회의 및 회의 개최의 특징. 회의, 컨퍼런스, 비즈니스 미팅의 조직 및 개최

실제로 업무와 목표에 따라 회의를 나누는 공통 분과가 있습니다. 여기에서 문제가 있고 유익하고 운영적인 회의가 구별됩니다. 개인 관리: 교과서 / S.D. Reznik 및 기타 - 2nd ed., 개정. 추가 -M.: INFRA-M, 2004. - 622p.

문제 회의의 목적은 논의 중인 문제에 대한 최상의 관리 솔루션을 찾는 것입니다. 그러한 회의에서의 결정은 일반적으로 토론의 결과로 공식화되고 투표 후에 내려집니다. 이러한 회의는 계획에 따라 개최됩니다. 보고서; 연사를 위한 질문; 논의; 의사 결정.

브리핑 회의의 임무는 명령을 전달하고 필요한 정보보다 빠르고 효율적인 실행을 위해 제어 체계를 통해 위에서 아래로. 그러한 회의에서 지도자는 취해진 행정 결정을 회의에 알립니다.

운영 회의는 소위 계획 회의, 여름 회의, 5분 회의입니다. 그들은 머뭇거리지 않습니다. 그러한 회의의 임무는 현재 생산 상황에 대한 정보를 얻는 것입니다. 브리핑과 달리 운영 회의는 제어 체계를 따라 상향식 정보 전송을 보장합니다. 회의 참가자로부터 최신 정보를받은 관리자는 "병목 현상"의 존재, 백 로그 및 실패 이유를 식별하고 여기에서 필요한 결정을 내리고 지침을 제공하며 구현 기한을 결정합니다. 운영 회의에서는 보고하지 않습니다. 주요 목표는 팀의 주요 노력이 지시되어야 하는 솔루션에 대한 생산 문제를 식별하는 것입니다.

그러나 모든 회의나 집회를 여는 주요 목표는 집단적 정보 교환 후 공동 결정을 내리는 것, 즉 특정 결과를 달성하는 것입니다.

회의 및 회의의 분류

회의 및 회의는 공식적이고 비공식적입니다. 행사를 성공적으로 진행하기 위해서는 먼저 행사의 성격을 파악하는 것이 필요합니다.

회의 유형은 관리 기능에 따라 분류할 수 있습니다.

1. 조직의 전략 및 전술 문제, 계획 실행에 필요한 자원을 논의하는 기획 회의

2. 생산성 및 품질 문제, 직원 만족도, 동기 부여가 낮은 이유, 변경 가능성, 도덕적 및 물질적 인센티브 문제를 논의하는 노동 동기 회의;

3. 조직의 구조화, 구조 단위의 조치 조정, 권한 위임 등의 문제가 논의되는 내부 조직에 관한 회의

4. 직원의 활동을 모니터링하는 회의는 활동 결과, 목표 달성, 중단 문제, 낮은 생산성을 논의하는 데 전념합니다.

5. 조직의 상황, 혁신 및 구현 가능성, 생존 문제, 경쟁력, 이미지, 스타일과 관련하여 관리의 운영 문제가 논의되는 조직 고유의 회의.

개최 스타일에 따른 회의 분류도 있습니다.

1. 리더만이 말하고 결정을 내릴 수 있는 독재적인 회의. 이 모임에 참석하는 사람들은 지도자가 묻는 질문에 귀를 기울이고 응답해야 합니다. 이러한 회의는 관리자가 부하 직원에게 알리거나 지시를 내릴 필요가 있을 때 개최됩니다.

2. 자유 회의에는 의제가 없습니다. 위원장 없이 개최할 수 있습니다. 이러한 회의는 고정되지 않은 결정인 의견 교환으로 축소됩니다. 그러한 만남은 대화나 대화의 형태로 이루어진다.

3. 토론 회의 - 특정 규칙에 따라 개최되는 회의에서 집단 작업의 결과로 새로운 아이디어를 생성하고 제안된 솔루션을 분석하여 문제에 대한 결정을 내리는 방법입니다. 특징이 방법은 표현된 아이디어에 대한 비판과 평가가 부족합니다.

