Organisation und Durchführung von Tagungen. Meetings und Meetings, allgemeine und besondere Schilder

§1. Treffen als eine Art Organisation der Geschäftskommunikation einer Gruppe

Geschäftstreffen (Treffen)- mündliche kommunikative Interaktion einer Gruppe von Menschen (kollektiv). Diese Art der Kommunikation vereint verschiedene Genres: rednerischer Monolog (Einführung und letztes Wort Moderator, Reden der Teilnehmer, Bericht), Gespräch (Informationsaustausch, Förderung und Diskussion von Ideen beim Brainstorming), Diskussion.

Die Effektivität des Meetings hängt maßgeblich vom Talent des Organisators ab – von seinen Redefähigkeiten und Führungsqualitäten. Oft wird das Treffen vom Leiter selbst geleitet.

Folgende Hauptaufgaben von Geschäftstreffen werden unterschieden:

1) Informieren Sie sich, analysieren Sie den Stand der Dinge (wie das Geplante umgesetzt wird, was im Team passiert ...); Informationen zum diskutierten Thema austauschen, Anstrengungen koordinieren und organisatorische Schlussfolgerungen ziehen. Diese Aufgaben entsprechen dem Informationserfassungstyp.

2) Informieren Sie das Team über die Suche nach Problemlösungen, über neue Erfahrungen und die Möglichkeiten ihrer Umsetzung, um die Mitarbeiter von der Richtigkeit der verfolgten Wirtschaftspolitik zu überzeugen. Zur Lösung dieser Probleme ist ein Aufklärungsgespräch bzw. ein Besprechungs-Briefing vorgesehen.

3) Eine gemeinsame Lösung für das Problem finden, produzieren, Ideen sammeln. Dies ist eine Art Treffen – problematisch oder „Brainstorming“.

4) Wählen Sie aus und treffen Sie konstruktive Entscheidungen. Das ist die Aufgabe des Treffens – des Entscheidungsträgers.

5) Den Teilnehmern das nötige Wissen vermitteln und ihre Fähigkeiten verbessern. Diese Art wird als Konferenz oder Schulungstreffen bezeichnet.

Wenn der Leiter an einem ständigen Kontakt mit dem Team interessiert ist, organisiert er regelmäßige Treffen. Je nach Häufigkeit des Treffens kann es auch einmalig und periodisch sein.

§2. Phasen der Vorbereitung und Durchführung eines Meetings

Ein Meeting ist eine Gruppenkommunikation, die verwaltet und organisiert wird. Der Erfolg hängt zu 90 % von der Vorbereitung, der Reflexion der Strukturelemente der Kommunikationsphase und der anschließenden Beurteilung und Selbsteinschätzung ab.

Vorkommunikative Phase	Kommunikationsphase	postkommunikativ
1. Den Bedarf für ein Treffen herausfinden.	1. Einleitende Bemerkungen des Vorsitzenden.	Montageanalyse.
2.Thema und Ziel der Formel.	2. Diskussion des Problems (Nachrichten, Gespräch oder Diskussion).
3. Entwicklung der Tagesordnung, Beschlussentwürfe.	3. Entscheidungsfindung (optional).
4.Identifizierung und Vorbereitung der Teilnehmer.	4. Der Schlussmonolog des Vorsitzenden.
5. Festlegung von Zeit und Ort der Sitzung.

Die Vorbereitung eines Meetings beginnt mit der Feststellung des Bedarfs. Es empfiehlt sich, diese komplexe Arbeitsform zu nutzen, wenn keine Alternativen bestehen, wie zum Beispiel ein Gespräch, eine Entscheidung einer höheren Führungsebene, eine Verknüpfung mit anderen Besprechungen. Nach der Entscheidung, einen gemeinsamen Diskussionsprozess zu organisieren, werden dessen Thema und Zweck geklärt. Durch Hervorheben und Gruppieren von Themen wird eine Agenda entwickelt. Gehen Sie bei der Auswahl der Reihenfolge der Betrachtung der Fragen von psychologischen Gründen aus. Die „schwierigsten“ Punkte, die eine ausführliche Diskussion und Ausarbeitung erfordern, werden am besten im zweiten Drittel des Meetings platziert, wenn die körperliche und geistige Leistungsfähigkeit der Gruppe ihren Höhepunkt erreicht. Aktuelle oder dringende Themen, die nicht viel Zeit erfordern, können zuerst behandelt werden und die „einfachsten“ Punkte oder die interessantesten können am Ende übrig bleiben.

Im Allgemeinen ist es notwendig, einen Entscheidungsentwurf auszuarbeiten, möglicherweise durch Einberufung einer Kommission zu diesem Zweck. Es besteht oft aus einem „Fragebogen“, zu dem die Teilnehmer während des Treffens zu jedem Punkt konkrete Antworten geben.

Im nächsten Schritt gilt es, die quantitative und qualitative Zusammensetzung des Publikums zu ermitteln und die Teilnehmer vorzubereiten.

Es ist nicht notwendig, zu jeder Sitzung die Leiter aller Abteilungen einzuladen. In der Regel werden diejenigen Beamten einbezogen, die für das zur Diskussion stehende Problem am kompetentesten sind. Es muss festgestellt werden, ob die Kommunikanten ein breites Meinungsspektrum vertreten oder eine zusammenhängende Gruppe mit denselben Ansichten bilden. Aufgrund der Teilnehmerzahl können Treffen eng (bis zu 5 Personen), erweitert (bis zu 20 Personen) und repräsentativ (über 20 Personen) sein. Kleine Gruppen sind geschlossen und hochproduktiv, aber es ist schwierig, in ihnen ins Gespräch zu kommen, es besteht die Gefahr, unzuverlässige Entscheidungen zu treffen. Die Großen treffen in der Regel wohlüberlegte Entscheidungen auf der Grundlage vieler Standpunkte, aber es ist schwierig, darin einen Konsens zu finden, es bedarf einer verstärkten Kontrolle, es besteht die Gefahr der Gruppenbildung, Druck auf „ Saboteure“. Die ideale Teilnehmerzahl für ein internes Geschäftstreffen liegt zwischen 6 und 9. Alle Mitarbeiter müssen vorab mit Thema, Zweck, Tagesordnung und notwendigen Materialien und Unterlagen vertraut gemacht werden.

Die beste Zeit, um ein Meeting abzuhalten, ist laut ergonomischer Forschung der späte Morgen (Mittwoch oder Donnerstag um 11 Uhr). Für regelmäßige Treffen ist ein bestimmter Wochentag reserviert.

Der Veranstaltungsort ist in der Regel das Büro des Leiters der Organisation. Es ist jedoch besser, Besprechungen in einem speziell ausgestatteten Raum einzuberufen. Es muss über eine gute Akustik, Schalldämmung, Belüftung, normale Lufttemperatur (+ 19 ° C) und bequeme Arbeitsmöbel verfügen. Die optimale Anordnung der Teilnehmer ist eine Armlänge voneinander entfernt an einem trapezförmigen Tisch.

Angemessene Dauer der gemeinsamen geistigen Aktivität eine große Anzahl Personen - 40 - 45 Minuten. Erfordern die Umstände des Falles mehr Zeit, wird nach 40 Minuten eine zehnminütige Pause angesagt. Regeln werden gleich zu Beginn des Treffens festgelegt. Normalerweise sind die Eröffnungs- und Schlussreden des Gastgebers sowie alle Reden auf 10 Minuten angesetzt. In einleitende Bemerkungen Es ist notwendig, die besprochenen Probleme klar und äußerst konkret zu skizzieren und die Aufmerksamkeit der Anwesenden noch einmal auf das Endziel des Treffens zu lenken. Um einen Diskussionsanreiz zu schaffen, kann man die praktische Bedeutung der Fragen hervorheben und dem Publikum eine Reihe konkreter Aufgaben stellen. Eine der wichtigsten Anforderungen an den Versammlungsleiter besteht darin, den anderen Teilnehmern seine Position nicht von Anfang an aufzudrängen. Die Position legt besonderen Wert auf die Worte des Managers, und Mitarbeiter, die gegensätzliche Ansichten vertreten, trauen sich möglicherweise einfach nicht, diese zu äußern, um den Behörden nicht zu widersprechen. Wir müssen versuchen, eine neutrale Position einzunehmen, unsere Meinung aus der dritten Person zu äußern oder sie als Frage zu formulieren. Es ist angebracht, das ernsteste Treffen mit einer unerwartet interessanten Bemerkung oder sogar einem Witz zu beginnen. Es ist sehr effektiv, wenn der Satz, der Gedanke, der das Treffen eröffnet, am Ende verwendet wird. Bei der Ansprache nennt der Leiter die Teilnehmer beim Vornamen – das Patronym betont nach Möglichkeit ihre Erfahrung und Kompetenz in der jeweiligen Fragestellung. Der Vorsitzende sollte nicht nur auf das Wesentliche der Rede achten, sondern auch darauf, wie sich jeder einzelne in die Gesamtstruktur einfügt und wie er zur Erreichung des angestrebten Ziels beiträgt. Führt es zur Seite? Der Veranstalter hält sich an die Regeln, fasst während und nach der Prüfung jedes Problems die Leistungen kurz zusammen. So stellen Sie sicher, dass jeder Anwesende klar versteht, was fraglich dass in der Diskussion einige Fortschritte erzielt worden seien. Wenn der Redner über den Rahmen der Frage hinausgeht, unterbrechen Sie ihn diplomatisch. Die kritische Bewertung der Vorschläge erfolgt entweder unmittelbar nach der Rede oder, wenn die Brainstorming-Methode zum Einsatz kommt, nachdem alle Ideen geäußert wurden.

Die nächste mögliche Phase des Treffens ist die Entscheidungsfindung. Ein vorgefertigter Entscheidungsentwurf wird verlesen, und die Sitzungsteilnehmer nehmen ihre eigenen Anpassungen vor und übernehmen ihn auf der Grundlage der Abstimmungsergebnisse. Nachdem die Entscheidung getroffen wurde, werden die Personen bestimmt, die ihre Ausführung und Kontrolle ausüben.

Am Ende des Treffens kann der Leiter alle dazu auffordern, diese Pläne und Programme umzusetzen, um die Ziele zu erreichen, die sie am Ende erreicht haben; Fassen Sie die Diskussion kurz zusammen. loben Sie die erfolgreichsten Ideen und Geschäftsleistungen; Vielen Dank an alle für die produktive Arbeit.

Der englische Meetingforscher Elan Barker glaubt zu Recht, dass die ständige Analyse laufender kollektiver Diskussionen zu Gewinn führt. Die Bewertung sollte objektiv sein und von der gesamten Gruppe in einem separaten Treffen außerhalb des Treffens formuliert werden. Sie können die Teilnehmer bitten, einen Fragebogen auszufüllen, indem Sie die sogenannte gleitende Antwortskala verwenden: (Nein) 1 2 3 4 5 6 (Ja):

War ein Treffen notwendig?

Ist sein Zweck klar?

Hat es den Zweck erfüllt?

Sind Sie der Meinung, dass die Dauer und der Zeitpunkt günstig waren?

Waren Sie mit dem Standort zufrieden?

Haben Sie die Tagesordnung und die Unterlagen rechtzeitig erhalten?

Wurden alle Tagesordnungspunkte festgelegt?

Waren die Anwesenden kompetent?

Hat der Vorsitzende ordnungsgemäße Kontrolle ausgeübt?

Sind Sie mit dem Entscheidungsprozess zufrieden?

Die Analyse der Baugruppe lässt sich effektiver durchführen, wenn ein unabhängiger Experte hinzugezogen wird. Er kann unvoreingenommen beurteilen, was gut läuft und was geändert werden muss.

Ein unerfahrener Manager kann die kollektive Kommunikation selbstständig nach dem Schema analysieren:

1. Welche Art von Treffen gibt es je nach Zweck?

2. Sind das Thema und die Unterthemen (Agenda) gut formuliert?

3. Wann soll das schwierigste Problem behandelt werden?

4. Sind Ort, Zeit, Anzahl und Zusammensetzung der Teilnehmer angemessen?

5. Was sagt der Gastgeber in seiner Eröffnungsrede?

6. Welche Regelung wird angenommen?

7. Was sind die organisierenden Sprachhandlungen des Leiters während des Dialogs?

8. Beteiligen sich alle Anwesenden an der Diskussion?

9. Welche Entscheidungen wurden getroffen?

10.Wie hat der Gastgeber das Meeting beendet?

11. Ist das Protokoll korrekt erstellt?

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MITInhalt

• Einführung
• 1.1. Das Konzept von „Treffen“ und „Sitzung“
• 1.2. Organisation des Treffens
• 1.3. Arten und Durchführung von Besprechungen
• 1.4. Verbesserung der Effizienz von Meetings und Sitzungen
• Abschluss

Einführung

Thema Kontrollarbeit„Meetings und Meetings, allgemeine und besondere Zeichen.“

Unter verschiedene Typen Die Tätigkeiten des Leiters nehmen den größten Zeitaufwand in Anspruch und nehmen, getrennt vom Rest der Arbeit, Besprechungen auf.

Der Zweck der Kontrollarbeit besteht darin, die allgemeinen und besonderen Merkmale von Besprechungen und Besprechungen zu berücksichtigen.

Diesem Ziel entsprechend wurden folgende Aufgaben definiert:

1. Betrachten Sie die Konzepte eines Meetings und eines Meetings.

2. Erwägen Sie die Organisation von Meetings und Meetings.

3. Berücksichtigen Sie die wichtigsten Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz von Besprechungen und Besprechungen.

Das Objekt ist eine Form der kollektiven Entscheidungsfindung.

Betreff - Treffen und Treffen.

Außer Geschäftsgespräche und Geschäftsverhandlungen sind in der Geschäftspraxis besondere Formen der Führung von Geschäftsgesprächen weit verbreitet – Treffen, die eine Möglichkeit der offenen gemeinsamen Diskussion bestimmter Themen darstellen.

Der Arbeitsstil des Managers wird maßgeblich durch den Besitz der „Weisheit“ bestimmt, verschiedene Arten von Besprechungen und Besprechungen abzuhalten, die einen erheblichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch nehmen und sich auf direkte Führungsfunktionen beziehen.

Ein verantwortungsvoller Umgang mit diesen Aktivitäten wird nicht nur durch die Wirksamkeit oder Unwirksamkeit ihrer Auswirkungen bestimmt Weitere Aktivitäten Institutionen, Organisationen, aber auch der Zeitaufwand einer großen Anzahl anwesender Teilnehmer.

Kollektive Diskussion als Form Geschäftsgespräch hat viele positive Aspekte. Erstens erhöht es die Effizienz des Denkens. Das russische Sprichwort „Der Geist ist gut, aber zwei sind besser“ ist nicht von Grund auf entstanden, es enthält tiefe Bedeutung. Tatsächlich liegt die Originalität des menschlichen Denkens darin, dass es unter den Bedingungen gemeinsamer intellektueller Aktivität besonders wirksam ist, da sich intellektuelle Ergebnisse nicht summieren, sondern vervielfachen. Es ist bekannt, dass die meisten fruchtbaren Ideen im gemeinsamen Gedankenaustausch entstehen.

Zweitens wird während des Treffens die kreative Gemeinschaft der Arbeitnehmer gestärkt, die Interessen einzelner Arbeitnehmer in ein einziges System kollektiver Aufgaben einbezogen und auch die unternehmerischen Fähigkeiten der Teilnehmer verbessert. Drittens wird es in der gemeinsamen geistigen Arbeit offenbart kreatives Potenzial jeder von ihnen. Kuzin F. A. Kultur der Geschäftskommunikation: Ein praktischer Leitfaden. – 6. Auflage, überarbeitet. und zusätzlich - M.: Os-89, 2002.- S. 195

Beim Schreiben wurden die Arbeiten verwendet Lehrmaterial solche Autoren wie F. A. Kuzin, V. M. Chizhikov und andere.

1. Versammlungen und Versammlungen, allgemeine und besondere Zeichen

1.1 Das Konzept von „Treffen“ und „Sitzung“

Ein Treffen ist eine Form der Entwicklung kollektiver Entscheidungen zu den wichtigsten Themen im Leben einer Institution oder Organisation. An den Sitzungen nehmen Vertreter verschiedener Abteilungen der Institution teil, die an der Lösung der auf der Tagesordnung stehenden Fragen interessiert sind. Meetings können erweitert (je nach Teilnehmerzahl) und begrenzt (enger Kreis der Meeting-Teilnehmer) werden.

Ein Treffen ist ebenfalls eine Form der kollektiven Diskussion und Lösung von Problemen, bezieht sich jedoch in erster Linie auf die Arbeit ständiger Einheiten (Gremien), die innerhalb einer Institution oder auf Unternehmensebene mit anderen Institutionen und Organisationen geschaffen werden.

Als Beispiel können genannt werden: Kollegien, Verwaltungsräte, Plenums, die Staatsduma, der Föderationsrat, der Sicherheitsrat usw. Diese Gremien haben eine relativ konstante Zusammensetzung ihrer Mitglieder und arbeiten kontinuierlich mit eine bestimmte Häufigkeit ihrer Treffen.

Leiter und Spezialisten anderer Institutionen und Organisationen, Vertreter der Verwaltung, öffentliche Organisationen Städte, wenn Probleme gelöst werden, die über die Kompetenz einer Institution hinausgehen.

Treffen – eng gefasste Fachtreffen, bei denen hauptsächlich organisatorische Fragen behandelt werden (z. B. eine Sitzung des Gewerkschaftsausschusses, eine Sitzung des Präsidiums usw.). Smirnow E.A. Entwicklung von Managemententscheidungen: Lehrbuch für Universitäten. M: UNITY-DANA, 2002. p. 20

Ein Treffen ist in der Regel unter folgenden Umständen erforderlich:

Bildung einer gemeinsamen Position zu einem komplexen Problem;

Diskussion privater Meinungen und Vorbereitung von Entscheidungen;

Die Übermittlung dieser Art von Informationen, die einer Klärung bedürfen und viele beunruhigen;

Bildung neuer Aufgaben;

Entwicklung erfolgsversprechender bedeutsamer Lösungen;

Einzigartige, problematische Situationen lösen;

Koordinierung;

Dringende Probleme lösen; Lösung von Problemen, die die bestehende Arbeitsteilung verändern.

Es kommt vor, dass das Treffen bereits in seinen Grundlagen nicht zielführend ist und daher als Grund für die Unzufriedenheit seiner Teilnehmer dient:

Schwäche der individuellen Arbeit;

Unsicherheit in der Arbeitsteilung;

Unangemessene Struktur offizieller Beziehungen;

Autokratischer Führungsstil;

Verwurzelte Traditionen;

Schwacher Wunsch nach Zusammenarbeit in der Organisation;

Der Wunsch einiger Mitarbeiter, sich abzuheben;

Die Lösung des Problems aufschieben, bis die Situation ein Treffen erfordert;

Unsicherheit bei der Verteilung von Anweisungen;

Das sogenannte geregelte Treffen (auf Antrag des höheren Managements);

Das Sekretariat erstellt einen Brief an diejenigen, die für die Vorbereitung der Sitzungsmaterialien verantwortlich sind. Gleichzeitig werden für jeden Tagesordnungspunkt alle Testamentsvollstrecker angegeben und der verantwortliche Testamentsvollstrecker (der erste in der Liste) zugeordnet. Der Brief erhält im System eine Registrierungsnummer. Der Hauptzweck des Schreibens besteht darin, den verantwortlichen Testamentsvollstreckern den Inhalt des Tagesordnungspunkts der Sitzung und die Frist für die Vorbereitung der für die Sitzung erforderlichen Materialien mitzuteilen. Der Brief wird ausgedruckt und von der verantwortlichen Person unterschrieben. Danach bereitet das Sekretariat mithilfe des Systems Briefe an alle verantwortlichen Testamentsvollstrecker vor und druckt auf Kopien des unterzeichneten Briefes die Position und den Namen des verantwortlichen Testamentsvollstreckers aus. Jeder der verantwortlichen Testamentsvollstrecker bereitet Materialien für die Sitzung vor, darunter zwingend einen Beschlussentwurf zu einem bestimmten Sitzungspunkt.

Der Entscheidungsentwurf enthält: erforderliche Attribute, Wie:

- für welche Sitzung der Beschlussentwurf vorbereitet wird;

- zu welchem ​​Tagesordnungspunkt der Beschlussentwurf erstellt wird;

- Wiederholung des Namens des Artikels;

- wer bereitet den Entscheidungsentwurf vor;

Die Tagesordnung der Sitzung wird mit der Unterzeichnung der Tagesordnung genehmigt. Anschließend versendet das Sekretariat eine Einladung zur Sitzung und ein Paket mit Materialien für die Sitzung, das aus der genehmigten Tagesordnung, Entscheidungsentwürfen und Referenzen besteht.

Unmittelbar vor Beginn der Sitzung wird ein Paket mit Unterlagen dazu an diejenigen Teilnehmer verteilt, die es noch nicht erhalten haben. Im Anschluss an die Ergebnisse der Sitzung wird ein Protokoll erstellt. In das Protokoll werden folgende Informationen eingetragen:

- Datum von;

- Vorsitzende;

- die Anwesenden, gruppiert nach Position;

- Name des Themas (Tagesordnungspunkt);

- Namen der Redner;

- Präambel (kann weggelassen werden);

- Entscheidungen zu Themen in Form einer nummerierten Liste.

1.3 Arten und Durchführung von Besprechungen

Geschäftstreffen sind sehr vielfältig. Normalerweise gibt es folgende Typen:

- diktatorisch (der Chef hat das Wahlrecht, der Rest hört schweigend zu und wird oft vom Chef beschimpft);

-- autokratisch (wird im interaktiven Modus durchgeführt, wenn der Leiter jedem Teilnehmer Fragen stellt und Antworten darauf erhält);

- segregativ (wenn der Bericht des Leiters und die Reden der von ihm ernannten Untergebenen geplant sind);

- umstritten (sie zeichnen sich aus durch kostenloser Umtausch Meinungen, es wird eine Entscheidung getroffen, die durch Abstimmung der Teilnehmer getroffen wird, gefolgt von der Genehmigung durch den Leiter);

- kostenlos (dies sind Sitzungen ohne klare Tagesordnung und ohne Vorsitzenden. Meistens sind sie es Bestandteil Treffen, wenn die Diskussion eines Problems in eine Sackgasse geraten ist. In diesem Fall kündigt der Versammlungsleiter eine längere Pause an, in der es spontan zu Besprechungen hinter den Kulissen kommt.

Unter den Bedingungen des Verwaltungs- und Befehlssystems in unserem Land wurden üblicherweise die ersten drei Arten von Geschäftstreffen verwendet, deren Hauptbedeutung darin bestand, dass die Leiter bei ihnen nur die Eingeladenen mit ihren Entscheidungen oder Anweisungen der Partei und höherer Organisationen bekannt machten , während das Wesentliche des Geschäftstreffens darin besteht, eine freie Diskussion zu gewährleisten und eine gemeinsame Lösung auf der Grundlage einer umfassenden Berücksichtigung der Meinungen zu entwickeln, auch solcher, die nicht dem Standpunkt der Verwaltung entsprechen.

Am häufigsten werden Geschäftstreffen aus folgenden Gründen abgehalten: erstens, wenn eine kollektive Entscheidung auf der Grundlage des gleichen Rechts aller auf Meinungsäußerung und Begründung getroffen werden muss; zweitens, sofern die Lösung des Problems gleichzeitig die Interessen mehrerer Strukturbereiche der Organisation oder des Unternehmens berührt; drittens für den Fall, dass zur Lösung des Problems die Meinungen verschiedener Arbeitnehmergruppen herangezogen werden müssen.

Die Praxis des Geschäftslebens zeigt, dass Geschäftstreffen effektiver sind als nur Verwaltungsentscheidungen eines engen Kreises von Managern. Unzureichend vorbereitete und schlecht durchgeführte Meetings, die bei jeder Gelegenheit einberufen werden, richten jedoch großen Schaden an, da sie die wertvolle Zeit der Menschen verschlingen und sie von ihrer Hauptarbeit abhalten. Daher sollte vor der Einberufung solcher Sitzungen die Notwendigkeit eines solchen Schrittes geprüft werden. Es ist wahrscheinlich, dass das zur Prüfung vorgeschlagene Problem überhaupt keiner sofortigen Lösung bedarf. Darüber hinaus möchte der Manager beispielsweise die Mitarbeiter nur über etwas informieren. In diesem Fall können Sie problemlos auf ein Treffen verzichten.

Wenn die Abhaltung einer Sitzung dennoch als sinnvoll erkannt wird, ist zunächst eine sorgfältige Vorbereitung erforderlich. Diese Schulung und das Verfahren zu ihrer Durchführung sollten so gestaltet sein, dass der beste Weg Die Hauptaufgabe wurde gelöst, weshalb die Sitzung selbst abgehalten wird.

Bei der Festlegung der Startzeit des Meetings sollten Sie den Arbeitsrhythmus berücksichtigen. Um die Menschen nicht dazu zu zwingen, im Laufe des Tages endlos von einer Arbeitsart zur anderen zu wechseln, empfiehlt es sich, Besprechungen zu Beginn oder am Ende des Arbeitstages oder nach der Mittagspause abzuhalten. Unter Berücksichtigung des Gesamtzeitaufwands – also der Zeit, die nicht nur für die Besprechung selbst, sondern auch für die Abholung, Übergabe, Rückgabe und Einbeziehung in die Arbeit benötigt wird – sollten Beginn und Ende der Besprechung so geplant werden, dass keine Zeit entsteht Zeit für „leere“ Segmente: Wenn sie 15 Minuten vor der Mittagspause endet, gehen mit Sicherheit Minuten verloren.

Es ist erforderlich, die Teilnehmer der Sitzung im Voraus zu benachrichtigen und sie mit der Tagesordnung vertraut zu machen die richtigen Materialien damit ihre Auftritte im Voraus durchdacht sind. Kuzin F. A. Kultur der Geschäftskommunikation: Ein praktischer Leitfaden. – 6. Auflage, überarbeitet. und zusätzlich - M.: Os-89, 2002.- S. 197

Wie die Erfahrung zeigt, bringen Geschäftstreffen nicht immer den gewünschten Effekt, da viele Manager keine klare Vorstellung von der Technologie ihrer Organisation und ihres Verhaltens haben. In vielen Fällen werden Geschäftstreffen zu oft einberufen und sind schlecht vorbereitet. Zu viele Menschen sind an ihrer Umsetzung beteiligt, und sicherlich die „ersten“ Führungskräfte; eine unangemessene Länge von Besprechungen verringert ihre Wirksamkeit; Schließlich sind die Entscheidungen, die bei Geschäftstreffen getroffen werden, oft schlecht formalisiert und werden im Umsetzungsprozess schlecht kontrolliert, was ihre Wirksamkeit erheblich verringert, was es erforderlich macht, sich erneut zu denselben Themen zu treffen.

Geschäftstreffen – eine Möglichkeit, den kollektiven Geist in die Entwicklung einzubeziehen optimale Lösungen zu aktuellen und komplexesten Fragestellungen im Unternehmen. Der diesbezügliche Managementprozess gliedert sich in drei Hauptphasen:

- Erhebung und Verarbeitung von Informationen;

- Koordination der Aktivitäten aller Abteilungen des Unternehmens und aller Mitarbeiter;

- Entscheidungsfindung.

Außer deinem direktes Ziel, jedes ist rational organisiertes Treffen löst auch ein wichtiges pädagogisches Problem. Im Meeting lernen die Mitarbeiter, im Team zu arbeiten und die Lösung umfassend anzugehen gemeinsame Aufgaben Kompromisse eingehen, eine Kommunikationskultur entwickeln usw. Für einige Mitarbeiter ist die Teilnahme an einem Geschäftstreffen die einzige Gelegenheit, Führungskräfte zu sehen und zu hören höhere Stufen Management. Darüber hinaus erhält der Manager bei einem Geschäftstreffen die Möglichkeit, sein Führungstalent unter Beweis zu stellen. Kabushkin N.I. Tourismusmanagement: Proc. Zuschuss. - Minsk: BSEU, 2000. - S. 437

1.4 Verbesserung der Effizienz von Besprechungen und Sitzungen

In Institutionen und Organisationen mit Bezug zum soziokulturellen Bereich ist es oft nicht möglich, speziell geschaffene Leitungsorgane zu finden. In diesen Institutionen werden öffentliche Selbstverwaltungsorgane meist in Form von öffentlichen Räten für die Erhaltung und Restaurierung historischer und kultureller Denkmäler sowie für die Entwicklung geschaffen Volkskunst und Basteln, Organisation der Arbeit mit Kindern und Jugendlichen usw.

Einige Manager sagen beispielsweise treffend und nicht ohne Ironie, dass der verborgene Zweck vieler Besprechungen darin liege, dass der Manager die Verantwortung für eine unpopuläre, riskante, schwierige oder fehlerhafte Entscheidung teilen möchte. Im Ernst, Meetings werden nicht nur deshalb abgehalten, weil die Führungskraft keine Entscheidungen alleine treffen kann oder will.

Der Zweck der Treffen besteht darin, die Bemühungen der Mitarbeiter zu koordinieren, zu geben und zu empfangen notwendige Informationen, die notwendigen Entscheidungen treffen (wobei die Fälle weggelassen werden, in denen Sitzungen um der Sitzungen selbst willen abgehalten werden, wenn es kein klares Ziel und keine bestimmte Tagesordnung gibt, aber der Wunsch nach Kommunikation besteht, der Wunsch, „zusammenzukommen und zu diskutieren“) .

Das Treffen wird nicht produktiv sein, wenn der Leiter die Zusammensetzung der Teilnehmer nicht im Voraus festlegt. Der Hang zu großen Meetings, der Wunsch, möglichst viele Menschen dazu einzuladen, führt nicht immer zum gewünschten Ergebnis. Treffen treffen

Fachkräfte, die keinen unmittelbaren Bezug zu den Tagesordnungspunkten der Sitzung haben, verlieren ihr Amt Arbeitszeit vergeblich. Darüber hinaus erschwert eine Erhöhung der Zahl der Eingeladenen die Kommunikation zwischen den Besprechungsteilnehmern, provoziert Abweichungen von der Diskussion der genannten Themen, verringert die Fähigkeit, die Fähigkeiten aller Teilnehmer zu nutzen, und erschwert die Entscheidungsfindung.

Die Praxis zeigt, dass der Erfolg des Treffens von der genauen Wahl des Zeitpunkts und des Ortes seiner Durchführung abhängt. Die Tageszeit des Treffens sollte entsprechend der Kapazität der potenziellen Teilnehmer festgelegt werden. Am sinnvollsten ist es, einen Termin eine halbe Stunde vor der Mittagspause oder vor Feierabend zu vereinbaren.

Die versteckten Regeln am Ende des Meetings zwingen die Teilnehmer, sich nicht durch Nebenfragen ablenken zu lassen, nicht ausführlich zu sein und die Zeit im Auge zu behalten. Jeder Manager entscheidet selbst, wie viel Zeit das Meeting in Anspruch nehmen soll. Die meisten Leute denken, dass eine Stunde für jedes Meeting ausreicht, aber je nach Anzahl der Fragen und ihrer Wichtigkeit kann der Zeitrahmen variieren.

Und ein erfahrener Leiter legt immer die Endzeit des Meetings und die Dauer der Reden fest und legt die Regeln für die Diskussion jedes Themas fest.

Das Fehlen eines starren Zeitrahmens führt in der Regel nicht zu einer Konzentration der Aufmerksamkeit der Besprechungsteilnehmer und die Anzahl der Wörter nimmt proportional zur verfügbaren Zeit zu.

Wenn die Diskussion der Themen zum richtigen Zeitpunkt abgeschlossen wird, lernen die Teilnehmer, schnell die richtigen Lösungen und Disziplinen zu finden, und geben ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, ihre Zeit zu planen und genau zu wissen, wann das Meeting endet.

Die identifizierten Probleme sollten nur als äußere Einschränkungen betrachtet werden, deren Überwindung für effektive Besprechungen nicht ausreicht.

Tiefgreifende Probleme liegen in der Führungskraft selbst, ihrem Wissen, ihrer Erfahrung, ihrem Können, ihrem verifizierten Führungsstil und dem Vorhandensein eines klar definierten Ziels.

Tatsache ist, dass der materielle Aufwand mancher Treffen dreimal so hoch ist (Vorarbeit, Gehälter der Teilnehmer, Gemeinkosten, Reisekosten, Verlorene Zeit Hin- und Rückreise und das Meeting selbst) als die Einsparungen, die sich aus ihren Entscheidungen ergeben könnten. Bei der Absicht, eine Besprechung abzuhalten, muss der Manager sicherstellen, dass die erwarteten Kosten den erwarteten Nutzen zumindest nicht übersteigen.

Die vergeudete Zeit bei Sitzungen hängt nicht nur mit deren ungerechtfertigter Dauer zusammen, sondern in vielerlei Hinsicht auch mit der Unfähigkeit des Vorsitzenden, sie rechtzeitig zu beginnen.

Jeder Mitarbeiter wird viele Beispiele nennen, bei denen Besprechungen 15 bis 20 Minuten später als zur vereinbarten Zeit begannen. Jeder weiß, dass man pünktlich anfangen muss, aber es gibt immer Gründe, etwas zu warten. Der Leiter wartet darauf, dass sich alle versammelt haben, und verwöhnt verspätete Teilnehmer.

Es gibt nur wenige solcher Menschen, aber sie scheinen dem Rest ihre Bedingungen zu diktieren. Das nächste Mal und die folgenden Male wird die Handlung mit denselben Charakteren wiederholt, wodurch der Rest allmählich daran gewöhnt wird. Um die Wartezeit zu überbrücken, beginnt der Vorsitzende mit einem der Anwesenden ein Gespräch über eine unbedeutende Tatsache oder aktuelle Ereignisse und verwickelt alle anderen in ein unproduktives Gespräch.

Daher muss der Leiter der sinnlosen Zeitverschwendung aufgrund der Disziplinlosigkeit einzelner Teilnehmer des Meetings Einhalt gebieten, und dies erfordert lediglich die Entschlossenheit, mit dem Reden aufzuhören, wenn es Zeit ist, das Meeting zu beginnen. Wer zum ersten und zweiten Mal zu spät kommt, wird „aufleuchten“ und sich in der Minderheit wiederfinden, beim dritten Mal kommt er pünktlich oder wird als unnötig ungebeten.

Es ist keine leichte Aufgabe, die Leute dazu zu bringen, pünktlich zusammenzukommen und das Meeting pünktlich zu beginnen, aber es ist nur ein Teil des Problems. Die wahre Rolle des Leiters (des Vorsitzes) als Führungskraft manifestiert sich im Prozess der Durchführung einer Besprechung.

Sein Können, sein Wissen über die Psychologie des Menschen und die Feinheiten der Managementwissenschaft manifestieren sich in der Fähigkeit, auf die Meinungen und Wünsche der Besprechungsteilnehmer zu hören, in optimaler Flexibilität und der Fähigkeit, den Stil und die Art und Weise der Durchführung einer Besprechung zu ändern , basierend auf einer bestimmten Situation.

Die zugrunde liegenden Kräfte bei solchen Treffen sind immer offensichtlich, erfordern jedoch eine subtile und geschickte Führung, die es den Teilnehmern des Treffens ermöglicht, die Rollen einzunehmen, die die Entscheidungsfindung erleichtern und nicht behindern. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Einführung in das soziokulturelle Management. - M.: MGUKI, 2003. - S. 282

Abschluss

Basierend auf dem obigen Material können daher die folgenden Schlussfolgerungen gezogen werden.

Treffen und Treffen sind keine eindeutigen Konzepte.

Da sie eine gemeinsame natürliche Grundlage haben, um Aktionen zu koordinieren, Informationen auszutauschen, Probleme zu lösen und Entscheidungen (oder Gesetze) zu treffen, unterscheiden sie sich jedoch erheblich in Form, Inhalt, Zusammensetzung und Befugnissen der Teilnehmer.

Ein Treffen ist eine Form der Entwicklung kollektiver Entscheidungen zu den wichtigsten Themen im Leben einer Institution oder Organisation.

Treffen – eng gefasste Fachtreffen, bei denen hauptsächlich organisatorische Fragen behandelt werden (z. B. eine Sitzung des Gewerkschaftsausschusses, eine Sitzung des Präsidiums usw.).

Vorbereiten eines Meetings – Der Lebenszyklus eines Meetings kann in die folgenden Schritte unterteilt werden:

Vorbereitung;

halten;

Ausführungskontrolle.

Jeder der verantwortlichen Testamentsvollstrecker bereitet Materialien für die Sitzung vor, darunter zwingend einen Beschlussentwurf zu einem bestimmten Sitzungspunkt.

Geschäftstreffen werden am häufigsten aus folgenden Gründen abgehalten: erstens, wenn eine kollektive Entscheidung auf der Grundlage des gleichen Rechts aller auf Meinungsäußerung und Begründung getroffen werden muss; zweitens, sofern die Lösung des Problems gleichzeitig die Interessen mehrerer Strukturbereiche der Organisation oder des Unternehmens berührt; drittens für den Fall, dass zur Lösung des Problems die Meinungen verschiedener Arbeitnehmergruppen herangezogen werden müssen.

Bei der Festlegung der Startzeit des Meetings sollten Sie den Arbeitsrhythmus berücksichtigen. Es ist erforderlich, die Teilnehmer der Sitzung im Voraus zu benachrichtigen und sie mit der Tagesordnung sowie allen erforderlichen Materialien vertraut zu machen, damit ihre Reden im Voraus durchdacht sind.

Der Zweck der Treffen besteht darin, die Bemühungen der Mitarbeiter zu koordinieren, die notwendigen Informationen zu geben und zu erhalten und die notwendigen Entscheidungen zu treffen.

Das Treffen wird nicht produktiv sein, wenn der Leiter die Zusammensetzung der Teilnehmer nicht im Voraus festlegt.

Die Praxis zeigt, dass der Erfolg des Treffens von der genauen Wahl des Zeitpunkts und des Ortes seiner Durchführung abhängt. Die Tageszeit des Treffens sollte entsprechend der Kapazität der potenziellen Teilnehmer festgelegt werden.

Der Veranstaltungsort des Treffens sollte nicht weit vom Ort der Hauptkomposition der Teilnehmer entfernt sein oder sich in einem Raum befinden, in dem es nicht möglich ist, eine Ausstellung, Ausstellung von Bildmaterial usw. zu organisieren.

Liste der verwendeten Quellen

1. Zadorkin V. I. Organisation der Arbeit des Managers. Elektronisches Lehrbuch.

2. Kabushkin N.I. Tourismusmanagement: Proc. Zuschuss. - Minsk: BSEU, 2000. - 644 S.

3. Kuzin F. A. Kultur der Geschäftskommunikation: Ein praktischer Leitfaden. – 6. Auflage, überarbeitet. und zusätzlich - M.: Os-89, 2002.- 320 S.

4. Smirnov E.A. Entwicklung von Managemententscheidungen: Lehrbuch für Universitäten. M: UNITI-DANA, 2002. 271 S.

5. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Einführung in das soziokulturelle Management. - M.: MGUKI, 2003. - 382 S.

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Bundesamt für Bildung

Magnitogorsk Staatliche Universität ihnen. G.I.Nosova

Abteilung für Psychologie

Aufsatz zur Geschäftskommunikation

Zum Thema: „Geschäftstreffen und Meetings“

Abgeschlossen von: Student der FFK-Gruppe 06-1

Grebenshchikova V.I.

Geprüft von: Orinina L.V.

Neben Geschäftsgesprächen und Handelsverhandlungen sind in der Geschäftspraxis auch Sonderformen von Geschäftsgesprächen weit verbreitet – Meetings, die eine Möglichkeit der offenen gemeinsamen Diskussion bestimmter Themen darstellen. Die Formen einer solchen Diskussion sind sehr vielfältig. Dies sind Kongresse, Konferenzen, Symposien, Tagungen, Sitzungen, Seminare. Entscheidungen, die auf diesen Veranstaltungen getroffen werden, sind in der Regel effektiver als die Entscheidungen eines engen Kreises von Führungskräften.

Der ZWECK eines Geschäftstreffens besteht darin, eine freie Diskussion zu ermöglichen und auf der Grundlage eines breiten Meinungsspektrums eine gemeinsame Lösung zu finden.

Ich habe mich für das Thema „Meetings organisieren“ entschieden, weil Brainstorming als Form des Geschäftsgesprächs viele positive Aspekte hat:

Erstens erhöht es die Effizienz des Denkens. Das russische Sprichwort „Der Geist ist gut, aber zwei sind besser“ ist nicht von Grund auf entstanden, es hat eine tiefe Bedeutung. Tatsächlich liegt die Originalität des menschlichen Denkens darin, dass es unter den Bedingungen gemeinsamer intellektueller Aktivität besonders wirksam ist, da sich intellektuelle Ergebnisse nicht summieren, sondern vervielfachen. Es ist bekannt, dass die meisten fruchtbaren Ideen im gemeinsamen Gedankenaustausch entstehen.

Zweitens wird während des Treffens die kreative Gemeinschaft der Arbeitnehmer gestärkt, die Interessen einzelner Arbeitnehmer in ein einziges System kollektiver Aufgaben einbezogen und auch die unternehmerischen Fähigkeiten der Teilnehmer verbessert.

Drittens kommt in der gemeinsamen geistigen Arbeit das kreative Potenzial jedes Einzelnen zum Vorschein.

Unzureichend vorbereitete und schlecht durchgeführte Meetings, die bei jeder Gelegenheit einberufen werden, richten großen Schaden an, da sie wertvolle Zeit „verschlingen“ und Menschen von ihrer Hauptarbeit abhalten.

IN Gesamtansicht Die Vorbereitung des Treffens umfasst folgende Maßnahmen: Festlegung der Themen, Festlegung der Tagesordnung, Festlegung der Ziele des Treffens und seiner Gesamtdauer, Startdatum und -uhrzeit, Zusammensetzung der Teilnehmer, ungefährer Arbeitsplan.

Bei der Festlegung der Startzeit des Meetings sollten Sie den Arbeitsrhythmus berücksichtigen. Um die Menschen nicht dazu zu zwingen, im Laufe des Tages endlos von einer Arbeitsart zur anderen zu wechseln, empfiehlt es sich, Besprechungen zu Beginn oder am Ende des Arbeitstages oder nach der Mittagspause abzuhalten. Unter Berücksichtigung des gesamten Zeitaufwands (nicht nur direkt für das Meeting, sondern auch für Honorare, Übergänge, Rückkehr und Einbindung in die Arbeit) sollten Beginn und Ende des Meetings so geplant werden, dass keine freien Zeitfenster entstehen: ggf endet 15 Minuten vor der Mittagspause, dann gelten diese Minuten als verloren.

Es ist erforderlich, die Teilnehmer der Sitzung im Voraus über die Durchführung der Sitzung zu informieren und sie mit der Tagesordnung und allen erforderlichen Materialien vertraut zu machen, damit ihre Reden im Voraus durchdacht sind.

Sie müssen pünktlich mit dem Meeting beginnen und sich umgehend mit den Teilnehmern auf die Regeln der Zusammenarbeit einigen, zum Beispiel die Begrenzung der Redenszeit oder die Art und Weise, wie Entscheidungen getroffen werden. Danach sollte einer der Teilnehmer mit der Führung des Protokolls beauftragt werden.

Diese und andere Fragen gemeinsame Organisation Geschäftstreffen und Meetings genauer unter die Lupe nehmen.

Geschäftstreffen (Meeting) – mündliche kommunikative Interaktion einer Gruppe von Menschen (Team). Diese Art der Kommunikation vereint verschiedene Genres: rednerischer Monolog (Einleitungs- und Schlussworte des Moderators, Reden der Teilnehmer, Bericht), Konversation (Informationsaustausch, Förderung und Diskussion von Ideen beim Brainstorming), Diskussion.

Die Effektivität des Meetings hängt maßgeblich vom Talent des Organisators ab – von seinen Sprach- und Führungsfähigkeiten sowie von richtige Wahl Art des Treffens und Kenntnis seiner Besonderheiten.

Geschäftstreffen sind:

1. Nach der Form der Veranstaltung:

1.1. Konferenzen

1.2. Treffen

1.3. Treffen

1.4. Seminare, Symposien

2. Je nach Form der Sitzungsleitung durch den Leiter:

2.1. diktatorisch

2.2. autokratisch

2.3. aggregiert – zunächst ein Bericht, eine Debatte, an der nur diese Personen teilnehmen,

vom Leiter ernannt.

2.4. fraglich

2.5. frei

3. Durch Zugehörigkeit zum Bereich des öffentlichen Lebens:

3.1. Party

3.2. Gewerkschaft

3.3. Geschäft (Verwaltung)

3.4. wissenschaftlich

3.5. vereinigt

4. Nach Maßstab:

4.1. International

4.2. reinrussisch

4.3. Republikaner

4.4. Industrie

4.5. regional

4.6. regional

4.7. urban

4.8. regional

4.9. intern

5. Nach Veranstaltungsort:

5.1. lokal

5.2. Besuch

6. Nach Häufigkeit:

6.1. regulär

6.2. dauerhaft

6.3. einmal

6.4. Zeitschrift

7. Nach Teilnehmerzahl:

7.1. in einem engen Team (bis zu 5 Personen)

7.2. im erweiterten Personalbestand (bis 20 Personen)

7.3. Vertreter (mehr als 20 Personen)

8. Entsprechend der Stabilität der Zusammensetzung der Teilnehmer:

8.1. mit fester Zusammensetzung

8.2. mit Gastdarstellern

8.3. mit einer bestimmten Besprechungsliste

8.4. kombiniert

9. Nach Thema der Fragen:

9.1 administrativ

9.2 technisch

9,3 Personal

9,4 finanziell

9,5 technologisch

10. Nach Aufgaben:

10.1 problematisch

10.2 lehrreich

10.3 betriebsbereit

11. Nach Vereinbarung:

11.1 Entscheidungen treffen

11.2 Klärungsaufgaben

11.3 Zusammenfassung

Eine der Hauptaufgaben des leitenden Geschäftstreffens besteht darin, möglichst viele Fakten einzubringen, um die Komplexität des diskutierten Problems besser zu verstehen, sowie die Anwesenden in den Prozess der Problemlösung einzubeziehen. Natürlich sollte der Leiter seinen eigenen Standpunkt zur aktuellen Situation haben, aber es ist auch notwendig, den Standpunkt anderer zu kennen, um zu verstehen, ob sie mit ihrem Verständnis des Problems Recht haben oder nicht. Wenn der Standpunkt einer anderen Person richtig ist, kann der Besprechungsleiter seine Sicht auf die Situation ändern. Wenn Kollegen falsch liegen oder etwas Wesentliches übersehen, kann er fehlende Fakten liefern. Die richtigen Fragen sind ein großartiges Werkzeug, um ein Meeting in die richtige Richtung zu lenken.

Die Effektivität des Meetings hängt maßgeblich vom Talent des Organisators ab – von seinen Redefähigkeiten und Führungsqualitäten. Oft wird das Treffen vom Leiter selbst geleitet.

Folgende Hauptaufgaben von Geschäftstreffen werden unterschieden:

1) Informieren Sie sich, analysieren Sie den Stand der Dinge (wie das Geplante umgesetzt wird, was im Team passiert ...); Informationen zum diskutierten Thema austauschen, Anstrengungen koordinieren und organisatorische Schlussfolgerungen ziehen. Diese Aufgaben entsprechen dem Informationserfassungstyp.

2) Informieren Sie die Mitarbeiter über die Suche nach Problemlösungen, über neue Erfahrungen und die Möglichkeiten ihrer Umsetzung, um die Mitarbeiter von der Richtigkeit der verfolgten Wirtschaftspolitik zu überzeugen. Zur Lösung dieser Probleme ist ein Aufklärungsgespräch bzw. ein Besprechungs-Briefing vorgesehen.

3) Eine gemeinsame Lösung für das Problem finden, produzieren, Ideen sammeln. Dies ist eine Art Treffen – problematisch oder „Brainstorming“.

4) Wählen Sie aus und treffen Sie konstruktive Entscheidungen. Das ist die Aufgabe des Treffens – des Entscheidungsträgers.

5) Den Teilnehmern das nötige Wissen vermitteln und ihre Fähigkeiten verbessern. Diese Art wird als Konferenz oder Schulungstreffen bezeichnet.

Wenn der Leiter an einem ständigen Kontakt mit dem Team interessiert ist, organisiert er regelmäßige Treffen. Je nach Häufigkeit des Treffens kann es auch einmalig und periodisch sein.

Wenn einer der Teilnehmer des Treffens ein unwiderstehliches Verlangen nach einem Argument verspürt, sollte der Leiter der Gruppe unter Beibehaltung von Gleichmut erlauben, die Argumente des Debattierers zu widerlegen. Unnötig gesprächige Debattierer müssen taktvoll unterbrochen werden, ohne sich ihre Reden bis zum Ende anzuhören, da solche Reden in der Regel wenig Nutzen bringen. Wenn Sie es mit einem Negativisten (also einer Person, die gerne widerspricht) zu tun haben, müssen Sie sein Wissen und seine Erfahrung anerkennen und wertschätzen. Schüchterne Teilnehmer werden ermutigt, einfache Fragen zu stellen, um ihr Selbstvertrauen zu stärken. Wenn der Streitende ständig Fragen stellt, anstatt Vorschläge zu machen, sollten seine Fragen an die Gruppe gerichtet werden.

Damit ein Geschäftstreffen erfolgreich verläuft, muss der Vorsitzende die Technik der Diskussionsführung beherrschen. Zunächst müssen wir uns bemühen, eine Gruppendiskussion auf zivilisierte Weise zu führen. Dies impliziert das Vorhandensein von Zartheit in den Beziehungen der Streitparteien und schließt daher die Verwendung von Mitteln zur Argumentation des eigenen Standpunkts wie Spott, Unterbrechung der Gegner und scharfe Angriffe gegen sie aus. Dabei ist besonders darauf zu achten, dass die geschäftliche Auseinandersetzung zwischen den Beteiligten endgültig und zeitlich begrenzt ist sowie persönliche Auseinandersetzungen vermieden werden. Die Terminologie des Streits sollte allen Anwesenden klar sein.

Zumindest die meisten, wenn es um die Vorbereitung einer Diskussion geht Gesamtplan Für die Wahrheit kämpfen, die gewichtigsten Argumente aufgreifen. Besonders beeindruckend sind die präzisen Zahlen, die nicht widerlegt werden können.

In der Praxis gibt es eine gängige Einteilung von Besprechungen nach Aufgaben und Zielen. Von hier aus werden problematische, lehrreiche und operative Besprechungen unterschieden. Persönliches Management: Lehrbuch / S.D. Reznik und andere – 2. Auflage, überarbeitet. und zusätzlich - M.: INFRA-M, 2004. - 622 S.

Der Zweck der Problembesprechung besteht darin, die beste Managementlösung für das diskutierte Problem zu finden. Entscheidungen auf einer solchen Sitzung werden in der Regel als Ergebnis einer Diskussion formuliert und nach einer Abstimmung getroffen. Ein solches Treffen wird nach dem Schema abgehalten: Berichte; Fragen an Redner; Diskussion; Entscheidungsfindung.

Aufgabe des Briefing-Meetings ist die Übermittlung von Befehlen und notwendige Informationen von oben nach unten durch das Steuerungsschema für eine schnellere und effizientere Ausführung. Bei einem solchen Treffen macht der Leiter die Sitzungsteilnehmer auf die getroffenen Verwaltungsentscheidungen aufmerksam.

Operative Meetings sind die sogenannten Planungsmeetings, Sommermeetings, Fünf-Minuten-Meetings. Sie verweilen nicht. Aufgabe solcher Treffen ist es, sich über den aktuellen Stand der Produktion zu informieren. Im Gegensatz zum Briefing gewährleistet das Betriebsmeeting den Informationstransfer von unten nach oben entlang des Kontrollschemas. Nachdem er aktuelle Informationen von den Sitzungsteilnehmern erhalten hat, identifiziert der Manager das Vorhandensein von „Engpässen“, die Gründe für den Rückstand und Ausfälle, trifft hier die notwendigen Entscheidungen, gibt Anweisungen und legt die Fristen für deren Umsetzung fest. Auf der Betriebsbesprechung werden keine Berichte erstattet. Das Hauptziel besteht darin, die Produktionsprobleme zu identifizieren, auf deren Lösung die Hauptanstrengungen des Teams gerichtet sein sollten.

Das Hauptziel jeder Sitzung oder Versammlung besteht jedoch darin, nach einem gemeinsamen Informationsaustausch eine gemeinsame Entscheidung zu treffen, also ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen.

Klassifizierung von Meetings und Meetings

Besprechungen und Besprechungen sind formell und informell. Um eine Veranstaltung erfolgreich durchzuführen, ist es zunächst notwendig, deren Art zu bestimmen.

Besprechungstypen können nach Führungsfunktionen klassifiziert werden:

1. Planungstreffen, in denen die Fragen der Strategie und Taktik der Organisation sowie die für die Umsetzung der Pläne erforderlichen Ressourcen besprochen werden;

2. Treffen zur Arbeitsmotivation, bei denen die Probleme der Produktivität und Qualität, der Mitarbeiterzufriedenheit, die Gründe für die geringe Motivation, die Möglichkeit ihrer Änderung sowie Fragen der moralischen und materiellen Anreize erörtert werden;

3. Sitzungen zur internen Organisation, bei denen Fragen der Strukturierung der Organisation, der Koordinierung des Handelns von Struktureinheiten, der Delegation von Befugnissen usw. thematisiert werden;

4. Treffen zur Überwachung der Aktivitäten der Mitarbeiter dienen der Erörterung der Ergebnisse der Aktivitäten, der Erreichung von Zielen, Problemen bei Störungen und geringer Produktivität;

5. Organisationsspezifische Treffen, bei denen betriebliche Managementfragen im Zusammenhang mit der Situation in der Organisation, Innovationen und der Möglichkeit ihrer Umsetzung, Überlebensproblemen, Wettbewerbsfähigkeit, Image, Stil besprochen werden.

Es gibt auch eine Einteilung der Sitzungen nach der Art der Abhaltung:

1. Autokratische Treffen, bei denen nur der Anführer das Recht hat, zu sprechen und Entscheidungen zu treffen. Die Teilnehmer dieser Treffen sollten den Fragen des Leiters zuhören und darauf antworten. Solche Besprechungen finden statt, wenn der Vorgesetzte seine Untergebenen informieren oder ihnen Anweisungen erteilen muss.

2. Kostenlose Treffen haben keine Tagesordnung. Sie können ohne Vorsitzenden abgehalten werden. Solche Treffen werden auf einen Meinungsaustausch reduziert, dessen Entscheidungen nicht festgelegt werden. Ein solches Treffen findet in Form eines Gesprächs oder Gesprächs statt.

3. Diskussionstreffen – eine Möglichkeit, Entscheidungen zu jedem Thema zu treffen, indem neue Ideen generiert und Lösungsvorschläge als Ergebnis der gemeinsamen Arbeit einer Gruppe von Menschen während eines Treffens analysiert werden, das nach bestimmten Regeln abgehalten wird. charakteristisches Merkmal Bei dieser Methode mangelt es an Kritik und Bewertung der geäußerten Ideen.

Eine offizielle Veranstaltung hat einen klar definierten Status und wird nach festgelegten Regeln durchgeführt. Bei einem solchen Treffen sind immer speziell eingeladene Personen anwesend. Die Hauptbestandteile der Veranstaltung:

1. Tagesordnung (Liste der zu besprechenden Themen);

2. Berichte (mit Angabe des Kernthemas);

3. Reden (Besprechung von Tagesordnungspunkten);

4. Änderungen (Diskussion der vorgeschlagenen Änderungen an der Diskussion);

5. Debatte (eine Diskussion führen);

7. Erstellung eines Protokolls (eine schriftliche Darstellung der Ereignisse);

8. Sonstiges (Besprechung von Themen, die nicht auf der Tagesordnung standen).

Bei informellen Treffen fühlt man sich wohler, aber auch auf solche Veranstaltungen sollte man sich vorbereiten. Für informelle Treffen benötigen Sie:

1. Liste der Diskussionsthemen;

2. Gastgeber der Veranstaltung;

3. Protokoll der erzielten Vereinbarungen.

Informelle Veranstaltungen finden in mehr als statt ruhige Umgebung, aber dennoch müssen Sie bedenken, dass nur ein gut organisiertes Meeting oder Meeting zu einem positiven Ergebnis führt.

Jedes Meeting sollte eine Tagesordnung haben, die im Voraus geplant werden muss. Die Agenda hilft, Zeit zu sparen und sich nicht lange mit Nebenthemen zu beschäftigen.

Eine gut vorbereitete Agenda besteht aus:

* Zweck, Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens;

* Liste der eingeladenen Personen;

* Liste der besprochenen Probleme;

* Hauptthema;

* sonstig;

* Termine des nächsten Treffens.

Geschäfttreffen - eine Form der organisierten, zielgerichteten Interaktion einer Gruppe interessierter Personen durch den Meinungsaustausch zur Entwicklung und Annahme einer Entscheidung.

1. Von gehören zum Bereich des öffentlichen Lebens Zuordnen: administrative, wissenschaftliche oder wissenschaftlich-technische, politische, gewerkschaftliche und gemeinsame Treffen.

2. Von das Ausmaß der Teilnehmergewinnung: international, republikanisch, Zweig, regional, regional, Stadt, Bezirk, intern.

3. Von Veranstaltungsort: lokal und ausgehend.

4. Von Häufigkeit des Haltens: einmalig, dauerhaft, periodisch.

5. Von Zahl der Teilnehmer: in enger Besetzung (bis 5 Personen), in erweiterter Besetzung (bis 20 Personen), repräsentativ (mehr als 20 Personen).

6. Von Hauptaufgabe: lehrreich, operativ (planend), problematisch.

8. Von Entfernung der Teilnehmer: Face-to-Face und Gegensprechanlage (mittels automatischer Telefonzentralen, die eine Verbindung zwischen dem Leiter und den Besprechungsteilnehmern an ihren Arbeitsplätzen herstellen).

Die Managementtheorie schlägt folgende Einteilung von Meetings und Meetings nach ihrem Zweck vor:

■ informatives Interview. Jeder Teilnehmer berichtet dem Leiter kurz über den Stand der Dinge, was die Abgabe schriftlicher Berichte erspart und jedem die Möglichkeit gibt, sich ein Bild vom Stand der Dinge in der Einrichtung zu machen;

■ Treffen, um eine Entscheidung zu treffen. Koordination der Meinungen von Teilnehmern aus verschiedenen Abteilungen, unter-

Abteilung der Organisation, um eine Entscheidung zu einem bestimmten Problem zu treffen; ■ kreatives Treffen. Nutzung neuer Ideen, Entwicklung zukunftsträchtiger Tätigkeitsfelder. Jedes Meeting und jede Besprechung ist nur dann wirksam, wenn sie im Einklang mit ethisch orientierten Standards menschlichen Verhaltens im Prozess der Geschäftskommunikation abgehalten wird. M. Braim stellt fest, dass es in der Diskussion notwendig ist, die Meinung anderer zu respektieren, auch wenn sie auf den ersten Blick absurd erscheint.

An Geschäftstreffen können 7-9, maximal 12 Personen teilnehmen, eine große Teilnehmerzahl kann bereits die Arbeitseffizienz beeinträchtigen. Das Diskussionsthema sollte im Voraus festgelegt werden, damit die Teilnehmer ihre Vorschläge professionell vorbereiten, durchdenken und sogar relevante Berichte erstellen können. Die räumliche Anordnung der Teilnehmer in Form eines „runden Tisches“ ist wichtig, um die Interaktion zu fördern. Der Moderator des Treffens sollte zunächst die Hoffnung zum Ausdruck bringen, dass das Treffen sachlich und konstruktiv sein wird, sich während des Treffens an die Regeln halten, die Redner im Rahmen des diskutierten Themas „halten“, die „Inaktiven“ einbeziehen und das „Geschwätzige“ stoppen “, Festlegung der Wortreihenfolge, Stellen der notwendigen Fragen, Durchführung von Paraphrasierungen und Zusammenfassungen von Zwischenergebnissen, Abgabe eines abschließenden Kommentars zur Sitzung. Es sollte daran erinnert werden, dass ein Geschäftstreffen die Möglichkeit beinhaltet, die Positionen des Subjekts zu kritisieren, und nicht die persönlichen Merkmale desjenigen, der sie geäußert hat, und es wird empfohlen, die Regel zu befolgen: Zuerst die Übereinstimmung der Positionen notieren und dann den Unterschied besprechen zwischen verschiedenen Positionen und Lösungsansätzen des Problems und argumentiert dabei überzeugend die Vor- und Nachteile der einzelnen Alternativen. Falls Sie unter Kritik geraten, ist es sinnvoll, den Angriff auf sich selbst in einen Angriff auf das Problem umzuwandeln: „Ich freue mich, dass Sie sich mit dem gleichen Problem beschäftigen und versuchen, die beste Lösung zu finden ...“ ". Die Hauptsache ist nicht, den Streit zu gewinnen, sondern bei der Lösung des Problems voranzukommen. Es ist wichtig, Ihre Position nicht als die einzig mögliche und einzig wahre zu betrachten, sondern in der Lage zu sein, eine andere Meinung zu verstehen und sogar zu akzeptieren, um für eine andere Meinung durchlässig zu sein. Um die Passivität der Teilnehmer zu beseitigen, kann Folgendes verwendet werden: 1) Aussagen im Kreis oder 2) die Brainstorming-Methode. Meinungskonflikte können zwei Formen annehmen: wettbewerbsfähig oder GenossenschaftKollaborativ. Um die Feindseligkeit im Meinungswettbewerb zu verringern, können Schlichtungskommissionen oder -gruppen mit Teilnehmern mit gegensätzlichen Ansichten gebildet werden, die die Punkte ermitteln müssen, in denen ihre Meinungen übereinstimmen, Punkte in der Position eines anderen finden, die ihnen gefallen oder für die sie nützlich sein können das Problem optimal zu lösen.

Geschäftstreffen haben oft richtungsweisenden Charakter, wenn der Leiter aus der Position des „Elternteils“ seine Meinung als einzige Lösung des Problems angibt und die anderen Teilnehmer aus der Position des „Kindes“ diese Entscheidung zur Umsetzung akzeptieren. Am effektivsten sind Geschäftstreffen mit kollegialem Charakter und gleichberechtigter Interaktion aus der Position „Erwachsener – Erwachsener“. Allerdings gibt es auch Manipulationen, wenn die Interaktion äußerlich als „Erwachsener – Erwachsener“ erfolgt, tatsächlich aber „Eltern – Kind“, d.h. Der Leiter scheint jeden aufzufordern, sich zu Wort zu melden, auch die Schweigenden, aber nachdem alle gesprochen haben, setzt der Leiter, indem er alle paraphrasiert, die notwendigen Akzente und trifft als Ergebnis die Entscheidung, die er braucht, und verpflichtet die Teilnehmer, diese Entscheidung umzusetzen und zwar aus der Position des „Kindes“.