rumah › Salon › Organisasi dan penyelenggaraan pertemuan. Rapat dan sesi, fitur umum dan khusus

Organisasi dan penyelenggaraan pertemuan. Rapat dan sesi, fitur umum dan khusus

§1. Rapat sebagai salah satu jenis organisasi komunikasi bisnis suatu kelompok

Pertemuan bisnis (pertemuan)- interaksi komunikatif lisan sekelompok orang (tim). Jenis komunikasi ini menggabungkan berbagai genre: monolog oratoris (pengantar dan kata terakhir presenter, pidato peserta, laporan), percakapan (tukar informasi, mengemukakan dan mendiskusikan ide dalam sesi brainstorming), diskusi.

Efektivitas rapat sangat bergantung pada bakat penyelenggara - pada keterampilan berbicara dan kemampuan manajemennya. Seringkali rapat dipimpin oleh manajer sendiri.

Tugas utama pertemuan bisnis berikut ini diidentifikasi:

1) Cari tahu dan analisis keadaan (bagaimana rencana tersebut dicapai, apa yang terjadi dalam tim...); bertukar informasi tentang masalah yang sedang dibahas, mengoordinasikan upaya dan menarik kesimpulan organisasi. Tugas-tugas ini sesuai dengan jenis informasi pertemuan.

2) Menginformasikan tim tentang pencarian solusi atas masalah, tentang pengalaman baru dan kemungkinan implementasinya, dan meyakinkan karyawan tentang kebenaran kebijakan ekonomi yang sedang berjalan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, dimaksudkan pertemuan penjelasan atau pertemuan pengarahan.

3) Menemukan solusi kolektif terhadap masalah, menghasilkan, mengumpulkan ide. Jenis pertemuan ini berbasis masalah, atau curah pendapat.

4) Memilih dan membuat keputusan konstruktif. Inilah tugas rapat – pengambil keputusan.

5) Memberikan peserta pengetahuan yang diperlukan dan meningkatkan keterampilan mereka. Jenis ini disebut konferensi, atau pertemuan pelatihan.

Jika seorang manajer tertarik untuk terus berhubungan dengan tim, dia mengatur pertemuan rutin. Tergantung pada frekuensi mengadakan pertemuan, pertemuan juga dapat dilakukan satu kali atau berkala.

§2. Tahapan mempersiapkan dan mengadakan rapat

Rapat merupakan komunikasi kelompok yang dikelola dan diatur. Keberhasilannya 90% bergantung pada persiapan, memikirkan elemen struktural tahap komunikatif dan penilaian selanjutnya serta penilaian diri.

Tahap pra-komunikatif	Tahap komunikasi	Pasca komunikatif
1. Klarifikasi perlunya pertemuan.	1.Sambutan pembuka oleh ketua.	Analisis pertemuan.
2. Rumusan topik dan tujuan.	2. Pembahasan masalah (pesan, percakapan atau diskusi).
3.Perkembangan agenda, rancangan keputusan.	3.Pengambilan keputusan (opsional).
4.Identifikasi dan persiapan peserta.	4. Monolog terakhir ketua.
5. Penunjukan waktu dan tempat.

Mempersiapkan suatu pertemuan dimulai dengan menentukan kebutuhannya. Jenis pekerjaan yang kompleks ini disarankan untuk digunakan jika tidak ada alternatif lain, seperti percakapan, keputusan dari manajemen yang lebih tinggi, atau kombinasi dengan pertemuan lain. Setelah keputusan untuk menyelenggarakan proses diskusi kolektif, topik dan tujuannya diperjelas. Dengan mengisolasi dan mengelompokkan isu-isu, sebuah agenda dikembangkan. Ketika memilih urutan pertimbangan pertanyaan, mereka melanjutkan dari alasan psikologis. Hal-hal yang paling “sulit” yang memerlukan diskusi dan penjabaran yang panjang sebaiknya ditempatkan pada sepertiga kedua pertemuan, ketika kinerja fisik dan mental kelompok mencapai puncaknya. Permasalahan terkini atau mendesak yang tidak memerlukan banyak waktu dapat diatasi terlebih dahulu, dan hal-hal yang “paling mudah” atau paling menarik dapat ditinggalkan di bagian akhir.

Secara umum, perlu dipersiapkan, mungkin dengan membentuk komisi untuk tujuan ini, suatu rancangan keputusan. Seringkali berbentuk “kuesioner”, yang setiap itemnya akan dijawab secara spesifik oleh peserta selama pertemuan.

Langkah selanjutnya adalah menentukan komposisi penonton secara kuantitatif dan kualitatif serta mempersiapkan peserta.

Sama sekali tidak perlu mengundang kepala semua departemen ke setiap pertemuan. Biasanya pejabat-pejabat yang paling berkompeten dalam masalah yang sedang dibahas dilibatkan. Penting untuk menentukan apakah komunikan mewakili berbagai pendapat atau membentuk kelompok yang kohesif dengan pandangan yang sama. Berdasarkan jumlah peserta, rapat dapat bersifat sempit (hingga 5 orang), diperpanjang (hingga 20 orang) dan representatif (lebih dari 20 orang). Kelompok kecil bersifat kohesif dan sangat produktif, namun mereka menyulitkan untuk memulai percakapan dan berisiko membuat keputusan yang tidak dapat diandalkan. Perusahaan-perusahaan besar, pada umumnya, mengambil keputusan yang dipertimbangkan dengan baik berdasarkan banyak sudut pandang, namun sulit untuk mencapai konsensus, diperlukan peningkatan kontrol, ada bahaya munculnya kelompok dan tekanan terhadap “penyabot”. Jumlah peserta pertemuan bisnis internal yang ideal adalah 6 hingga 9 orang. Semua karyawan harus memahami topik, tujuan, agenda, serta materi dan dokumen yang diperlukan terlebih dahulu.

Waktu terbaik untuk mengadakan rapat menurut penelitian ergonomis adalah pada pagi hari (Rabu atau Kamis pukul 11.00). Hari tertentu dalam seminggu dikhususkan untuk pertemuan rutin.

Tempatnya biasanya di kantor pimpinan organisasi. Namun, lebih baik mengadakan pertemuan di ruangan yang dilengkapi peralatan khusus. Harus memiliki akustik yang baik, insulasi suara, ventilasi, suhu udara normal (+19 o C), dan furnitur yang nyaman untuk bekerja. Lokasi yang paling optimal bagi peserta adalah berjauhan satu sama lain di meja trapesium.

Durasi aktivitas mental bersama yang sesuai jumlah yang besar orang - 40 - 45 menit. Jika keadaan kasus memerlukan lebih banyak waktu, maka setelah 40 menit istirahat sepuluh menit diumumkan. Aturan ditetapkan di awal pertemuan. Biasanya pidato pembuka dan penutup presenter, serta seluruh pidatonya, dijadwalkan selama 10 menit. Di dalam kata sambutan pembuka perlu diuraikan secara jelas dan sangat spesifik, menguraikan secara singkat permasalahan-permasalahan yang dibahas dan sekali lagi menarik perhatian mereka yang hadir pada tujuan akhir pertemuan. Untuk menciptakan rangsangan diskusi, Anda dapat menekankan pentingnya pertanyaan praktis dan menetapkan sejumlah tugas khusus untuk audiens. Salah satu syarat terpenting bagi ketua rapat adalah tidak memaksakan pendiriannya kepada peserta lain sejak awal. Posisi ini memberi bobot khusus pada kata-kata manajer, dan karyawan yang memiliki pandangan berlawanan mungkin tidak berani mengungkapkannya, agar tidak bertentangan dengan atasan mereka. Kita harus berusaha mengambil posisi netral, mengutarakan pendapat sebagai orang ketiga, atau merumuskannya dalam bentuk pertanyaan. Mungkin cocok untuk memulai pertemuan yang paling serius dengan ucapan menarik yang tidak terduga atau bahkan lelucon. Akan sangat efektif jika ungkapan atau pemikiran yang digunakan untuk membuka pertemuan digunakan pada akhir pertemuan. Saat menyampaikan pidato, presenter memanggil peserta dengan nama dan patronimiknya, dan, jika mungkin, menekankan pengalaman dan kompetensi mereka pada isu yang relevan. Ketua harus sangat memperhatikan tidak hanya esensi pidato, tetapi juga bagaimana masing-masing pidato cocok dengan struktur keseluruhan, bagaimana cara kerjanya untuk mencapai tujuan yang diinginkan; Bukankah itu mengarah ke samping? Penyelenggara mengikuti peraturan dan merangkum secara singkat presentasi selama dan setelah pertimbangan setiap masalah. Hal ini memastikan bahwa setiap orang yang hadir memahami dengan jelas apa yang dibicarakan. dalam pertanyaan bahwa beberapa kemajuan telah dicapai dalam diskusi. Jika pembicara melampaui ruang lingkup pertanyaan, ia harus dihentikan secara diplomatis. Evaluasi kritis terhadap proposal diberikan segera setelah pidato, atau, jika metode brainstorming digunakan, setelah semua ide diungkapkan.

Kemungkinan tahap pertemuan berikutnya adalah pengambilan keputusan. Rancangan keputusan yang telah disiapkan dibacakan, dan peserta rapat melakukan penyesuaian sendiri dan menerimanya berdasarkan hasil pemungutan suara. Setelah keputusan dibuat, orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pengendaliannya ditentukan.

Di akhir pertemuan, presenter dapat mengajak semua orang untuk melaksanakan rencana, program, dan mencapai tujuan yang akhirnya mereka capai; meringkas diskusi secara singkat; pujilah ide-ide dan pidato bisnis yang paling sukses; terima kasih semuanya atas kerja produktif mereka.

Peneliti pertemuan bahasa Inggris, Alan Barker, yakin bahwa analisis terus-menerus terhadap diskusi kolektif yang sedang berlangsung akan menghasilkan keuntungan. Penilaian harus obyektif, dirumuskan oleh seluruh kelompok dalam pertemuan tersendiri, di luar pertemuan. Anda dapat mengajak peserta untuk mengisi kuesioner dengan menggunakan skala geser untuk jawaban: (tidak) 1 2 3 4 5 6 (Ya):

Apakah pertemuan itu perlu?

Apakah tujuannya jelas?

Apakah itu sesuai dengan tujuannya?

Apakah Anda setuju bahwa durasi dan waktunya tepat?

Apakah Anda puas dengan tempatnya?

Apakah Anda menerima agenda dan dokumen tepat waktu?

Apakah seluruh agenda telah tercakup?

Apakah yang hadir memiliki kompetensi yang sesuai?

Apakah ketua melakukan kontrol yang tepat?

Apakah Anda puas dengan prosedur pengambilan keputusan?

Analisis pertemuan dapat dilakukan lebih efektif jika dilibatkan ahli independen. Dia akan mempunyai kesempatan untuk menilai secara tidak memihak apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diubah.

Seorang manajer pemula dapat menganalisis komunikasi kolektif secara mandiri sesuai dengan skema berikut:

1.Apa jenis pertemuannya, tergantung tujuannya?

2.Apakah topik dan subtopik (agenda) dirumuskan dengan baik?

3. Kapan permasalahan yang paling rumit dijadwalkan untuk ditinjau?

4.Apakah lokasi, waktu, jumlah dan komposisi peserta sudah tepat?

5. Apa yang disampaikan oleh presenter dalam sambutan pembukaannya?

6. Peraturan apa saja yang telah diadopsi?

7. Apa saja pengorganisasian tindak tutur presenter selama dialog?

8.Apakah semua yang hadir ikut serta dalam diskusi?

9. Keputusan apa yang telah diambil?

10.Bagaimana penyelenggara mengakhiri pertemuan?

11.Apakah protokol dibuat dengan benar?

Mengirimkan karya bagus Anda ke basis pengetahuan itu sederhana. Gunakan formulir di bawah ini

Pelajar, mahasiswa pascasarjana, ilmuwan muda yang menggunakan basis pengetahuan dalam studi dan pekerjaan mereka akan sangat berterima kasih kepada Anda.

Dihosting di http://www.allbest.ru/

DENGANmilik

Perkenalan
1.1. Konsep “pertemuan” dan “sesi”
1.2. Organisasi pertemuan
1.3. Jenis dan penyelenggaraan rapat
1.4. Meningkatkan efektivitas pertemuan dan sesi
Kesimpulan

Perkenalan

Subjek pekerjaan tes“Rapat dan sesi, fitur umum dan khusus.”

Di antara jenis yang berbeda Aktivitas seorang manajer menghabiskan sebagian besar waktu, dan terisolasi dari sisa pekerjaannya, adalah dalam rapat.

Tujuan dari tes ini adalah untuk menguji ciri-ciri umum dan khusus dari rapat dan rapat.

Sesuai dengan tujuan ini, tugas-tugas berikut diidentifikasi:

1. Perhatikan konsep rapat dan rapat.

2. Pertimbangkan penyelenggaraan pertemuan dan konferensi.

3. Pertimbangkan peluang utama untuk meningkatkan efisiensi rapat dan rapat.

Objeknya adalah bentuk pengembangan keputusan kolektif.

Subjek - pertemuan dan pertemuan.

Kecuali percakapan bisnis dan negosiasi komersial, dalam praktik bisnis, bentuk percakapan bisnis khusus tersebar luas - pertemuan, yang merupakan cara diskusi kolektif terbuka tentang masalah tertentu.

Gaya kerja seorang manajer sangat ditentukan oleh penguasaannya terhadap “kebijaksanaan” dalam menyelenggarakan berbagai macam rapat dan sesi, yang menempati sebagian besar waktu kerja dan berhubungan dengan fungsi manajemen langsung.

Sikap bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan ini tidak hanya ditentukan oleh efektifitas atau tidak efektifnya pengaruhnya kegiatan lebih lanjut lembaga, organisasi, tetapi juga jumlah waktu yang dihabiskan oleh sejumlah besar peserta yang hadir dalam pertemuan tersebut.

Diskusi kelompok sebagai salah satu bentuknya percakapan bisnis mempunyai banyak aspek positif. Pertama, meningkatkan efisiensi berpikir. Pepatah Rusia “pikiran itu baik, tetapi dua pikiran lebih baik” tidak muncul begitu saja; itu mengandung makna arti yang dalam. Memang keunikan pemikiran manusia adalah sangat efektif dalam kondisi aktivitas intelektual bersama, karena hasil intelektual tidak bertambah, tetapi berlipat ganda. Diketahui bahwa sebagian besar ide yang bermanfaat lahir melalui pertukaran pemikiran kolektif.

Kedua, dalam pertemuan tersebut, komunitas kreatif pekerja diperkuat, kepentingan individu pekerja dimasukkan ke dalam satu sistem tugas kolektif, dan kualifikasi bisnis para pesertanya ditingkatkan. Ketiga, dalam kerja mental bersama, hal itu terungkap potensi kreatif masing-masing dari mereka. Kuzin F.A. Budaya komunikasi bisnis: Panduan praktis. -- Edisi ke-6, direvisi. dan tambahan - M.: Os-89, 2002.- hal. 195

Saat menulis karya yang kami gunakan materi pendidikan penulis seperti Kuzin F.A., Chizhikov V.M. dan lain-lain.

1. Rapat dan sesi, ciri-ciri umum dan khusus

1.1 Konsep “pertemuan” dan “sesi”

Rapat merupakan salah satu bentuk pengambilan keputusan kolektif mengenai permasalahan terpenting dalam kehidupan suatu lembaga atau organisasi. Rapat tersebut dihadiri oleh perwakilan dari berbagai departemen lembaga yang berkepentingan untuk menyelesaikan permasalahan yang diagendakan. Rapat dapat diperluas (sesuai dengan jumlah peserta) atau dibatasi (lingkaran peserta rapat yang sempit).

Rapat juga merupakan salah satu bentuk perbincangan dan penyelesaian masalah secara kolektif, tetapi pertama-tama berkaitan dengan kerja badan-badan tetap (badan-badan) yang dibentuk dalam satu lembaga atau secara korporasi dengan lembaga dan organisasi lain.

Contohnya antara lain: kolegium, dewan direksi, pleno, Duma Negara, Dewan Federasi, Dewan Keamanan, dll. Badan-badan ini mempunyai komposisi anggota yang relatif tetap, bekerja secara berkesinambungan, dengan frekuensi pertemuan tertentu.

Kepala dan spesialis lembaga dan organisasi lain, perwakilan administrasi, organisasi publik kota, ketika masalah-masalah yang berada di luar kompetensi satu institusi diselesaikan.

Rapat adalah rapat yang sangat profesional untuk menyelesaikan masalah-masalah organisasi (misalnya, rapat komite serikat pekerja, rapat presidium, dll.). Smirnov E.A. Pengembangan keputusan manajemen: Buku teks untuk universitas. M: UNITY-DANA, 2002. hal. 20

Pertemuan biasanya diperlukan dalam keadaan berikut:

Pembentukan posisi bersama dalam kaitannya dengan masalah yang kompleks;

Pembahasan pendapat pribadi dalam penyusunan keputusan;

Menyampaikan jenis informasi yang memerlukan klarifikasi dan menimbulkan kekhawatiran banyak orang;

Pembentukan tugas baru;

Pengembangan solusi signifikan yang menjanjikan;

Memecahkan situasi yang unik dan bermasalah;

Koordinasi;

Memecahkan masalah yang mendesak; memecahkan masalah yang mengubah pembagian kerja yang ada.

Kebetulan suatu pertemuan tidak disarankan berdasarkan fundamentalnya sehingga menimbulkan ketidakpuasan di antara para pesertanya:

Kelemahan pekerjaan individu;

Ketidakpastian pembagian kerja;

Struktur hubungan resmi yang tidak tepat;

Gaya kepemimpinan otokratis;

tradisi yang mengakar;

Lemahnya keinginan kerjasama dalam organisasi;

Keinginan sebagian karyawan untuk menonjol;

Menunda penyelesaian masalah sampai situasi memerlukan pertemuan;

Ketidakpastian pembagian tugas;

Yang disebut rapat teregulasi (atas permintaan manajemen senior);

Sekretariat menerbitkan surat kepada penanggung jawab penyiapan bahan pertemuan. Pada saat yang sama, untuk setiap mata acara, semua pelaku ditunjukkan dan orang yang bertanggung jawab (yang pertama dalam daftar) diidentifikasi. Surat tersebut menerima nomor registrasi di sistem. Tujuan utama surat tersebut adalah untuk menyampaikan kepada penanggung jawab isi mata acara rapat dan batas waktu penyiapan bahan-bahan yang diperlukan untuk rapat. Surat tersebut dicetak dan ditandatangani oleh penanggung jawab. Setelah itu, sekretariat menyiapkan surat kepada seluruh penanggung jawab dengan menggunakan sistem, mencetak jabatan dan nama lengkap penanggung jawab pada salinan surat yang ditandatangani. Masing-masing penanggung jawab menyiapkan bahan rapat, di antaranya wajib adanya rancangan keputusan tentang pokok-pokok rapat tertentu.

Rancangan keputusan tersebut mencakup hal-hal berikut atribut yang diperlukan, Bagaimana:

- pertemuan yang rancangan keputusannya sedang dipersiapkan;

- mata acara apa yang sedang dipersiapkan rancangan keputusannya;

- pengulangan nama barang;

- siapa yang menyiapkan rancangan keputusan;

Agenda rapat disetujui pada saat penandatanganan agenda. Setelah itu, sekretariat membagikan undangan rapat dan paket bahan rapat yang berisi agenda, rancangan keputusan, dan sertifikat yang telah disetujui.

Sesaat sebelum rapat dimulai, paket dokumen dibagikan kepada peserta yang belum menerimanya. Berdasarkan hasil pertemuan tersebut, disusun suatu protokol. Informasi berikut dimasukkan ke dalam protokol:

- tanggal;

- ketua;

- yang hadir, dikelompokkan berdasarkan jabatan;

- nama masalah (item agenda);

- nama pembicara;

- pembukaan (mungkin hilang);

- keputusan tentang suatu masalah dalam bentuk daftar bernomor.

1.3 Jenis dan pelaksanaan pertemuan

Pertemuan bisnis sangat beragam. Biasanya jenis-jenis berikut dibedakan:

- diktator (pemimpin mempunyai hak memilih, selebihnya mendengarkan dalam diam, sering mendapat teguran dari atasan);

-- otokratis (dilakukan dalam mode dialog, ketika pemimpin mengajukan pertanyaan kepada setiap peserta dan menerima jawabannya);

- segregatif (ketika laporan manajer dan pidato bawahannya yang ditunjuk direncanakan);

- diskusi (mereka dicirikan oleh pertukaran bebas pendapat, suatu keputusan dikembangkan, yang diambil melalui pemungutan suara para peserta dengan persetujuan selanjutnya oleh pemimpin);

- bebas (ini adalah pertemuan tanpa agenda yang jelas dan tanpa ketua. Paling sering memang demikian bagian yang tidak terpisahkan pertemuan ketika pembahasan suatu masalah menemui jalan buntu. Dalam hal ini, ketua rapat mengumumkan jeda panjang, di mana pertemuan di belakang panggung muncul secara spontan).

Dalam kondisi sistem komando administratif di negara kita, tiga jenis pertemuan bisnis pertama biasanya digunakan, yang arti utamanya adalah bahwa para pemimpin hanya memberi tahu para undangan tentang keputusan atau instruksi dari partai dan organisasi yang lebih tinggi, sedangkan inti dari pertemuan bisnis adalah untuk memastikan diskusi yang bebas dan mengembangkan keputusan bersama berdasarkan pertimbangan pendapat yang luas, termasuk pendapat yang tidak sesuai dengan pandangan pemerintah.

Paling sering, pertemuan bisnis diadakan karena alasan berikut: pertama, ketika perlu untuk membuat keputusan kolektif berdasarkan persamaan hak setiap orang untuk mengekspresikan dan membenarkan pendapat mereka; kedua, dengan ketentuan penyelesaian masalah tersebut mempengaruhi kepentingan beberapa divisi struktural organisasi atau perusahaan pada saat yang bersamaan; ketiga, jika untuk menyelesaikan masalah tersebut perlu menggunakan pendapat berbagai kelompok pekerja.

Praktek kehidupan bisnis menunjukkan bahwa pertemuan bisnis lebih efektif daripada sekedar keputusan administratif dari kalangan manajer yang sempit. Namun, pertemuan-pertemuan yang tidak dipersiapkan dengan baik dan dilaksanakan dengan buruk, yang diselenggarakan pada setiap kesempatan, akan menimbulkan kerugian besar karena menyita waktu orang-orang yang berharga dan menyita waktu mereka dari pekerjaan utama mereka. Oleh karena itu, sebelum mengadakan pertemuan semacam itu, perlu dipikirkan perlunya langkah tersebut. Kemungkinan besar masalah yang diusulkan untuk dipertimbangkan tidak memerlukan solusi segera. Apalagi manajer, misalnya, hanya ingin menginformasikan sesuatu kepada karyawannya. Dalam hal ini, Anda dapat dengan mudah melakukannya tanpa mengadakan rapat.

Namun jika mengadakan pertemuan masih dianggap disarankan, maka perlu persiapan yang matang terlebih dahulu. Persiapan dan tata cara pelaksanaannya harus disusun sedemikian rupa jalan terbaik tugas utama telah diselesaikan, untuk itu pertemuan itu sendiri diadakan.

Saat menentukan waktu mulai rapat, ritme kerja harus diperhitungkan. Agar tidak memaksa masyarakat untuk terus-menerus berpindah dari satu jenis pekerjaan ke jenis pekerjaan lainnya sepanjang hari, disarankan untuk mengadakan pertemuan di awal atau akhir hari kerja atau setelah istirahat makan siang. Dengan mempertimbangkan total waktu yang dihabiskan - yaitu, waktu yang diperlukan tidak hanya untuk rapat itu sendiri, tetapi juga untuk bersiap-siap, bergerak, kembali dan kembali bekerja - awal dan akhir rapat harus direncanakan sedemikian rupa sehingga ada tidak ada segmen “kosong” yang tersisa: jika berakhir 15 menit sebelum istirahat makan siang, menit-menit tersebut pasti akan hilang.

Peserta rapat wajib diberitahukan terlebih dahulu bahwa rapat akan diadakan dan membiasakan mereka dengan agenda dan segala sesuatunya bahan-bahan yang diperlukan sehingga penampilan mereka dipikirkan terlebih dahulu. Kuzin F.A. Budaya komunikasi bisnis: Panduan praktis. -- Edisi ke-6, direvisi. dan tambahan - M.: Os-89, 2002.- hal. 197

Pengalaman menunjukkan bahwa pertemuan bisnis tidak selalu memberikan efek yang diinginkan karena banyak manajer yang memiliki pemahaman yang tidak jelas tentang teknologi untuk mengatur dan melaksanakannya. Dalam beberapa kasus, pertemuan bisnis terlalu sering diadakan dan persiapannya buruk; terlalu banyak orang yang terlibat dalam implementasinya, dan tentunya para pemimpin “pertama”; durasi pertemuan yang tidak masuk akal mengurangi efektivitasnya; akhirnya, keputusan yang diambil pada pertemuan bisnis seringkali tidak diformalkan dengan baik dan tidak terkontrol dengan baik selama implementasinya, sehingga sangat mengurangi efektivitasnya, dan oleh karena itu perlu diadakannya pertemuan berulang mengenai masalah yang sama.

Pertemuan bisnis adalah cara untuk menarik pikiran kolektif untuk berkembang solusi optimal tentang isu-isu terkini dan paling kompleks yang timbul di perusahaan. Proses manajemen dalam hal ini terbagi menjadi tiga tahap utama:

- pengumpulan dan pemrosesan informasi;

- koordinasi kegiatan seluruh layanan perusahaan dan seluruh karyawan;

- pengambilan keputusan.

Selain miliknya penggunaan langsung, masing-masing rasional pertemuan terorganisir juga memecahkan masalah pendidikan yang penting. Pada pertemuan tersebut, karyawan belajar bekerja dalam tim dan mengambil pendekatan terpadu terhadap solusi tugas-tugas umum, mencapai kompromi, memperoleh budaya komunikasi, dll. Bagi sebagian karyawan, menghadiri pertemuan bisnis adalah satu-satunya kesempatan untuk bertemu dan mendengar manajer tingkat yang lebih tinggi pengelolaan. Selain itu, dalam pertemuan bisnis, manajer diberi kesempatan untuk menunjukkan bakatnya sebagai manajer. Kabushkin N.I. Manajemen Pariwisata: Buku Ajar. uang saku. - Mn.: BSEU, 2000. - hal. 437

1.4 Meningkatkan efektivitas rapat dan rapat

Dalam lembaga dan organisasi yang berkaitan dengan bidang sosial budaya, seringkali tidak ditemukan badan pengurus yang dibentuk secara khusus. Di lembaga-lembaga ini, badan-badan pemerintahan mandiri publik paling sering dibentuk dalam bentuk dewan publik untuk pelestarian dan pemulihan monumen sejarah dan budaya, untuk pengembangan Kesenian rakyat dan kerajinan tangan, mengatur pekerjaan dengan anak-anak dan remaja, dll.

Beberapa manajer, dengan tepat dan bukannya tanpa ironi, misalnya, mengatakan bahwa tujuan tersembunyi dari banyak rapat terletak pada keinginan pemimpin untuk berbagi tanggung jawab dalam membuat keputusan yang tidak populer, berisiko, sulit, atau salah. Seriusnya, rapat diadakan bukan hanya karena manajer tidak bisa atau tidak mau mengambil keputusan sendiri.

Tujuan rapat adalah untuk mengoordinasikan upaya karyawan, memberi dan menerima informasi yang perlu, mengambil keputusan-keputusan yang diperlukan (menghilangkan kasus-kasus ketika rapat diadakan untuk kepentingan rapat itu sendiri, ketika tidak ada tujuan yang jelas, agenda tertentu, tetapi ada keinginan untuk berkomunikasi, keinginan untuk “berkumpul dan berdiskusi”).

Rapat tidak akan produktif jika pimpinan tidak menentukan terlebih dahulu komposisi pesertanya. Kecenderungan mengadakan pertemuan besar dan keinginan untuk mengundang orang sebanyak-banyaknya tidak selalu memberikan hasil yang diinginkan. pertemuan pertemuan

Spesialis yang tidak terkait langsung dengan isu-isu dalam agenda rapat kehilangan keahliannya waktu kerja sia-sia. Selain itu, peningkatan jumlah undangan mempersulit komunikasi antar peserta rapat, memicu penyimpangan pembahasan isu-isu yang dikemukakan, mengurangi kesempatan menggunakan kemampuan seluruh peserta, dan mempersulit pengambilan keputusan.

Praktek menunjukkan bahwa keberhasilan suatu pertemuan ditentukan oleh pemilihan waktu dan tempat yang tepat. Waktu pertemuan harus didasarkan pada kemampuan calon peserta. Paling masuk akal untuk menjadwalkan pertemuan setengah jam sebelum istirahat makan siang atau sebelum hari kerja berakhir.

Peraturan tersembunyi di akhir pertemuan akan memaksa peserta untuk tidak terganggu oleh masalah-masalah sampingan, tidak bertele-tele, dan mencatat waktu. Setiap manajer sendiri yang memutuskan berapa lama pertemuan akan berlangsung. Kebanyakan orang berpikir bahwa satu jam sudah cukup untuk setiap pertemuan, namun tergantung pada jumlah masalah dan pentingnya masalah tersebut, jangka waktunya mungkin berbeda-beda.

Dan seorang pemimpin yang berpengalaman akan selalu menentukan waktu berakhirnya pertemuan, durasi pidato, dan menentukan aturan pembahasan setiap masalah.

Tidak adanya batasan waktu yang ketat, pada umumnya, tidak menyebabkan konsentrasi perhatian peserta rapat, dan jumlah kata bertambah sebanding dengan waktu yang tersedia.

Menyelesaikan pembahasan masalah yang diangkat pada waktu yang ditentukan akan mengajarkan orang untuk segera menemukan solusi yang diperlukan, mendisiplinkan mereka dan, pada saat yang sama, memungkinkan mereka merencanakan waktu, mengetahui secara pasti kapan pertemuan akan berakhir.

Masalah-masalah yang teridentifikasi hendaknya dianggap hanya sebagai hambatan eksternal, yang jika diatasi saja tidak cukup untuk menyelenggarakan pertemuan secara efektif.

Permasalahan yang mengakar terletak pada pemimpin itu sendiri, pengetahuan, pengalaman, keterampilan, gaya kepemimpinannya yang telah terbukti, dan adanya tujuan yang jelas.

Faktanya adalah bahwa biaya material untuk beberapa pertemuan ternyata tiga kali lebih tinggi (pekerjaan persiapan, gaji peserta, biaya overhead, biaya perjalanan, Waktu yang hilang untuk perjalanan pulang pergi dan untuk pertemuan itu sendiri) dibandingkan penghematan yang dapat diperoleh sebagai akibat dari keputusan yang diambil pada perjalanan tersebut. Ketika hendak mengadakan rapat, manajer harus memastikan bahwa biaya yang diharapkan setidaknya tidak melebihi manfaat yang diharapkan.

Waktu yang terbuang dalam rapat bukan hanya disebabkan oleh durasi rapat yang tidak tepat, namun juga karena ketidakmampuan ketua untuk memulai rapat tepat waktu.

Setiap karyawan dapat menyebutkan banyak contoh ketika rapat dimulai 15-20 menit lebih lambat dari waktu yang dijadwalkan. Semua orang tahu bahwa Anda harus memulai tepat waktu, tetapi selalu ada alasan untuk menunggu sebentar. Pemimpin menunggu semua orang datang, memanjakan peserta yang terlambat.

Ada beberapa orang seperti itu, tetapi mereka tampaknya mendiktekan persyaratan mereka kepada orang lain. Kali berikutnya dan selanjutnya plot diulangi dengan karakter yang sama, secara bertahap membiasakan yang lain dengan hal ini. Untuk mengisi waktu tunggu, ketua memulai percakapan dengan salah satu yang hadir tentang fakta penting atau peristiwa baru-baru ini, yang melibatkan semua orang dalam percakapan yang tidak produktif.

Jadi, pemborosan waktu yang sia-sia akibat ketidakdisiplinan masing-masing peserta rapat harus dihentikan oleh pimpinan, dan hal ini hanya memerlukan tekad untuk berhenti berbicara bila sudah tiba waktunya rapat dimulai. Mereka yang terlambat pada kali pertama dan kedua akan “terkena” dan akan mendapati diri mereka sebagai minoritas, dan pada kali ketiga mereka akan datang tepat waktu atau akan mendapati diri mereka tanpa undangan sebagai hal yang tidak diperlukan.

Membuat orang-orang berkumpul tepat waktu dan memulai rapat tepat waktu bukanlah tugas yang mudah, namun itu hanya sebagian dari masalah. Peran manajer (presiding officer) sebagai pemimpin sebenarnya diwujudkan dalam proses pelaksanaan rapat.

Keahliannya, pengetahuannya tentang psikologi manusia, dan seluk-beluk ilmu manajemen diwujudkan dalam kemampuan mendengarkan pendapat dan keinginan peserta rapat, fleksibilitas yang optimal, dan kemampuan mengubah gaya dan cara menyelenggarakan rapat, berdasarkan pada a situasi khusus.

Kekuatan yang mendasari rapat-rapat tersebut selalu terlihat jelas, namun memerlukan kepemimpinan yang halus dan terampil, yang memungkinkan peserta rapat mengambil peran yang akan memfasilitasi, bukan menghalangi, pengambilan keputusan. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Pengantar manajemen sosiokultural. - M.: MGUKI, 2003. - hal. 282

Kesimpulan

Jadi, berdasarkan materi di atas, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut.

Rapat dan sesi bukanlah konsep yang jelas.

Memiliki dasar alami yang sama - untuk mengoordinasikan tindakan, bertukar informasi, memecahkan masalah dan membuat keputusan (atau undang-undang), namun mereka berbeda secara signifikan satu sama lain dalam bentuk, isi, komposisi dan kekuasaan para peserta.

Rapat merupakan salah satu bentuk pengambilan keputusan kolektif mengenai permasalahan terpenting dalam kehidupan suatu lembaga atau organisasi.

Rapat adalah rapat yang sangat profesional untuk menyelesaikan masalah-masalah organisasi (misalnya, rapat komite serikat pekerja, rapat presidium, dll.).

Mempersiapkan pertemuan – siklus hidup pertemuan dapat dibagi menjadi beberapa tahap berikut:

Persiapan;

Melaksanakan;

Kontrol eksekusi.

Masing-masing penanggung jawab menyiapkan bahan rapat, di antaranya wajib adanya rancangan keputusan tentang pokok-pokok rapat tertentu.

Pertemuan bisnis paling sering diadakan karena alasan berikut: pertama, ketika diperlukan pengambilan keputusan kolektif berdasarkan persamaan hak setiap orang untuk menyatakan dan membenarkan pendapatnya; kedua, dengan ketentuan penyelesaian masalah tersebut mempengaruhi kepentingan beberapa divisi struktural organisasi atau perusahaan pada saat yang bersamaan; ketiga, jika untuk menyelesaikan masalah tersebut perlu menggunakan pendapat berbagai kelompok pekerja.

Saat menentukan waktu mulai rapat, ritme kerja harus diperhitungkan. Penting untuk memberi tahu para peserta rapat sebelum diadakannya dan memperkenalkan mereka pada agenda dan semua materi yang diperlukan agar pidato mereka dipikirkan terlebih dahulu.

Tujuan rapat adalah untuk mengoordinasikan upaya karyawan, memberi dan menerima informasi yang diperlukan, dan membuat keputusan yang diperlukan.

Rapat tidak akan produktif jika pimpinan tidak menentukan terlebih dahulu komposisi pesertanya.

Praktek menunjukkan bahwa keberhasilan suatu pertemuan ditentukan oleh pemilihan waktu dan tempat yang tepat. Waktu pertemuan harus didasarkan pada kemampuan calon peserta.

Lokasi pertemuan tidak boleh jauh dari lokasi peserta utama atau di ruangan yang tidak memungkinkan diadakannya pameran, pemajangan materi ilustrasi, dan lain-lain.

Daftar sumber yang digunakan

1. Zadorkin V.I.Organisasi kerja seorang manajer. Buku teks elektronik.

2. Kabushkin N.I. Manajemen Pariwisata: Buku Ajar. uang saku. - Mn.: BSEU, 2000. - 644 hal.

3. Kuzin F.A. Budaya komunikasi bisnis: Panduan praktis. -- Edisi ke-6, direvisi. dan tambahan - M.: Os-89, 2002. - 320 hal.

4. Smirnov E.A. Pengembangan keputusan manajemen: Buku teks untuk universitas. M: UNITY-DANA, 2002. 271 hal.

5. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Pengantar manajemen sosiokultural. - M.: MGUKI, 2003. - 382 hal.

Dihosting di Allbest.ru

Dokumen Serupa

Masalah mengadakan pertemuan bisnis sebagai kunci untuk mencapai efektivitas organisasi dan mendorong orang untuk mencapai tujuan bersama. Percakapan bisnis selama pertemuan dan konferensi. Persiapan pertemuan, kemajuan dan analisisnya setelah selesai.

abstrak, ditambahkan 18/12/2013

Memecahkan masalah ketidakpuasan kerja dalam tim suatu tim atau departemen. Motivasi dan pengakuan karyawan. Kontrol kualitas oleh manajer atas pekerjaan yang dilakukan oleh karyawannya. Jenis dan tujuan pertemuan. Ciri-ciri pengorganisasian dan penyelenggaraan rapat.

tes, ditambahkan 03/10/2015

Konsep pertemuan bisnis, klasifikasi pertemuan berdasarkan tujuan dan metode. Aturan untuk mempersiapkan pertemuan bisnis. Organisasi dan pelaksanaan diskusi. Tipe psikologis peserta diskusi. Tata Tertib Penyusunan Risalah Rapat.

abstrak, ditambahkan 19/12/2009

Klasifikasi dan jenis rapat, pembentukan agenda, komposisi dan peserta. Penyiapan dokumen rapat (laporan, bahan informasi, alat peraga). Persiapan dokumen rapat: transkrip, rekaman suara, protokol.

tugas kursus, ditambahkan 09/04/2009

Pertemuan seperti alat yang diperlukan pengelolaan sistem organisasi. Tujuan utama pertemuan sebagai metode komunikasi resmi. Ciri-ciri penyelenggaraan konferensi, rapat, sesi, seminar, dll. Tata cara mempersiapkan dan menyelenggarakan rapat.

abstrak, ditambahkan 30/09/2010

Manfaat keputusan kelompok kecil: kualitas, kesepakatan, pelaksanaan, dan status. Klasifikasi pertemuan bisnis. Tanggung jawab pemimpin rapat: menentukan topik dan agenda; penunjukan acara dan peserta; persiapan tempat.

tugas kursus, ditambahkan 23/02/2014

Konsep konferensi dan pertemuan. Pertemuan formal dan informal. Poin-poin penting untuk implementasi dan penyelesaiannya. Pertanyaan yang tidak diajukan padanya. Menyelenggarakan diskusi yang efektif. Prinsip berdebat dengan lawan bicara dan mengemukakan argumen.

presentasi, ditambahkan 03/06/2015

Mempersiapkan pertemuan bisnis. Gaya pelaksanaannya diplomatis atau otoriter. Organisasi diskusi dan tipe psikologis peserta dalam diskusi bisnis. Tahapan pengambilan keputusan. Penyelesaian pertemuan bisnis dan penyusunan notulensinya.

abstrak, ditambahkan 06/06/2010

Konsep rapat resmi dan asas-asas penyelenggaraannya, klasifikasi dan jenisnya, ciri-ciri fungsional, tata cara dan kekhususan penyelenggaraannya. Analisis proses mengadakan pertemuan resmi di perusahaan Antipozh LLC, gaya perilaku manajer di dalamnya.

tugas kursus, ditambahkan 20/11/2013

Konsep pertemuan layanan. Fitur mempersiapkan pertemuan resmi. Proses mengadakan rapat kantor. Gaya Hubungan bisnis. Pembahasan isu-isu strategis dan operasional. Menyelesaikan masalah hubungan perusahaan dalam rapat.

Badan Federal untuk Pendidikan

Magnitogorsk Universitas Negeri mereka. G.I.Nosova

Departemen Psikologi

Abstrak tentang komunikasi bisnis

Dengan topik: “Pertemuan dan pertemuan bisnis”

Diselesaikan oleh: mahasiswa kelompok FFK 06-1

Grebenshchikova V.I.

Diperiksa oleh: Orinina L.V.

Selain percakapan bisnis dan negosiasi komersial, bentuk percakapan bisnis khusus tersebar luas dalam praktik bisnis - pertemuan, yang merupakan cara diskusi kolektif terbuka tentang masalah tertentu. Bentuk diskusi tersebut sangat beragam. Ini adalah kongres, konferensi, simposium, rapat, sesi, seminar. Keputusan yang dibuat pada acara-acara ini biasanya lebih efektif dibandingkan keputusan yang dibuat oleh sekelompok kecil manajer.

TUJUAN pertemuan bisnis adalah untuk memastikan diskusi bebas dan mencapai keputusan bersama berdasarkan berbagai pendapat.

Saya memilih topik “Penyelenggaraan pertemuan” karena diskusi kolektif sebagai bentuk percakapan bisnis memiliki banyak aspek positif:

Pertama, meningkatkan efisiensi berpikir. Pepatah Rusia “satu pikiran itu baik, tetapi dua pikiran lebih baik” tidak muncul begitu saja; namun memiliki makna yang dalam. Memang keunikan pemikiran manusia adalah sangat efektif dalam kondisi aktivitas intelektual bersama, karena hasil intelektual tidak bertambah, tetapi berlipat ganda. Diketahui bahwa sebagian besar ide yang bermanfaat lahir melalui pertukaran pemikiran kolektif.

Kedua, dalam pertemuan tersebut, komunitas kreatif pekerja diperkuat, kepentingan individu pekerja dimasukkan ke dalam satu sistem tugas kolektif, dan kualifikasi bisnis para pesertanya ditingkatkan.

Ketiga, dalam kerja mental bersama terungkap potensi kreatif masing-masing.

Pertemuan-pertemuan yang tidak dipersiapkan dengan baik dan dilaksanakan dengan buruk, yang diselenggarakan pada setiap kesempatan, menimbulkan kerugian besar, karena pertemuan-pertemuan tersebut “menghabiskan” waktu yang berharga, sehingga menjauhkan orang dari pekerjaan utama mereka.

DI DALAM pandangan umum Persiapan rapat meliputi tindakan sebagai berikut: penentuan topik, penyusunan agenda, penetapan tujuan rapat dan total durasinya, tanggal dan waktu mulai, komposisi peserta, perkiraan jadwal kerja.

Saat menentukan waktu mulai rapat, ritme kerja harus diperhitungkan. Agar tidak memaksa masyarakat untuk terus-menerus berpindah dari satu jenis pekerjaan ke jenis pekerjaan lainnya sepanjang hari, disarankan untuk mengadakan pertemuan di awal atau akhir hari kerja atau setelah istirahat makan siang. Dengan mempertimbangkan total waktu yang digunakan (tidak hanya untuk rapat secara langsung, tetapi juga untuk persiapan, perpindahan, pulang dan kembali bekerja), awal dan akhir rapat harus direncanakan sedemikian rupa sehingga tidak ada waktu yang kosong. : jika berakhir 15 menit sebelum istirahat makan siang , maka menit-menit tersebut dianggap hilang.

Penting untuk memberi tahu peserta rapat terlebih dahulu tentang penyelenggaraannya dan membiasakan mereka dengan agenda dan semua materi yang diperlukan agar pidato mereka dipikirkan terlebih dahulu.

Rapat harus dimulai tepat waktu dan segera menyepakati aturan kerja sama dengan para pesertanya, misalnya membatasi waktu pidato atau tata cara pengambilan keputusan. Setelah itu salah satu peserta harus ditugaskan untuk membuat notulensi.

Ini dan pertanyaan lainnya organisasi umum Kami akan mempertimbangkan pertemuan dan pertemuan bisnis secara lebih rinci.

Pertemuan bisnis (meeting) adalah interaksi komunikatif lisan sekelompok orang (tim). Jenis komunikasi ini menggabungkan berbagai genre: monolog oratoris (kata pengantar dan penutup oleh presenter, pidato oleh peserta, laporan), percakapan (pertukaran informasi, mengemukakan dan mendiskusikan ide selama sesi brainstorming), diskusi.

Efektivitas suatu pertemuan sangat bergantung pada bakat penyelenggara - pada keterampilan berbicara dan kemampuan manajemennya, serta pada pilihan tepat jenis pertemuan dan pengetahuan tentang fitur-fiturnya.

Pertemuan bisnis adalah:

1. Menurut bentuknya :

1.1. konferensi

1.2. pertemuan

1.3. pertemuan

1.4. seminar, simposium

2. Menurut bentuk rapat menurut pimpinan :

2.1. diktatoris

2.2. otokratis

2.3. agregatif - pertama laporan, debat, di mana hanya orang-orang yang berpartisipasi

yang ditunjuk oleh direktur.

2.4. diskusi

2.5. bebas

3. Dengan menjadi bagian dari lingkup kehidupan masyarakat:

3.1. berpesta

3.2. serikat buruh

3.3. bisnis (administratif)

3.4. ilmiah

3.5. serikat

4. Berdasarkan skala:

4.1. internasional

4.2. Semua-Rusia

4.3. republik

4.4. industri

4.5. regional

4.6. regional

4.7. perkotaan

4.8. daerah

4.9. intern

5. Di tempat:

5.1. lokal

5.2. mengunjungi

6. Berdasarkan frekuensi:

6.1. reguler

6.2. permanen

6.3. satu kali

6.4. berkala

7. Berdasarkan jumlah peserta:

7.1. dalam kelompok sempit (maksimal 5 orang)

7.2. dalam komposisi yang diperluas (hingga 20 orang)

7.3. perwakilan (lebih dari 20 orang)

8. Mengenai kestabilan peserta:

8.1. dengan komposisi tetap

8.2. dengan pemeran tamu

8.3. dengan daftar khusus untuk pertemuan tersebut

8.4. digabungkan

9. Tentang pokok pertanyaan:

9.1 administratif

9.2 teknis

9.3 personel

9.4 keuangan

9.5 teknologi

10. Berdasarkan tugas:

10.1 bermasalah

10.2 instruktif

10.3 operasional

11. Berdasarkan tujuan:

11.1 membuat keputusan

11.2 memperjelas tugas

11.3 ringkasan

Salah satu tugas utama pemimpin rapat bisnis adalah menarik fakta sebanyak-banyaknya agar dapat menilai lebih utuh kompleksitas masalah yang sedang dibicarakan, serta melibatkan pihak-pihak yang hadir dalam proses penyelesaian masalah tersebut. Tentu saja presenter harus mempunyai sudut pandang tersendiri terhadap situasi yang terjadi, namun perlu juga mengetahui sudut pandang orang lain agar dapat memahami benar atau salahnya pemahaman mereka terhadap permasalahan. Jika sudut pandang orang lain benar, pemimpin rapat dapat mengubah pandangannya terhadap situasi tersebut. Jika rekan kerja salah atau melewatkan sesuatu yang penting, ia dapat memberikan fakta yang hilang tersebut. Pertanyaan yang tepat adalah alat yang hebat untuk mengarahkan rapat ke arah yang benar.

Efektivitas rapat sangat bergantung pada bakat penyelenggara - pada keterampilan berbicara dan kemampuan manajemennya. Seringkali rapat dipimpin oleh manajer sendiri.

Tugas utama pertemuan bisnis berikut ini diidentifikasi:

2) Menginformasikan tim tentang pencarian pemecahan masalah, tentang pengalaman baru dan peluang implementasinya, dan meyakinkan karyawan tentang kebenaran kebijakan ekonomi yang sedang berjalan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, dimaksudkan pertemuan penjelasan atau pertemuan pengarahan.

3) Menemukan solusi kolektif terhadap masalah, menghasilkan, mengumpulkan ide. Jenis pertemuan ini berbasis masalah, atau curah pendapat.

4) Memilih dan membuat keputusan konstruktif. Inilah tugas rapat – pengambil keputusan.

5) Memberikan peserta pengetahuan yang diperlukan dan meningkatkan keterampilannya. Jenis ini disebut konferensi, atau pertemuan pelatihan.

Jika seorang manajer tertarik untuk terus berhubungan dengan tim, dia mengatur pertemuan rutin. Tergantung pada frekuensi mengadakan pertemuan, pertemuan juga dapat dilakukan satu kali atau berkala.

Jika salah satu peserta rapat merasakan keinginan yang tidak dapat diatasi untuk berdebat, pemimpin harus, sambil menjaga keseimbangan batin, membiarkan kelompok tersebut menyangkal pernyataan pihak yang berdebat. Pihak yang berselisih yang terlalu banyak bicara harus disela dengan bijaksana tanpa mendengarkan pidato mereka sampai akhir; sebagai aturan, pidato semacam itu tidak banyak manfaatnya. Jika Anda harus berhadapan dengan seorang negativis (yaitu orang yang suka berkontradiksi), Anda perlu mengenali dan menghargai pengetahuan dan pengalamannya. Peserta yang pemalu didorong untuk mengajukan pertanyaan sederhana untuk memperkuat kepercayaan diri terhadap kemampuannya. Jika pihak yang berselisih terus-menerus mengajukan pertanyaan alih-alih memberikan saran, pertanyaannya harus ditujukan kepada kelompok.

Agar pertemuan bisnis dapat membuahkan hasil, ketua harus menguasai teknik melakukan diskusi. Pertama-tama, kita harus berusaha melakukan diskusi kelompok dengan cara yang beradab. Hal ini mengandaikan adanya kehalusan dalam hubungan para pihak yang berselisih dan, oleh karena itu, tidak termasuk penggunaan cara-cara untuk memperdebatkan sudut pandang seperti mengejek, menyela lawan, dan serangan tajam terhadap mereka. Perhatian khusus harus diberikan untuk memastikan bahwa perselisihan bisnis antara para peserta bersifat pasti dan mempunyai batasan waktu, serta untuk menghindari bentrokan pribadi. Terminologi perselisihan harus jelas bagi semua orang yang hadir.

Saat mempersiapkan diskusi, Anda harus memanfaatkannya semaksimal mungkin rencana keseluruhan memperjuangkan kebenaran, untuk memilih argumen yang paling berbobot. Yang paling mengesankan adalah data digital yang akurat, yang tidak dapat disangkal.

Dalam praktiknya, banyak terjadi pembagian rapat menurut tugas dan tujuannya. Oleh karena itu, pertemuan bermasalah, instruktif dan operasional dibedakan Manajemen pribadi: Buku Teks / S.D. Reznik dan lainnya - edisi ke-2, direvisi. dan tambahan - M.: INFRA-M, 2004. - 622 hal.

Tujuan dari pertemuan masalah adalah untuk mencari solusi manajemen yang terbaik terhadap masalah yang sedang dibahas. Keputusan dalam rapat semacam itu biasanya diambil berdasarkan hasil diskusi dan diambil setelah pemungutan suara. Rapat tersebut diadakan menurut skema berikut: laporan; pertanyaan untuk pembicara; diskusi; pengembangan solusi.

Tujuan diadakannya rapat pengarahan adalah untuk menyampaikan instruksi dan informasi yang perlu dari atas ke bawah dalam skema kontrol untuk eksekusi yang lebih cepat dan efisien. Pada pertemuan seperti itu, manajer menyampaikan kepada hadirin tentang keputusan administratif yang diambil.

Rapat operasional adalah apa yang disebut rapat perencanaan, rapat, rapat lima menit. Mereka tidak berlama-lama. Tujuan dari pertemuan tersebut adalah untuk memperoleh informasi dari manajer tentang keadaan produksi saat ini. Berbeda dengan pertemuan operasional yang bersifat instruktif, informasi ditransfer dari bawah ke atas melalui skema manajemen. Setelah menerima informasi operasional dari peserta rapat, manajer mengidentifikasi adanya kemacetan, penyebab kelambatan dan kegagalan, dan di sini dia membuat keputusan yang diperlukan, memberikan instruksi, menentukan tenggat waktu pelaksanaannya. Tidak ada laporan yang dibuat pada rapat operasional. Tujuan utamanya adalah untuk mengidentifikasi masalah-masalah produksi yang menjadi tujuan utama upaya tim.

Namun, tujuan utama dari setiap pertemuan atau rapat adalah untuk mengambil keputusan bersama setelah pertukaran informasi secara kolektif, yaitu untuk mencapai hasil tertentu.

Klasifikasi pertemuan dan konferensi

Pertemuan dan konferensi dapat bersifat formal atau informal. Untuk menyelenggarakan suatu acara dengan sukses, pertama-tama perlu ditentukan sifatnya.

Jenis rapat dapat diklasifikasikan menurut fungsi manajemennya:

1. Rapat perencanaan, yang membahas isu-isu strategi dan taktik kegiatan organisasi, sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan rencana;

2. Pertemuan tentang motivasi kerja, yang membahas masalah produktivitas dan kualitas, kepuasan staf, alasan rendahnya motivasi, kemungkinan mengubahnya, masalah insentif moral dan material;

3. Rapat internal organisasi, yang pokok bahasannya adalah masalah penataan organisasi, koordinasi tindakan unit struktural, pendelegasian wewenang, dan lain-lain;

4. Rapat pemantauan aktivitas pegawai dikhususkan untuk membahas hasil kegiatan, pencapaian tujuan, permasalahan kerusakan, rendahnya produktivitas;

5. Pertemuan khusus organisasi, dimana isu-isu manajemen operasional dibahas sehubungan dengan situasi dalam organisasi, inovasi dan kemungkinan penerapannya, masalah kelangsungan hidup, daya saing, citra, gaya.

Ada juga klasifikasi pertemuan berdasarkan gaya:

1. Rapat otokratis, di mana hanya pemimpin yang berhak berbicara dan mengambil keputusan. Peserta pertemuan tersebut harus mendengarkan dan menanggapi pertanyaan yang diajukan oleh manajer. Rapat semacam itu diadakan ketika seorang manajer perlu menginformasikan atau memberikan instruksi kepada bawahannya.

2. Rapat bebas tidak mempunyai agenda. Mereka bisa diadakan tanpa ketua. Pertemuan semacam itu bermuara pada pertukaran pendapat, yang keputusannya tidak dicatat. Pertemuan semacam itu diadakan dalam bentuk perbincangan atau perbincangan.

3. Rapat diskusi - suatu cara untuk memperoleh keputusan tentang suatu masalah dengan menghasilkan ide-ide baru dan menganalisis usulan solusi sebagai hasil kerja kolektif sekelompok orang dalam suatu pertemuan yang diadakan menurut aturan-aturan tertentu. Fitur karakteristik Cara ini adalah kurangnya kritik dan evaluasi terhadap ide-ide yang diungkapkan.

Suatu acara resmi mempunyai status yang jelas dan diselenggarakan menurut aturan yang telah ditetapkan. Orang-orang yang diundang secara khusus selalu hadir dalam pertemuan semacam itu. Komponen utama acara:

1. Agenda (daftar permasalahan yang akan dibahas);

2. Laporan (pernyataan tentang inti permasalahan);

3. Pidato (pembahasan mata acara);

4. Amandemen (pembahasan perubahan yang diusulkan untuk dimasukkan dalam pembahasan);

5. Debat (melakukan diskusi);

7. Menyusun protokol (pernyataan tertulis tentang kejadian);

8. Lain-lain (diskusi mengenai permasalahan yang tidak ada dalam agenda).

Orang-orang merasa lebih nyaman pada pertemuan informal, namun Anda juga harus mempersiapkan diri untuk acara semacam itu. Untuk mengadakan pertemuan informal, Anda memerlukan:

1. Daftar topik pembahasan;

2. Pembawa acara;

3. Protokol kesepakatan yang dicapai.

Peristiwa tidak resmi berlangsung suasana tenang, namun tetap perlu diingat bahwa hanya pertemuan atau pertemuan yang terorganisir dengan baik yang memberikan hasil positif.

Setiap pertemuan harus mempunyai agenda yang perlu dipikirkan terlebih dahulu. Agenda membantu Anda menghemat waktu dan tidak terlalu lama memikirkan masalah-masalah sekunder.

Agenda yang dipersiapkan dengan baik terdiri dari:

* tujuan, tanggal, waktu dan lokasi pertemuan;

* daftar orang yang diundang;

* daftar masalah yang dibahas;

* topik utama;

* aneka ragam;

* tanggal pertemuan berikutnya.

Bisnispertemuan - suatu bentuk interaksi yang terorganisir dan terarah dari sekelompok pihak yang berkepentingan melalui pertukaran pendapat untuk mengembangkan dan mengambil keputusan.

1. Oleh termasuk dalam lingkup kehidupan masyarakat dibedakan: pertemuan administratif, ilmiah atau ilmiah-teknis, politik, serikat pekerja dan gabungan.

2. Oleh skala daya tarik peserta: internasional, republik, sektoral, regional, regional, kota, distrik, internal.

3. Oleh lokasi: lokal dan berkunjung.

4. Oleh frekuensi: satu kali, permanen, berkala.

5. Oleh jumlah peserta: dalam komposisi sempit (maksimal 5 orang), dalam komposisi diperluas (maksimal 20 orang), representatif (lebih dari 20 orang).

6. Oleh tugas utama: instruktif, operasional (pertemuan perencanaan), berbasis masalah.

8. Oleh menjaga jarak peserta: tatap muka dan interkom (menggunakan pertukaran telepon otomatis yang menjalin hubungan antara manajer dan peserta rapat yang berada di tempat kerjanya).

Teori manajemen menawarkan klasifikasi pertemuan dan konferensi berikut menurut tujuannya:

■ wawancara informasi. Setiap peserta melaporkan secara singkat keadaannya kepada atasannya, yang menghindari penyampaian laporan tertulis dan memungkinkan setiap orang mendapatkan gambaran tentang keadaan di lembaga;

■ pertemuan untuk mengambil keputusan. Pendapat para peserta yang mewakili departemen yang berbeda harus dikoordinasikan

membagi organisasi untuk mengambil keputusan mengenai masalah tertentu; ■ pertemuan kreatif. Menggunakan ide-ide baru, mengembangkan bidang kegiatan yang menjanjikan. Setiap rapat atau rapat hanya efektif jika dilakukan sesuai dengan standar perilaku orang yang berorientasi etis dalam proses komunikasi bisnis. M.Brahim mencatat bahwa dalam suatu diskusi perlu untuk menghormati pendapat orang lain, meskipun sekilas tampak tidak masuk akal.

Rapat bisnis bisa melibatkan 7-9 orang, maksimal 12 orang, jumlah peserta yang banyak sudah dapat mengurangi efisiensi kerja. Topik diskusi sebaiknya ditentukan terlebih dahulu agar peserta dapat mempersiapkan diri secara profesional, memikirkan proposalnya, bahkan menyiapkan laporan yang relevan. Penataan ruang peserta dalam bentuk “meja bundar” penting untuk meningkatkan interaksi. Pimpinan rapat terlebih dahulu harus menyampaikan harapan agar rapat berlangsung bisnis dan konstruktif, selama rapat mengikuti aturan, “menjaga” pembicara dalam kerangka topik yang dibicarakan, melibatkan pembicara yang “tidak aktif”, menghentikan pembicara yang “banyak bicara ” yang, menentukan urutan pembicaraan, mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang diperlukan, memparafrasekan dan merangkum hasil-hasil sementara, memberikan komentar akhir pada pertemuan tersebut. Harus diingat bahwa pertemuan bisnis melibatkan kemungkinan mengkritik posisi subjek, dan bukan karakteristik pribadi orang yang mengungkapkannya, dan disarankan untuk mengikuti aturan: pertama-tama perhatikan kebetulan posisi, dan kemudian diskusikan perbedaannya. posisi dan pendekatan yang berbeda untuk memecahkan masalah, dengan meyakinkan memperdebatkan kelebihan dan kekurangan masing-masing alternatif. Jika Anda mendapat kecaman karena kritik, ada gunanya mengubah serangan terhadap diri Anda sendiri menjadi serangan terhadap masalah: “Saya senang Anda prihatin dengan masalah yang sama dan berusaha mencari solusi terbaik…”. Hal utama bukanlah memenangkan argumen, tetapi bergerak maju dalam menyelesaikan masalah. Penting untuk memperlakukan posisi Anda bukan sebagai satu-satunya yang mungkin dan satu-satunya yang benar, tetapi untuk dapat memahami dan bahkan menerima pendapat yang berbeda, agar dapat menerima pendapat yang berbeda. Untuk menghilangkan kepasifan peserta dapat digunakan cara-cara sebagai berikut: 1) pernyataan dalam lingkaran atau 2) metode brainstorming. Konflik pendapat dapat terjadi dalam dua bentuk: kompetitif atau bekerja sama-kooperatif dan kooperatif. Untuk mengurangi permusuhan dalam persaingan pendapat, dapat dibentuk komisi atau kelompok konsiliasi, termasuk peserta yang berbeda pandangan, yang harus menentukan poin-poin yang menjadi titik temu pendapat mereka, menemukan poin-poin pada posisi orang lain yang mereka sukai atau mungkin berguna. solusi optimal terhadap permasalahan tersebut.

Pertemuan bisnis sering kali bersifat direktif, ketika pemimpin dari posisi “Orang Tua” menunjukkan pendapatnya sebagai satu-satunya solusi untuk masalah dan peserta lainnya dari posisi “Anak” menerima keputusan ini untuk dilaksanakan. Pertemuan bisnis yang paling efektif adalah pertemuan yang bersifat kolegial, interaksi setara dari posisi “Dewasa - Dewasa”. Namun ada juga manipulasi yang secara lahiriah interaksinya dilakukan sebagai “Dewasa - Dewasa”, namun nyatanya “Orang Tua - Anak”, yaitu. pemimpin tampaknya meminta semua orang untuk berbicara, bahkan mereka yang diam, tetapi setelah semua orang berbicara, pemimpin, memparafrasekan semua orang, memberikan penekanan yang diperlukan dan, sebagai hasilnya, membuat keputusan yang dia perlukan, mewajibkan para peserta untuk melaksanakannya. keputusan secara virtual dari posisi “Anak”.

Populer dalam kategori: