Vilka kort som är utsatta. Ändra information om en arbetare

Bland personaldokumenten är den anställdes personliga kort den huvudsakliga informationskällan för varje anställd. Arbetsgivaren är skyldig att behålla den (blankett t2) för alla anställda, även för de som är deltidsanställda. detaljerade instruktioner för fyllning, formulär och färdigt exempel- om allt just nu.

Syfte och typer

Lagstiftningen godkände en enda blankett T2, som upprätthålls av alla organisationer, oavsett ägarform och antal anställda. Dokumentet innehåller all grundläggande information om en medborgare:

• information om utbildning;
• information om yrkeserfarenhet (tjänstgöringstid, kvalifikationer i enlighet med den mottagna utbildningen);
• personlig information (adress, familjesammansättning);
• uppgifter om den aktuella arbetsplatsen (semester, utmärkelser, omskolning, etc.);
• uppgifter om ett pass, diplom, militär-ID och vissa andra dokument.

Tillsammans med en enda mall finns det flera andra alternativ, som diskuteras nedan.

Form t2

Detta är den huvudsakliga typen av dokument som används i de allra flesta fall. Bladet ser ut så här.

Form t-4

Tillhandahålls specifikt för anställda som tillhör den vetenskapliga och pedagogiska personalen:

• vetenskapsmän med kandidat- eller doktorsexamen, samt med titlar som docent, professor eller akademiker;
• universitetsprofessorer (inklusive universitetslektorer och assistenter).

Skillnaden i form är kopplad till närvaron av särskilda kolumner (akademisk examen, titel, datum för uppdraget och relevanta dokument).

Form t2 GS

Fylls i om den anställde är tjänsteman. Skillnaden från den vanliga formen är bara en. Avsnitt IV dyker upp som innehåller information om tilldelningen av en klassgrad eller andra rörelser genom leden. Alla andra sektioner fylls i på exakt samma sätt, men deras numrering förskjuts med 1 poäng (som börjar med avsnittet "Attestation", som följer under siffran V).

Nödvändiga dokument

För korrekt registrering behöver du endast ta bekräftad information. Du behöver följande dokument:

• medborgarpass;
• ledningens ordning, som godkänner antagningen av den anställde;
• det är absolut nödvändigt att ta med en arbetsbok (för de medborgare som arbetar för första gången, den upprättas av arbetsgivaren);
• om en medborgare tillhör kategorin militärtjänstemän, tillhandahåller han också ett militärt ID;
• ett dokument som bekräftar utbildningsnivån;
• TENN och SNILS;
• dokument som bekräftar genomgången av omskolning, tilldelning av titlar, etc. i mån av tillgång;
• ett anställningsavtal med en anställd.

Alla dokument tillhandahålls i form av original.

Steg för steg instruktioner för fyllning

Korrekt utförande av personaldokument är ett obligatoriskt krav för personalavdelningen, därför måste du, när du fyller i, utgå från de officiella instruktionerna, som beskrivs i detalj nedan.

Avsnitt I

Det är de första delarna av T2-formuläret som utgör huvuddelen, som måste fyllas i enligt följande regler:

1. Namnet på företaget eller enskilda företagare skrivs alltid i sin helhet. Men förkortade versioner är också tillåtna om de ursprungligen tilldelats företaget och återspeglas i de relevanta ingående dokumenten.
2. Det unika personalnumret som tilldelas varje anställd får endast bestå av siffror (max antal tecken är 6). Samtidigt ändras inte kombinationen även om den anställde befordras eller förflyttas till arbete inom annan filial eller avdelning osv.
3. I kolumnen "Alfabet" behöver du bara ange bokstaven som medborgarens efternamn börjar med.
4. Typ av arbete - detta hänvisar till den förväntade varaktigheten av den undertecknade anställningsavtal: oftare Heltidsjobb, och om det är säsongs- eller deltidsarbete så är det tillfälligt.
5. Visa - oftast är detta huvudjobbet, men ibland arbetar en medborgare deltid (internt eller externt).
6. Kön anges med stor bokstav.
7. Fullständigt namn skrivs ner i sin helhet, som anges i passet (patronym - om tillgängligt). Och födelsedatumet registreras också i textformat, till exempel: "28 januari 1991."
8. Koden för bostadsorten anges i enlighet med OKATO.
9. Medborgarskap föreskrivs genom kod.

1. Graden av talförmåga på ett främmande språk föreskrivs också av koder.

1. Utnämningen av utbildning görs också med hjälp av koder - de sätts av OKIN.

NOTERA. Begreppet oavslutat högre utbildning, som också kallas ofullständig, har avskaffats sedan 2013, så om en anställd är i för närvarande studier vid ett universitet, beaktas endast den utbildning som faktiskt erhållits.

1. Kvalifikationer anges exakt enligt examensbeviset (till exempel "Bachelor of Science Education").
2. Yrket är föreskrivet på grundval av hur det accepteras i företaget - för detta behöver du hänvisa till bemanningstabellen, samt till den ordning som godkände den anställde för denna tjänst.
3. Den totala tjänstgöringstiden beräknas vanligtvis enligt de datum som anges i arbetsboken. Men det är också tillåtet att använda andra papper där det finns bekräftad information om en medborgares arbetsvillkor på olika platser.
4. En prägel på det personliga livet görs också av koder.

1. Under familjens sammansättning måste du bokstavligen förstå de människor som bor med en person som en familj. Deras fullständiga namn är föreskrivna, liksom graden av relation (far, son, Infödd syster och så vidare.).
2. Passdata måste fyllas i strikt enligt vad som anges i dokumentet, upp till förkortningar och skiljetecken.

