Merkmale der Abhaltung von Besprechungen und Besprechungen. Organisation und Durchführung von Tagungen, Konferenzen, Geschäftstreffen
In der Praxis gibt es eine gängige Einteilung von Besprechungen nach Aufgaben und Zielen. Von hier aus werden problematische, lehrreiche und operative Besprechungen unterschieden. Persönliches Management: Lehrbuch / S.D. Reznik und andere – 2. Auflage, überarbeitet. und zusätzlich - M.: INFRA-M, 2004. - 622 S.
Der Zweck der Problembesprechung besteht darin, die beste Managementlösung für das diskutierte Problem zu finden. Entscheidungen auf einer solchen Sitzung werden in der Regel als Ergebnis einer Diskussion formuliert und nach einer Abstimmung getroffen. Ein solches Treffen wird nach dem Schema abgehalten: Berichte; Fragen an Redner; Diskussion; Entscheidungsfindung.
Aufgabe des Briefing-Meetings ist die Übermittlung von Befehlen und notwendige Informationen von oben nach unten durch das Steuerungsschema für eine schnellere und effizientere Ausführung. Bei einem solchen Treffen macht der Leiter die Sitzungsteilnehmer auf die getroffenen Verwaltungsentscheidungen aufmerksam.
Operative Meetings sind die sogenannten Planungsmeetings, Sommermeetings, Fünf-Minuten-Meetings. Sie verweilen nicht. Aufgabe solcher Treffen ist es, sich über den aktuellen Stand der Produktion zu informieren. Im Gegensatz zum Briefing gewährleistet das Betriebsmeeting den Informationstransfer von unten nach oben entlang des Kontrollschemas. Nachdem er aktuelle Informationen von den Sitzungsteilnehmern erhalten hat, identifiziert der Manager das Vorhandensein von „Engpässen“, die Gründe für den Rückstand und Ausfälle, trifft hier die notwendigen Entscheidungen, gibt Anweisungen und legt die Fristen für deren Umsetzung fest. Auf der Betriebsbesprechung werden keine Berichte erstattet. Das Hauptziel besteht darin, die Produktionsprobleme zu identifizieren, auf deren Lösung die Hauptanstrengungen des Teams gerichtet sein sollten.
Das Hauptziel jeder Sitzung oder Versammlung besteht jedoch darin, nach einem gemeinsamen Informationsaustausch eine gemeinsame Entscheidung zu treffen, also ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen.
Klassifizierung von Meetings und Meetings
Besprechungen und Besprechungen sind formell und informell. Um eine Veranstaltung erfolgreich durchzuführen, ist es zunächst notwendig, deren Art zu bestimmen.
Besprechungstypen können nach Führungsfunktionen klassifiziert werden:
1. Planungstreffen, in denen die Fragen der Strategie und Taktik der Organisation sowie die für die Umsetzung der Pläne erforderlichen Ressourcen besprochen werden;
2. Treffen zur Arbeitsmotivation, bei denen die Probleme der Produktivität und Qualität, der Mitarbeiterzufriedenheit, die Gründe für die geringe Motivation, die Möglichkeit ihrer Änderung sowie Fragen der moralischen und materiellen Anreize erörtert werden;
3. Sitzungen zur internen Organisation, bei denen Fragen der Strukturierung der Organisation, der Koordinierung des Handelns von Struktureinheiten, der Delegation von Befugnissen usw. thematisiert werden;
4. Treffen zur Überwachung der Aktivitäten der Mitarbeiter dienen der Erörterung der Ergebnisse der Aktivitäten, der Erreichung von Zielen, Problemen bei Störungen und geringer Produktivität;
5. Organisationsspezifische Treffen, bei denen operative Fragen des Managements im Zusammenhang mit der Situation in der Organisation, Innovationen und der Möglichkeit ihrer Umsetzung, Überlebensproblemen, Wettbewerbsfähigkeit, Image, Stil besprochen werden.
Es gibt auch eine Einteilung der Sitzungen nach der Art der Abhaltung:
1. Autokratische Treffen, bei denen nur der Anführer das Recht hat, zu sprechen und Entscheidungen zu treffen. Die Teilnehmer dieser Besprechungen sollten den Fragen des Managers zuhören und darauf antworten. Solche Besprechungen finden statt, wenn der Vorgesetzte seine Untergebenen informieren oder ihnen Anweisungen erteilen muss.
2. Kostenlose Treffen haben keine Tagesordnung. Sie können ohne Vorsitzenden abgehalten werden. Solche Treffen werden auf einen Meinungsaustausch reduziert, dessen Entscheidungen nicht festgelegt werden. Ein solches Treffen findet in Form eines Gesprächs oder Gesprächs statt.
3. Diskussionstreffen – eine Möglichkeit, Entscheidungen zu jedem Thema zu treffen, indem neue Ideen generiert und Lösungsvorschläge als Ergebnis der gemeinsamen Arbeit einer Gruppe von Menschen während eines Treffens analysiert werden, das nach bestimmten Regeln abgehalten wird. charakteristisches Merkmal Bei dieser Methode mangelt es an Kritik und Bewertung der geäußerten Ideen.
Eine offizielle Veranstaltung hat einen klar definierten Status und wird nach festgelegten Regeln durchgeführt. Bei einem solchen Treffen sind immer speziell eingeladene Personen anwesend. Die Hauptbestandteile der Veranstaltung:
1. Tagesordnung (Liste der zu besprechenden Themen);
2. Berichte (mit Angabe des Kernthemas);
3. Reden (Besprechung von Tagesordnungspunkten);
4. Änderungen (Diskussion der vorgeschlagenen Änderungen an der Diskussion);
5. Debatte (eine Diskussion führen);
7. Erstellung eines Protokolls (eine schriftliche Darstellung der Ereignisse);
8. Sonstiges (Besprechung von Themen, die nicht auf der Tagesordnung standen).
Bei informellen Treffen fühlt man sich wohler, aber auch auf solche Veranstaltungen sollte man sich vorbereiten. Für informelle Treffen benötigen Sie:
1. Liste der Diskussionsthemen;
2. Gastgeber der Veranstaltung;
3. Protokoll der erzielten Vereinbarungen.
Informelle Veranstaltungen finden in mehr als statt ruhige Umgebung, aber Sie müssen sich trotzdem daran erinnern, dass es nur gut ist organisiertes Treffen oder das Treffen ergibt ein positives Ergebnis.
Jedes Meeting sollte eine Tagesordnung haben, die im Voraus geplant werden muss. Die Agenda hilft, Zeit zu sparen und sich nicht lange mit Nebenthemen zu beschäftigen.
Eine gut vorbereitete Agenda besteht aus:
* Zweck, Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens;
* Liste der eingeladenen Personen;
* Liste der besprochenen Probleme;
* Hauptthema;
* sonstig;
* Termine des nächsten Treffens.
Bundesamt für Bildung
Magnitogorsk Staatliche Universität ihnen. G. I. Nosova
Abteilung für Psychologie
Aufsatz zur Geschäftskommunikation
Zum Thema: „Geschäftstreffen und Meetings“
Abgeschlossen von: Student der FFK-Gruppe 06-1
Grebenshchikova V.I.
Geprüft von: Orinina L.V.
Außer Geschäftsgespräche und Geschäftsverhandlungen sind in der Geschäftspraxis besondere Formen von Geschäftsgesprächen weit verbreitet – Treffen, die eine Möglichkeit der offenen gemeinsamen Diskussion bestimmter Themen darstellen. Die Formen einer solchen Diskussion sind sehr vielfältig. Dies sind Kongresse, Konferenzen, Symposien, Tagungen, Sitzungen, Seminare. Entscheidungen, die auf diesen Veranstaltungen getroffen werden, sind in der Regel effektiver als die Entscheidungen eines engen Kreises von Führungskräften.
Der ZWECK eines Geschäftstreffens besteht darin, eine freie Diskussion zu ermöglichen und auf der Grundlage eines breiten Meinungsspektrums eine gemeinsame Lösung zu finden.
Ich habe das Thema „Organisation von Meetings“ gewählt, weil Brainstorming eine Form von ist Geschäftsgespräch hat viele positive Aspekte:
Erstens erhöht es die Effizienz des Denkens. Das russische Sprichwort „Der Geist ist gut, aber zwei sind besser“ ist nicht von Grund auf entstanden, es enthält tiefe Bedeutung. Tatsächlich liegt die Originalität des menschlichen Denkens darin, dass es unter den Bedingungen gemeinsamer intellektueller Aktivität besonders effektiv ist, da sich intellektuelle Ergebnisse nicht summieren, sondern vervielfachen. Es ist bekannt, dass die meisten fruchtbaren Ideen im gemeinsamen Gedankenaustausch entstehen.
Zweitens wird während des Treffens die kreative Gemeinschaft der Arbeitnehmer gestärkt, die Interessen einzelner Arbeitnehmer in ein einziges System kollektiver Aufgaben einbezogen und auch die unternehmerischen Fähigkeiten der Teilnehmer verbessert.
Drittens wird es in der gemeinsamen geistigen Arbeit offenbart kreatives Potenzial jeder von ihnen.
Unzureichend vorbereitete und schlecht durchgeführte Meetings, die bei jeder Gelegenheit einberufen werden, richten großen Schaden an, da sie wertvolle Zeit „verschlingen“ und Menschen von ihrer Hauptarbeit abhalten.
IN Gesamtansicht Die Vorbereitung des Treffens umfasst folgende Maßnahmen: Festlegung der Themen, Festlegung der Tagesordnung, Festlegung der Ziele des Treffens und seiner Gesamtdauer, Startdatum und -uhrzeit, Zusammensetzung der Teilnehmer, ungefährer Arbeitsplan.
Bei der Festlegung der Startzeit des Meetings sollten Sie den Arbeitsrhythmus berücksichtigen. Um die Menschen nicht dazu zu zwingen, im Laufe des Tages endlos von einer Arbeitsart zur anderen zu wechseln, empfiehlt es sich, Besprechungen zu Beginn oder am Ende des Arbeitstages oder nach der Mittagspause abzuhalten. Unter Berücksichtigung des gesamten Zeitaufwands (nicht nur direkt für das Meeting, sondern auch für Honorare, Übergänge, Rückkehr und Einbindung in die Arbeit) sollten Beginn und Ende des Meetings so geplant werden, dass keine freien Zeitfenster entstehen: ggf endet 15 Minuten vor der Mittagspause, dann gelten diese Minuten als verloren.
Es ist erforderlich, die Teilnehmer der Versammlung vorab über die Durchführung zu informieren und ihnen die Tagesordnung mitzuteilen die richtigen Materialien damit ihre Auftritte im Voraus durchdacht sind.
Sie müssen pünktlich mit dem Meeting beginnen und sich umgehend mit den Teilnehmern auf die Regeln der Zusammenarbeit einigen, zum Beispiel die Begrenzung der Redenszeit oder die Art und Weise, wie Entscheidungen getroffen werden. Danach sollte einer der Teilnehmer mit der Führung des Protokolls beauftragt werden.
Diese und andere Fragen gemeinsame Organisation Geschäftstreffen und Meetings genauer unter die Lupe nehmen.
Geschäftstreffen (Meeting) – mündliche kommunikative Interaktion einer Gruppe von Menschen (Team). Diese Art der Kommunikation vereint verschiedene Genres: rednerischer Monolog (Einführung und letztes Wort Moderator, Reden der Teilnehmer, Bericht), Gespräch (Informationsaustausch, Förderung und Diskussion von Ideen beim Brainstorming), Diskussion.
Die Effektivität des Meetings hängt maßgeblich vom Talent des Organisators ab – von seinen Sprach- und Führungsfähigkeiten sowie von richtige Wahl Art des Treffens und Kenntnis seiner Besonderheiten.
Geschäftstreffen sind:
1. Nach der Form der Veranstaltung:
1.1. Konferenzen
1.2. Treffen
1.3. Treffen
1.4. Seminare, Symposien
2. Je nach Form der Sitzungsleitung durch den Leiter:
2.1. diktatorisch
2.2. autokratisch
2.3. aggregiert – zunächst ein Bericht, eine Debatte, an der nur diese Personen teilnehmen,
vom Leiter ernannt.
2.4. fraglich
2.5. frei
3. Durch Zugehörigkeit zum Bereich des öffentlichen Lebens:
3.1. Party
3.2. Gewerkschaft
3.3. Geschäft (Verwaltung)
3.4. wissenschaftlich
3.5. vereinigt
4. Nach Maßstab:
4.1. International
4.2. reinrussisch
4.3. Republikaner
4.4. Industrie
4.5. regional
4.6. regional
4.7. urban
4.8. regional
4.9. intern
5. Nach Veranstaltungsort:
5.1. lokal
5.2. Besuch
6. Nach Häufigkeit:
6.1. regulär
6.2. dauerhaft
6.3. einmal
6.4. Zeitschrift
7. Nach Teilnehmerzahl:
7.1. in einem engen Team (bis zu 5 Personen)
7.2. im erweiterten Personalbestand (bis 20 Personen)
7.3. Vertreter (mehr als 20 Personen)
8. Entsprechend der Stabilität der Zusammensetzung der Teilnehmer:
8.1. mit fester Zusammensetzung
8.2. mit Gastdarstellern
8.3. mit einer bestimmten Besprechungsliste
8.4. kombiniert
9. Nach Thema der Fragen:
9.1 administrativ
9.2 technisch
9,3 Personal
9,4 finanziell
9,5 technologisch
10. Nach Aufgaben:
10.1 problematisch
10.2 lehrreich
10.3 betriebsbereit
11. Nach Vereinbarung:
11.1 Entscheidungen treffen
11.2 Klärungsaufgaben
11.3 Zusammenfassung
Eine der Hauptaufgaben des leitenden Geschäftstreffens besteht darin, möglichst viele Fakten einzubringen, um die Komplexität des diskutierten Problems besser zu verstehen, sowie die Anwesenden in den Prozess der Problemlösung einzubeziehen. Natürlich sollte der Leiter seinen eigenen Standpunkt zur aktuellen Situation haben, aber es ist auch notwendig, den Standpunkt anderer zu kennen, um zu verstehen, ob sie mit ihrem Verständnis des Problems Recht haben oder nicht. Wenn der Standpunkt einer anderen Person richtig ist, kann der Besprechungsleiter seine Sicht auf die Situation ändern. Wenn Kollegen falsch liegen oder etwas Wesentliches übersehen, kann er fehlende Fakten liefern. Die richtigen Fragen sind ein großartiges Werkzeug, um ein Meeting in die richtige Richtung zu lenken.
Die Effektivität des Meetings hängt maßgeblich vom Talent des Organisators ab – von seinen Redefähigkeiten und Führungsqualitäten. Oft wird das Treffen vom Leiter selbst geleitet.
Folgende Hauptaufgaben von Geschäftstreffen werden unterschieden:
1) Informieren Sie sich, analysieren Sie den Stand der Dinge (wie das Geplante umgesetzt wird, was im Team passiert ...); Informationen zum diskutierten Thema austauschen, Anstrengungen koordinieren und organisatorische Schlussfolgerungen ziehen. Diese Aufgaben entsprechen dem Informationssammlungstyp.
2) Informieren Sie die Mitarbeiter über die Suche nach Problemlösungen, über neue Erfahrungen und die Möglichkeiten ihrer Umsetzung, um die Mitarbeiter von der Richtigkeit der verfolgten Wirtschaftspolitik zu überzeugen. Zur Lösung dieser Probleme ist ein Aufklärungsgespräch bzw. ein Besprechungs-Briefing vorgesehen.
3) Eine gemeinsame Lösung für das Problem finden, produzieren, Ideen sammeln. Dies ist eine Art Treffen – problematisch oder „Brainstorming“.
4) Wählen Sie aus und treffen Sie konstruktive Entscheidungen. Das ist die Aufgabe des Treffens – des Entscheidungsträgers.
5) Den Teilnehmern das nötige Wissen vermitteln und ihre Fähigkeiten verbessern. Diese Art wird als Konferenz oder Schulungstreffen bezeichnet.
Wenn der Leiter an einem ständigen Kontakt mit dem Team interessiert ist, organisiert er regelmäßige Treffen. Je nach Häufigkeit des Treffens kann es auch einmalig und periodisch sein.
Wenn einer der Teilnehmer des Treffens ein unwiderstehliches Verlangen nach einem Argument verspürt, sollte der Leiter der Gruppe unter Beibehaltung von Gleichmut erlauben, die Argumente des Debattierers zu widerlegen. Unnötig gesprächige Debattierer müssen taktvoll unterbrochen werden, ohne sich ihre Reden bis zum Ende anzuhören, da solche Reden in der Regel wenig Nutzen bringen. Wenn Sie es mit einem Negativisten (also einer Person, die gerne widerspricht) zu tun haben, müssen Sie sein Wissen und seine Erfahrung anerkennen und wertschätzen. Schüchterne Teilnehmer werden ermutigt, einfache Fragen zu stellen, um ihr Selbstvertrauen zu stärken. Wenn der Streitende ständig Fragen stellt, anstatt Vorschläge zu machen, sollten seine Fragen an die Gruppe gerichtet werden.
Damit ein Geschäftstreffen erfolgreich verläuft, muss der Vorsitzende die Technik der Diskussionsführung beherrschen. Zunächst müssen wir uns bemühen, eine Gruppendiskussion auf zivilisierte Weise zu führen. Dies impliziert das Vorhandensein von Zartheit in den Beziehungen der Streitparteien und schließt daher die Verwendung von Mitteln zur Argumentation des eigenen Standpunkts wie Spott, Unterbrechung der Gegner und scharfe Angriffe gegen sie aus. Dabei ist besonders darauf zu achten, dass die geschäftliche Auseinandersetzung zwischen den Beteiligten endgültig und zeitlich begrenzt ist sowie persönliche Auseinandersetzungen vermieden werden. Die Terminologie des Streits sollte allen Anwesenden klar sein.
Zumindest die meisten, wenn es um die Vorbereitung einer Diskussion geht Gesamtplan Für die Wahrheit kämpfen, die gewichtigsten Argumente aufgreifen. Besonders beeindruckend sind die präzisen Zahlen, die nicht widerlegt werden können.
Je höher die Position des Leiters ist, desto mehr Zeit muss er für Besprechungen, Verhandlungen, Geschäftstreffen und andere Formen der zwischenmenschlichen Kommunikation aufwenden. Die Zeit von Managern wird oft verschwendet.
Das Treffen steht fest erklärendes Wörterbuch als Ableitung des Verbs to confer, das heißt etwas mit jemandem gemeinsam vereinbaren, konsultieren, besprechen, als „ein Treffen, das der Erörterung von Fragen, Handlungen, Maßnahmen gewidmet ist“, das normalerweise zu betrieblichen Fragen abgehalten wird. Das Wort „Treffen“ hat Synonyme – ein fünfminütiges Treffen, ein Flyer, ein Mitarbeiter, ein Planungstreffen.
So wird unter einem Meeting eine solche Art von Managementtätigkeit verstanden, bei der sich eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern zu einem vorgegebenen Zeitpunkt an einem vorgegebenen Ort versammeln, um vorgegebene Themen zu besprechen und Entscheidungen zu treffen.
Bei kaum einer anderen Tätigkeit verschwenden so viele Menschen gleichzeitig so viel Zeit wie bei der Durchführung von Meetings.
Daher sollte das Treffen besonders sorgfältig vorbereitet werden und alle organisatorischen und technischen Maßnahmen sowohl für die Organisation als auch für die Durchführung im Detail untersucht werden. Die Gründe für die Zeit- und Geldverschwendung liegen meist einfach darin, dass viele Meetings schlecht vorbereitet und organisiert, schlecht durchgeführt und unbefriedigend zusammengefasst werden. Erinnern Sie sich an V. Mayakovskys Gedicht „Protsessed“.
Schauen wir uns die Grundprinzipien an, die es Ihnen ermöglichen, ein Meeting oder Meeting so effektiv wie möglich zu gestalten.
Die Vorbereitung des Treffens erfolgt in drei Phasen:
1. Entwicklung organisatorischer Probleme.
2. Diskussion aller zu berücksichtigenden Themen.
3. Ein Geschäftstreffen abhalten.
Der Zweck des Treffens ist „der Anfang aller Anfänge“, denn je konkreter die Ziele des Treffens formuliert werden, desto größer ist die Hoffnung auf ein produktives Ergebnis, und umgekehrt schon die vage Formulierung „den Stand der Dinge besprechen“. nicht auf etwas Bestimmtes abzielen. Bei vielen Treffen können sich die Teilnehmer überhaupt nicht einigen, da es sich eigentlich um unterschiedliche Dinge handelt.
Die Vorbereitungsarbeiten für die Sitzung beginnen mit der Entscheidung über die Notwendigkeit ihrer Abhaltung, die ihr vorgelegten Themen und die vorgeschlagenen Teilnehmer sowie den Zeitpunkt und den Ort der Sitzung.
Es ist besser, ein Treffen zu Beginn oder am Ende des Arbeitstages zu vereinbaren, um den Arbeitstag und den Arbeitsrhythmus nicht zu stören und die Menschen nicht zum Wechsel von einer Tätigkeitsart zu einer anderen zu zwingen. Es ist nicht notwendig, am Vorabend von Wochenenden und insbesondere an Feiertagen Besprechungen (Meetings) abzuhalten, da die Teilnehmer der Veranstaltung nirgendwo hetzen sollten. Darüber hinaus müssen Sie sofort den Ort des Treffens berücksichtigen.
Der Veranstaltungsort muss vor der Erstellung der Einladungen ausgewählt werden, um den Ort der Zusammenkunft genau angeben zu können. Bei der Auswahl eines Raumes wird zunächst die Anzahl der Teilnehmer berücksichtigt. Es muss eine ausreichende Anzahl an freien Sitzplätzen bereitgestellt werden: für eine kleine Besprechung zusätzlich 2-3 Stühle, für große Besprechungen mindestens 15-20 Sitzplätze. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Raumes außerdem die Möglichkeit des Einsatzes technischer Mittel.
Die Tagesordnung ist das erste Dokument, das zur Vorbereitung der Sitzung erstellt wird.
Bei der Erstellung der Tagesordnung empfiehlt es sich, als erstes Fragen zu stellen, zu denen es mehr Eingeladene gibt. Nach ihrer Überlegung können die Eingeladenen gehen. Die restlichen Fragen sind in der Reihenfolge ihrer Komplexität geordnet, von komplexer und zeitaufwändiger bis einfacher.
In der Tagesordnung sind die zu besprechenden Themen sowie die Namen, Initialen und Stellung der zu jedem Thema Bericht erstattenden Personen anzugeben.
Die Teilnehmerliste ist das zweite zu erstellende Dokument.
Zu jeder Art von Besprechung sollten nur diejenigen eingeladen werden, auf die man nicht verzichten kann. Dabei handelt es sich um Mitarbeiter, die von den betrachteten Fragestellungen direkt betroffen sind, sowie um Entscheidungsträger oder Mitarbeiter mit besonderen Kenntnissen oder Erfahrungen bei der Lösung ähnlicher Probleme. Es ist wünschenswert, die Anzahl der Besprechungsteilnehmer zu begrenzen (nicht mehr als 15 Personen), da sonst der Prozess unüberschaubar wird.
Ein sehr wichtiger Punkt bei der Vorbereitung eines produktiven Meetings ist die Einladung. Wenn in der Besprechung eine wichtige Entscheidung getroffen werden soll, sollte der Leiter die Teilnehmer nicht über die Telefonsekretärin einladen. IN dieser Fall Die Einladung muss an alle Teilnehmer verschickt werden Schreiben. In der Einladung sind das Datum, die Tagesordnung, die Redner und ggf. die Liste der Eingeladenen angegeben.
Dies ermöglicht es den Eingeladenen, über den Stand der problematischen Situation nachzudenken, bietet die Möglichkeit, eine Position zu entwickeln und Fakten zur Begründung ihrer Entscheidung zu sammeln, legt die Dauer des Treffens fest usw.
Wenn sie also über eine Tagesordnung und eine Teilnehmerliste verfügen und Ort und Zeit des Treffens kennen, beginnen sie mit der Benachrichtigung der Teilnehmer. Die Benachrichtigung der Besprechungsteilnehmer sollte im Voraus erfolgen, damit diese ihren Arbeitstag planen können.
Die Benachrichtigung kann auf zwei Wegen erfolgen: schriftlich (per Einladung) oder mündlich (telefonisch).
Der wichtigste Ort bei der Vorbereitung der Sitzung ist die Ausarbeitung eines Beschlussentwurfs zum behandelten Thema oder eines Entwurfs der Abschlussdokumente. Für die Annahme dieser Beschlüsse und die Genehmigung der endgültigen Dokumente wird die Sitzung abgehalten. Das Vorhandensein von Projekten ermöglicht es Ihnen, tiefer in die Dokumente einzutauchen, Änderungen vorzunehmen und diese schnell zu besprechen. Es ist notwendig, von den Mitarbeitern, die die Fragestellung vorbereiten, Entscheidungsentwürfe einzufordern und deren Ausführung zu organisieren.
Alle für die Sitzung vorgeschlagenen Unterlagen müssen mindestens 48 Stunden im Voraus abgeholt, kopiert und 24 Stunden vor der Sitzung verteilt werden.
Bei der Vorbereitung einer Besprechung sollten Sie die für die Durchführung erforderlichen finanziellen Kosten ermitteln: Raummiete und Demonstrationsgeräte, Kauf von Schreibwaren, Blumen, Wasser, Organisation einer Kaffeepause usw. Auch die Vervielfältigung von Informationsmaterialien für Besprechungsteilnehmer kann von Bedeutung sein Aufwandsposten.
In der Vorbereitungsphase wird der Gesamtaufwand für die Durchführung der Sitzung ermittelt und gegebenenfalls die Bildung einer Arbeitsgruppe zur Vorbereitung der Sitzung vorgeschlagen. Es ist notwendig, die Zusammensetzung der Gruppe sorgfältig abzuwägen, welcher der Mitarbeiter welche Arbeit leisten soll und zu welchem Zeitpunkt jeder von ihnen an der Betreuung des Meetings beteiligt sein wird. Bei der Organisation großer Meetings mit einer großen Teilnehmerzahl sollte die Frage der Organisation eines Meetings im Auftrag der Geschäftsführung geklärt werden.
IN Vorbereitungsphase Dazu gehört auch, sich um den Transport der Teilnehmer zu kümmern.
Die Vorbereitungsphase endet mit der Vorbereitung der Räumlichkeiten für die Tagung und ihrer technischen Ausstattung.
bester Platz Für die Tagung steht ein speziell ausgestatteter Raum mit zur Verfügung runder Tisch, Wanduhren, ohne Telefon und Wähler (es empfiehlt sich, im Nebenzimmer ein Telefon und einen Wähler zu haben, damit Sie rausgehen und Hilfe holen oder den benötigten Spezialisten einladen können, ohne andere abzulenken). Der Besprechungsraum muss gut belüftet sein.
Dabei ist es keineswegs gleichgültig, in welcher Reihenfolge die Teilnehmer des Treffens sitzen. Die Sitzordnung ab 6 Teilnehmern sollte vor dem Erscheinen der Sitzungsteilnehmer anhand spezieller Karten festgelegt werden. Vertreter konkurrierender Gruppen sollten sich nicht gegenübersitzen, da sich sonst jede Tischkante in einen Graben verwandelt und Konflikte von selbst entstehen. Unbeliebte Personen werden so weit wie möglich voneinander entfernt platziert.
Der Anführer sollte in der Mitte sitzen. Es ist wünschenswert, dass er der größtmöglichen Anzahl von Teilnehmern des Treffens in die Augen schauen kann.
Die Sitzung muss pünktlich beginnen. Bestrafen Sie nicht diejenigen, die pünktlich angekommen sind, indem Sie sie auf Nachzügler warten lassen. Ein Leiter, der beim ersten Treffen auf einen Teilnehmer wartet, wird beim zweiten auf alle warten.
Der Vorsitzende sollte sich über den Zweck der Sitzung im Klaren sein. Beginnen Sie das Meeting positiv. Das zu lösende Problem muss auf interessante, bildhafte und begeisternde Weise dargestellt werden. Die Eröffnung der Sitzung sollte nicht länger als zwei Minuten dauern.
Die Teilnehmer der Sitzung sprechen in der Reihenfolge der Aufforderung namentlich. Es sollte immer nur eine Person sprechen. Zu viel reden ist genauso unanständig wie ständiges Schweigen. Exkursionen in die Vergangenheit und Abweichungen vom Thema, die einzelne Teilnehmer zulassen, sollten intolerant sein. Das Treffen sollte konsequent und Schritt für Schritt an die Lösung des gestellten Problems herangehen.
Sie können die Worte eines Untergebenen, der auf dem Podium spricht, nicht kommentieren, ihn während seiner Rede unterbrechen, ihn mitten im Satz grob unterbrechen, wenn die Meinung zu dem diskutierten Thema nicht mit der Meinung des Leiters übereinstimmt.
Ein wichtiger Punkt ist die Dokumentation der Sitzung, d. h. die Aufzeichnung des Prozesses der Erörterung der auf der Tagesordnung stehenden Themen. Während und nach der Sitzung ist es notwendig, nicht vorab eingereichte Redetexte zu sammeln. Der Ablauf des Treffens kann transkribiert, ein Tonträger, eine Videoaufzeichnung, ein Protokoll erstellt werden.
Die beste Option für operative Besprechungen ist die Aufzeichnung. Das Protokoll muss von einem Schriftführer oder einer besonders beauftragten Person geführt werden. Die Qualität der Aufzeichnung von Reden hängt von seiner Qualifikation und seiner Fähigkeit ab, das Wesentliche der zur Diskussion stehenden Themen zu durchdringen und zu verstehen. Daher ist die Benennung einer Person, die das Protokoll führt, ein entscheidender Teil der Vorbereitung der Sitzung. Das Protokoll wird in der Regel kurz und prägnant geführt.
Der Hauptteil des Protokolltextes ist in Abschnitte gegliedert, die den Tagesordnungspunkten entsprechen. Jeder Artikel kann aus folgenden Teilen bestehen:
HÖRT
DURCHGEFÜHRT
ENTSCHLOSSEN (ENTSCHLOSSEN)
Der letzte Teil des Abschnitts zu jedem Tagesordnungspunkt ist eine Aufzeichnung der zu dem behandelten Thema getroffenen Entscheidung. Das Protokoll enthält eine Liste der für die Umsetzung verantwortlichen Personen Entscheidungen getroffen sowie Personen, die sich mit dem Protokoll vertraut machen müssen.
Das bei der Besprechung erzielte Ergebnis sollte kurz und eindeutig formuliert werden.
Es muss sofort festgelegt werden, welche Schritte der Entscheidung folgen sollen, wer welche Verantwortlichkeiten hat, wer für die Umsetzung der Entscheidung verantwortlich ist, wer ihre Umsetzung kontrolliert.
Organisationsformen der produktiven Arbeit des Unternehmens sind Besprechungen und Besprechungen. Sie haben unterschiedliche Zwecke und Methoden der Umsetzung.
Definition
treffen- ein Treffen des richtigen Personenkreises, dessen Zweck es ist, aktuelle Themen zu diskutieren.
Treffen- Treffen der Vereinigten gemeinsame Aktivitäten Menschen, um aktuelle Themen und Probleme zu diskutieren.
Vergleich
Mitglieder
Bei jeder Veranstaltung gibt es unterschiedliche Leute. Das Treffen zeichnet sich durch ein engeres Format aus, an dem in der Regel ein kleiner Kreis interessierter Personen teilnimmt. Darunter können beispielsweise Leiter von Strukturabteilungen, führende Spezialisten oder Vertreter verschiedener Unternehmen sein. Manchmal handelt es sich bei der Sitzung um eine Gerichtssitzung, bei der eine Entscheidung über den Fall getroffen wird.
Das Treffen ist eine Massenveranstaltung. An der Veranstaltung kann die gesamte Belegschaft des Unternehmens teilnehmen. Beispiele hierfür sind auch Eltern- oder Wahlversammlungen.
Diskussionsgegenstand
Der Unterschied zwischen einem Meeting und einem Meeting liegt darin, welche Themen bei der Veranstaltung angesprochen werden. Daher wird ein Treffen vereinbart, um Fragen des Produktionsmanagements zu besprechen, Informationen über den Stand der Dinge zu sammeln und Problembereiche zu identifizieren. Am runden Tisch wird einfach beraten, und die Meinung jedes Einzelnen ist hier sehr wichtig, anders als bei einem Treffen, bei dem es manchmal ausreicht, nur anwesend zu sein, um die notwendigen Informationen zu erhalten.
Bei Besprechungen stehen auch allgemeinere Themen auf der Tagesordnung, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben und für die gesamte Belegschaft wichtig sind. Bei solchen Treffen werden manchmal Themen angesprochen, die nicht direkt mit der Produktion zu tun haben. Wir können zum Beispiel über die Vorbereitung auf den bevorstehenden Urlaub sprechen.
Ziele
Der Charakter der Treffen ist operativ. Ziel solcher Treffen ist es, Anpassungen an aktuelle Aktivitäten vorzunehmen und den Arbeitsprozess zu verbessern. Die Sitzung endet mit einem Beschluss.
Bei Meetings werden oft Ergebnisse zusammengefasst, Auszeichnungen verliehen, Arbeitsbedingungen und Pläne für die nahe Zukunft berichtet. Der Ablauf der Sitzung und die dabei getroffenen Beschlüsse werden in einem besonderen Protokoll festgehalten.
Frequenz
Lassen Sie uns den Unterschied zwischen einem Meeting und einem Meeting hinsichtlich der Häufigkeit ihrer Abhaltung analysieren. Daher werden von den beiden Veranstaltungsarten häufiger Versammlungen einberufen. Ihnen wird eine bestimmte Zeit vorgegeben. Solche Treffen können aber auch außerplanmäßig stattfinden, wenn ein dringender Bedarf dies rechtfertigt.
Ein wichtiger Aspekt der Unternehmensführung ist die Abhaltung von Besprechungen und Konferenzen Geschäftsgespräch. Damit Meetings und Meetings effektiv sind, ist es für deren Leiter (Vorsitzende) ratsam, die folgenden Empfehlungen zu befolgen. Vor dem Treffen (Treffen):
1. Bereiten Sie eine Agenda vor d.h. eine Liste der Probleme, die bei der Besprechung (Besprechung) gelöst werden sollen. Diese Fragen können behandelt werden als
Ablehnung bereits getroffener Beschlüsse sowie neuer Probleme, die seit der letzten Sitzung (Sitzung) aufgetreten sind.
2. Entscheiden Sie, wer an der Besprechung teilnehmen soll und informieren Sie sie rechtzeitig. Bei der Produktionsbesprechung sind in der Regel alle Mitglieder des Arbeitskollektivs anwesend. Zu der Besprechung werden nur diejenigen Mitarbeiter eingeladen, die für die Lösung der aufgetretenen Probleme kompetent sind.
3. Wählen Sie den passenden Ort und die passende Zeit. Stellen Sie sicher, dass der Ort mit allem ausgestattet ist, was Sie brauchen. Bestimmen Sie die Zeit, die für die Erörterung dieser Themen benötigt wird. Bitte beachten Sie, dass die ideale Dauer von Besprechungen (Meetings) nicht mehr als eineinhalb Stunden beträgt. Wenn die Besprechung länger dauern muss, planen Sie Pausen ein.
4. Verteilen Sie die Tagesordnung. Die Tagesordnung sollte einige Tage vor der Besprechung (Sitzung) in den Händen der Mitarbeiter liegen, damit diese sich auf die Besprechung (Sitzung) vorbereiten können.
5. Bestimmen Sie vorab den Hauptredner und die Co-Redner.
6. Sprechen Sie vorab mit jedem Teilnehmer des Meetings und finden Sie dessen Position heraus. Dies wird Ihnen helfen, vorauszusehen Konfliktsituationen und planen Sie ihre Lösung, während Sie gleichzeitig den Teamzusammenhalt wahren.
7. Auch die Wahl des Tagungsortes ist wichtig. Der Raum sollte mit bequemen Möbeln ausgestattet sein und eine normale Lufttemperatur haben. Am besten platzieren Sie die Besprechungsteilnehmer am runden Tisch, wo jeder von ihnen allen anderen gegenübersteht. Um die Kommunikation vor den Teilnehmern zu verbessern, empfiehlt es sich, für alle Anwesenden gut sichtbar Schilder mit vollständigen Namen anzubringen.
Während des Treffens (Treffen):
1. Besprechen Sie die Tagesordnung und gegebenenfalls ändern, um neue Umstände zu berücksichtigen, die in letzter Zeit aufgetreten sind.
2. Behalten Sie die Zeit im Auge, damit die Regeln eingehalten werden. da die sich entfaltende Diskussion es zerstören kann.
3. Überwachen Sie die Meinungsfreiheit der Teilnehmer des Treffens, unabhängig von ihrer offiziellen Position. Es ist notwendig, die Energie derjenigen, die aufgrund ihrer Natur daran gewöhnt sind, die Initiative zu ergreifen, taktvoll einzudämmen und weniger aktiven Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, früher zu sprechen.
4. Nehmen Sie während der Diskussion eine neutrale Position gegenüber den geäußerten Meinungen ein.
5. Achten Sie auf aufkommende Konflikte und greifen Sie gegebenenfalls ein. Als Vermittler fungieren, um die Situation zu entschärfen.
6. Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Gruppe bereit ist, eine Entscheidung zu treffen. Sie sollten den Moment nicht verpassen, in dem die Gruppe zu einer Einigung kam und neue Diskussion kann nichts Wesentliches mehr hinzufügen.
7. Halten Sie sich an die von der Gruppe entwickelten Entscheidungsregeln. Bei Meinungsverschiedenheiten muss eine Abstimmung durchgeführt und eine Entscheidung mit Stimmenmehrheit getroffen werden.
8. Bevor Sie das Meeting (Meeting) beenden, fassen Sie die Arbeit zusammen. Fragen Sie die Gruppe, ob ein erneutes Treffen erforderlich ist. Es ist wichtig, dass die Teilnehmer das Meeting (Meeting) mit einer klaren Vorstellung davon verlassen, wie die nächsten Schritte aussehen sollen. Wenn ein Meeting endet, ohne dass irgendwelche Entscheidungen getroffen werden, kann ein Gefühl der Enttäuschung und Enttäuschung aufkommen.
Nach dem Treffen (Treffen):
1. Analysieren Sie den Verlauf des letzten Meetings (Meetings). Es gilt zu prüfen, ob das Treffen (Treffen) seine Aufgaben erfüllt hat und ob der Zusammenhalt der Gruppe danach gestärkt wurde.
2. Bereiten Sie eine Zusammenfassung der Ergebnisse der Besprechung (Besprechung) vor und verteilen Sie sie. Das Aufzeichnen von Details darüber, was vereinbart wurde, welche Probleme gelöst wurden und welche nächsten Schritte unternommen werden sollten, sollte die Teammitglieder an die Arbeit erinnern, die sie leisten müssen.
3. Reparieren Sie zerbrochene Beziehungen durch informelle Gespräche. Wenn es während eines Meetings zu einer hitzigen Debatte kam, ist es wahrscheinlich, dass sich die Beziehungen zwischen einigen Gruppenmitgliedern verschlechterten und sie das Meeting verärgert oder beleidigt verließen. Sprich mit ihnen und beruhige sie.
4. Beobachten Sie, wie Gruppenmitglieder die ihnen zugewiesenen Aufgaben bewältigen. Sie müssen prüfen, ob es Probleme gibt, wenn Mitarbeiter bestimmte Aufgaben ausführen.
Typische Nachteile der Durchführung von Meetings sind:
Unnötig viele Meetings;
Unbestimmtes Thema des Treffens;
Unproduktive Zeitverschwendung durch unnötige Gespräche;
Unangemessen große Teilnehmerzahl;
Zu geringe Teilnehmerzahl;
Das Fehlen eines Protokolls, obwohl es notwendig wäre;
Unzureichend klare Formulierung von Entscheidungen.
