비즈니스 서신 작성 방법: 비즈니스 서신의 유형, 디자인 규칙, 스타일 및 샘플. 비즈니스 편지 샘플

GOST R 7.0.82013에 따르면 "정보, 도서관 및 출판. 사무 및 보관. 용어 및 정의” 수취인은 문서 수신자에 대한 정보를 포함하는 문서의 속성입니다(67절).

필수 "수취인"은 비즈니스 서신 및 내부 정보 및 참조 문서(보고서 및 메모, 명세서 등)에 사용됩니다.

필수 "주소"에는 다음이 포함됩니다.

• 수취인 이름(편지 수신자)
• 우편 주소 또는 전화 번호 - 팩스, 이메일 주소.

편지의 수신자는 다음과 같을 수 있습니다.

• 공식 / 여러 공무원;
• 조직;
• 조직의 구조적 세분화;
• 조직 그룹;
• 개인.

주소 - 공식

GOST R 6.30-2003에 따르면 공무원의 성 앞에 이니셜을 씁니다. 편지를 보낸다면 정부 기관의 책임자, 조직의 이름이 직위, 성명에 포함됩니다. dative 경우에 표시되며 이니셜은 성 앞에 작성됩니다.

편지에 주소가 있는 경우 비즈니스 조직의 책임자, 직위에는 법적 형식(전체 또는 약어 형식)을 나타내는 조직의 이름이 포함되며 이니셜은 성 앞에 작성됩니다.

편지에 주소가 있는 경우 차장, 직책의 제목에는 조직의 이름이 포함됩니다. 성은 dative 경우에 표시됩니다.

문서를 받는 사람이 다음과 같은 경우 구조 단위의 머리, 다음에 있는 조직의 이름 주격, 여격 경우에는 구조 단위를 나타내는 사람의 위치 이름입니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

새로운 GOST의 단락 5.15에 따르면:

• 공무원에게 편지를 보낼 때 성 뒤에 이니셜을 넣습니다.
• 성 앞에 수취인이 남성인 경우 약어 "Mr"(Mr.)을 사용하거나 수취인이 여성인 경우 "Ms."(Madam)를 사용할 수 있습니다.

주소 - 조직

편지의 주소가 조직인 경우 명목에 이름(전체 또는 약어)이 표시됩니다.

조직에 편지를 보낼 때 전체 또는 약어 이름이 표시됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

발신자가 조직의 책임자, 성, 이니셜을 모르는 경우 조직에 주소 지정이 사용됩니다.

주소 - 구조 단위

문서는 조직의 구조적 단위로 전달될 수 있습니다. 일반적으로 이 주소 지정 방법은 편지가 다루는 문제에 대한 고려가 구조 단위의 권한 내에 있는 경우 가능합니다.

문서를 조직의 구조적 세분으로 지정할 때 명목상의 조직 이름은 아래의 "수취인"요구 사항에 표시됩니다. 예를 들어 명목상의 구조 단위 이름은 다음과 같습니다.

GOST R 7.0.97-2016은 어떻게 변경됩니까?아무것도 아님.

주소 - 개인

개인과의 통신을 수행할 때 요구되는 "주소"의 디자인은 고유한 특성을 가지고 있습니다. 먼저 여격의 성이 표시된 다음 이니셜과 우편 주소가 표시됩니다.

GOST R 7.0.97-2016은 어떻게 변경됩니까?아무것도 아님.

해결됨 - 여러 조직
또는 구조 단위

비즈니스 서신에는 여러 명의 수신자가 있을 수 있습니다. GOST R 6.30-2003은 여러 동종 조직 또는 한 조직의 여러 구조 부서에 편지를 보낼 때 수신자의 일반화 된 디자인 방법을 설정합니다. 소품 장식에는 두 가지 옵션이 있습니다.

옵션 1: "주소" 속성 자체에 여러 수신자를 지정합니다.이 디자인 옵션은 편지가 조직이나 공무원(주 수신인)에게 전달되고 정보를 위해 여러 다른 조직이나 공무원에게 전달될 때 사용됩니다.

주소 지정은 오른쪽에서 평소와 같이 공식화됩니다. 상단 모서리각 기관/조직 또는 조직의 구조적 단위에 대한 "주소" 세부 정보의 열거로.

여기서 총받는 사람은 4명을 넘지 않아야 합니다.

모든 수취인은 문서 자체에 작성되며 두 번째, 세 번째 및 네 번째 수취인 앞에 "복사"라는 단어가 표시되지 않습니다.

이 경우 편지의 모든 인쇄본은 원본으로 서명됩니다. 각 사본은 별도의 봉투에 봉인되며 특정 조직 또는 구조적 구획의 우편 주소가 발행됩니다.

옵션 2: 일반적으로 수취인 지정,동일한 유형의 조직 그룹(조직 책임자) 또는 한 조직의 구조적 하위 부서(지사, 대표 사무소 등)에 문서를 보내는 경우:

이 경우 수신자가 4명 이상이면 특정 수신자와 해당 주소를 나타내는 편지(메일링 리스트)를 발송하기 위한 추가 목록이 작성됩니다. 이것은 소품 "주소"에 기록되어 있습니다.

승인된 메일링 리스트 양식이 없습니다. 시트의 형식은 조직의 사무 지침에서 수정할 수 있습니다. 실제로 메일링 리스트는 별도의 시트로 전송되는 "주소" 속성이므로 해당 내용이 이 속성과 일치해야 합니다. "주소" 속성에는 조직 이름, 직위, 이니셜 및 성의 세 가지 정보 블록이 있습니다. 편지의 메일 링리스트에서 동일한 정보 블록을 재현하지만 시트의 오른쪽이 아닌 한 줄에 배치합니다. 데이터를 표 형식으로 정렬할 수도 있습니다. 받는 사람의 순서는 임의로 정할 수 있지만 알파벳순으로 정렬하는 것이 좋습니다.

발신 문자 번호, 날짜에 대한 정보는 등록 후 입력됩니다(예 1).

수신자 그룹에게 보내는 모든 편지에는 하나의 발신 등록 번호가 있습니다. 수신 번호모든 문자가 다를 수 있습니다.

GOST R 7.0.97-2016은 어떻게 변경됩니까?아무것도 아님.

양식에 "지정된" 세부 사항 기재

필수 "수신인"은 문서의 오른쪽 상단(세부 사항이 각진 형태로 배열된 양식) 또는 양식 세부 사항 아래 오른쪽(세로 방향으로 세부 사항이 배열된 양식)에 있습니다. 필수 "주소"의 위치는 GOST R 6.30-2003의 부록 B에 나와 있습니다.

• 세부 사항의 모서리 배열이 있는 양식 - 예 2;
• 세부 사항이 세로로 배열된 양식 - 예 3.

GOST R 7.0.97-2016은 어떻게 변경됩니까?아무것도 아님. 필수 "수신자"는 같은 위치에 남아 있습니다.

기술적인 질문

• "Address" 속성의 요소를 간격으로 구분할 수 있습니까?

일반적으로 속성 "주소"는 여러 줄을 차지합니다.

6.1항에서 방법론적 권장 사항 GOST R 6.30-2003(Federal Archives에서 승인) 구현에 따라 여러 줄의 문서 세부 정보가 한 줄 간격으로 인쇄된다고 합니다. "수신인", "문서 승인 마크", "부록 마크", "문서 승인 마크" 세부 구성 요소는 서로 1.5-2 줄 간격으로 구분됩니다.

유사한 규칙이 섹션 3의 새로운 GOST R 7.0.97-2016에 포함되어 있으며 문서 작성에 대한 일반적인 요구 사항을 설정합니다. 추가 간격”:

• "대상" 속성을 정렬하는 방법은 무엇입니까?

여러 줄 속성 "수신자"는 속성이 차지하는 영역의 왼쪽 테두리를 따라 정렬하거나 가장 긴 줄을 기준으로 중앙에 배치하도록 설계되었습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

영국 다이렉트 마케팅 협회(British Direct Marketing Association)에 따르면 2015년 이메일 마케팅에 투자한 1파운드당 38파운드의 수익이 발생했습니다. 같은 결과를 얻고 싶지만 잘 모르겠다 고객에게 편지를 쓰는 방법?그런 다음 가장 좋은 것을 사용하십시오.고객에게 보내는 샘플 편지이 리뷰에서 귀하를 위해 수집했습니다.

고객에게 편지를 쓰는 방법

항상 고객에 대해 생각하지만 상호적이지는 않습니다. 그들의 관심을 끌고 경쟁자보다 앞서 나가려면 정기적으로 자신을 상기시켜야 합니다. 이메일은 이것에 아주 좋습니다. Pipedrive 블로그 작성자에 따르면 다음과 같은 몇 가지 유용한 트릭이 있습니다.

1. 인내와 더 많은 인내.잠재적인 구매자를 정기적으로 보내어 점진적으로 거래에 임하게 하십시오.
2. 전략에 동의너무 방해가되지 않고 반복되는 정보로 고객의 사서함을 막히지 않도록 마케팅 부서와 함께 고객에게 편지를 보낼 때.
3. CRM 시스템을 사용하십시오.그녀는 쉽게 만들 것입니다 기술적 측면고객과의 커뮤니케이션은 메일 작업 속도를 높입니다.

