Kako napisati poslovno pismo: vrste, pravila dizajna, stil i uzorci poslovnih pisama. Uzorak poslovnog pisma

Prema GOST R 7.0.82013 "Sustav standarda za informacijske, knjižnične i objavljivanje. Uredski poslovi i arhiviranje. Termini i definicije” adresat je atribut dokumenta koji sadrži podatke o primatelju dokumenta (klauzula 67).

Rekvizit "Primatelj" koristi se u poslovnim pismima i internim informacijama i referentnim dokumentima (izvješća i dopisi, izjave i sl.).

Potrebna "Adresa" uključuje:

• ime primatelja (primatelja pisma);
• poštanska adresa ili broj telefona - faksa, e-mail adresa.

Primatelj pisma može biti:

• službenik / više službenika;
• organizacija;
• strukturna podjela organizacije;
• skupina organizacija;
• pojedinac.

ADRESAR - SLUŽBENA

Prema GOST R 6.30-2003, inicijali se pišu prije prezimena bilo kojeg službenika. Ako je pismo poslano šef vladine agencije, tada je naziv organizacije uključen u poziciju, puno ime. navode se u dativu, ispred prezimena se pišu inicijali:

Ako je pismo adresirano voditelj poslovne organizacije, tada pozicija uključuje naziv organizacije s naznakom pravnog oblika (u punom ili skraćenom obliku), a ispred prezimena se pišu inicijali:

Ako je pismo adresirano Zamjenik šefa, naziv radnog mjesta uključuje naziv organizacije. Prezime se navodi u dativu:

Ako je primatelj isprave voditelj ustrojstvene jedinice, zatim naziv organizacije u imenički padež, zatim u dativu naziv radnog mjesta osobe koja označava strukturnu jedinicu, na primjer:

Prema stavku 5.15 novog GOST-a:

• pri upućivanju pisma službenoj osobi inicijali se stavljaju iza prezimena;
• ispred prezimena dopušteno je upotrijebiti kraticu "Mr" (gospodin), ako je adresat muškarac, ili "Ms" (gospođa), ako je adresat žena:

ADRESAR - ORGANIZACIJA

Ako je pismo upućeno organizaciji, tada se njezino ime (puno ili skraćeno) navodi u nominativnom slučaju:

Kada se pismo upućuje organizaciji, navodi se njezino puno ili skraćeno ime, na primjer:

Obraćanje organizaciji koristi se u slučajevima kada pošiljatelj ne zna tko je čelnik organizacije, njegovo prezime, inicijale.

ADRESAR - GRAĐEVNA JEDINICA

Dokument se može nasloviti na strukturnu jedinicu organizacije. U pravilu je ova metoda obraćanja moguća ako je razmatranje pitanja kojem je pismo posvećeno u nadležnosti strukturne jedinice.

Prilikom adresiranja dokumenta na strukturnu pododjel organizacije, naziv organizacije u nominativnom slučaju naveden je u rekvizitu "Adresat", ispod - naziv strukturne jedinice u nominativnom slučaju, na primjer:

Što mijenja GOST R 7.0.97-2016? Ništa.

ADRESAR - FIZ

Dizajn rekvizita "Adresa" prilikom dopisivanja s pojedincima ima svoje karakteristike. Prvo se navodi prezime u dativu, zatim inicijali i zatim poštanska adresa:

Što mijenja GOST R 7.0.97-2016? Ništa.

ADRESIRANO - VIŠE ORGANIZACIJA
ODNOSNO STRUKTURNIH JEDINICA

Poslovno pismo može imati više primatelja. GOST R 6.30-2003 uspostavlja metodu za generalizirani dizajn adresata pri slanju pisama nekoliko homogenih organizacija ili nekoliko strukturnih odjela jedne organizacije. Postoje dvije mogućnosti za ukrašavanje rekvizita.

Opcija 1: navedite nekoliko primatelja u samom atributu "Adresa". Ova opcija dizajna koristi se kada je pismo upućeno organizaciji ili službeniku (ovo je glavni adresat) i za informacije - nizu drugih organizacija ili službenika.

Oslovljavanje je formalizirano kao i obično na desnoj strani gornji kut kao nabrajanje detalja "Adrese" za svako tijelo/organizaciju ili strukturnu jedinicu organizacije.

pri čemu ukupno primatelja ne smije biti više od četiri.

Svi adresati se upisuju na samom dokumentu, riječ "Kopija" ispred 2., 3. i 4. adresata nije naznačena.

Svi tiskani primjerci pisma u ovom slučaju su potpisani kao izvornici. Svaki primjerak je zapečaćen u zasebnoj omotnici, na kojoj je navedena poštanska adresa određene organizacije ili strukturne jedinice.

Opcija 2: navedite općenito primatelja, ako šaljemo dokument grupi organizacija (voditeljima organizacija) iste vrste ili strukturnim podjedinicama (podružnicama, predstavništvima i sl.) jedne organizacije:

Ako je broj primatelja u ovom slučaju veći od četiri, sastavlja se dodatna lista za slanje pisma (mailing lista), na kojoj su naznačeni konkretni primatelji i njihove adrese. Ovo je zabilježeno u rekvizitima "Adresa":

Ne postoji odobreni obrazac popisa za slanje e-pošte. Oblik lista može se odrediti u uputama za uredski rad organizacije. Zapravo, mailing lista je atribut "Adresa" prebačen na poseban list, što znači da njegov sadržaj mora odgovarati ovom atributu. U atributu "Adresa" postoje tri bloka informacija: naziv organizacije, pozicija, inicijali i prezime. Na popisu za slanje pisma reproduciramo iste blokove informacija, ali ih postavljamo u red, a ne na desnu stranu lista. Podatke možete složiti i u obliku tablice. Redoslijed primatelja može biti proizvoljan, ali je bolje rasporediti po abecedi.

Podaci o broju odlaznog pisma, datumu upisuju se nakon njegove registracije (Primjer 1).

Sva pisma poslana grupi primatelja imaju jedan odlazni registarski broj, dolazni broj jer će sva slova biti različita.

Što mijenja GOST R 7.0.97-2016? Ništa.

STAVLJANJE PODATAKA "ADRESIRANO" NA OBRAZAC

Rekvizit "Primatelj" nalazi se u gornjem desnom dijelu dokumenta (na obrascu s kutnim rasporedom detalja) ili desno ispod detalja obrasca (na obrascu s uzdužnim rasporedom detalja). Mjesto tražene "Adrese" prikazano je u Dodatku B GOST R 6.30-2003:

• na formi s kutnim rasporedom detalja - Primjer 2;
• na obrascu s uzdužnim rasporedom detalja - primjer 3.

Što mijenja GOST R 7.0.97-2016? Ništa. Rekvizit "Primatelj" ostaje na istom mjestu.

TEHNIČKA PITANJA

• Je li moguće elemente atributa “Adresa” odvojiti intervalima?

Atribut "Adresa", u pravilu, zauzima nekoliko redaka.

U klauzuli 6.1 metodološke preporuke o provedbi GOST R 6.30-2003 (odobren od strane Saveznog arhiva), kaže se da se detalji dokumenta iz nekoliko redaka ispisuju s jednim proredom. Komponente pojedinosti „Primatelj“, „Oznaka odobrenja dokumenta“, „Oznaka dodatka“, „Oznaka odobrenja dokumenta“ međusobno su odvojene razmakom od 1,5-2 retka.

Slično pravilo sadržano je u novom GOST R 7.0.97-2016 u odjeljku 3, koji utvrđuje opće zahtjeve za izradu dokumenata: „Višeredni detalji ispisuju se s jednim proredom, sastavni dijelovi detalja odvojeni su dodatni razmak”:

• Kako uskladiti atribut "Odredište"?

Višeredni atribut "Primatelj" dizajniran je s poravnanjem uz lijevu granicu zone koju zauzima atribut ili centriran u odnosu na najduži red, na primjer:

Prema British Direct Marketing Associationu, svaka funta uložena u email marketing u 2015. godini ostvarila je povrat od 38 funti. Želite postići iste rezultate, ali ne znate kako napisati pismo klijentu?Zatim koristite najboljeuzorci pisama klijentimakoje smo za vas prikupili u ovoj recenziji.

Kako napisati pismo klijentu

Stalno razmišljate o kupcima, ali to nije obostrano. Kako biste zaokupili njihovu pozornost i bili ispred konkurencije, morate se redovito podsjećati na sebe. E-poruke su izvrsne za to. Prema autorima Pipedrive bloga, postoji nekoliko trikova koji vam mogu ići u prilog:

1. Strpljenje i još više strpljenja. Dovedite potencijalnog kupca do posla postupno redovitim slanjem.
2. Dogovorite se o strategiji u slanju pisama klijentima s odjelom marketinga, kako ne bi bili previše nametljivi i ne bi zatrpali klijentov poštanski sandučić ponavljajućim informacijama.
3. Koristite CRM sustav. Ona će to olakšati tehnička strana komunikacija s kupcima ubrzat će rad s poštom.