Avsnitt II

I dessa kolumner måste du använda data från militär-ID, om det finns tillgängligt. Samtidigt måste uppgifternas överensstämmelse också vara strikt - förkortningar, namn, skiljetecken, etc. Samtidigt finns det en del egenheter om en reservofficer anställs.

Och om en anställd anställs som är föremål för värnplikt (män lämpliga för hälsa och kvinnor med militärlegitimation - sjuksköterskor, viss annan personal), förblir punkterna 1, 3, 4 och 7 tomma. Resten fylls i enligt tabellen.

Andra avsnitt

De återstående avsnitten fylls i enligt följande regler:

1. KapitelIII- här är alla uppgifter desamma som de anges i företagets interna dokumentation. Företagets fullständiga namn, befattningens exakta titel registreras och beställningen (med namn, nummer och datum) eller beställningen läggs till grund för beslutet.
2. KapitelIV- Anteckningar görs också på grundval av godkända handlingar. I detta fall fylls varje rad i fullständigt (alla kolumner), förutom kolumnen "Bas". Vanligtvis hänvisar de här till protokollet, som innehåller resultaten av certifieringen - de föreskriver namn, nummer och datum.
3. KapitelV- här registrerar de datum för träning (början och slut), typ av befordran samt det fullständiga officiella namnet utbildningsorganisation där inlärningsprocessen äger rum. Det är inte nödvändigt att föreskriva information i "Basen", men om det finns en motsvarande beställning eller beställning måste du ange dess namn, nummer och datum för godkännande.
4. KapitelVI- i denna del föreskrivs på liknande sätt uppgifter om den yrkesmässiga omskolning som arbetstagaren genomgått.
5. I sektionVII redovisning av utmärkelser och hederstitlar som arbetstagaren fått för sina arbetsförtjänster genomförs.
6. KapitelVIII- här registreras information om alla helgdagar som den anställde officiellt fått, oavsett deras längd. Uppgifterna måste exakt matcha beställningarna, såväl som semesterschemat. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt obetald semester som arbetstagaren tar ut på egen bekostnad. De beaktas också oavsett varaktighet. I det här fallet måste all information vara densamma - i den anställdes uttalande, i beställningen och i själva kortet (särskilt noggrant måste du övervaka datumens riktighet). Man bör också komma ihåg att ledighet under flera timmar (på grund av övertid, övertid etc.) inte är semester på egen bekostnad. Och en ledig dag under en hel arbetsdag (för 1 eller fler) är en semester utan lön.
7. KapitelIX ifyllda enligt lagstiftningen om förmåner. Det vill säga att både federala förmåner och de som antas på regional nivå beaktas (deras lista kan vara mycket olika i varje region). Detta inkluderar också de fördelar som fastställs av företagets interna handlingar (i stora företag har företag ofta sina egna förmåner, som fastställs på initiativ av arbetsgivaren och följaktligen kan elimineras genom hans eget beslut). Namnet på de dokument som ger rätt till förmåner anges som "Grounds".
8. KapitelX innehåller heterogen information som inte tillhör någon av de tidigare övervägda kategorierna, till exempel:

• information som i det här ögonblicket en person studerar vid ett universitet, teknisk skola, högskola, yrkesskola och andra utbildningsinstitutioner; start- och förväntade slutdatum anges, liksom data om det faktiska antalet kurser som redan har genomförts för tillfället;
• uppgifter om en funktionshindrad anställd: medicinska dokument, funktionshindergrupp, samt datum för ändring av medicinska beslut, om några;
• en dokument-slutsats, som utarbetades av en särskild kommission för bedömning av arbetsförhållanden (skadliga, farliga faktorer, efterlevnad av standarder, etc.).

När du fyller i alla avsnitt finns det en enda regel att lämna fältet tomt om det inte finns några uppgifter på det eller om svaret är negativt. Till exempel kan du inte skriva "Jag har inte" - du behöver bara ignorera raden.

Hur ändringar görs på kortet

Om någon information har ändrats över tid måste den anges i formuläret i tid. I regel ger förordningen 14 kalenderdagar att göra ändringar. I detta fall läggs nya data in på samma sätt som i arbetsboken. Det finns två alternativ:

1. Om tidigare tomma kolumner fylls i måste den anställde skriva under för att säkerställa riktigheten av den inmatade informationen. Detta gäller första och andra avsnitten.
2. Om tidigare registrerade data har ändrats, måste du noggrant stryka över den gamla posten och lägga in en ny. Till exempel, om en kvinna är gift, är det gamla efternamnet överstruket och ett nytt inskrivet ovanpå.

NOTERA. I händelse av fläckar, ett stort antal korrigeringar, oläslighet av texten, skador på enskilda sidor eller hela den anställdes personliga kort, som bibehålls i T2-formuläret, tillåts ett nytt dokument, i vilket all information från den gamla blanketten överförs.

Om en anställd slutar

I det här fallet blir det nödvändigt att göra inlägg kapitelXI. Det är viktigt här att skriva ner orsaken till uppsägningen, och formuleringen måste korrekt citera artiklarna i arbetslagen. Uppsägningsdatum anges - d.v.s. arbetstagarens sista arbetsdag, oavsett om den inföll på vardag, helgdag eller helg. Den anställde måste skriva under och dechiffrera, och om detta inte är möjligt (till exempel vid dödsfall) sätts signaturen av ansvarig tjänsteman eller nära anhörig som anger graden av släktskap eller av representanten för den anställde som agerar av proxy (dess nummer och datum för sammanställningen är fasta).

NOTERA. Efter uppsägning lämnas kortet till arkivet där det ska förvaras i minst 75 år.

Fyll exempel

Ett riktigt exempel på ett ifyllt personligt anställdskort, godkänt enligt standardformuläret T2 (första avsnittet), ser ut så här.

