Χαρακτηριστικά της διεξαγωγής συναντήσεων και συναντήσεων. Οργάνωση και διεξαγωγή συναντήσεων, συνεδρίων, επαγγελματικών συναντήσεων

Στην πράξη, υπάρχει ένας κοινός διαχωρισμός των συναντήσεων ανάλογα με τα καθήκοντα και τους στόχους τους. Από εδώ διακρίνονται προβληματικές, διδακτικές και λειτουργικές συναντήσεις Προσωπική διαχείριση: Σχολικό βιβλίο / Σ.Δ. Reznik και άλλοι - 2η έκδ., αναθεωρημένη. και επιπλέον - Μ.: INFRA-M, 2004. - 622 σελ.

Σκοπός της συνάντησης προβλημάτων είναι να βρεθεί η καλύτερη λύση διαχείρισης για το πρόβλημα που συζητείται. Οι αποφάσεις σε μια τέτοια συνεδρίαση συνήθως διατυπώνονται ως αποτέλεσμα συζήτησης και λαμβάνονται μετά από ψηφοφορία. Μια τέτοια συνάντηση πραγματοποιείται σύμφωνα με το σχήμα: εκθέσεις; ερωτήσεις για ομιλητές? συζήτηση; λήψη αποφάσης.

Το καθήκον της συνάντησης ενημέρωσης είναι να μεταφέρει εντολές και απαραίτητες πληροφορίεςαπό πάνω προς τα κάτω μέσω του σχήματος ελέγχου για την ταχύτερη και αποτελεσματικότερη εκτέλεσή τους. Σε μια τέτοια συνάντηση, ο αρχηγός θέτει υπόψη της συνεδρίασης τις διοικητικές αποφάσεις που λαμβάνονται.

Οι επιχειρησιακές συναντήσεις είναι οι λεγόμενες συναντήσεις προγραμματισμού, καλοκαιρινές συναντήσεις, πεντάλεπτες συναντήσεις. Δεν καθυστερούν. Σκοπός τέτοιων συναντήσεων είναι η λήψη πληροφοριών σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση στην παραγωγή. Σε αντίθεση με την ενημέρωση, η επιχειρησιακή συνάντηση διασφαλίζει τη μεταφορά πληροφοριών από κάτω προς τα πάνω κατά μήκος του συστήματος ελέγχου. Έχοντας λάβει ενημερωμένες πληροφορίες από τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη, ο διευθυντής εντοπίζει την παρουσία "σημείων συμφόρησης", τους λόγους για τις καθυστερήσεις και τις αποτυχίες, εδώ λαμβάνει τις απαραίτητες αποφάσεις, δίνει οδηγίες, καθορίζοντας τις προθεσμίες για την υλοποίησή τους. Δεν γίνονται αναφορές στην επιχειρησιακή συνεδρίαση. Ο κύριος στόχος είναι να εντοπιστούν εκείνα τα προβλήματα παραγωγής, στην επίλυση των οποίων θα πρέπει να κατευθυνθούν οι κύριες προσπάθειες της ομάδας.

Ωστόσο, ο κύριος στόχος της διεξαγωγής οποιασδήποτε συνεδρίασης ή συνέλευσης είναι η λήψη κοινής απόφασης μετά από συλλογική ανταλλαγή πληροφοριών, δηλαδή η επίτευξη ενός συγκεκριμένου αποτελέσματος.

Ταξινόμηση συνεδριάσεων και συναντήσεων

Οι συναντήσεις και οι συναντήσεις είναι επίσημες και ανεπίσημες. Για να διεξαχθεί μια εκδήλωση με επιτυχία, είναι πρώτα απαραίτητο να προσδιοριστεί η φύση της.

Οι τύποι συνεδριάσεων μπορούν να ταξινομηθούν ανάλογα με τις διευθυντικές λειτουργίες:

1. Προγραμματισμός συναντήσεων, οι οποίες συζητούν τα θέματα στρατηγικής και τακτικής του οργανισμού, τους απαραίτητους πόρους για την υλοποίηση των σχεδίων.

2. Συναντήσεις για τα εργασιακά κίνητρα, όπου συζητούνται τα προβλήματα παραγωγικότητας και ποιότητας, η ικανοποίηση του προσωπικού, οι λόγοι για τα χαμηλά κίνητρα, η δυνατότητα αλλαγής του, θέματα ηθικών και υλικών κινήτρων.

3. Συναντήσεις για την εσωτερική οργάνωση, όπου γίνονται αντικείμενο συζήτησης τα θέματα της διάρθρωσης του οργανισμού, του συντονισμού των ενεργειών των δομικών μονάδων, της ανάθεσης αρμοδιοτήτων κ.λπ.

4. Οι συναντήσεις για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των εργαζομένων είναι αφιερωμένες στη συζήτηση των αποτελεσμάτων των δραστηριοτήτων, στην επίτευξη στόχων, στα προβλήματα διαταραχής, στη χαμηλή παραγωγικότητα.

5. Συναντήσεις ειδικά για τον οργανισμό, όπου συζητούνται λειτουργικά θέματα διαχείρισης σε σχέση με την κατάσταση στον οργανισμό, καινοτομίες και δυνατότητα εφαρμογής τους, προβλήματα επιβίωσης, ανταγωνιστικότητας, εικόνας, στυλ.

Υπάρχει επίσης μια ταξινόμηση των συναντήσεων ανάλογα με το στυλ διεξαγωγής:

1. Αυτοκρατορικές συνεδριάσεις, όπου μόνο ο αρχηγός έχει το δικαίωμα να μιλήσει και να λάβει αποφάσεις. Οι συμμετέχοντες σε αυτές τις συναντήσεις θα πρέπει να ακούσουν και να απαντήσουν σε ερωτήσεις του διευθυντή. Τέτοιες συναντήσεις πραγματοποιούνται όταν ο διευθυντής χρειάζεται να ενημερώσει ή να δώσει οδηγίες στους υφισταμένους του.

2. Οι ελεύθερες συναντήσεις δεν έχουν ατζέντα. Μπορούν να διεξαχθούν χωρίς πρόεδρο. Τέτοιες συνεδριάσεις περιορίζονται σε ανταλλαγή απόψεων, οι αποφάσεις για τις οποίες δεν έχουν καθοριστεί. Μια τέτοια συνάντηση πραγματοποιείται με τη μορφή συνομιλίας ή συνομιλίας.

3. Συσκέψεις συζήτησης - ένας τρόπος λήψης αποφάσεων για οποιοδήποτε θέμα με τη δημιουργία νέων ιδεών και την ανάλυση προτεινόμενων λύσεων ως αποτέλεσμα της συλλογικής εργασίας μιας ομάδας ατόμων κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης που διεξάγεται σύμφωνα με ορισμένους κανόνες. χαρακτηριστικό στοιχείοαυτή η μέθοδος είναι η έλλειψη κριτικής και αξιολόγησης των ιδεών που εκφράζονται.

Μια επίσημη εκδήλωση έχει σαφώς καθορισμένο καθεστώς και πραγματοποιείται σύμφωνα με τους καθιερωμένους κανόνες. Ειδικά προσκεκλημένοι είναι πάντα παρόντες σε μια τέτοια συνάντηση. Τα κύρια στοιχεία της εκδήλωσης:

1. Ημερήσια διάταξη (κατάλογος θεμάτων προς συζήτηση).

2. Εκθέσεις (που δηλώνουν την ουσία των θεμάτων).

3. Ομιλίες (συζήτηση θεμάτων ημερήσιας διάταξης).

4. Τροπολογίες (συζήτηση αλλαγών που προτείνεται να γίνουν στη συζήτηση).

5. Συζήτηση (διεξαγωγή συζήτησης).

7. Σύνταξη πρωτοκόλλου (γραπτή δήλωση γεγονότων).

8. Διάφορα (συζήτηση θεμάτων που δεν ήταν στην ημερήσια διάταξη).

Στις άτυπες συναντήσεις, οι άνθρωποι αισθάνονται πιο άνετα, αλλά θα πρέπει επίσης να προετοιμαστείτε για τέτοιες εκδηλώσεις. Για ανεπίσημες συναντήσεις χρειάζεστε:

1. Κατάλογος θεμάτων προς συζήτηση.

2. Οικοδεσπότης της εκδήλωσης.

3. Πρωτόκολλο συμφωνιών που επιτεύχθηκαν.

Άτυπες εκδηλώσεις λαμβάνουν χώρα σε περισσότερα από ήρεμο περιβάλλον, αλλά και πάλι πρέπει να θυμάστε ότι μόνο καλό οργανωμένη συνάντησηή η συνάντηση δίνει θετικό αποτέλεσμα.

Κάθε συνάντηση πρέπει να έχει μια ατζέντα που πρέπει να προγραμματιστεί εκ των προτέρων. Η ημερήσια διάταξη βοηθά στην εξοικονόμηση χρόνου και στη μη παραμονή σε δευτερεύοντα θέματα για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Μια καλά προετοιμασμένη ατζέντα αποτελείται από:

* σκοπός, ημερομηνία, ώρα και τόπος της συνάντησης·

* κατάλογος προσκεκλημένων.

* κατάλογος των προβλημάτων που συζητήθηκαν.

* κύριο θέμα;

* διάφορα;

* Ημερομηνίες επόμενης συνάντησης.

Ομοσπονδιακή Υπηρεσία για την Εκπαίδευση

Magnitogorsk Κρατικό Πανεπιστήμιοτους. G.I. Nosova

Τμήμα Ψυχολογίας

δοκίμιο επιχειρηματικής επικοινωνίας

Με θέμα: «Επιχειρηματικές συναντήσεις και συναντήσεις»

Συμπλήρωσε: μαθητής του ομίλου FFK 06-1

Grebenshchikova V.I.

Έλεγχος: Orinina L.V.

Εκτός επαγγελματικές συνομιλίεςκαι εμπορικές διαπραγματεύσεις, ειδικές μορφές επιχειρηματικών συνομιλιών είναι ευρέως διαδεδομένες στην επιχειρηματική πρακτική - συναντήσεις, οι οποίες είναι ένας τρόπος ανοιχτής συλλογικής συζήτησης ορισμένων θεμάτων. Οι μορφές μιας τέτοιας συζήτησης είναι πολύ διαφορετικές. Αυτά είναι συνέδρια, συνέδρια, συμπόσια, συναντήσεις, συνεδρίες, σεμινάρια. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε αυτές τις εκδηλώσεις είναι συνήθως πιο αποτελεσματικές από αυτές που λαμβάνονται από έναν στενό κύκλο διευθυντών.

Ο ΣΚΟΠΟΣ μιας επαγγελματικής συνάντησης είναι να επιτρέψει την ελεύθερη συζήτηση και να καταλήξει σε μια κοινή λύση που βασίζεται σε ένα ευρύ φάσμα απόψεων.

Επέλεξα το θέμα «Οργάνωση συναντήσεων» γιατί ο καταιγισμός ιδεών ως μορφή επαγγελματική συνομιλίαέχει πολλές θετικές πλευρές:

Πρώτον, αυξάνει την αποτελεσματικότητα της σκέψης. Η ρωσική παροιμία "το μυαλό είναι καλό, αλλά δύο είναι καλύτερα" δεν προέκυψε από το μηδέν, περιέχει βαθύ νόημα. Πράγματι, η πρωτοτυπία της ανθρώπινης σκέψης έγκειται στο γεγονός ότι είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική στις συνθήκες κοινής πνευματικής δραστηριότητας, αφού τα πνευματικά αποτελέσματα δεν αθροίζονται, αλλά πολλαπλασιάζονται. Είναι γνωστό ότι η πλειοψηφία των γόνιμων ιδεών γεννήθηκαν κατά τη διάρκεια της συλλογικής ανταλλαγής σκέψεων.

Δεύτερον, κατά τη διάρκεια της συνάντησης, η δημιουργική κοινότητα των εργαζομένων ενισχύεται, τα συμφέροντα των μεμονωμένων εργαζομένων περιλαμβάνονται σε ένα ενιαίο σύστημα συλλογικών εργασιών και βελτιώνονται επίσης οι επιχειρηματικές δεξιότητες των συμμετεχόντων.

Τρίτον, σε κοινή ψυχική εργασία, αποκαλύπτεται δημιουργικές δυνατότητεςκαθένα από αυτά.

Οι ανεπαρκώς προετοιμασμένες και κακώς διεξαγόμενες συναντήσεις, που συγκαλούνται με κάθε ευκαιρία, προκαλούν μεγάλη ζημιά, καθώς «καταβροχθίζουν» πολύτιμο χρόνο, απομακρύνοντας τον κόσμο από την κύρια εργασία τους.

ΣΕ γενική εικόναΗ προετοιμασία για τη συνάντηση περιλαμβάνει τις ακόλουθες ενέργειες: καθορισμό των θεμάτων, καθορισμό της ημερήσιας διάταξης, καθορισμό των στόχων της συνεδρίασης και της συνολικής της διάρκειας, ημερομηνία και ώρα έναρξης, σύνθεση των συμμετεχόντων, κατά προσέγγιση πρόγραμμα εργασίας.

Κατά τον καθορισμό της ώρας έναρξης της συνάντησης, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τον ρυθμό της εργασίας. Για να μην αναγκάζετε τους ανθρώπους να αλλάζουν ατελείωτα από ένα είδος εργασίας σε άλλο κατά τη διάρκεια της ημέρας, συνιστάται να πραγματοποιείτε συναντήσεις στην αρχή ή στο τέλος της εργάσιμης ημέρας ή μετά το μεσημεριανό διάλειμμα. Λαμβάνοντας υπόψη τον συνολικό χρόνο που δαπανάται (όχι μόνο απευθείας για τη συνάντηση, αλλά και για αμοιβές, μεταβάσεις, επιστροφή και συμπερίληψη στην εργασία), η έναρξη και το τέλος της συνάντησης θα πρέπει να προγραμματιστούν έτσι ώστε να μην υπάρχουν κενές χρονοθυρίδες: εάν τελειώνει 15 λεπτά πριν από το μεσημεριανό διάλειμμα, τότε αυτά τα λεπτά μπορούν να θεωρηθούν χαμένα.

Υποχρεούται να γνωστοποιήσει εκ των προτέρων τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση για τη διεξαγωγή της και να τους ενημερώσει για την ημερήσια διάταξη, με όλα τα τα σωστά υλικάώστε οι παραστάσεις τους να είναι μελετημένες εκ των προτέρων.

Πρέπει να ξεκινήσετε τη συνάντηση εγκαίρως και να συμφωνήσετε αμέσως με τους συμμετέχοντες σχετικά με τους κανόνες συνεργασίας, για παράδειγμα, τον περιορισμό του χρόνου των ομιλιών ή τον τρόπο λήψης αποφάσεων. Μετά από αυτό, θα πρέπει να ανατεθεί σε έναν από τους συμμετέχοντες η τήρηση του πρωτοκόλλου.

Αυτά και άλλα ερωτήματα κοινή οργάνωσηεπαγγελματικές συναντήσεις και συναντήσεις ρίξτε μια πιο προσεκτική ματιά.

Επαγγελματική συνάντηση (συνάντηση) - προφορική επικοινωνιακή αλληλεπίδραση μιας ομάδας ανθρώπων (ομάδα). Αυτός ο τύπος επικοινωνίας συνδυάζει διάφορα είδη: ρητορικό μονόλογο (εισαγωγικό και τελευταία λέξηεισηγητής, ομιλίες συμμετεχόντων, αναφορά), συνομιλία (ανταλλαγή πληροφοριών, προώθηση και συζήτηση ιδεών κατά τη διάρκεια του καταιγισμού ιδεών), συζήτηση.

Η αποτελεσματικότητα της συνάντησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το ταλέντο του διοργανωτή - από τις δεξιότητες ομιλίας και τις διαχειριστικές του ικανότητες, καθώς και από σωστή επιλογήείδος συνάντησης και γνώση των χαρακτηριστικών της.

Οι επαγγελματικές συναντήσεις είναι:

1. Με τη μορφή της εκδήλωσης:

1.1. συνέδρια

1.2. συναντήσεις

1.3. συναντήσεις

1.4. σεμινάρια, συμπόσια

2. Σύμφωνα με τη μορφή διεξαγωγής της συνεδρίασης από τον επικεφαλής:

2.1. δικτατορικός

2.2. αυταρχικός

2.3. συγκεντρωτική - πρώτα μια έκθεση, μια συζήτηση, όπου συμμετέχουν μόνο αυτά τα άτομα,

διορίζεται από τον αρχηγό.

2.4. συζητήσιμος

2.5. Ελεύθερος

3. Ανήκοντας στη σφαίρα της δημόσιας ζωής:

3.1. κόμμα

3.2. συνδικάτο

3.3. επιχειρηματική (διοικητική)

3.4. επιστημονικός

3.5. ενωμένος

4. Ανά κλίμακα:

4.1. Διεθνές

4.2. πανρωσική

4.3. δημοκρατικός

4.4. βιομηχανία

4.5. περιφερειακό

4.6. περιφερειακό

4.7. αστικός

4.8. περιφερειακό

4.9. εσωτερικός

5. Ανά τόπο διεξαγωγής:

5.1. τοπικός

5.2. επίσκεψη

6. Κατά συχνότητα:

6.1. τακτικός

6.2. μόνιμος

6.3. μια φορά

6.4. περιοδικός

7. Με βάση τον αριθμό των συμμετεχόντων:

7.1. σε μια στενή ομάδα (έως 5 άτομα)

7.2. σε διευρυμένο προσωπικό (έως 20 άτομα)

7.3. εκπρόσωπος (περισσότερα από 20 άτομα)

8. Σύμφωνα με τη σταθερότητα της σύνθεσης των συμμετεχόντων:

8.1. με σταθερή σύνθεση

8.2. με καλεσμένο καστ

8.3. με συγκεκριμένη λίστα συναντήσεων

8.4. σε συνδυασμό

9. Ανά θέμα ερωτήσεων:

9.1 διοικητικό

9.2 τεχνικό

9,3 προσωπικό

9.4 οικονομική

9,5 τεχνολογικό

10. Ανά καθήκοντα:

10.1 προβληματικό

10.2 διδακτικό

10.3 λειτουργικό

11. Κατόπιν ραντεβού:

11.1 λήψη αποφάσεων

11.2 διευκρίνιση εργασιών

11.3 Συνοψίζοντας

Ένα από τα κύρια καθήκοντα της κορυφαίας επιχειρηματικής συνάντησης είναι να προσκομίσει όσο το δυνατόν περισσότερα στοιχεία για να εκτιμηθεί πληρέστερα η πολυπλοκότητα του υπό συζήτηση προβλήματος, καθώς και να εμπλακούν οι παρόντες στη διαδικασία επίλυσης του προβλήματος. Φυσικά, ο ηγέτης θα πρέπει να έχει τη δική του άποψη για την τρέχουσα κατάσταση, αλλά είναι επίσης απαραίτητο να γνωρίζει την άποψη των άλλων για να καταλάβει αν έχουν δίκιο ή όχι στην κατανόηση του προβλήματος. Εάν η άποψη κάποιου άλλου είναι σωστή, ο αρχηγός της συνάντησης μπορεί να αλλάξει την άποψή του για την κατάσταση. Εάν οι συνάδελφοι κάνουν λάθος ή χάνουν κάτι σημαντικό, μπορεί να παρέχει στοιχεία που λείπουν. Οι σωστές ερωτήσεις είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να οδηγήσετε μια συνάντηση στη σωστή κατεύθυνση.

Η αποτελεσματικότητα της συνάντησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το ταλέντο του διοργανωτή - από τις δεξιότητες ομιλίας και τις διαχειριστικές του ικανότητες. Συχνά η συνάντηση διευθύνεται από τον ίδιο τον αρχηγό.

Τα ακόλουθα κύρια καθήκοντα των επαγγελματικών συναντήσεων διακρίνονται:

1) Μάθετε, αναλύστε την κατάσταση των πραγμάτων (πώς εκτελείται το προγραμματισμένο, τι συμβαίνει στην ομάδα ...). ανταλλάσσουν πληροφορίες για το υπό συζήτηση θέμα, συντονίζουν τις προσπάθειες και εξάγουν οργανωτικά συμπεράσματα. Αυτές οι εργασίες αντιστοιχούν στον τύπο συλλογής πληροφοριών.

2) Ενημερώστε το προσωπικό για την αναζήτηση επίλυσης προβλημάτων, για τη νέα εμπειρία και τις δυνατότητες εφαρμογής της, ώστε να πειστούν οι εργαζόμενοι για την ορθότητα της οικονομικής πολιτικής που ακολουθείται. Για την επίλυση αυτών των προβλημάτων προορίζεται μια επεξηγηματική συνάντηση ή μια συνάντηση – ενημέρωση.

3) Βρείτε μια συλλογική λύση στο πρόβλημα, παράγετε, συλλέξτε ιδέες. Αυτό είναι ένα είδος συνάντησης - προβληματικής, ή «καταιγισμού ιδεών».

4) Επιλέξτε και λάβετε εποικοδομητικές αποφάσεις. Αυτό είναι το καθήκον της συνάντησης - του λήπτη αποφάσεων.

5) Να δώσει στους συμμετέχοντες τις απαραίτητες γνώσεις, να βελτιώσει τις δεξιότητές τους. Αυτός ο τύπος ονομάζεται συνέδριο ή εκπαιδευτική συνάντηση.

Εάν ο αρχηγός ενδιαφέρεται για συνεχή επαφή με την ομάδα, οργανώνει τακτικές συναντήσεις. Ανάλογα με τη συχνότητα της συνάντησης, μπορεί επίσης να είναι εφάπαξ και περιοδική.

Εάν κάποιος από τους συμμετέχοντες στη συνάντηση αισθάνεται μια ακαταμάχητη λαχτάρα για μια διαμάχη, ο αρχηγός θα πρέπει, διατηρώντας την ηρεμία, να επιτρέψει στην ομάδα να αντικρούσει τα επιχειρήματα του συζητητή. Οι αδικαιολόγητοι συζητητές πρέπει να διακόπτονται με διακριτικότητα χωρίς να ακούν τις ομιλίες τους μέχρι το τέλος, κατά κανόνα, δεν υπάρχει μικρό όφελος από τέτοιες ομιλίες. Εάν έχετε να αντιμετωπίσετε έναν αρνητικό (δηλαδή, ένα άτομο που του αρέσει να αντιφάσκει), πρέπει να αναγνωρίσετε και να εκτιμήσετε τις γνώσεις και την εμπειρία του. Οι ντροπαλοί συμμετέχοντες ενθαρρύνονται να κάνουν απλές ερωτήσεις για να ενισχύσουν την αυτοπεποίθησή τους. Εάν ο αμφισβητούμενος κάνει συνεχώς ερωτήσεις αντί να κάνει προτάσεις, οι ερωτήσεις του θα πρέπει να απευθύνονται στην ομάδα.

Προκειμένου μια επαγγελματική συνάντηση να είναι γόνιμη, ο πρόεδρος πρέπει να κατακτήσει την τεχνική της διεξαγωγής συζητήσεων. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να προσπαθήσουμε να διεξάγουμε μια ομαδική συζήτηση με πολιτισμένο τρόπο. Αυτό συνεπάγεται την παρουσία λεπτότητας στις σχέσεις των διαφωνούντων και, ως εκ τούτου, αποκλείει τη χρήση τέτοιων μέσων επιχειρηματολογίας της άποψής του, όπως η γελοιοποίηση, η διακοπή των αντιπάλων, οι αιχμηρές επιθέσεις εναντίον τους. Ιδιαίτερη μέριμνα πρέπει να λαμβάνεται ώστε η επιχειρηματική διαμάχη μεταξύ των συμμετεχόντων να είναι οριστική και να έχει χρονικά όρια, καθώς και να αποφεύγονται προσωπικές συγκρούσεις. Η ορολογία της διαφοράς πρέπει να είναι σαφής σε όλους τους παρευρισκόμενους.

Όταν προετοιμάζεστε για μια συζήτηση, τουλάχιστον το περισσότερο γενικό σχέδιοπάλεψε για την αλήθεια, μάζεψε τα πιο βαριά επιχειρήματα. Ιδιαίτερα εντυπωσιακά είναι τα ακριβή στοιχεία που δεν μπορούν να διαψευστούν.

Όσο υψηλότερη είναι η θέση του ηγέτη, τόσο περισσότερο χρόνο πρέπει να αφιερώσει σε συναντήσεις, διαπραγματεύσεις, επαγγελματικές συναντήσεις και άλλες μορφές διαπροσωπικής επικοινωνίας. Ο χρόνος των διευθυντών συχνά χάνεται.

Καθορίζεται η συνάντηση επεξηγηματικό λεξικόως παράγωγο του ρήματος confer, δηλαδή συμφωνώ, συμβουλεύομαι, συζητάμε κάτι με κάποιον μαζί, ως «σύσκεψη αφιερωμένη στη συζήτηση οποιωνδήποτε θεμάτων, ενεργειών, μέτρων», που συνήθως γίνεται για λειτουργικά θέματα. Η λέξη "συνάντηση" έχει συνώνυμα - μια συνάντηση πέντε λεπτών, ένα φυλλάδιο, ένα πρακτορείο, μια συνάντηση προγραμματισμού.

Έτσι, μια συνάντηση νοείται ως ένας τέτοιος τύπος δραστηριότητας διαχείρισης όταν ένας συγκεκριμένος αριθμός συμμετεχόντων συγκεντρώνεται σε ένα προκαθορισμένο μέρος σε μια προκαθορισμένη ώρα για να συζητήσουν και να λάβουν αποφάσεις για προκαθορισμένα θέματα.

Δεν υπάρχει σχεδόν κανένας άλλος τύπος δραστηριότητας που να σπαταλά τόσο πολύ χρόνο από τόσους πολλούς ανθρώπους ταυτόχρονα με τη διεξαγωγή συναντήσεων.

Επομένως, η συνάντηση θα πρέπει να προετοιμαστεί ιδιαίτερα προσεκτικά με λεπτομερή μελέτη όλων των οργανωτικών και τεχνικών μέτρων τόσο για την οργάνωση όσο και για τη διεξαγωγή της. Οι λόγοι για τη σπατάλη χρόνου και χρημάτων τις περισσότερες φορές έγκεινται απλώς στο γεγονός ότι πολλές συναντήσεις δεν προετοιμάζονται και οργανώνονται ελάχιστα, δεν διεξάγονται σωστά και δεν συνοψίζονται ικανοποιητικά. Θυμηθείτε το ποίημα του V. Mayakovsky «Protsessed».

Ας δούμε τις βασικές αρχές που σας επιτρέπουν να κάνετε μια συνάντηση ή μια συνάντηση όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική.

Η προετοιμασία για τη συνάντηση πραγματοποιείται σε τρία στάδια:

1. Ανάπτυξη οργανωτικών θεμάτων.

2. Συζήτηση όλων των θεμάτων που πρέπει να εξεταστούν.

3. Διεξαγωγή επαγγελματικής συνάντησης.

Σκοπός της συνάντησης είναι «η αρχή όλων των αρχών», αφού όσο πιο συγκεκριμένα διατυπώνονται οι στόχοι της συνάντησης, τόσο περισσότερη ελπίδα για ένα παραγωγικό αποτέλεσμα, και αντίστροφα, η αόριστη διατύπωση «συζητήστε την κατάσταση του ζητήματος». δεν στοχεύουν σε κάτι συγκεκριμένο. Σε πολλές συναντήσεις, οι συμμετέχοντες δεν μπορούν να συμφωνήσουν με κανέναν τρόπο, καθώς στην πραγματικότητα μιλούν για διαφορετικά πράγματα.

Οι εργασίες για την προετοιμασία της συνάντησης ξεκινούν με απόφαση για την ανάγκη διεξαγωγής της, τα θέματα που της υποβάλλονται και τους προτεινόμενους συμμετέχοντες, τον χρόνο και τον τόπο της συνεδρίασης.

Είναι καλύτερα να προγραμματίσετε μια συνάντηση στην αρχή ή στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, ώστε να μην διαρρηγνύετε την εργάσιμη ημέρα, τον ρυθμό της εργασίας και να μην αναγκάζετε τους ανθρώπους να αλλάξουν από το ένα είδος δραστηριότητας στο άλλο. Δεν είναι απαραίτητο να γίνονται συναντήσεις (συναντήσεις) παραμονές Σαββατοκύριακων και κυρίως αργιών, γιατί οι συμμετέχοντες της εκδήλωσης δεν πρέπει να βιάζονται πουθενά. Επιπλέον, πρέπει να εξετάσετε αμέσως την τοποθεσία της συνάντησης.

Πρέπει να επιλεγεί ο τόπος διεξαγωγής πριν από τη σύνταξη των προσκλήσεων, ώστε να υποδεικνύεται με ακρίβεια η τοποθεσία της συνάντησης. Κατά την επιλογή δωματίου, λαμβάνεται υπόψη πρώτα από όλα ο αριθμός των συμμετεχόντων. Πρέπει να παρέχεται επαρκής αριθμός εφεδρικών θέσεων: για μια μικρή συνάντηση, επιπλέον 2-3 καρέκλες, για μεγάλες συναντήσεις, τουλάχιστον 15-20 θέσεις. Επιπλέον, κατά την επιλογή ενός δωματίου, λάβετε υπόψη τη δυνατότητα χρήσης τεχνικών μέσων.

Η ημερήσια διάταξη είναι το πρώτο έγγραφο που συντάσσεται κατά την προετοιμασία της συνεδρίασης.

Κατά την κατάρτιση της ημερήσιας διάταξης, συνιστάται να τίθενται οι πρώτες ερωτήσεις στις οποίες υπάρχουν περισσότεροι προσκεκλημένοι. Μετά την εξέταση τους, οι προσκεκλημένοι μπορούν να αποχωρήσουν. Οι υπόλοιπες ερωτήσεις είναι ταξινομημένες κατά σειρά πολυπλοκότητας από πιο σύνθετες και χρονοβόρες σε απλούστερες.

Η ημερήσια διάταξη αναφέρει τα προς συζήτηση θέματα, τα ονόματα, τα αρχικά και τη θέση των προσώπων που αναφέρονται για κάθε θέμα.

Η λίστα των συμμετεχόντων είναι το δεύτερο έγγραφο που ετοιμάζεται.

Πρόσκληση σε οποιονδήποτε τύπο συνάντησης θα πρέπει να είναι μόνο όσοι δεν μπορούν να παραβλεφθούν. Πρόκειται για υπαλλήλους που επηρεάζονται άμεσα από τα υπό εξέταση θέματα και για υπεύθυνους λήψης αποφάσεων ή εργαζόμενους με ειδικές γνώσεις ή εμπειρία στην επίλυση παρόμοιων προβλημάτων. Είναι επιθυμητό να περιοριστεί ο αριθμός των συμμετεχόντων στη σύσκεψη (όχι περισσότερα από 15 άτομα), διαφορετικά η διαδικασία καθίσταται μη διαχειρίσιμη.

Ένα πολύ σημαντικό σημείο στην προετοιμασία μιας παραγωγικής συνάντησης είναι η πρόσκληση. Εάν η συνάντηση υποτίθεται ότι θα λάβει μια σημαντική απόφαση, ο αρχηγός δεν πρέπει να προσκαλέσει τους συμμετέχοντες μέσω του γραμματέα στο τηλέφωνο. ΣΕ αυτή η υπόθεσηΗ πρόσκληση πρέπει να σταλεί σε όλους τους συμμετέχοντες Γραφή. Η πρόσκληση υποδεικνύει την ημερομηνία, την ημερήσια διάταξη, τους ομιλητές και μπορεί να υποδεικνύεται η λίστα των προσκεκλημένων.

Αυτό επιτρέπει στους προσκεκλημένους να σκεφτούν την κατάσταση της προβληματικής κατάστασης, παρέχει την ευκαιρία να αναπτύξουν μια θέση και να συλλέξουν στοιχεία για να δικαιολογήσουν την απόφασή τους, ορίζει τη διάρκεια της συνάντησης κ.λπ.

Έτσι, έχοντας μια ατζέντα, μια λίστα συμμετεχόντων, γνωρίζοντας τον τόπο και την ώρα της συνάντησης, αρχίζουν να ειδοποιούν τους συμμετέχοντες. Η ειδοποίηση των συμμετεχόντων στη συνάντηση θα πρέπει να γίνεται εκ των προτέρων, ώστε να μπορούν να προγραμματίσουν την εργάσιμη ημέρα τους.

Η ειδοποίηση μπορεί να γίνει με δύο τρόπους: γραπτά (με αποστολή πρόσκλησης) ή προφορικά (τηλεφωνικά).

Το πιο σημαντικό μέρος στην προετοιμασία της συνάντησης είναι η προετοιμασία ενός σχεδίου απόφασης για το υπό συζήτηση θέμα ή ενός σχεδίου τελικών εγγράφων. Για τη λήψη των αποφάσεων αυτών και την έγκριση των τελικών εγγράφων διεξάγεται η συνεδρίαση. Η παρουσία έργων σάς επιτρέπει να εμβαθύνετε στα έγγραφα, να κάνετε αλλαγές και να τα συζητήσετε γρήγορα. Είναι απαραίτητο να απαιτηθούν σχέδια αποφάσεων από το προσωπικό που προετοιμάζει την ερώτηση και να οργανωθεί η εκτέλεσή τους.

Όλα τα έγγραφα που προτείνονται για τη συνάντηση πρέπει να συγκεντρωθούν τουλάχιστον 48 ώρες νωρίτερα, να αντιγραφούν και να διανεμηθούν 24 ώρες πριν από τη συνάντηση.

Κατά την προετοιμασία μιας συνάντησης, θα πρέπει να μάθετε το οικονομικό κόστος που απαιτείται για τη διεξαγωγή της: ενοικίαση δωματίου και εξοπλισμού επίδειξης, αγορά γραφικής ύλης, λουλουδιών, νερού, οργάνωση ενός διαλείμματος για καφέ κ.λπ. Η αναπαραγωγή ενημερωτικού υλικού για τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορεί επίσης να είναι σημαντική στοιχείο εξόδων.

Στο προπαρασκευαστικό στάδιο, καθορίζεται ο συνολικός όγκος εργασιών κατά την εξυπηρέτηση της συνάντησης και, εάν είναι απαραίτητο, γίνεται πρόταση για τη δημιουργία ομάδας εργασίας για την προετοιμασία της συνάντησης. Είναι απαραίτητο να εξεταστεί προσεκτικά η σύνθεση της ομάδας, ποιος από τους υπαλλήλους θα πρέπει να εκτελέσει ποια εργασία, πότε ο καθένας από αυτούς θα συμμετάσχει στην εξυπηρέτηση της συνάντησης. Κατά τη διοργάνωση μεγάλων συναντήσεων με μεγάλο αριθμό συμμετεχόντων, το ζήτημα της διοργάνωσης μιας συνάντησης θα πρέπει να διορθώνεται με εντολή της διοίκησης.

ΣΕ προπαρασκευαστικό στάδιοπεριλαμβάνει επίσης τη μέριμνα για τη μεταφορά των συμμετεχόντων.

Το προπαρασκευαστικό στάδιο ολοκληρώνεται με την προετοιμασία των χώρων για τη συνάντηση και τον τεχνικό εξοπλισμό της.

Το καλύτερο μέροςγια τη συνάντηση είναι μια ειδικά εξοπλισμένη αίθουσα με στρογγυλό τραπέζι, ρολόγια τοίχου, χωρίς τηλέφωνο και επιλογέα (συνιστάται να έχετε τηλέφωνο και επιλογέα στο διπλανό δωμάτιο για να μπορείτε να βγείτε έξω και να ζητήσετε βοήθεια ή να καλέσετε τον ειδικό που χρειάζεστε χωρίς να αποσπάτε την προσοχή των άλλων). Η αίθουσα συνεδριάσεων πρέπει να αερίζεται καλά.

Δεν είναι καθόλου αδιάφορο με ποια σειρά κάθονται οι συμμετέχοντες στη συνάντηση. Η σειρά των θέσεων, ξεκινώντας από 6 συμμετέχοντες, θα πρέπει να καθοριστεί με χρήση ειδικών καρτών πριν εμφανιστούν οι συμμετέχοντες στη συνάντηση. Οι εκπρόσωποι των ανταγωνιστικών ομάδων δεν πρέπει να κάθονται ο ένας απέναντι από τον άλλον, διαφορετικά κάθε άκρη του τραπεζιού θα μετατραπεί σε μια τάφρο και οι συγκρούσεις θα προκύψουν από μόνες τους. Τα αντιπαθή άτομα κάθονται όσο πιο μακριά γίνεται.

Ο αρχηγός πρέπει να κάθεται στο κέντρο. Είναι επιθυμητό να μπορεί να κοιτάξει στα μάτια τον μεγαλύτερο αριθμό συμμετεχόντων στη συνάντηση.

Η συνάντηση πρέπει να ξεκινήσει στην ώρα της. Μην τιμωρείτε αυτούς που έφτασαν στην ώρα τους αναγκάζοντάς τους να περιμένουν καθυστερημένους. Ένας ηγέτης που περιμένει έναν συμμετέχοντα στην πρώτη συνάντηση θα περιμένει όλους στη δεύτερη.

Ο πρόεδρος πρέπει να είναι πολύ σαφής σχετικά με το σκοπό της συνεδρίασης. Ξεκινήστε τη συνάντηση με θετική νότα. Το πρόβλημα που πρέπει να λυθεί πρέπει να παρουσιάζεται με ενδιαφέρον, παραστατικό και ενθουσιώδη τρόπο. Η έναρξη της συνεδρίασης δεν πρέπει να διαρκεί περισσότερο από δύο λεπτά.

Οι συμμετέχοντες στη συνάντηση μιλούν με τη σειρά της κλήσης ονομαστικά. Μόνο ένα άτομο πρέπει να μιλάει πάντα. Το να μιλάς πολύ είναι εξίσου απρεπές με το να είσαι σιωπηλός όλη την ώρα. Οι εκδρομές στο παρελθόν και οι αποκλίσεις από το θέμα που επιτρέπουν οι μεμονωμένοι συμμετέχοντες θα πρέπει να είναι δυσανεκτικές. Η συνάντηση θα πρέπει με συνέπεια, βήμα προς βήμα, να προσεγγίζει τη λύση του προβλήματος που τίθεται.

Δεν μπορείτε να σχολιάσετε τα λόγια ενός υφισταμένου που μιλάει στο βήμα, να τον διακόπτετε κατά τη διάρκεια της ομιλίας του, να τον κόβετε αγενώς στη μέση της πρότασης, εάν η γνώμη για το υπό συζήτηση θέμα δεν συμπίπτει με τη γνώμη του αρχηγού.

Σημαντικό σημείοκαταγράφει τη συνάντηση, δηλαδή καταγράφει τη διαδικασία συζήτησης των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης και μετά από αυτήν, είναι απαραίτητο να συγκεντρωθούν τα κείμενα των ομιλιών που δεν υποβλήθηκαν εκ των προτέρων. Η πορεία της συνάντησης μπορεί να μεταγραφεί, φωνογράφημα, βιντεοσκόπηση, πρακτικά.

Η καλύτερη επιλογή για επιχειρησιακές συναντήσεις είναι η καταγραφή τους. Το αρχείο πρέπει να τηρείται από γραμματέα ή ειδικά διορισμένο άτομο. Η ποιότητα καταγραφής των ομιλιών εξαρτάται από τα προσόντα του, την ικανότητά του να διεισδύει και να κατανοεί την ουσία των υπό συζήτηση θεμάτων. Ως εκ τούτου, ο διορισμός ενός ατόμου για τη λήψη των πρακτικών είναι ένα κρίσιμο μέρος της προετοιμασίας της συνεδρίασης. Το πρωτόκολλο τηρείται, κατά κανόνα, συνοπτικά και συνοπτικά.

Το κύριο μέρος του κειμένου του πρωτοκόλλου είναι ενσωματωμένο σε ενότητες που αντιστοιχούν στα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Κάθε στοιχείο μπορεί να έχει τα ακόλουθα μέρη:

ΑΚΟΥΣΕ

ΕΚΤΕΛΕΣΘΗΚΕ

ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ (ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ)

Το τελευταίο μέρος της ενότητας για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης αποτελεί καταγραφή της απόφασης που ελήφθη για το υπό συζήτηση θέμα. Το πρωτόκολλο περιέχει μια λίστα με άτομα που είναι υπεύθυνα για την υλοποίηση αποφάσεις που λαμβάνονται, καθώς και άτομα που πρέπει να εξοικειωθούν με το πρωτόκολλο.

Το αποτέλεσμα που επιτεύχθηκε στη συνάντηση θα πρέπει να διατυπωθεί συνοπτικά και οριστικά.

Είναι απαραίτητο να καθοριστεί άμεσα ποια βήματα πρέπει να ακολουθήσουν την απόφαση, ποιος έχει ποιες ευθύνες, ποιος είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή της απόφασης, ποιος ελέγχει την εφαρμογή της.

Μορφές οργάνωσης της παραγωγικής εργασίας της επιχείρησης είναι οι συναντήσεις και οι συναντήσεις. Έχουν διαφορετικούς σκοπούς και μεθόδους εφαρμογής.

Ορισμός

συνάντηση- μια συνάντηση του σωστού κύκλου ανθρώπων, σκοπός της οποίας είναι η εξέταση επίκαιρων θεμάτων.

Συνάντηση- συνάντηση των ενωμένων κοινές δραστηριότητεςάτομα για να συζητήσουν τρέχοντα θέματα και προβλήματα.

Σύγκριση

Μέλη

Σε κάθε εκδήλωση υπάρχουν διαφορετικοί άνθρωποι. Η συνάντηση χαρακτηρίζεται από στενότερη μορφή με τη συμμετοχή, κατά κανόνα, ενός μικρού κύκλου ενδιαφερομένων. Μεταξύ αυτών μπορεί να είναι, για παράδειγμα, επικεφαλής δομικών τμημάτων, κορυφαίοι ειδικοί ή εκπρόσωποι διαφόρων εταιρειών. Μερικές φορές η συνάντηση είναι δικαστική, γίνεται για να ληφθεί απόφαση για την υπόθεση.

Η συνάντηση είναι μια μαζική εκδήλωση. Μπορεί να παρευρεθεί όλο το προσωπικό της επιχείρησης. Οι συναντήσεις γονέων ή εκλογών είναι επίσης παραδείγματα.

Αντικείμενο συζήτησης

Η διαφορά μεταξύ μιας συνάντησης και μιας συνάντησης έγκειται στα θέματα που τίθενται στην εκδήλωση. Έτσι, διοργανώνεται μια συνάντηση για να εξεταστούν θέματα διαχείρισης της παραγωγής, να συλλεχθούν πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση των πραγμάτων και να εντοπιστούν προβληματικές περιοχές. Οι άνθρωποι στο στρογγυλό τραπέζι απλώς συνεννοούνται και η γνώμη όλων είναι πολύ σημαντική εδώ, σε αντίθεση με μια συνάντηση, στην οποία μερικές φορές αρκεί απλώς να είστε παρόντες για να λάβετε τις απαραίτητες πληροφορίες.

Στις συναντήσεις, η ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει γενικότερα θέματα που έχουν συσσωρευτεί με την πάροδο του χρόνου και είναι σημαντικά για ολόκληρο το εργατικό δυναμικό. Σε τέτοιες συναντήσεις, μερικές φορές θίγονται θέματα που δεν σχετίζονται άμεσα με την παραγωγή. Για παράδειγμα, μπορούμε να μιλήσουμε για προετοιμασία για τις επερχόμενες διακοπές.

Στόχοι

Η φύση των συναντήσεων είναι λειτουργική. Οι στόχοι τέτοιων συναντήσεων είναι να γίνουν προσαρμογές στις τρέχουσες δραστηριότητες, να βελτιωθεί η διαδικασία εργασίας. Η συνεδρίαση ολοκληρώνεται με ψήφισμα.

Στις συναντήσεις, συχνά συνοψίζονται τα αποτελέσματα, απονέμονται βραβεία, αναφέρονται οι συνθήκες εργασίας και τα σχέδια για το εγγύς μέλλον. Η πορεία της συνεδρίασης και οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε αυτήν καταγράφονται σε ειδικό πρωτόκολλο.

Συχνότητα

Ας αναλύσουμε τη διαφορά μεταξύ μιας συνάντησης και μιας συνάντησης σχετικά με τη συχνότητα διεξαγωγής τους. Έτσι, από τα δύο είδη εκδηλώσεων, οι συναντήσεις συγκαλούνται συχνότερα. Τους δίνεται συγκεκριμένος χρόνος. Αλλά η φύση τέτοιων συναντήσεων μπορεί επίσης να είναι μη προγραμματισμένη, εάν δικαιολογείται από επείγουσα ανάγκη.

Μια σημαντική πτυχή της διοίκησης επιχειρήσεων είναι η διοργάνωση συναντήσεων και συνεδρίων, κατά τη διάρκεια των οποίων επαγγελματική συνομιλία. Προκειμένου οι συνεδριάσεις και οι συνεδριάσεις να είναι αποτελεσματικές, καλό είναι οι αρχηγοί τους (οι πρόεδροι) να ακολουθούν τις ακόλουθες συστάσεις. Πριν από τη συνάντηση (συνάντηση):

1. Ετοιμάστε μια ατζένταδηλ. μια λίστα θεμάτων που πρέπει να επιλυθούν στη συνάντηση (συνάντηση). Αυτές οι ερωτήσεις μπορούν να αντιμετωπιστούν ως

άρνηση λήψης προηγουμένων αποφάσεων, καθώς και για νέα προβλήματα που έχουν προκύψει από την προηγούμενη συνεδρίαση (συνάντηση).

2. Αποφασίστε ποιος θα παρευρεθεί στη συνάντησηκαι ενημερώστε τους εκ των προτέρων. Κατά κανόνα, όλα τα μέλη της εργατικής συλλογικότητας είναι παρόντα στη συνάντηση παραγωγής. Στη συνάντηση καλούνται μόνο όσοι υπάλληλοι είναι αρμόδιοι για την επίλυση των προβλημάτων που έχουν προκύψει.

3. Επιλέξτε τον κατάλληλο τόπο και χρόνο.Βεβαιωθείτε ότι ο χώρος είναι εξοπλισμένος με όλα όσα χρειάζεστε. Καθορίστε το χρόνο που απαιτείται για να συζητήσετε αυτά τα θέματα. Σημειώστε ότι η ιδανική διάρκεια των συναντήσεων (συναντήσεις) δεν είναι μεγαλύτερη από μιάμιση ώρα. Εάν η συνάντηση πρέπει να διαρκέσει περισσότερο, αφήστε τα διαλείμματα.

4. Διανείμετε την ατζέντα.Η ημερήσια διάταξη θα πρέπει να βρίσκεται στα χέρια των εργαζομένων λίγες μέρες πριν από τη συνάντηση (συνάντηση) ώστε να προετοιμαστούν για τη συνάντηση (συνάντηση).

5. Προσδιορίστε εκ των προτέρων τον κύριο ομιλητή και τους συνομιλητές.

6. Προ-συζήτηση με κάθε συμμετέχοντα της συνάντησης, μάθετε τη θέση του.Αυτό θα σας βοηθήσει να προβλέψετε καταστάσεις σύγκρουσηςκαι σχεδιάζουν την επίλυσή τους διατηρώντας παράλληλα τη συνοχή της ομάδας.

7. Σημαντική είναι και η επιλογή του χώρου για τη συνάντηση.Το δωμάτιο πρέπει να είναι εξοπλισμένο με άνετα έπιπλα, να έχει κανονική θερμοκρασία αέρα. Είναι καλύτερο να τοποθετείτε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη στο στρογγυλό τραπέζι, όταν ο καθένας από αυτούς είναι απέναντι από όλους τους άλλους. Για να βελτιωθεί η επικοινωνία μπροστά στους συμμετέχοντες, συνιστάται η τοποθέτηση πινακίδων με πλήρη ονόματα, ευδιάκριτα από όλους τους παρευρισκόμενους.

Κατά τη συνάντηση (συνάντηση):

1. Συζητήστε την ημερήσια διάταξηκαι, εάν είναι απαραίτητο, να το τροποποιήσει ώστε να ληφθούν υπόψη οι νέες συνθήκες που εμφανίστηκαν πιο πρόσφατα.

2. Παρακολουθήστε τον χρόνο ώστε να τηρούνται οι κανόνες,καθώς η εκτυλισσόμενη συζήτηση μπορεί να το σπάσει.

3. Παρακολούθηση της ελευθερίας έκφρασης απόψεων των συμμετεχόντων στη συνάντηση, ανεξάρτητα από την επίσημη θέση τους.Είναι απαραίτητο να περιορίσουμε με διακριτικότητα την ενέργεια εκείνων που έχουν συνηθίσει να κατέχουν την πρωτοβουλία λόγω της φύσης τους, δίνοντας στους λιγότερο ενεργούς συμμετέχοντες την ευκαιρία να μιλήσουν νωρίτερα.

4. Κατά τη διάρκεια της συζήτησης, λάβετε ουδέτερη θέση σε σχέση με τις απόψεις που εκφράζονται.

5. Παρακολουθήστε τις αναδυόμενες συγκρούσεις και επεμβείτε εάν είναι απαραίτητο.Λειτουργήστε ως ενδιάμεσος για να εκτονωθεί η κατάσταση.

6. Ελέγχετε περιοδικά εάν η ομάδα είναι έτοιμη να λάβει μια απόφαση.Δεν πρέπει να χάσετε τη στιγμή που η ομάδα ήρθε σε συμφωνία και νέα συζήτησηδεν μπορεί πλέον να προσθέσει τίποτα σημαντικό.

7. Επιμείνετε στους κανόνες απόφασης που έχει αναπτύξει η ομάδα.Εάν υπάρχουν διαφωνίες, πρέπει να γίνει ψηφοφορία και να ληφθεί απόφαση με πλειοψηφία.

8. Πριν ολοκληρώσετε τη συνάντηση (συνάντηση), συνοψίστε τη δουλειά.Ρωτήστε την ομάδα εάν υπάρχει ανάγκη να συναντηθούμε ξανά. Είναι σημαντικό οι άνθρωποι να φεύγουν από τη συνάντηση (συνάντηση) με σαφή κατανόηση του ποια θα πρέπει να είναι τα επόμενα βήματα. Όταν μια συνάντηση τελειώνει χωρίς να ληφθούν αποφάσεις, μπορεί να υπάρξει ένα αίσθημα απογοήτευσης και απογοήτευσης.

Μετά τη συνάντηση (συνάντηση):

1. Αναλύστε την πορεία της τελευταίας συνάντησης (συνάντηση).Είναι απαραίτητο να εξεταστεί εάν η συνάντηση (συνάντηση) εκπλήρωσε τα καθήκοντά της και εάν η συνοχή της ομάδας ενισχύθηκε μετά από αυτήν.

2. Ετοιμάστε και διανείμετε μια περίληψη των αποτελεσμάτων της συνάντησης (συνάντηση).Η καταγραφή λεπτομερειών για το τι συμφωνήθηκε, ποια ζητήματα επιλύθηκαν και ποια επόμενα βήματα πρέπει να γίνουν θα πρέπει να υπενθυμίζει στα μέλη της ομάδας τη δουλειά που πρέπει να κάνουν.

3. Διορθώστε τις διαλυμένες σχέσεις με άτυπη συνομιλία.Εάν υπήρξε έντονη συζήτηση κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης (συνάντησης), είναι πιθανό οι σχέσεις μεταξύ ορισμένων μελών της ομάδας να επιδεινώθηκαν και να αποχωρήσουν από τη συνάντηση αναστατωμένοι ή προσβεβλημένοι. Μιλήστε τους και ηρεμήστε τους.

4. Παρατηρήστε πώς τα μέλη της ομάδας αντιμετωπίζουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.Πρέπει να ελέγξετε εάν υπάρχουν προβλήματα όταν οι υπάλληλοι εκτελούν συγκεκριμένες εργασίες.

Τυπικά μειονεκτήματα της διεξαγωγής συναντήσεων είναι:

Αδικαιολόγητα μεγάλος αριθμός συναντήσεων.

Αόριστο θέμα της συνάντησης.

Μη παραγωγική σπατάλη χρόνου λόγω περιττών συνομιλιών.

Αδικαιολόγητα μεγάλος αριθμός συμμετεχόντων.

Ανεπαρκής αριθμός συμμετεχόντων.

Η απουσία πρωτοκόλλου, παρά την ανάγκη του.

Ανεπαρκώς σαφής διατύπωση αποφάσεων.