बैठकें और बैठकें आयोजित करने की विशेषताएं। बैठकों, सम्मेलनों, व्यावसायिक बैठकों का संगठन और आयोजन

व्यवहार में, बैठकों का उनके कार्यों और लक्ष्यों के अनुसार एक सामान्य विभाजन होता है। यहां से, समस्याग्रस्त, शिक्षाप्रद और परिचालन बैठकें प्रतिष्ठित हैं व्यक्तिगत प्रबंधन: पाठ्यपुस्तक / एस.डी. रेज़निक और अन्य - दूसरा संस्करण, संशोधित। और अतिरिक्त - एम.: इंफ्रा-एम, 2004. - 622 पी।

समस्या बैठक का उद्देश्य चर्चा के तहत समस्या के लिए सर्वोत्तम प्रबंधन समाधान खोजना है। ऐसी बैठक में निर्णय आमतौर पर चर्चा के परिणामस्वरूप तैयार किए जाते हैं और मतदान के बाद लिए जाते हैं। ऐसी बैठक योजना के अनुसार आयोजित की जाती है: रिपोर्ट; वक्ताओं के लिए प्रश्न; बहस; निर्णय लेना।

ब्रीफिंग मीटिंग का कार्य आदेशों को संप्रेषित करना है आवश्यक जानकारीउनके तेज़ और अधिक कुशल निष्पादन के लिए नियंत्रण योजना के माध्यम से ऊपर से नीचे तक। ऐसी बैठक में नेता लिए गए प्रशासनिक निर्णयों को बैठक के ध्यान में लाता है।

परिचालन बैठकें तथाकथित नियोजन बैठकें, ग्रीष्मकालीन बैठकें, पांच मिनट की बैठकें हैं। वे देर नहीं कर रहे हैं. ऐसी बैठकों का कार्य उत्पादन की वर्तमान स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त करना है। ब्रीफिंग के विपरीत, परिचालन बैठक नियंत्रण योजना के साथ नीचे से ऊपर तक सूचना के हस्तांतरण को सुनिश्चित करती है। बैठक के प्रतिभागियों से नवीनतम जानकारी प्राप्त करने के बाद, प्रबंधक "अड़चनों" की उपस्थिति, बैकलॉग और विफलताओं के कारणों की पहचान करता है, यहां वह आवश्यक निर्णय लेता है, निर्देश देता है, उनके कार्यान्वयन के लिए समय सीमा निर्धारित करता है। परिचालन बैठक में कोई रिपोर्ट नहीं बनाई जाती है। मुख्य लक्ष्य उत्पादन की उन समस्याओं की पहचान करना है जिनके समाधान पर टीम के मुख्य प्रयासों को निर्देशित किया जाना चाहिए।

हालाँकि, किसी भी बैठक या सभा को आयोजित करने का मुख्य लक्ष्य सूचनाओं के सामूहिक आदान-प्रदान के बाद एक संयुक्त निर्णय लेना है, यानी एक निश्चित परिणाम प्राप्त करना है।

बैठकों और बैठकों का वर्गीकरण

बैठकें और बैठकें औपचारिक और अनौपचारिक होती हैं। किसी भी आयोजन को सफलतापूर्वक संचालित करने के लिए सबसे पहले उसके स्वरूप का निर्धारण करना आवश्यक है।

बैठक के प्रकारों को प्रबंधकीय कार्यों के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:

1. योजना बैठकें, जो संगठन की रणनीति और रणनीति के मुद्दों, योजनाओं के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक संसाधनों पर चर्चा करती हैं;

2. श्रम प्रेरणा पर बैठकें, जहां उत्पादकता और गुणवत्ता की समस्याएं, कर्मचारियों की संतुष्टि, कम प्रेरणा के कारण, इसे बदलने की संभावना, नैतिक और भौतिक प्रोत्साहन के मुद्दों पर चर्चा की जाती है;

3. आंतरिक संगठन पर बैठकें, जहां संगठन की संरचना, संरचनात्मक इकाइयों के कार्यों का समन्वय, प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल आदि के मुद्दे चर्चा का विषय बन जाते हैं;

4. कर्मचारियों की गतिविधियों की निगरानी के लिए बैठकें गतिविधियों के परिणामों, लक्ष्यों को प्राप्त करने, व्यवधान की समस्याओं, कम उत्पादकता पर चर्चा करने के लिए समर्पित हैं;

5. संगठन के लिए विशिष्ट बैठकें, जहां संगठन की स्थिति, नवाचारों और उनके कार्यान्वयन की संभावना, अस्तित्व की समस्याओं, प्रतिस्पर्धात्मकता, छवि, शैली के संबंध में प्रबंधन के परिचालन मुद्दों पर चर्चा की जाती है।

आयोजन की शैली के अनुसार बैठकों का वर्गीकरण भी है:

1. निरंकुश बैठकें, जहां केवल नेता को बोलने और निर्णय लेने का अधिकार होता है। इन बैठकों में प्रतिभागियों को प्रबंधक द्वारा पूछे गए प्रश्नों को सुनना चाहिए और उनका उत्तर देना चाहिए। ऐसी बैठकें तब आयोजित की जाती हैं जब प्रबंधक को अपने अधीनस्थों को सूचित करने या निर्देश देने की आवश्यकता होती है।

2. मुफ़्त बैठकों का कोई एजेंडा नहीं होता. उन्हें अध्यक्ष के बिना आयोजित किया जा सकता है। ऐसी बैठकें विचारों के आदान-प्रदान तक सीमित हो जाती हैं, जिन पर निर्णय तय नहीं होते हैं। ऐसी बैठक बातचीत या वार्तालाप के रूप में होती है।

3. चर्चा बैठकें - कुछ नियमों के अनुसार आयोजित बैठक के दौरान लोगों के समूह के सामूहिक कार्य के परिणामस्वरूप नए विचार उत्पन्न करके और प्रस्तावित समाधानों का विश्लेषण करके किसी भी मुद्दे पर निर्णय प्राप्त करने का एक तरीका। अभिलक्षणिक विशेषताइस पद्धति में व्यक्त विचारों की आलोचना एवं मूल्यांकन का अभाव है।

