एक व्यावसायिक पत्र में शुभकामनाएँ. किसी मित्र, प्रेमिका को अंग्रेजी में पत्र कैसे लिखें: तैयार पत्र का एक नमूना

नींद और भोजन के साथ-साथ संचार भी बुनियादी मानवीय जरूरतों में से एक है। पर आधुनिक लोगमित्रों और परिवार, सहकर्मियों और व्यावसायिक साझेदारों के साथ चैट करने के कई किफायती और प्रभावी तरीके हैं। इनमें आमने-सामने संचार, सेलुलर संचार और इंटरनेट शामिल हैं।

अंतिम दो विधियाँ अपेक्षाकृत हाल ही में सामने आईं। कब कासंदेशों की सहायता से ही दूरी पर संचार संभव था। वे हस्तलिखित और डाक से भेजे गए थे। यह आज तक जीवित है। हालाँकि, हस्तलिखित पत्रों का स्थान ईमेल ने ले लिया है।

आइए एक परिभाषा दें

"पत्र" शब्द के अनेक अर्थ हैं।

सबसे पहले, यह लिखित संकेतों की एक प्रणाली है, जो मौखिक भाषण को ठीक करने के लिए आवश्यक है।

उदाहरण: वैज्ञानिकों ने एक प्राचीन पत्र का अर्थ निकाला है

दूसरा, यह उपस्थितिकागज पर मुद्रित सूचनात्मक पाठ।

उदाहरण: छात्रों ने अपने शिक्षक से पूछा कि रूसी में स्वीकृत मानदंडों के अनुसार पत्र को कैसे समाप्त किया जाए।

तीसरा, एक हस्तलिखित या इलेक्ट्रॉनिक पाठ जिसमें प्राप्तकर्ता के लिए इच्छित जानकारी होती है।

उदाहरण: मेरे पिता की ओर से महत्वपूर्ण समाचार वाला एक पत्र घर से भेजे जाने के एक सप्ताह बाद प्राप्त हुआ।

और इसकी शुरुआत कैसे करें? सभी लोग स्वयं से ये प्रश्न पूछते हैं, चाहे वे किसी भी प्रकार का संदेश लिखें: इलेक्ट्रॉनिक या हस्तलिखित। इस लेख में हम उनमें से पहले का उत्तर देने जा रहे हैं।

पत्रों के प्रकार

किसी पत्र को सर्वोत्तम तरीके से कैसे समाप्त किया जाए, इसके बारे में बात करने से पहले, इसके प्रकारों को समझना उचित है। प्रयुक्त सामान्य स्वर और भाव इसी पर निर्भर करते हैं। तो संदेश हो सकते हैं:

• व्यवसाय;
• निजी;
• बधाई हो.

इस प्रकार के दस्तावेज़ीकरण को कॉल करने की प्रथा है, जो विभिन्न संगठनों और संस्थानों के बीच सूचनाओं के आदान-प्रदान के साधन के रूप में कार्य करता है। इसे "आधिकारिक पत्राचार" भी कहा जा सकता है। इस श्रेणी में आने वाले कुछ प्रकार के पत्रों को प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, याचिकाएं, अपील, अनुरोध), अन्य को नहीं (उदाहरण के लिए, चेतावनी, अनुस्मारक, बयान)।

एक व्यक्ति द्वारा दूसरे को संबोधित पत्र को व्यक्तिगत पत्र कहा जाता है।

वे पत्र जिनका उद्देश्य किसी अनौपचारिक व्यक्ति, संगठन या संस्था को किसी आनंददायक घटना या उपलब्धि पर बधाई देना हो, बधाई पत्र कहलाते हैं।

नीचे हम यह पता लगाएंगे कि किसी पत्र को उसके प्रकार और उद्देश्य के आधार पर ठीक से कैसे समाप्त किया जाए।

सामान्य संरचना

प्रकार चाहे जो भी हो, सभी अक्षरों की संरचना लगभग समान होती है। यह ध्यान देने योग्य है कि पहले दो बिंदु केवल आधिकारिक पत्राचार के लिए विशिष्ट हैं।

1. प्रेषक का पता।
2. की तारीख।
3. अभिवादन।
4. बुनियादी जानकारी वाला पाठ.
5. अंतिम वाक्यांश.
6. पी.एस.

व्यावसायिक पत्राचार

इस प्रकार के पत्राचार के लेखन पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए, क्योंकि प्रेषक द्वारा लिखी गई वर्तनी, विराम चिह्न या अनुमति उस कंपनी या संस्थान की छवि पर प्रतिकूल प्रभाव डाल सकती है जिसका वह प्रतिनिधित्व करता है। वाक्यों का संकलन करते समय सरल वाक्यों को प्राथमिकता दी जानी चाहिए और बड़ी संख्या में जटिल संरचनाओं से बचना चाहिए। सामान्य स्वर सम्मानजनक होना चाहिए. मुख्य बात यह है कि पत्र के अंत में उसका सार प्रकट होना चाहिए, क्योंकि लोग पाठ के इस विशेष अंश पर अधिक ध्यान देते हैं।

जिस पत्र को अधिकारी का दर्जा प्राप्त हो उसका अंत कैसे करें? सबसे सफल समापन वाक्यांश हैं:

• मैं आगे भी सार्थक सहयोग की आशा करता हूँ।
• मैं निरंतर सहयोग की आशा करता हूँ।
• आपके ध्यान देने के लिए धन्यवाद!
• साभार, इवानोव इवान इवानोविच।
• सम्मान के साथ, इवानोव इवान इवानोविच।

किसी निजी व्यक्ति को लिखे पत्र को खूबसूरती से कैसे समाप्त करें

इस प्रकार के पत्राचार के लिए संकलक से अधिक ध्यान देने की आवश्यकता नहीं होती है। हालाँकि, लिखने की प्रक्रिया में व्यक्ति को साक्षरता के बारे में अभी भी नहीं भूलना चाहिए। इस संबंध में, ईमेल लिखना बहुत आसान है, क्योंकि पाई गई त्रुटियों को ठीक करना आसान है। हस्तलिखित पाठ के मामले में, आपको तैयार पाठ को फिर से लिखना होगा।

प्रक्रिया शुरू करने से पहले, आपको मुख्य सामग्री और प्राप्तकर्ता की प्रतिक्रिया पर निर्णय लेना होगा। यदि प्रेषक के लिए यथाशीघ्र उत्तर प्राप्त करना महत्वपूर्ण है, तो अंतिम भाग में उचित नोट्स बनाना बेहतर है। अंत ऊपर लिखी हर बात का तार्किक निष्कर्ष होना चाहिए, अन्यथा आप प्राप्तकर्ता को अजीब स्थिति में डाल सकते हैं और उसे यह सोचने पर मजबूर कर सकते हैं कि प्रेषक क्या कहना चाहता था।

किसी पत्र के अंत में उपयोग किए जाने वाले सबसे आम वाक्यांश हैं:

• आपका मित्र पीटर.
• फिर मिलते हैं!
• जवाब का इंतज़ार कर रहे है।
• चुम्बन, मारिया।
• जितनी जल्दी हो सके आओ.
• शुभकामनाएँ, आपका मित्र पीटर।

प्रेषक स्वयं ही पत्र का अंत बता सकता है। इस मामले में, इसका एक अनूठा चरित्र होगा और यह निश्चित रूप से प्राप्तकर्ता को प्रसन्न करेगा।

आप बधाई पत्र कैसे समाप्त कर सकते हैं, इस प्रश्न का उत्तर देते समय, आपको उसके स्वरूप पर ध्यान देने की आवश्यकता है। यदि प्रेषक और प्राप्तकर्ता अधिकारी हैं, तो अंतिम वाक्यांश तटस्थ होना चाहिए। अन्य मामलों में, कुछ स्वतंत्रताओं की अनुमति है।

उपसंहार

प्रश्न: "पत्र कैसे समाप्त करें?" - काफी तार्किक. फ़ोन और सामाजिक नेटवर्क द्वारा संचार उन कानूनों पर आधारित है जो पत्राचार के दौरान अपनाए गए कानूनों से भिन्न हैं। हालाँकि, प्रत्येक व्यक्ति को अपने जीवन में कम से कम एक बार पत्र के प्रारूपकार के रूप में कार्य करना पड़ता है। इसलिए, इस क्षेत्र में मौजूद सिद्धांतों और नियमों की सामान्य समझ होना आवश्यक है। अन्यथा, पहला अनुभव आखिरी हो सकता है। लेकिन पत्र लिखना, उसे भेजना और प्रेषक से प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करना एक रोमांचक प्रक्रिया है।

समय बीतता है, सब कुछ बदल जाता है, तकनीकी प्रगति बहुत तेजी से बढ़ती है, लेकिन एक चीज़ अभी भी अपरिवर्तित रहती है। अपने दूर के पूर्वजों की तरह, हमें सूचनाओं के निरंतर आदान-प्रदान की आवश्यकता है। और हालाँकि अब हम वांछित वार्ताकार को आसानी से बुला सकते हैं, लेकिन कभी-कभी यह संभव नहीं होता है, और फिर हमें पत्र लिखना पड़ता है। और प्राप्तकर्ता पर सबसे अनुकूल प्रभाव छोड़ने के लिए, अपने लिखित संदेश को सही ढंग से लिखना और उसे सही ढंग से समाप्त करना बहुत महत्वपूर्ण है, जो हर कोई नहीं कर सकता है। तो अब हम यह पता लगाने का प्रयास करेंगे कि अपने मित्रों, रिश्तेदारों या व्यावसायिक साझेदारों को पत्र कैसे समाप्त करें।

प्रसिद्ध लोगों को पत्र लिखने का सिद्धांत

इससे पहले कि आप संदेश के अंत पर विचार करना शुरू करें, एक नियम का पालन करते हुए, पत्र को सही ढंग से लिखना महत्वपूर्ण है सरल नियम. दोस्तों, रिश्तेदारों और दोस्तों को संदेश भेजते समय, वास्तव में, आपको वास्तव में यह सोचने की ज़रूरत नहीं है कि आपके द्वारा लिखा गया नमूना पत्र कैसा होना चाहिए। यहां संदेश को सशर्त रूप से तीन भागों में विभाजित करना ही पर्याप्त होगा।

बदले में, किसी बिजनेस पार्टनर को संदेश बिल्कुल अलग तरीके से लिखा जाता है। सबसे पहले, संदेश की शैली पूरी तरह से औपचारिक होनी चाहिए, उसमें एक भी गलती नहीं होनी चाहिए, और नमूना पत्र यहीं से लिया जाना चाहिए आधिकारिक स्रोत. हालाँकि, इस तथ्य के बावजूद कि विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक पत्राचार और उनमें से प्रत्येक की कई विशेषताएं हैं, आप रचना कर सकते हैं अनुमानित योजनाकोई व्यावसायिक संदेश.

