व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें: व्यावसायिक पत्रों के प्रकार, डिज़ाइन नियम, शैली और नमूने। व्यापार पत्र नमूना

GOST R 7.0.82013 के अनुसार "सूचना, पुस्तकालय और के लिए मानकों की प्रणाली प्रकाशित करना. कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ ”प्राप्तकर्ता दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी वाले दस्तावेज़ की विशेषता है (धारा 67)।

अपेक्षित "प्राप्तकर्ता" का उपयोग व्यावसायिक पत्रों और आंतरिक सूचना और संदर्भ दस्तावेजों (रिपोर्ट और मेमो, बयान, आदि) में किया जाता है।

अपेक्षित "पता" में शामिल हैं:

• प्राप्तकर्ता का नाम (पत्र का प्राप्तकर्ता);
• डाक पता या टेलीफोन नंबर - फैक्स, ई-मेल पता।

पत्र का प्राप्तकर्ता हो सकता है:

• आधिकारिक / कई अधिकारी;
• संगठन;
• संगठन का संरचनात्मक उपखंड;
• संगठनों का समूह;
• व्यक्तिगत।

पताकर्ता - आधिकारिक

GOST R 6.30-2003 के अनुसार, आद्याक्षर किसी भी अधिकारी के उपनाम से पहले लिखे जाते हैं। यदि पत्र भेजा गया है एक सरकारी एजेंसी के प्रमुख, तो संगठन का नाम स्थिति में शामिल है, पूरा नाम। मूल मामले में इंगित किया गया है, आद्याक्षर उपनाम से पहले लिखे गए हैं:

यदि पत्र संबोधित किया जाता है एक व्यापारिक संगठन के प्रमुख, तब स्थिति में संगठन का नाम शामिल होता है जो कानूनी रूप (पूर्ण या संक्षिप्त रूप में) दर्शाता है, उपनाम के पहले आद्याक्षर लिखे जाते हैं:

यदि पत्र संबोधित किया जाता है उप प्रधान, पद के शीर्षक में संगठन का नाम शामिल है। मूल मामले में उपनाम का संकेत दिया गया है:

यदि दस्तावेज़ का प्राप्तकर्ता है संरचनात्मक इकाई के प्रमुख, उसके बाद संगठन का नाम कर्ताकारक मामले, फिर मूल मामले में संरचनात्मक इकाई को इंगित करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम, उदाहरण के लिए:

नए GOST के पैरा 5.15 के अनुसार:

• किसी अधिकारी को पत्र संबोधित करते समय, उपनाम के बाद आद्याक्षर लगाए जाते हैं;
• उपनाम से पहले, संक्षिप्त नाम "श्री" (श्री) का उपयोग करने की अनुमति है, यदि प्राप्तकर्ता एक पुरुष है, या "सुश्री" (मैडम), यदि प्राप्तकर्ता एक महिला है:

पताकर्ता - संगठन

यदि पत्र किसी संगठन को संबोधित किया जाता है, तो नाममात्र मामले में उसका नाम (पूर्ण या संक्षिप्त) इंगित किया गया है:

किसी संगठन को पत्र संबोधित करते समय, उसका पूरा या संक्षिप्त नाम इंगित किया जाता है, उदाहरण के लिए:

किसी संगठन को संबोधित करने का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां प्रेषक को यह नहीं पता होता है कि संगठन का प्रमुख कौन है, उसका उपनाम, आद्याक्षर।

पताकर्ता - संरचनात्मक इकाई

दस्तावेज़ को संगठन की संरचनात्मक इकाई को संबोधित किया जा सकता है। एक नियम के रूप में, संबोधित करने का यह तरीका संभव है यदि उस मुद्दे पर विचार करना जिसके लिए पत्र समर्पित है, संरचनात्मक इकाई की क्षमता के भीतर है।

किसी संगठन के संरचनात्मक उपखंड को एक दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, नामांकित मामले में संगठन का नाम "पताकर्ता" अपेक्षित में इंगित किया जाता है - नाममात्र मामले में संरचनात्मक इकाई का नाम, उदाहरण के लिए:

GOST R 7.0.97-2016 में क्या बदलाव आया है?कुछ नहीं।

पताकर्ता - व्यक्तिगत

व्यक्तियों के साथ पत्राचार करते समय आवश्यक "पता" के डिजाइन की अपनी विशेषताएं हैं। सबसे पहले, मूल मामले में उपनाम इंगित किया गया है, फिर आद्याक्षर और फिर डाक का पता:

GOST R 7.0.97-2016 में क्या बदलाव आया है?कुछ नहीं।

संबोधित - कई संगठन
या संरचनात्मक इकाइयां

एक व्यावसायिक पत्र के कई प्राप्तकर्ता हो सकते हैं। GOST R 6.30-2003 कई सजातीय संगठनों या एक संगठन के कई संरचनात्मक विभागों को पत्र भेजते समय अभिभाषकों के सामान्यीकृत डिजाइन के लिए एक विधि स्थापित करता है। प्रॉप्स को सजाने के लिए दो विकल्प हैं।

विकल्प 1: "पता" विशेषता में ही कई प्राप्तकर्ताओं को निर्दिष्ट करें।इस डिज़ाइन विकल्प का उपयोग तब किया जाता है जब कोई पत्र किसी संगठन या अधिकारी (यह मुख्य अभिभाषक है) और सूचना के लिए - कई अन्य संगठनों या अधिकारियों को संबोधित किया जाता है।

संबोधन को हमेशा की तरह सही में औपचारिक रूप दिया जाता है ऊपरी कोनाप्रत्येक निकाय / संगठन या संगठन की संरचनात्मक इकाई के लिए "पते" के विवरण की गणना के रूप में।

जिसमें कुलप्राप्तकर्ता चार से अधिक नहीं होने चाहिए।

सभी पताकर्ताओं को दस्तावेज़ पर ही तैयार किया जाता है, दूसरे, तीसरे और चौथे पते से पहले "कॉपी" शब्द इंगित नहीं किया जाता है।

इस मामले में पत्र की सभी मुद्रित प्रतियां मूल के रूप में हस्ताक्षरित हैं। प्रत्येक प्रति को एक अलग लिफाफे में सील कर दिया जाता है, जिस पर किसी विशेष संगठन या संरचनात्मक उपखंड का डाक पता जारी किया जाता है।

