Melakukan pertemuan bisnis dan konferensi. Bagaimana mengatur pertemuan dan mengambil menit
Pertemuan adalah kehadiran bersama sekelompok (kolektif) warga di suatu tempat untuk membahas berbagai topik atau memecahkan masalah tertentu.
Ada konsep pertemuan lain - ini adalah pertemuan seluruh kolektif pekerja dari suatu perusahaan atau organisasi untuk menyelesaikan masalah mendesak apa pun dan menyampaikan informasi kepada massa tentang keputusan manajemen.
Salah satu opsi tersulit untuk interaksi bisnis adalah rapat - terutama jika diadakan dalam situasi konflik atau krisis dalam organisasi. Untuk sejumlah rapat organisasi adalah badan pengatur tertinggi. Oleh karena itu, dokumen yang dibuat sebagai hasil karyanya selalu mempengaruhi rencana strategis organisasi dan mempengaruhi iklim psikologis dalam tim.
Pedoman utama dalam penyusunan rapat adalah dokumen peraturan dan administrasi yang mengatur kegiatan organisasi itu sendiri secara keseluruhan dan rapat sebagai badan pengurus kolegial. Dokumen-dokumen ini meliputi: memorandum asosiasi, piagam organisasi, tindakan legislatif, memainkan peran ketentuan standar lembaga tersebut. Dokumen-dokumen tersebut seringkali berisi indikasi berbagai isu yang dapat diajukan untuk diskusi perguruan tinggi, termasuk dalam agenda rapat. Selain itu, dokumen organisasi dan administrasi sering berisi deskripsi prosedur untuk mempersiapkan rapat, aturan pekerjaan ini, yang menentukan tingkat relevansi teknologi interaksi bisnis tertentu.
Praktek menunjukkan bahwa dalam situasi konflik sangat penting memperoleh bagaimana tepatnya agenda rapat disusun. Kemungkinan resolusi konflik yang konstruktif meningkat jika agendanya hanya mencakup isu-isu yang secara langsung mempengaruhi esensi konflik, subjek dari kontradiksi yang muncul. Jika, selain konflik itu sendiri, selama pertemuan ada upaya untuk menyelesaikan beberapa masalah tambahan, maka agenda semacam itu menciptakan prasyarat untuk perkembangan konflik sebagai longsoran salju. Hal ini disebabkan adanya ketertarikan untuk berinteraksi secara langsung pada saat yang bersamaan jumlah yang besar orang. Minat mereka yang berbeda, dikombinasikan dengan yang diberikan situasi konflik sikap terhadap persaingan dapat memicu perluasan lebih lanjut dari area konflik, pertumbuhan dan komplikasi dari kontradiksi yang muncul.
Banyak pertemuan bisnis dan konferensi diadakan dalam bentuk diskusi. Dalam diskusi massa, semua peserta, kecuali ketua, berada pada posisi yang setara. Pembicara yang disiapkan khusus tidak ditunjuk, pada saat yang sama, semua orang hadir tidak hanya sebagai pendengar. Pertanyaan khusus dibahas di urutan tertentu, biasanya sesuai dengan peraturan yang ketat dan dipimpin oleh seorang pejabat.
Untuk pembentukan pertemuan dan kesiapan komunikasi yang bermakna beberapa hari sebelumnya, mereka dapat diberikan sertifikat tentang manfaat masalah yang sedang dibahas. Untuk menyusunnya, disarankan untuk membuat kelompok ahli yang berfokus pada melakukan analisis komprehensif tentang keadaan di organisasi.
Biasanya, bahan rapat (agenda, abstrak atau teks laporan, draf keputusan, dll.) Diberikan kepada peserta rapat yang akan datang selambat-lambatnya tiga hingga empat hari sebelum rapat dimulai. Ini memungkinkan mereka untuk membuat perubahan pada dokumen yang sudah dikembangkan, dan kemudian segera menyerahkan proposal mereka selama rapat.
Secara psikologis, bekerja dengan dokumen selama pertemuan itu sendiri memungkinkan untuk mengurangi kemungkinan memburuknya antipati pribadi di antara pihak-pihak yang berkonflik. Banding ke dokumen, melewati interaksi langsung dengan lawan, pengenalan dokumen sebagai tautan mediasi mengurangi kemungkinan pecahnya reaksi afektif, konflik berjalan sesuai dengan skenario ledakan.
Menangani konflik selama pertemuan skenario permainan seringkali menjadi lebih mudah dikelola jika dimungkinkan untuk mengadopsi peraturan umum. Untuk memfasilitasi pengerjaan draf peraturan, Anda dapat menggunakan skema umum berikut untuk mengadakan rapat sebagai benda kerja awal:
- · perkenalan dengan total durasi 3 sampai 5 menit, di mana aturan umum pekerjaan rapat, cara penyelenggaraannya, perkiraan waktu berakhirnya;
- laporan utama berlangsung dari 25 hingga 30 menit (jika posisi yang berlawanan secara diametris dari pihak-pihak yang berkonflik disajikan pada rapat, maka setiap orang harus diberikan waktu yang sama untuk menyampaikan pandangan mereka, tetapi diharapkan totalnya tidak melebihi 30 menit, jika tidak sebagai akibat dari kelelahan alami , penonton menjadi lalai);
- · pertanyaan kepada pembicara dan jawaban mereka (setiap pertanyaan dan jawaban - tidak lebih dari 2 menit);
- · pidato rekan pembicara, pesan tambahan (tidak lebih dari 10-15 menit untuk semua pembicara dengan pesan tambahan karena alasan yang disebutkan dalam paragraf 2);
- pertanyaan kepada rekan pembicara (tidak lebih dari 1 menit untuk setiap pertanyaan dan jawabannya);
- · pidato peserta rapat (5-7 menit);
- · jawaban pembicara (masing-masing tidak lebih dari 5 menit);
- · jawaban co-speaker (masing-masing tidak lebih dari 3 menit);
- referensi selama rapat (tidak boleh lebih dari tiga sampai lima, agar tidak mengalihkan perhatian dari topik utama dan tidak menimbulkan perasaan persiapan awal yang buruk untuk rapat; satu referensi harus diberikan tidak lebih dari 3 menit );
- Membaca draf keputusan rapat (tidak lebih dari 5 menit);
- Proposal untuk draf keputusan (masing-masing tidak lebih dari 1-3 menit);
- Menyimpulkan hasil pertemuan (tidak lebih dari 10 menit).
Jika jumlah peserta 50-75 orang, dianggap optimal untuk istirahat 10 menit setiap jamnya. Dengan jumlah peserta yang lebih banyak, disarankan untuk istirahat setelah 1,5-2 jam bekerja dan membuatnya berdurasi 15-20 menit.
Skema yang diberikan untuk menyusun rapat berdasarkan konten dan waktu adalah perkiraan. Namun setidak pasti apa yang akan terjadi selama pertemuan, penyelenggara harus terlebih dahulu memikirkan dan mengembangkan rancangan peraturannya sendiri. Jika, dalam konteks konflik, pembahasan regulasi yang sama sekali tidak siap dimulai dalam rapat, maka masalah kerja ini sendiri bisa menjadi alasan tambahan untuk mengaktifkan setting konflik, “pertikaian” yang tidak berguna.
Gairah emosional yang meningkat, karakteristik dari setiap pidato publik, dan terlebih lagi untuk berbicara pada pertemuan sehubungan dengan situasi konflik, mengharuskan setiap pembicara untuk secara serius mempelajari baik struktur maupun isi pesannya. Pidato apa pun harus berisi proposal konstruktif untuk memecahkan masalah yang dibahas dalam rapat. Dalam situasi konflik saat rapat, komentar emosional yang menyinggung perasaan mereka yang hadir sangatlah berbahaya. Oleh karena itu, serangan emosional harus dikecualikan dari berbicara di depan umum.
Jika pidato bersifat laporan, maka harus berisi:
- definisi singkat tentang tujuan pesan;
- pernyataan fakta-fakta utama;
- pernyataan singkat dan jelas tentang cara yang diusulkan untuk memecahkan masalah;
- · Ringkasan singkat.
Pembicara yang dijadwalkan sesuai dengan peraturan harus menyiapkan teks pidatonya terlebih dahulu. Bahan pemaparan dapat berupa data yang diperoleh dari hasil analisis kasus-kasus di organisasi. Selain itu, laporan tersebut harus disesuaikan dengan agenda dan data pelaporan organisasi yang ada. Laporan tidak boleh dibebani dengan materi digital: hanya indikator kunci yang harus digunakan untuk membantu audiens menilai situasi saat ini dan memahami arti dari solusi yang diusulkan.
Saat mempersiapkan pembicara untuk pidato, disarankan untuk membacakan teks laporan dengan lantang dalam ritme dan cara dia akan melakukannya di rapat. Ini, pertama, memungkinkan Anda untuk menentukan dan menyesuaikan kerangka waktu pertunjukan. Kedua, ini berkontribusi pada orientasi yang lebih cepat dalam teks. Orientasi seperti itu sangat berguna dalam suasana rapat yang bermuatan emosional, ketika pembicara mungkin terganggu, dia sendiri mungkin tersesat, atau jika dia perlu kembali ke beberapa bagian pidato. Karena perakitan adalah badan kolegial yang mahal manajemen strategis, maka waktu yang dihabiskan oleh pembicara pada pekerjaan pendahuluan pidatonya cukup dibenarkan.
Saat menyelesaikan masalah konflik oleh penyelenggara rapat umum, banyak perhatian harus diberikan pada persiapan risalah, yang merupakan dokumen organisasi dan administrasi yang penting. Protokol ini harus merekam jalannya diskusi tentang masalah yang diangkat, prosedur pengambilan keputusan dan keputusan rapat itu sendiri.
DI DALAM kondisi modern risalah sering kali dibuat bukan selama rapat, tetapi berdasarkan rekaman video atau audio. Dalam hal kecepatan dan kemudahan pemrosesan dan dokumentasi, rekaman rapat secara digital lebih disukai. Namun dalam hal penggunaan teknologi digital pun, agar tidak melewatkan momen penting pertemuan, tetap disarankan untuk mengiringi rekaman audio atau video tentang apa yang terjadi dengan penyusunan draf protokol tulisan tangan yang menunjukkan waktu peristiwa penting. . Protokol semacam itu membantu di masa depan untuk menguraikan apa yang direkam pada kaset dan secara kualitatif mencerminkannya dalam konten protokol utama.
Yang sangat penting bagi protokol untuk dokumen resmi adalah kepatuhan terhadap aturan pelaksanaannya. Risalah diberi tanggal pada hari rapat, dan bukan pada saat penandatanganannya. Jika rapat berlangsung selama beberapa hari, maka risalah diberi tanggal pada hari awal dan hari akhir, yang ditandai dengan tanda hubung. Selain itu, risalah menunjukkan nomor urutnya, yang sesuai dengan nomor urut rapat. Nama daerah tempat pertemuan itu diadakan juga disebutkan.
Dalam menyusun protokol, perlu diperhatikan bahwa sesuai dengan kelengkapan cakupan masalah yang dibahas, dokumen tersebut dibagi menjadi lengkap dan pendek. Dalam protokol singkat sebutkan nama pembicara, topik laporan, nama pembicara. Isi pidato tidak tercermin dalam protokol ringkasan. Jika rapat ditujukan untuk penyelesaian konflik, maka risalah tersebut hanya dapat dibuat jika ada cara untuk memperbaiki isi laporan dan pidato (transkrip, teks laporan dan pidato yang disahkan, rekaman audio atau video suara). Dalam hal ini, sebuah entri dibuat dalam protokol yang dilampirkan dengan rekaman rinci pidato yang sesuai. Jika ini tidak memungkinkan, maka protokol terperinci harus disiapkan yang sepenuhnya mencerminkan jalannya diskusi, keputusan yang diusulkan dan diadopsi.
Selama pertemuan versi akhir hampir tidak mungkin untuk menyusun protokol yang lengkap. Oleh karena itu, draf protokol disusun. Saat memutuskan masalah sensitif risalah semacam ini dapat dibuat bukan oleh satu orang, tetapi oleh beberapa peserta rapat, yang kemudian menyusun dan menyusun risalah versi terakhir dalam jangka waktu lima hari.
Risalah yang telah disiapkan dengan lengkap ditandatangani oleh ketua dan sekretaris rapat. Keputusan akhir rapat dikomunikasikan kepada para pesertanya dalam bentuk dokumen independen - resolusi dan keputusan, yang dibuat berdasarkan materi yang terkandung dalam risalah.
Kepatuhan terhadap prosedur ini, meskipun tidak menjamin penyelesaian lengkap dari kontradiksi yang muncul, namun menciptakan prasyarat untuk kerja rapat yang konstruktif dan efisien. Karena jumlah peserta yang banyak, situasi yang tidak standar selama rapat, kemampuan pengendalian diri masyarakat menurun, efisiensi peramalan memburuk. Prosedur yang dijelaskan memainkan peran skema orientasi yang diletakkan di atas kertas dalam situasi non-standar. Dengan membebaskan pikiran orang-orang dari skema semacam itu, penyelenggara rapat memudahkan pesertanya untuk bekerja secara intensif pada esensi masalah, dan bukan pada tugas penyelenggaraan rapat itu sendiri.
Secara umum, persiapan rapat harus ditujukan untuk memfasilitasi konsentrasi maksimum perhatian para pesertanya pada esensi kontradiksi yang sedang diselesaikan. Untuk melakukan ini, solusi dari semua masalah prosedural yang mungkin harus diatur, serta kontrol atas persiapan semua informasi yang diperlukan, yang pada dasarnya diserahkan untuk diskusi masalah tersebut.
Baik pada tahap persiapan rapat maupun dalam pelaksanaannya perlu diperhatikan karakteristik individu peserta rapat. Penyelenggara berkewajiban untuk memastikan bahwa para peserta memahami bahwa atas kemauan dan niat merekalah efektivitas kegiatan seluruh organisasi secara keseluruhan sangat bergantung.
Rapat adalah acara wajib yang diikuti oleh semua anggota organisasi, misalnya rapat tahunan pemegang saham atau rapat umum anggota koperasi. Tata cara penyelenggaraan rapat diatur oleh piagam organisasi yang bersangkutan, jalannya rapat dan keputusan yang diambil dicatat dalam dokumen khusus - risalah rapat.
Berbeda dengan rapat, rapat dihadiri oleh kalangan tetap tertentu, sebagai aturan, yang merupakan perwakilan dari berbagai perusahaan atau departemen perusahaan. Rapat biasanya teratur, rapat ketat
dibagi waktu, paling sering seminggu sekali, dan dimaksudkan untuk membahas isu-isu terkini, meskipun mungkin ada pertemuan yang tidak terjadwal karena kebutuhan produksi. Risalah rapat tidak diperlukan, tetapi keputusan biasanya dibuat di akhir rapat.
Pertemuan bisnis dibagi menjadi percakapan bisnis dan negosiasi. Percakapan bisnis diadakan dalam bentuk bebas, dirancang untuk membahas masalah apa pun yang muncul dan tidak harus diakhiri dengan keputusan. Negosiasi dimaksudkan untuk menyelesaikan masalah serius dari kegiatan bersama perusahaan, pembatasan bidang kegiatan, pengembangan kebijakan penetapan harga, dll. Mereka berakhir dengan adopsi dokumen akhir atau deklarasi lisan.
Karena kekhususan pekerjaannya, setiap pedagang cukup sering harus mengikuti berbagai pertemuan, konferensi dan pertemuan bisnis, serta mengatur sendiri acara-acara tersebut. Penting untuk mengikuti prosedur yang ditetapkan untuk organisasi dan perilaku mereka, karena seringkali keberhasilan semua pekerjaan komersial bergantung padanya.
Saat mempersiapkan rapat, rapat, atau negosiasi, Anda harus:
1. Memilih dan merumuskan agenda dengan jelas. Mungkin ada dua atau tiga masalah utama dan tiga atau empat masalah kecil dalam agenda. Jika pertanyaan utama sedikit, maka rapat akan berjalan lambat dan memakan waktu sebanyak mungkin, dan dengan pertanyaan yang banyak, diskusi akan menjadi dangkal.
2. Tentukan komposisi peserta (untuk rapat, negosiasi). Pengecualiannya adalah rapat produksi yang diadakan secara rutin (biasanya seminggu sekali) dengan komposisi peserta yang tetap.
3. Pilih hari dan waktu acara. Selama negosiasi, hari dan waktu disepakati terlebih dahulu dengan semua peserta.
4. Beritahu peserta tentang hari dan waktu acara. Saat mengadakan rapat, sebaiknya lakukan ini 5-7 hari sebelumnya. Hari dan waktu rapat produksi diberitahukan hanya kepada orang-orang yang diundang yang bukan merupakan peserta tetap dalam rapat tersebut.
5. Tetapkan durasi acara yang diharapkan dan peringatkan peserta tentang hal itu. Pengalaman menunjukkan bahwa mengumumkan waktu akhir rapat atau rapat mengurangi durasinya sebesar 10-15%.
6. Siapkan laporan atau pesan utama dan tentukan peserta wajib dalam diskusi. Laporan harus spesifik, mencerminkan esensi masalah yang sedang dibahas, kesimpulan harus dibuktikan. Verbositas dan ketidakjelasan laporan atau pesan menyebabkan ketidakpedulian di antara pendengar.
7. Pilih dan siapkan ruangan. Perawatan harus diambil untuk memastikan bahwa ruangan cukup nyaman untuk menampung semua peserta. Seharusnya tidak ada kekurangan kursi. Saat mengatur negosiasi di atas meja di depan setiap peserta, disarankan untuk meletakkan kartu yang menunjukkan nama belakang, nama depan, patronimik, dan nama perusahaan yang diwakilinya. Juga harus ada kertas dan bahan tulis di atas meja, Anda bisa meletakkan minuman ringan. Menyajikan teh atau kopi selama negosiasi dengan sejumlah kecil kue dianggap sebagai perilaku yang baik.
Anda harus mulai bekerja pada waktu yang tepat. Menunda dimulainya rapat atau rapat biasanya mengakibatkan peserta rapat sangat terlambat pada saat rapat berikutnya diadakan. Merupakan kebiasaan untuk mengamati waktu dimulainya negosiasi secara ketat oleh semua pihak, terlambat untuk negosiasi dianggap sebagai rasa tidak hormat yang ekstrem terhadap mitra dan dapat menyebabkan konsekuensi yang tidak diinginkan.
Suasana saat rapat (konferensi) atau pertemuan bisnis harus bersahabat. Serangan pribadi terhadap peserta, pertikaian tidak dapat diterima.
Seorang ketua dipilih untuk memimpin rapat. Tugas pokok ketua adalah :
ikuti aturan;
mengumumkan nama dan jabatan pembicara, nama organisasi yang diwakilinya.
Ketua rapat harus memenuhi persyaratan tertentu, yang utamanya adalah: kompetensi, ketidakberpihakan, kemampuan untuk mengungkapkan secara jelas dan jelas, dan toleransi terhadap pendapat orang lain. Ketua tidak berhak untuk menyatakan preferensinya terhadap satu atau beberapa pendapat atau peserta rapat, serta memaksakan pendapatnya. Bagaimanapun juga, dia harus menyatakan proposalnya.
Sebuah tonggak penting setiap pertemuan atau pertemuan adalah adopsi keputusan. Pada saat-saat seperti itu, pertemuan seringkali menjadi tidak berdaya, seolah kehilangan energi. Hal ini terjadi karena peserta tidak mampu menyadari bahwa sudah saatnya mengambil keputusan, atau ragu-ragu, tidak berani menentukan pilihan. Dalam kasus seperti itu, yang terbaik adalah memilih satu proposal dan terus mempertimbangkannya. Penting untuk tidak melewatkan momen ketika debat harus ditutup - di sini dibutuhkan pengalaman dan keterampilan ketua. Cara yang baik- pemungutan suara menengah. Ini meringkas tahap selanjutnya dari diskusi. Namun, seseorang seharusnya tidak terlalu terburu-buru dengan pemungutan suara terakhir adalah mungkin untuk membuat keputusan yang ditolak oleh minoritas. Dalam hal ini, anggota minoritas dapat mengambil tindakan untuk membuktikan kesalahan mayoritas, yang dapat mengarah pada dimulainya kembali diskusi dan hilangnya hasil yang telah dicapai.
Jenis pertemuan khusus adalah apa yang disebut "brainstorming". Pertemuan semacam itu diadakan ketika perlu untuk memutuskan masalah yang sulit, temukan jalan keluar dari situasi yang membingungkan, buat keputusan yang bertanggung jawab.
Untuk mengadakan pertemuan seperti itu, pertama-tama, perlu dirumuskan tugas dengan jelas - hanya satu, yang paling sulit atau paling penting. Diharapkan tidak lebih dari 7-12 orang yang berpartisipasi dalam diskusi. Dianjurkan untuk mengatur kursi dalam lingkaran agar tidak ada "galeri" dan "presidium". Perlu untuk secara ketat menentukan waktu diskusi. Kurangnya waktu menciptakan stres, merangsang aktivitas otak. Waktu optimal untuk pertemuan semacam itu adalah sekitar 30 menit. Tidak seorang pun harus mengkritik proposal yang diusulkan. Kebanyakan orang tidak dapat bekerja secara kreatif dalam kondisi moral hazard, jika seseorang ditarik ke bawah, yang lain hanya akan memikirkan bagaimana agar tidak terlihat lebih bodoh dari orang lain. Di awal diskusi, biasanya ide-ide kosong dan dangkal dikedepankan. Larangan kritik memudahkan untuk mengemukakan ide apa pun, di antaranya mungkin ada ide yang sangat berharga. Dianjurkan untuk memilih ide terbaik daripada membuang yang terburuk, apa yang tampaknya tidak dapat digunakan sekarang mungkin akan berguna nantinya. Tidak perlu menetapkan kepenulisan ide - ide terbaik selalu merupakan produk kreativitas kolektif.
Ketika jalan keluar tampaknya ditemukan situasi sulit, disarankan untuk membagi menjadi dua kelompok - "pendukung" dan "penentang" dan coba temukan titik lemah dalam solusi yang dikembangkan. Keputusan akhir harus dirumuskan dan dicatat dengan jelas.
Kirim karya bagus Anda di basis pengetahuan itu sederhana. Gunakan formulir di bawah ini
Pelajar, mahasiswa pascasarjana, ilmuwan muda yang menggunakan basis pengetahuan dalam studi dan pekerjaan mereka akan sangat berterima kasih kepada Anda.
Dihosting di http://www.allbest.ru/
DENGANisi
- Perkenalan
- 1.1. Konsep "pertemuan" dan "sesi"
- 1.2. Organisasi pertemuan
- 1.3. Jenis dan pelaksanaan rapat
- 1.4. Meningkatkan efisiensi pertemuan dan sesi
- Kesimpulan
Perkenalan
Subjek pekerjaan kontrol"Rapat dan rapat, tanda umum dan khusus."
Di antara jenis yang berbeda kegiatan kepala waktu terbesar, dan dengan pemisahan dari sisa pekerjaan, menyerap pertemuan.
Tujuan dari pekerjaan kontrol adalah untuk meninjau umum dan fitur spesial pertemuan dan sesi.
Sesuai dengan tujuan ini, tugas-tugas berikut ditentukan:
1. Pertimbangkan konsep rapat dan rapat.
2. Pertimbangkan untuk mengatur pertemuan dan pertemuan.
3. Pertimbangkan peluang utama untuk meningkatkan efisiensi rapat dan sesi.
Objeknya adalah bentuk pengambilan keputusan kolektif.
Subjek - pertemuan dan pertemuan.
Selain percakapan bisnis dan negosiasi komersial, bentuk percakapan bisnis khusus tersebar luas dalam praktik bisnis - pertemuan, yang merupakan cara diskusi kolektif terbuka tentang masalah tertentu.
Gaya kerja manajer sangat ditentukan oleh kepemilikan “kebijaksanaan” dalam mengadakan berbagai macam rapat dan rapat, yang menyita sebagian besar waktu kerja dan berhubungan dengan fungsi manajemen langsung.
Sikap bertanggung jawab terhadap kegiatan ini ditentukan tidak hanya oleh efektivitas atau ketidakefektifan dampaknya kegiatan lebih lanjut lembaga, organisasi, tetapi juga jumlah waktu yang dihabiskan oleh sejumlah besar peserta yang hadir pada pertemuan tersebut.
Diskusi kelompok sebagai bentuk percakapan bisnis memiliki banyak aspek positif. Pertama, meningkatkan efisiensi berpikir. Pepatah Rusia "pikiran itu baik, tetapi dua lebih baik" tidak muncul dari awal, itu memiliki makna yang dalam. Memang, orisinalitas pemikiran manusia terletak pada kenyataan bahwa ia sangat efektif dalam kondisi aktivitas intelektual bersama, karena hasil intelektual tidak bertambah, tetapi berlipat ganda. Diketahui bahwa sebagian besar ide yang bermanfaat lahir selama pertukaran pemikiran kolektif.
Kedua, selama pertemuan, komunitas kreatif pekerja diperkuat, kepentingan individu pekerja dimasukkan ke dalam satu sistem tugas kolektif, dan keterampilan bisnis para pesertanya juga ditingkatkan. Ketiga, dalam kerja mental bersama terungkap potensi kreatif masing-masing. Kuzin F.A. Budaya komunikasi bisnis: Panduan praktis. -- edisi ke-6, direvisi. dan tambahan - M.: Os-89, 2002.- hal. 195
Saat menulis karya itu digunakan materi pendidikan penulis seperti F. A. Kuzin, V. M. Chizhikov dan lainnya.
1. Rapat dan rapat, tanda umum dan khusus
1.1 Konsep "pertemuan" dan "sesi"
Rapat adalah salah satu bentuk pengembangan keputusan bersama tentang masalah-masalah terpenting dalam kehidupan suatu lembaga atau organisasi. Pertemuan dihadiri oleh perwakilan dari berbagai departemen lembaga yang tertarik untuk menyelesaikan masalah dalam agenda. Rapat dapat diperluas (sesuai dengan jumlah peserta) dan terbatas (lingkaran sempit peserta rapat).
Rapat juga merupakan bentuk diskusi kolektif dan penyelesaian masalah, namun, ini merujuk terutama pada pekerjaan entitas permanen (badan) yang dibuat dalam satu institusi atau dengan ketentuan perusahaan dengan institusi dan organisasi lain.
Sebagai contoh, berikut ini dapat disebutkan: kolegium, dewan direksi, pleno, Duma Negara, Dewan Federasi, Dewan Keamanan, dll. Badan-badan ini memiliki komposisi anggota yang relatif konstan, bekerja secara berkelanjutan, dengan frekuensi tertentu pertemuan mereka.
Kepala dan spesialis dari lembaga dan organisasi lain, perwakilan administrasi, organisasi publik kota, ketika masalah diselesaikan yang melampaui kompetensi satu lembaga.
Rapat - rapat profesional yang sempit untuk membahas terutama masalah organisasi (misalnya, rapat komite serikat pekerja, rapat presidium, dll.). Smirnov E.A. Pengembangan keputusan manajemen: Buku teks untuk universitas. M: UNITY-DANA, 2002. hal. 20
Pertemuan biasanya diperlukan dalam keadaan berikut:
Pembentukan posisi bersama dalam kaitannya dengan masalah yang kompleks;
Diskusi pendapat pribadi dan persiapan keputusan;
Penyampaian jenis informasi ini yang membutuhkan klarifikasi dan keprihatinan banyak orang;
Pembentukan tugas baru;
Pengembangan solusi signifikan yang menjanjikan;
Memecahkan situasi yang unik dan bermasalah;
Koordinasi;
Memecahkan masalah mendesak; memecahkan masalah yang mengubah pembagian kerja yang ada.
Kebetulan pertemuan tersebut pada dasarnya sudah tidak bijaksana dan oleh karena itu menjadi alasan ketidakpuasan para pesertanya:
Kelemahan pekerjaan individu;
Ketidakpastian dalam pembagian kerja;
Struktur hubungan resmi yang tidak sesuai;
Gaya kepemimpinan otokratis;
Tradisi yang mengakar;
Lemahnya keinginan untuk bekerjasama dalam organisasi;
Keinginan beberapa karyawan untuk menonjol;
Menunda penyelesaian masalah sampai situasinya membutuhkan pertemuan;
Ketidakpastian dalam distribusi instruksi;
Yang disebut pertemuan yang diatur (atas permintaan manajemen yang lebih tinggi);
Sekretariat membuat surat kepada mereka yang bertanggung jawab untuk menyiapkan bahan rapat. Pada saat yang sama, untuk setiap mata acara, semua pelaksana ditunjukkan dan pelaksana yang bertanggung jawab (yang pertama dalam daftar) dialokasikan. Surat itu menerima nomor registrasi dalam sistem. Tujuan utama surat tersebut adalah untuk menyampaikan kepada penanggung jawab pelaksana isi mata acara rapat dan batas waktu penyiapan bahan-bahan yang diperlukan untuk rapat. Surat tersebut dicetak dan ditandatangani oleh orang yang bertanggung jawab. Setelah itu, sekretariat menyiapkan, dengan menggunakan sistem, surat kepada semua pelaksana yang bertanggung jawab, mencetak pada salinan surat yang ditandatangani jabatan dan nama pelaksana yang bertanggung jawab. Masing-masing pelaksana yang bertanggung jawab menyiapkan bahan rapat, di antaranya wajib membuat draf keputusan tentang mata acara rapat tertentu.
Rancangan keputusan tersebut meliputi atribut yang dibutuhkan, Bagaimana:
- untuk pertemuan mana draf keputusan sedang disiapkan;
- untuk mata acara mana draf keputusan sedang disiapkan;
- pengulangan nama item;
- siapa yang menyiapkan rancangan keputusan;
Agenda rapat disetujui pada saat agenda ditandatangani. Setelah itu, sekretariat mengirimkan undangan rapat dan paket bahan rapat berupa agenda yang telah disetujui, rancangan keputusan dan referensi.
Sesaat sebelum rapat dimulai, paket dokumen dibagikan kepada peserta yang belum menerimanya. Menyusul hasil pertemuan, protokol disusun. Informasi berikut dimasukkan ke dalam protokol:
- tanggal;
- petugas ketua;
- yang hadir, dikelompokkan berdasarkan posisi;
- nama masalah (mata acara);
- nama pembicara;
- pembukaan (dapat dihilangkan);
- keputusan tentang masalah dalam bentuk daftar bernomor.
1.3 Jenis dan pelaksanaan rapat
Pertemuan bisnis sangat beragam. Biasanya ada jenis berikut:
- diktator (kepala memiliki hak untuk memilih, sisanya diam-diam mendengarkan, sering menerima omelan dari bos);
-- otokratis (dilakukan dalam mode interaktif, ketika pemimpin mengajukan pertanyaan kepada setiap peserta dan menerima jawabannya);
- segregatif (ketika laporan kepala dan pidato bawahan yang ditunjuk olehnya direncanakan);
- bisa diperdebatkan (mereka dicirikan oleh pertukaran bebas pendapat, keputusan dibuat, yang diambil dengan pemungutan suara dari peserta, diikuti dengan persetujuan ketua);
- gratis (ini adalah rapat tanpa agenda yang jelas dan tanpa ketua. Paling sering begitu bagian yang tidak terpisahkan pertemuan ketika pembahasan masalah telah menemui jalan buntu. Dalam hal ini, ketua rapat mengumumkan jeda panjang, di mana rapat di belakang layar muncul secara spontan).
Dalam kondisi sistem administrasi-komando di negara kita, tiga jenis pertemuan bisnis pertama biasanya digunakan, yang arti utamanya adalah bahwa para pemimpin di dalamnya hanya mengenal mereka yang diundang dengan keputusan atau instruksi mereka dari partai dan organisasi yang lebih tinggi. , sedangkan intinya pertemuan bisnis adalah untuk memastikan diskusi bebas dan mengembangkan solusi bersama berdasarkan pertimbangan pendapat yang luas, termasuk yang tidak sesuai dengan sudut pandang administrasi.
Paling sering, pertemuan bisnis diadakan karena alasan berikut: pertama, jika perlu membuat keputusan bersama berdasarkan persamaan hak setiap orang untuk mengungkapkan dan membenarkan pendapat mereka; kedua, asalkan solusi masalah tersebut memengaruhi kepentingan beberapa divisi struktural organisasi atau perusahaan pada saat yang bersamaan; ketiga, dalam hal penyelesaian masalah perlu menggunakan pendapat berbagai kelompok pekerja.
Praktik kehidupan bisnis menunjukkan bahwa rapat bisnis lebih efektif daripada sekadar keputusan administratif dari lingkaran sempit manajer. Namun, pertemuan yang tidak dipersiapkan dengan baik dan dilakukan dengan buruk, yang diadakan di setiap kesempatan, menyebabkan kerugian besar, karena menghabiskan waktu berharga orang, memisahkan mereka dari pekerjaan utama mereka. Oleh karena itu, sebelum mengadakan pertemuan semacam itu, perlu dipertimbangkan perlunya langkah tersebut. Kemungkinan masalah yang diajukan untuk dipertimbangkan tidak memerlukan solusi segera sama sekali. Apalagi, manajer, misalnya, hanya ingin memberi tahu karyawan tentang sesuatu. Dalam hal ini, Anda dapat dengan mudah melakukannya tanpa rapat.
Namun jika mengadakan rapat dianggap perlu, maka pertama-tama, perlu dipersiapkan dengan cermat. Pelatihan ini dan tata cara pelaksanaannya harus dirancang sedemikian rupa jalan terbaik tugas utama diselesaikan, untuk itu pertemuan itu sendiri diadakan.
Saat menentukan waktu mulai rapat, ritme kerja harus diperhatikan. Agar tidak memaksa orang tanpa henti beralih dari satu jenis pekerjaan ke pekerjaan lain di siang hari, disarankan untuk mengadakan rapat di awal atau akhir hari kerja atau setelah istirahat makan siang. Mempertimbangkan total waktu yang dihabiskan - yaitu, waktu yang dibutuhkan tidak hanya untuk rapat itu sendiri, tetapi juga untuk pengumpulan, transfer, pengembalian dan penyertaan dalam pekerjaan - awal dan akhir rapat harus direncanakan sedemikian rupa sehingga tidak ada waktu segmen "kosong": jika berakhir 15 menit sebelum istirahat makan siang, pasti akan ada menit yang hilang.
Peserta rapat diwajibkan untuk memberi tahu terlebih dahulu dan mengenalkan mereka dengan agenda, dengan semua materi yang diperlukan, sehingga pidato mereka dipikirkan terlebih dahulu. Kuzin F.A. Budaya komunikasi bisnis: Panduan praktis. -- edisi ke-6, direvisi. dan tambahan - M.: Os-89, 2002.- hal. 197
Seperti yang diperlihatkan oleh pengalaman, pertemuan bisnis tidak selalu memberikan efek yang diinginkan karena banyak manajer tidak membayangkan dengan jelas teknologi organisasi dan perilaku mereka. Dalam beberapa kasus, pertemuan bisnis diadakan terlalu sering dan persiapannya buruk; terlalu banyak orang yang terlibat dalam penerapannya, dan tentu saja para pemimpin “pertama”; durasi rapat yang tidak masuk akal mengurangi keefektifannya; akhirnya, keputusan yang dibuat pada pertemuan bisnis seringkali tidak diformalkan dengan baik dan tidak terkontrol dengan baik dalam proses implementasi, yang secara signifikan mengurangi keefektifannya, sehingga perlu diadakan rapat ulang untuk masalah yang sama.
Pertemuan bisnis adalah cara untuk melibatkan pikiran kolektif dalam mengembangkan solusi optimal untuk masalah paling mendesak dan paling kompleks yang muncul di perusahaan. Proses manajemen dalam hal ini direduksi menjadi tiga tahap utama:
- pengumpulan dan pemrosesan informasi;
- koordinasi kegiatan semua departemen perusahaan dan semua karyawan;
- pengambilan keputusan.
Kecuali Anda tujuan langsung, setiap pertemuan yang diselenggarakan secara rasional juga memecahkan masalah pendidikan yang penting. Pada pertemuan tersebut, karyawan belajar bekerja dalam tim, mengambil pendekatan solusi yang komprehensif tugas umum mencapai kompromi, memperoleh budaya komunikasi, dll. Bagi sebagian karyawan, menghadiri rapat bisnis adalah satu-satunya kesempatan untuk melihat dan mendengar para pemimpin dari tingkat manajemen tertinggi. Selain itu, pada pertemuan bisnis, manajer diberi kesempatan untuk menunjukkan bakat manajerialnya. Kabushkin N.I. Manajemen pariwisata: Proc. uang saku. - Minsk: BSEU, 2000. - hal. 437
1.4 Meningkatkan efisiensi pertemuan dan sesi
Di lembaga dan organisasi yang terkait dengan bidang sosial budaya, seringkali tidak mungkin menemukan badan pengelola yang dibentuk secara khusus. Di lembaga-lembaga ini, badan pemerintahan sendiri publik paling sering dibentuk dalam bentuk dewan publik untuk pelestarian dan pemulihan monumen sejarah dan budaya, untuk pengembangan Kesenian rakyat dan kerajinan tangan, mengatur pekerjaan dengan anak-anak dan remaja, dll.
Beberapa manajer, dengan tepat dan bukannya tanpa ironi, misalnya, mengatakan bahwa tujuan tersembunyi dari banyak rapat terletak pada keinginan manajer untuk berbagi tanggung jawab dalam membuat keputusan yang tidak populer, berisiko, sulit, atau salah. Serius, rapat diadakan bukan hanya karena pemimpin tidak bisa atau tidak mau mengambil keputusan sendiri.
Tujuan rapat adalah untuk mengoordinasikan upaya karyawan, memberi dan menerima informasi yang perlu, membuat keputusan yang diperlukan (menghilangkan kasus ketika rapat diadakan demi rapat itu sendiri, bila tidak ada tujuan yang jelas, agenda tertentu, tetapi ada keinginan untuk komunikasi, keinginan untuk “berkumpul dan berdiskusi”) .
Rapat tidak akan produktif jika pimpinan tidak menentukan komposisi peserta terlebih dahulu. Kecenderungan pertemuan besar, keinginan untuk mengundang orang sebanyak mungkin tidak selalu memberikan hasil yang diinginkan. pertemuan pertemuan
Spesialis yang tidak terkait langsung dengan mata acara rapat kehilangan mereka waktu kerja sia-sia. Selain itu, peningkatan jumlah undangan mempersulit komunikasi antar peserta rapat, memicu penyimpangan dari pembahasan masalah yang dikemukakan, mengurangi kemampuan untuk menggunakan kemampuan semua peserta, dan mempersulit pengambilan keputusan.
Praktek menunjukkan bahwa keberhasilan rapat ditentukan oleh pemilihan waktu dan tempat yang tepat. Waktu pertemuan harus diatur sesuai dengan kapasitas calon pesertanya. Paling masuk akal untuk mengadakan rapat setengah jam sebelum istirahat makan siang atau sebelum akhir hari kerja.
Aturan tersembunyi di akhir rapat akan memaksa peserta untuk tidak terganggu oleh pertanyaan sampingan, tidak bertele-tele, dan mencatat waktu. Setiap manajer memutuskan berapa lama waktu yang diperlukan untuk rapat. Kebanyakan orang berpikir bahwa satu jam sudah cukup untuk rapat apa pun, tetapi bergantung pada jumlah pertanyaan dan kepentingannya, kerangka waktunya dapat bervariasi.
Dan pemimpin yang berpengalaman akan selalu mengatur waktu akhir pertemuan, durasi pidato, menentukan aturan untuk membahas setiap masalah.
Tidak adanya kerangka waktu yang kaku biasanya tidak menyebabkan pemusatan perhatian peserta rapat, dan jumlah kata bertambah sebanding dengan waktu yang tersedia.
Menyelesaikan pembahasan masalah pada waktu yang tepat mengajarkan orang untuk segera menemukan solusi yang tepat, disiplin dan, pada saat yang sama, memberi mereka kesempatan untuk merencanakan waktu, mengetahui dengan pasti kapan pertemuan akan berakhir.
Masalah yang teridentifikasi harus dianggap hanya sebagai batasan eksternal, yang penanggulangannya tidak cukup untuk pertemuan yang efektif.
Masalah yang mendalam melekat pada pemimpin itu sendiri, pengetahuan, pengalaman, keterampilannya, gaya kepemimpinan yang terverifikasi, dan adanya tujuan yang jelas.
Faktanya adalah bahwa biaya materi dari beberapa pertemuan tiga kali lebih banyak (pekerjaan persiapan, gaji peserta, biaya overhead, biaya perjalanan, Waktu yang hilang perjalanan bolak-balik dan pertemuan itu sendiri) daripada penghematan yang mungkin dihasilkan dari keputusan mereka. Berniat mengadakan pertemuan, manajer harus memastikan bahwa biaya yang diharapkan setidaknya tidak melebihi manfaat yang diharapkan.
Waktu yang dihabiskan dengan sia-sia dalam rapat tidak hanya terkait dengan durasinya yang tidak dapat dibenarkan, tetapi juga dalam banyak hal ketidakmampuan ketua untuk memulainya tepat waktu.
Setiap karyawan akan menyebutkan banyak contoh ketika rapat dimulai 15-20 menit lebih lambat dari waktu yang ditentukan. Semua orang tahu untuk memulai tepat waktu, tetapi selalu ada alasan untuk menunggu sebentar. Pemimpin menunggu semua orang berkumpul, memanjakan peserta yang terlambat.
Hanya ada sedikit orang seperti itu, tetapi mereka tampaknya mendikte kondisi mereka kepada orang lain. Kali berikutnya dan selanjutnya plot diulangi dengan karakter yang sama, secara bertahap membiasakan sisanya dengan ini. Mengisi waktu tunggu, ketua memulai percakapan dengan salah satu yang hadir tentang fakta yang tidak penting atau kejadian terkini, melibatkan semua orang dalam percakapan yang tidak produktif.
Jadi, pemborosan waktu yang tidak masuk akal akibat ketidakdisiplinan masing-masing peserta rapat harus dihentikan oleh pemimpin, dan ini hanya membutuhkan tekad untuk berhenti berbicara ketika saatnya memulai rapat. Mereka yang terlambat untuk pertama dan kedua kalinya akan "menyala" dan menemukan diri mereka sebagai minoritas, dan ketiga kalinya mereka akan datang tepat waktu atau tidak diundang karena tidak perlu.
Membuat orang berkumpul tepat waktu dan memulai rapat tepat waktu bukanlah tugas yang mudah, tetapi itu hanya sebagian dari masalah. Peran pemimpin (leading) yang sebenarnya sebagai seorang pemimpin diwujudkan dalam proses penyelenggaraan rapat.
Keahliannya, pengetahuan tentang psikologi orang, seluk-beluk ilmu manajemen diwujudkan dalam kemampuan mendengarkan pendapat dan keinginan peserta rapat, dalam fleksibilitas yang optimal dan kemampuan untuk memodifikasi gaya dan cara melakukan rapat. , berdasarkan situasi tertentu.
Kekuatan yang mendasari pertemuan semacam itu selalu jelas, tetapi membutuhkan kepemimpinan yang halus dan terampil, yang memungkinkan para peserta pertemuan mengambil peran yang akan memfasilitasi, bukan menghalangi, pengambilan keputusan. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Pengantar manajemen sosial budaya. - M.: MGUKI, 2003. - hal. 282
Kesimpulan
Dengan demikian, berdasarkan materi di atas, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut.
Pertemuan dan pertemuan bukanlah konsep yang tidak ambigu.
Memiliki dasar alami yang sama - untuk mengoordinasikan tindakan, bertukar informasi, memecahkan masalah dan membuat keputusan (atau hukum), namun, mereka berbeda secara signifikan dalam bentuk, konten, komposisi, dan kekuatan peserta.
Rapat adalah salah satu bentuk pengembangan keputusan bersama tentang masalah-masalah terpenting dalam kehidupan suatu lembaga atau organisasi.
Rapat - rapat profesional yang sempit untuk membahas terutama masalah organisasi (misalnya, rapat komite serikat pekerja, rapat presidium, dll.).
Mempersiapkan rapat - Siklus hidup rapat dapat dipecah menjadi langkah-langkah berikut:
Persiapan;
memegang;
Kontrol eksekusi.
Masing-masing pelaksana yang bertanggung jawab menyiapkan bahan rapat, di antaranya wajib membuat draf keputusan tentang mata acara rapat tertentu.
Pertemuan bisnis paling sering diadakan karena alasan berikut: pertama, jika perlu membuat keputusan bersama berdasarkan persamaan hak setiap orang untuk mengungkapkan dan membenarkan pendapat mereka; kedua, asalkan solusi masalah tersebut memengaruhi kepentingan beberapa divisi struktural organisasi atau perusahaan pada saat yang bersamaan; ketiga, dalam hal penyelesaian masalah perlu menggunakan pendapat berbagai kelompok pekerja.
Saat menentukan waktu mulai rapat, ritme kerja harus diperhatikan. Peserta rapat diwajibkan untuk memberi tahu terlebih dahulu dan mengenalkan mereka dengan agenda, dengan semua materi yang diperlukan, sehingga pidato mereka dipikirkan terlebih dahulu.
Tujuan rapat adalah untuk mengoordinasikan upaya karyawan, memberi dan menerima informasi yang diperlukan, membuat keputusan yang diperlukan.
Rapat tidak akan produktif jika pimpinan tidak menentukan komposisi peserta terlebih dahulu.
Praktek menunjukkan bahwa keberhasilan rapat ditentukan oleh pemilihan waktu dan tempat yang tepat. Waktu pertemuan harus diatur sesuai dengan kapasitas calon pesertanya.
Tempat pertemuan tidak boleh jauh dari lokasi komposisi utama para pesertanya atau di ruangan yang tidak memungkinkan untuk menyelenggarakan pameran, pemajangan materi ilustrasi, dll.
Daftar sumber yang digunakan
1. Zadorkin V.I. Organisasi pekerjaan manajer. Buku teks elektronik.
2. Kabushkin N.I. Manajemen pariwisata: Proc. uang saku. - Minsk: BSEU, 2000. - 644 hal.
3. Kuzin F.A. Budaya komunikasi bisnis: Panduan praktis. -- edisi ke-6, direvisi. dan tambahan - M.: Os-89, 2002.- 320 hal.
4.Smirnov E.A. Pengembangan keputusan manajemen: Buku teks untuk universitas. M: UNITI-DANA, 2002. 271 hal.
5. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Pengantar manajemen sosial budaya. - M.: MGUKI, 2003. - 382 hal.
Dihosting di Allbest.ru
Dokumen Serupa
Masalah melakukan pertemuan bisnis sebagai kunci untuk mencapai efisiensi organisasi dan mendorong orang untuk mencapai tujuan bersama. Komunikasi bisnis dalam proses pertemuan dan pertemuan. Persiapan rapat, kemajuan dan analisisnya setelah selesai.
abstrak, ditambahkan 18/12/2013
Memecahkan masalah ketidakpuasan dengan pekerjaan di tim brigade, departemen. Motivasi dan pengakuan atas jasa karyawan. Kontrol kualitas oleh manajer atas pekerjaan yang dilakukan oleh karyawannya. Jenis dan tujuan rapat. Fitur organisasi dan pelaksanaan pertemuan.
tes, ditambahkan 03/10/2015
Konsep pertemuan bisnis, klasifikasi pertemuan menurut tujuan dan metode pelaksanaannya. Aturan untuk mempersiapkan pertemuan bisnis. Organisasi dan pelaksanaan diskusi. Jenis psikologis peserta diskusi. Aturan untuk menyusun risalah rapat.
abstrak, ditambahkan 19/12/2009
Klasifikasi dan jenis rapat, agenda setting, komposisi dan peserta. Persiapan dokumen untuk pertemuan (laporan, bahan informasi, alat bantu visual). Pendaftaran dokumen rapat: transkrip, fonogram, protokol.
makalah, ditambahkan 09/04/2009
Rapat seperti alat penting pengelolaan sistem organisasi. Tujuan utama pertemuan sebagai cara komunikasi resmi. Ciri-ciri penyelenggaraan konferensi, rapat, rapat, seminar, dll. Tata cara persiapan dan penyelenggaraan rapat.
abstrak, ditambahkan 09/30/2010
Keuntungan dari keputusan yang dibuat oleh kelompok kecil: kualitas, kesepakatan, pelaksanaan dan status. Klasifikasi pertemuan bisnis. Tanggung jawab pemimpin rapat: menetapkan topik dan agenda; penunjukan acara dan peserta; persiapan ruangan.
makalah, ditambahkan 02/23/2014
Konsep konferensi dan pertemuan. Pertemuan formal dan informal. Poin-poin penting untuk implementasi dan penyelesaiannya. Pertanyaan yang tidak diajukan kepadanya. Organisasi diskusi yang efektif. Prinsip melakukan perselisihan dengan lawan bicara dan mengedepankan argumen.
presentasi, ditambahkan 06/03/2015
Mempersiapkan pertemuan bisnis. Gaya perilaku diplomatis atau otoriter. Organisasi diskusi dan tipe psikologis peserta dalam diskusi bisnis. Tahapan pengambilan keputusan. Penyelesaian rapat bisnis dan persiapan risalahnya.
abstrak, ditambahkan 06/06/2010
Konsep pertemuan bisnis dan prinsip-prinsip organisasi, klasifikasi dan jenisnya, fitur fungsional, prosedur dan kekhususan penyelenggaraan. Analisis proses mengadakan pertemuan bisnis di perusahaan OOO "Antipozh", gaya perilaku pemimpin di dalamnya.
makalah, ditambahkan 11/20/2013
Konsep pertemuan bisnis. Fitur persiapan pertemuan layanan. Proses mengadakan pertemuan. Gaya hubungan bisnis. Pembahasan isu-isu strategis dan operasional. Penyelesaian pada pertemuan masalah hubungan perusahaan.
Ada beberapa jenis acara yang diadakan untuk sekelompok orang tertentu, di tempat tertentu, di mana topik yang berbeda atau keputusan dibuat pada isu-isu tertentu. Misalnya, rapat pemegang saham triwulanan atau rapat umum perusahaan. Kegiatan ini dibagi menjadi beberapa jenis:
ü Pertemuan
ü pertemuan
ü Pertemuan bisnis:
Ø Percakapan bisnis
Ø Negosiasi
Pertemuan dilakukan menurut aturan tertentu prosedur pertemuan), yang dijabarkan dalam piagam organisasi. Penyelenggaraan rapat dan keputusan yang diambil dicatat dalam dokumen khusus yang disebut risalah rapat.
pertemuan berbeda dengan rapat karena biasanya sekelompok kecil orang diundang ke rapat. Misalnya, orang yang mewakili departemen berbeda dari organisasi yang sama atau perwakilan dari perusahaan dan firma yang berbeda.
Rapat seringkali lebih teratur daripada rapat. Mereka diadakan pada waktu tertentu, biasanya seminggu sekali. Pertemuan ada untuk memikirkan masalah dan masalah topikal. Pertemuan semacam itu juga dapat tidak dijadwalkan jika dibenarkan oleh kebutuhan yang mendesak. Risalah biasanya tidak disimpan dalam rapat, tetapi keputusan pasti dikeluarkan berdasarkan hasil.
Pertemuan bisnis dibagi menjadi percakapan bisnis Dan perundingan.
percakapan bisnisberlangsung dalam bentuk perbincangan bebas dan diadakan untuk membahas berbagai tugas sesaat yang mendesak, namun pada akhirnya harus dikeluarkan putusan.
Perundinganmemberikan solusi untuk masalah dan tugas yang lebih mendasar untuk kegiatan bersama perusahaan, organisasi atau perusahaan, seperti: menentukan ruang lingkup interaksi, membatasi lingkup pengaruh, dan sebagainya. Negosiasi diakhiri dengan penandatanganan kesepakatan akhir atau pernyataan lisan.
Setiap pengusaha, pengusaha, pedagang, karena sifat kegiatannya, seringkali perlu bertindak sebagai peserta atau menyelenggarakan sendiri berbagai pertemuan, konferensi, dan pertemuan bisnis. Ada prosedur yang ditetapkan untuk melaksanakan kegiatan tersebut, yang harus diikuti, karena secara langsung mempengaruhi keberhasilan dan perkembangan usaha.
Syarat apa yang harus dipenuhi untuk mempersiapkan dan menyelenggarakan acara ini secara berkualitas?
1. Penting untuk menentukan topik dan menguraikan agenda dengan jelas.
Agenda harus mencakup 2-3 isu penting dan 3-4 isu sekunder. Mengapa rasio seperti itu? Jika hanya ada sedikit masalah utama, maka Anda dapat mencurahkan lebih banyak waktu untuk membahasnya dan menyelesaikannya secara lebih mendalam. Jika jumlahnya banyak, maka mengingat keterbatasan waktu, isu utama akan dianggap dangkal dan banyak nuansa yang terlewatkan.
2. Buat daftar orang-orang tertentu yang diundang ke rapat, rapat, negosiasi.
Pengecualian adalah rapat produksi. Itu diadakan secara teratur dan dengan daftar hadir yang tidak berubah.
3. Tetapkan tanggal dan waktu khusus untuk acara tersebut.
Tanggal dan waktu negosiasi harus disepakati dengan semua pihak.
4. Wajib pemberitahuan kepada semua calon orang tentang tanggal dan waktu acara.
Untuk melaksanakan pertemuan, ini harus dilakukan setidaknya seminggu sebelumnya. Hanya orang-orang yang bukan peserta tetap yang diperingatkan tentang rapat produksi yang akan datang.
5. Tentukan kerangka waktu selama acara ini akan berlangsung, dan beri tahu semua peserta tentangnya.
Seperti yang diperlihatkan oleh pengalaman, peringatan tentang akhir waktu acara mendisiplinkan semua yang hadir dan mengurangi waktu acara sebesar 10 hingga 15%.
6. Pidato utama perlu disiapkan. Ini bisa berupa laporan atau pesan singkat. Tentukan peserta yang diperlukan untuk diskusi.
Pidato harus dibuat secara ketat pada topik dan mengungkapkan masalah yang sedang dipertimbangkan. Argumen dan kesimpulan harus dibuktikan dan didukung oleh fakta. Pembicaraan kosong dan ketidakjelasan hanya akan menyebabkan pendengar kurang perhatian dan acuh tak acuh.
7. Tentukan tempat dan persiapkan untuk acara tersebut.
Ruangan atau aula harus nyaman dan berukuran sedemikian rupa sehingga dapat menampung semua peserta yang dituju. Pertimbangkan terlebih dahulu jumlah kursi - kursi harus cukup untuk semua orang. Pastikan Anda memiliki cadangan untuk keadaan darurat. Untuk negosiasi, ada gunanya memasang kartu di depan setiap peserta dengan inisial lengkap. Tunjukkan padanya nama organisasi atau perusahaan atas nama orang ini hadir. Tempatkan selembar kertas/buku catatan dan beberapa pulpen di atas meja untuk setiap peserta. Kehadiran minuman (air mineral dengan dan tanpa soda) dan gelas dipersilakan. Aturan kesopanan mengatur penyajian teh dan kopi selama negosiasi.
Pekerjaan harus dimulai dengan kaku pada waktu yang disepakati. Penundaan hanya akan mengakibatkan penundaan lebih lanjut pada acara berikutnya. Saat mengatur negosiasi, semua pihak - peserta memutuskan untuk mengamati tanpa syarat saat dimulainya pekerjaan. Penundaan Anda yang tidak masuk akal dalam negosiasi oleh mitra akan dianggap sebagai tingkat pengabaian tertinggi dan akan sulit untuk memprediksi hasil lebih lanjut.
Pastikan suasana umum selama acara ramah. Transisi ke kepribadian, pertikaian, penghinaan, dan provokasi tidak dapat diterima.
Untuk mengadakan pertemuan Anda harus memilih ketua. Ini dilakukan melalui pemungutan suara umum terbuka atau tertutup. Tahap ini harus dicatat dalam protokol.
Petugas ketua berkewajiban untuk mengontrol peraturan dan mengumumkan nama dan nama belakang setiap pembicara, posisinya dan nama perusahaan atas nama peserta yang berbicara.
Pembicara yang dipilih haruslah orang dengan kualitas tertentu. Pertama-tama, ketua haruslah orang yang kompeten dan tidak memihak. Harus bisa mengekspresikan dirinya dengan jelas dan jelas, toleran terhadap pendapat yang berlawanan. Dia tidak berhak memberikan preferensi kepada siapa pun dan memaksakan pendapatnya. Jika dia memiliki proposal sendiri selama rapat, ketua memiliki hak untuk mengungkapkan hanya setelah semua yang berbicara.
Momen terpenting dari setiap peristiwa adalah menyimpulkan dan membuat keputusan. Paling sering, pada saat ini ada semacam kehilangan energi dan ketidakberdayaan. Alasannya adalah aspek psikologis: peserta tidak dapat menyadari bahwa waktu hampir habis dan beberapa keputusan perlu diambil. Mereka mulai ragu, ragu, ragu untuk menentukan pilihan. Jika situasi seperti itu muncul, jalan keluar terbaik adalah dengan mengambil satu proposal dan mempertimbangkannya. Sangat penting untuk tidak melewatkan momen ketika Anda harus menghentikan diskusi. Itu sepenuhnya tergantung pada pengalaman ketua. Ada juga praktik pemungutan suara perantara, di mana hasil setiap tahapan pembahasan dirangkum. Namun juga tidak ada gunanya terburu-buru mengambil keputusan akhir jika keputusan ini ditolak oleh minoritas. Dalam hal ini, diskusi perlu dilanjutkan untuk mendapatkan keputusan yang memuaskan semua sisi diskusi.
3.10.1 Definisi konsep "bisnis
pertemuan, perakitan.
Pertemuan bisnis, pertemuan adalah suatu bentuk
pertimbangan kolektif bisnis
situasi produksi,
ekonomi, ilmiah dan teknis,
masalah politik dan lainnya
3.10.2. Perbedaan antara konferensi dan pertemuan.
Nama perbedaannya.
Dengan jumlah peserta.
Untuk mengarahkan pekerjaannya.
masalah yang sedang dibahas
Pertemuan
Presidium dipilih
Pertanyaan sedang dibahas
koordinasi tentang
Seluruh tim
pertemuan
Dilakukan oleh pemimpin
Masalah individu
bentuk khusus
kerja tim kecuali
pertemuan dan majelis.
Konferensi
Seminar
Simposium
Demonstrasi
xxx
Tujuan utama
pertemuan, pertemuan.
Membantu dalam persiapan dan pelaksanaan
keputusan manajemen.
Keuntungan pertemuan
majelis.
Penggunaan kecerdasan kolektif sesuai dengan prinsip
"satu kepala bagus, tapi beberapa lebih baik",
Pandangan yang lebih komprehensif tentang masalah
menarik spesialis dari berbagai profil
kegiatan,
Pengambilan keputusan lebih cepat
pertimbangan langsung dalam penyusunannya sendiri
artis
Kesempatan bagi manajemen untuk bertemu
kualitas pribadi dan bisnis bawahan
o kecerdasan mereka
Ini adalah semacam alat produksi
pelatihan dan pendidikan akhlak
Bentuk kontrol aktivitas yang efektif
pemimpin
Mekanisme pembuangan uap - karyawan bisa
mengungkapkan pendapatnya, tidak puas,
mengkritik manajemen, dll.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Kelemahan dalam melakukan
pertemuan, konferensi.
Waktu Terbuang Karena Distraksi
karyawan dari melakukan langsung mereka
tugas resmi;
Karena pekerjaan persiapan yang tidak memadai untuk
reasuransi atau lebih biasa saja yang mereka miliki
efek tanda centang;
Seringkali hasil kerja badan kolektif tidak
dibawa ke eksekusi;
- "lupa"
diadopsi di
Kurangnya kontrol atas pelaksanaan keputusan dan
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Jenis utama
rapat.
Tertekan
Instruksional
Operasional (pengiriman)
Struktur rapat.
Laporan (informasi)
Pertanyaan kepada pembicara
Membuat keputusan
Tugas dari "masalah
pertemuan".
Melalui diskusi, temukan yang optimal
manajemen, produksi,
sosial, dll. Masalah
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
"Komunikasi bisnis"
semacam pertemuan khusus.
Dalam praktik asing, tipe khusus digunakan
pertemuan: " percakapan bisnis". Fitur-fiturnya:
Komposisi peserta tetap, ditentukan
atas perintah kepala
Biaya sistematis pada hari yang ditentukan dan
Tidak ada ketua tunggal, mereka memimpin rapat
semua peserta secara bergiliran
Wasit terpilih
diskusi bisnis di
kepatuhan terhadap peraturan
diskusi bisnis
Dikembangkan
"mekanisme" reguler
informasi tentang kemajuan pelaksanaan keputusan
diskusi bisnis
Ini semacam nasihat berdiri
di bawah seorang pemimpin tertentu
bidang usaha
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Tugas instruksional
rapat.
Mengasumsikan pengiriman pesanan dari atas ke bawah
menurut skema kontrol untuk yang tercepat
pertunjukan
Diskusi tentang cara dan sarana penerapan solusi
Kenalan dengan dokumen manajemen
Bisa diganti dengan penegakan hukum
keputusan secara tertulis
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Operasional
pertemuan (kontrol).
(yang disebut rapat perencanaan, lima menit,
Asumsikan informasi dari bawah ke atas
(pada rapat, karyawan melaporkan
manajer tentang keadaan di lapangan)
Pemimpin, pada gilirannya, mencoba atas dasar
menerima informasi untuk memecahkan yang muncul
Masalah
Bentuk pertemuan paling umum di Rusia,
tetapi mereka biasanya bertahan lama dan sering
berubah menjadi "jarak" bawahan, menjadi
pertengkaran antara departemen dan layanan, dll.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
meningkatkan efisiensi
rapat.
Organisasi:
Mendefinisikan dengan jelas agenda, isu dan
Pilih dengan tepat peserta dari siapa
pemecahan masalah tergantung
Beri tahu peserta sebelumnya
tema pertemuan dan kebutuhan
materi yang berhubungan dengan masalah
Pertimbangkan waktu dan waktu terbaik dalam sehari
pertemuan
Tentukan ukuran ruangan yang optimal
suhu yang diinginkan, ventilasi,
sarana audiovisual
Menyetujui peraturan
Psikologis:
Pertimbangkan yang lebih sederhana terlebih dahulu
pertanyaan yang membutuhkan lebih sedikit waktu dan
energi mental
Cobalah untuk menyingkirkan "obrolan" laporan
tentang keberhasilan, memastikan kekurangan, bravura
pernyataan kesiapan, dll.
Ini harus menjadi aturan yang tanpa konstruktif
kalimat tidak mengambil kata-kata
Semangat bisnis para peserta rapat bergantung pada
awalnya, dari perilaku pemimpin di awal
(pemisahan bawahan di awal adalah jaminan itu
diskusi tidak akan bekerja)
Gunakan kritik publik dengan terampil:
“pekerjaan yang dilakukan dengan buruk dikritik, bukan
Manusia"
Terang fakta yang menarik memobilisasi penonton
Mengurangi dampak kinerja
tatapan kosong, tidak mengungkapkan apa-apa
Perhatian penonton dipegang oleh gerak tubuh
berbicara
Etis:
- "kinerja di selembar kertas" mengurangi kesan
dari ucapan dan mengurangi dampaknya pada
hadirin
Untuk pembicara yang tidak yakin dengan argumennya, tidak
yakin akan kebenaran dari apa yang dinyatakan, itu sulit
meyakinkan orang lain bahwa Anda benar
Jangan berbicara sambil melihat ke atas kepala atau ke dalam
Pendengar kesal dengan cara yang salah
kata-kata yang diucapkan salah tempat
stres, pengulangan kata dan frasa yang sama
Kesan kinerja bisa
Pengaruh negatif penampilan dan perilaku
Selama pertunjukan, Anda tidak boleh bermain-main
pakaian, menyentuh wajah Anda, memutar tombol,
bergoyang ke kiri dan ke kanan, berputar di tangan
item, dll.
3.10.7. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Norma etika diskusi di
saat rapat atau rapat.
Dalam diskusi apa pun, hormat
sikap terhadap pendapat orang lain, meskipun itu pada awalnya
tampilannya tidak masuk akal
Kita harus berusaha untuk memahami pendapat orang lain, dan untuk
Pertama-tama, Anda harus bersabar,
mengerahkan perhatian untuk mendengarkannya
Harus tetap pada satu mata pelajaran
spora. Jangan biarkan situasi dinyatakan dalam
pepatah rakyat: “satu tentang Thomas, yang lain tentang
Hindari mengubah diskusi menjadi
konflik. Dalam perselisihan apa pun, Anda perlu mencari poin
konvergensi pendapat dan penilaian, dan berusaha untuk menemukan
solusi umum. Diskusi harus mengarah ke
kerjasama, bukan konfrontasi. Sama sekali tidak
kasus tidak berarti menyerah pendapat sendiri ketika
kebenaran diri sendiri, tetapi untuk mempertanyakan
pendapat Anda sangat membantu. Ingat pepatah bijak
Socrates: "Saya hanya tahu bahwa saya tidak tahu apa-apa"
Bahkan diskusi paling tajam dengan tidak dapat didamaikan
sudut pandang tidak boleh mengandung kata-kata makian,
pernyataan ditaati seperti ini tidak benar, ini
omong kosong, bicara omong kosong, dll. Mereka tidak mempersingkat
jalan menuju kebenaran. ironi, sarkasme
hadir. Tetapi mereka harus digunakan
terampil, tanpa menghina atau mempermalukan lawan
Senjata utama dalam diskusi bisa jadi
hanya fakta, interpretasi mereka yang teliti
Akui Anda salah. dgn mulia
perlakukan lawan Anda jika mereka menderita
kekalahan dalam debat. Beri mereka kesempatan untuk menabung
reputasi mereka, mencatat aspek positif dari mereka
posisi. Jangan menertawakan kekalahan mereka.
Tanggung jawab
memimpin
diskusi.
pemimpin diskusi (rapat) seharusnya
berkompeten dalam pemecahan masalah
Memiliki keterampilan berdiskusi
Tentunya menjadi orang yang santun
Dia tidak hanya harus memberikan lantai
ingin berbicara dan mengikuti aturan,
tetapi juga untuk mengarahkan diskusi dengan cara yang konstruktif.
Menahan emosi peserta
dalam hal pernyataan yang melampaui batas kesopanan
mengambil kata-kata mereka
Mulai diskusi
kamu bisa mengatakan:
Saya meminta perhatian Anda.
Haruskah kita mulai?
Ayo mulai bekerja?
Biarkan saya membuka (mulai) ...
Saya senang untuk membuka
(mulai)...
Contoh bentuk etiket bicara di
selama pertemuan.
Mari berdiskusi...
Hal pertama yang perlu kita diskusikan...
Apakah ada komentar (tambahan, pertanyaan)? ..
Tolong kawan (pak)... Pertanyaan anda...
Biarkan saya menjawab pertanyaan ini ...
Saya rasa pertanyaan ini tidak bisa dijawab
respon langsung...
Saya pikir pertanyaan ini bisa ditanyakan nanti
secara individu...
Mari kita lanjutkan diskusi...
Yang berikutnya mengambil lantai
rekan (tuan) ...
Kamerad (Tuan) berbicara...
Tolong bicara ke mikrofon (sedikit
lebih keras dari tempat duduk Anda).
Mari saya lanjutkan untuk membahas yang berikut ini
butir agenda.
Saya ingin para pembicara berbicara secara singkat
(ikuti aturan).
Sayangnya. Waktumu habis...
Tolong jangan menyimpang dari topik...
Mari kembali ke topik (masalah, pertanyaan) ...
Masalah ini akan dibahas selanjutnya
pertemuan...
Maaf, tapi waktu kita sudah habis dan kita
terpaksa berhenti
Diskusi...
Diskusi akan dilanjutkan...
Di akhir pertemuan kita, saya ingin membuat
komentar...
Saya harap kita semua mendapat manfaat dari berpartisipasi
diskusi ini.
Biarkan saya menutup rapat (sesi).
Rapat (session) dinyatakan tertutup.
Bentuk Etis
susunan kata pertanyaan.
Izinkan saya untuk mengajukan pertanyaan...
Saya punya pertanyaan untuk...
Saya ingin mengajukan pertanyaan...
Saya tertarik dengan...
Dapatkah Anda menjelaskan...
Menjawab pertanyaan bisa
frase atau awal frase:
Ini sangat menarik (sulit, kontroversial)
Saya berterima kasih (berterima kasih) untuk pertanyaan ini.
Ini memungkinkan Anda untuk mengklarifikasi (menjelaskan,
detail) poin saya (kami).
Saya akan menjawab (menjawab) pertanyaan Anda
dengan cara berikut...
saya kurang mengerti pertanyaan anda...
Tolong ulangi. Pertanyaanmu...
Mari saya mulai dengan menjawab yang terakhir
Jika Anda tidak keberatan, saya ingin
memikirkan...
Saya tidak bisa menjawab
pertanyaan anda adalah karena
Saya khawatir saya tidak bisa menjawab ini
pertanyaan segera, tetapi kemudian kami akan berdiskusi dengan Anda
masalah ini setelah diskusi (pertemuan).
Sejauh yang aku tahu…
Sumber kebaikan atau
pertemuan yang buruk
berada di tiga bidang:
1. dalam karakteristik pribadi peserta.
2. dalam interaksi peserta di antara mereka sendiri
3. dalam penyelenggaraan proses rapat itu sendiri.
Resep untuk menetralkan orang dalam memblokir peran.
1. "Agresor".
Mengkritik semua orang berturut-turut, meremehkan status peserta, tidak setuju
ditawarkan.
Terhadap salah satu pernyataan dan sanggahannya, ajukan pertanyaan "Apa yang Anda usulkan?".
2. Ingatkan dia bahwa kritik yang berlebihan akan menghambat ide-ide yang membangun.
2. "Pemblokir".
Dengan keras kepala tidak setuju dengan siapa pun, berikan contoh dari pengalaman pribadi, kembali ke
masalah yang sudah diselesaikan.
1. Ingatkan tentang tujuan dan pokok bahasan. Ajukan pertanyaan seperti: "Apa yang kamu
Apakah Anda berbicara tentang tujuan kita atau diskusi ini?” 2. Ingatkan dengan lembut
"blocker" bahwa dia pergi ke samping.
3. "Pensiun".
Tidak mau berpartisipasi, teralihkan, berbicara tentang topik pribadi.
Undang dia untuk berbicara dan buat proposalnya: "Apa yang Anda pikirkan
tentang...?" atau "Saran apa yang Anda miliki?".
4. "Mencari pengakuan."
Dia membual, banyak bicara, menegaskan statusnya.
Ajukan pertanyaan yang menunjukkan bahwa pernyataannya adalah pernyataan tentang dirinya sendiri, dan
bukan tentang kasusnya: “Apa yang Anda ceritakan kepada kami, dapatkah itu digunakan untuk menyelesaikan yang dibahas
pertanyaan?"
5. "Melompat dari topik ke topik."
Terus-menerus mengubah topik pembicaraan.
Berhentilah dengan pertanyaan seperti: "Sudahkah kita selesai mempertimbangkan masalahnya?" atau:
"Apa yang kamu katakan berlaku untuk pertemuan kita?".
6. "Dominan".
Mencoba merebut kekuasaan dan memanipulasi yang hadir.
Dengan tenang dan percaya diri hentikan pernyataannya dengan kontra:
“Tebakanmu hanyalah salah satu alternatif yang mungkin. Mari kita dengarkan
dan saran lainnya.
7. "Penggaruk".
Menghabiskan waktu penonton untuk mengobrol, menceritakan kisah-kisah yang menghibur,
ceroboh, sinis.
Tanyakan apakah pernyataannya sesuai dengan topik pertemuan.
8. "Pengacara Iblis".
Dia secara khusus mengajukan pertanyaan tajam yang mengarah ke jalan buntu, hingga kegagalan pertemuan.
1. Nilai ketajaman pertanyaannya: “Pertanyaan baru Anda tidak mempertajam yang dianalisis
masalah, tetapi menjauhkan kita darinya."
2. Fokus pada polemik atau provokatifnya yang tidak bisa dibenarkan
pernyataan untuk situasi saat ini.
3. Teruskan pertanyaannya kepadanya untuk mendapat jawaban: "Dan bagaimana pendapat Anda tentang ini
pertanyaan?" atau "Kami ingin mendengar jawaban Anda atas pertanyaan Anda sendiri."
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Delapan situasi yang mengancam pertemuan yang sukses, dan kompeten secara psikologis
perilaku pemimpin.
Banyak orang cenderung menggunakan tidak jujur atau
cara dan metode yang tidak etis.
Tugas Anda sebagai pemimpin:
a) untuk mengidentifikasi metode dan sarana ini,
b) menetralkan pengaruhnya yang berbahaya.
Situasi 1.
Penipuan terang-terangan, distorsi, jaminan tidak jujur.
Pendekatan yang kompeten secara psikologis:
1. Anda tidak boleh secara kasar menuduh penipuan, dan jika Anda memutuskan untuk mengungkapkannya, lakukan secara halus.
2. Menuntut pembenaran dan fakta untuk mendukung jaminannya: "Anda tidak akan menjual
mengonfirmasi".
3. Asumsikan dengan lantang bahwa tindakan lawan ditentukan oleh hal yang tidak jelas tetapi,
mungkin lebih menguntungkan baginya.
4. Undang dia untuk mengidentifikasi taktiknya sendiri dan mengevaluasinya.
5. Tawarkan untuk bertukar taktik serupa secara bergantian. "Pertama kau beritahu aku
berjanji dan tidak menjual, maka aku."
Situasi 2.
Seseorang bangkrut.
1. Jangan menyerah pada tekanan.
2. Jangan fokus pada taktiknya, seolah-olah tidak menganggapnya penting. Lalu kepadanya
akan lebih mudah untuk mundur.
3. Berikan dalam bentuk yang tidak menyinggung deskripsi tentang posisinya yang kekanak-kanakan.
4. Bandingkan keuntungan dan kerugian untuknya jika melanjutkan permainan, all-in dan jika terjadi
kompromi.
Situasi 3.
Ada yang "macet" menjelaskan alasan atau mengidentifikasi pelakunya.
Katakan bahwa memahami alasannya itu penting, tetapi menemukan jalan keluar dari situasi itu bahkan lebih penting,
jadi jangan buang waktu untuk hal-hal yang kurang penting.
Situasi 4.
Inisiatif ini disita monopoli.
Tawarkan untuk mengevaluasi mana yang lebih baik: satu __________ pikiran atau beberapa. "Mari kita dengarkan orang lain."
Situasi 5.
Kekritisan dan kepatuhan yang rendah dalam menerima segala sesuatu yang ditawarkan oleh Anda.
1. Tanyakan: "Apakah ada kekurangan dalam proposal ini?"
2. Masukkan secara khusus peran "lawan hitam".
3. Tanyakan: "Konsekuensi negatif apa yang mungkin terjadi?" atau:
"Bisakah proposal ini dibantah?"
Situasi 6.
Salah satu peserta rapat menggunakan teknik "perang psikologis"
(serangan, ancaman dan tuduhan).
1. Ungkapkan taktiknya, karena dia mungkin tidak mengerti bahwa dia sedang "berkelahi" dan agresif.
2. Gambarkan konsekuensi yang mungkin terjadi, peringatkan tetapi jangan mengancam.
3. Jangan menilai perilakunya, tetapi hanya menggambarkan taktiknya, mencerminkan caranya
4. Sampaikan perasaan Anda dari diri Anda secara pribadi: "Setelah serangan Anda, saya telah bangkit
tekanan dan saya merasa sangat buruk."
5. Tawarkan untuk menggunakan taktiknya secara bergantian: "Pertama Anda menyerang, lalu saya."
6. Cobalah berbicara dengan nada tenang dan sikap percaya diri.
7. Biarkan "penyerang" berbicara.
8. Netralkan perilakunya dengan emosi positif: "Kamu makin cantik kalau sedang marah."
(untuk seorang wanita)" atau: "Anda adalah orang yang cerdas dan seimbang, dan mungkin ada yang serius
alasan bagimu untuk pergi berperang."
9. Alihkan perhatiannya pada nasihat atau bantuan kepada Anda: “Apa yang Anda katakan sangat
penting. Anda mungkin melihat apa yang tersembunyi dari kami. Dan akan lebih jelas jika Anda
jelaskan dengan tenang apa yang tidak kamu sukai."
10. Akui kesalahan Anda, jika ada.
Situasi 7.
Pertemuan berubah menjadi percakapan tentang topik lain, beberapa lelucon dimulai dan
cerita yang tidak berhubungan dengan masalah.
Semua pernyataan yang mengarah jauh dan tidak terkait dengan tahapan atau topik,
berhenti dengan pertanyaan: "Apa yang Anda katakan berkaitan dengan percakapan (topik) kita atau
tahap strategi yang diadopsi?" atau "Karena ini memerlukan diskusi khusus
("Pantas"!), dan saya menghargai waktu Anda dan waktu saya, mari kita selesaikan dulu
membicarakan tentang..."
Situasi 8.
Upaya dilakukan untuk menyangkal apa yang __________ dikatakan pada pertemuan tersebut.
1. Jangan menerima sanggahan tanpa bukti. Menuntut argumen tandingan yang jelas.
2. Tidak masuk akal untuk membantah dan membantah, lebih baik mengakui argumennya, tetapi memberikan yang lain
gilirannya, menaungi sisi negatif dari pernyataannya, tesis (teknik "Ya, tapi ...").
3. Terapkan teknik "dialog Socrates": ajukan pertanyaan yang Anda
mengharapkan jawaban "ya".
4. Jangan tersinggung, jangan bereaksi terhadap suntikan kecil dan jangan membuat alasan.
Membantu meringankan situasi
menghindari konfrontasi
bentuk ekspresi berikut
perbedaan pendapat:
Saya bisa setuju dengan pendapat Anda, tetapi hanya dengan
reservasi...
Saya setuju dengan banyak poin, tapi saya pikir
diperlukan...
Saya ingin mendukung ... tapi ...
Saya memiliki beberapa keraguan...
Saya tidak yakin pendekatan ini dibenarkan ...
aku akan sangat berhati-hati...
Ini ide yang menarik...
Maaf, tapi saya harus tidak setuju ...
Saya tidak bisa membagikan pendapat ... tentang ini
pertanyaan...
Saya tidak ingin terdengar kritis
disetel, tapi sikap saya secara umum
negatif...
Saya punya beberapa komentar...
Saya ingin menarik perhatian Anda ke...
Menurut pendapat saya, kita harus membicarakan hal ini
pertanyaan lebih hati-hati...
dalam pidato seorang kawan (master) ... adalah
isu-isu topikal diangkat (terpengaruh,
masalah dipertimbangkan), menarik
penawaran. Mempertimbangkan apa yang telah dikatakan, I
perhatikan bahwa…
Bagaimana bahan rapat dan rapat dicatat?
Jalannya rapat dan rapat, sebagai aturan, dicatat
Protokol terdiri dari:
bagian pengantar
Nomor protokol
Tanggal, tempat pertemuan
Jenis perguruan tinggi
Nama
badan perguruan tinggi
Nama ketua
sekretaris dan anggota
badan perguruan tinggi
Jadwal acara
Nama pembicara dan
keluar dari kantor
Bagian utama:
Pembicara
Diputuskan
Tindakan yang disetujui
Pelakunya
Tenggat waktu
Singkatan atau teks
pidato
Risalah rapat ditandatangani oleh ketua dan sekretaris rapat
hhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhh
3.10.10. 27 "gerakan" pemimpin untuk mengelola rapat.
Sebelum rapat
Selama pertemuan
12. Mulai tepat waktu.
20. Perhatikan.
Setelah pertemuan
Pertanyaan untuk pemeriksaan diri pengetahuan.
3.10.1. Dalam definisi konsep "pertemuan bisnis, rapat" kata-kata yang hilang:
bentuk, pertimbangan, situasi
Pertemuan bisnis, pertemuan adalah bentuk pertimbangan kolektif situasi bisnis
pada industri, ekonomi, ilmiah dan teknis, politik dan lainnya
masalah.
3.10.2. .Tabel berikut membandingkan kinerja rakitan dan
rapat
Nama perbedaannya.
Dengan jumlah peserta.
Untuk mengarahkan pekerjaannya.
masalah yang sedang dibahas
Pertemuan
Presidium dipilih
Pertanyaan sedang dibahas
koordinasi tentang
Seluruh tim
pertemuan
Dilakukan oleh pemimpin
Masalah individu
Isi tabel.
Ganti pertanyaan dengan kata "pertemuan" dan "pertemuan".
3.10.3. Di bawah ini adalah manfaat pertemuan dan pertemuan
Manfaat pertemuan.
Penggunaan kecerdasan kolektif dengan prinsip “one head is good, but
sedikit lebih baik,
Pertimbangan masalah yang lebih fleksibel saat menarik spesialis
berbagai profil aktivitas,
Persiapan solusi yang lebih efisien dengan pertimbangan langsung di dalamnya
persiapan para pelaku itu sendiri,
Peluang bagi manajemen untuk mengenal kualitas pribadi dan bisnis
bawahan
o kecerdasan mereka
o kemampuan untuk menganalisis situasi bisnis
o kemampuan untuk menemukan solusi optimal
Ini adalah semacam sarana pelatihan industri dan moral
pendidikan
Bentuk kontrol yang efektif atas kegiatan kepala
Mekanisme "melepaskan semangat" - karyawan dapat mengungkapkan pandangan mereka,
tidak puas, mengkritik manajemen, dll.
Apakah menurut Anda mereka sepenuhnya mencerminkan martabat badan perguruan tinggi?
3.10.4. Selain tiga jenis pertemuan yang tercantum di bawah ini:
Tertekan
Instruksional
Operasional (pengiriman)
apa ada tipe lain?
3.10.5. Apa saja fitur dari "diskusi bisnis" sebagai jenis khusus pertemuan?
Susunan peserta tetap, ditentukan berdasarkan urutan ketua;
Biaya sistematis pada hari dan jam tetap;
Tidak ada ketua tunggal, semua peserta bergiliran memimpin rapat;
Dipilih ... bisnis ... untuk kepatuhan terhadap peraturan dalam diskusi bisnis;
Suatu “mekanisme” sedang dikembangkan untuk informasi reguler tentang kemajuan implementasi keputusan
dalam diskusi bisnis;
Ini adalah semacam dewan permanen di bawah pemimpin tertentu
arah kegiatan;
Selama diskusi, mereka menerima informasi “dari bawah” dan “secara horizontal”;
Pada pertemuan itu, masalah diselesaikan dengan cepat;
Diskusikan cara dan sarana implementasi solusi.
Hilangkan tiga pernyataan salah.
Organisasi;
hukum;
Psikologis;
etis;
Rakyat (tradisi);
Estetis.
Tinggalkan tiga jenis yang disebutkan dalam teks.
3.10.7 Dalam standar etika berikut untuk diskusi selama rapat dan rapat
kata-kata terpisah hilang: hormat, pahami, sengketa, transformasi, perpendek,
salah
Sebarkan mereka.
Dalam diskusi apa pun, menghormati pendapat orang lain itu perlu, bahkan
jika sekilas tampak tidak masuk akal;
Penting untuk berusaha memahami pendapat orang lain, dan untuk ini, pertama-tama, seseorang harus melakukannya
bersabarlah, gerakkan perhatian untuk mendengarkannya;
Penting untuk tetap berpegang pada satu subjek perselisihan. Jangan biarkan situasinya
diungkapkan dalam pepatah rakyat: "satu tentang Thomas, yang lain tentang Yerema";
Hindari mengubah diskusi menjadi konflik. Dalam perselisihan apa pun, Anda perlu mencari
titik konvergensi pendapat dan penilaian, dan berusaha untuk menemukan solusi bersama. Diskusi
harus mengarah pada kerja sama, bukan konfrontasi. Ini tidak berarti
penolakan pendapat sendiri ketika Anda yakin Anda benar, tetapi tunduk
pertanyaan pendapat Anda berguna. Mari kita mengingat perkataan bijak Socrates: “Saya hanya tahu itu
bahwa saya tidak tahu apa-apa";
Bahkan diskusi yang paling panas dengan sudut pandang yang tidak dapat didamaikan seharusnya tidak
bicara omong kosong, dll. Mereka tidak mempersingkat jalan menuju kebenaran. ironi, sarkasme
hadir. Tetapi mereka harus digunakan dengan sangat terampil, tanpa menghina atau mempermalukan
lawan;
Senjata utama dalam diskusi hanya bisa menjadi fakta, teliti mereka
penafsiran
Akui Anda salah. Bersikaplah baik kepada lawan Anda jika mereka
kalah dalam debat. Beri mereka kesempatan untuk menyelamatkan reputasi mereka
menyoroti aspek positif dari posisi mereka. Jangan menertawakan mereka
mengalahkan.
3.10.8. Berapa banyak jenis orang yang disebutkan di bagian yang memblokir langkah sukses
diskusi?
pemimpin pada pertemuan tersebut diberikan dalam teks?
3.10.10. Di bawah ini adalah 27 "gerakan" dari seorang manajer rapat.
Urutkan menjadi tiga kategori:
sebelum rapat
selama pertemuan
setelah pertemuan
sebelum rapat
1. Apakah rapat diperlukan?
2. Apa alternatif dari pertemuan tersebut?
3. Apakah saya harus secara pribadi mengambil bagian di dalamnya?
4. Atau mungkin mengurangi partisipasi Anda seminimal mungkin?
5. Kurangi jumlah peserta seminimal mungkin?
6. Apakah waktunya sesuai atau harus dijadwal ulang?
7. Apakah ruangan tertutup untuk orang asing?
8. Apakah informasi visual tersedia?
9. Apa tujuan dari masing-masing item agenda?
10. Apakah waktu diberikan untuk masing-masing topik diskusi?
selama pertemuan
12. Mulai tepat waktu.
13. Laporkan biaya per menit.
14. Sepakati aturan kerja.
15. Menunjuk penanggung jawab peraturan dan protokoler.
16. Hilangkan jeda yang tidak perlu dan frase "pembunuh".
17. Jangan lewatkan poin-poin penting dalam diskusi.
18. Kontrol gerakan menuju tujuan yang ditetapkan.
19. Mengulangi keputusan dan tindakan yang akan diambil.
20. Perhatikan.
21. Selesai tepat pada waktu yang ditentukan,
22. Kata terakhir dengan catatan positif.
setelah pertemuan
23. Memeriksa kembali kemajuan dan hasil rapat.
24. Buat protokol hasil.
25. Salin dan distribusikan protokol ringkasan.
26. Memantau pelaksanaan keputusan.
27. Hal-hal yang belum dilaksanakan untuk diajukan pada pertemuan berikutnya.
Kuis: Apakah Anda Pandai Bernegosiasi Bisnis?
Sebagian besar eksekutif mengutip rapat sebagai salah satu alasan utama
kurangnya waktu, gagal memenuhi tenggat waktu dan, akhirnya, hanya kelelahan, condong ke arah
akhir hari kerja. Sedangkan jika Anda terampil mengatur dan memimpin rapat, maka itu
dapat sangat membantu dalam pekerjaan pemimpin. Sayangnya hampir tidak ada tempat
pemimpin masa depan bahkan tidak diajari dasar-dasar seni memimpin pertemuan.
Kami menawarkan Anda tes yang akan membantu menganalisis garis perilaku Anda
rapat.
Beri diri Anda poin dari 1 hingga 5 dan tuliskan di samping setiap pertanyaan (ini perlu
melakukannya dengan benar dan obyektif). Jangan takut untuk membuat perkiraan ekstrim.
Peringkat berarti: 1 - tidak, itu tidak terjadi; 2 - tidak, sebagai aturan, ini tidak terjadi; 3-
perkiraan yang tidak pasti; 4 - ya, sebagai aturan, itu terjadi; 5 - ya, itu selalu terjadi.
1. Saya memberikan instruksi kepada bawahan meskipun ada bahayanya
jika mereka tidak terpenuhi, mereka akan mengkritik saya.
2. Saya selalu punya banyak ide dan rencana.
3. Saya mendengarkan komentar orang lain.
4. Saya paling bisa memberikan argumen yang logis dan benar ketika
diskusi.
5. Saya mengatur karyawan untuk memecahkan masalah mereka
sendiri.
6. Jika saya dikritik, maka saya membela diri, apapun yang terjadi.
7. Ketika orang lain memberikan alasannya, saya selalu mendengarkan.
8. Untuk mengadakan semacam acara, saya harus membangun
rencana sebelumnya.
9. Saya kebanyakan mengakui kesalahan saya.
10. Saya menawarkan alternatif saran orang lain.
11. Saya melindungi mereka yang mengalami kesulitan.
12. Saya mengungkapkan pikiran saya dengan persuasif maksimal.
13. Antusiasme saya menular.
14. Saya mempertimbangkan sudut pandang orang lain dan mencoba melakukannya
mencerminkannya dalam rancangan keputusan.
15. Biasanya saya bersikeras pada sudut pandang dan hipotesis saya.
16. Saya mendengarkan dengan pengertian dan berbicara dengan agresif.
argumen tandingan.
17. Saya mengungkapkan pikiran saya dengan jelas.
18. Saya selalu mengakui bahwa saya tidak mengetahui sesuatu.
19. Saya dengan gigih mempertahankan pandangan saya.
20. Saya mencoba mengembangkan ide orang lain seolah-olah itu ide saya.
21. Saya selalu memikirkan apa yang bisa saya jawab untuk pertanyaan ini atau itu
orang lain, dan mencari argumen.
22. Saya membantu orang dengan saran tentang cara mengatur pekerjaan mereka.
23. Terbawa oleh proyek saya, rencana kerja saya untuk masa depan, saya
Saya biasanya tidak peduli dengan rencana orang lain.
24. Saya mendengarkan orang-orang yang memiliki sudut pandang,
berbeda dari milikku.
25. Jika seseorang tidak setuju dengan proyek saya, saya mencari cara baru.
26. Saya menggunakan segala cara untuk memaksa orang agar setuju dengan saya.
27. Saya berbicara secara terbuka tentang harapan, ketakutan, dan kesulitan pribadi saya.
28. Saya selalu menemukan kesempatan untuk mengatur dukungan untuk proyek saya.
29. Saya memahami perasaan orang lain.
30. Saya mencoba mengungkapkan pikiran saya lebih dari mendengarkan orang lain.
31. Sebelum membela diri, saya mendengarkan kritik dengan cermat.
32. Saya mengungkapkan pikiran saya secara sistematis.
33. Saya memberikan kesempatan kepada orang lain untuk mengungkapkan sudut pandang mereka.
34. Saya dengan hati-hati mengikuti kontradiksi dalam penalaran orang lain.
35. Saya mengubah sudut pandang saya untuk menunjukkan kepada orang lain bahwa saya mengikuti kursus tersebut.
pikiran mereka.
36. Biasanya, saya tidak menyela siapa pun.
37. Saya tidak berpura-pura yakin dengan sudut pandang saya jika tidak.
38. Saya menghabiskan banyak energi untuk mencoba meyakinkan orang lain tentang apa yang mereka butuhkan.
lakukan hal yang benar.
39. Saya berbicara secara emosional untuk menginspirasi orang untuk bekerja.
40. Saya berusaha untuk memastikan bahwa mereka yang jarang
meminta kata-kata.
Meringkaskan.
Jumlahkan skor yang Anda berikan terhadap pernyataan-pernyataan tersebut
1, 3, 5, 7, 9, 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29, 31, 33, 35, 36, 37 dan 40, dan tulis jumlahnya
melalui A (berada dalam kisaran 20 hingga 100). Untuk mendapatkan jumlah B, tambahkan
menunjuk ke pernyataan 2, 4,6,8, 10,12, 13, 15, 17,19,21,23,25,26, 28, 30, 32, 34, 38 dan 39.
Nilai ini juga harus antara 20 dan 100.
Hasil tes menunjukkan apakah perilaku Anda dalam rapat
Jika jumlah A setidaknya sepuluh poin lebih tinggi dari jumlah B, maka Anda bagus
diplomat.
Jika jumlah B setidaknya sepuluh poin lebih tinggi dari jumlah A, maka Anda
Jika kedua jumlah berbeda kurang dari sepuluh poin, maka perilaku Anda tidak
menerima penilaian yang tidak ambigu dalam tim. Itu bisa positif atau
negatif - tergantung pada keadaan.
Katakanlah gaya perilaku Anda ditentukan secara unik menggunakan tes ini. Sedemikian
gaya diplomatik berarti Anda memiliki keinginan untuk mempertimbangkan pendapat orang lain dan
pastikan ide Anda konsisten dengan ide karyawan lain. Di mana
kompromi tidak bisa dihindari, tetapi para peserta rapat yakin bahwa ada kontribusi mereka
Memutuskan bahwa Anda, sebagai seorang pemimpin, peduli dengan kerja sama mereka.
Beberapa peserta pertemuan berusaha untuk "mendorong" proyek mereka, untuk bertindak
secara tegas. Mitra pertemuan jarang mendapatkan kesempatan untuk berbicara. Pada
dewan, mengajukan banyak proposal, menginformasikan informasi baru, merumuskan
mencari dukungan yang diperlukan untuk mengimplementasikannya.
Pilihan perilaku tergantung pada tujuan yang ditetapkan, serta pada spesifiknya
situasi di mana Anda akan melakukan pertemuan atau percakapan tertentu. Diplomasi
tepat dalam komunikasi kasus-kasus berikut:
─ cukup waktu untuk membahas semua argumen;
Solusi akan berhasil diimplementasikan hanya jika diterima oleh semua orang
peserta diskusi;
─ Peserta rapat memahami masalah dan mengetahui pilihan untuk menyelesaikannya;
─ Ada perbedaan pendapat yang besar, dan penting untuk meyakinkan mereka yang tidak setuju
kebenaran keputusan tersebut.
bantuan mitra baik dalam diskusi kreatif, pertimbangan masalah ini, maupun
pada keputusan selanjutnya. Ini terjadi ketika diperlukan
membuat keputusan lebih cepat.
Psikolog yang bekerja di perusahaan mengkonfirmasi bahwa kedua gaya perilaku -
pelaksanaan rapat harus dianggap sebagai pengecualian yang tidak diinginkan, terutama jika dengan itu
tidak ada jumlah diplomasi yang akan membantu.
