Realização de reuniões e conferências de negócios. Como organizar uma reunião e fazer atas

Uma reunião é a presença conjunta de um grupo (coletivo) de cidadãos em um determinado local para discutir vários temas ou resolver determinados problemas.

Existe outro conceito de reunião - é uma reunião de todo o coletivo de trabalho de uma empresa ou organização para resolver quaisquer questões urgentes e levar informações às massas de decisões administrativas.

Uma das opções mais difíceis de interação empresarial são as reuniões - especialmente se forem realizadas em uma situação de conflito ou crise na organização. Para uma série de organizações, as reuniões são o mais alto órgão de governo. Portanto, os documentos criados como resultado de seu trabalho sempre afetam os planos estratégicos da organização e afetam o clima psicológico da equipe.

As principais diretrizes na preparação das reuniões são os documentos normativos e administrativos que regulam as atividades da própria organização como um todo e a reunião como órgão de gestão colegiada. Esses documentos incluem: memorando de associação, estatuto da organização, atos legislativos, desempenhando o papel de provisões padrão de tais instituições. Tais documentos costumam conter indicações sobre o leque de assuntos que podem ser submetidos à discussão colegiada, incluídos na pauta da reunião. Além disso, os documentos organizacionais e administrativos geralmente contêm uma descrição do procedimento de preparação para uma reunião, as regras deste trabalho, que determinam o grau de relevância de certas tecnologias de interação comercial.

A prática mostra que em situações de conflito grande importância adquire como exatamente a agenda da reunião é elaborada. A probabilidade de uma resolução construtiva do conflito aumenta se a agenda incluir apenas questões que afetam diretamente a essência do conflito, o objeto das contradições que surgiram. Se, além do conflito em si, for feita uma tentativa durante a reunião de resolver alguns problemas adicionais, essa agenda criará um pré-requisito para o desenvolvimento do conflito como uma avalanche. Isso se deve à atração pela interação direta ao mesmo tempo um grande número de pessoas. Seus interesses divergentes, combinados com o dado situação de conflito as atitudes em relação à rivalidade podem provocar uma maior expansão da área de conflito, o crescimento e a complicação das contradições que surgiram.

Muitas reuniões de negócios e conferências são realizadas na forma de discussões. Em uma discussão em massa, todos os participantes, com exceção do presidente, estão em posição igual. Não são nomeados palestrantes especialmente preparados, ao mesmo tempo, todos estão presentes não apenas como ouvintes. Pergunta especial discutido em certa ordem, geralmente de acordo com regulamentos estritos e presidido por um oficial.

Para a formação da reunião e prontidão para uma comunicação significativa alguns dias antes dela, eles podem receber um certificado sobre o mérito do problema em discussão. Para compilá-lo, é aconselhável criar um grupo de especialistas focados em realizar uma análise abrangente da situação da organização.

Em regra, os materiais para a reunião (agenda, resumos ou textos de relatórios, projetos de decisão, etc.) são fornecidos aos futuros participantes da reunião o mais tardar três a quatro dias antes do seu início. Isso permite que eles façam alterações em documentos já desenvolvidos e, em seguida, apresentem prontamente suas propostas durante a reunião.

Psicologicamente, trabalhar com documentos já durante a própria reunião permite reduzir a probabilidade de agravamento de antipatias pessoais entre as partes em conflito. Apelo ao documento, contornando a interação direta com o adversário, a introdução do documento como elo mediador reduz a probabilidade de eclosão de reações afetivas, o conflito procedendo segundo o cenário de uma explosão.

Lidando com conflitos durante uma reunião cenário de jogo muitas vezes se torna mais administrável se for possível adotar uma regulamentação comum. Para facilitar o trabalho sobre o projeto de regulamento, você pode usar o seguinte esquema comum para a realização de reuniões como peça de trabalho inicial:

• · introdução com duração total de 3 a 5 minutos, em que regras gerais o trabalho da reunião, o modo de sua realização, o tempo de término aproximado;
• relatório principal com duração de 25 a 30 minutos (se forem apresentadas posições diametralmente opostas das partes conflitantes na reunião, todos devem ter tempo igual para apresentar seus pontos de vista, mas é desejável que no total não exceda 30 minutos, caso contrário como resultado do cansaço natural, o público simplesmente fica desatento);
• · perguntas aos palestrantes e suas respostas (cada pergunta e resposta - não mais que 2 minutos);
• · discursos de co-falantes, mensagens adicionais (não mais que 10-15 minutos para todos os alto-falantes com mensagens adicionais devido às razões indicadas no parágrafo 2);
• perguntas aos co-falantes (não mais de 1 minuto para cada pergunta e sua resposta);
• · discursos dos participantes da reunião (5-7 minutos);
• · respostas dos palestrantes (não mais que 5 minutos cada);
• · respostas dos co-falantes (não mais de 3 minutos cada);
• referências durante a reunião (não deve haver mais de três a cinco, para não desviar a atenção do tópico principal e não dar origem a uma sensação de má preparação preliminar para a reunião; uma referência deve ser dada não mais que 3 minutos );
• Leitura do projecto de decisão da reunião (não superior a 5 minutos);
• Propostas de projeto de decisão (não mais de 1-3 minutos para cada);
• Resumindo os resultados da reunião (não mais que 10 minutos).

Se houver 50-75 participantes, é considerado ideal ter intervalos de 10 minutos a cada hora. Com um número maior de participantes, é aconselhável fazer uma pausa após 1,5 a 2 horas de trabalho e torná-la de 15 a 20 minutos.

O esquema dado de estruturação da reunião por conteúdo e tempo é aproximado. Mas não importa o quão incerto o que acontecerá durante a reunião, os organizadores devem primeiro pensar e desenvolver seus próprios projetos de regulamento. Se, no contexto de um conflito, uma discussão sobre um regulamento completamente despreparado começar durante a reunião, essa questão de trabalho em si pode se tornar um motivo extra para ativar configurações de conflito, um “confronto” inútil.

O aumento da excitação emocional, característica de qualquer discurso público, e ainda mais para falar em uma reunião em conexão com uma situação de conflito, exige que cada orador estude seriamente a estrutura e o conteúdo de sua mensagem. Qualquer discurso deve necessariamente conter propostas construtivas para resolver o problema discutido na reunião. Em uma situação de conflito em uma reunião, comentários emocionais que ofendem os presentes são especialmente perigosos. Portanto, ataques emocionais devem ser excluídos de falar em público.

Se a fala tiver natureza de relato, deverá conter:

• uma breve definição do objetivo da mensagem;
• exposição dos principais fatos;
• uma declaração concisa e clara das formas propostas para resolver o problema;
• · Um breve resumo.

Os palestrantes agendados de acordo com o regulamento devem preparar o texto de seu discurso com antecedência. O material para a apresentação pode ser dados obtidos como resultado da análise de casos na organização. Além disso, o relatório deve ser conciliado com a agenda e os dados de relatórios existentes da organização. O relatório não deve ser sobrecarregado com material digital: apenas indicadores-chave devem ser usados ​​para ajudar o público a avaliar a situação atual e entender o significado das soluções propostas.

Ao preparar um palestrante para um discurso, pode-se recomendar a leitura do texto do relatório em voz alta, no ritmo e na forma como ele o fará na reunião. Isso, em primeiro lugar, permite determinar e ajustar o período de tempo da apresentação. Em segundo lugar, contribui para uma orientação mais rápida no texto. Tal orientação é muito útil no clima emocionalmente carregado da reunião, quando o orador pode ser interrompido, ele próprio pode se desviar, ou se novamente precisar retornar a algum fragmento do discurso. Como a assembléia é um órgão colegiado caro gestão Estratégica, então o tempo gasto pelo orador no trabalho preliminar de seu discurso é bastante justificado.

Ao resolver questões de conflito pelos organizadores de assembleias gerais, muita atenção deve ser dada à preparação de atas, que é um importante documento organizacional e administrativo. Este protocolo deve registrar o andamento da discussão das questões levantadas, o processo de tomada de decisão e as decisões da própria reunião.

EM condições modernas as atas costumam ser elaboradas não durante a reunião, mas com base em gravação de vídeo ou áudio. Em termos de rapidez e facilidade de processamento e documentação, é preferível uma gravação digital da reunião. Mas mesmo no caso do uso de tecnologia digital, para não perder momentos significativos da reunião, ainda é recomendável acompanhar a gravação em áudio ou vídeo do que está acontecendo com a elaboração de um rascunho de protocolo manuscrito indicando o horário dos principais eventos . Tal protocolo ajuda no futuro a decifrar o que foi gravado na fita e refleti-lo qualitativamente no conteúdo do protocolo principal.

De grande importância para o protocolo como para um documento oficial é a observância das regras para sua execução. A ata é datada do dia da reunião, e não do momento de sua assinatura. Se a reunião decorreu durante vários dias, as atas são datadas do dia do início e do dia do fim, que são indicados com um hífen. Além disso, as atas indicam seu número de série, que corresponde ao número de série da reunião. O nome da localidade onde a reunião foi realizada também é indicado.

Ao elaborar o protocolo, deve-se levar em consideração que, de acordo com a exaustividade da abrangência dos assuntos em discussão, tais documentos são divididos em completos e curtos. No protocolo curto indique o nome do orador, o tema do relatório, os nomes dos oradores. O conteúdo dos discursos não está refletido no protocolo sumário. Se a reunião for dedicada à resolução de conflitos, tais atas só poderão ser lavradas se houver meios de fixar o conteúdo dos relatórios e discursos (transcrições, textos certificados de relatórios e discursos, gravações de áudio ou vídeo). Nesse caso, é feita uma entrada no protocolo que as respectivas gravações detalhadas de falas são anexadas a ele. Se isso não for possível, deve ser elaborado um protocolo detalhado que reflita integralmente o andamento da discussão, as decisões propostas e adotadas.

Durante o encontro versão finalé quase impossível elaborar um protocolo completo. Assim, é elaborado um projeto de protocolo. Ao decidir questões delicadas atas deste tipo podem ser elaboradas não por um, mas por vários participantes da reunião, que então elaboram e elaboram uma versão final da ata dentro de um período de cinco dias.

A ata integralmente lavrada é assinada pelo presidente e pelo secretário da reunião. As decisões finais da reunião são comunicadas aos seus participantes na forma de documentos independentes - resoluções e decisões, que são elaboradas com base no material contido nas atas.

O cumprimento desses procedimentos, embora não garanta uma solução completa das contradições surgidas, cria, no entanto, os pré-requisitos para o trabalho construtivo e eficiente da reunião. Devido ao grande número de participantes, a situação fora do padrão durante as reuniões, a capacidade de autocontrole das pessoas diminui, a eficiência da previsão piora. Os procedimentos descritos desempenham o papel de esquemas de orientação colocados no papel em uma situação fora do padrão. Ao libertar a mente das pessoas de tais esquemas, os organizadores da reunião facilitam que seus participantes trabalhem intensamente na essência do problema, e não na tarefa de conduzir a reunião em si.

Em geral, os preparativos da reunião devem ter como objetivo facilitar a concentração máxima da atenção de seus participantes na essência das contradições que estão sendo resolvidas. Para tal, deverá ser organizada a solução de todas as eventuais questões processuais, bem como o controlo da preparação de toda a informação necessária, essencialmente submetida à discussão do problema.

Tanto na fase de preparação da reunião como durante a sua condução, é necessário ter em conta as características individuais dos participantes da reunião. Os organizadores são obrigados a garantir que os participantes entendam que é de sua vontade e intenções que depende em grande parte a eficácia das atividades de toda a organização como um todo.

Uma reunião é um evento obrigatório no qual todos os membros de uma organização participam, por exemplo, uma reunião anual de acionistas ou uma reunião geral de membros de uma cooperativa. O procedimento para a realização de uma reunião é regulado pelo estatuto da organização relevante, o curso da reunião e decisões tomadas registrado em documento especial - a ata da reunião.

Em contraste com a reunião, a reunião é frequentada por um certo círculo fixo de pessoas, como regra, que são representantes de várias empresas ou departamentos da empresa. As reuniões são geralmente regulares, reunindo-se estritamente

tempo dividido, na maioria das vezes uma vez por semana, e são destinados a discutir assuntos atuais, embora possam haver reuniões não programadas causadas por necessidades de produção. A ata da reunião não é necessária, mas uma decisão geralmente é tomada no final da reunião.

As reuniões de negócios são divididas em conversas de negócios e negociações. As conversas de negócios são realizadas de forma gratuita, destinadas a discutir quaisquer questões que surjam e não necessariamente terminem com uma decisão. As negociações visam resolver questões sérias de atividades conjuntas de empresas, delimitação de áreas de atividade, desenvolvimento de política de preços, etc. Eles terminam com a adoção de documentos finais ou declarações orais.

Devido às especificidades do seu trabalho, qualquer comerciante muitas vezes tem de participar em várias reuniões, conferências e reuniões de negócios, bem como organizar ele próprio esses eventos. É necessário seguir o procedimento estabelecido para sua organização e conduta, pois muitas vezes o sucesso de todo trabalho comercial depende disso.

Ao preparar uma reunião, reunião ou negociações, você deve:

1. Escolha e formule claramente uma agenda. Pode haver dois ou três assuntos principais e três ou quatro assuntos secundários na agenda. Se houver poucas perguntas principais, a reunião prosseguirá lentamente e levará tanto tempo quanto se fossem suficientes e, com um grande número de perguntas, a discussão se tornará superficial.

2. Determine a composição dos participantes (para uma reunião, negociações). A exceção são as reuniões de produção, que acontecem regularmente (geralmente uma vez por semana) com composição constante de participantes.

3. Selecione o dia e a hora do evento. Durante as negociações, o dia e o horário são previamente combinados com todos os participantes.

4. Avise os participantes sobre o dia e horário do evento. Ao realizar uma reunião, é desejável fazê-lo com 5 a 7 dias de antecedência. O dia e a hora da reunião de produção são comunicados apenas às pessoas convidadas que não sejam participantes permanentes da reunião.

5. Defina a duração prevista do evento e avise os participantes sobre isso. A experiência mostra que anunciar o horário de término de uma reunião ou reunião reduz sua duração em 10-15%.

6. Prepare o relatório ou mensagem principal e determine os participantes obrigatórios na discussão. O relatório deve ser específico, refletir a essência do assunto em questão, as conclusões devem ser fundamentadas. A verbosidade e imprecisão do relatório ou mensagem causa indiferença entre os ouvintes.

7. Selecione e prepare uma sala. Deve-se tomar cuidado para garantir que a sala seja confortável o suficiente para acomodar todos os participantes. Não deve faltar cadeiras. Ao organizar as negociações nas mesas à frente de cada participante, é aconselhável colocar um cartão indicando o sobrenome, nome, patronímico e nome da empresa que ele representa. Também deve haver papel e materiais de escrita nas mesas, você pode colocar refrigerantes. É considerado de boa educação servir chá ou café durante as negociações com uma pequena quantidade de pastéis.

Você precisa começar a trabalhar na hora certa. Atrasar o início de uma reunião ou reunião geralmente faz com que os participantes se encontrem muito tarde na próxima vez que a reunião for realizada. É costume observar o horário de início das negociações rigorosamente por todas as partes; chegar atrasado para as negociações é considerado como extremo desrespeito aos parceiros e pode levar a consequências indesejáveis.

A atmosfera durante uma reunião (conferência) ou reunião de negócios deve ser amigável. Ataques pessoais em relação aos participantes, confrontos são inaceitáveis.

Um presidente é eleito para conduzir a reunião. As principais funções do presidente são:

Siga as regras;

anunciar o nome e o cargo do orador, o nome da organização da qual é representante.

O presidente da assembleia deve atender a alguns requisitos, sendo os principais: competência, imparcialidade, capacidade de se expressar de forma clara e clara e tolerância com as opiniões alheias. O presidente não tem o direito de expressar sua preferência por uma ou outra opinião ou participante da reunião, bem como impor sua opinião. Afinal, ele deveria declarar suas propostas.

Um marco importante qualquer assembléia ou reunião é a adoção de uma decisão. Nesses momentos, a reunião geralmente fica desamparada, como se estivesse perdendo energia. Isso acontece porque os participantes não conseguem perceber que é hora de tomar uma decisão, ou hesitam, não ousando fazer uma escolha. Nesses casos, é melhor escolher uma proposta e continuar a considerá-la. É importante não perder o momento em que o debate deve ser encerrado - aqui é necessária a experiência e a habilidade do presidente. Bom caminho- votação intermediária. Isso resume a próxima etapa da discussão. Não se deve, porém, precipitar-se com a votação final, pois é possível tomar uma decisão que é rejeitada por uma minoria. Nesse caso, os membros da minoria podem tomar medidas para provar que a maioria está errada, o que pode levar à retomada da discussão e à perda dos resultados já alcançados.

Um tipo especial de reunião é o chamado "brainstorming". Tal reunião é realizada quando é necessário decidir problema difícil, encontre uma saída para uma situação confusa, tome uma decisão responsável.

Para realizar tal reunião, antes de mais nada, é necessário formular claramente a tarefa - apenas uma, a mais difícil ou a mais importante. É desejável que não mais do que 7 a 12 pessoas participem da discussão. É aconselhável dispor as cadeiras em círculo para que não haja "galeria" e "presidium". É necessário determinar estritamente o tempo da discussão. A falta de tempo gera estresse, estimulando atividade cerebral. O tempo ideal para tal reunião é de cerca de 30 minutos. Ninguém deve criticar as propostas propostas. A maioria das pessoas não consegue trabalhar criativamente sob condições de risco moral; se alguém for rebaixado, os outros só pensarão em como não parecer mais estúpidos do que os outros. No início da discussão, via de regra, são apresentadas ideias banais e vazias. A proibição de críticas facilita a apresentação de quaisquer ideias, entre as quais podem haver outras muito valiosas. É aconselhável selecionar melhores ideias em vez de descartar o pior, o que parecia inutilizável agora pode ser útil mais tarde. Não há necessidade de estabelecer a autoria das ideias - as melhores ideias são sempre fruto da criatividade coletiva.

Quando uma saída parece ser encontrada situação difícil, é aconselhável dividir em dois grupos - "apoiadores" e "adversários" e tentar encontrar pontos fracos na solução desenvolvida. A decisão final deve ser claramente formulada e registrada.

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• Introdução
• 1.1. O conceito de "reunião" e "sessão"
• 1.2. Organização da reunião
• 1.3. Tipos e condução de reuniões
• 1.4. Melhorando a eficiência de reuniões e sessões
• Conclusão

Introdução

Assunto trabalho de controle"Reuniões e reuniões, sinais gerais e especiais."

Entre tipos diferentes as atividades do chefe da maior quantidade de tempo, e com uma separação do resto do trabalho, absorvem as reuniões.

O objetivo do trabalho de controle é revisar as condições gerais e características especiais reuniões e sessões.

De acordo com este objetivo, foram definidas as seguintes tarefas:

1. Considere os conceitos de reunião e reunião.

2. Considere organizar reuniões e encontros.

3. Considere as principais oportunidades para melhorar a eficiência das reuniões e reuniões.

O objeto é uma forma de tomada de decisão coletiva.

Assunto - reunião e reunião.

Além de conversas de negócios e negociações comerciais, formas especiais de conversas de negócios são difundidas na prática empresarial - reuniões, que são uma forma de discussão coletiva aberta sobre determinados assuntos.

O estilo de trabalho do gestor é em grande parte determinado pela posse da “sabedoria” de realizar diversos tipos de reuniões e reuniões, que ocupam parte significativa do tempo de trabalho e se relacionam com funções diretas de gestão.

Uma atitude responsável em relação a essas atividades é ditada não apenas pela eficácia ou ineficácia de seu impacto sobre outras atividades instituições, organizações, mas também a quantidade de tempo gasto por um grande número de participantes presentes na reunião.

A discussão em grupo como uma forma de conversa de negócios tem muitos aspectos positivos. Primeiro, aumenta a eficiência do pensamento. O provérbio russo “a mente é boa, mas duas é melhor” não surgiu do zero, tem um significado profundo. De fato, a originalidade do pensamento humano reside no fato de ser especialmente eficaz nas condições da atividade intelectual conjunta, pois os resultados intelectuais não se somam, mas se multiplicam. Sabe-se que a maioria das ideias frutíferas nasceu durante a troca coletiva de pensamentos.

Em segundo lugar, durante a reunião, a comunidade criativa dos trabalhadores é fortalecida, os interesses dos trabalhadores individuais são incluídos em um único sistema de tarefas coletivas e as habilidades empresariais de seus participantes também são aprimoradas. Em terceiro lugar, no trabalho mental conjunto, o potencial criativo de cada um deles é revelado. Kuzin F. A. Cultura da comunicação empresarial: um guia prático. -- 6ª ed., revisada. e adicional - M.: Os-89, 2002.- p. 195

Ao escrever o trabalho foram usados materiais educativos autores como F. ​​A. Kuzin, V. M. Chizhikov e outros.

1. Reuniões e reuniões, características gerais e especiais

1.1 O conceito de "reunião" e "sessão"

Uma reunião é uma forma de desenvolver decisões coletivas sobre as questões mais importantes da vida de uma instituição ou organização. As reuniões contam com a presença de representantes de diversos departamentos da instituição interessados ​​em resolver os assuntos da pauta. As reuniões podem ser expandidas (de acordo com o número de participantes) e limitadas (um círculo restrito de participantes da reunião).

Uma reunião é também uma forma de discussão coletiva e de resolução de questões, mas refere-se sobretudo ao trabalho de entidades (órgãos) permanentes criadas no seio de uma instituição ou em regime de societário com outras instituições e organismos.

Como exemplo, podem ser citados: colégios, conselhos de administração, plenários, a Duma Estatal, o Conselho da Federação, o Conselho de Segurança, etc. uma certa frequência de suas reuniões.

Chefes e especialistas de outras instituições e organizações, representantes da administração, organizações públicas cidades, quando são resolvidos problemas que vão além da competência de uma instituição.

Reuniões - reuniões estritamente profissionais para tratar principalmente de questões organizacionais (por exemplo, uma reunião do comitê sindical, uma reunião do presidium, etc.). Smirnov E.A. Desenvolvimento de decisões gerenciais: livro didático para universidades. M: UNITY-DANA, 2002. p. 20

Uma reunião geralmente é necessária nas seguintes circunstâncias:

Formação de uma posição comum em relação a um problema complexo;

Discussão de opiniões particulares e preparação de decisões;

A transmissão deste tipo de informação que exige esclarecimentos e preocupa a muitos;

Formação de novas tarefas;

Desenvolvimento de soluções significativas promissoras;

Resolução de situações únicas e problemáticas;

Coordenação;

Resolução de problemas urgentes; resolver problemas que mudam a divisão de trabalho existente.

Ocorre que a reunião não é expediente já em sua essência e, portanto, serve como motivo de insatisfação de seus participantes:

Fraqueza de trabalho individual;

Incerteza na divisão do trabalho;

Estrutura inadequada de relações oficiais;

Estilo de liderança autocrático;

Tradições enraizadas;

Fraco desejo de cooperação na organização;

O desejo de alguns funcionários de se destacarem;

Adiar a solução do problema até que a situação exija uma reunião;

Incerteza na distribuição de instruções;

A chamada reunião regulamentada (a pedido da gestão superior);

A secretaria elabora uma carta aos responsáveis ​​pela preparação dos materiais para a reunião. Ao mesmo tempo, para cada item da pauta, são indicados todos os executores e alocado o executor responsável (o primeiro da lista). A carta recebe um número de registro no sistema. O principal objetivo da carta é transmitir aos executores responsáveis ​​o conteúdo do item da ordem do dia da reunião e o prazo para a preparação dos materiais necessários para a reunião. A carta é impressa e assinada pelo responsável. Em seguida, a secretaria elabora, por meio do sistema, cartas a todos os executores responsáveis, imprimindo em cópias da carta assinada o cargo e o nome do executor responsável. Cada um dos executores responsáveis ​​prepara os materiais para a reunião, entre os quais é obrigatório um projeto de decisão sobre um ponto específico da reunião.

O projecto de decisão inclui atributos necessários, Como:

- para qual reunião está sendo preparado o projeto de decisão;

- para qual item da ordem do dia o projeto de decisão está sendo preparado;

- repetição do nome do item;

- quem elabora o projeto de decisão;

A ordem do dia da reunião é aprovada quando a ordem do dia é assinada. Depois disso, a secretaria envia um convite para a reunião e um pacote de materiais para a reunião, que é a pauta aprovada, projetos de decisão e referências.

Imediatamente antes do início da reunião, um pacote de documentos é distribuído aos participantes que ainda não o receberam. Após os resultados da reunião, um protocolo é elaborado. As seguintes informações são inseridas no protocolo:

- data de;

- presidente;

- os presentes, agrupados por posição;

- nome do assunto (item da pauta);

- nomes dos palestrantes;

- preâmbulo (pode ser omitido);

- decisões sobre questões na forma de uma lista numerada.

1.3 Tipos e realização de reuniões

As reuniões de negócios são muito diversas. Normalmente existem os seguintes tipos:

- ditatorial (o chefe tem direito a voto, os demais ouvem em silêncio, muitas vezes recebendo broncas do patrão);

-- autocrático (conduzido de modo interativo, quando o líder faz perguntas a cada participante e recebe as respostas);

- segregativo (quando são planejados o relato do chefe e as falas dos subordinados por ele indicados);

- discutível (eles são caracterizados por troca grátis pareceres, é tomada uma decisão, que é tomada por votação dos participantes, seguida de aprovação pelo chefe);

- grátis (são reuniões sem agenda clara e sem presidente. Na maioria das vezes são parte integral reuniões quando a discussão de qualquer problema chega a um impasse. Nesse caso, o presidente da reunião anuncia um longo intervalo, durante o qual surgem espontaneamente reuniões de bastidores).

Nas condições do sistema de comando administrativo em nosso país, costumavam ser utilizados os três primeiros tipos de reuniões de negócios, cujo significado principal era que os líderes nelas apenas familiarizavam os convidados com suas decisões ou instruções do partido e de organizações superiores , enquanto a essência reunião de negóciosé assegurar a livre discussão e desenvolver uma solução comum baseada na ampla consideração de opiniões, inclusive aquelas que não correspondem ao ponto de vista da administração.

Na maioria das vezes, as reuniões de negócios são realizadas pelos seguintes motivos: primeiro, se for necessário tomar uma decisão coletiva com base no direito igual de todos de se expressar e justificar sua opinião; em segundo lugar, desde que a solução da questão afete os interesses de várias divisões estruturais da organização ou empresa ao mesmo tempo; em terceiro lugar, caso para resolver o problema seja necessário recorrer às opiniões de vários grupos de trabalhadores.

A prática da vida empresarial mostra que as reuniões de negócios são mais eficazes do que apenas decisões administrativas de um círculo restrito de gerentes. No entanto, reuniões insuficientemente bem preparadas e mal conduzidas, convocadas em todas as ocasiões, causam grandes prejuízos, pois devoram o valioso tempo das pessoas, afastando-as de seu trabalho principal. Portanto, antes de convocar tais reuniões, deve-se considerar a necessidade de tal medida. É provável que o problema proposto para consideração não exija uma solução imediata. Além disso, o gerente, por exemplo, deseja apenas informar os funcionários sobre algo. Nesse caso, você pode facilmente passar sem uma reunião.

Mas se a realização de uma reunião for reconhecida como conveniente, então, antes de tudo, é necessário prepará-la cuidadosamente. Esta formação e o procedimento para a sua implementação devem ser concebidos de forma a a melhor maneira a tarefa principal foi resolvida, para a qual a própria reunião está sendo realizada.

Ao determinar o horário de início da reunião, você deve levar em consideração o ritmo de trabalho. Para não forçar as pessoas a mudar indefinidamente de um tipo de trabalho para outro durante o dia, é aconselhável realizar reuniões no início ou no final do dia de trabalho ou após o intervalo para o almoço. Levando em consideração o tempo total gasto - ou seja, o tempo necessário não só para a reunião em si, mas também para a coleta, transferências, retorno e inclusão no trabalho - o início e o término da reunião devem ser planejados de forma que não haja Tempo de segmentos “em branco”: se terminar 15 minutos antes do intervalo para almoço, certamente serão minutos perdidos.

É obrigatório avisar previamente os participantes da reunião e dar-lhes a conhecer a ordem do dia, com todos os materiais necessários, para que as suas intervenções sejam previamente pensadas. Kuzin F. A. Cultura da comunicação empresarial: um guia prático. -- 6ª ed., revisada. e adicional - M.: Os-89, 2002.- p. 197

Como mostra a experiência, as reuniões de negócios nem sempre trazem o efeito desejado devido ao fato de muitos gerentes não imaginarem claramente a tecnologia de sua organização e conduta. Em vários casos, as reuniões de negócios são convocadas com muita frequência e mal preparadas; muitas pessoas estão envolvidas em sua implementação e certamente os “primeiros” líderes; a duração excessiva das reuniões reduz sua eficácia; por fim, as decisões que são tomadas em reuniões de negócios muitas vezes são mal formalizadas e mal controladas no processo de implementação, o que reduz significativamente sua eficácia, o que torna necessário um reencontro sobre os mesmos assuntos.

Uma reunião de negócios é uma forma de envolver a mente coletiva no desenvolvimento de soluções ideais para as questões mais prementes e complexas que surgem na empresa. O processo de gestão a este respeito é reduzido a três etapas principais:

- recolha e tratamento de informação;

- coordenação das atividades de todos os departamentos da empresa e de todos os colaboradores;

- tomando uma decisão.

Exceto o seu destino direto, cada reunião racionalmente organizada também resolve um importante problema educacional. Na reunião, os funcionários aprendem a trabalhar em equipe, a ter uma abordagem abrangente da solução tarefas comuns chegar a compromissos, adquirir uma cultura de comunicação, etc. Para alguns colaboradores, estar em uma reunião de negócios é a única oportunidade de ver e ouvir os líderes dos mais altos níveis de gestão. Além disso, em uma reunião de negócios, o gerente tem a oportunidade de mostrar seu talento gerencial. Kabushkin N.I. Gestão de Turismo: Proc. mesada. - Minsk: BSEU, 2000. - p. 437

1.4 Melhorar a eficiência das reuniões e sessões

Em instituições e organizações relacionadas à esfera sociocultural, muitas vezes não é possível encontrar órgãos de gestão especialmente criados. Nessas instituições, os órgãos públicos autônomos são mais frequentemente criados na forma de conselhos públicos para a preservação e restauração de monumentos históricos e culturais, para o desenvolvimento Arte folclórica e artesanato, organizando trabalhos com crianças e adolescentes, etc.

Alguns gerentes, acertadamente e não sem ironia, por exemplo, dizem que o propósito oculto de muitas reuniões está no desejo do gerente de compartilhar a responsabilidade por tomar uma decisão impopular, arriscada, difícil ou errônea. Falando sério, as reuniões não acontecem apenas porque o líder não pode ou não quer tomar decisões sozinho.

O objetivo das reuniões é coordenar os esforços dos funcionários, dar e receber informação necessária, tomar as decisões necessárias (omitindo os casos em que as reuniões são realizadas pelas próprias reuniões, quando não há um objetivo claro, uma pauta específica, mas há vontade de comunicação, vontade de “se reunir e discutir”) .

A reunião não será produtiva se o líder não determinar com antecedência a composição dos participantes. A tendência para grandes reuniões, o desejo de convidar o maior número possível de pessoas para elas nem sempre dá o resultado desejado. reunião reunião

Os especialistas que não estiverem diretamente relacionados aos itens da pauta da reunião perdem a tempo de trabalho em vão. Além disso, o aumento do número de convidados complica a comunicação entre os participantes da reunião, provoca desvios na discussão dos assuntos expostos, reduz a capacidade de uso das habilidades de todos os participantes e dificulta a tomada de decisões.

A prática mostra que o sucesso da reunião é determinado pela escolha exata da hora e do local de sua realização. O horário da reunião deve ser definido de acordo com a capacidade de seus potenciais participantes. É mais razoável marcar uma reunião meia hora antes da pausa para o almoço ou antes do final da jornada de trabalho.

As regras ocultas do final da reunião obrigarão os participantes a não se distrair com questões secundárias, a não serem prolixos, a controlar o tempo. Cada líder decide quanto tempo levará a reunião. A maioria das pessoas pensa que uma hora é suficiente para qualquer reunião, mas dependendo do número de perguntas e de sua importância, o tempo pode variar.

E um líder experiente sempre marcará o horário de término da reunião, a duração dos discursos, determinará as regras para a discussão de cada assunto.

A ausência de um horário rígido, via de regra, não leva à concentração da atenção dos participantes da reunião, e o número de palavras aumenta proporcionalmente ao tempo disponível.

Terminar a discussão dos assuntos na hora certa ensina as pessoas a encontrar rapidamente as soluções, as disciplinas certas e, ao mesmo tempo, dá a oportunidade de planejar seu tempo, sabendo exatamente quando a reunião vai terminar.

Os problemas identificados devem ser considerados apenas como limitações externas, cuja superação não é suficiente para reuniões efetivas.

Problemas profundos são inerentes ao próprio líder, seu conhecimento, experiência, habilidade, estilo de liderança verificado e a presença de um objetivo claramente definido.

O fato é que o custo em termos materiais de algumas reuniões é três vezes maior (trabalho preparatório, salários dos participantes, despesas gerais, despesas de viagem, Tempo perdido viagem de ida e volta e a própria reunião) do que a economia que poderia resultar de suas decisões. Com a intenção de realizar uma reunião, o gerente deve certificar-se de que os custos esperados não excedam, pelo menos, os benefícios esperados.

O tempo gasto em vão nas reuniões está relacionado não apenas à sua duração injustificada, mas também, em muitos aspectos, à incapacidade do presidente de iniciá-las a tempo.

Cada funcionário citará muitos exemplos quando as reuniões começaram 15 a 20 minutos depois do horário marcado. Todo mundo sabe começar na hora, mas sempre há motivos para esperar um pouco. O líder espera que todos se reúnam, entregando-se aos participantes atrasados.

Existem poucas pessoas assim, mas elas parecem ditar suas condições para o resto. Nas próximas e subsequentes, a trama se repete com os mesmos personagens, acostumando gradativamente os demais a isso. Preenchendo o tempo de espera, o presidente inicia uma conversa com um dos presentes sobre um fato insignificante ou acontecimentos recentes, envolvendo todos os demais em uma conversa improdutiva.

Assim, a perda de tempo sem sentido devido à indisciplina de participantes individuais na reunião deve ser interrompida pelo líder, e isso requer apenas a determinação de parar de falar na hora de iniciar a reunião. Aqueles que se atrasarem pela primeira e segunda vez irão “acender” e se encontrarão em minoria, e na terceira vez chegarão na hora ou serão indesejados por serem desnecessários.

Conseguir que as pessoas se reúnam no horário e iniciem a reunião no horário não é uma tarefa fácil, mas é apenas parte do problema. O verdadeiro papel do líder (presidência) como líder se manifesta no processo de condução de uma reunião.

Sua habilidade, conhecimento da psicologia das pessoas, as sutilezas da ciência da gestão se manifestam na capacidade de ouvir as opiniões e desejos dos participantes da reunião, na flexibilidade ideal e na capacidade de modificar o estilo e a maneira de conduzir uma reunião , com base em uma situação particular.

As forças subjacentes a tais reuniões são sempre óbvias, mas requerem uma liderança sutil e habilidosa, permitindo que os participantes da reunião assumam os papéis que irão facilitar, e não atrapalhar, a tomada de decisões. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Introdução à gestão sociocultural. - M.: MGUKI, 2003. - p. 282

Conclusão

Assim, com base no material acima, as seguintes conclusões podem ser tiradas.

Reunião e reunião não são conceitos inequívocos.

Tendo uma base natural comum - para coordenar ações, trocar informações, resolver problemas e tomar decisões (ou leis), eles, no entanto, diferem significativamente na forma, conteúdo, composição e poderes dos participantes.

Uma reunião é uma forma de desenvolver decisões coletivas sobre as questões mais importantes da vida de uma instituição ou organização.

Reuniões - reuniões estritamente profissionais para tratar principalmente de questões organizacionais (por exemplo, uma reunião do comitê sindical, uma reunião do presidium, etc.).

Preparando uma reunião - O ciclo de vida de uma reunião pode ser dividido nas seguintes etapas:

Preparação;

contenção;

Controle de execução.

Cada um dos executores responsáveis ​​prepara os materiais para a reunião, entre os quais é obrigatório um projeto de decisão sobre um ponto específico da reunião.

As reuniões de negócios são realizadas com mais frequência pelos seguintes motivos: primeiro, se for necessário tomar uma decisão coletiva com base no direito igual de todos de se expressar e justificar sua opinião; em segundo lugar, desde que a solução da questão afete os interesses de várias divisões estruturais da organização ou empresa ao mesmo tempo; em terceiro lugar, caso para resolver o problema seja necessário recorrer às opiniões de vários grupos de trabalhadores.

Ao determinar o horário de início da reunião, você deve levar em consideração o ritmo de trabalho. É obrigatório avisar previamente os participantes da reunião e dar-lhes a conhecer a ordem do dia, com todos os materiais necessários, para que as suas intervenções sejam previamente pensadas.

O objetivo das reuniões é coordenar os esforços dos funcionários, dar e receber as informações necessárias, tomar as decisões necessárias.

A reunião não será produtiva se o líder não determinar com antecedência a composição dos participantes.

A prática mostra que o sucesso da reunião é determinado pela escolha exata da hora e do local de sua realização. O horário da reunião deve ser definido de acordo com a capacidade de seus potenciais participantes.

O local da reunião não deve ser distante do local da composição principal de seus participantes ou em uma sala onde seja impossível organizar uma exposição, exibição de material ilustrado, etc.

Lista de fontes usadas

1. Zadorkin V. I. Organização do trabalho do gerente. Livro didático eletrônico.

2. Kabushkin N.I. Gestão de Turismo: Proc. mesada. - Minsk: BSEU, 2000. - 644 p.

3. Kuzin F. A. Cultura da comunicação empresarial: um guia prático. -- 6ª ed., revisada. e adicional - M.: Os-89, 2002.- 320 p.

4. Smirnov E.A. Desenvolvimento de decisões gerenciais: livro didático para universidades. M: UNITI-DANA, 2002. 271 p.

5. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Introdução à gestão sociocultural. - M.: MGUKI, 2003. - 382 p.

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Existem vários tipos de eventos que são realizados para um determinado grupo de pessoas, em um determinado local, onde tópicos diferentes ou decisões são tomadas sobre questões específicas. Por exemplo, uma reunião trimestral de acionistas ou uma reunião corporativa geral. Essas atividades são divididas em vários tipos:

ü Reunião

ü reunião

ü Uma reunião de negócios:

Ø Conversa de negócios

Ø Negociações

Reunião executado de acordo com certas regras procedimento de reunião), que está explicitado no estatuto da organização. A realização da reunião e as decisões nela tomadas são registradas em documento especial denominado atas de reunião.

reunião difere de uma reunião porque um círculo restrito de pessoas geralmente é convidado para uma reunião. Por exemplo, pessoas que representam diferentes departamentos da mesma organização ou representantes de diferentes empresas e firmas.

As reuniões costumam ser mais regulares do que as reuniões. Eles são convocados em um momento fixo, geralmente uma vez por semana. As reuniões existem para pensar sobre problemas e questões atuais. Tais reuniões também podem ter caráter não agendado se forem justificadas por uma necessidade urgente. As atas geralmente não são mantidas nas reuniões, mas uma resolução certamente é emitida com base nos resultados.

Reuniões de negócios subdividido em conversas de negócios E negociação.

conversa de negóciosocorre na forma de uma conversa livre e é realizada para discutir várias tarefas urgentes do momento, mas no final um veredicto é necessariamente emitido.

Negociaçãofornecer a solução de questões e tarefas mais fundamentais para as atividades conjuntas de empresas, organizações ou empreendimentos, como: determinar o escopo da interação, limitar as esferas de influência e assim por diante. As negociações terminam com a assinatura de um acordo final ou uma declaração verbal.

Cada empresário, empresário, comerciante, pela natureza de sua atividade, muitas vezes precisa atuar como participante ou organizar ele mesmo várias reuniões, conferências e reuniões de negócios. Existe um procedimento estabelecido para a realização dessas atividades, que deve ser seguido, pois afeta diretamente o sucesso e o desenvolvimento do negócio.

Que condições devem ser reunidas para preparar e realizar esses eventos com qualidade?

1. É importante definir claramente o tema e delinear a agenda.

A agenda deve incluir 2-3 questões importantes e 3-4 questões secundárias. Por que tal proporção? No caso de haver poucos problemas principais, você pode dedicar mais tempo a eles para consideração e trabalhá-los com mais profundidade. Se houver muitos deles, em vista do tempo limitado, os principais problemas serão considerados superficialmente e muitas nuances serão perdidas.

2. Faça uma lista de pessoas específicas convidadas para a reunião, reunião, negociações.

A exceção é reunião de produção.É realizada regularmente e com uma lista inalterada dos presentes.

3. Defina uma data e um horário específico para o evento.

A data e a hora das negociações devem ser acordadas com todas as partes.

4. Notificação obrigatória a todos os potenciais interessados ​​sobre a data e hora do evento.

Para realizar a reunião, esta deve ser feita com pelo menos uma semana de antecedência. Apenas as pessoas que não são participantes permanentes são avisadas sobre a próxima reunião de produção.

5. Determine o período de tempo durante o qual este evento ocorrerá e informe todos os participantes sobre eles.

Como mostra a experiência, o aviso sobre o fim do evento disciplina todos os presentes e reduz o tempo do evento em 10 a 15%.

6. É necessário preparar o discurso principal. Pode ser um relatório ou uma mensagem curta. Designe os participantes necessários para a discussão.

O discurso deve ser feito estritamente sobre o tema e revelar o problema em questão. Argumentos e conclusões devem ser substanciados e apoiados por fatos. Conversa vazia e imprecisão causarão aos ouvintes apenas desatenção e indiferença.

7. Decida o local e prepare-o para o evento.

A sala ou salão deve ser confortável e de tamanho tal que possa acomodar todos os participantes pretendidos. Considere com antecedência o número de assentos - deve haver cadeiras suficientes para todos. Certifique-se de ter um sobressalente para emergências. Para negociações, é útil colocar um cartão na frente de cada participante com as iniciais completas. Indique nele o nome da organização ou empresa em nome da qual esta pessoa está presente. Coloque um pedaço de papel/caderno e algumas canetas nas mesas para cada participante. A presença de bebidas (água mineral com e sem refrigerante) e copos é bem-vinda. As regras de cortesia prevêem servir chá e café durante as negociações.

O trabalho deve começar rigidamente no horário combinado. Atrasos resultarão apenas em mais atrasos em eventos subsequentes. Ao organizar as negociações, todas as partes - participantes decidiram observar incondicionalmente o momento do início dos trabalhos. Seu atraso irracional nas negociações dos parceiros será considerado o grau máximo de negligência e será difícil prever resultados futuros.

Certifique-se de que a atmosfera geral durante o evento seja amigável. Transições para personalidades, confrontos, insultos e provocações são inaceitáveis.

Para fazer uma reunião você tem que escolher um presidente. Isso é feito por meio de uma votação geral aberta ou fechada. Esta etapa deve ser registrada no protocolo.

O presidente é obrigado a controlar as regras e anunciar o nome e sobrenome de cada orador, seu cargo e o nome da empresa em nome da qual o participante fala.

O orador selecionado deve ser uma pessoa com certas qualidades. Em primeiro lugar, o presidente deve ser uma pessoa competente e imparcial. Deve ser capaz de se expressar de forma clara e clara, ser tolerante com opiniões opostas. Ele não tem o direito de dar preferência a ninguém e impor sua opinião. Se tiver propostas próprias durante a reunião, o presidente tem o direito de se manifestar apenas depois de todos os que se pronunciaram.

O momento mais importante de qualquer evento é resumir e tomar uma decisão. Na maioria das vezes, neste momento há algum tipo de perda de energia e desamparo. A razão para isso é aspecto psicológico: os participantes não conseguem perceber que o tempo está se esgotando e algumas decisões precisam ser tomadas. Eles começam a duvidar, hesitam, hesitam em fazer uma escolha. Se tal situação surgir, a melhor saída é pegar uma proposta e considerá-la. É muito importante não perder o momento em que você deve parar a discussão. Depende inteiramente da experiência do presidente. Há também a prática da votação intermediária, quando são somados os resultados de cada etapa da discussão. Mas também não vale a pena apressar a decisão final se essa decisão for rejeitada pela minoria. Nesse caso, é necessário continuar a discussão para chegar a uma decisão que satisfaça todos os lados da discussão.

3.10.1. Definição dos conceitos de "negócios

reunião, assembléia.

Reunião de negócios, reunião é um formulário

consideração coletiva de negócios

situações de produção,

econômico, científico e técnico,

questões políticas e outras

3.10.2. A diferença entre conferências e reuniões.

O nome da diferença.

Pelo número de participantes.

Para dirigir seu trabalho.

questões em discussão

Reunião

Presídio é eleito

As perguntas estão sendo discutidas

coordenação relativa

toda a equipe

reunião

Conduzido pelo líder

problemas individuais

formas especiais

trabalho em equipe, exceto

reuniões e assembléias.

conferências

Seminários

simpósios

Comícios

xxx

Propósito principal

reuniões, reuniões.

Ajuda na preparação e implementação

decisões de gestão.

Vantagens das reuniões

montagens.

O uso da inteligência coletiva de acordo com o princípio

"uma cabeça é boa, mas várias são melhores",

Uma visão mais abrangente dos problemas

atraindo especialistas de vários perfis

Atividades,

Tomada de decisão mais rápida

consideração direta em sua própria preparação

artistas

Oportunidade para a gerência conhecer

qualidades pessoais e empresariais dos subordinados

o sua inteligência

É uma espécie de meio de produção

formação e educação moral

Uma forma eficaz de controle de atividade

líder

Mecanismo de sangria de vapor - os funcionários podem

expressar suas opiniões, insatisfeitos,

criticar a gestão, etc.

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Desvantagens na condução

reuniões, conferências.

Tempo desperdiçado devido à distração

funcionários de realizar suas atividades diretas

funções oficiais;

Devido ao insuficiente trabalho preparatório para

resseguro ou então apenas regular eles têm

efeito de marca de seleção;

Muitas vezes, os resultados do trabalho dos órgãos coletivos não são

levado à execução;

- "esquecer"

adotado em

Falta de controle sobre a implementação de decisões e

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Tipos principais

Encontros.

angustiado

instrucional

Operacional (expedição)

Estrutura do encontro.

Relatório (informações)

Perguntas ao palestrante

Tomando uma decisão

As tarefas do "problema

Encontros".

Por meio de discussão, encontre o melhor

gestão, produção,

sociais, etc problemas

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

"Comunicação Empresarial"

um tipo especial de reunião.

Na prática estrangeira, um tipo especial é usado

Encontros: " conversa de negócios". Suas características:

Composição permanente dos participantes, determinada

por ordem do chefe

Taxas sistemáticas em dias definidos e

Não há um único presidente, eles lideram a reunião

todos os participantes por sua vez

Árbitro eleito

discussão de negócios sobre

conformidade com os regulamentos

discussões de negócios

Desenvolvido

"mecanismo" de regular

informações sobre o andamento da implementação das decisões

discussão de negócios

É uma espécie de conselho permanente

sob um líder por um certo

linha de negócios

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Tarefas do instrucional

Encontros.

Assume a transmissão de ordens de cima para baixo

de acordo com o esquema de controle para o seu mais rápido

desempenho

Discussão de formas e meios de implementar soluções

Familiarização com documentos de gestão

Pode ser substituído por execução

decisões por escrito

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Operacional

(controle) reunião.

(as chamadas reuniões de planejamento, cinco minutos,

Assume informações de baixo para cima

(na reunião, funcionários relatam

gerente sobre a situação no terreno)

O líder, por sua vez, tenta com base em

informações recebidas para resolver o problema

problemas

A forma mais comum de reuniões na Rússia,

mas geralmente duram muito tempo e muitas vezes

transformar em um "espaçamento" de subordinados, em

brigas entre departamentos e serviços, etc.

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

melhorar a eficiência

Encontros.

Organizacional:

Definir claramente a agenda, questões e

Selecione exatamente os participantes de quem

resolução de problemas depende

Informe os participantes com antecedência

o tema do encontro e as necessárias

materiais relacionados ao problema

Considere os melhores horários e horários do dia

reunião

Determine o tamanho ideal da sala

temperatura desejada, ventilação,

meios audiovisuais

Aprovar os regulamentos

Psicológico:

Considere os mais simples primeiro

perguntas que exigem menos tempo e

energia mental

Tente se livrar da "tagarelice" dos relatórios

sobre sucessos, constatando deficiências, bravura

declarações de prontidão, etc.

Deveria se tornar uma regra que, sem

frases nada para tirar palavras

O espírito empresarial dos participantes da reunião depende

seu início, desde o comportamento do líder no início

(a separação dos subordinados no início é uma garantia de que

discussão não vai funcionar)

Use habilmente a crítica pública:

“o trabalho mal feito é criticado, não

Humano"

Brilhante fato interessante mobiliza o público

Reduz o impacto do desempenho

olhar ausente, nada exprimindo

A atenção do público é mantida por gestos

Falando

Ético:

- "desempenho em um pedaço de papel" reduz a impressão

da fala e reduz seu impacto sobre

público

Para um orador que não tem certeza de seus argumentos, não

convencido da verdade do que é dito, é difícil

convencer os outros de que você está certo

Não fale enquanto olha para cima ou para dentro

Os ouvintes estão irritados da maneira errada

palavras faladas mal colocadas

estresse, repetição das mesmas palavras e frases

A impressão da performance pode ser

Influência negativa aparência e comportamento

Durante a performance, você não deve mexer

roupas, tocar seu rosto, apertar um botão,

balançar para a esquerda e para a direita, girar nas mãos

itens, etc

3.10.7. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Normas éticas de discussões em

durante uma reunião ou assembléia.

Em qualquer discussão, respeitoso

atitude em relação à opinião de outra pessoa, mesmo que seja a princípio

olha é um absurdo

Devemos nos esforçar para entender as opiniões dos outros, e para

Primeiro de tudo, você precisa ser paciente,

mobilizar a atenção para ouvi-lo

Deve se ater a um assunto

esporo. Não permita que a situação expressa em

ditado popular: “um é sobre Thomas, o outro é sobre

Evite transformar a discussão em

conflito. Em qualquer disputa, você precisa buscar pontos

convergência de opiniões e julgamentos, e se esforçam para encontrar

soluções gerais. A discussão deve levar a

cooperação, não confrontação. não é de jeito nenhum

caso não significa abrir mão da própria opinião quando

hipocrisia, mas questionar

sua opinião é útil. Lembre-se do sábio ditado

Sócrates: "Só sei que nada sei"

Mesmo a discussão mais afiada com irreconciliáveis

pontos de vista não devem conter palavrões,

declarações peremptórias como essa não são verdadeiras, isso

bobagens, falar bobagens, etc. eles não encurtam

caminho para a verdade. ironia, sarcasmo

estar presente. Mas devem ser usados

habilmente, sem insultar ou humilhar os oponentes

A principal arma na discussão pode ser

apenas fatos, sua interpretação consciente

Admita que você está errado. nobremente

trate seus oponentes se eles sofreram

derrota no debate. Dê a eles uma chance de salvar

sua reputação, observando os aspectos positivos de sua

posições. Não se vanglorie de sua derrota.

responsabilidades

presidindo

discussões.

o líder da discussão (reunião) deve ser

competente na resolução de problemas

Possuir habilidades de discussão

Claro, para ser uma pessoa bem-educada

Ele não deve apenas dar a palavra

desejando falar e seguir as regras,

mas também para direcionar a discussão de forma construtiva.

Contenha as emoções dos participantes

no caso de declarações que ultrapassem os limites da decência

tire suas palavras

Iniciar uma discussão

Você pode dizer:

Peço sua atenção.

Podemos começar?

Vamos ao trabalho?

Deixe-me abrir (começar)...

estou feliz em abrir

(iniciando)...

Exemplos de formas de etiqueta de fala em

durante o encontro.

Vamos discutir...

A primeira coisa que precisamos discutir...

Há algum comentário (acréscimos, perguntas)? ..

Por favor, camarada (senhor) ... Sua pergunta ...

Deixe-me responder a esta pergunta...

Eu não acho que esta pergunta pode ser respondida

resposta imediata...

Acho que essa pergunta pode ser feita mais tarde

individualmente...

Vamos continuar a discussão...

O próximo tomou a palavra

camarada (mestre)...

O camarada (Sr.) fala...

Por favor, fale no microfone (um pouco

mais alto do seu assento).

Deixe-me passar a discutir o seguinte

item da agenda.

Eu gostaria que os palestrantes falassem brevemente

(Siga as regras).

Infelizmente. Seu tempo acabou...

Por favor, não desvie do assunto...

Vamos voltar ao assunto (problema, dúvida)...

Essa questão será discutida no próximo

reunião...

Sinto muito, mas nosso tempo acabou e nós

forçado a parar

Discussão...

A discussão será retomada...

Ao final de nosso encontro, gostaria de fazer

Comente...

Espero que todos nós tenhamos nos beneficiado da participação em

esta discussão.

Deixe-me encerrar a reunião (sessão).

A reunião (sessão) é declarada encerrada.

Formulários éticos

formulação de perguntas.

Permita-me fazer uma pergunta...

Eu tenho uma pergunta para...

Eu gostaria de fazer uma pergunta...

Estou interessado...

Você pode explicar...

Responder a perguntas pode

frases ou começos de frases:

Este é um assunto muito interessante (difícil, controverso)

Agradeço (grato) por esta pergunta.

Permite esclarecer (explicar,

detalhe) meu (nosso) ponto

Eu responderia (responderia) sua pergunta

Da seguinte maneira...

Não entendi muito bem sua pergunta...

Repita por favor. Sua pergunta...

Deixe-me começar respondendo à última

Se você não se importa, eu gostaria de

pensar...

eu não posso responder

sua pergunta é porque

Receio não poder responder a isso

pergunta imediatamente, mas então vamos discutir com você

este problema após a discussão (reunião).

Até onde sei…

Fontes de bem ou

reunião ruim

estão em três áreas:

1. nas características pessoais dos participantes.

2. na interação dos participantes entre si

3. na própria organização do processo de reunião.

Receitas para neutralizar pessoas em funções de bloqueio.

1. "Agressor".

Critica todos em fila, menospreza o status dos participantes, não concorda que

oferecido.

Para qualquer uma de suas declarações e refutações, faça a pergunta "O que você propõe?".

2. Lembre-o de que críticas excessivas amortecem ideias construtivas.

2. "Bloqueador".

Discorda obstinadamente de qualquer pessoa, dá exemplos de experiência pessoal, volta para

questões que já foram resolvidas.

1. Lembre-se do propósito e assunto da discussão. Faça perguntas como: "O que você

Você está falando sobre nosso objetivo ou esta discussão?” 2. Lembre gentilmente

"bloqueador" que ele vai para o lado.

3. "Aposentado".

Não quer participar, distraído, fala de assuntos pessoais.

Convide-o para falar e fazer suas propostas: "O que você acha

sobre...?" ou "Que sugestões você tem?".

4. "Buscando reconhecimento."

Ele se gaba, fala muito, afirma seu status.

Faça perguntas que mostrem que suas declarações são declarações sobre si mesmo e

não sobre o caso: “O que você nos disse, pode ser usado para resolver o problema discutido

pergunta?"

5. "Pulando de tópico em tópico."

Constantemente muda o assunto da conversa.

Pare com perguntas como: "Já terminamos de considerar o problema?" ou:

"O que você está dizendo se aplica ao nosso encontro?".

6. "Dominante".

Tenta tomar o poder e manipular os presentes.

Pare com calma e confiança suas declarações com contra-ataque:

"Seu palpite é apenas uma das alternativas possíveis. Vamos ouvir

e outras sugestões.

7. "O ancinho".

Passa o tempo do público fazendo spliffing, contando histórias divertidas,

descuidado, cínico.

Pergunte se suas declarações correspondem ao tema da reunião.

8. "Advogado do Diabo".

Ele especificamente faz perguntas deliberadamente afiadas que levam a um beco sem saída, ao fracasso da reunião.

1. Avalie a nitidez de suas perguntas: "Sua nova pergunta não aguça o analisado

problema, mas nos afasta dele."

2. Concentre-se na polêmica injustificada ou provocação de seu

declarações para a situação atual.

3. Encaminhe sua pergunta a ele para uma resposta: "E o que você acha disso

pergunta?" ou "Gostaríamos de ouvir a sua resposta à sua própria pergunta."

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Oito situações que ameaçam uma reunião bem-sucedida e psicologicamente competente

comportamento do líder.

Muitas pessoas tendem a usar palavras desonestas ou

meios e métodos antiéticos.

Sua tarefa como líder:

a) identificar esses métodos e meios,

b) neutralizar seus efeitos nocivos.

Situação 1.

Decepção flagrante, distorção, garantias desonestas.

Abordagem psicologicamente competente:

1. Você não deve acusar rudemente de engano e, se decidir expor, faça-o sutilmente.

2. Exigir justificativa e fatos para apoiar suas garantias: "Você não venderia

confirme".

3. Assuma em voz alta que as ações de seu oponente são ditadas por obscuros, mas,

provavelmente mais benéfico para ele.

4. Convide-o a identificar suas próprias táticas e avaliá-las.

5. Ofereça-se para trocar táticas semelhantes de forma divertida. "Primeiro você me diz

prometer e não vender, então eu."

Situação 2.

Alguém foi à falência.

1. Não ceda à pressão.

2. Não se concentre em suas táticas, como se não lhe desse importância. Então para ele

será mais fácil recuar.

3. Descreva de forma inofensiva sua posição, em geral, infantil.

4. Compare os benefícios e perdas para ele em caso de continuação do jogo, all-in e em caso de

compromisso.

Situação 3.

Alguém está "preso" em explicar os motivos ou identificar os perpetradores.

Diga que entender os motivos é importante, mas encontrar saídas para a situação é ainda mais importante,

então não percamos tempo com coisas menos importantes.

Situação 4.

A iniciativa é monopólio apreendido.

Ofereça-se para avaliar o que é melhor: uma __________ mente ou várias. "Vamos ouvir os outros."

Situação 5.

Baixa criticidade e conformidade em aceitar tudo o que é oferecido por você.

1. Pergunte: "Existem falhas nessas propostas?"

2. Digite especificamente o papel do "oponente negro".

3. Pergunte: "Que consequências negativas são possíveis?" ou:

"Essas propostas podem ser refutadas?"

Situação 6.

Um dos participantes da reunião usa as técnicas de "guerra psicológica"

(ataques, ameaças e acusações).

1. Revele suas táticas, porque ele pode não entender que está "lutando" e é agressivo.

2. Tire possíveis consequências, avise, mas não ameace.

3. Não faça avaliações de seu comportamento, mas apenas descreva suas táticas, reflita como

4. Transmita seus sentimentos pessoalmente: "Depois de seus ataques, eu ressuscitei

pressão e me sinto muito mal."

5. Ofereça-se para usar suas táticas: "Primeiro você ataca, depois eu."

6. Tente falar em tom calmo e tenha uma postura confiante.

7. Deixe o "agressor" falar.

8. Neutralize o comportamento dele com emoções positivas: "Você fica ainda mais bonita quando está furiosa."

(para uma mulher)" ou: "Você é uma pessoa inteligente e equilibrada, e provavelmente há sérias

razões para você ir para a batalha."

9. Volte a atenção dele para um conselho ou ajuda para você: "O que você diz é muito

importante. Você provavelmente vê o que está escondido de nós. E ficará mais claro se você

explique calmamente o que você não gosta."

10. Admita seus erros, se houver.

Situação 7.

O encontro vira uma conversa sobre outros assuntos, começaram algumas brincadeiras e

contos que não estão relacionados com o problema.

Todas as declarações que levam embora e não estão relacionadas ao palco ou tópico,

pare com uma pergunta: "O que você está dizendo está relacionado à nossa conversa (tópico) ou

estágio da estratégia adotada?" ou "Porque isso merece uma discussão especial

("Merece"!), e eu valorizo ​​o seu e o meu tempo, então vamos terminar primeiro

falando sobre..."

Situação 8.

É feita uma tentativa de refutar o que _________ está sendo dito na reunião.

1. Não aceite refutações sem evidências. Exija contra-argumentos claros.

2. Não faz sentido argumentar e refutar, é melhor reconhecer seus argumentos, mas dar outro

por sua vez, sombreando o lado negativo de sua afirmação, tese (técnica "Sim, mas ...").

3. Aplique a técnica do "diálogo socrático": faça perguntas que você

esperando uma resposta "sim".

4. Não se irrite, não reaja a pequenas injeções e não dê desculpas.

Ajude a aliviar a situação

evitar confronto

as seguintes formas de expressão

discordâncias:

Posso concordar com sua opinião, mas apenas com

reserva...

Concordo com muitos pontos, mas acho

necessário...

Eu gostaria de apoiar... mas...

Tenho algumas duvidas...

Não tenho certeza se essa abordagem é justificada ...

eu teria muito cuidado...

Esta é uma ideia atraente...

Desculpa, mas tenho que discordar...

Não posso compartilhar a opinião ... sobre isso

pergunta...

Eu não quero soar crítico

sintonizado, mas minha atitude em geral

negativo...

Eu tenho alguns comentários...

Gostaria de chamar a atenção para...

Na minha opinião, devemos discutir isso

pergunta com mais atenção...

na fala de um camarada (mestre)...

questões atuais foram levantadas (afetados,

problemas são considerados), interessante

ofertas. Levando em conta o que foi dito, eu

Observe que…

Como são registrados os materiais das reuniões e reuniões?

O andamento das reuniões e reuniões, via de regra, é registrado

O protocolo consiste em:

Parte introdutória

Número do protocolo

Data, local da reunião

tipo de colegiado

Nome

corpo colegiado

Nome do presidente

secretário e membros

corpo colegiado

Agenda

Nomes dos palestrantes e

fora do escritório

Parte principal:

caixas de som

Decidido

Ação aprovada

seus artistas

Prazos

Taquigrafia ou textos

discursos

A ata é assinada pelo presidente e pelo secretário da reunião

ehhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhh

3.10.10. 27 “movimentos” do líder para conduzir a reunião.

Antes do encontro

Durante o encontro

12. Comece na hora certa.

20. Faça um balanço.

Depois da reunião

Questões para auto-exame do conhecimento.

3.10.1. Na definição do conceito de "reunião de negócios, reunião" faltam palavras:

forma, consideração, situações

Reunião de negócios, reunião é uma forma de consideração coletiva de situações de negócios

industriais, econômicos, científicos e técnicos, políticos e outros

problemas.

3.10.2. .A tabela a seguir compara o desempenho de montagens e

Encontros

O nome da diferença.

Pelo número de participantes.

Para dirigir seu trabalho.

questões em discussão

Reunião

Presídio é eleito

As perguntas estão sendo discutidas

coordenação relativa

toda a equipe

reunião

Conduzido pelo líder

problemas individuais

Preencha a tabela.

Substitua as perguntas pelas palavras “reunião” e “reunião”.

3.10.3. Abaixo estão os benefícios das reuniões e encontros

Benefícios das reuniões.

O uso da inteligência coletiva no princípio de "uma cabeça é boa, mas

alguns é melhor,

Consideração mais versátil de problemas ao atrair especialistas

vários perfis de atividade,

Preparação mais eficiente de uma solução com consideração direta em seus

preparação dos próprios artistas,

Oportunidade para a gerência conhecer qualidades pessoais e empresariais

subordinados

o sua inteligência

o capacidade de analisar situações de negócios

o a capacidade de encontrar soluções ótimas

Este é um tipo de meio de treinamento industrial e moral

Educação

Uma forma eficaz de controle sobre as atividades do chefe

O mecanismo de "desabafar" - os funcionários podem expressar suas opiniões,

insatisfeito, criticar a administração, etc.

Você acha que eles refletem plenamente a dignidade dos órgãos colegiados?

3.10.4. Além dos três tipos de reuniões listados abaixo:

angustiado

instrucional

Operacional (expedição)

existem outros tipos?

3.10.5. Quais são as características da "discussão de negócios" como tipo especial Encontros?

A composição permanente dos participantes, determinada pela ordem do chefe;

Taxas sistemáticas em dias e horários fixos;

Não há um presidente único, todos os participantes se revezam na condução da reunião;

Eleito ... negócios ... para cumprimento dos regulamentos nas discussões comerciais;

Está a ser desenvolvido um “mecanismo” de informação regular sobre o andamento da implementação das decisões

em uma discussão de negócios;

Este é um tipo de conselho permanente sob o líder por um certo

direção da atividade;

Durante a discussão, eles recebem informações “de baixo” e “horizontalmente”;

Na reunião, os problemas são resolvidos rapidamente;

Discuta formas e meios de implementar soluções.

Elimine três declarações falsas.

Organizacional;

jurídico;

Psicológico;

ético;

Folk (tradições);

Estética.

Deixe os três tipos mencionados no texto.

3.10.7. Nos seguintes padrões éticos para discussões durante reuniões e reuniões

palavras separadas estão faltando: respeitar, entender, disputar, transformar, encurtar,

errado

Espalhe-os.

Em qualquer discussão, é preciso respeitar a opinião dos outros, mesmo

se à primeira vista parece absurdo;

É preciso se esforçar para entender a opinião alheia, e para isso, antes de tudo, deve-se

tenha paciência, mobilize a atenção para ouvi-lo;

É necessário se ater a um assunto da disputa. Não deixe a situação

expresso em um ditado popular: “um é sobre Thomas, o outro é sobre Yerema”;

Evite transformar a discussão em um conflito. Em qualquer disputa, você precisa procurar

pontos de convergência de opiniões e julgamentos, e se esforçam para encontrar soluções comuns. Discussão

deve levar à cooperação, não ao confronto. Isso de forma alguma

rejeição opinião própria quando você tem certeza de que está certo, mas sujeito

questione sua opinião útil. Recordemos a sábia frase de Sócrates: “Só sei que

que não sei de nada";

Mesmo a discussão mais acalorada com pontos de vista inconciliáveis ​​não deve

falar besteira, etc. Eles não encurtam o caminho para a verdade. ironia, sarcasmo

estar presente. Mas devem ser usados ​​com muita habilidade, sem insultar ou humilhar

oponentes;

A principal arma na discussão só pode ser fatos, sua consciência

interpretação

Admita que você está errado. Seja gentil com seus oponentes se eles

foram derrotados no debate. Dê a eles uma chance de salvar sua reputação

destacando os aspectos positivos de sua posição. Não se vanglorie deles

derrota.

3.10.8. Quantos tipos de pessoas são nomeados na seção que bloqueiam uma mudança bem-sucedida

discussões?

líder na reunião é dado no texto?

3.10.10. Abaixo estão os 27 “movimentos” de um gerente de reunião.

Classifique-os em três categorias:

antes do encontro

durante o encontro

depois da reunião

antes do encontro

1. É necessária uma reunião?

2. Qual é a alternativa à reunião?

3. Devo participar pessoalmente?

4. Ou talvez reduza sua participação ao mínimo?

5. Reduzir ao mínimo o número de participantes?

6. O horário é conveniente ou deve ser remarcado?

7. A sala é fechada para estranhos?

8. A informação visual está disponível?

9. Quais são os objetivos dos itens individuais da agenda?

10. São dados tempos para tópicos individuais de discussão?

durante o encontro

12. Comece na hora certa.

13. Informe o custo por minuto.

14. Concorde com as regras de trabalho.

15. Nomear um responsável pelo regulamento e protocolo.

16. Elimine pausas desnecessárias e frases "matadoras".

17. Não perca pontos críticos na discussão.

18. Controle o movimento em direção aos objetivos definidos.

19. Reitere decisões e ações a serem tomadas.

20. Faça um balanço.

21. Termine exatamente na hora marcada,

22. Palavra final em uma nota positiva.

depois da reunião

23. Verifique novamente o andamento e os resultados da reunião.

24. Elabore um protocolo de resultados.

25. Copie e distribua o protocolo resumido.

26. Monitorar a implementação das decisões.

27. Itens não implementados serão apresentados na próxima reunião.

Quiz: Você é bom em negociar negócios?

A maioria dos executivos cita as reuniões como um dos principais motivos

falta de tempo, incumprimento de prazos e, por fim, apenas cansaço, inclinando-se para

final da jornada de trabalho. Enquanto isso, se você organizar e conduzir habilmente uma reunião, então

pode ser de grande ajuda no trabalho do líder. Infelizmente quase em lugar nenhum

os futuros líderes não aprendem nem mesmo o básico da arte de conduzir reuniões.

Oferecemos a você um teste que ajudará a analisar a linha de seu comportamento em

Encontros.

Dê a si mesmo pontos de 1 a 5 e anote-os ao lado de cada pergunta (isso é necessário

fazê-lo corretamente e objetivamente). Não tenha medo de fazer estimativas extremas.

As classificações significam: 1 - não, não acontece; 2 - não, via de regra, isso não acontece; 3-

estimativa incerta; 4 - sim, via de regra, acontece; 5 - sim, sempre acontece.

1. Dou instruções aos subordinados, mesmo que haja perigo de

se não forem cumpridas, vão me criticar.

2. Sempre tenho muitas ideias e planos.

3. Eu escuto os comentários dos outros.

4. Sou mais capaz de apresentar argumentos lógicos e corretos quando

discussões.

5. Eu coloco funcionários para resolver seus problemas

por conta própria.

6. Se sou criticado, então me defendo, não importa o que aconteça.

7. Quando outras pessoas dão suas razões, eu sempre escuto.

8. Para realizar algum tipo de evento, tenho que construir

planeja com antecedência.

9. Eu geralmente admito meus erros.

10. Ofereço alternativas às sugestões dos outros.

11. Eu protejo aqueles que têm dificuldades.

12. Expresso meus pensamentos com o máximo de persuasão.

13. Meu entusiasmo é contagiante.

14. Eu levo em consideração o ponto de vista das outras pessoas e tento

reflecti-lo no projecto de decisão.

15. Costumo insistir no meu ponto de vista e nas minhas hipóteses.

16. Ouço com compreensão e falo com agressividade.

contra-argumentos.

17. Expresso meus pensamentos com clareza.

18. Sempre admito que não sei alguma coisa.

19. Defendo vigorosamente minhas opiniões.

20. Procuro desenvolver as ideias dos outros como se fossem minhas.

21. Sempre penso no que poderia responder a esta ou aquela pergunta

outros, e procurando argumentos.

22. Ajudo as pessoas com conselhos sobre como organizar seu trabalho.

23. Levado por meus projetos, meus planos de trabalho para o futuro, eu

Normalmente não me importo com os planos dos outros.

24. Eu escuto aquelas pessoas que têm um ponto de vista,

diferente da minha.

25. Se alguém discorda do meu projeto, procuro novos caminhos.

26. Eu uso todos os meios para forçar as pessoas a concordarem comigo.

27. Falo abertamente sobre minhas esperanças, medos e dificuldades pessoais.

28. Sempre encontro uma oportunidade de organizar apoio para meus projetos.

29. Entendo os sentimentos das outras pessoas.

30. Tento expressar meus pensamentos mais do que ouvir os outros.

31. Antes de me defender, ouço atentamente as críticas.

32. Expresso meus pensamentos sistematicamente.

33. Dou aos outros a oportunidade de expressar seu ponto de vista.

34. Eu sigo cuidadosamente as contradições no raciocínio de outras pessoas.

35. Mudo meu ponto de vista para mostrar aos outros que estou seguindo o curso.

seus pensamentos.

36. Via de regra, não interrompo ninguém.

37. Não pretendo ter certeza do meu ponto de vista se não tiver.

38. Eu gasto muita energia tentando convencer os outros de como eles precisam.

faça a coisa Certa.

39. Falo emocionalmente para inspirar as pessoas a trabalhar.

40. Eu me esforço para garantir que aqueles que raramente

pede palavras.

Resumir.

Some as pontuações que você deu com as declarações

1, 3, 5, 7, 9, 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29, 31, 33, 35, 36, 37 e 40, e anote o valor

através de A (está no intervalo de 20 a 100). Para obter a soma B, adicione

aponta para as declarações 2, 4,6,8, 10,12, 13, 15, 17,19,21,23,25,26, 28, 30, 32, 34, 38 e 39.

Este valor também deve estar entre 20 e 100.

Os resultados do teste mostram se o seu comportamento nas reuniões é

Se a soma A for pelo menos dez pontos maior que a soma B, então você é um bom

diplomata.

Se a soma B for pelo menos dez pontos maior que a soma A, então você

Se ambos os valores diferirem em menos de dez pontos, seu comportamento não é

recebe uma avaliação inequívoca na equipe. Pode ser positivo ou

negativo - dependendo das circunstâncias.

Digamos que seu estilo de comportamento seja determinado exclusivamente por meio desse teste. em tal

estilo diplomático significa que você deseja levar em consideração as opiniões dos outros e

certifique-se de que suas ideias sejam consistentes com as ideias de outros funcionários. Em que

compromissos são inevitáveis, mas os participantes da reunião estão convencidos de que existe a sua contribuição para

decidir que você, como gerente, se preocupa com a cooperação deles.

Alguns participantes da reunião estão se esforçando para “impulsionar” seus projetos, agir

assertivamente. Os parceiros de reunião raramente têm a chance de falar. No

diretoria, apresenta muitas propostas, informa nova informação, formula

busca o apoio necessário para implementá-lo.

A escolha do comportamento depende dos objetivos traçados, bem como das especificidades

a situação em que você conduzirá uma determinada reunião ou conversa. Diplomacia

apropriado na comunicação os seguintes casos:

─ tempo suficiente para discutir todos os argumentos;

Uma solução será implementada com sucesso somente quando for aceita por todos

participantes na discussão;

─ Os participantes da reunião entendem o problema e conhecem as opções para resolvê-lo;

─ Existem grandes divergências, e é preciso convencer quem discorda em

a veracidade da decisão.

a ajuda de parceiros nem em uma discussão criativa, consideração desta questão, nem

mediante decisão posterior. Isso acontece quando é necessário

tomar uma decisão mais rápido.

Psicólogos que trabalham em empresas confirmam que ambos os estilos de comportamento -

a condução da reunião deve ser considerada uma exceção indesejável, especialmente se com sua

nenhuma quantidade de diplomacia ajudará.