Kaip parašyti verslo laišką: verslo laiškų tipai, dizaino taisyklės, stilius ir pavyzdžiai. Verslo laiško pavyzdys

Pagal GOST R 7.0.82013 „Informacijos, bibliotekos ir standartų sistema leidyba. Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“ adresatas yra dokumento atributas, kuriame yra informacija apie dokumento gavėją (67 punktas).

Rekvizitas „Gavėjas“ naudojamas verslo laiškuose ir vidinėje informacijoje bei informaciniuose dokumentuose (ataskaitose ir atmintinėse, pareiškimuose ir kt.).

Reikalingas „Adresas“ apima:

• adresato (laiško gavėjo) pavadinimas;
• pašto adresas arba telefono numeris – faksas, elektroninio pašto adresas.

Laiško gavėjas gali būti:

• pareigūnas / keli pareigūnai;
• organizacija;
• struktūrinis organizacijos padalinys;
• organizacijų grupė;
• individualus.

ADRESORIUS – OFICIALUS

Pagal GOST R 6.30-2003 inicialai rašomi prieš bet kurio pareigūno pavardę. Jei laiškas išsiųstas vyriausybinės agentūros vadovas, tada į pareigas įtraukiamas organizacijos pavadinimas, pilnas pavadinimas. nurodomi datatyvine raide, inicialai rašomi prieš pavardę:

Jei laiškas adresuotas verslo organizacijos vadovas, tada pareigose nurodomas organizacijos pavadinimas, nurodantis teisinę formą (visa arba sutrumpinta forma), inicialai rašomi prieš pavardę:

Jei laiškas adresuotas vadovo pavaduotojas, pareigybės pavadinime nurodytas organizacijos pavadinimas. Pavardė nurodoma datyvine raide:

Jei dokumento gavėjas yra struktūrinio padalinio vadovas, tada organizacijos pavadinimas vardinis atvejis, tada datyvu nurodomas struktūrinį padalinį nurodančio asmens pareigos, pvz.:

Pagal naujojo GOST 5.15 punktą:

• siunčiant laišką pareigūnui, inicialai dedami po pavardės;
• prieš pavardę leidžiama vartoti santrumpą „Mr“ (ponas), jei adresatas yra vyras, arba „Ponia“ (Ponia), jei adresatas yra moteris:

ADRESORIUS – ORGANIZACIJA

Jei laiškas skirtas organizacijai, jos pavadinimas (visas arba sutrumpintas) nurodomas vardininku:

Siunčiant laišką organizacijai, nurodomas visas arba sutrumpintas jos pavadinimas, pvz.:

Kreipimasis į organizaciją naudojamas tais atvejais, kai siuntėjas nežino, kas yra organizacijos vadovas, jo pavardė, inicialai.

ADRESORIUS – KONSTRUKCINIS VIENETAS

Dokumentą galima adresuoti organizacijos struktūriniam padaliniui. Paprastai toks kreipimosi būdas yra įmanomas, jei klausimo, kuriam skirtas laiškas, svarstymas priklauso struktūrinio padalinio kompetencijai.

Kreipiantis dokumentą į organizacijos struktūrinį padalinį, rekvizite "Adresatas" nurodomas organizacijos pavadinimas vardine raide, žemiau - struktūrinio padalinio pavadinimas vardininku, pvz.:

Kas keičiasi GOST R 7.0.97-2016? Nieko.

ADRESORIUS – ASMENYS

Rekvizito „Adresas“ susirašinėjant su asmenimis dizainas turi savo ypatybes. Pirmiausia nurodoma pavardė datyvine raide, tada inicialai ir pašto adresas:

Kas keičiasi GOST R 7.0.97-2016? Nieko.

SPRENDIMAS – KELIOS ORGANIZACIJOS
ARBA STRUKTŪRINIAI VIENETAI

Verslo laiškas gali turėti kelis gavėjus. GOST R 6.30-2003 nustato apibendrintą adresatų projektavimo būdą siunčiant laiškus kelioms vienarūšėms organizacijoms arba keliems vienos organizacijos struktūriniams padaliniams. Yra dvi rekvizitų dekoravimo galimybės.

1 parinktis: atribute „Adresas“ nurodykite kelis gavėjus.Ši dizaino parinktis naudojama, kai laiškas adresuojamas organizacijai ar pareigūnui (tai yra pagrindinis adresatas), o informacijai - daugeliui kitų organizacijų ar pareigūnų.

Kreipimasis įforminamas kaip įprasta dešinėje viršutiniame kampe kaip kiekvienos įstaigos / organizacijos ar organizacijos struktūrinio padalinio „Adreso“ rekvizitų išvardijimas.

Kuriame viso gavėjų neturėtų būti daugiau nei keturi.

Visi adresatai surašomi pačiame dokumente, prieš 2, 3 ir 4 adresatus žodis „Kopija“ nenurodomas.

Visos atspausdintos laiško kopijos šiuo atveju yra pasirašytos kaip originalai. Kiekvienas egzempliorius užklijuojamas atskirame voke, kuriame nurodomas konkrečios organizacijos ar struktūrinio padalinio pašto adresas.

2 variantas: bendrai nurodykite adresatą, jei dokumentą siunčiame to paties tipo organizacijų grupei (organizacijų vadovams) arba vienos organizacijos struktūriniams padaliniams (filialams, atstovybėms ir kt.):

Jei gavėjų skaičius šiuo atveju yra didesnis nei keturi, laiško išsiuntimui sudaromas papildomas sąrašas (adresatų sąrašas), kuriame nurodomi konkretūs gavėjai ir jų adresai. Tai pažymėta rekvizituose „Adresas“:

Nėra patvirtintos adresų sąrašo formos. Lapo formą galima nustatyti organizacijos biuro darbo instrukcijose. Tiesą sakant, adresų sąrašas yra atributas „Adresas“, perkeltas į atskirą lapą, o tai reiškia, kad jo turinys turi atitikti šį atributą. Atribute „Adresas“ yra trys informacijos blokai: organizacijos pavadinimas, pareigos, inicialai ir pavardė. Laiško adresų sąraše atkuriame tuos pačius informacijos blokus, tačiau juos dedame eilutėje, o ne dešinėje lapo pusėje. Taip pat galite išdėstyti duomenis lentelės pavidalu. Gavėjų tvarka gali būti savavališka, tačiau geriau išdėstyti abėcėlės tvarka.

Informacija apie siunčiamo laiško numerį, datą įrašoma po jo užregistravimo (1 pavyzdys).

Visi laiškai, siunčiami gavėjų grupei, turi vieną siunčiamų siuntų registracijos numerį, gaunamas numeris nes visos raidės bus skirtingos.

Kas keičiasi GOST R 7.0.97-2016? Nieko.

DUOMENŲ „ADRESE“ DĖJIMAS FORMELĖJE

Reikalingas „Gavėjas“ yra viršutinėje dešinėje dokumento dalyje (ant blanko su kampiniu detalių išdėstymu) arba dešinėje po blanko rekvizitais (ant blanko su išilginiu detalių išdėstymu). Reikalingo „Adreso“ vieta nurodyta GOST R 6.30-2003 B priede:

• ant formos su kampiniu detalių išdėstymu - 2 pavyzdys;
• ant formos su išilginiu detalių išdėstymu – 3 pavyzdys.

Kas keičiasi GOST R 7.0.97-2016? Nieko. Reikalingas „Gavėjas“ lieka toje pačioje vietoje.

TECHNINIAI KLAUSIMAI

• Ar galima atributo „Adresas“ elementus atskirti intervalais?

Atributas „Adresas“, kaip taisyklė, užima kelias eilutes.

6.1 punkte metodinės rekomendacijos dėl GOST R 6.30-2003 įgyvendinimo (patvirtintas Federalinio archyvo), teigiama, kad dokumento detalės iš kelių eilučių spausdinamos vienos eilutės tarpu. Rekvizitų komponentai „Gavėjas“, „Dokumento patvirtinimo ženklas“, „Priedo ženklas“, „Dokumento patvirtinimo ženklas“ yra atskirti vienas nuo kito 1,5-2 eilučių intervalais.

Panaši taisyklė yra ir naujojo GOST R 7.0.97-2016 3 skyriuje, kuriame nustatyti bendrieji dokumentų rengimo reikalavimai: „Kelių eilučių detalės spausdinamos vienos eilutės tarpu, detalių sudedamosios dalys yra atskirtos papildomas tarpas“:

• Kaip sulygiuoti atributą „Paskirties vieta“?

Kelių eilučių atributas „Gavėjas“ sukurtas lygiuojant išilgai kairiosios zonos, kurią užima atributas, kraštinės arba centre, palyginti su ilgiausia linija, pavyzdžiui:

Britų tiesioginės rinkodaros asociacijos duomenimis, kiekvienas svaras, investuotas į elektroninio pašto rinkodarą 2015 m., atnešė 38 svarus. Norite pasiekti tokių pačių rezultatų, bet nežinote kaip parašyti laišką klientui?Tada naudokite geriausiąlaiškų pavyzdžiai klientamskuriuos surinkome jums šioje apžvalgoje.

Kaip parašyti laišką klientui

Jūs nuolat galvojate apie klientus, bet tai nėra abipusė. Norėdami patraukti jų dėmesį ir aplenkti savo konkurentus, turite reguliariai priminti apie save. El. laiškai tam puikiai tinka. Pasak Pipedrive tinklaraščio autorių, yra keletas gudrybių, kurios gali būti naudingos:

1. Kantrybės ir dar daugiau kantrybės. Palaipsniui pritraukite potencialų pirkėją į sandorį, reguliariai jį siųsdami.
2. Susitarkite dėl strategijos siunčiant laiškus klientams su rinkodaros skyriumi, kad nebūtų pernelyg įkyrūs ir neužkimštų kliento pašto dėžutės pasikartojančia informacija.
3. Naudokite CRM sistemą. Ji palengvins techninė pusė bendravimas su klientais pagreitins darbą su paštu.

CRM sistema yra patogi programa, kuri padeda vesti klientų ir operacijų apskaitą, fiksuoja visus skambučius, taip pat padeda patogiai organizuoti susirašinėjimą su klientu. Pavyzdžiui, programa integruojasi su pašto paslauga (galite prijungti neribotą skaičių pašto dėžučių) ir leidžia išsaugoti korespondencijos istoriją tiesiogiai sandorio šalies kortelėje. Jei jums parašė naujas klientas, galite sukurti sandorio kortelę tiesiai iš gaunamo laiško.

O dabar įdomiausias dalykas: norint išsiųsti laišką klientui iš CRM, net nereikia rinkti teksto. Su dokumentų kūrėjo pagalba galite susikurti laiškų rinkinį visoms progoms ir dviem paspaudimais išsiųsti juos klientams. Pats „SalesapCRM“ laiške pakeis kliento vardą ir pavardę bei kitus duomenis. Norite sužinoti detales? Tada paspauskite .

Laiškai klientams: pavyzdžiai ir paruošti pavyzdžiai

Sudarėme pasirinkimąverslo laiškai klientamskurį galite paimti kaip pavyzdį. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai užpildyti duomenis.

1. Ar potencialiam klientui rašote pirmą kartą? Siųsti šią trumpą žinutę:

Laiško tema: Galbūt jūs esate naujas mūsų klientas

Sveiki, [Vardas].

Mes [trumpa informacija Apie įmonę].

Susidomėjus esu pasiruošęs aptarti bendradarbiavimo galimybę. Praneškite, kuriuo laiku jums būtų patogu paskambinti.

[Parašas]

2. Papasakokite potencialiam klientui apie sėkmingą bendradarbiavimo su konkurentais patirtį:

Laiško tema: Sekite konkurentus

Sveiki, [Vardas].

Sėkmingai dirbame su [konkurentas X ir Y] V [veiklos sritis] jau [tiek laiko] ir kartu pasiekėme gerų rezultatų. Susipažinęs su Detali informacija apie juos galite čia [nuoroda į bylą/apžvalgą].

Mums bus malonu, jei prisijungsite prie mūsų.

[Parašas]

3. Jei verslo renginyje gavote potencialių klientų kontaktus, išsiusti jiemspasiūlymo laiškastoksmėginys:

Laiško tema: Daugiau apie mūsų įmonę

Sveiki, [Vardas].

Tikiuosi patiko ir jums [įvykis] ir norėčiau padėkoti už susidomėjimą [Įmonės pavadinimas].

Pridedu daugiau Detali informacija apie mūsų įmonę. Visus klausimus mielai aptarsiu telefonu.

[Parašas]

Priminimo laiškai

4. Praėjus kuriam laikui po išsiuntimo laiškai klientui, siūlančiam paslaugas arba daugiau informacijos priminkite apie save:

Laiško tema: Ar norite ką nors aptarti?

Sveiki, [Vardas].

Tikiuosi, kad turėjote galimybę perskaityti mano ankstesnį laišką ir sužinoti daugiau [Papildoma informacija].

Ar turite klausimų ar minčių dėl mano pasiūlymo? Mielai juos aptarsiu telefonu arba asmeniškai. Kada turėsi tam laiko?

[Parašas]

5. Jei pasiūlymo efektyvumą galite parodyti skaičiais, pasidalykite jais laiškai įmonės klientams. Faktai įtikina geriau.

Laiško tema: Keletas faktų, apie kuriuos galbūt nežinote [Įmonės pavadinimas]

Sveiki, [Vardas].

Neseniai išsiunčiau jums el. laišką apie [Įmonės pavadinimas] ir manau, kad galėtume būti naudingi [tavo įmonė].

Mūsų klientai mato augimą [nurodykite rodiklius] kai naudojamas [produkto ir paslaugos pavadinimas]. Taip pat siūlome [papasakokite apie akcijas] Ir [paminėkite kitus puikius pasiūlymus].

Jei norite sužinoti detales, praneškite mums ir susitarsime dėl derybų telefonu arba susitikimo metu.

Laukiu atsakymo.

[Parašas]

6. Pasiūlykite klientams bandomąjį laikotarpį arba nemokamus pavyzdžius. Pirkėjai labiau nori sudaryti sandorį, jei pirmiausia išbando produktą.

Laiško tema: Dovana Jūsų įmonei

Sveiki, [Vardas].

Prieš kelias dienas išsiunčiau jums informaciją apie [produkto pavadinimas] o dabar siūlau išbandyti tai praktiškai.

Sukūriau / pridėjau keletą svečių prisijungimų / nemokamų pavyzdžių / kuponų, kuriuos galima naudoti norint pasiekti / gauti [produktas ar paslauga]. Pasidalykite jais su savo kolegomis. Būtų įdomu išgirsti jų nuomonę.

Mielai viską aptarsiu plačiau telefonu arba asmeniškai. Esu tikras, kad tikrai galime jums padėti [veiklos sritis].

[Parašas]

7. Jei nesate tikri, kad susirašinėjate su darbuotoju, įgaliotu derėtis, paprašykite jo padėti susisiekti su sprendimų priėmėju:

Laiško tema: Tikiuosi, galite nukreipti mane pas tinkamą žmogų

Sveiki, [Vardas].

Prieš kelias dienas išsiunčiau jums el. laišką apie [įmonė arba produktas] o dabar abejoju ar pasukau adresu.

Ar jūs sprendžiate mane dominančiu klausimu? Jei ne, ar galėtumėte padėti susisiekti su tinkamu jūsų įmonės žmogumi?

Laukia Jūsų atsakymo.

8. Naudokite šį laiško klientui tekstą, jei po susitikimo su juo norite paklausti apie jo ateities planus:

Laiško tema: savo planus

Sveiki, [Vardas].

Ačiū už sugaištą laiką. Dabar norėčiau sužinoti, kaip matote tolesnę mūsų klausimo diskusiją.

Jei vis dar domitės, praneškite mums apie savo planus.

Laukia Jūsų atsakymo.

[Parašas]

9. Po susitikimo su klientu priminkite jam šiuos derybų žingsnius:

Laiško tema: Veiksmų planas artimiausiai ateičiai

Sveiki, [Vardas].

Ačiū, kad skyrėte laiko – šios dienos susitikimas buvo labai produktyvus. Leiskite trumpai priminti, kaip elgsimės toliau:

[Data]: Aš tau atsiūsiu [sutartis / visas dokumentų rinkinys].

[Data]: Jūs pateiksite man pastabas ir pageidavimus.

[Data]: Atliksime visus galutinius pakeitimus ir pasirašysime sutartį.

Jei jums reikia ką nors aptarti iki tos datos, praneškite man.

10. Makiažastokslaiškas klientuijei susitikimo metu jis norėjo gauti papildomos informacijos:

Laiško tema: Informacija pagal jūsų prašymą

Sveiki, [Vardas].

Džiaugiamės galėdami asmeniškai susitikti su Jūsų organizacijos atstovais. Pažadėjau atsiųsti papildomos informacijos apie [klausimas]- jie yra pridedamame faile.

Pasiruošę atsakyti į visus klausimus. Nedvejodami skambinkite man bet kuriuo metu [numeris] arba rašykite šiuo adresu.

[Parašas]

Jei klientas nesusisiekia

11. Jei klientas neatsakė į skambutis, naudokite toliau nurodytus veiksmuslaiško rašymo pavyzdys:

Laiško tema: Nepavyko su jumis susisiekti

Sveiki, [Vardas].

Norėjau su tavimi padiskutuoti [klausimas] bet tikriausiai esi užsiėmęs. Prašau paskambinti man tel [numeris] Arba praneškite man, kada jums patogu man paskambinti.

[Parašas]

12. Nepavyko susisiekti su klientu ir paliko jam balso žinutę? Užpildykite jį šia raide:

Laiško tema: Tau neskambino

Sveiki, [Vardas].

Neseniai jums skambinau aptarti [klausimas].

[Parašas]

13. Jei klientas ir toliau neatsako visais kanalais, jam gali būti daug ką nuveikti. Naudokite šį šabloną – net labai užsiėmęs žmogus gali rasti kelias sekundes atsakymui:

Laiško tema: Reikalingas trumpas atsakymas

Sveiki, [Vardas].

Deja, aš negaliu su jumis susisiekti. Tikiu, kad esate labai užsiėmę arba nebedominate mūsų paslaugomis.

Atsakyme nurodykite tinkamą atsakymą:

1. Prasau palik mane ramybeje!
2. Per daug užsiėmęs, prašau rašyti man dar kartą po mėnesio.
3. Aš pats susisieksiu su jumis.

[Parašas]

14. Jei norite neįkyriai priminti apie save, pasidalykite su klientu informacija, kuri jam bus naudinga:

Laiško tema: Naudinga informacija jūsų verslui

15. Jei klientas vėluoja sumokėti, priminkite jam tai:

Laiško tema: Mokėjimo vėlavimas

Sveiki, [Vardas].

[Data] Išsiunčiau jums sąskaitą faktūrą paštu. Mokėjimas dar negautas, todėl pasiteiraukite, ar jūsų finansų skyrius gavo mūsų sąskaitą faktūrą? Jei reikės, atsiųsiu dar kartą. Tikiuosi apmokėjimo iš jūsų per savaitę.

Ačiū už pagalbą.

[Parašas]

Šie šablonai sutaupys laiko tikram bendravimui su klientais. Ir norėdami pasiekti didesnį efektą, automatizuokite šablonų kūrimą ir platinimą naudodami . šiuo metu – tai nemokama ir užtrunka tik kelias minutes.

Verslo laiškai rašomi bendraujant su partneriais beveik bet kokia proga. Paruoštus pavyzdžius ir tokių dokumentų sudarymo taisykles rasite straipsnyje.

Verslo laiškas gali būti apibrėžiamas kaip dokumentas, kuris visos įmonės vardu siunčiamas kitai įmonei, individualiam verslininkui ar fiziniam asmeniui (pavyzdžiui, investuotojui). Tiesą sakant, bet koks įmonės susirašinėjimas yra verslo laiškai. Jų paskirtis labai skiriasi:

1. apie bendradarbiavimą.
2. bendradarbiavimas, derybos.
3. Priminimas apie būtinybę vykdyti įsipareigojimus pagal sutartį.
4. Savo pozicijos patikslinimas, atsakymas į anksčiau išsiųstą laišką ir daugelis kitų.

Dokumentas dažniausiai surašomas ant įmonės firminio blanko, leidžiama jį siųsti paprastu paštu arba el. Tačiau jei partneris yra ypač svarbus, geriau jį atspausdinti ant kokybiško storo popieriaus ir perduoti asmeniškai arba per kurjerį. Laiško struktūra primena tipinį verslo dokumentą – taip galite jį schematiškai pavaizduoti.

Į ką atkreipti dėmesį rengiant

Konkrečių taisyklių ir tokių raidžių pavyzdžių nėra, todėl jų struktūra, apimtis ir dizainas labai priklauso nuo konkretaus atvejo. Pavyzdžiui, pranešimo laiškas bus gana glaustas (3–4 pastraipos), o darbuotojo rekomendacija ar verslo pasiūlymas gali užtrukti daugiau nei vieną puslapį.

Tačiau yra keletas bendrų taisyklių, į kurias turėtumėte atkreipti dėmesį rengdami popierių:

1. Pats dokumentas neturi teisinės galios, tačiau yra surašytas laikantis visų registravimo taisyklių. Jo struktūra, pateikimo stilius turi atitikti visuotinai pripažintus šiuolaikinio dokumentų valdymo principus.
2. Pasiūlymai sudaryti logiškai, aiškia seka. Nėra puošnių, sudėtingų, emocingų ir juo labiau šnekamosios kalbos posūkių. Tonas neutralus.
3. Pristatymas visada vyksta tik iš 1 asmens - arba vienaskaita, jei tekstas parašytas tiesiai iš galvos, arba daugiskaita, jei jis sudarytas visos įmonės vardu.
4. Ištariamas konkretus rinkimo tikslas ir numatomi adresato veiksmai (atsiųsti atsakymą, svarstyti darbuotojo kandidatūrą, susitarti dėl derybų, išsiųsti dokumentą ir pan.).
5. Darbe atsispindi ne individualūs vadovo ar kitų darbuotojų interesai, o įmonės, kaip komandos, tikslai. Jei reikia užmegzti asmeninį kontaktą, patartina tai daryti kitaip ir nepozicionuoti savęs kaip įmonės atstovo.

TOP 5 rašybos klaidos

Klaidas galima suskirstyti į 2 dideles grupes – vienos siejamos su rašymu kaip su tekstu (logikos, žodyno ir kitų kalbos normų pažeidimas), kitos – su tinkamo dalykinio etiketo pažeidimu:

1. Rašybos, skyrybos klaidos neleidžiamos – prieš siunčiant laiško tekstą visada reikia patikrinti bent 1-2 kartus.
2. Pažeidimas verslo stilius pareiškimai, emocinių frazių buvimas, perdėtas mandagumas arba, atvirkščiai, griežtumas.
3. Neigiamas tonas – net grasinimai turi būti parašyti be nereikalingų žodžių – pavyzdžiui: „Pasiliekame teisę kreiptis į teismą per 30 dienų nuo šio laiško gavimo dienos“.
4. Per didelis arba, atvirkščiai, per mažas tūris. Paprastai visas tekstas telpa 1-2 puslapiuose. Tačiau tai nereiškia, kad jums nereikia nešti visos svarbios informacijos savo partneriui. Į aplikacijas galima perkelti tūrinius duomenis, diagramas, dokumentų formas.
5. Teisės rinktis iš pašnekovo atėmimas. Pavyzdžiui, neturėtumėte rašyti: „Peržiūrėkite ir patvirtinkite Galutinė versija susitarimai“.

Tipiškos šablono frazės

Standartinių, dalykinei kalbai būdingų frazių vartojimas tekste yra visiškai normalus ir netgi pageidautinas reiškinys. Žemiau pateikiamas dažniausiai įvairiose situacijose naudojamų klišių sąrašas.

2019 m. pavyzdžiai

Štai keletas paruošti pavyzdžiai laiškais, kuriais galite pasikliauti kurdami savo versiją.

Duomenų užklausa

Prašymas

Komercinis pasiūlymas

Garantinis raštas

Reikalauti

Dėkingumas

Atsiprašymai

Verslininkas turi aktyviai susirašinėti tiek su pareigūnais (pavyzdžiui, valstybinių įstaigų atstovais), tiek su „pusiau oficialiais“ - partneriais, rangovais, laisvai samdomo užsakymo specialistais ir pan. Įgūdis rašytinis bendravimas kuriamas gana greitai, tačiau iš pradžių galite padaryti daug klaidų ir padaryti ne patį maloniausią įspūdį savo adresatams. Šiame straipsnyje kalbėsime apie tiek paprastų verslo laiškų (popieriuje), tiek elektroninių pranešimų rašymo ypatybes.

Firminis blankas ir maketas

Būtinai naudokite įmonės firminį blanką. Tai visada daro įspūdį ir padidina „pašnekovų“ lojalumą. Formų tipas, jų pildymo normos ir dizaino elementai turi būti fiksuoti organizacijos užsakyme (arba raštinės darbo instrukcijose). Pagrindinius verslo laiškų formų reikalavimus rasite GOST 2003 „Reikalavimai popierizmui“.

Pageidautina „išspausti“ pagrindinę informaciją apie įmonę į formą:

• vardas (ir sutrumpintas pavadinimas);
• faktiniai ir pašto adresai;
• Elektroninio pašto adresas;
• Kontaktiniai telefono numeriai;
• Tinklalapio adresas.

Tai nėra privalomų duomenų sąrašas, o tik pavyzdinis sąrašas. Galite pridėti arba pašalinti, kaip norite.

Bendrieji laiško rašymo reikalavimai yra šie:

• minimali įtrauka - 10 mm dešinėje ir 20 mm kairėje, viršuje ir apačioje;
• jei raidė parašyta ant dviejų ar daugiau lapų, kiekvienas iš jų turi būti sunumeruotas per vidurį nuo viršaus;
• kiekviena paraiška numeruojama atskirai;
• viršutiniame kairiajame kampe nurodomas išsiunčiamas laiško numeris (nepamirškite jo pataisyti dokumentų registravimo žurnale);
• viršutiniame dešiniajame kampe nurodomas organizacijos pavadinimas, adresato pareigos ir jo pavardė su inicialais;
• apatiniame kairiajame kampe - jūsų pareigos, pavardė su inicialais ir parašu;
• apačioje būtinai parašykite laiško parašymo datą.

Tačiau GOST 2003 leidžia naudoti formas ne tik su kampiniu, bet ir su išilginiu detalių išdėstymu (kai jos nurodytos centre). Kampinis išdėstymas atrodo labiau pažįstamas ir lengviau skaitomas, todėl geriau pasirinkti šią parinktį.

Bendrosios rašymo taisyklės

Klasikinė teksto struktūra verslo laiškas apima tris elementus:

• įžanginė dalis (trumpai nurodomos priežastys, kodėl rašomas laiškas, jo tikslas);
• turinys (situacijos aprašymas, sprendimų pasiūlymas, išvadų ir rekomendacijų pateikimas);
• apibendrinanti dalis (trumpa santrauka, aiškiai nurodant, ko tikitės iš adresato).

Visada turėtumėte suprasti laiško rašymo tikslą. Ar norite pasiūlyti bendradarbiavimą? Pateikti skundą? Pakviesti į pristatymą ar kitą renginį? Rašykite tik apie tai ir nesiblaškykite dėl ilgų ginčų ir prielaidų, nesusijusių su byla.

Kiekvienas verslo laiškas turi turėti vieną konkretų tikslą. Jei jame paliečiate keletą klausimų, jie turėtų būti glaudžiai susiję. Jei reikia susisiekti su ta pačia organizacija keliomis skirtingomis temomis, geriau kiekvienai iš jų parašyti po atskirą laišką.

Rašymo kalba

Verslo korespondencijos stilius yra „lengvas“ oficialus reikalas. Galima ir reikia standartizuoti frazes, naudoti tam tikras klišes ir klišes, bet nerekomenduojama viso to perkelti į sausą biurokratiją. „Gyvoji“ kalba visada suvokiama lengvai ir palankiai. Žinoma, dalykinė rašytinė kalba turi atitikti etiketo normas (tai bus aptarta toliau), tačiau klausimo esmė turėtų būti išdėstyta aiškiai ir glaustai.

Keletas praktinių patarimų:

• naudoti paprasti žodžiai: „protingi“ terminai suvokiami prastai ir dažnai sukelia susierzinimą žmogui, kuris yra priverstas juos skaityti ir iššifruoti;
• dažniau vartoti veiksmažodžius ir rečiau būdvardžius;
• neskleiskite minčių palei medį - tik specifika ir tik tam tikros temos rėmuose, be daugybės smulkmenų ir nereikšmingų smulkmenų;
• vengti ilgų teiginių, jei įmanoma, nevartoti dalyvių ir dalyvio posūkiai;
• rašyti konkrečiai: įvairūs „apie tai“, „jie/ji“ yra nepriimtini;
• vengti loginių neatitikimų ir staigių perėjimų iš vieno semantinio bloko į kitą;
• patikrinkite viską, kas parašyta iš ausies: kalbos klaidų pasitaiko beveik kiekviename neredaguotame tekste.

Viena pagrindinių verslo laiškų rašymo taisyklių sako: žinutė turi būti raštinga ir stilistiškai patikrinta.

Kreipimosi į adresatą ypatumai

Paprastai į adresatą kreipiamasi vieną kartą, laiško pradžioje. Tai galima padaryti trimis būdais.

1. Jei į asmenį kreipiatės pirmą kartą (arba tarp jūsų ir adresato susiklostė grynai oficialūs santykiai), naudokite adresą, nurodantį tam tikrą atstumą. Pavyzdys: "Gerbiamas pone Ivanovai!".
2. Jei susisiekiate su asmeniu, su kuriuo seniai pasitikite verslo santykiai, geriau jį vadinti vardu ir patronimu. Pavyzdys: "gerbiama Jekaterina Leonidovna!".
3. Kreipdamiesi kolektyviai, naudokite standartinę frazę „Gerbiami ponai!“.

Paskutinėje dalyje turite naudoti vadinamąją baigiamąją frazę. Čia yra daugiau parinkčių:

• „Pagarbiai“, „Pagarbiai jūsų“;
• "SU Geriausi linkėjimai»;
• „Su viltimi tęsti bendradarbiavimą“;
• „Mes visada džiaugiamės galėdami jums tarnauti“;
• ir tt

Žodžiu, pasirinkimas paskutinė frazė- skonio reikalas.

verslo rašymo etika

Net ir užmaskuota panieka verslo laiške nelieka nepastebėta. Žinoma, tokiu atveju jau nebegalėsite tikėtis teigiamo ar bent jau tolygaus požiūrio į save. Išvada akivaizdi: nepasiduokite emocijoms ir laikykitės savyje, net jei adresatas jus tikrai įsiutina. Visada atkreipkite dėmesį į pranešimo toną.

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas laiškui, kuriame yra atsisakymas. Be galo neprotinga pradėti tokią žinią viena ar kita forma kategorišku „ne“ – tai sukels žmoguje jausmą, kad jis tiesiog buvo išsiųstas. Pirmiausia pabandykite pateikti įtikinamus (ne išgalvotus) paaiškinimus. Trumpai apibūdinus atsisakymo priežastis, reikėtų sklandžiai pereiti prie jo konstatavimo. Šiuo atveju gali būti naudojamos šios išraiškos:

• „Deja, nematome galimybės patenkinti jūsų prašymą“;
• „Jūsų prašymas negali būti patenkintas dėl šių priežasčių...“;
• „Labai atsiprašome, bet turime atmesti jūsų pasiūlymą“.

Idealiu atveju dar prieš pagrįsdami atsisakymą – pačioje laiško pradžioje – turėtumėte trumpai pakartoti adresato prašymą. Jis supras, kad atidžiai perskaitėte jo prašymą ar pasiūlymą, ir tikrai tai įvertins. Galbūt ateityje vėl dirbsite kartu – kam iš karto transliuoti negatyvą ir atbaidyti žmogų perdėtu šiurkštumu?

Niekada neikite į kitą kraštutinumą. Glostymas ir daugybė nuoširdaus nusiteikimo patikinimų yra akivaizdūs nenuoširdumo požymiai. Nenuoširdumas visada sukelia atstūmimą.

Laiškų rašymas

Popieriniai pranešimai jau pasensta. Žinoma, „popierinė“ korespondencija visiškai neišnyks, tačiau po kelerių metų klasikinėmis formomis parašyti laiškai taps retenybe. Derybos vis dažniau vedamos elektroniniu būdu. Šiuolaikinis verslininkas dabar elektroniniu paštu siunčia daug daugiau laiškų nei paprastu paštu.

Elektroniniu paštu siunčiami dalykiniai laiškai rašomi naudojant tą patį Bendrosios taisyklės. Reikalavimai kalbai, stiliui ir tonui, etiketo laikymasis – visi šie privalomi elementai nesikeičia. Tačiau elektroniniai pranešimai turi savo specifinių savybių.

1. Įsitikinkite, kad jūsų prisijungimas atrodo tvirtas arba bent jau tinkamas. [apsaugotas el. paštas]-Gerai, [apsaugotas el. paštas]- Blogai.
2. Labai svarbu visada užpildyti laukelį „Tema“. Nuo šios eilutės priklauso, ar žmogus atidarys gaunamą žinutę. Jei rašote nepažįstamam asmeniui, turėtumėte pabandyti sugalvoti įdomią antraštę. Tačiau nepersistenkite – temos „Skubu!!! Unikalus pasiūlymas, atidarykite dabar! sukelti tik norą greitai spustelėti krepšelio piktogramą viršuje. Pavadinimas turi būti sudarytas iš 3–5 žodžių ir atspindėti pranešimo turinį.
3. Jei nesate susipažinę su adresatu, trumpai aprašykite, kas esate, kaip apie jį sužinojote. Be šios būtinos įžangos pranešimas gali būti klaidingai supainiotas su šlamštu ir nedelsiant ištrintas.
4. Neišjunkite citavimo nustatymuose – tegul ankstesnė korespondencija bus rodoma žemiau, po pjūviu.
5. Skaityti iš ekrano – abejotinas malonumas. Popierinį laišką galima pasiimti ir vien dėl šios priežasties nesąmoningame lygmenyje į jį žiūrima rimčiau nei į elektroninį. Apsvarstykite tai.
6. Kuo trumpesnis el. pašto pranešimas, tuo greičiau į jį bus atsakyta.
7. Naudokite tik standartinius šriftus.
8. Nepersistenkite pasirinkdami tekstą svarbius punktus„Paryškintas“ gali būti taikomas, bet naudokite skirtingos spalvos nepriimtina.
9. Jokių „dangtelių“. Niekada. Net subtitrus. Tas pats pasakytina ir apie pasikartojančius skyrybos ženklus.
10. Padalinkite tekstą į pastraipas su tarpais tarp jų (tiesiog palikite tuščią eilutę).
11. Prie el. laiško galite pridėti paveikslėlių ar tekstinių failų. Papildomos medžiagos ir paaiškinimai, komentarai, detalūs detalius aprašymus- visa tai turėtų būti pridedamuose failuose, bet ne laiško tekste.
12. Verslo susirašinėjime su žmonėmis, su kuriais užmezgėte pasitikėjimo santykius (kalbame apie patikimus partnerius, patikimas sandorio šalis), retkarčiais galite naudoti jaustukus. Tai „atgaivins“ bendravimą – šypsenėlės ekrane (net verslo žinutėje) suvokiamos gana teigiamai. Žinoma, jų negalima naudoti „popierinėse“ raidėse.
13. Būtinai pasirašykite. El. laiškuose jis paprastai susideda iš 3–6 eilučių ir apima siuntėjo vardą ir pavardę, pareigas, įmonės pavadinimą, svetainės adresą ir kontaktinį telefono numerį.

Parašo pavyzdys:

Pagarbiai

Ivanas Ivanovas

[apsaugotas el. paštas]

http://site.com.

Štai jums verslo laiško pavyzdys.

Apibendrinant

Nors tai gana paprasta, gerai parašytų verslo laiškų pavyzdžių nėra tiek daug. Verslininkai nuolat susipainioja projektuodami, naudoja ne visai teisingus adresus ir pamiršta svarbius niuansus.

Išvardijame pagrindines geriems verslo pranešimams būdingas savybes:

• objektyvumas;
• trumpumas (pageidautina, kad laiškas užimtų ne daugiau kaip vieną puslapį);
• neutralus pristatymo tonas;
• samprotavimo, pasakojimo trūkumas, perdėtas detalumas;
• emocinių vertinimų trūkumas;
• aiškus loginis ryšys tarp teksto dalių ir atskirų frazių.

Tai yra tam tikras kontrolinis sąrašas, kurį galite patikrinti iš pradžių. Po šimtų parašytų ir išsiųstų verslo žinučių jo poreikis išnyks. Neignoruokite aukščiau pateiktų taisyklių ir atminkite: „pumpuojamas“ verslo susirašinėjimo įgūdis žymiai padidina jūsų reputaciją ir atitinkamai įmonės įvaizdį.