Conduzione di meeting e convegni di lavoro. Come organizzare una riunione e prendere verbali
Un incontro è la presenza congiunta di un gruppo (collettivo) di cittadini in un determinato luogo per discutere vari argomenti o risolvere determinati problemi.
C'è un altro concetto di riunione: si tratta di una riunione dell'intero collettivo di lavoro di un'impresa o di un'organizzazione per risolvere eventuali problemi urgenti e portare informazioni alle masse sulle decisioni di gestione.
Una delle opzioni più difficili per l'interazione aziendale sono le riunioni, soprattutto se si svolgono in una situazione di conflitto o crisi dell'organizzazione. Per un certo numero di organizzazioni le riunioni sono il più alto organo di governo. Pertanto, i documenti creati come risultato del loro lavoro influenzano sempre i piani strategici dell'organizzazione e influenzano il clima psicologico nel team.
Le linee guida principali nella preparazione delle riunioni sono i documenti normativi e amministrativi che regolano l'attività dell'organizzazione stessa nel suo complesso e l'assemblea come organo collegiale di gestione. Questi documenti includono: atto costitutivo, statuto dell'organizzazione, atti legislativi, svolgendo il ruolo di disposizioni standard di tali istituzioni. Tali documenti contengono spesso indicazioni sulla gamma di questioni che possono essere sottoposte alla discussione collegiale, incluse nell'ordine del giorno della riunione. Inoltre, i documenti organizzativi e amministrativi contengono spesso una descrizione della procedura per la preparazione di una riunione, le regole di questo lavoro, che determinano il grado di rilevanza di alcune tecnologie di interazione aziendale.
La pratica lo dimostra in situazioni di conflitto Grande importanza acquisisce come viene redatto esattamente l'ordine del giorno della riunione. La probabilità di una risoluzione costruttiva del conflitto aumenta se l'agenda include solo questioni che riguardano direttamente l'essenza del conflitto, oggetto delle contraddizioni che sono sorte. Se, oltre al conflitto stesso, durante l'incontro si tenta di risolvere alcune questioni aggiuntive, allora un tale ordine del giorno crea un prerequisito per lo sviluppo del conflitto come una valanga. Ciò è dovuto all'attrazione per l'interazione diretta allo stesso tempo un largo numero delle persone. I loro interessi divergenti, combinati con il dato situazione conflittuale gli atteggiamenti nei confronti della rivalità possono provocare un'ulteriore espansione dell'area del conflitto, la crescita e la complicazione delle contraddizioni che sono sorte.
Molti incontri d'affari e conferenze si svolgono sotto forma di discussioni. In una discussione di massa, tutti i partecipanti, ad eccezione del presidente, si trovano in una posizione di parità. Non vengono nominati relatori appositamente preparati, allo stesso tempo, tutti sono presenti non solo come ascoltatori. Domanda speciale discusso in certo ordine, di solito secondo rigide regole e presieduta da un funzionario.
Per la formazione dell'incontro e la disponibilità a comunicazioni significative pochi giorni prima, può essere fornito loro un certificato nel merito del problema in discussione. Per compilarlo, è consigliabile creare un gruppo di esperti focalizzati sulla conduzione di un'analisi completa dello stato delle cose nell'organizzazione.
Di norma, i materiali per la riunione (ordine del giorno, abstract o testi di relazioni, bozze di decisione, ecc.) vengono forniti ai futuri partecipanti alla riunione non oltre tre o quattro giorni prima dell'inizio. Ciò consente loro di apportare modifiche a documenti già elaborati, per poi presentare tempestivamente le loro proposte durante la riunione.
Psicologicamente, lavorare con i documenti già durante l'incontro stesso consente di ridurre la probabilità di aggravamento delle antipatie personali tra le parti in conflitto. L'appello al documento, aggirando l'interazione diretta con l'avversario, l'introduzione del documento come collegamento di mediazione riduce la probabilità di uno scoppio di reazioni affettive, il conflitto procede secondo lo scenario di un'esplosione.
Affrontare il conflitto durante una riunione scenario di gioco diventa spesso più gestibile se è possibile adottare un regolamento comune. Per facilitare il lavoro sui progetti di regolamento, è possibile utilizzare il seguente schema comune per lo svolgimento delle riunioni come pezzo iniziale:
- · introduzione con una durata totale da 3 a 5 minuti, in cui regole generali i lavori della riunione, le modalità del suo svolgimento, l'orario approssimativo di conclusione;
- relazione principale della durata da 25 a 30 minuti (se alla riunione vengono presentate posizioni diametralmente opposte delle parti in conflitto, allora a tutti dovrebbe essere concesso uguale tempo per presentare le proprie opinioni, ma è auspicabile che in totale non superi i 30 minuti, altrimenti a causa della stanchezza naturale, il pubblico diventa semplicemente distratto);
- · domande ai relatori e loro risposte (ogni domanda e risposta - non più di 2 minuti);
- · interventi dei correlatori, messaggi aggiuntivi (non più di 10-15 minuti per tutti gli oratori con messaggi aggiuntivi per le ragioni di cui al comma 2);
- domande ai correlatori (non più di 1 minuto per ogni domanda e relativa risposta);
- · interventi dei partecipanti all'incontro (5-7 minuti);
- · risposte dei relatori (non più di 5 minuti ciascuna);
- · risposte dei co-relatori (non più di 3 minuti ciascuna);
- riferimenti durante la riunione (non dovrebbero essercene più di tre o cinque, in modo da non distogliere l'attenzione dall'argomento principale e non dare adito a una sensazione di scarsa preparazione preliminare per la riunione; un riferimento dovrebbe essere dato non più di 3 minuti );
- Lettura della bozza di delibera dell'assemblea (non più di 5 minuti);
- Proposte di progetto di decisione (non più di 1-3 minuti per ciascuna);
- Riassumendo i risultati della riunione (non più di 10 minuti).
Se i partecipanti sono 50-75, si ritiene ottimale avere pause di 10 minuti ogni ora. Con un numero maggiore di partecipanti, è consigliabile fare una pausa dopo 1,5-2 ore di lavoro e farla durare 15-20 minuti.
Lo schema dato di strutturare l'incontro per contenuto e tempo è approssimativo. Ma non importa quanto sia incerto ciò che accadrà durante l'incontro, gli organizzatori devono prima riflettere e sviluppare la propria bozza di regolamento. Se, nell'ambito di un conflitto, durante la riunione inizia una discussione su un regolamento completamente impreparato, allora questa stessa questione operativa può diventare un motivo in più per attivare impostazioni di conflitto, un'inutile "resa dei conti".
L'aumento dell'eccitazione emotiva, caratteristica di qualsiasi discorso pubblico, e ancora di più per parlare in una riunione in connessione con una situazione di conflitto, richiede a ciascun oratore di studiare seriamente sia la struttura che il contenuto del suo messaggio. Qualsiasi discorso deve necessariamente contenere proposte costruttive per risolvere il problema discusso durante la riunione. In una situazione di conflitto durante una riunione, i commenti emotivi che offendono i presenti sono particolarmente pericolosi. Pertanto, gli attacchi emotivi dovrebbero essere esclusi dal parlare in pubblico.
Se il discorso ha carattere di relazione, deve contenere:
- una breve definizione dello scopo del messaggio;
- una dichiarazione dei fatti principali;
- una dichiarazione concisa e chiara dei modi proposti per risolvere il problema;
- · Un breve riassunto.
I relatori previsti dal regolamento dovranno preparare in anticipo il testo del loro intervento. Il materiale per la presentazione può essere dati ottenuti a seguito dell'analisi dei casi nell'organizzazione. Inoltre, il report dovrebbe essere riconciliato con l'ordine del giorno ei dati di reporting esistenti dell'organizzazione. Il rapporto non dovrebbe essere sovraccaricato di materiale digitale: dovrebbero essere utilizzati solo indicatori chiave per aiutare il pubblico a valutare la situazione attuale e comprendere il significato delle soluzioni proposte.
Quando si prepara un oratore per un discorso, si può raccomandare di leggere ad alta voce il testo della relazione nel ritmo e nel modo in cui lo farà durante la riunione. Questo, in primo luogo, consente di determinare e regolare l'intervallo di tempo della performance. In secondo luogo, contribuisce a un orientamento più rapido nel testo. Tale orientamento è molto utile nell'atmosfera emotivamente carica dell'incontro, quando l'oratore può essere interrotto, lui stesso può smarrirsi o se ha bisogno di tornare di nuovo a qualche frammento del discorso. Poiché l'assemblea è un organo collegiale costoso gestione strategica, quindi il tempo impiegato dall'oratore per il lavoro preliminare al suo discorso è del tutto giustificato.
Quando si risolvono questioni di conflitto da parte degli organizzatori delle assemblee generali, si dovrebbe prestare molta attenzione alla preparazione dei verbali, che è un importante documento organizzativo e amministrativo. Tale protocollo dovrebbe registrare lo svolgimento della discussione delle questioni sollevate, la procedura decisionale e le decisioni dell'assemblea stessa.
IN condizioni moderne i verbali sono spesso redatti non durante la riunione, ma sulla base di registrazioni video o audio. In termini di velocità e facilità di elaborazione e documentazione, è preferibile una registrazione digitale della riunione. Ma anche nel caso di utilizzo della tecnologia digitale, per non perdere momenti significativi dell'incontro, si consiglia comunque di accompagnare la registrazione audio o video di quanto sta accadendo con la redazione di una bozza di verbale manoscritta che indichi l'orario degli eventi salienti . Tale protocollo aiuta in futuro a decifrare ciò che è stato registrato sul nastro e rifletterlo qualitativamente nel contenuto del protocollo principale.
Di grande importanza per il protocollo come per un documento ufficiale è l'osservanza delle regole per la sua esecuzione. Il verbale è datato il giorno della riunione e non il momento della sua sottoscrizione. Se la riunione si è svolta su più giorni, il verbale è datato dal giorno di inizio e dal giorno di fine, indicati con un trattino. Inoltre, il verbale indica il suo numero progressivo, che corrisponde al numero progressivo della riunione. Viene inoltre indicato il nome della località ove si è tenuta la riunione.
Quando si redige il protocollo, si dovrebbe tenere conto del fatto che, in base alla completezza della copertura delle questioni in discussione, tali documenti sono suddivisi in documenti completi e brevi. Nel protocollo breve indicare il nome del relatore, l'argomento della relazione, i nomi dei relatori. Il contenuto dei discorsi non si riflette nel protocollo di sintesi. Se la riunione è dedicata alla risoluzione dei conflitti, tale verbale può essere redatto solo se esistono mezzi per fissare il contenuto di relazioni e discorsi (trascrizioni, testi certificati di relazioni e discorsi, registrazioni sonore audio o video). In questo caso, nel protocollo viene inserita un'iscrizione a cui sono allegate le corrispondenti registrazioni dettagliate dei discorsi. Se ciò non è possibile, dovrebbe essere preparato un protocollo dettagliato che rifletta pienamente il corso della discussione, le decisioni proposte e adottate.
Durante la riunione versione finaleè quasi impossibile stilare un protocollo completo. Pertanto, viene redatto un progetto di protocollo. Al momento di decidere questioni delicate verbali di questo tipo possono essere redatti non da uno, ma da più partecipanti alla riunione, che poi redigono e redigono una versione definitiva del verbale entro un termine di cinque giorni.
Il verbale, redatto integralmente, è firmato dal presidente e dal segretario della riunione. Le decisioni finali dell'assemblea sono comunicate ai suoi partecipanti sotto forma di documenti indipendenti - risoluzioni e decisioni, che vengono create sulla base del materiale contenuto nel verbale.
Il rispetto di tali procedure, pur non garantendo una compiuta soluzione delle contraddizioni emerse, crea tuttavia i presupposti per un costruttivo ed efficiente lavoro assembleare. A causa dell'elevato numero di partecipanti, della situazione non standard durante le riunioni, la capacità di autocontrollo delle persone diminuisce, l'efficienza delle previsioni peggiora. Le procedure descritte svolgono il ruolo di schemi di orientamento messi su carta in una situazione non standard. Liberando le menti delle persone da tali schemi, gli organizzatori dell'incontro rendono più facile per i suoi partecipanti lavorare intensamente sull'essenza del problema e non sul compito di condurre l'incontro stesso.
In generale, i preparativi per l'incontro dovrebbero essere finalizzati a facilitare la massima concentrazione dell'attenzione dei suoi partecipanti sull'essenza delle contraddizioni da risolvere. Per fare ciò, dovrebbe essere organizzata la soluzione di tutte le possibili questioni procedurali, nonché il controllo sulla preparazione di tutte le informazioni necessarie, essenzialmente sottoposte alla discussione del problema.
Sia nella fase di preparazione dell'incontro che durante il suo svolgimento, è necessario tenere conto delle caratteristiche individuali dei partecipanti all'incontro. Gli organizzatori sono tenuti a garantire che i partecipanti comprendano che è dalla loro volontà e intenzioni che dipende in gran parte l'efficacia delle attività dell'intera organizzazione nel suo insieme.
Un'assemblea è un evento obbligatorio a cui partecipano tutti i membri di un'organizzazione, ad esempio un'assemblea annuale degli azionisti o un'assemblea generale dei membri di una cooperativa. La procedura per lo svolgimento di una riunione è regolata dallo statuto dell'organizzazione pertinente, dal corso della riunione e decisioni prese registrato in un documento speciale - il verbale della riunione.
A differenza dell'assemblea, all'assemblea partecipa una certa cerchia fissa di persone, di regola, che sono rappresentanti di varie aziende o dipartimenti dell'impresa. Le riunioni sono generalmente regolari, riunioni rigorosamente
tempo diviso, il più delle volte una volta alla settimana, e hanno lo scopo di discutere questioni attuali, anche se potrebbero esserci riunioni non programmate causate da esigenze di produzione. I verbali delle riunioni non sono richiesti, ma di solito una decisione viene presa al termine della riunione.
Gli incontri di lavoro sono divisi in conversazioni d'affari e trattative. Le conversazioni di lavoro si svolgono in forma libera, progettate per discutere eventuali problemi che sono sorti e non si concludono necessariamente con una decisione. I negoziati hanno lo scopo di risolvere seri problemi di attività congiunte delle imprese, delimitazione delle aree di attività, sviluppo della politica dei prezzi, ecc. Si concludono con l'adozione di documenti finali o dichiarazioni orali.
A causa delle specificità del proprio lavoro, ogni commerciante deve spesso prendere parte a vari incontri, conferenze e riunioni di lavoro, nonché organizzare personalmente questi eventi. È necessario seguire la procedura stabilita per la loro organizzazione e condotta, perché spesso il successo di ogni lavoro commerciale dipende da questo.
Quando si prepara una riunione, una riunione o una trattativa, è necessario:
1. Scegli e formula chiaramente un ordine del giorno. Ci possono essere due o tre questioni principali e tre o quattro minori all'ordine del giorno. Se ci sono poche domande principali, la riunione procederà lentamente e impiegherà tutto il tempo che se ce ne fosse abbastanza e, con un gran numero di domande, la discussione diventerà superficiale.
2. Determinare la composizione dei partecipanti (per una riunione, trattative). L'eccezione sono le riunioni di produzione, che si tengono regolarmente (di solito una volta alla settimana) con una composizione costante di partecipanti.
3. Selezionare il giorno e l'ora dell'evento. Durante le trattative, il giorno e l'ora vengono concordati in anticipo con tutti i partecipanti.
4. Comunicare ai partecipanti il giorno e l'ora dell'evento. Quando si tiene una riunione, è consigliabile farlo con 5-7 giorni di anticipo. Il giorno e l'ora della riunione di produzione vengono comunicati solo alle persone invitate che non sono partecipanti permanenti alla riunione.
5. Impostare la durata prevista dell'evento e avvisare i partecipanti. L'esperienza mostra che l'annuncio dell'ora di fine di una riunione o riunione ne riduce la durata del 10-15%.
6. Preparare il rapporto o il messaggio principale e determinare i partecipanti obbligatori alla discussione. Il rapporto deve essere specifico, riflettere l'essenza della questione in esame, le conclusioni devono essere motivate. La verbosità e la vaghezza del resoconto o del messaggio provocano indifferenza tra gli ascoltatori.
7. Seleziona e prepara una stanza. È necessario prestare attenzione per garantire che la stanza sia sufficientemente confortevole per accogliere tutti i partecipanti. Non dovrebbero mancare le sedie. Quando si organizzano le trattative sui tavoli davanti a ciascun partecipante, è consigliabile mettere una scheda che indichi cognome, nome, patronimico e nome dell'azienda che rappresenta. Dovrebbero esserci anche carta e materiale per scrivere sui tavoli, puoi mettere bevande analcoliche. È considerata buona educazione servire tè o caffè durante le trattative con una piccola quantità di pasticcini.
Devi iniziare a lavorare al momento giusto. Ritardare l'inizio di una riunione o di una riunione di solito fa sì che i partecipanti si incontrino molto tardi la volta successiva che si tiene la riunione. È consuetudine osservare rigorosamente l'orario di inizio delle trattative da tutte le parti; arrivare in ritardo alle trattative è considerato un'estrema mancanza di rispetto per i partner e può portare a conseguenze indesiderabili.
L'atmosfera durante una riunione (conferenza) o un incontro di lavoro dovrebbe essere amichevole. Gli attacchi personali nei confronti dei partecipanti, la resa dei conti sono inaccettabili.
Viene eletto un presidente per dirigere l'assemblea. I compiti principali del presidente sono:
Segui le regole;
annunciare il nome e la posizione dell'oratore, il nome dell'organizzazione di cui è rappresentante.
Il presidente dell'assemblea deve possedere determinati requisiti, i principali dei quali sono: competenza, imparzialità, capacità di esprimersi in modo chiaro e chiaro e tolleranza per le opinioni altrui. Il presidente non ha il diritto di esprimere la sua preferenza per l'una o l'altra opinione o partecipante all'assemblea, nonché di imporre la sua opinione. Dopo tutto, dovrebbe dichiarare le sue proposte.
Un traguardo importante qualsiasi assemblea o riunione è l'adozione di una decisione. In tali momenti, l'incontro diventa spesso impotente, come se perdesse energia. Ciò accade perché i partecipanti non sono in grado di rendersi conto che è tempo di prendere una decisione, o esitano, non osando fare una scelta. In tali casi, è meglio scegliere una proposta e continuare a considerarla. È importante non perdere il momento in cui il dibattito dovrebbe essere chiuso: qui è necessaria l'esperienza e l'abilità del presidente. Buon modo- voto intermedio. Riassume la fase successiva della discussione. Non si dovrebbe, tuttavia, essere troppo frettolosi con il voto finale, poiché è possibile prendere una decisione che viene respinta da una minoranza. In questo caso, i membri della minoranza possono agire per dimostrare che la maggioranza ha torto, il che può portare alla ripresa della discussione e alla perdita dei risultati già raggiunti.
Un particolare tipo di incontro è il cosiddetto "brainstorming". Tale riunione si tiene quando è necessario decidere problema difficile, trova una via d'uscita da una situazione confusa, prendi una decisione responsabile.
Per tenere un incontro del genere, prima di tutto, è necessario formulare chiaramente il compito: solo uno, il più difficile o il più importante. È auspicabile che non più di 7-12 persone prendano parte alla discussione. Si consiglia di disporre le sedie in cerchio in modo che non ci siano "galleria" e "presidio". È necessario determinare rigorosamente l'ora della discussione. La mancanza di tempo crea stress, stimolante attività cerebrale. Il momento ottimale per un tale incontro è di circa 30 minuti. Nessuno dovrebbe criticare le proposte proposte. La maggior parte delle persone non può lavorare in modo creativo in condizioni di azzardo morale, se uno viene abbattuto, gli altri penseranno solo a come non sembrare più stupidi di tutti gli altri. All'inizio della discussione, di regola, vengono avanzate idee banali e vuote. Il divieto di critica rende più facile avanzare idee, tra le quali potrebbero essercene di molto valide. Si consiglia di selezionare migliori idee piuttosto che scartare il peggio, ciò che sembrava inutilizzabile ora potrebbe tornare utile in seguito. Non c'è bisogno di stabilire la paternità delle idee: le idee migliori sono sempre il prodotto della creatività collettiva.
Quando una via d'uscita sembra essere trovata situazione difficile, è consigliabile dividersi in due gruppi: "sostenitori" e "avversari" e provare a trovare punti deboli nella soluzione sviluppata. La decisione finale deve essere chiaramente formulata e registrata.
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CONcontenuto
- introduzione
- 1.1. Il concetto di "riunione" e "sessione"
- 1.2. Organizzazione dell'incontro
- 1.3. Tipologie e svolgimento delle riunioni
- 1.4. Migliorare l'efficienza delle riunioni e delle sessioni
- Conclusione
introduzione
Soggetto lavoro di controllo"Riunioni e riunioni, segni generali e speciali".
Tra tipi diversi le attività del capo della maggior quantità di tempo, e con una separazione dal resto del lavoro, assorbono le riunioni.
Lo scopo del lavoro di controllo è rivedere il generale e caratteristiche speciali riunioni e sessioni.
In accordo con questo obiettivo, sono stati definiti i seguenti compiti:
1. Considera i concetti di riunione e riunione.
2. Prendi in considerazione l'organizzazione di incontri e riunioni.
3. Considerare le principali opportunità per migliorare l'efficienza delle riunioni e delle sessioni.
L'oggetto è una forma di processo decisionale collettivo.
Oggetto: incontro e incontro.
Oltre alle conversazioni d'affari e alle trattative commerciali, nella pratica aziendale sono diffuse forme speciali di conversazioni d'affari: le riunioni, che sono un modo per una discussione collettiva aperta su determinate questioni.
Lo stile di lavoro del manager è in gran parte determinato dal possesso della "saggezza" di tenere vari tipi di riunioni e riunioni, che occupano una parte significativa dell'orario di lavoro e riguardano funzioni di gestione diretta.
Un atteggiamento responsabile nei confronti di queste attività è dettato non solo dall'efficacia o dall'inefficacia del loro impatto su ulteriori attività istituzioni, organizzazioni, ma anche la quantità di tempo trascorso da un gran numero di partecipanti presenti all'incontro.
La discussione di gruppo come forma di conversazione d'affari ha molti aspetti positivi. In primo luogo, aumenta l'efficienza del pensiero. Il proverbio russo "la mente è buona, ma due è meglio" non è nato da zero, ha un significato profondo. In effetti, l'originalità del pensiero umano sta nel fatto che è particolarmente efficace nelle condizioni di attività intellettuale congiunta, poiché i risultati intellettuali non si sommano, ma si moltiplicano. È noto che la maggior parte delle idee fruttuose sono nate durante lo scambio collettivo di pensieri.
In secondo luogo, durante l'incontro, la comunità creativa dei lavoratori viene rafforzata, gli interessi dei singoli lavoratori sono inclusi in un unico sistema di compiti collettivi e vengono migliorate anche le capacità imprenditoriali dei suoi partecipanti. In terzo luogo, nel lavoro mentale congiunto, viene rivelato il potenziale creativo di ciascuno di essi. Kuzin F. A. Cultura della comunicazione d'impresa: una guida pratica. -- 6a ed., rivista. e aggiuntivi - M.: Os-89, 2002.- p. 195
Durante la scrittura del lavoro sono stati utilizzati materiali didattici autori come F. A. Kuzin, V. M. Chizhikov e altri.
1. Riunioni e riunioni, caratteristiche generali e speciali
1.1 Il concetto di "riunione" e "sessione"
Un incontro è una forma di elaborazione di decisioni collettive sulle questioni più importanti della vita di un'istituzione o di un'organizzazione. Alle riunioni partecipano i rappresentanti dei vari dipartimenti dell'ente che sono interessati a risolvere i problemi all'ordine del giorno. Le riunioni possono essere ampliate (in base al numero di partecipanti) e limitate (una ristretta cerchia di partecipanti alla riunione).
Un incontro è anche una forma di discussione collettiva e risoluzione di problemi, tuttavia, si riferisce principalmente al lavoro di entità permanenti (organi) create all'interno di un'istituzione o in termini aziendali con altre istituzioni e organizzazioni.
A titolo di esempio si possono citare: collegi, consigli di amministrazione, plenum, la Duma di Stato, il Consiglio della Federazione, il Consiglio di sicurezza, ecc. Questi organi hanno una composizione relativamente costante dei loro membri, lavorano su base continuativa, con una certa frequenza dei loro incontri.
Capi e specialisti di altre istituzioni e organizzazioni, rappresentanti dell'amministrazione, organizzazioni pubbliche città, quando si risolvono problemi che esulano dalla competenza di un'istituzione.
Riunioni - riunioni strettamente professionali per affrontare principalmente questioni organizzative (ad esempio, una riunione del comitato sindacale, una riunione del presidio, ecc.). Smirnov E.A. Sviluppo delle decisioni di gestione: libro di testo per le università. M: UNITÀ-DANA, 2002. p. 20
Un incontro è solitamente richiesto nelle seguenti circostanze:
Formazione di una posizione comune in relazione a un problema complesso;
Discussione di opinioni private e preparazione di decisioni;
La trasmissione di questo tipo di informazioni che richiede chiarimenti e riguarda molti;
Formazione di nuovi compiti;
Sviluppo di promettenti soluzioni significative;
Risolvere situazioni uniche e problematiche;
Coordinazione;
Risolvere problemi urgenti; risolvere problemi che modificano l'attuale divisione del lavoro.
Succede che l'incontro non sia già opportuno nelle sue basi e quindi serva da motivo di insoddisfazione dei suoi partecipanti:
Debolezza del lavoro individuale;
Incertezza nella divisione del lavoro;
Struttura inappropriata delle relazioni ufficiali;
Stile di leadership autocratico;
Tradizioni radicate;
Debole desiderio di cooperazione nell'organizzazione;
Il desiderio di alcuni dipendenti di distinguersi;
Rinviare la soluzione del problema fino a quando la situazione richiede un incontro;
Incertezza nella distribuzione delle istruzioni;
La cosiddetta assemblea regolamentata (su richiesta dell'alta dirigenza);
La segreteria forma una lettera ai responsabili della preparazione dei materiali per la riunione. Contestualmente, per ogni punto all'ordine del giorno, vengono indicati tutti gli esecutori e viene assegnato l'esecutore responsabile (il primo dell'elenco). La lettera riceve un numero di registrazione nel sistema. Lo scopo principale della lettera è quello di trasmettere agli esecutori responsabili il contenuto dell'ordine del giorno della riunione e il termine per la preparazione dei materiali necessari per la riunione. La lettera è stampata e firmata dal responsabile. Successivamente, la segreteria predispone, utilizzando il sistema, le lettere a tutti gli esecutori responsabili, stampando sulle copie della lettera firmata la posizione e il nome dell'esecutore responsabile. Ciascuno degli esecutori responsabili prepara i materiali per la riunione, tra i quali è obbligatorio un progetto di decisione su un punto specifico della riunione.
Il progetto di decisione include attributi richiesti, Come:
- per quale riunione è in preparazione la bozza di decisione;
- per quale punto all'ordine del giorno è in preparazione il progetto di decisione;
- ripetizione del nome dell'articolo;
- chi prepara il progetto di decisione;
L'ordine del giorno della riunione è approvato con la firma dell'ordine del giorno. Successivamente, la segreteria invia un invito alla riunione e un pacchetto di materiali per la riunione, che è l'ordine del giorno approvato, i progetti di decisione e i riferimenti.
Immediatamente prima dell'inizio della riunione, un pacchetto di documenti viene distribuito a coloro che non l'hanno ancora ricevuto. A seguito dei risultati della riunione, viene redatto un protocollo. Nel protocollo vengono inserite le seguenti informazioni:
- data di;
- ufficiale in servizio;
- i presenti, raggruppati per posizione;
- nome dell'argomento (punto all'ordine del giorno);
- nomi dei relatori;
- preambolo (può essere omesso);
- decisioni su questioni sotto forma di elenco numerato.
1.3 Tipologie e svolgimento delle riunioni
Gli incontri di lavoro sono molto diversi. Di solito ci sono i seguenti tipi:
- dittatoriale (il capo ha diritto di voto, il resto ascolta in silenzio, ricevendo spesso rimproveri dal capo);
-- autocratico (condotto in modalità interattiva, quando il leader pone domande a ciascun partecipante e riceve risposte);
- segregativo (quando è prevista la relazione del capo e gli interventi dei subordinati da lui nominati);
- discutibile (sono caratterizzati da libero scambio pareri, viene presa una decisione, che viene presa dal voto dei partecipanti, seguita dall'approvazione del capo);
- gratuito (si tratta di riunioni senza un ordine del giorno chiaro e senza un presidente. Molto spesso lo sono parte integrale riunioni quando la discussione di qualsiasi problema ha raggiunto un punto morto. In questo caso, il presidente dell'assemblea annuncia una lunga pausa, durante la quale sorgono spontanei incontri dietro le quinte).
Nelle condizioni del sistema di comando amministrativo nel nostro paese, venivano solitamente utilizzati i primi tre tipi di riunioni di lavoro, il cui significato principale era che i leader informavano solo gli invitati delle loro decisioni o istruzioni del partito e delle organizzazioni superiori , mentre l'essenza incontro d'affariè quello di garantire una discussione libera e sviluppare una soluzione comune basata su un'ampia considerazione delle opinioni, comprese quelle che non corrispondono al punto di vista dell'amministrazione.
Molto spesso, le riunioni di lavoro si tengono per i seguenti motivi: in primo luogo, se è necessario prendere una decisione collettiva basata sull'uguale diritto di tutti di esprimere e giustificare la propria opinione; in secondo luogo, a condizione che la soluzione del problema incida contemporaneamente sugli interessi di più divisioni strutturali dell'organizzazione o dell'azienda; in terzo luogo, nel caso in cui per risolvere la questione sia necessario utilizzare le opinioni di vari gruppi di lavoratori.
La pratica della vita lavorativa mostra che le riunioni di lavoro sono più efficaci delle semplici decisioni amministrative di una ristretta cerchia di dirigenti. Tuttavia, le adunanze non sufficientemente preparate e mal condotte, convocate in ogni occasione, causano un grave danno, in quanto divorano il tempo prezioso delle persone, strappandole al loro lavoro principale. Pertanto, prima di convocare tali riunioni, si dovrebbe prendere in considerazione la necessità di tale iniziativa. È probabile che il problema proposto all'esame non richieda affatto una soluzione immediata. Inoltre, il manager, ad esempio, vuole solo informare i dipendenti su qualcosa. In questo caso, puoi facilmente fare a meno di un incontro.