CRM sustav je zgodan program koji pomaže u vođenju evidencije klijenata i transakcija, bilježi sve pozive, a također pomaže u prikladnom organiziranju korespondencije s klijentom. Na primjer, program se integrira s uslugom e-pošte (možete povezati neograničen broj poštanskih sandučića) i omogućuje vam spremanje povijesti dopisivanja izravno na karticu druge strane. Ako vam je pisao novi klijent, možete kreirati karticu ponude izravno iz dolaznog pisma.

A sada ono najzanimljivije: da biste poslali pismo klijentu iz CRM-a, ne morate čak ni upisivati ​​tekst. Uz pomoć dizajnera dokumenata možete izraditi set pisama za sve prilike i poslati ih klijentima u dva klika. SalesapCRM će sam zamijeniti ime i druge podatke klijenta u pismu. Želite li znati detalje? Zatim pritisnite .

Pisma klijentima: primjeri i gotovi uzorci

Sastavili smo izborposlovna pisma klijentimakoju možete uzeti kao uzorak. Sve što trebate učiniti je ispuniti detalje.

1. Pišete li potencijalnom klijentu prvi put? Pošalji ovu kratku poruku:

Predmet pisma: Možda ste vi naš novi klijent

Zdravo, [Ime].

Mi [kratka informacija O tvrtki].

Ako ste zainteresirani, spreman sam razgovarati o mogućnosti suradnje. Recite nam u koje vrijeme bi vam bilo zgodno nazvati.

[Potpis]

2. Recite potencijalnom klijentu o uspješnom iskustvu suradnje s njegovim konkurentima:

Predmet pisma: Držite korak s konkurencijom

Zdravo, [Ime].

Uspješno surađujemo sa [natjecatelj X i Y] V [područje djelovanja] već [toliko vremena] i zajedno smo postigli dobri rezultati. Upoznati sa detaljne informacije o njima možete ovdje [link na slučaj/recenziju].

Bit će nam drago ako nam se pridružite.

[Potpis]

3. Ako ste na poslovnom događaju dobili kontakte potencijalnih klijenata, Pošalji impismo ponudetakavuzorak:

Predmet pisma: Više o našoj tvrtki

Zdravo, [Ime].

Nadam se da se i vama svidjelo [događaj] i želimo vam zahvaliti na vašem interesu za [Naziv tvrtke].

prilažem više detaljne informacije o našoj tvrtki. Bit će mi drago razgovarati o svim vašim pitanjima telefonom.

[Potpis]

Pisma podsjetnika

4. Neko vrijeme nakon slanja pisma klijentu koja nudi usluge ili više informacija podsjetiti o sebi:

Predmet pisma:Želiš li o nečemu razgovarati?

Zdravo, [Ime].

Nadam se da ste imali priliku pročitati moje prethodno pismo i saznati više o tome [dodatne informacije].

Imate li pitanja ili mišljenja o mom prijedlogu? Rado ću o njima razgovarati telefonom ili osobno. Kada ćeš imati vremena za ovo?

[Potpis]

5. Ako možete prikazati učinkovitost svog prijedloga u brojkama, podijelite ih pisma klijentima tvrtke. Činjenice bolje uvjeravaju.

Predmet pisma: Nekoliko činjenica koje možda niste znali [Naziv tvrtke]

Zdravo, [Ime].

Nedavno sam vam poslao e-poruku o [Naziv tvrtke] i mislim da bismo mogli biti od koristi [tvoje društvo].

Naši klijenti bilježe rast [navedite pokazatelje] kada se koristi [naziv proizvoda i usluge]. Također nudimo [recite o promocijama] I [spomeni druge sjajne ponude].

Ukoliko želite saznati detalje, javite nam se i dogovorit ćemo se oko pregovora telefonom ili na sastanku.

Radujem se odgovoru.

[Potpis]

6. Ponudite kupcima probno razdoblje ili besplatne uzorke. Kupci su spremniji na dogovor ako prvo testiraju proizvod.

Predmet pisma: Poklon za vašu tvrtku

Zdravo, [Ime].

Prije nekoliko dana sam vam poslao informaciju o [naziv proizvoda] a sada predlažem da ga isprobate na djelu.

Napravio sam/priložio neke prijave gostiju/besplatne uzorke/vaučere koji se mogu koristiti za pristup/primanje [proizvod ili usluga]. Podijelite ih sa svojim kolegama. Bilo bi zanimljivo čuti njihovo mišljenje.

Bilo bi mi drago da se o svemu detaljnije dogovorimo telefonom ili osobno. Siguran sam da vam zaista možemo biti od koristi [područje djelovanja].

[Potpis]

7. Ako niste sigurni da se dopisujete sa zaposlenikom ovlaštenim za pregovore, zamolite ga da vam pomogne doći do donositelja odluke:

Predmet pisma: Nadam se da me možete uputiti na pravu osobu

Zdravo, [Ime].

Prije nekoliko dana poslao sam vam e-mail o [tvrtka ili proizvod] a sad sumnjam da sam se obratio na adresu.

Jeste li vi taj koji odlučuje o pitanju koje me zanima? Ako ne, možete li mi pomoći da stupim u kontakt s pravom osobom u vašoj tvrtki?

Čekam vaš odgovor.

8. Koristite ovaj tekst pisma klijentu ako ga nakon sastanka s njim želite pitati o budućim planovima:

Predmet pisma: tvoji planovi

Zdravo, [Ime].

Hvala na vašem vremenu. Sada bih volio znati kako vidite daljnju raspravu o našem pitanju.

Ako ste i dalje zainteresirani, javite nam svoje planove.

Čekam vaš odgovor.

[Potpis]

9. Nakon sastanka s klijentom, podsjetite ga na sljedeće korake pregovora:

Predmet pisma: Akcijski plan za blisku budućnost

Zdravo, [Ime].

Hvala vam na izdvojenom vremenu - današnji sastanak je bio vrlo produktivan. Da vas ukratko podsjetim kako ćemo dalje:

[Datum od]: Poslat ću ti [ugovor/komplet dokumenata].

[Datum od]: Vi ćete mi dati komentare i želje.

[Datum od]: Napravit ćemo sve završne izmjene i potpisati ugovor.

Ako trebate razgovarati o bilo čemu prije tog datuma, javite mi.

10. Sastavititakavpismo klijentuako je na sastanku želio dobiti dodatne informacije:

Predmet pisma: Informacije na vaš zahtjev

Zdravo, [Ime].

Bilo nam je drago osobno se susresti s predstavnicima vaše organizacije. Obećao sam da ću vam poslati dodatne informacije o [pitanje]- nalaze se u priloženoj datoteci.

Spremni odgovoriti na sva pitanja. Slobodno me nazovite na [broj] u bilo koje vrijeme ili pišite na ovu adresu.

[Potpis]

Ukoliko klijent ne kontaktira

11. Ako klijent nije odgovorio na telefonski poziv, koristite sljedećeuzorak pisanja pisma:

Predmet pisma: Ne mogu vas kontaktirati

Zdravo, [Ime].

Htjela sam razgovarati s tobom [pitanje] ali vjerojatno ste zauzeti. Molim vas nazovite me na [broj] Ili mi javi kad ti bude zgodno da me nazoveš.

[Potpis]

12. Niste dobili klijenta i ostavili mu govornu poruku? Dopuni ga sljedećim slovom:

Predmet pisma: Nisam te nazvao

Zdravo, [Ime].

Zvao sam te nedavno da razgovaramo [pitanje].

[Potpis]

13. Ako klijent ustraje u neodgovaranju kroz sve kanale, možda ima puno posla. Koristite ovaj predložak - čak i vrlo zaposlena osoba može pronaći nekoliko sekundi za odgovor:

Predmet pisma: Potreban kratak odgovor

Zdravo, [Ime].

Nažalost, ne mogu stupiti u kontakt s vama. Vjerujem da ste jako zauzeti ili više niste zainteresirani za naše usluge.

Molimo navedite odgovarajući odgovor u svom odgovoru:

1. Molim te, pusti me na miru!
2. Previše sam zauzet, pošalji mi poruku ponovo za mjesec dana.
3. Ja ću vas osobno kontaktirati.

