Tabel kepegawaian disusun dalam bentuk yang terpadu. Formulir kepegawaian dan aturan kompilasi

Tabel kepegawaian adalah dokumen yang menetapkan jumlah anggota staf suatu organisasi dengan distribusi unit berdasarkan posisi dan divisi struktural. Isi standar dokumen ini juga mencakup informasi tentang gaji resmi, tunjangan, dan dana gaji bulanan di perusahaan.

Jadwal merampingkan struktur personalia perusahaan, membantu merencanakan biaya tenaga kerja, mengatur pekerjaan layanan personalia. Jika perlu, ini berfungsi sebagai bukti keabsahan penolakan pekerjaan (alasannya adalah kurangnya tarif gratis). Tetapi lebih sering digunakan untuk membenarkan legitimasi PHK sehubungan dengan pengurangan jumlah atau unit staf. Dalam hal klaim dari yang dirampingkan, organisasi dapat melindungi kepentingannya dengan menghadirkan di pengadilan, inspektorat ketenagakerjaan, daftar staf karyawan. Berdasarkan dokumen ini, pemberi kerja menegaskan ketidakmungkinan memberikan posisi lain kepada karyawan yang diberhentikan.

Prosedur pembentukan kepegawaian

Layanan Statistik Negara Federal Federasi Rusia menginstruksikan perusahaan dari semua bentuk kepemilikan untuk mengembangkan dan menerima tabel kepegawaian untuk manajemen catatan personel (Keputusan No. 1 tanggal 15/01/2004). uraian Tugas. Jika perlu, direktur dapat menugaskan petugas personalia atau akuntan untuk tugas tersebut, dan juga mengambil sendiri pekerjaan ini (atas perintah).

Biasanya, tabel kepegawaian dibuat setahun sebelumnya, dan sejak disetujui oleh perintah direktur, itu menjadi tindakan normatif lokal, yang menjadi dasar pengelolaan catatan personalia di perusahaan. Pendaftaran pegawai baru, mutasi internal harus dilakukan sesuai dengan unit yang tersedia di kepegawaian. Jadi, nama jabatan dan bagian struktural dalam kontrak kerja, urutan perekrutan harus dimasukkan sebagaimana dicatat dalam tabel kepegawaian.

Penyesuaian diperbolehkan dalam stok sesuai kebutuhan. Jika signifikan, manajemen dapat memutuskan untuk membentuk jadwal baru. Dengan perubahan kecil, serta jika tidak ada, tidak perlu menyetujui kembali dokumen dari awal tahun kalender berikutnya.

Cara membuat tabel kepegawaian

Untuk desain struktur personel, formulir terpadu T-3 disediakan, disetujui oleh Roskomstat (Anda dapat mengunduh formulir kepegawaian). Perusahaan memiliki hak untuk mengembangkan bentuknya sendiri, tetapi harus memuat bidang-bidang yang wajib diisi:

• nama divisi struktural;
• daftar jabatan di setiap departemen;
• jumlah unit yang dibuka di negara bagian untuk setiap spesialisasi;
• gaji resmi;
• tambahan gaji;
• total unit staf;
• jumlah gaji per bulan.

Dokumen tersebut diberi tanggal dua kali: tanggal kompilasi dan persetujuan (mungkin sama). Masa berlaku tabel kepegawaian juga ditunjukkan, misalnya dari 1 Januari 2015 hingga 31 Desember 2015, meskipun tidak perlu menetapkan tanggal akhir.

Pertimbangkan prosedur untuk menyusun tabel kepegawaian:

1. Nama perusahaan sesuai dengan dokumen pendaftaran.
2. Judul dokumen, tanggal pembuatan dan penandatanganan.
3. Kolom No. 1 - nama unit. Perusahaan swasta dapat memasukkan daftar dan nama departemen struktural atas kebijaksanaan mereka sendiri. perusahaan negara dan perusahaan dari kondisi khusus tenaga kerja harus dipandu oleh industri dan dokumen peraturan seluruh Rusia - pengklasifikasi dan buku referensi. Persyaratan ini karena adanya tunjangan dan jaminan untuk kategori pekerja tertentu. Nama dalam bentuk T-3 ditulis dalam kasus nominatif.
4. Kolom No. 2 adalah kode subdivisi yang diberikan ke masing-masing departemen untuk kenyamanan membangun hierarki dan menggunakan penunjukan digital dalam dokumen.
5. Kolom No. 3 - posisi (profesi, pangkat) - berdasarkan klasifikasi negara bagian OKPDTR. Posisi dicantumkan dalam urutan menurun (dari tertinggi ke terendah).
6. Kolom No. 4 - jumlah unit staf yang disediakan untuk setiap posisi ditentukan berdasarkan kebutuhan organisasi. Dapat ditentukan tarif tidak lengkap (0,5; 0,75).
7. Kolom No. 5 - tingkat gaji atau tarif yang ditetapkan untuk posisi tertentu, dalam rubel. Diperbolehkan untuk menunjukkan bukan nilai tertentu, tetapi kisaran gaji untuk membedakan remunerasi pekerja yang memegang posisi yang sama, tetapi memiliki kualifikasi yang berbeda.
8. Kolom 6 - 8 digunakan untuk menunjukkan kenaikan gaji, dalam rubel.
9. Kolom No. 9 - jumlah total pembayaran bulanan untuk posisi tersebut.
10. Pada kolom No. 10 diisi informasi ketersediaan posisi yang lowong sebagai catatan.

Jika perusahaan tidak menggunakan skema akrual upah atas dasar gaji, maka unit yang digunakan untuk menghitung pembayaran, misalnya bunga, dimasukkan ke dalam kolom "moneter".

Penambahan (bidang tambahan) dapat dilakukan pada formulir kepegawaian, tetapi tidak mungkin untuk mengurangi kolom yang diperlukan dalam formulir terpadu: kolom yang tidak diklaim tidak diisi.

"Staf" dapat terdiri dari beberapa lembar. Dalam hal ini, dokumen distaples, lembaran diberi nomor, dan di sisi belakang staples dikeluarkan pengesahan dengan tanda tangan dan stempel direktur. Pada formulir itu sendiri, stempel organisasi tidak diperlukan, dan tanda tangan kepala, kepala akuntan, kepala departemen dibubuhkan lembar terakhir di bidang yang disediakan untuk ini. Jika perlu, penanggung jawab dapat menandatangani di setiap halaman, kemudian masing-masing harus dilengkapi dengan baris yang sesuai.

Anda dapat membuat tabel kepegawaian berdasarkan sampel yang disajikan di situs web kami.

Membuat perubahan pada tabel kepegawaian

Jika diperlukan, berbagai perubahan dapat dilakukan pada struktur perusahaan: divisi dibuka dan dihapuskan, posisi baru diperkenalkan, gaji dinaikkan, dll. Semua perubahan ini harus dicatat dalam tabel kepegawaian organisasi. Anda dapat melakukannya dengan dua cara:

1. Pembentukan dan persetujuan "staf" baru.
2. Membuat perintah untuk mengubah dokumen.

Dalam kasus kedua, pesanan harus berisi alasan penyesuaian:

• reorganisasi perusahaan;
• optimalisasi struktur personalia;
• perluasan atau pengurangan produksi;
• perubahan peraturan perundang-undangan, dll.

Perubahan tabel kepegawaian diikuti dengan pengenalan entri baru dalam dokumentasi kepegawaian: buku kerja karyawan, kartu pribadi (dengan persetujuan tertulis dari staf).

Dalam beberapa kasus, diperlukan untuk menandatangani perjanjian tambahan pada kontrak kerja, misalnya, saat mengubah bagian gaji dari gaji. Karyawan diberitahu tentang kejadian tersebut 2 bulan sebelumnya, dan perubahan lain dalam daftar staf dikomunikasikan kepada staf atas persetujuan mereka.

Pengaturan teratur

Untuk manajemen operasional personel di banyak, terutama perusahaan besar, ada dokumen yang disebut "staffing" yang beredar. Ini adalah tabel kepegawaian yang sama, tetapi dibuat dalam bentuk bebas dan berisi data yang diperlukan pemberi kerja untuk kenyamanan pekerjaan personel, misalnya:

• nama pegawai yang menduduki jabatan tertentu;
• gaji dan tunjangan untuk setiap karyawan ("steker" gaji dapat ditulis di tabel kepegawaian, dan ini ditentukan dalam pengaturan);
• nomor personel;
• pengalaman kerja;
• informasi penting tentang karyawan;
• ketersediaan tarif gratis dan informasi lain yang diperlukan oleh layanan personalia.

Daftar staf berbeda dari jadwal dalam dinamisme isinya: perubahan dibuat dalam mode saat ini, tanpa perintah dan persetujuan dari kepala.

Sebelum menentukan ukuran perusahaan, perlu dijawab pertanyaan tentang bagaimana proses produksi, dalam urutan apa, berapa unit yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan utama kegiatan, siapa yang akan mengelola. Untuk tujuan ini, struktur organisasi disusun.

Struktur adalah komposisi dan korelasi mata rantai internalnya: bengkel, seksi, departemen, biro, laboratorium, dan unit lain yang membentuk satu objek ekonomi. Struktur disetujui oleh dokumen khusus, yang tidak menunjukkan nilai kuantitatif unit staf dan jumlah gaji, tetapi tabel kepegawaian disusun berdasarkan data ini.

kepegawaian - dokumen normatif, yang menentukan komposisi karyawan organisasi, dengan menunjukkan posisi dan gaji resmi mereka.

Apa yang harus diwaspadai

Untuk menyusun tabel kepegawaian, digunakan formulir terpadu No. T-3, yang disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 05.01.2004 No. 1. Formulir ini bersifat penasehat. Organisasi komersial memiliki hak untuk berkembang secara mandiri bentuk baru atau memodifikasi formulir T-3 yang ada.

Bentuk terpadu T-3 berisi:

• daftar unit struktural dalam urutan subordinasinya;
• jabatan, dengan mempertimbangkan subordinasi dalam departemen, bengkel, dll. (misalnya, Kepala akuntan, Wakil Kepala Akuntan, Akuntan Terkemuka, Akuntan);
• informasi tentang kualifikasi (misalnya, insinyur metrologi dari kategori ke-2, operator mesin penggilingan dari kategori ke-5, dll.);
• informasi tentang jumlah taruhan;
• jumlah gaji bulanan, tingkat tarif per jam sesuai dengan sistem operasi upah;
• jenis dan jumlah biaya tambahan dan tunjangan.

Kepegawaian, bentuk terpadu

Tindakan normatif ini dapat dibentuk untuk seluruh struktur perusahaan atau untuk setiap divisi secara terpisah. Tidak mencantumkan nama-nama pegawai yang menduduki jabatan tertentu, karena tujuan utama dari dokumen ini adalah untuk menentukan struktur, jumlah dan besaran upah. Untuk mengontrol posisi mana yang ditempati oleh karyawan tertentu (dengan menyebutkan nama lengkap), dilakukan penempatan staf.

Dokumen apa yang perlu dipelajari

Daftar staf diisi oleh pejabat resmi organisasi (ekonom tenaga kerja, akuntan, spesialis sumber daya manusia).

Dokumen yang harus diandalkan:

• anggaran Dasar;
• struktur perusahaan (jika dibuat);
• OKPDTR; CEN; ETKS; ;
• perhitungan gaji pegawai bulanan;
• dokumen teknis hukum dan peraturan lainnya.

Saat menentukan profesi yang akan diperkenalkan di perusahaan, aturan berikut harus diperhatikan: jika pelaksanaan pekerjaan pada posisi, spesialisasi, profesi tertentu dikaitkan dengan pemberian kompensasi dan tunjangan atau adanya kontraindikasi, nama profesi tersebut profesi, jabatan dan persyaratan kualifikasi harus benar-benar sesuai dengan nama dan persyaratan yang terdapat dalam buku acuan kualifikasi, atau ketentuan standar profesi ( Bagian 2 Seni. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Juga harus diingat bahwa salah satu syarat utama yang menentukan hak atas jaminan pensiun dini adalah yang lengkap yang terdapat dalam tabel kepegawaian, dan, karenanya, buku kerja karyawan, Daftar 1 dan 2 industri, pekerjaan, profesi, posisi dan indikator yang memberikan hak untuk pemberian pensiun preferensial (lihat Keputusan Kabinet Menteri Uni Soviet 26.01.1991 No. 10 dan Keputusan Dewan Menteri Uni Soviet 22.08.1956 No. 1173).

Kegagalan untuk memenuhi persyaratan undang-undang ketenagakerjaan dalam hal nama jabatan tidak hanya memerlukan pengenaan denda administratif kepada pemberi kerja, tetapi juga konsekuensi yang merugikan bagi karyawan saat mengajukan pensiun atau menerima tunjangan.

Pertanyaan utama dalam penyusunan SR

"pekerja lepas"

Undang-undang ketenagakerjaan tidak memuat yang namanya "pekerja lepas". Ini lebih terkait dengan hubungan hukum keperdataan, sehingga tidak diatur baik oleh Undang-undang Ketenagakerjaan maupun undang-undang lain yang mengandung norma hukum ketenagakerjaan.

Cara menandatangani dan menyetujui pesanan kepegawaian, contoh 2019

Tabel kepegawaian disahkan oleh kepala bagian personalia dan kepala akuntan hanya pada lembar terakhir dokumen. Jika mereka tidak ada, garis yang sesuai ditandatangani oleh orang yang bertanggung jawab atas pengembangannya. Tabel kepegawaian dan perubahannya disetujui dengan perintah untuk kegiatan utama, yang ditandatangani oleh kepala perusahaan atau orang yang berwenang. Kami memberikan contoh pesanan pada pengenalan tabel kepegawaian di bawah ini.

Dalam formulir T-3 itu sendiri, perlu mencantumkan rincian pesanan untuk menyetujui tabel kepegawaian yang baru. Dokumen ini tidak dicap. Dokumen peraturan ini disimpan di unit yang bertanggung jawab untuk mengubahnya, secara permanen.

organisasi (bentuk T-3) merupakan salah satu dokumen kepegawaian wajib yang harus ada di setiap perusahaan. Sebagai formulir kepegawaian, Anda dapat menggunakan formulir T-3, atau Anda dapat secara mandiri mengembangkan formulir yang sesuai untuk organisasi Anda, yang akan mempertimbangkan karakteristik individu dari aktivitas Anda. Anda dapat mengunduh tabel kepegawaian T-3 di bawah ini. Bagaimana cara mengisi formulir ini dengan benar?

Pengisian sampel kepegawaian

Formulir T-3 berisi informasi tentang kepegawaian organisasi. Ini termasuk informasi tentang divisi perusahaan, nama unit kerja, nomornya. Juga, untuk setiap posisi, tingkat tarif, berbagai bonus dan tunjangan ditunjukkan. Selanjutnya, untuk semua posisi, total biaya per bulan dihitung. Dengan demikian, tabel kepegawaian memungkinkan Anda menilai tingkat anggaran gaji bulanan.

Dokumen kepegawaian ini disetujui, dapat dibuat misalnya pada awal tahun, atau sejak awal kegiatan organisasi. Organisasi memilih sendiri tanggal kedaluwarsa. Jika organisasi berkembang secara dinamis, maka masuk akal untuk menyusun daftar staf baru setiap tahun dan menunjukkan masa berlakunya - 1 tahun. Jika organisasinya kecil, mungkin jadwal Anda akan bertahan selama beberapa tahun. Bagaimanapun, pada formulir T-3, Anda harus menunjukkan tanggal mulai dokumen dan masa berlakunya.

Jika dalam kegiatan di negara bagian perusahaan ada beberapa perubahan kecil (jumlah unit staf berubah, gaji beberapa unit resmi berubah, nama jabatan berubah), maka masuk akal untuk tidak menyetujui yang baru tabel kepegawaian, tetapi untuk mengubah yang sekarang. Untuk ini, kepala menyusun urutan yang sesuai, dan perubahan yang diperlukan dilakukan pada formulir T-3 saat ini. Jika perubahannya masif sehubungan, misalnya dengan, maka lebih baik buat tabel kepegawaian baru.

Penyusunan dokumen ini ditugaskan kepada karyawan bagian personalia, dan jika tidak ada, kepada karyawan departemen akuntansi.

Formulir T-3 itu sendiri diisi dengan cukup sederhana: Anda perlu membuat tajuk dan tabel dengan posisi.

Tabel kepegawaian dalam formulir T-3 berisi informasi tentang divisi struktural perusahaan, menunjukkan kode mereka sesuai dengan klasifikasi internal organisasi; nama posisi menurut pengklasifikasi OKPDTR dan nomornya. Sistem remunerasi untuk posisi ini (gaji, tunjangan) juga tercermin.

Total gaji untuk setiap posisi dikalikan dengan jumlah unit ini, nilai yang dihasilkan akan mencerminkan anggaran bulanan untuk karyawan posisi ini. Selanjutnya, gaji bulanan semua posisi dijumlahkan, dan diperoleh anggaran bulanan untuk seluruh staf organisasi.

Setelah formulir T-3 diisi, diserahkan untuk disetujui oleh manajer, yang memberi tanda persetujuannya di bagian atas formulir.

Kursus penulis oleh Olga Likina (Akuntan M.Video Manajemen) sangat bagus untuk mengatur catatan personel di perusahaan untuk pemula dan akuntan ⇓

Tabel kepegawaian organisasi (formulir T-3). Contoh desain

Editor kami sering menerima pertanyaan tentang pemeliharaan dokumen kepegawaian yang penting seperti daftar staf. Kami telah memberikan jawaban yang paling relevan di artikel ini.

Mengapa Anda membutuhkan staf?

Sesuai dengan Petunjuk untuk aplikasi dan mengisi formulir dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya, disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Rusia tanggal 01/05/2004 No. 1 "Atas persetujuan formulir terpadu dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya" (selanjutnya disebut sebagai Resolusi No. 1), tabel kepegawaian digunakan untuk memformalkan struktur, kepegawaian dan kepegawaian organisasi sesuai dengan Piagamnya. Ini berisi daftar unit struktural, nama jabatan, spesialisasi, profesi, menunjukkan kualifikasi, informasi jumlah unit staf.

Untuk pertama kalinya, bentuk kepegawaian terpadu disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Rusia tanggal 6 April 2001 No. 26 (sebagai bagian dari bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama). Pada tahun 2004, formulir ini telah mengalami beberapa perubahan.

Untuk pemberi kerja, meja kepegawaian adalah "alat" yang sangat nyaman yang menjalankan beberapa fungsi sekaligus. Secara khusus, itu:

• memungkinkan Anda melacak dengan jelas struktur organisasi perusahaan (divisi strukturalnya);
• menetapkan kepegawaian unit struktural dan jumlah unit staf untuk setiap jabatan (profesi);
• memungkinkan Anda melacak sistem remunerasi karyawan divisi struktural;
• menetapkan dan menetapkan besaran tunjangan;
• memfasilitasi pelacakan lowongan dan pemilihan personel untuk lowongan ini.

Apakah perlu memiliki meja kepegawaian?

Pada saat ini Ada dua sudut pandang mengenai kewajiban pemberi kerja untuk menjaga meja kepegawaian.

Menurut yang pertama, keberadaan undang-undang peraturan daerah ini wajib, karena secara langsung mempengaruhi fungsi tenaga kerja karyawan dan pengupahannya. Jadi, dalam Kode Perburuhan Federasi Rusia, kepegawaian disebutkan dalam Art. 15, yang berisi definisi hubungan kerja, dan dalam Art. 57, menurut yang kondisi esensial kontrak kerja adalah fungsi tenaga kerja, yaitu: bekerja sesuai dengan posisi yang sesuai dengan kepegawaian, profesi, spesialisasi yang menunjukkan kualifikasi, jenis pekerjaan spesifik yang ditugaskan kepada karyawan.

Menurut sudut pandang lain, pemberi kerja secara mandiri memutuskan perlunya memelihara meja kepegawaian. Argumen berikut berfungsi sebagai pembenaran untuk posisi ini. Pertama, SK No. 1 disetujui direkomendasikan untuk digunakan bentuk kepegawaian yang terpadu (No. T-3). Tabel kepegawaian juga disebutkan dalam Instruksi pengisian buku kerja yang disetujui oleh Keputusan Menteri Tenaga Kerja Rusia tanggal 10 Oktober 2003 No. 69 (selanjutnya - Instruksi No. 69). Secara khusus, dalam klausa 3.1 Instruksi dicatat bahwa entri tentang nama posisi (pekerjaan), spesialisasi, profesi, menunjukkan kualifikasi dibuat, sebagai suatu peraturan, sesuai dengan tabel kepegawaian organisasi.

Seperti yang Anda lihat, tidak ada tindakan normatif yang disebutkan diabadikan tugas pemberi kerja untuk penempatan staf. Pada saat yang sama, kami menganjurkan agar Anda tidak mengabaikan pemeliharaan dokumen kepegawaian ini, karena lembaga inspeksi menganut pandangan pertama.

Jadi, Dana Asuransi Sosial Federasi Rusia menarik perhatian pemegang polis (pemberi kerja) untuk perlunya menyusun tabel kepegawaian sebagai dokumen yang berfungsi untuk memastikan kebenarannya. Dana pensiun Federasi Rusia, ketika mengumpulkan informasi tentang masa kerja pekerja yang diasuransikan, juga berulang kali memperhatikan kebutuhan tersebut.

Seringkali, otoritas pajak, saat melakukan inspeksi di tempat, meminta tabel kepegawaian organisasi. Misalnya, dalam keputusan Pengadilan Arbitrase Moskow tanggal 28 April 2007 dalam kasus No. A40-4332 / 07-117-33, disebutkan bahwa “Kode Pajak Federasi Rusia membebankan wajib pajak kewajiban untuk menyerahkan, atas permintaan otoritas pajak, dokumen dan informasi yang diperlukan untuk pengendalian pajak. Fakta bahwa kontrak kerja, kepegawaian, pribadi dan kartu individu bukan dokumen akuntansi pajak, tidak dengan sendirinya menyangkal kewajiban organisasi untuk memiliki dokumen tersebut dan menyerahkannya untuk keluar audit pajak karena informasi yang dikandungnya mungkin memiliki implikasi pajak yang signifikan.”

Seringkali, tidak adanya meja kepegawaian dianggap oleh badan inspeksi sebagai pelanggaran undang-undang perburuhan dan perlindungan tenaga kerja, di mana seorang pejabat dapat didenda dari 500 hingga 5.000 rubel, dan organisasi - dari 30.000 hingga 50.000 rubel. (Pasal 5.27 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia). Namun karena tidak ada kewajiban yang jelas bagi pemberi kerja untuk menyimpan dokumen ini dalam undang-undang, sanksi tersebut dapat digugat di pengadilan.

Siapa yang harus mengembangkan dan menyetujui tabel kepegawaian?

Setelah memutuskan perlunya menyusun tabel kepegawaian (kecuali, tentu saja, belum ada dalam organisasi), pertanyaan selanjutnya muncul - siapa yang harus mengembangkan dokumen catatan kepegawaian ini?

Undang-undang tidak menentukan lingkaran orang yang bertanggung jawab, oleh karena itu kami berasumsi bahwa kepala perusahaan harus menangani masalah ini. Perintah terpisah dapat dibuat dengan membebankan kewajiban untuk menyusun tabel kepegawaian pada karyawan tertentu, atau kewajiban ini dapat diabadikan dalam kontrak kerja atau uraian tugas karyawan.

Biasanya, dalam organisasi kecil, personel dan (atau) petugas akuntansi terlibat dalam kepegawaian, lebih jarang - karyawan layanan hukum. Di perusahaan besar - departemen perencanaan dan ekonomi atau departemen organisasi tenaga kerja dan upah. Jika kita sedang berbicara tentang pengusaha perorangan, maka hal ini dapat dilakukan oleh petugas personalia, akuntan (jika ada di negara bagian) atau pengusaha itu sendiri.

Tabel kepegawaian disetujui dengan perintah (instruksi) yang ditandatangani oleh kepala organisasi atau orang yang diberi wewenang olehnya (lihat Contoh 1). Rincian dokumen ini ditunjukkan di bidang “Disetujui atas perintah organisasi tertanggal “____” _____________ 200__ No. __” dari formulir terpadu No. T-3.

Harap diperhatikan bahwa tanggal penyusunan, persetujuan, dan pemberlakuan tabel kepegawaian mungkin tidak bersamaan. Jadi, tabel kepegawaian dapat disetujui lebih lambat dari tanggal kompilasi, dan tanggal pengantar (berlakunya hukum) dapat lebih lambat dari tanggal persetujuan dan kompilasi.

Mempertimbangkan fakta bahwa upah diberikan kepada karyawan setiap bulan, masuk akal untuk memberlakukan tabel kepegawaian sejak hari pertama bulan itu.

Formulir terpadu No. T-3 juga menunjukkan periode persetujuan tabel kepegawaian. Dalam hal ini, muncul pertanyaan berikut:

Seberapa sering tabel kepegawaian harus dibuat?

Tidak ada jawaban yang jelas dalam undang-undang. Namun, mengingat tabel kepegawaian merupakan dokumen perencanaan, disarankan untuk menyusunnya selama satu tahun. Namun, tabel kepegawaian dapat disetujui sekali dan berlaku selama beberapa tahun.

Bagaimana cara mengisi formulir terpadu No. T-3 dengan benar?

Jadi, langsung saja ke persiapan meja kepegawaian. Cara paling umum untuk mengeluarkannya adalah dengan mengisi formulir terpadu No. T-3. Dalam hal ini, seseorang harus dipandu oleh Petunjuk penggunaan dan pengisian formulir dokumentasi akuntansi utama, yang disetujui oleh Resolusi No.1.

Kami membuat "topi". Pertama-tama, di kolom "Nama organisasi", Anda harus menentukan nama organisasi sesuai dengan sertifikat pendaftaran. Jika sertifikat berisi nama lengkap dan pendek, maka salah satunya dapat ditunjukkan di tabel kepegawaian.

Kemudian kode menurut OKPO (All-Russian Classifier of Enterprises and Organizations), nomor dokumen dan tanggal kompilasi ditunjukkan. Untuk kenyamanan pendaftaran, nomor kepegawaian dapat berisi indeks huruf (misalnya, ШР).

Formulir terpadu No. T-Z mencakup kata-kata berikut: "Staf untuk periode ______ dari" ___ "______ 20__". Tampaknya penunjukan periode validitas dokumen melibatkan penunjukan tidak hanya tanggal awal, tetapi juga akhir periode ini. Apakah perlu menunjukkan akhir dari tabel kepegawaian atau apakah cukup untuk menunjukkan bahwa tabel kepegawaian mulai berlaku pada tanggal tertentu? Jelas bahwa bentuk terpadu menyiratkan opsi kedua. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa dalam proses pelaksanaan kegiatan di organisasi mungkin diperlukan perubahan tabel kepegawaian, oleh karena itu sangat sulit untuk memprediksi secara akurat tanggal kedaluwarsa untuk validitasnya.

DI DALAM kolom 1 (“nama”) menunjukkan nama unit struktural yang relevan. Itu bisa berupa cabang, kantor perwakilan, serta departemen, bengkel, seksi, dll. (pasal 16 dari resolusi Pleno Mahkamah Agung Federasi Rusia tanggal 17 Maret 2004 No. 2 “Atas permohonan pengadilan Federasi Rusia Kode Perburuhan Federasi Rusia").

Untuk kenyamanan bekerja dengan tabel kepegawaian, unit struktural lebih baik diatur dalam kelompok sesuai dengan hierarki mereka dari unit administrasi ke unit layanan. Misalnya, pertama-tama, divisi yang menjalankan manajemen umum (direktorat, akuntansi, departemen personalia, dll.) Akan ditunjukkan, kemudian divisi produksi atau divisi yang menjalankan fungsi utama organisasi, dan pada akhirnya - divisi pembantu. dan divisi layanan (layanan administrasi dan ekonomi, departemen pasokan, gudang, dll.).

DI DALAM kolom 2 ("kode") kode divisi struktural yang ditugaskan kepadanya oleh pemberi kerja ditempelkan. Biasanya, kode ditunjukkan dengan angka, yang jumlahnya bervariasi tergantung pada kompleksitas struktur organisasi. Ini memungkinkan Anda untuk menentukan tempat masing-masing departemen (subdivisi, grup, dll.) Secara keseluruhan struktur organisasi. Misalnya, departemen keuangan diberi kode 02. Dengan demikian, departemen keuangan dan perencanaan serta departemen akuntansi yang merupakan bagian dari departemen akan diberi kode 02.01 dan 02.02.

Jika organisasi menggunakan sistem terpusat aliran dokumen, kode unit struktural dapat dihilangkan.

Di kolom 3 posisi (spesialisasi, profesi), kategori, kelas (kategori) kualifikasi karyawan ditunjukkan. Sebaiknya data ini diberikan sesuai dengan:

• Pengklasifikasi profesi pekerja, posisi karyawan dan kategori upah All-Rusia OK 016-94 (diperkenalkan oleh Keputusan Standar Negara Rusia tanggal 26 Desember 1994 No. 367);
• Direktori kualifikasi posisi manajer, spesialis, dan karyawan lain (disetujui dengan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Federasi Rusia tanggal 21 Agustus 1998 No. 37).

Tentu saja, direktori ini menjadi usang dan banyak posisi yang muncul tahun-tahun terakhir, mereka tidak hadir (misalnya, posisi manajer kantor). Oleh karena itu, perbedaan nama jabatan, profesi, spesialisasi dalam buku referensi kualifikasi dan dokumen kepegawaian organisasi dapat diterima. Namun jika dengan pelaksanaan pekerjaan pada jabatan, profesi, spesialisasi tertentu terkait dengan pemberian kompensasi dan manfaat atau adanya pembatasan, maka nama jabatan, profesi atau spesialisasi tersebut dan persyaratan kualifikasi mereka harus mematuhi nama dan persyaratan yang ditentukan dalam buku referensi kualifikasi yang disetujui dengan cara yang ditetapkan oleh Pemerintah Federasi Rusia (Pasal 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia, klausul 3.1 Instruksi No. 69). Jika tidak, karyawan tidak akan berhak atas tunjangan.

Contoh 2

Ciutkan Tampilkan

Di buku kerja seorang pekerja musik yang selama 17 tahun memimpin anak-anak studio paduan suara di sebuah pesantren, posisinya tercatat sebagai "penyelenggara lingkaran". Karena posisi ini tidak ada dalam pengklasifikasian pekerjaan pekerja, posisi karyawan dan kategori upah All-Rusia, atau dalam Daftar pekerjaan, profesi, posisi, spesialisasi dan institusi, dengan mempertimbangkan pensiun tenaga kerja hari tua adalah awal ditugaskan sesuai dengan Pasal 28 Undang-Undang Federal "Tentang Pensiun Tenaga Kerja di Federasi Rusia, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 29 Oktober 2002 No. 781, masa kerja ini tidak dihitung dalam asuransi untuk awal penugasan pensiun kepada seorang karyawan.

Menurut Seni. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, posisi karyawan yang dipekerjakan harus sesuai dengan yang tertera di tabel kepegawaian. Ada beberapa kasus ketika nama posisi yang digunakan dalam kontrak kerja tidak sesuai dengan daftar staf, atau posisi seperti itu sama sekali tidak disediakan oleh daftar staf. Dalam hal ini, kontradiksi yang ada antara kontrak kerja dan tabel kepegawaian harus diselesaikan demi kontrak kerja (Pasal 8 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Karyawan akan melakukan fungsi ketenagakerjaan yang ditentukan oleh kontrak kerja (yaitu, bekerja dalam posisi, spesialisasi atau profesi yang ditetapkan dalam kontrak), dan petugas personalia harus membuat perubahan yang sesuai pada tabel kepegawaian. Bagaimana melakukan ini, kami akan mempertimbangkannya nanti. Untuk saat ini, mari lanjutkan mengisi formulir.

Saat mengisi kolom 4 (“Jumlah unit staf”) menunjukkan jumlah unit staf untuk posisi (profesi) yang relevan. Dalam hal konten unit staf yang tidak lengkap disediakan, dengan mempertimbangkan kekhasan pekerjaan paruh waktu, jumlah unit staf ditunjukkan dalam bagian yang sesuai, misalnya 0,25; 0,5; 2,75 dst.

Mengingat dimungkinkan untuk merekrut karyawan baru hanya untuk posisi yang kosong, tidak hanya unit staf yang ada, tetapi juga unit yang kosong dapat ditunjukkan di tabel kepegawaian. Dengan kata lain, jika organisasi mempekerjakan 10 orang dan pada saat yang sama 10 posisi staf juga ditunjukkan dalam tabel kepegawaian, maka saat menambah staf, perubahan harus dilakukan pada tabel kepegawaian. Dan Anda dapat segera meletakkan lebih banyak unit staf (misalnya, 12). Dengan demikian, di tabel kepegawaian, Anda dapat menyimpan cadangan personel untuk masa mendatang.

Salah satu masalah yang menyebabkan kesulitan dalam praktiknya terkait dengan desain pekerja paruh waktu. Misalnya, beberapa orang mungkin bekerja paruh waktu atau paruh waktu di posisi yang sama. Dalam hal ini, daftar staf menunjukkan jumlah unit staf untuk posisi yang sesuai.

Misalkan ada dua forwarder penuh waktu dan satu forwarder paruh waktu. Dalam hal ini, kolom 4 harus menunjukkan 2,5 unit staf.

DI DALAM kolom 5 ("Tingkat tarif (gaji), dll."), tergantung pada sistem remunerasi yang diadopsi dalam organisasi, gaji bulanan ditunjukkan pada tingkat tarif (gaji), skala gaji, persentase pendapatan, bagian atau persentase laba, tenaga kerja tingkat partisipasi (KTU), koefisien distribusi, dll. Dalam hal ini, upah ditentukan dalam rubel.

Kami ingat bahwa, sesuai dengan Art. 133 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, jumlah gaji resmi (tingkat tarif) tidak boleh lebih rendah dari yang ditetapkan secara hukum ukuran minimal upah (dalam saat ini- 4 330 rubel). Pada saat yang sama, sistem remunerasi harus ditetapkan dengan undang-undang peraturan daerah (misalnya Peraturan tentang Remunerasi).

Contoh 3

Ciutkan Tampilkan

Daftar staf menyediakan satu unit staf untuk posisi "sekretaris" dengan gaji 15.000 rubel. Namun, dengan mempertimbangkan kepentingan perusahaan, sekretaris dipekerjakan dengan syarat kombinasi eksternal dengan tarif 0,5. Sesuai dengan Seni. 285 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, pekerja paruh waktu dibayar sebanding dengan jam kerja, tergantung pada output atau kondisi lain yang ditentukan oleh kontrak kerja. Dalam hal ini, kontrak kerja harus menunjukkan jumlah yang proporsional dengan waktu kerja pekerja paruh waktu (dalam kasus ini- 7.500 rubel).

Seperti yang dapat dilihat dari contoh di atas, tabel kepegawaian menentukan gaji untuk posisi yang sesuai, tetapi bukan remunerasi untuk karyawan tertentu.

DI DALAM kolom 6-8 ("Biaya tambahan") menunjukkan pembayaran insentif dan kompensasi kepada karyawan (bonus, tunjangan, pembayaran tambahan, pembayaran insentif) yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia saat ini (misalnya, tunjangan utara, tunjangan untuk gelar akademik, dll.) atau diperkenalkan atas kebijaksanaan organisasi (misalnya, terkait dengan rezim atau kondisi kerja).

• jumlah tetap (saat mengubah gaji, jumlah tunjangan dapat dibiarkan dalam jumlah yang sama atau juga diubah);
• dalam bentuk persentase tunjangan (dalam hal ini besaran tunjangan berubah seiring dengan gaji).

Harap diperhatikan: jika sistem remunerasi memungkinkan untuk menetapkan tunjangan individu untuk setiap posisi, maka di kolom 3 setiap posisi harus dialokasikan dalam baris terpisah, dan di kolom 4 di seberang setiap posisi, cantumkan satu unit.

Lain pertanyaan yang sering diajukan, yang antara lain mengkhawatirkan petugas personalia: apakah mungkin bagi pegawai yang menduduki jabatan yang sama untuk menetapkan gaji yang berbeda, misalnya dengan menyediakan plug gaji di meja kepegawaian? Baik dalam literatur hukum maupun dalam praktik hingga solusinya masalah ini ada dua pendekatan yang berlawanan. Jadi, beberapa ahli percaya bahwa ini cukup dapat diterima. Untuk mendukung sudut pandang ini, Seni. 132 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, yang menurutnya gaji setiap karyawan bergantung pada kualifikasinya, kompleksitas pekerjaan yang dilakukan, kuantitas dan kualitas tenaga kerja yang dikeluarkan dan tidak terbatas pada jumlah maksimum. Dengan mengingat hal ini, upah harus ditetapkan secara berbeda dan bergantung, pertama-tama, pada kualifikasi karyawan, yang menjadi dasar karyawan yang memegang posisi yang sama, tetapi memiliki posisi yang berbeda. kategori kualifikasi gaji yang berbeda dapat ditetapkan.

Menurut pakar lain, setiap posisi sesuai dengan satu gaji. Dalam hal perlu ditetapkan upah yang berbeda bagi pegawai yang menduduki jabatan yang sama, maka disarankan untuk mengatur besaran upah dengan bantuan berbagai tunjangan (misalnya untuk intensitas kerja).

Contoh 4

Ciutkan Tampilkan

Perusahaan mempekerjakan dua akuntan. Pada saat yang sama, tabel kepegawaian memberi akuntan gaji 10.000 rubel, serta tunjangan untuk jam kerja yang tidak teratur sebesar 10% dari gaji (1.000 rubel) dan untuk intensitas kerja - 20% (2.000 rubel). Dengan mempertimbangkan kualifikasi dan pengalaman kerja salah satu karyawan yang memegang posisi ini, semua tunjangan ditetapkan dan, karenanya, gajinya berjumlah 13.000 rubel. (10.000 rubel + 1.000 rubel + 2.000 rubel). Akuntan kedua hanya diberi satu tunjangan untuk hari kerja yang tidak teratur, setelah itu gajinya mencapai 11.000 rubel. (10.000 rubel + 1.000 rubel).

DI DALAM kolom 9 jumlah total yang dibentuk dengan menambahkan kolom 5-8 dicatat, yaitu jumlah gaji untuk semua unit staf pada posisi tertentu, dengan mempertimbangkan tunjangan yang ditetapkan. Jika kolom 5-9 tidak dapat diisi dengan ekuivalen rubel (misalnya, karena penggunaan sistem pengupahan bebas tarif, campuran, dan lainnya), kolom ini diisi dengan unit pengukuran yang sesuai (dalam persentase, koefisien, dll. ). Pada saat yang sama, perhitungan jumlah total (total) pada kolom 5-9 dimungkinkan jika tarif tarif dan tunjangan ditetapkan dalam satuan yang sama untuk jangka waktu yang sama.

Kolom 10 , seperti namanya, ditujukan untuk berbagai catatan. Dalam ketidakhadiran mereka, itu tetap kosong.

Setelah memasukkan data di semua kolom, isilah baris "Jumlah" terletak di bagian bawah tabel. Untuk melakukan ini, jumlah posisi staf, jumlah gaji, tunjangan, dan jumlah dana gaji bulanan dihitung dalam kolom vertikal.

Daftar staf yang telah diisi ditandatangani oleh kepala bagian personalia atau orang yang dipercayakan dengan tanggung jawab untuk melakukan manajemen catatan personalia, serta kepala akuntan organisasi.

Dalam bentuk tabel kepegawaian yang disatukan, tidak disediakan stempel. Dalam hal ini, pencetakan dimungkinkan, tetapi tidak wajib.

Contoh tabel kepegawaian disajikan pada Contoh 5.

Bagaimana cara membuat perubahan pada tabel kepegawaian?

Cepat atau lambat, setiap petugas personalia dihadapkan pada perubahan informasi yang terdapat dalam tabel kepegawaian. Misalnya, ada kebutuhan untuk memperkenalkan unit staf baru atau seluruh unit, atau mengurangi yang sudah ada, mengubah gaji, tarif, mengganti nama unit atau posisi, dll.

Ada dua cara untuk membuat perubahan pada tabel kepegawaian yang disetujui:

Pilihan 1. Ubah kepegawaian itu sendiri, yaitu menyetujui tabel kepegawaian baru dengan nomor pendaftaran baru (urutan berikutnya).

Pilihan 2. Buat perubahan pada tabel kepegawaian saat ini.

Dalam hal ini susunan kepegawaian tetap sama, hanya beberapa posisinya yang berubah (isi kolom). Perubahan dilakukan berdasarkan pesanan, setelah itu tabel kepegawaian disesuaikan. Berikut ini dapat digunakan sebagai judul dari urutan yang sesuai: "Tentang perubahan tabel kepegawaian", "Tentang perubahan sebagian pada tabel kepegawaian", "Tentang membuat perubahan pada tabel kepegawaian", dll. Urutan tersebut harus menunjukkan alasannya untuk membuat perubahan pada tabel kepegawaian (misalnya, reorganisasi perusahaan , optimalisasi pekerjaan manajerial, perbaikan struktur organisasi, dll.).

Jika organisasi memiliki struktur yang kompleks, kami merekomendasikan bahwa ketika membuat perubahan pada tabel kepegawaian saat ini, tunjukkan dalam urutan tidak hanya posisi yang sesuai, tetapi juga unit struktural yang susunan kepegawaiannya dipengaruhi oleh perubahan yang dibuat. Hal ini disebabkan karena di departemen yang berbeda mungkin terdapat posisi dengan judul yang sama.

Tidak ada peraturan tentang seberapa sering tabel kepegawaian perlu diperbarui. Oleh karena itu, Anda dapat melakukan ini sesuai kebutuhan.

Jangan lupa bahwa perubahan dan penambahan yang dibuat dengan cara yang ditetapkan pada tabel kepegawaian organisasi menjadi perhatian karyawan, setelah itu perubahan dan penambahan yang sesuai dibuat pada buku kerja mereka berdasarkan pesanan (instruksi) atau lainnya. keputusan majikan. Hal ini dinyatakan dalam pasal 3.1 Instruksi No. 69.

Harap dicatat bahwa perubahan permanen atau sementara dalam fungsi tenaga kerja seorang karyawan dan (atau) unit struktural tempat karyawan tersebut bekerja (jika unit struktural ditunjukkan dalam kontrak kerja) tidak lebih dari transfer ke pekerjaan lain (bagian 1 pasal 72.1 Kode Perburuhan RF). Perubahan jabatan, yang ditentukan oleh para pihak dan dituangkan dalam kontrak kerja, juga dianggap sebagai perubahan fungsi tenaga kerja karyawan, terlepas dari alasan perubahan tersebut (misalnya, karena perubahan dalam tabel kepegawaian ).

Kapan melakukan perubahan saat mengurangi staf?

Pengurangan jumlah atau staf pegawai menjadi salah satu alasan dilakukannya perubahan tabel kepegawaian. Pengurangan ukuran organisasi melibatkan pengecualian dari daftar staf unit staf individu, sedangkan pengurangan staf - posisi individu. Karyawan yang diberhentikan karena satu dan lain hal dapat diberhentikan berdasarkan paragraf 2 Seni. 81 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Menimbang bahwa sesuai dengan Pasal 180 Kode Perburuhan Federasi Rusia, karyawan harus diperingatkan tentang pemecatan yang akan datang untuk mengurangi jumlah atau staf setidaknya dua bulan sebelum pemecatan, tabel kepegawaian baru tidak dapat diberlakukan lebih awal dari dua bulan setelah kompilasi. Kehadiran tabel kepegawaian dapat memastikan bahwa pemecatan karyawan dibenarkan (yaitu, pemberi kerja akan memiliki kesempatan untuk menunjukkan dengan jelas kurangnya pekerjaan).

Jika keadaan yang menyebabkan perubahan tabel kepegawaian ke arah pengurangan unit staf dihilangkan, pemberi kerja dapat memulihkan posisi yang dikurangi dengan mengubah tabel kepegawaian atau menyetujui yang baru.

Apakah mungkin mengubah bentuk seragam?

Keputusan Goskomstat Rusia tertanggal 24 Maret 1999 No. 20 “Atas persetujuan prosedur penerapan formulir terpadu dokumentasi akuntansi utama” mencatat bahwa, jika perlu, organisasi dapat membuat perincian tambahan. Pada saat yang sama, tidak diperbolehkan menghapus detail yang sudah ada dalam formulir ini (termasuk kode, nomor formulir, nama dokumen).

Semua perubahan yang dilakukan pada formulir terpadu harus diformalkan oleh dokumen administrasi organisasi. Selain itu, format formulir yang ditunjukkan dalam album bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama direkomendasikan dan dapat berubah. Jadi, saat menyiapkan formulir berdasarkan formulir terpadu, diperbolehkan melakukan perubahan dalam hal memperluas dan mempersempit kolom dan garis, menambahkan lembar slip - untuk kemudahan penempatan dan pemrosesan informasi yang diperlukan.

Apa itu susunan kepegawaian?

Di banyak organisasi, dipraktikkan untuk mempertahankan bentuk kepegawaian yang "bekerja" - pengaturan kepegawaian, atau disebut posting pekerjaan atau daftar kepegawaian. Perbedaan utama antara dokumen ini dan tabel kepegawaian terletak pada dinamismenya, karena dapat dengan cepat berubah tergantung pada perubahan personel perusahaan yang sedang berlangsung (numerik dan kualitatif) dan tidak memerlukan perintah untuk menyetujui dan mengubahnya.

Karena tabel kepegawaian, yang menunjukkan jumlah total unit staf (posisi) di perusahaan, tidak memungkinkan untuk menentukan apakah posisi itu kosong atau ditempati dan karyawan mana yang menempatinya, kepegawaian, sebagai suatu peraturan, menunjukkan dengan tepat informasi ini - nama dan inisial karyawan perusahaan yang menduduki posisi yang disediakan oleh tabel kepegawaian, dan status posisi - ditutup atau kosong.

Dokumen ini dapat mencakup data lain, seperti nomor personel karyawan, pengalaman kerjanya di perusahaan, kategori khusus (di bawah umur, penyandang cacat, pensiunan dengan anak di bawah tiga tahun, dll.). Sebagai dasar daftar staf, Anda dapat mengambil tabel kepegawaian organisasi yang disetujui dan menambahkan kolom yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan organisasi tertentu. Baik kewajiban untuk mempertahankan pengaturan kepegawaian, maupun bentuknya yang terpadu saat ini peraturan tidak terpasang. Satu-satunya yang diatur adalah jangka waktu penyimpanan dokumen kadaluwarsa. Sesuai dengan Daftar dokumen manajemen standar yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi, dengan indikasi periode penyimpanan, yang disetujui oleh Arsip Federal pada 6 Oktober 2000, pengaturan kepegawaian dapat disimpan selama 75 tahun setelah yang baru dibuat. ke atas. Pada saat yang sama, tabel kepegawaian harus disimpan selama 3 tahun, dimulai dari tahun berikutnya yang tidak valid.

Catatan kaki

Ciutkan Tampilkan

Kepegawaian: bentuk dan isi 14/04/2015

Kepegawaian: bentuk dan isi

Tindakan lokal khusus adalah meja kepegawaian. Ini adalah dokumen yang sangat penting dan wajib.

Perhatian, jangan bingung!

Majikan terkadang membuat dokumen yang "mirip" dengan tabel kepegawaian: "Struktur dan kepegawaian" atau "Posisi dan kepegawaian". Dokumen-dokumen ini tidak identik dengan meja kepegawaian, dan keberadaannya tidak mengesampingkan kewajiban pemberi kerja untuk memelihara meja kepegawaian. Dokumen "Struktur dan kepegawaian" berisi daftar unit struktural sesuai dengan tingkat kepentingannya bagi perusahaan (administrasi pertama, diikuti oleh akuntansi, setelah unit produksi, dll.). Di dalam divisi struktural, daftar posisi diberikan dalam urutan hierarkis, yang menunjukkan di kolom yang sesuai jumlah unit staf untuk setiap posisi.

Dokumen "Pergantian posisi dan kepegawaian" - Ini adalah versi tabel kepegawaian yang berfungsi. Itu disusun berdasarkan tabel kepegawaian, dan nama belakang dan inisial (atau nama belakang, nama depan dan patronimik) karyawan dimasukkan di dalamnya berlawanan dengan setiap posisi yang disediakan oleh tabel kepegawaian.

Bentuk dan isi tabel kepegawaian

Komite Statistik Negara Federasi Rusia, dengan resolusi 01/05/2004 N 1, menyetujui bentuk kepegawaian terpadu - formulir No. T-3.

Menurut bagian 4 Seni. 9 Undang-Undang Federal 6 Desember 2011 N 402-FZ “Tentang Akuntansi” (selanjutnya disebut Undang-Undang Akuntansi), yang mulai berlaku pada 1 Januari 2013: “Bentuk Dokumen Akuntansi Utama menyetujui kepala entitas ekonomi atas usul pejabat yang bertanggung jawab di bidang akuntansi. Bentuk dokumen akuntansi utama untuk organisasi sektor publik ditetapkan sesuai dengan undang-undang anggaran Federasi Rusia.

Dipandu oleh ketentuan ini, kini pemberi kerja secara mandiri menyetujui bentuk tabel kepegawaian.

Namun, hari ini mereka, sebagai suatu peraturan, mengambil sendiri bentuk yang sama yang telah disetujui oleh Komite Statistik Negara, sementara kadang-kadang melengkapinya dengan kolom dan kolom yang mereka butuhkan.

Mari kita lihat "sumber aslinya".

Bentuk inilah yang biasanya diambil oleh pemberi kerja sebagai dasar saat mengembangkan versi mereka.

Instruksi untuk mengisi dokumentasi personel utama (menurut Keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 05/01/2004 N 1) berisi rekomendasi tentang desain tabel kepegawaian, yang cukup berlaku untuk kasus-kasus di mana pemberi kerja meningkatkan bentuk tabel kepegawaian:

“Saat mengisi kolom 4, jumlah unit staf untuk posisi (profesi) yang relevan, yang disediakan untuk konten unit staf yang tidak lengkap, dengan mempertimbangkan kekhasan pekerjaan paruh waktu sesuai dengan undang-undang saat ini Federasi Rusia, ditunjukkan pada saham yang sesuai, misalnya 0,25; 0,5; 2,75 dst.

Di kolom 5 "Tingkat tarif (gaji), dll." gaji bulanan ditunjukkan dalam rubel pada tingkat tarif (gaji), skala tarif, persentase pendapatan, bagian atau persentase keuntungan, tingkat partisipasi tenaga kerja (KTU), koefisien distribusi, dll., tergantung pada sistem pengupahan yang diadopsi dalam organisasi sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia saat ini, perjanjian bersama, kontrak kerja, perjanjian dan peraturan lokal organisasi.

Kolom 6-8 "Tunjangan tambahan" menunjukkan pembayaran insentif dan kompensasi (bonus, tunjangan, pembayaran tambahan, pembayaran insentif) yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia saat ini (misalnya, tunjangan utara, tunjangan untuk gelar akademik, dll.), serta yang diperkenalkan atas kebijakan organisasi (misalnya, terkait dengan rezim atau kondisi kerja).

Jika organisasi tidak dapat mengisi kolom 5–9 dalam rubel karena penggunaan sistem upah lain (bebas tarif, campuran, dll.) Sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia saat ini, kolom ini diisi dalam satuan pengukuran yang sesuai (misalnya, dalam persentase, koefisien, dll.). ).

Disetujui dengan perintah (instruksi) yang ditandatangani oleh pimpinan organisasi atau orang yang diberi kuasa olehnya».

Saat mengembangkan dan menyetujui bentuk kepegawaiannya, pemberi kerja dapat melengkapi formulir tersebut dengan kolom dan kolom baru yang dia butuhkan (misalnya, untuk memasukkan informasi tentang bonus, sistem pembayaran borongan).

Saat mengisi formulir kepegawaian, penting untuk mengontrol bahwa informasi (gaji, jumlah unit staf, jabatan) sesuai dengan keadaan sebenarnya dan dokumen lainnya, dan tidak bertentangan dengan undang-undang.

Divisi struktural dalam tabel kepegawaian

Nama-nama satuan struktural ditulis lengkap, tanpa singkatan.

Dalam urutan apa departemen terdaftar? Undang-undang tidak menjawab pertanyaan ini, menyerahkannya pada kebijaksanaan pemberi kerja. Dalam praktiknya, berbagai pendekatan digunakan:

Dalam urutan kepentingan (administrasi pertama, diikuti oleh akuntansi, kemudian unit produksi, dll.),

Untuk mengurangi jumlah unit struktural,

Dalam urutan alfabet.

Beberapa perusahaan mengadopsi instruksi pengelolaan arsip kepegawaian, yang antara lain bernuansa pengisian dokumentasi kepegawaian, juga ditentukan urutan penunjukan unit struktural pada tabel kepegawaian.

Jika pemberi kerja memiliki jumlah karyawan yang sedikit dan tidak ada divisi struktural, maka kolom 1 dapat dihilangkan. Juga dalam praktiknya, dalam kasus seperti itu, tanda hubung dapat ditempatkan.

Beberapa pemberi kerja tidak memasukkan dalam daftar staf unit struktural seperti kantor cabang dan perwakilan, secara keliru percaya bahwa mereka harus memiliki meja kepegawaian sendiri yang terpisah. Ini salah.

Daftar staf harus disimpan oleh pemberi kerja.

Kami percaya bahwa kantor cabang dan perwakilan tidak boleh menyetujui tabel kepegawaian mereka, karena mereka tidak independen badan hukum, pemberi kerja independen (Pasal 20 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Tabel kepegawaian organisasi harus mencerminkan seluruh struktur organisasi, semua divisinya, termasuk cabang dan kantor perwakilan.

Untuk kenyamanan pekerjaan cabang dan kantor perwakilan, salinan daftar staf atau kutipannya dibuat.

DI DALAM kolom "kode" tunjukkan kode divisi struktural yang ditugaskan oleh pemberi kerja. Kode memungkinkan Anda untuk dengan mudah menentukan tempat setiap departemen atau grup struktur keseluruhan organisasi.

Nama posisi, profesi, spesialisasi dalam daftar staf

Nama setiap posisi (khusus, profesi) dicantumkan secara lengkap, tanpa singkatan.

Menurut bagian 2 Seni. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, jika sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia, lainnya hukum federal Karena pelaksanaan pekerjaan pada posisi, profesi, spesialisasi tertentu dikaitkan dengan pemberian kompensasi dan tunjangan atau adanya batasan, maka nama posisi, profesi atau spesialisasi tersebut dan persyaratan kualifikasinya harus sesuai dengan nama dan persyaratan tersebut. ditentukan dalam buku referensi kualifikasi yang disetujui dengan cara yang ditetapkan oleh Pemerintah Federasi Rusia, Federasi, atau ketentuan standar profesional yang relevan.

Posisi (spesialisasi, profesi) biasanya ditunjukkan dengan senioritas, yaitu dalam urutan hierarkis: manajer, deputi, spesialis, pelaku teknis, dll.

Jika ada jabatan (spesialisasi, profesi) yang bukan milik unit struktural mana pun, maka dapat didaftarkan sebagai "pegawai lain".

Gaji karyawan di meja kepegawaian

Anda tidak dapat menetapkan upah di bawah minimum legal.

Menurut bagian 3 Seni. 133 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, gaji bulanan seorang karyawan yang telah sepenuhnya memenuhi standar jam kerja untuk periode ini dan memenuhi standar perburuhan ( kewajiban tenaga kerja) tidak boleh lebih rendah dari upah minimum.

Menurut Bagian 11 Seni. 133.1 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, gaji bulanan seorang karyawan yang bekerja di wilayah entitas konstituen Federasi Rusia yang sesuai dan yang memiliki hubungan kerja dengan pemberi kerja sehubungan dengan perjanjian regional tentang upah minimum adalah yang berlaku tidak boleh lebih rendah dari upah minimum di entitas konstituen Federasi Rusia ini, asalkan karyawan yang ditentukan telah sepenuhnya menjalankan norma jam kerja untuk periode ini dan memenuhi norma ketenagakerjaan (tugas ketenagakerjaan).

Di atas meja kepegawaian tidak mungkin menetapkan gaji yang berbeda untuk posisi dan "percabangan" gaji yang sama.

Menurut Seni. 22 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, pemberi kerja berkewajiban untuk memberi karyawan upah yang sama untuk pekerjaan dengan nilai yang sama, jadi jika Anda menetapkan gaji yang berbeda untuk dua akuntan yang bekerja di bawah deskripsi pekerjaan yang sama (yaitu dengan tanggung jawab pekerjaan yang sama), maka, menurut pendapat kami, ini tidak akan mematuhi hukum.

Beberapa pemberi kerja menetapkan "garpu" gaji di tabel kepegawaian, mis. di kolom yang mencantumkan gaji, tulis, misalnya, "dari 20.000 hingga 30.000".

Undang-undang ketenagakerjaan tidak mengatur kemungkinan untuk menetapkan "garpu" gaji.

Menurut Seni. 129 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, gaji (gaji resmi) - jumlah tetap gaji seorang karyawan untuk kinerja tugas tenaga kerja (resmi) dengan kompleksitas tertentu selama satu bulan kalender, tidak termasuk kompensasi, insentif, dan pembayaran sosial.

Menurut Seni. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, ketentuan remunerasi (termasuk ukuran tarif atau gaji (gaji resmi) karyawan, pembayaran tambahan, tunjangan dan pembayaran insentif) wajib untuk dimasukkan dalam kontrak kerja.

Jika Anda menetapkan gaji "garpu" di tabel kepegawaian dan kemudian juga di kontrak kerja karyawan, menurut pendapat kami, ini tidak akan sesuai dengan undang-undang. Anda dapat keluar dari situasi ini secara legal dengan menetapkan gaji tetap dan tunjangan serta bonus yang sesuai.

Buku ini ditujukan terutama untuk pemula. pekerjaan kantor personalia, tetapi juga akan sangat berguna bagi para profesional berpengalaman dengan pengalaman melakukan pekerjaan personel di organisasi dan pengusaha. Jilid pertama menjelaskan secara rinci pelaksanaan berbagai dokumen kepegawaian, perekrutan karyawan, pemindahan ke pekerjaan lain dan perubahan lain dalam ketentuan kontrak kerja (dengan persetujuan para pihak dan atas inisiatif pemberi kerja), pemindahan karyawan ke yang lain tempat kerja, tentang penangguhan pekerjaan, penugasan pekerjaan tambahan kepada karyawan dalam rangka menggabungkan posisi (profesi), memperluas area layanan, meningkatkan volume pekerjaan, memenuhi tugas karyawan yang absen sementara, menyangkut perlindungan rahasia dagang pemberi kerja dan data pribadi karyawan.