Hvordan skrive et forretningsbrev: typer, designregler, stil og eksempler på forretningsbrev. Eksempel på forretningsbrev

I følge GOST R 7.0.82013 "System av standarder for informasjon, bibliotek og publisering. Kontorarbeid og arkivering. Begreper og definisjoner» adressaten er attributtet til dokumentet som inneholder informasjon om mottakeren av dokumentet (klausul 67).

Den påkrevde "Mottaker" brukes i forretningsbrev og interne opplysninger og referansedokumenter (rapporter og notater, erklæringer, etc.).

Den nødvendige "adressen" inkluderer:

• navn på adressaten (mottakeren av brevet);
• postadresse eller telefonnummer - faks, e-postadresse.

Mottakeren av brevet kan være:

• offisielle / flere tjenestemenn;
• organisasjon;
• strukturell underavdeling av organisasjonen;
• gruppe av organisasjoner;
• individuell.

ADRESSER - OFFISIELL

I følge GOST R 6.30-2003 er initialer skrevet før etternavnet til enhver tjenestemann. Hvis brevet sendes leder av et statlig organ, så er navnet på organisasjonen inkludert i stillingen, fullt navn. er angitt i dativsaken, er initialene skrevet før etternavnet:

Hvis brevet er adressert leder av en næringsorganisasjon, da inkluderer stillingen navnet på organisasjonen som indikerer den juridiske formen (i full eller forkortet form), initialene er skrevet før etternavnet:

Hvis brevet er adressert nestleder, tittelen på stillingen inkluderer navnet på organisasjonen. Etternavnet er angitt i dativ:

Hvis mottakeren av dokumentet er leder for strukturenheten, deretter navnet på organisasjonen i nominativ kasus, så i dativtilfellet navnet på stillingen til personen som indikerer den strukturelle enheten, for eksempel:

I henhold til paragraf 5.15 i den nye GOST:

• når du adresserer et brev til en tjenestemann, plasseres initialer etter etternavnet;
• før etternavnet er det tillatt å bruke forkortelsen "Mr" (Mr.), hvis adressaten er en mann, eller "Ms." (Madam), hvis adressaten er en kvinne:

ADRESSER - ORGANISASJON

Hvis brevet er adressert til en organisasjon, er navnet (fullt eller forkortet) angitt i nominativ tilfelle:

Når du adresserer et brev til en organisasjon, er dens fullstendige eller forkortede navn angitt, for eksempel:

Adressering til en organisasjon brukes i tilfeller der avsender ikke vet hvem organisasjonens leder er, hans etternavn, initialer.

ADRESSER - STRUKTURELL ENHET

Dokumentet kan adresseres til organisasjonens strukturelle enhet. Som regel er denne metoden for adressering mulig dersom vurderingen av spørsmålet som brevet er viet ligger innenfor den strukturelle enhetens kompetanse.

Når du adresserer et dokument til en strukturell underavdeling av en organisasjon, er navnet på organisasjonen i nominativ tilfellet angitt i "Adressat"-kravet nedenfor - navnet på den strukturelle enheten i nominativ tilfelle, for eksempel:

Hva endrer GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

ADRESSER - INDIVIDUELL

Utformingen av "Adressen" som kreves ved korrespondanse med enkeltpersoner har sine egne egenskaper. Først angis etternavnet i dativsaken, deretter initialene og deretter postadressen:

Hva endrer GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

ADRESSERTE - FLERE ORGANISASJONER
ELLER STRUKTURELLE ENHETER

Et forretningsbrev kan ha flere mottakere. GOST R 6.30-2003 etablerer en metode for generalisert design av adressater når du sender brev til flere homogene organisasjoner eller til flere strukturelle divisjoner i en organisasjon. Det er to alternativer for å dekorere rekvisitter.

Alternativ 1: spesifiser flere mottakere i selve "Adresse"-attributtet. Dette designalternativet brukes når et brev er adressert til en organisasjon eller tjenestemann (dette er hovedadressen) og for informasjon - til en rekke andre organisasjoner eller tjenestemenn.

Adressering er formalisert som vanlig i høyre øvre hjørne som en oppregning av detaljene i "Adressen" for hvert organ/organisasjon eller strukturell enhet i organisasjonen.

