മീറ്റിംഗുകളും മീറ്റിംഗുകളും നടത്തുന്നതിന്റെ സവിശേഷതകൾ. മീറ്റിംഗുകൾ, കോൺഫറൻസുകൾ, ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകൾ എന്നിവയുടെ ഓർഗനൈസേഷനും നടത്തിപ്പും

പ്രായോഗികമായി, അവരുടെ ചുമതലകളും ലക്ഷ്യങ്ങളും അനുസരിച്ച് മീറ്റിംഗുകളുടെ ഒരു പൊതു വിഭജനം ഉണ്ട്. ഇവിടെ നിന്ന്, പ്രശ്നകരവും പ്രബോധനപരവും പ്രവർത്തനപരവുമായ മീറ്റിംഗുകൾ വേർതിരിച്ചിരിക്കുന്നു വ്യക്തിഗത മാനേജ്മെന്റ്: പാഠപുസ്തകം / എസ്.ഡി. Reznik ഉം മറ്റുള്ളവരും - 2nd ed., പരിഷ്കരിച്ചത്. കൂടാതെ അധികവും - എം.: INFRA-M, 2004. - 622 പേ.

ചർച്ച ചെയ്യുന്ന പ്രശ്നത്തിന് മികച്ച മാനേജ്മെന്റ് പരിഹാരം കണ്ടെത്തുക എന്നതാണ് പ്രശ്ന മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യം. അത്തരമൊരു യോഗത്തിലെ തീരുമാനങ്ങൾ സാധാരണയായി ചർച്ചയുടെ ഫലമായി രൂപപ്പെടുത്തുകയും വോട്ടെടുപ്പിന് ശേഷം എടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. സ്കീം അനുസരിച്ച് അത്തരമൊരു യോഗം നടക്കുന്നു: റിപ്പോർട്ടുകൾ; സ്പീക്കറുകൾക്കുള്ള ചോദ്യങ്ങൾ; ചർച്ച; തീരുമാനമെടുക്കൽ.

ഉത്തരവുകൾ അറിയിക്കുക എന്നതാണ് ബ്രീഫിംഗ് മീറ്റിംഗിന്റെ ചുമതല ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾഅവയുടെ വേഗതയേറിയതും കാര്യക്ഷമവുമായ നിർവ്വഹണത്തിനായി കൺട്രോൾ സ്കീമിലൂടെ മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്ക്. അത്തരമൊരു യോഗത്തിൽ, എടുത്ത ഭരണപരമായ തീരുമാനങ്ങൾ നേതാവ് യോഗത്തിന്റെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തുന്നു.

പ്ലാനിംഗ് മീറ്റിംഗുകൾ, വേനൽക്കാല മീറ്റിംഗുകൾ, അഞ്ച് മിനിറ്റ് മീറ്റിംഗുകൾ എന്നിങ്ങനെ വിളിക്കപ്പെടുന്നവയാണ് പ്രവർത്തന യോഗങ്ങൾ. അവർ അമാന്തിക്കുന്നില്ല. ഉൽപാദനത്തിലെ നിലവിലെ അവസ്ഥയെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ നേടുക എന്നതാണ് അത്തരം മീറ്റിംഗുകളുടെ ചുമതല. ബ്രീഫിംഗിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, നിയന്ത്രണ സ്കീമിനൊപ്പം താഴെ നിന്ന് മുകളിലേക്ക് വിവരങ്ങൾ കൈമാറുന്നത് പ്രവർത്തന യോഗം ഉറപ്പാക്കുന്നു. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ നിന്ന് കാലികമായ വിവരങ്ങൾ ലഭിച്ച ശേഷം, മാനേജർ "തടസ്സങ്ങളുടെ" സാന്നിദ്ധ്യം, ബാക്ക്ലോഗ്, പരാജയങ്ങൾ എന്നിവയുടെ കാരണങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുന്നു, ഇവിടെ അദ്ദേഹം ആവശ്യമായ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നു, നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുന്നു, അവ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള സമയപരിധി നിർണ്ണയിക്കുന്നു. പ്രവർത്തന യോഗത്തിൽ റിപ്പോർട്ടുകളൊന്നും നൽകിയിട്ടില്ല. ഉൽപാദനത്തിന്റെ പ്രശ്നങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുക എന്നതാണ് പ്രധാന ലക്ഷ്യം, അതിന്റെ പരിഹാരത്തിൽ ടീമിന്റെ പ്രധാന ശ്രമങ്ങൾ നയിക്കണം.

എന്നിരുന്നാലും, ഏതെങ്കിലും മീറ്റിംഗോ അസംബ്ലിയോ നടത്തുന്നതിന്റെ പ്രധാന ലക്ഷ്യം ഒരു കൂട്ടായ വിവര കൈമാറ്റത്തിന് ശേഷം ഒരു സംയുക്ത തീരുമാനം എടുക്കുക എന്നതാണ്, അതായത്, ഒരു നിശ്ചിത ഫലം കൈവരിക്കുക.

മീറ്റിംഗുകളുടെയും മീറ്റിംഗുകളുടെയും വർഗ്ഗീകരണം

മീറ്റിംഗുകളും മീറ്റിംഗുകളും ഔപചാരികവും അനൗപചാരികവുമാണ്. ഒരു ഇവന്റ് വിജയകരമായി നടത്തുന്നതിന്, ആദ്യം അതിന്റെ സ്വഭാവം നിർണ്ണയിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

മാനേജ്മെൻറ് ഫംഗ്ഷനുകൾ അനുസരിച്ച് മീറ്റിംഗുകളെ തരം തിരിക്കാം:

1. ഓർഗനൈസേഷന്റെ തന്ത്രങ്ങളുടെയും തന്ത്രങ്ങളുടെയും പ്രശ്നങ്ങൾ, പദ്ധതികൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ വിഭവങ്ങൾ എന്നിവ ചർച്ച ചെയ്യുന്ന ആസൂത്രണ യോഗങ്ങൾ;

2. തൊഴിൽ പ്രചോദനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള മീറ്റിംഗുകൾ, അവിടെ ഉൽപാദനക്ഷമതയുടെയും ഗുണനിലവാരത്തിന്റെയും പ്രശ്നങ്ങൾ, ജീവനക്കാരുടെ സംതൃപ്തി, കുറഞ്ഞ പ്രചോദനത്തിനുള്ള കാരണങ്ങൾ, അത് മാറ്റാനുള്ള സാധ്യത, ധാർമ്മികവും ഭൗതികവുമായ പ്രോത്സാഹനങ്ങളുടെ പ്രശ്നങ്ങൾ എന്നിവ ചർച്ചചെയ്യുന്നു;

3. ആന്തരിക ഓർഗനൈസേഷനെക്കുറിച്ചുള്ള മീറ്റിംഗുകൾ, അവിടെ ഓർഗനൈസേഷന്റെ ഘടനാപരമായ പ്രശ്നങ്ങൾ, ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുക, അധികാരത്തിന്റെ ഡെലിഗേഷൻ മുതലായവ ചർച്ചയുടെ വിഷയമായി മാറുന്നു;

4. ജീവനക്കാരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നിരീക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള മീറ്റിംഗുകൾ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഫലങ്ങൾ, ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കൽ, തടസ്സപ്പെടുത്തൽ പ്രശ്നങ്ങൾ, കുറഞ്ഞ ഉൽപ്പാദനക്ഷമത എന്നിവ ചർച്ചചെയ്യുന്നു;

5. ഓർഗനൈസേഷന്റെ പ്രത്യേക മീറ്റിംഗുകൾ, ഓർഗനൈസേഷനിലെ സാഹചര്യം, നവീകരണങ്ങൾ, അവ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള സാധ്യത, നിലനിൽപ്പിന്റെ പ്രശ്നങ്ങൾ, മത്സരശേഷി, ഇമേജ്, ശൈലി എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവർത്തന പ്രശ്നങ്ങൾ ചർച്ചചെയ്യുന്നു.

ഹോൾഡിംഗ് ശൈലി അനുസരിച്ച് മീറ്റിംഗുകളുടെ ഒരു വർഗ്ഗീകരണവുമുണ്ട്:

1. ഏകാധിപത്യ യോഗങ്ങൾ, അവിടെ നേതാവിന് മാത്രമേ സംസാരിക്കാനും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാനും അവകാശമുള്ളൂ. ഈ മീറ്റിംഗുകളിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർ നേതാവ് ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കുകയും പ്രതികരിക്കുകയും വേണം. മാനേജർ തന്റെ കീഴുദ്യോഗസ്ഥരെ അറിയിക്കുകയോ നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുകയോ ചെയ്യേണ്ട സമയത്താണ് അത്തരം മീറ്റിംഗുകൾ നടത്തുന്നത്.

2. സ്വതന്ത്ര മീറ്റിംഗുകൾക്ക് ഒരു അജണ്ട ഇല്ല. ചെയർപേഴ്‌സണില്ലാതെ അവരെ തടഞ്ഞുവയ്ക്കാം. അത്തരം മീറ്റിംഗുകൾ കാഴ്ചപ്പാടുകളുടെ ഒരു കൈമാറ്റത്തിലേക്ക് ചുരുങ്ങുന്നു, തീരുമാനങ്ങൾ നിശ്ചയിച്ചിട്ടില്ല. അത്തരമൊരു മീറ്റിംഗ് ഒരു സംഭാഷണത്തിന്റെയോ സംഭാഷണത്തിന്റെയോ രൂപത്തിലാണ് നടക്കുന്നത്.

3. ചർച്ചാ യോഗങ്ങൾ - ചില നിയമങ്ങൾക്കനുസൃതമായി നടക്കുന്ന ഒരു മീറ്റിംഗിൽ ഒരു കൂട്ടം ആളുകളുടെ കൂട്ടായ പ്രവർത്തനത്തിന്റെ ഫലമായി പുതിയ ആശയങ്ങൾ സൃഷ്ടിച്ചും നിർദ്ദിഷ്ട പരിഹാരങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്തും ഏത് വിഷയത്തിലും തീരുമാനങ്ങൾ നേടുന്നതിനുള്ള ഒരു മാർഗം. സ്വഭാവ സവിശേഷതപ്രകടിപ്പിക്കുന്ന ആശയങ്ങളുടെ വിമർശനത്തിന്റെയും വിലയിരുത്തലിന്റെയും അഭാവമാണ് ഈ രീതി.