विकल्प 2: प्राप्तकर्ता को सामान्य रूप से निर्दिष्ट करें,यदि हम एक ही प्रकार के संगठनों के समूह (संगठनों के प्रमुखों) या एक संगठन के संरचनात्मक उपखंडों (शाखाओं, प्रतिनिधि कार्यालयों, आदि) को कोई दस्तावेज़ भेजते हैं:

यदि इस मामले में प्राप्तकर्ताओं की संख्या चार से अधिक है, तो पत्र (मेलिंग सूची) को मेल करने के लिए एक अतिरिक्त सूची संकलित की जाती है, जो विशिष्ट प्राप्तकर्ताओं और उनके पते को इंगित करती है। यह प्रॉप्स "एड्रेस" में नोट किया गया है:

कोई स्वीकृत मेलिंग सूची फॉर्म नहीं है। शीट का रूप संगठन के कार्यालय कार्य के निर्देशों में तय किया जा सकता है। वास्तव में, मेलिंग सूची "पता" विशेषता है जिसे एक अलग शीट में स्थानांतरित किया जाता है, जिसका अर्थ है कि इसकी सामग्री इस विशेषता के अनुरूप होनी चाहिए। "पता" विशेषता में तीन सूचना ब्लॉक हैं: संगठन का नाम, स्थिति, आद्याक्षर और उपनाम। पत्र के लिए मेलिंग सूची में, हम समान सूचना ब्लॉकों को पुन: उत्पन्न करते हैं, लेकिन हम उन्हें एक पंक्ति में रखते हैं, न कि शीट के दाईं ओर। आप डेटा को तालिका के रूप में भी व्यवस्थित कर सकते हैं। प्राप्तकर्ताओं का क्रम मनमाना हो सकता है, लेकिन वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करना बेहतर है।

पंजीकरण के बाद निवर्तमान पत्र संख्या, तिथि की जानकारी दर्ज की जाती है (उदाहरण 1)।

प्राप्तकर्ताओं के समूह को भेजे गए सभी पत्रों में एक आउटगोइंग पंजीकरण संख्या होती है, आने वाला नंबरसभी अक्षरों के लिए अलग-अलग होंगे।

GOST R 7.0.97-2016 में क्या बदलाव आया है?कुछ नहीं।

प्रपत्र पर "संबोधित" विवरण रखना

अपेक्षित "प्राप्तकर्ता" दस्तावेज़ के ऊपरी दाएँ भाग में स्थित है (विवरणों की कोणीय व्यवस्था के साथ एक प्रपत्र पर) या प्रपत्र के विवरण के तहत दाईं ओर (विवरणों की अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ एक प्रपत्र पर)। अपेक्षित "पता" का स्थान GOST R 6.30-2003 के परिशिष्ट B में दिखाया गया है:

• विवरण के एक कोने की व्यवस्था के साथ एक फॉर्म पर - उदाहरण 2;
• विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ एक फॉर्म पर - उदाहरण 3।

GOST R 7.0.97-2016 में क्या बदलाव आया है?कुछ नहीं। अपेक्षित "प्राप्तकर्ता" उसी स्थान पर रहता है।

तकनीकी प्रश्न

• क्या "पता" विशेषता के तत्वों को अंतराल के साथ अलग करना संभव है?

विशेषता "पता", एक नियम के रूप में, कई पंक्तियों पर कब्जा कर लेता है।

खंड 6.1 में पद्धति संबंधी सिफारिशें GOST R 6.30-2003 (संघीय अभिलेखागार द्वारा अनुमोदित) के कार्यान्वयन पर, यह कहा जाता है कि कई पंक्तियों के दस्तावेज़ का विवरण एक पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित किया जाता है। विवरण के घटक "प्राप्तकर्ता", "दस्तावेज़ अनुमोदन चिह्न", "परिशिष्ट चिह्न", "दस्तावेज़ अनुमोदन चिह्न" 1.5-2 पंक्ति अंतराल द्वारा एक दूसरे से अलग किए गए हैं।

एक समान नियम खंड 3 में नए GOST R 7.0.97-2016 में निहित है, जो दस्तावेजों के उत्पादन के लिए सामान्य आवश्यकताओं को स्थापित करता है: “बहु-पंक्ति विवरण एक पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित होते हैं, विवरण के घटक भागों को अलग किया जाता है एक अतिरिक्त रिक्ति":

• "गंतव्य" विशेषता को कैसे संरेखित करें?

बहु-पंक्ति विशेषता "प्राप्तकर्ता" विशेषता द्वारा कब्जा किए गए क्षेत्र की बाईं सीमा के साथ संरेखण के साथ डिज़ाइन की गई है, या सबसे लंबी रेखा के सापेक्ष केंद्रित है, उदाहरण के लिए:

ब्रिटिश डायरेक्ट मार्केटिंग एसोसिएशन के अनुसार, 2015 में ईमेल मार्केटिंग में निवेश किए गए प्रत्येक पाउंड ने 38 पाउंड का रिटर्न दिया। वही परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं, लेकिन पता नहीं ग्राहक को पत्र कैसे लिखें?फिर सबसे अच्छा प्रयोग करेंग्राहकों को नमूना पत्रजो हमने इस समीक्षा में आपके लिए एकत्र किया है।

ग्राहक को पत्र कैसे लिखें

आप हर समय ग्राहकों के बारे में सोचते हैं, लेकिन यह पारस्परिक नहीं है। उनका ध्यान आकर्षित करने और अपने प्रतिद्वंद्वियों से आगे निकलने के लिए, आपको नियमित रूप से खुद को याद दिलाने की जरूरत है। इसके लिए ईमेल बहुत अच्छे हैं। Pipedrive ब्लॉग के लेखकों के अनुसार, कुछ तरकीबें हैं जो आपके पक्ष में काम कर सकती हैं:

1. धैर्य और अधिक धैर्य।संभावित खरीदार को नियमित रूप से भेजकर धीरे-धीरे सौदे में लाएं।
2. रणनीति पर सहमतिविपणन विभाग के साथ ग्राहकों को पत्र भेजने में, ताकि बहुत दखलंदाजी न हो और बार-बार जानकारी के साथ ग्राहक के मेलबॉक्स को बंद न करें।
3. एक सीआरएम प्रणाली का प्रयोग करें।वह इसे आसान कर देगी तकनीकी पक्षग्राहकों से संवाद मेल से काम को गति देगा।

