Fitur mengadakan pertemuan dan rapat. Organisasi dan penyelenggaraan pertemuan, konferensi, pertemuan bisnis
Dalam praktiknya, ada pembagian rapat menurut tugas dan tujuannya. Dari sini, pertemuan bermasalah, instruktif, dan operasional dibedakan Manajemen pribadi: Buku Teks / S.D. Reznik dan lainnya - edisi ke-2, direvisi. dan tambahan - M.: INFRA-M, 2004. - 622 hal.
Tujuan dari pertemuan masalah adalah untuk menemukan solusi manajemen terbaik untuk masalah yang sedang dibahas. Keputusan dalam rapat semacam itu biasanya dirumuskan sebagai hasil diskusi dan diambil setelah pemungutan suara. Pertemuan semacam itu diadakan sesuai dengan skema: laporan; pertanyaan untuk pembicara; diskusi; pengambilan keputusan.
Tugas rapat pengarahan adalah menyampaikan perintah dan informasi yang perlu dari atas ke bawah melalui skema kontrol untuk eksekusi yang lebih cepat dan lebih efisien. Pada pertemuan seperti itu, pemimpin menyampaikan kepada rapat keputusan administratif yang diambil.
Rapat operasional disebut rapat perencanaan, rapat musim panas, rapat lima menit. Mereka tidak berlama-lama. Tugas pertemuan tersebut adalah untuk mendapatkan informasi tentang keadaan saat ini di bidang produksi. Berbeda dengan pengarahan, rapat operasional memastikan transfer informasi dari bawah ke atas sepanjang skema kontrol. Setelah menerima informasi terkini dari peserta rapat, manajer mengidentifikasi adanya "kemacetan", alasan backlog dan kegagalan, di sini dia membuat keputusan yang diperlukan, memberikan instruksi, menentukan tenggat waktu implementasinya. Tidak ada laporan yang dibuat pada rapat operasional. Tujuan utamanya adalah untuk mengidentifikasi masalah produksi tersebut, yang solusinya harus diarahkan pada upaya utama tim.
Namun, tujuan utama diadakannya pertemuan atau pertemuan apa pun adalah untuk membuat keputusan bersama setelah pertukaran informasi bersama, yaitu untuk mencapai hasil tertentu.
Klasifikasi pertemuan dan pertemuan
Pertemuan dan pertemuan bersifat formal dan informal. Agar suatu acara berhasil, pertama-tama perlu ditentukan sifatnya.
Jenis pertemuan dapat diklasifikasikan menurut fungsi manajerial:
1. Rapat perencanaan, yang membahas masalah strategi dan taktik organisasi, sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan rencana;
2. Pertemuan tentang motivasi tenaga kerja, di mana masalah produktivitas dan kualitas, kepuasan staf, alasan motivasi rendah, kemungkinan untuk mengubahnya, masalah insentif moral dan material dibahas;
3. Pertemuan-pertemuan internal organisasi, di mana masalah penataan organisasi, koordinasi tindakan unit struktural, pendelegasian wewenang, dll menjadi bahan diskusi;
4. Rapat pemantauan kegiatan pegawai dikhususkan untuk membahas hasil kegiatan, pencapaian tujuan, masalah gangguan, produktivitas rendah;
5. Rapat khusus organisasi, di mana masalah operasional manajemen dibahas sehubungan dengan situasi dalam organisasi, inovasi dan kemungkinan penerapannya, masalah kelangsungan hidup, daya saing, citra, gaya.
Ada juga klasifikasi rapat menurut gaya penyelenggaraannya:
1. Rapat otokratis, dimana hanya pimpinan yang berhak berbicara dan mengambil keputusan. Peserta dalam pertemuan ini harus mendengarkan dan menanggapi pertanyaan yang diajukan oleh manajer. Rapat semacam itu diadakan ketika manajer perlu menginformasikan atau memberikan instruksi kepada bawahannya.
2. Rapat bebas tidak memiliki agenda. Mereka mungkin diadakan tanpa ketua. Pertemuan semacam itu direduksi menjadi pertukaran pandangan, keputusan yang tidak ditetapkan. Pertemuan semacam itu diadakan dalam bentuk percakapan atau percakapan.
3. Rapat diskusi - cara untuk mendapatkan keputusan tentang masalah apa pun dengan menghasilkan ide-ide baru dan menganalisis solusi yang diusulkan sebagai hasil kerja kolektif sekelompok orang selama rapat yang diadakan menurut aturan tertentu. fitur karakteristik metode ini adalah kurangnya kritik dan evaluasi terhadap ide-ide yang diungkapkan.
Acara resmi memiliki status yang jelas dan diadakan sesuai dengan aturan yang ditetapkan. Orang-orang yang diundang secara khusus selalu hadir pada pertemuan seperti itu. Komponen utama acara:
1. Agenda (daftar masalah yang akan dibahas);
2. Laporan (menyatakan inti permasalahan);
3. Pidato (pembahasan mata acara);
4. Amandemen (pembahasan perubahan yang diusulkan untuk dilakukan pembahasan);
5. Debate (mengadakan diskusi);
7. Menyusun protokol (pernyataan peristiwa tertulis);
8. Miscellaneous (pembahasan masalah yang tidak ada dalam agenda).
Pada pertemuan informal, orang merasa lebih nyaman, tetapi Anda juga harus bersiap untuk acara semacam itu. Untuk pertemuan informal, Anda memerlukan:
1. Daftar topik diskusi;
2. Pembawa acara;
3. Protokol kesepakatan tercapai.
Acara informal berlangsung di lebih dari lingkungan yang tenang, tetapi Anda tetap perlu mengingat bahwa hanya yang baik pertemuan terorganisir atau pertemuan tersebut memberikan hasil yang positif.
Setiap pertemuan harus memiliki agenda yang perlu direncanakan sebelumnya. Agenda membantu menghemat waktu dan tidak memikirkan masalah sekunder untuk waktu yang lama.
Agenda yang dipersiapkan dengan baik terdiri dari:
* tujuan, tanggal, waktu dan tempat rapat;
* daftar orang yang diundang;
* daftar masalah yang dibahas;
* tema utama;
* aneka ragam;
* tanggal pertemuan berikutnya.
Badan Federal untuk Pendidikan
Magnitogorsk Universitas Negeri mereka. G.I.Nosova
Departemen Psikologi
makalah komunikasi bisnis
Pada topik: "Pertemuan dan pertemuan bisnis"
Diselesaikan oleh: mahasiswa kelompok FFK 06-1
Grebenshchikova V.I.
Diperiksa oleh: Orinina L.V.
Kecuali percakapan bisnis dan negosiasi komersial, bentuk percakapan bisnis khusus tersebar luas dalam praktik bisnis - pertemuan, yang merupakan cara diskusi kolektif terbuka tentang masalah tertentu. Bentuk diskusi tersebut sangat beragam. Ini adalah kongres, konferensi, simposium, pertemuan, sesi, seminar. Keputusan yang dibuat pada acara-acara ini biasanya lebih efektif daripada yang dibuat oleh sekelompok kecil manajer.
TUJUAN pertemuan bisnis adalah untuk memungkinkan diskusi bebas dan mencapai solusi bersama berdasarkan berbagai pendapat.
Saya memilih topik “Organisasi pertemuan” karena brainstorming sebagai salah satu bentuk percakapan bisnis memiliki banyak aspek positif:
Pertama, meningkatkan efisiensi berpikir. Pepatah Rusia "pikiran itu baik, tapi dua lebih baik" tidak muncul dari awal, itu berisi arti yang dalam. Memang, orisinalitas pemikiran manusia terletak pada kenyataan bahwa ia sangat efektif dalam kondisi aktivitas intelektual bersama, karena hasil intelektual tidak bertambah, tetapi berlipat ganda. Diketahui bahwa sebagian besar ide yang bermanfaat lahir selama pertukaran pemikiran kolektif.
Kedua, selama pertemuan, komunitas kreatif pekerja diperkuat, kepentingan individu pekerja dimasukkan ke dalam satu sistem tugas kolektif, dan keterampilan bisnis para pesertanya juga ditingkatkan.
Ketiga, dalam kerja mental bersama terungkap potensi kreatif masing-masing dari mereka.
Pertemuan yang tidak dipersiapkan dengan baik dan dilakukan dengan buruk, yang diadakan pada setiap kesempatan, menyebabkan kerugian besar, karena mereka "memakan" waktu yang berharga, membuat orang menjauh dari pekerjaan utama mereka.
DI DALAM pandangan umum persiapan rapat meliputi tindakan berikut: menentukan topik, menetapkan agenda, menentukan tujuan rapat dan durasi totalnya, tanggal dan waktu mulai, komposisi peserta, perkiraan jadwal kerja.
Saat menentukan waktu mulai rapat, ritme kerja harus diperhatikan. Agar tidak memaksa orang tanpa henti beralih dari satu jenis pekerjaan ke pekerjaan lain di siang hari, disarankan untuk mengadakan rapat di awal atau akhir hari kerja atau setelah istirahat makan siang. Mempertimbangkan total waktu yang dihabiskan (tidak hanya secara langsung untuk rapat, tetapi juga untuk biaya, transisi, pengembalian dan penyertaan dalam pekerjaan), awal dan akhir rapat harus direncanakan sedemikian rupa sehingga tidak ada slot waktu yang kosong: jika berakhir 15 menit sebelum istirahat makan siang, maka menit tersebut dapat dianggap hilang.
Diperlukan untuk memberi tahu para peserta rapat sebelumnya tentang penyelenggaraannya dan untuk memperkenalkan mereka dengan agenda, dengan semua bahan yang tepat sehingga penampilan mereka dipikirkan terlebih dahulu.
Anda perlu memulai rapat tepat waktu dan segera menyetujui aturan kerja sama dengan peserta, misalnya membatasi waktu pidato atau cara pengambilan keputusan. Setelah itu, salah satu peserta harus dipercaya untuk menjaga protokol.
Ini dan pertanyaan lainnya organisasi umum pertemuan bisnis dan pertemuan melihat lebih dekat.
Pertemuan bisnis (pertemuan) - interaksi komunikatif lisan dari sekelompok orang (tim). Jenis komunikasi ini menggabungkan berbagai genre: monolog oratoris (pengantar dan kata terakhir presenter, pidato peserta, laporan), percakapan (pertukaran informasi, promosi dan diskusi ide selama brainstorming), diskusi.
Efektivitas rapat sangat bergantung pada bakat penyelenggara - pada keterampilan berbicara dan kemampuan manajerialnya, serta pada pilihan tepat jenis pertemuan dan pengetahuan tentang fitur-fiturnya.
Rapat bisnis adalah:
1. Berdasarkan bentuk acaranya:
1.1. konferensi
1.2. rapat
1.3. rapat
1.4. seminar, simposium
2. Menurut bentuk penyelenggaraan rapat oleh ketua:
2.1. diktatoris
2.2. otokratis
2.3. agregatif - pertama laporan, debat, di mana hanya orang-orang yang berpartisipasi,
ditunjuk oleh pimpinan.
2.4. belum pasti
2.5. bebas
3. Dengan menjadi bagian dari ruang kehidupan publik:
3.1. berpesta
3.2. serikat buruh
3.3. bisnis (administrasi)
3.4. ilmiah
3.5. serikat
4. Berdasarkan skala:
4.1. internasional
4.2. semua-Rusia
4.3. Republik
4.4. industri
4.5. daerah
4.6. daerah
4.7. perkotaan
4.8. daerah
4.9. intern
5. Berdasarkan tempat:
5.1. lokal
5.2. mengunjungi
6. Berdasarkan frekuensi:
6.1. reguler
6.2. permanen
6.3. satu kali
6.4. berkala
7. Berdasarkan jumlah peserta:
7.1. dalam tim sempit (hingga 5 orang)
7.2. dalam staf tambahan (hingga 20 orang)
7.3. perwakilan (lebih dari 20 orang)
8. Menurut kestabilan komposisi peserta:
8.1. dengan komposisi tetap
8.2. dengan pemeran tamu
8.3. dengan daftar pertemuan tertentu
8.4. digabungkan
9. Berdasarkan topik pertanyaan:
9.1 administratif
9.2 teknis
9.3 personel
9.4 keuangan
9.5 teknologi
10. Berdasarkan tugas:
10.1 bermasalah
10.2 instruktif
10.3 operasional
11. Dengan perjanjian:
11.1 membuat keputusan
11.2 mengklarifikasi tugas
11.3 Menyimpulkan
Salah satu tugas utama pemimpin pertemuan bisnis adalah menghadirkan fakta sebanyak mungkin untuk lebih menghargai kompleksitas masalah yang sedang dibahas, serta melibatkan mereka yang hadir dalam proses penyelesaian masalah. Tentu saja, pemimpin harus memiliki sudut pandangnya sendiri tentang situasi saat ini, tetapi perlu juga mengetahui sudut pandang orang lain untuk memahami apakah mereka benar atau tidak dalam pemahaman mereka tentang masalah tersebut. Jika sudut pandang orang lain benar, pemimpin rapat dapat mengubah pandangannya terhadap situasi tersebut. Jika rekan kerja salah atau melewatkan sesuatu yang signifikan, dia dapat memberikan fakta yang hilang. Pertanyaan yang tepat adalah alat yang hebat untuk mengarahkan rapat ke arah yang benar.
Efektivitas rapat sangat bergantung pada bakat penyelenggara - pada keterampilan berbicara dan kemampuan manajerialnya. Seringkali rapat dipimpin oleh pemimpinnya sendiri.
Tugas utama pertemuan bisnis berikut ini dibedakan:
1) Cari tahu, analisis keadaan (bagaimana rencana dilaksanakan, apa yang terjadi dalam tim ...); bertukar informasi tentang masalah yang sedang dibahas, mengoordinasikan upaya, dan menarik kesimpulan organisasi. Tugas-tugas ini sesuai dengan jenis pengumpulan informasi.
2) Beri tahu staf tentang pencarian untuk memecahkan masalah, tentang pengalaman baru dan kemungkinan penerapannya, untuk meyakinkan karyawan tentang kebenaran kebijakan ekonomi yang diambil. Untuk mengatasi masalah ini, pertemuan penjelasan, atau pertemuan - pengarahan, dimaksudkan.
3) Temukan solusi kolektif untuk masalah tersebut, hasilkan, kumpulkan ide. Ini adalah jenis pertemuan - bermasalah, atau "brainstorming".
4) Memilih dan membuat keputusan yang konstruktif. Ini adalah tugas rapat - pembuat keputusan.
5) Untuk memberikan peserta pengetahuan yang diperlukan, meningkatkan keterampilan mereka. Jenis ini disebut konferensi, atau pertemuan pelatihan.
Jika pemimpin tertarik untuk terus berhubungan dengan tim, dia mengatur pertemuan rutin. Menurut frekuensi pertemuannya, bisa juga satu kali dan periodik.
Jika ada peserta rapat yang merasakan keinginan yang tak tertahankan untuk berdebat, pemimpin harus, dengan tetap menjaga ketenangan hati, mengizinkan kelompok untuk membantah argumen pendebat. Pendebat yang terlalu banyak bicara harus diinterupsi dengan bijaksana tanpa mendengarkan pidato mereka sampai akhir, sebagai aturan, hanya ada sedikit manfaat dari pidato semacam itu. Jika Anda harus berurusan dengan seorang negativis (yaitu orang yang suka kontradiksi), Anda perlu mengenali dan menghargai pengetahuan dan pengalamannya. Peserta pemalu didorong untuk mengajukan pertanyaan sederhana untuk memperkuat rasa percaya diri mereka. Jika pihak yang berselisih terus-menerus mengajukan pertanyaan alih-alih memberikan saran, pertanyaannya harus ditujukan kepada kelompok.
Agar pertemuan bisnis berhasil, ketua harus menguasai teknik melakukan diskusi. Pertama-tama, kita harus berusaha untuk melakukan diskusi kelompok dengan cara yang beradab. Ini menyiratkan adanya kehalusan dalam hubungan para pihak yang berselisih dan, oleh karena itu, mengecualikan penggunaan cara-cara untuk memperdebatkan sudut pandang seseorang sebagai ejekan, gangguan lawan, serangan tajam terhadap mereka. Perhatian khusus harus diberikan untuk memastikan bahwa perselisihan bisnis antara para peserta sudah pasti dan memiliki batas waktu, serta untuk menghindari perselisihan pribadi. Terminologi perselisihan harus jelas bagi semua yang hadir.
Saat mempersiapkan diskusi, setidaknya paling banyak rencana keseluruhan berjuang untuk kebenaran, ambil argumen yang paling berbobot. Yang paling mengesankan adalah angka persisnya yang tidak dapat disangkal.
Semakin tinggi posisi pemimpin, semakin banyak waktu yang harus ia curahkan untuk rapat, negosiasi, pertemuan bisnis, dan bentuk komunikasi antarpribadi lainnya. Waktu manajer sering terbuang percuma.
Pertemuan ditentukan kamus penjelasan sebagai turunan dari kata kerja berunding, yaitu menyetujui, berkonsultasi, mendiskusikan sesuatu dengan seseorang bersama-sama, sebagai “pertemuan yang didedikasikan untuk membahas masalah, tindakan, tindakan apa pun”, yang biasanya diadakan pada masalah operasional. Kata "rapat" memiliki sinonim - rapat lima menit, selebaran, operasi, rapat perencanaan.
Dengan demikian, rapat dipahami sebagai jenis kegiatan manajemen ketika sejumlah peserta berkumpul di tempat yang telah ditentukan pada waktu yang telah ditentukan untuk membahas dan membuat keputusan tentang masalah yang telah ditentukan.
Hampir tidak ada jenis kegiatan lain yang menyia-nyiakan begitu banyak waktu begitu banyak orang pada waktu yang bersamaan seperti saat mengadakan rapat.
Oleh karena itu, rapat harus dipersiapkan dengan sangat hati-hati dengan studi terperinci tentang semua tindakan organisasi dan teknis baik untuk pengorganisasian maupun pelaksanaannya. Alasan pemborosan waktu dan uang paling sering terletak pada fakta bahwa banyak rapat tidak dipersiapkan dan diatur dengan baik, dilakukan dengan buruk, dan disimpulkan dengan tidak memuaskan. Ingat puisi V. Mayakovsky "Protsessed".
Mari kita lihat prinsip-prinsip dasar yang memungkinkan Anda membuat rapat atau rapat seefektif mungkin.
Persiapan pertemuan dilakukan dalam tiga tahap:
1. Perkembangan isu organisasi.
2. Diskusi tentang semua masalah yang harus dipertimbangkan.
3. Mengadakan pertemuan bisnis.
Tujuan rapat adalah “awal dari segala permulaan”, karena semakin spesifik tujuan rapat dirumuskan, semakin besar harapan akan hasil yang produktif, begitu pula sebaliknya, kata-kata yang tidak jelas “membahas keadaan masalah” tidak. tidak bertujuan pada sesuatu yang spesifik. Dalam banyak pertemuan, para peserta sama sekali tidak setuju, karena sebenarnya mereka membicarakan hal yang berbeda.
Pekerjaan persiapan rapat dimulai dengan keputusan tentang perlunya diadakan, masalah yang diajukan kepadanya dan usulan peserta, waktu dan tempat rapat.
Sebaiknya jadwalkan rapat di awal atau akhir hari kerja agar tidak mengganggu hari kerja, ritme kerja, dan tidak memaksa orang berpindah dari satu jenis aktivitas ke aktivitas lainnya. Tidak perlu mengadakan pertemuan (rapat) pada malam akhir pekan dan terutama hari libur, karena peserta acara tidak boleh terburu-buru kemana-mana. Selain itu, Anda perlu segera mempertimbangkan lokasi pertemuan.
Tempat harus dipilih sebelum undangan dibuat untuk menunjukkan lokasi pertemuan secara akurat. Saat memilih kamar, jumlah peserta diperhitungkan terlebih dahulu. Kursi cadangan harus disediakan dalam jumlah yang cukup: untuk rapat kecil, tambahan 2-3 kursi, untuk rapat besar, setidaknya 15-20 kursi. Selain itu, saat memilih kamar, pertimbangkan kemungkinan menggunakan sarana teknis.
Agenda adalah dokumen pertama yang disusun untuk persiapan rapat.
Saat menyusun agenda, disarankan untuk mengajukan pertanyaan pertama yang mengundang lebih banyak. Setelah pertimbangan mereka, para undangan dapat pergi. Pertanyaan lainnya disusun dalam urutan kompleksitas dari yang lebih kompleks dan memakan waktu hingga yang lebih sederhana.
Agenda harus menunjukkan masalah yang akan dibahas, nama, inisial dan posisi pelapor untuk setiap masalah.
Daftar peserta merupakan dokumen kedua yang harus disiapkan.
Undangan ke pertemuan apa pun seharusnya hanya mereka yang tidak dapat ditiadakan. Ini adalah karyawan yang secara langsung dipengaruhi oleh masalah yang sedang dipertimbangkan, dan pembuat keputusan atau karyawan dengan pengetahuan atau pengalaman khusus dalam memecahkan masalah serupa. Sebaiknya batasi jumlah peserta rapat (tidak lebih dari 15 orang), jika tidak prosesnya menjadi tidak terkendali.
Poin yang sangat penting dalam persiapan rapat yang produktif adalah undangan. Jika rapat seharusnya menghasilkan keputusan penting, pemimpin tidak boleh mengundang peserta melalui sekretaris melalui telepon. DI DALAM kasus ini undangan harus dikirim ke semua peserta di menulis. Undangan menunjukkan tanggal, agenda, pembicara, dan daftar undangan dapat ditunjukkan.
Ini memungkinkan para undangan untuk memikirkan keadaan situasi yang bermasalah, memberikan kesempatan untuk mengembangkan posisi dan mengumpulkan fakta untuk membenarkan keputusan mereka, menetapkan durasi pertemuan, dll.
Jadi, setelah memiliki agenda, daftar peserta, mengetahui tempat dan waktu pertemuan, mereka mulai memberi tahu para peserta. Pemberitahuan peserta rapat harus dilakukan terlebih dahulu agar mereka dapat merencanakan hari kerja mereka.
Pemberitahuan dapat dilakukan dengan dua cara: secara tertulis (dengan mengirimkan undangan) atau secara lisan (melalui telepon).
Tempat terpenting dalam persiapan rapat adalah persiapan draf keputusan tentang masalah yang sedang dibahas atau draf dokumen akhir. Untuk adopsi keputusan ini dan persetujuan dokumen akhir, rapat diadakan. Kehadiran proyek memungkinkan Anda mempelajari lebih dalam dokumen, membuat perubahan, dan mendiskusikannya dengan cepat. Penting untuk meminta draf keputusan dari staf yang menyiapkan pertanyaan, dan mengatur pelaksanaannya.
Semua dokumen yang diusulkan untuk rapat harus dikumpulkan setidaknya 48 jam sebelumnya, disalin dan didistribusikan 24 jam sebelum rapat.
Saat mempersiapkan rapat, Anda harus mengetahui biaya keuangan yang diperlukan untuk penyelenggaraannya: menyewa ruangan dan peralatan demonstrasi, membeli alat tulis, bunga, air, mengatur rehat kopi, dll. Reproduksi materi informasi untuk peserta rapat juga bisa menjadi hal yang signifikan item biaya.
Pada tahap persiapan, jumlah total pekerjaan selama penyelenggaraan rapat ditentukan dan, jika perlu, proposal dibuat untuk membentuk kelompok kerja untuk mempersiapkan rapat. Penting untuk mempertimbangkan dengan cermat komposisi grup, karyawan mana yang harus melakukan pekerjaan apa, pada jam berapa masing-masing dari mereka akan terlibat dalam melayani rapat. Saat menyelenggarakan rapat besar dengan jumlah peserta yang banyak, masalah penyelenggaraan rapat harus ditetapkan atas perintah pimpinan.
DI DALAM tahap persiapan juga termasuk mengurus transportasi peserta.
Tahap persiapan diakhiri dengan persiapan tempat pertemuan dan perlengkapan teknisnya.
tempat terbaik untuk pertemuan adalah ruangan yang dilengkapi khusus dengan meja bundar, jam dinding, tanpa telepon dan pemilih (disarankan untuk memiliki telepon dan pemilih di kamar sebelah sehingga Anda dapat keluar dan mendapatkan bantuan atau mengundang spesialis yang Anda butuhkan tanpa mengganggu orang lain). Ruang pertemuan harus berventilasi baik.
Sama sekali tidak peduli dengan urutan apa para peserta rapat duduk. Urutan tempat duduk mulai dari 6 peserta harus ditetapkan dengan menggunakan kartu khusus sebelum peserta rapat tampil. Perwakilan dari kelompok yang bersaing tidak boleh duduk berseberangan, jika tidak setiap ujung meja akan berubah menjadi parit, dan konflik akan muncul dengan sendirinya. Orang yang tidak disukai duduk sejauh mungkin.
Pemimpin harus duduk di tengah. Diinginkan bahwa dia dapat menatap mata dari jumlah terbesar peserta rapat.
Rapat harus dimulai tepat waktu. Jangan menghukum mereka yang datang tepat waktu dengan membuat mereka menunggu yang terlambat. Seorang pemimpin yang menunggu satu peserta pada pertemuan pertama akan menunggu semua orang pada pertemuan kedua.
Ketua harus sangat jelas tentang tujuan pertemuan. Mulailah rapat dengan nada positif. Masalah yang akan dipecahkan harus disajikan dengan cara yang menarik, kiasan, dan antusias. Pembukaan pertemuan harus berlangsung tidak lebih dari dua menit.
Peserta rapat berbicara sesuai urutan panggilan dengan namanya. Hanya satu orang yang harus selalu berbicara. Terlalu banyak bicara sama tidak senonohnya dengan diam sepanjang waktu. Kunjungan ke masa lalu dan penyimpangan dari topik yang diizinkan oleh masing-masing peserta harus tidak toleran. Pertemuan tersebut harus secara konsisten, selangkah demi selangkah, mendekati solusi dari masalah yang diajukan.
Anda tidak dapat mengomentari kata-kata bawahan yang berbicara di podium, menyela dia selama pidatonya, memotongnya dengan kasar di tengah kalimat, jika pendapat tentang masalah yang sedang dibahas tidak sesuai dengan pendapat pemimpin.
Poin penting adalah mendokumentasikan rapat, yaitu merekam proses pembahasan masalah yang menjadi agenda. Selama rapat dan setelahnya, teks pidato yang tidak disampaikan sebelumnya perlu dikumpulkan. Jalannya rapat dapat ditranskrip, fonogram, rekaman video, risalah.
Pilihan terbaik untuk rapat operasional adalah merekamnya. Catatan harus disimpan oleh sekretaris atau orang yang ditunjuk secara khusus. Kualitas rekaman pidato tergantung pada kualifikasinya, kemampuannya untuk menembus dan memahami esensi masalah yang sedang dibahas. Oleh karena itu, penunjukan seseorang untuk membuat risalah merupakan bagian penting dari persiapan rapat. Protokol disimpan, sebagai suatu peraturan, secara singkat dan ringkas.
Bagian utama dari teks protokol dibangun dalam bagian-bagian yang sesuai dengan mata acara. Setiap item mungkin memiliki bagian-bagian berikut:
MENDENGARKAN
DILAKUKAN
MEMUTUSKAN (Memutuskan)
Bagian terakhir dari bagian pada setiap mata acara adalah catatan keputusan yang diambil atas masalah yang sedang dibahas. Protokol berisi daftar orang yang bertanggung jawab atas implementasi keputusan yang diambil, serta orang-orang yang harus membiasakan diri dengan protokol.
Hasil yang dicapai pada pertemuan tersebut harus dirumuskan secara singkat dan pasti.
Penting untuk segera menetapkan langkah apa yang harus mengikuti keputusan, siapa yang bertanggung jawab apa, siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan keputusan, siapa yang mengontrol pelaksanaannya.
Bentuk organisasi kerja produktif perusahaan adalah rapat dan rapat. Mereka memiliki tujuan dan metode implementasi yang berbeda.
Definisi
pertemuan- pertemuan orang-orang yang tepat, yang tujuannya adalah untuk mempertimbangkan masalah-masalah topikal.
Pertemuan- pertemuan bersatu kegiatan umum orang untuk mendiskusikan isu-isu dan masalah saat ini.
Perbandingan
Anggota
Di setiap acara ada orang yang berbeda. Pertemuan tersebut dicirikan oleh format yang lebih sempit dengan partisipasi, sebagai aturan, dari lingkaran kecil orang-orang yang berkepentingan. Di antara mereka mungkin, misalnya, kepala divisi struktural, spesialis terkemuka atau perwakilan dari berbagai perusahaan. Terkadang pertemuan bersifat yudisial, diadakan untuk membuat keputusan atas kasus tersebut.
Pertemuan tersebut merupakan acara massal. Itu dapat dihadiri oleh seluruh staf perusahaan. Pertemuan orang tua atau pemilihan juga merupakan contoh.
Subjek diskusi
Perbedaan rapat dan rapat terletak pada topik apa yang diangkat pada acara tersebut. Jadi, pertemuan diatur untuk mempertimbangkan masalah manajemen produksi, mengumpulkan informasi tentang keadaan, dan mengidentifikasi area masalah. Orang-orang di meja bundar hanya berunding, dan pendapat setiap orang sangat penting di sini, tidak seperti rapat, yang terkadang cukup hadir untuk mendapatkan informasi yang diperlukan.
Dalam rapat, agenda mencakup masalah yang lebih umum yang terakumulasi dari waktu ke waktu dan penting bagi seluruh tenaga kerja. Pada pertemuan semacam itu, topik yang tidak terkait langsung dengan produksi terkadang disinggung. Misalnya, kita bisa membicarakan persiapan liburan yang akan datang.
Sasaran
Sifat rapat bersifat operasional. Tujuan dari pertemuan tersebut adalah untuk melakukan penyesuaian terhadap aktivitas saat ini, untuk meningkatkan proses kerja. Pertemuan diakhiri dengan keputusan.
Dalam rapat, hasil sering dirangkum, penghargaan diberikan, kondisi kerja dan rencana untuk waktu dekat dilaporkan. Jalannya rapat dan keputusan yang diambil dicatat dalam protokol khusus.
Frekuensi
Mari kita analisis perbedaan rapat dan rapat terkait frekuensi penyelenggaraannya. Nah, dari dua jenis acara tersebut, pertemuanlah yang lebih sering diadakan. Mereka diberi waktu tertentu. Tetapi sifat pertemuan semacam itu juga bisa tidak terjadwal, jika dibenarkan oleh kebutuhan yang mendesak.
Aspek penting dari manajemen perusahaan adalah mengadakan pertemuan dan konferensi, di mana percakapan bisnis. Agar rapat dan rapat berjalan efektif, disarankan kepada pimpinan (ketua) untuk mengikuti rekomendasi berikut ini. Sebelum pertemuan (pertemuan):
1. Siapkan agenda yaitu daftar masalah yang akan diselesaikan pada rapat (rapat). Pertanyaan-pertanyaan ini dapat diperlakukan sebagai
penolakan keputusan yang diambil sebelumnya, serta masalah baru yang muncul sejak pertemuan (rapat) sebelumnya.
2. Memutuskan siapa yang harus menghadiri rapat dan beri tahu mereka sebelumnya. Biasanya, semua anggota kolektif buruh hadir pada rapat produksi. Hanya karyawan yang kompeten untuk menyelesaikan masalah yang muncul yang diundang ke rapat.
3. Pilih tempat dan waktu yang tepat. Pastikan tempat itu dilengkapi dengan semua yang Anda butuhkan. Tentukan waktu yang diperlukan untuk membahas masalah ini. Perlu diketahui bahwa durasi rapat (meeting) yang ideal adalah tidak lebih dari satu setengah jam. Jika pertemuan harus berlangsung lebih lama, istirahatlah.
4. Mendistribusikan agenda. Agenda harus sudah ada di tangan karyawan beberapa hari sebelum rapat (meeting) agar mereka bisa mempersiapkan rapat (meeting).
5. Tentukan terlebih dahulu pembicara utama dan co-speaker.
6. Pra-bicara dengan setiap peserta rapat, cari tahu posisi mereka. Ini akan membantu Anda mengantisipasi situasi konflik dan merencanakan resolusi mereka sambil mempertahankan kohesi tim.
7. Pemilihan tempat pertemuan juga penting. Ruangan harus dilengkapi dengan furnitur yang nyaman, memiliki suhu udara yang normal. Yang terbaik adalah menempatkan peserta rapat di meja bundar, ketika masing-masing dari mereka saling berhadapan. Untuk meningkatkan komunikasi di depan peserta, disarankan untuk memasang tanda dengan nama lengkap yang terlihat jelas oleh semua yang hadir.
Selama rapat (rapat):
1. Diskusikan agendanya dan, jika perlu, ubah untuk memperhitungkan keadaan baru yang muncul baru-baru ini.
2. Melacak waktu sehingga aturan dihormati, karena diskusi yang sedang berlangsung dapat mematahkannya.
3. Pantau kebebasan mengeluarkan pendapat para peserta rapat, terlepas dari posisi resmi mereka. Penting untuk secara bijaksana menahan energi dari mereka yang terbiasa memiliki inisiatif karena sifat mereka, memberikan kesempatan kepada peserta yang kurang aktif untuk berbicara lebih awal.
4. Selama diskusi, ambil posisi netral sehubungan dengan pendapat yang diungkapkan.
5. Perhatikan konflik yang muncul dan campur tangan jika perlu. Bertindak sebagai perantara untuk meredakan situasi.
6. Periksa secara berkala apakah kelompok siap untuk mengambil keputusan. Anda tidak boleh melewatkan momen ketika grup mencapai kesepakatan dan diskusi baru tidak dapat lagi menambahkan sesuatu yang signifikan.
7. Tetap berpegang pada aturan keputusan yang dikembangkan oleh kelompok. Jika ada ketidaksepakatan, pemungutan suara harus diambil dan keputusan diambil dengan suara terbanyak.
8. Sebelum Anda mengakhiri rapat (rapat), rangkum pekerjaannya. Tanyakan kepada kelompok apakah perlu bertemu lagi. Penting agar orang-orang meninggalkan rapat (rapat) dengan pemahaman yang jelas tentang apa langkah selanjutnya. Saat rapat berakhir tanpa mencapai keputusan apapun, bisa ada perasaan kecewa dan kecewa.
Setelah pertemuan (rapat):
1. Menganalisis jalannya pertemuan terakhir (rapat). Perlu dipertimbangkan apakah rapat (pertemuan) memenuhi tugasnya dan apakah kohesi kelompok diperkuat setelahnya.
2. Menyusun dan mendistribusikan ringkasan hasil rapat (rapat). Mencatat detail dari apa yang telah disepakati, masalah apa yang diselesaikan, dan langkah selanjutnya yang harus diambil harus mengingatkan anggota tim tentang pekerjaan yang harus mereka lakukan.
3. Perbaiki hubungan yang rusak dengan percakapan informal. Jika terjadi perdebatan sengit selama pertemuan (pertemuan), kemungkinan besar hubungan antara beberapa anggota kelompok memburuk dan meninggalkan pertemuan dengan kesal atau tersinggung. Bicaralah dengan mereka dan tenangkan mereka.
4. Amati bagaimana anggota kelompok mengatasi tugas yang diberikan kepada mereka. Anda perlu memeriksa apakah ada masalah saat karyawan melakukan tugas tertentu.
Kerugian umum dari mengadakan pertemuan adalah:
Jumlah pertemuan yang terlalu banyak;
Topik rapat yang tidak jelas;
Buang-buang waktu yang tidak produktif karena percakapan yang tidak perlu;
Jumlah peserta yang terlalu banyak;
Jumlah peserta tidak mencukupi;
Tidak adanya protokol, meskipun dibutuhkan;
Formulasi keputusan yang tidak cukup jelas.