CRM 시스템은 고객 및 거래 기록을 유지하고 모든 통화를 기록하며 고객과의 통신을 편리하게 구성하는 데 도움이 되는 편리한 프로그램입니다. 예를 들어, 이 프로그램은 메일 서비스와 통합되어 있으며(우편함을 무제한으로 연결할 수 있음) 상대방 카드에 직접 통신 기록을 저장할 수 있습니다. 새 고객이 편지를 보낸 경우 수신 편지에서 직접 거래 카드를 만들 수 있습니다.

이제 가장 흥미로운 점은 CRM에서 클라이언트에게 편지를 보내기 위해 텍스트를 입력할 필요조차 없다는 것입니다.문서 디자이너의 도움으로 모든 경우에 대한 편지 세트를 만들고 두 번의 클릭으로 고객에게 보낼 수 있습니다. SalesapCRM 자체는 편지에서 클라이언트의 이름 및 기타 데이터를 대체합니다. 세부 사항을 알고 싶습니까? 그런 다음 를 누릅니다.

고객에게 보내는 편지: 예 및 기성품 샘플

우리는 선택을 편집했습니다고객에게 비즈니스 편지샘플로 가져갈 수 있습니다. 세부 정보를 입력하기만 하면 됩니다.

1. 잠재 고객에게 처음으로 편지를 쓰십니까? 다음 짧은 메시지 보내기:

편지 제목:아마도 당신은 우리의 새로운 고객입니다

안녕하세요, [이름].

우리 [간단한 정보회사소개].

관심이 있으시면 협력 가능성에 대해 논의할 준비가 되어 있습니다. 몇 시에 전화하시는 것이 편리한지 알려주십시오.

[서명]

2. 경쟁사와의 성공적인 협력 경험에 대해 잠재 고객에게 알리십시오.

편지 제목:경쟁사를 따라잡다

안녕하세요, [이름].

우리는 성공적으로 일해 왔습니다 [경쟁사 X와 Y] V [활동 분야]이미 [시간이 너무 많아]그리고 우리는 함께 달성했습니다 좋은 결과. 아는 사람 자세한 정보그들에 대해 여기에서 할 수 있습니다 [사례/리뷰 링크].

당신이 우리와 함께한다면 우리는 기쁠 것입니다.

[서명]

3. 비즈니스 행사에서 잠재 고객의 연락처를 받은 경우, 그들을 보내제안 편지그런견본:

편지 제목:우리 회사에 대한 추가 정보

안녕하세요, [이름].

너도 좋아했으면 좋겠어 [이벤트]관심을 가져 주셔서 감사합니다. [회사 이름].

더 동봉합니다 자세한 정보우리 회사에 대해. 귀하의 모든 질문에 대해 전화로 기꺼이 논의하겠습니다.

[서명]

미리 알림 편지

4. 전송 후 일정 시간 서비스를 제공하는 고객에게 보내는 편지또는 더 많은 정보는 자신에 대해 상기:

편지 제목:뭔가 토론하고 싶니?

안녕하세요, [이름].

나는 당신이 나의 이전 편지를 읽고 그것에 대해 더 많이 배울 기회를 가졌기를 바랍니다. [추가 정보].

내 제안에 대한 질문이나 생각이 있습니까? 전화나 직접 만나서 기꺼이 논의하겠습니다. 언제 시간이 있으십니까?

[서명]

5. 제안의 효과를 수치로 보여줄 수 있다면 공유하라 회사 고객에게 보내는 편지. 사실이 더 설득력이 있습니다.

편지 제목:당신이 몰랐을 수도 있는 몇 가지 사실 [회사 이름]

안녕하세요, [이름].

나는 최근에 당신에게 이메일을 보냈습니다 [회사 이름]그리고 우리가 유용할 수 있다고 생각합니다 [너의 회사].

우리의 클라이언트는 성장을 보고 있습니다 [지표 지정]사용될 때 [제품 및 서비스 이름]. 우리는 또한 제공합니다 [프로모션에 대해 알려주세요]그리고 [다른 좋은 거래 언급].

자세한 내용을 알고 싶으시면 알려주시면 전화나 미팅으로 협의하여 협의하겠습니다.

답변을 기다리겠습니다.

[서명]

6. 고객에게 시험 기간 또는 무료 샘플을 제공하십시오. 구매자는 제품을 먼저 테스트하면 거래할 의향이 더 커집니다.