एक सीआरएम प्रणाली एक आसान प्रोग्राम है जो ग्राहकों और लेनदेन के रिकॉर्ड रखने में मदद करता है, सभी कॉल रिकॉर्ड करता है, और ग्राहक के साथ आसानी से पत्राचार को व्यवस्थित करने में भी मदद करता है। उदाहरण के लिए, कार्यक्रम मेल सेवा के साथ एकीकृत होता है (आप असीमित संख्या में मेलबॉक्स कनेक्ट कर सकते हैं) और आपको सीधे प्रतिपक्ष कार्ड में पत्राचार के इतिहास को सहेजने की अनुमति देता है। यदि किसी नए क्लाइंट ने आपको लिखा है, तो आप आने वाले पत्र से सीधे डील कार्ड बना सकते हैं।

और अब सबसे दिलचस्प बात: CRM से किसी क्लाइंट को पत्र भेजने के लिए, आपको टेक्स्ट टाइप करने की भी आवश्यकता नहीं है।दस्तावेज़ डिज़ाइनर की मदद से, आप सभी अवसरों के लिए अक्षरों का एक सेट बना सकते हैं और उन्हें दो क्लिक में ग्राहकों को भेज सकते हैं। SalesapCRM स्वयं पत्र में क्लाइंट का नाम और अन्य डेटा स्थानापन्न करेगा। विवरण जानना चाहते हैं? फिर प्रेस ।

ग्राहकों को पत्र: उदाहरण और तैयार नमूने

हमने एक चयन संकलित किया हैग्राहकों को व्यावसायिक पत्रजिसे आप नमूने के तौर पर ले सकते हैं। आपको बस इतना करना है कि विवरण भरना है।

1. क्या आप पहली बार संभावित ग्राहक को लिख रहे हैं? यह छोटा संदेश भेजें:

पत्र विषय:शायद आप हमारे नए ग्राहक हैं

नमस्ते, [नाम].

हम [संक्षिप्त जानकारीकम्पनी के बारे में].

यदि आप रुचि रखते हैं, तो मैं सहयोग की संभावना पर चर्चा करने के लिए तैयार हूं। हमें बताएं कि आपके लिए किस समय कॉल करना सुविधाजनक होगा।

[हस्ताक्षर]

2. संभावित ग्राहक को उसके प्रतिस्पर्धियों के साथ सहयोग के सफल अनुभव के बारे में बताएं:

पत्र विषय:प्रतिस्पर्धियों के साथ बने रहें

नमस्ते, [नाम].

हम सफलतापूर्वक साथ काम कर रहे हैं [प्रतियोगी एक्स और वाई]वी [गतिविधि का क्षेत्र]पहले से [बहुत अधिक समय]और साथ में हमने हासिल किया अच्छे परिणाम. साथ परिचित विस्तार में जानकारीउनके बारे में आप यहाँ कर सकते हैं [मामले/समीक्षा का लिंक].

अगर आप हमसे जुड़ेंगे तो हमें खुशी होगी।

[हस्ताक्षर]

3. यदि आपको किसी व्यावसायिक कार्यक्रम में संभावित ग्राहकों के संपर्क प्राप्त हुए हैं, उन्हें भेजेंप्रस्ताव पत्रऐसानमूना:

पत्र विषय:हमारी कंपनी के बारे में अधिक

नमस्ते, [नाम].

मुझे आशा है कि आपको भी यह पसंद आया होगा [आयोजन]और आपकी रुचि के लिए धन्यवाद देना चाहूंगा [कंपनी का नाम].

मैं और अधिक संलग्न करता हूं विस्तार में जानकारीहमारी कंपनी के बारे में। मुझे फोन पर आपके सभी सवालों पर चर्चा करने में खुशी होगी।

[हस्ताक्षर]

अनुस्मारक पत्र

4. भेजने के कुछ समय बाद सेवाओं की पेशकश करने वाले ग्राहक को पत्रया अधिक जानकारी अपने बारे में याद दिलाएं:

पत्र विषय:क्या आप कुछ चर्चा करना चाहते हैं?

नमस्ते, [नाम].

मुझे उम्मीद है कि आपको मेरा पिछला पत्र पढ़ने और इसके बारे में और जानने का अवसर मिला होगा [अतिरिक्त जानकारी].

क्या मेरे प्रस्ताव पर आपके कोई प्रश्न या विचार हैं? मुझे फोन या व्यक्तिगत रूप से उनसे चर्चा करने में खुशी होगी। आपके पास इसके लिए समय कब होगा?

[हस्ताक्षर]

5. यदि आप संख्या में अपने प्रस्ताव की प्रभावशीलता दिखा सकते हैं, तो उन्हें साझा करें कंपनी के ग्राहकों को पत्र. तथ्य बेहतर विश्वास दिलाते हैं।

पत्र विषय:कुछ ऐसे तथ्य जिनके बारे में आप नहीं जानते होंगे [कंपनी का नाम]

नमस्ते, [नाम].

मैंने हाल ही में आपको इसके बारे में एक ईमेल भेजा है [कंपनी का नाम]और मुझे लगता है कि हम उपयोगी हो सकते हैं [आपकी कंपनी].

हमारे ग्राहक विकास देख रहे हैं [संकेतक निर्दिष्ट करें]इस्तेमाल के बाद [उत्पाद और सेवा का नाम]. हम भी पेशकश करते हैं [प्रोन्नति के बारे में बताएं]और [अन्य महान सौदों का उल्लेख करें].

यदि आप विवरण जानना चाहते हैं, तो कृपया हमें बताएं, और हम फोन या बैठक में बातचीत पर सहमत होंगे।

मैं एक उत्तर की प्रतीक्षा कर रहा हूं।

[हस्ताक्षर]

6. ग्राहकों को एक परीक्षण अवधि या नि: शुल्क नमूने प्रदान करें। यदि खरीदार पहले उत्पाद का परीक्षण करते हैं तो खरीदार सौदा करने के इच्छुक हैं।

पत्र विषय:आपकी कंपनी के लिए उपहार

नमस्ते, [नाम].

