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बैठकों का आयोजन एवं आयोजन। बैठकें और बैठकें, सामान्य और विशेष संकेत

§1. किसी समूह के व्यावसायिक संचार के एक प्रकार के संगठन के रूप में बैठक

बिजनेस मीटिंग (बैठक)- लोगों के समूह (सामूहिक) की मौखिक संचारी बातचीत। इस प्रकार का संचार विभिन्न शैलियों को जोड़ता है: वक्तृत्वपूर्ण एकालाप (परिचयात्मक और)। अंतिम शब्दप्रस्तुतकर्ता, प्रतिभागियों के भाषण, रिपोर्ट), बातचीत (सूचना का आदान-प्रदान, विचार-मंथन के दौरान विचारों का प्रचार और चर्चा), चर्चा।

बैठक की प्रभावशीलता काफी हद तक आयोजक की प्रतिभा - उसके भाषण कौशल और प्रबंधकीय क्षमताओं पर निर्भर करती है। अक्सर बैठक का नेतृत्व स्वयं नेता द्वारा किया जाता है।

व्यावसायिक बैठकों के निम्नलिखित मुख्य कार्य प्रतिष्ठित हैं:

1) पता लगाएं, मामलों की स्थिति का विश्लेषण करें (योजना कैसे लागू की जा रही है, टीम में क्या हो रहा है ...); चर्चा के तहत मुद्दे पर जानकारी का आदान-प्रदान करें, प्रयासों का समन्वय करें और संगठनात्मक निष्कर्ष निकालें। ये कार्य सूचनात्मक संग्रह प्रकार के अनुरूप हैं।

2) कर्मचारियों को अपनाई जा रही आर्थिक नीति की शुद्धता के बारे में समझाने के लिए, समस्याओं के समाधान की खोज, नए अनुभव और इसके कार्यान्वयन की संभावनाओं के बारे में टीम को सूचित करें। इन समस्याओं को हल करने के लिए, एक व्याख्यात्मक बैठक, या एक बैठक - ब्रीफिंग का इरादा है।

3) समस्या का सामूहिक समाधान खोजें, विचार प्रस्तुत करें, संग्रह करें। यह एक प्रकार की बैठक है - समस्यात्मक, या "विचार-मंथन"।

4) चयन करें और रचनात्मक निर्णय लें। यह बैठक का कार्य है - निर्णयकर्ता का।

5) प्रतिभागियों को आवश्यक ज्ञान देना, उनके कौशल में सुधार करना। इस प्रकार को सम्मेलन या प्रशिक्षण बैठक कहा जाता है।

यदि नेता टीम के साथ निरंतर संपर्क में रुचि रखता है, तो वह नियमित बैठकें आयोजित करता है। बैठक की आवृत्ति के अनुसार यह एकबारगी और आवधिक भी हो सकती है।

§2. बैठक की तैयारी और आयोजन के चरण

बैठक एक समूह संचार है जिसे प्रबंधित, व्यवस्थित किया जाता है। इसकी सफलता 90% तैयारी, संचार चरण के संरचनात्मक तत्वों पर चिंतन और उसके बाद के मूल्यांकन और आत्म-मूल्यांकन पर निर्भर करती है।

पूर्व-संचार चरण	संचार चरण	उत्तर-संचारात्मक
1. बैठक की आवश्यकता का पता लगाना।	1. अध्यक्ष द्वारा परिचयात्मक टिप्पणियाँ.	विधानसभा विश्लेषण.
2.फॉर्मुलिरोव्का विषय और लक्ष्य।	2. समस्या की चर्चा (संदेश, बातचीत या चर्चा)।
3. एजेंडा का विकास, मसौदा निर्णय।	3. निर्णय लेना (वैकल्पिक)।
4.प्रतिभागियों की पहचान और तैयारी.	4. अध्यक्ष का अंतिम एकालाप.
5. बैठक के समय एवं स्थान की नियुक्ति.

किसी बैठक की तैयारी उसकी आवश्यकता निर्धारित करने से शुरू होती है। यदि कोई विकल्प नहीं है, जैसे कि बातचीत, उच्च प्रबंधन द्वारा निर्णय, अन्य बैठकों के साथ जुड़ाव, तो इस जटिल प्रकार के कार्य का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। सामूहिक चर्चा प्रक्रिया आयोजित करने का निर्णय लेने के बाद उसके विषय एवं उद्देश्य को स्पष्ट किया जाता है। मुद्दों को उजागर और समूहीकृत करके, एक एजेंडा विकसित किया जाता है। प्रश्नों पर विचार करने का क्रम चुनते समय मनोवैज्ञानिक आधार पर आगे बढ़ें। सबसे "कठिन" आइटम जिनके लिए विस्तारित चर्चा और विस्तार की आवश्यकता होती है, उन्हें बैठक के दूसरे तीसरे भाग में रखा जाता है, जब समूह का शारीरिक और मानसिक प्रदर्शन अपने चरम पर पहुंच जाता है। वर्तमान या अत्यावश्यक मुद्दों को पहले संबोधित किया जा सकता है जिनके लिए अधिक समय की आवश्यकता नहीं है, और सबसे "सरल" आइटम या सबसे दिलचस्प को अंत में छोड़ा जा सकता है।

सामान्य शब्दों में, शायद इस उद्देश्य के लिए एक आयोग बुलाकर एक मसौदा निर्णय तैयार करना आवश्यक है। इसमें अक्सर एक "प्रश्नावली" होती है, जिसके प्रत्येक आइटम के लिए प्रतिभागी बैठक के दौरान विशिष्ट उत्तर देंगे।

अगला कदम दर्शकों की मात्रात्मक और गुणात्मक संरचना निर्धारित करना और प्रतिभागियों को तैयार करना है।

प्रत्येक बैठक में सभी विभागों के प्रमुखों को आमंत्रित करना आवश्यक नहीं है। आमतौर पर वे अधिकारी शामिल होते हैं जो चर्चााधीन समस्या पर सबसे अधिक सक्षम होते हैं। यह निर्धारित करना आवश्यक है कि क्या संचारक विचारों की एक विस्तृत श्रृंखला का प्रतिनिधित्व करते हैं या समान विचारों वाला एक एकजुट समूह बनाते हैं। प्रतिभागियों की संख्या के अनुसार, बैठकें संकीर्ण (5 लोगों तक), विस्तारित (20 लोगों तक) और प्रतिनिधि (20 लोगों से अधिक) हो सकती हैं। छोटे समूह एकजुट, अत्यधिक उत्पादक होते हैं, लेकिन उनमें बातचीत शुरू करना मुश्किल होता है, अविश्वसनीय निर्णय लेने का जोखिम होता है। बड़े लोग, एक नियम के रूप में, कई दृष्टिकोणों के आधार पर सुविचारित निर्णय लेते हैं, लेकिन उनमें आम सहमति बनाना मुश्किल होता है, नियंत्रण बढ़ाने की आवश्यकता होती है, समूहों के उभरने का खतरा होता है, दबाव पड़ता है। तोड़फोड़ करने वाले"। आंतरिक व्यावसायिक बैठक के लिए प्रतिभागियों की आदर्श संख्या 6 से 9 है। सभी कर्मचारियों को विषय, उद्देश्य, एजेंडा और आवश्यक सामग्री और दस्तावेजों से पहले से परिचित होना चाहिए।

एर्गोनोमिक शोध के अनुसार, बैठक आयोजित करने का सबसे अच्छा समय देर सुबह (बुधवार या गुरुवार सुबह 11 बजे) है। नियमित बैठकों के लिए सप्ताह का एक विशिष्ट दिन निर्धारित किया जाता है।

स्थान, एक नियम के रूप में, संगठन के प्रमुख का कार्यालय है। हालाँकि, विशेष रूप से सुसज्जित कमरे में बैठकें बुलाना बेहतर है। इसमें अच्छी ध्वनिकी, ध्वनि इन्सुलेशन, वेंटिलेशन, सामान्य हवा का तापमान (+ 19 डिग्री सेल्सियस), काम के लिए आरामदायक फर्नीचर होना चाहिए। प्रतिभागियों की सबसे इष्टतम व्यवस्था एक समलम्बाकार मेज पर एक दूसरे से हाथ की दूरी पर होती है।

संयुक्त मानसिक गतिविधि की उचित अवधि एक लंबी संख्यालोग - 40 - 45 मिनट। यदि मामले की परिस्थितियों के अनुसार अधिक समय की आवश्यकता होती है, तो 40 मिनट के बाद दस मिनट के ब्रेक की घोषणा की जाती है। बैठक की शुरुआत में ही नियम स्थापित किए जाते हैं। आमतौर पर, मेजबान के उद्घाटन और समापन भाषण, साथ ही सभी भाषण, 10 मिनट के लिए निर्धारित होते हैं। में परिचयात्मक टिप्पणीस्पष्ट रूप से और अत्यंत ठोस रूप से, चर्चा की गई समस्याओं को संक्षेप में रेखांकित करना और एक बार फिर उपस्थित लोगों का ध्यान बैठक के अंतिम लक्ष्य की ओर आकर्षित करना आवश्यक है। चर्चा के लिए प्रोत्साहन पैदा करने के लिए, प्रश्नों के व्यावहारिक महत्व पर जोर दिया जा सकता है और दर्शकों के लिए कई विशिष्ट कार्य निर्धारित किए जा सकते हैं। बैठक के अध्यक्ष के लिए सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकताओं में से एक शुरू से ही अन्य प्रतिभागियों पर अपनी स्थिति नहीं थोपना है। स्थिति प्रबंधक के शब्दों को विशेष महत्व देती है, और जो कर्मचारी विरोधी विचार रखते हैं वे उन्हें व्यक्त करने की हिम्मत नहीं कर सकते हैं ताकि अधिकारियों का खंडन न किया जा सके। हमें तटस्थ स्थिति लेने की कोशिश करनी चाहिए, तीसरे व्यक्ति से अपनी राय व्यक्त करनी चाहिए या इसे एक प्रश्न के रूप में तैयार करना चाहिए। सबसे गंभीर बैठक की शुरुआत अप्रत्याशित रूप से दिलचस्प टिप्पणी और यहां तक कि एक मजाक के साथ करना उचित है। यह बहुत प्रभावी है यदि वह वाक्यांश, वह विचार जो बैठक की शुरुआत करता है, उसका प्रयोग इसके समापन पर किया जाएगा। संबोधित करते हुए, नेता प्रतिभागियों को उनके पहले नाम से बुलाता है - यदि संभव हो तो संरक्षक, प्रासंगिक मुद्दे में उनके अनुभव और क्षमता पर जोर देता है। अध्यक्ष को न केवल भाषण के सार के प्रति अत्यंत सावधान रहना चाहिए, बल्कि इस बात पर भी ध्यान देना चाहिए कि उनमें से प्रत्येक समग्र संरचना में कैसे फिट बैठता है, यह इच्छित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए कैसे काम करता है; क्या यह किनारे की ओर ले जाता है. आयोजक नियमों का पालन करता है, प्रत्येक समस्या पर विचार के दौरान और बाद में प्रदर्शनों का संक्षेप में सारांश प्रस्तुत करता है। यह आपको यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि उपस्थित सभी लोग स्पष्ट रूप से समझते हैं कि क्या है प्रश्न मेंचर्चा में कुछ प्रगति हुई है। यदि वक्ता प्रश्न के दायरे से बाहर चला जाए तो उसे कूटनीतिक तरीके से रोकें। प्रस्तावों का आलोचनात्मक मूल्यांकन या तो भाषण के तुरंत बाद दिया जाता है, या, यदि विचार-मंथन पद्धति का उपयोग किया जाता है, तो सभी विचार व्यक्त किए जाने के बाद किया जाता है।

बैठक का अगला संभावित चरण निर्णय लेना है। पूर्व-तैयार मसौदा निर्णय पढ़ा जाता है, और बैठक में भाग लेने वाले अपना समायोजन करते हैं, मतदान परिणामों के आधार पर इसे अपनाते हैं। निर्णय हो जाने के बाद, इसके निष्पादन और नियंत्रण का प्रयोग करने वाले व्यक्तियों का निर्धारण किया जाता है।

बैठक के अंत में, नेता सभी से उन योजनाओं, कार्यक्रमों को लागू करने, उन लक्ष्यों को प्राप्त करने का आह्वान कर सकता है जिन पर वे अंततः आए थे; चर्चा को संक्षेप में प्रस्तुत करें; सबसे सफल विचारों, व्यावसायिक प्रदर्शनों की प्रशंसा करें; उत्पादक कार्य के लिए आप सभी को धन्यवाद।

अंग्रेजी बैठक शोधकर्ता एलन बार्कर का सही मानना है कि चल रही सामूहिक चर्चाओं के निरंतर विश्लेषण से लाभ होता है। मूल्यांकन वस्तुनिष्ठ होना चाहिए, बैठक के बाहर पूरे समूह द्वारा एक अलग बैठक में तैयार किया जाना चाहिए। आप प्रतिभागियों से उत्तर के लिए तथाकथित स्लाइडिंग स्केल का उपयोग करके प्रश्नावली भरने के लिए कह सकते हैं: (नहीं) 1 2 3 4 5 6 (हाँ):

क्या मीटिंग ज़रूरी थी?

क्या इसका उद्देश्य स्पष्ट है?

क्या यह उद्देश्य के अनुरूप था?

क्या आप सहमत हैं कि अवधि और समय सुविधाजनक था?

क्या आप स्थान से संतुष्ट थे?

क्या आपको एजेंडा और दस्तावेज़ समय पर प्राप्त हुए?

क्या सभी एजेंडा आइटम निर्धारित किए गए थे?

क्या उपस्थित लोग सक्षम थे?

क्या अध्यक्ष ने उचित नियंत्रण रखा?

क्या आप निर्णय लेने की प्रक्रिया से संतुष्ट हैं?

यदि कोई स्वतंत्र विशेषज्ञ शामिल हो तो असेंबली का विश्लेषण अधिक प्रभावी ढंग से किया जा सकता है। वह निष्पक्ष रूप से आकलन करने में सक्षम होगा कि क्या अच्छा चल रहा है और क्या बदलने की जरूरत है।

एक नौसिखिया प्रबंधक योजना के अनुसार स्वतंत्र रूप से सामूहिक संचार का विश्लेषण कर सकता है:

1. उद्देश्य के आधार पर बैठक का प्रकार क्या है?

2. क्या विषय और उप-विषय (एजेंडा) अच्छी तरह से तैयार किए गए हैं?

3. सबसे कठिन मुद्दे पर कब विचार किया जाना निर्धारित है?

4. क्या प्रतिभागियों का स्थान, समय, संख्या और संरचना उपयुक्त है?

5. मेज़बान अपने आरंभिक भाषण में क्या कहता है?

6. कौन सा नियम अपनाया गया है?

7. संवाद के दौरान नेता की संगठनात्मक भाषण गतिविधियाँ क्या हैं?

8. क्या उपस्थित सभी लोग चर्चा में भाग लेते हैं?

9. क्या निर्णय लिए गए हैं?

10.मेजबान ने बैठक कैसे समाप्त की?

11. क्या प्रोटोकॉल सही ढंग से तैयार किया गया है?

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साथसंतुष्ट

परिचय
1.1. "बैठक" और "सत्र" की अवधारणा
1.2. बैठक का आयोजन
1.3. बैठकों के प्रकार एवं संचालन
1.4. बैठकों और सत्रों की दक्षता में सुधार
निष्कर्ष

परिचय

विषय नियंत्रण कार्य"बैठकें और बैठकें, सामान्य और विशेष संकेत।"

के बीच अलग - अलग प्रकारमुखिया की गतिविधियाँ सबसे अधिक समय खर्च करती हैं, और शेष कार्यों से अलग होकर, बैठकों को अवशोषित करती हैं।

नियंत्रण कार्य का उद्देश्य बैठकों एवं बैठकों की सामान्य एवं विशेष विशेषताओं पर विचार करना है।

इस लक्ष्य के अनुसार निम्नलिखित कार्य परिभाषित किये गये:

1. एक बैठक और एक बैठक की अवधारणाओं पर विचार करें।

2. बैठकें और बैठकें आयोजित करने पर विचार करें.

3. बैठकों और बैठकों की दक्षता में सुधार के मुख्य अवसरों पर विचार करें।

वस्तु सामूहिक निर्णय लेने का एक रूप है।

विषय - मिलन और मिलन।

के अलावा व्यापारिक बातचीतऔर व्यावसायिक बातचीत, व्यावसायिक बातचीत आयोजित करने के विशेष रूप व्यावसायिक अभ्यास में व्यापक हैं - बैठकें, जो कुछ मुद्दों पर खुली सामूहिक चर्चा का एक तरीका हैं।

प्रबंधक की कार्यशैली काफी हद तक विभिन्न प्रकार की बैठकें और बैठकें आयोजित करने की "बुद्धि" से निर्धारित होती है, जो कार्य समय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा लेती हैं और प्रत्यक्ष प्रबंधन कार्यों से संबंधित होती हैं।

इन गतिविधियों के प्रति एक जिम्मेदार रवैया न केवल उनके प्रभाव की प्रभावशीलता या अप्रभावीता से तय होता है आगे की गतिविधियाँसंस्थानों, संगठनों, बल्कि बैठक में उपस्थित बड़ी संख्या में प्रतिभागियों द्वारा बिताए गए समय की मात्रा भी।

एक स्वरूप के रूप में सामूहिक चर्चा व्यापारिक बातचीतके कई सकारात्मक पहलू हैं. सबसे पहले, यह सोचने की क्षमता को बढ़ाता है। रूसी कहावत "दिमाग अच्छा है, लेकिन दो बेहतर है" खरोंच से उत्पन्न नहीं हुई है, इसमें शामिल है गहन अभिप्राय. दरअसल, मानव सोच की मौलिकता इस तथ्य में निहित है कि यह संयुक्त बौद्धिक गतिविधि की स्थितियों में विशेष रूप से प्रभावी है, क्योंकि बौद्धिक परिणाम जुड़ते नहीं हैं, बल्कि बढ़ते हैं। यह ज्ञात है कि अधिकांश उपयोगी विचार विचारों के सामूहिक आदान-प्रदान के दौरान पैदा हुए थे।

दूसरे, बैठक के दौरान, श्रमिकों के रचनात्मक समुदाय को मजबूत किया जाता है, व्यक्तिगत श्रमिकों के हितों को सामूहिक कार्यों की एकल प्रणाली में शामिल किया जाता है, और इसके प्रतिभागियों के व्यावसायिक कौशल में भी सुधार किया जाता है। तीसरा, संयुक्त मानसिक कार्य में इसका पता चलता है रचनात्मक क्षमताउनमें से प्रत्येक। कुज़िन एफ.ए. व्यावसायिक संचार की संस्कृति: एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका। -- छठा संस्करण, संशोधित। और अतिरिक्त - एम.: ओएस-89, 2002.- पी. 195

लिखते समय काम का उपयोग किया जाता था शिक्षण सामग्रीएफ. ए. कुज़िन, वी. एम. चिझिकोव और अन्य जैसे लेखक।

1. बैठकें और बैठकें, सामान्य और विशेष सुविधाएँ

1.1 "बैठक" और "सत्र" की अवधारणा

बैठक किसी संस्था या संगठन के जीवन के सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों पर सामूहिक निर्णय लेने का एक रूप है। बैठकों में संस्था के विभिन्न विभागों के प्रतिनिधि भाग लेते हैं जो एजेंडे में मुद्दों को हल करने में रुचि रखते हैं। बैठकों का विस्तार किया जा सकता है (प्रतिभागियों की संख्या के अनुसार) और सीमित (बैठक प्रतिभागियों का एक संकीर्ण दायरा)।

बैठक भी सामूहिक चर्चा और मुद्दों के समाधान का एक रूप है, हालांकि, यह मुख्य रूप से एक संस्था के भीतर या अन्य संस्थानों और संगठनों के साथ कॉर्पोरेट शर्तों पर बनाई गई स्थायी संस्थाओं (निकायों) के काम को संदर्भित करती है।

उदाहरण के तौर पर, निम्नलिखित का उल्लेख किया जा सकता है: कॉलेजियम, निदेशक मंडल, प्लेनम, राज्य ड्यूमा, फेडरेशन काउंसिल, सुरक्षा परिषद, आदि। इन निकायों में उनके सदस्यों की अपेक्षाकृत स्थिर संरचना होती है, वे निरंतर आधार पर काम करते हैं। उनकी बैठकों की एक निश्चित आवृत्ति।

अन्य संस्थानों और संगठनों के प्रमुख और विशेषज्ञ, प्रशासन के प्रतिनिधि, सार्वजनिक संगठनशहरों में, जब ऐसी समस्याओं का समाधान किया जाता है जो एक संस्था की क्षमता से परे होती हैं।

बैठकें - मुख्य रूप से संगठनात्मक मुद्दों को संबोधित करने के लिए संकीर्ण रूप से पेशेवर बैठकें (उदाहरण के लिए, ट्रेड यूनियन समिति की बैठक, प्रेसीडियम की बैठक, आदि)। स्मिरनोव ई.ए. प्रबंधन निर्णयों का विकास: विश्वविद्यालयों के लिए पाठ्यपुस्तक। एम: यूनिटी-डाना, 2002. पी. 20

आमतौर पर निम्नलिखित परिस्थितियों में बैठक की आवश्यकता होती है:

किसी जटिल समस्या के संबंध में एक सामान्य स्थिति का गठन;

निजी राय की चर्चा और निर्णय की तैयारी;

इस प्रकार की जानकारी का प्रसारण जिसके लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है और कई लोगों को चिंता होती है;

नए कार्यों का गठन;

आशाजनक महत्वपूर्ण समाधानों का विकास;

अद्वितीय, समस्याग्रस्त स्थितियों को हल करना;

समन्वय;

अत्यावश्यक समस्याओं का समाधान; उन समस्याओं को हल करना जो मौजूदा श्रम विभाजन को बदल देती हैं।

ऐसा होता है कि बैठक पहले से ही अपनी मूल बातों में समीचीन नहीं है और इसलिए यह अपने प्रतिभागियों के असंतोष का कारण बनती है:

व्यक्तिगत कार्य की कमजोरी;

श्रम विभाजन में अनिश्चितता;

आधिकारिक संबंधों की अनुचित संरचना;

निरंकुश नेतृत्व शैली;

जड़ परंपराएँ;

संगठन में सहयोग की कमज़ोर इच्छा;

कुछ कर्मचारियों की अलग दिखने की इच्छा;

समस्या के समाधान को तब तक स्थगित करना जब तक कि स्थिति बैठक की न बुला ले;

निर्देशों के वितरण में अनिश्चितता;

तथाकथित विनियमित बैठक (उच्च प्रबंधन के अनुरोध पर);

सचिवालय बैठक के लिए सामग्री तैयार करने के लिए जिम्मेदार लोगों को एक पत्र बनाता है। साथ ही, प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए, सभी निष्पादकों को इंगित किया जाता है और जिम्मेदार निष्पादक (सूची में पहला) आवंटित किया जाता है। पत्र को सिस्टम में एक पंजीकरण संख्या प्राप्त होती है। पत्र का मुख्य उद्देश्य जिम्मेदार निष्पादकों को बैठक के एजेंडा आइटम की सामग्री और बैठक के लिए आवश्यक सामग्री तैयार करने की समय सीमा के बारे में बताना है। पत्र जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा मुद्रित और हस्ताक्षरित है। उसके बाद, सचिवालय सिस्टम का उपयोग करके, सभी जिम्मेदार निष्पादकों को पत्र तैयार करता है, हस्ताक्षरित पत्र की प्रतियों पर जिम्मेदार निष्पादक की स्थिति और नाम प्रिंट करता है। प्रत्येक जिम्मेदार निष्पादक बैठक के लिए सामग्री तैयार करता है, जिसमें बैठक के एक विशिष्ट आइटम पर एक मसौदा निर्णय अनिवार्य होता है।

मसौदा निर्णय में शामिल हैं आवश्यक गुण, कैसे:

- किस बैठक के लिए मसौदा निर्णय तैयार किया जा रहा है;

- किस एजेंडा आइटम के लिए मसौदा निर्णय तैयार किया जा रहा है;

- आइटम के नाम की पुनरावृत्ति;

- निर्णय का मसौदा कौन तैयार करता है;

एजेंडे पर हस्ताक्षर होने पर बैठक के एजेंडे को मंजूरी मिल जाती है। उसके बाद, सचिवालय बैठक के लिए निमंत्रण और बैठक के लिए सामग्रियों का एक पैकेज भेजता है, जिसमें अनुमोदित एजेंडा, मसौदा निर्णय और संदर्भ होते हैं।

बैठक शुरू होने से तुरंत पहले, दस्तावेजों का एक पैकेज उन प्रतिभागियों को वितरित किया जाता है जिन्हें यह अभी तक प्राप्त नहीं हुआ है। बैठक के नतीजों के बाद एक प्रोटोकॉल तैयार किया जाता है। निम्नलिखित जानकारी प्रोटोकॉल में दर्ज की गई है:

- की तारीख;

- पीठासीन अधिकारी;

- उपस्थित लोग, स्थिति के आधार पर समूहीकृत;

- मुद्दे का नाम (एजेंडा आइटम);

- वक्ताओं के नाम;

- प्रस्तावना (छोड़ा जा सकता है);

- क्रमांकित सूची के रूप में मुद्दों पर निर्णय।

1.3 बैठकों के प्रकार एवं संचालन

व्यावसायिक बैठकें बहुत विविध होती हैं। आमतौर पर निम्नलिखित प्रकार होते हैं:

- तानाशाही (प्रमुख को वोट देने का अधिकार है, बाकी लोग चुपचाप सुनते हैं, अक्सर बॉस से डांट खाते हैं);

- निरंकुश (इंटरैक्टिव मोड में आयोजित, जब नेता प्रत्येक प्रतिभागी से प्रश्न पूछता है और उनके उत्तर प्राप्त करता है);

- पृथक्करणात्मक (जब प्रमुख की रिपोर्ट और उसके द्वारा नियुक्त अधीनस्थों के भाषणों की योजना बनाई जाती है);

- बहस योग्य (उनकी विशेषता है निःशुल्क विनिमयराय, एक निर्णय लिया जाता है, जो प्रतिभागियों के मतदान द्वारा लिया जाता है, उसके बाद प्रमुख द्वारा अनुमोदन किया जाता है);

- नि:शुल्क (ये बिना किसी स्पष्ट एजेंडे और बिना अध्यक्ष के बैठकें हैं। अधिकतर ये होती हैं अभिन्न अंगबैठकें जब किसी समस्या पर चर्चा गतिरोध पर पहुंच गई हो। इस मामले में, बैठक का अध्यक्ष एक लंबे ब्रेक की घोषणा करता है, जिसके दौरान पर्दे के पीछे की बैठकें अनायास उत्पन्न हो जाती हैं)।

हमारे देश में प्रशासनिक-कमांड प्रणाली की शर्तों के तहत, पहले तीन प्रकार की व्यावसायिक बैठकें आमतौर पर उपयोग की जाती थीं, जिनका मुख्य अर्थ यह था कि उनमें नेता केवल आमंत्रित लोगों को पार्टी और उच्च संगठनों के अपने निर्णयों या निर्देशों से परिचित कराते थे। , जबकि व्यावसायिक बैठक का सार एक स्वतंत्र चर्चा सुनिश्चित करना और राय के व्यापक विचार के आधार पर एक सामान्य समाधान विकसित करना है, जिसमें वे राय भी शामिल हैं जो प्रशासन के दृष्टिकोण के अनुरूप नहीं हैं।

अक्सर, व्यावसायिक बैठकें निम्नलिखित कारणों से आयोजित की जाती हैं: सबसे पहले, यदि सभी के अपनी राय व्यक्त करने और उचित ठहराने के समान अधिकार के आधार पर सामूहिक निर्णय लेना आवश्यक है; दूसरे, बशर्ते कि समस्या का समाधान एक ही समय में संगठन या फर्म के कई संरचनात्मक प्रभागों के हितों को प्रभावित करता हो; तीसरा, इस घटना में कि समस्या को हल करने के लिए श्रमिकों के विभिन्न समूहों की राय का उपयोग करना आवश्यक है।

व्यावसायिक जीवन के अभ्यास से पता चलता है कि व्यावसायिक बैठकें प्रबंधकों के एक संकीर्ण दायरे के प्रशासनिक निर्णयों की तुलना में अधिक प्रभावी होती हैं। हालाँकि, अपर्याप्त रूप से अच्छी तरह से तैयार की गई और हर अवसर पर बुलाई गई खराब बैठकें बहुत नुकसान पहुंचाती हैं, क्योंकि वे लोगों का बहुमूल्य समय बर्बाद कर देती हैं, उन्हें उनके मुख्य काम से दूर कर देती हैं। इसलिए ऐसी बैठकें बुलाने से पहले इस तरह के कदम की जरूरत पर विचार किया जाना चाहिए. यह संभावना है कि विचार के लिए प्रस्तावित मुद्दे को तत्काल समाधान की आवश्यकता नहीं है। इसके अलावा, उदाहरण के लिए, प्रबंधक केवल कर्मचारियों को किसी चीज़ के बारे में सूचित करना चाहता है। ऐसे में आप बिना मीटिंग के आसानी से काम चला सकते हैं।

लेकिन अगर बैठक आयोजित करना फिर भी समीचीन माना जाता है, तो सबसे पहले, इसे सावधानीपूर्वक तैयार करना आवश्यक है। यह प्रशिक्षण और इसके कार्यान्वयन की प्रक्रिया इस प्रकार तैयार की जानी चाहिए सबसे अच्छा तरीकामुख्य कार्य हल हो गया, जिसके लिए ही बैठक हो रही है।

बैठक शुरू होने का समय निर्धारित करते समय आपको काम की लय को ध्यान में रखना चाहिए। लोगों को दिन के दौरान एक प्रकार के काम से दूसरे प्रकार के काम पर स्विच करने के लिए मजबूर न करने के लिए, कार्य दिवस की शुरुआत या अंत में या दोपहर के भोजन के ब्रेक के बाद बैठकें आयोजित करने की सलाह दी जाती है। खर्च किए गए कुल समय को ध्यान में रखते हुए - यानी, न केवल बैठक के लिए आवश्यक समय, बल्कि संग्रह, स्थानांतरण, वापसी और कार्य में शामिल करने के लिए भी आवश्यक समय - बैठक की शुरुआत और अंत की योजना बनाई जानी चाहिए ताकि कोई परेशानी न हो "रिक्त" खंडों का समय: यदि यह दोपहर के भोजन के अवकाश से 15 मिनट पहले समाप्त होता है, तो निश्चित रूप से इसमें मिनटों का नुकसान होगा।

बैठक में भाग लेने वालों को पहले से सूचित करना और उन्हें एजेंडे से परिचित कराना आवश्यक है सही सामग्रीताकि उनके प्रदर्शन के बारे में पहले से सोचा जा सके। कुज़िन एफ.ए. व्यावसायिक संचार की संस्कृति: एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका। -- छठा संस्करण, संशोधित। और अतिरिक्त - एम.: ओएस-89, 2002.- पी. 197

जैसा कि अनुभव से पता चलता है, व्यावसायिक बैठकें हमेशा इस तथ्य के कारण वांछित प्रभाव नहीं लाती हैं कि कई प्रबंधक अपने संगठन और आचरण की तकनीक की स्पष्ट रूप से कल्पना नहीं करते हैं। कई मामलों में, व्यावसायिक बैठकें बहुत बार बुलाई जाती हैं और खराब तैयारी की जाती है; उनके कार्यान्वयन में बहुत सारे लोग शामिल हैं, और निश्चित रूप से "पहले" नेता; बैठकों की अनुचित लंबाई उनकी प्रभावशीलता को कम कर देती है; अंततः, व्यावसायिक बैठकों में जो निर्णय लिए जाते हैं, उन्हें अक्सर खराब तरीके से औपचारिक रूप दिया जाता है और कार्यान्वयन की प्रक्रिया में खराब तरीके से नियंत्रित किया जाता है, जिससे उनकी प्रभावशीलता काफी कम हो जाती है, जिससे उन्हीं मुद्दों पर दोबारा बैठक करना आवश्यक हो जाता है।

बिजनेस मीटिंग - विकास में सामूहिक मन को शामिल करने का एक तरीका इष्टतम समाधानउद्यम में उत्पन्न होने वाले सामयिक और सबसे जटिल मुद्दों पर। इस संबंध में प्रबंधन प्रक्रिया को तीन मुख्य चरणों में घटा दिया गया है:

- सूचना का संग्रह और प्रसंस्करण;

- कंपनी के सभी विभागों और सभी कर्मचारियों की गतिविधियों का समन्वय;

- निर्णय लेना।

सिवाय आपके सीधा गंतव्य, प्रत्येक तर्कसंगत है आयोजित बैठकएक महत्वपूर्ण शैक्षिक समस्या का भी समाधान करता है। बैठक में, कर्मचारी समाधान के लिए व्यापक दृष्टिकोण अपनाने के लिए एक टीम में काम करना सीखते हैं सामान्य कार्यसमझौता करना, संचार की संस्कृति हासिल करना आदि। कुछ कर्मचारियों के लिए, व्यावसायिक बैठक में भाग लेना नेताओं को देखने और सुनने का एकमात्र अवसर है उच्च स्तरप्रबंधन। इसके अलावा, एक व्यावसायिक बैठक में प्रबंधक को अपनी प्रबंधकीय प्रतिभा दिखाने का अवसर दिया जाता है। काबुश्किन एन.आई. पर्यटन प्रबंधन: प्रो. भत्ता. - मिन्स्क: बीएसईयू, 2000. - पी। 437

1.4 बैठकों और बैठकों की दक्षता में सुधार

सामाजिक-सांस्कृतिक क्षेत्र से संबंधित संस्थानों और संगठनों में, विशेष रूप से निर्मित प्रबंधन निकाय ढूंढना अक्सर संभव नहीं होता है। इन संस्थानों में, विकास के लिए, ऐतिहासिक और सांस्कृतिक स्मारकों के संरक्षण और बहाली के लिए सार्वजनिक स्व-सरकारी निकाय अक्सर सार्वजनिक परिषदों के रूप में बनाए जाते हैं। लोक कलाऔर शिल्प, बच्चों और किशोरों के साथ काम का आयोजन आदि।

उदाहरण के लिए, कुछ प्रबंधक, बिना किसी विडंबना के, उचित रूप से कहते हैं कि कई बैठकों का छिपा उद्देश्य प्रबंधक की अलोकप्रिय, जोखिम भरा, कठिन या गलत निर्णय लेने की जिम्मेदारी साझा करने की इच्छा में निहित है। गंभीरता से कहें तो, बैठकें केवल इसलिए नहीं आयोजित की जाती हैं क्योंकि नेता स्वयं निर्णय नहीं ले सकता है या नहीं लेना चाहता है।

बैठकों का उद्देश्य कर्मचारियों के प्रयासों का समन्वय करना, देना और प्राप्त करना है आवश्यक जानकारी, आवश्यक निर्णय लें (उन मामलों को छोड़ दें जब बैठकें स्वयं बैठकों के लिए आयोजित की जाती हैं, जब कोई स्पष्ट लक्ष्य, कोई विशिष्ट एजेंडा नहीं होता है, लेकिन संचार की इच्छा होती है, "एक साथ मिलकर चर्चा करने" की इच्छा होती है) .

यदि नेता प्रतिभागियों की संरचना पहले से निर्धारित नहीं करता है तो बैठक उत्पादक नहीं होगी। बड़ी बैठकों की प्रवृत्ति, अधिक से अधिक लोगों को उनमें आमंत्रित करने की इच्छा हमेशा वांछित परिणाम नहीं देती है। बैठक बैठक

जो विशेषज्ञ सीधे तौर पर बैठक के एजेंडा आइटम से संबंधित नहीं हैं, वे अपना पद खो देते हैं काम का समयव्यर्थ। इसके अलावा, आमंत्रितों की संख्या में वृद्धि बैठक में प्रतिभागियों के बीच संचार को जटिल बनाती है, बताए गए मुद्दों की चर्चा से विचलन को भड़काती है, सभी प्रतिभागियों की क्षमताओं का उपयोग करने की क्षमता कम कर देती है और निर्णय लेना मुश्किल हो जाता है।

अभ्यास से पता चलता है कि बैठक की सफलता उसके आयोजन के समय और स्थान की सटीक पसंद से निर्धारित होती है। बैठक के दिन का समय उसके संभावित प्रतिभागियों की क्षमता के अनुसार निर्धारित किया जाना चाहिए। लंच ब्रेक से आधे घंटे पहले या कार्य दिवस की समाप्ति से पहले बैठक की नियुक्ति करना सबसे उचित है।

बैठक के अंत के छिपे हुए नियम प्रतिभागियों को अतिरिक्त प्रश्नों से विचलित न होने, वाचाल न होने और समय का ध्यान रखने के लिए बाध्य करेंगे। प्रत्येक प्रबंधक यह तय करता है कि बैठक में कितना समय लगेगा। अधिकांश लोग सोचते हैं कि किसी भी बैठक के लिए एक घंटा पर्याप्त है, लेकिन प्रश्नों की संख्या और उनके महत्व के आधार पर समय सीमा भिन्न हो सकती है।

और एक अनुभवी नेता हमेशा बैठक का अंतिम समय, भाषणों की अवधि निर्धारित करेगा, प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा के नियम निर्धारित करेगा।

एक नियम के रूप में, एक कठोर समय सीमा की अनुपस्थिति, बैठक में प्रतिभागियों का ध्यान केंद्रित नहीं कर पाती है, और उपलब्ध समय के अनुपात में शब्दों की संख्या बढ़ जाती है।

मुद्दों की चर्चा को सही समय पर पूरा करना लोगों को तुरंत सही समाधान ढूंढना सिखाता है, अनुशासन देता है और साथ ही, उन्हें अपने समय की योजना बनाने का अवसर देता है, यह जानते हुए कि बैठक कब समाप्त होगी।

पहचानी गई समस्याओं को केवल बाहरी सीमाओं के रूप में माना जाना चाहिए, जिन पर काबू पाना प्रभावी बैठकों के लिए पर्याप्त नहीं है।

गहरी समस्याएँ स्वयं नेता, उसके ज्ञान, अनुभव, कौशल, सत्यापित नेतृत्व शैली और स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्य की उपस्थिति में निहित हैं।

तथ्य यह है कि कुछ बैठकों की भौतिक लागत तीन गुना अधिक है (प्रारंभिक कार्य, प्रतिभागियों का वेतन, ओवरहेड, यात्रा लागत, समय बीता गयाउनके निर्णयों के परिणामस्वरूप होने वाली बचत की तुलना में राउंड-ट्रिप यात्रा और स्वयं बैठक)। बैठक आयोजित करने का इरादा रखते हुए, प्रबंधक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि अपेक्षित लागत कम से कम अपेक्षित लाभ से अधिक न हो।

बैठकों में व्यर्थ बिताया गया समय न केवल उनकी अनुचित अवधि से जुड़ा है, बल्कि कई मामलों में उन्हें समय पर शुरू करने में अध्यक्ष की असमर्थता से भी जुड़ा है।

प्रत्येक कर्मचारी ऐसे कई उदाहरण बताएगा जब बैठकें नियत समय से 15-20 मिनट देर से शुरू हुईं। हर कोई समय पर शुरुआत करना जानता है, लेकिन थोड़ा इंतजार करने के हमेशा कारण होते हैं। नेता सभी के इकट्ठा होने का इंतजार करता है, देर से आने वाले प्रतिभागियों को शामिल करता है।

ऐसे बहुत कम लोग हैं, लेकिन ऐसा लगता है कि वे अपनी शर्तें बाकियों पर थोपते हैं। अगली और अगली बार कथानक को उन्हीं पात्रों के साथ दोहराया जाता है, धीरे-धीरे बाकी लोगों को इसका आदी बनाया जाता है। प्रतीक्षा समय को पूरा करते हुए, अध्यक्ष उपस्थित लोगों में से एक के साथ एक महत्वहीन तथ्य या हाल की घटनाओं के बारे में बातचीत शुरू करता है, जिसमें बाकी सभी को अनुत्पादक बातचीत में शामिल किया जाता है।

इसलिए, बैठक में व्यक्तिगत प्रतिभागियों की अनुशासनहीनता के कारण समय की व्यर्थ बर्बादी को नेता द्वारा रोका जाना चाहिए, और इसके लिए केवल बैठक शुरू करने का समय होने पर बात करना बंद करने के दृढ़ संकल्प की आवश्यकता होती है। जो लोग पहली और दूसरी बार देर से आएंगे वे "प्रकाशित" होंगे और खुद को अल्पमत में पाएंगे, और तीसरी बार वे समय पर आएंगे या अनावश्यक के रूप में बिन बुलाए जाएंगे।

लोगों को समय पर एकत्र करना और समय पर बैठक शुरू करना कोई आसान काम नहीं है, लेकिन यह समस्या का केवल एक हिस्सा है। एक नेता के रूप में नेता (अध्यक्षता) की वास्तविक भूमिका बैठक आयोजित करने की प्रक्रिया में प्रकट होती है।

उनका कौशल, लोगों के मनोविज्ञान का ज्ञान, प्रबंधन विज्ञान की सूक्ष्मताएं बैठक के प्रतिभागियों की राय और इच्छाओं को सुनने की क्षमता, इष्टतम लचीलेपन और बैठक आयोजित करने की शैली और तरीके को संशोधित करने की क्षमता में प्रकट होती हैं। , एक विशेष स्थिति पर आधारित।

ऐसी बैठकों में अंतर्निहित ताकतें हमेशा स्पष्ट होती हैं, लेकिन इसके लिए सूक्ष्म और कुशल नेतृत्व की आवश्यकता होती है, जिससे बैठक में भाग लेने वालों को उन भूमिकाओं को ग्रहण करने की अनुमति मिलती है जो निर्णय लेने में बाधा नहीं बल्कि सुविधा प्रदान करेंगी। चिझिकोव वी.एम., चिझिकोव वी.वी. सामाजिक-सांस्कृतिक प्रबंधन का परिचय। - एम.: एमजीयूकेआई, 2003. - पी. 282

निष्कर्ष

इस प्रकार, उपरोक्त सामग्री के आधार पर, निम्नलिखित निष्कर्ष निकाले जा सकते हैं।

मिलना और मिलना कोई स्पष्ट अवधारणा नहीं है।

एक सामान्य प्राकृतिक आधार होने पर - कार्यों का समन्वय करना, सूचनाओं का आदान-प्रदान करना, समस्याओं को हल करना और निर्णय (या कानून) बनाना, हालांकि, वे प्रतिभागियों के रूप, सामग्री, संरचना और शक्तियों में काफी भिन्न होते हैं।

बैठक किसी संस्था या संगठन के जीवन के सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों पर सामूहिक निर्णय लेने का एक रूप है।

बैठकें - मुख्य रूप से संगठनात्मक मुद्दों को संबोधित करने के लिए संकीर्ण रूप से पेशेवर बैठकें (उदाहरण के लिए, ट्रेड यूनियन समिति की बैठक, प्रेसीडियम की बैठक, आदि)।

मीटिंग की तैयारी - मीटिंग के जीवन चक्र को निम्नलिखित चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

तैयारी;

धारण करना;

निष्पादन नियंत्रण.

प्रत्येक जिम्मेदार निष्पादक बैठक के लिए सामग्री तैयार करता है, जिसमें बैठक के एक विशिष्ट आइटम पर एक मसौदा निर्णय अनिवार्य होता है।

व्यावसायिक बैठकें अक्सर निम्नलिखित कारणों से आयोजित की जाती हैं: सबसे पहले, यदि सभी के अपनी राय व्यक्त करने और उचित ठहराने के समान अधिकार के आधार पर सामूहिक निर्णय लेना आवश्यक है; दूसरे, बशर्ते कि समस्या का समाधान एक ही समय में संगठन या फर्म के कई संरचनात्मक प्रभागों के हितों को प्रभावित करता हो; तीसरा, इस घटना में कि समस्या को हल करने के लिए श्रमिकों के विभिन्न समूहों की राय का उपयोग करना आवश्यक है।

बैठक शुरू होने का समय निर्धारित करते समय आपको काम की लय को ध्यान में रखना चाहिए। बैठक में भाग लेने वालों को पहले से सूचित करना और उन्हें सभी आवश्यक सामग्रियों के साथ एजेंडे से परिचित कराना आवश्यक है, ताकि उनके भाषणों पर पहले से विचार किया जा सके।

बैठकों का उद्देश्य कर्मचारियों के प्रयासों का समन्वय करना, आवश्यक जानकारी देना और प्राप्त करना, आवश्यक निर्णय लेना है।

यदि नेता प्रतिभागियों की संरचना पहले से निर्धारित नहीं करता है तो बैठक उत्पादक नहीं होगी।

अभ्यास से पता चलता है कि बैठक की सफलता उसके आयोजन के समय और स्थान की सटीक पसंद से निर्धारित होती है। बैठक के दिन का समय उसके संभावित प्रतिभागियों की क्षमता के अनुसार निर्धारित किया जाना चाहिए।

बैठक का स्थान अपने प्रतिभागियों की मुख्य संरचना के स्थान से दूर या ऐसे कमरे में नहीं होना चाहिए जहां प्रदर्शनी, सचित्र सामग्री का प्रदर्शन आदि आयोजित करना असंभव हो।

प्रयुक्त स्रोतों की सूची

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शिक्षा के लिए संघीय एजेंसी

Magnitogorsk स्टेट यूनिवर्सिटीउन्हें। जी.आई.नोसोवा

मनोविज्ञान विभाग

व्यवसाय संचार निबंध

विषय पर: "व्यावसायिक बैठकें और बैठकें"

द्वारा पूरा किया गया: एफएफके समूह का छात्र 06-1

ग्रीबेन्शिकोवा वी.आई.

जाँच की गई: ओरिनिना एल.वी.

व्यावसायिक वार्तालापों और व्यावसायिक वार्ताओं के अलावा, व्यावसायिक वार्तालापों के विशेष रूप व्यावसायिक अभ्यास में व्यापक हैं - बैठकें, जो कुछ मुद्दों पर खुली सामूहिक चर्चा का एक तरीका हैं। ऐसी चर्चा के रूप बहुत विविध हैं। ये कांग्रेस, सम्मेलन, संगोष्ठियाँ, बैठकें, सत्र, सेमिनार हैं। इन आयोजनों में लिए गए निर्णय आमतौर पर प्रबंधकों के एक संकीर्ण दायरे द्वारा लिए गए निर्णयों की तुलना में अधिक प्रभावी होते हैं।

व्यावसायिक बैठक का उद्देश्य स्वतंत्र चर्चा की अनुमति देना और विभिन्न प्रकार की राय के आधार पर एक सामान्य समाधान तक पहुंचना है।

मैंने "बैठकें आयोजित करना" विषय चुना क्योंकि व्यावसायिक बातचीत के एक रूप के रूप में विचार-मंथन के कई सकारात्मक पहलू हैं:

सबसे पहले, यह सोचने की क्षमता को बढ़ाता है। रूसी कहावत "दिमाग अच्छा है, लेकिन दो बेहतर है" खरोंच से उत्पन्न नहीं हुई है, इसका गहरा अर्थ है। दरअसल, मानव सोच की मौलिकता इस तथ्य में निहित है कि यह संयुक्त बौद्धिक गतिविधि की स्थितियों में विशेष रूप से प्रभावी है, क्योंकि बौद्धिक परिणाम जुड़ते नहीं हैं, बल्कि बढ़ते हैं। यह ज्ञात है कि अधिकांश उपयोगी विचार विचारों के सामूहिक आदान-प्रदान के दौरान पैदा हुए थे।

तीसरा, संयुक्त मानसिक कार्य में उनमें से प्रत्येक की रचनात्मक क्षमता का पता चलता है।

अपर्याप्त रूप से अच्छी तरह से तैयार की गई और हर अवसर पर बुलाई गई खराब तरीके से आयोजित बैठकें बहुत नुकसान पहुंचाती हैं, क्योंकि वे लोगों का बहुमूल्य समय "खपत" करती हैं, लोगों को उनके मुख्य काम से दूर कर देती हैं।

में सामान्य रूप से देखेंबैठक की तैयारी में निम्नलिखित क्रियाएं शामिल हैं: विषयों को परिभाषित करना, एजेंडा निर्धारित करना, बैठक के उद्देश्यों और इसकी कुल अवधि, प्रारंभ तिथि और समय, प्रतिभागियों की संरचना, अनुमानित कार्य अनुसूची को परिभाषित करना।

बैठक शुरू होने का समय निर्धारित करते समय आपको काम की लय को ध्यान में रखना चाहिए। लोगों को दिन के दौरान एक प्रकार के काम से दूसरे प्रकार के काम पर स्विच करने के लिए मजबूर न करने के लिए, कार्य दिवस की शुरुआत या अंत में या दोपहर के भोजन के ब्रेक के बाद बैठकें आयोजित करने की सलाह दी जाती है। बिताए गए कुल समय को ध्यान में रखते हुए (न केवल सीधे बैठक के लिए, बल्कि शुल्क, बदलाव, वापसी और काम में शामिल करने के लिए भी), बैठक की शुरुआत और अंत की योजना बनाई जानी चाहिए ताकि कोई खाली समय स्लॉट न हो: यदि यह लंच ब्रेक से 15 मिनट पहले समाप्त हो जाता है, तो इन मिनटों को नष्ट माना जा सकता है।

बैठक में भाग लेने वालों को इसके आयोजन के बारे में पहले से सूचित करना और उन्हें सभी आवश्यक सामग्रियों के साथ एजेंडे से परिचित कराना आवश्यक है, ताकि उनके भाषणों पर पहले से विचार किया जा सके।

आपको समय पर बैठक शुरू करने और साथ मिलकर काम करने के नियमों पर प्रतिभागियों के साथ तुरंत सहमत होने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, भाषणों के समय को सीमित करना या निर्णय कैसे लिए जाते हैं। उसके बाद, प्रतिभागियों में से एक को प्रोटोकॉल रखने का काम सौंपा जाना चाहिए।

ये और अन्य प्रश्न सामान्य संगठनव्यावसायिक बैठकों और बैठकों पर करीब से नज़र डालें।

बिजनेस मीटिंग (बैठक) - लोगों के समूह (टीम) की मौखिक संचार बातचीत। इस प्रकार का संचार विभिन्न शैलियों को जोड़ता है: भाषण संबंधी एकालाप (मेजबान द्वारा परिचयात्मक और समापन टिप्पणियाँ, प्रतिभागियों द्वारा भाषण, रिपोर्ट), बातचीत (सूचना का आदान-प्रदान, विचार-मंथन के दौरान विचारों का प्रचार और चर्चा), चर्चा।

बैठक की प्रभावशीलता काफी हद तक आयोजक की प्रतिभा पर निर्भर करती है - उसके भाषण कौशल और प्रबंधकीय क्षमताओं पर, साथ ही साथ सही पसंदबैठक का प्रकार एवं उसकी विशेषताओं की जानकारी।

व्यावसायिक बैठकें हैं:

1. घटना के स्वरूप के अनुसार:

1.1. सम्मेलन

1.2. बैठक

1.3. बैठक

1.4. सेमिनार, संगोष्ठियाँ

2. मुखिया द्वारा बैठक संचालन के स्वरूप के अनुसार:

2.1. तानाशाह का

2.2. निरंकुश

2.3. समुच्चय - पहले एक रिपोर्ट, एक बहस, जहाँ केवल वही व्यक्ति भाग लेते हैं,

नेता द्वारा नियुक्त.

2.4. विवादास्पद

2.5. मुक्त

3. सार्वजनिक जीवन के क्षेत्र से संबंधित होने के कारण:

3.1. दल

3.2. व्यापार संघ

3.3. व्यवसाय (प्रशासनिक)

3.4. वैज्ञानिक

3.5. यूनाइटेड

4. पैमाने के अनुसार:

4.1. अंतरराष्ट्रीय

4.2. सब-रूसी

4.3. रिपब्लिकन

4.4. उद्योग

4.5. क्षेत्रीय

4.6. क्षेत्रीय

4.7. शहरी

4.8. क्षेत्रीय

4.9. आंतरिक

5. स्थल के अनुसार:

5.1. स्थानीय

5.2. दौरा

6. आवृत्ति द्वारा:

6.1. नियमित

6.2. स्थायी

6.3. वन टाइम

6.4. नियत कालीन

7. प्रतिभागियों की संख्या से:

7.1. एक संकीर्ण टीम में (5 लोगों तक)

7.2. विस्तारित स्टाफ में (20 लोगों तक)

7.3. प्रतिनिधि (20 से अधिक लोग)

8. प्रतिभागियों की संरचना की स्थिरता के अनुसार:

8.1. एक निश्चित रचना के साथ

8.2. अतिथि कलाकारों के साथ

8.3. एक विशिष्ट मीटिंग सूची के साथ

8.4. संयुक्त

9. प्रश्नों के विषय के अनुसार:

9.1 प्रशासनिक

9.2 तकनीकी

9.3 कार्मिक

9.4 वित्तीय

9.5 तकनीकी

10. कार्यों द्वारा:

10.1 समस्याग्रस्त

10.2 शिक्षाप्रद

10.3 परिचालन

11. नियुक्ति के द्वारा:

11.1 निर्णय लेना

11.2 कार्यों को स्पष्ट करना

11.3 सारांश

अग्रणी व्यावसायिक बैठक का एक मुख्य कार्य चर्चा के तहत समस्या की जटिलता को पूरी तरह से समझने के लिए यथासंभव अधिक से अधिक तथ्य लाना है, साथ ही समस्या को हल करने की प्रक्रिया में उपस्थित लोगों को शामिल करना है। बेशक, वर्तमान स्थिति पर नेता का अपना दृष्टिकोण होना चाहिए, लेकिन यह समझने के लिए कि समस्या को समझने में वे सही हैं या नहीं, दूसरों के दृष्टिकोण को जानना भी आवश्यक है। यदि किसी और का दृष्टिकोण सही है, तो बैठक का नेता स्थिति के बारे में अपना दृष्टिकोण बदल सकता है। यदि सहकर्मी गलत हैं या कुछ महत्वपूर्ण चूक रहे हैं, तो वह छूटे हुए तथ्य प्रदान कर सकता है। किसी मीटिंग को सही दिशा में ले जाने के लिए सही प्रश्न एक बेहतरीन उपकरण हैं।

व्यावसायिक बैठकों के निम्नलिखित मुख्य कार्य प्रतिष्ठित हैं:

2) कर्मचारियों को समस्याओं के समाधान की खोज, नए अनुभव और इसके कार्यान्वयन की संभावनाओं के बारे में सूचित करें, कर्मचारियों को अपनाई जा रही आर्थिक नीति की शुद्धता के बारे में आश्वस्त करें। इन समस्याओं को हल करने के लिए, एक व्याख्यात्मक बैठक, या एक बैठक - ब्रीफिंग का इरादा है।

4) चयन करें और रचनात्मक निर्णय लें। यह बैठक का कार्य है - निर्णयकर्ता का।

यदि बैठक में भाग लेने वालों में से किसी को तर्क के लिए एक अदम्य लालसा महसूस होती है, तो नेता को समभाव बनाए रखते हुए समूह को बहस करने वाले के तर्कों का खंडन करने की अनुमति देनी चाहिए। अनावश्यक रूप से बोलने वाले वाद-विवाद करने वालों को उनके भाषण को अंत तक सुने बिना ही चतुराई से रोकना चाहिए, नियमतः ऐसे भाषणों से कोई लाभ नहीं होता है। यदि आपको किसी नकारात्मकवादी (अर्थात एक ऐसा व्यक्ति जो विरोधाभास करना पसंद करता है) से निपटना है, तो आपको उसके ज्ञान और अनुभव को पहचानने और उसकी सराहना करने की आवश्यकता है। शर्मीले प्रतिभागियों को अपना आत्मविश्वास मजबूत करने के लिए सरल प्रश्न पूछने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। यदि विवादकर्ता सुझाव देने के बजाय लगातार प्रश्न पूछता है, तो उसके प्रश्नों को समूह को संबोधित किया जाना चाहिए।

किसी व्यावसायिक बैठक के फलदायी होने के लिए, अध्यक्ष को चर्चा आयोजित करने की तकनीक में महारत हासिल करनी चाहिए। सबसे पहले, हमें सभ्य तरीके से समूह चर्चा आयोजित करने का प्रयास करना चाहिए। इसका तात्पर्य विवाद करने वालों के संबंधों में नाजुकता की उपस्थिति से है और इसलिए, किसी के दृष्टिकोण पर बहस करने के ऐसे साधनों के उपयोग को बाहर करता है जैसे उपहास, विरोधियों को रोकना, उनके खिलाफ तीखे हमले। यह सुनिश्चित करने के लिए विशेष ध्यान रखा जाना चाहिए कि प्रतिभागियों के बीच व्यावसायिक विवाद निश्चित हो और उसकी समय सीमा हो, साथ ही व्यक्तिगत टकराव से बचा जाए। विवाद की शब्दावली उपस्थित सभी लोगों के लिए स्पष्ट होनी चाहिए।

किसी चर्चा की तैयारी करते समय, कम से कम अधिकतम समग्र योजनासत्य के लिए संघर्ष करो, सबसे वजनदार तर्क उठाओ। विशेष रूप से प्रभावशाली सटीक आंकड़े हैं जिनका खंडन नहीं किया जा सकता है।

व्यवहार में, बैठकों का उनके कार्यों और लक्ष्यों के अनुसार एक सामान्य विभाजन होता है। यहां से, समस्याग्रस्त, शिक्षाप्रद और परिचालन बैठकें प्रतिष्ठित हैं व्यक्तिगत प्रबंधन: पाठ्यपुस्तक / एस.डी. रेज़निक और अन्य - दूसरा संस्करण, संशोधित। और अतिरिक्त - एम.: इंफ्रा-एम, 2004. - 622 पी।

समस्या बैठक का उद्देश्य चर्चा के तहत समस्या के लिए सर्वोत्तम प्रबंधन समाधान खोजना है। ऐसी बैठक में निर्णय आमतौर पर चर्चा के परिणामस्वरूप तैयार किए जाते हैं और मतदान के बाद लिए जाते हैं। ऐसी बैठक योजना के अनुसार आयोजित की जाती है: रिपोर्ट; वक्ताओं के लिए प्रश्न; बहस; निर्णय लेना।

ब्रीफिंग मीटिंग का कार्य आदेशों को संप्रेषित करना है आवश्यक जानकारीउनके तेज़ और अधिक कुशल निष्पादन के लिए नियंत्रण योजना के माध्यम से ऊपर से नीचे तक। ऐसी बैठक में नेता लिए गए प्रशासनिक निर्णयों को बैठक के ध्यान में लाता है।

परिचालन बैठकें तथाकथित नियोजन बैठकें, ग्रीष्मकालीन बैठकें, पांच मिनट की बैठकें हैं। वे देर नहीं कर रहे हैं. ऐसी बैठकों का कार्य उत्पादन की वर्तमान स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त करना है। ब्रीफिंग के विपरीत, परिचालन बैठक नियंत्रण योजना के साथ नीचे से ऊपर तक सूचना के हस्तांतरण को सुनिश्चित करती है। बैठक के प्रतिभागियों से नवीनतम जानकारी प्राप्त करने के बाद, प्रबंधक "अड़चनों" की उपस्थिति, बैकलॉग और विफलताओं के कारणों की पहचान करता है, यहां वह आवश्यक निर्णय लेता है, निर्देश देता है, उनके कार्यान्वयन के लिए समय सीमा निर्धारित करता है। परिचालन बैठक में कोई रिपोर्ट नहीं बनाई जाती है। मुख्य लक्ष्य उत्पादन की उन समस्याओं की पहचान करना है जिनके समाधान पर टीम के मुख्य प्रयासों को निर्देशित किया जाना चाहिए।

हालाँकि, किसी भी बैठक या सभा को आयोजित करने का मुख्य लक्ष्य सूचनाओं के सामूहिक आदान-प्रदान के बाद एक संयुक्त निर्णय लेना है, यानी एक निश्चित परिणाम प्राप्त करना है।

बैठकों और बैठकों का वर्गीकरण

बैठकें और बैठकें औपचारिक और अनौपचारिक होती हैं। किसी भी आयोजन को सफलतापूर्वक संचालित करने के लिए सबसे पहले उसके स्वरूप का निर्धारण करना आवश्यक है।

बैठक के प्रकारों को प्रबंधकीय कार्यों के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:

1. योजना बैठकें, जो संगठन की रणनीति और रणनीति के मुद्दों, योजनाओं के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक संसाधनों पर चर्चा करती हैं;

2. श्रम प्रेरणा पर बैठकें, जहां उत्पादकता और गुणवत्ता की समस्याएं, कर्मचारियों की संतुष्टि, कम प्रेरणा के कारण, इसे बदलने की संभावना, नैतिक और भौतिक प्रोत्साहन के मुद्दों पर चर्चा की जाती है;

3. आंतरिक संगठन पर बैठकें, जहां संगठन की संरचना, संरचनात्मक इकाइयों के कार्यों का समन्वय, प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल आदि के मुद्दे चर्चा का विषय बन जाते हैं;

4. कर्मचारियों की गतिविधियों की निगरानी के लिए बैठकें गतिविधियों के परिणामों, लक्ष्यों को प्राप्त करने, व्यवधान की समस्याओं, कम उत्पादकता पर चर्चा करने के लिए समर्पित हैं;

5. संगठन के लिए विशिष्ट बैठकें, जहां संगठन की स्थिति, नवाचारों और उनके कार्यान्वयन की संभावना, अस्तित्व की समस्याओं, प्रतिस्पर्धात्मकता, छवि, शैली के संबंध में प्रबंधन के परिचालन मुद्दों पर चर्चा की जाती है।

आयोजन की शैली के अनुसार बैठकों का वर्गीकरण भी है:

1. निरंकुश बैठकें, जहां केवल नेता को बोलने और निर्णय लेने का अधिकार होता है। इन बैठकों में प्रतिभागियों को प्रबंधक द्वारा पूछे गए प्रश्नों को सुनना चाहिए और उनका उत्तर देना चाहिए। ऐसी बैठकें तब आयोजित की जाती हैं जब प्रबंधक को अपने अधीनस्थों को सूचित करने या निर्देश देने की आवश्यकता होती है।

2. मुफ़्त बैठकों का कोई एजेंडा नहीं होता. उन्हें अध्यक्ष के बिना आयोजित किया जा सकता है। ऐसी बैठकें विचारों के आदान-प्रदान तक सीमित हो जाती हैं, जिन पर निर्णय तय नहीं होते हैं। ऐसी बैठक बातचीत या वार्तालाप के रूप में होती है।

3. चर्चा बैठकें - कुछ नियमों के अनुसार आयोजित बैठक के दौरान लोगों के समूह के सामूहिक कार्य के परिणामस्वरूप नए विचार उत्पन्न करके और प्रस्तावित समाधानों का विश्लेषण करके किसी भी मुद्दे पर निर्णय प्राप्त करने का एक तरीका। अभिलक्षणिक विशेषताइस पद्धति में व्यक्त विचारों की आलोचना एवं मूल्यांकन का अभाव है।

एक आधिकारिक कार्यक्रम की स्पष्ट रूप से परिभाषित स्थिति होती है और इसे स्थापित नियमों के अनुसार आयोजित किया जाता है। ऐसी बैठक में विशेष रूप से आमंत्रित लोग हमेशा मौजूद रहते हैं। आयोजन के मुख्य घटक:

1. एजेंडा (चर्चा किए जाने वाले मुद्दों की सूची);

2. रिपोर्ट (मुद्दों का सार बताते हुए);

3. भाषण (एजेंडा मदों की चर्चा);

4. संशोधन (चर्चा में किए जाने वाले प्रस्तावित परिवर्तनों की चर्चा);

5. बहस (चर्चा आयोजित करना);

7. एक प्रोटोकॉल तैयार करना (घटनाओं का एक लिखित विवरण);

8. विविध (उन मुद्दों पर चर्चा जो एजेंडे में नहीं थे)।

अनौपचारिक बैठकों में लोग अधिक सहज महसूस करते हैं, लेकिन आपको ऐसे आयोजनों के लिए भी तैयारी करनी चाहिए। अनौपचारिक बैठकों के लिए आपको चाहिए:

1. चर्चा के लिए विषयों की सूची;

2. आयोजन का मेजबान;

3. समझौतों का प्रोटोकॉल।

से अधिक में अनौपचारिक कार्यक्रम होते हैं शांत वातावरण, लेकिन फिर भी आपको यह याद रखना होगा कि केवल एक सुव्यवस्थित बैठक या बैठक ही सकारात्मक परिणाम देती है।

प्रत्येक बैठक में एक एजेंडा होना चाहिए जिसकी योजना पहले से बनाई जानी चाहिए। एजेंडा समय बचाने में मदद करता है और लंबे समय तक गौण मुद्दों पर ध्यान केंद्रित नहीं करता है।

एक अच्छी तरह से तैयार एजेंडा में शामिल हैं:

*बैठक का उद्देश्य, तिथि, समय और स्थान;

*आमंत्रित व्यक्तियों की सूची;

*चर्चित समस्याओं की सूची;

* मुख्य विषय;

* मिश्रित;

*अगली बैठक की तारीखें।

व्यवसायबैठक - निर्णय के विकास और अपनाने के लिए विचारों के आदान-प्रदान के माध्यम से इच्छुक व्यक्तियों के समूह की संगठित, उद्देश्यपूर्ण बातचीत का एक रूप।

1. द्वारा सार्वजनिक जीवन के क्षेत्र से संबंधितआवंटित करें: प्रशासनिक, वैज्ञानिक या वैज्ञानिक और तकनीकी, राजनीतिक, ट्रेड यूनियन और संयुक्त बैठकें।

2. द्वारा प्रतिभागियों को आकर्षित करने का पैमाना:अंतर्राष्ट्रीय, रिपब्लिकन, शाखा, क्षेत्रीय, क्षेत्रीय, शहर, जिला, आंतरिक।

3. द्वारा कार्यक्रम का स्थान:स्थानीय और आउटबाउंड.

4. द्वारा धारण की आवृत्ति:एकमुश्त, स्थायी, आवधिक।

5. द्वारा प्रतिभागियों की संख्या:एक संकीर्ण रचना में (5 लोगों तक), एक विस्तारित रचना में (20 लोगों तक), प्रतिनिधि (20 से अधिक लोग)।

6. द्वारा मुख्य कार्य:शिक्षाप्रद, परिचालन (योजना), समस्याग्रस्त।

8. द्वारा प्रतिभागियों की दूरी:आमने-सामने और इंटरकॉम (स्वचालित टेलीफोन एक्सचेंजों का उपयोग करना जो प्रमुख और उनके कार्यस्थलों पर स्थित बैठक प्रतिभागियों के बीच संबंध स्थापित करता है)।

प्रबंधन सिद्धांत उनके उद्देश्य के अनुसार बैठकों और बैठकों के निम्नलिखित वर्गीकरण का प्रस्ताव करता है:

■ जानकारीपूर्ण साक्षात्कार.प्रत्येक प्रतिभागी मामलों की स्थिति के बारे में संक्षेप में प्रमुख को रिपोर्ट करता है, जो लिखित रिपोर्ट प्रस्तुत करने से बचाता है और सभी को संस्था में मामलों की स्थिति का अंदाजा लगाने का अवसर देता है;

■ निर्णय लेने के लिए बैठक.विभिन्न विभागों का प्रतिनिधित्व करने वाले प्रतिभागियों की राय का समन्वय, इसके अंतर्गत-

किसी विशिष्ट समस्या पर निर्णय लेने के लिए संगठन का विभाजन; ■ रचनात्मक बैठक.नए विचारों का उपयोग, गतिविधि के आशाजनक क्षेत्रों का विकास। कोई भी बैठक और बैठक तभी प्रभावी होती है जब वे व्यावसायिक संचार की प्रक्रिया में मानव व्यवहार के नैतिक रूप से उन्मुख मानकों के अनुपालन में आयोजित की जाती हैं। एम. ब्रिमध्यान दें कि चर्चा में दूसरों की राय का सम्मान करना आवश्यक है, भले ही पहली नज़र में यह बेतुका लगे।

व्यावसायिक बैठकों में 7-9, अधिकतम 12 लोग शामिल हो सकते हैं, बड़ी संख्या में प्रतिभागी पहले से ही कार्य कुशलता को कम कर सकते हैं। चर्चा का विषय पूर्व निर्धारित होना चाहिए ताकि प्रतिभागी पेशेवर रूप से तैयारी कर सकें, अपने प्रस्तावों पर विचार कर सकें, यहां तक कि प्रासंगिक रिपोर्ट भी तैयार कर सकें। "गोलमेज" के रूप में प्रतिभागियों की स्थानिक व्यवस्था बातचीत को बढ़ाने के लिए महत्वपूर्ण है। बैठक के नेता को पहले आशा व्यक्त करनी चाहिए कि बैठक व्यवसायिक और रचनात्मक होगी, बैठक के दौरान नियमों का पालन करें, वक्ताओं को चर्चा के तहत विषय के ढांचे के भीतर "रखें", "निष्क्रिय" को शामिल करें, "बातूनी" को रोकें ”, उस क्रम को निर्धारित करना जिसमें शब्द दिए गए हैं, आवश्यक प्रश्न पूछना, व्याख्या करना और मध्यवर्ती परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करना, बैठक पर अंतिम टिप्पणी देना। यह याद रखना चाहिए कि एक व्यावसायिक बैठक में विषय पदों की आलोचना करने की संभावना निहित होती है, न कि इसे व्यक्त करने वाले की व्यक्तिगत विशेषताओं की, और नियम का पालन करने की अनुशंसा की जाती है: पहले पदों के संयोग पर ध्यान दें, और फिर अंतर पर चर्चा करें समस्या को हल करने के लिए विभिन्न स्थितियों और दृष्टिकोणों के बीच, प्रत्येक विकल्प के फायदे और नुकसान पर दृढ़तापूर्वक बहस करना। यदि आप आलोचना की चपेट में आते हैं, तो अपने ऊपर किए गए हमले को समस्या पर हमले में बदलना उपयोगी होता है: "मुझे खुशी है कि आप उसी मुद्दे के बारे में चिंतित हैं और आप सबसे अच्छा समाधान खोजने की कोशिश कर रहे हैं ..."। मुख्य बात विवाद को जीतना नहीं है, बल्कि समस्या को सुलझाने की दिशा में आगे बढ़ना है। अपनी स्थिति को एकमात्र संभव और एकमात्र सत्य के रूप में नहीं मानना महत्वपूर्ण है, बल्कि एक अलग राय को समझने और यहां तक कि स्वीकार करने में सक्षम होना, एक अलग राय के लिए पारगम्य होना भी महत्वपूर्ण है। प्रतिभागियों की निष्क्रियता को दूर करने के लिए निम्नलिखित का उपयोग किया जा सकता है: 1) एक मंडली में कथन या 2) विचार-मंथन विधि। विचारों का टकराव दो रूप ले सकता है: प्रतिस्पर्द्धीया कॉप-सहयोगी. विचारों की प्रतिस्पर्धा में शत्रुता को कम करने के लिए, सुलह आयोग या समूह बनाए जा सकते हैं, जिसमें विरोधी विचारों वाले प्रतिभागियों को शामिल किया जा सकता है, जो उन बिंदुओं को निर्धारित करें जिन पर उनकी राय मिलती है, किसी और की स्थिति में ऐसे बिंदु खोजें जो उन्हें पसंद हों या उनके लिए उपयोगी हो सकते हैं समस्या का इष्टतम समाधान।

व्यावसायिक बैठकें अक्सर निर्देशात्मक प्रकृति की होती हैं, जब "अभिभावक" की स्थिति से नेता समस्या के एकमात्र समाधान के रूप में अपनी राय बताता है और "बच्चे" की स्थिति से अन्य प्रतिभागी निष्पादन के लिए इस निर्णय को स्वीकार करते हैं। सबसे प्रभावी व्यावसायिक बैठकें हैं जो "वयस्क - वयस्क" की स्थिति से समान बातचीत की प्रकृति में कॉलेजियम हैं। हालाँकि, ऐसे हेरफेर भी होते हैं जब बाहरी तौर पर बातचीत "वयस्क - वयस्क" के रूप में की जाती है, लेकिन वास्तव में "माता-पिता - बच्चे" के रूप में की जाती है, यानी। ऐसा प्रतीत होता है कि नेता हर किसी को बोलने के लिए कहता है, यहां तक कि चुप रहने वालों को भी, लेकिन सभी के बोलने के बाद, नेता, सभी की व्याख्या करते हुए, आवश्यक लहजे रखता है और, परिणामस्वरूप, वह निर्णय लेता है जिसकी उसे आवश्यकता होती है, जिससे प्रतिभागियों को इस निर्णय को निष्पादित करने के लिए बाध्य किया जाता है। वास्तव में "बच्चे" की स्थिति से.

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