1. एक आधिकारिक संदेश का शीर्षक जिसमें प्राप्तकर्ता कंपनी का नाम होता है, जिसमें प्राप्तकर्ता व्यक्ति का अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक और स्थिति का संकेत होता है, जिसके तहत पत्र की तारीख और उसके पंजीकरण नंबर का संकेत दिया जाता है।
2. पत्र का शीर्षक और उसका मुख्य पाठ, संक्षिप्त, लेकिन सभी आवश्यक जानकारी युक्त।
3. संदेश का अंत, जिसकी अपनी कई बारीकियाँ हैं, तो एक व्यावसायिक पत्र को कैसे समाप्त किया जाए , हम बाद में बात करेंगे, और सबसे अंत में, संदेश भेजे जाने की तारीख और प्रेषक के हस्ताक्षर - उसका अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक और स्थिति।

मित्रों या रिश्तेदारों को लिखे पत्र को समाप्त करना

अब इस पर अधिक विस्तार से ध्यान देने का समय आ गया है कि सबसे अनुकूल प्रभाव छोड़ने के लिए आपको किसी जाने-माने या प्रिय व्यक्ति को संदेश कैसे समाप्त करना है और वार्ताकार को जल्द से जल्द प्रतिक्रिया लिखने के लिए प्रेरित करना है।

सबसे पहले, किसी मित्र, रिश्तेदार या को पत्र ख़त्म करने से पहले करीबी व्यक्तिआपको अपना संदेश ध्यान से पढ़ना चाहिए. संदेश पढ़ने के बाद, आप संभवतः पाठ को यथासंभव पूर्ण और समझने योग्य बनाने के लिए इसमें कुछ और जोड़ना, सुधारना या पूरक करना चाहेंगे। उसके बाद, पत्र को दोबारा पढ़ने की सिफारिश की जाती है, जिसके बाद अंत में केवल एक प्रकार का "उपसंहार" जोड़ना होता है, इसमें आपके संदेश के मुख्य विचार को स्पष्ट करना होता है, और अपने वार्ताकार को गर्मजोशी से अलविदा कहना होता है।

आधिकारिक पत्र का अंत

व्यावसायिक पत्राचार में, संदेश का अंत शायद सबसे महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। इसीलिए, इसे संकलित करते समय, शिष्टाचार और अच्छे शिष्टाचार का पालन करने के लिए व्यावसायिक पत्र को कैसे समाप्त किया जाए, इस पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। और सबसे पहले, संदेश का अंतिम भाग लिखने से पहले, आपको पत्र को दोबारा पढ़ना होगा, इसमें सभी त्रुटियों को ठीक करना होगा और इसे सही ढंग से प्रारूपित करना होगा ताकि पाठ अच्छी तरह से पढ़ने योग्य हो, और बोल्ड प्रकार के कारण महत्वपूर्ण बिंदु तुरंत ध्यान देने योग्य हों।

ऐसी तैयारी के बाद, आप वास्तव में, पत्र के अंत तक आगे बढ़ सकते हैं। यदि इसमें कई शीट शामिल हैं, तो अंत में संदेश का सारांश बनाना महत्वपूर्ण है, जिसमें कुछ पैराग्राफ शामिल हैं, जिसमें संदेश के सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को प्रतिबिंबित करना आवश्यक होगा, ताकि प्राप्तकर्ता के लिए अपना उत्तर लिखना आसान हो। यदि पत्र छोटा है, तो सारांश की कोई आवश्यकता नहीं है, इसलिए अंत में केवल अलविदा कहना, वार्ताकार को सम्मानपूर्वक संबोधित करना और हस्ताक्षर करना ही पर्याप्त होगा।

किसी विदेशी के साथ मैत्रीपूर्ण या व्यावसायिक पत्राचार

हमारी सदी सीमाओं को मिटाने वाली सदी मानी जाती है। और यह कोई दुर्घटना नहीं है, क्योंकि दूरसंचार प्रौद्योगिकियों की दुनिया में हम न केवल अपने हमवतन लोगों के साथ, बल्कि विदेशियों के साथ भी संवाद कर सकते हैं। हालाँकि, किसी दूसरे देश के व्यक्ति के साथ पत्राचार शुरू करने का निर्णय लेने के बाद, यह महत्वपूर्ण है, सबसे पहले, अपनी मूल भाषा में स्वतंत्र रूप से संवाद करने के लिए, दूसरे, कम से कम एक विदेशी की मानसिकता से थोड़ा परिचित होने के लिए, और तीसरा, यह जानने के लिए कि पत्रों को कैसे समाप्त किया जाए ताकि वार्ताकार उन्हें पढ़कर प्रसन्न हो। लेकिन इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि पत्र प्राप्त करने वाला किस देश से है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि पत्राचार क्या है - व्यावसायिक या मैत्रीपूर्ण, इसमें पारस्परिक रूप से विनम्र होना बहुत महत्वपूर्ण है, वार्ताकार का अभिवादन करना सुनिश्चित करें और विनम्रता से उसे अलविदा कहें।

संदेश की अंतिम पंक्तियाँ

अपने संदेश के अंत के करीब, यह जानना बहुत महत्वपूर्ण है कि अपने पत्रों को अंतिम वाक्यांश के साथ कैसे समाप्त किया जाए जो वार्ताकार के लिए आपके सभी सम्मान और सहानुभूति को व्यक्त करे।

तो, किसी मित्र, प्रियजन या रिश्तेदार को लिखे पत्र की अंतिम पंक्ति इस तरह लग सकती है:

• प्यार से, (आपका नाम)।
• बहुत अच्छा मूड!
• फिर मिलते हैं।
• जवाब का इंतज़ार कर रहे है।
• सभी को मेरा प्रणाम।
• जल्द ही फिर मिलेंगे।

लेकिन एक आधिकारिक संदेश पत्र के अंत में उसके प्राप्तकर्ता के लिए सम्मानपूर्वक और बिना किसी परिचय के लिखा जाना चाहिए। इसलिए, एक व्यावसायिक संदेश लिखना समाप्त करते हुए, अंत में आपको लिखना होगा:

• सार्थक सहयोग की आशा है.
• भवदीय (आपका पूरा नाम और कंपनी में पद)।
• सम्मान के साथ (आपका पूरा नाम और कंपनी में पद)।
• हमारा प्रस्ताव स्वीकार करने के लिए धन्यवाद.
• कृपया यथाशीघ्र उत्तर दें।
• में अगर आप रुचि रखते हैं अतिरिक्त जानकारीकृपया हमसे संपर्क करें।

पत्राचार की कला के बिना अंग्रेजी संस्कृति की कल्पना नहीं की जा सकती। सदियों से, अंग्रेजी देवियों और सज्जनों ने सख्त शिष्टाचार के अनुसार लिखे गए अति सुंदर संदेशों का आदान-प्रदान किया है - यह निर्धारित करता है कि क्या लिखना है, कब और क्यों, किन शब्दों में, दिन के किस समय और किस कागज पर लिखना है। पत्र लोगों के जीवन में सबसे महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं - और अब भी निभाते हैं: वे आपको हँसाते हैं, आश्चर्यचकित करते हैं, साज़िश रचते हैं, प्यार में डालते हैं, मौत के घाट उतार देते हैं और आपको खुशियों से भर देते हैं।

अनौपचारिक पत्रों के 7 मुख्य प्रकार

एक व्यक्तिगत पत्र में, आप कर सकते हैं

1. संभालना: नाम, उपनाम या शब्दों का उपयोग करके " महोदय/महोदया”:

2. उद्घाटन प्रस्ताव. यहां आप अपने पत्र का उद्देश्य स्पष्ट करें। यह एक शिकायत, सहमति या निमंत्रण स्वीकार करने से इनकार, प्राप्त पत्र की प्रतिक्रिया हो सकती है।

3. पत्र का मुख्य भाग: विषय का खुलासा करने वाले एक या दो अनुच्छेद।

4. अंतिम अनुच्छेदएक या दो वाक्यों में. आपने जो लिखा है उसे सारांशित करें और पत्राचार जारी रखने के लिए अपनी तत्परता व्यक्त करें। आप किसी उपकार या त्वरित प्रतिक्रिया के लिए प्राप्तकर्ता को अग्रिम धन्यवाद भी दे सकते हैं।

5. अंतिम शब्दांकन:

6. तारीख और हस्ताक्षर(आवश्यक नहीं)।

किस बात का ध्यान रखें

• अनौपचारिक लेखन आपको स्थिति के आधार पर, व्यावसायिक और अनौपचारिक दोनों, विभिन्न शैलियों की अभिव्यक्तियों का उपयोग करने की अनुमति देता है। आप बोलचाल की शैली, कठबोली भाषा, संक्षिप्ताक्षर और संक्षिप्ताक्षरों का भी उपयोग कर सकते हैं। बस स्थानीय भाषा के साथ इसे ज़्यादा न करें ताकि आपका पत्र चुटीला, असभ्य न लगे। बोलचाल में कुछ अभिव्यक्तियाँ स्वीकार्य लगती हैं, लेकिन पत्र में अनुपयुक्त होती हैं, भले ही पत्र अनौपचारिक हो।
• मुहावरे और बोलचाल की अभिव्यक्तयां अपने लेखन की भाषा को समृद्ध करें - बेझिझक उनका उपयोग करें।
• पत्र की संरचना का पालन करें, जटिल निर्माणों के साथ वाक्यों को अधिभारित न करें और विचार को लगातार विकसित करें।
• दृश्य सुविधा के लिए अनुच्छेदों के बीच एक खाली रेखा छोड़ने की प्रथा है।इसी कारण से, यदि आप हाथ से लिख रहे हैं तो प्रत्येक पैराग्राफ को पहली पंक्ति की शुरुआत में एक छोटे इंडेंट के साथ शुरू करने की सलाह दी जाती है।
• उस समय का उपयोग करें जब आप अपनी अपेक्षाएँ व्यक्त करना चाहते हैं (" मैं मैं आगे देख रहा हूँ आप से सुनने के लिए…- "आपके उत्तर की प्रतीक्षा में...") या आपके पत्र के उद्देश्य के बारे में (" मैं मैं लिख रहा हूँ आपकी ओर से/के संबंध में...”-“ मैं आपके अनुरोध/अवसर पर आपको लिख रहा हूं…”)। समाचार रिपोर्ट करते समय या हाल की घटनाओं का वर्णन करते समय या का उपयोग करें।
• कोशिश पत्र के मुख्य भाग को कम से कम दो या तीन अनुच्छेदों में तोड़ेंआप जो कुछ भी कहना चाहते हैं उसे एक बड़े पैराग्राफ में समेटने की कोशिश करने के बजाय। तार्किक भागों में विभाजित होने के कारण जानकारी को बहुत बेहतर माना जाता है।
• पत्र को एक प्रश्न के साथ समाप्त करेंपत्राचार की निरंतरता आरंभ करने के लिए प्राप्तकर्ता को। तो आप दिखाते हैं कि आप संचार में रुचि रखते हैं और उसके उत्तर की प्रतीक्षा कर रहे हैं - और यह पत्र का तार्किक निष्कर्ष होगा।

1. निमंत्रण पत्र

अनौपचारिक, अर्ध-आधिकारिक और हैं। ऐसे पत्र में कार्यक्रम के बारे में अतिरिक्त जानकारी (पता, तिथि और समय, कार्यक्रम का ड्रेस कोड) और, यदि आवश्यक हो, कार्यक्रम स्थल तक पहुंचने के बारे में स्पष्ट निर्देश शामिल होने चाहिए।

प्रारंभिक वाक्यांश:

समापन वाक्यांश:

यदि आप कर सकें तो हम आभारी होंगे...	यदि आप कर सकें तो हम आभारी होंगे...
कृपया बताएं कि क्या आप इसमें शामिल हो सकेंगे...	कृपया मुझे बताएं कि क्या आप इसमें भाग ले सकते हैं...
मुझे आशा है कि आप इसे करने में सक्षम हैं…	आपको देखने की उम्मीद...
आशा है कि तुम आ सकते हो।	आशा है कि तुम आ सकते हो।
आपसे मिलने के लिए उत्सुक हूं...	हमारी मुलाकात की प्रतीक्षा में...
कृपया मुझे बताएं कि क्या आप आ सकते हैं।	कृपया मुझे बताएं कि क्या आप आ सकते हैं।

2. निमंत्रण की स्वीकृति का पत्र

अनौपचारिक, अर्ध-आधिकारिक और व्यावसायिक हैं। इसमें कार्यक्रम में भाग लेने के लिए स्पष्ट और स्पष्ट सहमति शामिल है।

प्रारंभिक वाक्यांश:

समापन वाक्यांश:

हम बड़ी आशा से इस आयोजन का इंतजार कर रहे हैं।	हम इस आयोजन का इंतजार कर रहे हैं.
मैं पार्टी का इंतज़ार करुंगा. तब आप देखना।	मैं पार्टी का इंतजार कर रहा हूं. फिर मिलते हैं।
हम वास्तव में आपकी पार्टी का इंतजार कर रहे हैं।	हम आपका स्वागत करने के लिए उत्सुक हैं*।

* शैलीगत रूप से, में इस मामले मेंपार्टी शब्द का अनुवाद करने के लिए "पार्टी" के बजाय "रिसेप्शन" की परिभाषा अधिक उपयुक्त है, क्योंकि वाक्यांश का निर्माण औपचारिक है और यह संभवतः एक आधिकारिक और अर्ध-आधिकारिक रिसेप्शन है।

3. निमंत्रण को अस्वीकार करने वाला पत्र

अनौपचारिक, अर्ध-आधिकारिक और व्यावसायिक हैं। निमंत्रण स्वीकार करने से इनकार व्यक्त करता है.

प्रारंभिक वाक्यांश:

समापन वाक्यांश:

व्यक्तिगत रूप से आपका अभिनंदन करने का अवसर चूकने के लिए मुझे खेद है।	मुझे खेद है कि मैं आपको व्यक्तिगत रूप से बधाई देने का अवसर चूक गया।
निमंत्रण के लिए पुनः धन्यवाद.	निमंत्रण के लिए पुनः धन्यवाद.
मुझे आशा है कि हमें मिलने/जश्न मनाने का एक और अवसर मिलेगा...	मुझे उम्मीद है कि हमें मिलने/जश्न मनाने का एक और मौका मिलेगा।
मुझे सचमुच खेद है कि मुझे इसे चूकना पड़ेगा।	मुझे सचमुच खेद है कि मैं इसमें शामिल नहीं हो पाऊंगा।
मुझे यकीन है कि हम किसी और समय एक साथ मिल सकेंगे।	मुझे यकीन है कि हम दूसरी बार मिल सकते हैं।

4. माफी पत्र

यह व्यवसायिक और अनौपचारिक भी होता है। पत्र में माफ़ीनामा होना चाहिए और बताना चाहिए कि किसी को असुविधा क्यों हुई या कर्तव्य या वादे क्यों पूरे नहीं किए जा सके।

प्रारंभिक वाक्यांश:

समापन वाक्यांश:

एक बार फिर, मैं इसके लिए हार्दिक क्षमा चाहता हूँ...	एक बार फिर, मैं आपसे इसके लिए हार्दिक क्षमा चाहता हूँ...
मैं आशा करता हूँ कि तुम्हें समझ में आ गया होगा।	मुझे आशा है की तुम मुझे समझ पाओगे।
मुझे उम्मीद है कि मेरी माफ़ी स्वीकार कर ली जाएगी...	मुझे उम्मीद है कि मेरी माफ़ी स्वीकार कर ली जाएगी...
मैं जानता हूं कि इसके लिए कोई बहाना पर्याप्त नहीं है... और मैं बस आशा करता हूं कि आप मुझे माफ कर देंगे और मुझे समझेंगे।	मैं जानता हूं कि मेरी सभी क्षमायाचनाएं पर्याप्त नहीं हैं... और मैं केवल आशा करता हूं कि तुम मुझे माफ कर सको और मुझे समझ सको।

5. एक विज्ञापन प्रस्ताव की प्रतिक्रिया के साथ पत्र

व्यवसायिक और अर्ध-औपचारिक हैं।

आमतौर पर इसमें अतिरिक्त जानकारी के लिए अनुरोध या पहले प्राप्त जानकारी को स्पष्ट करने और पूरक करने का अनुरोध शामिल होता है।

प्रारंभिक वाक्यांश:

समापन वाक्यांश:

​

"हाँ" और "नहीं" व्यक्तिगत पत्र

इन नियमों का पालन करना होगा:

• इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका पत्र कितना अनौपचारिक है, हमेशा विनम्र रहें।
• पत्र का उद्देश्य शुरू से ही बताएं।
• अपने विचारों को तार्किक श्रृंखला में जोड़ने के लिए क्रियाविशेषण और संयोजन का प्रयोग करें: तब(तब), बाद में(बाद में), लेकिन(लेकिन), एक ही समय पर(एक ही समय में), आखिरकार(आखिरकार)।
• एक नई पंक्ति पर एक नया विचार शुरू करें: जो पाठ पैराग्राफ में विभाजित नहीं है उसे समझना मुश्किल है।
• भावनाओं को व्यक्त करने में संयमित रहें, विशेषकर अर्ध-औपचारिक पत्रों (शिकायत, बधाई, निमंत्रण, आदि) में।

और इससे बचना चाहिए:

• विस्मयादिबोधक चिह्नों का अति प्रयोग न करें, भले ही आप किसी मित्र या करीबी रिश्तेदार को लिख रहे हों।
• परिचयात्मक और समापन वाक्यांशों के बारे में मत भूलिए - यदि पत्र में स्पष्ट रूप से परिभाषित तार्किक संरचना है, तो इसे पढ़ना और समझना आसान है।
• एक विचार से दूसरे विचार पर न जाएं, बेतरतीब ढंग से न लिखें। विचारों को तार्किक क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए।
• असंख्य के साथ दीर्घ का प्रयोग न करें छोटे सदस्यऔर । पत्र का उद्देश्य - अनौपचारिक भी - पहली बार अपने विचारों को प्राप्तकर्ता तक पहुंचाना है, न कि उसे संदेश का अर्थ समझने के लिए हर वाक्य को दोबारा पढ़ने के लिए मजबूर करना है।

अब जब आप अनौपचारिक पत्र लिखने के बुनियादी नियमों से परिचित हो गए हैं, तो हम आपको काफी कुछ प्रदान करते हैं दिलचस्प उदाहरणको अनौपचारिक पत्र अंग्रेजी भाषा. ऐसे पत्र अंग्रेजी बोलने वाले इंटरनेट की वास्तविक फ्लैश मॉब बन गए हैं: वे अभिनेताओं, गायकों, प्रसिद्ध ब्लॉगर्स द्वारा लिखे गए हैं। अपने आप को ऐसा एक पत्र लिखें और आप: यह अपने भीतर की ओर मुड़ने का एक शानदार तरीका है (भले ही सोलह वर्ष का हो) और अपने जीवन की एक निश्चित अवधि का जायजा लें:

मेरे नाम पत्र 16 वर्षीय स्व मैं जानता हूं कि आपके लिए यह विश्वास करना कठिन है कि आपको भविष्य से कभी कोई पत्र प्राप्त हो सकता है, लेकिन यह एक वास्तविकता बन गई है; यद्यपि आपका कैलेंडर दिखाता है कि यह 1996 है, मेरे लिए यह पहले से ही 2013 है। लगभग सुबह हो चुकी है, और कुछ घंटों में मुझे उठना होगा (यदि मैं बिस्तर पर भी जाऊंगा) और काम पर जाना होगा। लेकिन चिंता न करें, काम दिलचस्प है और मैं इससे पूरी तरह संतुष्ट हूं। मैं क्यों कह रहा हूँ "चिंता मत करो?" अच्छा, क्योंकि मैं तुम हो; मैं 33-वर्षीय स्टीव हूँ जो अपने आप को एक पत्र लिख रहा हूँ, जब मैं केवल 16 वर्ष का था।	पत्र 16 वर्षीय स्व प्रिय स्टीव! मैं जानता हूं कि आपके लिए यह विश्वास करना कठिन है कि आपके हाथों में भविष्य का कोई पत्र है, लेकिन यह वास्तविकता है: यद्यपि आपके कैलेंडर में 1996 है, मेरे लिए 2013 पहले ही आ चुका है। लगभग सुबह हो चुकी है, और कुछ घंटों में मुझे उठना है (यदि मैं बिल्कुल भी लेटूं) और काम पर जाना है। लेकिन चिंता न करें, मेरा काम दिलचस्प है और मैं इससे पूरी तरह संतुष्ट हूं। मैं क्यों कहता हूँ चिंता मत करो? हाँ, क्योंकि मैं तुम हो; मैं 33 वर्षीय स्टीव हूं जो अपने 16 वर्षीय स्वंय को पत्र लिख रहा हूं।
मेरे पास आपको बताने के लिए बहुत सी बातें हैं, और मेरे जीवन के बहुत सारे विवरण हैं, सुखद और दुखद दोनों। लेकिन मुझे लगता है कि मुझे यह सब वर्णन करने के लिए एक किताब लिखनी होगी; इसलिए मैं सिर्फ इस बात पर ध्यान केंद्रित करूंगा कि 1996 में आपके सामने आने वाले कठिन समय में आपके लिए क्या महत्वपूर्ण है।	ऐसी बहुत सी चीज़ें हैं जो मैं आपको बताना चाहता हूँ, मेरे जीवन की बहुत सारी कहानियाँ, सुखद और दुखद दोनों... लेकिन मुझे लगता है कि मुझे उन सभी का वर्णन करने के लिए एक पुस्तक प्रकाशित करनी होगी, इसलिए मैं केवल उस पर ध्यान केंद्रित करूँगा जो 1996 में आपके लिए महत्वपूर्ण है, जो आपके लिए सबसे आसान समय नहीं था।
सैली ने आपके साथ जो किया उससे आपको इतना निराश होने की जरूरत नहीं है। मैं जानता हूं कि इससे दुख होता है, यह अनुचित है, और अब कुछ भी पहले जैसा नहीं लगता है, लेकिन केवल दर्द कम करने के लिए कुछ भी मूर्खतापूर्ण न करने का प्रयास करें, क्योंकि आप बिना किसी कारण के केवल कुछ अच्छे लोगों को ही ठेस पहुंचाएंगे। वैसे भी, आपका दुःख लगभग एक महीने में बिना किसी निशान के गायब हो जाएगा। यहां आपके लिए एक छोटी सी सलाह है: 16 सितंबर को दोपहर 2 बजे, अपने स्कूल के पास एक बस स्टेशन पर जाएं। बस व्हिटमैन के साथ वहां खड़ी एक लड़की से पूछें घास की पत्तियांउसके हाथ में कविता के बारे में कुछ है। जिज्ञासा का यह सरल कार्य आपका पूरा जीवन बदल देगा, मैं वादा करता हूँ।	सैली ने जो किया उसके कारण खुद को इस तरह मत मारो। मैं जानता हूं कि इससे आपको दुख होता है, आपके साथ गलत व्यवहार किया गया और आपको ऐसा लगता है कि चीजें कभी भी पहले जैसी नहीं होंगी। बस दर्द को सुन्न करने के लिए कुछ भी मूर्खतापूर्ण न करने का प्रयास करें, क्योंकि इस तरह आप बिना किसी कारण के नुकसान पहुंचाएंगे। अच्छे लोग. और आपका दुःख एक महीने में कहीं न कहीं बिना किसी निशान के गुजर जाएगा। यहां आपके लिए एक छोटी सी सलाह है: 16 सितंबर को दोपहर 2:00 बजे स्कूल के पास बस स्टॉप पर जाएं। व्हिटमैन की लीव्स ऑफ ग्रास की एक किताब के साथ वहां खड़ी लड़की से कविता के बारे में कुछ पूछें। जिज्ञासा का यह सरल प्रदर्शन आपका पूरा जीवन बदल देगा, मैं वादा करता हूँ।
अपनी, अपनी इच्छाओं और विश्वासों की सुनें। मैं जानता हूं कि यह अस्वाभाविक लगता है, लेकिन यह काम करता है। अब आप अपने माता-पिता, रिश्तेदारों, दोस्तों और समाज की अपेक्षाओं से उत्पीड़ित महसूस करते हैं। अपने खाते में अपने माता-पिता की इच्छाओं को अनदेखा करना कठिन हो सकता है। लेकिन सब कुछ ऐसे ही चलता है: यह आप हैं या हर कोई। आपके पास केवल दो विकल्प हैं: या तो अपना पूरा जीवन वही करें जो आप नहीं चाहते थे और अपने आस-पास के लोगों को खुश करने की कोशिश में बिताएं; या आप अपने लिए कुछ कर सकते हैं, एक खुशहाल जीवन जी सकते हैं, और दूसरों को अपने निर्णयों के अनुकूल बना सकते हैं। वैसे, चिंता न करें: आप सही निर्णय लेंगे। उस के लिए धन्यवाद।	अपनी, अपनी इच्छाओं और विश्वासों की सुनें। मैं जानता हूं कि यह अटपटा लगता है, लेकिन यह काम करेगा। अब आप पर अपने माता-पिता, रिश्तेदारों, दोस्तों और समाज की अपेक्षाओं का दबाव है। अपने लिए अपने माता-पिता की इच्छाओं से आगे निकलना आपके लिए कठिन हो सकता है। लेकिन जीवन ऐसा ही है: या तो आप या बाकी। आपके पास केवल दो विकल्प हैं: या तो अपना शेष जीवन कुछ ऐसा करने में बिताएं जो आप नहीं करना चाहते हैं और दूसरों को खुश करने की कोशिश कर रहे हैं, या अपने लिए कुछ करें, खुशी से जिएं और दूसरों को अपने निर्णयों के अनुसार अनुकूलन करने का अधिकार छोड़ दें। वैसे, चिंता मत करो, तुम करोगे सही पसंद. इसके लिए धन्यवाद।
और, संक्षेप में, बस कुछ और युक्तियाँ। सिगरेट पीना शुरू न करें. मुझे पता है (मुझ पर विश्वास करें) आप सोचते हैं कि सिगरेट पीना अच्छा और विद्रोही लगता है, लेकिन सच्चाई यह है कि तम्बाकू आपको 30 की उम्र तक पहुँचने से पहले ही एक चलते-फिरते खंडहर में बदल देगा। 11 मई, 2003 को इतनी तेज़ गाड़ी न चलाएँ; चलना सीखना और बाथरूम जाते समय मदद लेना केवल बचपन में ही उचित है, लेकिन तब नहीं जब आप 23 वर्ष के हों। अपने सभी संदेहों के बावजूद 2006 में उस अजीब नौकरी की पेशकश को साहसपूर्वक स्वीकार करें; यह आपको तब बचाए रखने में मदद करेगा जब दो साल बाद आपके आस-पास के सभी लोग अपनी नौकरियां खो देंगे। अंत में—बस वैसे ही सकारात्मक और खुले दिल वाले बने रहें जैसे आप हमेशा से रहे हैं। किसी भी जटिल स्थिति में याद रखें कि अंत में सब कुछ बेहतर के लिए ही होगा।	और बस कुछ और युक्तियाँ। धूम्रपान शुरू न करें. मुझे पता है (मुझ पर विश्वास करें) आप सोचते हैं कि यह अच्छा और विद्रोही लगता है, लेकिन तम्बाकू आपको 30 की उम्र से पहले ही चलने-फिरने लायक बना देगा। इतनी तेज गाड़ी न चलाएं 11 मई, 2003 - किसी और की मदद से चलना सीखना और शौचालय का उपयोग करना बचपन में उचित है, लेकिन जब आप 23 वर्ष के हों तो नहीं। 2006 में सभी संदेहों को दूर करते हुए, उस अजीब नौकरी की पेशकश को स्वीकार करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें; यह आपको तब टिके रहने में मदद करेगा जब आपके आस-पास के सभी लोग अब से दो साल बाद अपनी नौकरी खो देंगे। अंत में, बस वैसे ही सकारात्मक और खुले रहें जैसे आप हमेशा से रहे हैं। किसी भी कठिन परिस्थिति में, याद रखें कि अंततः सब कुछ अच्छे के लिए ही होता है।
आपका जीवन बहुत अच्छा होगा, मेरा विश्वास करो!

एक व्यवसायी को अपने साथी को यह विश्वास दिलाना चाहिए कि सहयोग से दोनों को अचूक लाभ होगा। यह भी बताया जाए कि किन परिस्थितियों में उसे यह मिलेगा।

एक वाणिज्यिक प्रस्ताव (सीपी) संकलित करते समय, किसी को उद्यम की स्थिति को ध्यान में रखना चाहिए और अनुभवी विपणक की सिफारिशों को सुनना चाहिए।

बेशक, प्रसिद्ध ब्रांडों (मर्सिडीज, गज़प्रोम, कोका-कोला, आदि) के साथ प्रचारित कंपनियों को किसी विशेष कंपनी के प्रतिनिधि को उनके साथ सहयोग करने के लिए मनाने के लिए प्रयास करने और हर संभव तरीके से खुद का आविष्कार करने की आवश्यकता नहीं है। इस मामले में, एक पत्र जारी करना ही पर्याप्त है सारांशआपके उत्पाद या सेवा के लाभ.

अन्य व्यवसायियों के लिए, इस प्रस्ताव का वांछित प्रभाव हो इसके लिए कुछ सूक्ष्मताओं का पालन करना बहुत महत्वपूर्ण है।

वाणिज्यिक प्रस्ताव में शामिल महत्वपूर्ण घटक

सहयोग पर दस्तावेज़ तैयार करते समय, मानक आवश्यकताओं का पालन करना आवश्यक है।

• लेटरहेड का प्रयोग करें.
• कंपनी के प्रतिनिधि को एक सक्षम अपील लिखें।
• मूल शीर्षक चुनें.
• प्रस्ताव का सार संक्षेप में बताएं।
• अपने प्रतिपक्ष को कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करें।
• वर्तमान संपर्क प्रदान करें.
• अग्रिम धन्यवाद के रूप में शिष्टाचार दिखाएँ।

प्रपत्रों का उपयोग

केपी को कागज की एक नियमित शीट पर तैयार किया जा सकता है, यह काफी स्वीकार्य है। हालाँकि, कंपनी के लोगो के साथ लेटरहेड का उपयोग आपकी कंपनी का एक प्रकार का विज्ञापन तत्व बन जाएगा और पत्र की सामग्री को स्पष्ट रूप से पूरक करेगा।

स्वागत पाठ

संभावित ग्राहक से अपील करना एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। इसके संकलन को गंभीरता से लिया जाना चाहिए और समझना चाहिए कि किससे और कैसे संपर्क करना है। उदाहरण के लिए, ऐसे मामलों में नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करने की अनुमति है:

• जब संभावित भागीदार के साथ प्रारंभिक टेलीफोन बातचीत के बाद प्रस्ताव भेजा जाता है;
• सीपी लक्षित उपभोक्ता को संबोधित है, जिस पर आवेदन करना संभव है व्यक्तिगत दृष्टिकोण.

मूल शीर्षक

विज्ञापन प्रभाव के रूप में शीर्षक आवश्यक है, इसमें सीपी की मुख्य अवधारणा शामिल होनी चाहिए। किसी सरकारी एजेंसी में आवेदन करते समय रचनात्मक शीर्षक वैकल्पिक होता है। यदि कंपनी पहले से ही पर्याप्त रूप से विज्ञापित है तो आप इसे अस्वीकार भी कर सकते हैं।

यदि प्रस्ताव किसी बजटीय संगठन से आता है तो प्रस्ताव स्थापित मॉडल के अनुसार तैयार किया जाता है, जिसमें रचनात्मकता की आवश्यकता नहीं होती है। ऐसा पत्र मानक प्रकृति का होता है और इसके लिए इसके प्रवर्तक की पहल की आवश्यकता नहीं होती है, इसका स्वरूप स्वीकृत नियमों के अंतर्गत ही रहता है।

प्रस्ताव का सार सार्थक, लेकिन संक्षिप्त रूप से बताया जाना चाहिए: कंपनी, प्रस्तावित वस्तुओं, सेवाओं, कार्य या पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग के बारे में एक छोटी कहानी।

दस्तावेज़ का मुख्य भाग

किसी ग्राहक को कार्रवाई करने के लिए कैसे प्रेरित करें

सहयोग की बात मनवाने के लिए दबाव का प्रयोग नहीं करना चाहिए। इस तरह का दृष्टिकोण केवल पत्र प्राप्तकर्ता को अलग-थलग कर देगा, और सहयोग की आशा हमेशा के लिए खो जाएगी। किसी प्रकार का प्रोत्साहन या इनाम प्रदान करके एक आकर्षक प्रस्ताव देना कहीं अधिक प्रभावी है।उदाहरण के लिए, समय पर प्रतिक्रिया के लिए छूट।

सम्पर्क करने का विवरण

आपको न केवल एक फ़ोन नंबर, बल्कि एक ईमेल पता भी लिखना चाहिए ताकि ग्राहक को सहयोग के प्रस्ताव का जवाब देने का भौतिक अवसर मिल सके।

इसे पढ़ने के लिए समय निकालने के लिए ईमेल प्राप्तकर्ता को पहले से धन्यवाद दें। हालाँकि, अगर हम किसी व्यक्तिगत व्यावसायिक प्रस्ताव के बारे में बात कर रहे हैं, तो आभार आमतौर पर डिफ़ॉल्ट रूप से स्वीकार किया जाता है।

गलतियों से सबक

सर्वोत्तम व्यावसायिक पेशकश करने के लिए, आपको हमेशा पेशेवरों की सलाह सुननी चाहिए। लेकिन एक और पुराना सिद्ध तरीका है - दूसरों की गलतियों से सीखना। व्यवहार में, विभिन्न त्रुटियाँ हैं, हम उनमें से कुछ को सूचीबद्ध करते हैं।

जटिल वाक्यात्मक रूप

सीपी तैयार करने के लिए, ऐसे वाक्यांश बनाना आवश्यक नहीं है जो पूर्ण अर्थ के साथ बहुत सही हों। अनकहे विचारों, प्रक्षेपों वाले छोटे वाक्य व्यक्ति पर अधिक प्रभावशाली प्रभाव डालते हैं। प्रस्तुतिकरण में सजीव भाषा होनी चाहिए, सूखे निष्कर्ष नहीं।

बहुत छोटा

यह राय कि एक पृष्ठ तक सीमित अत्यंत संक्षिप्त पाठ की आवश्यकता है, एक रूढ़िवादिता कही जा सकती है। और यह उस चीज़ से बहुत दूर है जो वांछित परिणाम दे सकती है। व्यावसायिक प्रस्ताव के साथ पत्र लिखते समय सबसे अच्छी बात यह है कि लंबाई के संदर्भ में सिफारिशों को भूल जाएं, खासकर जब बात करने के लिए कुछ दिलचस्प हो। आप ऐसे पत्रों के कई नमूने पा सकते हैं और देख सकते हैं कि वे कितने सार्थक और बांधे रखने में सक्षम हैं।

दोहराव

आमतौर पर वही गलतियाँ दोहराई जाती हैं जब वे किसी समान उत्पाद या सेवा के बारे में बिल्कुल उन्हीं वाक्यांशों में बात करते हैं जैसे कोई प्रतिस्पर्धी करता है। न केवल अपने उत्पाद का वर्णन करना और उसकी प्रशंसा करना आवश्यक है, बल्कि यह साबित करना भी आवश्यक है कि यह इस कंपनी में सबसे अच्छा और अपरिहार्य है। यहां उत्पाद की विशिष्टता की ओर ध्यान आकर्षित करने के लिए वाक्पटु होना उचित है। सार का खुलासा इस प्रकार है - इस कंपनी के साथ सहयोग करना अधिक लाभदायक क्यों होगा।

