So schreiben Sie einen Geschäftsbrief: Typen, Gestaltungsregeln, Stil und Muster von Geschäftsbriefen. Muster Geschäftsbrief

Gemäß GOST R 7.0.82013 "System von Standards für Informationen, Bibliotheken und veröffentlichen. Büroarbeiten und Archivierung. Begriffe und Definitionen“ ist der Adressat das Attribut des Dokuments, das Informationen über den Empfänger des Dokuments enthält (Klausel 67).

Das notwendige „Empfänger“ wird in Geschäftsbriefen und internen Informations- und Referenzdokumenten (Berichte und Vermerke, Erklärungen etc.) verwendet.

Die erforderliche "Adresse" umfasst:

• Name des Adressaten (Empfänger des Briefes);
• Postanschrift oder Telefonnummer - Fax, E-Mail-Adresse.

Der Empfänger des Schreibens kann sein:

• Beamter / mehrere Beamte;
• Organisation;
• strukturelle Untergliederung der Organisation;
• Gruppe von Organisationen;
• Individuell.

ADRESSE - OFFIZIELL

Gemäß GOST R 6.30-2003 werden Initialen vor den Nachnamen eines Beamten geschrieben. Wenn der Brief verschickt wird Leiter einer Regierungsbehörde, dann ist der Name der Organisation in der Position enthalten, vollständiger Name. werden im Dativ angegeben, die Initialen werden vor den Nachnamen geschrieben:

Wenn der Brief adressiert ist Leiter einer Wirtschaftsorganisation, dann enthält die Position den Namen der Organisation, der die Rechtsform angibt (in vollständiger oder abgekürzter Form), die Initialen werden vor den Nachnamen geschrieben:

Wenn der Brief adressiert ist stellvertretender Leiter enthält der Titel der Position den Namen der Organisation. Der Nachname wird im Dativ angegeben:

Wenn der Empfänger des Dokuments ist Leiter der Struktureinheit, dann der Name der Organisation in Nominativ, dann im Dativ der Name der Position der Person, die die Struktureinheit angibt, zum Beispiel:

Gemäß Absatz 5.15 des neuen GOST:

• wenn ein Brief an einen Beamten adressiert wird, werden die Initialen nach dem Nachnamen gesetzt;
• Vor dem Nachnamen darf die Abkürzung „Mr“ (Mr.) verwendet werden, wenn der Adressat ein Mann ist, oder „Ms.“ (Madam), wenn der Adressat eine Frau ist:

ADRESSE - ORGANISATION

Wenn der Brief an eine Organisation gerichtet ist, wird ihr Name (vollständig oder abgekürzt) im Nominativ angegeben:

Wenn Sie einen Brief an eine Organisation richten, wird ihr vollständiger oder abgekürzter Name angegeben, zum Beispiel:

Die Adressierung an eine Organisation wird in Fällen verwendet, in denen der Absender nicht weiß, wer der Leiter der Organisation ist, seinen Nachnamen, seine Initialen.

ADRESSE - STRUKTURELLE EINHEIT

Das Dokument kann an die Struktureinheit der Organisation adressiert werden. Diese Art der Ansprache ist in der Regel möglich, wenn die Behandlung des Themas, dem das Schreiben gewidmet ist, in der Kompetenz der Struktureinheit liegt.

Wenn ein Dokument an eine strukturelle Unterabteilung einer Organisation adressiert wird, wird der Name der Organisation im Nominativ in der Anforderung "Adressat" unten angegeben - der Name der strukturellen Einheit im Nominativ, zum Beispiel:

Was ändert GOST R 7.0.97-2016? Nichts.

ADRESSE - INDIVIDUELL

Die Gestaltung der bei der Korrespondenz mit Einzelpersonen erforderlichen „Adresse“ hat ihre eigenen Merkmale. Zuerst wird der Nachname im Dativ angegeben, dann die Initialen und dann die Postanschrift:

Was ändert GOST R 7.0.97-2016? Nichts.

ADRESSIERT - MEHRERE ORGANISATIONEN
ODER STRUKTURELLE EINHEITEN

Ein Geschäftsbrief kann mehrere Empfänger haben. GOST R 6.30-2003 legt eine Methode zur allgemeinen Gestaltung von Adressaten fest, wenn Briefe an mehrere homogene Organisationen oder an mehrere strukturelle Abteilungen einer Organisation gesendet werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, Requisiten zu dekorieren.

Möglichkeit 1: Geben Sie im Attribut „Adresse“ selbst mehrere Empfänger an. Diese Gestaltungsoption wird verwendet, wenn ein Brief an eine Organisation oder einen Beamten (dies ist der Hauptadressat) und zur Information an eine Reihe anderer Organisationen oder Beamter gerichtet ist.

Die Adressierung erfolgt wie gewohnt rechts obere Ecke als Aufzählung der Angaben der "Anschrift" für jede Stelle / Organisation oder Struktureinheit der Organisation.

Dabei gesamt Empfänger sollten nicht mehr als vier sein.

Alle Adressaten sind auf dem Dokument selbst vermerkt, das Wort „Kopie“ vor dem 2., 3. und 4. Adressaten ist nicht angegeben.