एक आधिकारिक कार्यक्रम की स्पष्ट रूप से परिभाषित स्थिति होती है और इसे स्थापित नियमों के अनुसार आयोजित किया जाता है। ऐसी बैठक में विशेष रूप से आमंत्रित लोग हमेशा मौजूद रहते हैं। आयोजन के मुख्य घटक:

1. एजेंडा (चर्चा किए जाने वाले मुद्दों की सूची);

2. रिपोर्ट (मुद्दों का सार बताते हुए);

3. भाषण (एजेंडा मदों की चर्चा);

4. संशोधन (चर्चा में किए जाने वाले प्रस्तावित परिवर्तनों की चर्चा);

5. बहस (चर्चा आयोजित करना);

7. एक प्रोटोकॉल तैयार करना (घटनाओं का एक लिखित विवरण);

8. विविध (उन मुद्दों पर चर्चा जो एजेंडे में नहीं थे)।

अनौपचारिक बैठकों में लोग अधिक सहज महसूस करते हैं, लेकिन आपको ऐसे आयोजनों के लिए भी तैयारी करनी चाहिए। अनौपचारिक बैठकों के लिए आपको चाहिए:

1. चर्चा के लिए विषयों की सूची;

2. आयोजन का मेजबान;

3. समझौतों का प्रोटोकॉल।

से अधिक में अनौपचारिक कार्यक्रम होते हैं शांत वातावरण, लेकिन फिर भी आपको यह याद रखने की ज़रूरत है कि केवल अच्छा है आयोजित बैठकया मुलाकात सकारात्मक परिणाम देती है.

प्रत्येक बैठक में एक एजेंडा होना चाहिए जिसकी योजना पहले से बनाई जानी चाहिए। एजेंडा समय बचाने में मदद करता है और लंबे समय तक गौण मुद्दों पर ध्यान केंद्रित नहीं करता है।

एक अच्छी तरह से तैयार एजेंडा में शामिल हैं:

*बैठक का उद्देश्य, तिथि, समय और स्थान;

*आमंत्रित व्यक्तियों की सूची;

*चर्चित समस्याओं की सूची;

* मुख्य विषय;

* मिश्रित;

*अगली बैठक की तारीखें।

शिक्षा के लिए संघीय एजेंसी

Magnitogorsk स्टेट यूनिवर्सिटीउन्हें। जी.आई. नोसोवा

मनोविज्ञान विभाग

व्यवसाय संचार निबंध

विषय पर: "व्यावसायिक बैठकें और बैठकें"

द्वारा पूरा किया गया: एफएफके समूह का छात्र 06-1

ग्रीबेन्शिकोवा वी.आई.

जाँच की गई: ओरिनिना एल.वी.

के अलावा व्यापारिक बातचीतऔर व्यावसायिक बातचीत, व्यावसायिक बातचीत के विशेष रूप व्यावसायिक अभ्यास में व्यापक हैं - बैठकें, जो कुछ मुद्दों पर खुली सामूहिक चर्चा का एक तरीका हैं। ऐसी चर्चा के रूप बहुत विविध हैं। ये कांग्रेस, सम्मेलन, संगोष्ठियाँ, बैठकें, सत्र, सेमिनार हैं। इन आयोजनों में लिए गए निर्णय आमतौर पर प्रबंधकों के एक संकीर्ण दायरे द्वारा लिए गए निर्णयों की तुलना में अधिक प्रभावी होते हैं।

व्यावसायिक बैठक का उद्देश्य स्वतंत्र चर्चा की अनुमति देना और विभिन्न प्रकार की राय के आधार पर एक सामान्य समाधान तक पहुंचना है।

मैंने "बैठकों का आयोजन" विषय इसलिए चुना क्योंकि विचार-मंथन एक प्रकार का विचार-मंथन है व्यापारिक बातचीतइसके कई सकारात्मक पहलू हैं:

सबसे पहले, यह सोचने की क्षमता को बढ़ाता है। रूसी कहावत "दिमाग अच्छा है, लेकिन दो बेहतर है" खरोंच से उत्पन्न नहीं हुई है, इसमें शामिल है गहन अभिप्राय. दरअसल, मानव सोच की मौलिकता इस तथ्य में निहित है कि यह संयुक्त बौद्धिक गतिविधि की स्थितियों में विशेष रूप से प्रभावी है, क्योंकि बौद्धिक परिणाम जुड़ते नहीं हैं, बल्कि बढ़ते हैं। यह ज्ञात है कि अधिकांश उपयोगी विचार विचारों के सामूहिक आदान-प्रदान के दौरान पैदा हुए थे।

दूसरे, बैठक के दौरान, श्रमिकों के रचनात्मक समुदाय को मजबूत किया जाता है, व्यक्तिगत श्रमिकों के हितों को सामूहिक कार्यों की एकल प्रणाली में शामिल किया जाता है, और इसके प्रतिभागियों के व्यावसायिक कौशल में भी सुधार किया जाता है।

तीसरा, संयुक्त मानसिक कार्य में इसका पता चलता है रचनात्मक क्षमताउनमें से प्रत्येक।

अपर्याप्त रूप से अच्छी तरह से तैयार की गई और हर अवसर पर बुलाई गई खराब तरीके से आयोजित बैठकें बहुत नुकसान पहुंचाती हैं, क्योंकि वे लोगों का बहुमूल्य समय "खपत" करती हैं, लोगों को उनके मुख्य काम से दूर कर देती हैं।

में सामान्य रूप से देखेंबैठक की तैयारी में निम्नलिखित क्रियाएं शामिल हैं: विषयों को परिभाषित करना, एजेंडा निर्धारित करना, बैठक के उद्देश्यों और इसकी कुल अवधि, प्रारंभ तिथि और समय, प्रतिभागियों की संरचना, अनुमानित कार्य अनुसूची को परिभाषित करना।

