องค์กรและการจัดประชุม การประชุมและการประชุม คุณสมบัติทั่วไปและพิเศษ

§1. การประชุมเป็นองค์กรประเภทการสื่อสารทางธุรกิจของกลุ่ม

การประชุมทางธุรกิจ (ประชุม)- การสื่อสารด้วยปากเปล่าของกลุ่มคน (กลุ่ม) การสื่อสารประเภทนี้ผสมผสานประเภทต่างๆ: การพูดคนเดียว (เกริ่นนำและ คำสุดท้ายผู้นำเสนอ, สุนทรพจน์ของผู้เข้าร่วม, รายงาน), การสนทนา (การแลกเปลี่ยนข้อมูล, การส่งเสริมและการอภิปรายความคิดในระหว่างการระดมความคิด), การอภิปราย

ประสิทธิภาพของการประชุมส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้จัดงาน - ทักษะการพูดและความสามารถในการจัดการ บ่อยครั้งที่การประชุมนั้นนำโดยผู้นำเอง

ภารกิจหลักของการประชุมทางธุรกิจมีดังต่อไปนี้:

1) ค้นหาวิเคราะห์สถานการณ์ (วิธีการดำเนินการตามแผนสิ่งที่เกิดขึ้นในทีม ... ); แลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาภายใต้การอภิปราย ประสานงานความพยายาม และสรุปผลขององค์กร งานเหล่านี้สอดคล้องกับประเภทการรวบรวมข้อมูล

2) แจ้งทีมเกี่ยวกับการค้นหาเพื่อแก้ปัญหาเกี่ยวกับประสบการณ์ใหม่และความเป็นไปได้ของการดำเนินการเพื่อโน้มน้าวใจพนักงานถึงความถูกต้องของนโยบายเศรษฐกิจที่กำลังดำเนินอยู่ เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ การประชุมเชิงอธิบายหรือการประชุม - การบรรยายสรุปมีจุดมุ่งหมาย

3) หาทางออกร่วมกันในการแก้ปัญหา ผลิต รวบรวมความคิด นี่คือประเภทของการประชุม - ปัญหาหรือ "การระดมสมอง"

4) เลือกและตัดสินใจอย่างสร้างสรรค์ นี่คืองานของการประชุม - ผู้มีอำนาจตัดสินใจ

5) เพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้รับความรู้ที่จำเป็น พัฒนาทักษะของพวกเขา ประเภทนี้เรียกว่าการประชุมหรือการประชุมฝึกอบรม

หากผู้นำสนใจที่จะติดต่อกับทีมอย่างต่อเนื่อง เขาจะจัดการประชุมเป็นประจำ ตามความถี่ของการประชุม อาจเป็นครั้งเดียวและเป็นระยะก็ได้

§2. ขั้นตอนการเตรียมการและจัดการประชุม

การประชุมคือการสื่อสารแบบกลุ่มที่มีการจัดการจัดระเบียบ ความสำเร็จ 90% ขึ้นอยู่กับการเตรียมการ การไตร่ตรององค์ประกอบโครงสร้างของขั้นตอนการสื่อสาร และการประเมินที่ตามมาและการประเมินตนเอง

ขั้นตอนก่อนการสื่อสาร	ขั้นตอนการสื่อสาร	หลังการสื่อสาร
1. ค้นหาความจำเป็นในการประชุม	1. คำกล่าวเบื้องต้นของประธาน	การวิเคราะห์การประกอบ
2.Formulirovka ธีมและเป้าหมาย	2. การอภิปรายปัญหา (ข้อความ การสนทนา หรือการสนทนา)
3. การพัฒนาวาระการร่างการตัดสินใจ	3. การตัดสินใจ (ทางเลือก)
4. การระบุและการเตรียมผู้เข้าร่วม	4. การพูดคนเดียวครั้งสุดท้ายของประธาน
5. นัดหมายเวลาและสถานที่ประชุม

การเตรียมการประชุมเริ่มต้นด้วยการกำหนดความจำเป็น ขอแนะนำให้ใช้งานที่ซับซ้อนประเภทนี้หากไม่มีทางเลือกอื่น เช่น การสนทนา การตัดสินใจโดยผู้บริหารระดับสูง การเชื่อมโยงกับการประชุมอื่นๆ หลังจากตัดสินใจจัดกระบวนการอภิปรายร่วมกัน หัวข้อและวัตถุประสงค์จะชัดเจนขึ้น โดยการเน้นย้ำและจัดกลุ่มประเด็น จึงมีการจัดทำระเบียบวาระการประชุม การเลือกลำดับการพิจารณาคำถามดำเนินการจากเหตุผลทางจิตวิทยา รายการที่ "ยาก" ที่สุดซึ่งต้องการการอภิปรายเพิ่มเติมและการทำอย่างละเอียดจะดีที่สุดในสองในสามของการประชุม เมื่อประสิทธิภาพทางร่างกายและจิตใจของกลุ่มถึงจุดสูงสุด ปัญหาปัจจุบันหรือเร่งด่วนที่ไม่ต้องใช้เวลามากสามารถแก้ไขได้ก่อนและรายการที่ "ง่าย" ที่สุดหรือรายการที่น่าสนใจที่สุดสามารถทิ้งไว้ในตอนท้ายได้

โดยทั่วไปแล้ว มีความจำเป็นต้องเตรียมร่างการตัดสินใจโดยอาจเรียกประชุมคณะกรรมาธิการเพื่อจุดประสงค์นี้ มักจะประกอบด้วย "แบบสอบถาม" สำหรับแต่ละข้อซึ่งผู้เข้าร่วมจะให้คำตอบที่เฉพาะเจาะจงในระหว่างการประชุม

ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดองค์ประกอบเชิงปริมาณและคุณภาพของผู้ชม และเตรียมผู้เข้าร่วม

ไม่จำเป็นต้องเชิญหัวหน้าทุกหน่วยงานมาประชุมทุกครั้ง เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจมากที่สุดในปัญหาภายใต้การอภิปรายมักมีส่วนร่วม จำเป็นต้องพิจารณาว่าผู้สื่อสารเป็นตัวแทนของความคิดเห็นที่หลากหลายหรือสร้างกลุ่มที่เหนียวแน่นซึ่งมีมุมมองเดียวกันหรือไม่ ตามจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถแคบลง (สูงสุด 5 คน) ขยาย (สูงสุด 20 คน) และตัวแทน (มากกว่า 20 คน) กลุ่มเล็กมีความเหนียวแน่น มีประสิทธิผลสูง แต่เป็นการยากที่จะเริ่มการสนทนา มีความเสี่ยงในการตัดสินใจที่ไม่น่าเชื่อถือ ตามกฎแล้วผู้ยิ่งใหญ่ตัดสินใจอย่างรอบคอบโดยพิจารณาจากหลาย ๆ มุมมอง แต่เป็นการยากที่จะได้ฉันทามติในพวกเขาจำเป็นต้องมีการควบคุมที่เพิ่มขึ้นมีอันตรายจากการเกิดขึ้นของกลุ่มกดดัน " ก่อวินาศกรรม". จำนวนผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการประชุมทางธุรกิจภายในคือตั้งแต่ 6 ถึง 9 คน พนักงานทุกคนต้องทำความคุ้นเคยกับหัวข้อ วัตถุประสงค์ วาระการประชุม และเนื้อหาและเอกสารที่จำเป็นล่วงหน้า

เวลาที่ดีที่สุดในการจัดการประชุมตามการวิจัยตามหลักสรีรศาสตร์คือช่วงเช้า (11.00 น. วันพุธหรือวันพฤหัสบดี) มีการกำหนดวันในสัปดาห์ไว้สำหรับการประชุมปกติ

ตามกฎแล้วสถานที่คือสำนักงานของหัวหน้าองค์กร อย่างไรก็ตาม ควรจัดการประชุมในห้องที่มีอุปกรณ์พิเศษโดยเฉพาะ จะต้องมีเสียงที่ดี, ฉนวนกันเสียง, การระบายอากาศ, อุณหภูมิอากาศปกติ (+ 19 ° C), เฟอร์นิเจอร์ที่สะดวกสบายสำหรับการทำงาน การจัดวางผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมที่สุดคือระยะแขนห่างจากกันที่โต๊ะสี่เหลี่ยมคางหมู

ระยะเวลาที่เหมาะสมของกิจกรรมทางจิตร่วมกัน จำนวนมากคน - 40 - 45 นาที หากสถานการณ์ของคดีต้องใช้เวลามากกว่านี้ หลังจาก 40 นาทีจะมีการประกาศพักสิบนาที กฎถูกกำหนดขึ้นเมื่อเริ่มต้นการประชุม โดยปกติแล้ว การกล่าวเปิดและปิดของผู้ดำเนินรายการ ตลอดจนสุนทรพจน์ทั้งหมดจะถูกกำหนดไว้เป็นเวลา 10 นาที ใน ข้อสังเกตเบื้องต้นมีความจำเป็นต้องสรุปปัญหาที่กล่าวถึงอย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรมอย่างยิ่งและดึงความสนใจของผู้เข้าร่วมประชุมอีกครั้งเพื่อเป้าหมายสูงสุดของการประชุม เพื่อสร้างแรงกระตุ้นสำหรับการอภิปราย เราสามารถเน้นความสำคัญเชิงปฏิบัติของคำถามและกำหนดภารกิจเฉพาะสำหรับผู้ฟัง ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งสำหรับประธานการประชุมคือต้องไม่กำหนดตำแหน่งของตนต่อผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ตั้งแต่เริ่มต้น ตำแหน่งนี้ให้น้ำหนักเป็นพิเศษกับคำพูดของผู้จัดการ และพนักงานที่มีความเห็นตรงกันข้ามอาจไม่กล้าแสดงออกเพื่อไม่ให้ขัดแย้งกับเจ้าหน้าที่ เราต้องพยายามวางตัวเป็นกลาง แสดงความคิดเห็นของเราจากบุคคลที่ 3 หรือตั้งเป็นคำถาม เป็นการเหมาะสมที่จะเริ่มการประชุมที่จริงจังที่สุดด้วยคำพูดที่น่าสนใจและแม้แต่เรื่องตลก จะมีประสิทธิภาพมากหากวลี ความคิดที่เปิดการประชุมจะถูกใช้ในช่วงสรุป ผู้นำเรียกผู้เข้าร่วมด้วยชื่อ - นามสกุลถ้าเป็นไปได้เน้นประสบการณ์และความสามารถในประเด็นที่เกี่ยวข้อง ประธานควรเอาใจใส่เป็นอย่างยิ่ง ไม่เพียงแต่สาระสำคัญของสุนทรพจน์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงความสอดคล้องของเนื้อหาแต่ละส่วนในโครงสร้างโดยรวม วิธีการทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ มันนำไปสู่ด้านข้าง ผู้จัดงานปฏิบัติตามระเบียบโดยระหว่างและหลังการพิจารณาแต่ละปัญหาจะสรุปการแสดงโดยสังเขป สิ่งนี้ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าทุกคนเข้าใจอย่างชัดเจน ในคำถามว่ามีความคืบหน้าในการหารือ หากผู้พูดพูดเกินขอบเขตของคำถาม ให้หยุดเขาอย่างมีชั้นเชิง การประเมินข้อเสนออย่างมีวิจารณญาณจะเกิดขึ้นทันทีหลังจากการพูด หรือหากใช้วิธีระดมความคิด หลังจากแสดงความคิดเห็นทั้งหมดแล้ว

ขั้นตอนต่อไปที่เป็นไปได้ของการประชุมคือการตัดสินใจ ร่างการตัดสินใจที่เตรียมไว้ล่วงหน้าจะถูกอ่านออก และผู้เข้าร่วมการประชุมจะทำการปรับเปลี่ยนด้วยตนเอง นำมาใช้ตามผลการลงคะแนนเสียง หลังจากตัดสินใจแล้ว บุคคลที่ใช้การดำเนินการและการควบคุมจะถูกกำหนด

ในตอนท้ายของการประชุม ผู้นำสามารถเรียกร้องให้ทุกคนดำเนินการตามแผน โปรแกรม เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่พวกเขาได้รับในท้ายที่สุด สรุปการสนทนาโดยย่อ; ยกย่องความคิดที่ประสบความสำเร็จสูงสุด การแสดงทางธุรกิจ ขอขอบคุณทุกท่านสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิผล

Elan Barker นักวิจัยด้านการประชุมชาวอังกฤษเชื่ออย่างถูกต้องว่าการวิเคราะห์อย่างต่อเนื่องของการสนทนากลุ่มอย่างต่อเนื่องนำไปสู่ผลกำไร การประเมินควรเป็นไปตามวัตถุประสงค์ กำหนดโดยทั้งกลุ่มในการประชุมแยกต่างหาก นอกการประชุม คุณสามารถขอให้ผู้เข้าร่วมกรอกแบบสอบถามโดยใช้สเกลเลื่อนเพื่อหาคำตอบ: (ไม่) 1 2 3 4 5 6 (ใช่):

จำเป็นต้องมีการประชุมหรือไม่?

จุดประสงค์ชัดเจนหรือไม่?

ตรงตามวัตถุประสงค์หรือไม่

คุณเห็นด้วยหรือไม่ว่าระยะเวลาและเวลาสะดวก

คุณพอใจกับสถานที่หรือไม่?

ได้รับวาระและเอกสารตรงเวลาหรือไม่?

มีการกำหนดระเบียบวาระทั้งหมดหรือไม่?

มีความสามารถในปัจจุบันหรือไม่?

ประธานใช้อำนาจควบคุมอย่างเหมาะสมหรือไม่?

คุณพอใจกับกระบวนการตัดสินใจหรือไม่?

การวิเคราะห์ส่วนประกอบสามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากมีผู้เชี่ยวชาญอิสระเข้ามาเกี่ยวข้อง เขาจะสามารถประเมินได้อย่างเป็นกลางว่าอะไรกำลังไปได้ดีและอะไรที่ต้องเปลี่ยนแปลง

ผู้จัดการมือใหม่สามารถวิเคราะห์การสื่อสารโดยรวมได้อย่างอิสระตามรูปแบบ:

1. การประชุมรูปแบบใดขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์?

2. ธีมและธีมย่อย (วาระการประชุม) มีรูปแบบที่ดีหรือไม่?

3. ประเด็นที่ยากที่สุดถูกกำหนดให้พิจารณาเมื่อไหร่?

4. สถานที่ เวลา จำนวน และองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมมีความเหมาะสมหรือไม่?

5. พิธีกรกล่าวเปิดงานว่าอย่างไร?

6. มีข้อบังคับอะไรบ้าง?

7. การจัดการคำพูดของผู้นำในระหว่างการสนทนาคืออะไร?

8. ทุกคนมีส่วนร่วมในการอภิปรายหรือไม่?

9. มีการตัดสินใจอะไรบ้าง?

10. พิธีกรจบการประชุมอย่างไร?

11. โปรโตคอลถูกร่างขึ้นอย่างถูกต้องหรือไม่?

ส่งงานที่ดีของคุณในฐานความรู้เป็นเรื่องง่าย ใช้แบบฟอร์มด้านล่าง

การทำงานที่ดีไปที่ไซต์">

นักศึกษา บัณฑิต นักวิทยาศาสตร์รุ่นเยาว์ที่ใช้ฐานความรู้ในการศึกษาและการทำงานจะขอบคุณมาก

โฮสต์ที่ http://www.allbest.ru/

กับเนื้อหา

• การแนะนำ
• 1.1. แนวคิดของ "การประชุม" และ "เซสชัน"
• 1.2. องค์กรของการประชุม
• 1.3. ประเภทและการดำเนินการประชุม
• 1.4. การปรับปรุงประสิทธิภาพของการประชุมและเซสชั่น
• บทสรุป

การแนะนำ

เรื่อง ควบคุมการทำงาน"การประชุมและการประชุมสัญญาณทั่วไปและพิเศษ"

ท่ามกลาง ประเภทต่างๆกิจกรรมของหัวหน้าส่วนใหญ่ใช้เวลาและแยกออกจากงานที่เหลือ ดูดซับการประชุม

วัตถุประสงค์ของงานควบคุมคือการพิจารณาคุณสมบัติทั่วไปและพิเศษของการประชุมและเซสชัน

ตามเป้าหมายนี้ งานต่อไปนี้ถูกกำหนด:

1. พิจารณาแนวคิดของการประชุมและการประชุม

2. พิจารณาการจัดประชุมและการประชุม

3. พิจารณาโอกาสหลักในการปรับปรุงประสิทธิภาพของการประชุมและการประชุม

วัตถุเป็นรูปแบบของการตัดสินใจร่วมกัน

เรื่อง - การประชุมและการประชุม

ยกเว้น การสนทนาทางธุรกิจและการเจรจาทางการค้า รูปแบบพิเศษของการดำเนินการสนทนาทางธุรกิจเป็นที่แพร่หลายในการดำเนินธุรกิจ - การประชุมซึ่งเป็นวิธีการอภิปรายร่วมกันแบบเปิดในบางประเด็น

รูปแบบการทำงานของผู้จัดการส่วนใหญ่ถูกกำหนดโดยความครอบครองของ "ภูมิปัญญา" ในการจัดการประชุมและการประชุมประเภทต่างๆ ซึ่งใช้เวลาส่วนใหญ่ในการทำงานและเกี่ยวข้องกับหน้าที่การจัดการโดยตรง

ทัศนคติที่รับผิดชอบต่อกิจกรรมเหล่านี้ไม่เพียงถูกกำหนดโดยประสิทธิผลหรือไม่ได้ผลของผลกระทบต่อกิจกรรมเหล่านี้เท่านั้น กิจกรรมต่อไปสถาบัน องค์กร แต่ยังรวมถึงระยะเวลาที่ใช้โดยผู้เข้าร่วมจำนวนมากที่เข้าร่วมประชุม

การอภิปรายร่วมกันเป็นแบบฟอร์ม การสนทนาทางธุรกิจมีแง่บวกมากมาย อย่างแรกคือเพิ่มประสิทธิภาพในการคิด สุภาษิตรัสเซีย "จิตใจดี แต่สองคนดีกว่า" ไม่ได้เกิดขึ้นจากศูนย์ แต่มี ความหมายลึก. แท้จริงแล้วความคิดริเริ่มของมนุษย์อยู่ที่ความจริงที่ว่ามันมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งในเงื่อนไขของกิจกรรมทางปัญญาร่วมกันเนื่องจากผลลัพธ์ทางปัญญาไม่ได้เพิ่มขึ้น แต่ทวีคูณ เป็นที่ทราบกันดีว่าความคิดที่เกิดผลส่วนใหญ่เกิดขึ้นระหว่างการแลกเปลี่ยนความคิดร่วมกัน

ประการที่สอง ในระหว่างการประชุม ชุมชนสร้างสรรค์ของคนงานมีความเข้มแข็งขึ้น ความสนใจของคนงานแต่ละคนจะรวมอยู่ในระบบงานรวมเพียงระบบเดียว และทักษะทางธุรกิจของผู้เข้าร่วมก็ดีขึ้นเช่นกัน ประการที่สามมีการเปิดเผยในงานจิตร่วมกัน ศักยภาพในการสร้างสรรค์แต่ละคน Kuzin F. A. วัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจ: คู่มือปฏิบัติ -- พิมพ์ครั้งที่ 6, แก้ไข และเพิ่มเติม - ม.: Os-89, 2545.- น. 195

เมื่อเขียนงานถูกนำมาใช้ สื่อการศึกษาผู้เขียนเช่น F. A. Kuzin, V. M. Chizhikov และคนอื่น ๆ

1. การประชุมและการประชุมคุณสมบัติทั่วไปและพิเศษ

1.1 แนวคิดของ "การประชุม" และ "เซสชัน"

การประชุมเป็นรูปแบบหนึ่งของการพัฒนาการตัดสินใจร่วมกันในประเด็นที่สำคัญที่สุดในชีวิตของสถาบันหรือองค์กร การประชุมมีผู้แทนจากแผนกต่าง ๆ ของสถาบันเข้าร่วมการประชุมซึ่งมีความสนใจที่จะแก้ไขปัญหาในวาระการประชุม การประชุมสามารถขยายได้ (ตามจำนวนผู้เข้าร่วม) และจำกัด (วงจำกัดของผู้เข้าร่วมการประชุม)

การประชุมยังเป็นรูปแบบหนึ่งของการอภิปรายร่วมกันและการแก้ไขปัญหาต่างๆ อย่างไรก็ตาม ในเบื้องต้นหมายถึงงานของหน่วยงานถาวร (หน่วยงาน) ที่สร้างขึ้นภายในสถาบันหนึ่งหรือตามข้อตกลงขององค์กรกับสถาบันและองค์กรอื่นๆ

ตัวอย่างเช่น สามารถกล่าวถึงสิ่งต่อไปนี้: collegiums, board of director, plenums, State Duma, the Federation Council, the Security Council เป็นต้น หน่วยงานเหล่านี้มีองค์ประกอบที่ค่อนข้างคงที่ของสมาชิกของตน ทำงานอย่างต่อเนื่องโดยมี ความถี่ของการประชุมของพวกเขา

หัวหน้าและผู้เชี่ยวชาญของสถาบันและองค์กรอื่น ๆ ผู้แทนฝ่ายบริหาร องค์การมหาชนเมืองเมื่อแก้ปัญหาที่เกินกำลังของสถาบันใดสถาบันหนึ่ง

การประชุม - การประชุมแบบมืออาชีพในวงแคบเพื่อจัดการกับปัญหาขององค์กรเป็นหลัก (เช่น การประชุมคณะกรรมการสหภาพแรงงาน การประชุมของประธานรัฐสภา ฯลฯ) Smirnov E.A. การพัฒนาการตัดสินใจในการจัดการ: ตำราสำหรับมหาวิทยาลัย. M: UNITY-DANA, 2545. น. 20

โดยปกติจะต้องมีการประชุมภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้:

การก่อตัวของตำแหน่งทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่ซับซ้อน

การอภิปรายความเห็นส่วนตัวและการเตรียมการตัดสินใจ

การส่งข้อมูลประเภทนี้ที่ต้องการความชัดเจนและความกังวลมากมาย

การก่อตัวของงานใหม่

การพัฒนาโซลูชั่นที่สำคัญที่มีแนวโน้ม;

การแก้ไขสถานการณ์เฉพาะที่เป็นปัญหา

การประสานงาน;

แก้ไขปัญหาเร่งด่วน การแก้ปัญหาที่เปลี่ยนแปลงการแบ่งงานที่มีอยู่

มันเกิดขึ้นที่การประชุมนั้นไม่เหมาะสมอยู่แล้วในพื้นฐานดังนั้นจึงเป็นสาเหตุของความไม่พอใจของผู้เข้าร่วม:

จุดอ่อนของงานบุคคล

ความไม่แน่นอนในการแบ่งงาน

โครงสร้างความสัมพันธ์ทางการที่ไม่เหมาะสม

รูปแบบความเป็นผู้นำแบบเผด็จการ

ประเพณีที่หยั่งราก;

ความปรารถนาที่อ่อนแอสำหรับความร่วมมือในองค์กร

ความปรารถนาของพนักงานบางคนที่จะโดดเด่น

เลื่อนการแก้ปัญหาออกไปจนกว่าสถานการณ์จะเรียกประชุม

ความไม่แน่นอนในการแจกจ่ายคำแนะนำ

ที่เรียกว่าการประชุมที่มีการควบคุม (ตามคำร้องขอของผู้บริหารระดับสูง)

สำนักเลขาธิการจัดทำจดหมายถึงผู้รับผิดชอบในการเตรียมเอกสารสำหรับการประชุม ในขณะเดียวกัน ในแต่ละวาระจะมีการระบุผู้ดำเนินการทั้งหมดและผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ (คนแรกในรายการ) จะได้รับการจัดสรร จดหมายได้รับเลขทะเบียนในระบบ จุดประสงค์หลักของจดหมายฉบับนี้คือเพื่อสื่อให้ผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบทราบถึงเนื้อหาของวาระการประชุมและกำหนดเส้นตายในการเตรียมเอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุม จดหมายถูกพิมพ์และลงนามโดยผู้รับผิดชอบ หลังจากนั้นสำนักเลขาธิการจะเตรียมโดยใช้ระบบ จดหมายถึงผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบทั้งหมด พิมพ์ตำแหน่งและชื่อของผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบบนสำเนาของจดหมายที่ลงนาม ผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบแต่ละคนเตรียมเอกสารสำหรับการประชุม ซึ่งร่างการตัดสินใจเกี่ยวกับรายการเฉพาะของการประชุมมีผลบังคับใช้

การตัดสินใจร่างรวมถึง คุณลักษณะที่จำเป็น, ยังไง:

- ซึ่งกำลังเตรียมร่างการตัดสินใจในการประชุม

- วาระใดที่กำลังจัดทำร่างการตัดสินใจ

- การซ้ำชื่อของรายการ

- ใครเป็นผู้เตรียมร่างการตัดสินใจ

วาระการประชุมได้รับการอนุมัติเมื่อมีการลงนามในระเบียบวาระการประชุม หลังจากนั้น สำนักเลขาธิการจะส่งหนังสือเชิญประชุมและชุดเอกสารสำหรับการประชุมซึ่งเป็นวาระที่ได้รับอนุมัติ ร่างคำตัดสิน และเอกสารอ้างอิง

ทันทีก่อนเริ่มการประชุมจะมีการแจกจ่ายชุดเอกสารให้กับผู้เข้าร่วมที่ยังไม่ได้รับ หลังจากผลการประชุมจะมีการร่างโปรโตคอล ข้อมูลต่อไปนี้ถูกป้อนลงในโปรโตคอล:

- วันที่;

- ประธานเจ้าหน้าที่;

- ปัจจุบันจัดกลุ่มตามตำแหน่ง

- ชื่อของปัญหา (รายการวาระการประชุม);

- ชื่อผู้พูด

- คำนำ (อาจละไว้ได้);

- การตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาในรูปแบบของรายการหมายเลข

1.3 ประเภทและการดำเนินการประชุม

การประชุมทางธุรกิจมีความหลากหลายมาก มักจะมีประเภทดังต่อไปนี้:

- เผด็จการ (หัวหน้ามีสิทธิ์ลงคะแนนส่วนที่เหลือฟังอย่างเงียบ ๆ มักได้รับการตำหนิจากเจ้านาย)

-- อัตตาธิปไตย (ดำเนินการในโหมดโต้ตอบเมื่อผู้นำถามคำถามกับผู้เข้าร่วมแต่ละคนและรับคำตอบจากพวกเขา)

- แยก (เมื่อมีการวางแผนรายงานของหัวหน้าและสุนทรพจน์ของผู้ใต้บังคับบัญชาที่ได้รับการแต่งตั้ง)

- เป็นที่ถกเถียงกัน (มีลักษณะโดย แลกเปลี่ยนฟรีความคิดเห็นตัดสินใจซึ่งดำเนินการโดยการลงคะแนนเสียงของผู้เข้าร่วมตามด้วยการอนุมัติของหัวหน้า)

- ฟรี (เป็นการประชุมที่ไม่มีวาระชัดเจนและไม่มีประธาน ส่วนใหญ่มักจะเป็น ส่วนประกอบการประชุมเมื่อปัญหาใด ๆ มาถึงทางตัน ในกรณีนี้ประธานในที่ประชุมจะประกาศหยุดยาว ซึ่งในระหว่างนั้นการประชุมเบื้องหลังจะเกิดขึ้นเอง)

ภายใต้เงื่อนไขของระบบการบังคับบัญชาการบริหารในประเทศของเรา การประชุมทางธุรกิจสามประเภทแรกมักจะถูกใช้ ความหมายหลักคือผู้นำที่พวกเขารู้จักเฉพาะผู้ที่ได้รับเชิญให้ตัดสินใจหรือคำแนะนำจากพรรคและองค์กรที่สูงกว่า ในขณะที่สาระสำคัญของการประชุมทางธุรกิจคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการอภิปรายอย่างเสรีและพัฒนาวิธีแก้ปัญหาร่วมกันโดยพิจารณาจากความคิดเห็นในวงกว้าง รวมถึงความคิดเห็นที่ไม่สอดคล้องกับมุมมองของฝ่ายบริหาร

บ่อยครั้งที่การประชุมทางธุรกิจจัดขึ้นด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้: ประการแรก หากจำเป็นต้องตัดสินใจร่วมกันโดยยึดตามสิทธิเท่าเทียมกันของทุกคนในการแสดงและให้เหตุผลแก่ความคิดเห็นของตน ประการที่สองโดยมีเงื่อนไขว่าการแก้ปัญหาจะส่งผลกระทบต่อผลประโยชน์ของหน่วยงานโครงสร้างหลาย ๆ แห่งขององค์กรหรือ บริษัท ในเวลาเดียวกัน ประการที่สาม ในกรณีการแก้ปัญหาจำเป็นต้องใช้ความคิดเห็นของคนงานกลุ่มต่างๆ

แนวปฏิบัติของชีวิตธุรกิจแสดงให้เห็นว่าการประชุมทางธุรกิจมีประสิทธิภาพมากกว่าการตัดสินใจด้านการบริหารของผู้จัดการในวงแคบๆ อย่างไรก็ตาม การประชุมที่เตรียมมาไม่ดีพอและดำเนินการไม่ดี ซึ่งจัดขึ้นทุกครั้ง ก่อให้เกิดอันตรายอย่างใหญ่หลวง เพราะพวกเขากินเวลาอันมีค่าของผู้คน ฉีกพวกเขาออกจากงานหลัก ดังนั้น ก่อนการประชุมดังกล่าว ควรคำนึงถึงความจำเป็นของขั้นตอนดังกล่าว มีแนวโน้มว่าปัญหาที่เสนอให้พิจารณาไม่จำเป็นต้องมีการแก้ไขในทันที ยิ่งไปกว่านั้น ผู้จัดการ เช่น ต้องการเพียงแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับบางสิ่ง ในกรณีนี้ คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องประชุม

แต่ถ้าการจัดประชุมได้รับการยอมรับว่าเหมาะสมก่อนอื่นจำเป็นต้องเตรียมการอย่างรอบคอบ การฝึกอบรมนี้และขั้นตอนการนำไปใช้ควรได้รับการออกแบบในลักษณะที่ วิธีที่ดีที่สุดภารกิจหลักได้รับการแก้ไขเพื่อการประชุมที่กำลังจัดขึ้น

เมื่อกำหนดเวลาเริ่มต้นของการประชุมคุณควรคำนึงถึงจังหวะการทำงาน เพื่อไม่ให้ผู้คนต้องเปลี่ยนจากงานประเภทหนึ่งไปอีกงานหนึ่งในระหว่างวันอย่างไม่รู้จบ ขอแนะนำให้จัดการประชุมในช่วงเริ่มต้นหรือสิ้นสุดของวันทำงานหรือหลังพักกลางวัน โดยคำนึงถึงเวลาทั้งหมดที่ใช้ไป นั่นคือ เวลาที่ต้องใช้ไม่เพียงแต่สำหรับการประชุมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการรวบรวม การโอน การส่งคืน และการรวมอยู่ในงานด้วย ควรมีการวางแผนจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของการประชุมเพื่อไม่ให้มี “ว่าง” แบ่งเวลา: ถ้าหมดเวลาก่อนพักเที่ยง 15 นาที แน่นอนว่าจะเสียไปหลายนาที

จำเป็นต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทราบล่วงหน้าและทำความคุ้นเคยกับระเบียบวาระการประชุมกับทุกคน วัสดุที่เหมาะสมเพื่อให้การแสดงของพวกเขาได้รับการพิจารณาล่วงหน้า Kuzin F. A. วัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจ: คู่มือปฏิบัติ -- พิมพ์ครั้งที่ 6, แก้ไข และเพิ่มเติม - ม.: Os-89, 2545.- น. 197

จากประสบการณ์ที่แสดงให้เห็น การประชุมทางธุรกิจไม่ได้ให้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการเสมอไป เนื่องจากผู้จัดการหลายคนไม่ได้จินตนาการถึงเทคโนโลยีขององค์กรและการดำเนินการของพวกเขาอย่างชัดเจน ในหลายกรณี การประชุมทางธุรกิจจัดขึ้นบ่อยเกินไปและมีการจัดเตรียมไม่ดี มีคนจำนวนมากเกินไปที่มีส่วนร่วมในการดำเนินการ และแน่นอนว่าเป็นผู้นำ "คนแรก" ระยะเวลาการประชุมที่ไม่สมเหตุสมผลจะลดประสิทธิภาพลง ในที่สุด การตัดสินใจที่ทำขึ้นในการประชุมทางธุรกิจมักจะไม่เป็นทางการและควบคุมได้ไม่ดีในกระบวนการดำเนินการ ซึ่งลดประสิทธิภาพลงอย่างมาก ซึ่งทำให้จำเป็นต้องประชุมอีกครั้งในประเด็นเดิม

การประชุมทางธุรกิจ - วิธีที่จะมีส่วนร่วมของจิตใจในการพัฒนา โซลูชั่นที่เหมาะสมที่สุดในประเด็นเฉพาะและซับซ้อนที่สุดที่เกิดขึ้นในองค์กร กระบวนการจัดการในเรื่องนี้ลดลงเหลือสามขั้นตอนหลัก:

- การรวบรวมและประมวลผลข้อมูล

- การประสานงานกิจกรรมของทุกแผนกของบริษัทและพนักงานทุกคน

- การตัดสินใจ

ยกเว้นของคุณ ปลายทางโดยตรงแต่ละคนมีเหตุผล จัดประชุมยังแก้ปัญหาการศึกษาที่สำคัญ ในการประชุม พนักงานจะได้เรียนรู้การทำงานเป็นทีม เพื่อใช้วิธีการที่ครอบคลุมในการแก้ปัญหา งานทั่วไปเข้าถึงการประนีประนอม รับวัฒนธรรมของการสื่อสาร ฯลฯ สำหรับพนักงานบางคน การเข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจเป็นโอกาสเดียวที่จะได้เห็นและรับฟังผู้นำ ระดับที่สูงขึ้นการจัดการ. นอกจากนี้ ในการประชุมทางธุรกิจ ผู้จัดการจะได้รับโอกาสในการแสดงความสามารถในการจัดการของเขา Kabushkin N.I. การจัดการการท่องเที่ยว: Proc. เบี้ยเลี้ยง. - มินสค์: BSEU, 2543. - หน้า 437

1.4 การปรับปรุงประสิทธิภาพของการประชุมและช่วงต่างๆ

ในสถาบันและองค์กรที่เกี่ยวข้องกับสังคมและวัฒนธรรมมักไม่สามารถหาหน่วยงานการจัดการที่สร้างขึ้นเป็นพิเศษได้ ในสถาบันเหล่านี้ องค์กรปกครองตนเองของรัฐมักถูกสร้างขึ้นในรูปแบบของสภาสาธารณะเพื่อการอนุรักษ์และฟื้นฟูอนุสรณ์สถานทางประวัติศาสตร์และวัฒนธรรม เพื่อการพัฒนา ศิลปท้องถิ่นและงานฝีมือการจัดงานกับเด็กและวัยรุ่น เป็นต้น

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการบางคนพูดอย่างเหมาะเจาะและไม่ประชดประชันว่าจุดประสงค์แอบแฝงของการประชุมหลายครั้งอยู่ที่ความปรารถนาของผู้จัดการที่จะแบ่งปันความรับผิดชอบในการตัดสินใจที่ไม่เป็นที่นิยม เสี่ยง ยาก หรือผิดพลาด พูดกันตามตรง การประชุมจัดขึ้นไม่เพียงเพราะผู้นำไม่สามารถหรือไม่ต้องการตัดสินใจด้วยตัวเอง

วัตถุประสงค์ของการประชุมคือการประสานความพยายามของพนักงานในการให้และรับ ข้อมูลที่จำเป็น, ทำการตัดสินใจที่จำเป็น (ละเว้นกรณีที่มีการประชุมเพื่อผลประโยชน์ของการประชุมเอง, เมื่อไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน, มีวาระการประชุมเฉพาะเจาะจง, แต่มีความปรารถนาในการสื่อสาร, ความปรารถนาที่จะ "รวมตัวกันและหารือ") .

การประชุมจะไม่เกิดผลหากผู้นำไม่กำหนดองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมล่วงหน้า แนวโน้มที่จะมีการประชุมใหญ่ ความปรารถนาที่จะเชิญผู้คนให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้นั้นไม่ได้ให้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการเสมอไป การประชุม

ผู้เชี่ยวชาญที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับวาระการประชุมจะเสีย เวลางานเปล่าประโยชน์ นอกจากนี้ จำนวนผู้ได้รับเชิญที่เพิ่มขึ้นทำให้การสื่อสารระหว่างผู้เข้าร่วมการประชุมซับซ้อนขึ้น กระตุ้นให้เกิดการเบี่ยงเบนจากการอภิปรายในประเด็นที่ระบุ ลดความสามารถในการใช้ความสามารถของผู้เข้าร่วมทั้งหมด และทำให้ยากต่อการตัดสินใจ

การปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าความสำเร็จของการประชุมนั้นพิจารณาจากการเลือกเวลาและสถานที่ในการประชุมที่แน่นอน ควรกำหนดเวลาของวันประชุมตามความสามารถของผู้เข้าร่วมที่มีศักยภาพ เป็นการสมควรที่สุดที่จะนัดประชุมครึ่งชั่วโมงก่อนพักเที่ยงหรือก่อนสิ้นสุดวันทำงาน

กฎที่ซ่อนไว้ของการสิ้นสุดการประชุมจะบังคับให้ผู้เข้าร่วมไม่ต้องเสียสมาธิด้วยคำถามข้างเคียง ไม่ต้องพูดละเอียด และคอยติดตามเวลา ผู้นำแต่ละคนตัดสินใจว่าการประชุมจะใช้เวลาเท่าใด คนส่วนใหญ่คิดว่าหนึ่งชั่วโมงเพียงพอสำหรับการประชุมใดๆ แต่กรอบเวลาอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับจำนวนคำถามและความสำคัญของคำถาม

และผู้นำที่มีประสบการณ์มักจะกำหนดเวลาสิ้นสุดของการประชุม ระยะเวลาของสุนทรพจน์ กำหนดกฎเกณฑ์ในการอภิปรายแต่ละประเด็น

ตามกฎแล้วการไม่มีกรอบเวลาที่เข้มงวดไม่ได้ทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมมีสมาธิ และจำนวนคำจะเพิ่มขึ้นตามสัดส่วนของเวลาที่มีอยู่

การอภิปรายปัญหาให้เสร็จสิ้นในเวลาที่เหมาะสมจะสอนให้ผู้คนค้นหาวิธีแก้ไขที่ถูกต้อง มีระเบียบวินัย และในขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสให้พวกเขาวางแผนเวลาโดยรู้ว่าการประชุมจะสิ้นสุดเมื่อใด

ปัญหาที่ระบุควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นข้อจำกัดภายนอกเท่านั้น การเอาชนะนั้นไม่เพียงพอสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผล

ปัญหาเชิงลึกมีอยู่ในตัวผู้นำเอง ความรู้ ประสบการณ์ ทักษะ ลักษณะผู้นำที่ตรวจสอบได้ และการมีเป้าหมายที่ชัดเจน

ความจริงก็คือค่าใช้จ่ายในแง่สาระสำคัญของการประชุมบางครั้งเพิ่มขึ้นสามเท่า (งานเตรียมการ, เงินเดือนของผู้เข้าร่วม, ค่าโสหุ้ย, ค่าเดินทาง, หมดเวลาเดินทางไป-กลับและประชุมเอง) มากกว่าเงินออมที่อาจเกิดจากการตัดสินใจของพวกเขา ผู้จัดการจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายที่คาดไว้อย่างน้อยต้องไม่เกินผลประโยชน์ที่คาดไว้

เวลาที่ใช้ไปโดยเปล่าประโยชน์ในการประชุมไม่เพียงเชื่อมโยงกับระยะเวลาที่ไม่ยุติธรรมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในหลาย ๆ ด้านที่ประธานไม่สามารถเริ่มการประชุมได้ตรงเวลา

พนักงานแต่ละคนจะยกตัวอย่างมากมายเมื่อการประชุมเริ่มช้ากว่าเวลานัด 15-20 นาที ทุกคนรู้ว่าต้องเริ่มตรงเวลา แต่ก็มีเหตุผลให้รอสักครู่เสมอ ผู้นำรอให้ทุกคนมารวมตัวกัน

มีคนไม่กี่คน แต่ดูเหมือนว่าพวกเขาจะกำหนดเงื่อนไขของพวกเขาให้กับคนที่เหลือ ครั้งต่อไปและครั้งต่อ ๆ ไปพล็อตซ้ำกับตัวละครเดิม ๆ ค่อย ๆ คุ้นเคยกับสิ่งนี้ ในช่วงเวลารอ ประธานเริ่มการสนทนากับหนึ่งในผู้ที่อยู่ในปัจจุบันเกี่ยวกับข้อเท็จจริงที่ไม่มีนัยสำคัญหรือเหตุการณ์ล่าสุด โดยให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการสนทนาที่ไม่ก่อผล

ดังนั้นผู้นำจะต้องยุติการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์เนื่องจากความไร้วินัยของผู้เข้าร่วมการประชุมแต่ละคน และสิ่งนี้ต้องการเพียงความมุ่งมั่นที่จะหยุดพูดเมื่อถึงเวลาเริ่มการประชุม ผู้ที่มาสายในครั้งแรกและครั้งที่สองจะ "สว่างขึ้น" และพบว่าตนเองเป็นชนกลุ่มน้อย และในครั้งที่สามพวกเขาจะมาตรงเวลาหรือจะไม่ได้รับเชิญโดยไม่จำเป็น

การทำให้ผู้คนมารวมตัวกันตรงเวลาและเริ่มการประชุมตรงเวลาไม่ใช่เรื่องง่าย แต่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของปัญหา บทบาทที่แท้จริงของผู้นำ (ประธาน) ในฐานะผู้นำนั้นปรากฏให้เห็นในกระบวนการดำเนินการประชุม

ทักษะความรู้ด้านจิตวิทยาของผู้คนความละเอียดอ่อนของศาสตร์การจัดการเป็นที่ประจักษ์ในความสามารถในการรับฟังความคิดเห็นและความปรารถนาของผู้เข้าร่วมการประชุมด้วยความยืดหยุ่นสูงสุดและความสามารถในการปรับเปลี่ยนรูปแบบและลักษณะการดำเนินการประชุม ขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ

พลังเบื้องหลังในการประชุมดังกล่าวมักจะชัดเจน แต่ต้องการความเป็นผู้นำที่ละเอียดอ่อนและมีทักษะ ซึ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมในการประชุมรับบทบาทที่จะอำนวยความสะดวก ไม่ขัดขวางการตัดสินใจ Chizhikov V. M. , Chizhikov V. V. ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการทางสังคมและวัฒนธรรม - ม.: MGUKI, 2546. - น. 282

บทสรุป

ดังนั้นจากเนื้อหาข้างต้นสามารถสรุปได้ดังต่อไปนี้

การประชุมและการประชุมไม่ใช่แนวคิดที่ชัดเจน

มีพื้นฐานทางธรรมชาติร่วมกัน - เพื่อประสานการดำเนินการ แลกเปลี่ยนข้อมูล แก้ปัญหา และตัดสินใจ (หรือกฎหมาย) อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้แตกต่างกันอย่างมากในรูปแบบ เนื้อหา องค์ประกอบ และอำนาจของผู้เข้าร่วม

การประชุมเป็นรูปแบบหนึ่งของการพัฒนาการตัดสินใจร่วมกันในประเด็นที่สำคัญที่สุดในชีวิตของสถาบันหรือองค์กร

การประชุม - การประชุมแบบมืออาชีพในวงแคบเพื่อจัดการกับปัญหาขององค์กรเป็นหลัก (เช่น การประชุมคณะกรรมการสหภาพแรงงาน การประชุมของประธานรัฐสภา ฯลฯ)

การเตรียมการประชุม - วงจรชีวิตของการประชุมสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่อไปนี้:

การตระเตรียม;

โฮลดิ้ง;

การควบคุมการดำเนินการ

ผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบแต่ละคนเตรียมเอกสารสำหรับการประชุม ซึ่งร่างการตัดสินใจเกี่ยวกับรายการเฉพาะของการประชุมมีผลบังคับใช้

การประชุมทางธุรกิจมักจัดขึ้นด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้: ประการแรก หากจำเป็นต้องตัดสินใจร่วมกันโดยยึดตามสิทธิเท่าเทียมกันของทุกคนในการแสดงและให้เหตุผลแก่ความคิดเห็นของตน ประการที่สองโดยมีเงื่อนไขว่าการแก้ปัญหาจะส่งผลกระทบต่อผลประโยชน์ของหน่วยงานโครงสร้างหลาย ๆ แห่งขององค์กรหรือ บริษัท ในเวลาเดียวกัน ประการที่สาม ในกรณีการแก้ปัญหาจำเป็นต้องใช้ความคิดเห็นของคนงานกลุ่มต่างๆ

เมื่อกำหนดเวลาเริ่มต้นของการประชุมคุณควรคำนึงถึงจังหวะการทำงาน จำเป็นต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทราบล่วงหน้าและทำความคุ้นเคยกับวาระการประชุมพร้อมด้วยสื่อที่จำเป็นทั้งหมด เพื่อให้สุนทรพจน์ของพวกเขาได้รับการพิจารณาล่วงหน้า

วัตถุประสงค์ของการประชุมคือการประสานความพยายามของพนักงาน การให้และรับข้อมูลที่จำเป็น การตัดสินใจที่จำเป็น

การประชุมจะไม่เกิดผลหากผู้นำไม่กำหนดองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมล่วงหน้า

การปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าความสำเร็จของการประชุมนั้นพิจารณาจากการเลือกเวลาและสถานที่ในการประชุมที่แน่นอน ควรกำหนดเวลาของวันประชุมตามความสามารถของผู้เข้าร่วมที่มีศักยภาพ

สถานที่ประชุมไม่ควรอยู่ห่างไกลจากที่ตั้งขององค์ประกอบหลักของผู้เข้าร่วมหรือในห้องที่ไม่สามารถจัดนิทรรศการ การแสดงภาพ ฯลฯ

รายการแหล่งที่มาที่ใช้

1. Zadorkin V. I. การจัดระเบียบงานของผู้จัดการ หนังสือเรียนอิเล็กทรอนิกส์.

2. คาบุชกิน เอ็น.ไอ. การจัดการการท่องเที่ยว: Proc. เบี้ยเลี้ยง. - มินสค์: BSEU, 2000. - 644 p.

3. Kuzin F. A. วัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจ: คู่มือปฏิบัติ -- พิมพ์ครั้งที่ 6, แก้ไข และเพิ่มเติม - ม.: Os-89, 2545.- 320 น.

4. สมีร์นอฟ อี.เอ. การพัฒนาการตัดสินใจในการจัดการ: ตำราสำหรับมหาวิทยาลัย. M: UNITI-DANA, 2545. 271 น.

5. Chizhikov V. M. , Chizhikov V. V. ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการทางสังคมและวัฒนธรรม - ม.: MGUKI, 2546. - 382 น.

โฮสต์บน Allbest.ru

เอกสารที่คล้ายกัน

ปัญหาของการดำเนินการประชุมทางธุรกิจเป็นกุญแจสำคัญในการบรรลุประสิทธิภาพขององค์กรและกระตุ้นให้ผู้คนบรรลุเป้าหมายร่วมกัน การสนทนาทางธุรกิจระหว่างการประชุมและการประชุม การเตรียมการสำหรับการประชุม ความคืบหน้า และการวิเคราะห์หลังเสร็จสิ้นการประชุม

นามธรรมเพิ่ม 12/18/2013


การแก้ปัญหาความไม่พอใจกับการทำงานในทีมของกองพล, แผนก. แรงจูงใจและการรับรู้ถึงข้อดีของพนักงาน การควบคุมคุณภาพโดยผู้จัดการของงานที่ทำโดยพนักงานของเขา ประเภทและวัตถุประสงค์ของการประชุม คุณสมบัติขององค์กรและการดำเนินการประชุม

ทดสอบเพิ่ม 03/10/2015


แนวคิดของการประชุมทางธุรกิจ การจำแนกประเภทของการประชุมตามเป้าหมายและวิธีการดำเนินการ กฎสำหรับการเตรียมตัวสำหรับการประชุมทางธุรกิจ องค์กรและการดำเนินการอภิปราย ประเภทของผู้เข้าร่วมการสนทนาทางจิตวิทยา หลักเกณฑ์การรวบรวมรายงานการประชุม

บทคัดย่อ เพิ่ม 12/19/2009


การจัดประเภทและประเภทของการประชุม การกำหนดวาระการประชุม องค์ประกอบ และผู้เข้าร่วม การเตรียมเอกสารสำหรับการประชุม (รายงาน วัสดุสารสนเทศ ทัศนูปกรณ์) การลงทะเบียนเอกสารการประชุม: ทรานสคริป, แผ่นเสียง, ระเบียบการ

ภาคนิพนธ์ เพิ่ม 09/04/2552


การประชุมเช่น เครื่องมือที่จำเป็นการจัดการระบบองค์กร เป้าหมายหลักของการประชุมเป็นวิธีการสื่อสารอย่างเป็นทางการ ลักษณะการจัดประชุม ประชุม สัมมนา ฯลฯ ขั้นตอนการจัดเตรียมและจัดการประชุม

บทคัดย่อ เพิ่ม 09/30/2010


ข้อดีของการตัดสินใจโดยกลุ่มเล็กๆ: คุณภาพ ข้อตกลง การดำเนินการ และสถานะ การจำแนกประเภทของการประชุมทางธุรกิจ ความรับผิดชอบของผู้นำการประชุม: การกำหนดหัวข้อและระเบียบวาระการประชุม การนัดหมายเหตุการณ์และผู้เข้าร่วม การเตรียมห้อง

ภาคนิพนธ์ เพิ่ม 02/23/2014


แนวคิดของการประชุมและการประชุม การประชุมอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ ประเด็นสำคัญสำหรับการนำไปปฏิบัติและเสร็จสิ้น คำถามที่ไม่ได้นำมาให้เขา องค์กรของการอภิปรายที่มีประสิทธิภาพ หลักการโต้เถียงกับคู่สนทนาและการยกประเด็นโต้แย้ง

งานนำเสนอ เพิ่ม 06/03/2015


เตรียมการประชุมทางธุรกิจ รูปแบบการดำเนินการทางการทูตหรือเผด็จการ การจัดระเบียบการอภิปรายและประเภทของผู้เข้าร่วมทางจิตวิทยาในการอภิปรายทางธุรกิจ ขั้นตอนของการตัดสินใจ เสร็จสิ้นการประชุมทางธุรกิจและการจัดทำรายงานการประชุม

บทคัดย่อ เพิ่ม 06/06/2010


แนวคิดของการประชุมทางธุรกิจและหลักการขององค์กร การจัดประเภทและประเภท ลักษณะการทำงาน ขั้นตอน และลักษณะเฉพาะของการถือครอง การวิเคราะห์กระบวนการจัดการประชุมทางธุรกิจที่ บริษัท OOO "Antipozh" รูปแบบของพฤติกรรมของผู้นำในนั้น

ภาคนิพนธ์ เพิ่ม 11/20/2013


แนวคิดของการประชุมทางธุรกิจ คุณสมบัติของการเตรียมการประชุมบริการ ขั้นตอนการจัดการประชุม สไตล์ ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ. การอภิปรายในประเด็นยุทธศาสตร์และการดำเนินงาน ข้อตกลงในการประชุมปัญหาขององค์กรสัมพันธ์

หน่วยงานกลางเพื่อการศึกษา

แม็กนีโตกอร์สค์ มหาวิทยาลัยของรัฐพวกเขา. G.I.Nosova

ภาควิชาจิตวิทยา

เรียงความการสื่อสารทางธุรกิจ

ในหัวข้อ: "การประชุมทางธุรกิจและการประชุม"

เสร็จสิ้นโดย: นักเรียนของกลุ่ม FFK 06-1

Grebenshchikova V.I.

ตรวจสอบโดย: Orinina L.V.

นอกจากการสนทนาทางธุรกิจและการเจรจาทางการค้าแล้ว การสนทนาทางธุรกิจรูปแบบพิเศษยังแพร่หลายในแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจ นั่นคือการประชุม ซึ่งเป็นวิธีการอภิปรายร่วมกันแบบเปิดในบางประเด็น รูปแบบของการอภิปรายดังกล่าวมีความหลากหลายมาก ได้แก่ การประชุม การประชุม สัมมนา การประชุม เซสชั่น สัมมนา การตัดสินใจในเหตุการณ์เหล่านี้มักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการตัดสินใจโดยผู้จัดการวงแคบๆ

วัตถุประสงค์ของการประชุมทางธุรกิจคือเพื่อให้มีการอภิปรายอย่างเสรีและบรรลุแนวทางแก้ไขร่วมกันตามความคิดเห็นที่หลากหลาย

ฉันเลือกหัวข้อ "การจัดประชุม" เนื่องจากการระดมสมองเป็นรูปแบบหนึ่งของการสนทนาทางธุรกิจมีข้อดีหลายประการ:

อย่างแรกคือเพิ่มประสิทธิภาพในการคิด สุภาษิตรัสเซีย "จิตใจดี แต่สองคนดีกว่า" ไม่ได้เกิดขึ้นตั้งแต่เริ่มต้น แต่มีความหมายลึกซึ้ง แท้จริงแล้วความคิดริเริ่มของมนุษย์อยู่ที่ความจริงที่ว่ามันมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งในเงื่อนไขของกิจกรรมทางปัญญาร่วมกันเนื่องจากผลลัพธ์ทางปัญญาไม่ได้เพิ่มขึ้น แต่ทวีคูณ เป็นที่ทราบกันดีว่าความคิดที่เกิดผลส่วนใหญ่เกิดขึ้นระหว่างการแลกเปลี่ยนความคิดร่วมกัน

ประการที่สอง ในระหว่างการประชุม ชุมชนสร้างสรรค์ของคนงานมีความเข้มแข็งขึ้น ความสนใจของคนงานแต่ละคนจะรวมอยู่ในระบบงานรวมเพียงระบบเดียว และทักษะทางธุรกิจของผู้เข้าร่วมก็ดีขึ้นเช่นกัน

ประการที่สามในการทำงานร่วมกันทางจิตจะมีการเปิดเผยศักยภาพในการสร้างสรรค์ของแต่ละคน

การประชุมที่เตรียมมาไม่ดีพอและดำเนินการไม่ดี ซึ่งจัดในทุกโอกาส ก่อให้เกิดอันตรายอย่างใหญ่หลวง เนื่องจากพวกเขา "กิน" เวลาอันมีค่า ทำให้คนออกจากงานหลัก

ใน ปริทัศน์การเตรียมการประชุมรวมถึงการดำเนินการต่อไปนี้: การกำหนดหัวข้อ, การกำหนดวาระการประชุม, การกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมและระยะเวลาทั้งหมด, วันที่และเวลาเริ่มต้น, องค์ประกอบของผู้เข้าร่วม, ตารางการทำงานโดยประมาณ

เมื่อกำหนดเวลาเริ่มต้นของการประชุมคุณควรคำนึงถึงจังหวะการทำงาน เพื่อไม่ให้ผู้คนต้องเปลี่ยนจากงานประเภทหนึ่งไปอีกงานหนึ่งในระหว่างวันอย่างไม่รู้จบ ขอแนะนำให้จัดการประชุมในช่วงเริ่มต้นหรือสิ้นสุดของวันทำงานหรือหลังพักกลางวัน โดยคำนึงถึงเวลาทั้งหมดที่ใช้ไป (ไม่ใช่เฉพาะสำหรับการประชุมโดยตรง แต่ยังรวมถึงค่าธรรมเนียม การเปลี่ยนผ่าน การส่งคืน และการรวมงาน) ควรวางแผนการเริ่มต้นและสิ้นสุดการประชุมเพื่อไม่ให้มีช่วงเวลาว่าง: ถ้า ก่อนเวลาพักเที่ยง 15 นาที ให้ถือว่านาทีนั้นเสียไป

จำเป็นต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับการถือครองและทำความคุ้นเคยกับวาระการประชุมด้วยวัสดุที่จำเป็นทั้งหมด เพื่อให้มีการคิดคำปราศรัยล่วงหน้า

คุณต้องเริ่มการประชุมให้ตรงเวลาและตกลงกับผู้เข้าร่วมทันทีเกี่ยวกับกฎสำหรับการทำงานร่วมกัน เช่น การจำกัดเวลาในการกล่าวสุนทรพจน์หรือวิธีการตัดสินใจ หลังจากนั้น ผู้เข้าร่วมคนใดคนหนึ่งควรได้รับความไว้วางใจให้รักษาระเบียบการ

คำถามเหล่านี้และอื่น ๆ องค์กรทั่วไปการประชุมทางธุรกิจและการประชุมอย่างใกล้ชิด

การประชุมทางธุรกิจ (การประชุม) - การสื่อสารด้วยปากเปล่าของกลุ่มคน (ทีม) ประเภทของการสื่อสารนี้รวมประเภทต่างๆ: การพูดคนเดียว (คำนำและคำปิดโดยพิธีกร, สุนทรพจน์โดยผู้เข้าร่วม, รายงาน), การสนทนา (การแลกเปลี่ยนข้อมูล, การส่งเสริมและการอภิปรายความคิดระหว่างการระดมความคิด), การอภิปราย

ประสิทธิภาพของการประชุมส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้จัดงาน - ทักษะการพูดและความสามารถในการจัดการตลอดจน ทางเลือกที่เหมาะสมประเภทของการประชุมและความรู้เกี่ยวกับคุณลักษณะต่างๆ

การประชุมทางธุรกิจคือ:

1. ตามรูปแบบของงาน:

1.1. การประชุม

1.2. การประชุม

1.3. การประชุม

1.4. สัมมนา, การประชุมสัมมนา

2. ตามรูปแบบการดำเนินการประชุมโดยหัวหน้า:

2.1. เผด็จการ

2.2. เผด็จการ

2.3. แบบรวม - จัดทำรายงาน การโต้วาที ซึ่งมีเฉพาะบุคคลเหล่านั้นเท่านั้นที่เข้าร่วม

ได้รับการแต่งตั้งจากผู้นำ

2.4. เป็นที่ถกเถียงกัน

2.5. ฟรี

3. โดยเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตสาธารณะ:

3.1. งานสังสรรค์

3.2. สหภาพแรงงาน

3.3. ธุรกิจ (การบริหาร)

3.4. ทางวิทยาศาสตร์

3.5. ยูไนเต็ด

4. ตามมาตราส่วน:

4.1. ระหว่างประเทศ

4.2. ทั้งหมดรัสเซีย

4.3. รีพับลิกัน

4.4. อุตสาหกรรม

4.5. ภูมิภาค

4.6. ภูมิภาค

4.7. ในเมือง

4.8. ภูมิภาค

4.9. ภายใน

5. ตามสถานที่:

5.1. ท้องถิ่น

5.2. เยี่ยมชม

6. ตามความถี่:

6.1. ปกติ

6.2. ถาวร

6.3. ครั้งหนึ่ง

6.4. เป็นระยะ

7. ตามจำนวนผู้เข้าร่วม:

7.1. ในทีมแคบ (สูงสุด 5 คน)

7.2. ในพนักงานเพิ่มเติม (สูงสุด 20 คน)

7.3. ตัวแทน (มากกว่า 20 คน)

8. ตามความมั่นคงขององค์ประกอบของผู้เข้าร่วม:

8.1. ด้วยองค์ประกอบที่แน่นอน

8.2. พร้อมนักแสดงรับเชิญ

8.3. ด้วยรายการการประชุมเฉพาะ

8.4. รวมกัน

9. ตามหัวข้อคำถาม:

9.1 การบริหาร

9.2 ทางเทคนิค

9.3 บุคลากร

9.4 การเงิน

9.5 เทคโนโลยี

10. ตามงาน:

10.1 มีปัญหา

10.2 คำแนะนำ

10.3 การปฏิบัติงาน

11. ตามนัดหมาย:

11.1 การตัดสินใจ

11.2 ชี้แจงงาน

11.3 สรุป

ภารกิจหลักประการหนึ่งของการประชุมทางธุรกิจชั้นนำคือการนำเสนอข้อเท็จจริงให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อที่จะเข้าใจความซับซ้อนของปัญหาที่อยู่ระหว่างการอภิปรายอย่างเต็มที่ยิ่งขึ้น รวมถึงการมีส่วนร่วมในกระบวนการแก้ปัญหา แน่นอน ผู้นำควรมีมุมมองของตนเองเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบัน แต่ก็จำเป็นต้องรู้มุมมองของผู้อื่นด้วย เพื่อที่จะเข้าใจว่าพวกเขาเข้าใจปัญหาถูกต้องหรือไม่ หากมุมมองของคนอื่นถูกต้อง หัวหน้าการประชุมสามารถเปลี่ยนมุมมองของเขาเกี่ยวกับสถานการณ์ได้ หากเพื่อนร่วมงานผิดพลาดหรือพลาดสิ่งสำคัญไป เขาสามารถให้ข้อเท็จจริงที่ขาดหายไปได้ คำถามที่ถูกต้องเป็นเครื่องมือที่ดีในการนำการประชุมไปในทิศทางที่ถูกต้อง

ประสิทธิภาพของการประชุมส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้จัดงาน - ทักษะการพูดและความสามารถในการจัดการ บ่อยครั้งที่การประชุมนั้นนำโดยผู้นำเอง

ภารกิจหลักของการประชุมทางธุรกิจมีดังต่อไปนี้:

1) ค้นหาวิเคราะห์สถานการณ์ (วิธีการดำเนินการตามแผนสิ่งที่เกิดขึ้นในทีม ... ); แลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาภายใต้การอภิปราย ประสานงานความพยายาม และสรุปผลขององค์กร งานเหล่านี้สอดคล้องกับประเภทการรวบรวมข้อมูล

2) แจ้งพนักงานเกี่ยวกับการค้นหาวิธีแก้ปัญหาเกี่ยวกับประสบการณ์ใหม่และความเป็นไปได้ของการดำเนินการเพื่อโน้มน้าวใจพนักงานถึงความถูกต้องของนโยบายเศรษฐกิจที่กำลังดำเนินอยู่ เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ การประชุมเชิงอธิบายหรือการประชุม - การบรรยายสรุปมีจุดมุ่งหมาย

3) หาทางออกร่วมกันในการแก้ปัญหา ผลิต รวบรวมความคิด นี่คือประเภทของการประชุม - ปัญหาหรือ "การระดมสมอง"

4) เลือกและตัดสินใจอย่างสร้างสรรค์ นี่คืองานของการประชุม - ผู้มีอำนาจตัดสินใจ

5) เพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้รับความรู้ที่จำเป็น พัฒนาทักษะของพวกเขา ประเภทนี้เรียกว่าการประชุมหรือการประชุมฝึกอบรม

หากผู้นำสนใจที่จะติดต่อกับทีมอย่างต่อเนื่อง เขาจะจัดการประชุมเป็นประจำ ตามความถี่ของการประชุม อาจเป็นครั้งเดียวและเป็นระยะก็ได้

หากผู้เข้าร่วมการประชุมคนใดรู้สึกอยากโต้แย้งอย่างไม่อาจต้านทานได้ ผู้นำควรปล่อยให้กลุ่มหักล้างข้อโต้แย้งของผู้โต้เถียง ในขณะที่ยังคงรักษาความใจเย็นไว้ ผู้โต้วาทีที่ช่างพูดโดยไม่จำเป็นจะต้องถูกขัดจังหวะอย่างมีชั้นเชิงโดยไม่ฟังสุนทรพจน์จนจบ ตามกฎแล้ว การปราศรัยดังกล่าวจะมีประโยชน์เพียงเล็กน้อย หากคุณต้องรับมือกับคนคิดลบ (เช่น คนที่ชอบขัดแย้ง) คุณต้องรับรู้และชื่นชมความรู้และประสบการณ์ของเขา ผู้เข้าร่วมที่ขี้อายควรถามคำถามง่ายๆ เพื่อเสริมสร้างความมั่นใจในตนเอง หากผู้โต้แย้งถามคำถามอย่างต่อเนื่องแทนที่จะเสนอแนะ คำถามของเขาควรถูกส่งไปยังกลุ่ม

เพื่อให้การประชุมทางธุรกิจประสบผลสำเร็จ ประธานจะต้องเชี่ยวชาญในเทคนิคการดำเนินการอภิปราย ก่อนอื่น เราต้องพยายามดำเนินการอภิปรายกลุ่มอย่างมีอารยะ นี่แสดงถึงความละเอียดอ่อนในความสัมพันธ์ของคู่พิพาท ดังนั้นจึงไม่รวมการใช้วิธีการดังกล่าวในการโต้เถียงมุมมองของตนเป็นการเยาะเย้ย การขัดจังหวะของฝ่ายตรงข้าม การโจมตีอย่างรุนแรงต่อพวกเขา ต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษเพื่อให้แน่ใจว่าข้อพิพาททางธุรกิจระหว่างผู้เข้าร่วมนั้นชัดเจนและมีเวลาจำกัด รวมทั้งหลีกเลี่ยงการปะทะกันเป็นการส่วนตัว คำศัพท์ของข้อพิพาทควรชัดเจนสำหรับทุกคนในปัจจุบัน

เมื่อเตรียมการอภิปรายอย่างน้อยมากที่สุด แผนโดยรวมต่อสู้เพื่อความจริง เลือกข้อโต้แย้งที่มีน้ำหนักมากที่สุด สิ่งที่น่าประทับใจอย่างยิ่งคือตัวเลขที่แม่นยำซึ่งไม่สามารถหักล้างได้

ในทางปฏิบัติ มีการแบ่งส่วนการประชุมตามภารกิจและเป้าหมายร่วมกัน จากที่นี่ การประชุมที่มีปัญหา คำแนะนำ และการปฏิบัติงานจะแตกต่างออกไป การจัดการส่วนบุคคล: ตำราเรียน / S.D. Reznik และอื่น ๆ - แก้ไขครั้งที่ 2 และเพิ่มเติม - ม.: INFRA-M, 2547. - 622 น.

วัตถุประสงค์ของการประชุมปัญหาคือการหาทางออกการจัดการที่ดีที่สุดสำหรับปัญหาที่กำลังหารือ การตัดสินใจในการประชุมดังกล่าวมักจะกำหนดขึ้นจากการอภิปรายและดำเนินการหลังจากการลงคะแนนเสียง การประชุมดังกล่าวจัดขึ้นตามโครงการ: รายงาน; คำถามสำหรับผู้พูด การอภิปราย; การตัดสินใจ

งานของการประชุมสรุปคือการถ่ายทอดคำสั่งและ ข้อมูลที่จำเป็นจากบนลงล่างผ่านรูปแบบการควบคุมเพื่อการดำเนินการที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ในการประชุมดังกล่าว ผู้นำจะนำเสนอต่อที่ประชุมถึงความสนใจของการตัดสินใจด้านการบริหาร

การประชุมปฏิบัติการเรียกว่าการประชุมวางแผน การประชุมภาคฤดูร้อน การประชุมห้านาที พวกเขาไม่ได้เอ้อระเหย งานของการประชุมดังกล่าวคือการรับข้อมูลเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของกิจการในการผลิต ตรงกันข้ามกับการบรรยายสรุป การประชุมปฏิบัติการช่วยให้มั่นใจถึงการถ่ายโอนข้อมูลจากล่างขึ้นบนตามรูปแบบการควบคุม เมื่อได้รับข้อมูลล่าสุดจากผู้เข้าร่วมการประชุมแล้ว ผู้จัดการจะระบุการมีอยู่ของ "คอขวด" ซึ่งเป็นสาเหตุของงานในมือและความล้มเหลว เขาทำการตัดสินใจที่จำเป็น ให้คำแนะนำ กำหนดเส้นตายสำหรับการนำไปปฏิบัติ ไม่มีการรายงานในการประชุมปฏิบัติการ เป้าหมายหลักคือการระบุปัญหาในการผลิตซึ่งควรนำความพยายามหลักของทีมไปแก้ปัญหา

อย่างไรก็ตาม เป้าหมายหลักของการจัดการประชุมหรือสมัชชาคือการตัดสินใจร่วมกันหลังจากการแลกเปลี่ยนข้อมูลร่วมกัน กล่าวคือ เพื่อบรรลุผลที่แน่นอน

การจำแนกประเภทของการประชุมและการประชุม

การประชุมและการประชุมเป็นทางการและไม่เป็นทางการ ในการดำเนินกิจกรรมให้ประสบความสำเร็จ อันดับแรกจำเป็นต้องกำหนดลักษณะของเหตุการณ์นั้น

ประเภทการประชุมสามารถจำแนกตามหน้าที่การจัดการ:

1. การประชุมวางแผนซึ่งหารือเกี่ยวกับประเด็นกลยุทธ์และยุทธวิธีขององค์กรทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการตามแผน

2. การประชุมเกี่ยวกับแรงจูงใจด้านแรงงานซึ่งปัญหาด้านประสิทธิภาพและคุณภาพ, ความพึงพอใจของพนักงาน, สาเหตุของแรงจูงใจต่ำ, ความเป็นไปได้ในการเปลี่ยนแปลง, ประเด็นของแรงจูงใจทางศีลธรรมและวัสดุ

3. การประชุมเกี่ยวกับองค์กรภายในที่ประเด็นของการจัดโครงสร้างองค์กร การประสานงานการดำเนินการของหน่วยโครงสร้าง การมอบอำนาจ ฯลฯ กลายเป็นหัวข้อสนทนา

4. การประชุมเพื่อติดตามกิจกรรมของพนักงานอุทิศให้กับการหารือเกี่ยวกับผลลัพธ์ของกิจกรรม การบรรลุเป้าหมาย ปัญหาการหยุดชะงัก ผลผลิตต่ำ

5. การประชุมเฉพาะสำหรับองค์กรซึ่งมีการหารือเกี่ยวกับประเด็นการดำเนินงานของการจัดการที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ในองค์กร นวัตกรรมและความเป็นไปได้ของการดำเนินการ ปัญหาความอยู่รอด ความสามารถในการแข่งขัน ภาพลักษณ์ รูปแบบ

นอกจากนี้ยังมีการแบ่งประเภทของการประชุมตามรูปแบบการจัด:

1. การประชุมแบบเผด็จการซึ่งมีเพียงผู้นำเท่านั้นที่มีสิทธิ์พูดและตัดสินใจ ผู้เข้าร่วมในการประชุมเหล่านี้ควรฟังและตอบคำถามที่ผู้นำถาม การประชุมดังกล่าวจัดขึ้นเมื่อผู้จัดการต้องการแจ้งหรือให้คำแนะนำแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา

2. การประชุมฟรีไม่มีวาระการประชุม อาจจัดขึ้นโดยไม่มีประธาน การประชุมดังกล่าวลดลงเป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การตัดสินใจที่ไม่ได้รับการแก้ไข การประชุมดังกล่าวจัดขึ้นในรูปแบบของการสนทนาหรือการสนทนา

3. การประชุมอภิปราย - วิธีที่จะได้รับการตัดสินใจในประเด็นใด ๆ โดยการสร้างแนวคิดใหม่ ๆ และวิเคราะห์แนวทางแก้ไขที่เสนออันเป็นผลมาจากการทำงานร่วมกันของกลุ่มคนในระหว่างการประชุมที่จัดขึ้นตามกฎบางอย่าง คุณลักษณะเฉพาะวิธีนี้คือการขาดการวิจารณ์และการประเมินความคิดที่แสดงออกมา

งานอย่างเป็นทางการมีสถานะที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและจัดขึ้นตามกฎที่กำหนดไว้ ผู้ที่ได้รับเชิญเป็นพิเศษจะเข้าร่วมการประชุมดังกล่าวเสมอ องค์ประกอบหลักของงาน:

1. Agenda (รายการประเด็นที่จะหารือ);

2. รายงาน (ระบุสาระสำคัญของประเด็น)

3. สุนทรพจน์ (การอภิปรายในวาระการประชุม);

4. การแก้ไข (การอภิปรายเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เสนอให้มีการอภิปราย);

5. โต้วาที (จัดการอภิปราย);

7. การร่างโปรโตคอล (คำชี้แจงเหตุการณ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษร);

8. เบ็ดเตล็ด (การอภิปรายเรื่องที่ไม่อยู่ในระเบียบวาระการประชุม)

ในการประชุมที่ไม่เป็นทางการ ผู้คนจะรู้สึกสบายใจมากขึ้น แต่คุณควรเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ดังกล่าวด้วย สำหรับการประชุมที่ไม่เป็นทางการ คุณต้อง:

1. รายการหัวข้อสำหรับการสนทนา

2. เจ้าภาพของงาน;

3. บรรลุพิธีสารของข้อตกลง

เหตุการณ์ที่ไม่เป็นทางการเกิดขึ้นในมากกว่า สภาพแวดล้อมที่เงียบสงบแต่คุณยังคงต้องจำไว้ว่าเฉพาะการประชุมหรือการประชุมที่มีการจัดระเบียบอย่างดีเท่านั้นที่ให้ผลลัพธ์ในเชิงบวก

การประชุมทุกครั้งควรมีวาระที่ต้องวางแผนล่วงหน้า วาระการประชุมช่วยให้ประหยัดเวลาและไม่จมอยู่กับประเด็นรองเป็นเวลานาน

วาระการประชุมที่เตรียมมาอย่างดีประกอบด้วย:

* วัตถุประสงค์ วัน เวลา และสถานที่ประชุม

* รายชื่อผู้ได้รับเชิญ;

* รายการปัญหาที่กล่าวถึง

* หัวข้อหลัก;

* เบ็ดเตล็ด;

* วันที่ของการประชุมครั้งต่อไป

ธุรกิจการประชุม - รูปแบบของการปฏิสัมพันธ์ที่เป็นระบบและมีจุดมุ่งหมายของกลุ่มผู้มีส่วนได้เสียผ่านการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเพื่อการพัฒนาและการยอมรับการตัดสินใจ

1. โดย อยู่ในขอบเขตของชีวิตสาธารณะจัดสรร: การบริหาร, วิทยาศาสตร์หรือวิทยาศาสตร์และเทคนิค, การเมือง, สหภาพแรงงานและการประชุมร่วมกัน

2. โดย ระดับของการดึงดูดผู้เข้าร่วม:ระหว่างประเทศ, สาธารณรัฐ, สาขา, ภูมิภาค, ภูมิภาค, เมือง, เขต, ภายใน.

3. โดย สถานที่:ในประเทศและต่างประเทศ

4. โดย ความถี่ในการถือครอง:ครั้งเดียวถาวรเป็นระยะ

5. โดย จำนวนผู้เข้าร่วม:ในองค์ประกอบที่แคบ (สูงสุด 5 คน) ในองค์ประกอบที่ขยาย (สูงสุด 20 คน) ตัวแทน (มากกว่า 20 คน)

6. โดย งานหลัก:คำแนะนำการปฏิบัติงาน (การวางแผน) ปัญหา

8. โดย ระยะทางผู้เข้าร่วม:แบบเห็นหน้ากันและอินเตอร์คอม (ใช้การแลกเปลี่ยนโทรศัพท์อัตโนมัติที่สร้างการเชื่อมต่อระหว่างหัวหน้าและผู้เข้าร่วมประชุมที่อยู่ในที่ทำงาน)

ทฤษฎีการจัดการเสนอการจัดประเภทการประชุมและการประชุมตามวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้:

■ การสัมภาษณ์ที่ให้ข้อมูลผู้เข้าร่วมแต่ละคนรายงานสั้น ๆ เกี่ยวกับสถานะของกิจการต่อหัวหน้าซึ่งหลีกเลี่ยงการส่งรายงานเป็นลายลักษณ์อักษรและเปิดโอกาสให้ทุกคนได้รับแนวคิดเกี่ยวกับสถานะของกิจการในสถาบัน

■ ประชุมเพื่อตัดสินใจการประสานความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมซึ่งเป็นตัวแทนของหน่วยงานต่างๆภายใต้-

การแบ่งองค์กรเพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะ ■ การประชุมที่สร้างสรรค์การใช้แนวคิดใหม่การพัฒนากิจกรรมที่มีแนวโน้ม การประชุมและการประชุมใด ๆ จะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อจัดขึ้นตามมาตรฐานพฤติกรรมมนุษย์ที่มุ่งเน้นจริยธรรมในกระบวนการสื่อสารทางธุรกิจ เอ็ม. เบรมโปรดทราบว่าในการอภิปรายจำเป็นต้องเคารพความคิดเห็นของผู้อื่นแม้ว่ามันจะดูไร้สาระในตอนแรกก็ตาม

การประชุมทางธุรกิจสามารถเข้าร่วมได้ 7-9 คน สูงสุด 12 คน ผู้เข้าร่วมจำนวนมากสามารถลดประสิทธิภาพในการทำงานได้แล้ว หัวข้อของการอภิปรายควรได้รับการกำหนดล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถเตรียมการอย่างมืออาชีพ คิดผ่านข้อเสนอของพวกเขา แม้กระทั่งเตรียมรายงานที่เกี่ยวข้อง การจัดพื้นที่ของผู้เข้าร่วมในรูปแบบของ "โต๊ะกลม" เป็นสิ่งสำคัญในการเพิ่มปฏิสัมพันธ์ ผู้นำการประชุมควรแสดงความหวังว่าการประชุมจะเป็นไปในลักษณะธุรกิจและสร้างสรรค์ ในระหว่างการประชุมให้ปฏิบัติตามกฎ "รักษา" ผู้พูดให้อยู่ในกรอบของหัวข้อที่สนทนา เกี่ยวข้องกับ "ไม่ใช้งาน" หยุด "ช่างพูด" ", กำหนดลำดับของคำที่ได้รับ, ถามคำถามที่จำเป็น, ดำเนินการถอดความและสรุปผลขั้นกลาง, ให้ความเห็นสุดท้ายเกี่ยวกับการประชุม ควรจำไว้ว่าการประชุมทางธุรกิจแสดงถึงความเป็นไปได้ในการวิพากษ์วิจารณ์ตำแหน่งเรื่อง ไม่ใช่ลักษณะส่วนบุคคลของผู้ที่แสดงออกมา และขอแนะนำให้ปฏิบัติตามกฎ: ก่อนอื่นให้สังเกตความบังเอิญของตำแหน่ง จากนั้นจึงหารือเกี่ยวกับความแตกต่าง ระหว่างจุดยืนและแนวทางการแก้ปัญหาที่แตกต่างกัน โต้แย้งข้อดี ข้อเสียของแต่ละทางเลือกอย่างน่าเชื่อ ในกรณีที่คุณตกเป็นเป้า เป็นประโยชน์ในการเปลี่ยนการโจมตีตัวเองเป็นการโจมตีปัญหา: "ฉันดีใจที่คุณกังวลเกี่ยวกับปัญหาเดียวกันและคุณกำลังพยายามหาทางออกที่ดีที่สุด ... " สิ่งสำคัญไม่ใช่การชนะข้อพิพาท แต่เพื่อเดินหน้าแก้ปัญหา สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติต่อตำแหน่งของคุณไม่ใช่เป็นเพียงตำแหน่งเดียวที่เป็นไปได้และเป็นตำแหน่งที่แท้จริงเท่านั้น แต่เพื่อให้สามารถเข้าใจและแม้กระทั่งยอมรับความคิดเห็นที่แตกต่างได้ เพื่อให้สามารถยอมรับความคิดเห็นที่แตกต่างได้ เพื่อลบความเฉยเมยของผู้เข้าร่วม สามารถใช้สิ่งต่อไปนี้: 1) ข้อความในวงกลมหรือ 2) วิธีการระดมสมอง ความขัดแย้งทางความคิดสามารถเกิดขึ้นได้สองรูปแบบ: การแข่งขันหรือ สุ่ม-ทำงานร่วมกัน เพื่อลดความเกลียดชังในการแข่งขันทางความคิดเห็น สามารถสร้างคณะกรรมการประนีประนอมหรือกลุ่ม รวมถึงผู้เข้าร่วมที่มีความเห็นตรงกันข้าม ซึ่งควรกำหนดจุดที่ความคิดเห็นของพวกเขามาบรรจบกัน หาจุดที่คนอื่นชอบหรือมีประโยชน์ แก้ปัญหาได้อย่างเหมาะสมที่สุด

การประชุมทางธุรกิจมักมีลักษณะเป็นคำสั่งเมื่อผู้นำจากตำแหน่ง "ผู้ปกครอง" ระบุว่าความคิดเห็นของเขาเป็นทางออกเดียวในการแก้ปัญหาและผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ จากตำแหน่ง "เด็ก" ยอมรับการตัดสินใจนี้เพื่อดำเนินการ มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือการประชุมทางธุรกิจที่เป็นเพื่อนร่วมงานโดยธรรมชาติของการมีปฏิสัมพันธ์ที่เท่าเทียมกันจากตำแหน่ง "ผู้ใหญ่ - ผู้ใหญ่" อย่างไรก็ตามยังมีการปรับเปลี่ยนเมื่อปฏิสัมพันธ์ภายนอกดำเนินการเป็น "ผู้ใหญ่ - ผู้ใหญ่" แต่ในความเป็นจริง "ผู้ปกครอง - เด็ก" เช่น ผู้นำดูเหมือนจะขอให้ทุกคนพูดออกมา แม้แต่คนที่เงียบ แต่หลังจากที่ทุกคนพูดแล้ว ผู้นำจะถอดความทุกคน ใส่สำเนียงที่จำเป็น และเป็นผลให้ตัดสินใจตามต้องการ โดยบังคับให้ผู้เข้าร่วมดำเนินการตัดสินใจนี้ ในความเป็นจริงจากตำแหน่งของ "เด็ก"