Кадрова робота у компанії. Функції відділу кадрів

• 1. На постановку кадрової роботиістотно впливає особистість керівника, тому першочерговим завданням управління персоналом є постійна турбота про керівні кадри, що забезпечує постійне поповнення складу керівних кадрів свіжими силами; посилення теоретичної підготовки та практичного загартування кадрів управління; забезпечення принципового ставлення до кадрів при їх доборі та заміні; постійне підвищення відповідальності кадрів за доручену справу; здійснення практичних заходів щодо безперервного поліпшення діяльності органів управління.
• 2. Зміцнення правової основи державного та суспільного життя, дотримання законності у сфері кадрової роботи на всіх рівнях організації товариства як гарантія забезпечення державних та суспільних інтересів, якісного розвитку всіх сфер життєдіяльності суспільства.
• 3. Забезпечення оптимальної відповідності особистих якостей працівника вимогам роботи (робочого місця, посади) – основне завдання кадрової політики та основна ідея кадрової роботи. Облік загальних та спеціальних здібностей, особистісних та ділових якостей працівника – головна вимога наукової організації підбору та розстановки кадрів, один із основних принципів кадрової політики.
• 4. Поглиблення демократії, розвиток самоврядування, розширення гласності у кадровій роботі – фактори соціально-економічного розвитку країни та принципи сучасної кадрової політики. Звідси принципом організації кадрової роботи є демократизація процесів формування керівних кадрів та функціонування органів влади та управління.
• 5. Оновлення та вдосконалення соціально-демографічної та професійно-кваліфікаційної структури кадрів внаслідок демографічних процесів, соціальної мобільності, змін техніки та технології – наступний принцип кадрової роботи, що ґрунтується на забезпеченні постійного припливу нових працівників, оптимальному поєднанні досвідчених кадрів з великим стажем та молодих, ініціативних спеціалістів.
• 6. Принцип використання праці працівників відповідно до їх спеціальної підготовки (освіти), раціонального розподілу та перерозподілу кадрів між галузями та регіонами країни, значного розширення трудомісткої сфери соціального розвиткута послуг, розвитку підприємництва також належить до основних принципів кадрової політики та організації кадрової роботи.

Система кадрової роботи

Концептуально кадрова робота є професією розвитку людини за умов професійної діяльності; основний принцип цієї роботи – цінність кожного учасника матеріального та духовного виробництва; одне з основних її завдань - сприяння оптимальним соціальним структурамна виробництві, що забезпечує розвиток професійної майстерності та формування у людей задоволеності працею. З самого початку практика кадрової роботи має фокусуватися на задоволенні людини працею та розвитку людських можливостей та ресурсів в умовах професійної діяльності.

Таким чином, професійні працівники по кадрах покликані забезпечувати найбільш повну та гармонійну самореалізацію людини в процесі праці, розвивати та предметно використовувати наукові знання про властивості людини, особливості професійної діяльності, формування та функціонування колективів та суспільства в цілому, розвивати людські ресурси для задоволення індивідуальних, групових. та національних професійних потреб та прагнень.

Працівники з кадрів займаються плануванням, оцінкою, аналізом, практичною реалізацією кадрової політики, застосовуючи різні методологічні підходи, працюючи у конкретних організаційних рамках та забезпечуючи ефективність роботи з персоналом на багатьох рівнях: мікрорівень – конкретний працівник; мезорівень – трудові колективи, соціально-демографічні та професійно-кваліфікаційні групи; макрорівень суспільства та держави - національний та міжнародний.

Кадрова робота завжди виконується у п'яти контекстах, які є частинами цілісної системи, хоча можуть аналізуватись і окремо. Це такі контексти:

• o географічний - вся кадрова робота сконцентрована всередині певних кордонів, чи то організація, регіон чи країна;
• o політичний - кожна країна має політичну систему, яка становить суспільно-політичне середовище для кадрової роботи;
• o соціально-економічний - адекватні засоби до вибору професії, здобуття освіти, реального працевлаштування, отримання медичної допомоги, доступ до соціального захисту та соціальних послуг;
• o культурний - звичаї, переконання, традиції, культура національних груп, громад та народів; облік національних особливостейу практиці кадрової роботи;
• o духовний - філософія, етика, менталітет, соціальні цінності, надії та ідеали тих, з ким проводиться кадрова робота; соціальні цінності професійних працівників з кадрів

Аналіз цих п'яти контекстів підкріплює існуючі зв'язкита внутрішню логіку системи кадрової роботи у конкретних умовах. Увага до названих контекстів дає свідомий напрямок зусиллям та практиці кадрової роботи, допомагає виявляти та використовувати у роботі з людьми ті чи інші компоненти кадрової та соціальної політики.

Систему роботи з кадрами доцільно розглядати як єдиний, взаємопов'язаний та довготривалий комплекс, що забезпечує постійне вдосконалення:

• o структури кадрів на всіх рівнях і в усіх ланках господарства відповідно до організаційної структури управління, що змінюються, соціально-економічними умовами, новою технікоюта технологією;
• o механізму прогнозування, аналізу та планування кадрової роботи, її нормативної бази;
• o організаційних, економічних, правових, соціально-психологічних, педагогічних важелів, і навіть стимулів підвищення ефективності роботи з персоналом, наукової організації праці та управління;
• o форм і методів підбору та розстановки кадрів, комплексу заходів з оцінки та професійного просування, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу.

p align="justify"> Система роботи з кадрами - явище багатогранне, тому при її розробці необхідно враховувати як внутрішні зв'язки між складовими цієї системи, так і зовнішні. Внутрішні взаємозв'язки аналізують та враховують при складанні професіограм, підборі, оцінці, розстановці персоналу, виявленні кадрової потреби, визначенні рівня кваліфікації, форм та змісту професійної підготовки тощо. , як ув'язування потреб та інтересів суспільства та індивідуума, підбір керівних кадрів та формування апарату управління відповідно до конкретних управлінських функцій, наукова організація праці та підвищення ефективності функціонування складних соціотехнічних систем (підприємств, організацій, установ тощо).

Формування та вдосконалення роботи з кадрами тісно пов'язане з покращенням системи управління загалом. Відомо, що розвиток цієї системи управління ґрунтується на поєднанні трьох підходів: загальнодержавного, галузевого та територіального. Цей принцип слід використовувати і при вирішенні кадрових проблем. Створення єдиної державної системи роботи з кадрами має необхідним чином враховувати вплив на неї галузевих та територіальних аспектів та особливостей.

Резюме

• 1. Під кадровою політикою, таким чином, слід розуміти генеральний напрямок у кадровій роботі, який визначається сукупністю найважливіших, принципових положень, виражених у державних рішеннях на тривалу перспективу або на окремий період. Під кадровою роботою розуміють такі дії, процеси та операції, які в сукупності забезпечують здійснення цілей, завдань та принципів, що висуваються кадровою політикою.
• 2. Кадрова політика - це насамперед система принципів і з них форм, методів, напрямів і критеріїв роботи з персоналом, вкладених у забезпечення виробничої і невиробничої сфер життєдіяльності суспільства кваліфікованими кадрами, які мають необхідні професійно важливими якостями.
• 3. Кадрову політику слід розглядати у широкому та вузькому значенні. У широкому значенні кадрову політику виробляють центральні органи державної влади та управління. Кадрова політика у вузькому значенні - це робота адміністрації підприємства, організації зі своїм персоналом, окремими соціальними та функціональними групами, з кожним працівником. У разі кадрова політика як інструмент управління - це організуюча діяльність, що передбачає об'єднання зусиль всіх працівників підприємства на вирішення завдань, що стоять перед організацією .

Вступ

1. Поняття, завдання та функції кадрової служби

2. Основи діяльності кадрової служби

2.1 Положення про відділ кадрів

2.2 Посадові інструкції працівників відділу кадрів

2.3 Структура та форми кадрової служби

2.4 Нормування праці працівників кадрової служби

3. Нормативні акти, що регулюють питання кадрового діловодства у Росії

4. Документи кадрової служби

4.1 Трудовий договір

4.2 Накази з особового складу

4.3 Особиста картка працівника

4.4 Трудова книжка

4.5 Журнали обліку та контролю та внутрішнє службове листування

Висновок

Список використаних джерел

Вступ

Тема курсової роботи – «Організація роботи кадрової служби».

Кадрова служба – візитна картка підприємства. Перший крок людини на підприємстві – це кадрова служба. А людині властиво запам'ятовувати початок та кінець різних подій. Це встановлено психологами. Для кожної людини потрібно просто знайти своє місце. На одному місці співробітник неефективний, а на іншому – геніальний. У кожному можна знайти здібності, які дозволять людині працювати на певній ділянці з максимальною віддачею.

Актуальність теми обґрунтовується тим, що від правильної організації діяльності кадрових служб залежатиме необхідний набірперсоналу, раціональність підбору та план кадрової стратегії, необхідну кількість персоналу, щоб надалі вона змогла проводити кадрову політику, не допускаючи скорочення або звільнення кадрів.

Метою даної курсової є аналіз організації роботи кадрової служби для підприємства.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:

виявити завдання та функції кадрової служби підприємства;

вивчити та проаналізувати нормативні документи, що регламентують діяльність відділу кадрів;

дослідити особливості кадрової документації.

Об'єктом дослідження є кадрова служба організації.

Предмет роботи - документи, що регламентують роботу кадрової служби організації.

Курсова робота складається з вступу, чотирьох розділів, висновків, списку використаних джерел, додатку.

1. Поняття, завдання та функції кадрової служби

Кадрова служба (служба управління персоналом) - структурний підрозділ, уповноважений здійснювати управління персоналом та організаційно-методичне керівництво заходами щодо управління персоналом, що реалізуються на підприємстві.

В даний час кадрові служби можуть виконувати такі функції:

· планування трудових ресурсів - визначення потреби у кадрах залежно від стратегії організації, пошук фахівців, створення резерву персоналу;

· забезпечення кадрами - відбір кандидатів та відбір персоналу з групи резерву;

· організація діловодства - складання та оформлення кадрових документів (контрактів, наказів, трудових книжокта ін), організація роботи з ними (реєстрація, контроль, поточне зберігання, номенклатура справ, експертиза цінності, підготовка та передача на зберігання до архіву);

· проведення атестації працівників організації;

· підготовка, перепідготовка та підвищення кваліфікації кадрів;

· аналіз руху та плинності кадрів;

· виявлення соціальної напруженості в колективі та зняття її;

· координація роботи зі стабілізації умов праці та дотримання заходів безпеки;

· керування дисципліною.

У Останніми рокамипропонується до функцій кадрової служби включити організацію оплати праці, що передбачає атестацію робочих місць, визначення структури оплати праці та структури пільг, системи показників праці, аналіз ринку праці.

Основні завдання кадрової роботи на підприємстві можна розподілити за напрямами:

.Обліково-контрольний напрямок кадрової роботи передбачає вирішення наступних основних завдань:

· прийом працівників на підприємство;

· облік працівників;

· звільнення працівників;

· робота з тимчасово відсутніми працівниками підприємства (що у відпустках, відсутніх через хворобу, які убули у відрядження тощо. п.).

2. Планово-регулятивний напрямок:

· підбір (пошук та відбір) працівників для підприємства;

· розміщення працівників підприємства;

· переміщення працівників підприємства;

· становлення на посаді та адаптація працівників.

3. Звітно-аналітичний напрямок кадрової роботи:

· вивчення працівників;

· оцінка роботи працівників;

· аналітична робота;

· підготовка звітів.

4. Координаційно-інформаційний напрямок:

· професійна підготовка (навчання та перепідготовка) працівників;

· організація прийому працівників підприємства (із службових та особистих питань);

· робота з письмовими зверненнями працівників підприємства;

· архівна та довідкова робота.

5. Організаційно-методичний напрямок:

· документування діяльності працівників підприємства;

· кадрова робота у підрозділах підприємства;

· планування кадрової роботи;

· керівництво кадровою роботою.

Усі завдання відділу кадрів визначаються специфікою роботи організації, при цьому враховуються:

· розміри організації;

· напрямок бізнесу (виробництво, торгівля, сфера надання послуг населенню);

· стратегічні цілі організації;

· стадія розвитку організації;

· чисельність персоналу;

· пріоритетні завдання роботи із персоналом.

Принципами побудови сучасної системиуправління персоналом вважаються:

· ефективність підбору та розміщення співробітників;

· справедливість оплати праці та мотивації, винагорода як за індивідуальні, а й колективні досягнення;

· просування працівників відповідно до результатів праці, кваліфікації, здібностей, особистих інтересів, потреб організації;

· швидке та ефективне вирішення особистих проблем.

Робота служб персоналу має два напрями: тактичний та стратегічний.

У рамках тактичного спрямування здійснюється поточна кадрова робота:

· аналіз стану та планування потреб у кадрах, розробка штатних розкладів, здійснення набору, оцінки та відбору персоналу;

В· тестування;

· планування найближчих кадрових переміщень та звільнень, поточний облік та контроль, підготовка, перепідготовка та підвищення кваліфікації, формування резерву на висування, пропаганда організаційних цінностей та виховання персоналу в їхньому дусі.

Головним напрямом діяльності кадрових служб вважається формування трудових ресурсів: планування потреби в них та організація практичних заходів щодо набору кадрів, вирішення конфліктів, проведення соціальної політики.

Суть кадрової роботи полягає у визначенні того, що конкретно, ким, як і за допомогою чого має робитися на практиці Наразіу сфері управління персоналом. Вирішення цих повсякденних завдань ґрунтується на адміністративних методах.

Стратегічне напрям роботи служб персоналу спрямовано формування кадрової політики організації - системи теоретичних поглядів, ідей, вимог, практичних заходів у сфері роботи з персоналом, її основних форм і методів.

Виходячи з цього розділу ми можемо відзначити, кадрова служба це обов'язкова ланка організації підприємства та завдання роботи кадрової служби залежать від напрямів діяльності підприємства. А так само правильна організація кадрового діловодства є запорукою процвітання підприємства, але робота кадрової служби не обмежується врахуванням та статистикою, оскільки вона є основою для аналізу, планування потенціалу підприємства.

2. Основи діяльності кадрової служби

1 Положення про відділ кадрів

p align="justify"> Одним з перших етапів в організації роботи підприємства є складання положення про відділ кадрів. Він містить у собі завдання, функції, правничий та обов'язки персоналу організації.

· Положення про відділ кадрів включає кілька розділів:

· загальні положення;

· Завдання;

В· структура;

В· функції;

· взаємовідносини з іншими підрозділами підприємства;

В· права;

· відповідальність.

У розділі "Загальні положення" вказується підпорядкованість відділу кадрів директору підприємства.

У розділі «Завдання» містяться чітко сформульовані напрямки діяльності відділу, найважливішими з яких є організація роботи із забезпечення підбору, розміщення, використання робітників та фахівців; формування стабільно працюючого колективу; створення резерву; організація системи обліку кадрів

У розділі «Структура» вказується порядок розробки та затвердження структури відділу, його чисельний склад, напрями роботи та закріплені підрозділи відділу.

У розділі «Функції» розглянуто функціональні обов'язки у сфері кадрової роботи:

· розробка планів комплектування кадрів;

· оформлення прийому, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства;

· облік особового складу підприємства;

· зберігання та заповнення трудових книжок, ведення документації з діловодства;

· контроль за виконанням керівниками підрозділів наказів та розпоряджень щодо роботи з особовим складом;

· вивчення руху кадрів, аналіз плинності кадрів, розробка заходів щодо її усунення;

· аналіз складу, ділових якостей фахівців підприємства з метою їхнього раціонального використання;

· створення умов підвищення освітнього та кваліфікаційного рівня фахівців;

· робота зі створення резерву на висування;

· підготовка пропозицій щодо поліпшення розміщення та використання робітників;

· підготовка та систематизація матеріалів для атестаційної комісії;

· підготовка матеріалів для надання робітників, спеціалістів та службовців до заохочення та нагородження;

· вжиття заходів щодо працевлаштування працівників, що вивільняються;

· здійснення контролю та інструктажу працівників відділу кадрів;

· організація контролю за станом трудової дисципліни та правил внутрішнього трудового розпорядку;

· ведення всієї звітності з кадрових питань.

У розділі «Взаємовідносини з іншими підрозділами підприємства» міститься перелік документів, що надходять до відділу кадрів, та документів, що надсилаються з відділу кадрів до інших підрозділів.

Від інших підрозділів відділ кадрів отримує заявки приймання робітників і службовців, уявлення про заохочення, графіки відпусток.

З відділу кадрів у підрозділи надсилаються відомості про порушників трудової дисципліни, копії наказів про прийом, переміщення всередині підприємства, звільнення кадрів, зміну правил трудового розпорядку, відомості з питань трудової дисципліни.

У розділі «Права» наведено основні повноваження відділу кадрів:

· право вимагати від усіх підрозділів підприємства необхідні повноцінної роботи відділу кадрів матеріалів;

· право приймати працівників підприємства з питань прийому, переміщення та звільнення;

· право здійснювати зв'язок із іншими організаціями з питань добору кадрів;

· право вимагати від інших підрозділів обов'язкового виконання вказівок, передбачених положенням про відділ кадрів.

У розділі «Відповідальність» встановлено відповідальність начальника відділу кадрів за виконання покладених на відділ функцій та відповідальність працівників відділу, яка встановлена ​​посадовими інструкціями.

2.2 Посадові інструкції працівників відділу кадрів

Посадова інструкція працівника відділу кадрів, а також будь-яка інша посадова інструкція, згідно з пунктом 5 постанови Мінпраці РФ від 9.02.2004 № 9 «Про затвердження Порядку застосування Єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та службовців» складається з трьох розділів: «Посад «Вимоги до знань» та «Вимоги до кваліфікації».

Посадовими обов'язками начальника відділу кадрів є:

· керівництво роботою відділу;

· забезпечення виконання робіт;

· розробка необхідної документації, пропозицій, рекомендацій, інструкцій;

· забезпечення раціонального використання матеріальних, фінансових та технічних засобів;

· проведення робіт із захисту інформації, що становить комерційну таємницю;

· забезпечення раціонального розподілу навантаження між працівниками відділу;

· створення умов підвищення кваліфікації персоналу;

· контроль за дотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, правил і норм охорони, виробничої та трудової дисципліни;

· внесення пропозицій про заохочення працівників, що відзначилися, накладень стягнень на порушників виробничої та трудової дисципліни;

· забезпечення складання статутної звітності.

Начальник відділу кадрів повинен знати:

· постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих та інших органів щодо діяльності відділу;

· основи економіки, організації праці та управління;

· правила внутрішнього трудового порядку;

· правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

У бюджетних організаціях є вимоги до кваліфікації для встановлення заробітної плати. Наприклад, наявність вищої професійної освіти та стажу роботи за профілем не менше 5 років. Для комерційних організацій такі вимоги можуть лише орієнтиром під час встановлення розміру зарплати.

Зазвичай у штатному розклад відділу кадрів є такі посади: начальник відділу кадрів; інспектор з кадрів; психолог; спеціаліст з кадрів та інші.

2.3 Структура та форми кадрової служби

Організаційні форми кадрової служби можуть бути такими:

· керування кадрів;

· управління персоналом;

·відділ кадрів;

· відділ персоналу;

В· кадровий центр.

Діловодство у кадровій службі може вести одна людина - інспектор (менеджер) з кадрів або секретар керівника.

При виборі організаційної форми кадрової служби керівник повинен розуміти, що рішення визначається штатної чисельністю організації.

Залежно від кількості співробітників організації можна умовно поділити на три категорії:

)Великі, як у організації працює кілька сотень (тисяч) співробітників;

)Середні, коли склад працюючих не перевищує трьохсот осіб;

)Невеликі, що з кількох співробітників.

У великих організаціях, особливо у тих, які мають дочірні організації у регіонах Росії, рекомендується створювати управління кадрів, управління персоналом, а середніх - відділи кадрів. У невеликих організаціях роботу з документацією з особового складу може бути покладено інспекторів (менеджерів) з кадрів чи секретарів керівника. У цьому випадку виконання цієї функції має бути відображено у посадовій інструкції інспектора чи секретаря.

Структура кадрової служби та її штатна чисельність залежать від ряду факторів, основними з яких є:

галузева приналежність підприємства;

місце підприємства економіки (світовий рівень, державний, регіональний, місцевий);

рівень централізації управління;

тип підприємства (локальна компанія, холдинг);

визначальні економічні показники;

кількість працівників підприємства;

концепція керування персоналом;

кадрова політика (пріоритети, стратегія, тактика);

стан регіонального ринку праці;

наявність регіональної освітньої інфраструктури;

стать та вік працівників;

технологічні особливості виробництва;

рівень професійної підготовки спеціалістів служби персоналу.

Залежно від розмірів конкретної організації виділяються такі організаційні форми здійснення кадрової роботи:

· самостійний структурний підрозділ з безпосереднім підпорядкуванням керівнику організації чи його заступнику;

· виконання функцій кадрової служби окремим працівником організації;

· виконання функцій кадрової служби за сумісництвом із виконанням іншої роботи.

У невеликих компаніях(До 100 осіб) достатньо двох співробітників служби персоналу, в організаціях середніх розмірів (до 500 осіб) доцільно створити кадрову службу персоналу з трьох-чотирьох кадрових фахівців, у більших компаніях (понад 1500 осіб) від семи до десяти співробітників служби персоналу.

Малюнок 1- Структура кадрової служби підприємства

У ході взаємодії з іншими підрозділами організації кадрова служба отримує від них заявки на прийом робітників і фахівців, уявлення про заохочення, графіки відпусток тощо.

З кадрової служби до підрозділів направляються:

) відомості про порушників трудової дисципліни;

2)копії наказів про прийом нових працівників, переміщення всередині організації, звільнення працівників;

)копії наказів про затвердження (зміну) Правил внутрішнього трудового розпорядку;

)відомості, що належать до питань дотримання трудової дисципліни.

Від бухгалтерії кадрова служба отримує штатний розклад, розрахунки потреби у робочій силі, довідки про заробітної платидля оформлення пенсій за віком, інвалідністю, з нагоди втрати годувальника тощо.

У свою чергу, кадрова служба подає до бухгалтерії відомості про облікову чисельність працівників, прогули, плинність кадрів, табель обліку робочого часу, накази про прийом, переведення та звільнення, листи тимчасової непрацездатності для оплати, відомості про чергові відпустки працівників тощо.

Кадрова служба, як правило, наділена такими повноваженнями:

· вимагати від усіх підрозділів організації подання необхідних її роботи матеріалів;

· приймати працівників, організації з питань переміщення та звільнення;

· взаємодіяти з іншими організаціями щодо підбору кадрів;

· вимагати від інших підрозділів обов'язкового виконання вказівок, передбачених положенням про відділ кадрів.

Положення про відділ кадрів встановлює відповідальність начальника відділу кадрів за виконання покладених на відділ функцій та відповідальність працівників відділу, яка встановлюється посадовими інструкціями.

2.4 Нормування праці працівників кадрової служби

Працівникам кадрових служб, як і працівникам інших структурних підрозділів організації, ТК РФ гарантує:

· державне сприяння системній організації нормування праці;

· застосування систем нормування праці, які визначаються роботодавцем з урахуванням думки виборного профспілкового органу або встановлюються у колективному договорі.

Нормування праці (норми праці) - це норми виробітку, часу, обслуговування. Вони встановлюються для працівників відповідно до досягнутого рівня техніки, технологій, організації виробництва та праці. Роботодавець зобов'язаний забезпечити нормальні умови для виконання працівниками норм виробітку. У ТК РФ (ст. 159, 160, 163) визначено, що належить до таких умов:

· справний стан приміщень, споруд, машин, технологічного оснащення та обладнання;

· своєчасне забезпечення технічною та іншою необхідною для роботи документацією;

· належну якість матеріалів, інструментів, інших засобів та предметів, необхідних для виконання роботи, їх своєчасне надання працівникові;

· умови праці, що відповідають вимогам охорони праці та безпеки виробництва.

Норми виробітку для кожного співробітника кадрової служби, відповідно до його посадових обов'язків, а також чисельний склад співробітників кадрової служби можна розрахувати, використовуючи «Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з комплектування та обліку кадрів».

У цьому розділі ми з'ясували, що основа діяльності кадрової служби полягає в організованій роботі співробітників підприємства і в тому числі співробітників кадрової служби. Позначили функції, які відповідає служба персоналу та взаємовідносини коїться з іншими підрозділами у створенні. Також ми ознайомилися з ієрархією у кадровій службі.

