व्यावसायिक बैठकें और सम्मेलन आयोजित करना। मीटिंग कैसे व्यवस्थित करें और मिनट कैसे निकालें

एक बैठक विभिन्न विषयों पर चर्चा करने या कुछ समस्याओं को हल करने के लिए एक निश्चित स्थान पर नागरिकों के एक समूह (सामूहिक) की संयुक्त उपस्थिति है।

बैठक की एक और अवधारणा है - यह किसी भी महत्वपूर्ण मुद्दे को हल करने और प्रबंधन निर्णयों की जानकारी जनता तक पहुंचाने के लिए किसी उद्यम या संगठन के संपूर्ण श्रमिक समूह की एक सभा है।

व्यावसायिक संपर्क के लिए सबसे कठिन विकल्पों में से एक बैठकें हैं - खासकर यदि वे संगठन में संघर्ष या संकट की स्थिति में आयोजित की जाती हैं। कई संगठनों के लिए बैठकें सर्वोच्च शासी निकाय हैं। इसलिए, उनके काम के परिणामस्वरूप बनाए गए दस्तावेज़ हमेशा संगठन की रणनीतिक योजनाओं को प्रभावित करते हैं और टीम में मनोवैज्ञानिक माहौल को प्रभावित करते हैं।

बैठकों की तैयारी में मुख्य दिशानिर्देश नियामक और प्रशासनिक दस्तावेज हैं जो संगठन की गतिविधियों को समग्र रूप से और बैठक को एक कॉलेजियम प्रबंधन निकाय के रूप में नियंत्रित करते हैं। इन दस्तावेज़ों में शामिल हैं: एसोसिएशन का ज्ञापन, संगठन का चार्टर, विधायी कार्य, ऐसे संस्थानों के मानक प्रावधानों की भूमिका निभा रहा है। ऐसे दस्तावेज़ों में अक्सर बैठक के एजेंडे में शामिल मुद्दों की श्रृंखला के संकेत होते हैं जिन्हें कॉलेजिएट चर्चा के लिए प्रस्तुत किया जा सकता है। इसके अलावा, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों में अक्सर बैठक की तैयारी की प्रक्रिया, इस कार्य के नियमों का विवरण होता है, जो व्यावसायिक संपर्क की कुछ प्रौद्योगिकियों की प्रासंगिकता की डिग्री निर्धारित करते हैं।

अभ्यास से पता चलता है कि संघर्ष स्थितियों में बडा महत्वयह पता लगाता है कि बैठक का एजेंडा वास्तव में कैसे तैयार किया गया है। रचनात्मक संघर्ष समाधान की संभावना बढ़ जाती है यदि एजेंडे में केवल वे मुद्दे शामिल हों जो सीधे संघर्ष के सार को प्रभावित करते हैं, जो विरोधाभासों का विषय है। यदि, संघर्ष के अलावा, बैठक के दौरान कुछ अतिरिक्त मुद्दों को हल करने का प्रयास किया जाता है, तो ऐसा एजेंडा संघर्ष के हिमस्खलन के रूप में विकास के लिए एक पूर्व शर्त बनाता है। यह एक ही समय में सीधी बातचीत के आकर्षण के कारण है एक लंबी संख्यालोगों की। उनके अलग-अलग हित, दिए गए के साथ संयुक्त हैं संघर्ष की स्थितिप्रतिद्वंद्विता के प्रति रवैया संघर्ष क्षेत्र के और विस्तार, उत्पन्न होने वाले विरोधाभासों की वृद्धि और जटिलता को भड़का सकता है।

कई व्यावसायिक बैठकें और सम्मेलन चर्चाओं के रूप में आयोजित किए जाते हैं। एक सामूहिक चर्चा में, अध्यक्ष को छोड़कर सभी प्रतिभागी समान स्थिति में होते हैं। विशेष रूप से तैयार वक्ताओं को नियुक्त नहीं किया जाता है, साथ ही, हर कोई न केवल श्रोताओं के रूप में उपस्थित होता है। विशेष प्रश्नमें चर्चा की गई निश्चित क्रम, आमतौर पर सख्त नियमों के अनुसार और एक अधिकारी की अध्यक्षता में।

बैठक के गठन और उसके कुछ दिन पहले सार्थक संचार के लिए तत्परता के लिए, उन्हें चर्चा के तहत समस्या के गुणों पर एक प्रमाण पत्र प्रदान किया जा सकता है। इसे संकलित करने के लिए, संगठन में मामलों की स्थिति का व्यापक विश्लेषण करने पर केंद्रित विशेषज्ञों का एक समूह बनाने की सलाह दी जाती है।

एक नियम के रूप में, बैठक के लिए सामग्री (एजेंडा, सार या रिपोर्ट के पाठ, मसौदा निर्णय, आदि) बैठक के भावी प्रतिभागियों को शुरू होने से तीन से चार दिन पहले प्रदान की जाती है। इससे उन्हें पहले से विकसित दस्तावेज़ों में बदलाव करने और फिर बैठक के दौरान तुरंत अपने प्रस्ताव प्रस्तुत करने की अनुमति मिलती है।

मनोवैज्ञानिक रूप से, बैठक के दौरान ही दस्तावेजों के साथ काम करने से परस्पर विरोधी पक्षों के बीच व्यक्तिगत शत्रुता के बढ़ने की संभावना को कम करना संभव हो जाता है। दस्तावेज़ के लिए अपील, प्रतिद्वंद्वी के साथ सीधे संपर्क को दरकिनार करते हुए, दस्तावेज़ को मध्यस्थ लिंक के रूप में पेश करने से भावात्मक प्रतिक्रियाओं के फैलने की संभावना कम हो जाती है, विस्फोट के परिदृश्य के अनुसार संघर्ष आगे बढ़ता है।

एक बैठक के दौरान संघर्ष से निपटना खेल परिदृश्ययदि सामान्य विनियमन को अपनाना संभव हो तो यह अक्सर अधिक प्रबंधनीय हो जाता है। मसौदा विनियमों पर काम को सुविधाजनक बनाने के लिए, आप प्रारंभिक वर्कपीस के रूप में बैठकें आयोजित करने के लिए निम्नलिखित सामान्य योजना का उपयोग कर सकते हैं:

• · परिचयजिसकी कुल अवधि 3 से 5 मिनट है सामान्य नियमबैठक का कार्य, उसके आयोजन का तरीका, अनुमानित समाप्ति समय;
• 25 से 30 मिनट तक चलने वाली मुख्य रिपोर्ट (यदि बैठक में परस्पर विरोधी दलों की बिल्कुल विपरीत स्थिति प्रस्तुत की जाती है, तो सभी को अपने विचार प्रस्तुत करने के लिए समान समय दिया जाना चाहिए, लेकिन यह वांछनीय है कि कुल मिलाकर यह 30 मिनट से अधिक न हो, अन्यथा) प्राकृतिक थकान के परिणामस्वरूप, दर्शक बस असावधान हो जाते हैं);
• · वक्ताओं से प्रश्न और उनके उत्तर (प्रत्येक प्रश्न और उत्तर - 2 मिनट से अधिक नहीं);
• · सह-वक्ताओं के भाषण, अतिरिक्त संदेश (पैराग्राफ 2 में उल्लिखित कारणों के कारण अतिरिक्त संदेशों वाले सभी वक्ताओं के लिए 10-15 मिनट से अधिक नहीं);
• सह-वक्ताओं से प्रश्न (प्रत्येक प्रश्न और उसके उत्तर के लिए 1 मिनट से अधिक नहीं);
• · बैठक के प्रतिभागियों के भाषण (5-7 मिनट);
• · वक्ताओं के उत्तर (प्रत्येक 5 मिनट से अधिक नहीं);
• · सह-वक्ताओं के उत्तर (प्रत्येक 3 मिनट से अधिक नहीं);
• बैठक के दौरान संदर्भ (तीन से पांच से अधिक नहीं होने चाहिए, ताकि मुख्य विषय से ध्यान न भटके और बैठक के लिए खराब प्रारंभिक तैयारी की भावना पैदा न हो; एक संदर्भ 3 मिनट से अधिक नहीं दिया जाना चाहिए );
• बैठक का मसौदा निर्णय पढ़ना (5 मिनट से अधिक नहीं);
• मसौदा निर्णय के लिए प्रस्ताव (प्रत्येक के लिए 1-3 मिनट से अधिक नहीं);
• बैठक के परिणामों का सारांश (10 मिनट से अधिक नहीं)।

यदि 50-75 प्रतिभागी हैं, तो हर घंटे 10 मिनट का ब्रेक लेना इष्टतम माना जाता है। बड़ी संख्या में प्रतिभागियों के साथ, 1.5-2 घंटे के काम के बाद ब्रेक लेने और इसे 15-20 मिनट लंबा करने की सलाह दी जाती है।

सामग्री और समय के अनुसार बैठक की संरचना की दी गई योजना अनुमानित है। लेकिन इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि बैठक के दौरान क्या होगा, आयोजकों को पहले इस पर विचार करना होगा और अपने स्वयं के मसौदा नियमों को विकसित करना होगा। यदि, किसी संघर्ष के संदर्भ में, बैठक के दौरान पूरी तरह से अप्रस्तुत विनियमन की चर्चा शुरू हो जाती है, तो यह कामकाजी मुद्दा स्वयं संघर्ष सेटिंग्स, एक बेकार "तसलीम" को सक्रिय करने का एक अतिरिक्त कारण बन सकता है।

बढ़ी हुई भावनात्मक उत्तेजना, किसी भी सार्वजनिक भाषण की विशेषता, और संघर्ष की स्थिति के संबंध में एक बैठक में बोलने के लिए और भी अधिक, प्रत्येक वक्ता को अपने संदेश की संरचना और सामग्री दोनों का गंभीरता से अध्ययन करने की आवश्यकता होती है। किसी भी भाषण में बैठक में चर्चा की गई समस्या के समाधान के लिए रचनात्मक प्रस्ताव अवश्य होने चाहिए। किसी बैठक में संघर्ष की स्थिति में, उपस्थित लोगों को ठेस पहुँचाने वाली भावनात्मक टिप्पणियाँ विशेष रूप से खतरनाक होती हैं। इसलिए, भावनात्मक हमलों को सार्वजनिक भाषण से बाहर रखा जाना चाहिए।

यदि भाषण एक रिपोर्ट की प्रकृति का है, तो उसमें यह अवश्य शामिल होना चाहिए:

• संदेश के उद्देश्य की संक्षिप्त परिभाषा;
• मुख्य तथ्यों का विवरण;
• समस्या को हल करने के प्रस्तावित तरीकों का संक्षिप्त, स्पष्ट विवरण;
• · एक संक्षिप्त सारांश।

नियमों के अनुसार निर्धारित वक्ताओं को अपने भाषण का पाठ पहले से तैयार करना चाहिए। प्रस्तुति के लिए सामग्री संगठन में मामलों के विश्लेषण के परिणामस्वरूप प्राप्त डेटा हो सकती है। इसके अलावा, रिपोर्ट को संगठन के एजेंडे और मौजूदा रिपोर्टिंग डेटा के साथ समेटा जाना चाहिए। रिपोर्ट को डिजिटल सामग्री के साथ अतिभारित नहीं किया जाना चाहिए: दर्शकों को वर्तमान स्थिति का आकलन करने और प्रस्तावित समाधानों के अर्थ को समझने में मदद करने के लिए केवल प्रमुख संकेतकों का उपयोग किया जाना चाहिए।

किसी भाषण के लिए वक्ता को तैयार करते समय, यह सिफारिश की जा सकती है कि रिपोर्ट के पाठ को उसी लय और तरीके से जोर से पढ़ा जाए जिस तरह से वह बैठक में पढ़ने जा रहा है। यह, सबसे पहले, आपको प्रदर्शन की समय सीमा निर्धारित करने और समायोजित करने की अनुमति देता है। दूसरे, यह पाठ में तेजी से अभिविन्यास में योगदान देता है। इस तरह का अभिविन्यास बैठक के भावनात्मक माहौल में बहुत उपयोगी होता है, जब वक्ता को बाधित किया जा सकता है, वह खुद भटक सकता है, या यदि उसे फिर से भाषण के कुछ अंश पर लौटने की आवश्यकता होती है। चूँकि सभा एक महंगी कॉलेजियम संस्था है कूटनीतिक प्रबंधन, तो वक्ता द्वारा अपने भाषण पर प्रारंभिक कार्य पर खर्च किया गया समय काफी उचित है।

सामान्य बैठकों के आयोजकों द्वारा संघर्ष के मुद्दों को हल करते समय, मिनटों की तैयारी पर बहुत ध्यान दिया जाना चाहिए, जो एक महत्वपूर्ण संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज है। इस प्रोटोकॉल में उठाए गए मुद्दों की चर्चा, निर्णय लेने की प्रक्रिया और बैठक के निर्णयों को रिकॉर्ड किया जाना चाहिए।

में आधुनिक स्थितियाँकार्यवृत्त अक्सर बैठक के दौरान नहीं, बल्कि वीडियो या ऑडियो रिकॉर्डिंग के आधार पर तैयार किए जाते हैं। प्रसंस्करण और दस्तावेज़ीकरण की गति और आसानी के संदर्भ में, बैठक की डिजिटल रिकॉर्डिंग बेहतर है। लेकिन डिजिटल प्रौद्योगिकी का उपयोग करने के मामले में भी, बैठक के महत्वपूर्ण क्षणों को न चूकने के लिए, प्रमुख घटनाओं के समय का संकेत देने वाले हस्तलिखित प्रोटोकॉल के मसौदे की तैयारी के साथ क्या हो रहा है इसकी ऑडियो या वीडियो रिकॉर्डिंग के साथ जाने की अभी भी सिफारिश की जाती है। . ऐसा प्रोटोकॉल भविष्य में टेप पर जो रिकॉर्ड किया गया था उसे समझने और मुख्य प्रोटोकॉल की सामग्री में गुणात्मक रूप से प्रतिबिंबित करने में मदद करता है।

किसी आधिकारिक दस्तावेज़ की तरह प्रोटोकॉल के लिए इसके निष्पादन के नियमों का पालन बहुत महत्वपूर्ण है। कार्यवृत्त में बैठक के दिन की तारीख अंकित है, न कि उस पर हस्ताक्षर करने के क्षण की। यदि बैठक कई दिनों में हुई, तो मिनटों में शुरुआत के दिन और समाप्ति के दिन को दिनांकित किया जाता है, जो एक हाइफ़न के साथ इंगित किया जाता है। इसके अलावा, मिनटों में इसकी क्रम संख्या का संकेत मिलता है, जो बैठक की क्रम संख्या से मेल खाती है। उस इलाके का नाम भी दर्शाया गया है जहां बैठक हुई थी।

प्रोटोकॉल बनाते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि, चर्चा के तहत मुद्दों के कवरेज की पूर्णता के अनुसार, ऐसे दस्तावेजों को पूर्ण और संक्षिप्त में विभाजित किया गया है। संक्षिप्त प्रोटोकॉल में वक्ता का नाम, रिपोर्ट का विषय, वक्ताओं के नाम बताएं। भाषणों की सामग्री सारांश प्रोटोकॉल में प्रतिबिंबित नहीं होती है। यदि बैठक संघर्ष समाधान के लिए समर्पित है, तो ऐसे मिनट केवल तभी तैयार किए जा सकते हैं जब रिपोर्ट और भाषणों की सामग्री (प्रतिलेख, रिपोर्ट और भाषणों के प्रमाणित पाठ, ध्वनि ऑडियो या वीडियो रिकॉर्डिंग) को ठीक करने के साधन हों। इस मामले में, प्रोटोकॉल में एक प्रविष्टि की जाती है कि भाषणों की संबंधित विस्तृत रिकॉर्डिंग इसके साथ जुड़ी हुई है। यदि यह संभव नहीं है, तो एक विस्तृत प्रोटोकॉल तैयार किया जाना चाहिए जो चर्चा के पाठ्यक्रम, प्रस्तावित और अपनाए गए निर्णयों को पूरी तरह से दर्शाता है।

बैठक के दौरान अंतिम संस्करणसंपूर्ण प्रोटोकॉल तैयार करना लगभग असंभव है। इसलिए, एक मसौदा प्रोटोकॉल तैयार किया गया है। निर्णय लेते समय संवेदनशील मुद्देइस प्रकार के कार्यवृत्त को एक नहीं, बल्कि बैठक में कई प्रतिभागियों द्वारा तैयार किया जा सकता है, जो फिर पांच दिनों की अवधि के भीतर कार्यवृत्त का अंतिम संस्करण तैयार करते हैं।

पूरी तरह से तैयार कार्यवृत्त पर बैठक के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। बैठक के अंतिम निर्णयों को इसके प्रतिभागियों को स्वतंत्र दस्तावेजों - प्रस्तावों और निर्णयों के रूप में सूचित किया जाता है, जो मिनटों में निहित सामग्री के आधार पर बनाए जाते हैं।

इन प्रक्रियाओं का अनुपालन, हालांकि यह उत्पन्न होने वाले विरोधाभासों के पूर्ण समाधान की गारंटी नहीं देता है, फिर भी बैठक के रचनात्मक और कुशल कार्य के लिए आवश्यक शर्तें बनाता है। प्रतिभागियों की बड़ी संख्या के कारण, बैठकों के दौरान गैर-मानक स्थिति, लोगों की आत्म-नियंत्रण की क्षमता कम हो जाती है, पूर्वानुमान की दक्षता बिगड़ जाती है। वर्णित प्रक्रियाएं गैर-मानक स्थिति में कागज पर उतारी गई अभिविन्यास योजनाओं की भूमिका निभाती हैं। लोगों के दिमाग को ऐसी योजनाओं से मुक्त करके, बैठक के आयोजक अपने प्रतिभागियों के लिए समस्या के सार पर गहनता से काम करना आसान बनाते हैं, न कि बैठक के संचालन के कार्य पर।

सामान्य तौर पर, बैठक की तैयारियों का उद्देश्य हल किए जा रहे विरोधाभासों के सार पर अपने प्रतिभागियों का ध्यान अधिकतम एकाग्रता को सुविधाजनक बनाना होना चाहिए। ऐसा करने के लिए, सभी संभावित प्रक्रियात्मक मुद्दों का समाधान व्यवस्थित किया जाना चाहिए, साथ ही समस्या की चर्चा के लिए अनिवार्य रूप से प्रस्तुत की जाने वाली सभी आवश्यक जानकारी की तैयारी पर नियंत्रण होना चाहिए।

बैठक की तैयारी के चरण में और उसके संचालन के दौरान, बैठक में भाग लेने वालों की व्यक्तिगत विशेषताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है। आयोजक यह सुनिश्चित करने के लिए बाध्य हैं कि प्रतिभागी यह समझें कि संपूर्ण संगठन की गतिविधियों की प्रभावशीलता काफी हद तक उनकी इच्छा और इरादों पर निर्भर करती है।

बैठक एक अनिवार्य घटना है जिसमें किसी संगठन के सभी सदस्य भाग लेते हैं, उदाहरण के लिए, शेयरधारकों की वार्षिक बैठक या किसी सहकारी समिति के सदस्यों की सामान्य बैठक। बैठक आयोजित करने की प्रक्रिया संबंधित संगठन के चार्टर, बैठक के पाठ्यक्रम आदि द्वारा नियंत्रित होती है निर्णय किये गयेएक विशेष दस्तावेज़ में दर्ज - बैठक का विवरण।

बैठक के विपरीत, बैठक में, एक नियम के रूप में, व्यक्तियों का एक निश्चित निश्चित समूह भाग लेता है, जो उद्यम की विभिन्न फर्मों या विभागों के प्रतिनिधि होते हैं। बैठकें आमतौर पर नियमित होती हैं, सख्ती से मुलाकात होती है

समय को विभाजित किया जाता है, अक्सर सप्ताह में एक बार, और वर्तमान मुद्दों पर चर्चा करने का इरादा होता है, हालांकि उत्पादन आवश्यकताओं के कारण अनिर्धारित बैठकें हो सकती हैं। मीटिंग मिनट्स की आवश्यकता नहीं है, लेकिन निर्णय आमतौर पर मीटिंग के अंत में किया जाता है।

व्यावसायिक बैठकों को विभाजित किया गया है व्यापारिक बातचीतऔर बातचीत. व्यावसायिक बातचीत स्वतंत्र रूप में आयोजित की जाती है, जो किसी भी उत्पन्न होने वाले मुद्दे पर चर्चा करने के लिए डिज़ाइन की गई है और जरूरी नहीं कि निर्णय के साथ समाप्त हो। बातचीत का उद्देश्य उद्यमों की संयुक्त गतिविधियों, गतिविधि के क्षेत्रों के परिसीमन, मूल्य निर्धारण नीति के विकास आदि के गंभीर मुद्दों को हल करना है। वे अंतिम दस्तावेजों या मौखिक घोषणाओं को अपनाने के साथ समाप्त होते हैं।

अपने काम की विशिष्टता के कारण, किसी भी व्यापारी को अक्सर विभिन्न बैठकों, सम्मेलनों और व्यावसायिक बैठकों में भाग लेना पड़ता है, साथ ही इन कार्यक्रमों का आयोजन भी स्वयं करना पड़ता है। इनके आयोजन एवं संचालन हेतु स्थापित प्रक्रिया का पालन करना आवश्यक है, क्योंकि प्राय: सभी व्यावसायिक कार्यों की सफलता इसी पर निर्भर करती है।

किसी मीटिंग, मीटिंग या वार्ता की तैयारी करते समय, आपको यह करना होगा:

1. एक एजेंडा चुनें और स्पष्ट रूप से तैयार करें। एजेंडे में दो या तीन मुख्य मुद्दे और तीन या चार छोटे मुद्दे हो सकते हैं। यदि कुछ मुख्य प्रश्न हैं, तो बैठक धीरे-धीरे आगे बढ़ेगी और उतना समय लेगी जैसे कि वे पर्याप्त थे, और बड़ी संख्या में प्रश्नों के साथ, चर्चा सतही हो जाएगी।

2. प्रतिभागियों की संरचना (बैठक, वार्ता के लिए) निर्धारित करें। अपवाद उत्पादन बैठकें हैं, जो प्रतिभागियों की निरंतर संरचना के साथ नियमित रूप से (आमतौर पर सप्ताह में एक बार) आयोजित की जाती हैं।

3. इवेंट का दिन और समय चुनें. बातचीत के दौरान, सभी प्रतिभागियों के साथ दिन और समय पर पहले से सहमति हो जाती है।

4. प्रतिभागियों को आयोजन के दिन और समय के बारे में सूचित करें। बैठक आयोजित करते समय, इसे 5-7 दिन पहले करना वांछनीय है। उत्पादन बैठक का दिन और समय केवल इसमें आमंत्रित व्यक्तियों को सूचित किया जाता है जो बैठक में स्थायी भागीदार नहीं हैं।

5. आयोजन की अपेक्षित अवधि निर्धारित करें और प्रतिभागियों को इसके बारे में चेतावनी दें। अनुभव से पता चलता है कि किसी मीटिंग या मीटिंग के अंतिम समय की घोषणा करने से उसकी अवधि 10-15% कम हो जाती है।

6. मुख्य रिपोर्ट या संदेश तैयार करें और चर्चा में अनिवार्य प्रतिभागियों का निर्धारण करें। रिपोर्ट विशिष्ट होनी चाहिए, विचाराधीन मुद्दे का सार प्रतिबिंबित करना चाहिए, निष्कर्षों की पुष्टि होनी चाहिए। रिपोर्ट या संदेश की शब्दाडंबरता और अस्पष्टता श्रोताओं के बीच उदासीनता का कारण बनती है।

7. एक कमरा चुनें और तैयार करें। यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए कि कमरा सभी प्रतिभागियों को समायोजित करने के लिए पर्याप्त आरामदायक हो। कुर्सियों की कमी नहीं होनी चाहिए. बातचीत का आयोजन करते समय, प्रत्येक भागीदार के सामने टेबल पर अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक और उस कंपनी का नाम दर्शाते हुए एक कार्ड लगाने की सलाह दी जाती है जिसका वह प्रतिनिधित्व करता है। मेज पर कागज और लेखन सामग्री भी होनी चाहिए, आप शीतल पेय रख सकते हैं। बातचीत के दौरान थोड़ी मात्रा में पेस्ट्री के साथ चाय या कॉफी परोसना अच्छा शिष्टाचार माना जाता है।

आपको सही समय पर काम शुरू करने की जरूरत है. किसी मीटिंग या बैठक की शुरुआत में देरी करने से आम तौर पर अगली बार बैठक आयोजित होने पर प्रतिभागियों की बैठक बहुत देर से होती है। सभी पक्षों द्वारा बातचीत के प्रारंभ समय का कड़ाई से पालन करने की प्रथा है; बातचीत के लिए देर से आना भागीदारों के लिए अत्यधिक अनादर माना जाता है और इससे अवांछनीय परिणाम हो सकते हैं।

मीटिंग (सम्मेलन) या बिजनेस मीटिंग के दौरान माहौल दोस्ताना होना चाहिए। प्रतिभागियों के संबंध में व्यक्तिगत हमले, तसलीम अस्वीकार्य हैं।

बैठक के संचालन के लिए एक अध्यक्ष का चुनाव किया जाता है। अध्यक्ष के मुख्य कर्तव्य हैं:

नियमों का पालन;

वक्ता का नाम और पद, उस संगठन का नाम, जिसका वह प्रतिनिधि है, की घोषणा करें।

बैठक के अध्यक्ष को कुछ आवश्यकताओं को पूरा करना होगा, जिनमें से मुख्य हैं: क्षमता, निष्पक्षता, स्पष्ट और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की क्षमता, और अन्य लोगों की राय के प्रति सहिष्णुता। अध्यक्ष को बैठक में किसी विशेष राय या प्रतिभागी के प्रति अपनी प्राथमिकता व्यक्त करने के साथ-साथ अपनी राय थोपने का कोई अधिकार नहीं है। आख़िरकार उन्हें अपना प्रस्ताव बताना चाहिए.

एक महत्वपूर्ण मील का पत्थरकिसी भी सभा या बैठक में किसी निर्णय को अपनाना होता है। ऐसे क्षणों में, बैठक अक्सर असहाय हो जाती है, जैसे कि ऊर्जा खो रही हो। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि प्रतिभागी यह महसूस नहीं कर पाते हैं कि अब निर्णय लेने का समय आ गया है, या वे झिझकते हैं, विकल्प चुनने की हिम्मत नहीं कर पाते हैं। ऐसे मामलों में, एक प्रस्ताव चुनना और उस पर विचार करना जारी रखना सबसे अच्छा है। यह महत्वपूर्ण है कि उस क्षण को न चूकें जब बहस बंद हो जानी चाहिए - यहां अध्यक्ष के अनुभव और कौशल की आवश्यकता है। उत्तम विधि- मध्यवर्ती मतदान. यह चर्चा के अगले चरण का सार प्रस्तुत करता है। हालाँकि, किसी को भी अंतिम वोट देने में जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए ऐसा निर्णय लेना संभव है जिसे अल्पमत द्वारा अस्वीकार कर दिया जाए। इस मामले में, अल्पमत के सदस्य बहुमत को गलत साबित करने के लिए कार्रवाई कर सकते हैं, जिससे चर्चा फिर से शुरू हो सकती है और पहले से प्राप्त परिणामों का नुकसान हो सकता है।

एक विशेष प्रकार की बैठक तथाकथित "विचार-मंथन" है। ऐसी बैठक तब आयोजित की जाती है जब निर्णय लेना आवश्यक होता है कठिन समस्या, एक भ्रमित स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता खोजें, एक जिम्मेदार निर्णय लें।

ऐसी बैठक आयोजित करने के लिए, सबसे पहले, कार्य को स्पष्ट रूप से तैयार करना आवश्यक है - केवल एक, सबसे कठिन या सबसे महत्वपूर्ण। यह वांछनीय है कि चर्चा में 7-12 से अधिक लोग भाग न लें। कुर्सियों को एक घेरे में व्यवस्थित करने की सलाह दी जाती है ताकि कोई "गैलरी" और "प्रेसीडियम" न हो। चर्चा का समय कड़ाई से निर्धारित करना आवश्यक है। समय की कमी तनाव, उत्तेजना पैदा करती है मस्तिष्क गतिविधि. ऐसी बैठक के लिए इष्टतम समय लगभग 30 मिनट है। किसी को भी प्रस्तावित प्रस्तावों की आलोचना नहीं करनी चाहिए. अधिकांश लोग नैतिक खतरे की परिस्थितियों में रचनात्मक रूप से काम नहीं कर सकते हैं, यदि किसी को नीचे खींच लिया जाता है, तो अन्य लोग केवल यही सोचेंगे कि बाकी सभी की तुलना में बेवकूफ कैसे न दिखें। चर्चा की शुरुआत में, एक नियम के रूप में, साधारण, खोखले विचार सामने रखे जाते हैं। आलोचना पर प्रतिबंध से किसी भी विचार को सामने रखना आसान हो जाता है, जिनमें बहुत मूल्यवान विचार भी हो सकते हैं। चयन करना उचित है सर्वोत्तम विचारसबसे बुरे को त्यागने के बजाय, जो अभी अनुपयोगी लग रहा था वह बाद में काम आ सकता है। विचारों के लेखकत्व को स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है - सर्वोत्तम विचार हमेशा सामूहिक रचनात्मकता का उत्पाद होते हैं।

जब कोई रास्ता निकलने लगता है मुश्किल हालात, दो समूहों - "समर्थकों" और "विरोधियों" में विभाजित होने और खोजने का प्रयास करने की सलाह दी जाती है कमज़ोर स्थानविकसित समाधान में. अंतिम निर्णय स्पष्ट रूप से तैयार और दर्ज किया जाना चाहिए।

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• परिचय
• 1.1. "बैठक" और "सत्र" की अवधारणा
• 1.2. बैठक का आयोजन
• 1.3. बैठकों के प्रकार एवं संचालन
• 1.4. बैठकों और सत्रों की दक्षता में सुधार
• निष्कर्ष

परिचय

विषय नियंत्रण कार्य"बैठकें और बैठकें, सामान्य और विशेष संकेत।"

के बीच अलग - अलग प्रकारमुखिया की गतिविधियाँ सबसे अधिक समय खर्च करती हैं, और शेष कार्यों से अलग होकर, बैठकों को अवशोषित करती हैं।

नियंत्रण कार्य का उद्देश्य सामान्य एवं की समीक्षा करना है विशेष लक्षणबैठकें और सत्र.

इस लक्ष्य के अनुसार निम्नलिखित कार्य परिभाषित किये गये:

1. एक बैठक और एक बैठक की अवधारणाओं पर विचार करें।

2. बैठकें और बैठकें आयोजित करने पर विचार करें.

3. बैठकों और सत्रों की दक्षता में सुधार के मुख्य अवसरों पर विचार करें।

वस्तु सामूहिक निर्णय लेने का एक रूप है।

विषय - मिलन और मिलन।

व्यावसायिक वार्तालापों और व्यावसायिक वार्ताओं के अलावा, व्यावसायिक वार्तालापों के विशेष रूप व्यावसायिक अभ्यास में व्यापक हैं - बैठकें, जो कुछ मुद्दों पर खुली सामूहिक चर्चा का एक तरीका हैं।

प्रबंधक की कार्यशैली काफी हद तक विभिन्न प्रकार की बैठकें और बैठकें आयोजित करने की "बुद्धि" से निर्धारित होती है, जो कार्य समय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा लेती हैं और प्रत्यक्ष प्रबंधन कार्यों से संबंधित होती हैं।

इन गतिविधियों के प्रति एक जिम्मेदार रवैया न केवल उनके प्रभाव की प्रभावशीलता या अप्रभावीता से तय होता है आगे की गतिविधियाँसंस्थानों, संगठनों, बल्कि बैठक में उपस्थित बड़ी संख्या में प्रतिभागियों द्वारा बिताए गए समय की मात्रा भी।

व्यावसायिक वार्तालाप के रूप में समूह चर्चा के कई सकारात्मक पहलू हैं। सबसे पहले, यह सोचने की क्षमता को बढ़ाता है। रूसी कहावत "दिमाग अच्छा है, लेकिन दो बेहतर है" खरोंच से उत्पन्न नहीं हुई है, इसका गहरा अर्थ है। दरअसल, मानव सोच की मौलिकता इस तथ्य में निहित है कि यह संयुक्त बौद्धिक गतिविधि की स्थितियों में विशेष रूप से प्रभावी है, क्योंकि बौद्धिक परिणाम जुड़ते नहीं हैं, बल्कि बढ़ते हैं। यह ज्ञात है कि अधिकांश उपयोगी विचार विचारों के सामूहिक आदान-प्रदान के दौरान पैदा हुए थे।

दूसरे, बैठक के दौरान, श्रमिकों के रचनात्मक समुदाय को मजबूत किया जाता है, व्यक्तिगत श्रमिकों के हितों को सामूहिक कार्यों की एकल प्रणाली में शामिल किया जाता है, और इसके प्रतिभागियों के व्यावसायिक कौशल में भी सुधार होता है। तीसरा, संयुक्त मानसिक कार्य में उनमें से प्रत्येक की रचनात्मक क्षमता का पता चलता है। कुज़िन एफ.ए. व्यावसायिक संचार की संस्कृति: एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका। -- छठा संस्करण, संशोधित। और अतिरिक्त - एम.: ओएस-89, 2002.- पी. 195

लिखते समय काम का उपयोग किया जाता था शिक्षण सामग्रीएफ. ए. कुज़िन, वी. एम. चिझिकोव और अन्य जैसे लेखक।

1. बैठकें और बैठकें, सामान्य और विशेष संकेत

1.1 "बैठक" और "सत्र" की अवधारणा

बैठक किसी संस्था या संगठन के जीवन के सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों पर सामूहिक निर्णय लेने का एक रूप है। बैठकों में संस्था के विभिन्न विभागों के प्रतिनिधि भाग लेते हैं जो एजेंडे में मुद्दों को हल करने में रुचि रखते हैं। बैठकों का विस्तार किया जा सकता है (प्रतिभागियों की संख्या के अनुसार) और सीमित (बैठक प्रतिभागियों का एक संकीर्ण दायरा)।

बैठक भी सामूहिक चर्चा और मुद्दों के समाधान का एक रूप है, हालांकि, यह मुख्य रूप से एक संस्था के भीतर या अन्य संस्थानों और संगठनों के साथ कॉर्पोरेट शर्तों पर बनाई गई स्थायी संस्थाओं (निकायों) के काम को संदर्भित करती है।

उदाहरण के तौर पर, निम्नलिखित का उल्लेख किया जा सकता है: कॉलेजियम, निदेशक मंडल, प्लेनम, राज्य ड्यूमा, फेडरेशन काउंसिल, सुरक्षा परिषद, आदि। इन निकायों में उनके सदस्यों की अपेक्षाकृत स्थिर संरचना होती है, वे निरंतर आधार पर काम करते हैं। उनकी बैठकों की एक निश्चित आवृत्ति।

अन्य संस्थानों और संगठनों के प्रमुख और विशेषज्ञ, प्रशासन के प्रतिनिधि, सार्वजनिक संगठनशहरों में, जब ऐसी समस्याओं का समाधान किया जाता है जो एक संस्था की क्षमता से परे होती हैं।

बैठकें - मुख्य रूप से संगठनात्मक मुद्दों को संबोधित करने के लिए संकीर्ण रूप से पेशेवर बैठकें (उदाहरण के लिए, ट्रेड यूनियन समिति की बैठक, प्रेसीडियम की बैठक, आदि)। स्मिरनोव ई.ए. प्रबंधन निर्णयों का विकास: विश्वविद्यालयों के लिए पाठ्यपुस्तक। एम: यूनिटी-डाना, 2002. पी. 20

आमतौर पर निम्नलिखित परिस्थितियों में बैठक की आवश्यकता होती है:

किसी जटिल समस्या के संबंध में एक सामान्य स्थिति का गठन;

निजी राय की चर्चा और निर्णय की तैयारी;

इस प्रकार की जानकारी का प्रसारण जिसके लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है और कई लोगों को चिंता होती है;

नए कार्यों का गठन;

आशाजनक महत्वपूर्ण समाधानों का विकास;

अद्वितीय, समस्याग्रस्त स्थितियों को हल करना;

समन्वय;

अत्यावश्यक समस्याओं का समाधान; उन समस्याओं को हल करना जो मौजूदा श्रम विभाजन को बदल देती हैं।

ऐसा होता है कि बैठक पहले से ही अपनी मूल बातों में समीचीन नहीं है और इसलिए यह अपने प्रतिभागियों के असंतोष का कारण बनती है:

व्यक्तिगत कार्य की कमजोरी;

श्रम विभाजन में अनिश्चितता;

आधिकारिक संबंधों की अनुचित संरचना;

निरंकुश नेतृत्व शैली;

जड़ परंपराएँ;

संगठन में सहयोग की कमज़ोर इच्छा;

कुछ कर्मचारियों की अलग दिखने की इच्छा;

समस्या के समाधान को तब तक स्थगित करना जब तक कि स्थिति बैठक की न बुला ले;

निर्देशों के वितरण में अनिश्चितता;

तथाकथित विनियमित बैठक (उच्च प्रबंधन के अनुरोध पर);

सचिवालय बैठक के लिए सामग्री तैयार करने के लिए जिम्मेदार लोगों को एक पत्र बनाता है। साथ ही, प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए, सभी निष्पादकों को इंगित किया जाता है और जिम्मेदार निष्पादक (सूची में पहला) आवंटित किया जाता है। पत्र को सिस्टम में एक पंजीकरण संख्या प्राप्त होती है। पत्र का मुख्य उद्देश्य जिम्मेदार निष्पादकों को बैठक के एजेंडा आइटम की सामग्री और बैठक के लिए आवश्यक सामग्री तैयार करने की समय सीमा के बारे में बताना है। पत्र जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा मुद्रित और हस्ताक्षरित है। उसके बाद, सचिवालय सिस्टम का उपयोग करके, सभी जिम्मेदार निष्पादकों को पत्र तैयार करता है, हस्ताक्षरित पत्र की प्रतियों पर जिम्मेदार निष्पादक की स्थिति और नाम प्रिंट करता है। प्रत्येक जिम्मेदार निष्पादक बैठक के लिए सामग्री तैयार करता है, जिसमें बैठक के एक विशिष्ट आइटम पर एक मसौदा निर्णय अनिवार्य होता है।

मसौदा निर्णय में शामिल हैं आवश्यक गुण, कैसे:

- किस बैठक के लिए मसौदा निर्णय तैयार किया जा रहा है;

- किस एजेंडा आइटम के लिए मसौदा निर्णय तैयार किया जा रहा है;

- आइटम के नाम की पुनरावृत्ति;

- निर्णय का मसौदा कौन तैयार करता है;

एजेंडे पर हस्ताक्षर होने पर बैठक के एजेंडे को मंजूरी मिल जाती है। उसके बाद, सचिवालय बैठक के लिए निमंत्रण और बैठक के लिए सामग्रियों का एक पैकेज भेजता है, जिसमें अनुमोदित एजेंडा, मसौदा निर्णय और संदर्भ होते हैं।

बैठक शुरू होने से तुरंत पहले, दस्तावेजों का एक पैकेज उन प्रतिभागियों को वितरित किया जाता है जिन्हें यह अभी तक प्राप्त नहीं हुआ है। बैठक के नतीजों के बाद एक प्रोटोकॉल तैयार किया जाता है। निम्नलिखित जानकारी प्रोटोकॉल में दर्ज की गई है:

- की तारीख;

- पीठासीन अधिकारी;

- उपस्थित लोग, स्थिति के आधार पर समूहीकृत;

- मुद्दे का नाम (एजेंडा आइटम);

- वक्ताओं के नाम;

- प्रस्तावना (छोड़ा जा सकता है);

- क्रमांकित सूची के रूप में मुद्दों पर निर्णय।

1.3 बैठकों के प्रकार एवं संचालन

व्यावसायिक बैठकें बहुत विविध होती हैं। आमतौर पर निम्नलिखित प्रकार होते हैं:

- तानाशाही (प्रमुख को वोट देने का अधिकार है, बाकी लोग चुपचाप सुनते हैं, अक्सर बॉस से डांट खाते हैं);

- निरंकुश (इंटरैक्टिव मोड में आयोजित, जब नेता प्रत्येक प्रतिभागी से प्रश्न पूछता है और उनके उत्तर प्राप्त करता है);

- पृथक्करणात्मक (जब प्रमुख की रिपोर्ट और उसके द्वारा नियुक्त अधीनस्थों के भाषणों की योजना बनाई जाती है);

- बहस योग्य (उनकी विशेषता है निःशुल्क विनिमयराय, एक निर्णय लिया जाता है, जो प्रतिभागियों के मतदान द्वारा लिया जाता है, उसके बाद प्रमुख द्वारा अनुमोदन किया जाता है);

- नि:शुल्क (ये बिना किसी स्पष्ट एजेंडे और बिना अध्यक्ष के बैठकें हैं। अधिकतर ये होती हैं अभिन्न अंगबैठकें जब किसी समस्या पर चर्चा गतिरोध पर पहुंच गई हो। इस मामले में, बैठक का अध्यक्ष एक लंबे ब्रेक की घोषणा करता है, जिसके दौरान पर्दे के पीछे की बैठकें अनायास उत्पन्न हो जाती हैं)।

हमारे देश में प्रशासनिक-कमांड प्रणाली की शर्तों के तहत, पहले तीन प्रकार की व्यावसायिक बैठकें आमतौर पर उपयोग की जाती थीं, जिनका मुख्य अर्थ यह था कि उनमें नेता केवल आमंत्रित लोगों को पार्टी और उच्च संगठनों के अपने निर्णयों या निर्देशों से परिचित कराते थे। , जबकि सार व्यापार बैठकएक स्वतंत्र चर्चा सुनिश्चित करना और राय के व्यापक विचार के आधार पर एक सामान्य समाधान विकसित करना है, जिसमें वे राय भी शामिल हैं जो प्रशासन के दृष्टिकोण के अनुरूप नहीं हैं।

अक्सर, व्यावसायिक बैठकें निम्नलिखित कारणों से आयोजित की जाती हैं: सबसे पहले, यदि सभी के अपनी राय व्यक्त करने और उचित ठहराने के समान अधिकार के आधार पर सामूहिक निर्णय लेना आवश्यक है; दूसरे, बशर्ते कि समस्या का समाधान एक ही समय में संगठन या फर्म के कई संरचनात्मक प्रभागों के हितों को प्रभावित करता हो; तीसरा, इस घटना में कि समस्या को हल करने के लिए श्रमिकों के विभिन्न समूहों की राय का उपयोग करना आवश्यक है।

व्यावसायिक जीवन के अभ्यास से पता चलता है कि व्यावसायिक बैठकें प्रबंधकों के एक संकीर्ण दायरे के प्रशासनिक निर्णयों की तुलना में अधिक प्रभावी होती हैं। हालाँकि, अपर्याप्त रूप से अच्छी तरह से तैयार की गई और हर अवसर पर बुलाई गई खराब बैठकें बहुत नुकसान पहुंचाती हैं, क्योंकि वे लोगों का बहुमूल्य समय बर्बाद कर देती हैं, उन्हें उनके मुख्य काम से दूर कर देती हैं। इसलिए ऐसी बैठकें बुलाने से पहले इस तरह के कदम की जरूरत पर विचार किया जाना चाहिए. यह संभावना है कि विचार के लिए प्रस्तावित मुद्दे को तत्काल समाधान की आवश्यकता नहीं है। इसके अलावा, उदाहरण के लिए, प्रबंधक केवल कर्मचारियों को किसी चीज़ के बारे में सूचित करना चाहता है। ऐसे में आप बिना मीटिंग के आसानी से काम चला सकते हैं।

लेकिन अगर बैठक आयोजित करना फिर भी समीचीन माना जाता है, तो सबसे पहले, इसे सावधानीपूर्वक तैयार करना आवश्यक है। यह प्रशिक्षण और इसके कार्यान्वयन की प्रक्रिया इस प्रकार तैयार की जानी चाहिए सबसे अच्छा तरीकामुख्य कार्य हल हो गया, जिसके लिए ही बैठक हो रही है।

बैठक शुरू होने का समय निर्धारित करते समय आपको काम की लय को ध्यान में रखना चाहिए। लोगों को दिन के दौरान एक प्रकार के काम से दूसरे प्रकार के काम पर स्विच करने के लिए मजबूर न करने के लिए, कार्य दिवस की शुरुआत या अंत में या दोपहर के भोजन के ब्रेक के बाद बैठकें आयोजित करने की सलाह दी जाती है। खर्च किए गए कुल समय को ध्यान में रखते हुए - यानी, न केवल बैठक के लिए आवश्यक समय, बल्कि संग्रह, स्थानांतरण, वापसी और कार्य में शामिल करने के लिए भी आवश्यक समय - बैठक की शुरुआत और अंत की योजना बनाई जानी चाहिए ताकि कोई परेशानी न हो "रिक्त" खंडों का समय: यदि यह दोपहर के भोजन के अवकाश से 15 मिनट पहले समाप्त होता है, तो निश्चित रूप से इसमें मिनटों का नुकसान होगा।

बैठक में भाग लेने वालों को पहले से सूचित करना और उन्हें सभी आवश्यक सामग्रियों के साथ एजेंडे से परिचित कराना आवश्यक है, ताकि उनके भाषणों पर पहले से विचार किया जा सके। कुज़िन एफ.ए. व्यावसायिक संचार की संस्कृति: एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका। -- छठा संस्करण, संशोधित। और अतिरिक्त - एम.: ओएस-89, 2002.- पी. 197

जैसा कि अनुभव से पता चलता है, व्यावसायिक बैठकें हमेशा इस तथ्य के कारण वांछित प्रभाव नहीं लाती हैं कि कई प्रबंधक अपने संगठन और आचरण की तकनीक की स्पष्ट रूप से कल्पना नहीं करते हैं। कई मामलों में, व्यावसायिक बैठकें बहुत बार बुलाई जाती हैं और खराब तैयारी की जाती है; उनके कार्यान्वयन में बहुत सारे लोग शामिल हैं, और निश्चित रूप से "पहले" नेता; बैठकों की अनुचित लंबाई उनकी प्रभावशीलता को कम कर देती है; अंततः, व्यावसायिक बैठकों में जो निर्णय लिए जाते हैं, उन्हें अक्सर खराब तरीके से औपचारिक रूप दिया जाता है और कार्यान्वयन की प्रक्रिया में खराब तरीके से नियंत्रित किया जाता है, जिससे उनकी प्रभावशीलता काफी कम हो जाती है, जिससे उन्हीं मुद्दों पर दोबारा बैठक करना आवश्यक हो जाता है।

एक व्यावसायिक बैठक उद्यम में उत्पन्न होने वाले सबसे महत्वपूर्ण और सबसे जटिल मुद्दों के इष्टतम समाधान विकसित करने में सामूहिक दिमाग को शामिल करने का एक तरीका है। इस संबंध में प्रबंधन प्रक्रिया को तीन मुख्य चरणों में घटा दिया गया है:

- सूचना का संग्रह और प्रसंस्करण;

- कंपनी के सभी विभागों और सभी कर्मचारियों की गतिविधियों का समन्वय;

- निर्णय लेना।

सिवाय आपके सीधा गंतव्य, प्रत्येक तर्कसंगत रूप से आयोजित बैठक एक महत्वपूर्ण शैक्षिक समस्या का समाधान भी करती है। बैठक में, कर्मचारी समाधान के लिए व्यापक दृष्टिकोण अपनाने के लिए एक टीम में काम करना सीखते हैं सामान्य कार्यसमझौता करना, संचार की संस्कृति हासिल करना आदि। कुछ कर्मचारियों के लिए, व्यावसायिक बैठक में होना प्रबंधन के उच्चतम स्तर के नेताओं को देखने और सुनने का एकमात्र अवसर है। इसके अलावा, एक व्यावसायिक बैठक में प्रबंधक को अपनी प्रबंधकीय प्रतिभा दिखाने का अवसर दिया जाता है। काबुश्किन एन.आई. पर्यटन प्रबंधन: प्रो. भत्ता. - मिन्स्क: बीएसईयू, 2000. - पी। 437

1.4 बैठकों और बैठकों की दक्षता में सुधार

सामाजिक-सांस्कृतिक क्षेत्र से संबंधित संस्थानों और संगठनों में, विशेष रूप से निर्मित प्रबंधन निकाय ढूंढना अक्सर संभव नहीं होता है। इन संस्थानों में, विकास के लिए, ऐतिहासिक और सांस्कृतिक स्मारकों के संरक्षण और बहाली के लिए सार्वजनिक स्व-सरकारी निकाय अक्सर सार्वजनिक परिषदों के रूप में बनाए जाते हैं। लोक कलाऔर शिल्प, बच्चों और किशोरों के साथ काम का आयोजन आदि।

उदाहरण के लिए, कुछ प्रबंधक, बिना किसी विडंबना के, उचित रूप से कहते हैं कि कई बैठकों का छिपा उद्देश्य प्रबंधक की अलोकप्रिय, जोखिम भरा, कठिन या गलत निर्णय लेने की जिम्मेदारी साझा करने की इच्छा में निहित है। गंभीरता से कहें तो, बैठकें केवल इसलिए नहीं आयोजित की जाती हैं क्योंकि नेता स्वयं निर्णय नहीं ले सकता है या नहीं लेना चाहता है।

बैठकों का उद्देश्य कर्मचारियों के प्रयासों का समन्वय करना, देना और प्राप्त करना है आवश्यक जानकारी, आवश्यक निर्णय लें (उन मामलों को छोड़ दें जब बैठकें स्वयं बैठकों के लिए आयोजित की जाती हैं, जब कोई स्पष्ट लक्ष्य, कोई विशिष्ट एजेंडा नहीं होता है, लेकिन संचार की इच्छा होती है, "एक साथ मिलकर चर्चा करने" की इच्छा होती है) .

यदि नेता प्रतिभागियों की संरचना पहले से निर्धारित नहीं करता है तो बैठक उत्पादक नहीं होगी। बड़ी बैठकों की प्रवृत्ति, अधिक से अधिक लोगों को उनमें आमंत्रित करने की इच्छा हमेशा वांछित परिणाम नहीं देती है। बैठक बैठक

जो विशेषज्ञ सीधे तौर पर बैठक के एजेंडा आइटम से संबंधित नहीं हैं, वे अपना पद खो देते हैं काम का समयव्यर्थ। इसके अलावा, आमंत्रितों की संख्या में वृद्धि बैठक में प्रतिभागियों के बीच संचार को जटिल बनाती है, बताए गए मुद्दों की चर्चा से विचलन को भड़काती है, सभी प्रतिभागियों की क्षमताओं का उपयोग करने की क्षमता कम कर देती है और निर्णय लेना मुश्किल हो जाता है।

अभ्यास से पता चलता है कि बैठक की सफलता उसके आयोजन के समय और स्थान की सटीक पसंद से निर्धारित होती है। बैठक के दिन का समय उसके संभावित प्रतिभागियों की क्षमता के अनुसार निर्धारित किया जाना चाहिए। लंच ब्रेक से आधे घंटे पहले या कार्य दिवस की समाप्ति से पहले बैठक की नियुक्ति करना सबसे उचित है।

बैठक के अंत के छिपे हुए नियम प्रतिभागियों को अतिरिक्त प्रश्नों से विचलित न होने, वाचाल न होने और समय का ध्यान रखने के लिए बाध्य करेंगे। प्रत्येक प्रबंधक यह तय करता है कि बैठक में कितना समय लगेगा। अधिकांश लोग सोचते हैं कि किसी भी बैठक के लिए एक घंटा पर्याप्त है, लेकिन प्रश्नों की संख्या और उनके महत्व के आधार पर समय सीमा भिन्न हो सकती है।

और एक अनुभवी नेता हमेशा बैठक का अंतिम समय, भाषणों की अवधि निर्धारित करेगा, प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा के नियम निर्धारित करेगा।

एक नियम के रूप में, एक कठोर समय सीमा की अनुपस्थिति, बैठक में प्रतिभागियों का ध्यान केंद्रित नहीं कर पाती है, और उपलब्ध समय के अनुपात में शब्दों की संख्या बढ़ जाती है।

मुद्दों की चर्चा को सही समय पर पूरा करना लोगों को तुरंत सही समाधान ढूंढना सिखाता है, अनुशासन देता है और साथ ही, उन्हें अपने समय की योजना बनाने का अवसर देता है, यह जानते हुए कि बैठक कब समाप्त होगी।

पहचानी गई समस्याओं को केवल बाहरी सीमाओं के रूप में माना जाना चाहिए, जिन पर काबू पाना प्रभावी बैठकों के लिए पर्याप्त नहीं है।

गहरी समस्याएँ स्वयं नेता, उसके ज्ञान, अनुभव, कौशल, सत्यापित नेतृत्व शैली और स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्य की उपस्थिति में निहित हैं।

तथ्य यह है कि कुछ बैठकों की भौतिक लागत तीन गुना अधिक है (प्रारंभिक कार्य, प्रतिभागियों का वेतन, ओवरहेड, यात्रा लागत, समय बीता गयाउनके निर्णयों के परिणामस्वरूप होने वाली बचत की तुलना में राउंड-ट्रिप यात्रा और स्वयं बैठक)। बैठक आयोजित करने का इरादा रखते हुए, प्रबंधक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि अपेक्षित लागत कम से कम अपेक्षित लाभ से अधिक न हो।

बैठकों में व्यर्थ बिताया गया समय न केवल उनकी अनुचित अवधि से जुड़ा है, बल्कि कई मामलों में उन्हें समय पर शुरू करने में अध्यक्ष की असमर्थता से भी जुड़ा है।

प्रत्येक कर्मचारी ऐसे कई उदाहरण बताएगा जब बैठकें नियत समय से 15-20 मिनट देर से शुरू हुईं। हर कोई समय पर शुरुआत करना जानता है, लेकिन थोड़ा इंतजार करने के हमेशा कारण होते हैं। नेता सभी के इकट्ठा होने का इंतजार करता है, देर से आने वाले प्रतिभागियों को शामिल करता है।

ऐसे बहुत कम लोग हैं, लेकिन ऐसा लगता है कि वे अपनी शर्तें बाकियों पर थोपते हैं। अगली और अगली बार कथानक को उन्हीं पात्रों के साथ दोहराया जाता है, धीरे-धीरे बाकी लोगों को इसका आदी बनाया जाता है। प्रतीक्षा समय को पूरा करते हुए, अध्यक्ष उपस्थित लोगों में से एक के साथ एक महत्वहीन तथ्य या हाल की घटनाओं के बारे में बातचीत शुरू करता है, जिसमें बाकी सभी को अनुत्पादक बातचीत में शामिल किया जाता है।

इसलिए, बैठक में व्यक्तिगत प्रतिभागियों की अनुशासनहीनता के कारण समय की व्यर्थ बर्बादी को नेता द्वारा रोका जाना चाहिए, और इसके लिए केवल बैठक शुरू करने का समय होने पर बात करना बंद करने के दृढ़ संकल्प की आवश्यकता होती है। जो लोग पहली और दूसरी बार देर से आएंगे वे "प्रकाशित" होंगे और खुद को अल्पमत में पाएंगे, और तीसरी बार वे समय पर आएंगे या अनावश्यक के रूप में बिन बुलाए जाएंगे।

लोगों को समय पर एकत्र करना और समय पर बैठक शुरू करना कोई आसान काम नहीं है, लेकिन यह समस्या का केवल एक हिस्सा है। एक नेता के रूप में नेता (अध्यक्षता) की वास्तविक भूमिका बैठक आयोजित करने की प्रक्रिया में प्रकट होती है।

उनका कौशल, लोगों के मनोविज्ञान का ज्ञान, प्रबंधन विज्ञान की सूक्ष्मताएं बैठक के प्रतिभागियों की राय और इच्छाओं को सुनने की क्षमता, इष्टतम लचीलेपन और बैठक आयोजित करने की शैली और तरीके को संशोधित करने की क्षमता में प्रकट होती हैं। , एक विशेष स्थिति पर आधारित।

ऐसी बैठकों में अंतर्निहित ताकतें हमेशा स्पष्ट होती हैं, लेकिन इसके लिए सूक्ष्म और कुशल नेतृत्व की आवश्यकता होती है, जिससे बैठक में भाग लेने वालों को उन भूमिकाओं को ग्रहण करने की अनुमति मिलती है जो निर्णय लेने में बाधा नहीं बल्कि सुविधा प्रदान करेंगी। चिझिकोव वी.एम., चिझिकोव वी.वी. सामाजिक-सांस्कृतिक प्रबंधन का परिचय। - एम.: एमजीयूकेआई, 2003. - पी. 282

निष्कर्ष

इस प्रकार, उपरोक्त सामग्री के आधार पर, निम्नलिखित निष्कर्ष निकाले जा सकते हैं।

मिलना और मिलना कोई स्पष्ट अवधारणा नहीं है।

एक सामान्य प्राकृतिक आधार होने पर - कार्यों का समन्वय करना, सूचनाओं का आदान-प्रदान करना, समस्याओं को हल करना और निर्णय (या कानून) बनाना, हालांकि, वे प्रतिभागियों के रूप, सामग्री, संरचना और शक्तियों में काफी भिन्न होते हैं।

बैठक किसी संस्था या संगठन के जीवन के सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों पर सामूहिक निर्णय लेने का एक रूप है।

बैठकें - मुख्य रूप से संगठनात्मक मुद्दों को संबोधित करने के लिए संकीर्ण रूप से पेशेवर बैठकें (उदाहरण के लिए, ट्रेड यूनियन समिति की बैठक, प्रेसीडियम की बैठक, आदि)।

मीटिंग की तैयारी - मीटिंग के जीवन चक्र को निम्नलिखित चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

तैयारी;

धारण करना;

निष्पादन नियंत्रण.

प्रत्येक जिम्मेदार निष्पादक बैठक के लिए सामग्री तैयार करता है, जिसमें बैठक के एक विशिष्ट आइटम पर एक मसौदा निर्णय अनिवार्य होता है।

व्यावसायिक बैठकें अक्सर निम्नलिखित कारणों से आयोजित की जाती हैं: सबसे पहले, यदि सभी के अपनी राय व्यक्त करने और उचित ठहराने के समान अधिकार के आधार पर सामूहिक निर्णय लेना आवश्यक है; दूसरे, बशर्ते कि समस्या का समाधान एक ही समय में संगठन या फर्म के कई संरचनात्मक प्रभागों के हितों को प्रभावित करता हो; तीसरा, इस घटना में कि समस्या को हल करने के लिए श्रमिकों के विभिन्न समूहों की राय का उपयोग करना आवश्यक है।

बैठक शुरू होने का समय निर्धारित करते समय आपको काम की लय को ध्यान में रखना चाहिए। बैठक में भाग लेने वालों को पहले से सूचित करना और उन्हें सभी आवश्यक सामग्रियों के साथ एजेंडे से परिचित कराना आवश्यक है, ताकि उनके भाषणों पर पहले से विचार किया जा सके।

बैठकों का उद्देश्य कर्मचारियों के प्रयासों का समन्वय करना, आवश्यक जानकारी देना और प्राप्त करना, आवश्यक निर्णय लेना है।

यदि नेता प्रतिभागियों की संरचना पहले से निर्धारित नहीं करता है तो बैठक उत्पादक नहीं होगी।

अभ्यास से पता चलता है कि बैठक की सफलता उसके आयोजन के समय और स्थान की सटीक पसंद से निर्धारित होती है। बैठक के दिन का समय उसके संभावित प्रतिभागियों की क्षमता के अनुसार निर्धारित किया जाना चाहिए।

बैठक का स्थान अपने प्रतिभागियों की मुख्य संरचना के स्थान से दूर या ऐसे कमरे में नहीं होना चाहिए जहां प्रदर्शनी, सचित्र सामग्री का प्रदर्शन आदि आयोजित करना असंभव हो।

प्रयुक्त स्रोतों की सूची

1. ज़ादोर्किन वी.आई. प्रबंधक के कार्य का संगठन। इलेक्ट्रॉनिक पाठ्यपुस्तक.

2. काबुश्किन एन.आई. पर्यटन प्रबंधन: प्रो. भत्ता. - मिन्स्क: बीएसईयू, 2000. - 644 पी।

3. कुज़िन एफ.ए. व्यावसायिक संचार की संस्कृति: एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका। -- छठा संस्करण, संशोधित। और अतिरिक्त - एम.: ओएस-89, 2002.- 320 पी।

4. स्मिरनोव ई.ए. प्रबंधन निर्णयों का विकास: विश्वविद्यालयों के लिए पाठ्यपुस्तक। एम: यूनिटी-दाना, 2002. 271 पी।

5. चिझिकोव वी.एम., चिझिकोव वी.वी. सामाजिक-सांस्कृतिक प्रबंधन का परिचय। - एम.: एमजीयूकेआई, 2003. - 382 पी।

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ऐसे कई प्रकार के आयोजन होते हैं जो एक निश्चित स्थान पर, एक निश्चित समूह के लोगों के लिए आयोजित किए जाते हैं विभिन्न विषयया निर्णय विशिष्ट मुद्दों पर किये जाते हैं। उदाहरण के लिए, शेयरधारकों की त्रैमासिक बैठक या सामान्य कॉर्पोरेट बैठक। इन गतिविधियों को कई प्रकारों में विभाजित किया गया है:

ü बैठक

ü बैठक

ü एक व्यावसायिक बैठक:

Ø व्यापारिक बातचीत

Ø बातचीत

बैठक कुछ नियमों के अनुसार किया गया बैठक प्रक्रिया), जो संगठन के चार्टर में वर्णित है। बैठक के आयोजन और उसमें लिए गए निर्णयों को एक विशेष दस्तावेज़ में दर्ज किया जाता है जिसे कहा जाता है बैठक का कार्यवृत्त.

बैठक यह किसी बैठक से भिन्न होता है, जिसमें आमतौर पर लोगों के एक संकीर्ण समूह को बैठक में आमंत्रित किया जाता है। उदाहरण के लिए, वे लोग जो एक ही संगठन के विभिन्न विभागों या विभिन्न कंपनियों और फर्मों के प्रतिनिधियों का प्रतिनिधित्व करते हैं।

बैठकें अक्सर बैठकों से अधिक नियमित होती हैं। वे एक निश्चित समय पर, आमतौर पर सप्ताह में एक बार बुलाए जाते हैं। सामयिक समस्याओं और मुद्दों पर विचार करने के लिए बैठकें होती हैं। ऐसी बैठकें अनिर्धारित प्रकृति की भी हो सकती हैं यदि वे किसी तत्काल आवश्यकता के कारण उचित हों। आमतौर पर बैठकों में मिनट्स नहीं रखे जाते, लेकिन नतीजों के आधार पर एक प्रस्ताव जरूर जारी किया जाता है।

व्यावसायिक मुलाक़ात में विभाजित है व्यापारिक बातचीतऔर बातचीत।

व्यापारिक बातचीतयह एक स्वतंत्र वार्तालाप के रूप में होता है और विभिन्न महत्वपूर्ण क्षणिक कार्यों पर चर्चा करने के लिए आयोजित किया जाता है, लेकिन अंत में एक निर्णय आवश्यक रूप से जारी किया जाता है।

बातचीतकंपनियों, संगठनों या उद्यमों की संयुक्त गतिविधियों के लिए अधिक मौलिक मुद्दों और कार्यों का समाधान प्रदान करें, जैसे: बातचीत का दायरा निर्धारित करना, प्रभाव के क्षेत्रों को सीमित करना, इत्यादि। अंतिम समझौते या मौखिक बयान पर हस्ताक्षर करने के साथ बातचीत समाप्त होती है।

प्रत्येक उद्यमी, व्यवसायी, व्यापारी को, अपनी गतिविधि की प्रकृति से, अक्सर एक भागीदार के रूप में कार्य करने या स्वयं विभिन्न बैठकें, सम्मेलन और व्यावसायिक बैठकें आयोजित करने की आवश्यकता होती है। इन गतिविधियों को करने के लिए एक स्थापित प्रक्रिया है, जिसका पालन किया जाना चाहिए, क्योंकि यह सीधे व्यवसाय की सफलता और विकास को प्रभावित करता है।

इन आयोजनों को गुणवत्तापूर्ण तरीके से तैयार करने और संचालित करने के लिए किन शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए?

1. विषय को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना और एजेंडे की रूपरेखा तैयार करना महत्वपूर्ण है।

एजेंडे में 2-3 महत्वपूर्ण मुद्दे और 3-4 गौण मुद्दे शामिल होने चाहिए। ऐसा अनुपात क्यों? यदि कुछ मुख्य मुद्दे हैं, तो आप उन पर विचार करने के लिए अधिक समय दे सकते हैं और उन पर अधिक गहराई से काम कर सकते हैं। यदि उनमें से कई हैं, तो सीमित समय को देखते हुए, मुख्य मुद्दों पर सतही रूप से विचार किया जाएगा और कई बारीकियां छूट जाएंगी।

2. बैठक, बैठक, वार्ता में आमंत्रित विशिष्ट व्यक्तियों की सूची बनाएं।

अपवाद है उत्पादन बैठक.यह नियमित रूप से और उपस्थित लोगों की अपरिवर्तित सूची के साथ आयोजित किया जाता है।

3. आयोजन के लिए एक तिथि और एक विशिष्ट समय निर्धारित करें।

वार्ता की तारीख और समय पर सभी पक्षों के साथ सहमति होनी चाहिए।

4. आयोजन की तारीख और समय के बारे में सभी संभावित व्यक्तियों को अनिवार्य सूचना।

बैठक आयोजित करने के लिए यह कार्य कम से कम एक सप्ताह पहले किया जाना चाहिए। केवल उन लोगों को आगामी उत्पादन बैठक के बारे में चेतावनी दी जाती है जो स्थायी भागीदार नहीं हैं।

5. वह समय सीमा निर्धारित करें जिसके दौरान यह आयोजन होगा, और सभी प्रतिभागियों को उनके बारे में सूचित करें।

जैसा कि अनुभव से पता चलता है, घटना के अंतिम समय के बारे में चेतावनी उपस्थित सभी लोगों को अनुशासित करती है और घटना के समय को 10 से 15% तक कम कर देती है।

6. मुख्य भाषण तैयार करना जरूरी है. यह एक रिपोर्ट या एक संक्षिप्त संदेश हो सकता है. चर्चा के लिए आवश्यक प्रतिभागियों को नामित करें।

भाषण सख्ती से विषय पर होना चाहिए और विचाराधीन समस्या को प्रकट करना चाहिए। तर्क और निष्कर्ष तथ्यों द्वारा प्रमाणित और समर्थित होने चाहिए। खोखली बातें और अस्पष्टता श्रोताओं को केवल असावधानी और उदासीनता का कारण बनेगी।

7. परिसर पर निर्णय लें और इसे आयोजन के लिए तैयार करें।

कमरा या हॉल आरामदायक और ऐसे आकार का होना चाहिए कि इसमें सभी इच्छित उपस्थित लोगों को समायोजित किया जा सके। सीटों की संख्या पर पहले से विचार करें - सभी के लिए पर्याप्त कुर्सियाँ होनी चाहिए। सुनिश्चित करें कि आपके पास आपातकालीन स्थिति के लिए अतिरिक्त सामान है। बातचीत के लिए, प्रत्येक भागीदार के सामने पूरे प्रारंभिक अक्षर वाला एक कार्ड रखना उपयोगी होता है। उस पर उस संगठन या कंपनी का नाम बताएं जिसकी ओर से यह व्यक्ति मौजूद है। प्रत्येक प्रतिभागी के लिए टेबल पर कागज/नोटबुक का एक टुकड़ा और कुछ पेन रखें। पेय (सोडा के साथ और बिना मिनरल वाटर) और गिलास की उपस्थिति का स्वागत है। शिष्टाचार के नियम बातचीत के दौरान चाय और कॉफी परोसने का प्रावधान करते हैं।

तय समय पर कार्य सख्ती से शुरू होना चाहिए। देरी के परिणामस्वरूप बाद की घटनाओं में और देरी होगी। वार्ता का आयोजन करते समय, सभी पक्षों - प्रतिभागियों ने काम शुरू होने के क्षण का बिना शर्त निरीक्षण करने का निर्णय लिया। साझेदारों द्वारा बातचीत में आपकी अनुचित देरी को उपेक्षा की चरम सीमा माना जाएगा और आगे के परिणामों की भविष्यवाणी करना मुश्किल होगा।

सुनिश्चित करें कि आयोजन के दौरान सामान्य माहौल मैत्रीपूर्ण हो। व्यक्तित्व में परिवर्तन, तसलीम, अपमान और उकसावे अस्वीकार्य हैं।

एक बैठक आयोजित करने के लिए आपको एक अध्यक्ष चुनना होगा.यह सामान्य खुले या बंद वोट के माध्यम से किया जाता है। इस चरण को प्रोटोकॉल में दर्ज किया जाना चाहिए।

पीठासीन अधिकारी नियमों को नियंत्रित करने और प्रत्येक वक्ता के नाम और उपनाम, उसकी स्थिति और उस कंपनी के नाम की घोषणा करने के लिए बाध्य है जिसकी ओर से प्रतिभागी बोलता है।

चयनित वक्ता कुछ गुणों से युक्त व्यक्ति होना चाहिए। सबसे पहले, अध्यक्ष एक सक्षम और निष्पक्ष व्यक्ति होना चाहिए। स्वयं को स्पष्ट एवं स्पष्ट रूप से अभिव्यक्त करने में सक्षम होना चाहिए, विरोधी विचारों के प्रति सहनशील होना चाहिए। उसे किसी को तरजीह देने और अपनी राय थोपने का कोई अधिकार नहीं है. यदि बैठक के दौरान उनके पास अपने प्रस्ताव हैं, तो अध्यक्ष को उन सभी के बाद ही व्यक्त करने का अधिकार है जो बोल चुके हैं।

किसी भी घटना का सबसे महत्वपूर्ण क्षण सारांश निकालना और निर्णय लेना है। अधिकतर, इस समय किसी प्रकार की ऊर्जा की हानि और असहायता होती है। इसका कारण है मनोवैज्ञानिक पहलू: प्रतिभागियों को यह एहसास नहीं हो पा रहा है कि समय समाप्त हो रहा है और कुछ निर्णय लेने की आवश्यकता है। वे चुनाव करने में संदेह करना, झिझकना, झिझकना शुरू कर देते हैं। अगर ऐसी स्थिति आती है तो इससे निकलने का सबसे अच्छा तरीका यही है कि एक प्रस्ताव लेकर उस पर विचार किया जाए. यह बहुत महत्वपूर्ण है कि उस क्षण को न चूकें जब आपको चर्चा रोक देनी चाहिए। यह पूरी तरह से चेयरमैन के अनुभव पर निर्भर करता है. मध्यवर्ती मतदान की प्रथा भी है, जब चर्चा के प्रत्येक चरण के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है। लेकिन यदि यह निर्णय अल्पमत द्वारा अस्वीकार कर दिया जाता है तो अंतिम निर्णय लेने में जल्दबाजी करना भी उचित नहीं है। इस मामले में, चर्चा के सभी पक्षों को संतुष्ट करने वाले निर्णय पर पहुंचने के लिए चर्चा जारी रखना आवश्यक है।

3.10.1. "व्यवसाय" की अवधारणाओं की परिभाषा

बैठक, सभा.

बिज़नेस मीटिंग, मीटिंग एक रूप है

व्यवसाय का सामूहिक विचार

उत्पादन स्थितियाँ,

आर्थिक, वैज्ञानिक और तकनीकी,

राजनीतिक और अन्य मुद्दे

3.10.2. सम्मेलनों और बैठकों के बीच अंतर.

अंतर का नाम.

प्रतिभागियों की संख्या से.

उसके काम को निर्देशित करने के लिए.

चर्चा के तहत मुद्दे

बैठक

प्रेसिडियम का चुनाव किया जाता है

सवालों पर चर्चा हो रही है

समन्वय के संबंध में

पूरी मंडली

बैठक

संचालन नेता जी द्वारा किया गया

व्यक्तिगत समस्याएँ

विशेष आकार

टीम वर्क को छोड़कर

बैठकें और सभाएँ।

सम्मेलन

सेमिनार

संगोष्ठियों

रैलियों

xxx

मुख्य उद्देश्य

बैठकें, सभाएँ।

तैयारी एवं कार्यान्वयन में सहायता करें

प्रबंधन निर्णय.

बैठकों के लाभ

सभाएँ।

सिद्धांत के अनुसार सामूहिक बुद्धि का प्रयोग

"एक सिर अच्छा है, लेकिन कई बेहतर हैं",

समस्याओं का अधिक व्यापक दृष्टिकोण

विभिन्न प्रोफ़ाइलों के विशेषज्ञों को आकर्षित करना

गतिविधियाँ,

तेजी से निर्णय लेना

स्वयं उनकी तैयारी में प्रत्यक्ष विचार

कलाकार

प्रबंधन को मिलने का अवसर

अधीनस्थों के व्यक्तिगत और व्यावसायिक गुण

ओ उनकी बुद्धि

यह एक प्रकार का उत्पादन का साधन है

प्रशिक्षण और नैतिक शिक्षा

गतिविधि नियंत्रण का एक प्रभावी रूप

नेता

स्टीम ब्लीड तंत्र - कर्मचारी कर सकते हैं

अपनी राय व्यक्त करें, असंतुष्ट,

प्रबंधन आदि की आलोचना करें

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

संचालन में कमियां

बैठकें, सम्मेलन.

ध्यान भटकने के कारण समय बर्बाद हुआ

कर्मचारियों को अपना प्रत्यक्ष प्रदर्शन करने से रोकें

आधिकारिक कर्तव्य;

के लिए अपर्याप्त प्रारंभिक कार्य के कारण

पुनर्बीमा या तो बस नियमित रूप से उनके पास है

चेक मार्क प्रभाव;

प्रायः सामूहिक निकायों के कार्य के परिणाम नहीं होते

निष्पादन के लिए लाया गया;

- "भूलना"

पर अपनाया गया

निर्णयों के कार्यान्वयन पर नियंत्रण का अभाव और

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

मुख्य प्रकार

बैठकें.

व्यथित

निर्देशात्मक

परिचालन (प्रेषण)

बैठक संरचना.

रिपोर्ट (जानकारी)

वक्ता से प्रश्न

फ़ैसला करना

"समस्या" के कार्य

बैठकें"

चर्चा के माध्यम से इष्टतम का पता लगाएं

प्रबंधन, उत्पादन,

सामाजिक, आदि समस्या

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

"व्यावसायिक संपर्क"

एक विशेष प्रकार की बैठक.

विदेशी व्यवहार में एक विशेष प्रकार का प्रयोग किया जाता है

बैठकें: " व्यापारिक बातचीत". इसकी विशेषताएं:

प्रतिभागियों की स्थायी संरचना, निर्धारित

मुखिया के आदेश से

निर्धारित दिनों पर व्यवस्थित शुल्क और

कोई एक अध्यक्ष नहीं है, वे बैठक का नेतृत्व करते हैं

सभी प्रतिभागियों को बारी-बारी से

रेफरी चुना गया

व्यापार चर्चा जारी

नियमों का अनुपालन

व्यापार चर्चा

विकसित

नियमित का "तंत्र"।

निर्णयों के कार्यान्वयन की प्रगति की जानकारी

व्यापार चर्चा

यह एक तरह की स्थायी सलाह है

एक निश्चित के लिए एक नेता के अधीन

व्यापार की लाइन

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

अनुदेशात्मक के कार्य

बैठकें.

ऊपर से नीचे तक आदेशों का प्रसारण मानता है

उनके सबसे तेज़ के लिए नियंत्रण योजना के अनुसार

प्रदर्शन

समाधानों को लागू करने के तरीकों और साधनों की चर्चा

प्रबंधन दस्तावेजों से परिचित होना

प्रवर्तन द्वारा प्रतिस्थापित किया जा सकता है

निर्णय लिखित में

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

आपरेशनल

(नियंत्रण) बैठक.

(तथाकथित योजना बैठकें, पाँच मिनट,

नीचे से ऊपर तक जानकारी ग्रहण करता है

(बैठक में, कर्मचारी रिपोर्ट करते हैं

ज़मीनी मामलों की स्थिति पर प्रबंधक)

बदले में, नेता इसके आधार पर प्रयास करता है

उत्पन्न समस्या के समाधान हेतु जानकारी प्राप्त की

समस्या

रूस में बैठकों का सबसे आम रूप,

लेकिन वे आमतौर पर लंबे समय तक और अक्सर बने रहते हैं

अधीनस्थों के "रिक्त स्थान" में बदलें

विभागों और सेवाओं के बीच कलह, आदि।

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

कुशलता बढ़ाओ

बैठकें.

संगठनात्मक:

एजेंडा, मुद्दों आदि को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें

ठीक उन्हीं प्रतिभागियों का चयन करें जिनमें से

समस्या का समाधान निर्भर करता है

प्रतिभागियों को पहले से सूचित करें

बैठक का विषय और आवश्यक

समस्या से संबंधित सामग्री

दिन के सर्वोत्तम समय और समय पर विचार करें

बैठक

इष्टतम कमरे का आकार निर्धारित करें

वांछित तापमान, वेंटिलेशन,

दृश्य-श्रव्य साधन

विनियमों को मंजूरी दें

मनोवैज्ञानिक:

पहले सरल बातों पर विचार करें

ऐसे प्रश्न जिनमें कम समय लगता है और

मानसिक ऊर्जा

रिपोर्टों की "बकबक" से छुटकारा पाने का प्रयास करें

सफलताओं के बारे में, कमियों का पता लगाना, ब्रावुरा

तत्परता कथन, आदि

यह एक नियम बन जाना चाहिए कि बिना रचनात्मक

वाक्यों में शब्द लेने के लिए कुछ भी नहीं है

बैठक में भाग लेने वालों की व्यावसायिक भावना इस पर निर्भर करती है

इसकी शुरुआत, शुरुआत में नेता के व्यवहार से होती है

(शुरुआत में अधीनस्थों का अलग होना इस बात की गारंटी है

चर्चा से काम नहीं चलेगा)

सार्वजनिक आलोचना का कुशलतापूर्वक उपयोग करें:

“खराब काम की आलोचना की जाती है, नहीं

इंसान"

चमकदार दिलचस्प तथ्यदर्शकों को संगठित करता है

प्रदर्शन के प्रभाव को कम करता है

अनुपस्थित टकटकी, कुछ भी व्यक्त नहीं करना

इशारों से दर्शकों का ध्यान खींचा जाता है

बोला जा रहा है

नैतिक:

- "कागज के एक टुकड़े पर प्रदर्शन" प्रभाव को कम करता है

वाणी से और उसका प्रभाव कम हो जाता है

श्रोता

ऐसे वक्ता के लिए जो अपने तर्कों के बारे में अनिश्चित है, नहीं

जो कहा गया है उसकी सत्यता के प्रति आश्वस्त होना कठिन है

दूसरों को विश्वास दिलाएं कि आप सही हैं

सिर के ऊपर या अंदर देखते हुए न बोलें

श्रोता गलत तरीके से नाराज होते हैं

बोले गए शब्द ग़लत जगह पर हैं

तनाव, समान शब्दों और वाक्यांशों की पुनरावृत्ति

प्रदर्शन का असर हो सकता है

नकारात्मक प्रभाव उपस्थितिऔर व्यवहार

प्रदर्शन के दौरान आपको थिरकना नहीं चाहिए

कपड़े, अपना चेहरा छुओ, बटन घुमाओ,

बाएँ और दाएँ हिलाएँ, हाथों में घुमाएँ

आइटम, आदि

3.10.7. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

में चर्चा के नैतिक मानदंड

किसी मीटिंग या मीटिंग के दौरान.

किसी भी चर्चा में, आदरणीय

किसी और की राय के प्रति रवैया, भले ही वह पहली बार में हो

देखो बेतुका है

हमें दूसरों की राय को समझने का प्रयास करना चाहिए, और इसके लिए

सबसे पहले आपको धैर्य रखने की जरूरत है,

उसकी बात सुनने के लिए ध्यान आकर्षित करें

एक विषय पर टिके रहना चाहिए

बीजाणु. में व्यक्त स्थिति की अनुमति न दें

लोक कहावत है: “एक थॉमस के बारे में है, दूसरा थॉमस के बारे में है

चर्चा को मोड़ने से बचें

टकराव। किसी भी विवाद में आपको बिंदुओं की तलाश करनी होगी

विचारों और निर्णयों का अभिसरण, और खोजने का प्रयास करें

सामान्य समाधान. चर्चा को आगे बढ़ाना चाहिए

सहयोग, टकराव नहीं. यह किसी भी तरह से नहीं है

मामले का मतलब यह नहीं है कि जब कोई अपनी राय छोड़ दे

आत्म-धार्मिकता, लेकिन सवाल करने के लिए

आपकी राय उपयोगी है. बुद्धिमान कहावत याद रखें

सुकरात: "मैं केवल इतना जानता हूं कि मैं कुछ नहीं जानता"

यहां तक ​​कि असंगत के साथ तीव्रतम चर्चा भी

दृष्टिकोण में अपशब्द नहीं होने चाहिए,

इस तरह के अनुदेशात्मक कथन सत्य नहीं हैं, यह

बकवास, बकवास बातें, आदि वे छोटा नहीं करते

सत्य का मार्ग. विडम्बना, कटाक्ष

उपस्थित रहें। लेकिन इनका उपयोग अवश्य करना चाहिए

कुशलता से, विरोधियों का अपमान या अपमान किए बिना

चर्चा में मुख्य हथियार हो सकता है

केवल तथ्य, उनकी विवेकपूर्ण व्याख्या

स्वीकार करें कि आप गलत हैं. भलमनसी की तरह

यदि आपके विरोधियों को कष्ट हुआ हो तो उनके साथ व्यवहार करें

वाद-विवाद में हार. उन्हें बचाने का मौका दें

उनकी प्रतिष्ठा, उनके सकारात्मक पहलुओं पर ध्यान देना

पद. उनकी हार पर ख़ुश मत होइए.

जिम्मेदारियों

अध्यक्षता कर रहे हैं

चर्चाएँ।

चर्चा (बैठक) का नेता होना चाहिए

समस्या समाधान में सक्षम

चर्चा कौशल रखें

निःसंदेह, एक अच्छे व्यवहार वाला व्यक्ति बनना

उसे केवल मंजिल ही नहीं देनी चाहिए

बोलने और नियमों का पालन करने की इच्छा रखने वाले,

बल्कि चर्चा को रचनात्मक तरीके से निर्देशित करने के लिए भी।

प्रतिभागियों की भावनाओं पर काबू रखें

ऐसे बयानों के मामले में जो शालीनता की सीमा से परे जाते हैं

उनके शब्द छीन लो

चर्चा प्रारंभ करें

आप कह सकते हैं:

मैं आपका ध्यान चाहता हूँ.

हम शुरू करें?

चलो काम पर लगें?

मुझे खोलने दो (शुरू करने दो)...

मैं ओपनिंग करके खुश हूं

(शुरुआत)...

भाषण शिष्टाचार के रूपों के उदाहरण

बैठक के दौरान।

चलो चर्चा करते हैं...

पहली चीज़ जिस पर हमें चर्चा करने की ज़रूरत है...

क्या कोई टिप्पणियाँ (अतिरिक्त, प्रश्न) हैं? ..

कृपया, कॉमरेड (सर)... आपका प्रश्न...

मुझे इस प्रश्न का समाधान करने दीजिए...

मुझे नहीं लगता कि इस सवाल का जवाब दिया जा सकता है

तुरंत प्रतिसाद...

मुझे लगता है कि यह सवाल बाद में भी पूछा जा सकता है

व्यक्तिगत रूप से...

आइए चर्चा जारी रखें...

अगले ने मंजिल ले ली

कॉमरेड (मास्टर)...

कामरेड (श्रीमान) बोलते हैं...

कृपया माइक्रोफ़ोन में बोलें (थोड़ा सा)।

अपनी सीट से जोर से)।

आइए मैं निम्नलिखित पर चर्चा करने के लिए आगे बढ़ूं

एजेंडे की विषय - वस्तु।

मैं चाहूंगा कि वक्ता संक्षेप में बोलें

(नियमों का पालन)।

दुर्भाग्य से। आपका समय समाप्त हुआ...

कृपया विषय से न भटकें...

चलिए विषय (समस्या, प्रश्न) पर वापस आते हैं...

इस मुद्दे पर आगे चर्चा की जाएगी

बैठक...

मुझे खेद है, लेकिन हमारा समय समाप्त हो गया है और हम

रुकने को मजबूर किया

बहस...

चर्चा फिर शुरू होगी...

हमारी बैठक के अंत में, मैं कहना चाहूँगा

टिप्पणी...

मुझे आशा है कि इसमें भाग लेने से हम सभी लाभान्वित होंगे

यह चर्चा.

मुझे बैठक (सत्र) बंद करने दीजिए।

बैठक (सत्र) समाप्त घोषित की जाती है।

नैतिक रूप

प्रश्नों का शब्दांकन.

मुझे एक प्रश्न पूछने की अनुमति दें...

मेरे पास एक प्रश्न है...

मैं एक प्रश्न पूछना चाहूँगा...

मुझे दिलचस्पी है...

क्या आप व्याख्या कर सकते हैं...

सवालों के जवाब दे सकते हैं

वाक्यांश या वाक्यांशों की शुरुआत:

यह बहुत दिलचस्प (मुश्किल, विवादास्पद) है

मैं इस प्रश्न के लिए धन्यवाद (आभारी) हूं।

यह आपको स्पष्ट करने की अनुमति देता है (स्पष्ट करें,

विवरण) मेरी (हमारी) बात

मैं आपके प्रश्न का उत्तर (उत्तर) दूँगा

इस अनुसार...

मुझे आपका प्रश्न ठीक से समझ नहीं आया...

कृपया दोहराएँ। आपका प्रश्न...

मैं आखिरी का उत्तर देकर शुरुआत करता हूँ

यदि आप बुरा न मानें तो मैं चाहूंगा

सोचना...

मैं जवाब नहीं दे सकता

आपका प्रश्न इसलिए है क्योंकि

मुझे डर है कि मैं इसका उत्तर नहीं दे पाऊंगा

तुरंत प्रश्न करें, लेकिन फिर हम आपसे चर्चा करेंगे

चर्चा (बैठक) के बाद यह समस्या.

जहां तक ​​मुझे मालूम है…

अच्छे के स्रोत या

ख़राब मुलाकात

तीन क्षेत्रों में हैं:

1. प्रतिभागियों की व्यक्तिगत विशेषताओं में।

2. प्रतिभागियों की आपस में बातचीत में

3. बैठक प्रक्रिया के आयोजन में ही.

अवरुद्ध भूमिकाओं में लोगों को बेअसर करने के नुस्खे।

1. "आक्रामक"।

पंक्ति में सभी की आलोचना करता है, प्रतिभागियों की स्थिति को छोटा करता है, इससे सहमत नहीं है

की पेशकश की।

उनके किसी भी कथन और खंडन के लिए, प्रश्न पूछें "आप क्या प्रस्तावित करते हैं?"

2. उसे याद दिलाएं कि अत्यधिक आलोचना रचनात्मक विचारों को कमजोर कर देती है।

2. "अवरोधक"।

हठपूर्वक किसी से असहमत होते हैं, उदाहरण देते हैं निजी अनुभव, को वापस आता है

वे मुद्दे जो पहले ही हल हो चुके हैं।

1. चर्चा के उद्देश्य और विषय के बारे में याद दिलाएँ। उससे ऐसे प्रश्न पूछें: "आप क्या हैं?

क्या आप हमारे लक्ष्य या इस चर्चा के बारे में बात कर रहे हैं?" 2. धीरे से याद दिलाएं

"अवरोधक" कि वह किनारे चला जाता है।

3. "सेवानिवृत्त"।

भाग नहीं लेना चाहता, विचलित होता है, व्यक्तिगत विषयों पर बात करता है।

उसे बोलने और अपने प्रस्ताव रखने के लिए आमंत्रित करें: "आप किस बारे में सोचते हैं

के बारे में...?" या "आपके पास क्या सुझाव हैं?"।

4. "मान्यता की तलाश।"

वह शेखी बघारता है, खूब बातें करता है, अपनी हैसियत का दावा करता है।

ऐसे प्रश्न पूछें जो दर्शाते हों कि उनके बयान उनके बारे में बयान हैं, और

मामले के बारे में नहीं: “आपने हमें जो बताया, क्या इसका उपयोग चर्चा को हल करने के लिए किया जा सकता है

सवाल?"

5. "एक विषय से दूसरे विषय पर कूदना।"

बातचीत का विषय लगातार बदलता रहता है।

जैसे प्रश्नों पर रुकें: "क्या हमने समस्या पर विचार करना समाप्त कर लिया है?" या:

"आप जो कह रहे हैं वह हमारी बैठक पर लागू होता है?"

6. "प्रमुख"।

सत्ता पर कब्ज़ा करने और उपस्थित लोगों को वश में करने की कोशिश करता है।

शांति और आत्मविश्वास से अपने बयानों को काउंटर के साथ रोकें:

"आपका अनुमान संभावित विकल्पों में से एक है। आइए सुनें

और अन्य सुझाव.

7. "रेक"।

दर्शकों का समय मौज-मस्ती, मनोरंजक कहानियाँ सुनाने में व्यतीत करता है,

लापरवाह, निंदक.

पूछें कि क्या उनके बयान बैठक के विषय से मेल खाते हैं।

8. "शैतान का वकील"।

वह विशेष रूप से जानबूझ कर तीखे सवाल पूछता है जिससे बैठक में गतिरोध पैदा होता है, जिससे बैठक विफल हो जाती है।

1. उसके प्रश्नों की तीक्ष्णता का आकलन करें: "आपका नया प्रश्न विश्लेषण को तीक्ष्ण नहीं बनाता है

समस्या, लेकिन हमें इससे दूर ले जाती है।"

2. उसके अनुचित विवाद या उकसावे पर ध्यान दें

वर्तमान स्थिति के लिए बयान.

3. उत्तर के लिए उसके पास अपना प्रश्न अग्रेषित करें: "और आप इस बारे में क्या सोचते हैं

प्रश्न?" या "हम आपके अपने प्रश्न का उत्तर सुनना चाहेंगे।"

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

आठ स्थितियाँ जो एक सफल बैठक और मनोवैज्ञानिक रूप से सक्षम होने के लिए खतरा हैं

नेता का व्यवहार.

बहुत से लोग बेईमानी या का प्रयोग करते हैं

अनैतिक साधन और तरीके.

नेता के रूप में आपका कार्य:

क) इन तरीकों और साधनों की पहचान करना,

बी) उनके हानिकारक प्रभावों को बेअसर करना।

स्थिति 1.

घोर धोखा, विकृति, बेईमान आश्वासन।

मनोवैज्ञानिक रूप से सक्षम दृष्टिकोण:

1. छल का दोषारोपण कठोरता से नहीं करना चाहिए और यदि उजागर करने का निश्चय ही करना हो तो सूक्ष्मता से करना चाहिए।

2. उसके आश्वासनों का समर्थन करने के लिए औचित्य और तथ्यों की मांग करें: "आप नहीं बेचेंगे

पुष्टि करना"।

3. ज़ोर से मान लें कि आपके प्रतिद्वंद्वी की हरकतें अस्पष्ट से तय होती हैं लेकिन,

संभवतः उसके लिए अधिक लाभदायक है।

4. उसे अपनी रणनीति पहचानने और उसका मूल्यांकन करने के लिए आमंत्रित करें।

5. बारी-बारी से समान युक्तियों का चंचलतापूर्वक आदान-प्रदान करने की पेशकश करें। “पहले तुम बताओ

वादा करो और मत बेचो, फिर मैं।"

स्थिति 2.

कोई बर्बाद हो गया।

1. दबाव में न आएं.

2. उसकी रणनीति पर ध्यान केंद्रित न करें, जैसे कि इसे महत्व नहीं दे रहे हों। फिर उसे

पीछे हटना आसान हो जाएगा.

3. सामान्य तौर पर, उसकी बचकानी स्थिति का अप्रभावी रूप में वर्णन करें।

4. खेल जारी रहने की स्थिति में, ऑल-इन और की स्थिति में उसके लिए लाभ और हानि की तुलना करें

समझौता।

स्थिति 3.

कोई व्यक्ति कारणों को समझाने या अपराधियों की पहचान करने में "अटक" गया है।

कहते हैं कि कारणों को समझना महत्वपूर्ण है, लेकिन स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता खोजना उससे भी अधिक महत्वपूर्ण है,

तो आइए उन चीज़ों पर समय बर्बाद न करें जो कम महत्वपूर्ण हैं।

स्थिति 4.

पहल का एकाधिकार जब्त कर लिया गया है।

मूल्यांकन करने की पेशकश करें कि कौन सा बेहतर है: एक __________ दिमाग या कई। "आइए दूसरों की बात सुनें।"

स्थिति 5.

आपके द्वारा दी जाने वाली हर चीज़ को स्वीकार करने में कम आलोचनात्मकता और अनुरूपता।

1. पूछें: "क्या इन प्रस्तावों में कोई खामियाँ हैं?"

2. विशेष रूप से "काले प्रतिद्वंद्वी" की भूमिका दर्ज करें।

3. पूछें: "क्या नकारात्मक परिणाम संभव हैं?" या:

"क्या इन प्रस्तावों का खंडन किया जा सकता है?"

स्थिति 6.

बैठक में भाग लेने वालों में से एक "मनोवैज्ञानिक युद्ध" की तकनीकों का उपयोग करता है

(हमले, धमकियाँ और आरोप)।

1. उसकी रणनीति का खुलासा करें, क्योंकि वह यह नहीं समझ सकता कि वह "लड़ाई" और आक्रामक है।

2. संभावित परिणाम निकालें, चेतावनी दें लेकिन धमकी न दें।

3. उसके व्यवहार का मूल्यांकन न करें, बल्कि केवल उसकी रणनीति का वर्णन करें, प्रतिबिंबित करें कि कैसे

4. अपनी भावनाओं को व्यक्तिगत रूप से व्यक्त करें: "आपके हमलों के बाद, मैं उठ गया हूं

दबाव है और मुझे बहुत बुरा लग रहा है।"

5. बदले में उसकी रणनीति का उपयोग करने की पेशकश करें: "पहले आप हमला करें, फिर मैं।"

6. शांत स्वर में बोलने का प्रयास करें और आश्वस्त मुद्रा में रहें।

7. "आक्रामक" को बोलने दें।

8. सकारात्मक भावनाओं के साथ उसके व्यवहार को बेअसर करें: "जब आप क्रोधित होते हैं तो आप और भी अधिक सुंदर होते हैं।"

(एक महिला के लिए)" या: "आप एक बुद्धिमान और संतुलित व्यक्ति हैं, और संभवतः गंभीर भी हैं

आपके युद्ध में जाने का कारण।"

9. उसका ध्यान आपको सलाह या मदद की ओर लगाएं: "आप जो कहते हैं वह बहुत अच्छा है

महत्वपूर्ण। आप शायद वही देखते हैं जो हमसे छिपा हुआ है। और यह स्पष्ट हो जाएगा यदि आप

शांति से समझाएं कि आपको क्या पसंद नहीं है।"

10. यदि कोई गलती हो तो उसे स्वीकार करें।

स्थिति 7.

मुलाकात दूसरे विषयों पर बातचीत में तब्दील हो गई, कुछ हंसी-मजाक शुरू हो गया और

ऐसी कहानियाँ जिनका समस्या से कोई लेना-देना नहीं है।

सभी कथन जो दूर ले जाते हैं और मंच या विषय से संबंधित नहीं हैं,

एक प्रश्न के साथ रुकें: "आप जो कह रहे हैं वह हमारी बातचीत (विषय) से संबंधित है या

अपनाई गई रणनीति का चरण?" या "क्योंकि यह एक विशेष चर्चा का पात्र है

("योग्य"!), और मैं आपके और मेरे समय को महत्व देता हूं, तो चलिए पहले समाप्त करते हैं

के बारे में बातें कर रहे हैं..."

स्थिति 8.

बैठक में _________ जो कहा जा रहा है उसका खंडन करने का प्रयास किया गया है।

1. बिना प्रमाण के खंडन स्वीकार न करें। स्पष्ट प्रतितर्कों की माँग करें।

2. बहस करने और खंडन करने का कोई मतलब नहीं है, उसके तर्कों को पहचानना बेहतर है, लेकिन दूसरा तर्क दें

बारी, उनके कथन के नकारात्मक पक्ष को उजागर करते हुए, थीसिस (तकनीक "हाँ, लेकिन ...")।

3. "ईश्वरीय संवाद" की तकनीक लागू करें: आप जो प्रश्न पूछें

"हाँ" उत्तर की उम्मीद है।

4. चिढ़ें नहीं, छोटे-छोटे इंजेक्शनों पर प्रतिक्रिया न करें और बहाने न बनाएं.

स्थिति को कम करने में मदद करें

टकराव से बचें

अभिव्यक्ति के निम्नलिखित रूप

असहमति:

मैं आपकी राय से सहमत हो सकता हूं, लेकिन सिर्फ इतना ही

आरक्षण...

मैं कई बातों से सहमत हूं, लेकिन मुझे लगता है

ज़रूरी...

मैं समर्थन करना चाहूंगा... लेकिन...

मुझे कुछ शंकाए है...

मुझे यकीन नहीं है कि यह दृष्टिकोण उचित है...

मैं बहुत सावधान रहूँगा...

यह एक आकर्षक विचार है...

मुझे खेद है, लेकिन मुझे असहमत होना पड़ेगा...

मैं इस पर राय साझा नहीं कर सकता...

सवाल...

मैं आलोचनात्मक नहीं दिखना चाहता

ट्यून इन, लेकिन सामान्य तौर पर मेरा रवैया

नकारात्मक...

मेरे पास कुछ टिप्पणियाँ हैं...

मैं आपका ध्यान इस ओर आकर्षित करना चाहूँगा...

मेरी राय में हमें इस पर चर्चा करनी चाहिए

अधिक सावधानी से प्रश्न करें...

एक कॉमरेड (मास्टर) के भाषण में... थे

सामयिक मुद्दे उठाए गए (प्रभावित,

समस्याओं पर विचार किया जाता है), दिलचस्प

ऑफर. जो कहा गया है उसे ध्यान में रखते हुए, मैं

ध्यान दें कि…

बैठकों और बैठकों की सामग्री कैसे दर्ज की जाती है?

एक नियम के रूप में, बैठकों और बैठकों का क्रम रिकॉर्ड किया जाता है

प्रोटोकॉल में शामिल हैं:

परिचयात्मक भाग

प्रोटोकॉल संख्या

तिथि, बैठक का स्थान

कॉलेजिएट का प्रकार

नाम

कॉलेजिएट निकाय

अध्यक्ष का नाम

सचिव और सदस्य

कॉलेजिएट निकाय

कार्यसूची

वक्ताओं के नाम और

कार्यालय से बाहर

मुख्य हिस्सा:

वक्ताओं

तय

स्वीकृत कार्रवाई

इसके कलाकार

समय सीमा

आशुलिपि या ग्रंथ

भाषण

कार्यवृत्त पर बैठक के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं

हहहहहहहहहहहहहहहहहहहहह

3.10.10. बैठक को प्रबंधित करने के लिए नेता की 27 "चालें"।

मिलने से पहले

बैठक के दौरान

12. सही समय पर शुरुआत करें.

20. जायजा लें.

बैठक के बाद

ज्ञान के आत्मनिरीक्षण के लिए प्रश्न.

3.10.1. "बिजनेस मीटिंग, मीटिंग" की अवधारणा की परिभाषा में गायब शब्द:

रूप, विचार, परिस्थितियाँ

व्यावसायिक बैठक, बैठक व्यावसायिक स्थितियों पर सामूहिक विचार का एक रूप है

औद्योगिक, आर्थिक, वैज्ञानिक और तकनीकी, राजनीतिक और अन्य पर

समस्या।

3.10.2. .निम्न तालिका असेंबलियों के प्रदर्शन की तुलना करती है और

बैठक

अंतर का नाम.

प्रतिभागियों की संख्या से.

उसके काम को निर्देशित करने के लिए.

चर्चा के तहत मुद्दे

बैठक

प्रेसिडियम का चुनाव किया जाता है

सवालों पर चर्चा हो रही है

समन्वय के संबंध में

पूरी मंडली

बैठक

संचालन नेता जी द्वारा किया गया

व्यक्तिगत समस्याएँ

तालिका भरें.

प्रश्नों को "मीटिंग" और "मीटिंग" शब्दों से बदलें।

3.10.3. बैठकों और सभाओं के लाभ नीचे दिए गए हैं

बैठकों के लाभ.

"एक सिर अच्छा है, लेकिन" के सिद्धांत पर सामूहिक बुद्धि का उपयोग

कुछ बेहतर है,

विशेषज्ञों को आकर्षित करते समय समस्याओं पर अधिक बहुमुखी विचार

गतिविधि के विभिन्न प्रोफाइल,

उनमें प्रत्यक्ष विचार के साथ समाधान की अधिक कुशल तैयारी

कलाकारों की स्वयं तैयारी,

प्रबंधन के लिए व्यक्तिगत और व्यावसायिक गुणों से परिचित होने का अवसर

मातहत

ओ उनकी बुद्धि

o व्यावसायिक स्थितियों का विश्लेषण करने की क्षमता

o इष्टतम समाधान खोजने की क्षमता

यह एक प्रकार से औद्योगिक प्रशिक्षण एवं नैतिकता का साधन है

शिक्षा

मुखिया की गतिविधियों पर नियंत्रण का एक प्रभावी रूप

"भाप छोड़ने" का तंत्र - कर्मचारी अपने विचार व्यक्त कर सकते हैं,

असंतुष्ट होना, प्रबंधन की आलोचना करना आदि।

क्या आपको लगता है कि वे पूरी तरह से कॉलेजिएट निकायों की गरिमा को प्रतिबिंबित करते हैं?

3.10.4. नीचे सूचीबद्ध तीन प्रकार की बैठकों के अलावा:

व्यथित

निर्देशात्मक

परिचालन (प्रेषण)

क्या अन्य प्रकार भी हैं?

3.10.5. "व्यावसायिक चर्चा" की विशेषताएं क्या हैं? विशेष प्रकारबैठकें?

प्रतिभागियों की स्थायी संरचना, प्रमुख के आदेश से निर्धारित होती है;

निश्चित दिनों और घंटों पर व्यवस्थित शुल्क;

कोई एक अध्यक्ष नहीं है; सभी प्रतिभागी बारी-बारी से बैठक का नेतृत्व करते हैं;

व्यापारिक चर्चाओं में नियमों के अनुपालन के लिए निर्वाचित...व्यापार...;

निर्णयों के कार्यान्वयन की प्रगति की नियमित जानकारी के लिए एक "तंत्र" विकसित किया जा रहा है

व्यावसायिक चर्चा में;

यह एक निश्चित के लिए नेता के अधीन एक प्रकार की स्थायी परिषद है

गतिविधि की दिशा;

चर्चा के दौरान, उन्हें "नीचे से" और "क्षैतिज रूप से" जानकारी प्राप्त होती है;

बैठक में समस्याओं का त्वरित समाधान किया जाता है;

समाधानों को लागू करने के तरीकों और साधनों पर चर्चा करें।

तीन झूठे कथन हटाएँ।

संगठनात्मक;

कानूनी;

मनोवैज्ञानिक;

नैतिक;

लोक (परंपराएँ);

सौंदर्य विषयक।

पाठ में उल्लिखित तीन प्रकारों को छोड़ दें।

3.10.7. बैठकों और बैठकों के दौरान चर्चा के लिए निम्नलिखित नैतिक मानकों में

अलग-अलग शब्द गायब हैं: सम्मानजनक, समझना, विवाद, परिवर्तन, छोटा करना,

गलत

उन्हें फैलाओ.

किसी भी चर्चा में, दूसरों की राय का सम्मान भी आवश्यक है

अगर पहली नज़र में यह बेतुका लगता है;

किसी और की राय को समझने का प्रयास करना जरूरी है और इसके लिए सबसे पहले प्रयास करना चाहिए

धैर्य रखें, उसकी बात सुनने के लिए ध्यान आकर्षित करें;

विवाद के किसी एक विषय पर टिके रहना जरूरी है. स्थिति न बनने दें

एक लोक कहावत में व्यक्त: "एक थॉमस के बारे में है, दूसरा येरेमा के बारे में है";

चर्चा को विवाद में बदलने से बचें. किसी भी विवाद में आपको तलाश करने की जरूरत है

विचारों और निर्णयों के अभिसरण के बिंदु, और सामान्य समाधान खोजने का प्रयास करते हैं। बहस

सहयोग की ओर अग्रसर होना चाहिए, टकराव की ओर नहीं। इसका कोई मतलब नहीं है

अस्वीकार अपनी रायजब आप आश्वस्त हों कि आप सही हैं, लेकिन विषय

अपनी राय पर सवाल उठाना उपयोगी है। आइए हम सुकरात की बुद्धिमान उक्ति को याद करें: “मैं केवल यही जानता हूं

कि मैं कुछ नहीं जानता”;

यहां तक ​​कि असंगत दृष्टिकोण के साथ सबसे गरमागरम चर्चा भी नहीं होनी चाहिए

बेकार की बातें करना आदि वे सत्य का मार्ग छोटा नहीं करते। विडम्बना, कटाक्ष

उपस्थित रहें। लेकिन इनका प्रयोग बहुत ही कुशलता से करना चाहिए, अपमान या अपमानित किये बिना

विरोधियों;

चर्चा में मुख्य हथियार तथ्य, उनकी कर्तव्यनिष्ठा ही हो सकते हैं

व्याख्या

स्वीकार करें कि आप गलत हैं. यदि आपके विरोधी हैं तो उनके प्रति दयालु रहें

बहस में हार गए. उन्हें अपनी प्रतिष्ठा बचाने का मौका दें

उनकी स्थिति के सकारात्मक पहलुओं पर प्रकाश डालना। उन पर घमंड मत करो

हराना।

3.10.8. अनुभाग में कितने प्रकार के लोगों के नाम हैं जो एक सफल कदम को रोकते हैं

चर्चाएँ?

बैठक में नेता का विवरण पाठ में दिया गया है?

3.10.10. नीचे मीटिंग मैनेजर की 27 "चालें" दी गई हैं।

उन्हें तीन श्रेणियों में क्रमबद्ध करें:

मिलने से पहले

बैठक के दौरान

बैठक के बाद

मिलने से पहले

1. क्या किसी बैठक की आवश्यकता है?

2. मीटिंग का विकल्प क्या है?

3. क्या मुझे व्यक्तिगत रूप से इसमें भाग लेना होगा?

4. या शायद अपनी भागीदारी न्यूनतम कर दें?

5. प्रतिभागियों की संख्या न्यूनतम कर दें?

6. क्या समय सुविधाजनक है या इसे पुनर्निर्धारित किया जाना चाहिए?

7. क्या कमरा अजनबियों के लिए बंद है?

8. क्या दृश्य जानकारी उपलब्ध है?

9. व्यक्तिगत एजेंडा मदों के उद्देश्य क्या हैं?

10. क्या चर्चा के अलग-अलग विषयों के लिए समय दिया गया है?

बैठक के दौरान

12. सही समय पर शुरुआत करें.

13. प्रति मिनट लागत की रिपोर्ट करें.

14. कार्य के नियमों पर सहमति.

15. विनियमों और प्रोटोकॉल के लिए जिम्मेदार एक व्यक्ति को नियुक्त करें।

16. अनावश्यक रुकावटों और "हत्यारे" वाक्यांशों को हटा दें।

17. चर्चा में महत्वपूर्ण बिंदुओं को न चूकें।

18. निर्धारित लक्ष्यों की ओर गति पर नियंत्रण रखें।

19. लिए जाने वाले निर्णयों और कार्यों को दोहराएँ।

20. जायजा लें.

21. ठीक नियत समय पर समाप्त करो,

22. अंतिम शब्दएक सकारात्मक नोट पर.

बैठक के बाद

23. बैठक की प्रगति और परिणामों की दोबारा जाँच करें।

24. परिणामों का एक प्रोटोकॉल बनाएं।

25. सारांश प्रोटोकॉल को कॉपी और वितरित करें।

26. निर्णयों के कार्यान्वयन की निगरानी करें।

27. क्रियान्वित न होने वाली मदों को अगली बैठक में रखा जाना।

प्रश्नोत्तरी: क्या आप व्यवसाय पर बातचीत करने में अच्छे हैं?

अधिकांश अधिकारी बैठकों को शीर्ष कारणों में से एक बताते हैं

समय की कमी, समय सीमा को पूरा करने में विफलता और अंत में, बस थकान, की ओर झुकाव

कार्य दिवस की समाप्ति. इस बीच, यदि आप कुशलतापूर्वक एक बैठक का आयोजन और संचालन करते हैं, तो यह

नेता के काम में बड़ी मदद मिल सकती है. दुर्भाग्य से लगभग कहीं नहीं

भावी नेताओं को बैठकें आयोजित करने की कला की मूल बातें भी नहीं सिखाई जाती हैं।

हम आपको एक परीक्षण प्रदान करते हैं जो आपके व्यवहार की रेखा का विश्लेषण करने में मदद करेगा

बैठकें.

अपने आप को 1 से 5 तक अंक दें और उन्हें प्रत्येक प्रश्न के आगे लिखें (यह आवश्यक है)।

इसे सही ढंग से और निष्पक्षता से करें)। अत्यधिक अनुमान लगाने से न डरें.

रेटिंग का मतलब है: 1 - नहीं, ऐसा नहीं होता है; 2 - नहीं, एक नियम के रूप में, ऐसा नहीं होता है; 3-

अनिश्चित अनुमान; 4 - हाँ, एक नियम के रूप में, ऐसा होता है; 5 - हाँ, ऐसा हमेशा होता है।

1. खतरा होने पर भी मैं अधीनस्थों को निर्देश देता हूं

यदि वे पूरे नहीं हुए तो वे मेरी आलोचना करेंगे।

2. मेरे पास हमेशा बहुत सारे विचार और योजनाएँ होती हैं।

3. मैं दूसरों की टिप्पणियाँ सुनता हूँ।

4. मैं अधिकतर तार्किक एवं सही तर्क तभी दे पाता हूँ

चर्चाएँ।

5. मैं कर्मचारियों को उनकी समस्याओं के समाधान के लिए नियुक्त करता हूँ

अपने आप।

6. अगर मेरी आलोचना की जाती है तो मैं अपना बचाव करता हूं, चाहे कुछ भी हो।

7. जब दूसरे लोग अपने कारण बताते हैं, तो मैं हमेशा सुनता हूं।

8. किसी प्रकार का आयोजन करने के लिए मुझे निर्माण करना होगा

पहले से योजना बनाता है.

9. मैं अधिकतर अपनी गलतियाँ स्वीकार करता हूँ।

10. मैं दूसरों के सुझावों का विकल्प प्रस्तुत करता हूँ।

11. मैं उन लोगों की रक्षा करता हूँ जिन्हें कठिनाइयाँ होती हैं।

12. मैं अपने विचारों को अधिकतम प्रेरकता के साथ व्यक्त करता हूँ।

13. मेरा उत्साह संक्रामक है.

14. मैं अन्य लोगों के दृष्टिकोण को ध्यान में रखता हूं और प्रयास करता हूं

इसे मसौदा निर्णय में प्रतिबिंबित करें।

15. आमतौर पर मैं अपने दृष्टिकोण और अपनी परिकल्पनाओं पर जोर देता हूं।

16. मैं समझ के साथ सुनता हूं और आक्रामक तरीके से बोलता हूं।

विपरीत तर्क।

17. मैं अपने विचार स्पष्ट रूप से व्यक्त करता हूं.

18. मैं हमेशा स्वीकार करता हूं कि मैं कुछ नहीं जानता।

19. मैं दृढ़तापूर्वक अपने विचारों का बचाव करता हूं।

20. मैं अन्य लोगों के विचारों को ऐसे विकसित करने का प्रयास करता हूं जैसे कि वे मेरे हों।

21. मैं हमेशा सोचता हूं कि मैं इस या उस प्रश्न का क्या उत्तर दे सकता हूं

अन्य, और तर्क खोज रहे हैं।

22. मैं लोगों को उनके काम को व्यवस्थित करने की सलाह देकर मदद करता हूं।

23. अपनी परियोजनाओं, भविष्य के लिए अपनी कार्य योजनाओं से प्रभावित होकर, मैं

मैं आमतौर पर दूसरे लोगों की योजनाओं की परवाह नहीं करता।

24. मैं उन लोगों की बात सुनता हूं जिनका अपना दृष्टिकोण होता है,

मेरे से अलग.

25. अगर कोई मेरे प्रोजेक्ट से असहमत है तो मैं नए रास्ते तलाशता हूं।

26. मैं लोगों को मुझसे सहमत होने के लिए मजबूर करने के लिए सभी तरीकों का उपयोग करता हूं।

27. मैं अपनी आशाओं, भय और व्यक्तिगत कठिनाइयों के बारे में खुलकर बोलता हूं।

28. मुझे हमेशा अपनी परियोजनाओं के लिए समर्थन व्यवस्थित करने का अवसर मिलता है।

29. मैं दूसरे लोगों की भावनाओं को समझता हूं.

30. मैं दूसरों की बात सुनने से ज्यादा अपने विचार व्यक्त करने की कोशिश करता हूं।

31. अपना बचाव करने से पहले मैं आलोचना को ध्यान से सुनता हूं.

32. मैं अपने विचार व्यवस्थित ढंग से व्यक्त करता हूं.

33. मैं दूसरों को अपना दृष्टिकोण व्यक्त करने का अवसर देता हूं।

34. मैं अन्य लोगों के तर्कों में विरोधाभासों का ध्यानपूर्वक अनुसरण करता हूं।

35. मैं दूसरों को यह दिखाने के लिए अपना दृष्टिकोण बदलता हूं कि मैं पाठ्यक्रम का पालन कर रहा हूं।

उनके विचार।

36. एक नियम के रूप में, मैं किसी को बीच में नहीं रोकता।

37. यदि मैं अपने दृष्टिकोण के प्रति आश्वस्त नहीं हूं तो मैं यह दिखावा नहीं करता कि मैं अपने दृष्टिकोण के प्रति आश्वस्त हूं।

38. मैं दूसरों को यह समझाने में बहुत सारी ऊर्जा खर्च करता हूं कि उन्हें इसकी आवश्यकता कैसे है।

सही काम करो।

39. मैं लोगों को काम करने के लिए प्रेरित करने के लिए भावनात्मक रूप से बोलता हूं।

40. मैं यह सुनिश्चित करने का प्रयास करता हूं कि जो लोग शायद ही कभी

शब्द मांगता है.

संक्षेप।

कथनों के विरुद्ध आपके द्वारा दिए गए अंकों का योग करें

1, 3, 5, 7, 9, 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29, 31, 33, 35, 36, 37 और 40, और राशि लिखिए

ए के माध्यम से (यह 20 से 100 तक की सीमा में है)। योग बी प्राप्त करने के लिए, जोड़ें

कथन 2, 4,6,8, 10,12, 13, 15, 17,19,21,23,25,26, 28, 30, 32, 34, 38 और 39वें की ओर इंगित करता है।

यह मान भी 20 से 100 के बीच होना चाहिए.

परीक्षण के परिणाम बताते हैं कि बैठकों में आपका व्यवहार कैसा है

यदि योग A, योग B से कम से कम दस अंक अधिक है, तो आप अच्छे हैं

राजनयिक.

यदि योग बी, योग ए से कम से कम दस अंक अधिक है, तो आप

यदि दोनों राशियों में दस अंकों से कम का अंतर है, तो आपका व्यवहार ठीक नहीं है

टीम में एक स्पष्ट मूल्यांकन प्राप्त करता है। यह या तो सकारात्मक हो सकता है या

नकारात्मक - परिस्थितियों पर निर्भर करता है।

मान लीजिए कि इस परीक्षण का उपयोग करके आपकी व्यवहार शैली विशिष्ट रूप से निर्धारित की जाती है। ऐसे में

कूटनीतिक शैली का अर्थ है कि आपमें दूसरों की राय को ध्यान में रखने की इच्छा है

सुनिश्चित करें कि आपके विचार अन्य कर्मचारियों के विचारों के अनुरूप हैं। जिसमें

समझौते अपरिहार्य हैं, लेकिन बैठक में भाग लेने वाले आश्वस्त हैं कि इसमें उनका योगदान है

यह निर्णय लेना कि एक नेता के रूप में आप उनके सहयोग की परवाह करते हैं।

बैठक में कुछ प्रतिभागी अपनी परियोजनाओं को "आगे बढ़ाने" और कार्य करने का प्रयास कर रहे हैं

दृढ़तापूर्वक. मीटिंग पार्टनर्स को बोलने का मौका कम ही मिलता है। पर

बोर्ड, कई प्रस्ताव प्रस्तुत करता है, सूचित करता है नई जानकारी, सूत्रबद्ध करता है

इसे लागू करने के लिए आवश्यक समर्थन चाहता है।

व्यवहार का चुनाव निर्धारित लक्ष्यों के साथ-साथ विशिष्ट पर भी निर्भर करता है

वह स्थिति जिसमें आप कोई विशेष बैठक या बातचीत करेंगे। कूटनीति

संचार में उपयुक्त निम्नलिखित मामले:

─ सभी तर्कों पर चर्चा करने के लिए पर्याप्त समय;

कोई भी समाधान तभी सफलतापूर्वक क्रियान्वित होगा जब उसे सभी लोग स्वीकार करेंगे

चर्चा में भाग लेने वाले;

─ बैठक में भाग लेने वाले लोग समस्या को समझते हैं और उसे हल करने के विकल्पों को जानते हैं;

─ बड़ी असहमतियां हैं, और जो असहमत हैं उन्हें समझाना जरूरी है

निर्णय की शुद्धता.

न तो रचनात्मक चर्चा में भागीदारों की मदद, न ही इस मुद्दे पर विचार

आगामी निर्णय पर. ऐसा तब होता है जब ये जरूरी होता है

तेजी से निर्णय लें.

उद्यमों में काम करने वाले मनोवैज्ञानिक पुष्टि करते हैं कि व्यवहार की दोनों शैलियाँ -

बैठक के संचालन को एक अवांछनीय अपवाद माना जाना चाहिए, खासकर यदि इसके साथ

किसी भी प्रकार की कूटनीति मदद नहीं करेगी।