कुछ दिन पहले मैंने आपको इसके बारे में जानकारी भेजी थी [उत्पाद का नाम]और अब मैं इसे कार्रवाई में आजमाने का प्रस्ताव करता हूं।

मैंने कुछ अतिथि लॉगिन/मुफ्त नमूने/वाउचर बनाए/संलग्न किए हैं जिनका उपयोग/प्राप्त करने के लिए किया जा सकता है [उत्पाद या सेवा]. उन्हें अपने सहयोगियों के साथ साझा करें। उनकी राय सुनना दिलचस्प होगा।

मुझे फोन या व्यक्तिगत रूप से अधिक विस्तार से सब कुछ पर चर्चा करने में खुशी होगी। मुझे यकीन है कि हम वास्तव में आपकी सेवा कर सकते हैं [गतिविधि का क्षेत्र].

[हस्ताक्षर]

7. यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आप बातचीत करने के लिए अधिकृत कर्मचारी के साथ पत्राचार कर रहे हैं, तो उसे निर्णय निर्माता तक पहुंचने में आपकी सहायता करने के लिए कहें:

पत्र विषय:मुझे आशा है कि आप मुझे सही व्यक्ति तक पहुंचा सकते हैं

नमस्ते, [नाम].

कुछ दिन पहले मैंने आपको इस बारे में एक ईमेल भेजा था [कंपनी या उत्पाद]और अब मुझे संदेह है कि मैं पते की ओर मुड़ा।

क्या आप वह हैं जो उस मुद्दे पर निर्णय लेते हैं जो मुझे रूचि देता है? यदि नहीं, तो क्या आप आपकी कंपनी में सही व्यक्ति से संपर्क करने में मेरी मदद कर सकते हैं?

आपके उत्तर की प्रतीक्षा।

8. पत्र के इस पाठ का उपयोग क्लाइंट को करें, यदि उससे मिलने के बाद, आप उससे उसकी भविष्य की योजनाओं के बारे में पूछना चाहते हैं:

पत्र विषय:तुम्हारी योजनायें

नमस्ते, [नाम].

अपना समय देने के लिए धन्यवाद। अब मैं जानना चाहूंगा कि आप हमारे मुद्दे की आगे की चर्चा को कैसे देखते हैं।

यदि आप अभी भी रुचि रखते हैं, तो कृपया हमें अपनी योजनाओं के बारे में बताएं।

आपके उत्तर की प्रतीक्षा।

[हस्ताक्षर]

9. ग्राहक से मिलने के बाद, उसे बातचीत के निम्नलिखित चरणों की याद दिलाएं:

पत्र विषय:निकट भविष्य के लिए कार्य योजना

नमस्ते, [नाम].

समय निकालने के लिए धन्यवाद - आज की बैठक बहुत उपयोगी रही। मैं आपको संक्षेप में याद दिलाना चाहता हूं कि हम कैसे आगे बढ़ेंगे:

[की तारीख]: मैं आपको भेजूंगा [अनुबंध/दस्तावेजों का पूरा सेट].

[की तारीख]: आप मुझे टिप्पणियाँ और शुभकामनाएँ देंगे।

[की तारीख]: हम सभी अंतिम बदलाव करेंगे और समझौते पर हस्ताक्षर करेंगे।

अगर आपको उस तारीख से पहले कुछ भी चर्चा करने की ज़रूरत है, तो मुझे बताएं।

10. लिखेंऐसाग्राहक को पत्रयदि बैठक में वह अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करना चाहता है:

पत्र विषय:आपके अनुरोध पर जानकारी

नमस्ते, [नाम].

हमें आपके संगठन के प्रतिनिधियों से व्यक्तिगत रूप से मिलकर खुशी हुई। मैंने आपको इसके बारे में अतिरिक्त जानकारी भेजने का वादा किया था [सवाल]- वे संलग्न फाइल में हैं।

किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए तैयार। बेझिझक मुझे किसी भी समय [नंबर] पर कॉल करें या इस पते पर लिखें।

[हस्ताक्षर]

यदि ग्राहक संपर्क नहीं करता है

11. अगर क्लाइंट ने जवाब नहीं दिया फोन कॉल, निम्न का उपयोग करेंपत्र लेखन नमूना:

पत्र विषय:आपसे संपर्क नहीं हो सका

नमस्ते, [नाम].

मैं आपसे चर्चा करना चाहता था [सवाल]लेकिन आप शायद व्यस्त हैं। कृपया मुझे यहाँ कॉल करें [संख्या]या मुझे बताएं कि आपके लिए मुझे कॉल करना कब सुविधाजनक है।

[हस्ताक्षर]

12. क्‍लाइंट से बात नहीं हो पाई और उन्‍हें एक वॉइस मैसेज छोड़ दिया? इसे निम्नलिखित अक्षर से पूरा कीजिए:

पत्र विषय:आपको फोन नहीं किया

नमस्ते, [नाम].

मैंने आपको हाल ही में चर्चा के लिए बुलाया था [सवाल].

[हस्ताक्षर]

13. यदि कोई ग्राहक सभी चैनलों के माध्यम से जवाब नहीं देता है, तो उसके पास करने के लिए बहुत कुछ हो सकता है। इस टेम्पलेट का उपयोग करें - यहां तक ​​कि बहुत व्यस्त व्यक्ति भी उत्तर के लिए कुछ सेकंड ढूंढ सकता है:

पत्र विषय:संक्षिप्त उत्तर आवश्यक है

नमस्ते, [नाम].

दुर्भाग्य से, मैं आपसे संपर्क नहीं कर सकता। मुझे विश्वास है कि आप बहुत व्यस्त हैं या अब हमारी सेवाओं में कोई दिलचस्पी नहीं है।

कृपया अपने उत्तर में उपयुक्त उत्तर इंगित करें:

1. कृपया मुझे अकेला छोड़ दो!
2. बहुत व्यस्त हूं, कृपया मुझे एक महीने में फिर से मैसेज करें।
3. मैं खुद आपसे संपर्क करूंगा।

[हस्ताक्षर]

14. यदि आप विनीत रूप से अपने आप को याद दिलाना चाहते हैं, तो ग्राहक के साथ जानकारी साझा करें जो उसके लिए उपयोगी होगी:

पत्र विषय: उपयोगी जानकारीअपने व्यवसाय के लिए

15. यदि कोई ग्राहक भुगतान में देरी करता है, तो उसे यह याद दिलाएं:

पत्र विषय:भुगतान में विलंब

नमस्ते, [नाम].

[की तारीख]मैंने आपको एक चालान भेजा है ईमेल. भुगतान अभी तक प्राप्त नहीं हुआ है, इसलिए कृपया पूछताछ करें कि क्या आपके वित्त विभाग को हमारा चालान प्राप्त हुआ है? जरूरत पड़ी तो दोबारा भेजूंगा। मुझे आपसे एक सप्ताह के भीतर भुगतान की उम्मीद है।

आपकी मदद के लिए आपको धन्यवाद।

[हस्ताक्षर]

ये टेम्प्लेट ग्राहकों के साथ वास्तविक संचार के लिए आपका समय बचाएंगे। और अधिक प्रभाव प्राप्त करने के लिए, टेम्पलेट्स के निर्माण और वितरण को स्वचालित करें। अभी - यह मुफ़्त है और इसमें केवल कुछ मिनट लगते हैं।

लगभग किसी भी अवसर पर भागीदारों के साथ संचार करते समय व्यावसायिक पत्र संकलित किए जाते हैं। ऐसे दस्तावेजों को संकलित करने के लिए तैयार किए गए उदाहरण और नियम लेख में पाए जा सकते हैं।

एक व्यावसायिक पत्र को एक दस्तावेज़ के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जो पूरी कंपनी की ओर से किसी अन्य कंपनी, व्यक्तिगत उद्यमी या व्यक्ति (उदाहरण के लिए, एक निवेशक) को भेजा जाता है। वास्तव में, कंपनी का कोई भी पत्राचार व्यावसायिक पत्र है। उनका उद्देश्य बहुत अलग है:

1. सहयोग के बारे में।
2. सहयोग, बातचीत।
3. अनुबंध के तहत दायित्वों को पूरा करने की आवश्यकता की याद दिलाता है।
4. किसी की स्थिति का स्पष्टीकरण, पहले भेजे गए पत्र का जवाब, और कई अन्य।

दस्तावेज़ आमतौर पर कंपनी के लेटरहेड पर तैयार किया जाता है, इसे नियमित मेल या ई-मेल द्वारा भेजने की अनुमति है। हालांकि, यदि भागीदार विशेष महत्व का है, तो इसे उच्च-गुणवत्ता, मोटे कागज पर प्रिंट करना और इसे व्यक्तिगत रूप से या कूरियर द्वारा सौंपना बेहतर होता है। पत्र की संरचना एक विशिष्ट व्यावसायिक दस्तावेज़ जैसा दिखता है - आप इसे इस तरह से प्रस्तुत कर सकते हैं।

संकलन करते समय किन बातों का ध्यान रखना चाहिए

ऐसे पत्रों के कोई विशिष्ट नियम और नमूने नहीं हैं, इसलिए उनकी संरचना, मात्रा और डिज़ाइन काफी हद तक विशिष्ट मामले पर निर्भर करते हैं। उदाहरण के लिए, एक अधिसूचना पत्र काफी संक्षिप्त (3-4 पैराग्राफ) होगा, जबकि एक कर्मचारी की सिफारिश या व्यावसायिक प्रस्ताव में एक से अधिक पेज लग सकते हैं।

हालाँकि, कुछ सामान्य नियम हैं जिनका आपको पेपर संकलन करते समय ध्यान देना चाहिए:

1. दस्तावेज़ में स्वयं कोई कानूनी बल नहीं है, हालाँकि, इसे पंजीकरण के सभी नियमों के अनुसार तैयार किया गया है। इसकी संरचना, प्रस्तुति की शैली को आधुनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के आम तौर पर स्वीकृत सिद्धांतों का पालन करना चाहिए।
2. प्रस्ताव तार्किक रूप से, एक स्पष्ट क्रम में बनाए जाते हैं। कोई अलंकृत, जटिल, भावनात्मक और इससे भी अधिक बोलचाल के मोड़ नहीं हैं। स्वर तटस्थ है।
3. प्रस्तुति हमेशा केवल 1 व्यक्ति से आयोजित की जाती है - या तो एकवचन में, यदि पाठ सीधे सिर से लिखा जाता है, या बहुवचन में, यदि इसे पूरी कंपनी की ओर से संकलित किया जाता है।
4. संकलन का विशिष्ट उद्देश्य और अभिभाषक की अपेक्षित कार्रवाइयाँ बोली जाती हैं (प्रतिक्रिया भेजें, किसी कर्मचारी की उम्मीदवारी पर विचार करें, बातचीत के लिए सहमत हों, एक दस्तावेज़ भेजें, आदि)।
5. कागज प्रमुख या अन्य कर्मचारियों के व्यक्तिगत हितों को नहीं, बल्कि एक टीम के रूप में कंपनी के लक्ष्यों को दर्शाता है। यदि आपको एक व्यक्तिगत संपर्क स्थापित करने की आवश्यकता है, तो सलाह दी जाती है कि इसे अलग तरीके से करें और खुद को कंपनी के प्रतिनिधि के रूप में स्थापित न करें।

शीर्ष 5 वर्तनी की गलतियाँ

त्रुटियों को 2 बड़े समूहों में विभाजित किया जा सकता है - कुछ पाठ के रूप में लेखन से जुड़े हैं (तर्क, शब्दावली और अन्य भाषा मानदंडों का उल्लंघन), अन्य - उचित व्यापार शिष्टाचार के उल्लंघन के साथ:

1. वर्तनी, विराम चिह्न की त्रुटियों की अनुमति नहीं है - भेजने से पहले पत्र के पाठ को हमेशा कम से कम 1-2 बार जांचना चाहिए।
2. उल्लंघन व्यापार शैलीबयान, भावनात्मक वाक्यांशों की उपस्थिति, अत्यधिक राजनीति या, इसके विपरीत, गंभीरता।
3. नकारात्मक लहजा - यहां तक ​​कि धमकियां भी अनावश्यक शब्दों के बिना लिखी जानी चाहिए - उदाहरण के लिए: "हम आपको यह पत्र प्राप्त होने की तारीख से 30 दिनों के भीतर अदालत में आवेदन करने का अधिकार सुरक्षित रखते हैं।"
4. बहुत बड़ी या, इसके विपरीत, बहुत छोटी मात्रा। आमतौर पर पूरा पाठ 1-2 पृष्ठों में समा सकता है। हालांकि, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अपने साथी के लिए सभी महत्वपूर्ण जानकारी लाने की जरूरत नहीं है। वॉल्यूमेट्रिक डेटा, आरेख, दस्तावेजों के रूपों को अनुप्रयोगों में स्थानांतरित किया जा सकता है।
5. वार्ताकार को चुनने के अधिकार से वंचित करना। उदाहरण के लिए, आपको यह नहीं लिखना चाहिए: "कृपया समीक्षा करें और स्वीकृति दें अंतिम संस्करणसमझौते।"

विशिष्ट पैटर्न वाक्यांश

पाठ में व्यावसायिक भाषण की विशेषता वाले मानक वाक्यांशों का उपयोग पूरी तरह से सामान्य और यहां तक ​​​​कि वांछनीय घटना है। नीचे विभिन्न स्थितियों में उपयोग किए जाने वाले सबसे आम क्लिच की सूची दी गई है।

नमूने 2019

यहाँ कुछ हैं तैयार उदाहरणवे अक्षर जिन पर आप अपना संस्करण संकलित करते समय भरोसा कर सकते हैं।

जानकारी मांगना

अनुरोध

वाणिज्यिक प्रस्ताव

प्रत्याभूत के पत्र

दावा

कृतज्ञता

क्षमा याचना

उद्यमी को अधिकारियों (उदाहरण के लिए, राज्य निकायों के प्रतिनिधियों) और "अर्ध-आधिकारिक" - भागीदारों, ठेकेदारों, एक स्वतंत्र आदेश में शामिल विशेषज्ञों, और इसी तरह दोनों के साथ सक्रिय पत्राचार करना पड़ता है। कौशल लिखित संचारयह बहुत जल्दी विकसित होता है, लेकिन सबसे पहले आप बहुत सारी गलतियाँ कर सकते हैं और अपने अभिभाषकों पर सबसे सुखद प्रभाव नहीं डाल सकते हैं। इस लेख में हम साधारण व्यावसायिक पत्र (कागज पर) और इलेक्ट्रॉनिक संदेश दोनों लिखने की विशेषताओं के बारे में बात करेंगे।

लेटरहेड और लेआउट

अपनी कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करना सुनिश्चित करें। यह हमेशा प्रभावित करता है और "वार्ताकारों" की वफादारी बढ़ाता है। प्रपत्रों के प्रकार, उन्हें भरने के लिए मानदंड और डिजाइन तत्वों को संगठन (या कार्यालय के काम के लिए निर्देश) के क्रम में तय किया जाना चाहिए। व्यापार पत्र रूपों के लिए बुनियादी आवश्यकताएं GOST 2003 "कागजी कार्रवाई की आवश्यकताएं" में पाई जा सकती हैं।

कंपनी के बारे में बुनियादी जानकारी को "निचोड़ना" वांछनीय है:

• नाम (और संक्षिप्त नाम);
• वास्तविक और डाक पते;
• मेल पता;
• संपर्क फोन नंबर;
• वेबसाइट का पता।

यह अनिवार्य डेटा की सूची नहीं है, लेकिन केवल नमूना सूची. आप अपनी इच्छानुसार जोड़ या हटा सकते हैं।

पत्र लिखने की सामान्य आवश्यकताएं इस प्रकार हैं:

• न्यूनतम इंडेंट - दाईं ओर 10 मिमी और बाईं ओर 20 मिमी, ऊपर और नीचे;
• यदि पत्र दो या दो से अधिक शीट पर लिखा गया है, तो उनमें से प्रत्येक को ऊपर से बीच में क्रमांकित किया जाना चाहिए;
• प्रत्येक आवेदन को अलग से क्रमांकित किया गया है;
• पत्र की आउटगोइंग संख्या ऊपरी बाएँ कोने में इंगित की गई है (दस्तावेज़ पंजीकरण लॉग में इसे ठीक करना न भूलें);
• ऊपरी दाएं कोने में संगठन का नाम, प्राप्तकर्ता की स्थिति और आद्याक्षर के साथ उसका उपनाम इंगित किया गया है;
• निचले बाएँ कोने में - आपकी स्थिति, उपनाम आद्याक्षर और हस्ताक्षर के साथ;
• पत्र के नीचे पत्र लिखने की तिथि अवश्य लिखें।

हालाँकि, GOST 2003 न केवल एक कोणीय के साथ, बल्कि विवरणों की एक अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ (जब वे केंद्र में इंगित किए जाते हैं) रूपों के उपयोग की अनुमति देता है। कोणीय लेआउट अधिक परिचित और पढ़ने में आसान लगता है, इसलिए इस विकल्प को चुनना बेहतर है।

लिखने के सामान्य नियम

क्लासिक पाठ संरचना व्यावसायिक पत्रतीन तत्व शामिल हैं:

• परिचयात्मक भाग (पत्र लिखे जाने के कारणों का एक संक्षिप्त संकेत, इसका उद्देश्य);
• सामग्री (स्थिति का विवरण, समाधान का प्रस्ताव, निष्कर्ष और सिफारिशों की प्रस्तुति);
• संक्षेपण भाग (संक्षिप्त सार इस बात के स्पष्ट संकेत के साथ कि आप प्राप्तकर्ता से क्या उम्मीद करते हैं)।

आपको पत्र लिखने का उद्देश्य हमेशा समझना चाहिए। क्या आप सहयोग की पेशकश करना चाहते हैं? दावा सबमिट करें? एक प्रस्तुति या अन्य कार्यक्रम के लिए आमंत्रित करें? केवल इसके बारे में लिखें और लंबे तर्कों और धारणाओं से विचलित न हों जो मामले के लिए प्रासंगिक नहीं हैं।

प्रत्येक व्यावसायिक पत्र का एक विशिष्ट लक्ष्य होना चाहिए। यदि आप इसमें कई मुद्दों को छूते हैं, तो उन्हें बारीकी से संबंधित होना चाहिए। यदि आपको एक ही संगठन से कई अलग-अलग विषयों पर संपर्क करने की आवश्यकता है, तो उनमें से प्रत्येक के लिए एक अलग पत्र लिखना बेहतर होगा।

भाषा लिखें

व्यापार पत्राचार की शैली "हल्का" आधिकारिक व्यवसाय है। वाक्यांशों को मानकीकृत करना संभव और आवश्यक है, कुछ क्लिच और क्लिच का उपयोग करें, लेकिन यह सब नौकरशाही को शुष्क करने के लिए लाने की अनुशंसा नहीं की जाती है। "लाइव" भाषा हमेशा आसानी से और अनुकूल रूप से समझी जाती है। बेशक, व्यावसायिक लिखित भाषण को शिष्टाचार के मानदंडों का पालन करना चाहिए (जिस पर नीचे चर्चा की जाएगी), लेकिन मुद्दे का सार स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से बताया जाना चाहिए।

कुछ व्यावहारिक सुझाव:

• उपयोग आसान शब्द: "स्मार्ट" शब्द खराब माने जाते हैं और अक्सर उस व्यक्ति में जलन पैदा करते हैं जो उन्हें पढ़ने और समझने के लिए मजबूर होता है;
• क्रियाओं का अधिक बार और विशेषणों का कम बार उपयोग करें;
• अपने विचारों को पेड़ के साथ न फैलाएं - केवल विवरण और केवल किसी दिए गए विषय के ढांचे के भीतर, कई विवरणों और महत्वहीन विवरणों के बिना;
• लंबे बयानों से बचें, यदि संभव हो तो प्रतिभागियों का उपयोग न करें और कृदंत बदल जाता है;
• विशेष रूप से लिखें: विभिन्न "इस बारे में", "वे / वह / वह" अस्वीकार्य हैं;
• एक सिमेंटिक ब्लॉक से दूसरे में तार्किक विसंगतियों और अचानक संक्रमण से बचें;
• कान से लिखी हर चीज की जांच करें: भाषण की त्रुटियां लगभग हर असंपादित पाठ में होती हैं।

व्यावसायिक पत्र लिखने के मुख्य नियमों में से एक कहता है: संदेश साक्षर और शैलीगत रूप से सत्यापित होना चाहिए।

अभिभाषक को संबोधित करने की विशेषताएं

एक नियम के रूप में, प्राप्तकर्ता को पत्र की शुरुआत में एक बार संबोधित किया जाता है। यह तीन प्रकार से किया जा सकता है।

1. यदि आप किसी व्यक्ति को पहली बार संबोधित कर रहे हैं (या यदि आपके और प्राप्तकर्ता के बीच विशुद्ध रूप से आधिकारिक संबंध स्थापित हो गया है), तो आपको एक ऐसे पते का उपयोग करना चाहिए जो एक निश्चित दूरी को इंगित करता हो। उदाहरण: "प्रिय श्री इवानोव!"।
2. यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं जिसके साथ आप लंबे समय से विश्वास करते हैं व्यवसाय संबंध, उसे उसके पहले नाम और संरक्षक के नाम से पुकारना बेहतर है। उदाहरण: "प्रिय एकातेरिना लियोनिदोव्ना!"।
3. सामूहिक रूप से संबोधित करते समय, मानक वाक्यांश "प्रिय महोदय!" का उपयोग करें।

अंतिम भाग में, आपको तथाकथित समापन वाक्यांश का उपयोग करने की आवश्यकता है। यहाँ और भी विकल्प हैं:

• "सम्मानपूर्वक," "ईमानदारी से तुम्हारा";
• "साथ शुभकामनाएं»;
• "निरंतर सहयोग की आशा के साथ";
• "हम आपकी सेवा करके हमेशा खुश हैं";
• वगैरह।

एक शब्द में, पसंद आखरी वाक्य- स्वाद की बात।

व्यापार लेखन नैतिकता

यहाँ तक कि एक व्यावसायिक पत्र में छिपा हुआ तिरस्कार भी नज़रअंदाज़ नहीं होता। बेशक, इस मामले में, आप अब सकारात्मक या कम से कम अपने प्रति दृष्टिकोण पर भी भरोसा नहीं कर पाएंगे। निष्कर्ष स्पष्ट है: भावनाओं में न दें और अपने आप को भीतर रखें, भले ही प्राप्तकर्ता वास्तव में आपको परेशान करता हो। संदेश के स्वर पर हमेशा ध्यान दें।

इनकार करने वाले पत्र पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। इस तरह के संदेश को एक या दूसरे रूप में स्पष्ट "नहीं" के साथ शुरू करना बेहद नासमझी है - इससे व्यक्ति में यह भावना पैदा होगी कि उसे बस भेजा गया था। पहले ठोस (कल्पित नहीं) स्पष्टीकरण प्रदान करने का प्रयास करें। मना करने के कारणों को संक्षिप्त रूप से रेखांकित करने के बाद, इसे आसानी से बताते हुए आगे बढ़ना चाहिए। इस मामले में, निम्नलिखित अभिव्यक्तियों का उपयोग किया जा सकता है:

• "दुर्भाग्य से, हम आपके अनुरोध को स्वीकार करने का अवसर नहीं देखते हैं";
• "आपका अनुरोध निम्नलिखित कारणों से स्वीकृत नहीं किया जा सकता ...";
• "गहरा खेद है, लेकिन हमें आपके प्रस्ताव को अस्वीकार करना होगा।"

आदर्श रूप से, इनकार को सही ठहराने से पहले - पत्र की शुरुआत में - आपको प्राप्तकर्ता के अनुरोध को संक्षेप में दोहराना चाहिए। वह समझ जाएगा कि आपने उसके अनुरोध या प्रस्ताव को ध्यान से पढ़ा है और निश्चित रूप से उसकी सराहना करेंगे। शायद भविष्य में आप फिर से एक साथ काम करेंगे - नकारात्मक को तुरंत क्यों प्रसारित करें और व्यक्ति को अत्यधिक कठोरता से डराएं?

कभी दूसरी अति पर मत जाओ। चापलूसी और ईमानदार स्वभाव के कई आश्वासन कपट के स्पष्ट संकेत हैं। जिद हमेशा अस्वीकृति का कारण बनती है।

ईमेल रचना

कागज पर संदेश पहले से ही अप्रचलित होते जा रहे हैं। बेशक, "पेपर" पत्राचार कभी भी पूरी तरह से गायब नहीं होगा, लेकिन कुछ वर्षों में क्लासिक रूपों पर लिखे गए पत्र दुर्लभ हो जाएंगे। बातचीत तेजी से इलेक्ट्रॉनिक रूप से आयोजित की जा रही है। आधुनिक उद्यमी अब नियमित मेल की तुलना में ईमेल द्वारा बहुत अधिक पत्र भेजता है।

ई-मेल द्वारा भेजे जाने वाले व्यावसायिक पत्र उसी का प्रयोग कर लिखे जाते हैं सामान्य नियम. भाषा, शैली और लहजे की आवश्यकताएं, शिष्टाचार का पालन - ये सभी अनिवार्य तत्व नहीं बदलते हैं। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक संदेशों की अपनी विशिष्ट विशेषताएं होती हैं।

1. सुनिश्चित करें कि आपका लॉगिन ठोस या कम से कम पर्याप्त दिखता है। [ईमेल संरक्षित]- अच्छा, [ईमेल संरक्षित]- बुरी तरह।
2. "विषय" फ़ील्ड को हमेशा भरना बहुत महत्वपूर्ण है। यह इस रेखा पर निर्भर करता है कि कोई व्यक्ति आने वाले संदेश को खोलेगा या नहीं। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसे आप नहीं जानते हैं, तो आपको कोशिश करनी चाहिए और एक दिलचस्प शीर्षक के साथ आना चाहिए। लेकिन इसे ज़्यादा मत करो - "तत्काल" की भावना में विषय !!! अनूठी पेशकश, अभी खोलें!" शीर्ष पर टोकरी आइकन पर जल्दी से क्लिक करने की इच्छा पैदा करें। शीर्षक में 3-5 शब्द होने चाहिए और संदेश की सामग्री को प्रतिबिंबित करना चाहिए।
3. यदि आप अभिभाषक से परिचित नहीं हैं, तो संक्षेप में वर्णन करें कि आप कौन हैं, आपने उसके बारे में कैसे सीखा। इस आवश्यक परिचय के बिना, संदेश को गलत तरीके से स्पैम समझा जा सकता है और तुरंत हटा दिया जा सकता है।
4. सेटिंग्स में उद्धरण अक्षम न करें - पिछले पत्राचार को कट के नीचे प्रदर्शित होने दें।
5. स्क्रीन से पढ़ना एक संदिग्ध आनंद है। एक कागजी पत्र उठाया जा सकता है, और इस कारण अकेले इसे इलेक्ट्रॉनिक की तुलना में अचेतन स्तर पर अधिक गंभीरता से लिया जाता है। इस पर विचार करो।
6. ईमेल संदेश जितना छोटा होगा, उतनी ही तेजी से उसका उत्तर दिया जाएगा।
7. केवल मानक फोंट का प्रयोग करें।
8. पाठ चयन का अति प्रयोग न करें - अधिकतम करने के लिए महत्वपूर्ण बिंदु"बोल्ड" लागू किया जा सकता है, लेकिन उपयोग करें अलग - अलग रंगगवारा नहीं।
9. कोई सीमाएँ नहीं"। कभी नहीँ। उपशीर्षक में भी। डुप्लिकेट विराम चिह्नों पर भी यही बात लागू होती है।
10. उनके बीच रिक्ति के साथ अनुच्छेदों में पाठ अलग करें (बस एक खाली रेखा छोड़ दें)।
11. आप छवियों या पाठ फ़ाइलों को ईमेल में संलग्न कर सकते हैं। अतिरिक्त सामग्रीऔर स्पष्टीकरण, टिप्पणियाँ, विस्तृत विस्तृत विवरण- यह सब संलग्न फाइलों में होना चाहिए, लेकिन पत्र के मुख्य भाग में नहीं।
12. उन लोगों के साथ व्यापार पत्राचार में जिनके साथ आपने एक भरोसेमंद संबंध स्थापित किया है (हम विश्वसनीय भागीदारों, विश्वसनीय समकक्षों के बारे में बात कर रहे हैं), आप कभी-कभी इमोटिकॉन्स का उपयोग कर सकते हैं। यह संचार को "पुनर्जीवित" करेगा - स्क्रीन पर स्माइली (व्यावसायिक संदेश में भी) काफी सकारात्मक रूप से माना जाता है। बेशक, उनका उपयोग "पेपर" अक्षरों में नहीं किया जा सकता है।
13. हस्ताक्षर अवश्य करें। ईमेल में, इसमें आमतौर पर 3-6 लाइनें होती हैं और इसमें प्रेषक का पहला और अंतिम नाम, स्थिति, कंपनी का नाम, वेबसाइट का पता और संपर्क फोन नंबर शामिल होता है।

हस्ताक्षर उदाहरण:

ईमानदारी से,

इवान इवानोव

[ईमेल संरक्षित]

http://site.com।

यहाँ आपके लिए एक नमूना व्यवसाय पत्र है।

उपसंहार

हालाँकि यह काफी सरल है, अच्छी तरह से लिखे गए व्यावसायिक पत्रों के उदाहरण इतने अधिक नहीं हैं। उद्यमी नियमित रूप से डिजाइन में भ्रमित हो जाते हैं, सही पते का उपयोग नहीं करते हैं और महत्वपूर्ण बारीकियों को भूल जाते हैं।

हम अच्छे व्यावसायिक संदेशों में निहित मुख्य विशेषताओं को सूचीबद्ध करते हैं:

• निष्पक्षता;
• संक्षिप्तता (यह वांछनीय है कि पत्र एक पृष्ठ से अधिक नहीं लेता है);
• प्रस्तुति का तटस्थ स्वर;
• तर्क, कथा, अत्यधिक विस्तार की कमी;
• भावनात्मक मूल्यांकन की कमी;
• पाठ के कुछ हिस्सों और अलग-अलग वाक्यांशों के बीच एक स्पष्ट तार्किक संबंध।

यह एक तरह की चेकलिस्ट है जिसे आप सबसे पहले चेक कर सकते हैं। सैकड़ों लिखित और भेजे गए व्यावसायिक संदेशों के बाद इसकी आवश्यकता गायब हो जाएगी। उपरोक्त नियमों की उपेक्षा न करें और याद रखें: व्यावसायिक पत्राचार के "पंप" कौशल से आपकी प्रतिष्ठा और, तदनुसार, कंपनी की छवि में काफी वृद्धि होती है।