गुणों की गणना

कंपनी के उत्पादों की खूबियों के बारे में एक साधारण कहानी से कुछ हासिल नहीं होगा। किसी भी प्रशंसा के लिए प्रमाण की आवश्यकता होती है: यह विशेष उत्पाद सबसे अच्छा और सबसे अधिक लाभदायक क्यों है। इसके लिए, इस सेवा या उत्पाद का उपयोग करने वालों की समीक्षाओं का पूरी तरह से उपयोग किया जाता है, और यह या तो व्यापक रूप से होना चाहिए मशहूर लोग(सिनेमा, खेल, मंच के सितारे), या प्रसिद्ध प्रतिनिधिसकारात्मक छवि वाली कंपनियाँ।

कोई कम प्रभावी नहीं दिलचस्प कहानीयह उस ग्राहक के साथ हुआ जो किसी विशेष उत्पाद या सेवा का उपयोगकर्ता बन गया। कहानी के अंत में, इसके उपयोग के परिणामों के बारे में बात करना सुनिश्चित करें, अधिमानतः संख्याओं में। यदि सहयोग का आशय है तो बताएं कि भागीदार को कितना लाभ प्राप्त हुआ।

हर कोई एक जैसा है

सबसे बड़ी गलती वैयक्तिकता पर ध्यान दिए बिना एक ही ऑफर को कई ग्राहकों को भेजने का गलत तरीका हो सकता है। ऐसा प्रस्ताव वजन कम करता है और, एक नियम के रूप में, अवास्तविक रह जाता है। एक ग्राहक जो संभावित भागीदार बन सकता है, उसे यह महसूस करना चाहिए कि यह प्रस्ताव उसे संबोधित है, इससे कुछ हद तक उसकी चापलूसी होगी और वह प्रतिक्रिया देगा।

फोटो गैलरी: सफल व्यावसायिक प्रस्तावों के उदाहरण

एक वाणिज्यिक प्रस्ताव पत्र संकलित करते समय, एक विदेशी ग्राहक को एक मानक संरचना और फॉर्म का पालन करना चाहिए। सीपी को एक अपील, एक आकर्षक, लुभावना शीर्षक से शुरू करना चाहिए। इसके बाद प्रस्ताव के सार, उसके लाभों का स्पष्ट विवरण दिया जाता है और निष्कर्ष और संपर्क विवरण के साथ समाप्त किया जाता है। यदि कर्मचारियों में कोई अंग्रेजी बोलने वाला प्रबंधक नहीं है, तो ऐसी सेवाएं अंग्रेजी के ज्ञान वाले अनुवादक या कॉपीराइटर द्वारा प्रदान की जा सकती हैं।

अंग्रेजी में नमूना वाणिज्यिक प्रस्ताव

एक कवर लेटर की आवश्यकता

कवर लेटर में सहयोग के सिद्धांतों को संक्षिप्त तरीके से शामिल किया गया है। एस्कॉर्ट का प्रयोग मुख्य वाक्य की मात्रा को कम करने के लिए किया जाता है।

एस्कॉर्ट को प्रेषक के अनुरोध पर संकलित किया जाता है, हालांकि, कार्यालय के काम की बुनियादी बातों की आवश्यकताओं के साथ एक स्पष्ट संरचना और अनुपालन होना चाहिए।

सबसे पहले, आपको प्राप्तकर्ता को संबोधित करना होगा और उसका अभिवादन करना होगा। यदि यह पिछले फोन कॉल के बाद भेजा गया है, तो नाम और संरक्षक के साथ आवेदन करना उचित है।

केस उदाहरण

"हैलो, प्रिय स्टीफन वासिलीविच!"

या "शुभ दोपहर, कंपनी में आपका स्वागत है..."

"डोमोस्ड एलएलसी आपको निर्माता की कीमत पर रसोई के सामान की व्यापक रेंज की पेशकश करता है।"

संलग्न दस्तावेज़ों की रिपोर्ट करें:

"हम आपको छूट के लाभप्रद प्रस्ताव से परिचित होने के लिए आमंत्रित करते हैं।"

किसी निर्णय को प्रोत्साहित करें:

“क्या आप हमारे साथ सहयोग करना चाहेंगे? पते पर संपर्क करें..."।

अनुरक्षण नमूना

नमस्ते, प्रिय मारिया सेम्योनोव्ना!

मेरा नाम दिमित्री पावलोविच है। मैं मोबाइल एलएलसी के आपूर्ति और बिक्री विभाग का मुख्य प्रबंधक हूं, हमने आपसे बुधवार को 11.40 बजे फोन पर बात की। आपके अनुरोध पर, हम भुगतान प्रणाली के बारे में जानकारी भेजते हैं।

कंपनी "मोबाइल" के पास विभिन्न उद्देश्यों (कार, यात्री, ट्रक) के लिए वाहनों की एक विस्तृत श्रृंखला और सस्ती कीमतों पर एक लचीली भुगतान प्रणाली है:

1. नकद और गैर-नकद भुगतान के प्रकार।
2. लागत के 10% के अग्रिम भुगतान के साथ 12 महीने के भीतर भुगतान के लिए।

हमारा प्रस्ताव हमारे उत्पादों की एक प्रदर्शनी और बिक्री के निमंत्रण से पूरक है, जहां आपके लिए फायदेमंद छूट की पेशकश की जाती है। इवेंट 12.00 12.08.2016 को शुरू होगा। हमारा पता: मॉस्को, सेंट। तिमिर्याज़ेव, 45.

सभी प्रश्नों के लिए, कृपया कॉल करें: (325) 503-23-45।

साभार, मोबाइल एलएलसी के आपूर्ति और बिक्री विभाग के मुख्य प्रबंधक।

एक प्रस्ताव भेजा जा रहा है

वाणिज्यिक प्रस्ताव व्यक्तिगत रूप से या नियमित मेल द्वारा भेजा जा सकता है। हालाँकि, संचार के इन पारंपरिक रूपों को कुछ हद तक अप्रचलित माना जाता है। बेशक, भेजने का सबसे आधुनिक और कुशल तरीका ई-मेल है।

इसकी तमाम लोकप्रियता के बावजूद, हर कोई ईमेल भेजने की प्रक्रिया की पेचीदगियों के बारे में नहीं जानता है। सबसे पहले, पीडीएफ प्रारूप का उपयोग करना महत्वपूर्ण है, यह अधिक बहुमुखी है और विभिन्न संस्करणों के लिए अच्छी तरह से अनुकूलित है। दूसरे, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि ऐसा प्रस्ताव विशेष रूप से उस व्यक्ति की ओर से भेजा जाता है जिसके साथ प्रारंभिक समझौते किए गए थे।

पत्र का विषय भी उतना ही महत्वपूर्ण है, किसी भी स्थिति में आपको "बिना विषय के" नहीं भेजना चाहिए। यह कुछ इस तरह सुनाई देना चाहिए: "खेल के सामान की आपूर्ति में सहयोग का प्रस्ताव।"

तो, आपको निम्नलिखित क्रम का पालन करना होगा:

1. ईमेल पता भरें;
2. मुख्य दस्तावेज़ को पीडीएफ प्रारूप में संलग्न करें;
3. पत्र का विषय तैयार करें;
4. पत्र के मुख्य भाग में एक संक्षिप्त संलग्न पाठ लिखें।

www.sb-advice.com

व्यावसायिक पत्र के डिज़ाइन में शिष्टाचार सूत्रों की आवश्यकता होती है। वे संदेश की शैली (निमंत्रण पत्र, बधाई पत्र, शोक पत्र) द्वारा निर्धारित होते हैं और काफी हद तक सशर्त, अनुष्ठान प्रकृति के होते हैं। अधिक ए.एस. पुश्किन ने जर्नी फ्रॉम मॉस्को टू सेंट पीटर्सबर्ग में कहा: "हर दिन हम अपने सबसे विनम्र सेवकों पर हस्ताक्षर करते हैं, और ऐसा लगता है कि इनमें से किसी ने भी अभी तक यह निष्कर्ष नहीं निकाला है कि हमने सेवक बनने के लिए कहा था।"

निमंत्रण और बधाई के व्यावसायिक पत्रों में कई शिष्टाचार वाक्यांश शामिल होते हैं। शिष्टाचार ढाँचे (अभिवादन और विदाई के शब्द) के बजाय, व्यावसायिक पत्र निम्नलिखित अपीलों का उपयोग करते हैं: प्रिय निकोलाई इवानोविच! प्रिय महोदयबोबीलेव! मेंपत्र के अंत में, हस्ताक्षर से पहले, अंतिम शिष्टाचार सूत्र रखा गया है: सादर!;ईमानदारी से;सच्चे सम्मान के साथ!;साथ शुभकामनाएं! ;आपके जवाब के लिए अग्रिम धन्यवाद…;हमें उम्मीद है कि हमारा अनुरोध आपके लिए कठिन नहीं होगा।…;हम सहयोग की सफल निरंतरता की आशा करते हैं…;हम विस्तार में आपकी रुचि की आशा करते हैंकनेक्शन...आदि.

शिष्टाचार की इन समापन टिप्पणियों का अनुसरण किया जाता है स्वयं का नाम दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाला अधिकारी, और उसके हस्ताक्षर। स्व-नामकरण में धारित पद और संगठन के नाम का संकेत शामिल होता है, यदि पत्र संस्था के लेटरहेड पर नहीं भेजा जाता है, अन्यथा - केवल पद:

यदि किसी वैज्ञानिक संस्थान की अकादमिक परिषद की ओर से कोई पत्र भेजा जाता है, तो स्व-नाम उस भूमिका का संकेत है जो यह या वह व्यक्ति इस निकाय में करता है:

क्रियात्मक क्रियाओं द्वारा व्यक्त शिष्टाचार अनुष्ठान, एक नियम के रूप में, बाकी भाषण शिष्टाचार सूत्रों की तरह, सेट अभिव्यक्तियों में शामिल होते हैं: क्यों नहीं) आमंत्रित करनाआप इसमें भाग लेने के लिए...; धन्यवादआप भागीदारी के लिए...; ईमानदारी से धन्यवादआपके लिए…; cordially धन्यवादआपके लिए …; मैं भीख मांगता हूँआपको हमारे पते पर निर्देशित किया जाएगा...; मैं विश्वास दिलाता हूंआप कि हम हर संभव प्रयास करेंगे...; इच्छाआपको शुभकामनाएँ और हम भविष्य में पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग की आशा करते हैं...; धन्यवाद सहित पुष्टि करनाआपसे प्राप्त हो रहा है...;

व्यावसायिक पत्रों में प्रयुक्त शिष्टाचार अनुष्ठानों में शामिल हैं

– विभिन्न प्रकार तारीफ़ करना : आपने अनाथों और माता-पिता की देखभाल के बिना छोड़े गए बच्चों पर हार्दिक ध्यान दिखाया...(प्रत्यक्ष प्रशंसा); उद्योग में तकनीकी प्रगति के विकास में आपके महान योगदान को ध्यान में रखते हुए...(अप्रत्यक्ष प्रशंसा); चूंकि आपकी कंपनी कंप्यूटर उपकरणों की अग्रणी आपूर्तिकर्ता है...(अप्रत्यक्ष प्रशंसा)

आशा की अभिव्यक्ति, पत्र के अंत में विश्वास, आभार : मैं आशा व्यक्त करता हूँ…;मैं आगे भी अच्छे और पारस्परिक रूप से लाभकारी संबंधों की आशा करता हूं…; हम शीघ्र निर्णय की आशा करते हैं... हमें आशा है कि वार्ता का परिणाम हमारे उद्यमों के बीच दीर्घकालिक और फलदायी सहयोग होगा…; हम आगे भी सार्थक सहयोग की आशा करते हैं…; हम आपकी सफलता की कामना करते हैं और भविष्य में पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग की आशा करते हैं…;हमें आशा है कि हमारे अनुरोध पर यथाशीघ्र विचार किया जाएगा।…;हम शीघ्र उत्तर (हमारी समस्या का समाधान) की आशा करते हैं...;हमें आपका पत्र पाकर ख़ुशी हुई।…;दिनांक 04.06.2010 के फैक्स के लिए बहुत-बहुत धन्यवाद…; हम आपके पत्र की प्राप्ति के लिए आभार व्यक्त करते हैं…;धन्यवादपीछे…;

बधाई, क्षमायाचना, शुभकामनाओं की अभिव्यक्ति: बधाई हो …; हम आपकी सफलता की कामना करते हैं…;के लिए, हम माफी माँगते हैं… के बारे में…और इसी तरह।

विनम्र प्रपत्र अभिभाषक का नामकरण व्यावसायिक पत्राचार में बड़े अक्षर के साथ "आप", "आपका" सर्वनाम का उपयोग शामिल है: के अनुसार आपकाअनुरोध हम भेजते हैं आपकोहमारे उत्पादों की नवीनतम कैटलॉग; इस महीने के अंत में, हमें इसका उपयोग करने में खुशी होगी आपकासेवाएँ।

शिष्टाचार सूत्रों की प्रभावशीलता को ध्यान में रखना असंभव नहीं है, जिसका रूसी भाषण शिष्टाचार में शस्त्रागार बहुत बड़ा है। मामले की सफलता काफी हद तक पत्र के लहजे पर निर्भर करती है।

शिष्टाचार के साधनों का उपयोग करने का सार्वभौमिक सिद्धांत विनम्रता का सिद्धांत है, जो एक पुराने रूसी पत्र पुस्तक में पाठकों को दी गई सिफारिशों में व्यक्त किया गया है और जिसने आज तक अपनी प्रासंगिकता नहीं खोई है: "लेखक का पहला कर्तव्य अपनी स्थिति को याद रखना है, जिस व्यक्ति को हम लिखते हैं उसकी स्थिति जानना, और बाद वाले की स्पष्ट रूप से कल्पना करना जैसे कि हम उसके सामने खड़े होकर बात कर रहे थे।" यह आज विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जब आधिकारिक पत्राचार अधिक व्यक्तिगत और गतिशील होता जा रहा है। आज, व्यावसायिक लेखन की शैली के लिए संकलक को न केवल भाषाई साधनों के मानकीकरण की आवश्यकता होती है, बल्कि अपने स्वयं के व्यक्तित्व की अभिव्यक्ति की भी आवश्यकता होती है।

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कौन किसको लिखता है

सहयोग के लिए प्रस्ताव पत्र एक अधिकृत कर्मचारी द्वारा तैयार किया जाता है जो व्यवसाय विकास या इसी तरह की दिशा में लगा हुआ है। ऐसे पत्र का पाठ संगठन के प्रमुख से सहमत होना चाहिए। ऐसे प्रस्ताव स्वयं कंपनी के प्रमुख द्वारा दिये जा सकते हैं।

सामान्य नियम

पत्र उस कंपनी के निदेशक के नाम से लिखा गया है जिसके साथ भविष्य में सहयोग की योजना बनाई गई है। साथ ही, प्राप्तकर्ता उप निदेशक या कोई भी व्यक्ति हो सकता है जो समान मुद्दों से निपटता है और संभावित सहयोग पर निर्णय लेने का अधिकार रखता है। लेकिन सहयोग के सभी व्यावसायिक प्रस्तावों पर अंततः संगठन के प्रबंधन द्वारा विचार किया जाता है।

सामान्य नियम

याद रखने वाली सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि प्रस्ताव एक प्रकार का बंधन है जिसे संभावित भागीदार को बांधना चाहिए। पत्र का पाठ सार्थक, रोचक एवं सक्षम होना चाहिए। ऐसे पत्र को पढ़ने का आदर्श परिणाम वस्तुओं और सेवाओं के लिए वाणिज्यिक प्रस्ताव या मूल्य सूची के लिए अनुरोध होगा।

इस तथ्य के बावजूद कि सहयोग के प्रस्ताव (इसका एक नमूना नीचे प्रस्तुत किया जाएगा) को एक आधिकारिक दस्तावेज माना जाता है, इसका कोई मानक रूप नहीं है। एक पत्र मुक्त रूप में या एक टेम्पलेट के अनुसार तैयार किया जाता है जो उद्यम के कार्यों और क्षमताओं के आधार पर किसी विशेष संगठन में विकसित किया जाता है।

प्रस्तावों को संकलित करते समय, आपको रूसी भाषा, कार्यालय कार्य और व्यावसायिक नैतिकता के प्राथमिक नियमों का पालन करना होगा।

पत्र लिखने से पहले, आपको उस कर्मचारी का विवरण पता लगाना चाहिए जिसके साथ आप संवाद करना चाहते हैं।

तो प्रस्ताव यह होगा:

1. शीर्षलेख (यह चरण वैकल्पिक है, क्योंकि खराब ढंग से लिखा गया शीर्षलेख आपको शेष पत्र पढ़ने से हतोत्साहित कर सकता है)।
2. अपील (इस चरण की शुरुआत "प्रिय/वें" शब्दों से करना बेहतर है)।
3. ऑफर ही.
4. अभिभाषक के हस्ताक्षर.

मुख्य हिस्सा

सहयोग का प्रस्ताव कैसे लिखें ताकि प्रतिद्वंद्वी अन्य निमंत्रणों पर विचार न करे? पत्र के मुख्य भाग में पूरे प्रस्ताव का सार होना चाहिए। अलंकृत कथन और अस्पष्ट वाक्यांश, लंबे और भ्रमित करने वाले वाक्य, साथ ही विशेष शब्दावली यहां अनुपयुक्त हैं। पत्र का सार स्पष्ट, संक्षिप्त एवं सारगर्भित है। विशेष सुविधाओं और लाभदायक प्रस्ताव पर जोर दिया गया है।

मुख्य भाग में भेजने वाली कंपनी का उल्लेख होना चाहिए, लेकिन इसमें केवल उस वर्ष का उल्लेख होना चाहिए जिससे वह संचालित हो रही है और मुख्य गतिविधियाँ। इस स्तर पर, अन्य जानकारी बेमानी होगी.

आप संगठन के मौजूदा साझेदारों या ग्राहकों को भी इंगित कर सकते हैं, जो निश्चित रूप से कंपनी की गतिविधियों के बारे में केवल सकारात्मक प्रतिक्रिया देते हैं।

पत्र का लहजा कथा से अधिक प्रेरक होना चाहिए। लेकिन यहां मुख्य बात यह है कि सेवाओं और सहयोग को लागू किए बिना, पाठ को सही ढंग से लिखने के लिए बहुत दूर नहीं जाना है।

इस घटना में कि पाठ लंबा है, लेकिन सभी जानकारी पढ़ने के लिए महत्वपूर्ण है, इसे पैराग्राफ में विभाजित किया जाना चाहिए और महत्वपूर्ण बिंदुओं पर प्रकाश डाला जाना चाहिए। तो धारणा पूरी हो जाएगी, और एक बड़े पाठ को समझना आसान हो जाएगा।

पत्र का मुख्य विचार या कोई महत्वपूर्ण संदेश या तो आरंभ में या अंत में रखना चाहिए। सारा रहस्य यह है कि ये अंश पाठक के अवचेतन में अधिक जमा होते हैं।

जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, जिसे सहयोग प्रस्ताव पत्र (नीचे नमूना) प्राप्त होता है, वह इसे पढ़ने में 60 सेकंड से अधिक खर्च करने के लिए तैयार नहीं होता है, पत्र लिखते समय इस तथ्य को भी पढ़ा जाना चाहिए।

अनिवार्य जानकारी

किसी प्रस्ताव को संकलित करते समय, उसमें निहित अनिवार्य जानकारी को याद रखना सुनिश्चित करें। यह:

• पत्र भेजने वाले संगठन का नाम;
• किसी संपर्क व्यक्ति से संपर्क करने के लिए वास्तविक पता और टेलीफोन नंबर;
• अधिकृत व्यक्ति का उपनाम, नाम, संरक्षक नाम और उसकी स्थिति;
• अपील का मुख्य सार.

प्रस्ताव के साथ अतिरिक्त दस्तावेज़ या विधायी कृत्यों और मानदंडों के संदर्भ हो सकते हैं जो सीधे सहयोग के प्रस्ताव से संबंधित हैं।

असबाब

पत्र लिखने के कई तरीके हैं:

1. हाथ से एक प्रस्ताव लिखें.
2. कंप्यूटर पर वाक्य टाइप करें.

सहयोग करने के लिए "मजबूर" कैसे करें?

पहला विकल्प, बेशक, कुछ हद तक पुराना है, लेकिन कुछ मामलों में यह सबसे प्रभावी साबित होता है, क्योंकि ऐसे नेता हैं जो नई तकनीकों को स्वीकार नहीं करते हैं और "पुराने ढंग से" संवाद करना और काम करना पसंद करते हैं।

दूसरा विकल्प अधिक परिचित एवं सुविधाजनक है। पहला इलेक्ट्रॉनिक रूपसंभवतः आवश्यक विवरण के साथ संगठन का एक आधिकारिक लेटरहेड तैयार किया जा रहा है, और दूसरी बात, यदि प्रस्ताव लगातार दिए जाते हैं, तो हो सकता है तैयार टेम्पलेटऐसे पत्र जहां आपको केवल पते वाले को प्रतिस्थापित करने की आवश्यकता होती है और, संभवतः, कुछ जानकारी को बदलने की आवश्यकता होती है जो किसी विशेष मामले में सही होती है।

प्रस्ताव किसी भी संख्या में प्रतियों में दिया जा सकता है, लेकिन शुरुआत में इसमें एक अपील और अंत में प्रेषक के हस्ताक्षर होने चाहिए।

तारीख केवल उन स्थितियों में निर्धारित की जानी चाहिए जहां ऑफर में प्रमोशन या विशेष शर्तें शामिल हों जो एक निश्चित समय के लिए सक्रिय हों।

आउटगोइंग पत्राचार के जर्नल में सहयोग के प्रस्ताव को पंजीकृत करना आवश्यक नहीं है।

सहयोग करने के लिए "मजबूर" कैसे करें?

बेशक, "जबरदस्ती करने" का मतलब सहयोग करने का निर्णय लेने वाले व्यक्ति पर शारीरिक दबाव डालना नहीं है। पहले प्रस्तुत किए गए सहयोग के प्रस्ताव का उदाहरण दर्शाता है कि पत्र को प्रतिद्वंद्वी को सकारात्मक निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करना चाहिए।

इसे प्रेरित करने के लिए, एक संगठन को सहयोग के लिए केवल एक प्रेरक भाषण की आवश्यकता होगी, और दूसरे उद्यम को प्रस्ताव स्वीकार करने के लिए छूट या एक छोटा सा इनाम देने की आवश्यकता होगी।

पत्र लिखने से पहले, आपको अपने प्रतिद्वंद्वी का अच्छी तरह से अध्ययन करने की आवश्यकता है: वह किस बात से सहमत हो सकता है और क्या उसके लिए अस्वीकार्य है। आख़िरकार, एक शब्द या वाक्यांश पूरी कंपनी के विचार को तुरंत खराब कर सकता है।

क्या आपको कृतज्ञता की आवश्यकता है?

