Susitikimų ir susirinkimų rengimo ypatumai. Susitikimų, konferencijų, verslo susitikimų organizavimas ir vedimas
Praktikoje yra bendras susirinkimų skirstymas pagal jų užduotis ir tikslus. Iš čia išskiriami probleminiai, pamokantys ir operatyvūs susirinkimai Asmeninis valdymas: Vadovėlis / S.D. Reznikas ir kiti – 2 leid., pataisyta. ir papildomas - M.: INFRA-M, 2004. - 622 p.
Probleminio susitikimo tikslas – rasti geriausią aptariamos problemos valdymo sprendimą. Sprendimai tokiame susirinkime dažniausiai suformuluojami po diskusijų ir priimami po balsavimo. Toks susirinkimas vyksta pagal schemą: ataskaitos; klausimai pranešėjams; diskusija; sprendimų priėmimas.
Instruktažinio susirinkimo užduotis – perduoti įsakymus ir reikalinga informacija iš viršaus į apačią per valdymo schemą, kad jos būtų vykdomos greičiau ir efektyviau. Tokiame susirinkime vadovas atkreipia susirinkimo dėmesį į priimtus administracinius sprendimus.
Operatyviniai susirinkimai – tai vadinamieji planavimo susirinkimai, vasaros susitikimai, penkių minučių pasitarimai. Jie neužsitęsia. Tokių susitikimų užduotis yra gauti informacijos apie dabartinę gamybos padėtį. Priešingai nei instruktažas, operatyvinis susirinkimas užtikrina informacijos perdavimą iš apačios į viršų pagal kontrolės schemą. Vadovas, gavęs iš susirinkimo dalyvių aktualią informaciją, nustato „kliūčių“ buvimą, atsilikimo ir gedimų priežastis, čia priima reikiamus sprendimus, duoda nurodymus, nustatydamas jų įgyvendinimo terminus. Operatyviniame susirinkime ataskaitų neteikiama. Pagrindinis tikslas – nustatyti tas gamybos problemas, kurių sprendimui turėtų būti nukreiptos pagrindinės komandos pastangos.
Tačiau pagrindinis bet kurio susirinkimo ar susirinkimo tikslas yra priimti bendrą sprendimą po kolektyvinio apsikeitimo informacija, t.y., pasiekti tam tikrą rezultatą.
Susitikimų ir susirinkimų klasifikacija
Susitikimai ir susitikimai yra formalūs ir neformalūs. Norint sėkmingai pravesti renginį, pirmiausia reikia nustatyti jo pobūdį.
Susitikimų tipus galima suskirstyti pagal valdymo funkcijas:
1. Planavimo susirinkimai, kuriuose aptariami organizacijos strategijos ir taktikos klausimai, planams įgyvendinti reikalingi ištekliai;
2. Darbo motyvacijos pasitarimai, kuriuose aptariamos produktyvumo ir kokybės problemos, darbuotojų pasitenkinimas, žemos motyvacijos priežastys, galimybė ją keisti, moralinio ir materialinio skatinimo klausimai;
3. Vidinės organizacijos posėdžiai, kuriuose diskusijų objektu tampa organizacijos struktūrizavimo, struktūrinių padalinių veiksmų koordinavimo, įgaliojimų delegavimo ir kt. klausimai;
4. Darbuotojų veiklos stebėjimo susirinkimai skirti aptarti veiklos rezultatus, siekti tikslų, sutrikimo, žemo produktyvumo problemas;
5. Organizacijai būdingi susirinkimai, kuriuose aptariami veiklos valdymo klausimai, susiję su situacija organizacijoje, naujovėmis ir jų įgyvendinimo galimybe, išlikimo, konkurencingumo, įvaizdžio, stiliaus problemomis.
Taip pat yra susirinkimų klasifikacija pagal rengimo stilių:
1. Autokratiniai susirinkimai, kuriuose teisę kalbėti ir priimti sprendimus turi tik vadovas. Šių susitikimų dalyviai turėtų išklausyti ir atsakyti į vadovo klausimus. Tokie susirinkimai rengiami, kai vadovui reikia informuoti ar duoti nurodymus savo pavaldiniams.
2. Nemokami susirinkimai neturi darbotvarkės. Jie gali vykti ir be pirmininko. Tokie susitikimai apsiriboja pasikeitimu nuomonėmis, dėl kurių sprendimai nėra fiksuoti. Toks susitikimas vyksta pokalbio ar pokalbio forma.
3. Diskusiniai susirinkimai – būdas priimti sprendimus bet kokiu klausimu generuojant naujas idėjas ir analizuojant siūlomus sprendimus, kaip kolektyvinio žmonių grupės darbo rezultatas susirinkimo, vykstančio pagal tam tikras taisykles, metu. būdingas bruožasšis metodas yra kritikos ir išsakytų idėjų vertinimo trūkumas.
Oficialus renginys turi aiškiai apibrėžtą statusą ir vyksta pagal nustatytas taisykles. Tokiame susitikime visada dalyvauja specialiai pakviesti žmonės. Pagrindiniai renginio komponentai:
1. Darbotvarkė (svarstytinų klausimų sąrašas);
2. Ataskaitos (nurodant klausimų esmę);
3. Pasisakymai (darbotvarkės klausimų aptarimas);
4. Pakeitimai (pakeitimų, kuriuos siūloma daryti diskusijoje, aptarimas);
5. Debatai (diskusijos vedimas);
7. Protokolo surašymas (rašytinis įvykių protokolas);
8. Įvairūs (nebuvusių darbotvarkėje klausimų aptarimas).
Neoficialiuose susitikimuose žmonės jaučiasi lengviau, bet ir tokiems renginiams reikėtų pasiruošti. Neoficialiems susitikimams jums reikia:
1. Diskusijų temų sąrašas;
2. Renginio vedėjas;
3. Pasiektų susitarimų protokolas.
Neoficialūs renginiai vyksta daugiau nei rami aplinka, bet vis tiek reikia atsiminti, kad tik gera organizuotas susirinkimas arba susitikimas duoda teigiamą rezultatą.
Kiekvienas susitikimas turi turėti darbotvarkę, kurią reikia suplanuoti iš anksto. Dienotvarkė padeda sutaupyti laiko ir ilgai neužsigulti ties antraeiliais klausimais.
Gerai parengtą darbotvarkę sudaro:
* susirinkimo tikslas, data, laikas ir vieta;
* kviečiamų asmenų sąrašas;
* aptartų problemų sąrašas;
* įvairūs;
* kito susitikimo datos.
Federalinė švietimo agentūra
Magnitogorskas Valstijos universitetas juos. G.I.Nosova
Psichologijos katedra
verslo komunikacijos esė
Tema: „Verslo susitikimai ir susitikimai“
Baigė: FFK grupės mokinys 06-1
Grebenščikova V.I.
Patikrintas: Orinina L.V.
Išskyrus dalykiniai pokalbiai ir komercinės derybos, verslo praktikoje plačiai paplitusios specialios dalykinių pokalbių formos – susitikimai, kurie yra atviro kolektyvinio tam tikrų klausimų aptarimo būdas. Tokios diskusijos formos yra labai įvairios. Tai kongresai, konferencijos, simpoziumai, susirinkimai, sesijos, seminarai. Šiuose renginiuose priimami sprendimai dažniausiai yra efektyvesni nei tie, kuriuos priima siauras vadovų ratas.
Verslo susitikimo TIKSLAS – leisti laisvai diskutuoti ir pasiekti bendrą sprendimą, pagrįstą įvairiausiomis nuomonėmis.
Pasirinkau temą „Susitikimų organizavimas“, nes smegenų šturmas kaip forma verslo pokalbis turi daug teigiamų aspektų:
Pirma, tai padidina mąstymo efektyvumą. Rusų patarlė „protas geras, bet du geriau“ neatsirado nuo nulio, joje yra gilią prasmę. Iš tiesų, žmogaus mąstymo originalumas slypi tame, kad jis ypač efektyvus bendros intelektualinės veiklos sąlygomis, nes intelektiniai rezultatai ne sumuojasi, o dauginasi. Žinoma, kad dauguma vaisingų idėjų gimė kolektyvinio apsikeitimo mintimis metu.
Antra, susitikimo metu stiprinama kūrybinė darbuotojų bendruomenė, atskirų darbuotojų interesai įtraukiami į vieną kolektyvinių užduočių sistemą, taip pat tobulinami jo dalyvių verslo įgūdžiai.
Trečia, bendrame protiniame darbe tai atsiskleidžia kūrybinis potencialas kiekvienas iš jų.
Nepakankamai gerai parengti ir prastai pravesti susirinkimai, šaukiami kiekviena proga, daro didelę žalą, nes „suryja“ brangų laiką, atitraukia žmones nuo pagrindinių darbų.
IN bendras vaizdas pasirengimas susirinkimui apima šiuos veiksmus: temų apibrėžimas, darbotvarkės nustatymas, susirinkimo tikslų ir bendros trukmės nustatymas, pradžios data ir laikas, dalyvių sudėtis, apytikslis darbo grafikas.
Nustatydami susitikimo pradžios laiką, turėtumėte atsižvelgti į darbo ritmą. Kad žmonės dienos metu nebūtų priversti be galo pereiti nuo vieno darbo prie kito, patartina susirinkimus rengti darbo dienos pradžioje ar pabaigoje arba po pietų pertraukos. Atsižvelgiant į bendrą praleistą laiką (ne tik tiesiogiai susitikimui, bet ir mokesčiams, perėjimams, grįžimui ir įtraukimui į darbą), susitikimo pradžia ir pabaiga turėtų būti suplanuota taip, kad neliktų tuščių laiko tarpų: jei baigiasi likus 15 minučių iki pietų pertraukos, tada šios minutės gali būti laikomos prarastomis.
Apie jo rengimą privaloma iš anksto pranešti susirinkimo dalyviams ir supažindinti su darbotvarke, tinkamos medžiagos kad jų pasirodymai būtų apgalvoti iš anksto.
Susitikimą reikia pradėti laiku ir nedelsiant susitarti su dalyviais dėl bendro darbo taisyklių, pavyzdžiui, apriboti kalbų laiką ar kaip priimami sprendimai. Po to vienam iš dalyvių turėtų būti patikėta laikyti protokolą.
Šie ir kiti klausimai bendra organizacija verslo susitikimai ir susitikimai atidžiau pažvelgti.
Verslo susitikimas (susitikimas) – žodinė komunikacinė žmonių grupės (komandos) sąveika. Šis bendravimo būdas apjungia įvairius žanrus: oratorinį monologą (įvadinį ir galutinis žodis vedėjas, dalyvių pasisakymai, pranešimas), pokalbis (keitimasis informacija, idėjų skatinimas ir aptarimas protų šturmo metu), diskusija.
Susitikimo efektyvumas labai priklauso nuo organizatoriaus talento – nuo jo kalbėjimo įgūdžių ir vadybinių gebėjimų, taip pat nuo teisingas pasirinkimas susitikimo tipą ir jo ypatybių žinojimą.
Verslo susitikimai yra:
1. Pagal renginio formą:
1.1. konferencijos
1.2. susitikimai
1.3. susitikimai
1.4. seminarai, simpoziumai
2. Pagal vadovo susirinkimo vedimo formą:
2.1. diktatoriškas
2.2. autokratinis
2.3. apibendrintas – pirmiausia pranešimas, diskusija, kurioje dalyvauja tik tie asmenys,
paskirtas vadovo.
2.4. diskutuotinas
2.5. Laisvas
3. Priklausymu visuomenės gyvenimo sferai:
3.1. vakarėlis
3.2. profsąjunga
3.3. verslas (administracinis)
3.4. mokslinis
3.5. vieningi
4. Pagal mastelį:
4.1. tarptautinis
4.2. visos Rusijos
4.3. respublikonų
4.4. industrija
4.5. regioninis
4.6. regioninis
4.7. miesto
4.8. regioninis
4.9. vidinis
5. Pagal vietą:
5.1. vietinis
5.2. lankantis
6. Pagal dažnumą:
6.1. reguliarus
6.2. nuolatinis
6.3. vieną kartą
6.4. periodinis leidinys
7. Pagal dalyvių skaičių:
7.1. siaurame kolektyve (iki 5 žmonių)
7.2. išplėstiniame kolektyve (iki 20 žmonių)
7.3. atstovas (daugiau nei 20 žmonių)
8. Pagal dalyvių sudėties stabilumą:
8.1. su fiksuota kompozicija
8.2. su svečių vaidyba
8.3. su konkrečiu susitikimų sąrašu
8.4. sujungti
9. Pagal klausimų temą:
9.1 administracinis
9.2 techninis
9,3 personalo
9.4 finansinis
9.5 technologinis
10. Pagal užduotis:
10.1 problemiška
10.2 pamokantis
10.3 veikiantis
11. Pagal susitarimą:
11.1 sprendimų priėmimas
11.2 užduočių išaiškinimas
11.3 Apibendrinimas
Viena iš pagrindinių vadovaujančio verslo susitikimo užduočių yra pateikti kuo daugiau faktų, kad būtų galima geriau įvertinti aptariamos problemos sudėtingumą, taip pat įtraukti dalyvaujančius į problemos sprendimo procesą. Žinoma, vadovas turi turėti savo požiūrį į esamą situaciją, tačiau būtina žinoti ir kitų požiūrį, kad suprastų, ar jie teisūs, ar ne, suvokdami problemą. Jei kažkieno požiūris yra teisingas, susirinkimo vadovas gali pakeisti savo požiūrį į situaciją. Jei kolegos klysta arba praleidžia ko nors reikšmingo, jis gali pateikti trūkstamus faktus. Tinkami klausimai yra puiki priemonė nukreipti susitikimą tinkama linkme.
Susitikimo efektyvumas labai priklauso nuo organizatoriaus talento – nuo jo kalbėjimo įgūdžių ir vadybinių gebėjimų. Dažnai susirinkimui vadovauja pats vadovas.
Išskiriamos šios pagrindinės verslo susitikimų užduotys:
1) Išsiaiškinkite, išanalizuokite reikalų būklę (kaip vykdomas planas, kas vyksta komandoje ...); keistis informacija aptariamu klausimu, koordinuoti pastangas ir daryti organizacines išvadas. Šios užduotys atitinka informacijos rinkinio tipą.
2) Informuoti darbuotojus apie problemų sprendimo paieškas, apie naują patirtį ir jos įgyvendinimo galimybes, įtikinti darbuotojus vykdomos ekonominės politikos teisingumu. Šioms problemoms spręsti numatomas aiškinamasis susirinkimas arba susirinkimas – instruktažas.
3) Rasti kolektyvinį problemos sprendimą, gaminti, rinkti idėjas. Tai susitikimo tipas – probleminis, arba „smegenų šturmas“.
4) Pasirinkite ir priimkite konstruktyvius sprendimus. Tai yra susirinkimo – sprendimų priėmėjo – užduotis.
5) Suteikti dalyviams reikiamų žinių, tobulinti jų įgūdžius. Šis tipas vadinamas konferencija arba mokymo susitikimu.
Jei vadovas suinteresuotas nuolatiniu ryšiu su kolektyvu, jis organizuoja reguliarius susitikimus. Pagal susitikimo dažnumą jis gali būti ir vienkartinis bei periodinis.
Jei kuris nors iš susirinkimo dalyvių jaučia nenugalimą potraukį ginčytis, lyderis, išlaikydamas ramybę, turėtų leisti grupei paneigti diskusijos dalyvio argumentus. Be reikalo plepius debatininkus reikia taktiškai nutraukti, neišklausant jų pasisakymų iki galo, paprastai iš tokių kalbų mažai naudos. Jeigu tenka susidurti su negatyvistu (tai yra prieštarauti mėgstančiu žmogumi), reikia atpažinti ir įvertinti jo žinias bei patirtį. Drovūs dalyviai skatinami užduoti paprastus klausimus, kad sustiprintų pasitikėjimą savimi. Jei ginčytojas nuolat užduoda klausimus, o ne teikia pasiūlymus, jo klausimai turėtų būti adresuojami grupei.
Kad verslo susitikimas būtų vaisingas, pirmininkas turi įvaldyti diskusijų vedimo techniką. Visų pirma, turime stengtis grupinę diskusiją vesti civilizuotai. Tai reiškia subtilumo buvimą ginčo šalių santykiuose, todėl neleidžia naudoti tokių savo požiūrio argumentavimo priemonių kaip pajuoka, oponentų pertraukimas, aštrūs išpuoliai prieš juos. Ypatingas dėmesys turi būti skiriamas tam, kad verslo ginčas tarp dalyvių būtų aiškus ir turi laiko limitus, taip pat vengti asmeninių konfliktų. Ginčo terminologija turi būti aiški visiems dalyvaujantiems.
Rengiantis diskusijai, bent jau labiausiai bendras planas kovoti už tiesą, pasiimti svariausius argumentus. Ypač įspūdingi yra tikslūs skaičiai, kurių negalima paneigti.
Kuo aukštesnes vadovo pareigas užima, tuo daugiau laiko jis turi skirti susitikimams, deryboms, dalykiniams susitikimams ir kitoms tarpasmeninio bendravimo formoms. Vadovų laikas dažnai švaistomas.
Susirinkimas yra ryžtingas aiškinamasis žodynas kaip vedinys iš veiksmažodžio pasitarti, tai yra susitarti, pasitarti, ką nors kartu su kažkuo aptarti, kaip „susitikimas, skirtas bet kokiems klausimams, veiksmams, priemonėms aptarti“, kuris dažniausiai vyksta veiklos klausimais. Žodis „susitikimas“ turi sinonimus – penkių minučių susitikimas, skrajute, operatyvinis, planavimo susirinkimas.
Taigi susirinkimas suprantamas kaip tokia valdymo veiklos rūšis, kai tam tikras skaičius dalyvių susirenka iš anksto nustatytoje vietoje iš anksto nustatytu laiku aptarti ir priimti sprendimus iš anksto nustatytais klausimais.
Vargu ar yra kitokia veikla, kuri tuo pačiu metu sugaištų tiek daug žmonių tiek laiko, kaip rengiant susirinkimus.
Todėl susirinkimui reikia ruoštis ypač kruopščiai, išsamiai išstudijuojant visas organizacines ir technines priemones tiek jo organizavimui, tiek pravedimui. Laiko ir pinigų švaistymo priežastys dažniausiai slypi tiesiog tame, kad daugelis susirinkimų yra prastai paruošti ir organizuoti, prastai vedami ir nepatenkinamai apibendrinami. Prisiminkite V. Majakovskio eilėraštį „Protsesuoti“.
Pažvelkime į pagrindinius principus, kurie leidžia susitikimą ar susitikimą padaryti kuo efektyvesnį.
Pasirengimas susitikimui vyksta trimis etapais:
1. Organizacinių klausimų kūrimas.
2. Visų svarstytinų klausimų aptarimas.
3. Verslo susitikimo surengimas.
Susitikimo tikslas – „visų pradų pradžia“, nes kuo konkrečiau suformuluojami susitikimo tikslai, tuo daugiau vilčių sulaukti produktyvaus rezultato, ir atvirkščiai, neaiški formuluotė „aptarti reikalo padėtį“ nesiekti nieko konkretaus. Daugelyje susitikimų dalyviai niekaip negali susitarti, nes iš tikrųjų kalbama apie skirtingus dalykus.
Susirinkimo rengimo darbas pradedamas nuo sprendimo dėl jo rengimo reikalingumo, jam pateiktų klausimų ir siūlomų dalyvių, susirinkimo laiko ir vietos.
Susitikimą geriau planuoti darbo dienos pradžioje ar pabaigoje, kad nesuardytumėte darbo dienos, darbo ritmo ir nepriverstumėte žmonių pereiti nuo vienos veiklos rūšies prie kitos. Nebūtina rengti susirinkimų (susirinkimų) savaitgalių ir ypač švenčių išvakarėse, nes renginio dalyviai neturėtų niekur skubėti. Be to, reikia nedelsiant apsvarstyti susitikimo vietą.
Vieta turi būti parinkta prieš surašant kvietimus, kad būtų tiksliai nurodyta susirinkimo vieta. Renkantis kambarį visų pirma atsižvelgiama į dalyvių skaičių. Turi būti numatytas pakankamas atsarginių vietų skaičius: nedideliam susirinkimui papildomai 2-3 kėdės, dideliems susirinkimams ne mažiau 15-20 vietų. Be to, renkantis kambarį, atsižvelkite į techninių priemonių panaudojimo galimybę.
Darbotvarkė yra pirmasis dokumentas, kuris sudaromas ruošiantis posėdžiui.
Sudarant darbotvarkę rekomenduojama pateikti pirmuosius klausimus, į kuriuos pakviesta daugiau. Apsvarstę pakviestieji gali išeiti. Likę klausimai yra išdėstyti sudėtingumo tvarka nuo sudėtingesnių ir daug laiko reikalaujančių iki paprastesnių.
Darbotvarkėje nurodomi svarstytini klausimai, kiekvienu klausimu pranešančių asmenų pavardės, inicialai ir pareigos.
Dalyvių sąrašas yra antrasis rengiamas dokumentas.
Į bet kokio tipo susitikimą turėtų būti kviečiami tik tie, kurių negalima atsisakyti. Tai darbuotojai, kuriuos tiesiogiai paliečia nagrinėjami klausimai, ir sprendimus priimantys asmenys arba darbuotojai, turintys specialių žinių ar patirties sprendžiant panašias problemas. Pageidautina riboti susirinkimo dalyvių skaičių (ne daugiau 15 žmonių), kitaip procesas tampa nevaldomas.
Labai svarbus momentas ruošiantis produktyviam susitikimui yra kvietimas. Jei susirinkime turėtų būti priimtas svarbus sprendimas, vadovas neturėtų kviesti dalyvių per sekretorių telefonu. IN Ši byla kvietimas turi būti išsiųstas visiems dalyviams rašymas. Kvietime nurodoma data, darbotvarkė, pranešėjai, gali būti nurodytas kviečiamųjų sąrašas.
Tai leidžia pakviestiems pagalvoti apie probleminės situacijos būklę, suteikia galimybę suformuoti poziciją ir rinkti faktus savo sprendimui pagrįsti, nustato susitikimo trukmę ir pan.
Taigi, turėdami darbotvarkę, dalyvių sąrašą, žinodami susirinkimo vietą ir laiką, jie pradeda informuoti dalyvius. Susirinkimo dalyvius reikia informuoti iš anksto, kad jie galėtų planuoti savo darbo dieną.
Pranešti galima dviem būdais: raštu (išsiunčiant kvietimą) arba žodžiu (telefonu).
Svarbiausia pasirengimo posėdžiui vieta – sprendimo projekto svarstomu klausimu ar baigiamųjų dokumentų projektų parengimas. Šiems sprendimams priimti ir galutiniams dokumentams tvirtinti skirtas susirinkimas. Projektų buvimas leidžia giliau įsigilinti į dokumentus, atlikti pakeitimus ir greitai juos aptarti. Būtina reikalauti iš klausimą rengiančių darbuotojų sprendimų projektų, organizuoti jų vykdymą.
Visi susirinkimui siūlomi dokumentai turi būti paimti ne vėliau kaip prieš 48 valandas, nukopijuoti ir išplatinti likus 24 valandoms iki susirinkimo.
Rengiant susirinkimą reikėtų išsiaiškinti jo pravedimui reikalingas finansines išlaidas: patalpos ir demonstracinės įrangos nuoma, kanceliarinių prekių, gėlių, vandens pirkimas, kavos pertraukėlės organizavimas ir kt. Informacinės medžiagos dauginimas susirinkimo dalyviams taip pat gali būti reikšmingas išlaidų punktas.
Parengiamajame etape nustatoma bendra susirinkimo aptarnavimo darbų apimtis ir, esant poreikiui, siūloma sudaryti darbo grupę susirinkimui parengti. Būtina gerai apgalvoti grupės sudėtį, kuris iš darbuotojų kokį darbą turėtų atlikti, kuriuo metu kiekvienas iš jų dalyvaus aptarnaujant susirinkimą. Organizuojant didelius susirinkimus, kuriuose dalyvauja daug dalyvių, susirinkimo organizavimo klausimas turėtų būti sprendžiamas vadovybės įsakymu.
IN paruošiamasis etapas taip pat apima pasirūpinimą dalyvių pervežimu.
Parengiamasis etapas baigiamas patalpų susirinkimui ir jo techninės įrangos paruošimu.
geriausia vieta susirinkimui yra specialiai įrengta patalpa su apvalus stalas, sieniniai laikrodžiai, be telefono ir selektorių (patartina telefoną ir selektorių turėti gretimame kambaryje, kad galėtumėte išeiti ir gauti pagalbos ar pasikviesti reikiamą specialistą, neblaškydami kitų). Susitikimų kambarys turi būti gerai vėdinamas.
Visai neabejinga, kokia tvarka sėdi susirinkimo dalyviai. Sėdimų tvarką, pradedant nuo 6 dalyvių, reikia nustatyti specialiomis kortelėmis prieš pasirodant susirinkimo dalyviams. Konkuruojančių grupių atstovai neturėtų sėdėti vienas priešais kitą, kitaip kiekvienas stalo kraštas pavirs į griovį, o konfliktai kils savaime. Nemėgstantys žmonės susodinami kuo toliau vienas nuo kito.
Lyderis turėtų sėdėti centre. Pageidautina, kad jis galėtų pažvelgti į akis daugiausiai susirinkimo dalyvių.
Susitikimas turi prasidėti laiku. Nebauskite tų, kurie atvyko laiku, versdami juos laukti vėluojančiųjų. Lyderis, kuris pirmame susitikime laukia vieno dalyvio, lauks visų antrajame.
Pirmininkui turi būti labai aiškus susirinkimo tikslas. Pradėkite susitikimą teigiamai. Spręstina problema turi būti pateikta įdomiai, vaizdingai ir entuziastingai. Susitikimo pradžia turi trukti ne ilgiau kaip dvi minutes.
Susirinkimo dalyviai kalba šaukimo tvarka vardu. Visada turėtų kalbėti tik vienas asmuo. Per daug kalbėti yra taip pat nepadoru, kaip visą laiką tylėti. Ekskursijos į praeitį ir nukrypimai nuo temos, kuriuos leidžia atskiri dalyviai, turėtų būti nepakantūs. Susitikimas turėtų nuosekliai, žingsnis po žingsnio spręsti iškeltos problemos sprendimą.
Jūs negalite komentuoti pavaldinio, kalbančio ant tribūnos, žodžių, pertraukti jo kalbos metu, grubiai nutraukti sakinio viduryje, jei nuomonė aptariamu klausimu nesutampa su vadovo nuomone.
Svarbus momentas dokumentuoja susirinkimą, t.y. fiksuoja darbotvarkės klausimų svarstymo eigą. Posėdžio metu ir po jo būtina surinkti iš anksto nepateiktų kalbų tekstus. Susitikimo eiga gali būti stenograma, fonograma, vaizdo įrašas, protokolas.
Geriausias variantas operatyviniams susirinkimams yra juos įrašyti. Įrašą turi saugoti sekretorė arba specialiai paskirtas asmuo. Kalbų įrašymo kokybė priklauso nuo jo kvalifikacijos, gebėjimo įsiskverbti ir suprasti svarstomų klausimų esmę. Todėl asmens, kuris protokoluoja, paskyrimas yra esminė pasirengimo posėdžiui dalis. Protokolas paprastai saugomas trumpai ir glaustai.
Pagrindinė protokolo teksto dalis sukomponuota darbotvarkės punktus atitinkančiais skyriais. Kiekvienas elementas gali turėti šias dalis:
KLAUSĖ
ATLIKTA
NUSPRĘSTA (NUSPRĘSTA)
Paskutinė kiekvieno darbotvarkės punkto dalies dalis yra sprendimo, priimto svarstomu klausimu, įrašas. Protokole pateikiamas už įgyvendinimą atsakingų asmenų sąrašas priimtus sprendimus, taip pat asmenys, kurie privalo susipažinti su protokolu.
Susitikime pasiektas rezultatas turi būti suformuluotas trumpai ir tiksliai.
Būtina nedelsiant nustatyti, kokie žingsniai turėtų būti po sprendimo priėmimo, kas turi kokias pareigas, kas atsakingas už sprendimo įgyvendinimą, kas kontroliuoja jo įgyvendinimą.
Įmonės produktyvaus darbo organizavimo formos yra susirinkimai ir susirinkimai. Jie turi skirtingus tikslus ir įgyvendinimo būdus.
Apibrėžimas
susitikimas- tinkamo rato žmonių susitikimas, kurio tikslas – svarstyti aktualius klausimus.
Susitikimas– vienetų susirinkimas bendra veiklažmonių aptarti aktualijas ir problemas.
Palyginimas
Nariai
Kiekviename renginyje yra skirtingi žmonės. Susitikimui būdingas siauresnis formatas, kuriame, kaip taisyklė, dalyvauja nedidelis suinteresuotų asmenų ratas. Tarp jų gali būti, pavyzdžiui, struktūrinių padalinių vadovai, vadovaujantys specialistai ar įvairių įmonių atstovai. Kartais susirinkimas būna teisminis, vyksta tam, kad būtų priimtas sprendimas byloje.
Susitikimas yra masinis renginys. Jame gali dalyvauti visas įmonės personalas. Tėvų ar rinkimų susirinkimai taip pat yra pavyzdžiai.
Diskusijos tema
Skirtumas tarp susitikimo ir susitikimo slypi tame, kokios temos iškeliamos renginyje. Taigi rengiamas susitikimas, kuriame aptariami gamybos valdymo klausimai, renkama informacija apie reikalų būklę, nustatomos probleminės sritys. Žmonės prie apskritojo stalo tik pasitaria, o čia labai svarbi kiekvieno nuomonė, kitaip nei susirinkime, kuriame kartais užtenka tiesiog dalyvauti, kad gautų reikiamą informaciją.
Susirinkimuose į darbotvarkę įtraukiami bendresni, laikui bėgant susikaupę ir visai darbo jėgai svarbūs klausimai. Tokiuose susitikimuose kartais paliečiamos temos, kurios nėra tiesiogiai susijusios su gamyba. Pavyzdžiui, galime kalbėti apie pasiruošimą artėjančiai šventei.
Tikslai
Susitikimų pobūdis yra operatyvus. Tokių susitikimų tikslai – pakoreguoti esamą veiklą, tobulinti darbo procesą. Posėdis baigiamas nutarimu.
Susitikimuose dažnai sumuojami rezultatai, įteikiami apdovanojimai, pranešama apie darbo sąlygas ir artimiausios ateities planus. Susirinkimo eiga ir jame priimti sprendimai fiksuojami specialiu protokolu.
Dažnis
Išanalizuokime skirtumą tarp susitikimo ir susitikimo dėl jų rengimo dažnumo. Taigi iš dviejų rūšių renginių dažniau šaukiami susirinkimai. Jiems suteikiamas konkretus laikas. Tačiau tokie susitikimai gali būti ir neplanuoti, jei tai pateisinama skubiu poreikiu.
Svarbus įmonės valdymo aspektas yra susirinkimų ir konferencijų, kurių metu verslo pokalbis. Kad susirinkimai ir susirinkimai būtų veiksmingi, jų vadovams (pirmininkams) patartina vadovautis šiomis rekomendacijomis. Prieš susitikimą (susitikimą):
1. Paruoškite darbotvarkę y., susirinkime (susirinkime) spręstinų klausimų sąrašas. Šiuos klausimus galima traktuoti kaip
anksčiau priimtų sprendimų neigimas, taip pat į naujas problemas, iškilusias nuo praėjusio susirinkimo (susirinkimo).
2. Nuspręskite, kas turėtų dalyvauti susitikime ir praneškite jiems iš anksto. Paprastai gamybiniame susirinkime dalyvauja visi darbo kolektyvo nariai. Į posėdį kviečiami tik tie darbuotojai, kurie yra kompetentingi spręsti iškilusias problemas.
3. Pasirinkite tinkamą vietą ir laiką.Įsitikinkite, kad vietoje yra viskas, ko jums reikia. Nustatykite laiką, kurio reikia šiems klausimams aptarti. Atkreipiame dėmesį, kad ideali susitikimų (susitikimų) trukmė yra ne daugiau kaip pusantros valandos. Jei susitikimas turi trukti ilgiau, darykite pertraukas.
4. Paskirstykite darbotvarkę. Darbotvarkė turėtų būti darbuotojų rankose likus kelioms dienoms iki susirinkimo (susirinkimo), kad jie galėtų pasiruošti susirinkimui (susirinkimui).
5. Iš anksto nustatykite pagrindinį kalbėtoją ir kitus kalbėtojus.
6. Iš anksto pasikalbėkite su kiekvienu susitikimo dalyviu, išsiaiškinkite jo poziciją. Tai padės numatyti konfliktines situacijas ir planuoti jų sprendimą išlaikant komandos sanglaudą.
7. Svarbus ir susitikimo vietos pasirinkimas. Kambaryje turi būti patogūs baldai, normali oro temperatūra. Geriausia susitikimo dalyvius pastatyti prie apskritojo stalo, kai kiekvienas iš jų yra priešais visus kitus. Norint pagerinti bendravimą prieš dalyvius, patartina įrengti ženklus su visais vardais, aiškiai matomus visiems susirinkusiems.
Susitikimo (susitikimo) metu:
1. Aptarkite darbotvarkę ir prireikus jį pakeisti, kad būtų atsižvelgta į neseniai atsiradusias naujas aplinkybes.
2. Sekite laiką, kad būtų laikomasi taisyklių, nes besivystanti diskusija gali ją nutraukti.
3. Stebėti susirinkimo dalyvių nuomonės raiškos laisvę, nepaisant jų tarnybinės padėties. Būtina taktiškai suvaržyti energiją tų, kurie pagal savo prigimtį įpratę turėti iniciatyvą, suteikiant galimybę mažiau aktyviems dalyviams kalbėti anksčiau.
4. Diskusijos metu užimkite neutralią poziciją išsakytų nuomonių atžvilgiu.
5. Stebėkite kylančius konfliktus ir, jei reikia, įsikikite. Būkite tarpininkas, kad sumažintumėte situaciją.
6. Periodiškai tikrinkite, ar grupė yra pasirengusi priimti sprendimą. Neturėtumėte praleisti akimirkos, kai grupė susitarė ir nauja diskusija nieko reikšmingo pridurti nebegali.
7. Laikykitės grupės sukurtų sprendimų taisyklių. Jei kyla nesutarimų, turi būti balsuojama ir sprendimas priimamas balsų dauguma.
8. Prieš baigdami susitikimą (susitikimą), apibendrinkite darbą. Paklauskite grupės, ar reikia vėl susitikti. Svarbu, kad žmonės iš susirinkimo (susitikimo) išeitų aiškiai suvokdami, kokie turėtų būti tolesni žingsniai. Kai susirinkimas baigiasi nepriimant jokių sprendimų, gali kilti nusivylimo ir nusivylimo jausmas.
Po susirinkimo (susitikimo):
1. Išanalizuoti paskutinio susitikimo (susitikimo) eigą. Reikia svarstyti, ar susirinkimas (susirinkimas) įvykdė savo užduotis ir ar po jo sustiprėjo grupės sanglauda.
2. Parengti ir išplatinti susirinkimo (susirinkimo) rezultatų suvestinę. Išsamios informacijos apie tai, dėl ko buvo susitarta, kokios problemos buvo išspręstos ir kokių tolesnių veiksmų reikėtų imtis, įrašymas turėtų priminti komandos nariams apie darbą, kurį jie turi atlikti.
3. Pataisykite nutrūkusius santykius neformaliu pokalbiu. Jei susitikimo (susitikimo) metu kilo karštos diskusijos, tikėtina, kad kai kurių grupės narių santykiai pašlijo ir jie iš susirinkimo išėjo nusiminę ar įsižeidę. Pasikalbėkite su jais ir nuraminkite.
4. Stebėkite, kaip grupės nariai susidoroja su jiems pavestomis užduotimis. Turite patikrinti, ar nėra problemų, kai darbuotojai atlieka konkrečias užduotis.
Tipiški susitikimų trūkumai yra šie:
Be reikalo daug susitikimų;
Neaiški susitikimo tema;
Neproduktyvus laiko švaistymas dėl nereikalingų pokalbių;
Neprotingai didelis dalyvių skaičius;
Nepakankamas dalyvių skaičius;
Protokolo nebuvimas, nepaisant jo poreikio;
Nepakankamai aiškus sprendimų formulavimas.