3. Нормативні акти, що регулюють питання кадрового діловодства в Росії

Таблиця 1 - Акти, що регулюють порядок роботи з кадровими документами:

№ п/п. Назва документа та дата його затвердження Корисна інформація для працівника кадрової служби 1 Трудовий кодекс РФ (ТК РФ). Прийнятий Державної Думою РФ 21 грудня 2001 р. ТК РФ у сфері документирования: - встановлює обов'язковість застосування низки правових актів; правил внутрішнього трудового розпорядку, графіка відпусток та ін (ст. 123, 190 та ін). - визначає документи, якими документуються кадрові процедури: прийом, переклад, розірвання трудового договору, відпустки, заохочення та стягнення працівників (ст. 67, 68, 84 та ін.). - встановлює строки оформлення документів та порядок ознайомлення з ними працівників 9ст. 14, 67, 68) - запроваджує обов'язковість розробки документів, які мають регламентувати порядок передачі персональних даних працівників (ст. 88). - Встановлює порядок узгодження документів або обліку думки представницького органу (ст. 8, 136, 190 та ін.). № 8. Ст.609) Закріплює обов'язковість документування інформації, встановлює обов'язковість надання інформації державним органам. Стаття 5. Документування інформації Документ, отриманий з автоматизованої інформаційної системи, набуває юридичної сили після його підписання посадовцем у порядку, встановленому законодавством Російської Федерації. Стаття 15. Обов'язки та відповідальність власника інформаційних ресурсів Власник інформаційних ресурсів несе юридичну відповідальність за порушення правил роботи з інформацією в порядку, передбаченому законодавством Російської Федерації.3 Федеральний закон «Про акціонерні товариства» (ст. 89) та Федеральний закон «Про товариства з обмеженою відповідальністю »(ст. 50) Визначають обов'язки товариств із зберігання документів та їх складу. Закон встановлює як обов'язковість зберігання документів за місцезнаходженням його виконавчого органу, а й обов'язковість передачі документів державне зберігання. «Суспільство відповідає за впорядкування документів, має проводити роботу з їх збереження відповідно до вказівками та рекомендаціями архівних органів РФ».4 Постанова Уряду РФ № 225 від 16 квітня 2003 р. «Про трудові книжки». Постанова Міністерства праці та соціального розвитку РФ від 10 жовтня 2003 р. № 69 «Про затвердження інструкції із заповнення трудових книжок» Встановлює правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців. Встановлює форму трудової книжки та форму вкладиша у трудову книжку, а також загальний порядок їх ведения.5Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої, затверджена Федеральної архівної службою Росії 27 листопада 2000 г.Инструкция містить основні вимоги до бланків документів, складу реквізитів та його оформлению. Крім правил оформлення документів, тут розглянуто питання технології їх обробки та порядок зберігання. Може бути використана в комерційних організаціях для розробки внутрішньої інструкції з діловодства.6 Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. НИПИ статинформ Держкомстату Росії, 2004. Уніфіковані форми первинної облікової документації поширюються на юридичних всіх організаційно-правових форм і форм власності, а з обліку використання робочого часу і розрахунків з персоналом з оплати праці - на юридичних осіб усіх організаційно-правових форм , Окрім бюджетних установ.7Перелік типових документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням термінів зберігання. Росархів. 2000. Містить перелік практично всіх можливих реорганізації документів, із зазначенням їх термінів зберігання. Вимоги до оформлення документів». Носить рекомендаційний характер. Визначає загальні вимоги до оформлення документів та складу їх реквізитів9 Основні правила роботи архівів організацій. Схвалено рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 р. Основний документ, що закріплює систему зберігання документів у діловодстві та архіві. У них регламентована технологія безпеки документів, містяться вимоги до номенклатури справ, встановлюється порядок їх складання, погодження, затвердження, використання та зберігання. біографічні дані про працівників, відомості про освіту, посаду і т. д. Застосовується для заповнення ряду облікових форм (Т-2), що використовуються в кадровій службі. про спеціальності, спеціалізації, галузях знань (наук), напрями підготовки.12 Загальноросійський класифікатор інформації про населення (ОКІН). Заповнення відомостей про вік, громадянство, національність, мови народів РФ і іноземних мов, ступеня знання мов, стану у шлюбі та ін. повинно відповідати формулюванням, включеним до класифікатора.13 Єдиний кваліфікаційний довідник посад, керівників, фахівців і службовців. Створює основу для розробки посадових інструкцій. його дії - до 1996 р., проте може бути використаний як методична база для розрахунку необхідної чисельності співробітників відділу кадрів. Це свого роду методичний посібниквизначення витрат робочого часу на роботи, що виконуються кадровою службою. Також служить обґрунтування чисельності працівників кадрової служби. Крім того, в ньому містяться перерахування всіх необхідних операцій із документування, викладається послідовність роботи з документами, встановлюється технологія реєстрації документів, порядок їх зберігання. Містить рекомендовані форми з комплектування та обліку кадрів, у тому числі журнали реєстрації військовозобов'язаних. товариствах.16 Федеральний закон від 27 липня 2006 р. № 152-ФЗ «Про персональні дані». Регулює відносини, пов'язані з обробкою персональних даних юридичними особами з використанням засобів автоматизації або без використання таких коштів. Визначає порядок отримання, зберігання, обробки, використання та передачі персональних даних працівників (у тому числі).

Деякі із зазначених документів поширюються на державні та бюджетні організації, але за відсутності нормативної бази рекомендовані до використання в комерційних організаціях і можуть бути використані як методична допомога у підготовці локальних актів організації.

Після процесу ознайомлення з нормативними актами, регулюючими питання кадрового діловодства у Росії, можу дійти невтішного висновку у тому, що кількість даних актів цілком достатньо для скоординованої роботи організації кадрової служби.

кадровий діловодство службовий облік

4. Документи кадрової служби

Діяльність кадрової служби організації - невід'ємна частина такого важливого та вкрай відповідального напряму, як документаційне забезпечення управління. Існує певна нормативно-методична база, яка регламентує правильність оформлення документів, побудову документообігу організації та т.д.

Під поняттями «кадрова документація» або «документація з особового складу» мають на увазі коло документів, які містять відомості про працівників підприємства та діяльність кадрової служби: персональні та облікові документи, організаційно-розпорядчі, планові та звітно-статистичні. p align="justify"> Кадрова документація є першоджерелом інформації про трудовий стаж громадян і у зв'язку з цим безпосередньо пов'язана із забезпеченням їх конституційних прав.

Кадрова документація належить до категорії документів довгострокового зберігання.

Документи кадрової служби поділяються на такі категорії:

· Документація з особового складу (створюється в процесі виконання кадровою службою своїх обов'язків з документування роботи з персоналом. Документація з особового складу завжди «прив'язана» до конкретного працівника та відображає специфіку його посади (професії), умов прийому на роботу, результатів праці тощо) .).

· Розпорядчі документи (до цього виду внутрішніх документів відносяться накази та розпорядження керівника. З їх допомогою керівник організації здійснює повноваження з управління організацією, передбачені статутом цієї організації. Розпорядження першої посадової особи компанії поділяються на дві самостійні групи).

· Документи, що підтверджують трудову діяльність працівника (призначення цих документів полягає в тому, щоб максимально точно відобразити трудовий стаж, який є у працівника).

· Інформаційно-розрахункові документи (ведуться кадровою службою для обліку персональних даних співробітників, для закріплення інформації, пов'язаної з їхньою трудовою діяльністю).

Також важливо знати у тому, що нині діють такі уніфіковані форми з обліку кадрів, ведення яких згідно з п. 2 постанови Держкомстату РФ від 5 січня 2004 р. № 1 обов'язково всім організацій, здійснюють діяльність біля Російської Федерації, незалежно від форми власності:

трудовий договір;

№ Т-1 – наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу;

№ Т-1а – наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу;

№ Т-2 – особиста картка працівника;

№ Т-2ГС (МС) - особиста картка державного (муніципального) службовця;

№ Т-3 – штатний розпис;

№ Т-4 – облікова картка наукового, науково-педагогічного працівника;

№ Т-5 – наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу;

№ Т-5а – наказ (розпорядження) про переведення працівників на іншу роботу;

№ Т-6 -наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникові;

№ Т-6а – наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам;

№ Т-7 – графік відпусток»;

№ Т-8 «Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення);

№ Т-8а – наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення);

№ Т-9 - наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження;

№ Т-9а – наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження;

№ Т-10 - посвідчення про відрядження;

№ Т-10а - службове завдання для направлення у відрядження та звіт про його виконання;

№ Т-11 – наказ (розпорядження) про заохочення працівника;

№ Т-11а – наказ (розпорядження) про заохочення працівників;

№ Т-12 - табель обліку робочого дня та розрахунку оплати праці;

№ Т-13 – табель обліку робочого часу;

№ Т-49 -розрахунково-платіжна відомість;

№ Т-51 – розрахункова відомість;

№ Т-53 – платіжна відомість;

№ Т-53а – журнал реєстрації платіжних відомостей;

№ Т-54 – особовий рахунок;

№ Т-54а – особовий рахунок (свт);

№ Т-60 – записка-розрахунок про надання відпустки працівникові;

№ Т-61 – записка-розрахунок при припиненні (розірванні) трудового договору з працівником (звільнення);

№ Т-73 - акт про прийом робіт, виконаних за строковим трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи.

4.1 Трудовий договір

Трудовий договір укладається у письмовій формі між працівником та адміністрацією в особі керівника підприємства та містить основні реквізити:

назва документу;

місце складання;

Договір укладається у двох примірниках, один залишається на підприємстві, а другий віддається працівнику.

4.2 Накази з особового складу

Накази з особового складу - це найважливіший документ, що складається у процесі документування функцій кадрової служби. Наказами оформлюються прийом, переведення та звільнення працівників; надання відпусток, відрядження; зміна умов та оплати праці, присвоєння розрядів та зміна особистих даних; заохочення та накладення стягнень.

Оформлення наказів за особовим складом відбувається на основі письмового обґрунтування (наприклад: заява працівника, свідоцтво про шлюб, що свідчить про зміну прізвища працівника, доповідна записка)

Особиста заява працівника про прийом, переведення чи звільнення пишеться від руки або на бланку організації. У заяві зазначаються: найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, дата, адресат (посада, прізвище, ініціали керівника), текст, особистий підпис, розшифрування підпису. Далі на заяві проставляється резолюція керівника та відмітка про виконання документа та направлення у справу.

Текст наказу з особового складу немає констатуючої частини (дієслова «Наказую»). Кадрові накази розпочинаються з розпорядчої дії. Прийняти, призначити, перекласти, звільнити, змінити прізвище, надати відпустку.

Розрізняють індивідуальні та зведені накази з особового складу. В індивідуальних міститься інформація про одного співробітника, у зведених - про кількох співробітників незалежно від того, під які управлінські дії вони потрапляють. У зведених наказах повинно бути інформації з різними термінами зберігання. Бажано виділяти накази про надання відпусток та відрядження, які мають короткий термін зберігання. В індивідуальному порядку оформлюються накази про заохочення та покарання.

Кожен пункт наказу з особового складу має бути сформульований відповідно до Трудового Кодексу РФ.

При прийомі працювати встановлюється розмір оплати праці (оклад, надбавка) і, за необхідності, умови прийому: тимчасово, з випробувальним сроком.

При перекладі на іншу роботу вказується нова посада та підрозділ, вид перекладу, причина перекладу (відповідно до ТК РФ), зміна оплати праці.

При звільненні причина звільнення, згідно зі статтями ТК РФ.

При наданні відпустки - її вид, тривалість, дата початку та закінчення.

При відрядженні - дата та тривалість відряджень, місце спрямування, найменування підприємства.

При заохоченнях, покараннях - причина та вид заохочення чи стягнення.

Кожен пункт наказу має закінчуватися посиланням на письмову основу розпорядчої дії.

Накази з особового складу доводяться до відома працівника під розписку. Візи ознайомлення працівників можуть бути розміщені або після тексту кожного пункту наказу, або після підпису керівника.

Проект наказу з особового складу узгоджується з посадовими особами, як-от: головним бухгалтером, з керівниками структурних підрозділів, юрисконсультом.

Накази з особового складу обов'язково реєструються. Як реєстраційну форму використовують книгу реєстрації. У книзі реєстрації вказується: дата та номер наказу, ким підписано наказ. У зв'язку з різницею у термінах зберігання наказів з особового складу рекомендується нумерувати їх у наступному правилу. До порядкового номера наказу додається буквене позначення (щоб відрізнити його від наказу з основної діяльності).

Інформація, що міститься в наказах з особового складу (відомості про роботу та заохочення) заносяться до трудових книжок.

Наказ (розпорядження) про прийом працювати є однією з уніфікованих форм первинної облікової документації, застосування яких є обов'язковим всім організацій. (Додаток №1)

Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма № Т-5) застосовується при оформленні переведення працівника з одного структурного підрозділу до іншого. Заповнюється працівником відділу кадрів в одному примірнику. (Додаток №2)

Наказ (розпорядження) візує начальник структурного підрозділу колишнього та нового місця роботи та підписує керівник організації. З цього наказу відділ кадрів робить позначки у особистій картці, трудовий книжці та інших документах.

На зворотному боці робляться відмітки про нездані майново-матеріальні цінності, що числяться за працівником на колишньому місці роботи.

Наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма № Т-6) застосовується для оформлення щорічної та інших видів відпусток, що надаються працівникам відповідно до Трудового кодексу, чинних законодавчих актів та положень, колективного договору та графіків відпусток. (Додаток №3)

Заповнюється у двох примірниках: один залишається у відділі кадрів, інший передається до бухгалтерії. Підписується начальником структурного підрозділу та керівником організації.

На підставі наказу про надання відпустки відділ кадрів робить позначки в особистій картці працівника, а бухгалтерія здійснює розрахунок заробітної плати, належної за відпустку. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки вказується «без оплати». У розділі «Нараховано» у графі 1 у порожніх рядках зазначаються місяці, за якими нараховано заробітну плату.

4.3 Особиста картка працівника

Особиста картка (форма №Т-2) заповнюється в одному примірнику на підставі документів (Додаток №4):

паспорти;

військового квитка;

трудовий книжки;

на підставі опитування працівника.

Вільні рядки можуть заповнюватися даними на розсуд організації. Після заповнення розділу «Загальні відомості» особа, яка оформляється на роботу, підписує особисту картку та проставляє дату заповнення.

Також у розділі 1 зазначаються назви та дати закінчення другої освітньої установи вищої чи середньої професійної освіти.

При заповненні розділу 2 записується військова службаіз зазначенням посади.

У розділі 3 з кожним записом, що вноситься виходячи з наказу, адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під розписку.