[Potpis]

14. Želite li se nenametljivo podsjetiti na sebe, podijelite s klijentom informacije koje će mu koristiti:

Predmet pisma: Korisne informacije za vaš posao

15. Ako klijent kasni s plaćanjem, podsjetite ga na ovo:

Predmet pisma: Odgoda plaćanja

Zdravo, [Ime].

[Datum od] Poslao sam vam fakturu e-pošta. Uplata još nije zaprimljena, pa vas molimo da se raspitate je li vaš financijski odjel primio našu fakturu? Ako treba, šaljem opet. Očekujem isplatu od vas u roku od tjedan dana.

Hvala vam na pomoći.

[Potpis]

Ovi predlošci će vam uštedjeti vrijeme za stvarnu komunikaciju s klijentima. A da biste postigli veći učinak, automatizirajte stvaranje i distribuciju predložaka putem . upravo sada - besplatno je i traje samo nekoliko minuta.

Poslovna pisma se sastavljaju u komunikaciji s partnerima u gotovo svakoj prilici. Gotovi primjeri i pravila za sastavljanje takvih dokumenata mogu se naći u članku.

Poslovno pismo možemo definirati kao dokument koji se u ime cijele tvrtke šalje drugoj tvrtki, samostalnom poduzetniku ili pojedincu (npr. investitoru). Zapravo, svaka korespondencija tvrtke je poslovna pisma. Njihova svrha je vrlo različita:

1. o suradnji.
2. suradnja, pregovaranje.
3. Podsjetnik na potrebu ispunjavanja obveza iz ugovora.
4. Pojašnjenje vlastitog stava, odgovor na prethodno poslano pismo i mnogi drugi.

Dokument se obično sastavlja na memorandumu tvrtke, dopušteno ga je poslati običnom poštom ili e-poštom. No, ako je partner od posebne važnosti, poželjno je da ga isprintate na kvalitetnom, debelom papiru i predate osobno ili putem kurira. Struktura pisma nalikuje tipičnom poslovnom dokumentu - možete ga shematski prikazati na ovaj način.

Na što obratiti pozornost prilikom sastavljanja

Ne postoje posebna pravila i uzorci takvih pisama, stoga njihova struktura, volumen i dizajn uvelike ovise o konkretnom slučaju. Na primjer, pismo obavijesti bit će prilično sažeto (3-4 odlomka), dok preporuka zaposlenika ili poslovni prijedlog može zauzimati više od jedne stranice.

Međutim, postoji nekoliko općih pravila na koja biste trebali obratiti pozornost prilikom sastavljanja papira:

1. Sam dokument nema pravnu snagu, ali je sastavljen u skladu sa svim pravilima registracije. Njegova struktura, stil prezentacije moraju biti u skladu s općeprihvaćenim načelima modernog upravljanja dokumentima.
2. Prijedlozi su izgrađeni logično, u jasnom slijedu. Nema kićenih, složenih, emotivnih, a još više kolokvijalnih obrata. Ton je neutralan.
3. Prezentacija se uvijek vodi samo od 1 osobe - bilo u jednini, ako je tekst napisan izravno iz glave, ili u množini, ako je sastavljen u ime cijele tvrtke.
4. Izgovara se konkretna svrha kompilacije i očekivane radnje primatelja (poslati odgovor, razmotriti kandidaturu zaposlenika, pristati na pregovore, poslati dokument itd.).
5. Rad ne odražava pojedinačne interese voditelja ili drugih zaposlenika, već ciljeve tvrtke kao tima. Ako trebate uspostaviti osobni kontakt, poželjno je da to učinite drugačije i da se ne pozicionirate kao predstavnik tvrtke.

TOP 5 pravopisnih grešaka

Pogreške se mogu podijeliti u 2 velike skupine - neke su povezane s pisanjem kao s tekstom (kršenje logike, vokabulara i drugih jezičnih normi), druge - s kršenjem ispravnog poslovnog bontona:

1. Pravopisne i interpunkcijske pogreške nisu dopuštene - tekst pisma uvijek treba provjeriti barem 1-2 puta prije slanja.
2. Kršenje poslovni stil izjave, prisutnost emocionalnih fraza, pretjerana pristojnost ili, obrnuto, ozbiljnost.
3. Negativan ton - čak i prijetnje moraju biti napisane bez nepotrebnih riječi - na primjer: "Zadržavamo pravo podnijeti zahtjev sudu u roku od 30 dana od dana kada ste primili ovo pismo."
4. Prevelik ili, obrnuto, premali volumen. Obično cijeli tekst može stati na 1-2 stranice. No, to ne znači da svom partneru ne trebate donijeti sve važne informacije. Volumetrijski podaci, dijagrami, obrasci dokumenata mogu se prenijeti u aplikacije.
5. Oduzimanje sugovorniku prava na izbor. Na primjer, ne biste trebali napisati: “Molimo pregledajte i odobrite završna verzija sporazumi."