Alle gedruckten Exemplare des Schreibens sind in diesem Fall als Originale unterschrieben. Jedes Exemplar ist in einem separaten Umschlag versiegelt, auf dem die Postanschrift einer bestimmten Organisation oder strukturellen Untergliederung angegeben ist.

Option 2: Adressat allgemein angeben, wenn wir ein Dokument an eine Gruppe gleichartiger Organisationen (Organisationsleiter) oder an strukturelle Untergliederungen (Niederlassungen, Repräsentanzen usw.) einer Organisation senden:

Beträgt die Anzahl der Empfänger in diesem Fall mehr als vier, wird für den Versand des Briefes eine zusätzliche Liste erstellt (Verteilerliste), die bestimmte Empfänger und deren Adressen enthält. Dies ist in den Requisiten "Adresse" vermerkt:

Es gibt kein zugelassenes Mailinglistenformular. Die Form des Blattes kann in den Anweisungen für die Büroarbeit der Organisation festgelegt werden. Tatsächlich wird die Mailingliste mit dem Attribut „Adresse“ auf ein separates Blatt übertragen, was bedeutet, dass ihr Inhalt diesem Attribut entsprechen muss. Im Attribut „Adresse“ gibt es drei Informationsblöcke: Name der Organisation, Position, Initialen und Nachname. In der Mailingliste für den Brief geben wir die gleichen Informationsblöcke wieder, aber wir platzieren sie in einer Zeile und nicht auf der rechten Seite des Blattes. Sie können die Daten auch in Form einer Tabelle anordnen. Die Reihenfolge der Empfänger kann beliebig sein, besser ist jedoch eine alphabetische Anordnung.

Informationen über die ausgehende Briefnummer, Datum wird nach seiner Registrierung eingegeben (Beispiel 1).

Alle Briefe, die an eine Gruppe von Empfängern gesendet werden, haben eine ausgehende Registrierungsnummer, eingehende Nummer denn alle Buchstaben werden anders sein.

Was ändert GOST R 7.0.97-2016? Nichts.

PLATZIERUNG DER DETAILS „ADRESSIERT“ AUF DEM FORMULAR

Der erforderliche "Empfänger" befindet sich im oberen rechten Teil des Dokuments (bei einem Formular mit eckiger Anordnung der Angaben) oder rechts unter den Angaben des Formulars (bei einem Formular mit einer längs angeordneten Angabe). Der Ort der erforderlichen "Adresse" ist in Anhang B zu GOST R 6.30-2003 angegeben:

• auf einem Formular mit einer Eckanordnung von Details - Beispiel 2;
• auf einem Formular mit einer Längsanordnung von Details - Beispiel 3.

Was ändert GOST R 7.0.97-2016? Nichts. Der erforderliche "Empfänger" bleibt an der gleichen Stelle.

TECHNISCHE FRAGEN

• Ist es möglich, die Elemente des Attributs „Adresse“ durch Intervalle zu trennen?

Das Attribut "Adresse" nimmt in der Regel mehrere Zeilen ein.

In Ziffer 6.1 methodische Empfehlungen Zur Umsetzung von GOST R 6.30-2003 (vom Bundesarchiv genehmigt) heißt es, dass die Details eines Dokuments aus mehreren Zeilen mit einem Zeilenabstand gedruckt werden. Die Bestandteile der Angaben „Empfänger“, „Dokumenten-Prüfzeichen“, „Anlagenzeichen“, „Dokumenten-Prüfzeichen“ sind durch 1,5-2 Zeilenabstände voneinander getrennt.

Eine ähnliche Regel enthält der neue GOST R 7.0.97-2016 in Abschnitt 3, der allgemeine Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten festlegt: „Mehrzeilige Details werden mit einem Zeilenabstand gedruckt, die Bestandteile der Details werden durch getrennt ein zusätzlicher Abstand“:

• Wie richte ich das Attribut "Ziel" aus?

Das mehrzeilige Attribut "Empfänger" ist so gestaltet, dass es entlang der linken Grenze des vom Attribut belegten Bereichs ausgerichtet ist oder relativ zur längsten Zeile zentriert ist, zum Beispiel:

Laut der British Direct Marketing Association erzielte jedes in E-Mail-Marketing investierte Pfund im Jahr 2015 eine Rendite von 38 Pfund. Wollen die gleichen Ergebnisse erzielen, wissen es aber nicht Wie schreibe ich einen Brief an einen Kunden?Dann nutzen Sie das BesteMusterbriefe an Kundendie wir in diesem Test für Sie gesammelt haben.

Wie schreibt man einen brief an einen kunden

Du denkst die ganze Zeit an Kunden, aber das beruht nicht auf Gegenseitigkeit. Um ihre Aufmerksamkeit zu erregen und Ihren Konkurrenten einen Schritt voraus zu sein, müssen Sie sich regelmäßig an sich selbst erinnern. E-Mails eignen sich dafür hervorragend. Laut den Autoren des Pipedrive-Blogs gibt es ein paar Tricks, die zu Ihren Gunsten wirken können:

1. Geduld und noch mehr Geduld. Bringen Sie den potenziellen Käufer nach und nach zum Deal, indem Sie ihn regelmäßig zusenden.
2. Vereinbaren Sie eine Strategie beim Versenden von Briefen an Kunden mit der Marketingabteilung, um nicht zu aufdringlich zu sein und den Briefkasten des Kunden nicht mit wiederholten Informationen zu verstopfen.
3. Verwenden Sie ein CRM-System. Sie wird es einfach machen technische Seite Die Kommunikation mit Kunden beschleunigt die Arbeit mit der Post.

Ein CRM-System ist ein praktisches Programm, das hilft, Aufzeichnungen über Kunden und Transaktionen zu führen, alle Anrufe aufzuzeichnen und auch dabei hilft, die Korrespondenz mit einem Kunden bequem zu organisieren. Beispielsweise lässt sich das Programm in den Postdienst integrieren (Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Postfächern anschließen) und ermöglicht es Ihnen, den Verlauf der Korrespondenz direkt auf der Karte des Kontrahenten zu speichern. Hat Ihnen ein neuer Kunde geschrieben, dann können Sie direkt aus dem eingehenden Brief eine Deal Card erstellen.

Und jetzt das Interessanteste: Um einen Brief aus CRM an einen Kunden zu senden, müssen Sie nicht einmal Text eingeben. Mit Hilfe des Dokumentendesigners können Sie Briefe für alle Gelegenheiten erstellen und mit zwei Klicks an Kunden senden. SalesapCRM selbst wird den Namen und andere Daten des Kunden in dem Schreiben ersetzen. Möchten Sie die Details wissen? Dann drücken .

Briefe an Kunden: Beispiele und fertige Muster

Wir haben eine Auswahl zusammengestelltGeschäftsbriefe an Kundendie Sie als Probe nehmen können. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Details auszufüllen.

1. Schreiben Sie zum ersten Mal an einen potenziellen Kunden? Senden Sie diese kurze Nachricht:

Betreff des Briefes: Vielleicht sind Sie unser neuer Kunde

Guten Tag, [Name].

Wir [Brief InformationÜber das Unternehmen].

Wenn Sie interessiert sind, bin ich bereit, die Möglichkeit einer Zusammenarbeit zu besprechen. Teilen Sie uns mit, wann es Ihnen am besten passt, anzurufen.

[Unterschrift]

2. Erzählen Sie dem potenziellen Kunden von der erfolgreichen Zusammenarbeit mit seinen Wettbewerbern:

Betreff des Briefes: Halten Sie mit der Konkurrenz Schritt

Guten Tag, [Name].

Wir arbeiten erfolgreich mit [Wettbewerber X und Y] v [Anwendungsbereich] bereits [so viel Zeit] und gemeinsam haben wir es erreicht gute Ergebnisse. Vertraut mit genaue Informationüber sie können Sie hier [Link zu Fall/Rezension].

Wir freuen uns, wenn Sie sich uns anschließen.

[Unterschrift]

3. Wenn Sie auf einer Geschäftsveranstaltung Kontakte von potenziellen Kunden erhalten haben, Sende sieAngebotsschreibensolchProbe:

Betreff des Briefes: Mehr über unser Unternehmen

Guten Tag, [Name].

Ich hoffe es hat euch auch gefallen [Fall] und bedanke mich für Ihr Interesse an [Name des Unternehmens].

Ich lege mehr bei genaue InformationÜber unsere Firma. Gerne bespreche ich alle Ihre Fragen telefonisch.

[Unterschrift]

Erinnerungsschreiben

4. Einige Zeit nach dem Senden Briefe an den Kunden, die Dienstleistungen anbieten oder weitere Informationen erinnern an sich selbst:

Betreff des Briefes: Möchten Sie etwas besprechen?

Guten Tag, [Name].

Ich hoffe, Sie hatten die Gelegenheit, meinen vorherigen Brief zu lesen und mehr darüber zu erfahren [Weitere Informationen].

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zu meinem Angebot? Diese bespreche ich gerne telefonisch oder persönlich. Wann haben Sie dafür Zeit?

[Unterschrift]

5. Wenn Sie die Wirksamkeit Ihres Vorschlags in Zahlen zeigen können, teilen Sie sie mit Briefe an Firmenkunden. Fakten überzeugen besser.

Betreff des Briefes: Ein paar Fakten, die Sie vielleicht noch nicht kennen [Name des Unternehmens]

Guten Tag, [Name].

Ich habe dir vor kurzem eine E-Mail geschickt, bzgl [Name des Unternehmens] und ich denke, wir könnten nützlich sein [Ihr Unternehmen].

Unsere Kunden sehen Wachstum [Indikatoren angeben] wenn benutzt [Name des Produkts und der Dienstleistung]. Wir bieten auch [erzählen über Aktionen] Und [andere tolle Angebote erwähnen].

Wenn Sie die Details wissen möchten, lassen Sie es uns bitte wissen, und wir vereinbaren die Verhandlungen per Telefon oder bei einem Treffen.

Ich freue mich auf eine Antwort.

[Unterschrift]

6. Bieten Sie Kunden eine Probezeit oder kostenlose Muster an. Käufer sind eher bereit, ein Geschäft abzuschließen, wenn sie das Produkt zuerst testen.

Betreff des Briefes: Geschenk für Ihr Unternehmen

Guten Tag, [Name].

Vor einigen Tagen habe ich Ihnen Informationen über gesendet [Name des Produkts] und jetzt schlage ich vor, es in Aktion zu versuchen.

Ich habe einige Gast-Logins/kostenlose Proben/Gutscheine erstellt/angehängt, die für den Zugriff/Empfang verwendet werden können [Produkt oder Dienstleistung]. Teilen Sie sie mit Ihren Kollegen. Es wäre interessant, ihre Meinung zu hören.

Alles weitere bespreche ich gerne telefonisch oder persönlich. Ich bin sicher, wir können Ihnen wirklich behilflich sein [Tätigkeitsbereich].

[Unterschrift]

7. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie mit einem verhandlungsberechtigten Mitarbeiter korrespondieren, bitten Sie ihn, Ihnen zu helfen, den Entscheidungsträger zu erreichen:

Betreff des Briefes: Ich hoffe, Sie können mich an die richtige Person weiterleiten

Guten Tag, [Name].

Vor ein paar Tagen habe ich Ihnen eine E-Mail zugeschickt [Unternehmen oder Produkt] und jetzt bezweifle ich, dass ich mich an die Adresse gewandt habe.

Sind Sie derjenige, der über das Thema entscheidet, das mich interessiert? Wenn nicht, könnten Sie mir helfen, mit der richtigen Person in Ihrem Unternehmen in Kontakt zu treten?

Warten auf Ihre Antwort.

8. Verwenden Sie diesen Text des Briefes an den Kunden, wenn Sie ihn nach einem Treffen nach seinen Zukunftsplänen fragen möchten:

Betreff des Briefes: deine Pläne

Guten Tag, [Name].

Vielen Dank für Ihre Zeit. Nun würde ich gerne wissen, wie Sie die weitere Diskussion unseres Themas sehen.

Wenn Sie immer noch interessiert sind, teilen Sie uns bitte Ihre Pläne mit.

Warten auf Ihre Antwort.

[Unterschrift]

9. Erinnern Sie den Kunden nach dem Treffen an die folgenden Verhandlungsschritte:

Betreff des Briefes: Aktionsplan für die nahe Zukunft

Guten Tag, [Name].

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben – das heutige Treffen war sehr produktiv. Lassen Sie mich kurz daran erinnern, wie wir vorgehen werden:

[Datum von]: Ich schicke Ihnen [Vertrag/vollständiger Satz von Dokumenten].

[Datum von]: Sie geben mir Kommentare und Wünsche.

[Datum von]: Wir werden alle letzten Änderungen vornehmen und die Vereinbarung unterzeichnen.

Wenn Sie vor diesem Datum etwas besprechen müssen, lassen Sie es mich wissen.

10. BildensolchBrief an den Kundenwenn er bei dem Treffen zusätzliche Informationen erhalten wollte:

Betreff des Briefes: Informationen zu Ihrer Anfrage

Guten Tag, [Name].

Wir haben uns gefreut, persönlich mit Vertretern Ihrer Organisation zusammenzutreffen. Ich habe versprochen, Ihnen weitere Informationen zu senden [Frage]- Sie befinden sich in der angehängten Datei.

Bereit, alle Fragen zu beantworten. Sie können mich jederzeit unter [Nummer] anrufen oder an diese Adresse schreiben.

[Unterschrift]

Wenn der Kunde nicht kontaktiert

11. Wenn der Kunde nicht reagiert Anruf, verwenden Sie FolgendesBrief schreiben Muster:

Betreff des Briefes: Konnte Sie nicht kontaktieren

Guten Tag, [Name].

Ich wollte mit dir diskutieren [Frage] aber Sie sind wahrscheinlich beschäftigt. Bitte ruf mich an unter [Nummer] Oder lassen Sie mich wissen, wann es Ihnen passt, mich anzurufen.

[Unterschrift]

12. Sie haben den Kunden nicht erreicht und ihm eine Sprachnachricht hinterlassen? Vervollständigen Sie es mit dem folgenden Buchstaben:

Betreff des Briefes: Hat dich nicht angerufen

Guten Tag, [Name].

Ich habe Sie kürzlich angerufen, um darüber zu sprechen [Frage].

[Unterschrift]

13. Wenn ein Kunde weiterhin nicht über alle Kanäle antwortet, hat er möglicherweise viel zu tun. Verwenden Sie diese Vorlage - selbst eine sehr beschäftigte Person kann ein paar Sekunden für eine Antwort finden:

Betreff des Briefes: Kurze Antwort erforderlich

Guten Tag, [Name].

Leider kann ich Sie nicht erreichen. Ich glaube, dass Sie sehr beschäftigt oder nicht mehr an unseren Dienstleistungen interessiert sind.

Bitte geben Sie in Ihrer Antwort die zutreffende Antwort an:

1. Bitte lassen Sie mich allein!
2. Zu beschäftigt, schreib mir bitte in einem Monat noch einmal.
3. Ich werde Sie selbst kontaktieren.

[Unterschrift]

14. Wenn Sie sich unauffällig an sich selbst erinnern möchten, teilen Sie dem Kunden Informationen mit, die für ihn nützlich sind:

Betreff des Briefes: Eine nützliche Information für dein Geschäft

15. Wenn ein Kunde mit der Zahlung in Verzug ist, erinnern Sie ihn daran:

Betreff des Briefes: Zahlungsverzug

Guten Tag, [Name].

[Datum von] Ich habe Ihnen eine Rechnung geschickt Email. Die Zahlung ist noch nicht eingegangen, bitte erkundigen Sie sich, ob Ihre Finanzabteilung unsere Rechnung erhalten hat? Bei Bedarf schicke ich es nochmal. Ich erwarte die Zahlung von Ihnen innerhalb einer Woche.

Danke für Ihre Hilfe.

[Unterschrift]

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Geschäftsbriefe werden bei der Kommunikation mit Partnern zu fast jedem Anlass verfasst. Vorgefertigte Beispiele und Regeln zum Erstellen solcher Dokumente finden Sie im Artikel.

Ein Geschäftsbrief kann als ein Dokument definiert werden, das im Namen des gesamten Unternehmens an ein anderes Unternehmen, einen einzelnen Unternehmer oder eine Einzelperson (z. B. einen Investor) gesendet wird. Tatsächlich handelt es sich bei jeglicher Korrespondenz des Unternehmens um Geschäftsbriefe. Ihr Zweck ist sehr unterschiedlich:

1. über Zusammenarbeit.
2. Zusammenarbeit, Verhandlung.
3. Eine Erinnerung an die Notwendigkeit, Verpflichtungen aus dem Vertrag zu erfüllen.
4. Klärung der eigenen Position, Antwort auf ein zuvor versandtes Schreiben und vieles mehr.

Das Dokument wird normalerweise auf dem Briefkopf des Unternehmens erstellt, es ist erlaubt, es per Post oder E-Mail zu senden. Wenn der Partner jedoch von besonderer Bedeutung ist, ist es besser, es auf hochwertigem, dickem Papier auszudrucken und persönlich oder per Kurier zu übergeben. Der Aufbau des Briefes ähnelt einem typischen Geschäftsdokument – ​​so können Sie es schematisch darstellen.

Worauf beim Kompilieren zu achten ist

Es gibt keine spezifischen Regeln und Muster für solche Briefe, daher hängen ihre Struktur, ihr Volumen und ihr Design weitgehend vom Einzelfall ab. Beispielsweise ist ein Benachrichtigungsschreiben ziemlich kurz (3-4 Absätze), während eine Mitarbeiterempfehlung oder ein Geschäftsvorschlag mehr als eine Seite umfassen kann.

Es gibt jedoch ein paar allgemeine Regeln, die Sie beim Zusammenstellen von Papieren beachten sollten:

1. Das Dokument selbst hat keine Rechtskraft, wird jedoch in Übereinstimmung mit allen Registrierungsregeln erstellt. Aufbau und Darstellungsstil müssen den allgemein anerkannten Grundsätzen des modernen Dokumentenmanagements entsprechen.
2. Vorschläge sind logisch und in einer klaren Reihenfolge aufgebaut. Es gibt keine verschnörkelten, komplexen, emotionalen und noch mehr umgangssprachlichen Wendungen. Der Ton ist neutral.
3. Die Präsentation wird immer nur von 1 Person durchgeführt - entweder im Singular, wenn der Text direkt aus dem Kopf geschrieben wird, oder im Plural, wenn er im Auftrag des gesamten Unternehmens verfasst wird.
4. Der konkrete Zweck der Zusammenstellung und die erwarteten Handlungen des Adressaten werden ausgesprochen (Antwort senden, Kandidatur eines Mitarbeiters prüfen, Verhandlungen zustimmen, Dokument versenden etc.).
5. Das Papier spiegelt nicht die individuellen Interessen des Chefs oder anderer Mitarbeiter wider, sondern die Ziele des Unternehmens als Team. Wenn Sie einen persönlichen Kontakt herstellen müssen, ist es ratsam, es anders zu machen und sich nicht als Vertreter des Unternehmens zu positionieren.

TOP 5 Rechtschreibfehler

Fehler können in 2 große Gruppen eingeteilt werden - einige sind mit dem Schreiben wie mit Text verbunden (Verletzung von Logik, Vokabular und anderen Sprachnormen), andere - mit einem Verstoß gegen die ordnungsgemäße Geschäftsetikette:

1. Rechtschreib-, Zeichensetzungsfehler sind nicht erlaubt - der Text des Briefes sollte vor dem Absenden immer mindestens 1-2 mal überprüft werden.
2. Verstoß Business-Stil Aussagen, das Vorhandensein von emotionalen Phrasen, übermäßige Höflichkeit oder umgekehrt Strenge.
3. Negativer Ton – auch Drohungen müssen ohne unnötige Worte geschrieben werden – zum Beispiel: „Wir behalten uns das Recht vor, innerhalb von 30 Tagen ab dem Datum, an dem Sie dieses Schreiben erhalten, einen Antrag bei Gericht zu stellen.“
4. Zu großes oder umgekehrt zu kleines Volumen. Normalerweise passt der gesamte Text auf 1-2 Seiten. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihrem Partner nicht alle wichtigen Informationen mitbringen müssen. Volumendaten, Diagramme, Formulare von Dokumenten können in Anwendungen übertragen werden.
5. Dem Gesprächspartner das Wahlrecht nehmen. Sie sollten beispielsweise nicht schreiben: „Bitte prüfen und genehmigen endgültige Version Vereinbarungen."

Typische Musterphrasen

Die Verwendung von für die Geschäftssprache charakteristischen Standardphrasen im Text ist ein völlig normales und sogar wünschenswertes Phänomen. Nachfolgend finden Sie eine Liste der häufigsten Klischees, die in verschiedenen Situationen verwendet werden.

Proben 2019

Hier sind ein paar fertige Beispiele Briefe, auf die Sie sich beim Kompilieren Ihrer Version verlassen können.

Datenanforderung

Anfrage

Kommerzielles Angebot

Garantieschreiben

Beanspruchen

Dankbarkeit

Entschuldigung

Der Unternehmer muss sowohl mit Beamten (z. B. Vertretern staatlicher Stellen) als auch mit „halboffiziellen“ - Partnern, Auftragnehmern, an einem freiberuflichen Auftrag beteiligten Spezialisten usw. - eine aktive Korrespondenz führen. Fähigkeit schriftliche Kommunikation entwickelt sich ziemlich schnell, aber am Anfang kann man viele Fehler machen und einen nicht angenehmen Eindruck auf Ihre Adressaten machen. In diesem Artikel werden wir über die Merkmale des Schreibens sowohl gewöhnlicher Geschäftsbriefe (auf Papier) als auch elektronischer Nachrichten sprechen.

Briefkopf und Layout

Verwenden Sie unbedingt den Briefkopf Ihres Unternehmens. Das macht immer Eindruck und erhöht die Loyalität der „Gesprächspartner“. Die Art der Formulare, die Normen für deren Ausfüllen und die Gestaltungselemente müssen in der Anordnung für die Organisation (oder Anweisungen für die Büroarbeit) festgelegt werden. Grundlegende Anforderungen an Geschäftsbriefformulare finden Sie in GOST 2003 „Anforderungen an Papierkram“.

Es ist wünschenswert, grundlegende Informationen über das Unternehmen in das Formular „zu quetschen“:

• Name (und abgekürzter Name);
• tatsächliche und postalische Adressen;
• E-Mail-Addresse;
• Kontakttelefonnummern;
• Webseitenadressse.

Dies ist keine Auflistung von Pflichtangaben, sondern nur Beispielliste. Sie können nach Belieben hinzufügen oder entfernen.

Die allgemeinen Anforderungen für das Schreiben eines Briefes sind wie folgt:

• minimaler Einzug - 10 mm rechts und 20 mm links, oben und unten;
• wenn der Brief auf zwei oder mehr Blättern geschrieben ist, muss jedes von oben in der Mitte nummeriert werden;
• jede Anwendung ist separat nummeriert;
• die ausgehende Nummer des Briefes ist in der oberen linken Ecke angegeben (vergessen Sie nicht, sie im Dokumentregistrierungsprotokoll zu fixieren);
• in der oberen rechten Ecke sind der Name der Organisation, die Position des Adressaten und sein Nachname mit Initialen angegeben;
• in der unteren linken Ecke - Ihre Position, Nachname mit Initialen und Unterschrift;
• Achten Sie darauf, das Datum des Schreibens des Briefes unten anzugeben.

GOST 2003 erlaubt jedoch die Verwendung von Formen nicht nur mit einer eckigen, sondern auch mit einer Längsanordnung von Details (wenn sie in der Mitte angegeben sind). Das eckige Layout sieht vertrauter aus und ist leichter zu lesen, daher ist es besser, diese Option zu wählen.

Allgemeine Schreibregeln

Klassischer Textaufbau Geschäftsbrief umfasst drei Elemente:

• einleitender Teil (kurze Angabe der Gründe, warum der Brief geschrieben wurde, seines Zwecks);
• Inhalt (Beschreibung der Situation, Lösungsvorschläge, Präsentation von Schlussfolgerungen und Empfehlungen);
• zusammenfassender Teil (eine kurze Zusammenfassung mit einer klaren Angabe dessen, was Sie vom Adressaten erwarten).

Sie sollten immer den Zweck des Schreibens eines Briefes verstehen. Möchten Sie eine Zusammenarbeit anbieten? Anspruch einreichen? Zu einer Präsentation oder einer anderen Veranstaltung einladen? Schreiben Sie nur darüber und lassen Sie sich nicht von langen Argumenten und Annahmen ablenken, die für den Fall nicht relevant sind.

Jeder Geschäftsbrief sollte ein bestimmtes Ziel haben. Wenn Sie darin mehrere Themen ansprechen, sollten sie eng miteinander verbunden sein. Wenn Sie dieselbe Organisation zu mehreren verschiedenen Themen kontaktieren müssen, ist es besser, für jedes Thema einen separaten Brief zu schreiben.

Geschriebene Sprache

Der Stil der Geschäftskorrespondenz ist „leichtes“ Amtsgeschäft. Es ist möglich und notwendig, Phrasen zu standardisieren, einige Klischees und Klischees zu verwenden, aber es ist nicht empfehlenswert, dies alles auf trockene Bürokratie zu bringen. "Live"-Sprache wird immer leicht und wohlwollend wahrgenommen. Natürlich müssen geschäftliche schriftliche Reden den Normen der Etikette entsprechen (die weiter unten besprochen werden), aber das Wesentliche des Problems sollte klar und prägnant formuliert werden.

Ein paar praktische Tipps:

• verwenden einfache Worte: "intelligente" Begriffe werden schlecht wahrgenommen und verursachen oft Irritationen bei einer Person, die gezwungen ist, sie zu lesen und zu entziffern;
• Verben häufiger und Adjektive seltener verwenden;
• verbreiten Sie Ihre Gedanken nicht entlang des Baums - nur Spezifika und nur im Rahmen eines bestimmten Themas, ohne viele Details und unbedeutende Details;
• Vermeiden Sie möglichst lange Sätze, verwenden Sie keine Partizipien und Partizip dreht;
• schreiben Sie ausdrücklich: verschiedene „darüber“, „sie/er/sie“ sind nicht akzeptabel;
• vermeiden Sie logische Inkonsistenzen und abrupte Übergänge von einem semantischen Block zum anderen;
• Überprüfen Sie alles Geschriebene nach Gehör: Sprachfehler treten in fast jedem unbearbeiteten Text auf.

Eine der Hauptregeln für das Schreiben von Geschäftsbriefen lautet: Die Botschaft muss literarisch und stilistisch verifiziert sein.

Merkmale der Adressierung des Adressaten

In der Regel wird der Adressat einmalig am Anfang des Briefes angesprochen. Dies kann auf drei Arten erfolgen.

1. Wenn Sie eine Person zum ersten Mal ansprechen (oder ein rein dienstliches Verhältnis zwischen Ihnen und dem Adressaten zustande gekommen ist), sollten Sie eine Anrede verwenden, die eine gewisse Entfernung anzeigt. Beispiel: "Sehr geehrter Herr Ivanov!".
2. Wenn Sie eine Person kontaktieren, zu der Sie seit langem Vertrauen haben Geschäftsbeziehung, ist es besser, ihn mit seinem Vornamen und Vatersnamen anzusprechen. Beispiel: "Liebe Ekaterina Leonidovna!".
3. Verwenden Sie bei Sammelansprachen den Standardsatz „Sehr geehrte Damen und Herren!“.

Im letzten Teil müssen Sie die sogenannte Schlussphrase verwenden. Hier gibt es weitere Möglichkeiten:

• „Respektvoll“, „Mit freundlichen Grüßen“;
• "MIT Besten Wünsche»;
• „In der Hoffnung auf weitere Zusammenarbeit“;
• „Wir sind immer gerne für Sie da“;
• usw.

Mit einem Wort, Wahl letzter Satz- eine Frage des Geschmacks.

Ethik beim Schreiben von Unternehmen

Auch die verschleierte Geringschätzung in einem Geschäftsbrief bleibt nicht unbemerkt. Natürlich können Sie sich in diesem Fall nicht mehr auf eine positive oder zumindest gar keine Einstellung zu sich selbst verlassen. Die Schlussfolgerung liegt auf der Hand: Geben Sie keinen Emotionen nach und bleiben Sie auch dann zurück, wenn der Adressat Sie wirklich wütend macht. Achten Sie immer auf den Ton der Nachricht.

Besondere Aufmerksamkeit sollte dem Ablehnungsschreiben geschenkt werden. Es ist äußerst unklug, eine solche Nachricht mit einem kategorischen "Nein" in der einen oder anderen Form zu beginnen - dies erzeugt bei der Person das Gefühl, dass sie einfach gesendet wurde. Versuchen Sie zuerst, überzeugende (nicht erfundene) Erklärungen zu liefern. Nachdem die Gründe für die Ablehnung kurz skizziert wurden, sollte man nahtlos zu deren Darlegung übergehen. In diesem Fall können die folgenden Ausdrücke verwendet werden:

• „Leider sehen wir keine Möglichkeit, Ihrem Antrag stattzugeben“;
• „Ihrem Antrag kann aus folgenden Gründen nicht stattgegeben werden …“;
• "Es tut uns sehr leid, aber wir müssen Ihr Angebot ablehnen."

Idealerweise wiederholen Sie noch vor der Begründung der Ablehnung – ganz am Anfang des Schreibens – kurz die Bitte des Adressaten. Er wird verstehen, dass Sie seine Anfrage oder seinen Vorschlag sorgfältig gelesen haben, und wird es sicherlich zu schätzen wissen. Vielleicht arbeiten Sie in Zukunft wieder zusammen - warum sofort das Negative verbreiten und die Person mit übermäßiger Härte abschrecken?

Gehen Sie niemals ins andere Extrem. Schmeicheleien und zahlreiche Versicherungen einer aufrichtigen Gesinnung sind offensichtliche Zeichen von Unaufrichtigkeit. Unaufrichtigkeit führt immer zu Ablehnung.

E-Mails verfassen

Mitteilungen auf Papier werden bereits obsolet. Natürlich wird die „Papier“-Korrespondenz nie ganz verschwinden, aber in einigen Jahren werden auf klassischen Formularen geschriebene Briefe eine Seltenheit sein. Verhandlungen werden zunehmend elektronisch geführt. Der moderne Unternehmer verschickt heute viel mehr Briefe per E-Mail als per Post.

Per E-Mail versendete Geschäftsbriefe werden hiermit verfasst Allgemeine Regeln. Anforderungen an Sprache, Stil und Ton, Einhaltung der Etikette - all diese obligatorischen Elemente ändern sich nicht. Elektronische Nachrichten haben jedoch ihre eigenen Besonderheiten.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Login solide oder zumindest angemessen aussieht. [E-Mail geschützt]- Bußgeld, [E-Mail geschützt]- Schlecht.
2. Es ist sehr wichtig, dass Sie das Feld „Betreff“ immer ausfüllen. Von dieser Zeile hängt es ab, ob eine Person die eingehende Nachricht öffnet. Wenn Sie an eine Person schreiben, die Sie nicht kennen, sollten Sie versuchen, eine interessante Überschrift zu finden. Aber übertreiben Sie es nicht – Themen im Sinne von „Dringend!!! Einzigartiges Angebot, sofort geöffnet!“ verursachen nur den Wunsch, schnell auf das Warenkorb-Symbol oben zu klicken. Der Titel sollte aus 3-5 Wörtern bestehen und den Inhalt der Nachricht widerspiegeln.
3. Wenn Sie den Adressaten nicht kennen, beschreiben Sie kurz, wer Sie sind, wie Sie von ihm erfahren haben. Ohne diese erforderliche Einführung kann die Nachricht für Spam gehalten und sofort gelöscht werden.
4. Deaktivieren Sie das Zitieren in den Einstellungen nicht - lassen Sie die vorherige Korrespondenz unten unter dem Schnitt anzeigen.
5. Das Ablesen vom Bildschirm ist ein zweifelhaftes Vergnügen. Ein Papierbrief kann abgeholt werden und wird schon deshalb unbewusst ernster genommen als ein elektronischer. Bedenken Sie.
6. Je kürzer die E-Mail-Nachricht, desto schneller wird sie beantwortet.
7. Verwenden Sie nur Standardschriften.
8. Überbeanspruchen Sie die Textauswahl nicht - höchstens wichtige Punkte"fett" kann angewendet werden, aber verwenden verschiedene Farben inakzeptabel.
9. Keine "Kappen". Niemals. Auch in den Untertiteln. Gleiches gilt für doppelte Satzzeichen.
10. Trennen Sie den Text in Absätze mit Abständen dazwischen (lassen Sie einfach eine Leerzeile).
11. Sie können Bilder oder Textdateien an eine E-Mail anhängen. Zusätzliche Materialien und Erläuterungen, Kommentare, detailliert detaillierte Beschreibungen- All dies sollte in den beigefügten Dateien enthalten sein, jedoch nicht im Hauptteil des Schreibens.
12. In der Geschäftskorrespondenz mit Personen, zu denen Sie eine vertrauensvolle Beziehung aufgebaut haben (wir sprechen von vertrauenswürdigen Partnern, zuverlässigen Gegenparteien), können Sie gelegentlich Emoticons verwenden. Dadurch wird die Kommunikation „belebt“ – Smileys auf dem Bildschirm (auch in einer Geschäftsbotschaft) werden durchaus positiv wahrgenommen. Natürlich können sie nicht in „Papier“-Briefen verwendet werden.
13. Unbedingt unterschreiben. In E-Mails besteht es normalerweise aus 3-6 Zeilen und enthält den Vor- und Nachnamen des Absenders, die Position, den Firmennamen, die Website-Adresse und die Kontakttelefonnummer.

Signaturbeispiel:

Mit freundlichen Grüßen,

Ivan Ivanov

[E-Mail geschützt]

http://site.com.

Hier ist ein Muster-Geschäftsbrief für Sie.

Zusammenfassen

Obwohl es recht einfach ist, gibt es nicht so viele Beispiele für gut geschriebene Geschäftsbriefe. Unternehmer verirren sich regelmäßig in der Gestaltung, verwenden nicht ganz korrekte Adressen und vergessen wichtige Nuancen.

Wir listen die Hauptmerkmale guter Geschäftsbotschaften auf:

• Objektivität;
• Kürze (es ist wünschenswert, dass der Brief nicht mehr als eine Seite umfasst);
• neutraler Ton der Präsentation;
• Mangel an Argumentation, Erzählung, übermäßige Details;
• Mangel an emotionalen Bewertungen;
• eine klare logische Beziehung zwischen Textteilen und einzelnen Sätzen.

Dies ist eine Art Checkliste, die Sie zunächst überprüfen können. Nach Hunderten von geschriebenen und gesendeten Geschäftsnachrichten wird die Notwendigkeit dafür verschwinden. Ignorieren Sie die oben genannten Regeln nicht und denken Sie daran: Die „gepumpte“ Geschicklichkeit der Geschäftskorrespondenz steigert Ihre Reputation und dementsprechend das Image des Unternehmens erheblich.