Basis normatif dalam melakukan pengelolaan arsip kepegawaian. Tahapan perekrutan

Cukup sering terjadi situasi ketika sebuah perusahaan baru saja dibuka, memiliki staf yang sedikit, tetapi tidak ada yang lain selain kontrak kerja. Seringkali hal ini terjadi di perusahaan yang telah ada di pasar selama beberapa tahun, namun tidak memperhatikan dokumentasi hubungan kerja. Namun, tidak adanya dokumen yang ditentukan oleh undang-undang ketenagakerjaan dapat menyebabkan pengenaan denda administratif. Artikel ini akan bermanfaat bagi petugas kepegawaian atau akuntan pemula yang selain pekerjaannya juga ditugaskan untuk melakukan pengelolaan arsip kepegawaian.

Basis normatif

Untuk organisasi manajemen catatan personalia yang tepat, perlu untuk menyimpan undang-undang dan tindakan hukum pengaturan lainnya di bidang hukum perburuhan serta literatur khusus. Produk perangkat lunak khusus akan sangat memudahkan pemeliharaan catatan personel: berisi hampir semua bentuk dokumen yang diperlukan. Bagaimanapun, Anda akan membutuhkan, khususnya:

— Kode Perburuhan;

- Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, mengosongkan buku kerja dan menyediakannya kepada pemberi kerja, disetujui dengan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 N 225 (selanjutnya disebut Aturan untuk memelihara dan menyimpan pekerjaan buku);

- Petunjuk pengisian buku kerja, disetujui dengan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Federasi Rusia tanggal 10 Oktober 2003 N 69;

— Undang-undang Federal No. 152-FZ tanggal 27 Juli 2006 “Tentang Data Pribadi” (selanjutnya disebut sebagai Undang-Undang tentang Data Pribadi);

— Undang-Undang Federal No. 98-FZ tanggal 29 Juli 2004 “Tentang Rahasia Komersial” (selanjutnya disebut sebagai Undang-Undang tentang Rahasia Komersial);

- Peraturan tentang kekhususan pengiriman karyawan dalam perjalanan bisnis, disetujui dengan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 13 Oktober 2008 N 749;

- Keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia 01/05/2004 N 1 "Atas persetujuan bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya" (selanjutnya - Keputusan N 1);

- Daftar dokumen arsip manajerial tipikal yang dihasilkan selama kegiatan badan negara, pemerintah daerah dan organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanan, disetujui oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Federasi Rusia 25/08/2010 N 558;

- Prosedur dan bentuk akuntansi untuk karyawan yang berangkat dalam perjalanan bisnis dari organisasi pengirim dan tiba di organisasi tempat mereka diperbantukan, disetujui oleh Perintah Kementerian Kesehatan dan Pembangunan Sosial Federasi Rusia tanggal 11 September 2009 N 739n ;

- Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 22 Juli 2008 N 554 "Tentang ukuran minimal menaikkan upah untuk kerja malam”;

- Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 24 Desember 2007 N 922 "Tentang kekhasan prosedur penghitungan upah rata-rata";

- Daftar posisi dan pekerjaan yang diganti dan dilakukan oleh karyawan yang dengannya pemberi kerja dapat membuat perjanjian tertulis tentang tanggung jawab individu atau kolektif penuh, serta bentuk standar dari perjanjian tersebut, yang disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia tanggal 31 Desember , 2008 N 85;

- Peraturan pendaftaran militer, disetujui dengan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 27 November 2006 N 719, dan Pedoman Staf Umum Angkatan Bersenjata Federasi Rusia tanggal 11/04/2008 tentang pemeliharaan catatan militer dalam organisasi.

Selain dokumen peraturan, tidak ada salahnya mempelajari dokumen penyusun perusahaan. Di dalamnyalah tata cara pengangkatan kepala organisasi dan penetapan gajinya dapat ditentukan. Cukup sering, dalam piagam itulah prosedur untuk mempekerjakan eksekutif kunci ditentukan.

Kami menentukan daftar dokumen yang diperlukan

Setelah Anda mempelajari dokumen peraturan di bidang hukum ketenagakerjaan dan manajemen catatan kepegawaian, Anda akan mendapatkan gambaran tentang minimum yang diperlukan, yang harus dibuat dan dipelihara di organisasi mana pun. Ini:

- peraturan perburuhan internal (Pasal 189, 190 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia);

- kepegawaian (Pasal 15, 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia);

- jadwal liburan (Pasal 123 Kode Perburuhan Federasi Rusia);

- Peraturan tentang perlindungan data pribadi (Pasal 86-88 Kode Perburuhan Federasi Rusia);

- kontrak kerja (Pasal 16, 56-59, 67 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia);

- buku kerja (Pasal 65, 66 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia);

- deskripsi pekerjaan (jika tugas resmi karyawan tidak ditentukan dalam kontrak kerja);

- buku akuntansi untuk pergerakan buku kerja dan sisipannya, buku pendapatan dan pengeluaran untuk akuntansi untuk formulir buku kerja dan sisipannya (paragraf 40-41 Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja);

- kartu pribadi karyawan (pasal 12 Peraturan Pemeliharaan dan Penyimpanan Buku Kerja);

- slip gaji (Pasal 136 Kode Perburuhan Federasi Rusia);

- pesanan (tentang perekrutan, pemecatan, pemberian liburan, pengiriman dalam perjalanan bisnis, dll.) (Pasal 62, 68, 84.1, 193 Kode Perburuhan Federasi Rusia, dll.) dan alasan untuk mengeluarkannya (pernyataan, tindakan, memo, perjanjian, dll.);

- peraturan tentang remunerasi dan bonus (bagian 2 pasal 135 Kode Perburuhan Federasi Rusia);

- pernyataan, perhitungan catatan dan dokumen lain yang terkait dengan perhitungan dan pembayaran upah, pembayaran liburan, kompensasi untuk liburan yang tidak digunakan, "penyelesaian" pada saat pemecatan.

Jelas bahwa dokumen yang disyaratkan oleh undang-undang harus dibuat dalam hal apa pun. Tetapi mengenai dokumen lain, Anda harus bertanya kepada manajemen (dokumen opsional mana yang mungkin diperlukan untuk perusahaan). Anda juga dapat mengklarifikasi terlebih dahulu dengan pengelola yang mana kondisi khusus Ia ingin melihat di internal peraturan ketenagakerjaan, peraturan daerah lainnya, bentuk kontrak kerja.

Catatan!Menurut Seni. 16 Undang-Undang Federal 26 Desember 2008 N 294-ФЗ “Tentang Perlindungan Hak Badan Hukum dan Pengusaha Perorangan dalam Pelaksanaan Kontrol Negara (Pengawasan) dan Kontrol Kota”, organisasi harus menyimpan daftar inspeksi badan hukum, pengusaha perorangan, dilakukan oleh negara, badan kontrol dan pengawasan kota.

Tentu saja daftar di atas tidak lengkap dan, dalam keadaan tertentu, dokumen lain harus dikembangkan dan dilaksanakan. Misalnya, jika direncanakan bahwa karyawan perorangan kadang-kadang akan bekerja di luar jam kerja normal, daftar posisi karyawan dengan jam kerja tidak teratur harus disetujui (Pasal 101 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Selain itu, dengan mempertimbangkan kekhususan kegiatan organisasi, mungkin perlu untuk:

- Peraturan sertifikasi dan dokumen sertifikasi terkait, jika pemberi kerja melakukan sertifikasi karyawan (bagian 2 pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia);

- ketentuan tentang rahasia dagang, jika kontrak kerja dengan karyawan menetapkan kewajiban mereka untuk menyimpan rahasia dagang (Pasal 10, 11 UU Rahasia Dagang);

- perjanjian tentang tanggung jawab penuh (jika tanggung jawab tersebut dibuat untuk karyawan dengan cara kontraktual);

- kesepakatan bersama (jika setidaknya salah satu pihak (karyawan atau pemberi kerja) mengambil inisiatif untuk menyimpulkannya).

Menyusun dokumen terpisah

Karena semua hubungan kerja harus didokumentasikan, ketika mengembangkan peraturan daerah dan dokumen kepegawaian lainnya, harus diingat bahwa ketentuan mereka tidak boleh memperburuk posisi karyawan dibandingkan dengan undang-undang ketenagakerjaan yang ditetapkan. Norma peraturan daerah yang memperburuk posisi karyawan atau diadopsi tanpa memenuhi ketentuan Art. 372 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia tentang prosedur untuk mempertimbangkan pendapat badan perwakilan karyawan (jika ada), tidak dikenakan aplikasi. Ini ditekankan dalam Art. 8 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Jadi, pertama-tama, Anda perlu membuat tabel kepegawaian. Dokumen ini digunakan untuk memformalkan struktur, kepegawaian dan kepegawaian organisasi sesuai dengan piagamnya, yang berisi daftar unit struktural, jabatan, spesialisasi, profesi yang menunjukkan kualifikasi, informasi jumlah unit staf. Itu dibuat sesuai dengan formulir terpadu T-3, yang disetujui oleh Resolusi No. 1.

Untuk informasi anda.Sehubungan dengan berlakunya Undang-Undang Federal 2013 6 Desember 2011 N 402-FZ "Tentang Akuntansi", bentuk dokumen yang terdapat dalam album bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama tidak wajib untuk digunakan dan pemberi kerja dapat secara mandiri mengembangkan formulir yang diperlukan. Jika organisasi memutuskan untuk memperkenalkan formulir dokumennya sendiri, kami tetap menyarankan untuk menggunakan formulir terpadu yang telah disetujui sebelumnya sebagai dasar dan membuat perubahan pada formulir tersebut dengan memasukkan atau menghapus baris atau kolom tambahan. Jangan lupa untuk membenahi penggunaan bentuk baru dokumentasi akuntansi utama dalam kebijakan akuntansi.

Mempertimbangkan keinginan manajemen, perlu mengisi semua kolom yang diperlukan di tabel kepegawaian, memeriksa kepatuhannya dengan undang-undang ketenagakerjaan dan menyerahkan versi yang sudah selesai kepada manajemen untuk disetujui. Biasanya, tindakan lokal disetujui oleh perintah atau instruksi, yang dirujuk dalam atribut yang sesuai. Selain itu, tindakan normatif lokal dapat disetujui dengan membubuhkan stempel persetujuan pada dokumen dengan tanda tangan pribadi kepala organisasi atau orang yang diberi wewenang olehnya.

Dokumen penting berikutnya adalah peraturan ketenagakerjaan internal. Menurut Seni. 189 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, tindakan peraturan lokal ini mengatur prosedur untuk mempekerjakan dan memberhentikan karyawan, hak dasar, kewajiban dan tanggung jawab para pihak kontrak kerja, jam kerja, waktu istirahat, insentif dan penalti yang diambil terhadap karyawan, serta masalah lain dalam mengatur hubungan kerja dengan pemberi kerja ini. Dokumen tersebut dapat mencakup bagian-bagian berikut: pekerjaan, hak dan kewajiban dasar karyawan, hak dan kewajiban majikan, waktu kerja dan waktu istirahat, insentif, tanggung jawab atas pelanggaran disiplin kerja.

Setelah menyetujui manajemen semua nuansa dan memeriksa ketentuan peraturan ketenagakerjaan internal untuk kepatuhan dengan undang-undang ketenagakerjaan saat ini, undang-undang daerah ini juga diajukan untuk disetujui oleh kepala.

Regulasi tentang perlindungan, pemrosesan, dan penyimpanan data pribadi juga perlu dikembangkan dan diberlakukan sesegera mungkin. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa pemberi kerja berkewajiban untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan dan cukup untuk melindungi data pribadi karyawan, dan mengatur mekanisme penerimaan, pemrosesan, penyimpanan, dan perlindungan mereka. Ini mengikuti dari Bab. 14 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia dan Undang-Undang tentang Data Pribadi.

Dalam ketentuan ini, perlu ditetapkan dengan cara apa data pribadi diperoleh, dalam urutan apa file pribadi karyawan dibentuk dan dipelihara, serta untuk menentukan hak dan kewajiban karyawan, metode akuntansi, penyimpanan, transfer, dan perlindungan data pribadi mereka.

Catatan!Penting untuk menyelesaikan masalah siapa yang akan menyimpan buku kerja. Apabila belum ada petugas personalia, maka pimpinan perusahaan harus bertanggung jawab memelihara, menyimpan, membukukan dan mengeluarkan buku kerja dengan mengeluarkan surat perintah yang sesuai. Selanjutnya, direktur dapat mengalihkan kekuasaan ini kepada petugas personalia yang diterima (juga dengan mengeluarkan perintah). Penunjukan seperti itu disyaratkan oleh paragraf 45 Peraturan untuk pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja.

Selain itu, diinginkan untuk mengembangkan bentuk standar kontrak kerja yang akan dibuat dengan karyawan. Ingat seni itu. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, yang menjelaskan daftar informasi dan persyaratan wajib untuk dimasukkan di dalamnya, serta pasal-pasal lain dari Kode Perburuhan (misalnya, pasal 58, 59, 64.1, 70, 282, dll. .).

Selain perkembangan tindakan lokal, kepegawaian, jadwal liburan, dll., Anda perlu menyiapkan dokumen lain yang akan dibutuhkan di masa mendatang untuk pekerjaan personel. Ini adalah berbagai buku akuntansi, jurnal pendaftaran, lembar waktu, formulir pemesanan, perjanjian kewajiban, dll.

Secara terpisah, mari kita bicara tentang dokumen tentang perlindungan tenaga kerja, karena ini adalah bagian penting dari undang-undang ketenagakerjaan. Di masa depan, ketika organisasi tumbuh untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan perlindungan tenaga kerja, untuk memantau penerapannya, layanan keselamatan kerja dapat dibuat atau posisi spesialis keselamatan kerja dengan pelatihan atau pengalaman yang sesuai di bidang ini dapat diperkenalkan. Sedangkan perusahaannya kecil, tanggung jawab untuk memastikan kondisi aman dan perlindungan tenaga kerja ada di kepala.

Pasal 212 Kode Perburuhan Federasi Rusia mengabadikan ketentuan bahwa pemberi kerja berkewajiban untuk memastikan pengembangan dan persetujuan peraturan dan instruksi tentang perlindungan tenaga kerja bagi karyawan. Pada tanggal 13 Mei 2004, Kementerian Tenaga Kerja menyetujui rekomendasi Metodologis untuk pengembangan instruksi perlindungan tenaga kerja untuk membantu pemberi kerja, yang menurutnya instruksi perlindungan tenaga kerja untuk seorang karyawan harus dikembangkan berdasarkan posisi, profesi, dan jenis pekerjaan yang dilakukan olehnya.

Tindakan normatif yang memperkenalkan segala bentuk dokumen baru di bidang ini, di Akhir-akhir ini tidak diterima, jadi kami membuat daftar yang utama yang harus ada di setiap organisasi:

— peraturan tentang perlindungan tenaga kerja dalam organisasi;

- perintah untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab dalam organisasi (jika tidak ada insinyur perlindungan tenaga kerja);

— instruksi untuk perlindungan tenaga kerja;

— mendaftar untuk pendaftaran pengarahan tentang perlindungan tenaga kerja;

- program pelaksanaan berbeda jenis briefing perlindungan tenaga kerja;

— program pengendalian produksi;

- dokumen lainnya.

Mengatur dan menyimpan dokumen

Pasal 17 Undang-Undang Federal 22 Oktober 2004 N 125-FZ "Tentang Urusan Kearsipan di Federasi Rusia» mewajibkan perusahaan untuk memastikan keamanan dokumen yang dihasilkan dalam kegiatannya, termasuk dokumen kepegawaian. Kami percaya bahwa keamanan dokumen tanpa pengaturan penyimpanannya tidak mungkin. Untuk menyimpan dan menggunakan dokumen yang dibuat di departemen personalia, Anda perlu mensistematisasikannya.

Untuk merampingkan dokumen yang dihasilkan dalam proses pengelolaan catatan kepegawaian, sebuah nomenklatur kasus disusun - daftar sistematis nama kasus yang diajukan dalam organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanannya dalam bentuk yang ditentukan. Definisi seperti itu terkandung dalam GOST R 51141-98 “Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan Definisi", disetujui oleh Keputusan Standar Negara Federasi Rusia 27 Februari 1998 N 28, dan Aturan Dasar Pengoperasian Arsip Organisasi, disetujui oleh Keputusan Kolegium Arsip Federal Februari 6, 2002. Bentuk nomenklatur baik untuk bagian struktural maupun untuk seluruh organisasi diberikan dalam aturan nama untuk pekerjaan arsip organisasi.

Membuat tawaran pekerjaan

Pertama-tama, Anda perlu meresmikan hubungan kerja dengan kepala organisasi. Untuk ini, kontrak kerja dibuat dengannya. Itu dibuat dalam dua salinan, salah satunya tetap dengan kepala, dan yang lainnya - dalam organisasi (ini dicatat pada salinan majikan).

Atas dasar kontrak kerja, perintah dikeluarkan, karena sesuai dengan Art. 68 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, pekerjaan diformalkan atas perintah (instruksi) dari majikan. Bentuk pesanan disetujui oleh Resolusi N 1. Namun, jika kepala adalah anggota tunggal organisasi, kemudian perekrutan diformalkan dengan perintah pengangkatan, yang dikeluarkan oleh direktur sendiri berdasarkan kontrak kerja yang telah disepakati. Kedepannya, ia juga mengeluarkan perintah penugasan tugas direktur kepada wakil (pegawai lain) dalam hal pemberangkatan dalam perjalanan bisnis atau liburan. Demikian penjelasan Rostrud dalam Surat tertanggal 19/12/2007 N 5205-6-0.

Buku kerja kepala diisi oleh penanggung jawab pemeliharaan buku kerja. Pada saat yang sama, entri pekerjaan harus dilakukan setelah lima hari kerja kepala (pasal 3 Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja). Dasar untuk membuat entri adalah perintah (instruksi) atau keputusan lain dari pemberi kerja, yang menurutnya karyawan tersebut dipekerjakan (misalnya, risalah rapat peserta).

Jangan lupa untuk mendapatkan kartu pribadi, masukkan informasi ke dalam buku akuntansi untuk pergerakan buku kerja dan sisipkannya dan (jika perlu) ke buku pendapatan dan pengeluaran untuk akuntansi untuk bentuk buku kerja dan sisipannya.

Selain itu, komisariat militer yang sesuai dan (atau) pemerintah daerah harus mengirimkan informasi tentang warga negara yang dipekerjakan, yang tunduk pada pendaftaran militer (pasal 32 Peraturan tentang pendaftaran militer). Dokumen yang dikirim ke komisariat militer dan (atau) pemerintah daerah didaftarkan dengan cara yang ditentukan oleh pemberi kerja (misalnya, dalam jurnal (buku) untuk mendaftarkan dokumentasi keluar).

Sekarang Anda dapat mempekerjakan pekerja lain. Prosedurnya mirip, hanya ingat bahwa karyawan harus dibiasakan dengan peraturan daerah yang berkaitan dengannya aktivitas tenaga kerja(ini ditunjukkan dalam pasal 68 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Kami merekomendasikan untuk mendokumentasikan kenalan tersebut. Untuk ini, buku akuntansi, jurnal pendaftaran, atau lembar sosialisasi akan berguna.

Akhirnya

Kesimpulannya, kami mencatat bahwa setelah pengaturan pekerjaan kantor yang tepat, dokumen tidak akan memakan banyak waktu dan fase pekerjaan sehari-hari akan dimulai untuk pekerja personalia: Anda perlu menyimpan lembar waktu, menyusun jadwal liburan, mengambil insentif dan penalti, mengatur perjalanan bisnis, transfer, menggabungkan , pemecatan dan banyak lagi. Dan di halaman majalah kami akan memberi tahu Anda cara melakukannya dengan benar.

Manajemen kepemimpinan dan personalia yang sukses dari perusahaan mana pun dimulai dengan operasi yang benar dari produksi personel, organisasi dan pengaturan kerja dengan dokumen dan informasi tentang karyawan.

manajemen SDM adalah jenis khusus kegiatan, yang berspesialisasi dalam pendaftaran hubungan kerja, memelihara dan mendaftarkan catatan karyawan dan menyusun laporan pergerakan personel. Nyatanya, jenis kegiatan ini terfokus secara sempit dan berurusan secara eksklusif dengan karyawan perusahaan, pekerjaan, pemecatan, pengaturan cuti dan pembentukan upah mereka.

Pencatatan adalah bagian integral dan penting dari pekerjaan yang dilakukan di perusahaan atau organisasi mana pun, terlepas dari bentuk kepemilikan dan jumlah karyawannya. Sayangnya, beberapa perusahaan mengabaikan proses yang begitu penting, atau dilakukan dengan tidak terampil, dengan kesalahan dalam dokumentasi, yang tidak hanya dapat menyebabkan hukuman dari layanan publik, tetapi juga tuntutan hukum dari karyawan perusahaan.

Pengelolaan catatan SDM dan pentingnya memeliharanya

Struktur hampir semua perusahaan atau organisasi mengandaikan adanya personel. Hubungan antara manajer dan karyawan dalam kegiatan produksi tidak terbatas pada upah. Distribusi tugas yang tepat, penyelesaian masalah saat ini dan pengorganisasian pekerjaan bawahan adalah dasar dari manajemen personalia administrasi, yang pada gilirannya membutuhkan pencatatan. Atas dasar dokumen personalia, remunerasi tenaga kerja, bonus untuk karyawan, ketentuan Asisten sosial dan tunjangan yang ditentukan. Salinan dokumen dapat diminta oleh karyawan untuk diserahkan ke Dana Pensiun atau pengadilan, selain itu dapat diperiksa oleh kantor pajak setiap saat.

Manajemen catatan personel dilakukan sesuai dengan norma hukum dan Kode Perburuhan, dan formulir pelaporan dan dokumen diisi menggunakan formulir terpadu. Undang-undang federal tentang perlindungan tenaga kerja, perlindungan hak pengusaha dan rahasia dagang adalah kerangka kerja yang memandu pekerjaan karyawan departemen personalia. Kehadiran banyak standar negara di setiap bidang kegiatan ekonomi dan ketersediaan peraturan mengenai persiapan dokumentasi pelaporan menjadi dasar untuk pencatatan yang terorganisir di setiap organisasi.

Dokumen manajemen catatan SDM

Karena semua dokumen kepegawaian sangat penting secara hukum, dokumen tersebut harus dibuat sesuai dengan persyaratan undang-undang perburuhan Federasi Rusia dan dalam satu bentuk. Dokumen utama manajemen catatan personalia perusahaan mana pun, yang dibuat pertama-tama, adalah sebagai berikut:

Dokumen peraturan ketenagakerjaan internal;

Dokumen tentang perlindungan hak-hak karyawan;

Dokumen yang berkaitan dengan perlindungan tenaga kerja dan keselamatan kebakaran.

Area penting lainnya dalam pekerjaan departemen personalia adalah persiapan tabel kepegawaian perusahaan, pelaksanaan pesanan untuk mempekerjakan karyawan, membuat entri dalam buku kerja, dan menyimpan file pribadi yang dibuat untuk setiap karyawan.

Salah satu dokumen manajemen catatan personalia yang sangat penting juga adalah lembar waktu, yang mencerminkan waktu yang benar-benar dikerjakan atau tidak dikerjakan oleh karyawan. Lembar waktu adalah dasar untuk menghitung gaji karyawan, dan karenanya, dasar untuk menghitung pengurangan pajak.

Jadwal liburan, penggajian, perintah tentang pergerakan personel, buku kerja, dan dokumen yang terkait dengan data pribadi karyawan - semua ini tersedia untuk departemen personalia, tunduk pada pelaporan dan keamanan yang ketat.

Untuk mengilustrasikan pekerjaan yang dilakukan oleh departemen SDM, pertimbangkan pendaftaran karyawan baru. Saat melamar pekerjaan, dokumen dibuat dengan urutan sebagai berikut:

1. kesimpulan dari kontrak kerja, dengan deskripsi lengkap kondisi kerja;

2. menandatangani surat perintah ketenagakerjaan;

3. pengisian kartu pribadi pegawai baru;

4. membuat entri di buku kerja dan di register.

Contoh lain dari pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan departemen personalia dapat berupa jadwal liburan, yang biasanya dibuat jauh-jauh hari, menyetujui tanggal dengan karyawan dan mempertimbangkan hal-hal spesifik. proses produksi perusahaan.

Organisasi manajemen catatan personel

Organisasi yang benar dari fungsi departemen personalia dan pelaksanaan manajemen catatan personalia membantu mengatur semua aktivitas perusahaan dengan benar, serta untuk menghindari denda yang tidak diinginkan jika terjadi pemeriksaan oleh lembaga pemerintah. Bergantung pada struktur perusahaan dan ukurannya, jumlah karyawan di departemen personalia mungkin berbeda. Kualifikasi orang-orang ini dan organisasi manajemen catatan personalia mereka yang kompeten memengaruhi kelancaran operasi perusahaan dan manajemen organisasi secara keseluruhan.

Departemen personalia dapat diawasi langsung atau melapor dengan kekuatan penuh langsung kepada kepala perusahaan. Terlepas dari strukturnya, pekerjaan departemen diatur secara ketat oleh standar ketenagakerjaan, yang dengannya pekerjaan kantor diatur dan dilaksanakan.

Memastikan distribusi spesialis yang kompeten, desain jadwal kerja dan jam kerja karyawan, yaitu langkah-langkah yang memastikan kelancaran dan kelancaran operasi perusahaan - ini adalah tugas utama yang ditugaskan ke departemen personalia. Untuk mengembangkan perusahaan dan memenuhi tugas yang dihadapi, departemen personalia mengembangkan rencana untuk meningkatkan efisiensi kerja karyawan dengan meningkatkan kualifikasi mereka, menganalisis kesesuaian posisi yang dipegang.

Manajemen catatan SDM memungkinkan Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas berikut di perusahaan:

Menjaga dokumentasi terkait hubungan kerja dan memiliki makna sosial yang besar bagi setiap karyawan;

Pengembangan dan penciptaan sistem manajemen personalia, yang memastikan pencapaian tujuan dan tujuan strategis perusahaan;

Izin situasi konflik, memberikan dokumen ke berbagai otoritas negara, termasuk pengadilan.

Bagaimana SDM ditangani

Pertama-tama, pencatatan harus didasarkan pada kerangka kerja legislatif yang berkorelasi dengan arah perusahaan. Kode Perburuhan Federasi Rusia adalah panduan utama untuk petugas personalia, tetapi forum dan situs web pencatatan, yang sangat menarik bagi calon pengusaha, bisa sangat berguna.

1C diakui sebagai program manajemen catatan SDM yang paling umum dan dapat diakses, banyak digunakan oleh sebagian besar pekerja SDM dalam kegiatan praktis mereka. Dalam proses kerja, setiap karyawan departemen personalia ditugaskan nomor besar tanggung jawab yang terkait dengan kinerja tugas-tugas tertentu. Organisasi pekerjaan mereka yang tepat memungkinkan Anda membuat pekerjaan seluruh departemen menjadi lebih efisien. Secara khusus, menyimpan buku kerja, file pribadi, dan kartu pribadi dalam urutan abjad sangat menyederhanakan dan mempercepat pencarian. dokumen yang diperlukan, dan berbisnis di urutan kronologis membantu menyusun gambaran lengkap pergerakan staf.

Tidak diragukan lagi, keputusan tentang bagaimana melakukan pengelolaan arsip kepegawaian dibuat langsung oleh kepala perusahaan, namun hal ini harus dilakukan dengan mempertimbangkan persyaratan hukum dan dokumen peraturan yang berkaitan dengan jenis kegiatan ini.

Kesimpulannya, perlu dicatat bahwa kehadiran departemen personalia atau spesialis personalia, serta manajemen mereka yang berkualifikasi atas pekerjaan kantor yang relevan, adalah salah satu syarat yang sangat diperlukan untuk keberhasilan perusahaan mana pun. Tidak mungkin untuk mengabaikan arahan penting yang memengaruhi pekerjaan organisasi mana pun.

adalah kegiatan yang bertujuan sistematisasi dokumen kepegawaian dan bekerja dengan mereka.

Departemen personalia ada di semua organisasi dan memastikan pekerjaan tanpa gangguan dengan dokumen, serta akuntansi yang tepat waktu untuk semua perubahan di pihak perusahaan dan karyawannya.

Pembaca yang budiman! Artikel kami berbicara tentang solusi tipikal masalah hukum tetapi setiap kasus unik.

Jika kamu ingin tahu bagaimana menyelesaikan masalah Anda dengan tepat - hubungi melalui konsultan online di sebelah kanan atau hubungi melalui telepon konsultasi gratis:

Literatur yang dibutuhkan

Untuk melakukan pelatihan pekerjaan kantor dengan cepat dan menerapkan pengetahuan dalam praktik, para ahli merekomendasikan untuk memperhatikan publikasi cetak berikut:

Organisasi manajemen catatan personel dari awal

Organisasi pengelolaan arsip kepegawaian dari awal harus dibangun secara bertahap sebagai berikut:

• Instalasi program khusus untuk komputer, yang dirancang untuk melakukan dokumentasi yang kompeten dan hal-hal lain yang terkait dengan manajemen catatan personalia.

Sampai saat ini, ada banyak program yang dirancang untuk kebutuhan tersebut. Namun, para pemimpin organisasi tradisional memilih 1C.

Hal ini disebabkan adanya spesialis dalam penginstalan dan pemeliharaan program ini di kota besar atau kecil mana pun, tetapi mereka yang dapat melayani perkembangan inovatif tidak selalu dapat dihubungi melalui telepon.

• Mempelajari dokumen-dokumen penting organisasi.

Semua kontrak dan dokumen yang diserahkan harus sesuai dengan, dan tidak bertentangan, piagam organisasi. Ini membawa bagian penting, pertama-tama, untuk menghilangkan ketidaksepakatan dengan manajemen atau karyawan.

• Akuisisi atau produksi mandiri log pendaftaran.

Dokumen-dokumen yang akan dimuat dalam pekerjaan kantor perusahaan harus disetujui oleh manajemen yang lebih tinggi.

Penting untuk mengklarifikasi mana yang wajib, dan mana yang dapat ditunda, karena akan dipanggil dalam kasus yang jarang terjadi. Penting untuk mengetahui mana di antara mereka yang akan ditempatkan dalam jadwal kerja, dan mana yang dalam bentuk.

• Bentuk direktur. Penting untuk memeriksa pengisian semua kertas yang benar, yang harus mencerminkan tanggal kepala bekerja di perusahaan.
• Pembuatan tabel kepegawaian dan peraturan internal yang berlaku bagi seluruh karyawan tanpa terkecuali.

Cara membuat tabel kepegawaian, baca artikel kami.

Jika mereka tidak ada di perusahaan, Anda perlu membuat dokumen-dokumen ini. Dokumen-dokumen ini harus sepenuhnya disetujui oleh kepala organisasi dan diperiksa terhadap kerangka peraturan. Artinya, perlu dicari tahu apakah inovasi tersebut bertentangan dengan undang-undang.

• Pembuatan kontrak kerja standar yang akan bermanfaat bagi organisasi, tetapi tidak akan bertentangan dengan norma legislatif.
• Maka diperlukan dokumen utama.

Sumber daya manusia tidak bisa lewat tanpa membuat makalah berikut:

1. formulir pemesanan;
2. perjanjian kewajiban;
3. log pendaftaran;
4. buku akuntansi;
5. lembar waktu kerja.
6. Setelah dokumen, Anda perlu mengurus siapa dan bagaimana harus memimpin.

Masalah penyimpanan dan pengisian dokumen mereka harus diputuskan tepat waktu dan sebelumnya. Pada tahap awal ketika ada sangat sedikit staf di tempat kerja, ini mungkin pendiri perusahaan. Pada kesempatan ini, perintah khusus harus dikeluarkan. Kegagalan untuk melakukannya akan menghasilkan denda yang serius.

Jika di masa depan muncul orang yang tugasnya termasuk mengerjakan dokumen, maka akan dikeluarkan perintah baru untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab.

Tahap terakhir adalah perekrutan karyawan untuk pekerjaan.

Untuk prosedur ini, Anda memerlukan:

1. perintah kerja;
2. pendaftaran kontrak kerja;
3. ketersediaan buku kerja;
4. kartu untuk karyawan;
5. buku untuk memperhitungkan buku kerja akun.

Ini jauh dari semua yang perlu diketahui oleh seorang karyawan mulai dari awal, tetapi hanya tindakan seperti itu dasar pertama V volume besar informasi untuk dieksplorasi di masa depan.

Anda dapat menemukan petunjuk untuk pengelolaan arsip personalia.

Tanggung jawab Spesialis Sumber Daya Manusia

Pekerja kantor memiliki bidang kegiatan yang luas, mencakup semua aspek organisasi yang berkaitan dengan karyawan dan pekerjaan mereka. Jadi, tugas utama pekerja kantoran adalah:

• Persiapan dokumen yang berkaitan dengan cuti sakit dan sertifikat lainnya.
• Pembentukan file pribadi untuk masing-masing karyawan.
• Persiapan dan pengembangan lembar waktu.
• Melakukan dan menyiapkan pesanan personil.
• Perhitungan dan akrual selanjutnya.

Unduh contoh deskripsi pekerjaan untuk pegawai-petugas personalia secara gratis.

Selain tugas pokok, karyawan di bidang kegiatan ini juga memiliki tugas tambahan , seperti:

• melacak pasar untuk upah;
• melacak dan mengundang kandidat untuk pekerjaan;
• menyusun daftar lowongan terbuka di organisasi;
• pengembangan peraturan dan rekrutmen karyawan perusahaan.

Terkadang seorang karyawan departemen ini terlibat dalam mengevaluasi pekerjaan karyawan dan menyusun laporan tentang topik ini.

Penting untuk diketahui bahwa sesuai dengan hukum yang berlaku, petugas personalia tidak dapat mengungkapkan data pribadi karyawan kepada pihak ketiga. Tanggung jawab ini sepenuhnya ada pada dirinya.

Kesalahan yang dilakukan di departemen SDM

Kesalahan dapat dibuat dalam pekerjaan apa pun. Jadi SDM tidak terkecuali. Karena ini adalah proses yang rumit dan sulit bagi banyak karyawan pemula untuk mengingat informasi dalam jumlah besar, yang utama adalah sebagai berikut:

1. Saat mendaftar dan memberhentikan karyawan.

Pertama-tama, ini mengacu pada desain. Pesanan mungkin tidak menentukan kondisi atau sifat pekerjaan yang dilakukan. Terkadang kesalahan dilakukan pada inisial atau nama belakang karyawan, serta unit kerjanya. Penting untuk dipertimbangkan di sini bahwa pesanan yang dieksekusi dengan kesalahan atau dikeluarkan oleh orang yang tidak berwenang adalah tidak sah.

2. Bekerja dengan buku kerja. Sesuai aturan, seri dan nomor dokumen ini harus dimasukkan ke dalam buku akuntansi pergerakan buku tenaga kerja, yang tidak semua orang melakukannya.
3. Saat menyimpulkan kontrak kerja. Kelalaian utama adalah tidak adanya dokumen yang diperlukan untuk prosedur ini, atau mempekerjakan warga negara yang tidak dapat melakukan kegiatan semacam ini karena alasan kesehatan.
4. Pesanan. Undang-undang peraturan daerah di perusahaan dapat dikeluarkan, tetapi tidak memuat tanda tangan kepala perusahaan. Ini pelanggaran berat dan dokumen tersebut tidak sah.

Pemulihan ketertiban dalam catatan personel

Terkadang masuk perusahaan kecil kebetulan banyak pelanggaran menumpuk, dan tidak ada spesialis yang mampu menyelesaikan masalah ini. Namun, jika orang seperti itu ditemukan, dan dia dipercaya untuk menertibkan dokumentasi, maka dia perlu mengikuti mengikuti petunjuk langkah demi langkah:

1. Akan dibutuhkan peraturan edisi terbaru, yang akan membantu menyelesaikan banyak masalah hukum, serta literatur khusus tentang topik dan program kepegawaian yang membuat hidup lebih mudah dalam pekerjaan kantor kepegawaian.
2. Revisi dokumen dan verifikasi.

Semua harus tersedia Dokumen yang dibutuhkan yang berhubungan dengan bisnis. Ini termasuk wajib, khusus dan opsional.

Adalah penting bahwa semuanya dalam bentuk yang tepat dan pada tempatnya.

Yang opsional juga harus diperoleh untuk melindungi diri Anda saat melakukan pemeriksaan di kantor.

3. Mempelajari keinginan manajer, serta bagaimana keadaan di perusahaan dan apakah sesuai dengan perintah yang dinyatakan dan peraturan daerah. Tahap ini juga mencakup studi yang cermat terhadap dokumen penyusun organisasi.
4. Penentuan lingkaran orang yang terlibat dalam pengembangan dokumen yang hilang dan karyawan yang akan bertanggung jawab atas alur dokumen dan keamanannya di masa mendatang.
5. Analisis tabel kepegawaian, yang harus dilakukan dalam bentuk terpadu.
6. Memeriksa pelaksanaan kepala, karyawan dan kontrak kerja di perusahaan.
7. Bagian penting adalah mempelajari pesanan pekerjaan sebelumnya dan kartu pribadi untuk karyawan, seharusnya tidak ada kesalahan di dalamnya.
8. Memeriksa buku kerja.
9. Memeriksa mutasi dan pergerakan karyawan di perusahaan, PHK, baik yang lalu maupun yang sekarang.
10. Langkah terakhir adalah mengecek jam kerja setiap karyawan.

Otomatisasi kantor

Manajemen catatan SDM menjadi semakin kompleks dari waktu ke waktu, dan perusahaan semakin besar. Oleh karena itu, jalan keluar dari situasi ini adalah otomatisasi SDM. Saat ini, di hampir setiap organisasi, masalah personel diselesaikan menggunakan perangkat otomatis.

Menetapkan proses otomasi harus dilakukan dalam beberapa tahap:

• Langkah pertama adalah menetapkan tujuan untuk otomatisasi. Paling sering, ini adalah kelancaran dan efisiensi sistem yang diinstal.
• Setelah menentukan keefektifannya, Anda perlu mulai mengimplementasikan sistem, yaitu membuat database otomatis.
• Selanjutnya, Anda perlu melatih karyawan untuk mengerjakan peralatan yang disediakan.
• Pengenalan data dari semua dokumen organisasi ke dalam sistem adalah tahap utama. Saat ini, Anda perlu membuat template untuk laporan.

Untuk pekerjaan kantor personel yang benar, Anda perlu program-program berikut:

1. pra-sistem, yaitu program yang menyediakan akuntansi;
2. sistem SDM. Ini adalah sistem yang memecahkan masalah dengan otomatisasi personel. Ini adalah sistem yang menyimpan informasi tentang setiap karyawan;
3. sistem WFM. Program ini memiliki lebih banyak fitur daripada program otomasi konvensional;
4. Sistem HCM adalah masalah yang menentukan tidak hanya dalam hal indikator kuantitatif personel, tetapi juga dalam hal kualitas. Program semacam itu meningkatkan kinerja perusahaan besar sekitar 15 persen.

Tentu saja, Anda dapat meninggalkan teknologi baru dan melakukan pekerjaan sesuai dengan metode lama. Namun, kemajuan tidak berhenti, dan di masa depan mungkin terjadi karena peralatan otomatis yang tidak tepat, pelanggaran aliran dokumen dapat terjadi, yang dapat memerlukan denda.

Cara mengatur catatan personel di perusahaan yang baru dibuat - lihat seminar video:

Pengertian umum mengatakan bahwa pengelolaan arsip kepegawaian adalah proses pendaftaran dan pemeliharaan surat-surat kepegawaian. Topik ini relevan untuk pengusaha perorangan dan badan hukum. Dokumen memiliki norma legislatif yang ketat, dan aturan yang dijelaskan harus diperhatikan oleh semua manajer, departemen personalia di perusahaan. Dengan bantuan manajemen catatan personalia, dimungkinkan untuk mengoptimalkan proses manajemen personalia, meningkatkan kerja setiap tim, dan menyederhanakan prosedur pelaporan.

Apa itu manajemen SDM

Dasar-dasar pengelolaan arsip kepegawaian meliputi seluruh proses penyiapan makalah, pengisiannya, pelaporan personel yang bekerja di perusahaan. Setiap terbitan mengikat secara hukum, termasuk yang dibentuk berdasarkan aplikasi karyawan. Produksi personalia sering dilakukan oleh departemen personalia, yang fungsinya adalah pekerjaan personalia seperti:

• daftar gaji;
• pendaftaran liburan, cuti sakit;
• penerbitan referensi.

Tujuan dan sasaran

Tugas dan tujuan departemen SDM ini:

Arah pekerjaan	Tugas karyawan
Akuntansi, pendaftaran, kontrol	Menyimpan catatan jumlah karyawan, pendaftaran untuk bekerja, pemecatan
Peraturan kerja	Pengenalan dengan tugas, pilihan tempat kerja, tempat
Koordinasi, pelatihan	Melakukan kursus, pelatihan, pelatihan lanjutan, pelatihan ulang, verifikasi kinerja
Bekerja dengan dokumen	Spesialis departemen ini terlibat dalam persiapan makalah, buku, jadwal kerja, daftar, pelaporan
Organisasi	Organisasi kegiatan sesuai dengan instruksi

Regulasi hukum

Pekerjaan personel diatur oleh sejumlah undang-undang peraturan, perintah, dan seperangkat aturan di tingkat regional atau negara bagian. Kegagalan untuk memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam kerangka peraturan adalah pelanggaran. Peraturan utama untuk melakukan produksi personel:

• peraturan negara tentang buku kerja (2003);
• aturan kerja kantor dan manajemen dokumen dari tahun 2009;
• instruksi federal untuk memelihara dokumen tentang karyawan;
• persyaratan umum, yang disetujui oleh urutan kementerian.

Basis legislatif perusahaan

Setiap perusahaan menggunakan sejumlah dokumentasi yang mengatur pekerjaan semua personel. Pemindahan dokumen dan persiapannya dilakukan sesuai dengan instruksi, kerangka peraturan yang ditentukan di atas. Kerangka hukum perusahaan dibagi menjadi lima kategori utama, diatur oleh perintah internal perusahaan:

• piagam perusahaan;
• Jadwal kerja;
• peraturan tentang perlindungan data pribadi;
• perlindungan tenaga kerja (diatur oleh keputusan arsip federal);
• jadwal kerja staf (dan dokumen tentang kepegawaian).

Aliran dokumen personalia dalam organisasi

Sistem akuntansi terpadu untuk kertas di perusahaan dibagi menjadi tiga kategori utama, di antaranya adalah peraturan internal, kepegawaian, dan peraturan tentang remunerasi. Kategori pertama meliputi pergantian kertas sesuai jadwal liburan, pengisian dokumen jadwal kerja. Paragraf kedua lebih bersifat global dan berisi ketentuan tentang penyusunan kontrak dan kertas kebijakan akuntansi. Peraturan tentang pengupahan mengatur segala hal yang menyangkut pembayaran upah, bonus, cuti sakit, cuti dan pesangon pada saat pemberhentian.

Kepegawaian dalam bentuk T-3

Tabel kepegawaian dalam formulir T-3 adalah satu jenis kertas yang menggambarkan seluruh struktur personel di suatu perusahaan atau perusahaan. Kolom tersebut berisi data nama lengkap, jabatan karyawan, unit tempatnya terdaftar. Menurut norma peraturan dan legislatif, gaji resmi seorang spesialis ditentukan di sana. Setiap perubahan dalam proses pendaftaran harus didaftarkan oleh bagian akuntansi di tabel kepegawaian ini pada formulir T3. Petunjuk pengisian selalu berisi rekomendasi untuk setiap kolom. Secara total, dokumen tersebut mencakup 5 poin informasi.

Jadwal kerja

Jadwal kerja adalah dokumen yang menyetujui rutinitas harian seorang spesialis. Alur kerja mengatur jadwal manajer. Ini termasuk hal-hal tentang perlunya pemeriksaan di bawah undang-undang saat ini, tentang makan siang dan istirahat, dan tentang pelaporan. Di beberapa perusahaan, petugas meminta laporan dibuat setiap minggu atau bulan (dokumen harus dikonfirmasi dengan tanda tangan karyawan dan petugas setelah verifikasi). Rencananya, jadwal jadwal dibentuk untuk masa kerja yang akan datang. Pencatatan jam kerja karyawan.

Kontrak kerja

Perjanjian kerja adalah dokumen hukum perdata yang dibuat antara calon karyawan dan pemberi kerja. Formulir standar untuk jenis dokumen ini tidak diharapkan, dan perjanjian diisi dalam bentuk bebas yang menunjukkan kualifikasi (jabatan) dan masa kerja. Hasil yang diinginkan juga tertulis di sana. Oleh peraturan hukum, jenis dokumen ini sangat mirip dengan dokumen kontrak, karena menentukan hasil akhir pekerjaan, dan bukan strukturnya. Untuk memberhentikan karyawan, Anda hanya perlu menyelesaikan sebelum kontrak berakhir.

Perintah personel

Pemulihan karyawan pada posisi, perekrutan spesialis dilakukan sesuai dengan pesanan personel. Jenis dokumen ini mengatur pengangkatan personel ke posisi dan pergerakan spesialis lainnya di departemen. Karyawan departemen personalia dan tim manajemen mengambil bagian dalam pengembangan instruksi dan perintah. Manajer/administrator perusahaan membuat keputusan lokal. Pesanan memiliki satu bentuk, itu ditetapkan oleh kerangka peraturan. Menurut umur simpan kertas, mereka harus disimpan di departemen akuntansi atau di departemen personalia hingga lima tahun atau lebih (tergantung pada jenis pesanan).

Deskripsi pekerjaan

Deskripsi pekerjaan- ini adalah dokumen yang mengatur tanggung jawab para pihak (karyawan dan pemberi kerja), dan juga berisi data tentang instruksi dan tugas spesialis tertentu dalam posisinya. Mereka dikonfirmasi oleh meterai organisasi dan tanda tangan orang yang bertanggung jawab. Tiga salinan diperlukan untuk dokumen ini. Satu tetap di departemen personalia, yang lain dengan pelakunya sendiri, dan yang ketiga dengan manajer atau administrator departemen tertentu. Tujuan dari pesanan ini adalah untuk mengoptimalkan proses manajemen personalia di perusahaan.

Bagaimana mengatur pekerjaan kantor di departemen personalia

Administrasi SDM yang tepat melibatkan level tinggi tanggung jawab. Staf Sumber Daya Manusia harus memastikan bahwa tanggal penandatanganan sesuai dengan yang sebenarnya. Anda dapat mempercayakan pemeliharaan buku kerja dan dokumen kepegawaian lainnya kepada perusahaan outsourcing. Tanggung jawab Petugas SDM:

• membentuk jadwal kerja, dokumentasi akuntansi terkait liburan;
• menyusun dokumen untuk perlindungan tenaga kerja (diperlukan untuk badan negara);
• menyiapkan dan mengeluarkan perintah;
• Menghitung penggajian dan mengontrol pembayaran bonus.

departemen SDM

Layanan personalia penuh waktu dilakukan ketika semua akuntansi dan semua pendaftaran dilakukan hanya oleh orang-orang yang dipekerjakan penuh waktu dari departemen personalia. Jenis dokumen ini relevan untuk perusahaan dan perusahaan dengan staf 20-30 orang. Standar negara membutuhkan kepatuhan yang ketat terhadap bentuk semua pesanan dan persyaratan lainnya, jika tidak kesatuan dapat menerima denda. Di bidang jasa yang satu badan hukumnya beranggotakan sampai 30 orang, lebih menguntungkan menggunakan jasa perusahaan outsourcing.

Keterlibatan spesialis dari perusahaan outsourcing untuk pekerjaan personel

Keterlibatan spesialis dari perusahaan outsourcing untuk pekerjaan personel menghemat uang dan mengurangi jumlah karyawan secara keseluruhan. Spesialis independen melakukan seluruh volume pekerjaan yang diperlukan pada persiapan pesanan, jadwal. Mereka juga membuat jurnal khusus dan mengatur pekerjaan masing-masing spesialis di perusahaan. Pengalihdayaan manajemen arsip personalia ditandai dengan fakta bahwa badan hukum tidak memiliki departemen personalia sendiri, tetapi mempercayakan tugas ini kepada tim terpisah dengan biaya yang wajar.

Akuntansi personalia dari awal langkah demi langkah

Untuk menyimpan catatan dokumen departemen personalia, diperlukan peralatan kantor dan kantor. Penting untuk memiliki brankas yang kuat. Perintah tersebut harus menunjuk kepala sistem manajemen dokumen. Setelah itu, tindakan internal terbentuk. Untuk setiap karyawan di perusahaan, Anda harus membuat folder terpisah untuk menyimpannya Riwayat pekerjaan. Manajemen catatan personel memerlukan pelestarian dokumentasi ini selama seluruh periode kerja spesialis dalam suatu posisi. Sepanjang seluruh aktivitas departemen, informasi dimasukkan ke dalam buku, pesanan dibuat.

Persyaratan untuk karyawan SDM

Manajemen catatan personalia adalah proses yang relatif kompleks yang membutuhkan keterampilan teoretis dan praktis tertentu. Kerangka peraturan untuk posisi ini berisi daftar kondisi di mana seorang spesialis dapat memegang posisi ini. Lembaga pendidikan jangan memilih profil terpisah sebagai personel pekerjaan kantor. Manajer dan administrator cocok untuk kegiatan di departemen personalia. Jadi majikan menunjuk orang dengan pendidikan hukum, perlindungan informasi atau manajemen dokumen.

Hak dan kewajiban petugas personalia

Kewajiban pertama pejabat tersebut adalah untuk mengetahui kerangka kerja legislatif sesuai dengan aturan akuntansi yang ditetapkan. Di atas adalah pasal-pasal, undang-undang federal yang harus diikuti saat melakukan manajemen catatan personalia. Petugas personalia berhak menerima informasi dari pegawai, melihat folder pribadi, melihat buku akuntansi (gaji). Kekuatan spesialis profil ini termasuk membubuhkan tanda tangan, bekerja dengan pemberi kerja untuk meningkatkan efisiensi staf.

Mengelola catatan personel

Saat ini, pengelolaan arsip SDM dilakukan baik secara tertulis maupun dalam format digital. Dokumentasi ditandatangani secara pribadi oleh karyawan yang berwenang. Untuk dokumentasi, standar negara digunakan, yang menyatukan semua templat dan formulir. Penting untuk mempertimbangkan norma-norma GOST R 6.30-2003 dan GOST R 7.0.8-2013. Kertas-kertas penting disimpan dalam folder khusus atau brankas logam. Bergantung pada ruang lingkup dan ukuran perusahaan, spesialis perlu mematuhi persyaratan frekuensi pelaporan yang berbeda.

Pencarian dan pendaftaran personil

Awalnya, sebelum mendaftarkan karyawan, Anda perlu mencari personel khusus yang memenuhi kriteria ketat (harus terkait dengan spesifikasi pekerjaan). Untuk melakukan ini, gunakan biro khusus, agensi, situs pencarian kerja, pertukaran tenaga kerja atau iklan swasta di surat kabar, di media, di situs web. Setelah itu, dokumen wajib kepegawaian dibuat, pendaftaran dilakukan, kontrak kerja atau kontrak kerja ditandatangani.

Tahapan perekrutan

Tata cara pendaftaran orang untuk suatu jabatan diawali dengan memasukkan data tentang pencari kerja dalam jurnal khusus. Kartu laporan mencatat informasi tentang pengalaman, masa kerja, dan posisi yang dipegang sebelumnya. Setelah disetujui, perintah dibuat untuk menunjuk seseorang ke posisi tertentu. Tahap terakhir adalah pembentukan folder pribadi, menyusun kasus di perusahaan, departemen. Kontrak berisi informasi tentang tugas, tentang gaji di pos.

Kartu pribadi dan pembentukan file pribadi karyawan

Jenis dokumen kepegawaian termasuk kartu pribadi karyawan. Ini berisi semua informasi tentang status pernikahan, nama lengkap, ada foto yang ditempel, tanggal lahir ditentukan. Semua ini dilakukan oleh pemberi kerja untuk membentuk paket data tentang setiap anggota staf perusahaan. Menurut hukum, data ini tidak dapat ditransfer ke pihak ketiga. Folder, lemari, atau bahkan brankas logam digunakan untuk menyimpan file pribadi (tergantung pada tingkat peralatan kantor perusahaan).

jurnal SDM

Produk cetakan kertas membantu mensistematisasikan pelaporan, menyederhanakan aliran dokumen. Dokumentasi dalam bentuk jurnal bisnis meliputi jenis berikut:

• untuk pengendalian dokumen, surat-surat yang dikirim ke perusahaan atau perusahaan;
• untuk mengontrol waktu, periode perjalanan bisnis;
• untuk mengontrol setiap catatan, pernyataan;
• catatan untuk memastikan keamanan buku kerja.

Pemeliharaan buku kerja

Manajemen catatan personalia mewajibkan spesialis untuk menyimpan catatan buku kerja. Semua catatan disimpan jika orang di perusahaan terdaftar secara resmi. Buku kerja dikeluarkan untuk karyawan pada saat pemecatan. Dokumentasi ini mencatat semua perubahan terkait posisi, penghargaan. Pelatihan manajemen catatan personel dari awal mencakup item wajib tentang desain buku kerja yang benar. Setiap kesalahan diperbaiki oleh anggota staf Sumber Daya Manusia. Jika ditemukan, spesialis dapat dikenakan pelanggaran administratif.

Mengatur dan menyimpan dokumen

Norma legislatif terpisah telah dibuat untuk audit dan penyimpanan dokumen. Penting untuk menyebutkan Pasal 17 Undang-Undang Federal tentang pengarsipan. Ini mengatur perlunya manajemen perusahaan dan perusahaan untuk menjaga keamanan dokumentasi kearsipan dalam jangka waktu yang ditentukan. Periode penyimpanan ditentukan oleh hukum dan sesuai dengan standar negara. Untuk memastikan integritas dokumentasi kertas, brankas dan lemari tahan api dari logam digunakan.

Jika perlu, data dari dokumen ditransfer ke Komite Statistik Negara Federasi Rusia. Otomasi, digitalisasi peredaran surat kabar merupakan salah satu bidang prioritas dalam optimalisasi proses penyelenggaraan penyelenggaraan negara. Saat ini, sebagian besar pelaporan tidak dilakukan di atas kertas. Hal ini tidak menghilangkan kewajiban dari pimpinan perusahaan, pengelola untuk memelihara arsip selama satu, tiga, lima tahun atau lebih.

Catatan personel elektronik

Saat menggunakan catatan personel elektronik, penting untuk mematuhi kondisi keamanan dokumen, untuk mengurangi akses ke arsip berdasarkan undang-undang tentang perlindungan data pribadi. Akuntansi dokumentasi elektronik memiliki sejumlah keunggulan:

1. akses cepat ke dokumen;
2. perlindungan kata sandi file;
3. tidak perlu membeli brankas untuk menghemat kertas;
4. menghemat ruang di kantor - hard drive dapat menyimpan 10.000 dokumen atau lebih;
5. menghemat waktu - Anda dapat masuk, menemukan dokumen apa pun dalam 1-2 menit di arsip hard disk di komputer Anda.

Video

Livena S.V. / "Paket Sumber Daya Manusia" kadrovik-praktik.ru
Anda diperintahkan untuk mendirikan bisnis personalia dari awal. Dan Anda memiliki sedikit pengalaman di bidang ini. Mungkin Anda adalah petugas personalia pemula, atau secara umum seorang akuntan atau manajer kantor yang telah "ditutup telepon" dengan personel, atau pengusaha pemula. Maka panduan kami pasti akan membantu Anda. Itu dibuat sederhana dan mudah diakses, terutama untuk pemula dalam bisnis personalia.

Jadi, Anda telah ditugaskan personel. Di mana kita mulai?

1. Mari kita siapkan undang-undang, literatur dan program khusus yang diperlukan. Semua ini akan Anda butuhkan dalam pekerjaan Anda.
Diskusikan dengan manajemen masalah memperoleh program untuk menyimpan catatan personel. Ada banyak program seperti itu, dan banyak program khusus sangat, sangat nyaman. Beberapa melewati fungsi 1C. Tetapi sebagian besar perusahaan menyimpan catatan personalia menurut tradisi di 1C. Faktanya adalah ada banyak spesialis dukungan 1C di kota mana pun, tetapi Anda tidak akan menemukan spesialis dalam mendukung program lain di mana pun.

2. Kami mengambil salinan dokumen konstituen organisasi dari manajemen dan mempelajarinya dengan cermat. Semua dokumen di bagian personalia harus sesuai dengan dokumen konstituen perusahaan, dan tidak bertentangan dengannya dengan cara apa pun. Baca dalam Piagam prosedur untuk menerima direktur (Anda akan menyusunnya) dan menetapkan gajinya, periode di mana Anda dapat membuat kontrak kerja dengannya, beberapa fitur mungkin ditentukan dalam Piagam. Terkadang Piagam menetapkan prosedur untuk mempekerjakan eksekutif kunci dan menetapkan sistem remunerasi untuk mereka (misalnya, dengan persetujuan terlebih dahulu pertemuan umum pendiri), dan bahkan prosedur untuk menyetujui tabel kepegawaian.
________________________________________

3. Kami menentukan daftar dokumen yang harus ada di bidang pekerjaan personalia, dan yang akan kami buat Daftar dokumen tersebut ada di sini - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad.. .my/TS1.php
Jelas bahwa Anda akan menyusun dokumen yang diwajibkan oleh hukum dalam hal apa pun. Tanyakan kepada manajemen dokumen opsional mana yang akan Anda buat untuk perusahaan. Selain itu, Anda juga dapat mengklarifikasi terlebih dahulu dengan direktur ketentuan khusus apa yang ingin dilihatnya dalam Peraturan Ketenagakerjaan Internal, peraturan daerah lainnya, dalam bentuk kontrak kerja.

Dokumen yang dibutuhkan:

Dokumen konstituen
- Kontrak kerja
- Meja kepegawaian (formulir T-3) *
- Time sheet (form T-13)* atau Time sheet and payroll (form T-12)*
- Peraturan tenaga kerja internal
- Dokumen tentang perlindungan data pribadi karyawan (peraturan)
- Jadwal liburan (formulir T-7) *
- Kartu pribadi (bentuk T-2)*
- Pesanan. Misalnya tentang penerimaan karyawan (formulir T-1)*, tentang penerimaan karyawan (formulir T-1a)*, tentang pemberian cuti (formulir T-6)*, tentang pemberian hari libur (formulir T-6a), tentang promosi karyawan (formulir T-11)*, tentang insentif bagi karyawan (formulir T-11a)*, dalam perjalanan bisnis karyawan (formulir T-9)*, dalam perjalanan bisnis karyawan (formulir T-9a)*, tentang mutasi karyawan (formulir T-5)*, tentang mutasi karyawan (formulir T-5a)*, tentang pemutusan kontrak kerja dengan karyawan (formulir T -8)*, tentang pemutusan kontrak kerja dengan karyawan (formulir T-8a), tentang aplikasi tindakan pendisiplinan, tentang pencabutan sanksi disipliner, penggabungan, penggantian, penangguhan, penghentian penangguhan, penundaan liburan, penarikan kembali liburan, pengurangan staf, dll.
- Dasar pesanan (memorandum, pernyataan, tindakan, kontrak kerja, catatan penjelasan)
- Majalah (buku) untuk pendaftaran sertifikat perjalanan, sangat diinginkan - pesanan, kontrak kerja.
- Buku akuntansi untuk pergerakan buku kerja dan sisipannya. Buku pendapatan dan pengeluaran untuk akuntansi untuk bentuk buku kerja dan sisipannya
- Buku kerja
- Semua pernyataan, catatan-perhitungan dan dokumen lain yang berkaitan dengan perhitungan dan pembayaran upah, pembayaran liburan, kompensasi untuk liburan yang tidak digunakan, "penyelesaian" pada saat pemecatan, bentuk slip gaji yang disetujui.

Dokumen yang menjadi wajib dalam keadaan tertentu:
- Kesepakatan bersama adalah wajib jika setidaknya salah satu pihak (karyawan atau pemberi kerja) keluar dengan inisiatif untuk menyimpulkannya.
- Peraturan tentang remunerasi dan bonus adalah wajib jika ketentuan remunerasi dan bonus yang berlaku untuk pemberi kerja tidak diatur dalam dokumen lain, misalnya, baik dalam kontrak kerja, maupun dalam daftar staf.
- Deskripsi pekerjaan - wajib jika semua tugas pekerjaan karyawan tidak diatur dalam kontrak kerja.
- Peraturan tentang pengesahan dan dokumen pengesahan yang menyertainya - wajib jika pemberi kerja melakukan pengesahan karyawan.
- Jadwal shift diperlukan jika ada kerja shift.
- Peraturan tentang rahasia dagang - wajib jika kontrak kerja menyatakan bahwa karyawan wajib menyimpan rahasia dagang.
- Daftar pekerja di bawah umur, pekerja cacat, pekerja hamil, wanita dengan anak di bawah usia tiga tahun, ibu tunggal; orang yang merawat anak-anak penyandang disabilitas dan penyandang disabilitas sejak masa kanak-kanak, pekerja yang dipekerjakan dalam pekerjaan dengan kondisi kerja yang berbahaya dan (atau) berbahaya - jika ada pekerja di bawah umur sebagai staf, pekerja penyandang disabilitas, pekerja hamil, wanita dengan anak di bawah usia tiga tahun , ibu tunggal, orang yang merawat anak-anak cacat dan cacat sejak kecil, pekerja yang dipekerjakan dalam pekerjaan dengan kondisi kerja yang berbahaya dan (atau) berbahaya
________________________________________

4. Kami melihat sutradara
Periksa apakah direktur terdaftar ( CEO) dengan baik. Jika tidak, maka pertama-tama kami menyusun sutradara. Dia adalah pekerja pertama! Dari dokumen-dokumen itu harus jelas sejak tanggal berapa direktur itu bekerja. Prosedur langkah demi langkah untuk melamar pekerjaan direktur ada di "Paket Petugas Personalia", sampel dokumen yang diperlukan juga ada. Juga dalam Paket Anda akan menemukan seminar "Pengaturan hubungan kerja dengan direktur yang disewa" dan banyak konsultasi tentang topik di bagian konsultasi yang sesuai.
________________________________________

5. Kami menyusun tabel kepegawaian, peraturan ketenagakerjaan internal, peraturan daerah lainnya (lihat tabel dari paragraf 3).
Tentunya perusahaan belum memiliki meja kepegawaian dan peraturan ketenagakerjaan internal serta peraturan daerah lainnya. Kami menyusunnya. Semua dokumen ini dikoordinasikan dengan direktur. Kami mempertimbangkan komentar dan keinginan sutradara, memeriksa apakah bertentangan dengan hukum. Direktur menyetujui versi siap pakai dari dokumen yang disebutkan.
Harap dicatat bahwa kepegawaian memiliki bentuk terpadu, tidak sembarangan. Anda dapat mengunduh formulir kepegawaian ini di sini -. Jika ada kesulitan dengan kepegawaian, maka di "Paket Petugas Personalia" lihat contoh pengisian tabel kepegawaian, prosedur langkah demi langkah untuk mengembangkan dan menyetujui tabel kepegawaian, seminar tematik dan bagian terkait konsultasi di meja kepegawaian. Juga dalam Paket Anda dapat menemukan contoh berbagai peraturan daerah, prosedur langkah demi langkah adopsi mereka, konsultasi, saran penyusunan, dll.
________________________________________

6. Kami mengembangkan formulir standar kontrak kerja yang akan dibuat dengan karyawan. Kami memasukkan di dalamnya semua kondisi yang bermanfaat dan diperlukan bagi perusahaan. "Petugas Paket Personalia" memiliki templat yang bagus untuk kontrak kerja dan buku "Pekerjaan: pendaftaran hubungan kerja yang mendukung pemberi kerja". Di sini, di bagian 2 dan 3 buku ini, berguna dan dapat diakses untuk memberi tahu Anda cara membuat kontrak kerja yang legal, tetapi pada saat yang sama menguntungkan.
________________________________________

7. Kami menyiapkan dokumen lain yang kami perlukan untuk melakukan pekerjaan personel di masa mendatang: buku akuntansi, log pendaftaran, lembar waktu, formulir pesanan, perjanjian kewajiban, dll. Di "Paket Petugas Personalia" di bagian "Dokumen Contoh", Anda dapat mengambil formulir dari dokumen-dokumen ini, mencetaknya jika perlu, membiasakan diri Anda dengan sampel penyelesaiannya , saran tentang desain dan buku, seminar tentang topik tersebut. Jika Anda belum memiliki Paket, maka beberapa dokumen dapat diunduh di sini - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Kami memutuskan dengan manajemen pertanyaan tentang siapa yang akan menyimpan buku kerja. Karena pekerja belum dipekerjakan, direktur harus menyimpan buku kerja terlebih dahulu. Kami mengeluarkan perintah agar direktur bertanggung jawab atas pemeliharaan, penyimpanan, akuntansi, dan penerbitan buku kerja. Formulir dan contoh pesanan dapat diambil di "Paket Petugas Personalia" di bagian "Dokumen Contoh". Selanjutnya, direktur dapat mengalihkan kekuasaan ini kepada petugas personalia yang diterima, juga atas perintah.
________________________________________

9. Kami mengatur pekerjaan karyawan. Pada tahap ini, Anda akan menyusun banyak dokumen: kontrak kerja, surat perintah kerja, kartu pribadi, buku kerja, Buku akuntansi untuk pergerakan buku kerja, dll.
________________________________________

Kemudian karyawan akan mulai bekerja dan fase pekerjaan sehari-hari akan dimulai untuk pekerja personalia, perlu menyimpan lembar waktu, menyusun jadwal liburan, mengatur liburan, menerapkan insentif dan penalti, perjalanan bisnis, kombinasi, pemecatan dan banyak lagi ...

Baca juga

• laki-laki dalam penyerahan

  "Sebagian besar karyawan saya adalah laki-laki. Mereka berperilaku berbeda dengan saya. Beberapa menggoda, yang lain berkomunikasi dengan cara yang murni bisnis. Saya seorang direktur, dan saya harus mengatur mereka. Terkadang saya tersesat, tidak tahu harus berbuat apa dan bagaimana berperilaku, tetapi saya tidak boleh menunjukkan ketidakamanan saya. Elena, Pskov ""

Artikel di bagian ini

• Bagaimana mengatur verifikasi calon usaha mikro tanpa outsourcing?

  Efisiensi usaha mikro berhubungan langsung dengan tingginya motivasi tenaga kerja karyawan. Oleh karena itu, sangat penting untuk memilih dan menyaring kandidat dengan benar. Kami memberi tahu Anda cara mengatasi masalah ini sendiri, tanpa menggunakan spesialis personel outsourcing.

• Apa yang perlu Anda ketahui tentang mempekerjakan remaja?

  Pemuda hari ini sering mulai bekerja sedini mungkin usia sekolah ingin menjadi mandiri. Mereka menjalani magang, pelatihan dan kemudian mendapatkan pekerjaan. Apa yang penting untuk diketahui di awal karir dan risiko apa yang harus dipertimbangkan pemberi kerja?
  Perekrutan remaja penuh dengan banyak kesulitan. Undang-undang ketenagakerjaan menetapkan persyaratan yang jelas yang harus dipatuhi oleh pemberi kerja, tetapi sering diabaikan.

• Penampilan seorang karyawan di tempat kerja dalam keadaan mabuk harus dibuktikan dengan benar

  Datang bekerja dalam keadaan mabuk adalah situasi yang tampaknya jelas yang tidak memerlukan bukti tambahan. Untungnya, cerita seperti itu jarang terjadi, tetapi mungkin itulah sebabnya tidak semua spesialis SDM tahu persis bagaimana bertindak dengan benar. Misalnya, apakah mungkin menggunakan breathalyzer dan mengizinkan karyawan masuk ke perusahaan?

• Pengurangan atas perintah eksekusi

  Saat menerima surat perintah eksekusi untuk seorang karyawan, Anda perlu mengingat jenis pendapatan apa yang tidak dapat dipungut, memperhitungkan persentase maksimum yang mungkin dari retensi pada surat perintah eksekusi dan urutan pembayaran kembali beberapa surat perintah eksekusi. …

• Geolocation - untuk melindungi kepentingan majikan?

  Bagaimana cara efektif mengawasi pegawai daerah? Pertanyaannya bukan iseng: mereka tidak di bawah pengawasan terus-menerus, tetapi mereka bertanggung jawab atas bagian penting dari bisnis. Ini mempengaruhi hubungan kerja. Penting untuk mempercayai seseorang, dan selalu tahu cara kerjanya. Sayangnya, kebebasan bertindak sering mengarah pada tidak bertanggung jawab, dan konflik ke pengadilan.

• Faksimili tentang kontrak kerja dan perjanjian kombinasi

  Faksimili adalah klise, reproduksi persis naskah, dokumen, tanda tangan melalui fotografi dan pencetakan. Mari kita cari tahu apakah boleh menggunakan faksimili alih-alih tanda tangan tulisan tangan dalam kontrak kerja dan perjanjian tentang pekerjaan tambahan.

• pengurangan pajak sosial

  Pengurangan pajak sosial untuk perawatan dan pelatihan dapat diberikan kepada karyawan dalam kondisi tertentu. Pertimbangkan fitur memberikan pengurangan pajak sosial.

• Standar profesional akan menjadi wajib dalam beberapa kasus

  Sehubungan dengan berlakunya amandemen Kode Perburuhan pada 1 Juli 2016 (UU Federal No. 122-FZ tanggal 2 Mei 2015 (selanjutnya disebut UU No. 122-FZ)) Kementerian Tenaga Kerja Rusia telah menyiapkan jawaban atas pertanyaan standar pada aplikasi ...

• Kematian seorang pengusaha individu, karyawan, pendiri

  Bisakah pajak diwariskan? Siapa yang akan membuat entri dalam buku kerja untuk karyawan dari pengusaha perorangan yang telah meninggal? Apakah pembayaran masih harus dibayar setelah kematian seorang karyawan yang dikenakan iuran dan pajak penghasilan? Bagaimana prosedur jika direktur LLC atau pendirinya meninggal? Baca jawabannya di artikel.

• Kebangkrutan pemberi kerja karena tunggakan gaji

  Karyawan memiliki hak untuk mengajukan permohonan ke pengadilan untuk menyatakan pailit majikan dalam kasus tidak dibayarkannya upah. Kami mencari tahu kapan pemberi kerja bangkrut karena tunggakan gaji dan apa yang perlu dilakukan karyawan untuk memulai proses kebangkrutan.

• Peraturan lokal perusahaan - bagaimana menghindari tanggung jawab selama inspeksi

  Tidak adanya beberapa perda dapat dianggap oleh pengawas dari inspektorat ketenagakerjaan sebagai pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan. Dalam artikel ini kami akan memberi tahu Anda cara menghindari konsekuensi seperti itu.

• Pergantian posisi dan kombinasi internal

  Konsep "akting." atau "bertindak" oleh undang-undang saat ini tidak ditetapkan. Oleh karena itu, untuk menghindari perselisihan dengan karyawan, pemberi kerja harus mengetahui cara mengisi posisi yang benar dan bagaimana prosedur pembayarannya.

• peraturan daerah perusahaan

  Akhir tahun adalah waktu setelah penyerahan laporan triwulanan tanpa tergesa-gesa untuk mulai mempersiapkan tahun yang akan datang: pikirkan tabel kepegawaian, siapkan jadwal liburan untuk tahun depan. Juga, jika perlu, mengubah peraturan daerah lainnya.

• Lowongan kerja untuk perampingan karyawan

  Legislator menetapkan kewajiban pemberi kerja untuk menawarkan posisi kosong kepada karyawan jika terjadi pengurangan staf. Posisi ini harus gratis, sesuai dengan kualifikasi karyawan, dan mungkin juga dibayar lebih rendah atau lebih rendah. Selain itu, lowongan harus berlokasi di lokasi yang sama. …

• Kami membuat perubahan pada data pribadi seorang karyawan

  Data pribadi (pribadi) karyawan terkandung terutama dalam dokumen personalia dan akuntansi. Penting untuk mengikuti urutan tindakan saat membuat perubahan pada mereka.

• Kapan dan bagaimana melakukan audit SDM

  Pemeliharaan catatan personel sesuai dengan surat hukum diperlukan, karena dokumen-dokumen ini digunakan tidak hanya oleh departemen personalia, tetapi juga dengan akuntansi untuk penggajian. Mereka dapat diperiksa oleh inspektorat tenaga kerja dan pajak, karyawan mungkin memerlukan ekstrak dan sertifikat.

• Audit personalia. Dokumen apa yang perlu dimiliki perusahaan Anda?

  Audit manajemen catatan personalia adalah salah satu komponen terpenting dari prosedur untuk menilai efektivitas seluruh sistem manajemen personalia dan sumber daya manusia suatu organisasi atau prosedur independen sebagai bagian dari langkah-langkah untuk mengurangi risiko fiskal dan reputasi perusahaan, termasuk dalam menyelesaikan perselisihan perburuhan di pengadilan.

• Organisasi administrasi SDM dari awal

  Kebutuhan untuk mengatur manajemen catatan kepegawaian bukanlah tugas yang eksotis, tidak mudah bagi petugas kepegawaian pemula, pengusaha swasta dan akuntan, yang tugasnya termasuk manajemen kepegawaian. Namun, keseluruhan proses dapat digambarkan sebagai panduan langkah demi langkah sederhana untuk bertindak.

• Bekerja selama cuti hamil: kami menganalisis kemungkinan situasi

  Seringkali, seorang ibu muda, saat cuti sebagai orang tua, bekerja paruh waktu atau di rumah.
  Beberapa ibu berhasil bekerja berdasarkan surat keterangan tidak mampu bekerja yang dikeluarkan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan selama cuti melahirkan, yang tidak secara tegas diatur oleh undang-undang. Dalam praktiknya, pendokumentasian situasi seperti itu menimbulkan banyak pertanyaan di kalangan petugas personalia.

• Cara menjadikan pekerja paruh waktu eksternal sebagai pekerja utama

  Peralihan pekerja paruh waktu ke posisi utama di perusahaan yang sama dapat diformalkan melalui pemecatan atau melalui kesepakatan tambahan untuk kontrak kerja. Mengisi buku kerja tergantung pada kapan dan oleh siapa entri dibuat untuk mempekerjakan pekerja paruh waktu dan pemecatannya.

• Dokumen yang harus diserahkan oleh karyawan

  Berdasarkan bahan buku referensi "Gaji dan pembayaran lain kepada karyawan" yang diedit oleh V. Vereshchaka Sebelum kontrak kerja dengan seorang karyawan dibuat, ia harus menyerahkan sejumlah dokumen. Mereka tercantum dalam pasal 65 UU Perburuhan...

• Peraturan tentang upah

  Tujuan utama dari ketentuan ini adalah untuk menetapkan prosedur remunerasi semua kategori karyawan perusahaan.

• Mengubah jabatan pegawai

  Jika pemberi kerja memutuskan untuk mengubah nama jabatan, ia harus memberi tahu karyawan yang bekerja di dalamnya. Tindakan lebih lanjut dari para pihak dalam kontrak kerja bergantung pada persetujuan karyawan untuk mengubah nama jabatan.

• Penerapan sistem remunerasi bebas tarif. Fitur penggajian

  Sistem ini menyediakan distribusi total gaji untuk perusahaan (atau divisinya) di antara karyawan yang relevan. Pada saat yang sama, dana umum bergantung pada hasil perusahaan (divisi) dalam jangka waktu tertentu (misalnya sebulan). Intinya, gaji karyawan tertentu adalah bagiannya dalam daftar gaji seluruh tim. Upah didistribusikan di antara karyawan berdasarkan koefisien tertentu (misalnya, partisipasi tenaga kerja). Dan mungkin ada beberapa di antaranya.

• Perhitungan upah dengan sistem upah borongan
• Kami menyewa seorang sopir

  Saat membuat kontrak kerja dengan pengemudi, perlu mempertimbangkan sejumlah nuansa yang terkait dengan posisi ini. Beberapa di antaranya harus dijabarkan dalam kontrak kerja, untuk yang lain cukup dijadikan referensi.

• Perubahan dan koreksi dalam buku kerja

  Artikel tersebut diterbitkan dalam rangka kerjasama antara jurnal "Actual Accounting" dan HRMaximum. Buku kerja karyawan merupakan dokumen utama yang menegaskan masa kerja dan memberikan jaminan untuk menerima pensiun. Oleh karena itu perlu menyusun buku kerja dengan benar, ...

• Penyimpanan dokumen. Ketentuan penyimpanan, penghancuran, dan pembuangan dokumen akuntansi utama

  Prosedur dan ketentuan penyimpanan dokumen akuntansi dan akuntansi pajak, dokumen kepegawaian

• Urutan: formulir, penomoran, koreksi

  Penulis berfokus pada materi tentang nuansa mengeluarkan perintah, membuat perubahan pada mereka, dll. Karena beberapa kesalahan dapat menyebabkan hilangnya kekuatan hukum atas perintah tersebut, kesalahan tersebut tidak dapat dianggap sepele.

• Dalam urutan apa salinan dokumen diberikan kepada mantan karyawan organisasi?

  Menurut Aturan pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja, disetujui. Dengan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16/04/2003 N 225 (sebagaimana diubah pada 19/05/2008, selanjutnya disebut Peraturan), buku kerja dikeluarkan untuk seorang karyawan hanya setelah pemecatan, tetapi ada kali seorang karyawan...

• Siapa yang ada di daftar staf... Direktur Sumber Daya Manusia, Kepala Sumber Daya Manusia, Kepala SDM?

  Bagaimana mendefinisikan fungsi dan wewenang direktur SDM dan memisahkan tugasnya dari tugas pekerja personalia lainnya, penulis ceritakan dalam materi yang disiapkan berdasarkan pertanyaan dari petugas personalia

• Perhitungan jadwal kerja (Program berbasis Microsoft Excel)
• Cara menstaples dokumen

  Artikel tersebut menceritakan tentang semua nuansa aturan untuk mem-flash dokumen. Pembaca akan mengenal cara memberi nomor dengan benar, menyusun inventaris, mentransfer dokumen kepegawaian ke arsip

• Bagaimana cara mendaftarkan ketidakhadiran seorang karyawan jika dia melakukan tugas negara?

  Bayangkan sebuah situasi: seorang karyawan organisasi adalah seorang spesialis dari profil yang sempit dan terlibat sebagai ahli dalam proses investigasi. Atau: seseorang yang bertanggung jawab atas dinas militer yang merupakan cadangan dipanggil untuk pelatihan militer. Atau mungkin salah satu bawahan Anda perlu hadir di pengadilan sebagai juri. Apa yang dibicarakan semua kasus ini? Fakta bahwa pegawai harus dibebaskan dari pekerjaan selama menjalankan tugas negara dan ketidakhadirannya harus diformalkan dengan cara khusus.

• Fitur peraturan tenaga kerja karyawan yang bekerja untuk majikan-individu

  Sejumlah fitur memiliki pekerjaan untuk pengusaha - individu. Pada prinsipnya, semua pengusaha - individu dibagi menjadi dua kelompok: individu pengusaha dan individu yang tidak pengusaha perorangan. Yang pertama menggunakan pekerja untuk melaksanakan aktivitas wirausaha…

• Dokumen personalia apa yang harus ada di perusahaan

  Pejabat yang bertanggung jawab perlu mengetahui dokumen mana yang wajib bagi perusahaan, yang menjadi seperti itu hanya dalam kondisi tertentu, dan dokumen mana yang dapat dihilangkan, karena bersifat penasehat. Ini akan memungkinkan Anda untuk mempersiapkan dengan baik untuk pertemuan dengan ...

• Hak karyawan atas penjualan perusahaan debitur

  Undang-undang Federal "Tentang Kepailitan (Kebangkrutan)" tidak memuat norma-norma yang menjamin perlindungan hak-hak tenaga kerja karyawan dalam hal penjualan perusahaan debitur. Kekhususan hubungan kerja yang muncul dalam hal ini memerlukan analisis khusus.

• Konfirmasi pekerjaan

  Saat menghitung masa kerja, masa kerja atau kegiatan lain yang termasuk di dalamnya yang terjadi sebelum pendaftaran warga negara sebagai tertanggung sesuai dengan hukum federal tanggal 1 April 1996 “Pada akuntansi individu (dipersonalisasi) ...

• Transfer sementara ke pekerjaan lain

  Di N 8 majalah "Departemen Personalia lembaga anggaran“Untuk tahun 2009, kami menulis tentang pemindahan permanen seorang karyawan ke pekerjaan lain dengan majikan yang sama, di mana tidak direncanakan untuk kembali ke posisi sebelumnya. Selain itu, undang-undang mengatur kemungkinan pemindahan sementara. Bagaimana caranya itu berbeda dari yang permanen, dalam hal apa dan dalam urutan apa diproduksi, kami akan memberi tahu di artikel ini.

• Bagaimana mempersiapkan kedatangan inspektorat ketenagakerjaan?

  Memeriksa organisasi inspektorat ketenagakerjaan negara sering mengejutkan manajemen. Terutama dengan mempertimbangkan fakta bahwa, menurut undang-undang, pengawas ketenagakerjaan berhak mengunjungi organisasi setiap saat sepanjang hari dan tanpa peringatan. Menurut hasil audit, tidak hanya kepala organisasi atau wakilnya, tetapi juga kepala bagian personalia, serta kepala akuntan, dapat dimintai pertanggungjawaban.

• Pemberitahuan kepada karyawan: bagaimana dan dalam hal apa mengirim

  Seringkali dalam pekerjaan petugas personalia, dokumen seperti pemberitahuan digunakan. Dengan bantuan makalah ini, pemberi kerja memberi tahu karyawan tentang poin-poin penting secara hukum. Misalnya, tentang perampingan. Tidak ada satu bentuk pemberitahuan. Untuk setiap kasus, versi yang berbeda dikembangkan. Kami akan memberi tahu Anda cara membuat pemberitahuan reorganisasi perusahaan dan likuidasi cabang. Bagaimana cara memberi tahu karyawan tentang perubahan ketentuan kontrak kerja. Cara memberi tahu karyawan tentang perlunya tampil untuk buku kerja.

• Kunjungan inspektorat tenaga kerja

  Majikan mana pun harus siap menghadapi kenyataan bahwa cepat atau lambat pengawas ketenagakerjaan akan mengunjunginya. Sayangnya, dalam situasi saat ini, yang ditandai dengan pengurangan staf besar-besaran, kunjungan tak terduga dapat terjadi kapan saja. Mari kita bicara tentang apa alasan seorang inspektur bisa datang, apa kewenangannya dan apa tindakan majikan saat melakukan tindakan pengendalian.

• Pekerja lepas: Momen "berbahaya" bagi pemberi kerja dan karyawan

  Pada zaman Uni Soviet, "freelancer" berarti warga negara yang bekerja untuk organisasi dan bukan staf. Dengan perkembangan undang-undang Federasi Rusia, konsep dan status "pekerja lepas" telah berubah. Pemikiran beberapa pemimpin organisasi tetap pada tingkat regulasi hukum tenaga kerja "freelancer" di Uni Soviet. Majikan tidak selalu memikirkan konsekuensi dari hubungan semacam itu.

  Apakah mungkin untuk menyingkirkan "suara" yang licik dengan cara yang sah? Bisa. Hal utama adalah mengenalinya.

• Apa yang harus dilakukan dengan dokumen selama likuidasi organisasi

  Masalah memastikan keamanan dokumen perusahaan saham gabungan selama likuidasi tercermin dalam resolusi Komisi Pasar Federal kertas berharga. Mari kita kutip fragmen terpenting bagi kita.

• Pekerjaan kantor di departemen personalia

  Jawaban Andreeva Valentina Ivanovna, Profesor Departemen Hukum Perburuhan Akademi Kehakiman Rusia, untuk pertanyaan tentang Dokumentasi kegiatan layanan personalia dan jadwal liburan di organisasi.

• Kesalahpahaman umum

  Kesalahpahaman paling umum tentang hubungan kerja