Tipični šablonski izrazi

Upotreba standardnih fraza karakterističnih za poslovni govor u tekstu sasvim je normalna, pa čak i poželjna pojava. Dolje je popis najčešćih klišea koji se koriste u raznim situacijama.

Uzorci 2019

Evo nekoliko gotove primjere slova na koja se možete osloniti pri sastavljanju svoje verzije.

Zahtjev za podatke

Zahtjev

Komercijalna ponuda

Jamstveno pismo

Zahtjev

Zahvalnost

Isprike

Poduzetnik mora voditi aktivnu korespondenciju i sa službenicima (na primjer, predstavnicima državnih tijela) i s "poluslužbenim" - partnerima, izvođačima, stručnjacima uključenim u slobodnu narudžbu i tako dalje. Vještina pisana komunikacija se razvija prilično brzo, ali u početku možete napraviti mnogo grešaka i ostaviti ne najugodniji dojam na svoje primatelje. U ovom ćemo članku govoriti o značajkama pisanja običnih poslovnih pisama (na papiru) i elektroničkih poruka.

Zaglavlje i izgled

Obavezno koristite memorandum svoje tvrtke. To uvijek ostavlja dojam i povećava lojalnost "sugovornika". Vrsta obrazaca, norme za njihovo ispunjavanje i elementi dizajna moraju biti utvrđeni u nalogu za organizaciju (ili uputama za uredski rad). Osnovni zahtjevi za obrasce poslovnih pisama mogu se naći u GOST 2003 "Zahtjevi za papirologiju."

Poželjno je osnovne podatke o tvrtki “ugurati” u obrazac:

• naziv (i skraćeni naziv);
• stvarne i poštanske adrese;
• Email adresa;
• Kontakt brojevi telefona;
• Adresa web stranice.

Ovo nije popis obveznih podataka, već samo popis uzoraka. Možete dodati ili ukloniti kako želite.

Opći zahtjevi za pisanje pisma su sljedeći:

• minimalna uvlaka - 10 mm desno i 20 mm lijevo, gore i dolje;
• ako je pismo napisano na dva ili više listova, svaki od njih mora biti označen brojem u sredini odozgo;
• svaka prijava je zasebno numerirana;
• odlazni broj pisma naveden je u gornjem lijevom kutu (ne zaboravite ga popraviti u dnevniku registracije dokumenta);
• u gornjem desnom kutu navodi se naziv organizacije, položaj primatelja i njegovo prezime s inicijalima;
• u donjem lijevom kutu - vaša funkcija, prezime s inicijalima i potpisom;
• na dnu obavezno upišite datum pisanja pisma.

Međutim, GOST 2003 dopušta upotrebu obrazaca ne samo s kutnim, već i s uzdužnim rasporedom detalja (kada su naznačeni u sredini). Kutni raspored izgleda poznatiji i lakši za čitanje, pa je bolje odabrati ovu opciju.

Opća pravila pisanja

Klasična struktura teksta poslovno pismo uključuje tri elementa:

• uvodni dio (kratka naznaka razloga zašto je pismo napisano, njegova svrha);
• sadržaj (opis stanja, prijedlog rješenja, iznošenje zaključaka i preporuka);
• sažeti dio (kratak sažetak s jasnom naznakom što očekujete od primatelja).

Uvijek biste trebali razumjeti svrhu pisanja pisma. Želite li ponuditi suradnju? Podnijeti prigovor? Pozvati na prezentaciju ili neki drugi događaj? Pišite samo o tome i ne dajte se omesti dugim argumentima i pretpostavkama koje nisu relevantne za slučaj.

Svako poslovno pismo treba imati jedan specifičan cilj. Ako se u njemu dotaknete nekoliko pitanja, ona bi trebala biti usko povezana. Ako trebate kontaktirati istu organizaciju o nekoliko različitih tema, bolje je napisati zasebno pismo za svaku od njih.

Jezik pisanja

Stil poslovne korespondencije je "lako" službeno poslovanje. Moguće je i potrebno standardizirati fraze, koristiti neke klišeje i klišeje, ali nije preporučljivo sve to dovoditi do suhoparne birokracije. "Živi" jezik uvijek se percipira lako i povoljno. Naravno, poslovni pisani govor mora biti u skladu s normama bontona (o čemu će biti riječi u nastavku), ali bit problema treba jasno i sažeto navesti.

Nekoliko praktičnih savjeta:

• koristiti jednostavne riječi: "pametni" izrazi se loše percipiraju i često izazivaju iritaciju kod osobe koja ih je prisiljena čitati i dešifrirati;
• češće koristiti glagole, a rjeđe pridjeve;
• nemojte širiti svoje misli duž stabla - samo specifičnosti i samo u okviru zadane teme, bez puno detalja i beznačajnih detalja;
• izbjegavajte duge izjave, ako je moguće, nemojte koristiti participe i participski obrti;
• napišite konkretno: razna “o ovome”, “oni/on/ona” su neprihvatljiva;
• izbjegavati logičke nedosljednosti i nagle prijelaze s jednog semantičkog bloka na drugi;
• provjerite sve što je napisano na sluh: govorne pogreške pojavljuju se u gotovo svakom nelektoriranom tekstu.

Jedno od glavnih pravila za pisanje poslovnih pisama kaže: poruka mora biti pismena i stilski provjerena.

Značajke oslovljavanja adresata

U pravilu se adresat oslovljava jednom, na početku pisma. To se može učiniti na tri načina.

1. Ako se osobi obraćate prvi put (ili ako je između vas i primatelja uspostavljen čisto službeni odnos), trebali biste koristiti oslovljavanje koje označava određenu udaljenost. Primjer: "Poštovani gospodine Ivanov!".
2. Ako kontaktirate s osobom s kojom ste dugo uspostavili povjerenje Poslovni odnos, bolje ga je zvati po imenu i patronimu. Primjer: "draga Ekaterina Leonidovna!".
3. Kada se kolektivno obraćate, koristite standardni izraz "Poštovani!".

U završnom dijelu trebate upotrijebiti takozvanu završnu frazu. Ovdje postoji više opcija:

• "S poštovanjem", "S poštovanjem";
• "S Najbolje želje»;
• “U nadi za nastavkom suradnje”;
• “Uvijek smo sretni što vam možemo poslužiti”;
• itd.

Jednom riječju izbor zadnja rečenica- stvar ukusa.

poslovna etika pisanja

Čak ni prikriveni prijezir u poslovnom pismu ne prolazi nezapaženo. Naravno, u ovom slučaju više nećete moći računati na pozitivan ili barem ujednačen stav prema sebi. Zaključak je očit: ne prepuštajte se emocijama i zadržite se unutar sebe čak i ako vas adresat stvarno razbjesni. Uvijek obratite pozornost na ton poruke.

Posebnu pozornost treba obratiti na pismo koje sadrži odbijanje. Krajnje je nerazborito započeti takvu poruku s kategoričkim "ne" u ovom ili onom obliku - to će kod osobe stvoriti osjećaj da je jednostavno poslana. Prvo pokušajte pružiti uvjerljiva (ne izmišljena) objašnjenja. Nakon što smo ukratko opisali razloge odbijanja, treba glatko prijeći na njegovo navođenje. U ovom slučaju mogu se koristiti sljedeći izrazi:

• “Nažalost, ne vidimo priliku da odobrimo vaš zahtjev”;
• "Vaš zahtjev ne može biti odobren iz sljedećih razloga...";
• "Duboko nam je žao, ali moramo odbiti vašu ponudu."

U idealnom slučaju, čak i prije obrazloženja odbijanja - na samom početku pisma - trebali biste ukratko ponoviti zahtjev primatelja. Razumjet će da ste pažljivo pročitali njegov zahtjev ili prijedlog i sigurno će to cijeniti. Možda ćete u budućnosti ponovno raditi zajedno - zašto odmah emitirati negativno i prestrašiti osobu pretjeranom grubošću?

Nikada nemojte ići u drugu krajnost. Laskanje i brojna uvjeravanja o iskrenosti očiti su znakovi neiskrenosti. Neiskrenost uvijek izaziva odbacivanje.

Sastavljanje e-poruka

Poruke na papiru već zastarijevaju. Naravno, "papirnata" korespondencija nikada neće u potpunosti nestati, ali će za nekoliko godina pisma pisana na klasičnim formularima postati rijetkost. Pregovori se sve više vode elektroničkim putem. Moderni poduzetnik sada šalje puno više pisama e-poštom nego običnom poštom.

Poslovna pisma poslana e-poštom pišu se istom Opća pravila. Zahtjevi za jezik, stil i ton, poštivanje etikete - svi ti obvezni elementi ne mijenjaju se. Međutim, elektroničke poruke imaju svoje specifičnosti.

1. Provjerite izgleda li vaša prijava solidno ili barem adekvatno. [e-mail zaštićen]- Dobro, [e-mail zaštićen]- Loše.
2. Vrlo je važno uvijek ispuniti polje "Predmet". O ovoj liniji ovisi hoće li osoba otvoriti dolaznu poruku. Ako pišete osobi koju ne poznajete, pokušajte smisliti zanimljiv naslov. Ali nemojte pretjerivati ​​- teme u duhu "Hitno!!! Jedinstvena ponuda, otvorena odmah!” izazvati samo želju da brzo kliknete na ikonu košarice na vrhu. Naslov se treba sastojati od 3-5 riječi i odražavati sadržaj poruke.
3. Ako vam adresat nije poznat, ukratko opišite tko ste, kako ste saznali za njega. Bez ovog potrebnog uvoda, poruka se može zamijeniti za neželjenu poštu i odmah izbrisati.
4. Nemojte onemogućiti citiranje u postavkama - neka se prethodna korespondencija prikazuje ispod, ispod reza.
5. Čitanje s ekrana sumnjivo je zadovoljstvo. Papirnato pismo može se uzeti u ruke i samo zbog toga se na nesvjesnoj razini shvaća ozbiljnije od elektroničkog. Razmotrite ovo.
6. Što je e-mail poruka kraća, to će brže biti odgovoreno.
7. Koristite samo standardne fontove.
8. Ne pretjerujte s odabirom teksta - najviše važne točke"bold" se može primijeniti, ali koristite različite boje neprihvatljivo.
9. Bez "kapa". Nikada. Čak iu titlovima. Isto vrijedi i za dvostruke interpunkcijske znakove.
10. Odvojite tekst u odlomke s razmakom između njih (samo ostavite prazan redak).
11. E-poruci možete priložiti slike ili tekstualne datoteke. Dodatni materijali i objašnjenja, komentari, detaljni detaljni opisi- sve to treba biti u priloženim datotekama, ali ne u tijelu pisma.
12. U poslovnoj korespondenciji s ljudima s kojima ste uspostavili odnos povjerenja (govorimo o pouzdanim partnerima, pouzdanim sugovornicima), povremeno možete koristiti emotikone. To će "oživjeti" komunikaciju - smajlići na ekranu (čak iu poslovnoj poruci) percipiraju se prilično pozitivno. Naravno, ne mogu se koristiti u "papirnatim" pismima.
13. Obavezno potpišite. U e-porukama obično se sastoji od 3-6 redaka i uključuje ime i prezime pošiljatelja, poziciju, naziv tvrtke, adresu web stranice i kontakt telefon.

Primjer potpisa:

Iskreno,

Ivan Ivanov

[e-mail zaštićen]

http://site.com.

Ovdje je primjer poslovnog pisma za vas.

Sumirati

Iako je prilično jednostavno, primjeri dobro napisanih poslovnih pisama nisu tako brojni. Poduzetnici se redovito zbunjuju u dizajnu, koriste ne sasvim točne adrese i zaboravljaju na važne nijanse.

Navodimo glavne značajke svojstvene dobrim poslovnim porukama:

• objektivnost;
• kratkoća (poželjno je da pismo ne zauzima više od jedne stranice);
• neutralan ton prezentacije;
• nedostatak obrazloženja, narativnost, pretjerani detalji;
• nedostatak emocionalnih procjena;
• jasan logički odnos između dijelova teksta i pojedinih frazema.

Ovo je neka vrsta kontrolne liste koju možete provjeriti na početku. Nakon stotine napisanih i poslanih poslovnih poruka, potreba za njim nestat će. Nemojte zanemariti gore navedena pravila i zapamtite: "napumpana" vještina poslovnog dopisivanja značajno povećava vaš ugled i, shodno tome, imidž tvrtke.