ഒരു ഔദ്യോഗിക ഇവന്റിന് വ്യക്തമായി നിർവചിക്കപ്പെട്ട സ്റ്റാറ്റസ് ഉണ്ട്, അത് സ്ഥാപിത നിയമങ്ങൾക്കനുസൃതമായി നടക്കുന്നു. പ്രത്യേകം ക്ഷണിക്കപ്പെട്ട ആളുകൾ എപ്പോഴും അത്തരമൊരു യോഗത്തിൽ പങ്കെടുക്കാറുണ്ട്. ഇവന്റിന്റെ പ്രധാന ഘടകങ്ങൾ:

1. അജണ്ട (ചർച്ച ചെയ്യേണ്ട വിഷയങ്ങളുടെ പട്ടിക);

2. റിപ്പോർട്ടുകൾ (പ്രശ്നങ്ങളുടെ സാരാംശം പ്രസ്താവിക്കുന്നു);

3. പ്രസംഗങ്ങൾ (അജണ്ട ഇനങ്ങളുടെ ചർച്ച);

4. ഭേദഗതികൾ (ചർച്ചയിൽ വരുത്താൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന മാറ്റങ്ങളുടെ ചർച്ച);

5. സംവാദം (ഒരു ചർച്ച നടത്തുന്നു);

7. ഒരു പ്രോട്ടോക്കോൾ വരയ്ക്കുന്നു (സംഭവങ്ങളുടെ രേഖാമൂലമുള്ള പ്രസ്താവന);

8. മറ്റുള്ളവ (അജണ്ടയിൽ ഇല്ലാതിരുന്ന പ്രശ്നങ്ങളുടെ ചർച്ച).

അനൗപചാരിക മീറ്റിംഗുകളിൽ, ആളുകൾക്ക് കൂടുതൽ ആശ്വാസം തോന്നുന്നു, എന്നാൽ അത്തരം പരിപാടികൾക്കായി നിങ്ങൾ തയ്യാറാകണം. അനൗപചാരിക മീറ്റിംഗുകൾക്ക് നിങ്ങൾക്ക് ഇത് ആവശ്യമാണ്:

1. ചർച്ചയ്ക്കുള്ള വിഷയങ്ങളുടെ പട്ടിക;

2. ഇവന്റ് ഹോസ്റ്റ്;

3. എത്തിയ കരാറുകളുടെ പ്രോട്ടോക്കോൾ.

അനൗപചാരിക സംഭവങ്ങൾ കൂടുതൽ നടക്കുന്നു ശാന്തമായ അന്തരീക്ഷം, പക്ഷേ ഇപ്പോഴും നിങ്ങൾ ഓർക്കേണ്ടതുണ്ട് നല്ലത് മാത്രം യോഗം സംഘടിപ്പിച്ചുഅല്ലെങ്കിൽ യോഗം നല്ല ഫലം നൽകുന്നു.

ഓരോ മീറ്റിംഗിലും മുൻകൂട്ടി ആസൂത്രണം ചെയ്യേണ്ട ഒരു അജണ്ട ഉണ്ടായിരിക്കണം. അജണ്ട സമയം ലാഭിക്കാനും ദ്വിതീയ വിഷയങ്ങളിൽ ദീർഘനേരം താമസിക്കാതിരിക്കാനും സഹായിക്കുന്നു.

നന്നായി തയ്യാറാക്കിയ അജണ്ടയിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

* മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം, തീയതി, സമയം, സ്ഥലം;

* ക്ഷണിക്കപ്പെട്ട വ്യക്തികളുടെ പട്ടിക;

* ചർച്ച ചെയ്ത പ്രശ്നങ്ങളുടെ പട്ടിക;

* പ്രധാന തീം;

* വിവിധ;

* അടുത്ത മീറ്റിംഗിന്റെ തീയതികൾ.

വിദ്യാഭ്യാസത്തിനുള്ള ഫെഡറൽ ഏജൻസി

മാഗ്നിറ്റോഗോർസ്ക് സംസ്ഥാന സർവകലാശാലഅവരെ. ജി.ഐ.നോസോവ

സൈക്കോളജി വിഭാഗം

ബിസിനസ് ആശയവിനിമയ ഉപന്യാസം

വിഷയത്തിൽ: "ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകളും മീറ്റിംഗുകളും"

പൂർത്തിയാക്കിയത്: FFK ഗ്രൂപ്പിലെ വിദ്യാർത്ഥി 06-1

ഗ്രെബെൻഷിക്കോവ വി.ഐ.

പരിശോധിച്ചത്: ഒറിനിന എൽ.വി.

ഒഴികെ ബിസിനസ് സംഭാഷണങ്ങൾകൂടാതെ വാണിജ്യ ചർച്ചകൾ, ബിസിനസ്സ് സംഭാഷണങ്ങളുടെ പ്രത്യേക രൂപങ്ങൾ ബിസിനസ്സ് പ്രാക്ടീസിൽ വ്യാപകമാണ് - മീറ്റിംഗുകൾ, ചില വിഷയങ്ങളുടെ തുറന്ന കൂട്ടായ ചർച്ചയുടെ ഒരു മാർഗമാണ്. അത്തരം ചർച്ചയുടെ രൂപങ്ങൾ വളരെ വൈവിധ്യപൂർണ്ണമാണ്. ഇവ കോൺഗ്രസുകൾ, കോൺഫറൻസുകൾ, സിമ്പോസിയങ്ങൾ, മീറ്റിംഗുകൾ, സെഷനുകൾ, സെമിനാറുകൾ എന്നിവയാണ്. ഈ ഇവന്റുകളിൽ എടുക്കുന്ന തീരുമാനങ്ങൾ സാധാരണയായി മാനേജർമാരുടെ ഇടുങ്ങിയ സർക്കിൾ എടുക്കുന്നതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ ഫലപ്രദമാണ്.

ഒരു ബിസിനസ് മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം സ്വതന്ത്ര ചർച്ച അനുവദിക്കുകയും വിശാലമായ അഭിപ്രായങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഒരു പൊതു പരിഹാരത്തിൽ എത്തിച്ചേരുകയും ചെയ്യുക എന്നതാണ്.

"യോഗങ്ങളുടെ ഓർഗനൈസേഷൻ" എന്ന വിഷയം ഞാൻ തിരഞ്ഞെടുത്തു, കാരണം മസ്തിഷ്കപ്രക്ഷോഭം ഒരു രൂപമായി ബിസിനസ് സംഭാഷണംധാരാളം പോസിറ്റീവ് വശങ്ങളുണ്ട്:

ഒന്നാമതായി, അത് ചിന്തയുടെ കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു. റഷ്യൻ പഴഞ്ചൊല്ല് "മനസ്സ് നല്ലതാണ്, എന്നാൽ രണ്ട് നല്ലത്" ആദ്യം മുതൽ ഉണ്ടായതല്ല, അതിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു ആഴത്തിലുള്ള അർത്ഥം. വാസ്തവത്തിൽ, മനുഷ്യ ചിന്തയുടെ മൗലികത അത് സംയുക്ത ബൗദ്ധിക പ്രവർത്തനത്തിന്റെ സാഹചര്യങ്ങളിൽ പ്രത്യേകിച്ചും ഫലപ്രദമാണ് എന്ന വസ്തുതയിലാണ്, കാരണം ബൗദ്ധിക ഫലങ്ങൾ കൂട്ടിച്ചേർക്കുന്നില്ല, മറിച്ച് വർദ്ധിക്കുന്നു. ചിന്തകളുടെ കൂട്ടായ കൈമാറ്റത്തിനിടയിലാണ് ഫലവത്തായ ആശയങ്ങളിൽ ഭൂരിഭാഗവും ജനിച്ചതെന്ന് അറിയാം.

രണ്ടാമതായി, മീറ്റിംഗിൽ, തൊഴിലാളികളുടെ ക്രിയേറ്റീവ് കമ്മ്യൂണിറ്റി ശക്തിപ്പെടുത്തുന്നു, വ്യക്തിഗത തൊഴിലാളികളുടെ താൽപ്പര്യങ്ങൾ കൂട്ടായ ജോലികളുടെ ഒരൊറ്റ സംവിധാനത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്, കൂടാതെ അതിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ബിസിനസ്സ് കഴിവുകളും മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു.

മൂന്നാമതായി, സംയുക്ത മാനസിക ജോലിയിൽ, അത് വെളിപ്പെടുന്നു സൃഷ്ടിപരമായ സാധ്യതഅവ ഓരോന്നും.

വേണ്ടത്ര തയ്യാറാക്കാത്തതും മോശമായി നടത്തുന്നതുമായ മീറ്റിംഗുകൾ, എല്ലാ അവസരങ്ങളിലും വിളിച്ചുകൂട്ടുന്നത്, വലിയ ദോഷം വരുത്തുന്നു, കാരണം അവ വിലയേറിയ സമയം "വിഴുങ്ങുന്നു", ആളുകളെ അവരുടെ പ്രധാന ജോലിയിൽ നിന്ന് അകറ്റുന്നു.

IN പൊതുവായ കാഴ്ചമീറ്റിംഗിനായുള്ള തയ്യാറെടുപ്പിൽ ഇനിപ്പറയുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുന്നു: വിഷയങ്ങൾ നിർവചിക്കുക, അജണ്ട സജ്ജീകരിക്കുക, മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങളും അതിന്റെ ആകെ ദൈർഘ്യവും നിർവചിക്കുക, ആരംഭ തീയതിയും സമയവും, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഘടന, ഏകദേശ വർക്ക് ഷെഡ്യൂൾ.

മീറ്റിംഗിന്റെ ആരംഭ സമയം നിർണ്ണയിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾ ജോലിയുടെ താളം കണക്കിലെടുക്കണം. പകൽ സമയത്ത് ഒരു തരത്തിലുള്ള ജോലിയിൽ നിന്ന് മറ്റൊന്നിലേക്ക് അനന്തമായി മാറാൻ ആളുകളെ നിർബന്ധിക്കാതിരിക്കാൻ, പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിന്റെ തുടക്കത്തിലോ അവസാനത്തിലോ ഉച്ചഭക്ഷണ ഇടവേളയ്ക്ക് ശേഷമോ മീറ്റിംഗുകൾ നടത്തുന്നത് നല്ലതാണ്. ചെലവഴിച്ച ആകെ സമയം (മീറ്റിംഗിനായി നേരിട്ട് മാത്രമല്ല, ഫീസ്, പരിവർത്തനങ്ങൾ, ജോലിയിൽ തിരിച്ചെത്തൽ, ഉൾപ്പെടുത്തൽ എന്നിവയ്ക്കും) കണക്കിലെടുത്ത്, മീറ്റിംഗിന്റെ തുടക്കവും അവസാനവും ആസൂത്രണം ചെയ്യണം, അങ്ങനെ ശൂന്യമായ സമയ സ്ലോട്ടുകൾ ഉണ്ടാകില്ല: ഉച്ചഭക്ഷണ ഇടവേളയ്ക്ക് 15 മിനിറ്റ് മുമ്പ് അവസാനിക്കുന്നു, തുടർന്ന് ഈ മിനിറ്റുകൾ നഷ്ടപ്പെട്ടതായി കണക്കാക്കാം.

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ അതിന്റെ ഹോൾഡിംഗിനെക്കുറിച്ച് മുൻകൂട്ടി അറിയിക്കുകയും എല്ലാവരുമായും അജണ്ടയുമായി അവരെ പരിചയപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ശരിയായ വസ്തുക്കൾഅങ്ങനെ അവരുടെ പ്രകടനങ്ങൾ മുൻകൂട്ടി ചിന്തിക്കുന്നു.

നിങ്ങൾ കൃത്യസമയത്ത് മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുകയും ഒരുമിച്ച് പ്രവർത്തിക്കുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങളിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുമായി ഉടനടി യോജിക്കുകയും വേണം, ഉദാഹരണത്തിന്, പ്രസംഗങ്ങളുടെ സമയം പരിമിതപ്പെടുത്തുക അല്ലെങ്കിൽ എങ്ങനെ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നു. അതിനുശേഷം, പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ ഒരാളെ പ്രോട്ടോക്കോൾ പാലിക്കാൻ ചുമതലപ്പെടുത്തണം.

ഇവയും മറ്റ് ചോദ്യങ്ങളും പൊതു സംഘടനബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകളും മീറ്റിംഗുകളും സൂക്ഷ്മമായി പരിശോധിക്കുന്നു.

ബിസിനസ് മീറ്റിംഗ് (മീറ്റിംഗ്) - ഒരു കൂട്ടം ആളുകളുടെ (ടീം) വാക്കാലുള്ള ആശയവിനിമയ ഇടപെടൽ. ഇത്തരത്തിലുള്ള ആശയവിനിമയം വിവിധ വിഭാഗങ്ങളെ സംയോജിപ്പിക്കുന്നു: ഓട്ടറിക്കൽ മോണോലോഗ് (ആമുഖവും അവസാന വാക്ക്അവതാരകൻ, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പ്രസംഗങ്ങൾ, റിപ്പോർട്ട്), സംഭാഷണം (വിവരങ്ങളുടെ കൈമാറ്റം, മസ്തിഷ്കപ്രക്ഷോഭ സമയത്ത് ആശയങ്ങളുടെ പ്രൊമോഷൻ, ചർച്ച), ചർച്ച.

മീറ്റിംഗിന്റെ ഫലപ്രാപ്തി പ്രധാനമായും സംഘാടകന്റെ കഴിവുകളെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു - അദ്ദേഹത്തിന്റെ സംഭാഷണ കഴിവുകളെയും മാനേജ്മെന്റ് കഴിവുകളെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. ശരിയായ തിരഞ്ഞെടുപ്പ്മീറ്റിംഗിന്റെ തരവും അതിന്റെ സവിശേഷതകളെക്കുറിച്ചുള്ള അറിവും.

ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗുകൾ ഇവയാണ്:

1. ഇവന്റിന്റെ രൂപത്തിൽ:

1.1 സമ്മേളനങ്ങൾ

1.2 യോഗങ്ങൾ

1.3 യോഗങ്ങൾ

1.4 സെമിനാറുകൾ, സിമ്പോസിയ

2. തലവൻ മീറ്റിംഗ് നടത്തുന്ന രീതി അനുസരിച്ച്:

2.1 ഏകാധിപത്യം

2.2 സ്വേച്ഛാധിപത്യം

2.3 അഗ്രഗേറ്റീവ് - ആദ്യം ഒരു റിപ്പോർട്ട്, ഒരു സംവാദം, അവിടെ ആ വ്യക്തികൾ മാത്രം പങ്കെടുക്കുന്നു,

നേതാവ് നിയമിച്ചു.

2.4 ചർച്ചാവിഷയം

2.5 സൗ ജന്യം

3. പൊതുജീവിതത്തിന്റെ മണ്ഡലത്തിൽ ഉൾപ്പെട്ടുകൊണ്ട്:

3.1 പാർട്ടി

3.2 തൊഴിലാളി സംഘടന

3.3 ബിസിനസ്സ് (ഭരണപരമായ)

3.4 ശാസ്ത്രീയമായ

3.5 ഐക്യപ്പെട്ടു

4. സ്കെയിൽ പ്രകാരം:

4.1 അന്താരാഷ്ട്ര

4.2 എല്ലാ-റഷ്യൻ

4.3 റിപ്പബ്ലിക്കൻ

4.4 വ്യവസായം

4.5 പ്രാദേശിക

4.6 പ്രാദേശിക

4.7 നഗര

4.8 പ്രാദേശിക

4.9 ആന്തരികം

5. സ്ഥലം അനുസരിച്ച്:

5.1 പ്രാദേശികമായ

5.2 സന്ദർശിക്കുന്നു

6. ആവൃത്തി പ്രകാരം:

6.1 പതിവ്

6.2 സ്ഥിരമായ

6.3 ഒരിക്കൽ

6.4 ആനുകാലികം

7. പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ എണ്ണം അനുസരിച്ച്:

7.1 ഒരു ഇടുങ്ങിയ ടീമിൽ (5 ആളുകൾ വരെ)

7.2 വിപുലമായ ജീവനക്കാരിൽ (20 ആളുകൾ വരെ)

7.3 പ്രതിനിധി (20-ൽ കൂടുതൽ ആളുകൾ)

8. പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഘടനയുടെ സ്ഥിരത അനുസരിച്ച്:

8.1 ഒരു നിശ്ചിത ഘടനയോടെ

8.2 അതിഥി താരങ്ങളോടൊപ്പം

8.3 ഒരു പ്രത്യേക മീറ്റിംഗ് ലിസ്റ്റിനൊപ്പം

8.4 കൂടിച്ചേർന്ന്

9. ചോദ്യങ്ങളുടെ വിഷയമനുസരിച്ച്:

9.1 അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ്

9.2 സാങ്കേതിക

9.3 ഉദ്യോഗസ്ഥർ

9.4 സാമ്പത്തിക

9.5 സാങ്കേതിക

10. ടാസ്ക്കുകൾ പ്രകാരം:

10.1 പ്രശ്നമുള്ളത്

10.2 പ്രബോധനാത്മകം

10.3 പ്രവർത്തനക്ഷമമാണ്

11. നിയമനം വഴി:

11.1 തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നു

11.2 വ്യക്തമാക്കുന്ന ജോലികൾ

11.3 സംഗ്രഹിക്കുന്നു

ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടുന്ന പ്രശ്നത്തിന്റെ സങ്കീർണ്ണതയെ കൂടുതൽ പൂർണ്ണമായി വിലയിരുത്തുന്നതിനും പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്ന പ്രക്രിയയിൽ ഹാജരായവരെ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതിനും കഴിയുന്നത്ര വസ്തുതകൾ കൊണ്ടുവരിക എന്നതാണ് പ്രമുഖ ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗിന്റെ പ്രധാന ചുമതലകളിലൊന്ന്. തീർച്ചയായും, നിലവിലെ സാഹചര്യത്തെക്കുറിച്ച് നേതാവിന് സ്വന്തം വീക്ഷണം ഉണ്ടായിരിക്കണം, എന്നാൽ പ്രശ്നത്തെക്കുറിച്ചുള്ള അവരുടെ ധാരണയിൽ അവർ ശരിയാണോ അല്ലയോ എന്ന് മനസിലാക്കാൻ മറ്റുള്ളവരുടെ കാഴ്ചപ്പാടും അറിയേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. മറ്റൊരാളുടെ വീക്ഷണം ശരിയാണെങ്കിൽ, മീറ്റിംഗ് ലീഡർക്ക് സാഹചര്യത്തെക്കുറിച്ചുള്ള തന്റെ വീക്ഷണം മാറ്റാൻ കഴിയും. സഹപ്രവർത്തകർക്ക് തെറ്റുപറ്റിയാലോ പ്രധാനപ്പെട്ട എന്തെങ്കിലും നഷ്‌ടമായാലോ, അയാൾക്ക് നഷ്‌ടമായ വസ്തുതകൾ നൽകാൻ കഴിയും. ശരിയായ ചോദ്യങ്ങൾ ഒരു മീറ്റിംഗിനെ ശരിയായ ദിശയിലേക്ക് നയിക്കുന്നതിനുള്ള മികച്ച ഉപകരണമാണ്.

മീറ്റിംഗിന്റെ ഫലപ്രാപ്തി പ്രധാനമായും സംഘാടകന്റെ കഴിവുകളെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു - അവന്റെ സംഭാഷണ കഴിവുകളെയും മാനേജർ കഴിവുകളെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. പലപ്പോഴും നേതാവ് തന്നെയാണ് യോഗം നയിക്കുന്നത്.

ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകളുടെ ഇനിപ്പറയുന്ന പ്രധാന ജോലികൾ വേർതിരിച്ചിരിക്കുന്നു:

1) കണ്ടെത്തുക, കാര്യങ്ങളുടെ അവസ്ഥ വിശകലനം ചെയ്യുക (ആസൂത്രണം എങ്ങനെ നടപ്പിലാക്കുന്നു, ടീമിൽ എന്താണ് സംഭവിക്കുന്നത് ...); ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടുന്ന വിഷയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ കൈമാറുക, ശ്രമങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുക, സംഘടനാപരമായ നിഗമനങ്ങളിൽ എത്തിച്ചേരുക. ഈ ജോലികൾ വിവര ശേഖരണ തരവുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നു.

2) പിന്തുടരുന്ന സാമ്പത്തിക നയത്തിന്റെ കൃത്യതയെക്കുറിച്ച് ജീവനക്കാരെ ബോധ്യപ്പെടുത്തുന്നതിന്, പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിനുള്ള അന്വേഷണത്തെക്കുറിച്ചും പുതിയ അനുഭവത്തെക്കുറിച്ചും അത് നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള സാധ്യതകളെക്കുറിച്ചും ജീവനക്കാരെ അറിയിക്കുക. ഈ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിന്, ഒരു വിശദീകരണ മീറ്റിംഗ്, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു മീറ്റിംഗ് - ബ്രീഫിംഗ്, ഉദ്ദേശിക്കുന്നു.

3) പ്രശ്നത്തിന് ഒരു കൂട്ടായ പരിഹാരം കണ്ടെത്തുക, സൃഷ്ടിക്കുക, ആശയങ്ങൾ ശേഖരിക്കുക. ഇതൊരു തരം മീറ്റിംഗാണ് - പ്രശ്‌നകരമായ അല്ലെങ്കിൽ "മസ്തിഷ്കപ്രക്ഷോഭം".

4) ക്രിയാത്മകമായ തീരുമാനങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത് എടുക്കുക. ഇത് യോഗത്തിന്റെ ചുമതലയാണ് - തീരുമാനമെടുക്കുന്നയാൾ.

5) പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് ആവശ്യമായ അറിവ് നൽകുന്നതിന്, അവരുടെ കഴിവുകൾ മെച്ചപ്പെടുത്തുക. ഈ തരത്തെ ഒരു കോൺഫറൻസ് അല്ലെങ്കിൽ പരിശീലന മീറ്റിംഗ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

ടീമുമായി നിരന്തരം ബന്ധപ്പെടാൻ നേതാവിന് താൽപ്പര്യമുണ്ടെങ്കിൽ, അവൻ പതിവ് മീറ്റിംഗുകൾ സംഘടിപ്പിക്കുന്നു. മീറ്റിംഗിന്റെ ആവൃത്തി അനുസരിച്ച്, അത് ഒറ്റത്തവണയും ആനുകാലികവുമാകാം.

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ ആർക്കെങ്കിലും ഒരു തർക്കത്തിന് അപ്രതിരോധ്യമായ ആഗ്രഹം തോന്നുന്നുവെങ്കിൽ, സമചിത്തത നിലനിർത്തിക്കൊണ്ട്, സംവാദകന്റെ വാദങ്ങളെ നിരാകരിക്കാൻ നേതാവ് ഗ്രൂപ്പിനെ അനുവദിക്കണം. അനാവശ്യമായി സംസാരിക്കുന്ന സംവാദകർ അവരുടെ പ്രസംഗങ്ങൾ അവസാനം വരെ കേൾക്കാതെ തന്ത്രപരമായി തടസ്സപ്പെടുത്തണം, ചട്ടം പോലെ, അത്തരം പ്രസംഗങ്ങളിൽ നിന്ന് കാര്യമായ പ്രയോജനമില്ല. നിങ്ങൾ ഒരു നിഷേധവാദിയുമായി (അതായത്, വൈരുദ്ധ്യം പ്രകടിപ്പിക്കാൻ ഇഷ്ടപ്പെടുന്ന ഒരു വ്യക്തി) കൈകാര്യം ചെയ്യണമെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ അവന്റെ അറിവും അനുഭവവും തിരിച്ചറിയുകയും അഭിനന്ദിക്കുകയും വേണം. ലജ്ജാശീലരായ പങ്കാളികൾ അവരുടെ ആത്മവിശ്വാസം ശക്തിപ്പെടുത്തുന്നതിന് ലളിതമായ ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കാൻ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു. തർക്കിക്കുന്നയാൾ നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുന്നതിനുപകരം നിരന്തരം ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അവന്റെ ചോദ്യങ്ങൾ ഗ്രൂപ്പിനെ അഭിസംബോധന ചെയ്യണം.

ഒരു ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗ് ഫലപ്രദമാകണമെങ്കിൽ, ചർച്ചകൾ നടത്തുന്നതിനുള്ള സാങ്കേതികത ചെയർപേഴ്‌സൺ കൈകാര്യം ചെയ്യണം. ഒന്നാമതായി, സംസ്‌കൃതമായ രീതിയിൽ ഒരു ഗ്രൂപ്പ് ചർച്ച നടത്താൻ ശ്രമിക്കണം. ഇത് തർക്കക്കാരുടെ ബന്ധങ്ങളിൽ മാധുര്യത്തിന്റെ സാന്നിധ്യം സൂചിപ്പിക്കുന്നു, അതിനാൽ, പരിഹാസം, എതിരാളികളെ തടസ്സപ്പെടുത്തൽ, അവർക്കെതിരായ മൂർച്ചയുള്ള ആക്രമണം എന്നിങ്ങനെ ഒരാളുടെ കാഴ്ചപ്പാട് വാദിക്കാനുള്ള അത്തരം മാർഗങ്ങളുടെ ഉപയോഗം ഒഴിവാക്കുന്നു. പങ്കെടുക്കുന്നവർ തമ്മിലുള്ള ബിസിനസ്സ് തർക്കം വ്യക്തവും സമയപരിധിയും ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും വ്യക്തിപരമായ ഏറ്റുമുട്ടലുകൾ ഒഴിവാക്കാനും പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കണം. തർക്കത്തിന്റെ പദാവലി സന്നിഹിതരായ എല്ലാവർക്കും വ്യക്തമായിരിക്കണം.

ഒരു ചർച്ചയ്ക്ക് തയ്യാറെടുക്കുമ്പോൾ, ഏറ്റവും കുറഞ്ഞത് മൊത്തത്തിലുള്ള പദ്ധതിസത്യത്തിനുവേണ്ടി പോരാടുക, ഏറ്റവും ഭാരിച്ച വാദങ്ങൾ എടുക്കുക. നിഷേധിക്കാനാവാത്ത കൃത്യമായ കണക്കുകൾ പ്രത്യേകിച്ചും ശ്രദ്ധേയമാണ്.

നേതാവിന്റെ ഉയർന്ന സ്ഥാനം, മീറ്റിംഗുകൾ, ചർച്ചകൾ, ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകൾ, മറ്റ് തരത്തിലുള്ള പരസ്പര ആശയവിനിമയങ്ങൾ എന്നിവയ്ക്കായി കൂടുതൽ സമയം ചെലവഴിക്കേണ്ടിവരും. മാനേജർമാരുടെ സമയമാണ് പലപ്പോഴും പാഴാകുന്നത്.

യോഗം തീരുമാനിച്ചു വിശദീകരണ നിഘണ്ടുകൺഫർ ചെയ്യാനുള്ള ക്രിയയുടെ ഒരു ഡെറിവേറ്റീവ് എന്ന നിലയിൽ, അതായത്, ഒരുമിച്ചു സമ്മതിക്കുക, കൂടിയാലോചിക്കുക, ആരെങ്കിലുമായി എന്തെങ്കിലും ചർച്ച ചെയ്യുക, "ഏതെങ്കിലും പ്രശ്നങ്ങൾ, പ്രവർത്തനങ്ങൾ, നടപടികൾ എന്നിവയുടെ ചർച്ചയ്ക്കായി സമർപ്പിക്കപ്പെട്ട ഒരു മീറ്റിംഗ്", ഇത് സാധാരണയായി പ്രവർത്തന വിഷയങ്ങളിൽ നടക്കുന്നു. "മീറ്റിംഗ്" എന്ന വാക്കിന് പര്യായങ്ങൾ ഉണ്ട് - അഞ്ച് മിനിറ്റ് മീറ്റിംഗ്, ഒരു ഫ്ലയർ, ഒരു ഓപ്പറേറ്റർ, ഒരു പ്ലാനിംഗ് മീറ്റിംഗ്.

അതിനാൽ, മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ള വിഷയങ്ങളിൽ ചർച്ച ചെയ്യുന്നതിനും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിനുമായി ഒരു നിശ്ചിത എണ്ണം പങ്കാളികൾ മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച സമയത്ത് മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച സ്ഥലത്ത് ഒത്തുകൂടുമ്പോൾ ഒരു മീറ്റിംഗ് അത്തരം മാനേജ്മെന്റ് പ്രവർത്തനമായി മനസ്സിലാക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗുകൾ നടത്തുമ്പോൾ ഒരേ സമയം ഇത്രയധികം ആളുകളുടെ സമയം പാഴാക്കുന്ന മറ്റൊരു തരത്തിലുള്ള പ്രവർത്തനവും ഇല്ല.

അതിനാൽ, മീറ്റിംഗ് സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനും നടത്തുന്നതിനുമുള്ള എല്ലാ സംഘടനാപരവും സാങ്കേതികവുമായ നടപടികളെക്കുറിച്ചും വിശദമായ പഠനം നടത്തി പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം തയ്യാറാക്കണം. സമയവും പണവും പാഴാക്കാനുള്ള കാരണങ്ങൾ പലപ്പോഴും പല മീറ്റിംഗുകളും മോശമായി തയ്യാറാക്കുകയും സംഘടിപ്പിക്കുകയും മോശമായി നടത്തുകയും തൃപ്തികരമല്ലാത്ത രീതിയിൽ സംഗ്രഹിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു എന്ന വസ്തുതയിലാണ്. വി.മായകോവ്സ്കിയുടെ "പ്രൊത്സെസ്ഡ്" എന്ന കവിത ഓർക്കുക.

ഒരു മീറ്റിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ മീറ്റിംഗ് കഴിയുന്നത്ര ഫലപ്രദമാക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്ന അടിസ്ഥാന തത്വങ്ങൾ നോക്കാം.

മീറ്റിംഗിനായുള്ള തയ്യാറെടുപ്പ് മൂന്ന് ഘട്ടങ്ങളിലായാണ് നടത്തുന്നത്:

1. സംഘടനാ പ്രശ്നങ്ങളുടെ വികസനം.

2. പരിഗണിക്കേണ്ട എല്ലാ പ്രശ്നങ്ങളുടെയും ചർച്ച.

3. ഒരു ബിസിനസ് മീറ്റിംഗ് നടത്തുന്നു.

മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം "എല്ലാ തുടക്കങ്ങളുടെയും തുടക്കം" ആണ്, കാരണം മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൂടുതൽ വ്യക്തമായി രൂപപ്പെടുത്തുന്നു, ഉൽ‌പാദനപരമായ ഫലത്തിനായുള്ള കൂടുതൽ പ്രതീക്ഷ, തിരിച്ചും, "പ്രശ്നത്തിന്റെ അവസ്ഥ ചർച്ചചെയ്യുക" എന്ന അവ്യക്തമായ വാക്കുകൾ ചെയ്യുന്നു. പ്രത്യേകിച്ചൊന്നും ലക്ഷ്യമിടരുത്. പല മീറ്റിംഗുകളിലും, പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് ഒരു തരത്തിലും യോജിക്കാൻ കഴിയില്ല, കാരണം അവർ വ്യത്യസ്ത കാര്യങ്ങളെക്കുറിച്ചാണ് സംസാരിക്കുന്നത്.

മീറ്റിംഗ് തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ ആരംഭിക്കുന്നത് അതിന്റെ ഹോൾഡിംഗിന്റെ ആവശ്യകത, അതിൽ സമർപ്പിച്ച പ്രശ്നങ്ങൾ, നിർദ്ദിഷ്ട പങ്കാളികൾ, മീറ്റിംഗിന്റെ സമയവും സ്ഥലവും എന്നിവയെക്കുറിച്ചുള്ള തീരുമാനത്തോടെയാണ്.

പ്രവൃത്തി ദിവസം, ജോലിയുടെ താളം എന്നിവ തകർക്കാതിരിക്കാനും, ഒരു തരത്തിലുള്ള പ്രവർത്തനത്തിൽ നിന്ന് മറ്റൊന്നിലേക്ക് മാറാൻ ആളുകളെ നിർബന്ധിക്കാതിരിക്കാനും, പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിന്റെ തുടക്കത്തിലോ അവസാനത്തിലോ ഒരു മീറ്റിംഗ് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുന്നതാണ് നല്ലത്. വാരാന്ത്യങ്ങളുടെയും പ്രത്യേകിച്ച് അവധി ദിവസങ്ങളുടെയും തലേന്ന് മീറ്റിംഗുകൾ (യോഗങ്ങൾ) നടത്തേണ്ട ആവശ്യമില്ല, കാരണം ഇവന്റിലെ പങ്കാളികൾ എവിടെയും തിരക്കുകൂട്ടരുത്. കൂടാതെ, മീറ്റിംഗിന്റെ സ്ഥാനം നിങ്ങൾ ഉടൻ പരിഗണിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

മീറ്റിംഗിന്റെ സ്ഥാനം കൃത്യമായി സൂചിപ്പിക്കാൻ ക്ഷണങ്ങൾ വരയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് വേദി തിരഞ്ഞെടുക്കണം. ഒരു മുറി തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ എണ്ണം ആദ്യം കണക്കിലെടുക്കുന്നു. മതിയായ എണ്ണം സ്പെയർ സീറ്റുകൾ നൽകണം: ഒരു ചെറിയ മീറ്റിംഗിന്, അധിക 2-3 കസേരകൾ, വലിയ മീറ്റിംഗുകൾക്ക്, കുറഞ്ഞത് 15-20 സീറ്റുകൾ. കൂടാതെ, ഒരു മുറി തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ, സാങ്കേതിക മാർഗങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനുള്ള സാധ്യത കണക്കിലെടുക്കുക.

മീറ്റിംഗിന്റെ തയ്യാറെടുപ്പിനായി തയ്യാറാക്കിയ ആദ്യത്തെ രേഖയാണ് അജണ്ട.

അജണ്ട തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ, കൂടുതൽ ക്ഷണിതാക്കൾ ഉള്ള ആദ്യ ചോദ്യങ്ങൾ ഇടാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. അവരുടെ പരിഗണനയ്ക്ക് ശേഷം, ക്ഷണിക്കപ്പെട്ടവർക്ക് പോകാം. ബാക്കിയുള്ള ചോദ്യങ്ങൾ കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണവും സമയമെടുക്കുന്നതും മുതൽ ലളിതവും സങ്കീർണ്ണവുമായ ക്രമത്തിലാണ് ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നത്.

ചർച്ച ചെയ്യേണ്ട വിഷയങ്ങൾ, ഓരോ വിഷയത്തിലും റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്ന വ്യക്തികളുടെ പേരുകൾ, ഇനീഷ്യലുകൾ, സ്ഥാനം എന്നിവ അജണ്ട സൂചിപ്പിക്കും.

പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പട്ടിക തയ്യാറാക്കേണ്ട രണ്ടാമത്തെ രേഖയാണ്.

ഏത് തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗിലേക്കും ക്ഷണിക്കപ്പെടാൻ കഴിയാത്തവരെ മാത്രമേ ക്ഷണിക്കാവൂ. പരിഗണനയിലുള്ള പ്രശ്‌നങ്ങൾ നേരിട്ട് ബാധിക്കുന്ന ജീവനക്കാർ, തീരുമാന നിർമ്മാതാക്കൾ അല്ലെങ്കിൽ സമാന പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിൽ പ്രത്യേക അറിവോ അനുഭവപരിചയമോ ഉള്ള ജീവനക്കാർ. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ എണ്ണം പരിമിതപ്പെടുത്തുന്നത് അഭികാമ്യമാണ് (15 ആളുകളിൽ കൂടരുത്), അല്ലാത്തപക്ഷം പ്രക്രിയ നിയന്ത്രിക്കാനാവില്ല.

ഉൽ‌പാദനപരമായ ഒരു മീറ്റിംഗിന്റെ തയ്യാറെടുപ്പിലെ വളരെ പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യം ക്ഷണമാണ്. യോഗത്തിൽ ഒരു സുപ്രധാന തീരുമാനമുണ്ടാകണമെങ്കിൽ, നേതാവ് ഫോണിൽ സെക്രട്ടറി വഴി പങ്കെടുക്കുന്നവരെ ക്ഷണിക്കരുത്. IN ഈ കാര്യംഎല്ലാ പങ്കാളികൾക്കും ക്ഷണം അയയ്‌ക്കേണ്ടതാണ് എഴുത്തു. ക്ഷണം സൂചിപ്പിക്കുന്നത് തീയതി, അജണ്ട, സ്പീക്കറുകൾ, ക്ഷണിക്കപ്പെട്ടവരുടെ പട്ടിക എന്നിവ സൂചിപ്പിക്കാം.

പ്രശ്‌നകരമായ സാഹചര്യത്തിന്റെ അവസ്ഥയെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കാൻ ഇത് ക്ഷണിതാക്കളെ അനുവദിക്കുന്നു, ഒരു സ്ഥാനം വികസിപ്പിക്കാനും അവരുടെ തീരുമാനത്തെ ന്യായീകരിക്കുന്നതിന് വസ്തുതകൾ ശേഖരിക്കാനും അവസരമൊരുക്കുന്നു, മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം മുതലായവ സജ്ജമാക്കുന്നു.

അതിനാൽ, ഒരു അജണ്ട, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ്, മീറ്റിംഗിന്റെ സ്ഥലവും സമയവും അറിഞ്ഞുകൊണ്ട്, അവർ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ അറിയിക്കാൻ തുടങ്ങുന്നു. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ അറിയിപ്പ് മുൻകൂട്ടി നടത്തണം, അതിലൂടെ അവർക്ക് അവരുടെ പ്രവൃത്തി ദിവസം ആസൂത്രണം ചെയ്യാൻ കഴിയും.

അറിയിപ്പ് രണ്ട് തരത്തിൽ നടത്താം: രേഖാമൂലം (ക്ഷണം അയച്ചുകൊണ്ട്) അല്ലെങ്കിൽ വാമൊഴിയായി (ഫോൺ വഴി).

ചർച്ചയുടെ കീഴിലുള്ള വിഷയത്തിൽ കരട് തീരുമാനം തയ്യാറാക്കൽ അല്ലെങ്കിൽ അന്തിമ രേഖകളുടെ കരട് തയ്യാറാക്കലാണ് യോഗത്തിന്റെ തയ്യാറെടുപ്പിലെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട സ്ഥലം. ഈ തീരുമാനങ്ങൾ അംഗീകരിക്കുന്നതിനും അന്തിമ രേഖകളുടെ അംഗീകാരത്തിനും വേണ്ടിയാണ് യോഗം നടക്കുന്നത്. പ്രോജക്റ്റുകളുടെ സാന്നിധ്യം പ്രമാണങ്ങളിൽ കൂടുതൽ ആഴത്തിൽ പരിശോധിക്കാനും മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താനും വേഗത്തിൽ ചർച്ച ചെയ്യാനും നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. ചോദ്യം തയ്യാറാക്കുന്ന ജീവനക്കാരിൽ നിന്ന് കരട് തീരുമാനങ്ങൾ ആവശ്യപ്പെടുകയും അവരുടെ നിർവ്വഹണം സംഘടിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

മീറ്റിംഗിനായി നിർദ്ദേശിച്ച എല്ലാ രേഖകളും കുറഞ്ഞത് 48 മണിക്കൂർ മുമ്പെങ്കിലും ശേഖരിക്കുകയും മീറ്റിംഗിന് 24 മണിക്കൂർ മുമ്പ് പകർത്തുകയും വിതരണം ചെയ്യുകയും വേണം.

ഒരു മീറ്റിംഗ് തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ, അതിന്റെ നടത്തിപ്പിന് ആവശ്യമായ സാമ്പത്തിക ചിലവ് നിങ്ങൾ കണ്ടെത്തണം: ഒരു മുറിയും പ്രദർശന ഉപകരണങ്ങളും വാടകയ്ക്ക് എടുക്കൽ, സ്റ്റേഷനറി, പൂക്കൾ, വെള്ളം, ഒരു കോഫി ബ്രേക്ക് സംഘടിപ്പിക്കൽ മുതലായവ. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കുള്ള വിവര സാമഗ്രികളുടെ പുനർനിർമ്മാണവും ഒരു പ്രധാന കാര്യമാണ്. ചെലവ് ഇനം.

പ്രിപ്പറേറ്ററി ഘട്ടത്തിൽ, മീറ്റിംഗിന്റെ സേവന വേളയിൽ മൊത്തം ജോലിയുടെ അളവ് നിർണ്ണയിക്കപ്പെടുന്നു, ആവശ്യമെങ്കിൽ, മീറ്റിംഗ് തയ്യാറാക്കാൻ ഒരു വർക്കിംഗ് ഗ്രൂപ്പ് സൃഷ്ടിക്കാൻ ഒരു നിർദ്ദേശം നൽകുന്നു. ഗ്രൂപ്പിന്റെ ഘടന ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം പരിഗണിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്, ഏത് ജീവനക്കാരാണ് ഏത് ജോലി നിർവഹിക്കേണ്ടത്, ഏത് സമയത്താണ് ഓരോരുത്തരും മീറ്റിംഗിന്റെ സേവനത്തിൽ ഏർപ്പെടുന്നത്. ധാരാളം പങ്കാളികളുമായി വലിയ മീറ്റിംഗുകൾ സംഘടിപ്പിക്കുമ്പോൾ, ഒരു മീറ്റിംഗ് സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രശ്നം മാനേജ്മെന്റിന്റെ ഉത്തരവനുസരിച്ച് പരിഹരിക്കണം.

IN തയ്യാറെടുപ്പ് ഘട്ടംപങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഗതാഗതം ശ്രദ്ധിക്കുന്നതും ഉൾപ്പെടുന്നു.

മീറ്റിംഗും അതിന്റെ സാങ്കേതിക ഉപകരണങ്ങളും വേണ്ടിയുള്ള പരിസരം തയ്യാറാക്കുന്നതിലൂടെ പ്രിപ്പറേറ്ററി ഘട്ടം അവസാനിക്കുന്നു.

മികച്ച സ്ഥലംമീറ്റിംഗിന് പ്രത്യേകം സജ്ജീകരിച്ച മുറിയാണ് വട്ട മേശ, ടെലിഫോണും സെലക്ടറും ഇല്ലാത്ത ചുമർ ഘടികാരങ്ങൾ (അടുത്ത മുറിയിൽ ഒരു ടെലിഫോണും സെലക്ടറും ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ് ഉചിതം, അതുവഴി നിങ്ങൾക്ക് പുറത്തുപോയി സഹായം നേടാനോ മറ്റുള്ളവരുടെ ശ്രദ്ധ തിരിക്കാതെ നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ള സ്പെഷ്യലിസ്റ്റിനെ ക്ഷണിക്കാനോ കഴിയും). മീറ്റിംഗ് റൂം നന്നായി വായുസഞ്ചാരമുള്ളതായിരിക്കണം.

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർ ഏത് ക്രമത്തിലാണ് ഇരിക്കുന്നത് എന്നത് ഒട്ടും നിസ്സംഗതയല്ല. 6 പങ്കാളികളിൽ നിന്ന് ആരംഭിക്കുന്ന ഇരിപ്പിടത്തിന്റെ ക്രമം, മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്നതിന് മുമ്പ് പ്രത്യേക കാർഡുകൾ ഉപയോഗിച്ച് സ്ഥാപിക്കണം. മത്സരിക്കുന്ന ഗ്രൂപ്പുകളുടെ പ്രതിനിധികൾ പരസ്പരം എതിർവശത്ത് ഇരിക്കരുത്, അല്ലാത്തപക്ഷം മേശയുടെ ഓരോ അറ്റവും ഒരു ട്രെഞ്ചായി മാറും, കൂടാതെ പൊരുത്തക്കേടുകൾ സ്വന്തമായി ഉണ്ടാകുകയും ചെയ്യും. ഇഷ്ടപ്പെടാത്തവരെ കഴിയുന്നത്ര അകലത്തിൽ ഇരുത്തുന്നു.

നേതാവ് മധ്യത്തിൽ ഇരിക്കണം. മീറ്റിംഗിൽ ഏറ്റവും കൂടുതൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ കണ്ണുകളിലേക്ക് നോക്കാൻ അദ്ദേഹത്തിന് കഴിയുന്നത് അഭികാമ്യമാണ്.

മീറ്റിംഗ് കൃത്യസമയത്ത് ആരംഭിക്കണം. കൃത്യസമയത്ത് എത്തിയവരെ വൈകി വരുന്നവരെ കാത്തിരിക്കാൻ പ്രേരിപ്പിക്കരുത്. ആദ്യ മീറ്റിംഗിൽ ഒരു പങ്കാളിക്കായി കാത്തിരിക്കുന്ന ഒരു നേതാവ് രണ്ടാമത്തേതിൽ എല്ലാവർക്കുമായി കാത്തിരിക്കും.

യോഗത്തിന്റെ ഉദ്ദേശ്യത്തെക്കുറിച്ച് ചെയർ വളരെ വ്യക്തമായിരിക്കണം. ഒരു പോസിറ്റീവ് നോട്ടിൽ മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുക. പരിഹരിക്കപ്പെടേണ്ട പ്രശ്നം രസകരവും ആലങ്കാരികവും ആവേശഭരിതവുമായ രീതിയിൽ അവതരിപ്പിക്കണം. മീറ്റിംഗിന്റെ ആരംഭം രണ്ട് മിനിറ്റിൽ കൂടുതൽ നീണ്ടുനിൽക്കരുത്.

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർ പേര് വിളിക്കുന്ന ക്രമത്തിൽ സംസാരിക്കുന്നു. എപ്പോഴും ഒരാൾ മാത്രമേ സംസാരിക്കാവൂ. എപ്പോഴും മിണ്ടാതിരിക്കുന്നത് പോലെ തന്നെ അസഭ്യമാണ് അധികം സംസാരിക്കുന്നതും. ഭൂതകാലങ്ങളിലേക്കുള്ള ഉല്ലാസയാത്രകളും വ്യക്തിഗത പങ്കാളികൾ അനുവദിക്കുന്ന വിഷയത്തിൽ നിന്നുള്ള വ്യതിയാനങ്ങളും അസഹിഷ്ണുതയുള്ളതായിരിക്കണം. മീറ്റിംഗ് സ്ഥിരമായി, ഘട്ടം ഘട്ടമായി, ഉന്നയിച്ച പ്രശ്നത്തിന്റെ പരിഹാരത്തെ സമീപിക്കണം.

വേദിയിൽ സംസാരിക്കുന്ന ഒരു കീഴുദ്യോഗസ്ഥന്റെ വാക്കുകളിൽ നിങ്ങൾക്ക് അഭിപ്രായമിടാൻ കഴിയില്ല, അവന്റെ പ്രസംഗത്തിനിടെ അവനെ തടസ്സപ്പെടുത്തുക, ചർച്ച ചെയ്യുന്ന വിഷയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള അഭിപ്രായം നേതാവിന്റെ അഭിപ്രായവുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നില്ലെങ്കിൽ, വാചകത്തിന്റെ മധ്യത്തിൽ അവനെ പരുഷമായി വെട്ടിക്കളയുക.

ഒരു പ്രധാന പോയിന്റ്മീറ്റിംഗ് ഡോക്യുമെന്റ് ചെയ്യുന്നു, അതായത് അജണ്ടയിലെ പ്രശ്നങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. മീറ്റിംഗിലും അതിനുശേഷവും, മുൻകൂട്ടി സമർപ്പിക്കാത്ത പ്രസംഗങ്ങളുടെ പാഠങ്ങൾ ശേഖരിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. മീറ്റിംഗിന്റെ കോഴ്സ് ട്രാൻസ്ക്രൈബ് ചെയ്യാം, ഒരു ഫോണോഗ്രാം, വീഡിയോ റെക്കോർഡിംഗ്, മിനിറ്റ്.