Hvori Total mottakerne bør ikke være flere enn fire.

Alle adressater er tegnet på selve dokumentet, ordet "Kopi" før 2., 3. og 4. adressat er ikke angitt.

Alle trykte kopier av brevet i dette tilfellet er signert som originaler. Hver kopi er forseglet i en egen konvolutt, hvor postadressen til en bestemt organisasjon eller strukturell underavdeling er utstedt.

Alternativ 2: spesifiser adressaten generelt, hvis vi sender et dokument til en gruppe organisasjoner (organisasjonsledere) av samme type eller til strukturelle underavdelinger (filialer, representasjonskontorer osv.) av en organisasjon:

Hvis antallet mottakere i dette tilfellet er flere enn fire, settes det opp en tilleggsliste for å sende brevet (e-postliste), som angir spesifikke mottakere og deres adresser. Dette er notert i rekvisittene "Adresse":

Det finnes ikke et godkjent e-postlisteskjema. Arkets form kan fastsettes i instruksjonene for organisasjonens kontorarbeid. Faktisk er e-postlisten "Adresse"-attributtet overført til et eget ark, noe som betyr at innholdet må samsvare med dette attributtet. Det er tre informasjonsblokker i "Adresse"-attributtet: organisasjonens navn, stilling, initialer og etternavn. I postlisten for brevet gjengir vi de samme informasjonsblokkene, men vi legger dem på en linje, og ikke på høyre side av arket. Du kan også ordne dataene i form av en tabell. Rekkefølgen på mottakerne kan være vilkårlig, men det er bedre å ordne alfabetisk.

Informasjon om utgående brevnummer, dato legges inn etter registreringen (eksempel 1).

Alle brev som sendes til en gruppe mottakere har ett utgående registreringsnummer, innkommende nummer for alle bokstaver vil være forskjellige.

Hva endrer GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

PLASSERING AV DETALJENE "ADRESSERT" PÅ SKJEMAET

Den nødvendige "Mottaker" er plassert i øvre høyre del av dokumentet (på et skjema med et vinkelarrangement av detaljer) eller til høyre under detaljene i skjemaet (på et skjema med et langsgående arrangement av detaljer). Plasseringen av den nødvendige "Adressen" er vist i vedlegg B til GOST R 6.30-2003:

• på et skjema med et hjørnearrangement av detaljer - Eksempel 2;
• på et skjema med et langsgående arrangement av detaljer - Eksempel 3.

Hva endrer GOST R 7.0.97-2016? Ingenting. Den nødvendige "mottakeren" forblir på samme sted.

TEKNISKE SPØRSMÅL

• Er det mulig å skille elementene i "Adresse"-attributtet med intervaller?

Attributten "Adresse", som regel, opptar flere linjer.

I klausul 6.1 metodiske anbefalinger om implementeringen av GOST R 6.30-2003 (godkjent av Federal Archives), sies det at detaljene i et dokument fra flere linjer skrives ut med en linjeavstand. Komponentene i detaljene "Mottaker", "Dokumentgodkjenningsmerke", "vedleggsmerke", "Dokumentgodkjenningsmerke" er atskilt fra hverandre med 1,5-2 linjeintervaller.

En lignende regel er inneholdt i den nye GOST R 7.0.97-2016 i seksjon 3, som fastsetter generelle krav for produksjon av dokumenter: "Flerlinjedetaljer skrives ut med en linjeavstand, komponentdelene av detaljene er atskilt med en ekstra mellomrom":

• Hvordan justere "Destination"-attributtet?

Multilinjeattributtet "Recipient" er utformet med justering langs venstre kant av sonen som er okkupert av attributtet, eller sentrert i forhold til den lengste linjen, for eksempel:

Ifølge British Direct Marketing Association ga hvert pund investert i e-postmarkedsføring i 2015 en avkastning på 38 pund. Ønsker å oppnå de samme resultatene, men vet ikke hvordan skrive et brev til en klient?Bruk deretter den besteeksempelbrev til kundersom vi har samlet for deg i denne anmeldelsen.

Hvordan skrive et brev til en klient

Du tenker på kunder hele tiden, men det er ikke gjensidig. For å fange oppmerksomheten deres og komme foran konkurrentene dine, må du regelmessig minne deg selv på deg selv. E-poster er gode for dette. I følge forfatterne av Pipedrive-bloggen er det noen få triks som kan fungere i din favør:

1. Tålmodighet og mer tålmodighet. Få den potensielle kjøperen til avtalen gradvis ved å sende ham regelmessig.
2. Bli enige om en strategi i å sende brev til klienter med markedsavdelingen, for ikke å være for påtrengende og ikke tette klientens postkasse med gjentatt informasjon.
3. Bruk et CRM-system. Hun vil gjøre det enkelt teknisk side kommunikasjon med kunder vil fremskynde arbeidet med post.

Et CRM-system er et hendig program som hjelper til med å holde oversikt over klienter og transaksjoner, registrerer alle samtaler og hjelper til med å enkelt organisere korrespondanse med en klient. For eksempel integreres programmet med posttjenesten (du kan koble til et ubegrenset antall postbokser) og lar deg lagre korrespondansehistorikken direkte i motpartskortet. Hvis en ny klient skrev til deg, kan du opprette et dealkort direkte fra det innkommende brevet.

Og nå det mest interessante: for å sende et brev til en klient fra CRM, trenger du ikke engang å skrive inn tekst. Ved hjelp av dokumentdesigneren kan du lage et sett med bokstaver for alle anledninger og sende dem til klienter med to klikk. SalesapCRM vil selv erstatte navnet og andre data til klienten i brevet. Vil du vite detaljene? Trykk deretter på.

Brev til kunder: eksempler og ferdige prøver

Vi har satt sammen et utvalgforretningsbrev til kundersom du kan ta som prøve. Alt du trenger å gjøre er å fylle ut detaljene.

1. Skriver du til en potensiell kunde for første gang? Send denne korte meldingen:

Brevemne: Kanskje du er vår nye kunde

Hallo, [Navn].

Vi [kort informasjon Om selskapet].

Hvis du er interessert, er jeg klar til å diskutere muligheten for samarbeid. Gi oss beskjed når det er praktisk for deg å ringe.

[Signatur]

2. Fortell den potensielle kunden om den vellykkede opplevelsen av samarbeid med hans konkurrenter:

Brevemne: Hold tritt med konkurrentene

Hallo, [Navn].

Vi har jobbet med suksess [konkurrent X og Y] V [aktivitetsfelt] allerede [så mye tid] og sammen oppnådde vi gode resultater. Kjent til detaljert informasjon om dem kan du her [lenke til sak/omtale].

Vi blir glade hvis du blir med oss.

[Signatur]

3. Hvis du mottok kontakter med potensielle kunder på et forretningsarrangement, Send demtilbudsbrevslikprøve:

Brevemne: Mer om selskapet vårt

Hallo, [Navn].

Jeg håper du likte den også [begivenhet] og vil takke deg for din interesse for [Selskapsnavn].

Jeg legger ved flere detaljert informasjon om selskapet vårt. Jeg vil gjerne diskutere alle spørsmålene dine på telefon.

[Signatur]

Påminnelsesbrev

4. Litt etter sending brev til kunden som tilbyr tjenester eller mer informasjon minn om deg selv:

Brevemne: Vil du diskutere noe?

Hallo, [Navn].

Jeg håper du har hatt muligheten til å lese mitt forrige brev og lære mer om [tilleggsinformasjon].

Har du spørsmål eller tanker om forslaget mitt? Jeg vil gjerne diskutere dem på telefon eller personlig. Når får du tid til dette?

[Signatur]

5. Hvis du kan vise effektiviteten til forslaget ditt i tall, så del dem inn brev til selskapets kunder. Fakta overbeviser bedre.

Brevemne: Noen få fakta du kanskje ikke visste om [Selskapsnavn]

Hallo, [Navn].

Jeg sendte deg nylig en e-post om [Selskapsnavn] og jeg tror vi kan være nyttige [din bedrift].

Våre kunder ser vekst [spesifiser indikatorer] når den brukes [navn på produkt og tjeneste]. Vi tilbyr også [fortell om kampanjer] Og [nevn andre gode tilbud].

Hvis du ønsker å vite detaljene, vennligst gi oss beskjed, så avtaler vi forhandlinger på telefon eller på et møte.

Jeg ser frem til et svar.

[Signatur]

6. Tilby kundene en prøveperiode eller gratis vareprøver. Kjøpere er mer villige til å gjøre en avtale hvis de tester produktet først.

Brevemne: Gave til din bedrift

Hallo, [Navn].

For noen dager siden sendte jeg deg informasjon om [produktets navn] og nå foreslår jeg å prøve det i aksjon.

Jeg har opprettet/vedlagt noen gjestepålogginger/gratisprøver/kuponger som kan brukes til å få tilgang til/motta [produkt eller tjeneste]. Del dem med kollegene dine. Det ville vært interessant å høre deres mening.

Jeg vil gjerne diskutere alt mer detaljert på telefon eller personlig. Jeg er sikker på at vi virkelig kan være til tjeneste for deg [aktivitetsfelt].

[Signatur]

7. Hvis du ikke er sikker på at du korresponderer med en ansatt som er autorisert til å forhandle, be ham hjelpe deg med å nå beslutningstakeren:

Brevemne: Jeg håper du kan henvise meg til rett person

Hallo, [Navn].

For noen dager siden sendte jeg deg en e-post om [selskap eller produkt] og nå tviler jeg på at jeg henvendte meg til adressen.

Er det du som bestemmer i saken som interesserer meg? Hvis ikke, kan du hjelpe meg med å komme i kontakt med den rette personen i din bedrift?

Venter på svaret ditt.

8. Bruk denne teksten i brevet til klienten hvis du, etter å ha møtt ham, ønsker å spørre ham om fremtidige planer:

Brevemne: planene dine

Hallo, [Navn].

Takk for tiden din. Nå vil jeg gjerne vite hvordan du ser på den videre diskusjonen av problemet vårt.

Hvis du fortsatt er interessert, vennligst gi oss beskjed om planene dine.

Venter på svaret ditt.

[Signatur]

9. Etter å ha møtt klienten, minn ham på følgende forhandlingstrinn:

Brevemne: Handlingsplan for nær fremtid

Hallo, [Navn].

Takk for at du tok deg tid - dagens møte var veldig produktivt. La meg kort minne deg på hvordan vi går frem:

[Dato]: Jeg skal sende deg [kontrakt/fullstendig sett med dokumenter].

[Dato]: Du vil gi meg kommentarer og ønsker.

[Dato]: Vi vil gjøre alle endelige endringer og signere avtalen.

Hvis du trenger å diskutere noe før den datoen, gi meg beskjed.

10. Sminkeslikbrev til klientenhvis han på møtet ønsket å få ytterligere informasjon:

Brevemne: Informasjon om forespørselen din

Hallo, [Navn].

Vi var glade for å møte representanter for organisasjonen din personlig. Jeg lovet å sende deg ytterligere informasjon om [spørsmål]- de er i den vedlagte filen.

Klar til å svare på alle spørsmål. Ring meg gjerne på [nummer] når som helst eller skriv til denne adressen.

[Signatur]

Dersom klienten ikke tar kontakt

11. Hvis klienten ikke svarte på telefonsamtale, bruk følgendebrevskrivingseksempel:

Brevemne: Kunne ikke kontakte deg

Hallo, [Navn].

Jeg ville diskutere med deg [spørsmål] men du er sannsynligvis opptatt. Ring meg på [Antall] Eller gi meg beskjed når det passer for deg å ringe meg.

[Signatur]

12. Kom ikke gjennom til klienten og la ham en talemelding? Fullfør den med følgende bokstav:

Brevemne: Ringte deg ikke

Hallo, [Navn].

Jeg ringte deg nylig for å diskutere [spørsmål].

[Signatur]

13. Hvis en klient fortsetter å ikke svare gjennom alle kanaler, kan de ha mye å gjøre. Bruk denne malen - selv en veldig travel person kan finne et par sekunder for et svar:

Brevemne: Kort svar kreves

Hallo, [Navn].

Jeg kan dessverre ikke komme i kontakt med deg. Jeg tror at du er veldig opptatt eller ikke lenger interessert i våre tjenester.

Vennligst oppgi riktig svar i svaret:

1. Vær så snill, la meg være alene!
2. For opptatt, send meg en melding igjen om en måned.
3. Jeg kontakter deg selv.

[Signatur]

14. Hvis du diskret vil minne deg selv på deg selv, del informasjon med klienten som vil være nyttig for ham:

Brevemne: Nyttig informasjon for din bedrift

15. Hvis en klient er forsinket med betaling, minn ham på dette:

Brevemne: Utsettelse av betaling

Hallo, [Navn].

[Dato] Jeg sendte deg en faktura e-post. Betaling er ennå ikke mottatt, så spør om din økonomiavdeling har mottatt fakturaen vår? Om nødvendig sender jeg den på nytt. Jeg forventer betaling fra deg innen en uke.

Takk for hjelpen.

[Signatur]

Disse malene vil spare deg tid for ekte kommunikasjon med klienter. Og for å oppnå større effekt, automatiser opprettelsen og distribusjonen av maler gjennom . akkurat nå - det er gratis og tar bare et par minutter.

Forretningsbrev blir satt sammen når du kommuniserer med partnere ved nesten enhver anledning. Ferdige eksempler og regler for sammenstilling av slike dokumenter finnes i artikkelen.

Et forretningsbrev kan defineres som et dokument som sendes på vegne av hele selskapet til et annet selskap, individuell gründer eller enkeltperson (for eksempel en investor). Faktisk er enhver korrespondanse fra selskapet forretningsbrev. Hensikten deres er veldig forskjellig:

1. om samarbeid.
2. samarbeid, forhandlinger.
3. En påminnelse om behovet for å oppfylle forpliktelser i henhold til kontrakten.
4. Avklaring av ens posisjon, svar på tidligere sendt brev, og mange andre.

Dokumentet er vanligvis tegnet på brevpapiret til selskapet, det er tillatt å sende det med vanlig post eller e-post. Men hvis partneren er av spesiell betydning, er det å foretrekke å trykke det på tykt papir av høy kvalitet og overlevere personlig eller med bud. Strukturen til brevet ligner et typisk forretningsdokument - du kan skjematisk representere det på denne måten.

Hva du bør være oppmerksom på når du kompilerer

Det er ingen spesifikke regler og prøver av slike bokstaver, derfor avhenger deres struktur, volum og design i stor grad av det spesifikke tilfellet. For eksempel vil et varslingsbrev være ganske kortfattet (3-4 avsnitt), mens en anbefaling av ansatte eller et forretningsforslag kan ta mer enn én side.

Det er imidlertid noen generelle regler du bør være oppmerksom på når du setter sammen papir:

1. Selve dokumentet har ingen rettskraft, men det er utarbeidet i samsvar med alle reglene for registrering. Strukturen, presentasjonsstilen må være i samsvar med de allment aksepterte prinsippene for moderne dokumenthåndtering.
2. Forslag bygges logisk, i en tydelig rekkefølge. Det er ingen utsmykkede, komplekse, emosjonelle og enda mer dagligdagse vendinger. Tonen er nøytral.
3. Presentasjonen gjennomføres alltid kun fra 1 person - enten i entall, hvis teksten er skrevet direkte fra hodet, eller i flertall, hvis den er satt sammen på vegne av hele selskapet.
4. Det spesifikke formålet med kompileringen og de forventede handlingene til adressaten blir uttalt (send et svar, vurder kandidaturet til en ansatt, godta forhandlinger, send et dokument, etc.).
5. Papiret reflekterer ikke lederens eller andre ansattes individuelle interesser, men målene til selskapet som et team. Hvis du trenger å etablere en personlig kontakt, er det lurt å gjøre det annerledes og ikke posisjonere deg som representant for selskapet.

TOP 5 stavefeil

Feil kan deles inn i 2 store grupper - noen er forbundet med skriving som med tekst (brudd på logikk, vokabular og andre språknormer), andre - med brudd på riktig forretningsetikett:

1. Stave-, tegnsettingsfeil er ikke tillatt - teksten i brevet bør alltid kontrolleres minst 1-2 ganger før sending.
2. Brudd forretningsstil utsagn, tilstedeværelsen av følelsesmessige fraser, overdreven høflighet eller omvendt alvorlighetsgrad.
3. Negativ tone – også trusler må skrives uten unødvendige ord – for eksempel: «Vi forbeholder oss retten til å søke retten innen 30 dager fra datoen du mottar dette brevet».
4. For stort eller omvendt for lite volum. Vanligvis kan hele teksten få plass på 1-2 sider. Dette betyr imidlertid ikke at du ikke trenger å bringe all viktig informasjon til partneren din. Volumetriske data, diagrammer, former for dokumenter kan overføres til applikasjoner.
5. Fratakelse av samtalepartneren retten til å velge. Du bør for eksempel ikke skrive: «Vennligst gjennomgå og godkjenne siste versjon avtaler."

Typiske mønsterfraser

Bruken av standardfraser som er karakteristiske for forretningstale i teksten er et helt normalt og til og med ønskelig fenomen. Nedenfor er en liste over de vanligste klisjeene som brukes i ulike situasjoner.

Eksempler 2019

Her er noen få ferdige eksempler bokstaver som du kan stole på når du kompilerer din versjon.

Dataforespørsel

Be om

Kommersielt tilbud

Garantibrev

Krav

Takknemlighet

Beklager

Entreprenøren må føre aktiv korrespondanse både med tjenestemenn (for eksempel representanter for statlige organer) og med "semi-offisielle" - partnere, entreprenører, spesialister involvert i en frilansordre, og så videre. Ferdighet skriftlig kommunikasjon utvikles ganske raskt, men til å begynne med kan du gjøre mange feil og ikke gjøre det mest behagelige inntrykk på adressatene dine. I denne artikkelen vil vi snakke om funksjonene ved å skrive både vanlige forretningsbrev (på papir) og elektroniske meldinger.

Brevpapir og layout

Sørg for å bruke bedriftens brevpapir. Dette gjør alltid inntrykk og øker lojaliteten til "samtaler". Type skjemaer, normer for utfylling og designelementer må fastsettes i rekkefølgen for organisasjonen (eller instruksjoner for kontorarbeid). Grunnleggende krav til forretningsbrevskjemaer finnes i GOST 2003 "Krav til papirarbeid."

Det er ønskelig å "klemme" grunnleggende informasjon om selskapet inn i skjemaet:

• navn (og forkortet navn);
• faktiske adresser og postadresser;
• Epostadresse;
• Kontakttelefonnumre;
• Nettadresse.

Dette er ikke en liste over obligatoriske data, men bare prøveliste. Du kan legge til eller fjerne som du vil.

De generelle kravene for å skrive et brev er som følger:

• minimum innrykk - 10 mm til høyre og 20 mm til venstre, topp og bunn;
• hvis bokstaven er skrevet på to eller flere ark, må hvert av dem være nummerert i midten fra toppen;
• hver applikasjon er separat nummerert;
• det utgående nummeret til brevet er angitt i øvre venstre hjørne (ikke glem å fikse det i dokumentregistreringsloggen);
• i øvre høyre hjørne er navnet på organisasjonen, posisjonen til adressaten og hans etternavn med initialer angitt;
• i nedre venstre hjørne - din posisjon, etternavn med initialer og signatur;
• sørg for å skrive ned datoen for skriving av brevet.

GOST 2003 tillater imidlertid bruk av skjemaer ikke bare med en kantet, men også med et langsgående arrangement av detaljer (når de er angitt i midten). Kantet layout ser mer kjent ut og lettere å lese, så det er bedre å velge dette alternativet.

Generelle regler for skriving

Klassisk tekststruktur forretningsbrev inkluderer tre elementer:

• innledende del (en kort indikasjon på årsakene til at brevet er skrevet, dets formål);
• innhold (beskrivelse av situasjonen, forslag til løsninger, presentasjon av konklusjoner og anbefalinger);
• oppsummerende del (en kort oppsummering med tydelig indikasjon på hva du forventer av adressaten).

Du bør alltid forstå hensikten med å skrive et brev. Ønsker du å tilby samarbeid? Sende inn en klage? Invitere til en presentasjon eller et annet arrangement? Skriv kun om dette og ikke la deg distrahere av lange argumenter og antakelser som ikke er relevante for saken.

Hvert forretningsbrev bør ha ett spesifikt mål. Hvis du berører flere problemstillinger i den, bør de være nært beslektet. Hvis du trenger å kontakte samme organisasjon om flere forskjellige emner, er det bedre å skrive et eget brev for hver av dem.

Skrivespråk

Stilen på forretningskorrespondanse er "lett" offisiell virksomhet. Det er mulig og nødvendig å standardisere fraser, bruke noen klisjeer og klisjeer, men det anbefales ikke å bringe alt dette til tørt byråkrati. "Live" språk oppfattes alltid lett og gunstig. Selvfølgelig må skriftlig tale i virksomheten overholde normene for etikette (som vil bli diskutert nedenfor), men essensen av problemet bør angis klart og konsist.

Noen praktiske tips:

• bruk enkle ord: "smarte" termer oppfattes dårlig og forårsaker ofte irritasjon hos en person som blir tvunget til å lese og tyde dem;
• bruke verb oftere og adjektiver sjeldnere;
• ikke spre tankene dine langs treet - bare detaljer og bare innenfor rammen av et gitt emne, uten mange detaljer og ubetydelige detaljer;
• unngå lange utsagn, hvis mulig, ikke bruk partisipp og partisippvendinger;
• skriv spesifikt: diverse "om dette", "de/han/hun" er uakseptable;
• unngå logiske inkonsekvenser og brå overganger fra en semantisk blokk til en annen;
• sjekk alt skrevet på gehør: talefeil forekommer i nesten hver uredigert tekst.

En av hovedreglene for å skrive forretningsbrev sier: meldingen må være litterær og stilistisk verifisert.

Funksjoner ved henvendelse til adressaten

Som regel adresseres adressaten én gang, i begynnelsen av brevet. Dette kan gjøres på tre måter.

1. Hvis du henvender deg til en person for første gang (eller hvis det er etablert et rent offisielt forhold mellom deg og adressaten), bør du bruke en adresse som angir en viss avstand. Eksempel: "Kjære herr Ivanov!".
2. Hvis du kontakter en person du lenge har etablert tillit til forretningsforhold, er det bedre å kalle ham ved hans fornavn og patronym. Eksempel: "kjære Ekaterina Leonidovna!".
3. Når du henvender deg kollektivt, bruk standardfrasen "Kjære herrer!".

I den siste delen må du bruke den såkalte avslutningsfrasen. Det er flere alternativer her:

• "Respekt", "Vennlig hilsen";
• "MED Beste hilsener»;
• "Med håp om fortsatt samarbeid";
• "Vi er alltid glade for å betjene deg";
• etc.

Med et ord, valg siste setning- en smakssak.

forretningsetikk

Selv den tilslørte forakten i et forretningsbrev går ikke upåaktet hen. Selvfølgelig, i dette tilfellet, vil du ikke lenger kunne stole på en positiv eller i det minste jevn holdning til deg selv. Konklusjonen er åpenbar: ikke gi etter for følelser og hold deg innenfor selv om adressaten virkelig irriterer deg. Vær alltid oppmerksom på tonen i meldingen.

Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot brevet som inneholder avslaget. Det er ekstremt uklokt å starte en slik melding med et kategorisk "nei" i en eller annen form - dette vil skape følelsen hos personen at han rett og slett ble sendt. Prøv å gi overbevisende (ikke konstruerte) forklaringer først. Etter å ha kort skissert årsakene til avslaget, bør man enkelt gå videre til å si det. I dette tilfellet kan følgende uttrykk brukes:

• "Dessverre ser vi ikke en mulighet til å imøtekomme forespørselen din";
• "Forespørselen din kan ikke innvilges av følgende grunner ...";
• "Beklager dypt, men vi må avslå tilbudet ditt."

Ideelt sett, selv før du rettferdiggjør avslaget - helt i begynnelsen av brevet - bør du kort gjenta forespørselen fra adressaten. Han vil forstå at du har lest forespørselen eller forslaget hans nøye, og vil absolutt sette pris på det. Kanskje dere i fremtiden vil jobbe sammen igjen - hvorfor umiddelbart kringkaste det negative og skremme bort personen med overdreven hardhet?

Gå aldri til den andre ytterligheten. Smiger og tallrike forsikringer om en oppriktig holdning er åpenbare tegn på uoppriktighet. Uoppriktighet fører alltid til avvisning.

Skrive e-poster

Meldinger på papir er allerede i ferd med å bli foreldet. Selvfølgelig vil "papir"-korrespondanse aldri helt forsvinne, men om noen år vil brev skrevet på klassiske skjemaer bli en sjeldenhet. Forhandlingene foregår i økende grad elektronisk. Den moderne gründeren sender nå mange flere brev på e-post enn med vanlig post.

Forretningsbrev sendt på e-post er skrevet med det samme generelle regler. Krav til språk, stil og tone, overholdelse av etikette - alle disse obligatoriske elementene endres ikke. Imidlertid har elektroniske meldinger sine egne spesifikke funksjoner.

1. Sørg for at påloggingen din ser solid ut eller i det minste tilstrekkelig. [e-postbeskyttet]- Fint, [e-postbeskyttet]- Dårlig.
2. Det er veldig viktig å alltid fylle ut "Emne"-feltet. Det avhenger av denne linjen om en person vil åpne den innkommende meldingen. Hvis du skriver til en person du ikke kjenner, bør du prøve å finne en interessant overskrift. Men ikke overdriv - emner i ånden til "Haster!!! Unikt tilbud, åpent akkurat nå!" forårsake bare ønsket om å raskt klikke på kurvikonet øverst. Tittelen skal bestå av 3-5 ord og gjenspeile innholdet i meldingen.
3. Hvis du ikke er kjent med adressaten, beskriv kort hvem du er, hvordan du lærte om ham. Uten denne nødvendige introduksjonen kan meldingen forveksles med spam og slettes umiddelbart.
4. Ikke deaktiver sitering i innstillingene - la den forrige korrespondansen vises nedenfor, under kuttet.
5. Å lese fra skjermen er en tvilsom fornøyelse. Et papirbrev kan hentes, og alene av denne grunn tas det mer seriøst på et ubevisst nivå enn et elektronisk. Vurder dette.
6. Jo kortere e-postmeldingen er, jo raskere vil den bli besvart.
7. Bruk kun standard fonter.
8. Ikke overbruk tekstvalg – til det meste viktige poeng"fet" kan brukes, men bruk forskjellige farger uakseptabelt.
9. Ingen "caps". Aldri. Til og med i undertekstene. Det samme gjelder dupliserte skilletegn.
10. Del tekst i avsnitt med avstand mellom dem (bare la en tom linje).
11. Du kan legge ved bilder eller tekstfiler i en e-post. Ytterligere materialer og forklaringer, kommentarer, detaljert detaljerte beskrivelser- alt dette skal være i de vedlagte filene, men ikke i selve brevet.
12. I forretningskorrespondanse med personer som du har etablert et tillitsforhold med (vi snakker om pålitelige partnere, pålitelige motparter), kan du av og til bruke uttrykksikoner. Dette vil "gjenopplive" kommunikasjonen - smileys på skjermen (selv i en forretningsmelding) oppfattes ganske positivt. De kan selvfølgelig ikke brukes i "papir"-brev.
13. Husk å signere. I e-poster består det vanligvis av 3-6 linjer og inkluderer avsenderens for- og etternavn, stilling, firmanavn, nettsideadresse og kontakttelefonnummer.

Signatureksempel:

Vennlig hilsen,

Ivan Ivanov

[e-postbeskyttet]

http://site.com.

Her er et eksempel på et forretningsbrev til deg.

Oppsummering

Selv om det er ganske enkelt, er det ikke så mange eksempler på velskrevne forretningsbrev. Entreprenører blir jevnlig forvirret i designet, bruker ikke helt riktige adresser og glemmer viktige nyanser.

Vi lister opp hovedtrekkene i gode forretningsmeldinger:

• objektivitet;
• korthet (det er ønskelig at brevet ikke tar mer enn én side);
• nøytral tone i presentasjonen;
• mangel på resonnement, narrativ, overdreven detalj;
• mangel på følelsesmessige evalueringer;
• et klart logisk forhold mellom deler av teksten og enkeltfraser.

Dette er en slags sjekkliste som du kan sjekke først. Etter hundrevis av skrevne og sendte bedriftsmeldinger vil behovet for det forsvinne. Ikke ignorer reglene ovenfor og husk: den "pumpede" ferdigheten til forretningskorrespondanse øker ditt rykte betydelig og følgelig bildet av selskapet.