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Organizzazione e svolgimento di meeting. Riunioni e riunioni, caratteristiche generali e speciali

§1. Incontro come tipo di organizzazione della comunicazione aziendale di un gruppo

Riunione d'affari (riunione)- interazione comunicativa orale di un gruppo di persone (collettivo). Questo tipo di comunicazione combina vari generi: monologo oratorio (introduttivo e ultima parola presentatore, discorsi dei partecipanti, relazione), conversazione (scambio di informazioni, promozione e discussione di idee durante il brainstorming), discussione.

L'efficacia dell'incontro dipende in gran parte dal talento dell'organizzatore, dalle sue capacità linguistiche e manageriali. Spesso l'incontro è condotto dal leader stesso.

Si distinguono i seguenti compiti principali delle riunioni di lavoro:

1) Scopri, analizza lo stato delle cose (come si sta realizzando il piano, cosa sta succedendo nella squadra ...); scambiare informazioni sulla questione in discussione, coordinare gli sforzi e trarre conclusioni organizzative. Queste attività corrispondono al tipo di raccolta di informazioni.

2) Informare il team sulla ricerca di soluzioni ai problemi, sulla nuova esperienza e sulle possibilità della sua attuazione, per convincere i dipendenti della correttezza della politica economica perseguita. Per risolvere questi problemi è previsto un incontro esplicativo o un incontro - briefing.

3) Trovare una soluzione collettiva al problema, produrre, raccogliere idee. Questo è un tipo di incontro: problematico o "brainstorming".

4) Selezionare e prendere decisioni costruttive. Questo è il compito dell'incontro: il decisore.

5) Fornire ai partecipanti le conoscenze necessarie, migliorare le loro capacità. Questo tipo è chiamato conferenza o riunione di formazione.

Se il leader è interessato a un contatto costante con il team, organizza incontri regolari. A seconda della periodicità dell'incontro, può essere anche una tantum e periodico.

§2. Fasi di preparazione e svolgimento di una riunione

Un incontro è una comunicazione di gruppo gestita, organizzata. Il suo successo dipende al 90% dalla preparazione, dalla riflessione sugli elementi strutturali della fase comunicativa e dalla successiva valutazione e autovalutazione.

Fase precomunicativa	Fase di comunicazione	post-comunicativo
1. Scoprire la necessità di un incontro.	1. Osservazioni introduttive del presidente.	Analisi di montaggio.
Tema e obiettivo 2.Formulirovka.	2. Discussione del problema (messaggi, conversazione o discussione).
3. Sviluppo dell'ordine del giorno, progetti di decisione.	3. Processo decisionale (facoltativo).
4.Identificazione e preparazione dei partecipanti.	4. Il monologo finale del presidente.
5. Appuntamento dell'ora e del luogo dell'adunanza.

La preparazione per una riunione inizia con la determinazione della sua necessità. Si consiglia di utilizzare questo complesso tipo di lavoro se non ci sono alternative, come, ad esempio, una conversazione, una decisione di una dirigenza superiore, un'associazione con altre riunioni. Dopo aver deciso di organizzare un processo di discussione collettiva, ne vengono chiariti l'argomento e lo scopo. Evidenziando e raggruppando i problemi, viene sviluppata un'agenda. Scegliendo la sequenza di considerazione delle domande, procedi da motivi psicologici. Gli argomenti più “difficili” che richiedono una discussione e un'elaborazione prolungate si collocano al meglio nel secondo terzo dell'incontro, quando la prestazione fisica e mentale del gruppo raggiunge il suo apice. I temi attuali o urgenti che non richiedono molto tempo possono essere affrontati per primi, e alla fine si possono lasciare gli argomenti più “semplici” o quelli più interessanti.

In termini generali, è necessario predisporre, magari convocando a tal fine una commissione, una bozza di decisione. Consiste spesso in un “questionario”, per ogni punto al quale i partecipanti daranno risposte specifiche durante l'incontro.

Il passo successivo è determinare la composizione quantitativa e qualitativa del pubblico e preparare i partecipanti.

Non è necessario invitare a ogni riunione i capi di tutti i dipartimenti. Di solito sono coinvolti i funzionari più competenti sul problema in discussione. È necessario determinare se i comunicanti rappresentano un'ampia gamma di opinioni o formano un gruppo coeso con le stesse opinioni. In base al numero di partecipanti, le riunioni possono essere ristrette (fino a 5 persone), estese (fino a 20 persone) e rappresentative (oltre 20 persone). I piccoli gruppi sono coesi, altamente produttivi, ma è difficile avviare una conversazione al loro interno, c'è il rischio di prendere decisioni inaffidabili. I grandi, di regola, prendono decisioni ponderate basate su molti punti di vista, ma è difficile raggiungere un consenso in esse, è necessario un controllo rafforzato, c'è il pericolo che emergano gruppi, pressioni su " sabotatori". Il numero ideale di partecipanti per una riunione aziendale interna va da 6 a 9. Tutti i dipendenti devono conoscere in anticipo l'argomento, lo scopo, l'ordine del giorno e i materiali e i documenti necessari.

Il momento migliore per tenere una riunione, secondo la ricerca ergonomica, è la tarda mattinata (alle 11:00 di mercoledì o giovedì). Un giorno specifico della settimana è riservato alle riunioni periodiche.

La sede, di regola, è l'ufficio del capo dell'organizzazione. Tuttavia, è meglio convocare le riunioni in una sala appositamente attrezzata. Deve avere una buona acustica, isolamento acustico, ventilazione, temperatura dell'aria normale (+ 19 ° C), mobili comodi per il lavoro. La disposizione ottimale dei partecipanti è a distanza di un braccio l'uno dall'altro su un tavolo trapezoidale.

Durata appropriata dell'attività mentale congiunta un largo numero persone - 40 - 45 minuti. Se le circostanze del caso richiedono più tempo, dopo 40 minuti viene annunciata una pausa di dieci minuti. Le regole sono stabilite all'inizio della riunione. Di solito, i discorsi di apertura e chiusura dell'ospite, così come tutti i discorsi, sono programmati per 10 minuti. In osservazioni introduttiveè necessario delineare in modo chiaro ed estremamente concreto, brevemente, i problemi discussi e richiamare ancora una volta l'attenzione dei presenti sul fine ultimo dell'incontro. Per creare uno stimolo alla discussione, si può sottolineare il significato pratico delle domande e impostare una serie di compiti specifici per il pubblico. Uno dei requisiti più importanti per il presidente della riunione è di non imporre la sua posizione agli altri partecipanti fin dall'inizio. La posizione attribuisce un peso speciale alle parole del manager e quei dipendenti che hanno opinioni opposte potrebbero semplicemente non osare esprimerle per non contraddire le autorità. Dobbiamo cercare di assumere una posizione neutrale, esprimere la nostra opinione dalla terza persona o formularla come una domanda. È opportuno iniziare l'incontro più serio con un'osservazione inaspettatamente interessante e persino uno scherzo. È molto efficace se la frase, il pensiero che apre l'incontro, sarà usata alla sua conclusione. Rivolgendosi, il leader chiama i partecipanti per nome - il patronimico, se possibile, sottolinea la loro esperienza e competenza nella questione pertinente. Il presidente dovrebbe essere estremamente attento non solo all'essenza del discorso, ma anche a come ciascuno di essi si inserisce nella struttura generale, come funziona per raggiungere l'obiettivo prefissato; porta di lato. L'organizzatore segue le regole, durante e dopo l'esame di ogni problema riassume brevemente le prestazioni. Ciò ti consente di assicurarti che tutti i presenti capiscano chiaramente cosa in questione che erano stati compiuti alcuni progressi nella discussione. Se l'oratore va oltre lo scopo della domanda, fermalo diplomaticamente. La valutazione critica delle proposte viene data subito dopo il discorso o, se si utilizza il metodo del brainstorming, dopo che tutte le idee sono state espresse.

La prossima possibile fase della riunione è il processo decisionale. Viene letta una bozza di decisione pre-preparata e i partecipanti alla riunione apportano le proprie modifiche, adottandola in base ai risultati della votazione. Dopo che la decisione è stata presa, vengono determinate le persone che ne esercitano l'esecuzione e il controllo.

Alla fine dell'incontro, il leader può invitare tutti ad attuare quei piani, programmi, per raggiungere gli obiettivi a cui sono giunti alla fine; riassumere brevemente la discussione; elogiare le idee di maggior successo, le prestazioni aziendali; grazie a tutti per il lavoro produttivo.

Il ricercatore di incontri inglese Elan Barker ritiene giustamente che l'analisi costante delle discussioni collettive in corso porti al profitto. La valutazione dovrebbe essere obiettiva, formulata da tutto il gruppo in una riunione separata, al di fuori della riunione. Puoi chiedere ai partecipanti di compilare un questionario utilizzando la cosiddetta scala mobile per le risposte: (no) 1 2 3 4 5 6 (Sì):

Era necessario un incontro?

Il suo scopo è chiaro?

Era adatto allo scopo?

Sei d'accordo che la durata e la tempistica erano convenienti?

Sei rimasto soddisfatto della posizione?

Hai ricevuto l'ordine del giorno e i documenti in tempo?

Tutti i punti all'ordine del giorno sono stati definiti?

I presenti erano competenti?

Il presidente ha esercitato un controllo adeguato?

Sei soddisfatto del processo decisionale?

L'analisi dell'assemblea può essere svolta in modo più efficace se viene coinvolto un esperto indipendente. Sarà in grado di valutare in modo imparziale cosa sta andando bene e cosa deve essere cambiato.

Un manager alle prime armi può analizzare la comunicazione collettiva in modo indipendente secondo lo schema:

1. Qual è il tipo di incontro a seconda dello scopo?

2. Il tema e i sottotemi (agenda) sono ben formulati?

3. Quando è prevista la considerazione della questione più difficile?

4. Il luogo, l'orario, il numero e la composizione dei partecipanti sono adeguati?

5. Cosa dice il conduttore nel suo discorso di apertura?

6. Quale regolamento viene adottato?

7. Quali sono le azioni discorsive organizzative del leader durante il dialogo?

8. Tutti i presenti partecipano alla discussione?

9. Quali decisioni sono state prese?

10.Come ha concluso l'incontro l'ospite?

11. Il protocollo è redatto correttamente?

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CONcontenuto

introduzione
1.1. Il concetto di "riunione" e "sessione"
1.2. Organizzazione dell'incontro
1.3. Tipologie e svolgimento delle riunioni
1.4. Migliorare l'efficienza delle riunioni e delle sessioni
Conclusione

introduzione

Soggetto lavoro di controllo"Riunioni e riunioni, segni generali e speciali".

Tra tipi diversi le attività del capo della maggior quantità di tempo, e con una separazione dal resto del lavoro, assorbono le riunioni.

Lo scopo del lavoro di controllo è quello di considerare le caratteristiche generali e speciali di riunioni e riunioni.

In accordo con questo obiettivo, sono stati definiti i seguenti compiti:

1. Considera i concetti di riunione e riunione.

2. Prendi in considerazione l'organizzazione di incontri e riunioni.

3. Considerare le principali opportunità per migliorare l'efficienza di riunioni e riunioni.

L'oggetto è una forma di processo decisionale collettivo.

Oggetto: incontro e incontro.

Tranne conversazioni d'affari e trattative commerciali, nella pratica aziendale sono diffuse forme speciali di conduzione di conversazioni d'affari: le riunioni, che sono un modo per una discussione collettiva aperta su determinate questioni.

Lo stile di lavoro del manager è in gran parte determinato dal possesso della "saggezza" di tenere vari tipi di riunioni e riunioni, che occupano una parte significativa dell'orario di lavoro e riguardano funzioni di gestione diretta.

Un atteggiamento responsabile nei confronti di queste attività è dettato non solo dall'efficacia o dall'inefficacia del loro impatto su ulteriori attività istituzioni, organizzazioni, ma anche la quantità di tempo trascorso da un gran numero di partecipanti presenti all'incontro.

La discussione collettiva come forma conversazione d'affari ha molti aspetti positivi. In primo luogo, aumenta l'efficienza del pensiero. Il proverbio russo "la mente è buona, ma due è meglio" non è nato da zero, contiene significato profondo. In effetti, l'originalità del pensiero umano sta nel fatto che è particolarmente efficace nelle condizioni di attività intellettuale congiunta, poiché i risultati intellettuali non si sommano, ma si moltiplicano. È noto che la maggior parte delle idee fruttuose sono nate durante lo scambio collettivo di pensieri.

In secondo luogo, durante l'incontro, la comunità creativa dei lavoratori viene rafforzata, gli interessi dei singoli lavoratori sono inclusi in un unico sistema di compiti collettivi e vengono migliorate anche le capacità imprenditoriali dei suoi partecipanti. In terzo luogo, nel lavoro mentale congiunto, viene rivelato potenziale creativo ognuno di loro. Kuzin F. A. Cultura della comunicazione d'impresa: una guida pratica. -- 6a ed., rivista. e aggiuntivi - M.: Os-89, 2002.- p. 195

Durante la scrittura del lavoro sono stati utilizzati materiali didattici autori come F. A. Kuzin, V. M. Chizhikov e altri.

1. Riunioni e riunioni, segni generali e speciali

1.1 Il concetto di "riunione" e "sessione"

Un incontro è una forma di elaborazione di decisioni collettive sulle questioni più importanti della vita di un'istituzione o di un'organizzazione. Alle riunioni partecipano i rappresentanti dei vari dipartimenti dell'ente che sono interessati a risolvere i problemi all'ordine del giorno. Le riunioni possono essere ampliate (in base al numero di partecipanti) e limitate (una ristretta cerchia di partecipanti alla riunione).

Un incontro è anche una forma di discussione collettiva e risoluzione di problemi, tuttavia, si riferisce principalmente al lavoro di entità permanenti (organi) create all'interno di un'istituzione o in termini aziendali con altre istituzioni e organizzazioni.

A titolo di esempio si possono citare: collegi, consigli di amministrazione, plenum, la Duma di Stato, il Consiglio della Federazione, il Consiglio di sicurezza, ecc. Questi organi hanno una composizione relativamente costante dei loro membri, lavorano su base continuativa, con una certa frequenza dei loro incontri.

Capi e specialisti di altre istituzioni e organizzazioni, rappresentanti dell'amministrazione, organizzazioni pubbliche città, quando si risolvono problemi che esulano dalla competenza di un'istituzione.

Riunioni - riunioni strettamente professionali per affrontare principalmente questioni organizzative (ad esempio, una riunione del comitato sindacale, una riunione del presidio, ecc.). Smirnov E.A. Sviluppo delle decisioni di gestione: libro di testo per le università. M: UNITÀ-DANA, 2002. p. 20

Un incontro è solitamente richiesto nelle seguenti circostanze:

Formazione di una posizione comune in relazione a un problema complesso;

Discussione di opinioni private e preparazione di decisioni;

La trasmissione di questo tipo di informazioni che richiede chiarimenti e riguarda molti;

Formazione di nuovi compiti;

Sviluppo di promettenti soluzioni significative;

Risolvere situazioni uniche e problematiche;

Coordinazione;

Risolvere problemi urgenti; risolvere problemi che modificano l'attuale divisione del lavoro.

Succede che l'incontro non sia già opportuno nelle sue basi e quindi serva da motivo di insoddisfazione dei suoi partecipanti:

Debolezza del lavoro individuale;

Incertezza nella divisione del lavoro;

Struttura inappropriata delle relazioni ufficiali;

Stile di leadership autocratico;

Tradizioni radicate;

Debole desiderio di cooperazione nell'organizzazione;

Il desiderio di alcuni dipendenti di distinguersi;

Rinviare la soluzione del problema fino a quando la situazione richiede un incontro;

Incertezza nella distribuzione delle istruzioni;

La cosiddetta assemblea regolamentata (su richiesta dell'alta dirigenza);

La segreteria forma una lettera ai responsabili della preparazione dei materiali per la riunione. Contestualmente, per ogni punto all'ordine del giorno, vengono indicati tutti gli esecutori e viene assegnato l'esecutore responsabile (il primo dell'elenco). La lettera riceve un numero di registrazione nel sistema. Lo scopo principale della lettera è quello di trasmettere agli esecutori responsabili il contenuto dell'ordine del giorno della riunione e il termine per la preparazione dei materiali necessari per la riunione. La lettera è stampata e firmata dal responsabile. Successivamente, la segreteria predispone, utilizzando il sistema, le lettere a tutti gli esecutori responsabili, stampando sulle copie della lettera firmata la posizione e il nome dell'esecutore responsabile. Ciascuno degli esecutori responsabili prepara i materiali per la riunione, tra i quali è obbligatorio un progetto di decisione su un punto specifico della riunione.

Il progetto di decisione include attributi richiesti, Come:

- per quale riunione è in preparazione la bozza di decisione;

- per quale punto all'ordine del giorno è in preparazione il progetto di decisione;

- ripetizione del nome dell'articolo;

- chi prepara il progetto di decisione;

L'ordine del giorno della riunione è approvato con la firma dell'ordine del giorno. Successivamente, la segreteria invia un invito alla riunione e un pacchetto di materiali per la riunione, che è l'ordine del giorno approvato, i progetti di decisione e i riferimenti.

Immediatamente prima dell'inizio della riunione, un pacchetto di documenti viene distribuito a coloro che non l'hanno ancora ricevuto. A seguito dei risultati della riunione, viene redatto un protocollo. Nel protocollo vengono inserite le seguenti informazioni:

- data di;

- ufficiale in servizio;

- i presenti, raggruppati per posizione;

- nome dell'argomento (punto all'ordine del giorno);

- nomi dei relatori;

- preambolo (può essere omesso);

- decisioni su questioni sotto forma di elenco numerato.

1.3 Tipologie e svolgimento delle riunioni

Gli incontri di lavoro sono molto diversi. Di solito ci sono i seguenti tipi:

- dittatoriale (il capo ha diritto di voto, il resto ascolta in silenzio, ricevendo spesso rimproveri dal capo);

-- autocratico (condotto in modalità interattiva, quando il leader pone domande a ciascun partecipante e riceve risposte);

- segregativo (quando è prevista la relazione del capo e gli interventi dei subordinati da lui nominati);

- discutibile (sono caratterizzati da libero scambio pareri, viene presa una decisione, che viene presa dal voto dei partecipanti, seguita dall'approvazione del capo);

- gratuito (si tratta di riunioni senza un ordine del giorno chiaro e senza un presidente. Molto spesso lo sono parte integrale riunioni quando la discussione di qualsiasi problema ha raggiunto un punto morto. In questo caso, il presidente dell'assemblea annuncia una lunga pausa, durante la quale sorgono spontanei incontri dietro le quinte).

Nelle condizioni del sistema di comando amministrativo nel nostro paese, venivano solitamente utilizzati i primi tre tipi di riunioni di lavoro, il cui significato principale era che i leader informavano solo gli invitati delle loro decisioni o istruzioni del partito e delle organizzazioni superiori , mentre l'essenza dell'incontro di lavoro è garantire una discussione libera e sviluppare una soluzione comune basata su un'ampia considerazione delle opinioni, comprese quelle che non corrispondono al punto di vista dell'amministrazione.

Molto spesso, le riunioni di lavoro si tengono per i seguenti motivi: in primo luogo, se è necessario prendere una decisione collettiva basata sull'uguale diritto di tutti di esprimere e giustificare la propria opinione; in secondo luogo, a condizione che la soluzione del problema incida contemporaneamente sugli interessi di più divisioni strutturali dell'organizzazione o dell'azienda; in terzo luogo, nel caso in cui per risolvere la questione sia necessario utilizzare le opinioni di vari gruppi di lavoratori.

La pratica della vita lavorativa mostra che le riunioni di lavoro sono più efficaci delle semplici decisioni amministrative di una ristretta cerchia di dirigenti. Tuttavia, le adunanze non sufficientemente preparate e mal condotte, convocate in ogni occasione, causano un grave danno, in quanto divorano il tempo prezioso delle persone, strappandole al loro lavoro principale. Pertanto, prima di convocare tali riunioni, si dovrebbe prendere in considerazione la necessità di tale iniziativa. È probabile che il problema proposto all'esame non richieda affatto una soluzione immediata. Inoltre, il manager, ad esempio, vuole solo informare i dipendenti su qualcosa. In questo caso, puoi facilmente fare a meno di un incontro.

Ma se lo svolgimento di una riunione è comunque riconosciuto come opportuno, allora, prima di tutto, è necessario prepararlo con cura. Questa formazione e la procedura per la sua attuazione dovrebbero essere progettate in modo tale che il modo migliore il compito principale è stato risolto, per amore del quale si tiene l'incontro stesso.

Quando si determina l'ora di inizio della riunione, è necessario tenere conto del ritmo del lavoro. Per non costringere le persone a passare all'infinito da un tipo di lavoro all'altro durante la giornata, è consigliabile tenere riunioni all'inizio o alla fine della giornata lavorativa o dopo la pausa pranzo. Tenendo conto del tempo complessivo impiegato - cioè del tempo necessario non solo per l'incontro stesso, ma anche per la raccolta, i trasferimenti, il rientro e l'inserimento nel lavoro - l'inizio e la fine dell'incontro dovrebbero essere pianificati in modo che non vi siano Tempo segmenti “vuoti”: se termina 15 minuti prima della pausa pranzo, saranno sicuramente minuti persi.

È necessario avvisare in anticipo i partecipanti alla riunione e familiarizzare con l'ordine del giorno, con tutti i materiali giusti in modo che le loro esibizioni siano pensate in anticipo. Kuzin F. A. Cultura della comunicazione d'impresa: una guida pratica. -- 6a ed., rivista. e aggiuntivi - M.: Os-89, 2002.- p. 197

Come dimostra l'esperienza, gli incontri di lavoro non sempre portano l'effetto desiderato a causa del fatto che molti manager non immaginano chiaramente la tecnologia della loro organizzazione e condotta. In un certo numero di casi, le riunioni di lavoro sono convocate troppo spesso e mal preparate; troppe persone sono coinvolte nella loro attuazione, e certamente i “primi” leader; una durata irragionevole delle riunioni ne riduce l'efficacia; infine, le decisioni che vengono prese durante le riunioni di lavoro sono spesso poco formalizzate e poco controllate nel processo di attuazione, il che riduce notevolmente la loro efficacia, il che rende necessario incontrarsi nuovamente sulle stesse questioni.

Incontro di lavoro - un modo per coinvolgere la mente collettiva nello sviluppo soluzioni ottimali su questioni di attualità e più complesse che sorgono nell'impresa. Il processo di gestione in questo senso si riduce a tre fasi principali:

- raccolta ed elaborazione delle informazioni;

- coordinamento delle attività di tutti i reparti della società e di tutti i dipendenti;

- il processo decisionale.

Tranne il tuo destinazione diretta, ciascuno è razionale incontro organizzato risolve anche un importante problema educativo. Durante la riunione, i dipendenti imparano a lavorare in gruppo, ad adottare un approccio globale alla soluzione compiti comuni raggiungere compromessi, acquisire una cultura della comunicazione, ecc. Per alcuni dipendenti, partecipare a una riunione di lavoro è l'unica opportunità per vedere e ascoltare i leader livelli superiori gestione. Inoltre, durante un incontro di lavoro, al manager viene data l'opportunità di mostrare il suo talento manageriale. Kabushkin N.I. Gestione del turismo: Proc. indennità. - Minsk: BSEU, 2000. - p. 437

1.4 Migliorare l'efficienza delle riunioni e delle riunioni

Nelle istituzioni e nelle organizzazioni legate alla sfera socio-culturale, non è spesso possibile trovare organi di gestione appositamente creati. In queste istituzioni, gli enti pubblici di autogoverno sono spesso creati sotto forma di consigli pubblici per la conservazione e il restauro dei monumenti storici e culturali, per lo sviluppo arte popolare e artigianato, organizzazione del lavoro con bambini e adolescenti, ecc.

Alcuni manager, giustamente e non senza ironia, ad esempio, affermano che lo scopo nascosto di molti incontri risiede nel desiderio del manager di condividere la responsabilità di prendere una decisione impopolare, rischiosa, difficile o errata. Seriamente parlando, le riunioni si tengono non solo perché il leader non può o non vuole prendere decisioni da solo.

Lo scopo degli incontri è coordinare gli sforzi dei dipendenti, dare e ricevere informazione necessaria, prendere le decisioni necessarie (tralasciando i casi in cui le riunioni si tengono per il bene delle riunioni stesse, quando non c'è un obiettivo chiaro, un ordine del giorno specifico, ma c'è un desiderio di comunicazione, un desiderio di "riunirsi e discutere") .

L'incontro non sarà produttivo se il leader non determina in anticipo la composizione dei partecipanti. La tendenza alle grandi riunioni, il desiderio di invitare quante più persone possibile non sempre danno il risultato desiderato. incontro incontro

Gli specialisti che non sono direttamente collegati ai punti all'ordine del giorno dell'assemblea perdono il diritto tempo di lavoro invano. Inoltre, un aumento del numero di invitati complica la comunicazione tra i partecipanti alla riunione, provoca deviazioni dalla discussione delle questioni dichiarate, riduce la capacità di utilizzare le capacità di tutti i partecipanti e rende difficile prendere decisioni.

La pratica dimostra che il successo dell'incontro è determinato dalla scelta esatta dell'ora e del luogo in cui si terrà. L'ora del giorno della riunione dovrebbe essere fissata in base alla capacità dei suoi potenziali partecipanti. È più ragionevole fissare un incontro mezz'ora prima della pausa pranzo o prima della fine della giornata lavorativa.

Le regole nascoste della fine dell'incontro costringeranno i partecipanti a non essere distratti da domande a margine, a non essere prolissi, a tenere traccia del tempo. Ogni leader decide quanto tempo durerà l'incontro. La maggior parte delle persone pensa che un'ora sia sufficiente per qualsiasi incontro, ma a seconda del numero di domande e della loro importanza, il periodo di tempo può variare.

E un leader esperto fisserà sempre l'ora di fine della riunione, la durata dei discorsi, determinerà le regole per discutere ogni questione.

L'assenza di un orario rigido, di regola, non porta alla concentrazione dell'attenzione dei partecipanti alla riunione, e il numero di parole aumenta in proporzione al tempo a disposizione.

Completare la discussione delle questioni al momento giusto insegna alle persone a trovare rapidamente le giuste soluzioni, discipline e, allo stesso tempo, dà loro l'opportunità di pianificare il proprio tempo, sapendo esattamente quando finirà l'incontro.

I problemi individuati devono essere considerati solo come limitazioni esterne, il cui superamento non è sufficiente per riunioni efficaci.

I problemi profondi sono inerenti al leader stesso, alla sua conoscenza, esperienza, abilità, stile di leadership verificato e presenza di un obiettivo chiaramente definito.

Il fatto è che il costo in termini materiali di alcune riunioni è tre volte superiore (lavoro preparatorio, stipendi dei partecipanti, spese generali, spese di viaggio, Tempo perso viaggio di andata e ritorno e la riunione stessa) rispetto ai risparmi che potrebbero derivare dalle loro decisioni. Con l'intenzione di tenere una riunione, il manager deve assicurarsi che i costi previsti non superino almeno i benefici previsti.

Il tempo trascorso invano alle riunioni è legato non solo alla loro durata ingiustificata, ma anche per molti aspetti all'incapacità del presidente di avviarle in tempo.

Ogni dipendente nominerà molti esempi in cui le riunioni sono iniziate 15-20 minuti dopo l'orario stabilito. Tutti sanno che bisogna iniziare in orario, ma ci sono sempre motivi per aspettare un po'. Il leader attende che tutti si riuniscano, assecondando i partecipanti in ritardo.

Ci sono poche persone del genere, ma sembrano dettare le loro condizioni al resto. Le volte successive e successive la trama si ripete con gli stessi personaggi, abituando gradualmente il resto a questo. Riempiendo il tempo di attesa, il presidente avvia una conversazione con uno dei presenti su un fatto insignificante o eventi recenti, coinvolgendo tutti gli altri in una conversazione improduttiva.

Quindi, l'insensata perdita di tempo dovuta all'indisciplina dei singoli partecipanti alla riunione deve essere fermata dal leader, e questo richiede solo la determinazione a smettere di parlare quando è il momento di iniziare la riunione. Coloro che sono in ritardo per la prima e la seconda volta si “accenderanno” e si ritroveranno in minoranza, e la terza volta arriveranno puntuali o non saranno invitati perché non necessari.

Fare in modo che le persone si riuniscano in tempo e inizino la riunione in tempo non è un compito facile, ma è solo una parte del problema. Il vero ruolo del leader (che presiede) come leader si manifesta nel processo di conduzione di una riunione.

La sua abilità, conoscenza della psicologia delle persone, le sottigliezze della scienza del management si manifestano nella capacità di ascoltare le opinioni e i desideri dei partecipanti alla riunione, nella flessibilità ottimale e nella capacità di modificare lo stile e il modo di condurre una riunione , sulla base di una situazione particolare.

Le forze sottostanti a tali riunioni sono sempre ovvie, ma richiedono una leadership sottile e abile, che consenta ai partecipanti alla riunione di assumere quei ruoli che faciliteranno, non ostacoleranno, il processo decisionale. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Introduzione alla gestione socio-culturale. - M.: MGUKI, 2003. - p. 282

Conclusione

Pertanto, sulla base del materiale di cui sopra, si possono trarre le seguenti conclusioni.

Incontro e incontro non sono concetti univoci.

Avendo una base naturale comune - per coordinare azioni, scambiare informazioni, risolvere problemi e prendere decisioni (o leggi), tuttavia, differiscono in modo significativo nella forma, nel contenuto, nella composizione e nei poteri dei partecipanti.

Un incontro è una forma di elaborazione di decisioni collettive sulle questioni più importanti della vita di un'istituzione o di un'organizzazione.

Riunioni - riunioni strettamente professionali per affrontare principalmente questioni organizzative (ad esempio, una riunione del comitato sindacale, una riunione del presidio, ecc.).

Preparazione di una riunione - Il ciclo di vita di una riunione può essere suddiviso nelle seguenti fasi:

Preparazione;

presa;

Controllo dell'esecuzione.

Ciascuno degli esecutori responsabili prepara i materiali per la riunione, tra i quali è obbligatorio un progetto di decisione su un punto specifico della riunione.

Gli incontri di lavoro si tengono più spesso per i seguenti motivi: in primo luogo, se è necessario prendere una decisione collettiva basata sull'uguale diritto di tutti di esprimere e giustificare la propria opinione; in secondo luogo, a condizione che la soluzione del problema incida contemporaneamente sugli interessi di più divisioni strutturali dell'organizzazione o dell'azienda; in terzo luogo, nel caso in cui per risolvere la questione sia necessario utilizzare le opinioni di vari gruppi di lavoratori.

Quando si determina l'ora di inizio della riunione, è necessario tenere conto del ritmo del lavoro. È necessario avvisare preventivamente i partecipanti all'incontro e portarli a conoscenza dell'ordine del giorno, con tutto il materiale necessario, in modo che i loro interventi siano pensati in anticipo.

Lo scopo delle riunioni è coordinare gli sforzi dei dipendenti, dare e ricevere le informazioni necessarie, prendere le decisioni necessarie.

L'incontro non sarà produttivo se il leader non determina in anticipo la composizione dei partecipanti.

La pratica dimostra che il successo dell'incontro è determinato dalla scelta esatta dell'ora e del luogo in cui si terrà. L'ora del giorno della riunione dovrebbe essere fissata in base alla capacità dei suoi potenziali partecipanti.

La sede dell'incontro non dovrebbe essere lontana dalla sede della composizione principale dei suoi partecipanti o in una stanza dove è impossibile organizzare una mostra, esposizione di materiale illustrato, ecc.

Elenco delle fonti utilizzate

1. Zadorkin V. I. Organizzazione del lavoro del manager. Manuale elettronico.

2. Kabushkin N.I. Gestione del turismo: Proc. indennità. - Minsk: BSEU, 2000. - 644 p.

3. Kuzin F. A. Cultura della comunicazione d'impresa: una guida pratica. -- 6a ed., rivista. e aggiuntivi - M.: Os-89, 2002.- 320 p.

4. Smirnov E.A. Sviluppo delle decisioni di gestione: libro di testo per le università. M: UNITI-DANA, 2002. 271 p.

5. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Introduzione alla gestione socio-culturale. - M.: MGUKI, 2003. - 382 p.

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Incontri come strumento essenziale gestione dei sistemi organizzativi. Gli obiettivi principali dell'incontro come mezzo di comunicazione ufficiale. Caratteristiche di tenere conferenze, riunioni, riunioni, seminari, ecc. La procedura per preparare e tenere una riunione.

abstract, aggiunto il 30/09/2010

Vantaggi delle decisioni prese da piccoli gruppi: qualità, accordo, esecuzione e status. Classificazione degli incontri di lavoro. Responsabilità del leader della riunione: definizione dell'argomento e dell'ordine del giorno; nomina dell'evento e dei partecipanti; preparazione della stanza.

tesina, aggiunta il 23/02/2014

Concetto di conferenza e riunione. Incontri formali e informali. Punti chiave per la sua attuazione e completamento. Domande che non gli vengono poste. Organizzazione di una discussione efficace. Principi di conduzione di una controversia con gli interlocutori e presentazione di argomenti.

presentazione, aggiunta il 06/03/2015

Preparazione per un incontro di lavoro. Stili diplomatici o autoritari della sua condotta. Organizzazione di discussioni e tipi psicologici di partecipanti a discussioni d'affari. Fasi del processo decisionale. Completamento della riunione di lavoro e redazione del relativo verbale.

abstract, aggiunto il 06/06/2010

Il concetto di incontro di lavoro e i principi della sua organizzazione, classificazione e tipologia, caratteristiche funzionali, procedura e specificità di svolgimento. Analisi del processo di svolgimento di un incontro di lavoro presso la società OOO "Antipozh", gli stili di comportamento del leader in esso.

tesina, aggiunta il 20/11/2013

Il concetto di un incontro di lavoro. Caratteristiche della preparazione di una riunione di servizio. Il processo di tenere una riunione. Stile rapporti commerciali. Discussione di questioni strategiche e operative. Liquidazione in adunanza di questioni di rapporti societari.

Agenzia federale per l'istruzione

Magnitogorsk Università Statale loro. GI Nosova

Dipartimento di Psicologia

saggio di comunicazione aziendale

Sul tema: "Riunioni e riunioni di lavoro"

Completato da: studente del gruppo FFK 06-1

Grebenshchikov V.I.

Controllato da: Orinina L.V.

Oltre alle conversazioni d'affari e alle trattative commerciali, nella pratica aziendale sono diffuse forme speciali di conversazioni d'affari: le riunioni, che sono un modo per una discussione collettiva aperta su determinate questioni. Le forme di tale discussione sono molto diverse. Si tratta di congressi, conferenze, simposi, riunioni, sessioni, seminari. Le decisioni prese in questi eventi sono generalmente più efficaci di quelle prese da una ristretta cerchia di manager.

Lo SCOPO di un incontro di lavoro è quello di consentire una discussione libera e raggiungere una soluzione comune basata su un'ampia gamma di opinioni.

Ho scelto l'argomento "Organizzazione di riunioni" perché il brainstorming come forma di conversazione d'affari ha molti aspetti positivi:

In primo luogo, aumenta l'efficienza del pensiero. Il proverbio russo "la mente è buona, ma due è meglio" non è nato da zero, ha un significato profondo. In effetti, l'originalità del pensiero umano sta nel fatto che è particolarmente efficace nelle condizioni di attività intellettuale congiunta, poiché i risultati intellettuali non si sommano, ma si moltiplicano. È noto che la maggior parte delle idee fruttuose sono nate durante lo scambio collettivo di pensieri.

In terzo luogo, nel lavoro mentale congiunto, viene rivelato il potenziale creativo di ciascuno di essi.

Riunioni non sufficientemente preparate e mal condotte, convocate in ogni occasione, causano un grave danno, poiché “divorano” tempo prezioso, strappando le persone al loro lavoro principale.

IN vista generale la preparazione della riunione comprende le seguenti azioni: definizione degli argomenti, definizione dell'ordine del giorno, definizione degli obiettivi della riunione e della sua durata complessiva, data e ora di inizio, composizione dei partecipanti, programma di lavoro approssimativo.

Quando si determina l'ora di inizio della riunione, è necessario tenere conto del ritmo del lavoro. Per non costringere le persone a passare all'infinito da un tipo di lavoro all'altro durante la giornata, è consigliabile tenere riunioni all'inizio o alla fine della giornata lavorativa o dopo la pausa pranzo. Tenendo conto del tempo totale impiegato (non solo direttamente per la riunione, ma anche per compensi, passaggi, rientri e inserimento nel lavoro), l'inizio e la fine della riunione dovrebbero essere pianificati in modo che non vi siano fasce orarie vuote: se termina 15 minuti prima della pausa pranzo, quindi questi minuti possono essere considerati persi.

È necessario avvisare preventivamente i partecipanti alla riunione della sua tenuta e informarli dell'ordine del giorno, con tutto il materiale necessario, in modo che i loro interventi siano pensati in anticipo.

Devi iniziare la riunione in tempo e concordare immediatamente con i partecipanti le regole per lavorare insieme, ad esempio limitando il tempo dei discorsi o il modo in cui vengono prese le decisioni. Successivamente, a uno dei partecipanti dovrebbe essere affidato il compito di mantenere il protocollo.

Queste e altre domande organizzazione comune incontri di lavoro e riunioni danno un'occhiata più da vicino.

Incontro di lavoro (incontro) - interazione comunicativa orale di un gruppo di persone (team). Questo tipo di comunicazione combina vari generi: monologo oratorio (osservazioni introduttive e conclusive del conduttore, discorsi dei partecipanti, relazione), conversazione (scambio di informazioni, promozione e discussione di idee durante il brainstorming), discussione.

L'efficacia dell'incontro dipende in gran parte dal talento dell'organizzatore, dalle sue capacità linguistiche e manageriali, nonché da giusta scelta tipo di incontro e conoscenza delle sue caratteristiche.

Gli incontri di lavoro sono:

1. Dalla forma dell'evento:

1.1. conferenze

1.2. incontri

1.3. incontri

1.4. seminari, simposi

2. Secondo la forma di conduzione della riunione da parte del capo:

2.1. dittatoriale

2.2. autocratico

2.3. aggregativo - prima una relazione, un dibattito, a cui partecipano solo quelle persone,

nominato dal capogruppo.

2.4. discutibile

2.5. gratuito

3. Appartenendo alla sfera della vita pubblica:

3.1. festa

3.2. sindacato

3.3. commerciale (amministrativo)

3.4. scientifico

3.5. unito

4. Per scala:

4.1. internazionale

4.2. tutto russo

4.3. Repubblicano

4.4. industria

4.5. regionale

4.6. regionale

4.7. urbano

4.8. regionale

4.9. interno

5. Per sede:

5.1. Locale

5.2. visitare

6. Per frequenza:

6.1. regolare

6.2. permanente

6.3. Una volta

6.4. periodico

7. Per numero di partecipanti:

7.1. in un team ristretto (fino a 5 persone)

7.2. in organico esteso (fino a 20 persone)

7.3. rappresentante (più di 20 persone)

8. Secondo la stabilità della composizione dei partecipanti:

8.1. a composizione fissa

8.2. con il cast degli ospiti

8.3. con uno specifico elenco di riunioni

8.4. combinato

9. Per argomento delle domande:

9.1 amministrativo

9.2 tecnico

9.3 personale

9.4 finanziaria

9,5 tecnologico

10. Per compiti:

10.1 problematico

10.2 istruttivo

10.3 operativo

11. Su appuntamento:

11.1 prendere decisioni

11.2 compiti di chiarimento

11.3 Riassumendo

Uno dei compiti principali del principale incontro di lavoro è portare quanti più fatti possibili per apprezzare più pienamente la complessità del problema in discussione, nonché coinvolgere i presenti nel processo di risoluzione del problema. Certo, il leader dovrebbe avere il proprio punto di vista sulla situazione attuale, ma è anche necessario conoscere il punto di vista degli altri per capire se hanno ragione o meno nella loro comprensione del problema. Se il punto di vista di qualcun altro è corretto, il leader della riunione può cambiare la sua visione della situazione. Se i colleghi sbagliano o perdono qualcosa di significativo, può fornire i fatti mancanti. Le domande giuste sono un ottimo strumento per orientare una riunione nella giusta direzione.

L'efficacia dell'incontro dipende in gran parte dal talento dell'organizzatore, dalle sue capacità linguistiche e manageriali. Spesso l'incontro è condotto dal leader stesso.

Si distinguono i seguenti compiti principali delle riunioni di lavoro:

2) Informare il personale sulla ricerca di soluzioni ai problemi, sulla nuova esperienza e sulle possibilità della sua attuazione, per convincere i dipendenti della correttezza della politica economica perseguita. Per risolvere questi problemi è previsto un incontro esplicativo o un incontro - briefing.

3) Trovare una soluzione collettiva al problema, produrre, raccogliere idee. Questo è un tipo di incontro: problematico o "brainstorming".

4) Selezionare e prendere decisioni costruttive. Questo è il compito dell'incontro: il decisore.

5) Fornire ai partecipanti le conoscenze necessarie, migliorare le loro capacità. Questo tipo è chiamato conferenza o riunione di formazione.

Se il leader è interessato a un contatto costante con il team, organizza incontri regolari. A seconda della periodicità dell'incontro, può essere anche una tantum e periodico.

Se qualcuno dei partecipanti alla riunione sente un'irresistibile brama di discussione, il leader dovrebbe, pur mantenendo l'equanimità, consentire al gruppo di confutare le argomentazioni dell'oratore. I dibattiti inutilmente loquaci devono essere interrotti con tatto senza ascoltare i loro discorsi fino alla fine, di norma c'è poco beneficio da tali discorsi. Se hai a che fare con un negativista (cioè una persona a cui piace contraddire), devi riconoscere e apprezzare la sua conoscenza ed esperienza. I partecipanti timidi sono incoraggiati a porre domande semplici per rafforzare la fiducia in se stessi. Se il disputante pone costantemente domande invece di dare suggerimenti, le sue domande dovrebbero essere rivolte al gruppo.

Affinché un incontro di lavoro sia fruttuoso, il presidente deve padroneggiare la tecnica di condurre discussioni. Prima di tutto, dobbiamo sforzarci di condurre una discussione di gruppo in modo civile. Ciò implica la presenza di delicatezza nei rapporti dei litiganti e, quindi, esclude l'uso di mezzi per argomentare il proprio punto di vista come il ridicolo, l'interruzione degli avversari, gli attacchi acuti contro di loro. Particolare attenzione deve essere prestata affinché la controversia commerciale tra i partecipanti sia definita e abbia limiti di tempo, nonché per evitare conflitti personali. La terminologia della controversia dovrebbe essere chiara a tutti i presenti.

Quando ci si prepara per una discussione, almeno la maggior parte piano generale lotta per la verità, raccogli gli argomenti più pesanti. Particolarmente impressionanti sono le cifre precise che non possono essere confutate.

In pratica, c'è una divisione comune delle riunioni secondo i compiti e gli obiettivi. Da qui si distinguono incontri problematici, istruttivi e operativi Gestione personale: Libro di testo / S.D. Reznik e altri - 2a ed., rivista. e aggiuntivi - M.: INFRA-M, 2004. - 622 p.

Lo scopo della riunione del problema è trovare la migliore soluzione di gestione per il problema in discussione. Le decisioni in tale riunione sono generalmente formulate a seguito di discussione e prese dopo una votazione. Tale riunione si svolge secondo lo schema: rapporti; domande per i relatori; discussione; il processo decisionale.

Il compito della riunione informativa è trasmettere ordini e informazione necessaria dall'alto verso il basso attraverso lo schema di controllo per la loro esecuzione più rapida ed efficiente. In tale riunione, il leader porta all'attenzione dell'assemblea le decisioni amministrative prese.

Le riunioni operative sono le cosiddette riunioni di pianificazione, le riunioni estive, le riunioni di cinque minuti. Non stanno indugiando. Il compito di tali riunioni è ottenere informazioni sullo stato attuale della produzione. Contrariamente al briefing, la riunione operativa garantisce il trasferimento delle informazioni dal basso verso l'alto lungo lo schema di controllo. Ricevute informazioni aggiornate dai partecipanti alla riunione, il responsabile individua la presenza di "colli di bottiglia", le ragioni dell'arretrato e dei fallimenti, qui prende le decisioni necessarie, dà istruzioni, determinando i termini per la loro attuazione. Durante la riunione operativa non vengono effettuate segnalazioni. L'obiettivo principale è identificare quei problemi di produzione, sulla cui soluzione dovrebbero essere diretti gli sforzi principali del team.

Tuttavia, l'obiettivo principale di tenere qualsiasi riunione o assemblea è prendere una decisione congiunta dopo uno scambio collettivo di informazioni, ovvero raggiungere un determinato risultato.

Classificazione di riunioni e riunioni

Le riunioni e le riunioni sono formali e informali. Per condurre con successo un evento, è prima necessario determinarne la natura.

Le tipologie di riunione possono essere classificate in base alle funzioni manageriali:

1. Riunioni di pianificazione, che discutono le questioni di strategia e tattica dell'organizzazione, le risorse necessarie per l'attuazione dei piani;

2. Incontri sulla motivazione del lavoro, dove si discutono i problemi della produttività e della qualità, la soddisfazione del personale, le ragioni della scarsa motivazione, la possibilità di cambiarla, le questioni degli incentivi morali e materiali;

3. Riunioni sull'organizzazione interna, dove diventano oggetto di discussione i temi della strutturazione dell'organizzazione, del coordinamento dell'azione delle unità strutturali, della delega di autorità, ecc.;

4. Le riunioni di monitoraggio dell'attività dei dipendenti sono dedicate alla discussione dei risultati delle attività, del raggiungimento degli obiettivi, dei problemi di interruzione, della bassa produttività;

5. Riunioni specifiche dell'organizzazione, in cui vengono discusse questioni operative di gestione in relazione alla situazione nell'organizzazione, innovazioni e possibilità della loro attuazione, problemi di sopravvivenza, competitività, immagine, stile.

Esiste anche una classificazione delle riunioni in base allo stile di svolgimento:

1. Riunioni autocratiche, in cui solo il leader ha il diritto di parlare e prendere decisioni. I partecipanti a questi incontri dovrebbero ascoltare e rispondere alle domande poste dal manager. Tali riunioni si tengono quando il dirigente ha necessità di informare o impartire istruzioni ai propri sottoposti.

2. Le riunioni libere non hanno un ordine del giorno. Possono svolgersi senza presidente. Tali riunioni si riducono a uno scambio di opinioni, le cui decisioni non sono fissate. Tale incontro si svolge sotto forma di conversazione o conversazione.

3. Incontri di discussione - un modo per ottenere decisioni su qualsiasi questione generando nuove idee e analizzando le soluzioni proposte come risultato del lavoro collettivo di un gruppo di persone durante un incontro tenuto secondo determinate regole. tratto caratteristico questo metodo è la mancanza di critica e valutazione delle idee espresse.

Un evento ufficiale ha uno status chiaramente definito e si svolge secondo regole stabilite. Le persone appositamente invitate sono sempre presenti a tale incontro. Le componenti principali dell'evento:

1. Ordine del giorno (elenco delle questioni da discutere);

2. Relazioni (indicando l'essenza delle questioni);

3. Interventi (discussione dei punti all'ordine del giorno);

4. Emendamenti (discussione delle modifiche che si propone di apportare alla discussione);

5. Dibattito (tenendo una discussione);

7. Stesura di un protocollo (una dichiarazione scritta degli eventi);

8. Varie (discussione di questioni che non erano all'ordine del giorno).

Nelle riunioni informali le persone si sentono più a loro agio, ma dovresti anche prepararti per tali eventi. Per riunioni informali è necessario:

1. Elenco degli argomenti di discussione;

2. Ospite dell'evento;

3. Protocollo degli accordi raggiunti.

Gli eventi informali si svolgono in più di ambiente calmo, ma devi comunque ricordare che solo una riunione o una riunione ben organizzata dà un risultato positivo.

Ogni riunione dovrebbe avere un ordine del giorno che deve essere pianificato in anticipo. L'agenda aiuta a risparmiare tempo ea non soffermarsi a lungo su questioni secondarie.

Un ordine del giorno ben preparato consiste in:

* scopo, data, ora e luogo dell'incontro;

* elenco degli invitati;

* elenco dei problemi discussi;

* tema principale;

* varie;

* date del prossimo incontro.

Attività commercialeincontro - una forma di interazione organizzata e mirata di un gruppo di persone interessate attraverso lo scambio di opinioni per lo sviluppo e l'adozione di una decisione.

1. Di appartenenti alla sfera della vita pubblica allocare: assemblee amministrative, scientifiche o tecnico-scientifiche, politiche, sindacali e paritetiche.

2. Di la scala di attrazione dei partecipanti: internazionale, repubblicano, ramo, regionale, regionale, città, distretto, interno.

3. Di Luogo: locali e in uscita.

4. Di frequenza di detenzione: una tantum, permanente, periodico.

5. Di numero di partecipanti: in composizione ristretta (fino a 5 persone), in composizione allargata (fino a 20 persone), rappresentativa (più di 20 persone).

6. Di compito principale: istruttivo, operativo (pianificazione), problematico.

8. Di distanza dei partecipanti: faccia a faccia e intercomunicante (utilizzando centralini telefonici automatici che stabiliscono un collegamento tra il capo e i partecipanti alla riunione dislocati presso le loro postazioni di lavoro).

La teoria della gestione propone la seguente classificazione di riunioni e riunioni in base al loro scopo:

■ colloquio informativo. Ogni partecipante riferisce brevemente al capo sullo stato delle cose, il che evita la presentazione di relazioni scritte e offre a tutti l'opportunità di farsi un'idea dello stato delle cose nell'istituzione;

■ incontro per prendere una decisione. Coordinamento delle opinioni dei partecipanti in rappresentanza di diversi dipartimenti, sotto-

divisione dell'organizzazione, per prendere una decisione su un problema specifico; ■ incontro creativo. Utilizzo di nuove idee, sviluppo di aree di attività promettenti. Qualsiasi riunione e riunione sono efficaci solo se si svolgono in conformità con gli standard eticamente orientati del comportamento umano nel processo di comunicazione aziendale. Sig. Braim rileva che nella discussione è necessario rispettare il parere degli altri, anche se a prima vista sembra assurdo.

Alle riunioni di lavoro possono partecipare 7-9, massimo 12 persone, un gran numero di partecipanti può già ridurre l'efficienza del lavoro. L'argomento della discussione dovrebbe essere predeterminato in modo che i partecipanti possano preparare professionalmente, pensare attraverso le loro proposte, persino preparare relazioni pertinenti. La disposizione spaziale dei partecipanti sotto forma di "tavola rotonda" è importante per migliorare l'interazione. Il moderatore dell'incontro dovrebbe innanzitutto esprimere l'auspicio che l'incontro sia professionale e costruttivo, durante l'incontro seguire le regole, “mantenendo” i relatori nell'ambito dell'argomento in discussione, coinvolgendo gli “inattivi”, interrompendo i “loquaci” ”, determinando l'ordine in cui vengono date le parole, ponendo le domande necessarie, effettuando parafrasi e riassumendo i risultati intermedi, fornendo un commento finale sull'incontro. Va ricordato che un incontro di lavoro implica la possibilità di criticare le posizioni del soggetto, e non le caratteristiche personali di chi lo ha espresso, e si raccomanda di seguire la regola: prima notare la coincidenza delle posizioni, quindi discutere la differenza tra diverse posizioni e approcci alla soluzione del problema, argomentando in modo convincente i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna alternativa. Nel caso in cui vieni criticato, è utile trasformare l'attacco a te stesso in un attacco al problema: "Sono contento che tu sia preoccupato per lo stesso problema e stai cercando di trovare la soluzione migliore ... ". L'importante non è vincere la disputa, ma andare avanti nella risoluzione del problema. È importante trattare la propria posizione non come l'unica possibile e l'unica vera, ma essere in grado di comprendere e persino accettare un'opinione diversa, essere permeabili a un'opinione diversa. Per rimuovere la passività dei partecipanti, si possono utilizzare: 1) affermazioni in cerchio o 2) il metodo del brainstorming. I conflitti di opinione possono assumere due forme: competitivo O coop-collaborativo. Al fine di ridurre l'ostilità nella competizione delle opinioni, possono essere create commissioni o gruppi di conciliazione, inclusi partecipanti con opinioni opposte, che devono determinare i punti su cui convergono le loro opinioni, trovare punti nella posizione di qualcun altro che gli piacciono o possono essere utili per risolvendo in modo ottimale il problema.

Gli incontri di lavoro sono spesso di natura direttiva, quando il leader dalla posizione del "Genitore" indica la sua opinione come unica soluzione al problema e gli altri partecipanti dalla posizione del "Bambino" accettano questa decisione per l'esecuzione. I più efficaci sono gli incontri di lavoro di natura collegiale di pari interazione dalla posizione di "Adulto - Adulto". Tuttavia, ci sono anche manipolazioni quando esternamente l'interazione viene eseguita come "Adulto - Adulto", ma in realtà "Genitore - Bambino", ad es. il leader sembra chiedere a tutti di parlare, anche ai silenziosi, ma dopo che tutti hanno parlato, il leader, parafrasando tutti, pone gli accenti necessari e, di conseguenza, prende la decisione di cui ha bisogno, obbligando i partecipanti a eseguire questa decisione infatti dalla posizione del “Bambino”.

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