При заповненні розділу 4 "Атестація" особистої картки заповнюються всі стовпці та графи. Вони вказуються:

· дата проходження атестації;

· рішення комісії, наприклад: "перевести на посаду", "надіслати на підвищення кваліфікації";

Графа «Підстава» може бути незаповненою. Як варіант, у ній може бути вказано наказ організації про направлення співробітника на атестацію або наказ про затвердження результатів атестації.

Дані підвищення кваліфікації записуються виходячи з документів, представлених працівником.

У розділі 5 «Підвищення кваліфікації» зазначаються:

· дати початку та закінчення навчання;

· вид підвищення кваліфікації;

· найменування навчального закладу, факультет підвищення кваліфікації при вищому навчальному закладі, факультет підвищення кваліфікації при середньому професійному навчальному закладі, інститут удосконалення, курси підвищення кваліфікації при міністерстві, курси підвищення кваліфікації при підприємствах, науково-дослідних та проектно-конструкторських організаціях, вищих та середніх установах освіти, інститути підвищення кваліфікації та їх філії);

· вид документа (свідоцтво, посвідчення);

· графа «Підстава» може бути незаповненою, або у ній може бути зазначений наказ організації про направлення співробітника підвищення кваліфікації.

Аналогічно до розділу 6 вносяться відомості про професійну перепідготовку із зазначенням, спеціальності (напрямки, професії), за якою відбувається перепідготовка.

При заповненні розділу 7 «Заохочення та нагороди» необхідно вказати види заохочення, що застосовувалися до працівника (як на рівні організації, так і на рівні міністерств та відомств), а також перерахувати державні нагороди.

У розділі 8 «Відпустка» ведеться облік всіх видів відпусток, які надаються працівнику під час роботи у організації. Підставою для запису є накази про надання відпусток.

При заповненні таблиці відпусток виходячи з наказу вноситься лише дата початку відпустки. Дата закінчення відпустки вноситься після повернення працівника із відпустки. Це пов'язано з тим, що у разі виклику працівника з відпустки або його переривання у графі «Дата закінчення» буде проставлено дату виходу працівника на роботу, а не заплановану дату закінчення відпустки за наказом.

У цій же таблиці обов'язково відзначається відпустка без збереження заробітної плати. Він враховується при підрахунку стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, оскільки згідно зі ст. 121 ТК РФ до нього не включається час надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати, якщо їх загальна тривалість перевищує 14 календарних днів протягом робочого року.

У розділі 9 «Соціальні пільги» слід зазначати перелік пільг та його підстав, наданих працівнику ФЗ, підзаконними актами та локальними нормативними актами організації.

Розділ 10 «Додаткові відомості» заповнюються у необхідних випадках:

· відомості про навчання на очно-заочних (вечірніх), заочних, екстернатних відділеннях установ вищого та середнього професійного навчання (слід також проставляти дати вступу до освітнього закладу та його закінчення);

· відомості про працюючого інваліда із зазначенням довідки, групи інвалідності та дати її встановлення (зміни), причини інвалідності;

· висновок експертної комісії про умови та характер праці.

Після звільнення співробітника з організації вносяться записи до розділу XI підстави звільнення», де вказується розшифровка підстави звільнення працівника відповідно до точних формулювань, наведених у ТК РФ, дата звільнення, номер наказу про звільнення.

При закритті особистої картки Т-2 співробітник кадрової служби ставить свій особистий підпис із її розшифровкою та зазначенням посади. Так само розписується сам працівник. Підпис працівника у разі підтверджує його згоду з усіма записами, внесеними до його особисту картку.

4.4 Трудова книжка

Відповідно до ст.66 Трудового кодексу РФ трудова книжка встановленого зразка є основним документом про трудової діяльностіта трудовому стажі працівника. Протягом усього періоду діяльності працівника в організації відомості про нього відображаються у цьому документі. (Додаток №5)

Робота з трудовими книжками та внесення до них записів суворо регламентовано: згідно зі ст. 66 Трудового кодексу РФ форма, порядок ведення та зберігання трудових книжок, а також порядок виготовлення бланків трудових книжок та забезпечення ними роботодавців встановлюються Урядом РФ.

Постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225 «Про трудові книжки» затверджено форму трудової книжки, форму вкладиша в трудову книжку та правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців. Постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69 було затверджено інструкцію із заповнення трудових книжок.

Відповідно до цих правил роботодавець зобов'язаний вести трудову книжку на кожного працівника, який пропрацював в організації понад п'ять днів, якщо робота є для працівника основною. На працівника, що надходить на роботу вперше, заводиться трудова книжка, яка заповнюється у його присутності у строк не більше тижня з дня прийому на роботу. Роботодавець-фізична особа не має права робити записи у трудових книжках працівників, а також оформлювати трудові книжки працівникам, які приймаються на роботу вперше.

Для припинення використання підроблених трудових книжок, Уряд РФ зобов'язав Міністерство фінансів РФ затвердити порядок забезпечення роботодавців новими бланками трудової книжки та вкладиша до неї, а роботодавців забезпечити облік трудових книжок, і навіть бланків трудової книжки і вкладиша.

У трудову книжку вносяться такі відомості:

· Про працівника;

· про виконувану ним роботу;

· про переведення на іншу постійну роботу;

· про звільнення працівника;

· підстави припинення трудового договору;

· про нагородження за успіхи у роботі.

Відомості про стягнення до трудової книжки не вносяться, крім випадків, коли дисциплінарним стягненням є звільнення.

За бажанням працівника відомості про роботу за сумісництвом вносяться до трудової книжки за основним місцем роботи на підставі підтверджуючого документа.

Усі записи про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, про нагородження та заохочення вносяться адміністрацією в трудову книжку після видання наказу, але не пізніше тижневого терміну, при звільненні - у день звільнення. Записи у трудовій книжці мають відповідати тексту наказу. Записи про причини припинення трудового договору повинні проводитися в точній відповідності до формулювання Трудового кодексу РФ або федерального закону та посиланням на відповідні статті, пункт.

При оформленні трудової книжки спочатку заповнюється титульна сторінка, Що містить відомості про працівника Прізвище, ім'я та по батькові та дата народження зазначаються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Освіта - середня, середня спеціальна чи вища - вказується виходячи з документів (атестата, посвідчення, диплома). Запис про незакінчену середню або незакінчену вищу освіту також може бути зроблений на підставі відповідних документів.

Професія чи спеціальність записується у трудовій книжці на підставі документа про освіту.

Після вказівки дати заповнення трудової книжки працівник підписом засвідчує правильність внесених відомостей.

Першу сторінку трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка організації, де вперше заповнюється трудова книжка.

Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові та дату народження проводитися адміністрацією за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про укладення або розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові.) та з посиланням на номер та дату документів.

Зазначені зміни вносяться першій сторінці трудової книжки. Однією рисою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище та записуються нові дані.

Записи виробляються акуратно, кульковою ручкою, пастою чорного, синього або фіолетового кольору.

У разі, коли у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, трудова книжка заповнюється вкладкою.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться адміністрацією підприємства за місцем роботи у тому порядку, як і трудова книжка.

Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожну видану вкладку на першій сторінці трудової книжки вгорі ставиться штамп з написом: «Видано вкладку» і тут же вказується серія і номер вкладки.

З кожним записом, що вноситься на підставі наказу в трудову книжку або вкладиш, про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу та звільнення, адміністрація організації зобов'язана ознайомити власника книжки (вкладиша) під розписку в особистій картці форма № Т-2, у якій повинна бути точний запис із трудової книжки (вкладиша).

При звільненні працівника всі записи про роботу, внесені в трудову книжку за час роботи в організації, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства. Адміністрація зобов'язана видати робітнику або службовця його трудову книжку в день звільнення із внесеним до неї записом про звільнення.

4.5 Журнали обліку та контролю та внутрішнє службове листування

Реєстраційні журнали (книги) ведуться в організації для обліку кадрової документації (наказів з кадрів, трудових книжок, особових справ, посвідчень особи). Правильний облік документа (з присвоєнням певного номера та з позначкою про дату реєстрації) надає йому юридичної сили (силу доказу), за допомогою якої роботодавець може з упевненістю перемогти у трудовій суперечці з працівником.

Відділ кадрів веде реєстрацію документів за особовим складом та використовує такі реєстраційні форми або їх ведуть інші уповноважені на це особи:

· журнал реєстрації трудових договорів;

· журнал реєстрації наказів про прийом, переведення та звільнення працівників;

· журнал реєстрації наказів про надання відпустки;

· журнал реєстрації наказів про відрядження працівників;

· журнал реєстрації посвідчень про відрядження;

· журнал реєстрації службових завдань;

· журнал реєстрації локальних нормативних актів;

· книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них;

· прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї;

· журнал реєстрації наказів про заохочення та накладення дисциплінарних стягнень;

· журнал видачі довідок з особового складу;

· журнал обліку лікарняних листів;

· журнал реєстрації нещасних випадків з виробництва.

Форми деяких журналів і книг затверджуються офіційними органами, інші форми розробляються самою організацією.

Наприклад, форму книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них затверджено постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003р. № 69. А журнал обліку особових справ чи журнал обліку проходження медичних оглядів немає рекомендованої форми, тому розробляється самої організацією на власний розсуд.

При організації зберігання кадрових документів насамперед враховується їхній соціально-правовий характер, оскільки саме ці документи в основному використовуються для задоволення соціально-правових запитів громадян (зокрема, для підтвердження стажу роботи).

Внутрішнє листування у створенні використовується документального оформлення всіх кадрових рішень. Наприклад, задля притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності потрібно отримати від працівника пояснення.

Якщо йдеться про заохочення працівника, його безпосередній начальник надсилає на адресу керівника організації подання про заохочення працівника.

За допомогою внутрішнього службового листування відбувається також офіційний обмін думками між посадовими особами організації, між посадовими особами та керівництвом організації.

У цьому розділі було проведено роботу з ознайомлення з документами кадрової служби, так само проведено аналіз та опис даних документів.

Висновок

Від забезпеченості організацій трудовими ресурсами та ефективності їх використання залежать обсяг та своєчасність виконання всіх робіт. Тому така важлива та роль, яку виконує кадрова служба в організації.

Одна з найважливіших функцій організації роботи кадрової служби – функція обліку документів, що регламентують здійснення всіх завдань, що стоять перед менеджерами з персоналу.

Проблема роботи з електронною інформацією стає актуальною. Тому першим кроком з метою вдосконалення служби кадрів є впровадження інформаційних технологій в управлінський процес, що дозволить створити архіви електронних баз даних та об'єднати потоки електронних документів.

Запорука успіху організації – ефективний персонал, тому потрібні фахівці. Найчастіше менеджер із персоналу стає провідником нових ідей, знайомить керівника з передовими методами управління персоналом, вирішує всі організаційні питання.

На сьогоднішній день відділу кадрів важливо не лише правильно заповнювати кадрову документацію, а й добиватися своєчасного заповнення вакансій, щоб підтримувати на належному рівні обсяги виробництва. Система роботи з кадрами має бути спланована таким чином, щоб постійно добиватися збільшення у складі робочої сили підприємства тих людей, хто має гарні знання, навички та стежити за тим, щоб таких працівників ставало дедалі більше.

В результаті роботи було виконано такі завдання: виявлення сутності кадрової служби підприємства; вивчення та аналіз нормативних документів, що регламентують діяльність відділу кадрів; Вивчення особливостей кадрової документації.

Після виконання завдань було досягнуто наступної мети: аналіз організації роботи кадрової служби на підприємстві.

Список використаних джерел

кадровий діловодство службовий

1. Конституція Російської Федерації - М.: Юрист, 2005. - 63с.

2. Трудовий кодекс РФ. Текст із змінами та доповненнями на 1 вересня 2007 року. - М: Ексмо, 2007. -272с.

Загальноросійський класифікатор управлінської документації. ОК 011-93. Затверджено Постановою Держстандарту РФ від 30.12.1993 №229. Редаговано від 17.12.2007.

Постанова Уряду РФ від 16.04.2003 №225 «Про трудові книжки»

Верховцев О.В. Діловодство у кадровій службі – М.: ІНФРА-М, 2001. – 35 с.

В'ялова Л.М. Документаційне забезпечення діяльності кадрової служби. Навчальний посібник для середньої професійної освіти. - М: Видавничий будинок"Академія", 2007. -189с.

Грудцина Л.Ю. Кадровик. 2-ге вид., доповнене та перероблене. - М: Ексмо,2007. -304стор.

Кірсанова М.В. Трудова книжка: нові правила ведення та зберігання. 2-ге вид., відредаговане. - М: ОМЕГА-Л, 2006. -58с.

Красавін А.С. Документування праці працівників. - М: ІНФРА-М,2006. -101С.

Кузнєцова Т.В., Кузнєцов С.Л. Кадрове діловодство – М.: Книга Сервіс,2006. -144С.

Митрофанова В.В. Оформляємо кадрові документи: практика настільна книга. - Вид. 2-ге, перероблене та доповнене. - М: Видавництво «Альфа-Прес». 2008. – 304 с.

Санкіна Л.В. Довідник з кадрового діловодства. Видання 3-тє, доповнене та перероблене. - М: М ЦФР,2003. -98С.