बैठक शुरू होने का समय निर्धारित करते समय आपको काम की लय को ध्यान में रखना चाहिए। लोगों को दिन के दौरान एक प्रकार के काम से दूसरे प्रकार के काम पर स्विच करने के लिए मजबूर न करने के लिए, कार्य दिवस की शुरुआत या अंत में या दोपहर के भोजन के ब्रेक के बाद बैठकें आयोजित करने की सलाह दी जाती है। बिताए गए कुल समय को ध्यान में रखते हुए (न केवल सीधे बैठक के लिए, बल्कि शुल्क, बदलाव, वापसी और काम में शामिल करने के लिए भी), बैठक की शुरुआत और अंत की योजना बनाई जानी चाहिए ताकि कोई खाली समय स्लॉट न हो: यदि यह लंच ब्रेक से 15 मिनट पहले समाप्त हो जाता है, तो इन मिनटों को नष्ट माना जा सकता है।

बैठक में भाग लेने वालों को इसके आयोजन के बारे में पहले से सूचित करना और उन्हें एजेंडे से परिचित कराना आवश्यक है। सही सामग्रीताकि उनके प्रदर्शन के बारे में पहले से सोचा जा सके।

आपको समय पर बैठक शुरू करने और साथ मिलकर काम करने के नियमों पर प्रतिभागियों के साथ तुरंत सहमत होने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, भाषणों के समय को सीमित करना या निर्णय कैसे लिए जाते हैं। उसके बाद, प्रतिभागियों में से एक को प्रोटोकॉल रखने का काम सौंपा जाना चाहिए।

ये और अन्य प्रश्न सामान्य संगठनव्यावसायिक बैठकों और बैठकों पर करीब से नज़र डालें।

बिजनेस मीटिंग (बैठक) - लोगों के समूह (टीम) की मौखिक संचार बातचीत। इस प्रकार का संचार विभिन्न शैलियों को जोड़ता है: वक्तृत्वपूर्ण एकालाप (परिचयात्मक और)। अंतिम शब्दप्रस्तुतकर्ता, प्रतिभागियों के भाषण, रिपोर्ट), बातचीत (सूचना का आदान-प्रदान, विचार-मंथन के दौरान विचारों का प्रचार और चर्चा), चर्चा।

बैठक की प्रभावशीलता काफी हद तक आयोजक की प्रतिभा पर निर्भर करती है - उसके भाषण कौशल और प्रबंधकीय क्षमताओं पर, साथ ही साथ सही पसंदबैठक का प्रकार एवं उसकी विशेषताओं की जानकारी।

व्यावसायिक बैठकें हैं:

1. घटना के स्वरूप के अनुसार:

1.1. सम्मेलन

1.2. बैठक

1.3. बैठक

1.4. सेमिनार, संगोष्ठियाँ

2. मुखिया द्वारा बैठक संचालन के स्वरूप के अनुसार:

2.1. तानाशाह का

2.2. निरंकुश

2.3. समुच्चय - पहले एक रिपोर्ट, एक बहस, जहाँ केवल वही व्यक्ति भाग लेते हैं,

नेता द्वारा नियुक्त.

2.4. विवादास्पद

2.5. मुक्त

3. सार्वजनिक जीवन के क्षेत्र से संबंधित होने के कारण:

3.1. दल

3.2. व्यापार संघ

3.3. व्यवसाय (प्रशासनिक)

3.4. वैज्ञानिक

3.5. यूनाइटेड

4. पैमाने के अनुसार:

4.1. अंतरराष्ट्रीय

4.2. सब-रूसी

4.3. रिपब्लिकन

4.4. उद्योग

4.5. क्षेत्रीय

4.6. क्षेत्रीय

4.7. शहरी

4.8. क्षेत्रीय

4.9. आंतरिक

5. स्थल के अनुसार:

5.1. स्थानीय

5.2. दौरा

6. आवृत्ति द्वारा:

6.1. नियमित

6.2. स्थायी

6.3. वन टाइम

6.4. नियत कालीन

7. प्रतिभागियों की संख्या से:

7.1. एक संकीर्ण टीम में (5 लोगों तक)

7.2. विस्तारित स्टाफ में (20 लोगों तक)

7.3. प्रतिनिधि (20 से अधिक लोग)

8. प्रतिभागियों की संरचना की स्थिरता के अनुसार:

8.1. एक निश्चित रचना के साथ

8.2. अतिथि कलाकारों के साथ

8.3. एक विशिष्ट मीटिंग सूची के साथ

8.4. संयुक्त

9. प्रश्नों के विषय के अनुसार:

9.1 प्रशासनिक

9.2 तकनीकी

9.3 कार्मिक

9.4 वित्तीय

9.5 तकनीकी

10. कार्यों द्वारा:

10.1 समस्याग्रस्त

10.2 शिक्षाप्रद

10.3 परिचालन

11. नियुक्ति के द्वारा:

11.1 निर्णय लेना

11.2 कार्यों को स्पष्ट करना

11.3 सारांश

अग्रणी व्यावसायिक बैठक के मुख्य कार्यों में से एक है चर्चा के तहत समस्या की जटिलता को पूरी तरह से समझने के लिए यथासंभव अधिक से अधिक तथ्य लाना, साथ ही समस्या को हल करने की प्रक्रिया में उपस्थित लोगों को शामिल करना। बेशक, वर्तमान स्थिति पर नेता का अपना दृष्टिकोण होना चाहिए, लेकिन यह समझने के लिए कि समस्या को समझने में वे सही हैं या नहीं, दूसरों के दृष्टिकोण को जानना भी आवश्यक है। यदि किसी और का दृष्टिकोण सही है, तो बैठक का नेता स्थिति के बारे में अपना दृष्टिकोण बदल सकता है। यदि सहकर्मी गलत हैं या कुछ महत्वपूर्ण चूक रहे हैं, तो वह छूटे हुए तथ्य प्रदान कर सकता है। किसी मीटिंग को सही दिशा में ले जाने के लिए सही प्रश्न एक बेहतरीन उपकरण हैं।

बैठक की प्रभावशीलता काफी हद तक आयोजक की प्रतिभा - उसके भाषण कौशल और प्रबंधकीय क्षमताओं पर निर्भर करती है। अक्सर बैठक का नेतृत्व स्वयं नेता द्वारा किया जाता है।

व्यावसायिक बैठकों के निम्नलिखित मुख्य कार्य प्रतिष्ठित हैं:

1) पता लगाएं, मामलों की स्थिति का विश्लेषण करें (योजना कैसे लागू की जा रही है, टीम में क्या हो रहा है...); चर्चा के तहत मुद्दे पर जानकारी का आदान-प्रदान करें, प्रयासों का समन्वय करें और संगठनात्मक निष्कर्ष निकालें। ये कार्य सूचनात्मक संग्रह प्रकार के अनुरूप हैं।

2) कर्मचारियों को समस्याओं के समाधान की खोज, नए अनुभव और इसके कार्यान्वयन की संभावनाओं के बारे में सूचित करें, कर्मचारियों को अपनाई जा रही आर्थिक नीति की शुद्धता के बारे में आश्वस्त करें। इन समस्याओं को हल करने के लिए, एक व्याख्यात्मक बैठक, या एक बैठक - ब्रीफिंग का इरादा है।

3) समस्या का सामूहिक समाधान खोजें, विचार प्रस्तुत करें, संग्रह करें। यह एक प्रकार की बैठक है - समस्यात्मक, या "विचार-मंथन"।

4) चयन करें और रचनात्मक निर्णय लें। यह बैठक का कार्य है - निर्णयकर्ता का।

5) प्रतिभागियों को आवश्यक ज्ञान देना, उनके कौशल में सुधार करना। इस प्रकार को सम्मेलन या प्रशिक्षण बैठक कहा जाता है।

यदि नेता टीम के साथ निरंतर संपर्क में रुचि रखता है, तो वह नियमित बैठकें आयोजित करता है। बैठक की आवृत्ति के अनुसार यह एकबारगी और आवधिक भी हो सकती है।

यदि बैठक में भाग लेने वालों में से किसी को तर्क के लिए एक अदम्य लालसा महसूस होती है, तो नेता को समभाव बनाए रखते हुए समूह को बहस करने वाले के तर्कों का खंडन करने की अनुमति देनी चाहिए। अनावश्यक रूप से बोलने वाले वाद-विवाद करने वालों को उनके भाषण को अंत तक सुने बिना ही चतुराई से रोकना चाहिए, नियमतः ऐसे भाषणों से कोई लाभ नहीं होता है। यदि आपको किसी नकारात्मकवादी (अर्थात एक ऐसा व्यक्ति जो विरोधाभास करना पसंद करता है) से निपटना है, तो आपको उसके ज्ञान और अनुभव को पहचानने और उसकी सराहना करने की आवश्यकता है। शर्मीले प्रतिभागियों को अपना आत्मविश्वास मजबूत करने के लिए सरल प्रश्न पूछने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। यदि विवादकर्ता सुझाव देने के बजाय लगातार प्रश्न पूछता है, तो उसके प्रश्नों को समूह को संबोधित किया जाना चाहिए।

किसी व्यावसायिक बैठक के फलदायी होने के लिए, अध्यक्ष को चर्चा आयोजित करने की तकनीक में महारत हासिल करनी चाहिए। सबसे पहले, हमें सभ्य तरीके से समूह चर्चा आयोजित करने का प्रयास करना चाहिए। इसका तात्पर्य विवाद करने वालों के संबंधों में नाजुकता की उपस्थिति से है और इसलिए, किसी के दृष्टिकोण पर बहस करने के ऐसे साधनों के उपयोग को बाहर करता है जैसे उपहास, विरोधियों को रोकना, उनके खिलाफ तीखे हमले। यह सुनिश्चित करने के लिए विशेष ध्यान रखा जाना चाहिए कि प्रतिभागियों के बीच व्यावसायिक विवाद निश्चित हो और उसकी समय सीमा हो, साथ ही व्यक्तिगत टकराव से बचा जाए। विवाद की शब्दावली उपस्थित सभी लोगों के लिए स्पष्ट होनी चाहिए।

किसी चर्चा की तैयारी करते समय, कम से कम अधिकतम समग्र योजनासत्य के लिए संघर्ष करो, सबसे वजनदार तर्क उठाओ। विशेष रूप से प्रभावशाली सटीक आंकड़े हैं जिनका खंडन नहीं किया जा सकता है।

नेता का पद जितना ऊँचा होगा, उसे बैठकों, वार्ताओं, व्यावसायिक बैठकों और पारस्परिक संचार के अन्य रूपों में उतना ही अधिक समय देना होगा। प्रबंधकों का समय अक्सर बर्बाद होता है।

मुलाकात तय है व्याख्यात्मक शब्दकोशप्रदान करने की क्रिया के व्युत्पन्न के रूप में, अर्थात्, किसी के साथ किसी बात पर सहमत होना, परामर्श करना, चर्चा करना, "किसी भी मुद्दे, कार्यों, उपायों की चर्चा के लिए समर्पित एक बैठक" के रूप में, जो आमतौर पर परिचालन मुद्दों पर आयोजित की जाती है। "मीटिंग" शब्द के पर्यायवाची शब्द हैं - पांच मिनट की मीटिंग, फ़्लायर, ऑपरेटिव, प्लानिंग मीटिंग।

इस प्रकार, एक बैठक को एक प्रकार की प्रबंधन गतिविधि के रूप में समझा जाता है जब एक निश्चित संख्या में प्रतिभागी पूर्व निर्धारित समय पर पूर्व निर्धारित मुद्दों पर चर्चा करने और निर्णय लेने के लिए पूर्व निर्धारित स्थान पर इकट्ठा होते हैं।

शायद ही कोई अन्य प्रकार की गतिविधि हो जिसमें एक ही समय में इतने सारे लोगों का इतना समय बर्बाद होता हो जितना बैठकें आयोजित करते समय होता है।

इसलिए, बैठक के आयोजन और संचालन दोनों के लिए सभी संगठनात्मक और तकनीकी उपायों के विस्तृत अध्ययन के साथ विशेष रूप से सावधानीपूर्वक तैयारी की जानी चाहिए। समय और धन की बर्बादी का कारण अक्सर यह होता है कि कई बैठकें खराब तरीके से तैयार और व्यवस्थित की जाती हैं, खराब तरीके से आयोजित की जाती हैं और असंतोषजनक ढंग से सारांशित किया जाता है। वी. मायाकोवस्की की कविता "प्रोटेस्ड" को याद करें।

आइए उन बुनियादी सिद्धांतों पर नज़र डालें जो आपको किसी मीटिंग या बैठक को यथासंभव प्रभावी बनाने की अनुमति देते हैं।

बैठक की तैयारी तीन चरणों में की जाती है:

1. संगठनात्मक मुद्दों का विकास.