Ma se lo svolgimento di una riunione è comunque riconosciuto come opportuno, allora, prima di tutto, è necessario prepararlo con cura. Questa formazione e la procedura per la sua attuazione dovrebbero essere progettate in modo tale che il modo migliore il compito principale è stato risolto, per amore del quale si tiene l'incontro stesso.
Quando si determina l'ora di inizio della riunione, è necessario tenere conto del ritmo del lavoro. Per non costringere le persone a passare all'infinito da un tipo di lavoro all'altro durante la giornata, è consigliabile tenere riunioni all'inizio o alla fine della giornata lavorativa o dopo la pausa pranzo. Tenendo conto del tempo complessivo impiegato - cioè del tempo necessario non solo per l'incontro stesso, ma anche per la raccolta, i trasferimenti, il rientro e l'inserimento nel lavoro - l'inizio e la fine dell'incontro dovrebbero essere pianificati in modo che non vi siano Tempo segmenti “vuoti”: se termina 15 minuti prima della pausa pranzo, saranno sicuramente minuti persi.
È necessario avvisare preventivamente i partecipanti all'incontro e portarli a conoscenza dell'ordine del giorno, con tutto il materiale necessario, in modo che i loro interventi siano pensati in anticipo. Kuzin F. A. Cultura della comunicazione d'impresa: una guida pratica. -- 6a ed., rivista. e aggiuntivi - M.: Os-89, 2002.- p. 197
Come dimostra l'esperienza, gli incontri di lavoro non sempre portano l'effetto desiderato a causa del fatto che molti manager non immaginano chiaramente la tecnologia della loro organizzazione e condotta. In un certo numero di casi, le riunioni di lavoro sono convocate troppo spesso e mal preparate; troppe persone sono coinvolte nella loro attuazione, e certamente i “primi” leader; una durata irragionevole delle riunioni ne riduce l'efficacia; infine, le decisioni che vengono prese durante le riunioni di lavoro sono spesso poco formalizzate e poco controllate nel processo di attuazione, il che riduce notevolmente la loro efficacia, il che rende necessario incontrarsi nuovamente sulle stesse questioni.
Un incontro di lavoro è un modo per coinvolgere la mente collettiva nello sviluppo di soluzioni ottimali alle questioni più urgenti e complesse che si presentano in azienda. Il processo di gestione in questo senso si riduce a tre fasi principali:
- raccolta ed elaborazione delle informazioni;
- coordinamento delle attività di tutti i reparti della società e di tutti i dipendenti;
- il processo decisionale.
Tranne il tuo destinazione diretta, ogni incontro razionalmente organizzato risolve anche un importante problema educativo. Durante la riunione, i dipendenti imparano a lavorare in gruppo, ad adottare un approccio globale alla soluzione compiti comuni raggiungere compromessi, acquisire una cultura della comunicazione, ecc. Per alcuni dipendenti, partecipare a una riunione di lavoro è l'unica opportunità per vedere e ascoltare i leader dei più alti livelli di gestione. Inoltre, durante un incontro di lavoro, al manager viene data l'opportunità di mostrare il suo talento manageriale. Kabushkin N.I. Gestione del turismo: Proc. indennità. - Minsk: BSEU, 2000. - p. 437
1.4 Migliorare l'efficienza delle riunioni e delle riunioni
Nelle istituzioni e nelle organizzazioni legate alla sfera socio-culturale, non è spesso possibile trovare organi di gestione appositamente creati. In queste istituzioni, gli enti pubblici di autogoverno sono spesso creati sotto forma di consigli pubblici per la conservazione e il restauro dei monumenti storici e culturali, per lo sviluppo arte popolare e artigianato, organizzazione del lavoro con bambini e adolescenti, ecc.
Alcuni manager, giustamente e non senza ironia, ad esempio, affermano che lo scopo nascosto di molti incontri risiede nel desiderio del manager di condividere la responsabilità di prendere una decisione impopolare, rischiosa, difficile o errata. Seriamente parlando, le riunioni si tengono non solo perché il leader non può o non vuole prendere decisioni da solo.
Lo scopo degli incontri è coordinare gli sforzi dei dipendenti, dare e ricevere informazione necessaria, prendere le decisioni necessarie (tralasciando i casi in cui le riunioni si tengono per il bene delle riunioni stesse, quando non c'è un obiettivo chiaro, un ordine del giorno specifico, ma c'è un desiderio di comunicazione, un desiderio di "riunirsi e discutere") .
L'incontro non sarà produttivo se il leader non determina in anticipo la composizione dei partecipanti. La tendenza alle grandi riunioni, il desiderio di invitare quante più persone possibile non sempre danno il risultato desiderato. incontro incontro
Gli specialisti che non sono direttamente collegati ai punti all'ordine del giorno dell'assemblea perdono il diritto tempo di lavoro invano. Inoltre, un aumento del numero di invitati complica la comunicazione tra i partecipanti alla riunione, provoca deviazioni dalla discussione delle questioni dichiarate, riduce la capacità di utilizzare le capacità di tutti i partecipanti e rende difficile prendere decisioni.
La pratica dimostra che il successo dell'incontro è determinato dalla scelta esatta dell'ora e del luogo in cui si terrà. L'ora del giorno della riunione dovrebbe essere fissata in base alla capacità dei suoi potenziali partecipanti. È più ragionevole fissare un incontro mezz'ora prima della pausa pranzo o prima della fine della giornata lavorativa.
Le regole nascoste della fine dell'incontro costringeranno i partecipanti a non essere distratti da domande a margine, a non essere prolissi, a tenere traccia del tempo. Ogni leader decide quanto tempo durerà l'incontro. La maggior parte delle persone pensa che un'ora sia sufficiente per qualsiasi incontro, ma a seconda del numero di domande e della loro importanza, il periodo di tempo può variare.
E un leader esperto fisserà sempre l'ora di fine della riunione, la durata dei discorsi, determinerà le regole per discutere ogni questione.
L'assenza di un orario rigido, di regola, non porta alla concentrazione dell'attenzione dei partecipanti alla riunione, e il numero di parole aumenta in proporzione al tempo a disposizione.
Completare la discussione delle questioni al momento giusto insegna alle persone a trovare rapidamente le giuste soluzioni, discipline e, allo stesso tempo, dà loro l'opportunità di pianificare il proprio tempo, sapendo esattamente quando finirà l'incontro.
I problemi individuati devono essere considerati solo come limitazioni esterne, il cui superamento non è sufficiente per riunioni efficaci.
I problemi profondi sono inerenti al leader stesso, alla sua conoscenza, esperienza, abilità, stile di leadership verificato e presenza di un obiettivo chiaramente definito.
Il fatto è che il costo in termini materiali di alcune riunioni è tre volte superiore (lavoro preparatorio, stipendi dei partecipanti, spese generali, spese di viaggio, Tempo perso viaggio di andata e ritorno e la riunione stessa) rispetto ai risparmi che potrebbero derivare dalle loro decisioni. Con l'intenzione di tenere una riunione, il manager deve assicurarsi che i costi previsti non superino almeno i benefici previsti.
Il tempo trascorso invano alle riunioni è legato non solo alla loro durata ingiustificata, ma anche per molti aspetti all'incapacità del presidente di avviarle in tempo.
Ogni dipendente nominerà molti esempi in cui le riunioni sono iniziate 15-20 minuti dopo l'orario stabilito. Tutti sanno che bisogna iniziare in orario, ma ci sono sempre motivi per aspettare un po'. Il leader attende che tutti si riuniscano, assecondando i partecipanti in ritardo.
Ci sono poche persone del genere, ma sembrano dettare le loro condizioni al resto. Le volte successive e successive la trama si ripete con gli stessi personaggi, abituando gradualmente il resto a questo. Riempiendo il tempo di attesa, il presidente avvia una conversazione con uno dei presenti su un fatto insignificante o eventi recenti, coinvolgendo tutti gli altri in una conversazione improduttiva.
Quindi, l'insensata perdita di tempo dovuta all'indisciplina dei singoli partecipanti alla riunione deve essere fermata dal leader, e questo richiede solo la determinazione a smettere di parlare quando è il momento di iniziare la riunione. Coloro che sono in ritardo per la prima e la seconda volta si “accenderanno” e si ritroveranno in minoranza, e la terza volta arriveranno puntuali o non saranno invitati perché non necessari.
Fare in modo che le persone si riuniscano in tempo e inizino la riunione in tempo non è un compito facile, ma è solo una parte del problema. Il vero ruolo del leader (che presiede) come leader si manifesta nel processo di conduzione di una riunione.
La sua abilità, conoscenza della psicologia delle persone, le sottigliezze della scienza del management si manifestano nella capacità di ascoltare le opinioni e i desideri dei partecipanti alla riunione, nella flessibilità ottimale e nella capacità di modificare lo stile e il modo di condurre una riunione , sulla base di una situazione particolare.
Le forze sottostanti a tali riunioni sono sempre ovvie, ma richiedono una leadership sottile e abile, che consenta ai partecipanti alla riunione di assumere quei ruoli che faciliteranno, non ostacoleranno, il processo decisionale. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Introduzione alla gestione socio-culturale. - M.: MGUKI, 2003. - p. 282
Conclusione
Pertanto, sulla base del materiale di cui sopra, si possono trarre le seguenti conclusioni.
Incontro e incontro non sono concetti univoci.
Avendo una base naturale comune - per coordinare azioni, scambiare informazioni, risolvere problemi e prendere decisioni (o leggi), tuttavia, differiscono in modo significativo nella forma, nel contenuto, nella composizione e nei poteri dei partecipanti.
Un incontro è una forma di elaborazione di decisioni collettive sulle questioni più importanti della vita di un'istituzione o di un'organizzazione.
Riunioni - riunioni strettamente professionali per affrontare principalmente questioni organizzative (ad esempio, una riunione del comitato sindacale, una riunione del presidio, ecc.).
Preparazione di una riunione - Il ciclo di vita di una riunione può essere suddiviso nelle seguenti fasi:
Preparazione;
presa;
Controllo dell'esecuzione.
Ciascuno degli esecutori responsabili prepara i materiali per la riunione, tra i quali è obbligatorio un progetto di decisione su un punto specifico della riunione.
Gli incontri di lavoro si tengono più spesso per i seguenti motivi: in primo luogo, se è necessario prendere una decisione collettiva basata sull'uguale diritto di tutti di esprimere e giustificare la propria opinione; in secondo luogo, a condizione che la soluzione del problema incida contemporaneamente sugli interessi di più divisioni strutturali dell'organizzazione o dell'impresa; in terzo luogo, nel caso in cui per risolvere la questione sia necessario utilizzare le opinioni di vari gruppi di lavoratori.
Quando si determina l'ora di inizio della riunione, è necessario tenere conto del ritmo del lavoro. È necessario avvisare preventivamente i partecipanti all'incontro e portarli a conoscenza dell'ordine del giorno, con tutto il materiale necessario, in modo che i loro interventi siano pensati in anticipo.
Lo scopo delle riunioni è coordinare gli sforzi dei dipendenti, dare e ricevere le informazioni necessarie, prendere le decisioni necessarie.
L'incontro non sarà produttivo se il leader non determina in anticipo la composizione dei partecipanti.
La pratica dimostra che il successo dell'incontro è determinato dalla scelta esatta dell'ora e del luogo in cui si terrà. L'ora del giorno della riunione dovrebbe essere fissata in base alla capacità dei suoi potenziali partecipanti.
La sede dell'incontro non dovrebbe essere lontana dalla sede della composizione principale dei suoi partecipanti o in una stanza dove è impossibile organizzare una mostra, esposizione di materiale illustrato, ecc.
Elenco delle fonti utilizzate
1. Zadorkin V. I. Organizzazione del lavoro del manager. Manuale elettronico.
2. Kabushkin N.I. Gestione del turismo: Proc. indennità. - Minsk: BSEU, 2000. - 644 p.
3. Kuzin F. A. Cultura della comunicazione d'impresa: una guida pratica. -- 6a ed., rivista. e aggiuntivi - M.: Os-89, 2002.- 320 p.
4. Smirnov E.A. Sviluppo delle decisioni di gestione: libro di testo per le università. M: UNITI-DANA, 2002. 271 p.
5. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Introduzione alla gestione socio-culturale. - M.: MGUKI, 2003. - 382 p.
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Esistono diversi tipi di eventi che si tengono per un certo gruppo di persone, in un certo luogo, dove argomenti diversi o vengono prese decisioni su questioni specifiche. Ad esempio, un'assemblea trimestrale degli azionisti o un'assemblea aziendale generale. Queste attività sono suddivise in diversi tipi:
ü Incontro
ü incontro
ü Un incontro di lavoro:
Ø Conversazione d'affari
Ø Trattative
Incontro effettuata secondo determinate regole procedura di riunione), che è enunciato nello statuto dell'organizzazione. Lo svolgimento dell'assemblea e le decisioni che vi vengono assunte sono verbalizzate in apposito documento denominato verbale di riunione.
incontro differisce da una riunione in quanto di solito a una riunione viene invitata una ristretta cerchia di persone. Ad esempio, persone che rappresentano diversi dipartimenti della stessa organizzazione o rappresentanti di diverse società e imprese.
Le riunioni sono spesso più regolari delle riunioni. Sono convocati ad un orario prestabilito, di norma una volta alla settimana. Esistono incontri per riflettere su problemi e questioni di attualità. Tali riunioni possono avere anche carattere straordinario se giustificate da un'urgenza. Di norma le riunioni non vengono redatte verbali, ma sicuramente viene emessa una delibera sulla base dei risultati.
Incontri di lavoro suddiviso in conversazioni d'affari E negoziazione.
conversazione d'affarisi svolge sotto forma di una conversazione libera e si tiene per discutere vari urgenti compiti momentanei, ma alla fine viene necessariamente emesso un verdetto.
Negoziazioneprevedere la soluzione di questioni e compiti più fondamentali per le attività congiunte di società, organizzazioni o imprese, quali: determinare l'ambito di interazione, limitare le sfere di influenza e così via. I negoziati si concludono con la firma di un accordo finale o di una dichiarazione verbale.
Ogni imprenditore, uomo d'affari, commerciante, per la natura della sua attività, ha spesso bisogno di agire come partecipante o organizzare lui stesso vari incontri, conferenze e riunioni di lavoro. Esiste una procedura stabilita per lo svolgimento di queste attività, che deve essere seguita, poiché influisce direttamente sul successo e sullo sviluppo dell'attività.
Quali condizioni devono essere soddisfatte per preparare e condurre questi eventi in modo di qualità?
1. È importante definire chiaramente l'argomento e delineare l'ordine del giorno.
L'ordine del giorno dovrebbe includere 2-3 questioni importanti e 3-4 secondarie. Perché un tale rapporto? Nel caso in cui ci siano pochi problemi principali, puoi dedicare loro più tempo per esaminarli e risolverli in modo più approfondito. Se ce ne sono molti, allora, visto il tempo limitato, le questioni principali saranno considerate superficialmente e molte sfumature mancheranno.
2. Fai un elenco di persone specifiche invitate alla riunione, riunione, trattative.
L'eccezione è incontro di produzione Si svolge regolarmente e con elenco invariato dei presenti.
3. Impostare una data e un'ora specifica per l'evento.
La data e l'ora delle trattative devono essere concordate con tutte le parti.
4. Notifica obbligatoria di tutte le potenziali persone circa la data e l'ora dell'evento.
Per svolgere l'incontro, questo deve essere fatto con almeno una settimana di anticipo. Solo le persone che non sono partecipanti permanenti vengono avvisate dell'imminente riunione di produzione.
5. Determinare il periodo di tempo durante il quale si svolgerà questo evento e informarne tutti i partecipanti.
Come dimostra l'esperienza, l'avviso sull'ora di fine dell'evento disciplina tutti i presenti e riduce l'orario dell'evento dal 10 al 15%.
6. È necessario preparare il discorso principale. Può essere un rapporto o un breve messaggio. Designare i partecipanti richiesti per la discussione.
Il discorso dovrebbe essere fatto rigorosamente sull'argomento e rivelare il problema in esame. Le argomentazioni e le conclusioni devono essere fondate e sostenute dai fatti. Discorsi vuoti e vaghezza causeranno agli ascoltatori solo disattenzione e indifferenza.
7. Decidi i locali e preparali per l'evento.
La stanza o sala dovrebbe essere confortevole e di dimensioni tali da poter accogliere tutti i partecipanti previsti. Considera in anticipo il numero di posti: dovrebbero esserci abbastanza sedie per tutti. Assicurati di avere un ricambio per le emergenze. Per le trattative è utile mettere davanti a ciascun partecipante una carta con le iniziali complete. Indicare su di esso il nome dell'organizzazione o della società per conto della quale questa persona è presente. Metti un foglio di carta/taccuino e alcune penne sui tavoli per ogni partecipante. È gradita la presenza di bevande (acqua minerale con e senza soda) e bicchieri. Le regole di cortesia prevedono la somministrazione di tè e caffè durante le trattative.
I lavori devono iniziare rigidamente all'orario concordato. I ritardi comporteranno solo ulteriori ritardi negli eventi successivi. Durante l'organizzazione dei negoziati, tutte le parti - i partecipanti hanno deciso di osservare incondizionatamente il momento dell'inizio dei lavori. Il tuo irragionevole ritardo nelle negoziazioni da parte dei partner sarà considerato come il massimo grado di negligenza e sarà difficile prevedere ulteriori risultati.
Assicurati che l'atmosfera generale durante l'evento sia amichevole. Transizioni a personalità, resa dei conti, insulti e provocazioni sono inaccettabili.
Per tenere una riunione devi scegliere un presidente. Questo viene fatto attraverso un voto generale aperto o chiuso. Questa fase deve essere registrata nel protocollo.
L'ufficiale di presidenza è tenuto a controllare le regole e annunciare il nome e il cognome di ciascun relatore, la sua posizione e il nome della società per conto della quale il partecipante parla.
Il relatore selezionato deve essere una persona con determinate qualità. Prima di tutto, il presidente deve essere una persona competente e imparziale. Deve essere in grado di esprimersi in modo chiaro e chiaro, tollerare le opinioni opposte. Non ha il diritto di dare la preferenza a nessuno e imporre la sua opinione. Se ha proprie proposte in assemblea, il presidente ha facoltà di esprimerle solo dopo tutti gli intervenuti.
Il momento più importante di ogni evento è riassumere e prendere una decisione. Molto spesso, in questo momento c'è una sorta di perdita di energia e impotenza. La ragione di ciò è aspetto psicologico: i partecipanti non sono in grado di rendersi conto che il tempo sta per scadere e che è necessario prendere una decisione. Cominciano a dubitare, esitano, esitano a fare una scelta. Se si verifica una situazione del genere, il modo migliore per uscirne è prendere una proposta e considerarla. È molto importante non perdere il momento in cui dovresti interrompere la discussione. Dipende interamente dall'esperienza del presidente. C'è anche la pratica del voto intermedio, quando vengono riassunti i risultati di ogni fase della discussione. Ma non vale nemmeno la pena affrettarsi con la decisione finale se questa decisione viene respinta dalla minoranza. In questo caso, è necessario continuare la discussione per giungere a una decisione che soddisfi tutte le parti della discussione.
3.10.1. Definizione dei concetti di "impresa
riunione, assemblea.
Incontro di lavoro, l'incontro è una forma
considerazione collettiva degli affari
situazioni produttive,
economico, scientifico e tecnico,
questioni politiche e di altro tipo
3.10.2. La differenza tra conferenze e riunioni.
Il nome della differenza.
Per numero di partecipanti.
Per dirigere il suo lavoro.
questioni in discussione
Incontro
Il Presidio è eletto
Le domande sono in discussione
coordinamento relativo
tutta la squadra
incontro
Condotto dal leader
Problemi individuali
forme speciali
lavoro di squadra tranne
riunioni e assemblee.
Conferenze
Seminari
Simposi
Raduni
xxx
Scopo principale
riunioni, assembramenti.
Aiuto nella preparazione e realizzazione
decisioni di gestione.
Vantaggi delle riunioni
assemblee.
L'uso dell'intelligenza collettiva secondo il principio
"una testa va bene, ma molte sono meglio",
Una visione più completa dei problemi
attrarre specialisti di vari profili
attività,
Processo decisionale più rapido
considerazione diretta nella loro stessa preparazione
esecutori
Possibilità di incontro tra dirigenti
qualità personali e professionali dei subordinati
o la loro intelligenza
È una specie di mezzo di produzione
formazione ed educazione morale
Una forma efficace di controllo delle attività
capo
Meccanismo di spurgo del vapore: i dipendenti possono farlo
esprimere le proprie opinioni, insoddisfatto,
criticare la direzione, ecc.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Inconvenienti nella conduzione
meeting, convegni.
Tempo sprecato a causa della distrazione
dipendenti dall'esecuzione dei loro compiti diretti
doveri ufficiali;
A causa dell'insufficiente lavoro preparatorio per
riassicurazione o così semplicemente regolare che hanno
effetto segno di spunta;
Spesso i risultati del lavoro degli enti collettivi non lo sono
portato a morte;
- "dimenticare"
adottato a
Mancanza di controllo sull'attuazione delle decisioni e
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Tipi principali
riunioni.
Angosciato
Didattico
Operativo (dispacciamento)
Struttura dell'incontro.
Rapporto (informazioni)
Domande al relatore
Prendere una decisione
I compiti del "problema
incontri”.
Attraverso la discussione, trova l'ottimale
gestione, produzione,
sociale, ecc. I problemi
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
"Comunicazione d'affari"
un incontro speciale.
Nella pratica straniera, viene utilizzato un tipo speciale
incontri: " conversazione d'affari". Le sue caratteristiche:
Composizione permanente dei partecipanti, determinata
per ordine del capo
Commissioni sistematiche in giorni prestabiliti e
Non c'è un unico presidente, guidano la riunione
tutti i partecipanti a turno
Arbitro eletto
discussione d'affari su
rispetto delle normative
discussioni d'affari
Sviluppato
"meccanismo" di regolare
informazioni sullo stato di avanzamento dell'attuazione delle decisioni
discussione d'affari
È una specie di consiglio permanente
sotto un leader per certo
linea di business
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Compiti dell'istruttivo
riunioni.
Assume la trasmissione degli ordini dall'alto verso il basso
secondo lo schema di controllo per il loro più veloce
prestazione
Discussione su modi e mezzi per implementare soluzioni
Conoscenza dei documenti di gestione
Può essere sostituito dall'esecuzione
decisioni per iscritto
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Operativo
(controllo) incontro.
(le cosiddette riunioni di programmazione, cinque minuti,
Assume informazioni dal basso verso l'alto
(in riunione, riferiscono i dipendenti
manager sullo stato delle cose sul campo)
Il leader, a sua volta, prova sulla base di
informazioni ricevute per risolvere il sorto
I problemi
La forma più comune di riunioni in Russia,
ma di solito durano a lungo e spesso
trasformarsi in una "spaziatura" di subordinati, in
litigi tra dipartimenti e servizi, ecc.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
migliorare l'efficienza
riunioni.
Organizzativo:
Definire chiaramente l'ordine del giorno, i problemi e
Seleziona esattamente quei partecipanti da chi
la risoluzione dei problemi dipende
Informare i partecipanti in anticipo
il tema dell'incontro e il necessario
materiali relativi al problema
Considera i momenti e i momenti migliori della giornata
incontro
Determina la dimensione ottimale della stanza
temperatura desiderata, ventilazione,
mezzi audiovisivi
Approva il regolamento
Psicologico:
Considera prima quelli più semplici
domande che richiedono meno tempo e
energia mentale
Cerca di sbarazzarti delle "chiacchiere" dei rapporti
sui successi, sull'accertamento delle carenze, sulla bravura
dichiarazioni di prontezza, ecc.
Dovrebbe diventare una regola che senza costruttivo
frasi niente da prendere parole
Lo spirito imprenditoriale dei partecipanti alla riunione dipende da
il suo inizio, dal comportamento del leader all'inizio
(la separazione dei subordinati all'inizio è una garanzia che
la discussione non funzionerà)
Usa abilmente la critica pubblica:
“Il lavoro mal fatto viene criticato, no
Umano"
Luminoso fatto interessante mobilita il pubblico
Riduce l'impatto della performance
sguardo assente, che non esprime nulla
L'attenzione del pubblico è detenuta dai gesti
A proposito di
Etico:
- "la performance su un pezzo di carta" riduce l'impressione
dalla parola e riduce il suo impatto su
pubblico
Per un oratore che non è sicuro dei suoi argomenti, no
convinto della verità di quanto affermato, è difficile
convincere gli altri che hai ragione
Non parlare mentre guardi sopra le teste o dentro
Gli ascoltatori sono infastiditi nel modo sbagliato
parole pronunciate fuori luogo
stress, ripetizione delle stesse parole e frasi
L'impressione della performance può essere
Influenza negativa aspetto e comportamento
Durante la performance, non dovresti suonare il violino
vestiti, toccati il viso, gira un bottone,
ondeggia a destra ea sinistra, gira tra le mani
articoli, ecc.
3.10.7. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Norme etiche delle discussioni in
durante una riunione o un'assemblea.
In ogni discussione, rispettoso
atteggiamento nei confronti dell'opinione di qualcun altro, anche se lo è all'inizio
guarda è assurdo
Dobbiamo sforzarci di comprendere le opinioni degli altri e per
Prima di tutto, devi essere paziente,
mobilitare l'attenzione per ascoltarlo
Deve attenersi a un argomento
spora. Non permettere la situazione espressa in
detto popolare: “uno parla di Tommaso, l'altro parla di
Evita di trasformare la discussione in
conflitto. In qualsiasi controversia, devi cercare punti
convergenza di opinioni e giudizi, e si sforzano di trovare
soluzioni generali. La discussione dovrebbe portare a
cooperazione, non confronto. Non è in alcun modo
caso non significa rinunciare alla propria opinione quando
ipocrisia, ma mettere in discussione
la tua opinione è utile. Ricorda il saggio detto
Socrate: "So solo che non so niente"
Anche la discussione più acuta con inconciliabile
i punti di vista non devono contenere parolacce,
Dichiarazioni perentorie come questa non sono vere, questo
sciocchezze, dire sciocchezze, ecc. Non si accorciano
percorso verso la verità. ironia, sarcasmo
essere presenti. Ma devono essere usati
abilmente, senza insultare o umiliare gli avversari
L'arma principale nella discussione può essere
solo fatti, la loro interpretazione coscienziosa
Ammetti che ti sbagli. nobilmente
tratta i tuoi avversari se hanno sofferto
sconfitta nel dibattito. Dai loro la possibilità di salvare
la loro reputazione, rilevando gli aspetti positivi della loro
posizioni. Non gongolare per la loro sconfitta.
Responsabilità
presiedere
discussioni.
dovrebbe essere il leader della discussione (riunione).
competente nella risoluzione dei problemi
Possedere capacità di discussione
Certo, per essere una persona educata
Non deve solo dare la parola
desiderosi di parlare e seguire le regole,
ma anche per orientare la discussione in modo costruttivo.
Frenare le emozioni dei partecipanti
nel caso di affermazioni che esulano dai limiti della decenza
togli le loro parole
Avvia una discussione
si può dire:
Chiedo la tua attenzione.
Dobbiamo cominciare?
Andiamo a lavorare?
Fammi aprire (iniziare)...
Sono felice di aprire
(di partenza)...
Esempi di forme di etichetta vocale in
durante la riunione.
Discutiamone...
La prima cosa di cui dobbiamo discutere...
Ci sono commenti (aggiunte, domande)? ..
Per favore, compagno (signore) ... La tua domanda ...
Rispondo a questa domanda...
Non credo si possa rispondere a questa domanda
risposta immediata...
Penso che questa domanda possa essere posta in seguito
individualmente...
Continuiamo la discussione...
Il successivo ha preso la parola
compagno (maestro) ...
Il compagno (Sig.) parla...
Per favore, parla nel microfono (un po'
più forte dal tuo posto).
Consentitemi di passare alla discussione di quanto segue
punto all'ordine del giorno.
Vorrei che gli oratori parlassero brevemente
(Segui le regole).
Purtroppo. Il tuo tempo è scaduto...
Per favore, non deviare dall'argomento...
Torniamo all'argomento (problema, domanda) ...
Questo problema sarà discusso nel prossimo
incontro...
Mi dispiace, ma il nostro tempo è scaduto e noi
costretto a fermarsi
Discussione...
La discussione riprenderà...
Alla fine del nostro incontro, vorrei fare
commento...
Spero che tutti noi abbiamo tratto beneficio dalla partecipazione
questa discussione.
Permettetemi di chiudere la riunione (sessione).
La riunione (sessione) è dichiarata chiusa.
Forme etiche
formulazione delle domande.
Mi permetto di fare una domanda...
Ho una domanda per...
vorrei fare una domanda...
Sono interessato a...
Puoi spiegare...
Rispondere alle domande può
frasi o inizi di frasi:
Questo è molto interessante (difficile, controverso)
Ringrazio (grato) per questa domanda.
Ti permette di chiarire (spiegare,
dettaglio) il mio (nostro) punto
Risponderei (risponderei) alla tua domanda
nel seguente modo...
non ho capito bene la tua domanda...
Ripeti prego. La tua domanda...
Vorrei iniziare rispondendo all'ultima
Se non ti dispiace, mi piacerebbe
pensare...
non posso rispondere
la tua domanda è perché
Temo di non poter rispondere
domanda immediatamente, ma poi discuteremo con te
questo problema dopo la discussione (incontro).
Per quanto ne so…
Fonti di bene o
brutto incontro
sono in tre aree:
1. nelle caratteristiche personali dei partecipanti.
2. nell'interazione dei partecipanti tra di loro
3. nell'organizzazione del processo di incontro stesso.
Ricette per neutralizzare le persone nei ruoli di blocco.
1. "Aggressore".
Critica tutti di fila, sminuisce lo status dei partecipanti, non è d'accordo
offerto.
A qualsiasi sua affermazione e confutazione, fai la domanda "Cosa proponi?".
2. Ricordagli che le critiche eccessive smorzano le idee costruttive.
2. "Bloccante".
Ostinatamente in disaccordo con chiunque, fornisce esempi da esperienza personale, ritorna a
questioni già risolte.
1. Ricordare lo scopo e l'oggetto della discussione. Fagli domande come: "Cosa sei?
Stai parlando del nostro obiettivo o di questa discussione?” 2. Ricorda gentilmente
"blocker" che va di lato.
3. "Ritirato".
Non vuole partecipare, distratto, parla di argomenti personali.
Invitalo a parlare e a fare le sue proposte: "A cosa ne pensi
su...?" o "Quali suggerimenti hai?".
4. "In cerca di riconoscimento".
Si vanta, parla molto, afferma il suo status.
Poni domande che dimostrino che le sue affermazioni sono affermazioni su se stesso e
non sul caso: “Quello che ci hai detto, può essere usato per risolvere il discusso
domanda?"
5. "Saltare da un argomento all'altro".
Cambia costantemente l'argomento della conversazione.
Basta con domande come: "Abbiamo finito di considerare il problema?" O:
"Quello che dici vale per il nostro incontro?".
6. "Dominante".
Cerca di prendere il potere e manipolare i presenti.
Fermare con calma e sicurezza le sue affermazioni con contro:
"La tua supposizione è solo una delle possibili alternative. Ascoltiamo
e altri suggerimenti.
7. "Il rastrello".
Trascorre il tempo del pubblico a bere, a raccontare storie divertenti,
incurante, cinico.
Chiedi se le sue dichiarazioni corrispondono all'argomento dell'incontro.
8. "L'avvocato del diavolo".
Pone specificamente domande deliberatamente taglienti che portano a un vicolo cieco, al fallimento dell'incontro.
1. Valuta la nitidezza delle sue domande: "La tua nuova domanda non acuisce l'analizzato
problema, ma ci allontana da esso”.
2. Concentrarsi sulla sua ingiustificata polemica o provocazione
dichiarazioni sulla situazione attuale.
3. Inoltragli la sua domanda per una risposta: "E cosa ne pensi di questo
domanda?" o "Vorremmo sentire la risposta alla tua stessa domanda".
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Otto situazioni che minacciano un incontro di successo, e psicologicamente competente
comportamento del leader.
Molte persone tendono a usare disonesto o
mezzi e metodi non etici.
Il tuo compito come leader:
a) identificare tali metodi e mezzi,
b) neutralizzare i loro effetti dannosi.
Situazione 1.
Sfacciato inganno, distorsione, assicurazioni disoneste.
Approccio psicologicamente competente:
1. Non dovresti accusare sgarbatamente di inganno e, se decidi di smascherare, fallo sottilmente.
2. Chiedere giustificazioni e fatti a sostegno delle sue assicurazioni: "Non venderesti
Confermare".
3. Supponi ad alta voce che le azioni del tuo avversario siano dettate da oscuri ma,
probabilmente più vantaggioso per lui.
4. Invitalo a identificare le proprie tattiche e valutarle.
5. Offriti di scambiare giocosamente tattiche simili a turno. "Prima me lo dici
prometti e non vendere, allora io."
Situazione 2.
Qualcuno è andato tutto per tutto.
1. Non cedere alle pressioni.
2. Non concentrarti sulle sue tattiche, come se non le attribuissi importanza. Poi a lui
sarà più facile ritirarsi.
3. Fornisci in una forma inoffensiva una descrizione della sua posizione, in generale, infantile.
4. Confronta i benefici e le perdite per lui in caso di continuazione del gioco, all-in e in caso di
compromesso.
Situazione 3.
Qualcuno è "bloccato" nello spiegare i motivi o nell'identificare i colpevoli.
Dì che capire le ragioni è importante, ma trovare vie d'uscita dalla situazione è ancora più importante,
quindi non perdiamo tempo in cose meno importanti.
Situazione 4.
L'iniziativa è monopolio sequestrato.
Offriti di valutare quale sia il migliore: una mente __________ o più. "Ascoltiamo gli altri".
Situazione 5.
Bassa criticità e conformismo nell'accettare tutto ciò che viene offerto da te.
1. Chiedere: "Ci sono difetti in queste proposte?"
2. Inserisci specificamente il ruolo dell '"avversario nero".
3. Chiedi: "Quali conseguenze negative sono possibili?" O:
"Queste proposte possono essere confutate?"
Situazione 6.
Uno dei partecipanti all'incontro utilizza le tecniche della "guerra psicologica"
(attacchi, minacce e accuse).
1. Rivela le sue tattiche, perché potrebbe non capire che sta "combattendo" e aggressivo.
2. Disegna le possibili conseguenze, avverti ma non minacciare.
3. Non dare valutazioni del suo comportamento, ma descrivi solo le sue tattiche, rifletti su come
4. Trasmetti personalmente i tuoi sentimenti: "Dopo i tuoi attacchi, sono risorto
pressione e mi sento davvero male."
5. Offriti di usare a turno la sua tattica: "Prima tu attacchi, poi io".
6. Cerca di parlare con tono calmo e di assumere una postura sicura.
7. Lascia che l '"aggressore" parli.
8. Neutralizza il suo comportamento con emozioni positive: "Sei ancora più bella quando sei furiosa".
(per una donna)" oppure: "Sei una persona intelligente ed equilibrata, e probabilmente sei seria
ragioni per andare in battaglia."
9. Rivolgi la sua attenzione al consiglio o all'aiuto per te: "Quello che dici è molto
importante. Probabilmente vedi cosa ci è nascosto. E sarà più chiaro se tu
spiega con calma cosa non ti piace."
10. Ammetti i tuoi eventuali errori.
Situazione 7.
L'incontro si trasforma in una conversazione su altri argomenti, iniziano alcune battute e
storie non legate al problema.
Tutte le affermazioni che portano via e non sono correlate al palcoscenico o all'argomento,
fermati con una domanda: "Quello che stai dicendo si riferisce alla nostra conversazione (argomento) o
fase della strategia adottata?" o "Perché questo merita una discussione speciale
("Merita"!), e apprezzo il tuo e il mio tempo, quindi finiamo prima
parlare di..."
Situazione 8.
Si tenta di confutare ciò che _________ è stato detto durante la riunione.
1. Non accettare confutazioni senza prove. Richiedi controargomentazioni chiare.
2. Non ha senso discutere e confutare, è meglio riconoscere i suoi argomenti, ma darne un altro
girare, sfumando il lato negativo della sua affermazione, tesi (tecnica "Sì, ma ...").
3. Applica la tecnica del "dialogo socratico": fai domande che tu
aspettando una risposta "sì".
4. Non irritarti, non reagire a piccole iniezioni e non trovare scuse.
Aiuta ad alleviare la situazione
evitare il confronto
le seguenti forme espressive
disaccordi:
Posso essere d'accordo con la tua opinione, ma solo con
prenotazione...
Sono d'accordo su molti punti, ma penso
necessario...
Vorrei sostenere... ma...
ho qualche dubbio...
Non sono sicuro che questo approccio sia giustificato...
io starei molto attento...
Questa è un'idea allettante...
mi dispiace ma devo dissentire...
Non posso condividere l'opinione... su questo
domanda...
Non voglio sembrare critico
sintonizzato, ma il mio atteggiamento in generale
negativo...
Ho alcuni commenti...
Vorrei attirare la vostra attenzione su...
Secondo me, dovremmo discuterne
domanda con più attenzione...
nel discorso di un compagno (maestro) ... erano
sono stati sollevati temi di attualità (interessati,
problemi sono considerati), interessante
offerte. Tenuto conto di quanto detto, I
notare che…
Come vengono registrati i materiali delle riunioni e delle riunioni?
Il corso delle riunioni e delle riunioni, di norma, viene registrato
Il protocollo è composto da:
Parte introduttiva
Numero di protocollo
Data, luogo dell'incontro
Tipo di collegiale
Nome
organo collegiale
Nome del presidente
segretario e membri
organo collegiale
Ordine del giorno
Nomi di relatori e
fuori dall'ufficio
Parte principale:
Altoparlanti
Deciso
Azione approvata
I suoi interpreti
Scadenze
Stenografia o testi
discorsi
I verbali sono firmati dal presidente e dal segretario della riunione
hhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhh
3.10.10. 27 “mosse” del leader per gestire la riunione.
Prima dell'incontro
Durante la riunione
12. Inizia in perfetto orario.
20. Fai il punto.
Dopo l'incontro
Domande per l'autoesame della conoscenza.
3.10.1. Nella definizione del concetto di "incontro di lavoro, incontro" mancano le parole:
forma, considerazione, situazioni
Incontro di lavoro, l'incontro è una forma di considerazione collettiva delle situazioni aziendali
industriale, economico, scientifico e tecnico, politico e altro
i problemi.
3.10.2. .La seguente tabella confronta le prestazioni di assiemi e
incontri
Il nome della differenza.
Per numero di partecipanti.
Per dirigere il suo lavoro.
questioni in discussione
Incontro
Il Presidio è eletto
Le domande sono in discussione
coordinamento relativo
tutta la squadra
incontro
Condotto dal leader
Problemi individuali
Riempi la tavola.
Sostituisci le domande con le parole "incontro" e "incontro".
3.10.3. Di seguito sono riportati i vantaggi di riunioni e riunioni
Vantaggi delle riunioni.
L'uso dell'intelligenza collettiva sul principio di "una testa va bene, ma
pochi è meglio,
Considerazione più versatile dei problemi quando si attraggono specialisti
vari profili di attività,
Preparazione più efficiente di una soluzione con considerazione diretta nella loro
preparazione degli esecutori stessi,
Opportunità per il management di conoscere le qualità personali e aziendali
subordinati
o la loro intelligenza
o capacità di analizzare le situazioni aziendali
o la capacità di trovare soluzioni ottimali
Questo è un tipo di mezzo di formazione industriale e morale
formazione scolastica
Una forma efficace di controllo sulle attività del capo
Il meccanismo di "sfogarsi": i dipendenti possono esprimere le proprie opinioni,
insoddisfatto, criticare la direzione, ecc.
Ritieni che rispecchino appieno la dignità degli organi collegiali?
3.10.4. Oltre alle tre tipologie di incontri di seguito elencate:
Angosciato
Didattico
Operativo (dispacciamento)
ci sono altri tipi?
3.10.5. Quali sono le caratteristiche di "discussione d'affari" come tipo speciale riunioni?
La composizione permanente dei partecipanti, determinata dall'ordine del capo;
Corrispettivi sistematici in giorni e orari fissi;
Non c'è un unico presidente, tutti i partecipanti guidano a turno la riunione;
Eletto ... affari ... per il rispetto delle norme nelle discussioni d'affari;
È in fase di sviluppo un “meccanismo” per l'informazione periodica sullo stato di avanzamento dell'attuazione delle decisioni
in una discussione d'affari;
Questa è una specie di consiglio permanente sotto il leader per un certo
direzione dell'attività;
Durante la discussione ricevono informazioni “dal basso” e “orizzontalmente”;
Alla riunione, i problemi vengono risolti rapidamente;
Discutere modi e mezzi per implementare soluzioni.
Elimina tre affermazioni false.
organizzativo;
legale;
Psicologico;
etico;
Folk (tradizioni);
Estetico.
Lascia i tre tipi menzionati nel testo.
3.10.7 Nei seguenti standard etici per le discussioni durante le riunioni e le riunioni
mancano parole separate: rispettoso, capire, contestare, trasformare, accorciare,
sbagliato
Diffondili.
In ogni discussione è necessario anche il rispetto per le opinioni degli altri
se a prima vista sembra assurdo;
È necessario sforzarsi di comprendere l'opinione di qualcun altro, e per questo, prima di tutto, si dovrebbe
sii paziente, mobilita l'attenzione per ascoltarlo;
È necessario attenersi a un argomento della controversia. Non lasciare che la situazione
espresso in un detto popolare: "uno riguarda Thomas, l'altro riguarda Yerema";
Evita di trasformare la discussione in un conflitto. In ogni controversia, devi cercare
punti di convergenza di opinioni e giudizi, e si sforzano di trovare soluzioni comuni. Discussione
dovrebbe portare alla cooperazione, non al confronto. Questo non significa affatto
rifiuto propria opinione quando sei sicuro di avere ragione, ma soggetto
domanda la tua opinione utile. Ricordiamo il saggio detto di Socrate: “Io so solo questo
che non so niente";
Anche la discussione più accesa con punti di vista inconciliabili non dovrebbe
dire sciocchezze, ecc. Non accorciano il cammino verso la verità. ironia, sarcasmo
essere presenti. Ma dovrebbero essere usati molto abilmente, senza insultare o umiliare
avversari;
L'arma principale nella discussione non può che essere i fatti, i loro coscienziosi
interpretazione
Ammetti che ti sbagli. Sii gentile con i tuoi avversari se lo fanno
furono sconfitti nel dibattito. Dai loro la possibilità di salvare la loro reputazione
evidenziando gli aspetti positivi della loro posizione. Non gongolare per loro
sconfitta.
3.10.8. Quanti tipi di persone sono nominati nella sezione che bloccano una mossa di successo
discussioni?
leader della riunione è indicato nel testo?
3.10.10. Di seguito le 27 “mosse” di un meeting manager.
Ordinali in tre categorie:
prima dell'incontro
durante la riunione
dopo l'incontro
prima dell'incontro
1. È necessario un incontro?
2. Qual è l'alternativa all'incontro?
3. Devo prendervi parte personalmente?
4. O magari ridurre al minimo la tua partecipazione?
5. Ridurre al minimo il numero dei partecipanti?
6. Il tempo è conveniente o dovrebbe essere riprogrammato?
7. La stanza è chiusa agli estranei?
8. Sono disponibili informazioni visive?
9. Quali sono gli obiettivi dei singoli punti all'ordine del giorno?
10. Sono indicati i tempi per i singoli argomenti di discussione?
durante la riunione
12. Inizia in perfetto orario.
13. Segnalare il costo al minuto.
14. Concordare le regole del lavoro.
15. Nominare un responsabile del regolamento e del protocollo.
16. Elimina le pause inutili e le frasi "killer".
17. Non perdere punti critici nella discussione.
18. Controlla il movimento verso gli obiettivi prefissati.
19. Ribadire le decisioni e le azioni da intraprendere.
20. Fai il punto.
21. Termina esattamente all'ora stabilita,
22. Ultima parola su una nota positiva.
dopo l'incontro
23. Ricontrollare lo stato di avanzamento ei risultati della riunione.
24. Redigere un protocollo dei risultati.
25. Copiare e distribuire il protocollo riassuntivo.
26. Monitorare l'attuazione delle decisioni.
27. Punti non attuati da sottoporre alla prossima riunione.
Quiz: sei bravo a negoziare affari?
La maggior parte dei dirigenti cita le riunioni come uno dei motivi principali
mancanza di tempo, mancato rispetto delle scadenze e, infine, solo stanchezza, propensione verso
fine della giornata lavorativa. Nel frattempo, se organizzi e conduci abilmente una riunione, allora fallo
può essere di grande aiuto nel lavoro del leader. Purtroppo quasi da nessuna parte
ai futuri leader non vengono insegnate nemmeno le basi dell'arte di condurre riunioni.
Ti offriamo un test che ti aiuterà ad analizzare la linea del tuo comportamento
riunioni.
Assegnati punti da 1 a 5 e scrivili accanto a ogni domanda (questo è necessario
farlo in modo corretto e oggettivo). Non aver paura di mettere stime estreme.
I voti significano: 1 - no, non succede; 2 - no, di regola, questo non accade; 3-
stima incerta; 4 - sì, di regola succede; 5 - sì, succede sempre.
1. Do istruzioni ai subordinati anche se c'è il pericolo che
se non sono soddisfatte, mi criticheranno.
2. Ho sempre molte idee e progetti.
3. Ascolto i commenti degli altri.
4. Sono per lo più in grado di fornire argomentazioni logiche e corrette quando
discussioni.
5. Ho creato dipendenti per risolvere i loro problemi
da soli.
6. Se vengo criticato, allora mi difendo, qualunque cosa accada.
7. Quando altre persone spiegano le loro ragioni, ascolto sempre.
8. Per organizzare un qualche tipo di evento, devo costruire
piani in anticipo.
9. Per lo più ammetto i miei errori.
10. Offro alternative ai suggerimenti degli altri.
11. Proteggo chi ha difficoltà.
12. Esprimo i miei pensieri con la massima persuasività.
13. Il mio entusiasmo è contagioso.
14. Prendo in considerazione il punto di vista delle altre persone e ci provo
rifletterlo nel progetto di decisione.
15. Di solito insisto sul mio punto di vista e sulle mie ipotesi.
16. Ascolto con comprensione e parlo in modo aggressivo.
argomenti contrari.
17. Esprimo chiaramente i miei pensieri.
18. Ammetto sempre di non sapere qualcosa.
19. Difendo vigorosamente le mie opinioni.
20. Cerco di sviluppare le idee degli altri come se fossero le mie.
21. Penso sempre a cosa potrei rispondere a questa o quella domanda
altri, e alla ricerca di argomenti.
22. Aiuto le persone con consigli su come organizzare il proprio lavoro.
23. Trasportato dai miei progetti, dai miei piani di lavoro per il futuro, I
Di solito non mi interessano i piani degli altri.
24. Ascolto quelle persone che hanno un punto di vista,
diverso dal mio.
25. Se qualcuno non è d'accordo con il mio progetto, cerco nuove strade.
26. Uso tutti i mezzi per costringere le persone ad essere d'accordo con me.
27. Parlo apertamente delle mie speranze, paure e difficoltà personali.
28. Trovo sempre un'opportunità per organizzare il supporto per i miei progetti.
29. Capisco i sentimenti degli altri.
30. Cerco di esprimere i miei pensieri più che ascoltare gli altri.
31. Prima di difendermi, ascolto attentamente le critiche.
32. Esprimo sistematicamente i miei pensieri.
33. Offro agli altri l'opportunità di esprimere il proprio punto di vista.
34. Seguo attentamente le contraddizioni nel ragionamento degli altri.
35. Cambio il mio punto di vista per mostrare agli altri che sto seguendo il corso.
i loro pensieri.
36. Di regola, non interrompo nessuno.
37. Non pretendo di essere sicuro del mio punto di vista se non lo sono.
38. Spendo molte energie cercando di convincere gli altri di come dovrebbero.
fare la cosa giusta.
39. Parlo emotivamente per ispirare le persone a lavorare.
40. Mi sforzo di garantire che coloro che raramente
chiede parole.
Riassumere.
Somma i punteggi che hai dato rispetto alle affermazioni
1, 3, 5, 7, 9, 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29, 31, 33, 35, 36, 37 e 40 e annotare l'importo
attraverso A (è compreso tra 20 e 100). Per ottenere la somma B, aggiungi
indica le affermazioni 2, 4,6,8, 10,12, 13, 15, 17,19,21,23,25,26, 28, 30, 32, 34, 38 e 39.
Anche questo valore deve essere compreso tra 20 e 100.
I risultati del test mostrano se il tuo comportamento nelle riunioni lo è
Se la somma A è di almeno dieci punti superiore alla somma B, allora sei un bravo
diplomatico.
Se la somma B è almeno dieci punti più alta della somma A, allora tu
Se entrambi gli importi differiscono di meno di dieci punti, il tuo comportamento non lo è
riceve una valutazione inequivocabile nella squadra. Può essere positivo o
negativo - a seconda delle circostanze.
Supponiamo che il tuo stile di comportamento sia determinato in modo univoco utilizzando questo test. In tale
stile diplomatico significa che hai il desiderio di tenere conto delle opinioni degli altri e
assicurati che le tue idee siano coerenti con le idee di altri dipendenti. In cui
i compromessi sono inevitabili, ma i partecipanti all'incontro sono convinti che il loro contributo ci sia
Decidendo che tu, come leader, tieni alla loro collaborazione.
Alcuni partecipanti all'incontro si stanno sforzando di "far passare" i loro progetti, agire
in modo assertivo. I partner delle riunioni raramente hanno la possibilità di parlare. A
consiglio, presenta molte proposte, informa nuova informazione, formula
cerca il supporto necessario per realizzarlo.
La scelta del comportamento dipende dagli obiettivi prefissati, oltre che dallo specifico
la situazione in cui condurrai una particolare riunione o conversazione. Diplomazia
appropriato nella comunicazione i seguenti casi:
─ tempo sufficiente per discutere tutti gli argomenti;
Una soluzione sarà implementata con successo solo quando sarà accettata da tutti
partecipanti alla discussione;
─ I partecipanti alla riunione comprendono il problema e conoscono le opzioni per risolverlo;
─ Ci sono grandi disaccordi ed è necessario convincere coloro che non sono d'accordo
la correttezza della decisione.
l'aiuto dei partner né in una discussione creativa, considerazione di questo problema, né
alla successiva decisione. Questo accade quando è necessario
prendere una decisione più velocemente.
Gli psicologi che lavorano nelle imprese confermano che entrambi gli stili di comportamento -
lo svolgimento dell'assemblea deve considerarsi un'eccezione indesiderabile, soprattutto se con la sua
nessuna quantità di diplomazia aiuterà.