공식 행사는 명확하게 정의된 상태를 가지며 정해진 규칙에 따라 개최됩니다. 특별히 초대받은 사람들은 그러한 회의에 항상 참석합니다. 이벤트의 주요 구성 요소:

1. 의제(토의 대상 목록)

2. 보고서(문제의 본질을 기술한 것)

3. 연설(의제 논의)

4. 수정안(토의에 제안된 변경 사항에 대한 논의)

5. 토론(토론 개최)

7. 프로토콜 작성(사건에 대한 서면 진술)

8. 기타(의제에 포함되지 않은 문제에 대한 논의).

비공식적인 모임에서 사람들은 더 편안함을 느끼지만 그러한 행사에 대비해야 합니다. 비공식 회의에는 다음이 필요합니다.

1. 토론 주제 목록

2. 행사의 주최자

3. 도달한 합의 프로토콜.

비공식 행사는 차분한 환경, 그러나 여전히 좋은 것만 기억해야합니다. 조직된 회의또는 회의가 긍정적인 결과를 제공합니다.

모든 회의에는 사전에 계획해야 하는 의제가 있어야 합니다. 의제는 시간을 절약하고 부차적인 문제에 오랫동안 연연하지 않는 데 도움이 됩니다.

잘 준비된 의제는 다음과 같이 구성됩니다.

* 회의 목적, 날짜, 시간 및 장소

* 초대받은 사람 목록;

* 논의된 문제 목록;

* 메인 테마;

* 기타;

* 다음 회의 날짜.

연방교육청

마그니토고르스크 주립대학교그들을. G.I.Nosova

심리학과

비즈니스 커뮤니케이션 에세이

주제: "비즈니스 회의 및 회의"

완성자: FFK 그룹 06-1 학생

Grebenshchikova V.I.

확인자: Orinina L.V.

제외하고 비즈니스 대화및 상업적 협상, 특정 문제에 대한 공개 집단 토론 방법 인 회의와 같은 비즈니스 관행에 특별한 형태의 비즈니스 대화가 널리 퍼져 있습니다. 그러한 논의의 형태는 매우 다양하다. 회의, 회의, 심포지엄, 회의, 세션, 세미나입니다. 이러한 행사에서 내린 결정은 일반적으로 좁은 범위의 관리자가 내린 결정보다 더 효과적입니다.

비즈니스 미팅의 목적은 자유로운 토론을 허용하고 광범위한 의견을 바탕으로 공통된 솔루션에 도달하는 것입니다.

"회의 구성"이라는 주제를 선택한 이유는 브레인스토밍이 비즈니스 대화다음과 같은 많은 긍정적인 측면이 있습니다.

첫째, 생각의 효율성을 높인다. 러시아 속담 "마음은 좋지만 둘이 더 낫다"는 처음부터 나온 것이 아닙니다. 깊은 의미. 실제로 인간 사고의 독창성은 지적 결과가 합산되지 않고 배가되기 때문에 공동 지적 활동 조건에서 특히 효과적이라는 사실에 있습니다. 유익한 아이디어의 대부분은 집단적 생각의 교환에서 탄생한 것으로 알려져 있습니다.

둘째, 회의 중에 근로자의 창의적인 커뮤니티가 강화되고 개별 근로자의 이익이 단일 공동 작업 시스템에 포함되며 참가자의 비즈니스 기술도 향상됩니다.

셋째, 공동 정신 작업에서 밝혀졌습니다. 창조적 잠재력그들 각각.

불충분하게 준비되고 열악하게 진행되는 회의는 모든 경우에 소집되어 귀중한 시간을 "소진"하고 사람들을 주요 업무에서 떼어 놓기 때문에 큰 해를 끼칩니다.

안에 일반적인 견해회의 준비에는 주제 정의, 의제 설정, 회의 목표 및 총 기간 정의, 시작 날짜 및 시간, 참가자 구성, 대략적인 작업 일정 등의 작업이 포함됩니다.

회의 시작 시간을 결정할 때 작업 리듬을 고려해야 합니다. 사람들이 낮 동안 한 유형의 작업에서 다른 유형의 작업으로 끝없이 전환하도록 강요하지 않으려면 작업 시작 또는 종료 또는 점심 시간 후에 회의를 개최하는 것이 좋습니다. 소요된 총 시간(직접적인 회의뿐만 아니라 수수료, 전환, 반환 및 작업 포함)을 고려하여 빈 시간 슬롯이 없도록 회의의 시작과 끝을 계획해야 합니다. 점심 시간 15분 전에 종료되면 이 시간은 손실된 것으로 간주될 수 있습니다.

사전에 회의 참석자에게 개최 사실을 알리고 의제를 숙지해야 합니다. 올바른 재료그들의 공연이 미리 생각되도록.

정시에 회의를 시작하고 예를 들어 연설 시간 제한 또는 결정 방법과 같은 협력 규칙에 대해 참가자와 즉시 동의해야 합니다. 그 후 참가자 중 한 명에게 프로토콜 보관을 위임해야 합니다.

이러한 질문 및 기타 질문 공통 조직비즈니스 회의 및 회의가 자세히 살펴 봅니다.

비즈니스 회의 (회의) - 한 그룹의 사람들 (팀)의 구두 의사 소통 상호 작용. 이러한 유형의 커뮤니케이션은 다음과 같은 다양한 장르를 결합합니다. 최종 단어발표자, 참가자 연설, 보고), 대화(정보 교환, 브레인스토밍 중 아이디어 홍보 및 토론), 토론.

회의의 효과는 주로 주최자의 재능, 즉 그의 연설 능력과 관리 능력, 그리고 올바른 선택회의 유형 및 기능에 대한 지식.

비즈니스 회의는 다음과 같습니다.

1. 이벤트 형식:

1.1. 회의

1.2. 회의

1.3. 회의

1.4. 세미나, 심포지엄

2. 위원장이 회의를 진행하는 형식에 따라:

2.1. 독재

2.2. 독재적인

2.3. 집합적 - 먼저 보고, 토론, 그 사람들만 참여하는 것,

리더가 임명합니다.

2.4. 논쟁의 여지가 있는

2.5. 무료

3. 공적 생활 영역에 속함으로써:

3.1. 파티

3.2. 노동 조합

3.3. 비즈니스(행정)

3.4. 과학적

3.5. 연합

4. 규모별:

4.1. 국제적인

4.2. 전 러시아인

4.3. 공화주의자

4.4. 산업

4.5. 지역

4.6. 지역

4.7. 도시의

4.8. 지역

4.9. 내부

5. 장소별:

5.1. 현지의

5.2. 방문

6. 빈도별:

6.1. 정기적인

6.2. 영구적인

6.3. 한 번

6.4. 정기 간행물

7. 참가자 수에 따라:

7.1. 좁은 팀(최대 5명)

7.2. 확장 직원(최대 20명)

7.3. 대표자 (20명 이상)

8. 참가자 구성의 안정성에 따라:

8.1. 정해진 구성으로

8.2. 게스트 캐스트와 함께

8.3. 특정 회의 목록으로

8.4. 결합

9. 질문 주제별:

9.1 관리

9.2 기술

9.3 인원

9.4 재정

9.5 기술

10. 작업별:

10.1 문제가 있는

10.2 유익한

10.3 운영

11. 예약:

11.1 의사결정

11.2 작업 명확화

11.3 요약

주요 비즈니스 회의의 주요 임무 중 하나는 논의 중인 문제의 복잡성을 보다 충분히 이해하고 문제 해결 과정에 참석한 사람들을 참여시키기 위해 가능한 한 많은 사실을 가져오는 것입니다. 물론 리더는 현 상황에 대한 자신의 관점을 가지고 있어야 하지만 문제를 이해하는 데 있어서 그들이 옳은지 아닌지를 이해하기 위해서는 다른 사람들의 관점을 아는 것도 필요합니다. 다른 사람의 관점이 옳다면 회의 리더는 상황에 대한 자신의 관점을 바꿀 수 있습니다. 동료가 틀렸거나 중요한 사항이 누락된 경우 누락된 사실을 제공할 수 있습니다. 올바른 질문은 회의를 올바른 방향으로 이끄는 훌륭한 도구입니다.

회의의 효과는 주최자의 재능, 즉 그의 연설 능력과 관리 능력에 크게 좌우됩니다. 종종 회의는 리더 자신이 주도합니다.

비즈니스 미팅의 주요 작업은 다음과 같습니다.

1) 상황을 파악하고 분석합니다 (계획이 어떻게 수행되고 있는지, 팀에서 무슨 일이 일어나고 있는지 ...) 토론 중인 문제에 대한 정보를 교환하고 노력을 조정하며 조직적인 결론을 도출합니다. 이러한 작업은 정보 수집 유형에 해당합니다.

2) 추구하는 경제 정책의 정확성을 직원들에게 확신시키기 위해 문제 해결 탐색, 새로운 경험 및 구현 가능성에 대해 직원에게 알립니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 설명회 또는 회의-브리핑이 예정되어 있습니다.

3) 문제에 대한 집단적 해결책을 찾고 아이디어를 생산하고 수집합니다. 이것은 문제가 있거나 "브레인 스토밍"하는 일종의 회의입니다.

4) 선택하고 건설적인 결정을 내립니다. 이것이 의사 결정자 인 회의의 임무입니다.

5) 참가자에게 필요한 지식을 제공하고 기술을 향상시킵니다. 이러한 유형을 회의 또는 교육 회의라고 합니다.

리더가 팀과의 지속적인 접촉에 관심이 있다면 정기적인 회의를 조직합니다. 회의 빈도에 따라 일회성 및 주기적이 될 수도 있습니다.

회의 참가자 중 누군가가 논쟁에 대한 저항할 수 없는 갈망을 느낀다면, 리더는 평정을 유지하면서 그룹이 토론자의 주장을 반박하도록 허용해야 합니다. 불필요하게 수다스러운 토론자들은 그들의 연설을 끝까지 듣지 않고 재치 있게 중단되어야 하며, 원칙적으로 그러한 연설의 이점은 거의 없습니다. 부정주의자(즉, 모순을 좋아하는 사람)를 상대해야 한다면 그의 지식과 경험을 인정하고 감사해야 합니다. 수줍음이 많은 참가자는 자신감을 강화하기 위해 간단한 질문을 하도록 권장됩니다. 논쟁자가 제안을 하는 대신 끊임없이 질문을 한다면 그의 질문은 그룹에 전달되어야 합니다.

비즈니스 회의가 결실을 맺으려면 의장이 토론을 진행하는 기술을 익혀야 합니다. 우선, 우리는 문명화 된 방식으로 그룹 토론을 진행하도록 노력해야 합니다. 이것은 분쟁 당사자의 관계에 섬세함이 있음을 의미하므로 조롱, 상대방의 방해, 그들에 대한 날카로운 공격과 같은 자신의 관점을 주장하는 수단의 사용을 배제합니다. 참가자 간의 비즈니스 분쟁이 명확하고 시간 제한이 있는지 확인하고 개인적인 충돌을 피하기 위해 특별한 주의를 기울여야 합니다. 분쟁의 용어는 참석한 모든 사람에게 명확해야 합니다.

토론을 준비할 때 적어도 가장 전반적인 계획진실을 위해 투쟁하고 가장 중요한 주장을 선택하십시오. 특히 반박할 수 없는 정확한 수치가 인상적이다.

리더의 지위가 높을수록 회의, 협상, 비즈니스 미팅 및 기타 형태의 대인 커뮤니케이션에 더 많은 시간을 할애해야 합니다. 관리자의 시간은 종종 낭비됩니다.

회의가 결정된다 설명 사전수여하다 동사의 파생형으로, 즉 일반적으로 운영 문제에 대해 개최되는 "모든 문제, 조치, 조치에 대한 토론 전용 회의"로 누군가와 함께 동의, 상담, 토론합니다. "회의"라는 단어에는 동의어가 있습니다. 5분 회의, 전단지, 요원, 계획 회의입니다.

따라서 회의는 일정 인원이 정해진 시간에 정해진 장소에 모여 정해진 문제에 대해 토론하고 결정하는 일종의 경영 활동으로 이해된다.

회의를 할 때처럼 많은 사람이 동시에 많은 시간을 낭비하는 활동은 거의 없습니다.

따라서 회의를 조직하고 수행하기 위한 모든 조직적, 기술적 조치에 대한 자세한 연구를 통해 회의를 특히 신중하게 준비해야 합니다. 시간과 돈을 낭비하는 이유는 대부분의 회의가 제대로 준비되고 조직되지 않으며, 제대로 진행되지 않고 요약이 불만족스럽기 때문입니다. V. Mayakovsky의시 "Protsessed"를 상기하십시오.

회의 또는 회의를 가능한 한 효과적으로 만들 수 있는 기본 원칙을 살펴보겠습니다.

회의 준비는 세 단계로 진행됩니다.

1. 조직 문제의 개발.

2. 고려해야 할 모든 문제에 대한 논의.

3. 업무회의 개최.

회의의 목적은 "모든 시작의 시작"입니다. 회의의 목표가 구체적으로 공식화 될수록 생산적인 결과에 대한 희망이 커지고 그 반대의 경우도 마찬가지이기 때문에 "문제의 상태를 논의하십시오"라는 모호한 표현은 특정한 것을 목표로 하지 않습니다. 많은 회의에서 참가자들은 실제로 다른 것에 대해 이야기하기 때문에 어떤 식으로든 동의할 수 없습니다.

회의 준비 작업은 개최 필요성, 제출 된 문제 및 제안 된 참가자, 회의 시간 및 장소에 대한 결정으로 시작됩니다.

근무일, 작업 리듬을 방해하지 않고 사람들이 한 유형의 활동에서 다른 활동으로 전환하도록 강요하지 않도록 근무일 시작 또는 종료에 회의를 예약하는 것이 좋습니다. 이벤트 참가자가 서두르지 않아야하기 때문에 주말, 특히 공휴일 전날 회의 (회의)를 열 필요가 없습니다. 또한 회의 장소를 즉시 고려해야합니다.

회의 장소를 정확하게 표시하려면 초대장을 작성하기 전에 장소를 선택해야 합니다. 방을 선택할 때 먼저 참가자 수를 고려합니다. 충분한 수의 예비 좌석이 제공되어야 합니다. 소규모 회의의 경우 추가 의자 2-3개, 대규모 회의의 경우 최소 15-20석이 필요합니다. 또한 방을 선택할 때 기술적 수단을 사용할 가능성을 고려하십시오.

의제는 회의를 준비하기 위해 작성된 첫 번째 문서입니다.

의제를 작성할 때 초대 대상자가 더 많은 첫 번째 질문을하는 것이 좋습니다. 고려한 후 초대받은 사람은 떠날 수 있습니다. 나머지 질문은 더 복잡하고 시간이 많이 걸리는 것부터 더 간단한 것까지 복잡한 순서로 정렬되어 있습니다.

의제에는 논의할 문제, 각 문제에 대해 보고하는 사람의 이름, 이니셜 및 직위를 표시해야 합니다.

참가자 목록은 준비해야 할 두 번째 문서입니다.

모든 유형의 회의에 초대할 수 없는 사람만 초대해야 합니다. 이들은 고려 중인 문제의 직접적인 영향을 받는 직원과 유사한 문제를 해결하는 데 특별한 지식이나 경험이 있는 의사 결정자 또는 직원입니다. 회의 참가자 수(15명 이하)를 제한하는 것이 바람직합니다. 그렇지 않으면 프로세스를 관리할 수 없게 됩니다.

생산적인 회의 준비에서 매우 중요한 점은 초대장입니다. 회의가 중요한 결정을 내리는 경우 리더는 전화로 비서를 통해 참가자를 초대해서는 안됩니다. 안에 이 경우모든 참가자에게 초대장을 보내야 합니다. 글쓰기. 초대장에는 날짜, 의제, 연사가 표시되고 초대 대상자 목록이 표시될 수 있습니다.

이를 통해 초대받은 사람은 문제 상황의 상태에 대해 생각할 수 있고, 자신의 결정을 정당화하기 위해 입장을 발전시키고 사실을 수집할 수 있는 기회를 제공하고, 회의 기간을 설정하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

따라서 의제, 참가자 목록, 회의 장소 및 시간을 알고 참가자에게 알리기 시작합니다. 회의 참가자에 대한 통지는 근무일을 계획할 수 있도록 미리 수행해야 합니다.

통지는 서면(초대장 보내기) 또는 구두(전화)의 두 가지 방법으로 할 수 있습니다.

회의 준비에서 가장 중요한 부분은 논의중인 문제에 대한 결정 초안 또는 최종 문서 초안을 준비하는 것입니다. 이러한 결정을 채택하고 회의가 열리는 최종 문서의 승인을 위한 것입니다. 프로젝트가 있으면 문서를 더 깊이 파고들고, 변경하고, 빠르게 토론할 수 있습니다. 질문을 준비하는 직원에게 초안 결정을 요구하고 실행을 조직해야 합니다.

회의에 제안된 모든 문서는 최소 48시간 전에 수집되어야 하며 회의 24시간 전에 복사 및 배포되어야 합니다.

회의를 준비할 때 회의실 및 시연 장비 대여, 문구류, 꽃, 물 구입, 휴식 시간 마련 등 회의 진행에 필요한 재정적 비용을 알아내야 합니다. 회의 참가자를 위한 정보 자료 복제도 중요할 수 있습니다. 비용 항목.

준비 단계에서 회의 서비스 중 총 작업량이 결정되고 필요한 경우 회의 준비를 위한 작업 그룹을 만들도록 제안됩니다. 어떤 직원이 어떤 작업을 수행해야하는지, 각 직원이 회의 서비스에 참여할 시간을 신중하게 고려해야합니다. 참가자가 많은 대규모 회의를 조직할 때 회의 조직 문제는 경영진의 명령에 따라 해결되어야 합니다.

안에 준비 단계또한 참가자의 교통편을 관리하는 것도 포함됩니다.

준비 단계는 회의 및 기술 장비를 위한 구내 준비로 끝납니다.

최고의 장소회의를 위해 특별히 갖춰진 방은 라운드 테이블, 전화 및 선택기가없는 벽시계 (다른 사람의주의를 분산시키지 않고 나가서 도움을 받거나 필요한 전문가를 초대 할 수 있도록 옆방에 전화와 선택기를 두는 것이 좋습니다). 회의실은 환기가 잘 되어야 합니다.

회의 참가자가 어떤 순서로 앉는지는 전혀 무관심하지 않습니다. 6명부터 시작하는 좌석 순서는 회의 참가자가 나타나기 전에 특수 카드를 사용하여 설정해야 합니다. 경쟁 그룹의 대표자는 서로 반대편에 앉지 않아야합니다. 그렇지 않으면 테이블의 각 가장자리가 참호로 바뀌고 갈등이 저절로 발생합니다. 싫어하는 사람들은 가능한 한 멀리 떨어져 앉습니다.

리더는 중앙에 앉아야 한다. 그는 회의에서 가장 많은 수의 참가자의 눈을 들여다 볼 수 있는 것이 바람직합니다.

회의는 정시에 시작해야 합니다. 늦게 온 사람을 기다리게 하여 제 시간에 도착한 사람을 처벌하지 마십시오. 첫 번째 회의에서 한 명의 참가자를 기다리는 리더는 두 번째 회의에서 모두를 기다릴 것입니다.

의장은 회의의 목적에 대해 매우 명확해야 합니다. 회의를 긍정적으로 시작하십시오. 해결해야 할 문제는 흥미롭고 비유적이며 열정적인 방식으로 제시되어야 합니다. 회의 시작은 2분을 넘지 않아야 합니다.

회의 참가자는 이름을 부르는 순서대로 말합니다. 항상 한 사람만 말해야 합니다. 말을 너무 많이 하는 것은 항상 침묵하는 것만큼이나 음란한 것입니다. 개별 참가자가 허용하는 과거 여행 및 주제와의 편차는 용납되지 않아야 합니다. 회의는 제기된 문제의 해결책에 지속적으로 단계적으로 접근해야 합니다.

토론중인 문제에 대한 의견이 리더의 의견과 일치하지 않는 경우 연단에서 말하는 부하 직원의 말에 대해 언급하거나 연설 중에 방해하거나 문장 중간에서 무례하게 끊을 수 없습니다.

중요한 포인트회의를 문서화합니다. 즉, 안건에 대한 논의 과정을 기록합니다. 회의 중과 회의 후 미리 제출하지 않은 연설문을 수집해야합니다. 회의 과정은 녹음, 음반, 비디오 녹화, 회의록으로 기록될 수 있습니다.

운영 회의를 위한 최선의 선택은 회의를 녹화하는 것입니다. 기록은 비서 또는 특별히 임명된 사람이 보관해야 합니다. 연설 녹음의 품질은 그의 자격, 논의중인 문제의 본질을 관통하고 이해하는 능력에 달려 있습니다. 따라서 의사록을 작성할 사람을 지정하는 것은 회의 준비의 중요한 부분입니다. 프로토콜은 원칙적으로 간단하고 간결하게 유지됩니다.

프로토콜 텍스트의 주요 부분은 의제 항목에 해당하는 섹션으로 구성됩니다. 각 항목에는 다음과 같은 부분이 있을 수 있습니다.

들었다

수행됨

결정했다(결정했다)

각 의제 항목의 마지막 부분은 논의 중인 문제에 대해 취해진 결정에 대한 기록입니다. 프로토콜에는 구현을 담당하는 사람의 목록이 포함되어 있습니다. 내려진 결정, 뿐만 아니라 프로토콜에 익숙해져야 하는 사람.

회의에서 얻은 결과는 간단하고 명확하게 공식화해야 합니다.

결정을 따라야 할 단계, 책임이있는 사람, 결정 실행을 담당하는 사람, 구현을 제어하는 ​​사람을 즉시 설정해야합니다.

기업의 생산적인 작업 조직 형태는 회의 및 회의입니다. 그들은 다른 목적과 구현 방법을 가지고 있습니다.

정의

회의- 시사 문제를 고려하는 것이 목적인 적절한 사람들의 모임.

회의- 연합의 회의 일반적인 활동현재 문제와 문제를 논의하는 사람들.

비교

회원

각 행사에는 다른 사람들. 회의는 일반적으로 관심있는 사람들의 작은 원이 참여하는 더 좁은 형식이 특징입니다. 예를 들어 구조 부서의 책임자, 주요 전문가 또는 다양한 회사의 대표자가 그 중 하나일 수 있습니다. 때때로 회의는 사건에 대한 결정을 내리기 위해 열리는 사법적인 것입니다.

회의는 대규모 행사입니다. 기업의 전 직원이 참석할 수 있습니다. 학부모 또는 선거 회의도 그 예입니다.

논의 주제

회의와 회의의 차이점은 행사에서 어떤 주제가 제기되는지에 있습니다. 따라서 생산 관리 문제를 고려하고 상황에 대한 정보를 수집하며 문제 영역을 식별하기 위해 회의가 마련됩니다. 원탁에 있는 사람들은 단지 협의만 하고, 때로는 필요한 정보를 얻기 위해 참석하는 것만으로도 충분한 회의와 달리 여기에서는 모든 사람의 의견이 매우 중요합니다.

회의에서 의제에는 시간이 지남에 따라 누적되고 전체 인력에게 중요한 보다 일반적인 문제가 포함됩니다. 그런 회의에서는 제작과 직접적인 관련이 없는 주제도 거론되는 경우가 있다. 예를 들어 다가오는 휴가를 준비하는 것에 대해 이야기할 수 있습니다.

목표

회의의 본질은 운영입니다. 이러한 회의의 목표는 현재 활동을 조정하고 작업 프로세스를 개선하는 것입니다. 회의는 결의로 끝납니다.

회의에서 종종 결과가 요약되고 상이 수여되며 근무 조건과 가까운 장래에 대한 계획이 보고됩니다. 회의 과정과 회의에서 내린 결정은 특별 프로토콜에 기록됩니다.

빈도

개최 빈도와 관련하여 회의와 회의의 차이점을 분석해 봅시다. 따라서 두 가지 유형의 이벤트 중 회의가 더 자주 소집됩니다. 특정 시간이 주어집니다. 그러나 긴급한 필요에 의해 정당화되는 경우 그러한 회의의 성격은 예정되지 않을 수도 있습니다.

기업 관리의 중요한 측면은 회의 및 회의를 개최하는 것입니다. 비즈니스 대화. 회의 및 회의가 효과적이기 위해서는 리더(의장)가 다음 권장 사항을 따르는 것이 좋습니다. 회의 전(회의):

1. 의제 준비즉, 회의(회의)에서 해결해야 할 문제 목록입니다. 이러한 질문은 다음과 같이 처리할 수 있습니다.

이전에 채택된 결정의 거부 및 이전 회의(회의) 이후 발생한 새로운 문제.

2. 회의에 참석할 사람 결정미리 알려주세요. 원칙적으로 노동 집단의 모든 구성원은 생산 회의에 참석합니다. 발생한 문제를 해결할 능력이 있는 직원만 회의에 초대됩니다.

3. 적절한 장소와 시간을 선택하십시오.장소에 필요한 모든 것이 갖추어져 있는지 확인하십시오. 이러한 문제를 논의하는 데 필요한 시간을 결정하십시오. 이상적인 회의 시간(회의)은 1시간 30분을 넘지 않는다는 점에 유의하십시오. 회의가 더 오래 지속되어야 하는 경우 휴식을 허용하십시오.

4. 의제를 배포합니다.의제는 회의(회의)를 준비할 수 있도록 회의(회의) 며칠 전에 직원의 손에 있어야 합니다.

5. 메인 스피커와 공동 스피커를 미리 결정합니다.

6. 회의의 각 참가자와 사전 대화를 나누고 그들의 입장을 찾으십시오.이것은 당신이 예상하는 데 도움이 될 것입니다 갈등 상황팀 응집력을 유지하면서 해결책을 계획하십시오.

7. 회의 장소 선택도 중요합니다.방에는 편안한 가구가 있어야하며 정상적인 공기 온도를 유지해야합니다. 회의 참가자는 각자 다른 사람과 마주보고 있는 원탁에 배치하는 것이 가장 좋습니다. 참가자들 앞에서 의사 소통을 개선하려면 모든 참석자가 명확하게 볼 수있는 성명이 적힌 표지판을 설치하는 것이 좋습니다.

회의 중(회의):

1. 의제 논의필요한 경우 가장 최근에 발생한 새로운 상황을 고려하여 수정합니다.

2. 규칙이 존중되도록 시간을 추적하고,펼쳐지는 토론이 그것을 깨뜨릴 수 있기 때문입니다.

3. 공식 입장에 관계없이 회의 참가자의 의견 표현의 자유를 모니터링하십시오.덜 활동적인 참가자에게 더 일찍 말할 기회를 제공하여 성격 상 주도권을 소유하는 데 익숙한 사람들의 에너지를 재치있게 억제해야합니다.

4. 토론하는 동안 표현된 의견과 관련하여 중립적인 입장을 취하십시오.

5. 발생하는 갈등을 주시하고 필요한 경우 개입하십시오.상황을 완화하기 위해 중개자 역할을 합니다.

6. 그룹이 결정을 내릴 준비가 되었는지 정기적으로 확인하십시오.그룹이 합의한 순간을 놓치지 말고 새로운 토론더 이상 중요한 것을 추가할 수 없습니다.

7. 그룹에서 개발한 결정 규칙을 고수하십시오.의견이 일치하지 않으면 투표를 하고 과반수의 찬성으로 결정해야 합니다.

8. 회의 (회의)를 끝내기 전에 작업을 요약하십시오.다시 만날 필요가 있는지 그룹에 물어보십시오. 사람들이 다음 단계가 무엇인지 명확하게 이해하고 회의(회의)를 떠나는 것이 중요합니다. 어떤 결정도 내리지 못한 채 회의가 끝나면 실망감과 실망감이 들 수 있습니다.

회의 후(회의):

1. 지난 회의(미팅) 과정을 분석합니다.그 모임(모임)이 제 역할을 다했는지, 그 이후에 집단의 결속력이 강화됐는지 따져볼 필요가 있다.

2. 회의 (회의) 결과 요약을 준비하고 배포하십시오.합의된 내용, 해결된 문제, 취해야 할 다음 단계에 대한 세부 정보를 기록하면 팀원이 해야 할 작업을 상기할 수 있습니다.

3. 비공식적인 대화로 깨진 관계를 복구하십시오.모임(모임) 중에 열띤 토론이 있었다면 일부 그룹 구성원 간의 관계가 악화되어 화를 내거나 불쾌하게 모임을 떠났을 가능성이 있습니다. 그들과 대화하고 진정시키십시오.

4. 그룹 구성원이 할당된 작업에 어떻게 대처하는지 관찰합니다.직원이 특정 작업을 수행할 때 문제가 없는지 확인해야 합니다.

회의 개최의 일반적인 단점은 다음과 같습니다.

불필요하게 많은 수의 회의

모호한 회의 주제;

불필요한 대화로 인한 비생산적인 시간 낭비;

불합리하게 많은 수의 참가자;

참가자 수가 부족합니다.

프로토콜의 필요성에도 불구하고 프로토콜의 부재

불충분하게 명확한 결정 공식화.