2. विचारणीय सभी मुद्दों पर चर्चा.

3. व्यावसायिक बैठक आयोजित करना।

बैठक का उद्देश्य "सभी शुरुआतों की शुरुआत" है, क्योंकि बैठक के लक्ष्यों को जितना अधिक विशिष्ट रूप से तैयार किया जाता है, उत्पादक परिणाम की उम्मीद उतनी ही अधिक होती है, और इसके विपरीत, अस्पष्ट शब्द "मुद्दे की स्थिति पर चर्चा करें" कहते हैं। किसी विशिष्ट चीज़ पर लक्ष्य न रखें. कई बैठकों में, प्रतिभागी किसी भी तरह से सहमत नहीं हो पाते, क्योंकि वे वास्तव में अलग-अलग चीजों के बारे में बात कर रहे होते हैं।

बैठक की तैयारी पर काम इसके आयोजन की आवश्यकता, इसमें प्रस्तुत मुद्दों और प्रस्तावित प्रतिभागियों, बैठक के समय और स्थान पर निर्णय के साथ शुरू होता है।

कार्य दिवस की शुरुआत या अंत में बैठक निर्धारित करना बेहतर है, ताकि कार्य दिवस, काम की लय न टूटे और लोगों को एक प्रकार की गतिविधि से दूसरे प्रकार की गतिविधि में स्विच करने के लिए मजबूर न किया जाए। सप्ताहांत और विशेष रूप से छुट्टियों की पूर्व संध्या पर बैठकें (बैठकें) आयोजित करना आवश्यक नहीं है, क्योंकि कार्यक्रम में भाग लेने वालों को कहीं भी जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए। इसके अलावा, आपको तुरंत बैठक के स्थान पर विचार करने की आवश्यकता है।

बैठक के स्थान को सटीक रूप से इंगित करने के लिए निमंत्रण तैयार करने से पहले स्थान का चयन किया जाना चाहिए। कमरा चुनते समय सबसे पहले प्रतिभागियों की संख्या को ध्यान में रखा जाता है। पर्याप्त संख्या में अतिरिक्त सीटें उपलब्ध कराई जानी चाहिए: एक छोटी बैठक के लिए, अतिरिक्त 2-3 कुर्सियाँ, बड़ी बैठकों के लिए, कम से कम 15-20 सीटें। इसके अलावा, कमरा चुनते समय तकनीकी साधनों के उपयोग की संभावना को भी ध्यान में रखें।

एजेंडा पहला दस्तावेज़ है जो बैठक की तैयारी के लिए तैयार किया जाता है।

एजेंडा बनाते समय, पहले उन प्रश्नों को रखने की सिफारिश की जाती है जिन पर अधिक आमंत्रित लोग हों। उनके विचार के बाद, आमंत्रित व्यक्ति जा सकते हैं। शेष प्रश्नों को अधिक जटिल और समय लेने वाली से सरल की ओर जटिलता के क्रम में व्यवस्थित किया गया है।

एजेंडे में चर्चा किए जाने वाले मुद्दों, प्रत्येक मुद्दे पर रिपोर्ट करने वाले व्यक्तियों के नाम, आद्याक्षर और स्थिति का संकेत दिया जाएगा।

प्रतिभागियों की सूची तैयार किया जाने वाला दूसरा दस्तावेज़ है।

किसी भी प्रकार की बैठक में केवल उन्हीं लोगों को आमंत्रित किया जाना चाहिए जिन्हें छोड़ा नहीं जा सकता। ये वे कर्मचारी हैं जो विचाराधीन मुद्दों से सीधे प्रभावित होते हैं, और निर्णय लेने वाले या समान समस्याओं को हल करने में विशेष ज्ञान या अनुभव वाले कर्मचारी हैं। बैठक में भाग लेने वालों की संख्या (15 से अधिक लोग नहीं) सीमित करना वांछनीय है, अन्यथा प्रक्रिया असहनीय हो जाती है।

किसी सार्थक बैठक की तैयारी में एक बहुत ही महत्वपूर्ण बिंदु निमंत्रण है। यदि बैठक में कोई महत्वपूर्ण निर्णय लेना हो तो नेता को सचिव के माध्यम से फोन पर प्रतिभागियों को आमंत्रित नहीं करना चाहिए। में इस मामले मेंइसमें सभी प्रतिभागियों को निमंत्रण भेजा जाना चाहिए लिखना. निमंत्रण में दिनांक, एजेंडा, वक्ता, और आमंत्रित लोगों की सूची का संकेत दिया जा सकता है।

यह आमंत्रितों को समस्याग्रस्त स्थिति की स्थिति के बारे में सोचने की अनुमति देता है, स्थिति विकसित करने और अपने निर्णय को सही ठहराने के लिए तथ्य एकत्र करने का अवसर प्रदान करता है, बैठक की अवधि निर्धारित करता है, आदि।

इसलिए, एक एजेंडा, प्रतिभागियों की एक सूची, बैठक के स्थान और समय को जानकर, वे प्रतिभागियों को सूचित करना शुरू करते हैं। बैठक में भाग लेने वालों को पहले से सूचित किया जाना चाहिए ताकि वे अपने कार्य दिवस की योजना बना सकें।

अधिसूचना दो तरीकों से दी जा सकती है: लिखित रूप में (निमंत्रण भेजकर) या मौखिक रूप से (फोन द्वारा)।

बैठक की तैयारी में सबसे महत्वपूर्ण स्थान चर्चा के तहत मुद्दे पर निर्णय का मसौदा तैयार करना या अंतिम दस्तावेजों का मसौदा तैयार करना है। इन निर्णयों को अपनाने और अंतिम दस्तावेजों के अनुमोदन के लिए ही बैठक आयोजित की जा रही है। परियोजनाओं की उपस्थिति आपको दस्तावेज़ों में गहराई से जाने, परिवर्तन करने और उन पर शीघ्रता से चर्चा करने की अनुमति देती है। प्रश्न तैयार करने वाले कर्मचारियों से मसौदा निर्णयों की मांग करना और उनके निष्पादन को व्यवस्थित करना आवश्यक है।

बैठक के लिए प्रस्तावित सभी दस्तावेजों को कम से कम 48 घंटे पहले एकत्र किया जाना चाहिए, बैठक से 24 घंटे पहले कॉपी और वितरित किया जाना चाहिए।

एक बैठक की तैयारी करते समय, आपको इसके संचालन के लिए आवश्यक वित्तीय लागतों का पता लगाना चाहिए: एक कमरा और प्रदर्शन उपकरण किराए पर लेना, स्टेशनरी, फूल, पानी खरीदना, कॉफी ब्रेक का आयोजन करना आदि। बैठक प्रतिभागियों के लिए सूचना सामग्री का पुनरुत्पादन भी महत्वपूर्ण हो सकता है व्यय मद.

प्रारंभिक चरण में, बैठक की सर्विसिंग के दौरान काम की कुल मात्रा निर्धारित की जाती है और यदि आवश्यक हो, तो बैठक की तैयारी के लिए एक कार्य समूह बनाने का प्रस्ताव रखा जाता है। समूह की संरचना पर सावधानीपूर्वक विचार करना आवश्यक है कि किस कर्मचारी को कौन सा कार्य करना चाहिए, किस समय उनमें से प्रत्येक बैठक की सेवा में शामिल होगा। बड़ी संख्या में प्रतिभागियों के साथ बड़ी बैठकें आयोजित करते समय, बैठक आयोजित करने का मुद्दा प्रबंधन के आदेश से तय किया जाना चाहिए।

में प्रारंभिक चरणइसमें प्रतिभागियों के परिवहन का ध्यान रखना भी शामिल है।

तैयारी का चरण बैठक के लिए परिसर और उसके तकनीकी उपकरणों की तैयारी के साथ समाप्त होता है।

सबसे अच्छी जगहबैठक के लिए एक विशेष रूप से सुसज्जित कमरा है गोल मेज़, दीवार घड़ियाँ, बिना टेलीफोन और चयनकर्ता के (यह सलाह दी जाती है कि अगले कमरे में एक टेलीफोन और एक चयनकर्ता रखें ताकि आप बाहर जा सकें और सहायता प्राप्त कर सकें या दूसरों का ध्यान भटकाए बिना उस विशेषज्ञ को आमंत्रित कर सकें जिसकी आपको आवश्यकता है)। बैठक कक्ष अच्छी तरह हवादार होना चाहिए।

यह बिल्कुल भी उदासीन नहीं है कि बैठक में भाग लेने वाले किस क्रम में बैठते हैं। बैठक में भाग लेने वालों की उपस्थिति से पहले विशेष कार्ड का उपयोग करके 6 प्रतिभागियों से शुरू होने वाले बैठने का क्रम स्थापित किया जाना चाहिए। प्रतिस्पर्धी समूहों के प्रतिनिधियों को एक-दूसरे के सामने नहीं बैठना चाहिए, अन्यथा मेज का प्रत्येक किनारा खाई में बदल जाएगा, और संघर्ष अपने आप पैदा हो जाएंगे। नापसंद लोगों को यथासंभव दूर-दूर बैठाया जाता है।

नेता को केंद्र में बैठना चाहिए. यह वांछनीय है कि वह बैठक में प्रतिभागियों की सबसे बड़ी संख्या की आँखों में देखने में सक्षम हो।

बैठक समय पर शुरू होनी चाहिए. जो लोग समय पर पहुंचे उन्हें देर से आने वालों को इंतजार करवाकर दंडित न करें। जो नेता पहली बैठक में एक प्रतिभागी की प्रतीक्षा करता है वह दूसरी बैठक में सभी की प्रतीक्षा करेगा।

अध्यक्ष को बैठक के उद्देश्य के बारे में बहुत स्पष्ट होना चाहिए। बैठक की शुरुआत सकारात्मक ढंग से करें. हल की जाने वाली समस्या को रोचक, आलंकारिक और उत्साहपूर्ण तरीके से प्रस्तुत किया जाना चाहिए। बैठक का उद्घाटन दो मिनट से अधिक नहीं चलना चाहिए।

बैठक में भाग लेने वाले कॉल के क्रम में नाम लेकर बोलते हैं। सदैव एक ही व्यक्ति को बोलना चाहिए। बहुत अधिक बातें करना उतना ही अशोभनीय है जितना कि हर समय चुप रहना। अतीत में भ्रमण और विषय से विचलन, जिसकी व्यक्तिगत प्रतिभागियों को अनुमति है, असहिष्णु होना चाहिए। बैठक में लगातार, चरण दर चरण, उत्पन्न समस्या के समाधान पर विचार किया जाना चाहिए।

आप पोडियम पर बोल रहे किसी अधीनस्थ के शब्दों पर टिप्पणी नहीं कर सकते, उसके भाषण के दौरान उसे बाधित नहीं कर सकते, बीच वाक्य में उसकी बात बेरहमी से काट सकते हैं, यदि चर्चा के तहत मुद्दे पर राय नेता की राय से मेल नहीं खाती है।

एक महत्वपूर्ण बिंदुबैठक का दस्तावेजीकरण कर रहा है, यानी एजेंडे पर मुद्दों पर चर्चा की प्रक्रिया को रिकॉर्ड कर रहा है। बैठक के दौरान और उसके बाद, भाषणों के उन पाठों को एकत्र करना आवश्यक है जो पहले से प्रस्तुत नहीं किए गए थे। बैठक का पाठ्यक्रम, फ़ोनोग्राम, वीडियो रिकॉर्डिंग, मिनट्स को प्रतिलेखित किया जा सकता है।

परिचालन बैठकों के लिए सबसे अच्छा विकल्प उन्हें रिकॉर्ड करना है। रिकॉर्ड एक सचिव या विशेष रूप से नियुक्त व्यक्ति द्वारा रखा जाना चाहिए। भाषणों की रिकॉर्डिंग की गुणवत्ता उसकी योग्यता, चर्चा के तहत मुद्दों के सार को समझने और समझने की क्षमता पर निर्भर करती है। इसलिए, मिनट्स लेने के लिए किसी व्यक्ति की नियुक्ति बैठक की तैयारी का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। प्रोटोकॉल, एक नियम के रूप में, संक्षिप्त और संक्षिप्त रूप से रखा जाता है।

प्रोटोकॉल के पाठ का मुख्य भाग एजेंडा आइटम के अनुरूप अनुभागों में बनाया गया है। प्रत्येक वस्तु में निम्नलिखित भाग हो सकते हैं:

सुना

प्रदर्शन किया

निर्णय लिया (निर्णय लिया)

प्रत्येक एजेंडा आइटम पर अनुभाग का अंतिम भाग चर्चा के तहत मुद्दे पर लिए गए निर्णय का रिकॉर्ड है। प्रोटोकॉल में कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों की एक सूची शामिल है लिए गए निर्णय, साथ ही ऐसे व्यक्ति जिन्हें प्रोटोकॉल से परिचित होना चाहिए।

बैठक में प्राप्त परिणाम को संक्षेप में और निश्चित रूप से तैयार किया जाना चाहिए।

यह तुरंत स्थापित करना आवश्यक है कि निर्णय के बाद कौन से कदम उठाए जाने चाहिए, किसकी क्या जिम्मेदारियाँ हैं, निर्णय के कार्यान्वयन के लिए कौन जिम्मेदार है, इसके कार्यान्वयन को कौन नियंत्रित करता है।

उद्यम के उत्पादक कार्य के संगठन के रूप बैठकें और बैठकें हैं। उनके अलग-अलग उद्देश्य और कार्यान्वयन के तरीके हैं।

परिभाषा

बैठक- लोगों के सही समूह की बैठक, जिसका उद्देश्य सामयिक मुद्दों पर विचार करना है।

बैठक- संयुक्त की बैठक सामान्य गतिविधियांलोग समसामयिक मुद्दों और समस्याओं पर चर्चा करें।

तुलना

सदस्यों

प्रत्येक आयोजन में होते हैं भिन्न लोग. बैठक को एक संकीर्ण प्रारूप की विशेषता है जिसमें, एक नियम के रूप में, इच्छुक व्यक्तियों के एक छोटे समूह की भागीदारी होती है। उनमें से, उदाहरण के लिए, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुख, प्रमुख विशेषज्ञ या विभिन्न कंपनियों के प्रतिनिधि हो सकते हैं। कभी-कभी बैठक न्यायिक होती है, जो मामले पर निर्णय लेने के लिए आयोजित की जाती है।

बैठक एक सामूहिक आयोजन है. इसमें उद्यम का पूरा स्टाफ भाग ले सकता है। अभिभावक या चुनावी बैठकें भी इसके उदाहरण हैं।

चर्चा का विषय

मीटिंग और बैठक के बीच का अंतर इस बात में निहित है कि कार्यक्रम में कौन से विषय उठाए जाते हैं। इसलिए, उत्पादन प्रबंधन के मुद्दों पर विचार करने, मामलों की स्थिति के बारे में जानकारी एकत्र करने और समस्या क्षेत्रों की पहचान करने के लिए एक बैठक की व्यवस्था की जाती है। गोलमेज पर लोग केवल विचार-विमर्श करते हैं, और बैठक के विपरीत, यहां हर किसी की राय बहुत महत्वपूर्ण होती है, जिसमें कभी-कभी आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए केवल उपस्थित रहना ही पर्याप्त होता है।

बैठकों में, एजेंडे में अधिक सामान्य मुद्दे शामिल होते हैं जो समय के साथ जमा हो गए हैं और पूरे कार्यबल के लिए महत्वपूर्ण हैं। ऐसी बैठकों में कभी-कभी ऐसे विषयों पर भी चर्चा होती है जिनका उत्पादन से सीधा संबंध नहीं होता। उदाहरण के लिए, हम आगामी छुट्टियों की तैयारी के बारे में बात कर सकते हैं।

लक्ष्य

बैठकों का स्वरूप क्रियाशील है। ऐसी बैठकों का लक्ष्य वर्तमान गतिविधियों में समायोजन करना, कार्य प्रक्रिया में सुधार करना है। बैठक एक प्रस्ताव के साथ समाप्त होती है।

बैठकों में, अक्सर परिणामों का सारांश दिया जाता है, पुरस्कार दिए जाते हैं, काम करने की स्थिति और निकट भविष्य की योजनाओं के बारे में बताया जाता है। बैठक की प्रक्रिया और उसमें लिए गए निर्णयों को एक विशेष प्रोटोकॉल में दर्ज किया जाता है।

आवृत्ति

आइए उनके आयोजन की आवृत्ति के संबंध में एक बैठक और एक बैठक के बीच अंतर का विश्लेषण करें। इसलिए, दो प्रकार के आयोजनों में से, बैठकें अधिक बार बुलाई जाती हैं। उन्हें एक निश्चित समय दिया जाता है. लेकिन ऐसी बैठकों की प्रकृति अनिर्धारित भी हो सकती है, यदि यह किसी तत्काल आवश्यकता के कारण उचित हो।

उद्यम प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण पहलू बैठकों और सम्मेलनों का आयोजन है, जिसके दौरान व्यापारिक बातचीत. बैठकों और बैठकों के प्रभावी होने के लिए, उनके नेताओं (अध्यक्षों) को निम्नलिखित सिफारिशों का पालन करने की सलाह दी जाती है। बैठक से पहले (बैठक):

1. एक एजेंडा तैयार करेंयानी बैठक (बैठक) में हल किए जाने वाले मुद्दों की एक सूची। इन प्रश्नों को इस प्रकार माना जा सकता है

पहले अपनाए गए निर्णयों से इनकार, साथ ही पिछली बैठक (बैठक) के बाद उत्पन्न हुई नई समस्याएं।

2. तय करें कि बैठक में किसे भाग लेना चाहिएऔर उन्हें समय से पहले बताएं। एक नियम के रूप में, श्रम समूह के सभी सदस्य उत्पादन बैठक में उपस्थित होते हैं। बैठक में केवल उन्हीं कर्मचारियों को आमंत्रित किया जाता है जो उत्पन्न समस्याओं को हल करने में सक्षम हैं।

3. उचित स्थान और समय चुनें.सुनिश्चित करें कि वह स्थान आपकी ज़रूरत की हर चीज़ से सुसज्जित है। इन मुद्दों पर चर्चा के लिए आवश्यक समय निर्धारित करें। कृपया ध्यान दें कि बैठकों (बैठकों) की आदर्श अवधि डेढ़ घंटे से अधिक नहीं है। यदि बैठक लंबी चलनी है, तो ब्रेक की अनुमति दें।

4. एजेंडा बांटो.बैठक (बैठक) से कुछ दिन पहले एजेंडा कर्मचारियों के हाथ में होना चाहिए ताकि वे बैठक (बैठक) के लिए तैयारी कर सकें।

5. मुख्य वक्ता और सह-वक्ता पहले से ही निर्धारित कर लें।

6. बैठक में प्रत्येक प्रतिभागी से पहले बातचीत करें, उनकी स्थिति का पता लगाएं।इससे आपको पूर्वानुमान लगाने में मदद मिलेगी संघर्ष की स्थितियाँऔर टीम में एकजुटता बनाए रखते हुए उनके समाधान की योजना बनाएं।

7. बैठक के लिए स्थान का चुनाव भी महत्वपूर्ण है.कमरा आरामदायक फर्नीचर से सुसज्जित होना चाहिए, हवा का तापमान सामान्य होना चाहिए। बैठक में भाग लेने वालों को गोल मेज़ पर बिठाना सबसे अच्छा है, जब उनमें से प्रत्येक अन्य सभी का सामना कर रहा हो। प्रतिभागियों के सामने संचार को बेहतर बनाने के लिए, पूरे नाम के साथ संकेत स्थापित करने की सलाह दी जाती है, जो सभी उपस्थित लोगों को स्पष्ट रूप से दिखाई दे।

बैठक के दौरान (बैठक):

1. एजेंडे पर चर्चा करेंऔर, यदि आवश्यक हो, तो हाल ही में सामने आई नई परिस्थितियों को ध्यान में रखते हुए इसमें संशोधन करें।

2. समय का ध्यान रखें ताकि नियमों का सम्मान हो,क्योंकि सामने आने वाली चर्चा इसे तोड़ सकती है।

3. बैठक में भाग लेने वालों की राय की अभिव्यक्ति की स्वतंत्रता की निगरानी करें, चाहे उनकी आधिकारिक स्थिति कुछ भी हो।उन लोगों की ऊर्जा को चतुराई से नियंत्रित करना आवश्यक है जो अपने स्वभाव के आधार पर पहल करने के आदी हैं, कम सक्रिय प्रतिभागियों को पहले बोलने का अवसर देते हैं।

4. चर्चा के दौरान व्यक्त की गई राय के संबंध में तटस्थ रुख अपनाएं।

5. उभरते विवादों पर नज़र रखें और यदि आवश्यक हो तो हस्तक्षेप करें।स्थिति को शांत करने के लिए मध्यस्थ के रूप में कार्य करें।

6. समय-समय पर जाँच करें कि क्या समूह निर्णय लेने के लिए तैयार है।आपको उस क्षण को नहीं चूकना चाहिए जब समूह एक समझौते पर आया था और नई चर्चाअब कुछ भी महत्वपूर्ण नहीं जोड़ा जा सकता.

7. समूह द्वारा विकसित निर्णय नियमों पर कायम रहें।यदि असहमति हो तो मतदान कराया जाना चाहिए और बहुमत से निर्णय लिया जाना चाहिए।

8. बैठक (बैठक) समाप्त करने से पहले, कार्य का सारांश प्रस्तुत करें।समूह से पूछें कि क्या दोबारा मिलने की आवश्यकता है। यह महत्वपूर्ण है कि लोग इस बात की स्पष्ट समझ के साथ बैठक छोड़ें कि अगला कदम क्या होना चाहिए। जब कोई बैठक बिना किसी निर्णय पर पहुंचे समाप्त हो जाती है तो मन में निराशा और हताशा का भाव आ सकता है।

बैठक के बाद (बैठक):

1. पिछली बैठक (बैठक) के पाठ्यक्रम का विश्लेषण करें।इस पर विचार करना आवश्यक है कि क्या बैठक (बैठक) ने अपने कार्यों को पूरा किया और क्या इसके बाद समूह की एकजुटता मजबूत हुई।

2. बैठक (बैठक) के परिणामों का सारांश तैयार करें और वितरित करें।किस बात पर सहमति हुई, किन मुद्दों का समाधान किया गया और अगले कदम क्या उठाए जाने चाहिए, इसका विवरण रिकॉर्ड करते हुए टीम के सदस्यों को यह याद दिलाना चाहिए कि उन्हें क्या काम करना है।

3. अनौपचारिक बातचीत से टूटे रिश्तों को सुधारें।यदि किसी बैठक (बैठक) के दौरान तीखी बहस हुई, तो संभव है कि समूह के कुछ सदस्यों के बीच संबंधों में खटास आ गई और वे परेशान या नाराज होकर बैठक छोड़कर चले गए। उनसे बात करें और उन्हें शांत करें.

4. देखें कि समूह के सदस्य उन्हें सौंपे गए कार्यों को कैसे पूरा करते हैं।आपको यह जांचना होगा कि जब कर्मचारी विशिष्ट कार्य करते हैं तो क्या कोई समस्या आती है।

बैठकें आयोजित करने के विशिष्ट नुकसान हैं:

अनावश्यक रूप से बड़ी संख्या में बैठकें;

बैठक का अस्पष्ट विषय;

अनावश्यक बातचीत के कारण समय की अनुत्पादक बर्बादी;

प्रतिभागियों की अनुचित रूप से बड़ी संख्या;

प्रतिभागियों की अपर्याप्त संख्या;

किसी प्रोटोकॉल की आवश्यकता के बावजूद उसका अभाव;

निर्णयों का अपर्याप्त स्पष्ट निरूपण।