ആകെസ്വീകർത്താക്കൾ നാലിൽ കൂടുതൽ ആയിരിക്കരുത്.

എല്ലാ വിലാസക്കാരും പ്രമാണത്തിൽ തന്നെ വരച്ചിരിക്കുന്നു, 2, 3, 4 എന്നീ വിലാസങ്ങൾക്ക് മുമ്പുള്ള "പകർപ്പ്" എന്ന വാക്ക് സൂചിപ്പിച്ചിട്ടില്ല.

ഈ കേസിലെ കത്തിന്റെ എല്ലാ അച്ചടിച്ച പകർപ്പുകളും ഒറിജിനലായി ഒപ്പിട്ടിരിക്കുന്നു. ഓരോ പകർപ്പും ഒരു പ്രത്യേക എൻവലപ്പിൽ അടച്ചിരിക്കുന്നു, അതിൽ ഒരു പ്രത്യേക ഓർഗനൈസേഷന്റെയോ ഘടനാപരമായ ഉപവിഭാഗത്തിന്റെയോ തപാൽ വിലാസം ഇഷ്യു ചെയ്യുന്നു.

ഓപ്ഷൻ 2: പൊതുവിൽ വിലാസക്കാരനെ വ്യക്തമാക്കുക,ഒരേ തരത്തിലുള്ള ഒരു കൂട്ടം ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്കോ ​​(ഓർഗനൈസേഷനുകളുടെ തലവന്മാർ) അല്ലെങ്കിൽ ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ ഘടനാപരമായ ഉപവിഭാഗങ്ങൾക്കോ ​​(ശാഖകൾ, പ്രതിനിധി ഓഫീസുകൾ മുതലായവ) ഞങ്ങൾ ഒരു പ്രമാണം അയയ്ക്കുകയാണെങ്കിൽ:

ഈ കേസിൽ സ്വീകർത്താക്കളുടെ എണ്ണം നാലിൽ കൂടുതലാണെങ്കിൽ, കത്ത് (മെയിലിംഗ് ലിസ്റ്റ്) മെയിൽ ചെയ്യുന്നതിനായി ഒരു അധിക ലിസ്റ്റ് സമാഹരിച്ചിരിക്കുന്നു, ഇത് നിർദ്ദിഷ്ട സ്വീകർത്താക്കളെയും അവരുടെ വിലാസങ്ങളെയും സൂചിപ്പിക്കുന്നു. "വിലാസം" എന്ന പ്രോപ്പുകളിൽ ഇത് രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്:

അംഗീകൃത മെയിലിംഗ് ലിസ്റ്റ് ഫോം ഒന്നുമില്ല. ഓർഗനൈസേഷന്റെ ഓഫീസ് ജോലികൾക്കുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങളിൽ ഷീറ്റിന്റെ രൂപം ഉറപ്പിക്കാം. വാസ്തവത്തിൽ, മെയിലിംഗ് ലിസ്റ്റ് ഒരു പ്രത്യേക ഷീറ്റിലേക്ക് മാറ്റുന്ന "വിലാസം" ആട്രിബ്യൂട്ട് ആണ്, അതായത് അതിന്റെ ഉള്ളടക്കം ഈ ആട്രിബ്യൂട്ടുമായി പൊരുത്തപ്പെടണം എന്നാണ്. "വിലാസം" ആട്രിബ്യൂട്ടിൽ മൂന്ന് വിവര ബ്ലോക്കുകളുണ്ട്: ഓർഗനൈസേഷന്റെ പേര്, സ്ഥാനം, ഇനീഷ്യലുകൾ, കുടുംബപ്പേര്. കത്തിനുള്ള മെയിലിംഗ് ലിസ്റ്റിൽ, ഞങ്ങൾ അതേ വിവര ബ്ലോക്കുകൾ പുനർനിർമ്മിക്കുന്നു, പക്ഷേ ഞങ്ങൾ അവയെ ഒരു വരിയിൽ സ്ഥാപിക്കുന്നു, ഷീറ്റിന്റെ വലതുവശത്തല്ല. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പട്ടികയുടെ രൂപത്തിൽ ഡാറ്റ ക്രമീകരിക്കാനും കഴിയും. സ്വീകർത്താക്കളുടെ ക്രമം ഏകപക്ഷീയമായിരിക്കാം, പക്ഷേ അക്ഷരമാലാക്രമത്തിൽ ക്രമീകരിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.

ഔട്ട്‌ഗോയിംഗ് ലെറ്റർ നമ്പറിനെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ, തീയതി അതിന്റെ രജിസ്ട്രേഷന് ശേഷം നൽകിയിട്ടുണ്ട് (ഉദാഹരണം 1).

സ്വീകർത്താക്കളുടെ ഒരു ഗ്രൂപ്പിന് അയച്ച എല്ലാ കത്തുകൾക്കും ഒരു ഔട്ട്ഗോയിംഗ് രജിസ്ട്രേഷൻ നമ്പർ ഉണ്ട്, ഇൻകമിംഗ് നമ്പർഎല്ലാ അക്ഷരങ്ങളും വ്യത്യസ്തമായിരിക്കും.

എന്താണ് GOST R 7.0.97-2016 മാറ്റുന്നത്?ഒന്നുമില്ല.

"വിവരങ്ങൾ" ഫോമിൽ സ്ഥാപിക്കുന്നു

ആവശ്യമായ "സ്വീകർത്താവ്" പ്രമാണത്തിന്റെ മുകളിൽ വലത് ഭാഗത്ത് (വിശദാംശങ്ങളുടെ കോണീയ ക്രമീകരണമുള്ള ഒരു ഫോമിൽ) അല്ലെങ്കിൽ ഫോമിന്റെ വിശദാംശങ്ങൾക്ക് കീഴിൽ വലതുവശത്ത് (വിശദാംശങ്ങളുടെ രേഖാംശ ക്രമീകരണമുള്ള ഒരു ഫോമിൽ) സ്ഥിതിചെയ്യുന്നു. ആവശ്യമായ "വിലാസം" യുടെ സ്ഥാനം അനുബന്ധം B മുതൽ GOST R 6.30-2003 വരെ കാണിച്ചിരിക്കുന്നു:

• വിശദാംശങ്ങളുടെ ഒരു കോണിലുള്ള ക്രമീകരണമുള്ള ഒരു ഫോമിൽ - ഉദാഹരണം 2;
• വിശദാംശങ്ങളുടെ രേഖാംശ ക്രമീകരണമുള്ള ഒരു ഫോമിൽ - ഉദാഹരണം 3.

എന്താണ് GOST R 7.0.97-2016 മാറ്റുന്നത്?ഒന്നുമില്ല. ആവശ്യമായ "സ്വീകർത്താവ്" അതേ സ്ഥലത്ത് തന്നെ തുടരുന്നു.

സാങ്കേതിക ചോദ്യങ്ങൾ

• "വിലാസം" ആട്രിബ്യൂട്ടിന്റെ ഘടകങ്ങൾ ഇടവേളകളോടെ വേർതിരിക്കാൻ കഴിയുമോ?

"വിലാസം" എന്ന ആട്രിബ്യൂട്ട്, ഒരു ചട്ടം പോലെ, നിരവധി വരികൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു.

ക്ലോസ് 6.1 ൽ രീതിശാസ്ത്രപരമായ ശുപാർശകൾ GOST R 6.30-2003 (ഫെഡറൽ ആർക്കൈവ്സ് അംഗീകരിച്ചത്) നടപ്പിലാക്കുമ്പോൾ, നിരവധി വരികളിൽ നിന്നുള്ള ഒരു ഡോക്യുമെന്റിന്റെ വിശദാംശങ്ങൾ ഒരു വരി സ്പെയ്സിംഗിൽ അച്ചടിച്ചതായി പറയപ്പെടുന്നു. "സ്വീകർത്താവ്", "ഡോക്യുമെന്റ് അംഗീകാര അടയാളം", "അനുബന്ധ അടയാളം", "പ്രമാണം അംഗീകാര അടയാളം" എന്നീ വിശദാംശങ്ങളുടെ ഘടകങ്ങൾ 1.5-2 വരി ഇടവേളകളിൽ പരസ്പരം വേർതിരിക്കുന്നു.

രേഖകൾ നിർമ്മിക്കുന്നതിനുള്ള പൊതുവായ ആവശ്യകതകൾ സ്ഥാപിക്കുന്ന സെക്ഷൻ 3 ലെ പുതിയ GOST R 7.0.97-2016-ൽ സമാനമായ ഒരു നിയമം അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു: “മൾട്ടി-ലൈൻ വിശദാംശങ്ങൾ ഒരു വരി സ്‌പെയ്‌സിംഗ് ഉപയോഗിച്ച് അച്ചടിക്കുന്നു, വിശദാംശങ്ങളുടെ ഘടകഭാഗങ്ങൾ ഒരു അധിക സ്‌പെയ്‌സിംഗ് ഉപയോഗിച്ച് വേർതിരിക്കുന്നു”:

• "ഡെസ്റ്റിനേഷൻ" ആട്രിബ്യൂട്ട് എങ്ങനെ വിന്യസിക്കും?

"സ്വീകർത്താവ്" എന്ന മൾട്ടി-ലൈൻ ആട്രിബ്യൂട്ട് രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിരിക്കുന്നത്, ആട്രിബ്യൂട്ട് കൈവശപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന സോണിന്റെ ഇടത് ബോർഡറിലൂടെയുള്ള വിന്യാസം ഉപയോഗിച്ചാണ്, അല്ലെങ്കിൽ ഏറ്റവും ദൈർഘ്യമേറിയ ലൈനുമായി താരതമ്യപ്പെടുത്തുമ്പോൾ, ഉദാഹരണത്തിന്:

ബ്രിട്ടീഷ് ഡയറക്ട് മാർക്കറ്റിംഗ് അസോസിയേഷന്റെ അഭിപ്രായത്തിൽ, 2015 ൽ ഇമെയിൽ മാർക്കറ്റിംഗിൽ നിക്ഷേപിച്ച ഓരോ പൗണ്ടിനും 38 പൗണ്ട് വരുമാനം ലഭിച്ചു. അതേ ഫലങ്ങൾ നേടാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു, പക്ഷേ അറിയില്ല ഒരു ക്ലയന്റിന് ഒരു കത്ത് എങ്ങനെ എഴുതാം?എന്നിട്ട് ഏറ്റവും മികച്ചത് ഉപയോഗിക്കുകഉപഭോക്താക്കൾക്കുള്ള സാമ്പിൾ കത്തുകൾഈ അവലോകനത്തിൽ ഞങ്ങൾ നിങ്ങൾക്കായി ശേഖരിച്ചത്.

ഒരു ക്ലയന്റിന് ഒരു കത്ത് എങ്ങനെ എഴുതാം

നിങ്ങൾ എല്ലായ്‌പ്പോഴും ഉപഭോക്താക്കളെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുന്നു, പക്ഷേ അത് പരസ്പരമുള്ളതല്ല. അവരുടെ ശ്രദ്ധ പിടിച്ചുപറ്റാനും നിങ്ങളുടെ എതിരാളികളെക്കാൾ മുന്നിലെത്താനും, നിങ്ങൾ പതിവായി സ്വയം ഓർമ്മിപ്പിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഇമെയിലുകൾ ഇതിന് മികച്ചതാണ്. Pipedrive ബ്ലോഗിന്റെ രചയിതാക്കൾ പറയുന്നതനുസരിച്ച്, നിങ്ങൾക്ക് അനുകൂലമായി പ്രവർത്തിക്കാൻ കഴിയുന്ന ചില തന്ത്രങ്ങളുണ്ട്:

1. ക്ഷമയും കൂടുതൽ ക്ഷമയും.വാങ്ങാൻ സാധ്യതയുള്ളയാളെ പതിവായി അയച്ചുകൊണ്ട് ക്രമേണ ഡീലിലേക്ക് കൊണ്ടുവരിക.
2. ഒരു തന്ത്രം അംഗീകരിക്കുകമാർക്കറ്റിംഗ് ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റുമായി ക്ലയന്റുകൾക്ക് കത്തുകൾ അയയ്‌ക്കുമ്പോൾ, വളരെയധികം നുഴഞ്ഞുകയറാതിരിക്കാനും ആവർത്തിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ക്ലയന്റിന്റെ മെയിൽബോക്‌സ് അടയ്‌ക്കാതിരിക്കാനും.
3. ഒരു CRM സിസ്റ്റം ഉപയോഗിക്കുക.അവൾ അത് എളുപ്പമാക്കും സാങ്കേതിക വശംഉപഭോക്താക്കളുമായുള്ള ആശയവിനിമയം മെയിൽ വഴി ജോലി വേഗത്തിലാക്കും.

ക്ലയന്റുകളുടെയും ഇടപാടുകളുടെയും രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കാനും എല്ലാ കോളുകളും റെക്കോർഡുചെയ്യാനും ക്ലയന്റുമായി കത്തിടപാടുകൾ സംഘടിപ്പിക്കാനും സഹായിക്കുന്ന ഒരു ഹാൻഡി പ്രോഗ്രാമാണ് CRM സിസ്റ്റം. ഉദാഹരണത്തിന്, പ്രോഗ്രാം മെയിൽ സേവനവുമായി സംയോജിപ്പിക്കുന്നു (നിങ്ങൾക്ക് പരിധിയില്ലാത്ത മെയിൽബോക്സുകൾ ബന്ധിപ്പിക്കാൻ കഴിയും) കൂടാതെ കൌണ്ടർപാർട്ടി കാർഡിൽ നേരിട്ട് കത്തിടപാടുകളുടെ ചരിത്രം സംരക്ഷിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. ഒരു പുതിയ ക്ലയന്റ് നിങ്ങൾക്ക് എഴുതിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഇൻകമിംഗ് ലെറ്ററിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഡീൽ കാർഡ് സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയും.

ഇപ്പോൾ ഏറ്റവും രസകരമായ കാര്യം: CRM-ൽ നിന്ന് ഒരു ക്ലയന്റിലേക്ക് ഒരു കത്ത് അയയ്ക്കാൻ, നിങ്ങൾ ടെക്സ്റ്റ് ടൈപ്പ് ചെയ്യേണ്ടതില്ല.ഡോക്യുമെന്റ് ഡിസൈനറുടെ സഹായത്തോടെ, നിങ്ങൾക്ക് എല്ലാ അവസരങ്ങൾക്കുമായി ഒരു കൂട്ടം അക്ഷരങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കാനും രണ്ട് ക്ലിക്കുകളിലൂടെ ക്ലയന്റുകൾക്ക് അയയ്ക്കാനും കഴിയും. SalesapCRM തന്നെ കത്തിലെ ക്ലയന്റിന്റെ പേരും മറ്റ് ഡാറ്റയും മാറ്റിസ്ഥാപിക്കും. വിശദാംശങ്ങൾ അറിയണോ? എന്നിട്ട് അമർത്തുക.

ക്ലയന്റുകൾക്കുള്ള കത്തുകൾ: ഉദാഹരണങ്ങളും റെഡിമെയ്ഡ് സാമ്പിളുകളും

ഞങ്ങൾ ഒരു തിരഞ്ഞെടുപ്പ് സമാഹരിച്ചുഇടപാടുകാർക്കുള്ള ബിസിനസ്സ് കത്തുകൾനിങ്ങൾക്ക് ഒരു സാമ്പിളായി എടുക്കാം. നിങ്ങൾ ചെയ്യേണ്ടത് വിശദാംശങ്ങൾ പൂരിപ്പിക്കുക എന്നതാണ്.

1. നിങ്ങൾ ആദ്യമായി ഒരു സാധ്യതയുള്ള ക്ലയന്റിന് എഴുതുകയാണോ? ഈ ഹ്രസ്വ സന്ദേശം അയക്കുക:

കത്ത് വിഷയം:ഒരുപക്ഷേ നിങ്ങൾ ഞങ്ങളുടെ പുതിയ ക്ലയന്റായിരിക്കാം

ഹലോ, [പേര്].

ഞങ്ങൾ [സംക്ഷിപ്ത വിവരങ്ങൾകമ്പനിയെ കുറിച്ച്].

നിങ്ങൾക്ക് താൽപ്പര്യമുണ്ടെങ്കിൽ, സഹകരണത്തിന്റെ സാധ്യതയെക്കുറിച്ച് ചർച്ച ചെയ്യാൻ ഞാൻ തയ്യാറാണ്. ഏത് സമയത്താണ് നിങ്ങൾക്ക് വിളിക്കാൻ സൗകര്യപ്രദമെന്ന് ഞങ്ങളെ അറിയിക്കുക.

[കയ്യൊപ്പ്]

2. തന്റെ എതിരാളികളുമായുള്ള സഹകരണത്തിന്റെ വിജയകരമായ അനുഭവത്തെക്കുറിച്ച് സാധ്യതയുള്ള ക്ലയന്റിനോട് പറയുക:

കത്ത് വിഷയം:മത്സരാർത്ഥികളുമായി തുടരുക

ഹലോ, [പേര്].

ഞങ്ങൾ വിജയകരമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു [എക്സും വൈയും എതിരാളികൾ]വി [പ്രവർത്തന മേഖല]ഇതിനകം [ഇത്രയും സമയം]ഞങ്ങൾ ഒരുമിച്ച് നേടിയെടുക്കുകയും ചെയ്തു നല്ല ഫലങ്ങൾ. പരിചയപ്പെട്ടു പൂർണമായ വിവരംഅവരെ കുറിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് ഇവിടെ കഴിയും [കേസ്/അവലോകനത്തിലേക്കുള്ള ലിങ്ക്].

നിങ്ങൾ ഞങ്ങളോടൊപ്പം ചേർന്നാൽ ഞങ്ങൾ സന്തോഷിക്കും.

[കയ്യൊപ്പ്]

3. ഒരു ബിസിനസ് ഇവന്റിൽ സാധ്യതയുള്ള ക്ലയന്റുകളുടെ കോൺടാക്റ്റുകൾ നിങ്ങൾക്ക് ലഭിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, അവരെ അയക്കുകഓഫർ ലെറ്റർഅത്തരംസാമ്പിൾ:

കത്ത് വിഷയം:ഞങ്ങളുടെ കമ്പനിയെക്കുറിച്ച് കൂടുതൽ

ഹലോ, [പേര്].

നിങ്ങൾക്കും ഇത് ഇഷ്ടപ്പെട്ടുവെന്ന് ഞാൻ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു [ഇവന്റ്]ഒപ്പം നിങ്ങളുടെ താൽപ്പര്യത്തിന് നന്ദി പറയാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു [കമ്പനി പേര്].

ഞാൻ കൂടുതൽ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു പൂർണമായ വിവരംഞങ്ങളുടെ കമ്പനിയെക്കുറിച്ച്. നിങ്ങളുടെ എല്ലാ ചോദ്യങ്ങളും ഫോണിലൂടെ ചർച്ച ചെയ്യുന്നതിൽ ഞാൻ സന്തോഷിക്കുന്നു.

[കയ്യൊപ്പ്]

ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ കത്തുകൾ

4. അയച്ചതിന് ശേഷം കുറച്ച് സമയം സേവനങ്ങൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്ന ക്ലയന്റിനുള്ള കത്തുകൾഅല്ലെങ്കിൽ കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾ നിങ്ങളെ കുറിച്ച് ഓർമ്മിപ്പിക്കുന്നു:

കത്ത് വിഷയം:നിങ്ങൾക്ക് എന്തെങ്കിലും ചർച്ച ചെയ്യണോ?

ഹലോ, [പേര്].

എന്റെ മുൻ കത്ത് വായിക്കാനും കൂടുതൽ അറിയാനും നിങ്ങൾക്ക് അവസരം ലഭിച്ചുവെന്ന് ഞാൻ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു [അധിക വിവരം].

എന്റെ നിർദ്ദേശത്തെക്കുറിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് എന്തെങ്കിലും ചോദ്യങ്ങളോ ചിന്തകളോ ഉണ്ടോ? ഫോണിലൂടെയോ നേരിട്ടോ അവരെ ചർച്ച ചെയ്യാൻ ഞാൻ സന്തുഷ്ടനാണ്. നിങ്ങൾക്ക് എപ്പോഴാണ് ഇതിന് സമയം ലഭിക്കുക?

[കയ്യൊപ്പ്]

5. നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദേശത്തിന്റെ ഫലപ്രാപ്തി നിങ്ങൾക്ക് അക്കങ്ങളിൽ കാണിക്കാൻ കഴിയുമെങ്കിൽ, അവ പങ്കിടുക കമ്പനി ക്ലയന്റുകൾക്കുള്ള കത്തുകൾ. വസ്തുതകൾ നന്നായി ബോധ്യപ്പെടുത്തുന്നു.

കത്ത് വിഷയം:നിങ്ങൾക്ക് അറിയാത്ത ചില വസ്തുതകൾ [കമ്പനി പേര്]

ഹലോ, [പേര്].

ഈയിടെ ഞാൻ നിങ്ങൾക്കൊരു ഇമെയിൽ അയച്ചു [കമ്പനി പേര്]ഞങ്ങൾ ഉപയോഗപ്രദമാകുമെന്ന് ഞാൻ കരുതുന്നു [നിന്റെ കൂട്ടുകെട്ട്].

ഞങ്ങളുടെ ഉപഭോക്താക്കൾ വളർച്ച കാണുന്നു [സൂചകങ്ങൾ വ്യക്തമാക്കുക]ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ [ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെയും സേവനത്തിന്റെയും പേര്]. ഞങ്ങളും വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു [പ്രമോഷനുകളെക്കുറിച്ച് പറയുക]ഒപ്പം [മറ്റ് വലിയ ഡീലുകൾ പരാമർശിക്കുക].

നിങ്ങൾക്ക് വിശദാംശങ്ങൾ അറിയണമെങ്കിൽ, ഞങ്ങളെ അറിയിക്കുക, ഫോണിലൂടെയോ മീറ്റിംഗിലൂടെയോ ഞങ്ങൾ ചർച്ചകൾ അംഗീകരിക്കും.

ഞാൻ ഒരു ഉത്തരത്തിനായി കാത്തിരിക്കുന്നു.

[കയ്യൊപ്പ്]

6. ഉപഭോക്താക്കൾക്ക് ഒരു ട്രയൽ കാലയളവ് അല്ലെങ്കിൽ സൗജന്യ സാമ്പിളുകൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുക. വാങ്ങുന്നവർ ആദ്യം ഉൽപ്പന്നം പരീക്ഷിച്ചാൽ ഒരു ഇടപാട് നടത്താൻ കൂടുതൽ തയ്യാറാണ്.

കത്ത് വിഷയം:നിങ്ങളുടെ കമ്പനിക്കുള്ള സമ്മാനം

ഹലോ, [പേര്].

കുറച്ച് ദിവസങ്ങൾക്ക് മുമ്പ് ഞാൻ നിങ്ങൾക്ക് വിവരങ്ങൾ അയച്ചു [ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ പേര്]ഇപ്പോൾ അത് പ്രവർത്തനത്തിൽ പരീക്ഷിക്കാൻ ഞാൻ നിർദ്ദേശിക്കുന്നു.

ആക്‌സസ്/സ്വീകരിക്കാൻ ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ചില അതിഥി ലോഗിനുകൾ/സൗജന്യ സാമ്പിളുകൾ/വൗച്ചറുകൾ ഞാൻ സൃഷ്‌ടിച്ചു/അറ്റാച്ച് ചെയ്‌തു [ഉൽപ്പന്നം അല്ലെങ്കിൽ സേവനം]. നിങ്ങളുടെ സഹപ്രവർത്തകരുമായി അവ പങ്കിടുക. അവരുടെ അഭിപ്രായം കേൾക്കുന്നത് രസകരമായിരിക്കും.

ഫോണിലൂടെയോ നേരിട്ടോ എല്ലാം കൂടുതൽ വിശദമായി ചർച്ച ചെയ്യാൻ ഞാൻ സന്തുഷ്ടനാണ്. ഞങ്ങൾക്ക് നിങ്ങൾക്ക് ശരിക്കും സേവനം ചെയ്യാൻ കഴിയുമെന്ന് എനിക്ക് ഉറപ്പുണ്ട് [പ്രവർത്തന മേഖല].

[കയ്യൊപ്പ്]

7. ചർച്ച ചെയ്യാൻ അധികാരമുള്ള ഒരു ജീവനക്കാരനുമായി നിങ്ങൾ കത്തിടപാടുകൾ നടത്തുന്നുണ്ടെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് ഉറപ്പില്ലെങ്കിൽ, തീരുമാനമെടുക്കുന്നയാളെ സമീപിക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കാൻ അവനോട് ആവശ്യപ്പെടുക:

കത്ത് വിഷയം:നിങ്ങൾക്ക് എന്നെ ശരിയായ വ്യക്തിയിലേക്ക് നയിക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് ഞാൻ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു

ഹലോ, [പേര്].

കുറച്ച് ദിവസങ്ങൾക്ക് മുമ്പ് ഞാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഇമെയിൽ അയച്ചു [കമ്പനി അല്ലെങ്കിൽ ഉൽപ്പന്നം]ഇപ്പോൾ ഞാൻ വിലാസത്തിലേക്ക് തിരിഞ്ഞുവെന്ന് എനിക്ക് സംശയമുണ്ട്.

എനിക്ക് താൽപ്പര്യമുള്ള വിഷയത്തിൽ തീരുമാനിക്കുന്നത് നിങ്ങളാണോ? ഇല്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയിലെ ശരിയായ വ്യക്തിയുമായി ബന്ധപ്പെടാൻ എന്നെ സഹായിക്കാമോ?

നിങ്ങളുടെ മറുപടി കാത്തിരിക്കുന്നു.

8. ക്ലയന്റുമായുള്ള കൂടിക്കാഴ്ചയ്ക്ക് ശേഷം, അവന്റെ ഭാവി പദ്ധതികളെക്കുറിച്ച് ചോദിക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, കത്തിന്റെ ഈ വാചകം ഉപയോഗിക്കുക:

കത്ത് വിഷയം:നിങ്ങളുടെ പദ്ധതികൾ

ഹലോ, [പേര്].

താങ്കളുടെ സമയത്തിനു നന്ദി. ഞങ്ങളുടെ പ്രശ്നത്തിന്റെ തുടർ ചർച്ച നിങ്ങൾ എങ്ങനെ കാണുന്നു എന്നറിയാൻ ഇപ്പോൾ ഞാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു.

നിങ്ങൾക്ക് ഇപ്പോഴും താൽപ്പര്യമുണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ പദ്ധതികളെക്കുറിച്ച് ഞങ്ങളെ അറിയിക്കുക.

നിങ്ങളുടെ മറുപടി കാത്തിരിക്കുന്നു.

[കയ്യൊപ്പ്]

9. ക്ലയന്റുമായി കൂടിക്കാഴ്ച നടത്തിയ ശേഷം, ഇനിപ്പറയുന്ന ചർച്ചാ ഘട്ടങ്ങളെക്കുറിച്ച് അവനെ ഓർമ്മിപ്പിക്കുക:

കത്ത് വിഷയം:സമീപ ഭാവിയിലേക്കുള്ള പ്രവർത്തന പദ്ധതി

ഹലോ, [പേര്].

സമയമെടുത്തതിന് നന്ദി - ഇന്നത്തെ മീറ്റിംഗ് വളരെ ഫലപ്രദമായിരുന്നു. ഞങ്ങൾ എങ്ങനെ മുന്നോട്ട് പോകുമെന്ന് ഞാൻ നിങ്ങളെ ഹ്രസ്വമായി ഓർമ്മിപ്പിക്കട്ടെ:

[തിയതി]: ഞാന് നിങ്ങള്ക്ക് അയച്ച് തരാം [കരാർ/രേഖകളുടെ മുഴുവൻ സെറ്റ്].

[തിയതി]: നിങ്ങൾ എനിക്ക് അഭിപ്രായങ്ങളും ആശംസകളും നൽകും.

[തിയതി]: ഞങ്ങൾ എല്ലാ അന്തിമ മാറ്റങ്ങളും വരുത്തുകയും കരാറിൽ ഒപ്പിടുകയും ചെയ്യും.

ആ തീയതിക്ക് മുമ്പ് നിങ്ങൾക്ക് എന്തെങ്കിലും ചർച്ച ചെയ്യണമെങ്കിൽ, എന്നെ അറിയിക്കുക.

10. മേക്ക് അപ്പ്അത്തരംഉപഭോക്താവിനുള്ള കത്ത്മീറ്റിംഗിൽ അയാൾക്ക് കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾ ലഭിക്കണമെങ്കിൽ:

കത്ത് വിഷയം:നിങ്ങളുടെ അഭ്യർത്ഥനയെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ

ഹലോ, [പേര്].

നിങ്ങളുടെ ഓർഗനൈസേഷന്റെ പ്രതിനിധികളെ വ്യക്തിപരമായി കണ്ടുമുട്ടുന്നതിൽ ഞങ്ങൾക്ക് സന്തോഷമുണ്ട്. എന്നതിനെ കുറിച്ചുള്ള കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾ നിങ്ങൾക്ക് അയയ്ക്കാമെന്ന് ഞാൻ വാഗ്ദാനം ചെയ്തു [ചോദ്യം]- അവ അറ്റാച്ചുചെയ്ത ഫയലിലുണ്ട്.

ഏത് ചോദ്യങ്ങൾക്കും ഉത്തരം നൽകാൻ തയ്യാറാണ്. എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും എന്നെ [നമ്പറിൽ] വിളിക്കാനോ ഈ വിലാസത്തിൽ എഴുതാനോ മടിക്കേണ്ടതില്ല.

[കയ്യൊപ്പ്]

ക്ലയന്റ് ബന്ധപ്പെടുന്നില്ലെങ്കിൽ

11. ക്ലയന്റ് പ്രതികരിച്ചില്ലെങ്കിൽ ഫോണ് വിളി, ഇനിപ്പറയുന്നവ ഉപയോഗിക്കുകകത്ത് എഴുത്ത് സാമ്പിൾ:

കത്ത് വിഷയം:നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടാൻ കഴിഞ്ഞില്ല

ഹലോ, [പേര്].

ഞാൻ നിങ്ങളോട് ചർച്ച ചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിച്ചു [ചോദ്യം]പക്ഷേ നിങ്ങൾ തിരക്കിലായിരിക്കാം. ദയവായി എന്നെ വിളിക്കൂ [നമ്പർ]അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് എന്നെ വിളിക്കാൻ സൗകര്യമുള്ളപ്പോൾ എന്നെ അറിയിക്കുക.

[കയ്യൊപ്പ്]

12. ക്ലയന്റുമായി ബന്ധപ്പെടുകയും അദ്ദേഹത്തിന് ഒരു വോയ്‌സ് സന്ദേശം നൽകുകയും ചെയ്‌തില്ലേ? ഇനിപ്പറയുന്ന അക്ഷരം ഉപയോഗിച്ച് ഇത് പൂർത്തിയാക്കുക:

കത്ത് വിഷയം:നിന്നെ വിളിച്ചില്ല

ഹലോ, [പേര്].

ഈയിടെ ഞാൻ നിങ്ങളെ ചർച്ച ചെയ്യാൻ വിളിച്ചു [ചോദ്യം].

[കയ്യൊപ്പ്]

13. ഒരു ക്ലയന്റ് എല്ലാ ചാനലുകളിലൂടെയും പ്രതികരിക്കാതെ തുടരുകയാണെങ്കിൽ, അവർക്ക് ഒരുപാട് കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യാനുണ്ടാകും. ഈ ടെംപ്ലേറ്റ് ഉപയോഗിക്കുക - വളരെ തിരക്കുള്ള ഒരാൾക്ക് പോലും ഉത്തരത്തിനായി കുറച്ച് നിമിഷങ്ങൾ കണ്ടെത്താനാകും:

കത്ത് വിഷയം:ഹ്രസ്വമായ ഉത്തരം ആവശ്യമാണ്

ഹലോ, [പേര്].

നിർഭാഗ്യവശാൽ, എനിക്ക് നിങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെടാൻ കഴിയുന്നില്ല. നിങ്ങൾ വളരെ തിരക്കിലാണെന്നും അല്ലെങ്കിൽ ഞങ്ങളുടെ സേവനങ്ങളിൽ താൽപ്പര്യമില്ലെന്നും ഞാൻ വിശ്വസിക്കുന്നു.

നിങ്ങളുടെ മറുപടിയിൽ ഉചിതമായ ഉത്തരം സൂചിപ്പിക്കുക:

1. ദയവായി എന്നെ വെറുതെ വിടൂ!
2. വളരെ തിരക്കിലാണ്, ദയവായി ഒരു മാസത്തിനുള്ളിൽ എനിക്ക് വീണ്ടും മെസ്സേജ് ചെയ്യുക.
3. ഞാൻ തന്നെ നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടും.

[കയ്യൊപ്പ്]

14. തടസ്സമില്ലാതെ സ്വയം ഓർമ്മിപ്പിക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ക്ലയന്റിന് ഉപയോഗപ്രദമാകുന്ന വിവരങ്ങൾ അവനുമായി പങ്കിടുക:

കത്ത് വിഷയം: സഹായകരമായ വിവരങ്ങൾനിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിനായി

15. ഒരു ക്ലയന്റ് പേയ്‌മെന്റ് വൈകുകയാണെങ്കിൽ, ഇത് അവനെ ഓർമ്മിപ്പിക്കുക:

കത്ത് വിഷയം:പേയ്മെന്റ് കാലതാമസം

ഹലോ, [പേര്].

[തിയതി]ഞാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഇൻവോയ്സ് അയച്ചു ഇ-മെയിൽ. പേയ്‌മെന്റ് ഇതുവരെ ലഭിച്ചിട്ടില്ല, അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ ധനകാര്യ വകുപ്പിന് ഞങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സ് ലഭിച്ചിട്ടുണ്ടോ എന്ന് അന്വേഷിക്കണോ? ആവശ്യമെങ്കിൽ, ഞാൻ അത് വീണ്ടും അയയ്ക്കും. ഒരാഴ്ചയ്ക്കുള്ളിൽ നിങ്ങളിൽ നിന്ന് പണം പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു.

നിന്റെ സഹായത്തിന് നന്ദി.

[കയ്യൊപ്പ്]

ക്ലയന്റുകളുമായുള്ള യഥാർത്ഥ ആശയവിനിമയത്തിനായി ഈ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ നിങ്ങളുടെ സമയം ലാഭിക്കും. കൂടുതൽ ഇഫക്‌റ്റ് നേടുന്നതിന്, ടെംപ്ലേറ്റുകൾ സൃഷ്‌ടിക്കുന്നതും വിതരണം ചെയ്യുന്നതും ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുക. ഇപ്പോൾ - ഇത് സൌജന്യമാണ് കൂടാതെ കുറച്ച് മിനിറ്റ് മാത്രമേ എടുക്കൂ.

മിക്കവാറും ഏത് അവസരത്തിലും പങ്കാളികളുമായി ആശയവിനിമയം നടത്തുമ്പോൾ ബിസിനസ്സ് കത്തുകൾ സമാഹരിക്കുന്നു. അത്തരം പ്രമാണങ്ങൾ കംപൈൽ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള റെഡിമെയ്ഡ് ഉദാഹരണങ്ങളും നിയമങ്ങളും ലേഖനത്തിൽ കാണാം.

മുഴുവൻ കമ്പനിക്കും വേണ്ടി മറ്റൊരു കമ്പനിയ്‌ക്കോ വ്യക്തിഗത സംരംഭകനോ വ്യക്തിക്കോ (ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു നിക്ഷേപകൻ) അയയ്‌ക്കുന്ന ഒരു രേഖയായി ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് നിർവചിക്കാം. വാസ്തവത്തിൽ, കമ്പനിയുടെ ഏത് കത്തിടപാടുകളും ബിസിനസ്സ് കത്തുകളാണ്. അവരുടെ ഉദ്ദേശ്യം വളരെ വ്യത്യസ്തമാണ്:

1. സഹകരണത്തെക്കുറിച്ച്.
2. സഹകരണം, ചർച്ചകൾ.
3. കരാറിന് കീഴിലുള്ള ബാധ്യതകൾ നിറവേറ്റേണ്ടതിന്റെ ആവശ്യകതയെക്കുറിച്ചുള്ള ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ.
4. ഒരാളുടെ നിലപാടിന്റെ വ്യക്തത, മുമ്പ് അയച്ച കത്തിനുള്ള പ്രതികരണം, കൂടാതെ മറ്റു പലതും.

പ്രമാണം സാധാരണയായി കമ്പനിയുടെ ലെറ്റർഹെഡിലാണ് വരച്ചിരിക്കുന്നത്, ഇത് സാധാരണ മെയിലിലോ ഇ-മെയിലിലോ അയയ്ക്കാൻ അനുവദിച്ചിരിക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, പങ്കാളിക്ക് പ്രത്യേക പ്രാധാന്യമുണ്ടെങ്കിൽ, അത് ഉയർന്ന നിലവാരമുള്ളതും കട്ടിയുള്ളതുമായ കടലാസിൽ അച്ചടിച്ച് വ്യക്തിപരമായോ കൊറിയർ മുഖേനയോ കൈമാറുന്നതാണ് നല്ലത്. കത്തിന്റെ ഘടന ഒരു സാധാരണ ബിസിനസ് ഡോക്യുമെന്റിനോട് സാമ്യമുള്ളതാണ് - നിങ്ങൾക്ക് ഇത് ഈ രീതിയിൽ പ്രതിനിധീകരിക്കാൻ കഴിയും.

കംപൈൽ ചെയ്യുമ്പോൾ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ

അത്തരം അക്ഷരങ്ങളുടെ പ്രത്യേക നിയമങ്ങളും സാമ്പിളുകളും ഇല്ല, അതിനാൽ അവയുടെ ഘടന, വോളിയം, ഡിസൈൻ എന്നിവ നിർദ്ദിഷ്ട കേസിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു അറിയിപ്പ് കത്ത് വളരെ സംക്ഷിപ്തമായിരിക്കും (3-4 ഖണ്ഡികകൾ), ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ ശുപാർശയോ ബിസിനസ്സ് നിർദ്ദേശമോ ഒന്നിലധികം പേജുകൾ എടുത്തേക്കാം.

എന്നിരുന്നാലും, പേപ്പർ കംപൈൽ ചെയ്യുമ്പോൾ നിങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട ചില പൊതു നിയമങ്ങളുണ്ട്:

1. പ്രമാണത്തിന് തന്നെ നിയമപരമായ ശക്തിയില്ല, എന്നിരുന്നാലും, രജിസ്ട്രേഷന്റെ എല്ലാ നിയമങ്ങൾക്കും അനുസൃതമായി ഇത് തയ്യാറാക്കിയിട്ടുണ്ട്. അതിന്റെ ഘടനയും അവതരണ ശൈലിയും ആധുനിക ഡോക്യുമെന്റ് മാനേജ്മെന്റിന്റെ പൊതുവായി അംഗീകരിക്കപ്പെട്ട തത്വങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടണം.
2. നിർദ്ദേശങ്ങൾ യുക്തിസഹമായി, വ്യക്തമായ ക്രമത്തിലാണ് നിർമ്മിച്ചിരിക്കുന്നത്. അലങ്കരിച്ച, സങ്കീർണ്ണമായ, വൈകാരികമായ, അതിലുപരി സംഭാഷണപരമായ വഴിത്തിരിവുകളൊന്നുമില്ല. ടോൺ നിഷ്പക്ഷമാണ്.
3. അവതരണം എല്ലായ്പ്പോഴും 1 വ്യക്തിയിൽ നിന്ന് മാത്രമേ നടത്തൂ - ഒന്നുകിൽ ഏകവചനത്തിൽ, വാചകം തലയിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് എഴുതിയതാണെങ്കിൽ, അല്ലെങ്കിൽ ബഹുവചനത്തിൽ, അത് മുഴുവൻ കമ്പനിയെ പ്രതിനിധീകരിച്ച് സമാഹരിച്ചതാണെങ്കിൽ.
4. സമാഹരണത്തിന്റെ നിർദ്ദിഷ്ട ഉദ്ദേശ്യവും വിലാസക്കാരന്റെ പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങളും സംസാരിക്കുന്നു (ഒരു പ്രതികരണം അയയ്ക്കുക, ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ സ്ഥാനാർത്ഥിത്വം പരിഗണിക്കുക, ചർച്ചകൾക്ക് സമ്മതിക്കുക, ഒരു പ്രമാണം അയയ്ക്കുക മുതലായവ).
5. പത്രം തലയുടെയോ മറ്റ് ജീവനക്കാരുടെയോ വ്യക്തിഗത താൽപ്പര്യങ്ങളെയല്ല, മറിച്ച് ഒരു ടീമെന്ന നിലയിൽ കമ്പനിയുടെ ലക്ഷ്യങ്ങളെ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു വ്യക്തിഗത സമ്പർക്കം സ്ഥാപിക്കണമെങ്കിൽ, അത് വ്യത്യസ്തമായി ചെയ്യുന്നതാണ് ഉചിതം, കമ്പനിയുടെ പ്രതിനിധിയായി സ്വയം സ്ഥാപിക്കരുത്.

TOP 5 അക്ഷര തെറ്റുകൾ

പിശകുകളെ 2 വലിയ ഗ്രൂപ്പുകളായി തിരിക്കാം - ചിലത് വാചകം (യുക്തി, പദാവലി, മറ്റ് ഭാഷാ മാനദണ്ഡങ്ങൾ എന്നിവയുടെ ലംഘനം) പോലെ എഴുതുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു, മറ്റുള്ളവ - ശരിയായ ബിസിനസ്സ് മര്യാദയുടെ ലംഘനവുമായി:

1. അക്ഷരവിന്യാസം, വിരാമചിഹ്ന പിശകുകൾ അനുവദനീയമല്ല - അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് കത്തിന്റെ വാചകം എല്ലായ്പ്പോഴും കുറഞ്ഞത് 1-2 തവണ പരിശോധിക്കണം.
2. ലംഘനം ബിസിനസ് ശൈലിപ്രസ്താവനകൾ, വൈകാരിക ശൈലികളുടെ സാന്നിധ്യം, അമിതമായ മര്യാദ അല്ലെങ്കിൽ, നേരെമറിച്ച്, തീവ്രത.
3. നെഗറ്റീവ് ടോൺ - ഭീഷണികൾ പോലും അനാവശ്യ വാക്കുകളില്ലാതെ എഴുതണം - ഉദാഹരണത്തിന്: "നിങ്ങൾക്ക് ഈ കത്ത് ലഭിച്ച തീയതി മുതൽ 30 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ കോടതിയിൽ അപേക്ഷിക്കാനുള്ള അവകാശം ഞങ്ങളിൽ നിക്ഷിപ്തമാണ്."
4. വളരെ വലുത് അല്ലെങ്കിൽ, നേരെമറിച്ച്, വളരെ ചെറിയ വോളിയം. സാധാരണയായി മുഴുവൻ വാചകവും 1-2 പേജുകളിൽ ഉൾക്കൊള്ളിക്കാനാകും. എന്നിരുന്നാലും, നിങ്ങളുടെ പങ്കാളിക്ക് എല്ലാ പ്രധാന വിവരങ്ങളും കൊണ്ടുവരേണ്ടതില്ലെന്ന് ഇതിനർത്ഥമില്ല. വോള്യൂമെട്രിക് ഡാറ്റ, ഡയഗ്രമുകൾ, ഡോക്യുമെന്റുകളുടെ ഫോമുകൾ എന്നിവ ആപ്ലിക്കേഷനുകളിലേക്ക് കൈമാറാൻ കഴിയും.
5. തിരഞ്ഞെടുക്കാനുള്ള അവകാശം സംഭാഷണക്കാരന് നഷ്ടപ്പെടുത്തുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, നിങ്ങൾ എഴുതരുത്: “ദയവായി അവലോകനം ചെയ്ത് അംഗീകരിക്കുക അന്തിമ പതിപ്പ്കരാറുകൾ."

സാധാരണ പാറ്റേൺ ശൈലികൾ

ടെക്സ്റ്റിൽ ബിസിനസ്സ് സംഭാഷണത്തിന്റെ സവിശേഷതയായ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ശൈലികളുടെ ഉപയോഗം തികച്ചും സാധാരണവും അഭികാമ്യവുമായ പ്രതിഭാസമാണ്. വിവിധ സാഹചര്യങ്ങളിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഏറ്റവും സാധാരണമായ ക്ലീഷുകളുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് ചുവടെയുണ്ട്.

സാമ്പിളുകൾ 2019

ചിലത് ഇതാ റെഡിമെയ്ഡ് ഉദാഹരണങ്ങൾനിങ്ങളുടെ പതിപ്പ് കംപൈൽ ചെയ്യുമ്പോൾ നിങ്ങൾക്ക് ആശ്രയിക്കാവുന്ന അക്ഷരങ്ങൾ.

ഡാറ്റ അഭ്യർത്ഥന

അഭ്യർത്ഥിക്കുക

വാണിജ്യ ഓഫർ

ഗ്യാരന്റി കത്ത്

അവകാശം

കൃതജ്ഞത

ക്ഷമാപണം

സംരംഭകൻ ഉദ്യോഗസ്ഥരുമായും (ഉദാഹരണത്തിന്, സംസ്ഥാന സ്ഥാപനങ്ങളുടെ പ്രതിനിധികളുമായും) "അർദ്ധ-ഔദ്യോഗിക" ആളുകളുമായും സജീവ കത്തിടപാടുകൾ നടത്തണം - പങ്കാളികൾ, കരാറുകാർ, ഒരു ഫ്രീലാൻസ് ഓർഡറിൽ ഉൾപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾ തുടങ്ങിയവ. വൈദഗ്ധ്യം രേഖാമൂലമുള്ള ആശയവിനിമയംവളരെ വേഗത്തിൽ വികസിപ്പിച്ചെടുത്തതാണ്, എന്നാൽ ആദ്യം നിങ്ങൾക്ക് ധാരാളം തെറ്റുകൾ വരുത്താനും നിങ്ങളുടെ വിലാസക്കാരിൽ ഏറ്റവും മനോഹരമായ മതിപ്പ് ഉണ്ടാക്കാനും കഴിയും. ഈ ലേഖനത്തിൽ, സാധാരണ ബിസിനസ്സ് അക്ഷരങ്ങളും (പേപ്പറിൽ) ഇലക്ട്രോണിക് സന്ദേശങ്ങളും എഴുതുന്നതിന്റെ സവിശേഷതകളെക്കുറിച്ച് ഞങ്ങൾ സംസാരിക്കും.

ലെറ്റർഹെഡും ലേഔട്ടും

നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ ലെറ്റർഹെഡ് ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. ഇത് എല്ലായ്പ്പോഴും ഒരു മതിപ്പ് ഉണ്ടാക്കുകയും "ഇന്റർലോക്കുട്ടർമാരുടെ" വിശ്വസ്തത വർദ്ധിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഫോമുകളുടെ തരം, അവ പൂരിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള മാനദണ്ഡങ്ങൾ, ഡിസൈൻ ഘടകങ്ങൾ എന്നിവ ഓർഗനൈസേഷനായുള്ള ക്രമത്തിൽ (അല്ലെങ്കിൽ ഓഫീസ് ജോലിക്കുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾ) നിശ്ചയിച്ചിരിക്കണം. ബിസിനസ്സ് ലെറ്റർ ഫോമുകൾക്കുള്ള അടിസ്ഥാന ആവശ്യകതകൾ GOST 2003 "പേപ്പർവർക്കിനുള്ള ആവശ്യകതകൾ" ൽ കാണാം.

കമ്പനിയെക്കുറിച്ചുള്ള അടിസ്ഥാന വിവരങ്ങൾ ഫോമിലേക്ക് "ഞെക്കിപ്പിടിക്കുന്നത്" അഭികാമ്യമാണ്:

• പേര് (ചുരുക്കപ്പെട്ട പേര്);
• യഥാർത്ഥ, തപാൽ വിലാസങ്ങൾ;
• ഇമെയിൽ വിലാസം;
• ബന്ധപ്പെടാനുള്ള ഫോൺ നമ്പറുകൾ;
• വെബ്സൈറ്റ് വിലാസം.

ഇത് നിർബന്ധിത ഡാറ്റയുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് അല്ല, പക്ഷേ മാത്രം സാമ്പിൾ ലിസ്റ്റ്. നിങ്ങൾക്ക് ഇഷ്ടമുള്ളത് ചേർക്കാനോ നീക്കം ചെയ്യാനോ കഴിയും.

ഒരു കത്ത് എഴുതുന്നതിനുള്ള പൊതുവായ ആവശ്യകതകൾ ഇപ്രകാരമാണ്:

• ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ ഇൻഡന്റ് - വലതുവശത്ത് 10 മില്ലീമീറ്ററും ഇടതുവശത്തും മുകളിലും താഴെയുമായി 20 മില്ലിമീറ്ററും;
• കത്ത് രണ്ടോ അതിലധികമോ ഷീറ്റുകളിൽ എഴുതിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, അവ ഓരോന്നും മുകളിൽ നിന്ന് മധ്യത്തിൽ അക്കമിട്ടിരിക്കണം;
• ഓരോ ആപ്ലിക്കേഷനും വെവ്വേറെ അക്കമിട്ടിരിക്കുന്നു;
• കത്തിന്റെ ഔട്ട്ഗോയിംഗ് നമ്പർ മുകളിൽ ഇടത് കോണിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു (അത് പ്രമാണ രജിസ്ട്രേഷൻ ലോഗിൽ പരിഹരിക്കാൻ മറക്കരുത്);
• മുകളിൽ വലത് കോണിൽ ഓർഗനൈസേഷന്റെ പേര്, വിലാസക്കാരന്റെ സ്ഥാനം, ഇനീഷ്യലുകൾക്കൊപ്പം അവന്റെ കുടുംബപ്പേര് എന്നിവ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു;
• താഴെ ഇടത് മൂലയിൽ - നിങ്ങളുടെ സ്ഥാനം, ഇനീഷ്യലുകളും ഒപ്പും ഉള്ള കുടുംബപ്പേര്;
• കത്ത് എഴുതിയ തീയതി ചുവടെ ചേർക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക.

എന്നിരുന്നാലും, GOST 2003 ഒരു കോണാകൃതിയിൽ മാത്രമല്ല, വിശദാംശങ്ങളുടെ രേഖാംശ ക്രമീകരണത്തിലും (അവ മധ്യഭാഗത്ത് സൂചിപ്പിക്കുമ്പോൾ) ഫോമുകൾ ഉപയോഗിക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നു. കോണീയ ലേഔട്ട് കൂടുതൽ പരിചിതവും വായിക്കാൻ എളുപ്പവുമാണ്, അതിനാൽ ഈ ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.

എഴുതുന്നതിനുള്ള പൊതു നിയമങ്ങൾ

ക്ലാസിക് ടെക്സ്റ്റ് ഘടന ബിസിനസ്സ് കത്ത്മൂന്ന് ഘടകങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുന്നു:

• ആമുഖ ഭാഗം (കത്ത് എഴുതിയതിന്റെ കാരണങ്ങളുടെ ഒരു ഹ്രസ്വ സൂചന, അതിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം);
• ഉള്ളടക്കം (സാഹചര്യത്തിന്റെ വിവരണം, പരിഹാരങ്ങളുടെ നിർദ്ദേശം, നിഗമനങ്ങളുടെയും ശുപാർശകളുടെയും അവതരണം);
• സംഗ്രഹിക്കുന്ന ഭാഗം (വിലാസക്കാരനിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾ എന്താണ് പ്രതീക്ഷിക്കുന്നത് എന്നതിന്റെ വ്യക്തമായ സൂചനയുള്ള ഒരു ഹ്രസ്വ സംഗ്രഹം).

ഒരു കത്ത് എഴുതുന്നതിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം നിങ്ങൾ എല്ലായ്പ്പോഴും മനസ്സിലാക്കണം. നിങ്ങൾക്ക് സഹകരണം വാഗ്ദാനം ചെയ്യണോ? ഒരു പരാതി സമർപ്പിക്കണോ? ഒരു അവതരണത്തിലേക്കോ മറ്റ് ഇവന്റിലേക്കോ ക്ഷണിക്കണോ? ഇതിനെക്കുറിച്ച് മാത്രം എഴുതുക, കേസുമായി ബന്ധമില്ലാത്ത ദൈർഘ്യമേറിയ വാദങ്ങളിൽ നിന്നും അനുമാനങ്ങളിൽ നിന്നും ശ്രദ്ധ വ്യതിചലിക്കരുത്.

ഓരോ ബിസിനസ്സ് കത്തും ഒരു പ്രത്യേക ലക്ഷ്യം ഉണ്ടായിരിക്കണം. നിങ്ങൾ അതിൽ നിരവധി പ്രശ്നങ്ങൾ സ്പർശിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അവ അടുത്ത ബന്ധമുള്ളതായിരിക്കണം. വ്യത്യസ്ത വിഷയങ്ങളിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരേ സ്ഥാപനവുമായി ബന്ധപ്പെടണമെങ്കിൽ, ഓരോന്നിനും പ്രത്യേകം ഒരു കത്ത് എഴുതുന്നതാണ് നല്ലത്.

എഴുത്ത് ഭാഷ

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ ശൈലി "കനംകുറഞ്ഞ" ഔദ്യോഗിക ബിസിനസ്സാണ്. പദസമുച്ചയങ്ങൾ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ചെയ്യാനും ചില ക്ലീഷേകളും ക്ലീഷേകളും ഉപയോഗിക്കാനും സാധ്യമാണ്, ആവശ്യമുണ്ട്, പക്ഷേ ഇതെല്ലാം വരണ്ട ബ്യൂറോക്രസിയിലേക്ക് കൊണ്ടുവരാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നില്ല. "ലൈവ്" ഭാഷ എല്ലായ്പ്പോഴും എളുപ്പത്തിലും അനുകൂലമായും മനസ്സിലാക്കുന്നു. തീർച്ചയായും, ബിസിനസ്സ് എഴുതിയ സംഭാഷണം മര്യാദയുടെ മാനദണ്ഡങ്ങൾ പാലിക്കണം (അത് ചുവടെ ചർച്ചചെയ്യും), എന്നാൽ പ്രശ്നത്തിന്റെ സാരാംശം വ്യക്തമായും സംക്ഷിപ്തമായും പ്രസ്താവിക്കണം.

കുറച്ച് പ്രായോഗിക നുറുങ്ങുകൾ:

• ഉപയോഗിക്കുക ലളിതമായ വാക്കുകൾ: "സ്മാർട്ട്" പദങ്ങൾ മോശമായി മനസ്സിലാക്കുകയും അവ വായിക്കാനും മനസ്സിലാക്കാനും നിർബന്ധിതനായ ഒരു വ്യക്തിയിൽ പലപ്പോഴും പ്രകോപനം ഉണ്ടാക്കുന്നു;
• ക്രിയകൾ കൂടുതൽ തവണയും നാമവിശേഷണങ്ങൾ കുറച്ച് തവണയും ഉപയോഗിക്കുക;
• മരത്തിൽ നിങ്ങളുടെ ചിന്തകൾ പ്രചരിപ്പിക്കരുത് - കൂടുതൽ വിശദാംശങ്ങളും നിസ്സാരമായ വിശദാംശങ്ങളും ഇല്ലാതെ പ്രത്യേകതകൾ മാത്രം, തന്നിരിക്കുന്ന വിഷയത്തിന്റെ ചട്ടക്കൂടിനുള്ളിൽ മാത്രം;
• ദൈർഘ്യമേറിയ പ്രസ്താവനകൾ ഒഴിവാക്കുക, സാധ്യമെങ്കിൽ, പങ്കാളിത്തം ഉപയോഗിക്കരുത് കൂടാതെ പങ്കാളിത്ത തിരിവുകൾ;
• പ്രത്യേകമായി എഴുതുക: വിവിധ "ഇതിനെക്കുറിച്ച്", "അവർ / അവൻ / അവൾ" എന്നിവ അസ്വീകാര്യമാണ്;
• ലോജിക്കൽ പൊരുത്തക്കേടുകളും ഒരു സെമാന്റിക് ബ്ലോക്കിൽ നിന്ന് മറ്റൊന്നിലേക്ക് പെട്ടെന്നുള്ള പരിവർത്തനങ്ങളും ഒഴിവാക്കുക;
• ചെവിയിൽ എഴുതിയതെല്ലാം പരിശോധിക്കുക: എഡിറ്റ് ചെയ്യാത്ത മിക്കവാറും എല്ലാ വാചകങ്ങളിലും സംഭാഷണ പിശകുകൾ സംഭവിക്കുന്നു.

ബിസിനസ്സ് കത്തുകൾ എഴുതുന്നതിനുള്ള പ്രധാന നിയമങ്ങളിലൊന്ന് പറയുന്നു: സന്ദേശം സാക്ഷരതയുള്ളതും സ്റ്റൈലിസ്റ്റായി പരിശോധിച്ചുറപ്പിച്ചതുമായിരിക്കണം.

വിലാസക്കാരനെ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നതിന്റെ സവിശേഷതകൾ

ചട്ടം പോലെ, വിലാസക്കാരനെ കത്തിന്റെ തുടക്കത്തിൽ ഒരിക്കൽ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നു. ഇത് മൂന്ന് തരത്തിൽ ചെയ്യാം.

1. നിങ്ങൾ ആദ്യമായി ഒരു വ്യക്തിയെ അഭിസംബോധന ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ (അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളും വിലാസക്കാരനും തമ്മിൽ ഒരു ഔദ്യോഗിക ബന്ധം സ്ഥാപിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ), ഒരു നിശ്ചിത ദൂരം സൂചിപ്പിക്കുന്ന ഒരു വിലാസം നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കണം. ഉദാഹരണം: "പ്രിയ മിസ്റ്റർ ഇവാനോവ്!".
2. നിങ്ങൾ ദീർഘകാലമായി വിശ്വാസം സ്ഥാപിച്ചിട്ടുള്ള ഒരു വ്യക്തിയുമായി ബന്ധപ്പെടുകയാണെങ്കിൽ ബിസിനസ് ബന്ധം, അവനെ ആദ്യനാമത്തിലും രക്ഷാധികാരിയായും വിളിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. ഉദാഹരണം: "പ്രിയ എകറ്റെറിന ലിയോനിഡോവ്ന!".
3. കൂട്ടായി അഭിസംബോധന ചെയ്യുമ്പോൾ, "പ്രിയപ്പെട്ട സർ!"

അവസാന ഭാഗത്ത്, നിങ്ങൾ ക്ലോസിംഗ് വാക്യം എന്ന് വിളിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഇവിടെ കൂടുതൽ ഓപ്ഷനുകൾ ഉണ്ട്:

• "ബഹുമാനപൂർവ്വം," "ആത്മാർത്ഥതയോടെ നിങ്ങളുടേത്";
• "കൂടെ ആശംസകൾ»;
• "തുടർന്നുള്ള സഹകരണം പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു";
• "നിങ്ങളെ സേവിക്കുന്നതിൽ ഞങ്ങൾ എപ്പോഴും സന്തുഷ്ടരാണ്";
• തുടങ്ങിയവ.

ഒരു വാക്കിൽ, തിരഞ്ഞെടുപ്പ് അവസാന വാചകം- രുചിയുടെ കാര്യം.

ബിസിനസ് എഴുത്ത് നൈതികത

ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിലെ മൂടുപടമായ നിന്ദ പോലും ശ്രദ്ധിക്കപ്പെടാതെ പോകുന്നില്ല. തീർച്ചയായും, ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, നിങ്ങൾക്ക് മേലിൽ നിങ്ങളോട് പോസിറ്റീവ് അല്ലെങ്കിൽ കുറഞ്ഞത് ഒരു മനോഭാവം കണക്കാക്കാൻ കഴിയില്ല. ഉപസംഹാരം വ്യക്തമാണ്: വിലാസക്കാരൻ നിങ്ങളെ ശരിക്കും പ്രകോപിപ്പിച്ചാലും വികാരങ്ങൾക്ക് വഴങ്ങരുത്, സ്വയം ഉള്ളിൽ സൂക്ഷിക്കുക. സന്ദേശത്തിന്റെ ടോൺ എപ്പോഴും ശ്രദ്ധിക്കുക.

വിസമ്മതം അടങ്ങിയ കത്തിൽ പ്രത്യേക ശ്രദ്ധ നൽകണം. ഒരു തരത്തിലല്ലെങ്കിൽ മറ്റൊരു തരത്തിൽ "ഇല്ല" എന്ന വർഗ്ഗീകരണത്തോടെ അത്തരമൊരു സന്ദേശം ആരംഭിക്കുന്നത് അങ്ങേയറ്റം ബുദ്ധിശൂന്യമാണ് - ഇത് അവൻ ലളിതമായി അയച്ചുവെന്ന തോന്നൽ സൃഷ്ടിക്കും. ബോധ്യപ്പെടുത്തുന്ന (ആസൂത്രിതമായതല്ല) വിശദീകരണങ്ങൾ ആദ്യം നൽകാൻ ശ്രമിക്കുക. നിരസിക്കാനുള്ള കാരണങ്ങൾ ഹ്രസ്വമായി വിവരിച്ച ശേഷം, ഒരാൾ അത് പ്രസ്താവിക്കുന്നതിലേക്ക് സുഗമമായി നീങ്ങണം. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, ഇനിപ്പറയുന്ന പദപ്രയോഗങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാം:

• "നിർഭാഗ്യവശാൽ, നിങ്ങളുടെ അഭ്യർത്ഥന അനുവദിക്കാനുള്ള അവസരം ഞങ്ങൾ കാണുന്നില്ല";
• "നിങ്ങളുടെ അഭ്യർത്ഥന ഇനിപ്പറയുന്ന കാരണങ്ങളാൽ അനുവദിക്കാനാവില്ല...";
• "അഗാധമായി ക്ഷമിക്കുക, നിങ്ങളുടെ ഓഫർ ഞങ്ങൾ നിരസിക്കണം."

വിസമ്മതത്തെ ന്യായീകരിക്കുന്നതിന് മുമ്പുതന്നെ - കത്തിന്റെ തുടക്കത്തിൽ തന്നെ - വിലാസക്കാരന്റെ അഭ്യർത്ഥന നിങ്ങൾ ഹ്രസ്വമായി ആവർത്തിക്കണം. നിങ്ങൾ അവന്റെ അഭ്യർത്ഥനയോ നിർദ്ദേശമോ ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം വായിച്ചുവെന്ന് അവൻ മനസ്സിലാക്കും, അത് തീർച്ചയായും വിലമതിക്കും. ഒരുപക്ഷേ ഭാവിയിൽ നിങ്ങൾ വീണ്ടും ഒരുമിച്ച് പ്രവർത്തിക്കും - എന്തുകൊണ്ടാണ് ഉടൻ തന്നെ നെഗറ്റീവ് പ്രക്ഷേപണം ചെയ്യുകയും അമിതമായ പരുഷതയോടെ വ്യക്തിയെ ഭയപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്നത്?

ഒരിക്കലും മറ്റൊരു തീവ്രതയിലേക്ക് പോകരുത്. മുഖസ്തുതിയും ആത്മാർത്ഥമായ മനോഭാവത്തിന്റെ നിരവധി ഉറപ്പുകളും ആത്മാർത്ഥതയില്ലായ്മയുടെ വ്യക്തമായ അടയാളങ്ങളാണ്. ആത്മാർത്ഥതയില്ലായ്മ എപ്പോഴും തിരസ്കരണത്തിന് കാരണമാകുന്നു.

ഇമെയിലുകൾ രചിക്കുന്നു

പേപ്പറിലെ സന്ദേശങ്ങൾ ഇതിനകം കാലഹരണപ്പെട്ടുകൊണ്ടിരിക്കുന്നു. തീർച്ചയായും, "പേപ്പർ" കത്തിടപാടുകൾ പൂർണ്ണമായും അപ്രത്യക്ഷമാകില്ല, എന്നാൽ ഏതാനും വർഷങ്ങൾക്കുള്ളിൽ ക്ലാസിക് ഫോമുകളിൽ എഴുതിയ അക്ഷരങ്ങൾ അപൂർവ്വമായി മാറും. കൂടിയാലോചനകൾ ഇലക്ട്രോണിക് വഴിയാണ് നടക്കുന്നത്. ആധുനിക സംരംഭകൻ ഇപ്പോൾ സാധാരണ മെയിൽ വഴിയുള്ളതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ കത്തുകൾ ഇമെയിൽ വഴി അയയ്ക്കുന്നു.

ഇ-മെയിലിൽ അയച്ച ബിസിനസ്സ് കത്തുകൾ അതേ ഉപയോഗിച്ചാണ് എഴുതുന്നത് പൊതു നിയമങ്ങൾ. ഭാഷ, ശൈലി, ടോൺ എന്നിവയ്ക്കുള്ള ആവശ്യകതകൾ, മര്യാദകൾ പാലിക്കൽ - ഈ നിർബന്ധിത ഘടകങ്ങളെല്ലാം മാറില്ല. എന്നിരുന്നാലും, ഇലക്ട്രോണിക് സന്ദേശങ്ങൾക്ക് അതിന്റേതായ പ്രത്യേക സവിശേഷതകളുണ്ട്.

1. നിങ്ങളുടെ ലോഗിൻ ദൃഢമാണോ അല്ലെങ്കിൽ കുറഞ്ഞത് പര്യാപ്തമാണോ എന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. ഡി [ഇമെയിൽ പരിരക്ഷിതം]- നന്നായി, [ഇമെയിൽ പരിരക്ഷിതം]- മോശമായി.
2. എല്ലായ്പ്പോഴും "വിഷയം" ഫീൽഡിൽ പൂരിപ്പിക്കേണ്ടത് വളരെ പ്രധാനമാണ്. ഒരു വ്യക്തി ഇൻകമിംഗ് സന്ദേശം തുറക്കുമോ എന്നത് ഈ വരിയെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ അറിയാത്ത ഒരു വ്യക്തിക്ക് എഴുതുകയാണെങ്കിൽ, രസകരമായ ഒരു തലക്കെട്ട് കൊണ്ടുവരാൻ ശ്രമിക്കണം. എന്നാൽ അത് അമിതമാക്കരുത് - വിഷയങ്ങൾ "അടിയന്തിരം!!! അദ്വിതീയ ഓഫർ, ഇപ്പോൾ തുറക്കുക!" മുകളിലുള്ള ബാസ്‌ക്കറ്റ് ഐക്കണിൽ വേഗത്തിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യാനുള്ള ആഗ്രഹം മാത്രം ഉണ്ടാക്കുക. ശീർഷകം 3-5 വാക്കുകൾ ഉൾക്കൊള്ളുകയും സന്ദേശത്തിന്റെ ഉള്ളടക്കം പ്രതിഫലിപ്പിക്കുകയും വേണം.
3. നിങ്ങൾക്ക് വിലാസക്കാരനെ പരിചയമില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ ആരാണെന്നും അവനെക്കുറിച്ച് നിങ്ങൾ എങ്ങനെ പഠിച്ചുവെന്നും ഹ്രസ്വമായി വിവരിക്കുക. ഈ ആവശ്യമായ ആമുഖം ഇല്ലെങ്കിൽ, സന്ദേശം സ്പാം ആയി തെറ്റിദ്ധരിക്കുകയും ഉടൻ തന്നെ ഇല്ലാതാക്കുകയും ചെയ്യാം.
4. ക്രമീകരണങ്ങളിൽ ഉദ്ധരണി അപ്രാപ്തമാക്കരുത് - മുമ്പത്തെ കത്തിടപാടുകൾ ചുവടെ പ്രദർശിപ്പിക്കട്ടെ.
5. സ്ക്രീനിൽ നിന്ന് വായിക്കുന്നത് സംശയാസ്പദമായ ആനന്ദമാണ്. ഒരു പേപ്പർ കത്ത് എടുക്കാം, ഇക്കാരണത്താൽ മാത്രം അത് ഒരു അബോധാവസ്ഥയിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഒന്നിനെക്കാൾ ഗൗരവമായി എടുക്കുന്നു. ഇത് പരിഗണിക്കുക.
6. ഇമെയിൽ സന്ദേശം എത്ര ചെറുതാണോ അത്രയും വേഗത്തിൽ മറുപടി ലഭിക്കും.
7. സാധാരണ ഫോണ്ടുകൾ മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക.
8. ടെക്സ്റ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കൽ അമിതമായി ഉപയോഗിക്കരുത് - പരമാവധി പ്രധാനപ്പെട്ട പോയിന്റുകൾ"ബോൾഡ്" പ്രയോഗിക്കാം, പക്ഷേ ഉപയോഗിക്കുക വ്യത്യസ്ത നിറങ്ങൾഅസ്വീകാര്യമായ.
9. "തൊപ്പികൾ" ഇല്ല. ഒരിക്കലുമില്ല. സബ്ടൈറ്റിലുകളിൽ പോലും. ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് വിരാമചിഹ്നങ്ങൾക്കും ഇത് ബാധകമാണ്.
10. ടെക്‌സ്‌റ്റ് അവയ്‌ക്കിടയിലുള്ള സ്‌പെയ്‌സിംഗ് ഉള്ള ഖണ്ഡികകളായി വേർതിരിക്കുക (ഒരു ശൂന്യമായ വരി വിടുക).
11. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഇമെയിലിലേക്ക് ചിത്രങ്ങളോ ടെക്സ്റ്റ് ഫയലുകളോ അറ്റാച്ചുചെയ്യാം. അധിക മെറ്റീരിയലുകൾകൂടാതെ വിശദീകരണങ്ങൾ, അഭിപ്രായങ്ങൾ, വിശദമായി വിശദമായ വിവരണങ്ങൾ- ഇതെല്ലാം അറ്റാച്ചുചെയ്ത ഫയലുകളിലായിരിക്കണം, പക്ഷേ കത്തിന്റെ ബോഡിയിലല്ല.
12. നിങ്ങൾ വിശ്വസനീയമായ ബന്ധം സ്ഥാപിച്ചിട്ടുള്ള ആളുകളുമായുള്ള ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളിൽ (ഞങ്ങൾ വിശ്വസനീയ പങ്കാളികളെ, വിശ്വസനീയമായ കൌണ്ടർപാർട്ടികളെക്കുറിച്ചാണ് സംസാരിക്കുന്നത്), നിങ്ങൾക്ക് ഇടയ്ക്കിടെ ഇമോട്ടിക്കോണുകൾ ഉപയോഗിക്കാം. ഇത് ആശയവിനിമയം "പുനരുജ്ജീവിപ്പിക്കും" - സ്‌ക്രീനിലെ സ്മൈലികൾ (ഒരു ബിസിനസ്സ് സന്ദേശത്തിൽ പോലും) വളരെ പോസിറ്റീവായി കാണുന്നു. തീർച്ചയായും, അവ "പേപ്പർ" അക്ഷരങ്ങളിൽ ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയില്ല.
13. ഒപ്പിടുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. ഇമെയിലുകളിൽ, ഇത് സാധാരണയായി 3-6 വരികൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു, കൂടാതെ അയച്ചയാളുടെ ആദ്യഭാഗവും അവസാനവും, സ്ഥാനം, കമ്പനിയുടെ പേര്, വെബ്സൈറ്റ് വിലാസം, ബന്ധപ്പെടാനുള്ള ഫോൺ നമ്പർ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു.

ഒപ്പ് ഉദാഹരണം:

ആത്മാർത്ഥതയോടെ,

ഇവാൻ ഇവാനോവ്

[ഇമെയിൽ പരിരക്ഷിതം]

http://site.com.

നിങ്ങൾക്കുള്ള ഒരു മാതൃകാ ബിസിനസ്സ് കത്ത് ഇതാ.

സംഗ്രഹിക്കുന്നു

ഇത് വളരെ ലളിതമാണെങ്കിലും, നന്നായി എഴുതിയ ബിസിനസ്സ് കത്തുകളുടെ ഉദാഹരണങ്ങൾ അത്രയധികമില്ല. സംരംഭകർ പതിവായി രൂപകൽപ്പനയിൽ ആശയക്കുഴപ്പത്തിലാകുന്നു, ശരിയായ വിലാസങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നില്ല, പ്രധാനപ്പെട്ട സൂക്ഷ്മതകളെക്കുറിച്ച് മറക്കുന്നു.

നല്ല ബിസിനസ്സ് സന്ദേശങ്ങളിൽ അന്തർലീനമായ പ്രധാന സവിശേഷതകൾ ഞങ്ങൾ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നു:

• വസ്തുനിഷ്ഠത;
• സംക്ഷിപ്തത (കത്ത് ഒന്നിൽ കൂടുതൽ പേജുകൾ എടുക്കാത്തത് അഭികാമ്യമാണ്);
• അവതരണത്തിന്റെ നിഷ്പക്ഷ സ്വരം;
• യുക്തിയുടെ അഭാവം, ആഖ്യാനം, അമിതമായ വിശദാംശങ്ങൾ;
• വൈകാരിക വിലയിരുത്തലുകളുടെ അഭാവം;
• വാചകത്തിന്റെ ഭാഗങ്ങളും വ്യക്തിഗത ശൈലികളും തമ്മിലുള്ള വ്യക്തമായ ലോജിക്കൽ ബന്ധം.

നിങ്ങൾക്ക് ആദ്യം പരിശോധിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു തരം ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റാണിത്. നൂറുകണക്കിന് എഴുതി അയച്ച ബിസിനസ്സ് സന്ദേശങ്ങൾക്ക് ശേഷം, അതിന്റെ ആവശ്യകത അപ്രത്യക്ഷമാകും. മേൽപ്പറഞ്ഞ നിയമങ്ങൾ അവഗണിക്കരുത്, ഓർമ്മിക്കുക: ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ "പമ്പ്ഡ്" വൈദഗ്ദ്ധ്യം നിങ്ങളുടെ പ്രശസ്തിയും അതനുസരിച്ച് കമ്പനിയുടെ പ്രതിച്ഛായയും ഗണ്യമായി വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.