सहयोग के प्रस्ताव का एक अन्य महत्वपूर्ण बिंदु कृतज्ञता है। ऐसे पत्रों के अंत में निःसंदेह बिताए गए समय और पढ़े गए पत्र के लिए आभार व्यक्त करना चाहिए।

यह संगठन की गंभीरता और प्रतिद्वंद्वी से लिए गए समय के लिए प्राथमिक शिष्टाचार दोनों के बारे में बताता है।

ऐसे पत्रों में डिफ़ॉल्ट रूप से धन्यवाद शामिल नहीं होगा, क्योंकि यह प्रत्येक संगठन का अपने संभावित भागीदार या ग्राहक के प्रति एक व्यक्तिगत दृष्टिकोण है।

प्रस्थान

तो, सहयोग के लिए प्रस्ताव पत्र भेजने का सबसे अच्छा तरीका क्या है (नमूना पहले प्रस्तुत किया गया है)?

यह विभिन्न तरीकों से किया जा सकता है, प्रत्येक संगठन अपने लिए अधिक स्वीकार्य और सुविधाजनक विकल्प चुनता है। सबसे आम पर विचार करें:

1. ईमेल। इस विधि को सबसे सरल, सबसे कुशल और किफायती माना जाता है। लेकिन किसी प्रतिद्वंद्वी को लिखा गया पत्र आसानी से खो सकता है, प्राप्तकर्ता के अवांछित पत्र-व्यवहार में फंसकर। इस पद्धति का उपयोग केवल तभी किया जा सकता है जब प्रेषक और प्राप्तकर्ता ने संपर्क स्थापित कर लिया हो। ठीक है, या एक पत्र "यादृच्छिक" भेजें, अचानक आप भाग्यशाली होंगे और यह स्पैम फ़ोल्डर में समाप्त नहीं होगा।
2. मेल. यह विधि सबसे विश्वसनीय मानी जाती है, क्योंकि पत्र किसी भी स्थिति में प्राप्तकर्ता तक पहुंच जाएगा। लेकिन यह सबसे अधिक समय लेने वाला भी है, क्योंकि हर कोई जानता है कि रूसी पोस्ट कितनी धीमी गति से काम करती है। बेशक, यदि मेलिंग बड़े पैमाने पर है, तो यह विधि स्पष्ट रूप से उपयुक्त नहीं है, पहले विकल्प का उपयोग करना बेहतर है।
3. फैक्स मशीन। ऑफ़र सबमिट करने का थोड़ा पुराना, लेकिन अभी भी इस्तेमाल किया जाने वाला तरीका। किसी विशिष्ट कंपनी के विशिष्ट प्रस्ताव के लिए भी उपयुक्त।
4. आधुनिक प्रकार के संचार का कोई भी तरीका (संदेशवाहक, सामाजिक नेटवर्क, आदि)। ऐसी विधि तभी उपयुक्त है जब पक्ष एक-दूसरे से अच्छी तरह परिचित हों और लिखित प्रस्ताव सहयोग को आगे जारी रखने के लिए केवल एक औपचारिकता है।

तो, अब आप जान गए हैं कि सहयोग प्रस्ताव पत्र क्या है, इसे कैसे लिखें और भेजें।

बिजनेसमैन.ru

प्रसिद्ध लोगों को पत्र लिखने का सिद्धांत

इससे पहले कि आप संदेश के अंत पर विचार करना शुरू करें, बहुत ही सरल नियमों का पालन करते हुए, पत्र को सही ढंग से लिखना महत्वपूर्ण है। दोस्तों, रिश्तेदारों और दोस्तों को संदेश भेजते समय, वास्तव में, आपको वास्तव में यह सोचने की ज़रूरत नहीं है कि आपके द्वारा लिखा गया नमूना पत्र कैसा होना चाहिए। यहां संदेश को सशर्त रूप से तीन भागों में विभाजित करना ही पर्याप्त होगा।

बदले में, किसी बिजनेस पार्टनर को संदेश बिल्कुल अलग तरीके से लिखा जाता है। सबसे पहले, संदेश की शैली पूरी तरह से औपचारिक होनी चाहिए, उसमें एक भी गलती नहीं होनी चाहिए और नमूना पत्र किसी आधिकारिक स्रोत से लिया जाना चाहिए। हालाँकि, इस तथ्य के बावजूद कि विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक पत्राचार और उनमें से प्रत्येक की कई विशेषताएं हैं, आप किसी भी व्यावसायिक संदेश के लिए एक अनुमानित योजना बना सकते हैं।

1. एक आधिकारिक संदेश का शीर्षक जिसमें प्राप्तकर्ता कंपनी का नाम होता है, जिसमें प्राप्तकर्ता व्यक्ति का अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक और स्थिति का संकेत होता है, जिसके तहत पत्र की तारीख और उसके पंजीकरण नंबर का संकेत दिया जाता है।
2. पत्र का शीर्षक और उसका मुख्य पाठ, संक्षिप्त, लेकिन सभी आवश्यक जानकारी युक्त।
3. संदेश का अंत, जिसकी अपनी कई बारीकियाँ हैं, तो एक व्यावसायिक पत्र को कैसे समाप्त किया जाए , हम बाद में बात करेंगे, और सबसे अंत में, संदेश भेजे जाने की तारीख और प्रेषक के हस्ताक्षर - उसका अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक और स्थिति।

मित्रों या रिश्तेदारों को लिखे पत्र को समाप्त करना

अब इस पर अधिक विस्तार से ध्यान देने का समय आ गया है कि सबसे अनुकूल प्रभाव छोड़ने के लिए आपको किसी जाने-माने या प्रिय व्यक्ति को संदेश कैसे समाप्त करना है और वार्ताकार को जल्द से जल्द प्रतिक्रिया लिखने के लिए प्रेरित करना है।

सबसे पहले, किसी मित्र, रिश्तेदार या प्रियजन को पत्र समाप्त करने से पहले, आपको अपना संदेश सावधानीपूर्वक दोबारा पढ़ना चाहिए। संदेश पढ़ने के बाद, आप संभवतः पाठ को यथासंभव पूर्ण और समझने योग्य बनाने के लिए इसमें कुछ और जोड़ना, सुधारना या पूरक करना चाहेंगे। उसके बाद, पत्र को फिर से पढ़ने की सिफारिश की जाती है, जिसके बाद अंत में केवल एक प्रकार का "उपसंहार" जोड़ना होता है, इसमें आपके संदेश के मुख्य विचार को स्पष्ट करना होता है, और अपने वार्ताकार को गर्मजोशी से अलविदा कहना होता है।

आधिकारिक पत्र का अंत

व्यावसायिक पत्राचार में, संदेश का अंत शायद सबसे महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। इसीलिए, इसे संकलित करते समय, शिष्टाचार और अच्छे शिष्टाचार का पालन करने के लिए व्यावसायिक पत्र को कैसे समाप्त किया जाए, इस पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। और सबसे पहले, संदेश का अंतिम भाग लिखने से पहले, आपको पत्र को दोबारा पढ़ना होगा, इसमें सभी त्रुटियों को ठीक करना होगा और इसे सही ढंग से प्रारूपित करना होगा ताकि पाठ अच्छी तरह से पढ़ने योग्य हो, और बोल्ड प्रकार के कारण महत्वपूर्ण बिंदु तुरंत ध्यान देने योग्य हों।

ऐसी तैयारी के बाद, आप वास्तव में, पत्र के अंत तक आगे बढ़ सकते हैं। यदि इसमें कई शीट शामिल हैं, तो अंत में संदेश का सारांश बनाना महत्वपूर्ण है, जिसमें कुछ पैराग्राफ शामिल हैं, जिसमें संदेश के सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को प्रतिबिंबित करना आवश्यक होगा, ताकि प्राप्तकर्ता के लिए अपना उत्तर लिखना आसान हो। यदि पत्र छोटा है, तो सारांश की कोई आवश्यकता नहीं है, इसलिए अंत में केवल अलविदा कहना, वार्ताकार को सम्मानपूर्वक संबोधित करना और हस्ताक्षर करना ही पर्याप्त होगा।

किसी विदेशी के साथ मैत्रीपूर्ण या व्यावसायिक पत्राचार

हमारी सदी सीमाओं को मिटाने वाली सदी मानी जाती है। और यह कोई दुर्घटना नहीं है, क्योंकि दूरसंचार प्रौद्योगिकियों की दुनिया में हम न केवल अपने हमवतन लोगों के साथ, बल्कि विदेशियों के साथ भी संवाद कर सकते हैं। हालाँकि, किसी दूसरे देश के व्यक्ति के साथ पत्राचार शुरू करने का निर्णय लेने के बाद, यह महत्वपूर्ण है, सबसे पहले, अपनी मूल भाषा में स्वतंत्र रूप से संवाद करने के लिए, दूसरे, कम से कम एक विदेशी की मानसिकता से थोड़ा परिचित होने के लिए, और तीसरा, यह जानने के लिए कि पत्रों को कैसे समाप्त किया जाए ताकि वार्ताकार उन्हें पढ़कर प्रसन्न हो। लेकिन इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि पत्र प्राप्त करने वाला किस देश से है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि पत्राचार क्या है - व्यावसायिक या मैत्रीपूर्ण, इसमें पारस्परिक रूप से विनम्र होना बहुत महत्वपूर्ण है, वार्ताकार का अभिवादन करना सुनिश्चित करें और विनम्रता से उसे अलविदा कहें।

संदेश की अंतिम पंक्तियाँ

अपने संदेश के अंत के करीब, यह जानना बहुत महत्वपूर्ण है कि अपने पत्रों को अंतिम वाक्यांश के साथ कैसे समाप्त किया जाए जो वार्ताकार के लिए आपके सभी सम्मान और सहानुभूति को व्यक्त करे।

तो, किसी मित्र, प्रियजन या रिश्तेदार को लिखे पत्र की अंतिम पंक्ति इस तरह लग सकती है:

• प्यार से, (आपका नाम)।
• बहुत अच्छा मूड!
• फिर मिलते हैं।
• जवाब का इंतज़ार कर रहे है।
• सभी को मेरा प्रणाम।
• जल्द ही फिर मिलेंगे।

लेकिन एक आधिकारिक संदेश पत्र के अंत में उसके प्राप्तकर्ता के लिए सम्मानपूर्वक और बिना किसी परिचय के लिखा जाना चाहिए। इसलिए, एक व्यावसायिक संदेश लिखना समाप्त करते हुए, अंत में आपको लिखना होगा:

• सार्थक सहयोग की आशा है.
• भवदीय (आपका पूरा नाम और कंपनी में पद)।
• सम्मान के साथ (आपका पूरा नाम और कंपनी में पद)।
• हमारा प्रस्ताव स्वीकार करने के लिए धन्यवाद.
• कृपया यथाशीघ्र उत्तर दें।
• यदि आप अधिक जानकारी में रुचि रखते हैं, तो कृपया हमसे संपर्क करें।

www.syl.ru

मुझे मेल में सहयोग के विभिन्न प्रस्तावों वाले पत्र लगातार मिलते रहते हैं। लेकिन उनमें से आधे तो खोले ही नहीं गए, दूसरे आधे को सबसे कड़ी आलोचना का शिकार होना पड़ा। और केवल एक छोटा सा हिस्सा (शायद हर बीसवां या तीसवां अक्षर) अपने लक्ष्य को प्राप्त करता है और सहयोग के कुछ फल लाता है।

मैं तुम्हें सही देने का प्रयास करूंगा.

तो आइए एक विशिष्ट सहयोग पत्र का उदाहरण देखें जो समय-समय पर मेरे इनबॉक्स को अव्यवस्थित कर देता है। आमतौर पर, ऐसा पत्र निम्नलिखित शब्दों से शुरू होता है:

- नमस्ते!
- नमस्कार।

गलती #1. या मेरा नाम कहाँ है???

याद रखें, यह बहुत, बहुत महत्वपूर्ण है, प्रत्येक पत्र में उस व्यक्ति का नाम अवश्य लिखें जिसे यह पत्र भेजा गया है। सहयोग पत्रों में नाम का न होना टेम्पलेट का पहला संकेत है। और टेम्प्लेट, जैसा कि हम जानते हैं, काम नहीं करते, वे बस कष्टप्रद हैं!

सही उपचार का एक उदाहरण:

- नमस्ते दिमित्री!
- शुभ दोपहर, तात्याना।
- नमस्ते, सिरिल

गलती #2. या मुझे तुम्हारी परवाह नहीं!!!

मेरा नाम [XXX] है. मैं प्रकाशन गृह का प्रतिनिधित्व करता हूं [XXX]
- मेरा नाम [XXX] है, मैं कंपनी का पार्टनर डेवलपमेंट मैनेजर हूं [XXX]
- मेरा नाम [XXX] है, मैं कंपनी का प्रतिनिधित्व करता हूं...

याद रखें, हमारे लिए खुद पर चर्चा करना, अपनी समस्याओं को हल करना स्वभावतः अधिक सुखद और दिलचस्प है, न कि आप कितनी अच्छी कंपनी हैं, इसकी कहानियाँ सुनना!

कैसे पहला पैराग्राफ नियम? जिसमें, आपको, नहीं - बस अवश्य ही, पाठक को बांधे रखना चाहिए?

मैं यह तर्क नहीं देता कि पत्र में अपना परिचय देना आवश्यक है ताकि आपको सामान्य तौर पर यह पता चल सके कि यह पत्र किसने भेजा है। लेकिन आपको इसे पहले पैराग्राफ में नहीं निर्दिष्ट करना होगा। पहला पैराग्राफ केवल पाठक की रुचि बढ़ाने और उसे सहयोग पत्र को संपूर्ण रूप से पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए है। रोल मॉडल - लेख बेचना। पत्र उन्हीं नियमों के अनुसार लिखे जाने चाहिए।

गलती #3. अथवा सहयोग हेतु निमंत्रण पत्रों में डिज़ाइन क्यों?

यदि पत्र में डिज़ाइन तत्व शामिल हैं, तो यह तुरंत रद्दी की टोकरी में चला जाता है। मुझे समझ नहीं आता कि सहयोग के लिए निमंत्रण पत्रों में डिज़ाइन की आवश्यकता क्यों होती है? यह न तो कोई वेबसाइट है, न ही कोई पुस्तिका, न ही कोई पुस्तिका - यह एक पत्र है।

डिज़ाइन तत्व तुरंत बताते हैं कि पत्र टेम्पलेट है, जिसका अर्थ है कि इसे सैकड़ों, शायद हजारों अन्य लोगों को भेजा गया था। तुरंत ही घृणा उत्पन्न हो जाती है, क्योंकि आपको इस पत्र की कपटता का अहसास होता है। आप लिखे हुए सभी शब्दों को अलग-अलग तरीके से समझना शुरू करते हैं, जैसे कि आप जानते हों कि लिखी गई हर चीज़ बिल्कुल इस डिज़ाइन की तरह झूठी और नकली है। और सब इसलिए क्योंकि कोई व्यक्तिगत दृष्टिकोण नहीं है। व्यक्तिगत दृष्टिकोण के लिए, कई ग्राहक लगभग "अपनी आत्मा बेचने" के लिए तैयार हैं।

* कृपया डिज़ाइन तत्वों और फ़ॉर्मेटिंग को भ्रमित न करें। दूसरा, बस, अक्षरों में बहुत जरूरी है.

**डिज़ाइन वाले पत्र का एक उदाहरण आपके मेल में "स्पैम" फ़ोल्डर में पाया जा सकता है

गलती #4. संपूर्ण पत्र एक ठोस टेम्पलेट है.

सहयोग के निमंत्रण वाले 95% पत्र एक साधारण टेम्पलेट हैं जो सभी का उल्लंघन करते हुए लिखे गए हैं संभावित नियमविपणन और कॉपीराइटिंग। ये पत्र लगातार उछाल मार रहे हैं, वे सिर से पैर तक अपनी रूढ़िवादिता से भरे हुए हैं और संबोधित करने वालों के लिए कोई मूल्य नहीं दर्शाते हैं। सख्त व्यावसायिक लेखन शैली, कठोर रूपरेखा, भावनाओं का पूर्ण अभाव - और ऐसे सेट के साथ सफल सहयोग की आशा कैसे की जा सकती है? मुझे समझ नहीं आया…

आप अपने मेलबॉक्स में ऐसे सहयोग पत्र का एक उदाहरण पा सकते हैं, मुझे यकीन है कि वे अलग नहीं हैं।

और अब, इस लेख में दी गई सामग्री का उपयोग करके, अपनी स्वयं की रचना करने का प्रयास करें। यह आपके लेखन कौशल का अभ्यास करने के लिए है। आख़िरकार, लेखों की तुलना में पत्र लिखना आसान है। इसके अलावा, मैं आपको सहयोग के लिए धन्यवाद पत्र लिखने के तरीके के बारे में पढ़ने की सलाह देता हूं।

Tutext.ru

निश्चित रूप से, कई दोस्त जिन्होंने विभिन्न शहरों या देशों की यात्रा की है, वे हर दिन सोशल नेटवर्क पर छोटे संदेशों का आदान-प्रदान नहीं करते हैं, लेकिन कभी-कभी एक-दूसरे को अपने जीवन के बारे में पत्र लिखते हैं। कोई नियमित मेल लिखता है तो कोई इलेक्ट्रॉनिक। पत्र लिखना अपने आप में आसान है, लेकिन आप पत्र को ख़त्म कैसे करते हैं? कई लोगों के लिए एक समस्या. आज हम बात करेंगे कि किसी पत्र को सही ढंग से कैसे समाप्त किया जाए।

मित्र को पत्र

किसी मित्र को लिखे पत्र को ठीक से समाप्त करने के लिए, पहले पूरे पाठ को एक ही समय में दोबारा पढ़ें और त्रुटियों की जाँच करें। शायद आपसे कुछ छूट गया है जिसे आप पत्र की जाँच के समय जोड़ सकते हैं।

अपने लिए, आपको स्पष्ट रूप से जानने की आवश्यकता है: क्या आप तुरंत उत्तर प्राप्त करना चाहते हैं या अवसर आने पर उत्तर की अपेक्षा करते हैं? इससे पहले कि आप पत्र के अंत में कुछ लिखें, एक तार्किक लिंक तय कर लें ताकि ऐसा महसूस न हो कि पत्र समाप्त नहीं हुआ है, जब तक कि निश्चित रूप से, आप प्राप्तकर्ता को आकर्षित नहीं करना चाहते।

लेकिन केवल एक छोटा सा वाक्यांश छोड़कर, किसी मित्र को लिखे पत्र को पूरी तरह से कैसे समाप्त किया जाए? बहुत थकाऊ ढंग से अलविदा कहना उचित नहीं है, क्योंकि आप शायद जीवन में इस तरह अलविदा नहीं कहते। जब आपने अपना पत्र संपादित कर लिया हो, अंत सार्थक हो गया हो और विचार समाप्त हो गया हो, तो पत्र के सबसे अंत में आप निम्नलिखित वाक्यांश जोड़ सकते हैं:

• आपकी (मैं) प्रेमिका/मित्र (नाम);
• >उत्तर की प्रतीक्षा में;
• मैं जल्द ही आपको देखना चाहता हुँ;
• फिर मिलते हैं;
• मुलाक़ात की प्रतीक्षा करें;
• जल्दी आ;
• चुंबन (नाम);
• शुभकामनाएं;
• शुभकामनाओं सहित, आपका मित्र/प्रेमिका (नाम)।

व्यावसायिक पत्र

किसी व्यावसायिक पत्र को पूरा करते समय, आपको पाठ की त्रुटियों और साक्षरता के लिए इसे और भी अधिक सावधानी से जांचने की आवश्यकता है, ताकि सब कुछ स्पष्ट रूप से कहा जा सके, ताकि स्वाभाविक रूप से "चे", "हां, कोई समस्या नहीं" जैसे शब्दों के बिना कुछ भी अनावश्यक न हो। आपका लहजा काफी भरोसेमंद और समझने में काफी आसान होना चाहिए।

अपनी कहानी के अंत तक पहुँचते-पहुँचते, आपको अंतत: प्राप्तकर्ता को किसी चीज़ में दिलचस्पी लेनी चाहिए, क्योंकि पत्र का अंत अधिक यादगार होता है। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको शुरुआत में अपने सभी कार्ड नहीं दिखाने चाहिए। धीरे-धीरे आपको रुचि बढ़ने देनी है और अंत में इसे पूरा खोलना है ताकि आपका पत्र आपकी स्मृति में बना रहे।

किसी व्यावसायिक पत्र को कैसे समाप्त किया जाए, इसके बारे में सोचने से पहले, आपको पत्र से जुड़े दस्तावेजों की सूची, यदि कोई हो, लिख लेनी चाहिए। सूची को क्रमांकित किया जाना चाहिए, और दस्तावेज़ों को उसी क्रम में नेस्ट किया जाना चाहिए जिसमें आपने पहले संकेत दिया था। अंतिम वाक्यांश, जिसका उपयोग किया जाता है व्यावसायिक पत्र, ऐसा लग सकता है:

• साभार (नाम);
• सहयोग की आशा;
• सम्मान के साथ (नाम);
• मेरे प्रस्ताव पर प्रतिक्रिया देने के लिए धन्यवाद.

अंग्रेजी में पत्रों में विदाई

जब आप दोस्तों के साथ संवाद करते हैं या किसी प्रियजन के साथ पत्र-व्यवहार करते हैं, तो आपको संचार की कुछ सीमाओं का पालन करने की आवश्यकता नहीं होती है। कहीं आप कोई मज़ाक कर सकते हैं या कोई ऐसा शब्द लिख सकते हैं जिसका उपयोग आप व्यावसायिक पत्र में नहीं कर पाएंगे। यह आपको अधिक खुलकर संवाद करने की अनुमति देता है।

आजकल, युवाओं के बीच अलग-अलग गालियाँ व्यापक हैं, जो पुरानी पीढ़ी के लिए समझ से बाहर है। इन कठबोलियों में से एक है रूसी शब्दों को विदेशी शब्दों से बदलना। अंग्रेजी में एक पत्र कैसे समाप्त करें यह पिछले युक्तियों से अलग नहीं है। किसी भी पत्र की जाँच की जानी चाहिए ताकि उसकी बदनामी न हो और उसे ढेर सारे दाग और अधूरे विचारों के साथ न भेजा जाए। बस अंत में, आप अंग्रेजी में विदाई जैसा एक मोड़ जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, हम आपको कुछ उपयुक्त वाक्यांश प्रदान करेंगे:

• प्यार से (नाम) - प्यार से (नाम);
• बाद में बात करते हैं - चलो बाद में बात करते हैं;
• शुभकामनाएँ!* - मूड अच्छा रहे!*;
• शुभकामनाएँ (नाम) - शुभकामनाओं के साथ (नाम);
• जल्द ही मिलते हैं - जल्द ही मिलते हैं;
• आपका, (नाम) - आपका / आपका (नाम);
• शुभकामनाएँ-शुभकामनाओं सहित;
• अग्रिम धन्यवाद - आपके उत्तर के लिए अग्रिम धन्यवाद;
• शुभकामनाएँ - मैं आपको शुभकामनाएँ देता हूँ;
• सबको नमस्ते कहो - सबको नमस्ते कहो;
• सचमुच आपका (नाम) - साभार (नाम);
• साभार आपका (नाम) - साभार आपका / आपका (नाम)।