Кадрова служба //Вікіпедія, Вільна енциклопедія

Кадрове діловодство // Siriniti. 2014р.

15. Особиста картка працівника Т-2 // Кадрові питання.

Методичні матеріали //Діловий світ.2014 р.

Форма Т-5 «Наказ про переведення працівника на іншу посаду»// HRMaximum

Персонал організації як об'єкт управління//ORGTM.ru. 2012р.

Сайт з кадрового діловодства // 2013р.

Трудові ресурси // Початкові матеріали онлайн. 2014р.

Репетиторство

Потрібна допомога з вивчення якоїсь теми?

Наші фахівці проконсультують або нададуть репетиторські послуги з цікавої для вас тематики.
Надішліть заявкуіз зазначенням теми прямо зараз, щоб дізнатися про можливість отримання консультації.

Вступ

Організація кадрової служби, структура становища відділ кадрів.

1.1 Основи діяльності кадрової служби

2 Посадові інструкції співробітників відділу кадрів

3 Структура кадрів підприємства

4 Функції кадрової служби підприємства

2. Кадрова служба в сучасних умовах

2.1 Роль та знання кадрової служби в сучасних умовах

3. Шляхи до вдосконалення роботи кадрових служб у сучасних умовах

Висновок

Вступ

Відділ кадрів традиційно являв собою самостійний структурний підрозділ підприємства, підпорядкований або керівнику підприємства, або його заступнику з кадрової роботи. Залежно від виду та галузевої приналежності підприємства, кількості та структури кадрового потенціалу змінилася структура та чисельний склад самої кадрової служби.

В умовах стрімкого прогресу, ринкових відносин та конкурентної економіки своєчасне та правильне вирішення стратегічних та тактичних завдань визначає життєздатність фірми, організації.

Кадри - це сукупність працівників різних професійно-кваліфікованих груп, зайнятих для підприємства і які у його списковий склад.

Ця тема, мій погляд, актуальна, т.к. Основними чинниками виробництва для підприємства є: кошти праці, предмети праці та кадри. Основна роль належить кадровому потенціалу для підприємства. Саме кадри відіграють головну роль у виробничому процесі, саме від них залежить, наскільки ефективно використовуються на підприємстві засоби виробництва та наскільки успішно працює підприємство загалом. З усієї сукупності ресурсів підприємства особливу увагу займають трудові ресурси. Перетворення матеріальних ресурсів відбувається внаслідок взаємодії засобів виробництва та праці людей, що у виробничої діяльності. Проте трудові ресурси помітно від інших видів ресурсів. Ця відмінність проявляється в наступному:

людина вносить життєвий сенс у виробничий процес і може служити лише засобом досягнення цілей організації. Він має свою ціну і висуває власні вимоги до свого оточення; посадова інструкція персонал відділ кадрів

людина лише частково реалізується з виробництва. Його небуття не обмежується виробничою діяльністю, він знаходить самовираження у багатьох соціальних контактів;

людина має здібностями, ініціативою, волею, тому не лише пасивним об'єктом управління, а й провідником самостійної лінії поведінки;

людина не лише членом формальної структури організації, але водночас може входити у малі групи, всередині яких люди мають значний вплив на поведінку один одного;

людина неспроможна цілком належати підприємству. У розпорядження організації подається за певну плату тільки його робоча сила. Працівник самостійно будує свою персональну політику та приймає рішення про те, чи працювати йому на даному підприємстві чи звільнитися з нього.

На рівні окремого підприємства замість терміна «трудові ресурси» найчастіше використовують терміни кадри чи персонал.

Мета роботи полягає в тому, щоб показати, що означає поняття «кадрові служби», яка їх структура і які функції виконують кадрові служби.

Для досягнення цієї мети слід розглянути та вирішити низку завдань:

) Розглянути організацію кадрової служби, її структуру та посадові інструкції.

) Охарактеризувати кадрову службу у сучасних умовах.

) Розглянути шляхи до вдосконалення кадрової служби.

1. Організація кадрової служби, структура положення про відділ кадрів

.1 Основи діяльності кадрової служби

Організація діяльності будь-якого підрозділу повинна починатися зі складання положення про цей підрозділ. Положення про кадрову службу має складатися з наступних розділів: загальні положення; завдання; структура; функції; взаємини з іншими підрозділами; права; обов'язки; відповідальність.

Чисельний склад та структура кадрових служб залежать в основному від масштабів організації. Залежно від розмірів конкретної організації виділяються такі організаційні форми здійснення кадрової роботи:

самостійний структурний підрозділ з безпосереднім підпорядкуванням керівнику організації чи його заступнику;

виконання функцій кадрової служби окремим працівником організації;

виконання функцій кадрової служби за сумісництвом із виконанням іншої роботи.

Функціональні обов'язки кадрової служби полягають у наступному:

розробка планів комплектування кадрів відповідно до програми розвитку конкретної організації;

оформлення прийому, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства Російської Федерації;

облік особового складу;

контроль виконання керівниками підрозділів наказів та розпоряджень щодо роботи з особовим складом;

аналіз складу спеціалістів організації, ділових якостей працівників з метою їхнього раціонального використання;

підготовка пропозицій щодо поліпшення розміщення та використання працівників;

підготовка матеріалів для подання працівників до заохочення та нагородження;

організація контролю стану трудової дисципліни та правил внутрішнього трудового розпорядку;

ведення всієї звітності з кадрових питань

У ході взаємодії з іншими підрозділами організації кадрова служба отримує від них заявки на прийом робітників та спеціалістів, уявлення про заохочення, графіки відпусток тощо.

З кадрової служби до підрозділів направляються:

відомості про порушників трудової дисципліни;

копії наказів про прийом нових працівників, переміщення всередині організації, звільнення працівників;

копії наказів про затвердження (зміну) Правил внутрішнього трудового розпорядку;

відомості, що належать до питань дотримання трудової дисципліни.

Від бухгалтерії кадрова служба отримує штатний розпис, розрахунки потреби у робочій силі, довідки про заробітну плату для оформлення пенсій за віком, інвалідністю, з нагоди втрати годувальника тощо.

У свою чергу, кадрова служба подає до бухгалтерії відомості про облікову чисельність працівників, прогули, плинність кадрів, табель обліку робочого часу, накази про прийом, переведення та звільнення, листи тимчасової непрацездатності для оплати, відомості про чергові відпустки працівників тощо.

Кадрова служба, як правило, наділена такими повноваженнями:

вимагати від усіх підрозділів організації подання необхідних її роботи матеріалів;

приймати працівників, організації з питань переміщення та звільнення;

взаємодіяти з іншими організаціями щодо підбору кадрів;

вимагати від інших підрозділів обов'язкового виконання вказівок, передбачених положенням про відділ кадрів .

Положення про відділ кадрів встановлює відповідальність начальника відділу кадрів за виконання покладених на відділ функцій та відповідальність працівників відділу, яка встановлюється посадовими інструкціями.

Щодо посадової інструкції працівника відділу кадрів, то вона, як і будь-яка інша посадова інструкція, згідно з пунктом 5 постанови Мінпраці Росії від 9 лютого 2004 р. № 9 «Про затвердження Порядку застосування Єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та службовців» має складатися з трьох розділів: «Посадові обов'язки», «Вимоги до знань» та «Вимоги до кваліфікації».

Основними посадовими обов'язками начальника відділу кадрів є:

керівництво роботою відділу;

забезпечення виконання робіт;

забезпечення раціонального використання матеріальних, фінансових та технічних засобів;

проведення робіт із захисту інформації, що становить комерційну таємницю;

забезпечення раціонального розподілу навантаження між працівниками відділу;

створення умов підвищення кваліфікації персоналу;

контроль за дотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, правил і норм охорони, виробничої та трудової дисципліни;

внесення пропозицій про заохочення працівників, що відзначилися, накладень стягнень на порушників виробничої та трудової дисципліни;

забезпечення складання статутної звітності.

Начальник відділу кадрів повинен знати:

постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих та інших органів щодо діяльності відділу;

основи економіки, організації праці та управління;

правила внутрішнього трудового порядку;

правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

У бюджетних організаціях існують певні вимоги до кваліфікації щодо розрядів оплати. Загальною вимогою є наявність вищої професійної освіти та стажу роботи за профілем не менше 5 років. Для комерційних організацій такі вимоги можуть лише орієнтиром під час встановлення розміру зарплати.

У повноцінному відділі кадрів середньої за масштабами організації у штатному розкладі можуть бути такі посади: начальник служби з набору персоналу та управління ним (відділ кадрів); інспектор з кадрів; психолог; спеціаліст з кадрів; табельник та інші.

.2 Посадові інструкції співробітників відділу кадрів

кадровий служба начальник персонал

Класична форма організації кадрової служби для підприємства - створення відділу кадрів. Його чисельний склад і структура багато в чому залежать від масштабів підприємства та способів досягнення поставлених перед ним цілей. Організація будь-якого підприємства починається зі складання положення, в якому перераховуються завдання, функції, права та обов'язки підрозділу.

Положення про відділ кадрів складається з наступних розділів: загальні положення; завдання; структура; функції; взаємовідносини з іншими підрозділами підприємства; права; відповідальність.

У розділі «Загальні положення» закріплено підпорядкованість відділу кадрів директору підприємства.

Розділ «Завдання» містить чітко сформульовані напрямки діяльності відділу кадрів, найважливішими з яких є організація роботи із забезпечення підбору, розстановки, використання робітників та спеціалістів; формування стабільно працюючого колективу; створення кадрового резерву; організація системи обліку кадрів

У розділі «Структура» вказано порядок розробки та затвердження структури відділу, його чисельний склад, конкретні напрями роботи та закріплені за ними підрозділи відділу.

У розділі «Функції» розглянуто функціональні обов'язки у сфері кадрової роботи, зокрема:

розробка планів комплектування кадрів відповідно до програми розвитку підприємства;

оформлення прийому, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства;

облік особового складу підприємства;

зберігання та заповнення трудових книжок, ведення документації з діловодства;

контроль за виконанням керівниками підрозділів наказів та розпоряджень щодо роботи з особовим складом;

вивчення руху кадрів, аналіз плинності кадрів, розробка заходів щодо її усунення;

аналіз складу, ділових якостей фахівців підприємства з метою їхнього раціонального використання;

створення умов підвищення освітнього та кваліфікаційного рівня фахівців;

робота зі створення резерву на висування;

підготовка пропозицій щодо поліпшення розміщення та використання робітників;

підготовка та систематизація матеріалів для атестаційної комісії;

підготовка матеріалів для надання робітників, спеціалістів та службовців до заохочення та нагородження;

вжиття заходів щодо працевлаштування працівників, що вивільняються;

здійснення контролю та інструктажу працівників відділу кадрів;

організація контролю за станом трудової дисципліни та правил внутрішнього трудового розпорядку;

ведення всієї звітності з кадрових питань.

Розділ «Взаємини з іншими підрозділами підприємства» містить перелік документів, що надходять до відділу кадрів, та документів, що надсилаються з відділу кадрів до інших підрозділів.

Від виробничих підрозділів відділ кадрів отримує заявки приймання робітників і службовців, уявлення про заохочення, графіки відпусток.

З відділу кадрів у виробничі підрозділи надсилаються відомості про порушників трудової дисципліни, копії наказів про прийом, переміщення всередині підприємства, звільнення робітників та службовців, зміну правил внутрішнього трудового розпорядку, відомості, що належать до питань трудової дисципліни.

Від бухгалтерії відділ кадрів отримує штатний розпис, розрахунки потреби у робочій силі, довідки про заробітну плату для оформлення пенсій за віком та інвалідністю.

У бухгалтерію відділ кадрів подає відомості про облікову чисельність працівників, прогули, плинність кадрів, табель обліку робочого часу, проекти наказів про прийом, переміщення та звільнення матеріально відповідальних осіб, листи тимчасової непрацездатності для оплати, відомості про прийом, переміщення, звільнення та чергові відпустки підприємства.

У розділі «Права» вказані основні повноваження, якими наділено відділ кадрів, зокрема: право вимагати від усіх підрозділів підприємства, необхідних для повноцінної роботи відділу кадрів матеріалів; право приймати працівників підприємства з питань прийому, переміщення та звільнення; право здійснювати зв'язок із іншими організаціями з питань добору кадрів; право вимагати від інших підрозділів обов'язкового виконання вказівок, передбачених положенням про відділ кадрів.

У розділі "Відповідальність" встановлено відповідальність начальника відділу кадрів за виконання покладених на відділ функцій та відповідальність працівників відділу, яка встановлюється посадовими інструкціями.

Будь-яка посадова інструкція працівника підприємства має три розділи: посадові обов'язки, вимоги до знань та вимоги до кваліфікації щодо розрядів оплати.

Основними посадовими обов'язками начальника відділу кадрів є: - керівництво роботою відділу; забезпечення виконання робіт; розробка необхідної документації, пропозицій, рекомендацій, інструкцій; забезпечення раціонального використання матеріальних, фінансових та технічних засобів; проведення робіт із захисту інформації, що становить комерційну таємницю; забезпечення раціонального розподілу навантаження між працівниками відділу; створення умов для зростання та підвищення кваліфікації персоналу; контроль за дотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, правил та норм охорони праці та протипожежної безпеки, виробничої та трудової дисципліни; внесення пропозицій про заохочення працівників, що відзначилися, накладень стягнень на порушників виробничої та трудової дисципліни; забезпечення складання статутної звітності.

Начальник відділу кадрів повинен знати: постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих та інших органів щодо діяльності відділу; нормативні актита методичні рекомендації, що визначають порядок проведення робіт у відділі; основи економіки, організації праці та управління; правила внутрішнього трудового порядку; правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Чисельний склад відділу кадрів та перелік видів основних робіт визначається чисельністю працюючих в організації.

Для встановлення необхідної кількості співробітників відділу кадрів рекомендується використовувати типові норми часу на роботи з комплектування обліку кадрів, які призначені для визначення витрат робочого часу на роботи з комплектування та обліку кадрів, а також нормованих завдань.

Основними видами робіт відділу кадрів є оформлення документів при прийомі на роботу та звільнення з роботи робітників та службовців, оформлення та облік трудових книжок, складання статистичної звітності з обліку особового складу, складання довідок, розробка планів та розрахунок чисельності, табельний облік.

.3 Структура кадрів підприємства

Склад та кількісні співвідношення окремих категорій та груп працівників підприємства характеризують структуру кадрів. Кадри підприємства, безпосередньо пов'язані з процесом виробництва продукції (послуг), тобто зайняті основною виробничою діяльністю, є промислово-виробничим персоналом. До нього належать усі працівники основних, допоміжних, підсобних та обслуговуючих цехів; науково-дослідних, конструкторських, технологічних організацій та лабораторій, що знаходяться на балансі підприємства; заводоуправління з усіма відділами та службами, а також служб, зайнятих капітальним та поточним ремонтом обладнання та транспортних засобів підприємства.

Працівники торгівлі та громадського харчування, житлового господарства, медичних та оздоровчих установ, навчальних закладів та курсів, а також установ дошкільного вихованнята культури, які перебувають на балансі підприємства, належать до непромислового персоналу підприємства.

Працівники промислово-виробничого персоналу поділяються на дві основні групи - робітники та службовці. Робітники поділяються на основних та допоміжних. У групі службовців виділяють такі категорії працюючих:

керівники - особи, наділені повноваженнями приймати управлінські рішення та організовувати їх виконання. Вони поділяються на лінійних, які очолюють щодо відокремлені господарські системи, та функціональних, які очолюють функціональні відділи або служби;

фахівці – працівники, зайняті інженерно-технічними, економічними, бухгалтерськими, юридичними та іншими аналогічними видами діяльності;

власне службовці - працівники, які здійснюють підготовку та оформлення документів, облік та контроль, господарське обслуговування та діловодство (агенти, касири, контролери, діловоди, обліковці, креслярі та ін.).

Кадри підприємства підрозділяються за професіями, спеціальностями та рівнями кваліфікації. Під професією мається на увазі особливий виглядтрудової діяльності, що вимагає певних теоретичних знань та практичних навичок, а під спеціальністю – вид діяльності в межах професії, який має специфічні особливості та вимагає від працівників додаткових спеціальних знань та навичок. Наприклад, економісти (професія) поділяються на плановиків, маркетологів, фінансистів, трудовиків тощо.

Кваліфікація характеризує ступінь оволодіння працівниками тією чи іншою професією чи спеціальністю та відображається у кваліфікаційних (тарифних) розрядах та категоріях, які їм присвоюються залежно від теоретичної та практичної підготовки. Тарифні розряди та категорії - це одночасно і показники, що характеризують ступінь складності робіт. Детальний опис посад кожної категорії та вимог до них міститься у Тарифно-кваліфікаційному довіднику посад керівників, спеціалістів та службовців, який охоплює лише осіб, які працюють за наймом. Загальноросійський класифікатор занять містить інформацію про всіх зайнятих на ринку праці.

.4 Функції кадрової служби підприємства

Однією з найважливіших функцій кадрової служби підприємства (чи співробітника, відповідального роботи з кадрами) є документування трудових правовідносин. Найбільш численною є документація, що супроводжує процеси руху кадрів для підприємства. Під рухом кадрів умовно розуміється: прийом, переведення та звільнення працівників; надання відпусток; відрядження. При прийомі на роботі фіксуються основні анкетно-біографічні дані працівника, умови його прийому та оплати праці. Вся ця інформація може надалі змінюватися, тому до документації, що оформляє процеси руху кадрів, можна віднести документи про зміну анкетно-біографічних даних та про зміну умов та оплати праці.

Розглянемо окремо процедури, що виконуються кадровою службою при оформленні руху персоналу підприємства, та створювані при цьому документи.

Прийом працювати не допускається без пред'явлення трудової книжки і паспорта. Для військовозобов'язаних передбачено також пред'явлення військового квитка. У необхідних випадках від претендента на посаду чи робоче місце адміністрація підприємства має право вимагати документ про освіту чи здобуту професію із зазначенням розряду (кваліфікації).

Підставою прийому працювати є укладений письмово трудового договору (договор). Той, хто вступає на роботу, пише особисту заяву з проханням про прийом. За потреби заповнюється особистий листок з обліку кадрів (або анкета) та складається автобіографія.

Прийом працювати оформляється наказом по особовому складу. Надалі заповнюється особиста картка Т-2 та вноситься відповідний запис до трудової книжки працівника.

Переведення на іншу роботу здійснюється, як правило, за згодою працівника. Підставою для перекладу може бути особиста заява або уявлення про переклад. У дозволених законом випадках, наприклад, у разі виробничої необхідності, згоди працівника не потрібно. При цьому основою для перекладу є: доповідні записки керівників, структурних підрозділів, накази з основної діяльності, акти або інші документи, що фіксують причини тимчасової перестановки кадрів у зв'язку з виробничою ситуацією, що склалася.

Переведення в іншу роботу оформляється наказом з особового складу.

Звільнення працівників підприємства провадиться з причин, зазначених у статтях Трудового Кодексу від 2002 року, на підставі поданої працівником особистої заяви, або у зв'язку із закінченням терміну дії контракту, укладеного на визначений строк, або за наявності акта про порушення трудової дисципліни тощо. Звільнення працівників оформляється наказом з особового складу.

Командування співробітників підприємства, як правило, обґрунтовується у доповідній записці керівника структурного підрозділу (провідного спеціаліста) та оформляється наказом за особовим складом.

При зміні умов та оплати праці працівників підприємства можуть попередньо видаватися накази щодо основної діяльності (наприклад, про реорганізацію структури підприємства) або складатись доповідні записки керівників структурних підрозділів (провідних фахівців), а потім оформляються накази з особового складу.

При зміні анкетно-біографічних даних (прізвища, імені, по батькові та ін.) працівник зобов'язаний подати до кадрової служби документи - підстави, отримані в інших організаціях (наприклад, свідоцтво про шлюб із зафіксованою в ньому зміною прізвища, видане органами РАГС).

Таким чином, процедури, що виконуються кадровою службою при оформленні руху кадрів, документуються за допомогою створення наступних основних документів: наказів по особовому складу, особових заяв працівників підприємства, контрактів, уявлень про переведення, графіків відпусток, доповідних записок, актів.

Накази з особового складу оформляються і ведуться строго окремо від наказів з основний діяльності. Водночас обидва різновиди наказів оформлюються на однакових бланках. Тексти більшості наказів за особовим складом не мають констатуючої частини та дієслова «Наказую», як це прийнято у наказах щодо основної діяльності. Тому кадрові накази відразу починаються з розпорядчої дії: прийняти, призначити, перекласти, звільнити, змінити прізвище, надати відпустку, відрядити і т.д.

Розрізняють прості (індивідуальні) та складні (зведені) накази з особового складу. У індивідуальних міститься інформація лише про одного співробітника, у зведених - про кількох співробітників незалежно від цього, під які управлінські дії вони підпадають (прийом, переклад, звільнення, зміна прізвища та інших.). При складанні зведених наказів слід враховувати, що документ не повинен містити інформацію з різними термінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про надання відпусток та відрядження працівників, які мають короткий (3 роки) термін зберігання, на відміну від інших кадрових наказів, що зберігаються 75 років. В індивідуальному порядку оформлюють, як правило, накази про заохочення та стягнення, враховуючи їхню специфічну виховну роль.

Кожен пункт наказу з особового складу має бути сформульований у суворій відповідності до вимог ТК. Постійною інформацією для будь-якого кадрового наказу є вказівка ​​розпорядчої дії (звільнити, перекласти), прізвища та ініціалів працівника (імені та по батькові повністю - при прийнятті на роботу), посади та структурного підрозділу (якщо підприємство має структурні підрозділи), дати набрання чинності цим пунктом наказу (якщо вона збігається з датою реєстрації наказу).

Наявність інших відомостей у пунктах наказу з особового складу визначається специфікою розпорядчої дії.

При прийомі працювати обов'язково вказується встановлений розмір оплати праці (оклад, надбавка, індексація, тарифна ставка) і, за необхідності, умови прийому: тимчасово (з... по...), з випробувальним терміном (його тривалість) тощо. п.

При перекладі на іншу роботу - нова посада та підрозділ, вид переказу (для тимчасових переказів - із зазначенням тривалості), причина переведення (у повній відповідності до вимог ТК), зміна оплати праці (якщо вона виникає).

При звільненні – причина звільнення, згідно зі статтями ТК.

При наданні відпустки - її вид, тривалість, дати початку та закінчення.

При відрядженні - дата та тривалість відряджень, місце спрямування, найменування підприємства.

Кожен пункт наказу з особового складу має закінчуватися посиланням на письмову підставу цієї розпорядчої дії.

Накази з особового складу, згідно з ТК, доводяться до відома працівників під розписку. Візи ознайомлення працівників можуть розташовуватися безпосередньо після тексту кожного пункту наказу, або після підпису керівника підприємства.

Проект наказу з особового складу, як правило, узгоджується з такими зацікавленими посадовими особами: з головним бухгалтером, юрисконсультом, з керівниками структурних підрозділів, працівники яких згадуються у наказі. Передбачено обов'язкове візування наказів за особовим складом керівником кадрової служби (у невеликих організаціях – працівником, відповідальним за ведення кадрової документації).

Накази з особового складу обов'язково реєструються (окремо від наказів щодо основної діяльності). Як реєстраційну форму використовують книгу (журнал) реєстрації (при порівняно невеликій кількості кадрових наказів, що видаються протягом календарного року) або реєстраційні картки (при великих масивах наказів для зручності довідково-пошукової роботи).

У реєстраційній формі зазначаються: дата та номер наказу, зміст, ким підписано наказ.

З урахуванням відмінностей у термінах зберігання наказів з особового складу рекомендується індексувати (нумерувати) їх у наступному правилу. До порядкового номера кадрового наказу додається буквене позначення, щоб відрізнити його за номером від наказу з основної діяльності. Доцільно запровадити різні літерні позначення для різних за змістом кадрових наказів, наприклад: № 28-к – наказ про рух кадрів (прийом, переклад, звільнення, зміни кадрової інформації), № 12- км – про відрядження, № 45-о – про відпустку , №32-п - про заохочення.

Інформація, що міститься у наказах з особового складу (відомості про роботу та заохочення) фіксується у трудових книжках працівників.

Особиста заява працівника про прийом, переведення чи звільнення пишеться, як правило, від руки, у довільній формі або на трафаретному бланку, розробленому на підприємстві. У заяві зазначаються: найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, дата, адресат (посада, прізвище, ініціали керівника підприємства), текст, особистий підпис, розшифрування підпису. Надалі на заяві проставляється резолюція керівника та відмітка про виконання документа та направлення його у справу.

Трудовий контракт, як письмова форматрудового договору між працівником та адміністрацією в особі керівника підприємства повинен мати такі обов'язкові реквізити: назва виду документа, дата, індекс, місце складання, текст, підписи, друк. Договір укладається у двох справжніх примірниках, один із яких залишається на підприємстві, а інший зберігається у працівника.

Подання про переклад має уніфіковану формута включає реквізити: найменування структурного підрозділу, назву виду документа, дату, індекс, місце складання, адресат, резолюцію, заголовок до тексту, текст, підпис, візи. Подання про переведення готується керівником структурного підрозділу, адресується керівнику підприємства, погоджується із заінтересованими особами. Керівник підприємства після розгляду подання проставляє резолюцію, на підставі якої надалі готується наказ про переведення. У тексті подання має бути відображена оцінка виробничої діяльності працівника та обґрунтовано причини перекладу.

Черговість щорічних відпусток працівників підприємства відображається у графіку відпусток - документі, що закріплює розподіл чергових відпусток на наступний календарний рік. На великих підприємствах графіки відпусток складаються у кожному структурному підрозділі, та був кадрової службою готується зведений графік всім підприємства.

При складанні графіка відпусток враховуються: чинне законодавство, особливості роботи підприємства, особисті побажання працівників тощо. За наявності для підприємства профспілкової організації графік відпусток узгоджується з профспілковим комітетом. Зведений графік відпусток підписується керівником кадрової служби та затверджується керівником підприємства.

Форма графіка відпусток уніфікована та включає реквізити: найменування підприємства, назва виду документа, дата, індекс, місце складання, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст, підпис, візи погодження, гриф погодження з профспілковою організацією.

За необхідності перенесення терміну відпустки на інший час керівником кадрової служби за згодою працівника та керівника структурного підрозділу, де він працює, вносяться зміни до графіку відпусток.

З метою скорочення кількості внутрішніх документів уточнення часу відпустки рекомендується проводити оперативно, без складання заяви. Протягом року до графіка вносяться фактичні терміни перебування кожного працівника у черговій відпустці та причини, що викликали зміну раніше встановлених строків відпусток.

2. Кадрова служба у сучасних умовах

.1 Роль та знання кадрової служби в сучасних умовах

Нині у нашій країні підвищення ролі кадрових служб продиктовано такими об'єктивними обставинами:

Сьогодні суттєво змінилися умови, у яких кадрова служба розвивається. Ці зміни пов'язані з переходом стійкого у часі дефіциту трудових ресурсів до надлишку. Головними резервами стають найкраще використання кадрів, оптимальне їх розподіл за робочими місцями, зростання навантаження кожного члена колективу. Скорочення чисельності персоналу - найважливіший важіль підвищення ефективності виробництва першому етапі початку ринкової економіки.

Зменшення чисельності працівників має бути компенсовано більшою інтенсивністю праці, а отже, і вищою кваліфікацією працівника. У зв'язку з цим зростає відповідальність кадрових служб у виборі напрямів кваліфікаційного зростання працівників, підвищення ефективності форм навчання та стимулювання їх праці.

Реалізація перебудови кадрової політики спричиняє розширення функціональних обов'язківпрацівників кадрових служб, підвищення їхньої самостійності у вирішенні кадрових проблем.

Нині кадрові служби не відповідають новим вимогам кадрової політики. Їх діяльність обмежується переважно вирішенням питань прийому та звільнення працівників, оформлення кадрової документації. Відсутня на підприємствах і єдина система роботи з кадрами, насамперед система науково обґрунтованого вивчення здібностей та схильностей, професійного та посадового просування працівників відповідно до їх ділових та особистих якостей. Структура кадрових служб, якісний склад та рівень оплати праці їх працівників не відповідають завданням реалізації активної кадрової політики. У країні практично не проводиться підготовка фахівців для роботи в кадрових службах.

Кадрова служба в сучасних умовах має бути організатором та координатором усієї роботи з кадрами на підприємстві. Вона має виконувати функцію контролю над реалізацією кадрової політики у структурних підрозділах, здійснювати нагляд над оплатою праці, медичним обслуговуванням працівників, соціально-психологічним кліматом у колективі, соціальним захистом працівників.

Характер виконуваних функцій та розв'язуваних завдань визначає і вимоги до кадрової служби, зокрема необхідність проведення науково-дослідних розробок (наприклад, опитувань для виявлення факторів, причин, наслідків стосовно трудових відносин), встановлення контактів з територіальними органами управління працею, зі службою зайнятості та профорієнтації, вузами та технікумами (коледжами), з приватними структурами, що спеціалізуються на доборі кадрів, у зв'язку з необхідністю вивчення ситуації на ринку праці, підбору кадрів, їх навчання та підвищення кваліфікації тощо.

Ефективність роботи кадрової служби на підприємстві залежить від:

її структуризації та конкретизації функцій кожної структурної одиниці;

взаємопов'язаної роботи структурних підрозділів усередині самої служби;

органічного зв'язку роботи кадрової служби з роботою технічної та економічної служби підприємства;

кадрове забезпечення служби.

Призначення рядового відділу кадрів зазвичай зводиться до ведення кадрового діловодства та добору персоналу. Відділи кадрів у великих компаніях здійснюють розробку системи кадрової політики, навчання, адаптацію, розстановку персоналу, проведення тренінгів, облік руху персоналу всередині компанії, формування команди та корпоративної культури, розробку схем мотивації. Функції відділу кадрів включають: планування комплектування штату співробітників компанії в перспективі, дослідження кадрового потенціалу працюючих співробітників, планування просування перспективних фахівців всередині компанії. Менеджери відділу кадрів здійснюють оцінку професійних та особистісних якостей фахівців, які перебувають у резерві, організують процеси навчання та підвищення кваліфікації, а також атестації працівників. Також менеджери відділу кадрів займаються розробкою посадових інструкцій, пошуком кандидатів, проведенням співбесід та підбором персоналу на необхідні вакансії. Психологи відділу кадрів аналізують причини плинності кадрів, контролюють та відстежують стан робочої обстановки та дотримання дисципліни у відділах компанії, допомагають знайти оптимальне вирішенняу конфліктних ситуаціях, що виникають між працівниками. Інспектори відділу кадрів оформлюють документи, пов'язані з прийомом, переведенням та звільненням працівників відповідно до кадрового законодавства, а також займаються оформленням та веденням трудових книжок, обліком особового складу підприємства. Інспектори відділу кадрів також займаються підготовкою документів для подання їх на Пенсійний фондта податкову інспекцію.

Загалом можна сказати, що роль кадрової служби висока, тим паче для підприємств, що здійснюють організаційно - економічну діяльність в умовах нинішньої економічної ситуації.

Важливо підкреслити, що у світі кадрова служба для підприємства грає дуже значної ролі. Вона має бути координатором та організатором усієї роботи з кадрами, кадрової політики та будь-яких інших заходів щодо роботи з кадрами.

Кадрові служби сучасних підприємств можна умовно поділити на три групи.

Консерватори Працюють по-старому, виконують технічні функції кадрового діловодства.

Помірні новатори. Поряд із кадровим діловодством виконують окремі функції з управління людськими ресурсами: підбір персоналу, атестація співробітників та формування програми їхнього навчання. До штату відділу кадрів іноді потрапляє психолог, і тоді цей підрозділ займається соціально-психологічним мікрокліматом у колективі.

Новатори. Активно запроваджують передові кадрові технології. Останнім часому великих компаніях навіть створюють самостійну структуру «Центр оцінки, розвитку та навчання персоналу», яка працює не лише з власними співробітниками, а й проводить відкриті та корпоративні тренінги для інших фірм. Це дозволяє зробити підрозділ не лише самоокупним, а й прибутковим. За великої чисельності працівників кожна функція з управління персоналом може виконуватися окремим підрозділом у складі кадрової служби. Але в реальній ситуації в останній момент її організації реалізуються далеко не всі функції.

Кожна організація, яка вирішила «завести» собі працівників, повинна знати, що відповідно до трудового законодавства Російської Федерації цей процес необхідно документально оформляти.

Причому документального оформлення вимагає як прийом працівників працювати, але й їхні переклади, зміни існуючих умов праці, розірвання трудових договорів та ще безліч речей, які у процесі роботи. Необхідні в організації та правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про преміювання, а також ряд документів, що регламентують працю працівників. Відсутність у компанії кадрової документації може спричинити сумні наслідки для роботодавця, які виявляться як у штрафах з боку трудінспекції, так і в проблемах із працівниками. Відділ кадрів традиційно являв собою самостійний структурний підрозділ підприємства, підпорядкований або керівнику підприємства, або його заступнику з кадрової роботи. Залежно від виду та галузевої приналежності підприємства, кількості та структури кадрового потенціалу змінилися структура та чисельний склад самої кадрової служби підприємств.

3. Шляхи до вдосконалення роботи кадрових служб у сучасних умовах

Нині кадрові служби не відповідають новим вимогам кадрової політики. Їхня діяльність обмежується в основному:

Вирішенням питань прийому та звільнення працівників,

Оформлення кадрової документації.

Відсутня на підприємствах і єдина система роботи з кадрами, насамперед система науково обґрунтованого вивчення здібностей та схильностей, професійного та посадового просування працівників відповідно до їх ділових та особистих якостей.

Структура кадрових служб, якісний склад та рівень оплати праці їх працівників не відповідають завданням реалізації активної кадрової політики.

У країні практично не проводиться підготовка фахівців для роботи в кадрових службах.

Для більш ефективної роботи кадрової служби необхідно вдосконалити її. Вводячи грамотні зміни у роботу кадрової служби ми заздалегідь прирікаємо свою організацію успіх, оскільки половина успіху залежить від роботи кадрової служби.

Перебудова діяльності кадрових служб повинна здійснюватись у таких напрямках:

) забезпечення комплексного вирішення завдань якісного формування та ефективного використання кадрового потенціалу на основі управління всіма компонентами людського фактора: від трудової підготовки та профорієнтації молоді до піклування про ветеранів праці;

) широке використання активних методів пошуку та цілеспрямованої підготовки необхідних підприємства та галузі працівників.

Основною формою залучення необхідних фахівців та кваліфікованих робітників для підприємств мають стати договори з навчальними закладами. Актуальна випереджальна підготовка робітників та спеціалістів для освоєння нової техніки та технології у галузях народного господарства, що вимагає від кадрових служб удосконалення планування підготовки кадрів;

) планомірна робота з керівними кадрами, з резервом для висування, яка повинна будуватися на таких організаційні форми, як планування ділової кар'єри, підготовка кандидатів на висування за індивідуальними планами, ротаційні пересування керівників та спеціалістів, навчання на спеціальних курсах та стажування на відповідних посадах;

) активізація діяльності кадрових служб зі стабілізації трудових колективів, підвищення трудової та соціальної активності працівників на основі вдосконалення соціально-культурних та морально-психологічних стимулів;

) забезпечення соціальних гарантій трудящих у сфері зайнятості, що вимагає від працівників з кадрів дотримання порядку працевлаштування та перенавчання працівників, що вивільняються, надання їм встановлених пільг та компенсацій;

) перехід від переважно адміністративно-командних методів управління кадрами до демократичних форм оцінки, підбору та розстановки, широкої гласності у кадровій роботі.

Кадрові служби підприємств у сучасних умовах стають органами організаційно-методичного забезпечення виборності та конкурсності, періодичної звітності посадових осіб перед трудовими колективами, що вимагатиме від працівників з кадрів уміння застосовувати методи психологічного тестування, соціологічні методи вивчення громадської думки, оцінки кандидата, що вивчається, на висування його колегами, підлеглими та ін;

) зміцнення кадрових служб кваліфікованими спеціалістами, підвищення їхнього авторитету, у зв'язку з чим стає актуальним створення системи підготовки фахівців для кадрових служб, їх перепідготовки та підвищення кваліфікації;

Доцільно у зв'язку з цим визначити у галузях та регіонах ті наукові організації та консультаційні фірми, які розроблятимуть кадрові проблеми надавати практичну допомогу кадровим службам.

) посилення матеріально-технічного та науково-методичного забезпечення кадрової роботи є невідкладним завданням для більшості підприємств.

В умовах становлення ринкової економікивідкривається принципово новий етап у розвитку кадрових служб з якісно іншими функціями та завданнями.

Необхідно також пам'ятати, що крім успіху самої організації, робота кожного їх відділів нерозривно пов'язана з кадровою службою, і при поліпшенні умов роботи кадрової служби та її внутрішніх структур, ми покращуємо роботу організації в цілому.

Висновок

Під кадрами підприємства розуміється сукупність найманих працівників різних професійно-кваліфікаційних груп, зайнятих на підприємстві відповідно до штатного розкладу, а також працюючі власники організації, які отримують на підприємстві (фірмі) заробітну плату.

Оскільки кадри грають головну роль виробничому процесі, то кожному підприємстві повинна розроблятися і здійснюватися кадрова політика, що включає: відбір і поступ кадрів; підготовку кадрів та їх безперервне навчання; найм працівників за умов неповної зайнятості; розстановку працівників відповідно до системи виробництва, що склалася; стимулювання праці; вдосконалення організації праці; створення сприятливих умов праці працівників підприємства.

Кадрова політика має бути спрямована на досягнення цілей: створення здорового та працездатного колективу; підвищення рівня кваліфікації працівників підприємства; створення трудового колективу, оптимального за статевою та віковою структурою, а також за рівнем кваліфікації; створення високопрофесійної керівної ланки, здатної гнучко реагувати на обставини, що змінюються, відчувати і впроваджувати все нове і передове і вміє дивитися далеко вперед.

Ефективність використання робочої сили в підприємстві залежить від структури кадрів підприємства - складу кадрів за категоріями та його частки у кількості, і зажадав від виконуваних цими кадрами функций.

Список використаних джерел

1.Анісов, Л. М. Організація роботи кадрових служб / Л. М. Анісов, І. І. Терехов. - Мінськ: Часта, ін-т упр. та підпр., 2009. - 55 с.

.Армстронг, М. Практика управління людськими ресурсами/М. Армстронг. – Санкт-Петербург: Пітер, 2007. – 831 с.

.Біляцький, Н. П. Управління персоналом: Навчальний посібник / Н. П. Біляцький, С. Н. Велесько, П. Ройш. – Мінськ: Екоперспектива, 2007. – 352 с.

.Зайцев, Г. Г. Управління персоналом: Навчальний посібник/Г. Г. Зайцев. – Санкт-Петербург: Північний Захід, 2008. – 346 с.

.Кулапов, М. Н. Управління кадрами: на допомогу початківцю керівнику: Навчальний посібник / М. Н. Кулапов. - Москва: Дашков та К, 2008. - 190 с.

.Одегов, Ю. Г. Управління персоналом / Ю. Г. Одегов, П. В. Журавльов. - Москва: Справа, 2007. - 290 с.

.Попов, С. Г. Управління персоналом/С. Г. Попов. - Москва: Вісь-89, 2008. - 450 с

.Травін, В. В. Основи кадрового менеджменту/В. В. Травін, В. А. Дятлов. – Москва: Інфра-М, 2008. – 358 с.

.Федорова, Н. В. Управління персоналом організації/Н. В. Федорова, О. Ю. Мінченкова. – Москва: КноРус, 2007. – 415 с.

.Алексєєнко, Л. Структура та штатний склад відділу кадрів: індивідуальний підхід / Л. Алексєєнко, Л. Яновська // Кадровик. Управління персоналом. – 2007. – № 7. – С. 104.

.Гутгарц, Р. Д. Методи кадрового проектування / Р. Д. Гутгарц // Довідник з управління персоналом. – 2007. – № 12. – С. 9-10.

.Кілякова, Д. А. Як організувати роботу служби персоналу? / Д. А. Кілякова // Довідник з управління персоналом. – 2007. – № 8. – С. 80.

.Успенська, Є. А. Служба персоналу / Є. А. Успенська // Довідник кадровика. – 2003. – № 2. – С. 12.

.Чикілевський, В. Про чисельність працівників кадрових служб / В. Чикілевський, Л. Кондратенко // Кадрова служба. – 2008. – № 4. – С. 25.

.Яновська, Л. Положення про відділ кадрів / Л. Яновська // Кадрова служба. – 2009. – № 3. – С. 32.

.Яновська, Ю. М. Перспективи розвитку служби персоналу / Ю. М. Яновська // Довідник з управління персоналом. – 2009. – № 8. – С. 79.

Управлінням персоналом для підприємства займається кадрова служба. Кадрова служба – сукупність спеціалізованих структур, підрозділів разом із зайнятими ними посадовими особами, покликаними управляти персоналом у межах обраної кадрової політики.

Кадрова робота - діяльність державних органів, органів управління окремих організацій, кадрових служб та посадових осіб, спрямована на реалізацію кадрової політики. Напрямками кадрової роботи є:

1. формування системи управління персоналом та її стратегії;

2. планування кадрової роботи, найм, відбір та прийом кадрів;

3. ділова оцінка, профорієнтація та адаптація персоналу;

4. навчання, управління кар'єрою та просуванням кадрів;

5. мотивація, організація праці та забезпечення безпеки діяльності персоналу;

6. створення нормальної психологічної обстановки у колективі та інші сфери діяльності.

Кадрова діяльність поширюється на персонал організації. Кадри – основний (штатний) склад кваліфікованих працівників організацій та установ.

Кадрова реформа– великомасштабне кадрове нововведення, спрямоване на кардинальну зміну кадрового потенціалу відповідно до якісно нових цілей та завдань розвитку соціально-економічних систем і структур. Потреба в кадрових реформах може з'явитися внаслідок різкої зміни технології виробництва та продукції, змін зовнішнього середовища. Для визначення її необхідності потрібен постійний збір та аналіз інформації.

Кадрова реформа завжди характеризується наявністю об'єктивних та суб'єктивних передумов.

Об'єктивні передумови пов'язані: з якісною зміною політичних, соціально-економічних та техніко-технологічних умов та потреб розвитку суспільства, регіону, організації; із наявністю необхідних ресурсів для реформи.

Суб'єктивні передумови кадрової реформи пов'язані: зі стійкою нездатністю чинної кадрової системи вирішувати якісно нові завдання реформування та розвитку суспільних, виробничо-господарських та інших систем; з наявністю суб'єктивних позитивних передумов для здійснення кадрової реформи; з розумінням більшості кадрів необхідності її здійснення.

Кадрова реформа передбачає розробку відповідних стратегічних та тактичних цілей, пріоритетів, плану реформи, її нормативно-методичного та мотиваційного забезпечення.

Критеріями оцінки кадрової реформи на різних фазах її реалізації виступають: рівень фінансових витрат та рівень віддачі на вкладений капітал; ступінь ризику та невизначеності; швидкість поширення інформації про нововведення реформи; відповідність реформи існуючим нормам та цінностям; можливість реалізації реформи частинами та повернення до колишньої практики; вплив реформи на міжособистісні відносини.

Етапами кадрової реформи є такі:

1. визначення потреби у кадрової реформі;

)2. збирання інформації про кадрові нововведення, що входять до складу кадрової реформи;

3. попередній аналіз моделі кадрової реформи;

4. прийняття рішення щодо кадрової реформи;

5. Використання (реалізація) кадрової реформи.

Реалізація кадрової реформи передбачає подолання перешкод у її ході, які виражаються у суперечності цілей, мотивів діяльності, інтересів учасників інноваційно-кадрового процесу, у опорі новому, у виникненні різних бюрократичних бар'єрів на шляху кадрової реформи, у незадовільній роботі розробників кадрової реформи та фахівців, які організовують процес її застосування.

Ефект від запровадження кадрової реформи може виявлятися через певний, іноді дуже значний відрізок часу. При цьому величина ефекту великою мірою залежить від організації процесу застосування. Необхідний досить добре розроблений механізм впровадження, який має будуватися відповідно до того, що будь-яка організація - це інструмент досягнення свідомо встановлених цілей з ієрархічно організованою системою управління, поділом функцій та їхньою спеціалізацією на певних видах робіт. Кадрові реформи реалізуються послідовно різними організаційними підрозділами. Їхнім результатом є створення нового цілісного механізму управління персоналом.

Стаття розкриє основні моменти, пов'язані з роботою відділу кадрів у створенні. Що входить у його обов'язки, які особливості та виконувані функції, яка структура – ​​далі.

Відділ кадрів – обов'язковий структурний елемент будь-якому підприємстві. До його обов'язків входить безліч функцій. Які ж особливості діяльності, що входить до обов'язків?

Загальні аспекти

Основні засади кадрової політики:

• спрямованість виконання вимог законодавства праці;
• облік потреб підприємства у співробітниках;
• забезпечення умов для якісної роботи;
• пошук співробітників.

Організація роботи має 2 напрямки — тактичний та стратегічний. У першому випадку проводиться аналіз стану потреби у кадрах, розробляється, відбирається персонал.

Другий напрямок діяльності відділу кадрів спрямовано формування кадрової політики підприємства — вимоги до персоналу, різні заходи.

Головний напрямок – формування трудових ресурсів для підприємства. Складові кадрової політики:

Щоб правильно організувати роботу кадрової служби, необхідно:

• з'ясувати кількість працівників;
• розподілити з-поміж них обов'язки. Можна сформувати групи, які займатимуться певним видом діяльності;
• кожного співробітника відділу кадрів оформити посадові обов'язки, визначити їх права;
• підготувати документи, якими відділ кадрів керуватиметься у своїй роботі;
• провести навчання персоналу кадрової служби

Покладання обов'язків відділу кадрів на головного бухгалтера можливе лише у тому випадку, якщо це передбачено у .

Якщо такого пункту немає, це заборонено робити (). Робота у сфері відділу кадрів має переваги та недоліки.

Першими є – ця професія потрібна, пряме спілкування з керівними органами організації, різноманітна робота. Недоліки - постійні стреси, ненормований робочий день.

Що це таке

Головний ресурс підприємства – трудовий. Саме таким є відділ кадрів – основний склад працівників організації.

Мета кадрової політики – вчасно забезпечувати підприємство персоналом із достатньою кваліфікацією для роботи на виробництві.

Кадрова служба – сукупність структурних підрозділів організації, мета яких – управління працівниками підприємства.

Посадовцями є керівники, фахівці, технічний персонал. Суть її – робота з персоналом підприємства.

Основні завдання відділу кадрів діляться за напрямами:

Виконувані функції

До обов'язків кадрової служби входить:

• розробка плану укомплектування працівників відповідно до діяльності організації;
• оформлення їх на іншу посаду;
• ведення обліку особового складу;
• відповідальність за зберігання трудових книжок, їх наповнення;
• ведення іншої документації;
• створення умов для роботи;
• пропозиції щодо покращення діяльності організації;
• підготовка документів та звітностей для комісій;
• контроль та проведення інструктажу співробітників;
• вжиття заходів щодо працевлаштування звільнених працівників;
• ведення контролю над дисципліною з виробництва.

При виборі завдань враховуються:

• розміри підприємства;
• напрям діяльності;
• цілі;
• на якій стадії знаходиться розвиток організації;
• чисельність працівників.

Нормативна база

Основні положення та питання кадрової служби регулюються Трудовим Кодексом Російської Федерації.

Провадження справ у відділі кадрів складає підставі законів РФ, різних правил і нормативних актів.

Правова база:

У своїй роботі відділ кадрів керується такими нормативними актами:

1. Трудовий кодекс.
2. Цивільний кодекс, 2 частина.
3. Адміністративний кодекс.

Особливості роботи у відділі кадрів у 2019 році

Кадрова служба підприємства має свої функції та особливості, яких необхідно дотримуватися.

Співробітники відділу кадрів зобов'язані виконувати свою роботу відповідно до вимог законодавства, своєчасно розробляти план заходів та стежити за документацією підприємства.

Дія Положення (зразок)

Положення – акт правового характеру, який встановлює порядок освіти, правничий та зобов'язання, організацію праці підприємства.

Іншими словами, Положення – документ, який регламентує всі сфери діяльності організації щодо окремих структурних підрозділів та підприємства в цілому.

Відділ кадрів - самостійна структура, тому Положення є обов'язковим. Розробляється документ для закріплення завдань та функцій кадрової служби.

Вимоги до оформлення:

• назва має містити реквізити внутрішньої документації підприємства;
• Назва організації;
• найменування документа, дату та місце його оформлення;
• розділи - "Загальні положення", "Основні завдання", "Функції", "Керівництво", "Права та обов'язки", "Структура", "Взаємини. Зв'язки».

Кожен розділ повинен починати з нового рядка та нумеруватися арабською цифрою. Складає Положення керівник організації, право підпису та затвердження документа також належить йому.

До окремого пункту варто внести перелік документів, якими керується кадрова служба у процесі діяльності.

Які обов'язки (номенклатура справ)

Номенклатура – ​​обов'язковий перелік справ, які у процесі діяльності організації.

Використовується для:

• встановлення єдиного порядку на формування справ;
• облікового забезпечення;
• швидкого пошуку документації;
• встановлення терміну зберігання справи.

Перелік справ залежатиме від напряму діяльності організації. При оформленні номенклатури слід брати до уваги поточні справи та завдання, які плануються виконати наступного року.

Справи повинні розміщуватись за ступенем їх важливості. При визначенні терміну зберігання справ можна керуватися типовим переліком документів, ухваленим у 2010 році.

Єдиного списку документів не передбачено, нормативні акти встановлюють лише окремі.

Номенклатури поділяють такі виды:

При складанні номенклатури слід висвітлити такі розділи – «Індекс справи», «Заголовок», «Кількість», «Терміни зберігання», «Номер» та «Примітки».

Номенклатуру складають щороку в останньому звітному кварталі. Після закінчення року її слід затверджувати в архіві.

Розділами документа є підрозділи організації - бухгалтерія, канцелярія та інші. Якщо таких немає, то розділами можуть бути напрями діяльності підприємства.

Які посади є (структура)

На структуру кадрової служби впливають напрям діяльності організації та чисельність співробітників. Склад та чисельність співробітників відділу кадрів затверджує директор організації.

Головою кадрової служби начальник відділу кадрів. Інші (заступники, помічники, фахівці) підпорядковуються йому. Якщо відділ кадрів має кілька підрозділів, кожен з них очолює начальник.

До обов'язків інспектора кадрів входять:

• формування особових справ працівників;
• оформлення наказів;
• , їхнє заповнення;
• робота із документацією;
• оформлення лікарняних листів;
• ведення контролю з дисципліни.

У своїй структурі відділ кадрів має такі відділи:

• організація праці;
• підбір співробітників;
• перекваліфікація персоналу;
• планування просування;
• атестація;
• охорона праці.

Посади можуть бути такі - інженер організації праці, табельник, трудовий економіст та інші.

Кожна з посад має свої обов'язки, які має виконувати. Інженер з трудової організації зобов'язаний:

• розробляти заходи щодо удосконалення трудової діяльності;
• проводити атестацію;
• аналізувати умови виробничої діяльності.

До кожної посади висуваються вимоги – наявність повної вищої освіти, певний стаж роботи у цій сфері.

Складання плану роботи

Діяльність структурних підрозділів організації необхідно планувати таким чином, щоб вона була спрямована на успішне завершення справ.

План заходів можна складати на місяць, квартал чи рік. Процес прийнято ділити такі етапи:

Під час розробки плану заходів важливо враховувати завдання та вимоги законодавства:

Певні заходи можна планувати на конкретний місяць, наприклад, перевірка особових справ чи підвищення кваліфікації.

Заключним етапом є затвердження плану роботи кадрової служби та його узгодження з начальством.

Які документи мають бути

Установчі документи є обов'язковими у будь-якій організації. Документообіг відділу кадрів складається з: