Σπίτι › Σαλόνι › Οργάνωση και διεξαγωγή συναντήσεων. Συναντήσεις και συναντήσεις, γενικές και ειδικές πινακίδες

Οργάνωση και διεξαγωγή συναντήσεων. Συναντήσεις και συναντήσεις, γενικές και ειδικές πινακίδες

§1. Η συνάντηση ως ένας τύπος οργάνωσης επιχειρηματικής επικοινωνίας μιας ομάδας

Επαγγελματική συνάντηση (συνάντηση)- προφορική επικοινωνιακή αλληλεπίδραση μιας ομάδας ανθρώπων (συλλογική). Αυτός ο τύπος επικοινωνίας συνδυάζει διάφορα είδη: ρητορικό μονόλογο (εισαγωγικό και τελευταία λέξηεισηγητής, ομιλίες συμμετεχόντων, αναφορά), συνομιλία (ανταλλαγή πληροφοριών, προώθηση και συζήτηση ιδεών κατά τη διάρκεια του καταιγισμού ιδεών), συζήτηση.

Η αποτελεσματικότητα της συνάντησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το ταλέντο του διοργανωτή - από τις δεξιότητες ομιλίας και τις διαχειριστικές του ικανότητες. Συχνά η συνάντηση διευθύνεται από τον ίδιο τον αρχηγό.

Τα ακόλουθα κύρια καθήκοντα των επαγγελματικών συναντήσεων διακρίνονται:

1) Μάθετε, αναλύστε την κατάσταση των πραγμάτων (πώς εκτελείται το προγραμματισμένο, τι συμβαίνει στην ομάδα ...). ανταλλάσσουν πληροφορίες για το υπό συζήτηση θέμα, συντονίζουν τις προσπάθειες και εξάγουν οργανωτικά συμπεράσματα. Αυτές οι εργασίες αντιστοιχούν στον τύπο συλλογής πληροφοριών.

2) Ενημερώστε την ομάδα για την αναζήτηση επίλυσης προβλημάτων, για τη νέα εμπειρία και τις δυνατότητες εφαρμογής της, για να πειστούν οι εργαζόμενοι για την ορθότητα της οικονομικής πολιτικής που ακολουθείται. Για την επίλυση αυτών των προβλημάτων προορίζεται μια επεξηγηματική συνάντηση ή μια συνάντηση – ενημέρωση.

3) Βρείτε μια συλλογική λύση στο πρόβλημα, παράγετε, συλλέξτε ιδέες. Αυτό είναι ένα είδος συνάντησης - προβληματικής, ή «καταιγισμού ιδεών».

4) Επιλέξτε και λάβετε εποικοδομητικές αποφάσεις. Αυτό είναι το καθήκον της συνάντησης - του λήπτη αποφάσεων.

5) Να δώσει στους συμμετέχοντες τις απαραίτητες γνώσεις, να βελτιώσει τις δεξιότητές τους. Αυτός ο τύπος ονομάζεται συνέδριο ή εκπαιδευτική συνάντηση.

Εάν ο αρχηγός ενδιαφέρεται για συνεχή επαφή με την ομάδα, οργανώνει τακτικές συναντήσεις. Ανάλογα με τη συχνότητα της συνάντησης, μπορεί επίσης να είναι εφάπαξ και περιοδική.

§2. Στάδια προετοιμασίας και διεξαγωγής συνάντησης

Μια συνάντηση είναι μια ομαδική επικοινωνία που διαχειρίζεται, οργανώνεται. Η επιτυχία του εξαρτάται κατά 90% από την προετοιμασία, τον προβληματισμό σχετικά με τα δομικά στοιχεία του επικοινωνιακού σταδίου και την επακόλουθη αξιολόγηση και αυτοαξιολόγηση.

Προεπικοινωνιακό στάδιο	Στάδιο επικοινωνίας	μετα-επικοινωνιακή
1. Διαπίστωση της ανάγκης για συνάντηση.	1. Εισαγωγικές παρατηρήσεις του προέδρου.	Ανάλυση συναρμολόγησης.
2.Formulirovka θέμα και στόχος.	2. Συζήτηση του προβλήματος (μηνύματα, συνομιλία ή συζήτηση).
3. Ανάπτυξη ημερήσιας διάταξης, σχέδια αποφάσεων.	3. Λήψη αποφάσεων (προαιρετικό).
4.Εντοπισμός και προετοιμασία των συμμετεχόντων.	4. Ο τελικός μονόλογος του προέδρου.
5. Ορισμός ώρας και τόπου συνάντησης.

Η προετοιμασία για μια συνάντηση ξεκινά με τον προσδιορισμό της ανάγκης της. Συνιστάται να χρησιμοποιείτε αυτό το πολύπλοκο είδος εργασίας εάν δεν υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις, όπως, για παράδειγμα, μια συζήτηση, μια απόφαση από μια ανώτερη διοίκηση, μια συσχέτιση με άλλες συναντήσεις. Αφού αποφασίσουμε να οργανώσουμε μια διαδικασία συλλογικής συζήτησης, το θέμα και ο σκοπός της διευκρινίζονται. Με την ανάδειξη και την ομαδοποίηση θεμάτων, αναπτύσσεται μια ατζέντα. Επιλέγοντας τη σειρά εξέτασης των ερωτήσεων, προχωρήστε από ψυχολογικούς λόγους. Τα πιο «δύσκολα» θέματα που απαιτούν εκτεταμένη συζήτηση και επεξεργασία τοποθετούνται καλύτερα στο δεύτερο τρίτο της συνάντησης, όταν η σωματική και πνευματική απόδοση της ομάδας φτάνει στο αποκορύφωμά της. Τα τρέχοντα ή επείγοντα ζητήματα που δεν απαιτούν πολύ χρόνο μπορούν να αντιμετωπιστούν πρώτα και τα πιο «απλά» ή τα πιο ενδιαφέροντα μπορούν να αφεθούν στο τέλος.

Σε γενικές γραμμές, είναι απαραίτητο να προετοιμαστεί, ίσως με τη σύγκληση επιτροπής για το σκοπό αυτό, ένα σχέδιο απόφασης. Συχνά αποτελείται από ένα «ερωτηματολόγιο», για κάθε θέμα του οποίου οι συμμετέχοντες θα δώσουν συγκεκριμένες απαντήσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

Το επόμενο βήμα είναι ο προσδιορισμός της ποσοτικής και ποιοτικής σύνθεσης του κοινού και η προετοιμασία των συμμετεχόντων.

Δεν είναι απαραίτητο να προσκαλούνται οι επικεφαλής όλων των τμημάτων σε κάθε συνεδρίαση. Συνήθως εμπλέκονται εκείνοι οι αξιωματούχοι που είναι πιο αρμόδιοι για το υπό συζήτηση πρόβλημα. Είναι απαραίτητο να καθοριστεί εάν οι επικοινωνούντες αντιπροσωπεύουν ένα ευρύ φάσμα απόψεων ή αποτελούν μια συνεκτική ομάδα με τις ίδιες απόψεις. Με βάση τον αριθμό των συμμετεχόντων, οι συναντήσεις μπορεί να είναι στενές (έως 5 άτομα), εκτεταμένες (έως 20 άτομα) και αντιπροσωπευτικές (πάνω από 20 άτομα). Οι μικρές ομάδες είναι συνεκτικές, άκρως παραγωγικές, αλλά είναι δύσκολο να ξεκινήσετε μια συζήτηση σε αυτές, υπάρχει κίνδυνος να λάβετε αναξιόπιστες αποφάσεις. Οι μεγάλοι, κατά κανόνα, λαμβάνουν καλά μελετημένες αποφάσεις με βάση πολλές απόψεις, αλλά είναι δύσκολο να επιτευχθεί συναίνεση σε αυτές, απαιτείται ενισχυμένος έλεγχος, υπάρχει κίνδυνος εμφάνισης ομάδων, πίεση στο " σαμποτέρ». Ο ιδανικός αριθμός συμμετεχόντων για μια εσωτερική επαγγελματική συνάντηση είναι από 6 έως 9. Όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με το θέμα, το σκοπό, την ατζέντα και τα απαραίτητα υλικά και έγγραφα εκ των προτέρων.

Η καλύτερη ώρα για μια συνάντηση, σύμφωνα με την εργονομική έρευνα, είναι αργά το πρωί (11 π.μ. Τετάρτη ή Πέμπτη). Μια συγκεκριμένη ημέρα της εβδομάδας προορίζεται για τακτικές συναντήσεις.

Ο χώρος, κατά κανόνα, είναι το γραφείο του επικεφαλής του οργανισμού. Ωστόσο, είναι προτιμότερο να συγκαλείτε συναντήσεις σε μια ειδικά εξοπλισμένη αίθουσα. Πρέπει να έχει καλή ακουστική, ηχομόνωση, αερισμό, κανονική θερμοκρασία αέρα (+ 19 ° C), άνετα έπιπλα για εργασία. Η βέλτιστη διάταξη των συμμετεχόντων είναι σε απόσταση μεταξύ τους σε ένα τραπεζοειδές τραπέζι.

Κατάλληλη διάρκεια κοινής νοητικής δραστηριότητας ένας μεγάλος αριθμόςάτομα - 40 - 45 λεπτά. Αν οι συνθήκες της υπόθεσης απαιτούν περισσότερο χρόνο, τότε μετά από 40 λεπτά ανακοινώνεται δεκάλεπτο διάλειμμα. Οι κανόνες καθορίζονται στην αρχή της συνεδρίασης. Συνήθως, οι ομιλίες έναρξης και λήξης του οικοδεσπότη, καθώς και όλες οι ομιλίες, είναι προγραμματισμένες για 10 λεπτά. Σε εισαγωγικές παρατηρήσειςείναι απαραίτητο να γίνει ξεκάθαρα και εξαιρετικά συγκεκριμένα, να σκιαγραφηθούν συνοπτικά τα προβλήματα που συζητήθηκαν και να επιστήσουμε για άλλη μια φορά την προσοχή των παρευρισκομένων στον απώτερο στόχο της συνάντησης. Για να δημιουργηθεί ένα ερέθισμα για συζήτηση, μπορεί κανείς να τονίσει την πρακτική σημασία των ερωτήσεων και να θέσει μια σειρά από συγκεκριμένα καθήκοντα για το κοινό. Μία από τις σημαντικότερες απαιτήσεις για τον πρόεδρο της συνεδρίασης είναι να μην επιβάλλει τη θέση του στους άλλους συμμετέχοντες από την αρχή. Η θέση δίνει ιδιαίτερη βαρύτητα στα λόγια του διευθυντή και όσοι υπάλληλοι έχουν αντίθετες απόψεις μπορεί απλώς να μην τολμήσουν να τις εκφράσουν για να μην αντικρούσουν τις αρχές. Πρέπει να προσπαθήσουμε να πάρουμε μια ουδέτερη θέση, να εκφράσουμε τη γνώμη μας από το 3ο πρόσωπο ή να τη διατυπώσουμε ως ερώτηση. Είναι σκόπιμο να ξεκινήσετε την πιο σοβαρή συνάντηση με μια απροσδόκητα ενδιαφέρουσα παρατήρηση και ακόμη και ένα αστείο. Είναι πολύ αποτελεσματικό εάν η φράση, η σκέψη που ανοίγει τη συνάντηση, χρησιμοποιηθεί στο τέλος της. Απευθυνόμενος, ο αρχηγός καλεί τους συμμετέχοντες με το μικρό τους όνομα - πατρώνυμο, αν είναι δυνατόν, τονίζει την εμπειρία και την ικανότητά τους στο σχετικό θέμα. Ο πρόεδρος θα πρέπει να είναι εξαιρετικά προσεκτικός όχι μόνο στην ουσία της ομιλίας, αλλά και στο πώς κάθε ένα από αυτά ταιριάζει στη συνολική δομή, πώς λειτουργεί για την επίτευξη του επιδιωκόμενου στόχου. οδηγεί στο πλάι. Ο διοργανωτής ακολουθεί τους κανόνες, κατά τη διάρκεια και μετά την εξέταση κάθε προβλήματος συνοψίζει συνοπτικά τις παραστάσεις. Αυτό σας επιτρέπει να διασφαλίσετε ότι όλοι οι παρευρισκόμενοι κατανοούν ξεκάθαρα τι υπό αμφισβήτησηότι είχε σημειωθεί κάποια πρόοδος στη συζήτηση. Εάν ο ομιλητής υπερβαίνει το εύρος της ερώτησης, σταματήστε τον διπλωματικά. Η κριτική αξιολόγηση των προτάσεων γίνεται είτε αμέσως μετά την ομιλία, είτε, εάν χρησιμοποιηθεί η μέθοδος του καταιγισμού ιδεών, αφού εκφραστούν όλες οι ιδέες.

Το επόμενο πιθανό στάδιο της συνάντησης είναι η λήψη αποφάσεων. Διαβάζεται ένα προετοιμασμένο σχέδιο απόφασης και οι συμμετέχοντες στη συνεδρίαση κάνουν τις δικές τους προσαρμογές, το υιοθετούν με βάση τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας. Μετά τη λήψη της απόφασης καθορίζονται τα πρόσωπα που ασκούν την εκτέλεση και τον έλεγχό της.

Στο τέλος της συνάντησης, ο ηγέτης μπορεί να καλέσει όλους να εφαρμόσουν αυτά τα σχέδια, προγράμματα, για να επιτύχουν τους στόχους στους οποίους έφτασαν τελικά. συνοψίστε εν συντομία τη συζήτηση. επαινείτε τις πιο επιτυχημένες ιδέες, επιχειρηματικές παραστάσεις. σας ευχαριστώ όλους για την παραγωγική δουλειά.

Ο ερευνητής της αγγλικής συνάντησης Elan Barker δικαίως πιστεύει ότι η συνεχής ανάλυση των συνεχιζόμενων συλλογικών συζητήσεων οδηγεί σε κέρδος. Η αξιολόγηση πρέπει να είναι αντικειμενική, να διατυπώνεται από όλη την ομάδα σε ξεχωριστή συνάντηση, εκτός της συνεδρίασης. Μπορείτε να ζητήσετε από τους συμμετέχοντες να συμπληρώσουν ένα ερωτηματολόγιο χρησιμοποιώντας τη λεγόμενη συρόμενη κλίμακα για απαντήσεις: (όχι) 1 2 3 4 5 6 (Ναι):

Ήταν απαραίτητη μια συνάντηση;

Είναι ξεκάθαρος ο σκοπός του;

Ταίριαζε στον σκοπό;

Συμφωνείτε ότι η διάρκεια και ο χρόνος ήταν βολικοί;

Μείνατε ικανοποιημένος με την τοποθεσία;

Λάβατε έγκαιρα την ημερήσια διάταξη και τα έγγραφα;

Αναφέρθηκαν όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης;

Οι παρόντες ήταν ικανοί;

Ο πρόεδρος άσκησε τον κατάλληλο έλεγχο;

Είστε ικανοποιημένος από τη διαδικασία λήψης αποφάσεων;

Η ανάλυση της συναρμολόγησης μπορεί να πραγματοποιηθεί πιο αποτελεσματικά εάν εμπλέκεται ανεξάρτητος εμπειρογνώμονας. Θα μπορεί να αξιολογήσει αμερόληπτα τι πάει καλά και τι πρέπει να αλλάξει.

Ένας αρχάριος διευθυντής μπορεί να αναλύσει τη συλλογική επικοινωνία ανεξάρτητα σύμφωνα με το σχήμα:

1. Ποιο είναι το είδος της συνάντησης ανάλογα με τον σκοπό;

2. Είναι καλά διατυπωμένο το θέμα και τα υποθέματα (ημερήσια διάταξη);

3. Πότε έχει προγραμματιστεί να εξεταστεί το πιο δύσκολο θέμα;

4. Είναι κατάλληλος ο χώρος, η ώρα, ο αριθμός και η σύνθεση των συμμετεχόντων;

5. Τι λέει ο οικοδεσπότης στην εναρκτήρια ομιλία του;

6. Ποιος κανονισμός εγκρίνεται;

7. Ποιες είναι οι οργανωτικές λεκτικές ενέργειες του αρχηγού κατά τη διάρκεια του διαλόγου;

8. Όλοι οι παρόντες συμμετέχουν στη συζήτηση;

9. Ποιες αποφάσεις έχουν ληφθεί;

10.Πώς τελείωσε ο οικοδεσπότης τη συνάντηση;

11. Έχει συνταχθεί σωστά το πρωτόκολλο;

Στείλτε την καλή δουλειά σας στη βάση γνώσεων είναι απλή. Χρησιμοποιήστε την παρακάτω φόρμα

Φοιτητές, μεταπτυχιακοί φοιτητές, νέοι επιστήμονες που χρησιμοποιούν τη βάση γνώσεων στις σπουδές και την εργασία τους θα σας είναι πολύ ευγνώμονες.

Φιλοξενείται στο http://www.allbest.ru/

ΜΕπεριεχόμενο

Εισαγωγή
1.1. Η έννοια της «συνάντησης» και της «συνόδου»
1.2. Οργάνωση της συνάντησης
1.3. Είδη και διεξαγωγή συναντήσεων
1.4. Βελτίωση της αποτελεσματικότητας των συναντήσεων και των συνεδριών
συμπέρασμα

Εισαγωγή

Θέμα εργασίες ελέγχου«Συναντήσεις και συνεδριάσεις, γενικές και ειδικές πινακίδες».

Αναμεταξύ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΙ ΤΥΠΟΙοι δραστηριότητες του επικεφαλής του μεγαλύτερου χρόνου, και με διαχωρισμό από την υπόλοιπη εργασία, απορροφούν τις συναντήσεις.

Ο σκοπός της εργασίας ελέγχου είναι να ληφθούν υπόψη τα γενικά και ειδικά χαρακτηριστικά των συναντήσεων και των συνεδριών.

Σύμφωνα με αυτόν τον στόχο, ορίστηκαν οι ακόλουθες εργασίες:

1. Εξετάστε τις έννοιες μιας συνάντησης και μιας συνάντησης.

2. Σκεφτείτε να οργανώσετε συναντήσεις και συναντήσεις.

3. Εξετάστε τις κύριες ευκαιρίες για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των συναντήσεων και των συνεδριών.

Το αντικείμενο είναι μια μορφή συλλογικής λήψης αποφάσεων.

Θέμα - συνάντηση και συνάντηση.

Εκτός επαγγελματικές συνομιλίεςκαι εμπορικές διαπραγματεύσεις, ειδικές μορφές διεξαγωγής επιχειρηματικών συνομιλιών είναι ευρέως διαδεδομένες στην επιχειρηματική πρακτική - συναντήσεις, οι οποίες αποτελούν έναν τρόπο ανοιχτής συλλογικής συζήτησης ορισμένων θεμάτων.

Το στυλ εργασίας του διευθυντή καθορίζεται σε μεγάλο βαθμό από την κατοχή της «σοφίας» της διεξαγωγής διαφόρων ειδών συναντήσεων και συναντήσεων, που καταλαμβάνουν σημαντικό μέρος του χρόνου εργασίας και σχετίζονται με άμεσες λειτουργίες διαχείρισης.

Μια υπεύθυνη στάση απέναντι σε αυτές τις δραστηριότητες υπαγορεύεται όχι μόνο από την αποτελεσματικότητα ή την αναποτελεσματικότητα των επιπτώσεών τους περαιτέρω δραστηριότητεςιδρύματα, οργανισμούς, αλλά και ο χρόνος που αφιερώνει μεγάλος αριθμός συμμετεχόντων που είναι παρόντες στη συνάντηση.

Η συλλογική συζήτηση ως μορφή επαγγελματική συνομιλίαέχει πολλές θετικές πλευρές. Πρώτον, αυξάνει την αποτελεσματικότητα της σκέψης. Η ρωσική παροιμία "το μυαλό είναι καλό, αλλά δύο είναι καλύτερα" δεν προέκυψε από το μηδέν, περιέχει βαθύ νόημα. Πράγματι, η πρωτοτυπία της ανθρώπινης σκέψης έγκειται στο γεγονός ότι είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική στις συνθήκες κοινής πνευματικής δραστηριότητας, αφού τα πνευματικά αποτελέσματα δεν αθροίζονται, αλλά πολλαπλασιάζονται. Είναι γνωστό ότι η πλειοψηφία των γόνιμων ιδεών γεννήθηκαν κατά τη διάρκεια της συλλογικής ανταλλαγής σκέψεων.

Δεύτερον, κατά τη διάρκεια της συνάντησης, η δημιουργική κοινότητα των εργαζομένων ενισχύεται, τα συμφέροντα των μεμονωμένων εργαζομένων περιλαμβάνονται σε ένα ενιαίο σύστημα συλλογικών εργασιών και βελτιώνονται επίσης οι επιχειρηματικές δεξιότητες των συμμετεχόντων. Τρίτον, σε κοινή ψυχική εργασία, αποκαλύπτεται δημιουργικές δυνατότητεςκαθένα από αυτά. Kuzin F. A. Κουλτούρα επιχειρηματικής επικοινωνίας: Ένας πρακτικός οδηγός. -- 6η έκδ., αναθεωρημένη. και επιπλέον - Μ.: Os-89, 2002.- Σελ. 195

Κατά τη συγγραφή του έργου χρησιμοποιήθηκαν εκπαιδευτικό υλικόσυγγραφείς όπως οι F. A. Kuzin, V. M. Chizhikov και άλλοι.

1. Συναντήσεις και συναντήσεις, γενικά και ειδικά χαρακτηριστικά

1.1 Η έννοια της «συνάντησης» και της «συνόδου»

Μια συνάντηση είναι μια μορφή ανάπτυξης συλλογικών αποφάσεων για τα πιο σημαντικά ζητήματα της ζωής ενός ιδρύματος ή οργανισμού. Στις συναντήσεις συμμετέχουν εκπρόσωποι διαφόρων τμημάτων του ιδρύματος που ενδιαφέρονται για την επίλυση θεμάτων της ημερήσιας διάταξης. Οι συναντήσεις μπορούν να επεκταθούν (ανάλογα με τον αριθμό των συμμετεχόντων) και να περιοριστούν (ένας στενός κύκλος συμμετεχόντων στη σύσκεψη).

Μια συνάντηση είναι επίσης μια μορφή συλλογικής συζήτησης και επίλυσης θεμάτων, ωστόσο, αναφέρεται κυρίως στο έργο μόνιμων φορέων (φορέων) που δημιουργούνται σε ένα ίδρυμα ή με εταιρικούς όρους με άλλα ιδρύματα και οργανισμούς.

Ως παράδειγμα, μπορούν να αναφερθούν τα ακόλουθα: κολέγια, διοικητικά συμβούλια, ολομέλειες, η Κρατική Δούμα, το Συμβούλιο της Ομοσπονδίας, το Συμβούλιο Ασφαλείας κ.λπ. Τα όργανα αυτά έχουν σχετικά σταθερή σύνθεση των μελών τους, εργάζονται σε συνεχή βάση, με μια ορισμένη συχνότητα των συναντήσεών τους.

Προϊστάμενοι και ειδικοί άλλων ιδρυμάτων και οργανισμών, εκπρόσωποι της διοίκησης, δημόσιους οργανισμούςπόλεις, όταν επιλύονται προβλήματα που υπερβαίνουν την αρμοδιότητα ενός ιδρύματος.

Συναντήσεις - στενά επαγγελματικές συναντήσεις για την αντιμετώπιση κυρίως οργανωτικών ζητημάτων (π.χ. συνεδρίαση της συνδικαλιστικής επιτροπής, συνεδρίαση του προεδρείου κ.λπ.). Smirnov E.A. Ανάπτυξη διαχειριστικών αποφάσεων: Εγχειρίδιο για τα πανεπιστήμια. M: UNITY-DANA, 2002. Σελ. 20

Συνήθως απαιτείται συνάντηση στις ακόλουθες περιπτώσεις:

Διαμόρφωση κοινής θέσης σε σχέση με ένα σύνθετο πρόβλημα.

Συζήτηση ιδιωτικών απόψεων και προετοιμασία αποφάσεων.

Η μετάδοση αυτού του είδους πληροφοριών που απαιτεί διευκρίνιση και απασχολεί πολλούς.

Σχηματισμός νέων καθηκόντων.

Ανάπτυξη πολλά υποσχόμενων σημαντικών λύσεων.

Επίλυση μοναδικών, προβληματικών καταστάσεων.

Συντονισμός;

Επίλυση επειγόντων προβλημάτων. επίλυση προβλημάτων που αλλάζουν τον υπάρχοντα καταμερισμό εργασίας.

Συμβαίνει ότι η συνάντηση δεν είναι ήδη σκόπιμη στα βασικά της και επομένως χρησιμεύει ως λόγος για τη δυσαρέσκεια των συμμετεχόντων:

Αδυναμία ατομικής εργασίας.

Αβεβαιότητα στον καταμερισμό της εργασίας.

Ακατάλληλη δομή των επίσημων σχέσεων.

Αυτοκρατικό στυλ ηγεσίας;

Βασισμένες παραδόσεις?

Αδύναμη επιθυμία για συνεργασία στον οργανισμό.

Η επιθυμία ορισμένων εργαζομένων να ξεχωρίζουν.

Αναβολή της λύσης του προβλήματος έως ότου η κατάσταση απαιτήσει συνάντηση.

Αβεβαιότητα στη διανομή των οδηγιών.

Η λεγόμενη ρυθμιζόμενη συνάντηση (κατόπιν αιτήματος της ανώτερης διοίκησης).

Η γραμματεία σχηματίζει επιστολή προς τους υπεύθυνους για την προετοιμασία του υλικού για τη συνάντηση. Παράλληλα, για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης, υποδεικνύονται όλοι οι εκτελεστές και κατανέμεται ο υπεύθυνος εκτελεστής (ο πρώτος στη λίστα). Η επιστολή λαμβάνει έναν αριθμό εγγραφής στο σύστημα. Ο κύριος σκοπός της επιστολής είναι να μεταφέρει στους αρμόδιους εκτελεστές το περιεχόμενο του θέματος της ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης και την προθεσμία προετοιμασίας του απαραίτητου υλικού για τη συνεδρίαση. Η επιστολή εκτυπώνεται και υπογράφεται από τον υπεύθυνο. Στη συνέχεια, η γραμματεία ετοιμάζει, χρησιμοποιώντας το σύστημα, επιστολές προς όλους τους υπεύθυνους εκτελεστές, εκτυπώνοντας σε αντίγραφα της υπογεγραμμένης επιστολής τη θέση και το όνομα του υπεύθυνου εκτελεστή. Καθένας από τους υπεύθυνους εκτελεστές προετοιμάζει υλικό για τη συνεδρίαση, μεταξύ των οποίων είναι υποχρεωτικό το σχέδιο απόφασης για συγκεκριμένο θέμα της συνεδρίασης.

Το σχέδιο απόφασης περιλαμβάνει απαιτούμενα χαρακτηριστικά, Πως:

- για ποια συνεδρίαση ετοιμάζεται το σχέδιο απόφασης·

- για ποιο θέμα της ημερήσιας διάταξης ετοιμάζεται το σχέδιο απόφασης·

- επανάληψη του ονόματος του αντικειμένου.

- ποιος προετοιμάζει το σχέδιο απόφασης·

Η ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης εγκρίνεται με την υπογραφή της ημερήσιας διάταξης. Στη συνέχεια, η γραμματεία αποστέλλει μια πρόσκληση για τη συνεδρίαση και ένα πακέτο υλικού για τη συνεδρίαση, το οποίο είναι η εγκεκριμένη ημερήσια διάταξη, τα σχέδια αποφάσεων και οι αναφορές.

Αμέσως πριν την έναρξη της συνάντησης, διανέμεται πακέτο εγγράφων σε αυτήν σε όσους από τους συμμετέχοντες δεν το έχουν λάβει ακόμη. Μετά τα αποτελέσματα της συνεδρίασης συντάσσεται πρωτόκολλο. Οι ακόλουθες πληροφορίες εισάγονται στο πρωτόκολλο:

- ημερομηνία

- προεδρεύων·

- οι παρόντες, ομαδοποιημένοι ανά θέση·

- όνομα του θέματος (σημείο ημερήσιας διάταξης).

- ονόματα ομιλητών·

- προοίμιο (μπορεί να παραλειφθεί)·

- αποφάσεις για θέματα με τη μορφή αριθμημένης λίστας.

1.3 Είδη και διεξαγωγή συναντήσεων

Οι επαγγελματικές συναντήσεις είναι πολύ διαφορετικές. Συνήθως υπάρχουν οι εξής τύποι:

- δικτατορικό (ο επικεφαλής έχει δικαίωμα ψήφου, οι υπόλοιποι ακούνε σιωπηλά, συχνά δέχονται επίπληξη από το αφεντικό).

-- αυταρχική (διεξάγεται σε διαδραστικό τρόπο, όταν ο ηγέτης κάνει ερωτήσεις σε κάθε συμμετέχοντα και λαμβάνει απαντήσεις σε αυτές).

- διαχωριστικό (όταν προγραμματίζεται η έκθεση του επικεφαλής και οι ομιλίες των υφισταμένων που διορίζονται από αυτόν).

- συζητήσιμες (χαρακτηρίζονται από δωρεάν ανταλλαγήγνωμοδοτήσεις, λαμβάνεται απόφαση, η οποία λαμβάνεται με ψηφοφορία των συμμετεχόντων, ακολουθούμενη από έγκριση από τον επικεφαλής).

- δωρεάν (πρόκειται για συναντήσεις χωρίς σαφή ατζέντα και χωρίς πρόεδρο. Τις περισσότερες φορές είναι αναπόσπαστο μέροςσυναντήσεις όταν η συζήτηση για οποιοδήποτε πρόβλημα έχει φτάσει σε αδιέξοδο. Στην περίπτωση αυτή, ο πρόεδρος της συνεδρίασης ανακοινώνει μεγάλη διακοπή, κατά την οποία προκύπτουν αυθόρμητα παρασκηνιακές συναντήσεις).

Υπό τις συνθήκες του διοικητικού-διοικητικού συστήματος στη χώρα μας, χρησιμοποιήθηκαν συνήθως οι τρεις πρώτοι τύποι επαγγελματικών συναντήσεων, η κύρια έννοια των οποίων ήταν ότι οι ηγέτες σε αυτές γνώριζαν μόνο όσους προσκαλούνταν με τις αποφάσεις ή τις οδηγίες τους από το κόμμα και τις ανώτερες οργανώσεις. , ενώ η ουσία της επιχειρηματικής συνάντησης είναι να εξασφαλιστεί μια ελεύθερη συζήτηση και να αναπτυχθεί μια κοινή λύση που βασίζεται σε ευρεία εξέταση απόψεων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που δεν ανταποκρίνονται στην άποψη της διοίκησης.

Τις περισσότερες φορές, οι επαγγελματικές συναντήσεις πραγματοποιούνται για τους εξής λόγους: πρώτον, εάν είναι απαραίτητο να ληφθεί μια συλλογική απόφαση που βασίζεται στο ίσο δικαίωμα όλων να εκφράζουν και να αιτιολογούν τη γνώμη τους. δεύτερον, υπό την προϋπόθεση ότι η επίλυση του ζητήματος επηρεάζει ταυτόχρονα τα συμφέροντα πολλών δομικών τμημάτων του οργανισμού ή της εταιρείας· τρίτον, σε περίπτωση που για την επίλυση του ζητήματος είναι απαραίτητο να χρησιμοποιηθούν οι απόψεις διαφόρων ομάδων εργαζομένων.

Η πρακτική της επιχειρηματικής ζωής δείχνει ότι οι επαγγελματικές συναντήσεις είναι πιο αποτελεσματικές από απλές διοικητικές αποφάσεις ενός στενού κύκλου διευθυντών. Ωστόσο, οι ανεπαρκώς προετοιμασμένες και κακώς διεξαγόμενες συνεδριάσεις, που συγκαλούνται με κάθε ευκαιρία, προκαλούν μεγάλη ζημιά, καθώς καταβροχθίζουν τον πολύτιμο χρόνο των ανθρώπων, απομακρύνοντάς τους από την κύρια εργασία τους. Επομένως, πριν από τη σύγκληση τέτοιων συναντήσεων, θα πρέπει να εξεταστεί η ανάγκη για ένα τέτοιο βήμα. Είναι πιθανό ότι το θέμα που προτείνεται για εξέταση δεν απαιτεί καθόλου άμεση λύση. Επιπλέον, ο διευθυντής, για παράδειγμα, θέλει μόνο να ενημερώσει τους υπαλλήλους για κάτι. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε εύκολα να κάνετε χωρίς συνάντηση.

Αλλά εάν η διεξαγωγή μιας συνάντησης αναγνωρίζεται ωστόσο ως σκόπιμη, τότε, πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητο να την προετοιμάσετε προσεκτικά. Αυτή η εκπαίδευση και η διαδικασία για την υλοποίησή της θα πρέπει να σχεδιαστούν με τέτοιο τρόπο ώστε ο καλύτερος τρόποςεπιλύθηκε το κύριο καθήκον, για χάρη του οποίου διεξάγεται η ίδια η συνάντηση.

Κατά τον καθορισμό της ώρας έναρξης της συνάντησης, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τον ρυθμό της εργασίας. Για να μην αναγκάζετε τους ανθρώπους να αλλάζουν ατελείωτα από ένα είδος εργασίας σε άλλο κατά τη διάρκεια της ημέρας, συνιστάται να πραγματοποιείτε συναντήσεις στην αρχή ή στο τέλος της εργάσιμης ημέρας ή μετά το μεσημεριανό διάλειμμα. Λαμβάνοντας υπόψη τον συνολικό χρόνο που δαπανήθηκε - δηλαδή τον χρόνο που απαιτείται όχι μόνο για την ίδια τη συνάντηση, αλλά και για τη συλλογή, τις μεταφορές, την επιστροφή και την ένταξη στην εργασία - η έναρξη και το τέλος της συνάντησης θα πρέπει να προγραμματιστούν έτσι ώστε να μην υπάρχουν Χρόνος «κενού» τμήματος: αν τελειώσει 15 λεπτά πριν από το μεσημεριανό διάλειμμα, σίγουρα θα χαθούν λεπτά.

Απαιτείται η έγκαιρη ενημέρωση των συμμετεχόντων στη συνάντηση και η εξοικείωση τους με την ημερήσια διάταξη, με όλους τα σωστά υλικάώστε οι παραστάσεις τους να είναι μελετημένες εκ των προτέρων. Kuzin F. A. Κουλτούρα επιχειρηματικής επικοινωνίας: Ένας πρακτικός οδηγός. -- 6η έκδ., αναθεωρημένη. και επιπλέον - Μ.: Os-89, 2002.- Σελ. 197

Όπως δείχνει η εμπειρία, οι επαγγελματικές συναντήσεις δεν έχουν πάντα το επιθυμητό αποτέλεσμα λόγω του γεγονότος ότι πολλοί διευθυντές δεν φαντάζονται ξεκάθαρα την τεχνολογία της οργάνωσης και της συμπεριφοράς τους. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι επαγγελματικές συναντήσεις συγκαλούνται πολύ συχνά και δεν είναι καλά προετοιμασμένες. Στην εφαρμογή τους συμμετέχουν πάρα πολλοί άνθρωποι, και σίγουρα οι «πρώτοι» ηγέτες. Η παράλογη διάρκεια των συναντήσεων μειώνει την αποτελεσματικότητά τους. Τέλος, οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε επαγγελματικές συναντήσεις είναι συχνά ανεπαρκώς επισημοποιημένες και ανεπαρκώς ελεγχόμενες στη διαδικασία υλοποίησης, γεγονός που μειώνει σημαντικά την αποτελεσματικότητά τους, γεγονός που καθιστά αναγκαία την εκ νέου συνάντηση για τα ίδια θέματα.

Επαγγελματική συνάντηση - ένας τρόπος για να εμπλέκετε το συλλογικό μυαλό στην ανάπτυξη βέλτιστες λύσειςγια επίκαιρα και πιο σύνθετα ζητήματα που προκύπτουν στην επιχείρηση. Η διαδικασία διαχείρισης από αυτή την άποψη περιορίζεται σε τρία κύρια στάδια:

- συλλογή και επεξεργασία πληροφοριών·

- συντονισμός των δραστηριοτήτων όλων των τμημάτων της εταιρείας και όλων των εργαζομένων.

- λήψη αποφάσης.

Εκτός από το δικό σου άμεσος προορισμός, το καθένα είναι ορθολογικό οργανωμένη συνάντησηλύνει επίσης ένα σημαντικό εκπαιδευτικό πρόβλημα. Στη συνάντηση, οι εργαζόμενοι μαθαίνουν να εργάζονται ομαδικά, να ακολουθούν μια ολοκληρωμένη προσέγγιση στη λύση κοινές εργασίεςφτάνουν σε συμβιβασμούς, αποκτούν κουλτούρα επικοινωνίας κ.λπ. Για ορισμένους υπαλλήλους, η συμμετοχή σε μια επαγγελματική συνάντηση είναι η μόνη ευκαιρία να δουν και να ακούσουν ηγέτες υψηλότερα επίπεδαδιαχείριση. Επιπλέον, σε μια επαγγελματική συνάντηση, δίνεται η ευκαιρία στον διευθυντή να δείξει το διευθυντικό του ταλέντο. Kabushkin N.I. Τουριστική διαχείριση: Proc. επίδομα. - Μινσκ: BSEU, 2000. - Σελ. 437

1.4 Βελτίωση της αποτελεσματικότητας των συναντήσεων και των συναντήσεων

Σε ιδρύματα και οργανισμούς που σχετίζονται με την κοινωνικο-πολιτιστική σφαίρα, δεν είναι συχνά δυνατό να βρεθούν ειδικά δημιουργημένα όργανα διαχείρισης. Σε αυτά τα ιδρύματα δημιουργούνται συχνότερα φορείς δημόσιας αυτοδιοίκησης με τη μορφή δημόσιων συμβουλίων για τη διατήρηση και αποκατάσταση ιστορικών και πολιτιστικών μνημείων, για την ανάπτυξη παραδοσιακή τέχνηκαι χειροτεχνίες, οργάνωση εργασιών με παιδιά και εφήβους κ.λπ.

Μερικοί μάνατζερ, εύστοχα και όχι χωρίς ειρωνεία, για παράδειγμα, λένε ότι ο κρυφός σκοπός πολλών συναντήσεων έγκειται στην επιθυμία του διευθυντή να μοιραστεί την ευθύνη για τη λήψη μιας αντιδημοφιλούς, ριψοκίνδυνης, δύσκολης ή λανθασμένης απόφασης. Σοβαρά μιλώντας, οι συναντήσεις γίνονται όχι μόνο επειδή ο ηγέτης δεν μπορεί ή δεν θέλει να πάρει αποφάσεις μόνος του.

Σκοπός των συναντήσεων είναι ο συντονισμός των προσπαθειών των εργαζομένων, να δίνουν και να λαμβάνουν απαραίτητες πληροφορίες, πάρτε τις απαραίτητες αποφάσεις (παραλείποντας τις περιπτώσεις που πραγματοποιούνται συναντήσεις για χάρη των ίδιων των συναντήσεων, όταν δεν υπάρχει σαφής στόχος, συγκεκριμένη ατζέντα, αλλά υπάρχει επιθυμία επικοινωνίας, επιθυμία να «μαζευτούμε και να συζητήσουμε») .

Η συνάντηση δεν θα είναι παραγωγική εάν ο αρχηγός δεν καθορίσει εκ των προτέρων τη σύνθεση των συμμετεχόντων. Η τάση για μεγάλες συναντήσεις, η επιθυμία να προσκαλέσετε όσο το δυνατόν περισσότερους ανθρώπους σε αυτές δεν δίνουν πάντα το επιθυμητό αποτέλεσμα. συνάντηση συνάντησης

Οι ειδικοί που δεν σχετίζονται άμεσα με τα θέματα της ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης χάνουν τα δικά τους ώρα εργασίαςμάταια. Επιπλέον, η αύξηση του αριθμού των προσκεκλημένων περιπλέκει την επικοινωνία μεταξύ των συμμετεχόντων στη σύσκεψη, προκαλεί αποκλίσεις από τη συζήτηση των αναφερόμενων θεμάτων, μειώνει τη δυνατότητα χρήσης των ικανοτήτων όλων των συμμετεχόντων και καθιστά δύσκολη τη λήψη αποφάσεων.

Η πρακτική δείχνει ότι η επιτυχία της συνάντησης καθορίζεται από την ακριβή επιλογή του χρόνου και του τόπου διεξαγωγής της. Η ώρα της ημέρας της συνάντησης θα πρέπει να οριστεί ανάλογα με την ικανότητα των πιθανών συμμετεχόντων. Το πιο λογικό είναι να ορίσετε μια συνάντηση μισή ώρα πριν από το μεσημεριανό διάλειμμα ή πριν από το τέλος της εργάσιμης ημέρας.

Οι κρυφοί κανόνες του τέλους της συνάντησης θα αναγκάσουν τους συμμετέχοντες να μην αποσπώνται από παράπλευρες ερωτήσεις, να μην είναι πολυλογείς, να παρακολουθούν τον χρόνο. Κάθε αρχηγός αποφασίζει πόσο χρόνο θα πάρει η συνάντηση. Οι περισσότεροι πιστεύουν ότι μια ώρα είναι αρκετή για κάθε συνάντηση, αλλά ανάλογα με τον αριθμό των ερωτήσεων και τη σημασία τους, το χρονικό πλαίσιο μπορεί να διαφέρει.

Και ένας έμπειρος ηγέτης θα ορίζει πάντα την ώρα λήξης της συνάντησης, τη διάρκεια των ομιλιών, θα καθορίζει τους κανόνες για τη συζήτηση κάθε θέματος.

Η απουσία άκαμπτου χρονικού πλαισίου, κατά κανόνα, δεν οδηγεί στη συγκέντρωση της προσοχής των συμμετεχόντων στη σύσκεψη και ο αριθμός των λέξεων αυξάνεται ανάλογα με τον διαθέσιμο χρόνο.

Η ολοκλήρωση της συζήτησης των θεμάτων την κατάλληλη στιγμή διδάσκει στους ανθρώπους να βρίσκουν γρήγορα τις σωστές λύσεις, πειθαρχίες και, ταυτόχρονα, τους δίνει την ευκαιρία να προγραμματίσουν το χρόνο τους, γνωρίζοντας ακριβώς πότε θα τελειώσει η συνάντηση.

Τα προβλήματα που εντοπίστηκαν θα πρέπει να θεωρούνται μόνο ως εξωτερικοί περιορισμοί, η υπέρβαση των οποίων δεν αρκεί για αποτελεσματικές συναντήσεις.

Τα βαθιά προβλήματα είναι εγγενή στον ίδιο τον ηγέτη, τις γνώσεις, την εμπειρία, τις δεξιότητές του, το επαληθευμένο στυλ ηγεσίας και την παρουσία ενός σαφώς καθορισμένου στόχου.

Το γεγονός είναι ότι το κόστος από υλική άποψη ορισμένων συναντήσεων είναι τριπλάσιο (προπαρασκευαστικές εργασίες, μισθοί συμμετεχόντων, γενικά έξοδα, έξοδα μετακίνησης, ΧΑΜΕΝΟΣ ΧΡΟΝΟΣταξίδια μετ' επιστροφής και η ίδια η συνάντηση) από τις εξοικονομήσεις που θα μπορούσαν να προκύψουν από τις αποφάσεις τους. Με την πρόθεση να πραγματοποιήσει μια συνάντηση, ο διευθυντής πρέπει να βεβαιωθεί ότι το αναμενόμενο κόστος τουλάχιστον δεν υπερβαίνει τα αναμενόμενα οφέλη.

Ο χρόνος που δαπανάται μάταια στις συνεδριάσεις συνδέεται όχι μόνο με την αδικαιολόγητη διάρκειά τους, αλλά και από πολλές απόψεις την αδυναμία του προέδρου να τις ξεκινήσει εγκαίρως.

Κάθε υπάλληλος θα αναφέρει πολλά παραδείγματα όταν οι συναντήσεις ξεκίνησαν 15-20 λεπτά αργότερα από την καθορισμένη ώρα. Όλοι ξέρουν να ξεκινούν στην ώρα τους, αλλά πάντα υπάρχουν λόγοι να περιμένεις λίγο. Ο αρχηγός περιμένει να συγκεντρωθούν όλοι, επιδίδοντας στους καθυστερημένους συμμετέχοντες.

Τέτοιοι άνθρωποι είναι λίγοι, αλλά φαίνεται να υπαγορεύουν τις συνθήκες τους στους υπόλοιπους. Τις επόμενες και τις επόμενες φορές η πλοκή επαναλαμβάνεται με τους ίδιους χαρακτήρες, συνηθίζοντας σταδιακά τους υπόλοιπους σε αυτό. Συμπληρώνοντας τον χρόνο αναμονής, ο πρόεδρος ξεκινά μια συζήτηση με έναν από τους παρευρισκόμενους για ένα ασήμαντο γεγονός ή πρόσφατα γεγονότα, εμπλέκοντας όλους τους άλλους σε μια μη παραγωγική συζήτηση.

Έτσι, η παράλογη σπατάλη χρόνου λόγω της απειθαρχίας μεμονωμένων συμμετεχόντων στη συνάντηση πρέπει να σταματήσει από τον αρχηγό, και αυτό απαιτεί μόνο την αποφασιστικότητα να σταματήσει να μιλάει όταν έρθει η ώρα να ξεκινήσει η συνάντηση. Όσοι καθυστερήσουν για πρώτη και δεύτερη φορά θα «ανάψουν» και θα βρεθούν στη μειοψηφία και την τρίτη θα έρθουν στην ώρα τους ή θα είναι απρόσκλητοι ως περιττοί.

Το να συγκεντρωθούν οι άνθρωποι στην ώρα τους και να ξεκινήσουν τη συνάντηση στην ώρα τους δεν είναι εύκολη υπόθεση, αλλά είναι μόνο ένα μέρος του προβλήματος. Ο πραγματικός ρόλος του ηγέτη (προεδρεύοντος) ως ηγέτη εκδηλώνεται στη διαδικασία διεξαγωγής μιας συνάντησης.

Η δεξιότητά του, η γνώση της ψυχολογίας των ανθρώπων, οι λεπτότητες της επιστήμης της διαχείρισης εκδηλώνονται στην ικανότητα να ακούει τις απόψεις και τις επιθυμίες των συμμετεχόντων στη συνάντηση, με τη βέλτιστη ευελιξία και την ικανότητα να τροποποιεί το στυλ και τον τρόπο διεξαγωγής μιας συνάντησης , με βάση μια συγκεκριμένη κατάσταση.

Οι υποκείμενες δυνάμεις σε τέτοιες συναντήσεις είναι πάντα προφανείς, αλλά απαιτούν λεπτή και επιδέξια ηγεσία, επιτρέποντας στους συμμετέχοντες στη συνάντηση να αναλάβουν εκείνους τους ρόλους που θα διευκολύνουν και όχι θα εμποδίσουν τη λήψη αποφάσεων. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Εισαγωγή στην κοινωνικο-πολιτισμική διαχείριση. - Μ.: MGUKI, 2003. - Σελ. 282

συμπέρασμα

Έτσι, με βάση το παραπάνω υλικό, μπορούν να εξαχθούν τα ακόλουθα συμπεράσματα.

Η συνάντηση και η συνάντηση δεν είναι μονοσήμαντες έννοιες.

Έχοντας μια κοινή φυσική βάση - για το συντονισμό των ενεργειών, την ανταλλαγή πληροφοριών, την επίλυση προβλημάτων και τη λήψη αποφάσεων (ή νόμων), ωστόσο, διαφέρουν σημαντικά ως προς τη μορφή, το περιεχόμενο, τη σύνθεση και τις εξουσίες των συμμετεχόντων.

Μια συνάντηση είναι μια μορφή ανάπτυξης συλλογικών αποφάσεων για τα πιο σημαντικά ζητήματα της ζωής ενός ιδρύματος ή οργανισμού.

Προετοιμασία μιας συνάντησης - Ο κύκλος ζωής μιας συνάντησης μπορεί να αναλυθεί στα ακόλουθα βήματα:

Παρασκευή;

κράτημα;

Έλεγχος εκτέλεσης.

Καθένας από τους υπεύθυνους εκτελεστές προετοιμάζει υλικό για τη συνεδρίαση, μεταξύ των οποίων είναι υποχρεωτικό το σχέδιο απόφασης για συγκεκριμένο θέμα της συνεδρίασης.

Οι επαγγελματικές συναντήσεις πραγματοποιούνται συχνότερα για τους εξής λόγους: πρώτον, εάν είναι απαραίτητο να ληφθεί μια συλλογική απόφαση που βασίζεται στο ίσο δικαίωμα όλων να εκφράζουν και να αιτιολογούν τη γνώμη τους. δεύτερον, υπό την προϋπόθεση ότι η επίλυση του ζητήματος επηρεάζει ταυτόχρονα τα συμφέροντα πολλών δομικών τμημάτων του οργανισμού ή της εταιρείας· τρίτον, σε περίπτωση που για την επίλυση του ζητήματος είναι απαραίτητο να χρησιμοποιηθούν οι απόψεις διαφόρων ομάδων εργαζομένων.

Κατά τον καθορισμό της ώρας έναρξης της συνάντησης, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τον ρυθμό της εργασίας. Απαιτείται η εκ των προτέρων ειδοποίηση των συμμετεχόντων στη συνεδρίαση και η ενημέρωση τους με την ημερήσια διάταξη, με όλο το απαραίτητο υλικό, ώστε οι ομιλίες τους να είναι μελετημένες εκ των προτέρων.

Σκοπός των συναντήσεων είναι ο συντονισμός των προσπαθειών των εργαζομένων, η παροχή και η λήψη των απαραίτητων πληροφοριών, η λήψη των απαραίτητων αποφάσεων.

Η συνάντηση δεν θα είναι παραγωγική εάν ο αρχηγός δεν καθορίσει εκ των προτέρων τη σύνθεση των συμμετεχόντων.

Η πρακτική δείχνει ότι η επιτυχία της συνάντησης καθορίζεται από την ακριβή επιλογή του χρόνου και του τόπου διεξαγωγής της. Η ώρα της ημέρας της συνάντησης θα πρέπει να οριστεί ανάλογα με την ικανότητα των πιθανών συμμετεχόντων.

Ο τόπος διεξαγωγής της συνάντησης δεν πρέπει να απέχει από την τοποθεσία της κύριας σύνθεσης των συμμετεχόντων ή σε αίθουσα όπου είναι αδύνατη η διοργάνωση έκθεσης, προβολής εικονογραφημένου υλικού κ.λπ.

Κατάλογος πηγών που χρησιμοποιήθηκαν

1. Zadorkin V. I. Οργάνωση της εργασίας του διευθυντή. Ηλεκτρονικό σχολικό βιβλίο.

2. Kabushkin N.I. Τουριστική διαχείριση: Proc. επίδομα. - Μινσκ: BSEU, 2000. - 644 σελ.

3. Kuzin F. A. Culture of business communication: A πρακτικός οδηγός. -- 6η έκδ., αναθεωρημένη. και επιπλέον - Μ.: Os-89, 2002.- 320 σελ.

4. Smirnov E.A. Ανάπτυξη διαχειριστικών αποφάσεων: Εγχειρίδιο για τα πανεπιστήμια. Μ: UNITI-DANA, 2002. 271 σελ.

5. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Εισαγωγή στην κοινωνικο-πολιτισμική διαχείριση. - Μ.: MGUKI, 2003. - 382 σελ.

Φιλοξενείται στο Allbest.ru

Παρόμοια Έγγραφα

Το πρόβλημα της διεξαγωγής επαγγελματικών συναντήσεων ως κλειδί για την επίτευξη οργανωτικής αποτελεσματικότητας και την ενθάρρυνση των ανθρώπων να επιτύχουν κοινούς στόχους. Επαγγελματική συνομιλίακατά τη διάρκεια συναντήσεων και συνεδρίων. Προετοιμασία για τη συνάντηση, πρόοδος και ανάλυσή της μετά την ολοκλήρωση.

περίληψη, προστέθηκε 18/12/2013

Επίλυση του προβλήματος της δυσαρέσκειας με την εργασία στην ομάδα της ταξιαρχίας, τμήμα. Κίνητρα και αναγνώριση των προσόντων των εργαζομένων. Έλεγχος ποιότητας από τον διευθυντή της εργασίας που εκτελείται από τους υπαλλήλους του. Είδη και σκοποί συναντήσεων. Χαρακτηριστικά οργάνωσης και διεξαγωγής της συνάντησης.

δοκιμή, προστέθηκε 03/10/2015

Η έννοια της επαγγελματικής συνάντησης, η ταξινόμηση των συναντήσεων σύμφωνα με τους στόχους και τις μεθόδους διεξαγωγής. Κανόνες προετοιμασίας για μια επαγγελματική συνάντηση. Οργάνωση και διεξαγωγή της συζήτησης. Ψυχολογικοί τύποι των συμμετεχόντων στη συζήτηση. Κανόνες για τη σύνταξη των πρακτικών της συνεδρίασης.

περίληψη, προστέθηκε 19/12/2009

Ταξινόμηση και τύποι συναντήσεων, καθορισμός ημερήσιας διάταξης, σύνθεση και συμμετέχοντες. Προετοιμασία εγγράφων για τη συνάντηση (εκθέσεις, πληροφοριακό υλικό, οπτικά βοηθήματα). Καταχώρηση εγγράφων συνάντησης: απομαγνητοφώνηση, φωνόγραμμα, πρακτικά.

θητεία, προστέθηκε 09/04/2009

Συναντήσεις όπως απαραίτητο εργαλείοδιαχείριση οργανωτικών συστημάτων. Οι βασικοί στόχοι της συνάντησης ως τρόπος επίσημης επικοινωνίας. Χαρακτηριστικά διεξαγωγής συνεδρίων, συναντήσεων, συναντήσεων, σεμιναρίων κ.λπ. Η διαδικασία προετοιμασίας και διεξαγωγής μιας συνάντησης.

περίληψη, προστέθηκε 30/09/2010

Πλεονεκτήματα των αποφάσεων που λαμβάνονται από μικρές ομάδες: ποιότητα, συμφωνία, εκτέλεση και κατάσταση. Ταξινόμηση επαγγελματικών συναντήσεων. Αρμοδιότητες του επικεφαλής της συνάντησης: καθορισμός του θέματος και της ημερήσιας διάταξης. ραντεβού της εκδήλωσης και των συμμετεχόντων· προετοιμασία δωματίου.

θητεία, προστέθηκε 23/02/2014

Έννοια του συνεδρίου και της συνάντησης. Επίσημες και άτυπες συναντήσεις. Βασικά σημεία υλοποίησης και ολοκλήρωσής του. Ερωτήσεις που δεν του φέρονται. Οργάνωση αποτελεσματικής συζήτησης. Αρχές διεξαγωγής διαφωνίας με συνομιλητές και προβολή επιχειρημάτων.

παρουσίαση, προστέθηκε 06/03/2015

Προετοιμασία για μια επαγγελματική συνάντηση. Διπλωματικά ή αυταρχικά στυλ συμπεριφοράς του. Οργάνωση συζητήσεων και ψυχολογικοί τύποι συμμετεχόντων σε επιχειρηματικές συζητήσεις. Στάδια λήψης αποφάσεων. Ολοκλήρωση της επιχειρηματικής συνάντησης και σύνταξη των πρακτικών της.

περίληψη, προστέθηκε 06/06/2010

Η έννοια μιας επαγγελματικής συνάντησης και οι αρχές της διοργάνωσής της, η ταξινόμηση και τα είδη, τα λειτουργικά χαρακτηριστικά, η διαδικασία και οι ιδιαιτερότητες διεξαγωγής της. Ανάλυση της διαδικασίας διεξαγωγής μιας επαγγελματικής συνάντησης στην εταιρεία OOO "Antipozh", τα στυλ συμπεριφοράς του ηγέτη σε αυτήν.

θητεία, προστέθηκε 20/11/2013

Η έννοια μιας επαγγελματικής συνάντησης. Χαρακτηριστικά της προετοιμασίας μιας συνάντησης υπηρεσίας. Η διαδικασία διεξαγωγής συνάντησης. Στυλ επιχειρηματικές σχέσεις. Συζήτηση στρατηγικών και επιχειρησιακών θεμάτων. Τακτοποίηση σε συναντήσεις θεμάτων εταιρικών σχέσεων.

Ομοσπονδιακή Υπηρεσία για την Εκπαίδευση

Magnitogorsk Κρατικό Πανεπιστήμιοτους. G.I. Nosova

Τμήμα Ψυχολογίας

δοκίμιο επιχειρηματικής επικοινωνίας

Με θέμα: «Επιχειρηματικές συναντήσεις και συναντήσεις»

Συμπλήρωσε: μαθητής του ομίλου FFK 06-1

Grebenshchikova V.I.

Έλεγχος: Orinina L.V.

Εκτός από τις επαγγελματικές συνομιλίες και τις εμπορικές διαπραγματεύσεις, στην επιχειρηματική πρακτική είναι ευρέως διαδεδομένες ειδικές μορφές επαγγελματικών συνομιλιών - συναντήσεις, οι οποίες είναι ένας τρόπος ανοιχτής συλλογικής συζήτησης ορισμένων θεμάτων. Οι μορφές μιας τέτοιας συζήτησης είναι πολύ διαφορετικές. Αυτά είναι συνέδρια, συνέδρια, συμπόσια, συναντήσεις, συνεδρίες, σεμινάρια. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε αυτές τις εκδηλώσεις είναι συνήθως πιο αποτελεσματικές από αυτές που λαμβάνονται από έναν στενό κύκλο διευθυντών.

Ο ΣΚΟΠΟΣ μιας επαγγελματικής συνάντησης είναι να επιτρέψει την ελεύθερη συζήτηση και να καταλήξει σε μια κοινή λύση που βασίζεται σε ένα ευρύ φάσμα απόψεων.

Επέλεξα το θέμα "Οργάνωση Συναντήσεων" επειδή ο καταιγισμός ιδεών ως μορφή επαγγελματικής συνομιλίας έχει πολλές θετικές πτυχές:

Πρώτον, αυξάνει την αποτελεσματικότητα της σκέψης. Η ρωσική παροιμία "το μυαλό είναι καλό, αλλά δύο είναι καλύτερα" δεν προέκυψε από το μηδέν, έχει ένα βαθύ νόημα. Πράγματι, η πρωτοτυπία της ανθρώπινης σκέψης έγκειται στο γεγονός ότι είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική στις συνθήκες κοινής πνευματικής δραστηριότητας, αφού τα πνευματικά αποτελέσματα δεν αθροίζονται, αλλά πολλαπλασιάζονται. Είναι γνωστό ότι η πλειοψηφία των γόνιμων ιδεών γεννήθηκαν κατά τη διάρκεια της συλλογικής ανταλλαγής σκέψεων.

Τρίτον, στην κοινή νοητική εργασία αποκαλύπτεται η δημιουργική δυνατότητα καθενός από αυτά.

Οι ανεπαρκώς προετοιμασμένες και κακώς διεξαγόμενες συναντήσεις, που συγκαλούνται με κάθε ευκαιρία, προκαλούν μεγάλη ζημιά, καθώς «καταβροχθίζουν» πολύτιμο χρόνο, απομακρύνοντας τον κόσμο από την κύρια εργασία τους.

ΣΕ γενική εικόναΗ προετοιμασία για τη συνάντηση περιλαμβάνει τις ακόλουθες ενέργειες: καθορισμό των θεμάτων, καθορισμό της ημερήσιας διάταξης, καθορισμό των στόχων της συνεδρίασης και της συνολικής της διάρκειας, ημερομηνία και ώρα έναρξης, σύνθεση των συμμετεχόντων, κατά προσέγγιση πρόγραμμα εργασίας.

Κατά τον καθορισμό της ώρας έναρξης της συνάντησης, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τον ρυθμό της εργασίας. Για να μην αναγκάζετε τους ανθρώπους να αλλάζουν ατελείωτα από ένα είδος εργασίας σε άλλο κατά τη διάρκεια της ημέρας, συνιστάται να πραγματοποιείτε συναντήσεις στην αρχή ή στο τέλος της εργάσιμης ημέρας ή μετά το μεσημεριανό διάλειμμα. Λαμβάνοντας υπόψη τον συνολικό χρόνο που δαπανάται (όχι μόνο απευθείας για τη συνάντηση, αλλά και για αμοιβές, μεταβάσεις, επιστροφή και συμπερίληψη στην εργασία), η έναρξη και το τέλος της συνάντησης θα πρέπει να προγραμματιστούν έτσι ώστε να μην υπάρχουν κενές χρονοθυρίδες: εάν τελειώνει 15 λεπτά πριν από το μεσημεριανό διάλειμμα, τότε αυτά τα λεπτά μπορούν να θεωρηθούν χαμένα.

Απαιτείται να γνωστοποιήσει εκ των προτέρων τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση για τη διεξαγωγή της και να τους γνωστοποιήσει την ημερήσια διάταξη, με όλο το απαραίτητο υλικό, ώστε οι ομιλίες τους να είναι εκ των προτέρων μελετημένες.

Πρέπει να ξεκινήσετε τη συνάντηση εγκαίρως και να συμφωνήσετε αμέσως με τους συμμετέχοντες σχετικά με τους κανόνες συνεργασίας, για παράδειγμα, τον περιορισμό του χρόνου των ομιλιών ή τον τρόπο λήψης αποφάσεων. Μετά από αυτό, θα πρέπει να ανατεθεί σε έναν από τους συμμετέχοντες η τήρηση του πρωτοκόλλου.

Αυτά και άλλα ερωτήματα κοινή οργάνωσηεπαγγελματικές συναντήσεις και συναντήσεις ρίξτε μια πιο προσεκτική ματιά.

Επαγγελματική συνάντηση (συνάντηση) - προφορική επικοινωνιακή αλληλεπίδραση μιας ομάδας ανθρώπων (ομάδα). Αυτός ο τύπος επικοινωνίας συνδυάζει διάφορα είδη: ρητορικό μονόλογο (εισαγωγικά και καταληκτικά σχόλια από τον οικοδεσπότη, ομιλίες από τους συμμετέχοντες, έκθεση), συνομιλία (ανταλλαγή πληροφοριών, προώθηση και συζήτηση ιδεών κατά τη διάρκεια του καταιγισμού ιδεών), συζήτηση.

Η αποτελεσματικότητα της συνάντησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το ταλέντο του διοργανωτή - από τις δεξιότητες ομιλίας και τις διαχειριστικές του ικανότητες, καθώς και από σωστή επιλογήείδος συνάντησης και γνώση των χαρακτηριστικών της.

Οι επαγγελματικές συναντήσεις είναι:

1. Με τη μορφή της εκδήλωσης:

1.1. συνέδρια

1.2. συναντήσεις

1.3. συναντήσεις

1.4. σεμινάρια, συμπόσια

2. Σύμφωνα με τη μορφή διεξαγωγής της συνεδρίασης από τον επικεφαλής:

2.1. δικτατορικός

2.2. αυταρχικός

2.3. συγκεντρωτική - πρώτα μια έκθεση, μια συζήτηση, όπου συμμετέχουν μόνο αυτά τα άτομα,

διορίζεται από τον αρχηγό.

2.4. συζητήσιμος

2.5. Ελεύθερος

3. Ανήκοντας στη σφαίρα της δημόσιας ζωής:

3.1. κόμμα

3.2. συνδικάτο

3.3. επιχειρηματική (διοικητική)

3.4. επιστημονικός

3.5. ενωμένος

4. Ανά κλίμακα:

4.1. Διεθνές

4.2. πανρωσική

4.3. δημοκρατικός

4.4. βιομηχανία

4.5. περιφερειακό

4.6. περιφερειακό

4.7. αστικός

4.8. περιφερειακό

4.9. οικιακός

5. Ανά τόπο διεξαγωγής:

5.1. τοπικός

5.2. επίσκεψη

6. Κατά συχνότητα:

6.1. τακτικός

6.2. μόνιμος

6.3. μια φορά

6.4. περιοδικός

7. Με βάση τον αριθμό των συμμετεχόντων:

7.1. σε μια στενή ομάδα (έως 5 άτομα)

7.2. σε διευρυμένο προσωπικό (έως 20 άτομα)

7.3. εκπρόσωπος (περισσότερα από 20 άτομα)

8. Σύμφωνα με τη σταθερότητα της σύνθεσης των συμμετεχόντων:

8.1. με σταθερή σύνθεση

8.2. με καλεσμένο καστ

8.3. με συγκεκριμένη λίστα συναντήσεων

8.4. σε συνδυασμό

9. Ανά θέμα ερωτήσεων:

9.1 διοικητικό

9.2 τεχνικό

9,3 προσωπικό

9.4 οικονομική

9,5 τεχνολογικό

10. Ανά καθήκοντα:

10.1 προβληματικό

10.2 διδακτικό

10.3 λειτουργικό

11. Κατόπιν ραντεβού:

11.1 λήψη αποφάσεων

11.2 διευκρίνιση εργασιών

11.3 Συνοψίζοντας

Ένα από τα κύρια καθήκοντα της κορυφαίας επιχειρηματικής συνάντησης είναι να προσκομίσει όσο το δυνατόν περισσότερα στοιχεία για να εκτιμηθεί πληρέστερα η πολυπλοκότητα του υπό συζήτηση προβλήματος, καθώς και να εμπλακούν οι παρόντες στη διαδικασία επίλυσης του προβλήματος. Φυσικά, ο ηγέτης θα πρέπει να έχει τη δική του άποψη για την τρέχουσα κατάσταση, αλλά είναι επίσης απαραίτητο να γνωρίζει την άποψη των άλλων για να καταλάβει αν έχουν δίκιο ή όχι στην κατανόηση του προβλήματος. Εάν η άποψη κάποιου άλλου είναι σωστή, ο αρχηγός της συνάντησης μπορεί να αλλάξει την άποψή του για την κατάσταση. Εάν οι συνάδελφοι κάνουν λάθος ή χάνουν κάτι σημαντικό, μπορεί να παρέχει στοιχεία που λείπουν. Οι σωστές ερωτήσεις είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να οδηγήσετε μια συνάντηση στη σωστή κατεύθυνση.

Τα ακόλουθα κύρια καθήκοντα των επαγγελματικών συναντήσεων διακρίνονται:

2) Ενημερώστε το προσωπικό για την αναζήτηση επίλυσης προβλημάτων, για τη νέα εμπειρία και τις δυνατότητες εφαρμογής της, ώστε να πειστούν οι εργαζόμενοι για την ορθότητα της οικονομικής πολιτικής που ακολουθείται. Για την επίλυση αυτών των προβλημάτων προορίζεται μια επεξηγηματική συνάντηση ή μια συνάντηση – ενημέρωση.

4) Επιλέξτε και λάβετε εποικοδομητικές αποφάσεις. Αυτό είναι το καθήκον της συνάντησης - του λήπτη αποφάσεων.

Εάν κάποιος από τους συμμετέχοντες στη συνάντηση αισθάνεται μια ακαταμάχητη λαχτάρα για μια διαμάχη, ο αρχηγός θα πρέπει, διατηρώντας την ηρεμία, να επιτρέψει στην ομάδα να αντικρούσει τα επιχειρήματα του συζητητή. Οι αδικαιολόγητοι συζητητές πρέπει να διακόπτονται με διακριτικότητα χωρίς να ακούν τις ομιλίες τους μέχρι το τέλος, κατά κανόνα, δεν υπάρχει μικρό όφελος από τέτοιες ομιλίες. Εάν έχετε να αντιμετωπίσετε έναν αρνητικό (δηλαδή, ένα άτομο που του αρέσει να αντιφάσκει), πρέπει να αναγνωρίσετε και να εκτιμήσετε τις γνώσεις και την εμπειρία του. Οι ντροπαλοί συμμετέχοντες ενθαρρύνονται να κάνουν απλές ερωτήσεις για να ενισχύσουν την αυτοπεποίθησή τους. Εάν ο αμφισβητούμενος κάνει συνεχώς ερωτήσεις αντί να κάνει προτάσεις, οι ερωτήσεις του θα πρέπει να απευθύνονται στην ομάδα.

Προκειμένου μια επαγγελματική συνάντηση να είναι γόνιμη, ο πρόεδρος πρέπει να κατακτήσει την τεχνική της διεξαγωγής συζητήσεων. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να προσπαθήσουμε να διεξάγουμε μια ομαδική συζήτηση με πολιτισμένο τρόπο. Αυτό συνεπάγεται την παρουσία λεπτότητας στις σχέσεις των διαφωνούντων και, ως εκ τούτου, αποκλείει τη χρήση τέτοιων μέσων επιχειρηματολογίας της άποψής του, όπως η γελοιοποίηση, η διακοπή των αντιπάλων, οι αιχμηρές επιθέσεις εναντίον τους. Ιδιαίτερη μέριμνα πρέπει να λαμβάνεται ώστε η επιχειρηματική διαμάχη μεταξύ των συμμετεχόντων να είναι οριστική και να έχει χρονικά όρια, καθώς και να αποφεύγονται προσωπικές συγκρούσεις. Η ορολογία της διαφοράς πρέπει να είναι σαφής σε όλους τους παρευρισκόμενους.

Όταν προετοιμάζεστε για μια συζήτηση, τουλάχιστον το περισσότερο γενικό σχέδιοπάλεψε για την αλήθεια, μάζεψε τα πιο βαριά επιχειρήματα. Ιδιαίτερα εντυπωσιακά είναι τα ακριβή στοιχεία που δεν μπορούν να διαψευστούν.

Στην πράξη, υπάρχει ένας κοινός διαχωρισμός των συναντήσεων ανάλογα με τα καθήκοντα και τους στόχους τους. Από εδώ διακρίνονται προβληματικές, διδακτικές και λειτουργικές συναντήσεις Προσωπική διαχείριση: Σχολικό βιβλίο / Σ.Δ. Reznik και άλλοι - 2η έκδ., αναθεωρημένη. και επιπλέον - Μ.: INFRA-M, 2004. - 622 σελ.

Σκοπός της συνάντησης προβλημάτων είναι να βρεθεί η καλύτερη λύση διαχείρισης για το πρόβλημα που συζητείται. Οι αποφάσεις σε μια τέτοια συνεδρίαση συνήθως διατυπώνονται ως αποτέλεσμα συζήτησης και λαμβάνονται μετά από ψηφοφορία. Μια τέτοια συνάντηση πραγματοποιείται σύμφωνα με το σχήμα: εκθέσεις; ερωτήσεις για ομιλητές? συζήτηση; λήψη αποφάσης.

Το καθήκον της συνάντησης ενημέρωσης είναι να μεταφέρει εντολές και απαραίτητες πληροφορίεςαπό πάνω προς τα κάτω μέσω του σχήματος ελέγχου για την ταχύτερη και αποτελεσματικότερη εκτέλεσή τους. Σε μια τέτοια συνάντηση, ο αρχηγός θέτει υπόψη της συνεδρίασης τις διοικητικές αποφάσεις που λαμβάνονται.

Οι επιχειρησιακές συναντήσεις είναι οι λεγόμενες συναντήσεις προγραμματισμού, καλοκαιρινές συναντήσεις, πεντάλεπτες συναντήσεις. Δεν καθυστερούν. Σκοπός τέτοιων συναντήσεων είναι η λήψη πληροφοριών σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση στην παραγωγή. Σε αντίθεση με την ενημέρωση, η επιχειρησιακή συνάντηση διασφαλίζει τη μεταφορά πληροφοριών από κάτω προς τα πάνω κατά μήκος του συστήματος ελέγχου. Έχοντας λάβει ενημερωμένες πληροφορίες από τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη, ο διευθυντής εντοπίζει την παρουσία "σημείων συμφόρησης", τους λόγους για τις καθυστερήσεις και τις αποτυχίες, εδώ λαμβάνει τις απαραίτητες αποφάσεις, δίνει οδηγίες, καθορίζοντας τις προθεσμίες για την υλοποίησή τους. Δεν γίνονται αναφορές στην επιχειρησιακή συνεδρίαση. Ο κύριος στόχος είναι να εντοπιστούν εκείνα τα προβλήματα παραγωγής, στην επίλυση των οποίων θα πρέπει να κατευθυνθούν οι κύριες προσπάθειες της ομάδας.

Ωστόσο, ο κύριος στόχος της διεξαγωγής οποιασδήποτε συνεδρίασης ή συνέλευσης είναι η λήψη κοινής απόφασης μετά από συλλογική ανταλλαγή πληροφοριών, δηλαδή η επίτευξη ενός συγκεκριμένου αποτελέσματος.

Ταξινόμηση συνεδριάσεων και συναντήσεων

Οι συναντήσεις και οι συναντήσεις είναι επίσημες και ανεπίσημες. Για να διεξαχθεί μια εκδήλωση με επιτυχία, είναι πρώτα απαραίτητο να προσδιοριστεί η φύση της.

Οι τύποι συνεδριάσεων μπορούν να ταξινομηθούν ανάλογα με τις διευθυντικές λειτουργίες:

1. Προγραμματισμός συναντήσεων, οι οποίες συζητούν τα θέματα στρατηγικής και τακτικής του οργανισμού, τους απαραίτητους πόρους για την υλοποίηση των σχεδίων.

2. Συναντήσεις για τα εργασιακά κίνητρα, όπου συζητούνται τα προβλήματα παραγωγικότητας και ποιότητας, η ικανοποίηση του προσωπικού, οι λόγοι για τα χαμηλά κίνητρα, η δυνατότητα αλλαγής του, θέματα ηθικών και υλικών κινήτρων.

3. Συναντήσεις για την εσωτερική οργάνωση, όπου γίνονται αντικείμενο συζήτησης τα θέματα της διάρθρωσης του οργανισμού, του συντονισμού των ενεργειών των δομικών μονάδων, της ανάθεσης αρμοδιοτήτων κ.λπ.

4. Οι συναντήσεις για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των εργαζομένων είναι αφιερωμένες στη συζήτηση των αποτελεσμάτων των δραστηριοτήτων, στην επίτευξη στόχων, στα προβλήματα διαταραχής, στη χαμηλή παραγωγικότητα.

5. Συναντήσεις ειδικά για τον οργανισμό, όπου συζητούνται λειτουργικά θέματα διαχείρισης σε σχέση με την κατάσταση στον οργανισμό, καινοτομίες και δυνατότητα εφαρμογής τους, προβλήματα επιβίωσης, ανταγωνιστικότητας, εικόνας, στυλ.

Υπάρχει επίσης μια ταξινόμηση των συναντήσεων ανάλογα με το στυλ διεξαγωγής:

1. Αυτοκρατορικές συνεδριάσεις, όπου μόνο ο αρχηγός έχει το δικαίωμα να μιλήσει και να λάβει αποφάσεις. Οι συμμετέχοντες σε αυτές τις συναντήσεις θα πρέπει να ακούσουν και να απαντήσουν σε ερωτήσεις που θέτει ο ηγέτης. Τέτοιες συναντήσεις πραγματοποιούνται όταν ο διευθυντής χρειάζεται να ενημερώσει ή να δώσει οδηγίες στους υφισταμένους του.

2. Οι ελεύθερες συναντήσεις δεν έχουν ατζέντα. Μπορούν να διεξαχθούν χωρίς πρόεδρο. Τέτοιες συνεδριάσεις περιορίζονται σε ανταλλαγή απόψεων, οι αποφάσεις για τις οποίες δεν έχουν καθοριστεί. Μια τέτοια συνάντηση πραγματοποιείται με τη μορφή συνομιλίας ή συνομιλίας.

3. Συσκέψεις συζήτησης - ένας τρόπος λήψης αποφάσεων για οποιοδήποτε θέμα με τη δημιουργία νέων ιδεών και την ανάλυση προτεινόμενων λύσεων ως αποτέλεσμα της συλλογικής εργασίας μιας ομάδας ατόμων κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης που διεξάγεται σύμφωνα με ορισμένους κανόνες. χαρακτηριστικό στοιχείοαυτή η μέθοδος είναι η έλλειψη κριτικής και αξιολόγησης των ιδεών που εκφράζονται.

Μια επίσημη εκδήλωση έχει σαφώς καθορισμένο καθεστώς και πραγματοποιείται σύμφωνα με τους καθιερωμένους κανόνες. Ειδικά προσκεκλημένοι είναι πάντα παρόντες σε μια τέτοια συνάντηση. Τα κύρια στοιχεία της εκδήλωσης:

1. Ημερήσια διάταξη (κατάλογος θεμάτων προς συζήτηση).

2. Εκθέσεις (που δηλώνουν την ουσία των θεμάτων).

3. Ομιλίες (συζήτηση θεμάτων ημερήσιας διάταξης).

4. Τροπολογίες (συζήτηση αλλαγών που προτείνεται να γίνουν στη συζήτηση).

5. Συζήτηση (διεξαγωγή συζήτησης).

7. Σύνταξη πρωτοκόλλου (γραπτή δήλωση γεγονότων).

8. Διάφορα (συζήτηση θεμάτων που δεν ήταν στην ημερήσια διάταξη).

Στις άτυπες συναντήσεις, οι άνθρωποι αισθάνονται πιο άνετα, αλλά θα πρέπει επίσης να προετοιμαστείτε για τέτοιες εκδηλώσεις. Για ανεπίσημες συναντήσεις χρειάζεστε:

1. Κατάλογος θεμάτων προς συζήτηση.

2. Οικοδεσπότης της εκδήλωσης.

3. Πρωτόκολλο συμφωνιών που επιτεύχθηκαν.

Άτυπες εκδηλώσεις λαμβάνουν χώρα σε περισσότερα από ήρεμο περιβάλλον, αλλά και πάλι πρέπει να θυμάστε ότι μόνο μια καλά οργανωμένη συνάντηση ή συνάντηση δίνει θετικό αποτέλεσμα.

Κάθε συνάντηση πρέπει να έχει μια ατζέντα που πρέπει να προγραμματιστεί εκ των προτέρων. Η ημερήσια διάταξη βοηθά στην εξοικονόμηση χρόνου και στη μη παραμονή σε δευτερεύοντα θέματα για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Μια καλά προετοιμασμένη ατζέντα αποτελείται από:

* σκοπός, ημερομηνία, ώρα και τόπος της συνάντησης·

* κατάλογος προσκεκλημένων.

* κατάλογος των προβλημάτων που συζητήθηκαν.

* κυρίως θέμα;

* διάφορα;

* Ημερομηνίες επόμενης συνάντησης.

Επιχείρησησυνάντηση - μια μορφή οργανωμένης, σκόπιμης αλληλεπίδρασης μιας ομάδας ενδιαφερομένων μέσω της ανταλλαγής απόψεων για την ανάπτυξη και λήψη απόφασης.

1. Από που ανήκουν στη σφαίρα της δημόσιας ζωήςαναθέτει: διοικητικές, επιστημονικές ή επιστημονικές και τεχνικές, πολιτικές, συνδικαλιστικές και κοινές συναντήσεις.

2. Από η κλίμακα προσέλκυσης συμμετεχόντων:διεθνής, δημοκρατικός, κλάδος, περιφερειακός, περιφερειακός, πόλη, περιοχή, εσωτερική.

3. Από Τόπος συναντήσεως:τοπικές και εξερχόμενες.

4. Από συχνότητα εκμετάλλευσης:εφάπαξ, μόνιμη, περιοδική.

5. Από αριθμός συμμετεχόντων:σε στενή σύνθεση (έως 5 άτομα), σε διευρυμένη σύνθεση (έως 20 άτομα), αντιπροσωπευτική (πάνω από 20 άτομα).

6. Από κύρια δραστηριότητα:διδακτική, επιχειρησιακή (σχεδιαστική), προβληματική.

8. Από απόσταση συμμετεχόντων:πρόσωπο με πρόσωπο και ενδοεπικοινωνία (χρησιμοποιώντας αυτόματα τηλεφωνικά κέντρα που δημιουργούν μια σύνδεση μεταξύ του επικεφαλής και των συμμετεχόντων στη σύσκεψη που βρίσκονται στους χώρους εργασίας τους).

Η θεωρία διαχείρισης προτείνει την ακόλουθη ταξινόμηση των συναντήσεων και των συνεδριάσεων ανάλογα με το σκοπό τους:

■ ενημερωτική συνέντευξη.Κάθε συμμετέχων αναφέρει εν συντομία την κατάσταση των πραγμάτων στον επικεφαλής, γεγονός που αποφεύγει την υποβολή γραπτών εκθέσεων και δίνει σε όλους την ευκαιρία να πάρουν μια ιδέα για την κατάσταση των πραγμάτων στο ίδρυμα.

■ συνάντηση για να ληφθεί απόφαση.Συντονισμός των απόψεων των συμμετεχόντων που εκπροσωπούν διαφορετικά τμήματα,

διαίρεση του οργανισμού, για τη λήψη απόφασης για ένα συγκεκριμένο πρόβλημα. ■ δημιουργική συνάντηση.Χρήση νέων ιδεών, ανάπτυξη πολλά υποσχόμενων τομέων δραστηριότητας. Οποιαδήποτε συνάντηση και συνάντηση είναι αποτελεσματική μόνο εάν διεξάγονται σύμφωνα με ηθικά προσανατολισμένα πρότυπα ανθρώπινης συμπεριφοράς στη διαδικασία της επιχειρηματικής επικοινωνίας. Μ. Μπράιμσημειώνει ότι στη συζήτηση είναι απαραίτητο να σεβόμαστε τη γνώμη των άλλων, ακόμα κι αν αυτό φαίνεται παράλογο με την πρώτη ματιά.

Στις επαγγελματικές συναντήσεις μπορούν να παρακολουθήσουν 7-9, το πολύ 12 άτομα, ένας μεγάλος αριθμός συμμετεχόντων μπορεί ήδη να μειώσει την αποδοτικότητα της εργασίας. Το θέμα της συζήτησης θα πρέπει να είναι προκαθορισμένο, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να προετοιμαστούν επαγγελματικά, να σκεφτούν τις προτάσεις τους, ακόμη και να ετοιμάσουν σχετικές εκθέσεις. Η χωρική διάταξη των συμμετεχόντων με τη μορφή «στρογγυλής τραπέζης» είναι σημαντική για την ενίσχυση της αλληλεπίδρασης. Ο αρχηγός της συνάντησης θα πρέπει πρώτα να εκφράσει την ελπίδα ότι η συνάντηση θα είναι επιχειρηματική και εποικοδομητική, κατά τη διάρκεια της συνάντησης να ακολουθεί τους κανόνες, «κρατώντας» τους ομιλητές εντός του πλαισίου του θέματος που συζητείται, εμπλέκοντας τους «ανενεργούς», διακόπτοντας την «ομιλητική» », καθορίζοντας τη σειρά με την οποία δίνονται οι λέξεις, θέτοντας τις απαραίτητες ερωτήσεις, διενεργώντας παράφραση και συνοψίζοντας τα ενδιάμεσα αποτελέσματα, δίνοντας έναν τελικό σχολιασμό της συνάντησης. Θα πρέπει να θυμόμαστε ότι μια επαγγελματική συνάντηση συνεπάγεται τη δυνατότητα κριτικής των θέσεων του θέματος και όχι των προσωπικών χαρακτηριστικών αυτού που την εξέφρασε, και συνιστάται να ακολουθείτε τον κανόνα: πρώτα σημειώστε τη σύμπτωση των θέσεων και στη συνέχεια συζητήστε τη διαφορά μεταξύ διαφορετικών θέσεων και προσεγγίσεων για την επίλυση του προβλήματος, υποστηρίζοντας πειστικά τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε εναλλακτικής λύσης. Σε περίπτωση που δεχτείτε πυρά, είναι χρήσιμο να μετατρέψετε την επίθεση στον εαυτό σας σε επίθεση στο πρόβλημα: «Χαίρομαι που ανησυχείτε για το ίδιο θέμα και προσπαθείτε να βρείτε την καλύτερη λύση...». Το κύριο πράγμα δεν είναι να κερδίσουμε τη διαφορά, αλλά να προχωρήσουμε στην επίλυση του προβλήματος. Είναι σημαντικό να αντιμετωπίζετε τη θέση σας όχι ως τη μόνη δυνατή και την μόνη αληθινή, αλλά να μπορείτε να κατανοήσετε και ακόμη και να αποδεχτείτε μια διαφορετική γνώμη, να είστε διαπερατή σε μια διαφορετική γνώμη. Για να αρθεί η παθητικότητα των συμμετεχόντων, μπορούν να χρησιμοποιηθούν: 1) δηλώσεις σε κύκλο ή 2) η μέθοδος του καταιγισμού ιδεών. Η σύγκρουση απόψεων μπορεί να λάβει δύο μορφές: ανταγωνιστικόςή κοτέτσι-συνεργατική. Προκειμένου να μειωθεί η εχθρότητα στον ανταγωνισμό απόψεων, μπορούν να δημιουργηθούν επιτροπές ή ομάδες συνδιαλλαγής, συμπεριλαμβανομένων συμμετεχόντων με αντίθετες απόψεις, οι οποίες θα πρέπει να καθορίσουν τα σημεία στα οποία συγκλίνουν οι απόψεις τους, να βρουν σημεία στη θέση κάποιου άλλου που τους αρέσουν ή μπορούν να είναι χρήσιμα για βέλτιστη επίλυση του προβλήματος.

Οι επαγγελματικές συναντήσεις έχουν συχνά κατευθυντικό χαρακτήρα, όταν ο ηγέτης από τη θέση του «Γονέα» υποδεικνύει τη γνώμη του ως τη μόνη λύση στο πρόβλημα και οι άλλοι συμμετέχοντες από τη θέση του «Παιδιού» δέχονται αυτή την απόφαση για εκτέλεση. Οι πιο αποτελεσματικές είναι οι επαγγελματικές συναντήσεις που έχουν συλλογικό χαρακτήρα ισότιμης αλληλεπίδρασης από τη θέση «Ενηλίκων - Ενηλίκων». Ωστόσο, υπάρχουν και χειρισμοί όταν προς τα έξω η αλληλεπίδραση πραγματοποιείται ως «Ενήλικας – Ενήλικας», αλλά στην πραγματικότητα «Γονέας – Παιδί», δηλ. ο αρχηγός φαίνεται να ζητά από όλους να μιλήσουν, ακόμα και από τους σιωπηλούς, αλλά αφού μιλήσουν όλοι, ο αρχηγός, παραφράζοντας τους πάντες, δίνει τις απαραίτητες προφορές και, ως αποτέλεσμα, παίρνει την απόφαση που χρειάζεται, υποχρεώνοντας τους συμμετέχοντες να εκτελέσουν αυτήν την απόφαση μάλιστα από τη θέση του «Παιδιού».

Δημοφιλή στην κατηγορία: