คุณสมบัติของการจัดประชุมและการประชุม การจัดและจัดการประชุม การประชุม การประชุมทางธุรกิจ

ในทางปฏิบัติ มีการแบ่งส่วนการประชุมตามภารกิจและเป้าหมายร่วมกัน จากที่นี่ การประชุมที่มีปัญหา คำแนะนำ และการปฏิบัติงานจะแตกต่างออกไป การจัดการส่วนบุคคล: ตำราเรียน / S.D. Reznik และอื่น ๆ - แก้ไขครั้งที่ 2 และเพิ่มเติม - ม.: INFRA-M, 2547. - 622 น.

วัตถุประสงค์ของการประชุมปัญหาคือการหาทางออกการจัดการที่ดีที่สุดสำหรับปัญหาที่กำลังหารือ การตัดสินใจในการประชุมดังกล่าวมักจะกำหนดขึ้นจากการอภิปรายและดำเนินการหลังจากการลงคะแนนเสียง การประชุมดังกล่าวจัดขึ้นตามโครงการ: รายงาน; คำถามสำหรับผู้พูด การอภิปราย; การตัดสินใจ

งานของการประชุมสรุปคือการถ่ายทอดคำสั่งและ ข้อมูลที่จำเป็นจากบนลงล่างผ่านรูปแบบการควบคุมเพื่อการดำเนินการที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ในการประชุมดังกล่าว ผู้นำจะนำเสนอต่อที่ประชุมถึงความสนใจของการตัดสินใจด้านการบริหาร

การประชุมปฏิบัติการเรียกว่าการประชุมวางแผน การประชุมภาคฤดูร้อน การประชุมห้านาที พวกเขาไม่ได้เอ้อระเหย งานของการประชุมดังกล่าวคือการรับข้อมูลเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของกิจการในการผลิต ตรงกันข้ามกับการบรรยายสรุป การประชุมปฏิบัติการช่วยให้มั่นใจถึงการถ่ายโอนข้อมูลจากล่างขึ้นบนตามรูปแบบการควบคุม เมื่อได้รับข้อมูลล่าสุดจากผู้เข้าร่วมการประชุมแล้ว ผู้จัดการจะระบุการมีอยู่ของ "คอขวด" ซึ่งเป็นสาเหตุของงานในมือและความล้มเหลว เขาทำการตัดสินใจที่จำเป็น ให้คำแนะนำ กำหนดเส้นตายสำหรับการนำไปปฏิบัติ ไม่มีการรายงานในการประชุมปฏิบัติการ เป้าหมายหลักคือการระบุปัญหาในการผลิตซึ่งควรนำความพยายามหลักของทีมไปแก้ปัญหา

อย่างไรก็ตาม เป้าหมายหลักของการจัดการประชุมหรือสมัชชาคือการตัดสินใจร่วมกันหลังจากการแลกเปลี่ยนข้อมูลร่วมกัน กล่าวคือ เพื่อบรรลุผลที่แน่นอน

การจำแนกประเภทของการประชุมและการประชุม

การประชุมและการประชุมเป็นทางการและไม่เป็นทางการ ในการดำเนินกิจกรรมให้ประสบความสำเร็จ อันดับแรกจำเป็นต้องกำหนดลักษณะของเหตุการณ์นั้น

ประเภทการประชุมสามารถจำแนกตามหน้าที่การจัดการ:

1. การประชุมวางแผนซึ่งหารือเกี่ยวกับประเด็นกลยุทธ์และยุทธวิธีขององค์กรทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการตามแผน

2. การประชุมเกี่ยวกับแรงจูงใจด้านแรงงานซึ่งปัญหาด้านประสิทธิภาพและคุณภาพ, ความพึงพอใจของพนักงาน, สาเหตุของแรงจูงใจต่ำ, ความเป็นไปได้ในการเปลี่ยนแปลง, ประเด็นของแรงจูงใจทางศีลธรรมและวัสดุ

3. การประชุมเกี่ยวกับองค์กรภายในที่ประเด็นของการจัดโครงสร้างองค์กร การประสานงานการดำเนินการของหน่วยโครงสร้าง การมอบอำนาจ ฯลฯ กลายเป็นหัวข้อสนทนา

4. การประชุมเพื่อติดตามกิจกรรมของพนักงานอุทิศให้กับการหารือเกี่ยวกับผลลัพธ์ของกิจกรรม การบรรลุเป้าหมาย ปัญหาการหยุดชะงัก ผลผลิตต่ำ

5. การประชุมเฉพาะสำหรับองค์กรซึ่งมีการหารือเกี่ยวกับประเด็นการดำเนินงานของการจัดการที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ในองค์กร นวัตกรรมและความเป็นไปได้ของการดำเนินการ ปัญหาความอยู่รอด ความสามารถในการแข่งขัน ภาพลักษณ์ รูปแบบ

นอกจากนี้ยังมีการแบ่งประเภทของการประชุมตามรูปแบบการจัด:

1. การประชุมแบบเผด็จการซึ่งมีเพียงผู้นำเท่านั้นที่มีสิทธิ์พูดและตัดสินใจ ผู้เข้าร่วมในการประชุมเหล่านี้ควรฟังและตอบคำถามที่ผู้นำถาม การประชุมดังกล่าวจัดขึ้นเมื่อผู้จัดการต้องการแจ้งหรือให้คำแนะนำแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา

2. การประชุมฟรีไม่มีวาระการประชุม อาจจัดขึ้นโดยไม่มีประธาน การประชุมดังกล่าวลดลงเป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การตัดสินใจที่ไม่ได้รับการแก้ไข การประชุมดังกล่าวจัดขึ้นในรูปแบบของการสนทนาหรือการสนทนา

3. การประชุมอภิปราย - วิธีที่จะได้รับการตัดสินใจในประเด็นใด ๆ โดยการสร้างแนวคิดใหม่ ๆ และวิเคราะห์แนวทางแก้ไขที่เสนออันเป็นผลมาจากการทำงานร่วมกันของกลุ่มคนในระหว่างการประชุมที่จัดขึ้นตามกฎบางอย่าง คุณลักษณะเฉพาะวิธีนี้คือการขาดการวิจารณ์และการประเมินความคิดที่แสดงออกมา

งานอย่างเป็นทางการมีสถานะที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและจัดขึ้นตามกฎที่กำหนดไว้ ผู้ที่ได้รับเชิญเป็นพิเศษจะเข้าร่วมการประชุมดังกล่าวเสมอ องค์ประกอบหลักของงาน:

1. Agenda (รายการประเด็นที่จะหารือ);

2. รายงาน (ระบุสาระสำคัญของประเด็น)

3. สุนทรพจน์ (การอภิปรายในวาระการประชุม);

4. การแก้ไข (การอภิปรายเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เสนอให้มีการอภิปราย);

5. โต้วาที (จัดการอภิปราย);

7. การร่างโปรโตคอล (คำชี้แจงเหตุการณ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษร);

8. เบ็ดเตล็ด (การอภิปรายเรื่องที่ไม่อยู่ในระเบียบวาระการประชุม)

ในการประชุมที่ไม่เป็นทางการ ผู้คนจะรู้สึกสบายใจมากขึ้น แต่คุณควรเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ดังกล่าวด้วย สำหรับการประชุมที่ไม่เป็นทางการ คุณต้อง:

1. รายการหัวข้อสำหรับการสนทนา

2. เจ้าภาพของงาน;

3. บรรลุพิธีสารของข้อตกลง

เหตุการณ์ที่ไม่เป็นทางการเกิดขึ้นในมากกว่า สภาพแวดล้อมที่เงียบสงบแต่คุณยังคงต้องจำไว้ว่าดีเท่านั้น จัดประชุมหรือการประชุมให้ผลในเชิงบวก

การประชุมทุกครั้งควรมีวาระที่ต้องวางแผนล่วงหน้า วาระการประชุมช่วยให้ประหยัดเวลาและไม่จมอยู่กับประเด็นรองเป็นเวลานาน

วาระการประชุมที่เตรียมมาอย่างดีประกอบด้วย:

* วัตถุประสงค์ วัน เวลา และสถานที่ประชุม

* รายชื่อผู้ได้รับเชิญ;

* รายการปัญหาที่กล่าวถึง

* หัวข้อหลัก;

* เบ็ดเตล็ด;

* วันที่ของการประชุมครั้งต่อไป

หน่วยงานกลางเพื่อการศึกษา

แม็กนีโตกอร์สค์ มหาวิทยาลัยของรัฐพวกเขา. G.I. Nosova

ภาควิชาจิตวิทยา

เรียงความการสื่อสารทางธุรกิจ

ในหัวข้อ: "การประชุมทางธุรกิจและการประชุม"

เสร็จสิ้นโดย: นักเรียนของกลุ่ม FFK 06-1

Grebenshchikova V.I.

ตรวจสอบโดย: Orinina L.V.

ยกเว้น การสนทนาทางธุรกิจและการเจรจาทางการค้า รูปแบบพิเศษของการสนทนาทางธุรกิจเป็นที่แพร่หลายในการดำเนินธุรกิจ - การประชุมซึ่งเป็นวิธีการอภิปรายร่วมกันแบบเปิดในบางประเด็น รูปแบบของการอภิปรายดังกล่าวมีความหลากหลายมาก ได้แก่ การประชุม การประชุม สัมมนา การประชุม เซสชั่น สัมมนา การตัดสินใจในเหตุการณ์เหล่านี้มักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการตัดสินใจโดยผู้จัดการวงแคบๆ

วัตถุประสงค์ของการประชุมทางธุรกิจคือเพื่อให้มีการอภิปรายอย่างเสรีและบรรลุแนวทางแก้ไขร่วมกันตามความคิดเห็นที่หลากหลาย

ฉันเลือกหัวข้อ "การจัดประชุม" เนื่องจากการระดมสมองเป็นรูปแบบของ การสนทนาทางธุรกิจมีแง่บวกมากมาย:

อย่างแรกคือเพิ่มประสิทธิภาพในการคิด สุภาษิตรัสเซีย "จิตใจดี แต่สองคนดีกว่า" ไม่ได้เกิดขึ้นจากศูนย์ แต่มี ความหมายลึก. แท้จริงแล้วความคิดริเริ่มของมนุษย์อยู่ที่ความจริงที่ว่ามันมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งในเงื่อนไขของกิจกรรมทางปัญญาร่วมกันเนื่องจากผลลัพธ์ทางปัญญาไม่ได้เพิ่มขึ้น แต่ทวีคูณ เป็นที่ทราบกันดีว่าความคิดที่เกิดผลส่วนใหญ่เกิดขึ้นระหว่างการแลกเปลี่ยนความคิดร่วมกัน

ประการที่สอง ในระหว่างการประชุม ชุมชนสร้างสรรค์ของคนงานมีความเข้มแข็งขึ้น ความสนใจของคนงานแต่ละคนจะรวมอยู่ในระบบเดียวของงานส่วนรวม และทักษะทางธุรกิจของผู้เข้าร่วมก็ดีขึ้นเช่นกัน

ประการที่สามมีการเปิดเผยในงานจิตร่วมกัน ศักยภาพในการสร้างสรรค์แต่ละคน

การประชุมที่เตรียมมาไม่ดีพอและดำเนินการไม่ดี ซึ่งจัดในทุกโอกาส ก่อให้เกิดอันตรายอย่างใหญ่หลวง เนื่องจากพวกเขา "กิน" เวลาอันมีค่า ทำให้คนออกจากงานหลัก

ใน ปริทัศน์การเตรียมการประชุมรวมถึงการดำเนินการต่อไปนี้: การกำหนดหัวข้อ, การกำหนดวาระการประชุม, การกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมและระยะเวลาทั้งหมด, วันที่และเวลาเริ่มต้น, องค์ประกอบของผู้เข้าร่วม, ตารางการทำงานโดยประมาณ