편지 제목:당신의 회사를 위한 선물

안녕하세요, [이름].

몇일전 정보를 보내드렸는데요 [상품명]이제 실제로 시도해 볼 것을 제안합니다.

액세스/수신에 사용할 수 있는 일부 게스트 로그인/무료 샘플/바우처를 생성/첨부했습니다. [제품 또는 서비스]. 동료와 공유하십시오. 그들의 의견을 듣는 것은 흥미로울 것입니다.

전화나 직접 만나서 모든 것을 더 자세히 논의하게 되어 기쁩니다. 나는 우리가 당신에게 정말 도움이 될 수 있다고 확신합니다 [활동 분야].

[서명]

7. 협상 권한이 있는 직원과 연락하고 있는지 확실하지 않은 경우 의사 결정자에게 연락할 수 있도록 도와달라고 요청하십시오.

편지 제목:올바른 사람에게 나를 안내할 수 있기를 바랍니다.

안녕하세요, [이름].

며칠 전에 나는 당신에게 이메일을 보냈습니다. [회사 또는 제품]이제 나는 내가 주소로 향했는지 의심합니다.

내가 관심 있는 문제를 결정하는 사람이 당신입니까? 그렇지 않다면 귀사에서 적절한 사람과 연락할 수 있도록 도와주실 수 있습니까?

당신의 응답을 기다리는.

8. 클라이언트와 만난 후 그의 미래 계획에 대해 물어보고 싶다면 이 편지 텍스트를 클라이언트에게 사용하십시오.

편지 제목:당신의 계획

안녕하세요, [이름].

시간 내 주셔서 감사합니다. 이제 우리 문제에 대한 추가 논의를 어떻게 보는지 알고 싶습니다.

여전히 관심이 있으시면 귀하의 계획에 대해 알려주십시오.

당신의 응답을 기다리는.

[서명]

9. 고객과 만난 후 다음 협상 단계를 상기시킵니다.

편지 제목:가까운 미래를 위한 행동 계획

안녕하세요, [이름].

시간을 내주셔서 감사합니다. 오늘 회의는 매우 생산적이었습니다. 진행 방법을 간략하게 알려 드리겠습니다.

[날짜]: 내가 당신에게 보낼 것이다 [계약서/서류 일체].

[날짜]: 당신은 나에게 의견과 소원을 줄 것입니다.

[날짜]: 모든 최종 변경 사항을 적용하고 계약서에 서명합니다.

그 날짜 이전에 논의해야 할 사항이 있으면 알려주십시오.

10. 조립그런의뢰인에게 보내는 편지회의에서 추가 정보를 얻고자 하는 경우:

편지 제목:귀하의 요청에 대한 정보

안녕하세요, [이름].

우리는 귀 단체의 대표자들과 개인적으로 만나서 기뻤습니다. 대한 추가 정보를 보내겠다고 약속했습니다. [질문]- 첨부파일에 있습니다.

어떤 질문에도 대답할 준비가 되어 있습니다. 언제든지 [번호]로 전화하거나 이 주소로 편지를 보내주십시오.

[서명]

고객이 연락하지 않는 경우

11. 고객이 응답하지 않은 경우 전화, 다음을 사용편지 쓰기 샘플:

편지 제목:연락할 수 없습니다.

안녕하세요, [이름].

당신과 의논하고 싶었어요 [질문]하지만 당신은 아마 바쁠 것입니다. 전화주세요 [숫자]또는 언제 전화하시는 것이 편한지 알려주세요.

[서명]

12. 클라이언트에게 연결되지 않고 음성 메시지를 남겼습니까? 다음 문자로 작성하십시오.

편지 제목:너에게 전화하지 않았어

안녕하세요, [이름].

나는 최근에 당신에게 전화를 걸어 논의했습니다 [질문].

[서명]

13. 클라이언트가 계속해서 모든 채널을 통해 응답하지 않으면 할 일이 많을 수 있습니다. 이 템플릿을 사용하세요. 매우 바쁜 사람도 몇 초 안에 답변을 찾을 수 있습니다.

편지 제목:단답형 필수

안녕하세요, [이름].

안타깝게도 연락을 드릴 수 없습니다. 나는 당신이 매우 바쁘거나 더 이상 우리 서비스에 관심이 없다고 생각합니다.

회신에 적절한 답변을 표시하십시오.

1. 날 내버려둬!
2. 너무 바빠요, 한 달 후에 다시 문자 주세요.
3. 제가 직접 연락드리겠습니다.

[서명]

14. 눈에 띄지 않게 자신을 상기시키고 싶다면 고객에게 유용한 정보를 고객과 공유하십시오.

편지 제목: 유용한 정보당신의 사업을 위해

15. 고객이 지불을 늦게 하면 다음 사항을 상기시켜 주십시오.

편지 제목:지불 지연

안녕하세요, [이름].

[날짜]청구서를 보냈습니다 이메일. 결제가 아직 접수되지 않았으므로 재무 부서에서 송장을 받았는지 문의하십시오. 필요하시면 다시 보내드리겠습니다. 일주일 이내에 지불을 기대합니다.

도와주셔서 감사합니다.

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비즈니스 서신은 거의 모든 경우에 파트너와 의사 소통할 때 작성됩니다. 이러한 문서를 컴파일하기 위한 기성품 예제 및 규칙은 기사에서 찾을 수 있습니다.

비즈니스 서신은 회사 전체를 대신하여 다른 회사, 개별 기업가 또는 개인(예: 투자자)에게 보내는 문서로 정의할 수 있습니다. 실제로 회사의 모든 서신은 비즈니스 서신입니다. 그들의 목적은 매우 다릅니다.

1. 협력에 대해.
2. 협력, 협상.
3. 계약에 따른 의무 이행의 필요성을 상기시킵니다.
4. 자신의 입장 설명, 이전에 보낸 편지에 대한 답변 및 기타 여러 가지.

문서는 일반적으로 회사의 서신에 작성되며 일반 우편이나 이메일로 보낼 수 있습니다. 그러나 파트너가 특히 중요한 경우 고품질의 두꺼운 용지에 인쇄하여 직접 또는 택배로 전달하는 것이 좋습니다. 편지의 구조는 일반적인 비즈니스 문서와 유사합니다. 이런 식으로 개략적으로 표현할 수 있습니다.

컴파일 시 주의할 점

이러한 문자에는 특정 규칙과 샘플이 없으므로 구조, 볼륨 및 디자인은 주로 특정 사례에 따라 다릅니다. 예를 들어 알림 편지는 매우 간결하지만(3-4 단락) 직원 추천서나 사업 제안서는 한 페이지 이상이 될 수 있습니다.

그러나 종이를 편집할 때 주의해야 할 몇 가지 일반적인 규칙이 있습니다.

1. 문서 자체에는 법적 효력이 없지만 모든 등록 규칙에 따라 작성됩니다. 그 구조, 프레젠테이션 스타일은 일반적으로 인정되는 현대 문서 관리 원칙을 준수해야 합니다.
2. 제안은 명확한 순서로 논리적으로 작성됩니다. 화려하고 복잡하며 감정적이며 훨씬 더 구어체 전환이 없습니다. 음색은 중립적입니다.
3. 프리젠 테이션은 항상 한 사람에게서만 수행됩니다. 텍스트가 머리에서 직접 작성된 경우 단수로, 회사 전체를 대신하여 편집 된 경우 복수로 작성됩니다.
4. 편집의 구체적인 목적과 수취인의 예상되는 행동이 음성으로 전달됩니다 (응답 보내기, 직원 후보 고려, 협상 동의, 문서 보내기 등).
5. 종이는 팀장이나 직원 개인의 이익이 아니라 팀으로서 회사의 목표를 반영합니다. 개인 연락처를 설정해야 하는 경우 회사 대표로 자신을 배치하지 말고 다르게 수행하는 것이 좋습니다.

철자 실수 TOP 5

오류는 2개의 큰 그룹으로 나눌 수 있습니다. 일부는 텍스트(논리, 어휘 및 기타 언어 규범 위반)와 같이 쓰기와 관련이 있고 다른 일부는 적절한 비즈니스 에티켓 위반과 관련이 있습니다.

1. 철자, 구두점 오류는 허용되지 않습니다. 편지의 텍스트는 보내기 전에 항상 적어도 1-2 번 확인해야 합니다.
2. 위반 비즈니스 스타일진술, 감정적 문구의 존재, 과도한 공손함 또는 반대로 엄격함.
3. 부정적인 어조 - 협박도 불필요한 단어 없이 작성해야 합니다.
4. 너무 크거나 반대로 너무 작은 볼륨. 일반적으로 전체 텍스트는 1-2 페이지에 맞을 수 있습니다. 그러나 이것이 파트너에게 모든 중요한 정보를 가져올 필요가 없다는 의미는 아닙니다. 체적 데이터, 다이어그램, 문서 형식을 응용 프로그램으로 전송할 수 있습니다.
5. 대담 자의 선택권 박탈. 예를 들어 "검토하고 승인해 주십시오. 최종 버전계약."