Anställds personliga kort (formulär T-2)– informationsdokument om den nyanställde. När du anställer en anställd är det nödvändigt att fylla i ett personligt kort enligt det enhetliga T-2-formuläret. Detta personaldokument måste fyllas i, det innehåller all nödvändig information om den anställdes biografi och uppgifter, såväl som om hans arbetsaktivitet. I artikeln får du lära dig hur du fyller i en anställds personliga kort med hjälp av ett exempel. Nedan hittar du ett ifyllt provkort, där du även kan ladda ner T-2-formuläret.

Dokumentet består av 4 sektioner, vissa sektioner måste fyllas i i början av den anställdes arbetsaktivitet, några kompletteras i arbetet.

Anställds personliga kort (blankett T-2). Provfyllning

Fylla i sektion nr 1 på den anställdes personliga kort (formulär T-2)

Det är här du fyller i allmänna uppgifter om medarbetaren. För att fylla i måste du ta från den anställde sådana dokument som ett pass, födelsebevis, utbildningsdokument, ett anställningsavtal (eller).

När du fyller i detta avsnitt får du inte glömma att ange koderna i punkterna 3-6. Koderna är hämtade från motsvarande klassificerare.

I klausul 3 - OKATO-kod för det lokalitet där du föddes.

I punkt 4 anges OKIN-koden för ditt medborgarskap: "1" - om du har ryskt medborgarskap, "2" - om du har två medborgarskap, 3 - om inte alls.

I punkt 5 anges OKIN-koden för den kunskapsnivå som du anger främmande språk: kod "1" motsvarar det faktum att du kan läsa och översätta med en ordbok, "2" - du läser och kan förklara på detta språk, "3" - du är flytande.

I punkt 6, OKIN-koden för din utbildningsnivå: årskurs 4 (primär allmän) - "02", årskurs 9 (grundläggande allmän) - "03", årskurs 11 (sekundär allmän) - "07", skola (primär yrkesutbildning) ) - "10", teknisk skola (högre professionell) - "11", 3 års universitet (ofullständig högre) - "15", högre - "18", forskarutbildning - "19".

Information om utbildning är hämtad från dokumentet om utbildning (certifikat, examensbevis etc.).

Provfyllning 1-6 artiklar i medarbetarens personliga kort

Tjänstgöringstid - för denna post är information hämtad från den information som den anställde lämnat arbetsbok.

För ditt civilstånd (klausul 9) måste du också ange motsvarande OKIN-kod: "1" - inte gift / inte gift, "2" - registrerat äktenskap, "3" - oregistrerat äktenskap, "4" - änka / änkeman , "5 "- frånskild, "6" - separerad.

Därefter kommer standarduppgifterna om den anställdes pass, bostadsort och registreringsdatum på bostadsadressen. Den anställdes personliga kort i första avsnittet avslutas med den anställdes kontakttelefonnummer.

Ett exempel på att utfärda ett personligt kort för en anställd, punkt 7-12

Fylla i avsnitt nr 2 på den anställdes personliga kort

Avsnittet är ifyllt för män, uppgifter är hämtade från militärlegitimation. För män som ännu inte tjänstgjort och är värnpliktiga måste du fylla i:

• stycke 2 - frasen "under förutsättning av värnplikt" skrivs;
• punkt 5 lämplighetskategori - "A" - passform, "B" - passform med mindre begränsningar, "C" - begränsad passform, "D" - tillfälligt olämplig, "D" - inte passform.
• punkt 8 - för män som har fyllt 50 år sätts märket "borttagen från militär registrering efter ålder" här, frasen "borttagen från militär registrering av hälsoskäl" kan också anges.

De återstående styckena i detta avsnitt för denna kategori av medborgare är inte ifyllda. För män som är i reserv måste du fylla i alla föremål. All information är hämtad från militär-ID.

Ett exempel på utformningen av avdelning nr 2 på arbetstagarens personliga kort

Fylla i avsnitt nr 3 på det personliga kortet för den anställde T-2

Här anger vi vilken tjänst den anställde anställdes till, med vilken lön och utifrån vilken ordning för anställning. Här ska den anställde sätta sin underskrift.

I framtiden, under arbetets gång, kan detta avsnitt kompletteras med information om en anställds rörelse inom organisationen: från en position till en annan, från en enhet till en annan.

Ett exempel på att fylla i avsnitt nr 3 på en anställds personliga kort

4-7 §§ i arbetstagarens personliga kort fylls i under arbetet. Avsnitt nr 8 återspeglar information om semestern, som anger vilken typ av semester, dess längd, den arbetsperiod för vilken den beviljas. anges som grund.

Sista avsnittet fylls i när arbetstagaren sägs upp, här skrivs datum och skäl för uppsägning, antal och datum.

En anställd vid personaltjänsten fyller i ett personligt kort, i slutet av formuläret sätter han sin signatur, och den anställde själv, efter att ha läst det, undertecknar detta dokument.

Författarkursen av Olga Likina (Accountant M.Video Management) är utmärkt för att organisera personalrekord i ett företag för nybörjare och revisorer ⇓

Personligt kort T-2 fylls i för anställda i alla kategorier som anställs på grundval av en order (instruktion) för anställning

Fylla i formulärsektioner

Det personliga kortformuläret T-2 godkändes av dekretet från Rysslands statliga statistikkommitté daterat 05.01.05 nr 1 (Dessförinnan genom dekret nr 26 daterat 06.04.01) "Om godkännande av enhetliga former av primär redovisningsdokumentation för redovisning av arbete och dess betalning."

Personaltjänstemannen bör komma ihåg att reglerna för att behålla personliga kort av T-2-formuläret, med undantag för instruktionerna för användning och ifyllning av de primära redovisningsformulären och dokumentation för registrering av arbete och betalning av det, godkändes. Dekret från Rysslands statliga statistikkommitté daterat 05.01.2005 nr 1 finns inte, därför kan innehållet i denna artikel betraktas som rekommendationer och inte som ett påtagligt krav på exakt utförande.

Dokument som krävs för att utfärda ett personligt kort; informationskodning

För att fylla i ett personligt T-2-kort behöver en personalansvarig följande anställdsdokument:
1) pass (eller annan identitetshandling);
2) arbetsbok;
3) militärt ID;
4) ett dokument om examen från en utbildningsinstitution:
5) försäkringsbevis för statlig pensionsförsäkring;
6) registreringsbevis hos skattemyndigheten;
7) ett förordnande om anställning.
All annan information läggs in på grundval av uppgifter som arbetstagaren lämnat om sig själv.
Vid kodning av information i det personliga T-2-kortet är det nödvändigt att vägledas av ett antal fyllningsregler som definieras av standarden för automatiserade system personaladministration:
1. Om felaktiga uppgifter eller information som inte är relaterad till denna fyllning görs i kodningsfältet anses T-2-formuläret vara skadat och måste skrivas om. Därför rekommenderas att antingen exakta koder, eller att inte ange dem alls förrän det personliga T-2-kortet överlämnas till arkivet.
2. I avsaknad av uppgifter eller i händelse av negativa svar ("Jag har inte", "Jag är inte medlem"), förblir den kodade delen av detta attribut tom. 1 3. Vid angivande av datum skrivs månadens namn i sin helhet, årtalet med fyra siffror; t.ex. 14 september 2004
4. Datum är kodade med arabiska siffror i följande ordning: dag/månad/år; till exempel 1998-04-23.
När du fyller i andra delar av kortet måste du vägledas av den instruktion som godkänts av den angivna resolutionen.

Fylla i formulärsektioner

Organisationens namn anges i sin helhet, till exempel det stängda aktiebolaget Energostroy. Det förkortade namnet anges om så är fallet. inskrivna i stiftelsehandlingarna. På sidan indikeras organisationens OKPO.
Den anställdes lönenummer får inte innehålla fler än sex siffror. Den tilldelas varje nyanställd eller anställd person och ändras inte med någon förflyttning av en anställd inom organisationen fram till hans uppsägning.
Skattebetalarens identifikationsnummer "l nummer på försäkringsbeviset för statlig pensionsförsäkring anges i enlighet med intyget om tilldelning av TIN och försäkringsbeviset för statlig pensionsförsäkring.
I kolumnen "Alfabet" anges den första bokstaven i den anställdes efternamn.
Arbetets karaktär anges: "permanent", "tillfälligt" etc.
Typen av arbete (huvud-, deltid) registreras i sin helhet.
Kön indikeras med bokstaven "M" eller "F".
Efternamn, namn, patronym är skrivna i sin helhet "l läsbart.
Födelsedatumet fastställs på basis av pass eller annan identitetshandling, och skrivs i sin helhet i textzonen, till exempel "9 januari 1975". I detta fall anges koden enligt följande: 01/09/1975.
När du anger födelseorten måste följande beaktas:

Medborgarskap skrivs utan förkortningar. Registrering av medborgarskap och dess kodning utförs enligt den allryska klassificeringen av information om befolkningen. OK 018-95, godkänd. Dekret från Rysslands statliga standard daterat den 31 juli 1995 nr 412 (OKIN).

Fyll i kolumnen "Medborgarskap".

Språken som talas av den anställde anges i sin helhet utan förkortningar. Graden av språkkunskaper i textform anges enligt följande.

Information om språkkunskaper

Vid kodning av kolumnen "Kunskap om ett främmande språk" anges två koder, medan den första indikerar språkets kod, den andra - graden av kunskap om det.

Till exempel: "Engelska - jag läser och översätter med en ordbok" skrivs i kolumnen "Kod" som: 014 1.

Utbildning registreras och kodas enligt OKIN och All-Russian Classifier of Specialties in Education. OK 009-93, godkänd. Dekret från Rysslands statliga standard daterat den 30 december 1993 nr 296 (OKSO).

Enligt OKIN är utbildningen kodad enligt följande.

Ibland uppstår i praktiken problem med hur man ska göra en journal över en anställds utbildning om den inte fullföljs.

Information om ofullständig utbildning

Förkortningar av ord är tillåtna när man skriver namnet på en läroanstalt som inte förvränger betydelsen av namnet. Om namnet på utbildningsinstitutionen innehåller ordet "namn", bör du skriva "dem"; om detta följs av ordet "professor", "akademiker" eller något annat, så ska du skriva "professorns namn", "akademikerns namn" etc. Beställningar anges inte i utbildningsanstalternas namn.
All information om utbildning (kvalifikation, riktning eller specialitet) fastställs på grundval av ett examensbevis.
Gratis linjer i utbildningssektionen är för namn och datum för examen från den andra läroanstalten på högre eller sekundär nivå yrkesutbildning. Om den anställde har tagit examen från två gymnasieskolor eller två högre utbildningsanstalter inom olika specialiteter, registreras båda läroanstalterna. Diplomkvalifikationer listas i följande ordning:

Yrket (huvud och tillägg) anges i sin helhet på grundval av beställningen (instruktionen) för anställning. Den är kodad i enlighet med den allryska klassificeringen av arbetares yrken, befattningar för anställda och lönekategorier (OKPDTR). Ett ytterligare yrke är ett som inte sammanfaller med huvudyrket, men som kan vara av intresse för organisationen.
Arbetslivserfarenhet (allmän, fortlöpande, ger rätt till senioritetsbonus, samt rätt till andra förmåner etablerade i organisationen, etc.) beräknas på grundval av anteckningar i arbetsboken och (eller) i andra dokument som bekräftar relevant tjänstgöringstid.
Gift status registreras och kodas enligt OKIN.

Information om civilstånd

I familjens sammansättning anges endast familjemedlemmar med angivande av graden av släktskap. De närmaste släktingarna är far, mor, son, dotter, bror, en syster, en person i vars uppväxt arbetstagaren var och andra nära anhöriga som bor tillsammans med arbetstagaren.
Passdata anges i strikt överensstämmelse med passet. Adressen till bostadsorten antecknas enligt reglerna för anteckning av födelseorten.
För det fall att den anställde på uppsägningsdagen inte fått någon arbetsbok på grund av frånvaro från arbetsplatsen eller av annan anledning, skickar personalhandläggaren meddelanden per post till angivna adresser om behov av att infinna sig på personalavdelningen för en arbetsbok (eller uttryckligt samtycke till att skicka henne via post) eller förfrågningar om var arbetaren befinner sig. Därför är det nödvändigt att fylla i båda kolumnerna - både adressen till bostadsorten enligt passet och den faktiska adressen till bostadsorten, såväl som telefonnummer till den anställde eller anhöriga.

Semesterbokföring Ändring av personaluppgifter

I den tidigare delen av artikeln fick vi reda på vilka dokument som krävs för att fylla i T-2-kortet, och undersökte också hur kolumnerna "Alfabet", "Medborgarskap" fylls i, hur uppgifter om utbildning, familjesammansättning etc. . är inmatade.

Slutför avsnittet om militär registrering

Huvudhandlingarna på grundval av vilket avsnitt. 2 "Information om militär registrering" av det personliga kortet T-2 är:

Information om militär registrering

Efter att ha slutfört avsnitten Allmän information"och" Information om den militära registreringen "den anställde undertecknar ett personligt kort och sätter ner datumet med sin egen hand för att bekräfta överensstämmelse med den angivna informationen. Personalofficeren sätter sin signatur, tjänstens titel och utskriften av signaturen , därigenom bekräftat att anteckningarna gjorts av honom personligen på grundval av de inlämnade handlingarna.

Ange information om anställning, certifiering, avancerad utbildning, incitament, etc.

När du anger information om anställning och övergång till ett annat jobb måste du fylla i alla kolumner i tabellen. Information ska anges utan förkortningar

Uppgifter om anställning och övergång till annat arbete läggs in på grundval av en order (instruktion) om anställning (blanketter T-1 och T-1a) och en order (instruktion) om övergång till annan tjänst (blankett T-5). Specialisten på personalavdelningen måste, när du fyller i detta avsnitt, bekanta den anställde med de inmatningar som gjorts mot kvitto.
När du fyller i 4 "Certifiering" av ett personligt kort, alla kolumner är ifyllda, nämligen:
- datum för certifiering;
- kommissionens beslut, till exempel "övergång till en tjänst", "skicka för avancerad utbildning" etc.;
- en länk till ett specifikt dokument (som regel är detta ett protokoll för certifieringsresultat) som anger dess nummer och datum.
Kolumnen "Anledning" kan vara tom, eller så kan den innehålla en order från organisationen att skicka en anställd för certifiering och/eller en order om att godkänna resultaten av certifieringen.
Uppgifter om fortbildning registreras på basis av handlingar som lämnas in när man söker jobb eller kommer från utbildningsavdelningen. I avsnittet "Professionell utveckling" anges följande:
- start- och slutdatum för utbildningen;
- Typ av avancerad utbildning;
- namnet på läroanstalten (ministeriets fortbildningsinstitut (departement), fortbildningsfakulteten vid en högre läroanstalt, fortbildningsfakulteten vid en sekundär yrkesutbildningsinstitution, fortbildningsinstitutet, fortbildningskurser vid ministeriet (avdelningen ), avancerade utbildningskurser vid företag, vetenskapliga och forsknings- och designorganisationer, högre och sekundära yrkesutbildningsinstitutioner, avancerade utbildningsinstitut och deras filialer);
- typ av dokument (certifikat, certifikat);
- Kolumnen "Anledning" kan vara tom, eller så kan den indikera organisationens ordning att skicka medarbetaren för avancerad utbildning.
Likaså läggs uppgifter om yrkesomskolning in med angivande av specialitet (riktning, yrke) inom vilken omskolning sker.

När du fyller i "Incitament och utmärkelser" måste ange vilka typer av incitament som tillämpas på den anställde (både på organisationsnivå och på nivån för ministerier och avdelningar), samt lista statliga utmärkelser.

Semesterbokföring

I avsnittet "Semester" förs ett register över alla typer av semester som den anställde har fått under arbetsperioden i organisationen. Grunden för att göra anteckningar är order om tillhandahållande av semester.
Vid ifyllning av semestertabellen på basis av beställningen anges endast semesterns startdatum, medan slutdatumet anges "de facto" efter att den anställde faktiskt kommit tillbaka från semestern. Detta beror på det faktum att i händelse av att en anställd blir uppringd från semester eller avbruten, kommer kolumnen "Slutdatum" att innehålla det datum då den anställde lämnar jobbet, och inte det planerade slutdatumet för semestern efter order.
I samma tabell noteras nödvändigtvis ledighet utan att spara lön. Det beaktas vid beräkning av tjänstgöringstiden, vilket ger rätt till en årlig grundläggande betald semester, eftersom det enligt art. 121 i Ryska federationens arbetslag och den inkluderar inte tiden för att bevilja ledighet till en anställd utan lön i mer än 7 kalenderdagar.

Likaså beaktas det inte i tjänstgöringstiden, som ger rätt till den årliga betalda grundledigheten, och tiden för ledighet för att vårda ett barn tills det uppnår den ålder som fastställs i lag.
Dessutom, enligt art. 121 i Ryska federationens arbetslagstiftning, tidpunkten för den anställdes frånvaro från arbetet utan goda skäl, bland annat till följd av hans avstängning från arbetet i fall som föreskrivs i art. 76 i Ryska federationens arbetslagstiftning.
Nedan är de möjliga typerna av dokument på grundval av vilka den anställde på personalavdelningen beräknar om denna tjänstgöringstid (enligt artikel 76 i Ryska federationens arbetslag).

Typer av dokument som ligger till grund för omräkning av tjänstgöring vid avstängning från arbetet

I avsnittet "Ytterligare information", för fullständighet av redovisningen, ange om nödvändigt:
- information om att studera på deltid (kväll), korrespondens, externa studier vid institutioner för högre och sekundär yrkesutbildning (du bör också ange datum för antagning till en utbildningsinstitution och dess examen):
- information om den arbetshandikappade personen, med angivande av MSEC-certifikatet, funktionshindergruppen och datumet för dess etablering (ändring), orsaken till funktionsnedsättningen;
- ingående av MSEC om villkoren och arten av arbetet.
Efter att medarbetaren sagts upp från organisationen görs anteckningar i avsnitt. XI "Skäl för uppsägning", som anger avkodningen av skälen för uppsägning av den anställde i enlighet med den exakta formuleringen som anges i Ryska federationens arbetslag, datumet för uppsägningen, numret på uppsägningsordern.
När det personliga kortet T-2 stängs sätter personaltjänstemannen sin personliga signatur med dess utskrift och uppgift om befattningen. Arbetstagaren själv skriver under på samma sätt. Den anställdes underskrift i detta fall bekräftar hans samtycke till alla anteckningar som gjorts på hans personliga kort.

Ändra information om en arbetare

När uppgifter om en anställd ändras läggs relevanta uppgifter in på hans personliga kort, som intygas genom underskrift av en specialist på personalavdelningen, och om ändringar görs i avsnitt. "Allmän information" och "Uppgifter om militär registrering", därefter underskrift av den anställde själv.
Ändringar görs på samma sätt som i arbetsboken. På grundval av de första formerna och under introduktionen i Sovjetunionen av ett automatiserat personalredovisningssystem utvecklades OST "Standard för automatiserade personalledningssystem". Den beskrev de grundläggande reglerna för att fylla i ett personligt kort. Som det står i OST, "vid byte av efternamn stryks det gamla över och ett nytt skrivs i dess ställe i enlighet med de handlingar som lämnats till personalavdelningen." Vidare, "alla efterföljande ändringar av uppgifter om den anställde (byte av bostad, etc.) återspeglas i det personliga kortet av den anställde på personalavdelningen." En fullständig ersättning av ett personligt kort är inte önskvärt av den anledningen att det i framtiden kommer att bli svårt att återställa hela bilden för denna anställd.
När det gäller ändring av passdata och civilstånd kan samma system tillämpas - med genomstruken.

V.V. MITROFANOVA,
cand. ekonomi Vetenskaper,
Direktör för Centrum för professionell utveckling

Ett personligt kort är ett dokument som sammanfattar all information om en person, inklusive en anställds biografi, tidigare jobb, militärtjänst och annan information.

Detta dokument är det primära dokumentet för personalregister och måste fyllas i, har sitt eget enhetlig form T-2, som godkändes av statskommitténs resolution Ryska Federationen enligt statistik daterad 2004-05-01 nr 1.

Dokument som krävs för att fylla i.

Ansvaret för att fylla i detta dokument tilldelas vanligtvis personalavdelning organisationer, i små företag kan det fyllas i av anställda på redovisningsavdelningen eller chefen personligen. En anställds personliga kort kan fungera som bekräftelse på tjänstgöring, eftersom alla uppgifter från överförs till det.

Efter uppsägning av en anställd lagras kortet på företaget i 75 år; i händelse av likvidation av organisationen överförs denna information till arkivet och fortsätter sin lagringsperiod. Blankett T-2 innehåller 11 sektioner som kan fyllas i oberoende av varandra.

På grundval av vilka dokument för att fylla i en anställds personliga kort?

Den anställdes personliga kort bör öppnas efter utfärdandet av en order på, den exakta tidpunkten för dess öppnande anges inte i lagstiftningen. För att fylla i detta dokument behöver du inte så många dokument som det kan verka vid första anblicken.

Från en anställd behöver du en identitetshandling, ett försäkringsbevis för statlig pensionsförsäkring, en arbetsbok och papper som bekräftar hans utbildning.

Om den sökande passar in på listan över kategorier av sociala förmåner, lämnas dokument som bekräftar rätten till förmånen samt läkarintyg vid behov.

Var ska man börja fylla?

Det är viktigt att inte göra fel när du fyller i.

Denna form av dokumentet består av 11 sektioner, dock är det viktigt att fylla i den övre delen av dokumentet. Den person som ansvarar för att upprätthålla personalregister måste korrekt fylla i organisationsuppgifterna och den övre delen av det personliga kortet, annars kommer kortet att vara ogiltigt i händelse av ett kontroversiellt eller rättsligt prejudikat:

• i den här delen måste du ange den anställdes personalnummer, det är viktigt att veta att det inte består av mer än 6 siffror och inte ändras, oavsett den anställdes rörelse uppför karriärstegen;
• ange sedan den skattskyldiges identifikationsnummer, i avsaknad av ett registreringsbevis hos skattekontoret given kod kan hittas på IFTS-webbplatsen med hjälp av den anställdes passdata;
• i kolumnen "Alfabet" är det vanligt att skriva ner den första bokstaven i efternamnet; när du ändrar efternamnet ändras bokstaven, liksom resten av data. I kolumnen "Arbetets art" ange på grundval av fången "permanent" eller "tillfälligt";
• typen av arbete anges på samma grund som arten, du kan ange "huvudsaklig" eller "deltid". Förutom informationen om organisationen och den övre delen av dokumentet måste du ange koderna för den allryska klassificeraren av information (OKIN).

Hur fyller man i T-2-formuläret korrekt?

Du behöver bara ge sann information.

För att undvika misstag, överväg att fylla i den anställdes personliga kort i sektioner.

Grunduppgifterna i första avsnittet fylls i från en identitetshandling, därefter från punkt 5 enligt arbetstagaren. I de fall en person talar tre eller flera främmande språk har företaget rätt att komplettera raderna i den elektroniska versionen av dokumentformuläret.

Punkt 6 fylls i från inlämnade underlag om utbildning, oavsett antal genomförda och ofullständiga läroanstalter personaltjänstemannen ska lista alla anläggningar.

Uppgifter om yrket och arbetslivserfarenhet förs in i punkterna 7 respektive 8, baserat på tidigare anteckningar i. Yrket införs i enlighet med personalförteckningen och anställningsordningen.

Även information om hans civilstånd och familjesammansättning i punkterna 9, 10. Enligt den ryska federationens arbetslagstiftning inkluderar familjen föräldrar, make / fru, syskon, samt en krets av personer som bor med den anställde, journalen förs i ordningen släktskap.

Passdata är fullständigt registrerade i punkt 11, adressen till registreringen och faktiska bosättningen i punkt 12. Detta avslutar det första avsnittet, det är viktigt att komma ihåg att ändringar kan inträffa i alla uppgifter som anges.

Oftast sker ändringar i passuppgifter, till exempel när en anställd gifter sig eller skiljer sig.

I det här fallet är det nödvändigt att noggrant stryka över det gamla efternamnet och ange ett nytt bredvid det, ange sedan grunddokumentet och godkänna med signaturen från den anställde som ansvarar för att upprätthålla personliga kort.

Upprepa samma steg med passdata och registreringsplats.

Avsnitt två innehåller militär registreringsinformation som överförs från den anställdes militära ID. I avsaknad av ett militärt ID hoppas detta avsnitt över. Om en man inte gjorde militärtjänst och inte blev avsatt av vissa indikatorer i punkt 2 i 2 § ska du ange "förbehållet värnplikt".

I det tredje avsnittet av T-2-formuläret anges information om den anställdes arbetsplats, nämligen: för arbete, strukturell enhet (om någon), befattning, belopp, anställningsgrund (order från företagschefen).

Efter att ha angett uppgifterna kontrollerar den anställde riktigheten av de angivna uppgifterna och sätter sin signatur. När en anställd förflyttas till annan tjänst eller lönehöjning av en eller annan anledning avspeglas också i detta avsnitt.

Du kan lägga till information om ytterligare kurser.

4 § fylls i vid certifiering av anställda för byte av tjänst eller övergång till annan strukturell enhet. I detta avsnitt är den anställde vid personaltjänsten skyldig att ange certifieringsperioden, dess resultat och en länk till certifieringsdokumentet.

I avsnitt 5 ”Kvalificerad utbildning” förs uppgifter om ytterligare fortbildning av arbetstagaren, till exempel hade den anställde en sekundär specialiserad utbildning och tog examen från en högre läroanstalt under kursens gång, vilket bidrog till en förändring av hans rang eller kvalifikation. Studieperioden och dess resultat fylls också i. I detta fall är det nödvändigt att ändra den första paragrafen, punkt 6.

Den sjunde sektionen, samt den fjärde, femte och sjätte, fylls i efter behov och den anställdes prestationer, som regel används dessa sektioner av stora organisationer som skickar personal till utbildningar, omcertifiering eller certifiering vid övergång till en annan position.

I avsnitt 7 "Utmärkelser (uppmuntran), hederstitlar» fyll i information om att få sådana utmärkelser som: för att uppnå hög försäljning, för lång service, etc.

Enligt Ryska federationens arbetslagstiftning, kapitel 19, art. 114 har varje person som arbetat i organisationen mer än 6 månader i rad rätt att ta ut årlig betald semester, ledighet på egen bekostnad osv. Semesteruppgifter läggs in i 8 § på arbetstagarens personliga kort, oavsett typ av semester.

I detta avsnitt måste den person som är ansvarig för att fylla i detta dokument ange typen av semester, grunddokumentet som tillåter dig att åka på semester, antalet dagar samt start- och slutdatum för den anställdes semester. När raderna i denna sektion slutar behöver du rapportera ytterligare ett löst blad med fortsättning på sektion åtta. Ett nytt kort krävs inte.

I Ryska federationen finns det en ganska lång lista över kategorier för att tillhandahålla sociala tjänster. Till exempel ett skatteavdrag från personlig inkomstskatt på 1 400 rubel för två barn och 3 000 rubel för mer än ett tredje barn, inklusive. Sådan information anges i avsnitt 9 i T-2-formuläret. I detta avsnitt måste du också ange vilken typ av förmån som tillhandahålls, nummer och datum för utfärdandet av dokumentet som bekräftar rätten till förmånen.

10 § fylls i efter bedömning av arbetsgivaren och förekomsten av vissa färdigheter eller medicinska tillstånd hos arbetstagaren. Här kan du ange körerfarenhet för en anställd av en eller annan kategori eller information om tilläggsutbildning som inte ingår i avsnitt 2, till exempel klipp- och sykurser eller att ta emot ytterligare utbildning i deltidsutbildning.

Vid uppsägning av ett anställningsavtal ska arbetsgivaren ange artikeln arbetslagstiftning, på grund av vilken anställningsförhållandet avslutades i 11 § i denna blankett av arbetstagarens personliga kort.

Tillsammans med detta är det nödvändigt att ange nummer och datum för uppsägningsbeställningen och själva uppsägningsdatumet.

Vanliga misstag som görs när du fyller i ett dokument

Små misstag kan rättas till.

Det händer att personalen på personalavdelningen gör fel när de fyller i den anställdes personliga kort. Detta kommer inte att medföra särskilda konsekvenser, och det kommer inte att påverka den anställde alls. Men om det finns ett rättvist antal fel, kommer det vid en extern kontroll att dömas till personalavdelningen för dålig prestation.

De vanligaste felen är:

1. Användning av specialtecken. [/], [:], [=] och andra specialtecken ska inte användas i detta dokument. De är särskilt strängt förbjudna i kodningszonen;
2. Slarvigt ifyllande av dokumentet. Texten kan överskrida gränserna för de specialiserade områdena om det behövs. Den ska dock inte hamna i kodningsområdet. Om det finns minst 1 bokstav i detta område anses kortet sedan vara skadat och det kommer att behöva skrivas ut igen.
3. streck. Denna välkända förbiseende beror på det faktum att streck i många andra tidningar är möjliga eller till och med nödvändiga. De bör inte vara i T-2-formen. Om det inte finns något att skriva i kolumnen måste den lämnas helt tom.

Den som ansvarar för att upprätthålla personaldokumentationen godkänner handlingen och lämnar den vidare till den uppsagda för granskning. Den anställde är skyldig att skriva på ett personligt kort. Den anställdes underskrift talar om hela överenskommelsen i ovanstående information.

I den här videon hittar du ett exempel på att fylla i ett personligt T-2-kort.

Frågeformulär, skriv ditt

När du registrerar en anställd för arbete är det nödvändigt att skapa ett personligt kort för honom. Detta dokument återspeglar information om den anställde och arbetets karaktär. Det personliga kortet (blankett N T-2) återspeglar även annan ytterligare information.

Personligt kort

Varje anställd ska ha sitt personliga kort. Det startas av anställda på personaltjänsten i receptionen. Kortet fylls i blankett N T-2. Vid anställning av en vetenskaplig-pedagogisk och vetenskaplig arbetare ska du samtidigt fylla i ett kort på blanketten N T-4. Och vid registrering av personer som ersätter offentliga befattningar public service, blankett N T-2GS(MS) måste användas.

För att korrekt fylla i den måste personalhandläggaren samla in information om den anställde. Information i det personliga kortet läggs in på grundval av:

• anställds pass (ett annat dokument som styrker hans identitet);
• anställningsordning;
• arbetsbok (ett annat dokument som kan bekräfta hans arbetslivserfarenhet);
• intyg om pensionsförsäkring;
• militära registreringshandlingar (om den arbetssökande är värnpliktig och är skyldig för militärtjänstgöring);
• handlingar om utbildning, tillgång till särskilda kunskaper eller kvalifikationer (om tjänsten kräver särskild utbildning eller särskilda kunskaper behövs).

I vissa fall kan ytterligare handlingar krävas. Till exempel ett intyg om arbetets villkor och art från huvudarbetsplatsen, om en deltidsanställd anställs för att arbeta med farliga och skadliga arbetsförhållanden.

Formuläret börjar med en rubrik där du behöver ange namnet på organisationen. Följande fält är ifyllda:

• Sammanställningsdatum (detta datum kan skilja sig från datumet för mottagandet);
• Personalnummer;
• Numret på det statliga försäkringsbeviset;
• Alfabet (mer komplett behövs för att systematisera korten, den första bokstaven i den anställdes efternamn anges här);
• Arbetets karaktär (tillfälligt eller permanent - beroende på om anställningsavtalet är tidsbegränsat eller tillsvidare);
• Typ av arbete (deltid; om inte, så anges "huvudsaklig");
• Kön (endast bokstaven M eller F är anbringad).

Kortet innehåller avsnitt:

• Allmän information (fullständigt namn på den anställde, datum och plats för hans födelse, information om medborgarskap, information om kunskaper i ett främmande språk, utbildning, yrke, arbetslivserfarenhet, civilstånd, familjesammansättning, passuppgifter och information om bostadsorten , numrera hans telefonnummer) (Första avsnittet);
• Information om militär registrering (andra avsnittet);
• Rekrytering och övergång till ett annat jobb (tredje avsnittet);
• Certifiering (fjärde avsnittet);
• Avancerad utbildning (femte avsnittet);
• Professionell omskolning (sjätte avsnittet);
• Utmärkelser (uppmuntran), hederstitlar (sjunde avsnittet);
• Semester (åttonde avsnittet);
• Sociala förmåner (information om de förmåner som arbetstagaren har rätt till enligt lag) (nionde avsnittet);
• Ytterligare information (tionde avsnittet);
• Skäl för uppsägning av anställningsavtalet (elfte avsnittet).

Klassificerare när du fyller i kortet

På formulärets första och andra sida finns fält för anbringande av koder. För att fylla i dessa fält måste du använda klassificerare:

• OKATO (objekt för administrativ-territoriell indelning);
• OKIN (information om befolkningen);
• OKSO (utbildningsspecialiteter);
• OKPO (företag och organisationer);
• OKPDTR (anställdas befattningar, arbetares yrken och lönekategorier);
• OKUD (ledningsdokumentation).

Hur man gör ändringar

Om uppgifter om den anställde har ändrats, måste de återspeglas i hans personliga kort. För att korrekt återspegla sådana ändringar måste du stryka över föråldrade data med en rad och skriva nya (bredvid eller ovanför). Ändringar ska intygas med personalansvarigs underskrift.

Du kan också göra korrigeringar om felaktiga uppgifter ursprungligen angavs.