เมื่อกำหนดเวลาเริ่มต้นของการประชุมคุณควรคำนึงถึงจังหวะการทำงาน เพื่อไม่ให้ผู้คนต้องเปลี่ยนจากงานประเภทหนึ่งไปอีกงานหนึ่งในระหว่างวันอย่างไม่รู้จบ ขอแนะนำให้จัดการประชุมในช่วงเริ่มต้นหรือสิ้นสุดของวันทำงานหรือหลังพักกลางวัน โดยคำนึงถึงเวลาทั้งหมดที่ใช้ไป (ไม่ใช่เฉพาะสำหรับการประชุมโดยตรง แต่ยังรวมถึงค่าธรรมเนียม การเปลี่ยนผ่าน การส่งคืน และการรวมงาน) ควรวางแผนการเริ่มต้นและสิ้นสุดการประชุมเพื่อไม่ให้มีช่วงเวลาว่าง: ถ้า ก่อนเวลาพักเที่ยง 15 นาที ให้ถือว่านาทีนั้นเสียไป

จะต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับการถือครองและทำความคุ้นเคยกับระเบียบวาระการประชุมทั้งหมด วัสดุที่เหมาะสมเพื่อให้การแสดงของพวกเขาได้รับการพิจารณาล่วงหน้า

คุณต้องเริ่มการประชุมให้ตรงเวลาและตกลงกับผู้เข้าร่วมทันทีเกี่ยวกับกฎสำหรับการทำงานร่วมกัน เช่น การจำกัดเวลาในการกล่าวสุนทรพจน์หรือวิธีการตัดสินใจ หลังจากนั้น ผู้เข้าร่วมคนใดคนหนึ่งควรได้รับความไว้วางใจให้รักษาระเบียบการ

คำถามเหล่านี้และอื่น ๆ องค์กรทั่วไปการประชุมทางธุรกิจและการประชุมอย่างใกล้ชิด

การประชุมทางธุรกิจ (การประชุม) - การสื่อสารด้วยปากเปล่าของกลุ่มคน (ทีม) การสื่อสารประเภทนี้ผสมผสานประเภทต่างๆ: การพูดคนเดียว (เกริ่นนำและ คำสุดท้ายผู้นำเสนอ, สุนทรพจน์ของผู้เข้าร่วม, รายงาน), การสนทนา (การแลกเปลี่ยนข้อมูล, การส่งเสริมและการอภิปรายความคิดในระหว่างการระดมความคิด), การอภิปราย

ประสิทธิภาพของการประชุมส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้จัดงาน - ทักษะการพูดและความสามารถในการจัดการตลอดจน ทางเลือกที่เหมาะสมประเภทของการประชุมและความรู้เกี่ยวกับคุณลักษณะต่างๆ

การประชุมทางธุรกิจคือ:

1. ตามรูปแบบของงาน:

1.1. การประชุม

1.2. การประชุม

1.3. การประชุม

1.4. สัมมนา, การประชุมสัมมนา

2. ตามรูปแบบการดำเนินการประชุมโดยหัวหน้า:

2.1. เผด็จการ

2.2. เผด็จการ

2.3. แบบรวม - จัดทำรายงาน การโต้วาที ซึ่งมีเฉพาะบุคคลเหล่านั้นเท่านั้นที่เข้าร่วม

ได้รับการแต่งตั้งจากผู้นำ

2.4. เป็นที่ถกเถียงกัน

2.5. ฟรี

3. โดยเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตสาธารณะ:

3.1. งานสังสรรค์

3.2. สหภาพแรงงาน

3.3. ธุรกิจ (การบริหาร)

3.4. ทางวิทยาศาสตร์

3.5. ยูไนเต็ด

4. ตามมาตราส่วน:

4.1. ระหว่างประเทศ

4.2. ทั้งหมดรัสเซีย

4.3. สาธารณรัฐ

4.4. อุตสาหกรรม

4.5. ภูมิภาค

4.6. ภูมิภาค

4.7. ในเมือง

4.8. ภูมิภาค

4.9. ภายใน

5. ตามสถานที่:

5.1. ท้องถิ่น

5.2. เยี่ยมชม

6. ตามความถี่:

6.1. ปกติ

6.2. ถาวร

6.3. ครั้งหนึ่ง

6.4. เป็นระยะ

7. ตามจำนวนผู้เข้าร่วม:

7.1. ในทีมแคบ (สูงสุด 5 คน)

7.2. ในพนักงานเพิ่มเติม (สูงสุด 20 คน)

7.3. ตัวแทน (มากกว่า 20 คน)

8. ตามความมั่นคงขององค์ประกอบของผู้เข้าร่วม:

8.1. ด้วยองค์ประกอบที่แน่นอน

8.2. พร้อมนักแสดงรับเชิญ

8.3. ด้วยรายการการประชุมเฉพาะ

8.4. รวมกัน

9. ตามหัวข้อคำถาม:

9.1 การบริหาร

9.2 ทางเทคนิค

9.3 บุคลากร

9.4 การเงิน

9.5 เทคโนโลยี

10. ตามงาน:

10.1 มีปัญหา

10.2 คำแนะนำ

10.3 การปฏิบัติงาน

11. ตามนัดหมาย:

11.1 การตัดสินใจ

11.2 ชี้แจงงาน

11.3 สรุป

ภารกิจหลักประการหนึ่งของการประชุมทางธุรกิจชั้นนำคือการนำเสนอข้อเท็จจริงให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อที่จะเข้าใจความซับซ้อนของปัญหาที่อยู่ระหว่างการอภิปรายอย่างเต็มที่ยิ่งขึ้น รวมถึงการมีส่วนร่วมในกระบวนการแก้ปัญหา แน่นอน ผู้นำควรมีมุมมองของตนเองเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบัน แต่ก็จำเป็นต้องรู้มุมมองของผู้อื่นด้วย เพื่อที่จะเข้าใจว่าพวกเขาเข้าใจปัญหาถูกต้องหรือไม่ หากมุมมองของคนอื่นถูกต้อง หัวหน้าการประชุมสามารถเปลี่ยนมุมมองของเขาเกี่ยวกับสถานการณ์ได้ หากเพื่อนร่วมงานผิดพลาดหรือพลาดสิ่งสำคัญไป เขาสามารถให้ข้อเท็จจริงที่ขาดหายไปได้ คำถามที่ถูกต้องเป็นเครื่องมือที่ดีในการนำการประชุมไปในทิศทางที่ถูกต้อง

ประสิทธิภาพของการประชุมส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้จัดงาน - ทักษะการพูดและความสามารถในการจัดการ บ่อยครั้งที่การประชุมนั้นนำโดยผู้นำเอง

ภารกิจหลักของการประชุมทางธุรกิจมีดังต่อไปนี้:

1) ค้นหาวิเคราะห์สถานการณ์ (วิธีการดำเนินการตามแผนสิ่งที่เกิดขึ้นในทีม ... ); แลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาภายใต้การอภิปราย ประสานงานความพยายาม และสรุปผลขององค์กร งานเหล่านี้สอดคล้องกับประเภทการรวบรวมข้อมูล

2) แจ้งพนักงานเกี่ยวกับการค้นหาวิธีแก้ปัญหาเกี่ยวกับประสบการณ์ใหม่และความเป็นไปได้ของการดำเนินการเพื่อโน้มน้าวใจพนักงานถึงความถูกต้องของนโยบายเศรษฐกิจที่กำลังดำเนินอยู่ เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ การประชุมเชิงอธิบายหรือการบรรยายสรุปการประชุมมีจุดมุ่งหมาย

3) หาทางออกร่วมกันในการแก้ปัญหา ผลิต รวบรวมความคิด นี่คือประเภทของการประชุม - ปัญหาหรือ "การระดมสมอง"

4) เลือกและตัดสินใจอย่างสร้างสรรค์ นี่คืองานของการประชุม - ผู้มีอำนาจตัดสินใจ

5) เพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้รับความรู้ที่จำเป็น พัฒนาทักษะของพวกเขา ประเภทนี้เรียกว่าการประชุมหรือการประชุมฝึกอบรม

หากผู้นำสนใจที่จะติดต่อกับทีมอย่างต่อเนื่อง เขาจะจัดการประชุมเป็นประจำ ตามความถี่ของการประชุม อาจเป็นครั้งเดียวและเป็นระยะก็ได้

หากผู้เข้าร่วมการประชุมคนใดรู้สึกอยากโต้แย้งอย่างไม่อาจต้านทานได้ ผู้นำควรปล่อยให้กลุ่มหักล้างข้อโต้แย้งของผู้โต้เถียง ในขณะที่ยังคงรักษาความใจเย็นไว้ ผู้โต้วาทีที่ช่างพูดโดยไม่จำเป็นจะต้องถูกขัดจังหวะอย่างมีชั้นเชิงโดยไม่ฟังสุนทรพจน์จนจบ ตามกฎแล้ว การปราศรัยดังกล่าวจะมีประโยชน์เพียงเล็กน้อย หากคุณต้องรับมือกับคนคิดลบ (เช่น คนที่ชอบขัดแย้ง) คุณต้องรับรู้และชื่นชมความรู้และประสบการณ์ของเขา ผู้เข้าร่วมที่ขี้อายควรถามคำถามง่ายๆ เพื่อเสริมสร้างความมั่นใจในตนเอง หากผู้โต้แย้งถามคำถามอย่างต่อเนื่องแทนที่จะเสนอแนะ คำถามของเขาควรถูกส่งไปยังกลุ่ม

เพื่อให้การประชุมทางธุรกิจประสบผลสำเร็จ ประธานจะต้องเชี่ยวชาญในเทคนิคการดำเนินการอภิปราย ก่อนอื่น เราต้องพยายามดำเนินการอภิปรายกลุ่มอย่างมีอารยะ นี่แสดงถึงความละเอียดอ่อนในความสัมพันธ์ของคู่พิพาท ดังนั้นจึงไม่รวมการใช้วิธีการดังกล่าวในการโต้เถียงมุมมองของตนเป็นการเยาะเย้ย การขัดจังหวะของฝ่ายตรงข้าม การโจมตีอย่างรุนแรงต่อพวกเขา ต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษเพื่อให้แน่ใจว่าข้อพิพาททางธุรกิจระหว่างผู้เข้าร่วมนั้นชัดเจนและมีเวลาจำกัด รวมทั้งหลีกเลี่ยงการปะทะกันเป็นการส่วนตัว คำศัพท์ของข้อพิพาทควรชัดเจนสำหรับทุกคนในปัจจุบัน

เมื่อเตรียมการอภิปรายอย่างน้อยมากที่สุด แผนโดยรวมต่อสู้เพื่อความจริง เลือกข้อโต้แย้งที่มีน้ำหนักมากที่สุด สิ่งที่น่าประทับใจอย่างยิ่งคือตัวเลขที่แม่นยำซึ่งไม่สามารถหักล้างได้

ยิ่งตำแหน่งผู้นำสูงเท่าไร เขาก็ยิ่งมีเวลาให้กับการประชุม การเจรจา การประชุมทางธุรกิจ และการสื่อสารระหว่างบุคคลในรูปแบบอื่นๆ มากขึ้นเท่านั้น เวลาของผู้จัดการมักจะเสียไป

กำหนดการประชุม พจนานุกรมอธิบายเป็นรากศัพท์จากกริยา to confer นั่นคือตกลง ปรึกษา หารือบางอย่างกับใครบางคนด้วยกัน โดยเป็น "การประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหา การกระทำ มาตรการใดๆ" ซึ่งมักจะจัดขึ้นในประเด็นการดำเนินงาน คำว่า "การประชุม" มีความหมายเหมือนกัน - การประชุมห้านาที ใบปลิว ปฏิบัติการ การประชุมวางแผน

ดังนั้น การประชุมจึงเป็นกิจกรรมการจัดการประเภทหนึ่ง เมื่อมีผู้เข้าร่วมจำนวนหนึ่งมารวมตัวกันในสถานที่ที่กำหนดไว้ในเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อหารือและตัดสินใจในประเด็นที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

แทบจะไม่มีกิจกรรมประเภทอื่นใดที่ทำให้เสียเวลากับคนจำนวนมากไปพร้อม ๆ กับการจัดประชุม

ดังนั้น ควรเตรียมการประชุมอย่างรอบคอบโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการศึกษารายละเอียดของมาตรการขององค์กรและทางเทคนิคทั้งหมดทั้งสำหรับการจัดระเบียบและการดำเนินการ สาเหตุของการเสียเวลาและเงินโดยเปล่าประโยชน์ส่วนใหญ่มักมาจากข้อเท็จจริงที่ว่าการประชุมจำนวนมากมีการเตรียมการและจัดระเบียบไม่ดี ดำเนินการไม่ดี และสรุปผลได้ไม่น่าพอใจ จำบทกวีของ V. Mayakovsky เรื่อง "Protsessed"

มาดูหลักการพื้นฐานที่ช่วยให้คุณจัดการประชุมหรือการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด

การเตรียมการสำหรับการประชุมดำเนินการในสามขั้นตอน:

1. การพัฒนาปัญหาขององค์กร

2. การอภิปรายประเด็นทั้งหมดที่ต้องพิจารณา

3. จัดการประชุมทางธุรกิจ

วัตถุประสงค์ของการประชุมคือ "จุดเริ่มต้นของจุดเริ่มต้นทั้งหมด" เนื่องจากยิ่งเป้าหมายของการประชุมกำหนดขึ้นอย่างเฉพาะเจาะจงมากเท่าไร ก็ยิ่งมีความหวังมากขึ้นสำหรับผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผล และในทางกลับกัน ถ้อยคำที่คลุมเครือ "หารือเกี่ยวกับสถานะของปัญหา" ไม่ได้มุ่งไปที่สิ่งใดเป็นพิเศษ ในการประชุมหลายครั้ง ผู้เข้าร่วมไม่สามารถตกลงกันได้ เนื่องจากพวกเขากำลังพูดถึงเรื่องที่แตกต่างกัน

งานเตรียมการประชุมเริ่มต้นด้วยการตัดสินใจเกี่ยวกับความจำเป็นในการถือครอง ประเด็นที่ส่งถึงการประชุมและผู้เข้าร่วมที่เสนอ เวลาและสถานที่ของการประชุม

เป็นการดีกว่าที่จะกำหนดเวลาการประชุมในตอนต้นหรือตอนท้ายของวันทำงาน เพื่อไม่ให้วันทำงานหยุดชะงัก จังหวะของงาน และไม่เป็นการบังคับให้ผู้คนเปลี่ยนจากกิจกรรมประเภทหนึ่งไปเป็นกิจกรรมประเภทอื่น ไม่จำเป็นต้องจัดการประชุม (ประชุม) ในวันหยุดสุดสัปดาห์และโดยเฉพาะวันหยุดเนื่องจากผู้เข้าร่วมกิจกรรมไม่ควรเร่งรีบไปไหน นอกจากนี้ คุณต้องพิจารณาสถานที่ประชุมทันที

ต้องเลือกสถานที่ก่อนที่จะวาดคำเชิญเพื่อระบุสถานที่ของการประชุมอย่างถูกต้อง เมื่อเลือกห้อง จำนวนผู้เข้าร่วมจะถูกพิจารณาเป็นอันดับแรก ต้องจัดเตรียมที่นั่งสำรองให้เพียงพอ: สำหรับการประชุมขนาดเล็ก ให้เพิ่มเก้าอี้ 2-3 ตัว สำหรับการประชุมขนาดใหญ่ อย่างน้อย 15-20 ที่นั่ง นอกจากนี้เมื่อเลือกห้องให้คำนึงถึงความเป็นไปได้ในการใช้วิธีการทางเทคนิค

ระเบียบวาระการประชุมเป็นเอกสารชุดแรกที่จัดทำขึ้นเพื่อเตรียมการประชุม

เมื่อร่างระเบียบวาระการประชุม ขอแนะนำให้ใส่คำถามแรกที่มีผู้ได้รับเชิญเพิ่มเติม หลังจากพิจารณาแล้ว ผู้ได้รับเชิญสามารถออกไปได้ คำถามที่เหลือจะจัดเรียงตามลำดับความซับซ้อนจากซับซ้อนและใช้เวลานานมากไปหาง่าย

วาระการประชุมจะต้องระบุประเด็นที่จะอภิปราย ชื่อ ชื่อย่อ และตำแหน่งของบุคคลที่รายงานในแต่ละประเด็น

รายชื่อผู้เข้าร่วมเป็นเอกสารที่สองที่ต้องเตรียม

เชิญเข้าร่วมการประชุมทุกประเภทควรเป็นเฉพาะผู้ที่ไม่สามารถแจกจ่ายได้ ได้แก่พนักงานที่ได้รับผลกระทบโดยตรงจากประเด็นที่กำลังพิจารณา และผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือพนักงานที่มีความรู้หรือประสบการณ์พิเศษในการแก้ปัญหาที่คล้ายคลึงกัน ขอแนะนำให้จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุม (ไม่เกิน 15 คน) มิฉะนั้นกระบวนการนี้จะไม่สามารถจัดการได้

จุดสำคัญมากในการเตรียมการประชุมที่มีประสิทธิผลคือการเชิญ หากการประชุมควรตัดสินใจเรื่องสำคัญ ผู้นำไม่ควรเชิญผู้เข้าร่วมผ่านเลขาทางโทรศัพท์ ใน กรณีนี้ต้องส่งคำเชิญไปยังผู้เข้าร่วมทุกคนใน การเขียน. คำเชิญระบุวันที่ วาระการประชุม วิทยากร และอาจระบุรายชื่อผู้ได้รับเชิญ

สิ่งนี้ทำให้ผู้รับเชิญสามารถคิดเกี่ยวกับสถานะของสถานการณ์ที่เป็นปัญหา ให้โอกาสในการพัฒนาตำแหน่งและรวบรวมข้อเท็จจริงเพื่อปรับการตัดสินใจของพวกเขา กำหนดระยะเวลาของการประชุม ฯลฯ

ดังนั้น เมื่อมีวาระการประชุม รายชื่อผู้เข้าร่วม รู้สถานที่และเวลาของการประชุม พวกเขาจึงเริ่มแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบ ควรมีการแจ้งเตือนผู้เข้าร่วมการประชุมล่วงหน้าเพื่อให้สามารถวางแผนวันทำงานได้

การแจ้งเตือนสามารถทำได้สองวิธี: เป็นลายลักษณ์อักษร (โดยส่งคำเชิญ) หรือปากเปล่า (ทางโทรศัพท์)

สถานที่ที่สำคัญที่สุดในการเตรียมการประชุมคือการเตรียมร่างการตัดสินใจเกี่ยวกับประเด็นที่อยู่ระหว่างการอภิปรายหรือร่างเอกสารขั้นสุดท้าย เป็นการยอมรับการตัดสินใจเหล่านี้และการอนุมัติเอกสารขั้นสุดท้ายที่จัดการประชุม การมีอยู่ของโปรเจ็กต์ทำให้คุณสามารถเจาะลึกลงไปในเอกสาร ทำการเปลี่ยนแปลง และอภิปรายได้อย่างรวดเร็ว จำเป็นต้องขอร่างการตัดสินใจจากเจ้าหน้าที่ที่เตรียมคำถามและจัดระเบียบการดำเนินการ

เอกสารทั้งหมดที่เสนอเข้าประชุมจะต้องรวบรวมล่วงหน้าอย่างน้อย 48 ชั่วโมง คัดลอกและแจกจ่ายก่อนการประชุม 24 ชั่วโมง

เมื่อเตรียมการประชุม คุณควรทราบต้นทุนทางการเงินที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการ: การเช่าห้องและอุปกรณ์สาธิต การซื้อเครื่องเขียน ดอกไม้ น้ำ การจัดช่วงพักดื่มกาแฟ ฯลฯ การทำสำเนาเอกสารข้อมูลสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมก็มีความสำคัญเช่นกัน รายการค่าใช้จ่าย

ในขั้นเตรียมการจะกำหนดปริมาณงานทั้งหมดระหว่างการให้บริการการประชุม และถ้าจำเป็น จะมีการเสนอให้มีการจัดตั้งคณะทำงานเพื่อเตรียมการประชุม มีความจำเป็นต้องพิจารณาองค์ประกอบของกลุ่มอย่างรอบคอบว่าพนักงานคนใดควรทำงานอะไร แต่ละคนจะมีส่วนร่วมในการให้บริการการประชุมในเวลาใด เมื่อจัดการประชุมขนาดใหญ่ที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก ปัญหาของการจัดประชุมควรได้รับการแก้ไขตามคำสั่งของฝ่ายบริหาร

ใน ขั้นตอนการเตรียมการรวมถึงดูแลการขนส่งผู้เข้าร่วมงานด้วย

ขั้นตอนการเตรียมการจะจบลงด้วยการเตรียมสถานที่สำหรับการประชุมและอุปกรณ์ทางเทคนิค

สถานที่ที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมเป็นห้องที่มีอุปกรณ์พิเศษพร้อม โต๊ะกลม, นาฬิกาแขวนผนังโดยไม่มีโทรศัพท์และตัวเลือก (ขอแนะนำให้มีโทรศัพท์และตัวเลือกในห้องถัดไปเพื่อที่คุณจะได้ออกไปขอความช่วยเหลือหรือเชิญผู้เชี่ยวชาญที่คุณต้องการโดยไม่รบกวนผู้อื่น) ห้องประชุมต้องมีอากาศถ่ายเทสะดวก

มันไม่ได้สนใจเลยในลำดับที่ผู้เข้าร่วมการประชุมนั่ง ควรจัดลำดับที่นั่งโดยเริ่มจากผู้เข้าร่วม 6 คนโดยใช้การ์ดพิเศษก่อนที่ผู้เข้าร่วมการประชุมจะปรากฏตัว ตัวแทนของกลุ่มการแข่งขันไม่ควรนั่งตรงข้ามกัน มิฉะนั้น ขอบโต๊ะแต่ละด้านจะกลายเป็นร่องลึกและความขัดแย้งจะเกิดขึ้นเอง คนที่ไม่ชอบให้นั่งห่างกันมากที่สุด

ผู้นำควรนั่งตรงกลาง เป็นที่พึงปรารถนาที่เขาจะสามารถมองเข้าไปในดวงตาของผู้เข้าร่วมการประชุมจำนวนมากที่สุด

การประชุมต้องเริ่มตรงเวลา อย่าลงโทษผู้ที่มาตรงเวลาด้วยการให้รอผู้ที่มาสาย ผู้นำที่รอผู้เข้าร่วมหนึ่งคนในการประชุมครั้งแรกจะรอทุกคนในการประชุมครั้งที่สอง

ประธานควรชัดเจนมากเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุม เริ่มการประชุมในแง่บวก ปัญหาที่จะแก้ไขต้องนำเสนอด้วยวิธีที่น่าสนใจ เป็นรูปเป็นร่าง และกระตือรือร้น การเปิดการประชุมไม่ควรเกินสองนาที

ผู้เข้าร่วมการประชุมพูดตามลำดับการโทรตามชื่อ ควรพูดคนเดียวเสมอ การพูดมากเกินไปก็ไม่เหมาะสมพอๆ กับการนิ่งเงียบตลอดเวลา การท่องไปในอดีตและการเบี่ยงเบนจากหัวข้อที่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนอนุญาตไม่ควรอดทน การประชุมควรเป็นขั้นเป็นตอนอย่างสม่ำเสมอเพื่อหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

คุณไม่สามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับคำพูดของผู้ใต้บังคับบัญชาที่พูดบนโพเดียม, ขัดจังหวะเขาในระหว่างการพูดของเขา, ตัดเขาอย่างหยาบคายในประโยคกลางหากความคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหาภายใต้การสนทนาไม่ตรงกับความคิดเห็นของผู้นำ

จุดสำคัญเป็นการบันทึกการประชุม เช่น บันทึกกระบวนการถกประเด็นในวาระการประชุม ในระหว่างการประชุมและหลังจากนั้นจำเป็นต้องรวบรวมข้อความสุนทรพจน์ที่ไม่ได้ส่งล่วงหน้า สามารถถอดเสียงการประชุม, บันทึกเสียง, บันทึกวิดีโอ, รายงานการประชุม

ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมปฏิบัติการคือการบันทึก บันทึกจะต้องเก็บไว้โดยเลขานุการหรือบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นพิเศษ คุณภาพของการบันทึกสุนทรพจน์ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติ ความสามารถในการเจาะลึกและเข้าใจสาระสำคัญของประเด็นที่อภิปราย ดังนั้นการแต่งตั้งบุคคลเพื่อจัดทำรายงานการประชุมจึงเป็นส่วนสำคัญในการเตรียมการประชุม โปรโตคอลจะถูกเก็บไว้ตามกฎโดยย่อและรัดกุม

ส่วนหลักของข้อความของโปรโตคอลถูกสร้างขึ้นในส่วนที่สอดคล้องกับรายการวาระการประชุม แต่ละรายการอาจมีส่วนต่อไปนี้:

ฟัง

ดำเนินการ

ตัดสินใจแล้ว (ตัดสินใจแล้ว)

ส่วนสุดท้ายของหัวข้อในแต่ละวาระเป็นบันทึกการตัดสินใจในประเด็นที่อยู่ระหว่างการอภิปราย โปรโตคอลประกอบด้วยรายชื่อบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการ ตัดสินใจตลอดจนบุคคลที่ต้องทำความคุ้นเคยกับโปรโตคอล

ผลลัพธ์ที่ได้รับในการประชุมควรกำหนดโดยย่อและแน่นอน

จำเป็นต้องกำหนดทันทีว่าขั้นตอนใดควรทำตามการตัดสินใจ ใครมีหน้าที่อะไร ใครรับผิดชอบในการดำเนินการตามการตัดสินใจ ใครเป็นผู้ควบคุมการนำไปปฏิบัติ

รูปแบบของการจัดระเบียบการทำงานที่มีประสิทธิผลขององค์กรคือการประชุมและการประชุม มีวัตถุประสงค์และวิธีการดำเนินการที่แตกต่างกัน

คำนิยาม

การประชุม- การประชุมของกลุ่มคนที่ถูกต้องโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อพิจารณาประเด็นเฉพาะ

การประชุม- การประชุมของสห กิจกรรมทั่วไปผู้คนเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาและปัญหาในปัจจุบัน

การเปรียบเทียบ

สมาชิก

ในแต่ละงานมี ผู้คนที่หลากหลาย. การประชุมมีลักษณะเป็นรูปแบบที่แคบกว่าโดยมีส่วนร่วมตามกฎของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกลุ่มเล็ก ๆ ในหมู่พวกเขาอาจเป็นหัวหน้าแผนกโครงสร้าง ผู้เชี่ยวชาญชั้นนำ หรือตัวแทนของบริษัทต่างๆ บางครั้งการประชุมเป็นตุลาการเพื่อตัดสินคดี

การประชุมเป็นงานมวลชน พนักงานทั้งหมดขององค์กรสามารถเข้าร่วมได้ การประชุมผู้ปกครองหรือการเลือกตั้งก็เป็นตัวอย่างเช่นกัน

หัวข้อสนทนา

ความแตกต่างระหว่างการประชุมและการประชุมอยู่ที่หัวข้อที่จัดขึ้นในงาน จึงจัดให้มีการประชุมเพื่อพิจารณาประเด็นด้านการจัดการการผลิต รวบรวมข้อมูล สถานการณ์ และระบุประเด็นปัญหา ผู้คนที่โต๊ะกลมเพียงแค่ปรึกษากันและความคิดเห็นของทุกคนมีความสำคัญมากที่นี่ซึ่งแตกต่างจากการประชุมซึ่งบางครั้งก็เพียงพอแล้วที่จะนำเสนอเพื่อรับข้อมูลที่จำเป็น

ในการประชุม วาระการประชุมประกอบด้วยประเด็นทั่วไปที่สั่งสมมาเป็นเวลานานและมีความสำคัญต่อพนักงานทั้งหมด ในการประชุมดังกล่าว บางครั้งหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการผลิตจะถูกแตะต้อง ตัวอย่างเช่น เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการเตรียมตัวสำหรับวันหยุดที่จะมาถึง

เป้าหมาย

ลักษณะของการประชุมเป็นแบบปฏิบัติการ เป้าหมายของการประชุมดังกล่าวคือการปรับเปลี่ยนกิจกรรมปัจจุบันเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน ที่ประชุมลงมติ

ในการประชุมมักจะมีการสรุปผล มอบรางวัล สภาพการทำงานและแผนการในอนาคตอันใกล้ หลักสูตรของการประชุมและการตัดสินใจในนั้นจะถูกบันทึกไว้ในโปรโตคอลพิเศษ

ความถี่

ลองวิเคราะห์ความแตกต่างระหว่างการประชุมและการประชุมเกี่ยวกับความถี่ของการถือครอง ดังนั้นในกิจกรรมทั้งสองประเภท การประชุมจึงเกิดขึ้นบ่อยกว่า พวกเขาจะได้รับเวลาที่แน่นอน แต่ธรรมชาติของการประชุมดังกล่าวสามารถยกเลิกกำหนดการได้หากมีความจำเป็นเร่งด่วน

สิ่งสำคัญของการจัดการองค์กรคือการจัดประชุมและการประชุมในระหว่างนั้น การสนทนาทางธุรกิจ. เพื่อให้การประชุมและการประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้นำของพวกเขา (ประธาน) แนะนำให้ปฏิบัติตามคำแนะนำต่อไปนี้ ก่อนการประชุม (การประชุม):

1. เตรียมวาระการประชุมได้แก่ รายการปัญหาที่ต้องแก้ไขในที่ประชุม (การประชุม) คำถามเหล่านี้สามารถใช้เป็น

การปฏิเสธการตัดสินใจที่นำมาใช้ก่อนหน้านี้ตลอดจนปัญหาใหม่ที่เกิดขึ้นตั้งแต่การประชุมครั้งก่อน (การประชุม)

2. ตัดสินใจว่าใครควรเข้าร่วมการประชุมและแจ้งให้ทราบล่วงหน้า ตามกฎแล้วสมาชิกทั้งหมดของกลุ่มแรงงานจะเข้าร่วมการประชุมการผลิต เฉพาะพนักงานที่มีความสามารถในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นเท่านั้นที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม

3. เลือกสถานที่และเวลาที่เหมาะสมตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานที่มีทุกสิ่งที่คุณต้องการ กำหนดเวลาที่จำเป็นในการพูดคุยประเด็นเหล่านี้ โปรดทราบว่าระยะเวลาที่เหมาะสมของการประชุม (การประชุม) คือไม่เกินหนึ่งชั่วโมงครึ่ง หากการประชุมต้องดำเนินต่อไปอีก ให้หยุดพัก

4. แจกจ่ายวาระการประชุมวาระการประชุมควรอยู่ในมือของพนักงานสองสามวันก่อนการประชุม (การประชุม) เพื่อให้พวกเขาสามารถเตรียมตัวสำหรับการประชุม (การประชุม)

5. กำหนดวิทยากรหลักและวิทยากรร่วมล่วงหน้า

6. พูดคุยกับผู้เข้าร่วมการประชุมแต่ละคนล่วงหน้า ค้นหาตำแหน่งของพวกเขาสิ่งนี้จะช่วยให้คุณคาดการณ์ได้ สถานการณ์ความขัดแย้งและวางแผนการแก้ปัญหาในขณะที่รักษาความสามัคคีของทีม

7. การเลือกสถานที่สำหรับการประชุมก็มีความสำคัญเช่นกันห้องควรมีเฟอร์นิเจอร์ที่สะดวกสบาย มีอุณหภูมิอากาศปกติ เป็นการดีที่สุดที่จะวางผู้เข้าร่วมการประชุมไว้ที่โต๊ะกลม เมื่อแต่ละคนหันหน้าเข้าหากัน เพื่อปรับปรุงการสื่อสารต่อหน้าผู้เข้าร่วม ขอแนะนำให้ติดตั้งป้ายชื่อเต็มซึ่งทุกคนในปัจจุบันมองเห็นได้ชัดเจน

ระหว่างการประชุม (การประชุม):

1. อภิปรายวาระการประชุมและหากจำเป็น ให้แก้ไขโดยคำนึงถึงสถานการณ์ใหม่ที่เพิ่งปรากฏล่าสุด

2. ติดตามเวลาเพื่อให้เคารพกฎเนื่องจากการอภิปรายที่ตีแผ่สามารถทำลายมันได้

3. ตรวจสอบเสรีภาพในการแสดงความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมการประชุมไม่ว่าจะมีตำแหน่งทางราชการอย่างไรมีความจำเป็นต้องยับยั้งพลังงานของผู้ที่คุ้นเคยกับการเป็นเจ้าของความคิดริเริ่มโดยอาศัยธรรมชาติของพวกเขาอย่างมีไหวพริบทำให้ผู้เข้าร่วมที่กระตือรือร้นน้อยมีโอกาสพูดก่อนหน้านี้

4. ในระหว่างการสนทนา ให้วางตัวเป็นกลางเกี่ยวกับความคิดเห็นที่แสดงออกมา

5. เฝ้าระวังความขัดแย้งที่เกิดขึ้นและเข้าแทรกแซงหากจำเป็นเป็นตัวกลางในการคลี่คลายสถานการณ์

6. ตรวจสอบเป็นระยะว่ากลุ่มพร้อมที่จะตัดสินใจหรือไม่คุณไม่ควรพลาดช่วงเวลาที่กลุ่มบรรลุข้อตกลงและ การอภิปรายใหม่ไม่สามารถเพิ่มอะไรที่สำคัญได้อีกต่อไป

7. ปฏิบัติตามกฎการตัดสินใจที่พัฒนาโดยกลุ่มหากมีความเห็นไม่ตรงกันต้องลงคะแนนเสียงและวินิจฉัยโดยใช้เสียงข้างมาก

8. ก่อนจบการประชุม (การประชุม) ให้สรุปงานถามกลุ่มว่าจำเป็นต้องพบกันอีกหรือไม่ เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้คนออกจากการประชุม (การประชุม) ด้วยความเข้าใจอย่างชัดเจนว่าขั้นตอนต่อไปควรเป็นอย่างไร เมื่อการประชุมสิ้นสุดลงโดยไม่มีการตัดสินใจใด ๆ อาจมีความรู้สึกผิดหวังและผิดหวัง

หลังการประชุม (ประชุม):

1. วิเคราะห์หลักสูตรของการประชุม (การประชุม) ครั้งล่าสุดมีความจำเป็นต้องพิจารณาว่าการประชุม (การประชุม) บรรลุภารกิจหรือไม่และการทำงานร่วมกันของกลุ่มมีความเข้มแข็งขึ้นหลังจากนั้นหรือไม่

2. จัดทำและเผยแพร่สรุปผลการประชุม (ประชุม)การบันทึกรายละเอียดของสิ่งที่ตกลงกัน ปัญหาที่ได้รับการแก้ไข และขั้นตอนต่อไปที่ควรดำเนินการควรเตือนสมาชิกในทีมถึงงานที่พวกเขาต้องทำ

3. ซ่อมแซมความสัมพันธ์ที่ขาดสะบั้นด้วยการสนทนาอย่างไม่เป็นทางการหากมีการโต้วาทีอย่างเผ็ดร้อนระหว่างการประชุม (การประชุม) เป็นไปได้ว่าความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในกลุ่มบางคนแย่ลงและทำให้ที่ประชุมไม่พอใจหรือขุ่นเคืองใจ พูดคุยกับพวกเขาและทำให้พวกเขาสงบลง

4. สังเกตว่าสมาชิกในกลุ่มรับมือกับงานที่ได้รับมอบหมายอย่างไรคุณต้องตรวจสอบว่ามีปัญหาใด ๆ เมื่อพนักงานทำงานบางอย่างหรือไม่

ข้อเสียทั่วไปของการจัดประชุมคือ:

การประชุมจำนวนมากโดยไม่จำเป็น

หัวข้อการประชุมที่คลุมเครือ

เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์เนื่องจากการสนทนาที่ไม่จำเป็น

ผู้เข้าร่วมจำนวนมากเกินสมควร

จำนวนผู้เข้าร่วมไม่เพียงพอ

การไม่มีโปรโตคอลแม้ว่าจะมีความจำเป็นก็ตาม

กำหนดการตัดสินใจที่ชัดเจนไม่เพียงพอ