പ്രവർത്തന യോഗങ്ങൾക്കുള്ള ഏറ്റവും മികച്ച ഓപ്ഷൻ അവ റെക്കോർഡ് ചെയ്യുക എന്നതാണ്. മിനിറ്റ്സ് ഒരു സെക്രട്ടറിയോ പ്രത്യേകം നിയമിച്ച വ്യക്തിയോ സൂക്ഷിക്കണം. സംഭാഷണങ്ങളുടെ റെക്കോർഡിംഗിന്റെ ഗുണനിലവാരം അവന്റെ യോഗ്യതകൾ, ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടുന്ന വിഷയങ്ങളുടെ സാരാംശം നുഴഞ്ഞുകയറാനും മനസ്സിലാക്കാനുമുള്ള കഴിവ് എന്നിവയെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. അതിനാൽ, മിനിറ്റ്സ് എടുക്കാൻ ആളെ നിയമിക്കുന്നത് മീറ്റിംഗിന്റെ തയ്യാറെടുപ്പിന്റെ നിർണായക ഭാഗമാണ്. പ്രോട്ടോക്കോൾ ഒരു ചട്ടം പോലെ, സംക്ഷിപ്തമായും സംക്ഷിപ്തമായും സൂക്ഷിക്കുന്നു.

പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ വാചകത്തിന്റെ പ്രധാന ഭാഗം അജണ്ട ഇനങ്ങൾക്ക് അനുയോജ്യമായ വിഭാഗങ്ങളിലാണ് നിർമ്മിച്ചിരിക്കുന്നത്. ഓരോ ഇനത്തിനും ഇനിപ്പറയുന്ന ഭാഗങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കാം:

ശ്രദ്ധിച്ചു

നിർവഹിച്ചു

തീരുമാനിച്ചു (തീരുമാനിച്ചു)

ഓരോ അജണ്ട ഇനത്തിലെയും വിഭാഗത്തിന്റെ അവസാന ഭാഗം ചർച്ച ചെയ്യുന്ന വിഷയത്തിൽ എടുത്ത തീരുമാനത്തിന്റെ രേഖയാണ്. പ്രോട്ടോക്കോളിൽ നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് ഉത്തരവാദികളായ വ്യക്തികളുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു എടുത്ത തീരുമാനങ്ങൾ, അതുപോലെ തന്നെ പ്രോട്ടോക്കോൾ സ്വയം പരിചയപ്പെടേണ്ട വ്യക്തികളും.

മീറ്റിംഗിൽ നേടിയ ഫലം ഹ്രസ്വമായും ഉറപ്പായും രൂപപ്പെടുത്തണം.

തീരുമാനത്തെ പിന്തുടരേണ്ട ഘട്ടങ്ങൾ, ആർക്കാണ് എന്ത് ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ, തീരുമാനം നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് ആരാണ് ഉത്തരവാദികൾ, അത് നടപ്പിലാക്കുന്നത് ആരാണ് നിയന്ത്രിക്കുന്നത് എന്ന് ഉടനടി സ്ഥാപിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

എന്റർപ്രൈസസിന്റെ ഉൽപാദന പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഓർഗനൈസേഷന്റെ രൂപങ്ങൾ മീറ്റിംഗുകളും മീറ്റിംഗുകളുമാണ്. അവ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള വ്യത്യസ്ത ഉദ്ദേശ്യങ്ങളും രീതികളും ഉണ്ട്.

നിർവ്വചനം

യോഗം- ആളുകളുടെ ശരിയായ സർക്കിളിന്റെ ഒരു മീറ്റിംഗ്, അതിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം കാലികമായ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഗണിക്കുക എന്നതാണ്.

യോഗം- ഐക്യവേദിയുടെ യോഗം പൊതു പ്രവർത്തനങ്ങൾനിലവിലെ പ്രശ്നങ്ങളും പ്രശ്നങ്ങളും ചർച്ച ചെയ്യാൻ ആളുകൾ.

താരതമ്യം

അംഗങ്ങൾ

ഓരോ പരിപാടിയിലും ഉണ്ട് വ്യത്യസ്ത ആളുകൾ. ഒരു ചട്ടം പോലെ, താൽപ്പര്യമുള്ള വ്യക്തികളുടെ ഒരു ചെറിയ സർക്കിളിന്റെ പങ്കാളിത്തത്തോടെയുള്ള ഇടുങ്ങിയ ഫോർമാറ്റാണ് മീറ്റിംഗിന്റെ സവിശേഷത. അവയിൽ, ഉദാഹരണത്തിന്, ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളുടെ തലവന്മാർ, പ്രമുഖ സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾ അല്ലെങ്കിൽ വിവിധ കമ്പനികളുടെ പ്രതിനിധികൾ എന്നിവരായിരിക്കാം. ചിലപ്പോൾ യോഗം ജുഡീഷ്യൽ ആണ്, കേസിൽ തീരുമാനമെടുക്കാൻ നടക്കുന്നു.

യോഗം ഒരു ബഹുജന പരിപാടിയാണ്. എന്റർപ്രൈസസിന്റെ മുഴുവൻ ജീവനക്കാർക്കും ഇതിൽ പങ്കെടുക്കാം. രക്ഷാകർതൃ അല്ലെങ്കിൽ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് മീറ്റിംഗുകളും ഉദാഹരണങ്ങളാണ്.

ചർച്ചാ വിഷയം

ഒരു മീറ്റിംഗും മീറ്റിംഗും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം ഇവന്റിൽ ഏത് വിഷയങ്ങളാണ് ഉന്നയിക്കുന്നത് എന്നതിലാണ്. അതിനാൽ, പ്രൊഡക്ഷൻ മാനേജ്‌മെന്റിന്റെ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഗണിക്കുന്നതിനും കാര്യങ്ങളുടെ അവസ്ഥയെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ശേഖരിക്കുന്നതിനും പ്രശ്ന മേഖലകൾ തിരിച്ചറിയുന്നതിനും ഒരു മീറ്റിംഗ് ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നു. റൗണ്ട് ടേബിളിലെ ആളുകൾ ചർച്ചചെയ്യുന്നു, എല്ലാവരുടെയും അഭിപ്രായം ഇവിടെ വളരെ പ്രധാനമാണ്, ഒരു മീറ്റിംഗിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ ലഭിക്കുന്നതിന് ചിലപ്പോൾ ഹാജരായാൽ മതിയാകും.

മീറ്റിംഗുകളിൽ, അജണ്ടയിൽ കാലക്രമേണ അടിഞ്ഞുകൂടിയതും മുഴുവൻ തൊഴിലാളികൾക്കും പ്രധാനപ്പെട്ടതുമായ കൂടുതൽ പൊതുവായ പ്രശ്നങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുന്നു. അത്തരം മീറ്റിംഗുകളിൽ, ഉൽപാദനവുമായി നേരിട്ട് ബന്ധമില്ലാത്ത വിഷയങ്ങൾ ചിലപ്പോൾ സ്പർശിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, വരാനിരിക്കുന്ന അവധിക്കാലത്തിനുള്ള തയ്യാറെടുപ്പിനെക്കുറിച്ച് നമുക്ക് സംസാരിക്കാം.

ലക്ഷ്യങ്ങൾ

മീറ്റിംഗുകളുടെ സ്വഭാവം പ്രവർത്തനക്ഷമമാണ്. അത്തരം മീറ്റിംഗുകളുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിലവിലെ പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുക, ജോലി പ്രക്രിയ മെച്ചപ്പെടുത്തുക എന്നിവയാണ്. ഒരു തീരുമാനത്തോടെ യോഗം അവസാനിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗുകളിൽ, ഫലങ്ങൾ പലപ്പോഴും സംഗ്രഹിക്കുകയും അവാർഡുകൾ നൽകുകയും ജോലി സാഹചര്യങ്ങളും സമീപ ഭാവിയിലേക്കുള്ള പദ്ധതികളും റിപ്പോർട്ടുചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു. യോഗത്തിന്റെ ഗതിയും അതിൽ എടുത്ത തീരുമാനങ്ങളും ഒരു പ്രത്യേക പ്രോട്ടോക്കോളിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.

ആവൃത്തി

ഒരു മീറ്റിംഗും മീറ്റിംഗും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം അവയുടെ ഹോൾഡിംഗ് ആവൃത്തിയെ സംബന്ധിച്ച് വിശകലനം ചെയ്യാം. അതിനാൽ, രണ്ട് തരത്തിലുള്ള ഇവന്റുകളിൽ, മീറ്റിംഗുകൾ പലപ്പോഴും വിളിക്കപ്പെടുന്നു. അവർക്ക് ഒരു പ്രത്യേക സമയം നൽകിയിട്ടുണ്ട്. എന്നാൽ അത്തരം മീറ്റിംഗുകളുടെ സ്വഭാവവും ഒരു അടിയന്തിര ആവശ്യത്താൽ ന്യായീകരിക്കപ്പെടുകയാണെങ്കിൽ, ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യപ്പെടാത്തതായിരിക്കും.

എന്റർപ്രൈസ് മാനേജ്മെന്റിന്റെ ഒരു പ്രധാന വശം മീറ്റിംഗുകളും കോൺഫറൻസുകളും നടത്തുന്നതാണ് ബിസിനസ് സംഭാഷണം. മീറ്റിംഗുകളും മീറ്റിംഗുകളും ഫലപ്രദമാകുന്നതിന്, അവരുടെ നേതാക്കൾ (അധ്യക്ഷന്മാർ) ഇനിപ്പറയുന്ന ശുപാർശകൾ പാലിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്. മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ് (യോഗം):

1. ഒരു അജണ്ട തയ്യാറാക്കുകഅതായത് മീറ്റിംഗിൽ (യോഗം) പരിഹരിക്കേണ്ട പ്രശ്നങ്ങളുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ്. ഈ ചോദ്യങ്ങളെ ഇങ്ങനെ പരിഗണിക്കാം

മുമ്പ് സ്വീകരിച്ച തീരുമാനങ്ങളുടെ നിഷേധവും മുമ്പത്തെ മീറ്റിംഗിൽ നിന്ന് (മീറ്റിംഗ്) ഉയർന്നുവന്ന പുതിയ പ്രശ്നങ്ങളും.

2. മീറ്റിംഗിൽ ആരൊക്കെ പങ്കെടുക്കണമെന്ന് തീരുമാനിക്കുകഅവരെ മുൻകൂട്ടി അറിയിക്കുക. ചട്ടം പോലെ, ലേബർ കളക്ടീവിലെ എല്ലാ അംഗങ്ങളും പ്രൊഡക്ഷൻ മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നു. ഉയർന്നുവന്ന പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കാൻ കഴിവുള്ള ജീവനക്കാരെ മാത്രമേ യോഗത്തിലേക്ക് ക്ഷണിക്കൂ.

3. അനുയോജ്യമായ സ്ഥലവും സമയവും തിരഞ്ഞെടുക്കുക.നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളതെല്ലാം ഈ സ്ഥലത്ത് സജ്ജീകരിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. ഈ വിഷയങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യാൻ ആവശ്യമായ സമയം നിർണ്ണയിക്കുക. മീറ്റിംഗുകളുടെ (മീറ്റിംഗുകൾ) അനുയോജ്യമായ ദൈർഘ്യം ഒന്നര മണിക്കൂറിൽ കൂടുതലല്ല എന്നത് ശ്രദ്ധിക്കുക. മീറ്റിംഗ് കൂടുതൽ നീണ്ടുനിൽക്കുകയാണെങ്കിൽ, ഇടവേളകൾ അനുവദിക്കുക.

4. അജണ്ട വിതരണം ചെയ്യുക.മീറ്റിംഗിന് (മീറ്റിംഗ്) കുറച്ച് ദിവസം മുമ്പ് അജണ്ട ജീവനക്കാരുടെ കൈയിലായിരിക്കണം, അതുവഴി അവർക്ക് മീറ്റിംഗിനായി (മീറ്റിംഗ്) തയ്യാറെടുക്കാം.

5. പ്രധാന സ്പീക്കറെയും സഹപ്രഭാഷകരെയും മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിക്കുക.

6. മീറ്റിംഗിലെ ഓരോ പങ്കാളിയുമായും മുൻകൂട്ടി സംസാരിക്കുക, അവരുടെ സ്ഥാനം കണ്ടെത്തുക.ഇത് മുൻകൂട്ടി കാണാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കും സംഘർഷ സാഹചര്യങ്ങൾടീമിന്റെ കെട്ടുറപ്പ് നിലനിർത്തിക്കൊണ്ട് അവരുടെ പരിഹാരത്തിനായി ആസൂത്രണം ചെയ്യുക.

7. യോഗത്തിനുള്ള സ്ഥലം തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതും പ്രധാനമാണ്.മുറിയിൽ സുഖപ്രദമായ ഫർണിച്ചറുകൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം, സാധാരണ വായു താപനില ഉണ്ടായിരിക്കണം. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ റൌണ്ട് ടേബിളിൽ വയ്ക്കുന്നതാണ് നല്ലത്, അവരോരോരുത്തരും മറ്റെല്ലാവരെയും അഭിമുഖീകരിക്കുമ്പോൾ. പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ മുന്നിൽ ആശയവിനിമയം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിന്, മുഴുവൻ പേരുകളുള്ള അടയാളങ്ങൾ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യുന്നത് ഉചിതമാണ്, അവിടെയുള്ള എല്ലാവർക്കും വ്യക്തമായി കാണാം.

മീറ്റിംഗിൽ (യോഗം):

1. അജണ്ട ചർച്ച ചെയ്യുകകൂടാതെ, ആവശ്യമെങ്കിൽ, അടുത്തിടെ പ്രത്യക്ഷപ്പെട്ട പുതിയ സാഹചര്യങ്ങൾ കണക്കിലെടുത്ത് അത് ഭേദഗതി ചെയ്യുക.

2. സമയത്തിന്റെ ട്രാക്ക് സൂക്ഷിക്കുക, അങ്ങനെ നിയമങ്ങൾ മാനിക്കപ്പെടും,പുറത്തുവരുന്ന ചർച്ചകൾക്ക് അതിനെ തകർക്കാൻ കഴിയും.

3. യോഗത്തിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഔദ്യോഗിക നിലപാട് പരിഗണിക്കാതെ അവരുടെ അഭിപ്രായപ്രകടന സ്വാതന്ത്ര്യം നിരീക്ഷിക്കുക.സജീവമല്ലാത്ത പങ്കാളികൾക്ക് നേരത്തെ സംസാരിക്കാനുള്ള അവസരം നൽകിക്കൊണ്ട്, അവരുടെ സ്വഭാവമനുസരിച്ച് മുൻകൈയെടുക്കാൻ ശീലിച്ചവരുടെ ഊർജ്ജം നയപരമായി നിയന്ത്രിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

4. ചർച്ചയ്ക്കിടെ, പ്രകടിപ്പിക്കുന്ന അഭിപ്രായങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ഒരു നിഷ്പക്ഷ നിലപാട് സ്വീകരിക്കുക.

5. ഉയർന്നുവരുന്ന സംഘർഷങ്ങൾ നിരീക്ഷിക്കുകയും ആവശ്യമെങ്കിൽ ഇടപെടുകയും ചെയ്യുക.സാഹചര്യം ലഘൂകരിക്കാൻ ഒരു ഇടനിലക്കാരനായി പ്രവർത്തിക്കുക.

6. തീരുമാനം എടുക്കാൻ ഗ്രൂപ്പ് തയ്യാറാണോ എന്ന് ഇടയ്ക്കിടെ പരിശോധിക്കുക.ഗ്രൂപ്പ് ഒരു കരാറിലെത്തിയ നിമിഷം നിങ്ങൾ നഷ്ടപ്പെടുത്തരുത് പുതിയ ചർച്ചഇനി കാര്യമായൊന്നും ചേർക്കാൻ കഴിയില്ല.

7. ഗ്രൂപ്പ് വികസിപ്പിച്ച തീരുമാന നിയമങ്ങളിൽ ഉറച്ചുനിൽക്കുക.അഭിപ്രായവ്യത്യാസങ്ങളുണ്ടെങ്കിൽ, വോട്ടെടുപ്പ് നടത്തുകയും ഭൂരിപക്ഷ വോട്ടുകൾക്ക് തീരുമാനമെടുക്കുകയും വേണം.

8. നിങ്ങൾ മീറ്റിംഗ് (മീറ്റിംഗ്) അവസാനിപ്പിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ജോലി സംഗ്രഹിക്കുക.വീണ്ടും കണ്ടുമുട്ടേണ്ട ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ ഗ്രൂപ്പിനോട് ചോദിക്കുക. അടുത്ത ഘട്ടങ്ങൾ എന്തായിരിക്കണമെന്ന് വ്യക്തമായ ധാരണയോടെ ആളുകൾ മീറ്റിംഗിൽ നിന്ന് (മീറ്റിംഗ്) വിടുന്നത് പ്രധാനമാണ്. ഒരു യോഗവും തീരുമാനങ്ങളിൽ എത്താതെ അവസാനിക്കുമ്പോൾ, നിരാശയും നിരാശയും അനുഭവപ്പെടാം.

മീറ്റിംഗിന് ശേഷം (യോഗം):

1. അവസാന മീറ്റിംഗിന്റെ (മീറ്റിംഗ്) ഗതി വിശകലനം ചെയ്യുക.മീറ്റിംഗ് (യോഗം) അതിന്റെ ചുമതലകൾ നിറവേറ്റിയിട്ടുണ്ടോയെന്നും അതിനുശേഷം ഗ്രൂപ്പിന്റെ കെട്ടുറപ്പ് ശക്തിപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടോ എന്നും പരിഗണിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

2. മീറ്റിംഗിന്റെ (മീറ്റിംഗ്) ഫലങ്ങളുടെ ഒരു സംഗ്രഹം തയ്യാറാക്കി വിതരണം ചെയ്യുക.എന്താണ് സമ്മതിച്ചത്, എന്തൊക്കെ പ്രശ്‌നങ്ങൾ പരിഹരിച്ചു, എന്ത് തുടർനടപടികൾ സ്വീകരിക്കണം എന്നതിന്റെ വിശദാംശങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് ടീം അംഗങ്ങളെ അവർ ചെയ്യേണ്ട ജോലിയെക്കുറിച്ച് ഓർമ്മിപ്പിക്കേണ്ടതാണ്.

3. അനൗപചാരിക സംഭാഷണത്തിലൂടെ തകർന്ന ബന്ധങ്ങൾ നന്നാക്കുക.ഒരു മീറ്റിംഗിൽ (മീറ്റിംഗ്) ചൂടേറിയ സംവാദം ഉണ്ടായാൽ, ചില ഗ്രൂപ്പ് അംഗങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള ബന്ധം വഷളാകുകയും അവർ മീറ്റിംഗിൽ നിന്ന് അസ്വസ്ഥരാകുകയോ അസ്വസ്ഥരാകുകയോ ചെയ്തേക്കാം. അവരോട് സംസാരിച്ച് അവരെ സമാധാനിപ്പിക്കുക.

4. ഗ്രൂപ്പ് അംഗങ്ങൾ തങ്ങൾക്ക് ഏൽപ്പിച്ച ജോലികൾ എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു എന്ന് നിരീക്ഷിക്കുക.ജീവനക്കാർ പ്രത്യേക ജോലികൾ ചെയ്യുമ്പോൾ എന്തെങ്കിലും പ്രശ്നങ്ങൾ ഉണ്ടോയെന്ന് പരിശോധിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

മീറ്റിംഗുകൾ നടത്തുന്നതിന്റെ സാധാരണ ദോഷങ്ങൾ ഇവയാണ്:

അനാവശ്യമായി ധാരാളം മീറ്റിംഗുകൾ;

യോഗത്തിലെ അവ്യക്തമായ വിഷയം;

അനാവശ്യ സംഭാഷണങ്ങൾ കാരണം സമയം പാഴാക്കുക;

അകാരണമായി ധാരാളം പങ്കാളികൾ;

പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ എണ്ണം അപര്യാപ്തമാണ്;

ഒരു പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ അഭാവം, അതിന്റെ ആവശ്യകത ഉണ്ടായിരുന്നിട്ടും;

തീരുമാനങ്ങളുടെ അപര്യാപ്തമായ രൂപീകരണം.