일반적인 패턴 구문

텍스트에서 비즈니스 연설의 특징적인 표준 문구를 사용하는 것은 완전히 정상적이고 바람직한 현상입니다. 다음은 다양한 상황에서 사용되는 가장 일반적인 진부한 표현의 목록입니다.

샘플 2019

다음은 몇 가지입니다. 기성품 예버전을 컴파일할 때 신뢰할 수 있는 문자.

데이터 요청

요구

상업적 제안

보증서

주장하다

고마움

사과

기업가는 공무원 (예 : 국가 기관 대표) 및 "반공식"(파트너, 계약자, 프리랜서 주문에 관련된 전문가 등)과 적극적인 서신을 수행해야합니다. 기술 글을 통한 의사 소통매우 빠르게 개발되지만 처음에는 많은 실수를 할 수 있으며 수취인에게 가장 즐거운 인상을 남기지 못할 수 있습니다. 이 기사에서는 일반 비즈니스 서신(종이에)과 전자 메시지를 모두 작성하는 기능에 대해 설명합니다.

레터헤드 및 레이아웃

회사의 레터헤드를 사용하십시오. 이것은 항상 인상을 남기고 "대담 자"의 충성도를 높입니다. 양식의 유형, 작성 규범 및 디자인 요소는 조직의 순서(또는 사무 지침)에 따라 수정되어야 합니다. 비즈니스 서신 양식의 기본 요구 사항은 GOST 2003 "서류 요구 사항"에서 찾을 수 있습니다.

회사에 대한 기본 정보를 다음 형식으로 "압축"하는 것이 바람직합니다.

• 이름(및 약칭)
• 실제 및 우편 주소
• 이메일 주소;
• 연락처 전화번호
• 웹 사이트 주소.

필수 데이터 목록은 아니지만 샘플 목록. 원하는 대로 추가하거나 제거할 수 있습니다.

편지 작성에 대한 일반적인 요구 사항은 다음과 같습니다.

• 최소 인덴트 - 오른쪽 10mm, 왼쪽 위, 아래 20mm;
• 편지가 두 장 이상에 쓰여진 경우 각각의 상단에서 가운데에 번호를 매겨야합니다.
• 각 신청서는 별도로 번호가 매겨져 있습니다.
• 편지의 발신 번호는 왼쪽 상단에 표시됩니다 (문서 등록 로그에 수정하는 것을 잊지 마십시오).
• 오른쪽 상단에는 조직 이름, 수취인의 위치 및 이니셜이있는 그의 성이 표시됩니다.
• 왼쪽 하단 모서리에 - 귀하의 위치, 이니셜 및 서명이 있는 성;
• 하단에 편지를 쓴 날짜를 반드시 적어 두십시오.

그러나 GOST 2003에서는 각도뿐만 아니라 세부 사항의 세로 배열 (중앙에 표시되는 경우)과 함께 양식을 사용할 수 있습니다. 각도 레이아웃이 더 친숙하고 읽기 쉽기 때문에 이 옵션을 선택하는 것이 좋습니다.

글쓰기에 대한 일반 규칙

고전적인 텍스트 구조 사업용 편지다음 세 가지 요소를 포함합니다.

• 소개 부분 (편지가 작성된 이유, 목적에 대한 간략한 표시);
• 내용(상황 설명, 솔루션 제안, 결론 및 권장 사항 제시)
• 요약 부분 (수취인에게 기대하는 바를 명확하게 표시하는 간략한 요약).

항상 편지를 쓰는 목적을 이해해야 합니다. 협력을 제안하시겠습니까? 클레임을 제출하시겠습니까? 프레젠테이션이나 다른 이벤트에 초대하시겠습니까? 이것에 대해서만 쓰고 사건과 관련이없는 긴 주장과 가정에 산만하지 마십시오.

모든 비즈니스 서신에는 하나의 구체적인 목표가 있어야 합니다. 그 안에 여러 문제를 건드리면 밀접하게 관련되어 있어야 합니다. 여러 주제에 대해 동일한 조직에 연락해야 하는 경우 각각에 대해 별도의 편지를 작성하는 것이 좋습니다.

쓰기 언어

비즈니스 서신 스타일은 "가벼운"공식 비즈니스입니다. 문구를 표준화하고 일부 진부한 표현과 진부한 표현을 사용하는 것이 가능하고 필요하지만이 모든 것을 건조한 관료주의로 가져 오는 것은 권장되지 않습니다. "라이브" 언어는 항상 쉽고 호의적으로 인식됩니다. 물론 비즈니스 서면 연설은 에티켓의 규범을 준수해야하지만 (아래에서 논의 할 것임) 문제의 본질은 명확하고 간결하게 진술되어야합니다.

몇 가지 실용적인 팁:

• 사용 간단한 단어: "똑똑한" 용어는 제대로 인식되지 않으며 종종 읽고 해독해야 하는 사람에게 짜증을 유발합니다.
• 동사를 더 자주 사용하고 형용사를 덜 자주 사용합니다.
• 트리를 따라 생각을 펼치지 마십시오. 많은 세부 사항과 중요하지 않은 세부 사항없이 특정 주제의 틀 내에서만 세부 사항 만 있습니다.
• 긴 문장을 피하고 가능하면 분사를 사용하지 말고 분사 회전;
• 구체적으로 쓰세요: 다양한 "이것에 대해", "그들/그/그녀"는 용납되지 않습니다.
• 하나의 의미론적 블록에서 다른 의미론적 블록으로의 논리적 불일치 및 갑작스러운 전환을 피합니다.
• 귀로 쓴 모든 것을 확인하십시오: 거의 모든 편집되지 않은 텍스트에서 음성 오류가 발생합니다.

비즈니스 서신 작성의 주요 규칙 중 하나는 메시지가 글을 읽고 문체적으로 확인되어야 한다는 것입니다.

수취인 주소 지정의 특징

원칙적으로 수취인은 편지의 시작 부분에 한 번만 지정됩니다. 이는 세 가지 방법으로 수행할 수 있습니다.

1. 사람에게 처음으로 주소를 지정하는 경우(또는 귀하와 수신자 사이에 순전히 공식적인 관계가 설정된 경우) 특정 거리를 나타내는 주소를 사용해야 합니다. 예: "친애하는 Mr. Ivanov!".
2. 오랫동안 신뢰를 쌓아온 사람에게 연락하는 경우 비즈니스 관계, 그의 이름과 후원으로 그를 부르는 것이 좋습니다. 예: "친애하는 Ekaterina Leonidovna!".
3. 집합적으로 언급할 때는 표준 문구인 "Dear Sirs!"를 사용하십시오.

마지막 부분에서는 소위 닫는 문구를 사용해야 합니다. 여기에 더 많은 옵션이 있습니다.

• "정중하게", "진심으로 당신의 것";
• "와 함께 행운을 빕니다»;
• “지속적인 협력을 희망하며”;
• "우리는 항상 당신을 섬기는 것을 기쁘게 생각합니다";
• 등.

한마디로 선택 마지막 문장- 취향의 문제.

비즈니스 글쓰기 윤리

비즈니스 편지에 가려진 경멸조차도 눈에 띄지 않습니다. 물론이 경우 더 이상 긍정적이거나 적어도 자신에 대한 태도를 믿을 수 없습니다. 결론은 분명합니다. 수신자가 당신을 정말로 화나게하더라도 감정에 굴복하지 말고 자신을 유지하십시오. 항상 메시지의 어조에 주의를 기울이십시오.

거절이 포함된 편지에 특별한 주의를 기울여야 합니다. 어떤 형태로든 범주적인 "아니오"로 그러한 메시지를 시작하는 것은 매우 현명하지 않습니다. 이것은 그가 단순히 보내진 사람에게 느낌을 줄 것입니다. 설득력 있는(인위적이지 않은) 설명을 먼저 제공하십시오. 거절 이유를 간략하게 설명한 후 원활하게 설명해야 합니다. 이 경우 다음과 같은 표현을 사용할 수 있습니다.

• "안타깝게도 귀하의 요청을 승인할 기회가 없습니다.";
• "귀하의 요청은 다음과 같은 이유로 승인될 수 없습니다...";
• "죄송합니다만, 당신의 제안을 거절해야 합니다."

이상적으로는 거절을 정당화하기 전에도 편지의 맨 처음에 수취인의 요청을 간단히 반복해야합니다. 그는 귀하가 그의 요청이나 제안을 주의 깊게 읽었음을 이해하고 확실히 감사할 것입니다. 아마도 미래에 다시 함께 일하게 될 것입니다. 왜 즉시 부정적인 것을 방송하고 과도한 가혹함으로 사람을 놀라게합니까?

다른 극단으로 가지 마십시오. 성실한 성향에 대한 아첨과 수많은 보증은 성실하지 않음의 명백한 징후입니다. 성실하지 않음은 항상 거부를 유발합니다.

이메일 작성

종이에 적힌 메시지는 이미 구식이 되어가고 있습니다. 물론 "종이"서신은 완전히 사라지지 않을 것이지만 몇 년 안에 고전적인 형태로 쓰여진 편지는 희귀해질 것입니다. 협상은 점점 더 전자적으로 진행되고 있습니다. 현대 기업가는 이제 일반 우편보다 이메일로 더 많은 편지를 보냅니다.

이메일로 보내는 비즈니스 서신은 동일한 것을 사용하여 작성됩니다. 일반 규칙. 언어, 스타일 및 어조에 대한 요구 사항, 에티켓 준수 - 이러한 모든 필수 요소는 변경되지 않습니다. 그러나 전자 메시지에는 고유한 기능이 있습니다.

1. 로그인이 견고하거나 최소한 적절하게 보이는지 확인하십시오. 디 [이메일 보호]- 괜찮은, [이메일 보호]- 심하게.
2. 항상 "제목" 필드를 채우는 것이 매우 중요합니다. 사람이 수신 메시지를 열 것인지 여부는 이 행에 따라 다릅니다. 모르는 사람에게 편지를 쓰는 경우 흥미로운 제목을 작성해야 합니다. 그러나 그것을 과도하게 사용하지 마십시오. "긴급!!!"이라는 정신의 주제입니다. 독특한 제안, 지금 시작하세요!” 상단의 바구니 아이콘을 빠르게 클릭하고 싶은 욕구만 유발합니다. 제목은 3~5단어로 구성하고 메시지 내용을 반영해야 합니다.
3. 수취인에 익숙하지 않은 경우 귀하가 누구인지, 그에 대해 어떻게 알게되었는지 간략하게 설명하십시오. 이 필수 소개가 없으면 메시지가 스팸으로 오인되어 즉시 삭제될 수 있습니다.
4. 설정에서 인용을 비활성화하지 마십시오. 이전 대응이 컷 아래에 표시되도록하십시오.
5. 화면에서 읽는 것은 모호한 즐거움입니다. 종이 편지는 집어들 수 있고, 이런 이유만으로도 전자 편지보다 무의식 수준에서 더 심각하게 받아들여진다. 이걸 고려하세요.
6. 이메일 메시지가 짧을수록 응답 속도가 빨라집니다.
7. 표준 글꼴만 사용하십시오.
8. 텍스트 선택을 과도하게 사용하지 마십시오 - 최대한 중요 포인트"굵게"를 적용할 수 있지만 다른 색상받아 들일 수 없습니다.
9. "캡"이 없습니다. 절대. 자막에서도. 중복 구두점에도 동일하게 적용됩니다.
10. 텍스트를 간격을 두고 단락으로 구분합니다(빈 줄만 남김).
11. 이메일에 이미지나 텍스트 파일을 첨부할 수 있습니다. 추가 자료그리고 설명, 코멘트, 상세한 자세한 설명-이 모든 것은 첨부 파일에 있어야하지만 편지 본문에는 없습니다.
12. 신뢰 관계를 구축한 사람들(신뢰할 수 있는 파트너, 신뢰할 수 있는 상대방에 대해 이야기함)과의 비즈니스 서신에서 때때로 이모티콘을 사용할 수 있습니다. 이것은 의사 소통을 "활성화"할 것입니다. 화면의 스마일 (비즈니스 메시지에서도)은 매우 긍정적으로 인식됩니다. 물론 "종이" 문자에는 사용할 수 없습니다.
13. 반드시 서명하십시오. 이메일의 경우 보통 3~6줄로 구성되며 발신인의 성과 직위, 회사명, 웹사이트 주소, 연락처 전화번호가 포함됩니다.

서명 예시:

감사합니다,

이반 이바노프

[이메일 보호]

http://site.com.

다음은 귀하를 위한 샘플 비즈니스 서신입니다.

합산

매우 간단하지만 잘 작성된 비즈니스 서신의 예는 그리 많지 않습니다. 기업가는 정기적으로 디자인에서 혼란스러워하고 정확하지 않은 주소를 사용하며 중요한 뉘앙스를 잊어 버립니다.

좋은 비즈니스 메시지에 내재된 주요 기능을 나열합니다.

• 객관성;
• 간결함 (편지는 한 페이지 이상을 차지하지 않는 것이 바람직합니다);
• 표현의 중립적 어조;
• 추론 부족, 내러티브, 과도한 세부 사항;
• 감정적 평가 부족;
• 텍스트의 일부와 개별 구 사이의 명확한 논리적 관계.

처음에 확인할 수 있는 일종의 체크리스트입니다. 수백 개의 비즈니스 메시지를 작성하고 보낸 후에는 그 필요성이 사라질 것입니다. 위의 규칙을 무시하지 말고 기억하십시오. 비즈니스 서신의 "펌핑"기술은 귀하의 평판과 그에 따라 회사의 이미지를 크게 향상시킵니다.